学院秘书工作计划（精选8篇）
学院秘书工作计划 篇1
秘书处依照学生会本学期的工作宗旨及发展方向，配合管理学院工作，完成既定任务并组织一定的学生活动，引导学生发展，倡导大学生学习与能力共同提高，关心社会，丰富大学生生活，为管理学院学生会的发展作出自己力所能及的事。为了统一战略，统一战线，我们两个秘书处长决定写一份，结合我们两个人思想的工作计划，让我们在日后的合作能够更加的流畅，也为秘书的发展方向更加的清晰，明确。
战略计划：
“内强素质”——秘书处的工作是繁杂的，并且我们秘书处主要的工作阵地是学生事务办公室，而就要求我们制定一个符合我们实际情况的《学生干部值班制度》，《管理学院学生会财产、财务管理制度》，《办公室管理制度》。并且我们要学会与老师沟通，毕竟我们是离老师最近的学生干部。这就要求我们秘书处不管是从思想、体力、魄力，还是为人处世都要达到别人达不到的境地，只有做最好的自己，做到别人有称赞你的理由。我们会用法家的思想来做好一切分内工作。让我们办事沉稳，没有纰漏，这才是我们对自己的要求。把工作做的更加的规范化、制度化、程序化。
“外拓发展”——在完善分内工作之余，我们秘书处同时也在寻求更加大的突破。虽说的有点大，但它也有自己的意思：对内，我们要强调自身，不断的完善自我。对外，我们用的是儒家的思想，用儒家的“礼治”去对待老师、学长、同学。遇到事情，我们当然是不仁不让，用最有思想的自己去对待每一件事情。，建设一个学习型的秘书处。未遇先预的去做好每一件事。在默默的为学生会服务的过程中，我们也要不间断的宣传秘书处，不仅要让管理学院学生会知道秘书处的重要性;更要让全校知道管理学院学生会秘书处的工作是值得的称赞的，是值得拿出来表扬????，更是值得别人学习的。我们到打造的是襄樊学院最强秘书处。这是我想要看到的效果，更是我想要得到的结果。
秘书处属主席团成员，其部门职能有其特殊性。重要的工作即为完成主席团与各部门的上传下达工作，及时将主席团的决策传达给各部、分配各部工作， 同时要将各部门情况及时反映给主席团、及协调活动中各部任务，以备主席团及时做出工作调整。秘书处的枢纽工作关系到整个学生会的运转，极为重要，在上一届的工作中，秘书处在学习中不断的成长，在成长中不断的学习，使学生会的工作顺利进行。第二届作为秘书长的我们也要继续传承上一届的优秀作风。以及在原有的基础上开拓创新。打造出我们第二届秘书处的特色。在平时的日常工作中。我们要和其他院的秘书长多接触，多交流，力求在思想、工作上的到更好的启发。同时也可以了解到别的院系都做了些什么?时刻掌握着他们的动向，这样也发挥了秘书处收集信息的职能，了解他们的第一手资料，知道别的院系的动态这就叫知己知彼，百战不殆。为自己秘书处下年度的发展作出具体的计划，要知道一个周密的战术计划是非常重要的，也是我们开展工作的引航灯，为以后秘书处的发展指引了方向。
我们第二届管理学院团委学生会秘书处在上一届秘书处的指导思想下，开拓创新，具有新的工作团队理念。如果说，管理学院学生会是一台电脑，那么我们就能把我们的秘书处比作这台电脑的“CPU”。管理学院大量的学生事务信息在这里汇聚，分析，分类，下达。而针对这“CPU”这三个字母，我们具有新的战略思想和创新。
C(创造性的)：为各部门创建邮箱、网络硬盘，存放部门资料，以便各部门下载。
P(精通的)：除了会电脑办公程序之外，部分助理学会简单的电脑、打印机维修，拥有一技之长。
U(团结的)：每次例会，提交“无记名”意见。虽然在工作实行分工责任制，但在思想上时刻统一。
第二届管理学院学生会秘书处将是一个富有创造性，精通事务，具有团结精神的团队。
战术计划：
一、秘书处基本工作
1、 学生会的管理秘书处负责很大一部分。在学生会的领导班子确立后，要使部门职能细化，分工明确，并对协助各部门进行干部培养，使学生会成为具有战斗力的整体。
2、 日常学生会的事务管理。学生会经过微调，会议制度也做了更改，由原来的大会制度改为现在的小会制度，各分管副主席对自己分管的部门进行管理，会议记录交秘书处整理及归档。各部门的工作成绩进行装订成册，便于展示与归档。
3、 物品及财务管理。学生会的活动经费及物品多由秘书处备案管理。有部门要举办活动时，须向秘书处提交经费预算，经秘书处审批后方可领取经费。学生会物品不经秘书处批准不得擅自挪用。
对于管理工作，秘书处认真负责并得到主席团认可。以上三点上一届秘书处的基本工作。基本上在以后的工作中我们互继续延续着三个基本点，并在日后的工作中不断的完善。
而在我们第二届的秘书处(1)我们先是和兄弟助学班学生会秘书处一起对原有的值班制度进行改革，进一步明确值班制度。以及秘书处在办公室的运作。
(2)进一步对办公室内的财产进行登记，以及为学生会各部门文件进行整理，为各部门分配一定的资源为他们日后再文档储存整理，提供方便。同样也为秘书处日后的工作效率起到一个推动的作用。
(3)继续创新我们上一届所留下来的特别关注宣传栏，特别关注宣传栏在上一届的呈现中，所得到一个不错的成绩。而在我们这一届将继续为我们广大的同学提供最新的学生会工作动态。
(4)这一届将着重完善特别行政助理的职能。我们会主要从三个方面来完善他们。分别是监督、反馈、再反馈。有特别行政助理监督反馈上来的消息，我们秘书处将会进一步整理，要跟老师回报的及时汇报。让其他老师，同学对活动以及工作的进展有一个清晰地了解。
二、秘书处亮点工作
1、 现在又多了一项管理工作，就是对自己部门招的助理进行管理，这是一项很艰巨的任务。既要分配任务给他们，也要时常关心他们，让他们了解秘书处是一个很好融合的部门，也是一个能提升自己能力的地方，让他们能很愿意在秘书处工作，这是一项艰巨但很有意义的任务。我们的目标是招8个助理，要对他们进行不同能力的培养，如：做财务管理、财产保管、会议记录、制表格、会议主持等等。视他们的才能而定，让他们人尽其才，物有所值，也为秘书处和管理学院以后的发展打下坚实的基础。
2、以秘书处的思想为指导，让特别行政助理正式上岗。特别行政助理主要负责上交文件、安排的任务等等，实施监督与督促，制定处具体的工作方案与计划。在上报到秘书处存档，由秘书处做统一调整。
由于综合我们两个秘书处长的思想，我们秘书处在日后的工作中将会在继承原来的基础上创新。我们注重的是细节的创新，为的是提高我们的效率，节约资源。具体的工作创新将在日后的工作中凸显出来。
三、秘书处日后将会极力协助各部开展活动
各部举办活动秘书处均参加筹划及具体实施，以便进行调解帮助，同时，了解活动的具体情况及干事表现，做好备案工作。对今后的活动，秘书处的计划是:以后所有的部门的活动策划书必须经过秘书处的审阅并存档一份，以便以后查找之用;
关于活动中的经费使用情况，秘书处也有知情的权利，并要对活动经费的使用情况进行登记，为以后查找提供方便。秘书处会做一个活动经费使用制度，以便各部门的参考。秘书处本来就是一收集信息的部门，要了解学生会各方面的信息，为老师们的决定及主席团的决策提供重要的资料，所以今后的活动信息需上报秘书处。
四、秘书处应树立学生会成员良好的工作形象
由于我们学生会是为了服务广大同学而存在的，再加上我们秘书处的工作阵地主要是学生事务办公室，我们平时面对的是老师，来访者以及来找我们学生会帮忙的同学。所以说我们学生干部平时的形象，对人接物的礼仪是非常重要的。我们主要会从以下方面改进:
1、抓好学生干部在日常生活中的言行举止问题。
2、抓好业务素质，做到公正严明、不以公谋私。
3、搞好学院领导和学生干部及同学的关系以便日后工作顺利进行。
以上是我部本学期的大体工作计划，在工作的具体实施中我们将遇到很多的困难，但我们坚信我们会排除万难，尽最大的努力把工作做得最好，同时请院领导及各位老师给予监督和支持，使我们的工作更加完美。
管理学院学生联合会秘书处
学院秘书工作计划 篇2
1.教务秘书工作的特点
1.1多样性和繁杂性。
教务秘书作为院系日常教学最直接的组织者和管理者, 工作范围广, 涉及学生学籍管理、教学档案管理、培养方案制订、开课计划生成、任课教师安排、教材征订与发放、课表制定、各类考试安排与成绩修改、各类实习实践课程的开展、教师教学工作量和科研工作量核算, 以及各类与教学有关的竞赛, 等等, 无一不需要教务秘书的直接参与。工作更是事无巨细, 异常繁杂琐碎, 大到协助领导申请一个新专业, 小到学生的一次调停课, 都必须准确及时有效地完成。
1.2规律性和时效性。
教务秘书工作繁杂, 却有规律可循[3]。一般的课务安排、考试安排、教材征订、学生注册等都是以学期为周期的, 而毕业审核、毕业论文、实习实践、教学竞赛等都是以学年为周期的。每学期的期初、期中、期末工作重点基本一致, 因而要掌握教学规律, 做到心中有数, 方能未雨绸缪。
教务工作各阶段有规律可循, 却也有时效性。期末一般都是进行本学期考试安排, 下学期课务安排的阶段, 这就要求教务秘书在限定时间内, 必须将学生课表和考试日程安排好, 以便在规定时间内在网上发布, 这样学生才能及时选课、参加考试, 教师才能知道自己下学期的教学任务和本学期的监考任务, 以便提早计划安排。
1.3灵活性和政策性。
各所高校除了要坚持国家和地方的教育方针政策之外, 还有各高校的教育管理规章制度教务管理工作实际上就是贯彻执行政策的过程[4]。教务秘书必须熟悉并深刻理解这些规章制度的内容, 才能在教学管理中按照政策指示, 做好相关工作。
政策性的规章制度一般都是比较刻板, 具有原则性的, 但教务秘书工作的对象是学生和教师, 是具有主观能动性的人, 所以在具体实施过程中还需要灵活掌握。例如, 教学管理规定, 原则上不允许调停课, 但是如果在实际执行中, 教师突发性疾病等, 我们就要坚持“以人为本”的理念, 及时办理好调停课手续。
1.4服务性。
高校教务管理工作兼具管理和服务的双重性质。不但要服务于领导, 更主要是通过为教师和广大学生提供优质服务, 保证教学管理正常有序地运行[5]。要做到急教师所急, 解学生所难, 任劳任怨, 全心全意地为广大师生服务, 做好教学管理的服务工作, 通过服务做好教学管理工作, 两者相辅相成, 相互促进。
1.5突发性。
高校教务管理工作还有一个显著特性, 就是突发性。突发性是指教务管理常规工作之外的紧急、突发事件。一旦发生, 教务秘书就需要准确、及时、有效地解决问题, 尽可能降低不良影响, 杜绝和防止教学事故的发生。这就要求教务秘书在实践工作中不断总结、积累经验, 提高教务管理水平和成效。
2.教务秘书需要具备的素质
教务秘书工作的性质特点要求教务秘书必须有与之适应的素质, 这就对教务秘书提出了较高的要求。
2.1耐心、细致和高度的责任心。
教务工作繁杂多样, 教务秘书必须做事认真细致, 很多工作都是周而复始的, 细节又不完全相同, 甚至同一件事情会进行三番五次的变更, 所以要有极高的耐心和高度的责任心。工作中微小的疏忽都可能会引起严重的教学事故, 这些都需要教务秘书具有强烈的责任心和敬业精神。
2.2较高的思想素质和较强的服务意识。
教务秘书面对的人广, 处理的事多, 很多牵涉到学院、教师、学生的切身利益, 这就需要培养良好的职业道德素质, 恪守相关的职业操守, 忠于职守, 认真履行岗位职责, 服从领导安排, 做事要公平公正, 不要计较个人苦累, 乐于奉献, 认清自己的角色定位, 增强服务意识。教务秘书工作琐碎, 虽然成天忙忙碌碌, 却没有能够彰显成效的事情, 很少有出彩的地方。教务秘书要有过硬的心理素质, 能够调适好自己的心情, 乐观向上, 以积极、豁达、平和的心态面对本职工作。
2.3良好的协调沟通能力。
教务秘书受教务处和院系的双重领导, 工作与学校各个部门和院系都有交集, 是领导和教师、教师和学生沟通的桥梁, 这就要求秘书具有良好的沟通能力, 这样才能提高教学管理的执行力。譬如, 就简单的排课来说, 它涉及和其他院系协调教室、机房, 协调在外院和本院都有教学任务的任课教师的上课时间, 按照教务处排课要求, 结合实际情况, 调整学生课表, 使其尽可能科学规范, 如果涉及特殊情况, 就向教务处申请协调。因此, 看似一张张简单的表, 协调沟通始却终贯穿整个过程, 充分体现协调沟通能力的重要性。
2.4一定的学习、创新能力。
教务工作不是一成不变的, 有规律性, 也有突发性, 并且随着网络技术的发展, 教务管理手段也在不断革新, 这就要求教务秘书适应社会发展, 在工作中不断总结经验, 提高业务水平, 不断学习新知识, 提高综合能力。具有敏锐的洞察力, 学会创新, 提高工作效率。以前各类通知的上传下达, 主要通过传递纸质文件或者打电话的方式完成, 而现在, 随着智能手机、电脑和网络的普及, 主要是发文部门将文件上传QQ群共享, 教务秘书们直接下载, 通过飞信或者QQ群发的方式, 直接传达给目标对象。纸质文件的功能主要是用来存档, 几乎已经失去传递信息的作用。随着高校扩大招生, 这种方式变得无可替代, 如果还是靠传统电话通知方式, 面对的通知对象是几个、数十个的时候还勉强可行, 一旦变成上百个, 工作量巨大, 并且效率极其低下, 根本无法实现既定工作目标。因此, 需要不断学习, 与时俱进, 不断优化工作方法, 显著提高工作效率, 紧跟社会发展的步伐。
3.教学秘书队伍的现状
由于教务秘书工作的性质对教务秘书提出了较高要求, 但是教务秘书的付出和所得普遍不成正比, 导致出现以下现象:
3.1工作量繁重、心理压力大。
由于每天都面临很多事情要处理, 有计划内的, 有临时性的, 从早到晚, 马不停蹄, 精神处于高度紧张状态, 稍有不慎, 就会出现教学事故。有些事情虽然付出了很多, 但仍旧无法两全其美, 教务秘书变成“夹心饼干”或者“出气筒”, 吃力不讨好。不但心情郁闷, 还心理压力倍增。以南京晓庄学院生物化工与环境工程学院2013年秋学期为例, 该学院共负责本院43个班, 行知学院12个班, 教师教育学院12个班, 国际实验班3个, 共70个班的教务管理工作, 共涉及2480位学生, 以及兼职、外聘教师在内的149位教师。不但数量众多, 而且面对多个不同专业、不同层次、不同要求的院系, 无形中增大工作量。事实上, 该学院包括科研秘书在内总共配备了4名教学秘书, 学校文件规定核算秘书编制300名学生配1名教学秘书, 按照文件规定标准配备, 教学秘书工作量已经非常饱满, 而事实的配置数严重不足, 导致教务秘书加班常态化。面对院系多, 师生多, 头绪多, 教务秘书的心理压力大, 总是担心有疏漏。尤其是开学初上课前夕和学期末考试前夕, 经常由于担心第二天的课程安排或者考试安排有差错而失眠, 身体和心理健康备受考验。
3.2教学秘书队伍不稳定。
自身工作的价值不能被充分肯定, 和其他岗位相比, 待遇低, 工作量重;培训进修机会少, 岗位晋升机会渺茫。专业技术岗的待遇明显优于管理岗, 造成某些教管人员心理失衡, 且看不到自身工作的发展前途, 进而降低工作热情, 影响工作的积极性和教学秘书队伍发展的稳定性。这与教学管理可持续发展的特点不相符, 不利于高校教务管理工作的开展。仍旧以南京晓庄学院为例, 不与专职教师待遇相比, 为了体现教学的重要性, 专职教师的待遇自然是最高的。将教学秘书与同为教学服务的辅导员、实验员系列比较, 辅导员要求走思政教师系列的专业技术职称评定, 实验员走教师系列的专业技术职称评定, 而教学秘书只能迫走发展空间极其有限的职员职级制。若同为中级职称的不同系列的三类人员, 则教务秘书的工资只能按照职员职级制发放, 直接体现为工资低下, 高付出与低回报形成鲜明对比。除此之外, 具有专业学术背景的教学秘书职称评定无望, 看不到自身发展希望。
4.结语
教务秘书队伍在教学管理中占有举足轻重的地位, 只有拥有一支具有高度工作热情、积极向上、高效执行力的教务秘书队伍, 才能保证高校各项教学管理工作持续、健康、有序地运行。为了改变目前教务秘书队伍的窘境, 高校在日后教务秘书队伍建设工作中, 应该充分肯定教学秘书在一线教学管理中的地位, 重视教务秘书队伍的发展, 合理配备教务秘书人员数量, 适当减轻工作量;增加进修和培训机会, 使教务秘书能有自身学习提高的时间和空间;在岗位晋升设置标准方面适当考虑教务秘书工作的特殊性, 制定灵活的晋升机制, 为其提供合适的晋升机会;薪酬待遇方面, 如果加班加点, 应当给予适当补助。综合采取适宜的措施, 建设和谐的、可持续发展的教学秘书队伍, 为学校教学管理的可持续发展服务。
参考文献
[1]魏章友.浅谈教务秘书如何做好高校教学管理工作[J].科技信息, 2007 (19) :142.
[2]石冬喜.高校教务秘书队伍建设探析.技术与市场[J], 2012 (19) :281-282.
[3]田雪.浅谈高等院校系部教务秘书工作[J].学周刊, 2012 (12) :12.
[4]李永菊, 李彦, 雷洪敏.浅析高校教务秘书的素质与教务工作的关系[J].南昌教育学院学报, 2013 (28) :57-58.
独立学院办公室秘书工作初探 篇3
独立学院的领导和职工的高文化层次决定了办公室对秘书素质和工作能力上的高要求。在独立学院管理干部队伍中，办公室秘书一般都是政治强、纪律硬、业务精、作风正、观念新和素质高的群体。秘书的修养是多方面的，但就其参与政务来说，一般应具备的素养有：
(一)四项素质
(1)有较强的党性修养和纪律性；(2)有敢于创新的精神和务实肯干的工作作风；(3)有渊博的基础知识和扎实的专业知识；(4)有过硬的秘书工作技能。
办公室秘书要起到领导助手的作用，就应该是文秘工作的行家和从事其他工作的“杂家”。不仅要懂得秘书专业知识，而且要懂得教育科学、社会科学和自然科学的基本知识。其中，掌握并熟悉教育管理科学知识和独立学院发展状况，是对独立学院管理干部的共同要求，也是独立学院秘书的必备素质。在独立学院秘书应具备的诸多素质中，理论水平和文字水平是必须具备的看家本领。要当一个成功的秘书的确不容易，一些高学历的人员进入党政办公室后，之所以最终没能适应文字综合岗位，究其原因，更多的可能还是由于没有真正掌握语言文字这一工具；“文字关”成了他们难以逾越的障碍。秘书人员除加强平时积累之外，在具体写作实践中，要从三个方面人手锻炼文字表达的能力。一是在大型会议文稿撰写过程中，采取“集中讨论、分头起草、统一串联”的方式；二是在日常文稿的起草过程中，采取“以老带新”的方式；三是在文稿修改过程中，采取“校读”的方式，力求文章表达准确。
(二)七种意识
独立学院秘书所处的办公室是贯通上下、衔接左右、协调业务、综合事务的一个综合职能部门，有参与政务、管理事务、搞好服务等职能，要履行好这些职能，要求秘书人员必须具备七种意识。
一是全局意识。秘书岗位尽管职责分明，但由于办公室工作具有突发性、偶然性、急办性和特殊性，往往会有很多无定位、无定时的工作。遇到这种情况，就要求秘书人员从办公室乃至学校的全局出发，以大局为重，分工不分家，把个人和集体、局部和全局紧密联系在一起，珍视团结，识大体、顾大局，相互理解，相互支持，相互补台，使整个部门形成一个风雨同舟、团结协作的战斗集体，充分发挥整体功能。
二是奉献意识。文秘工作人员“不显荣于人前，却辛劳于人后”，经常需要加班加点、夜以继日超负荷工作，而且很少能出头露面、留名得利，物质待遇尚不是很高。对此，文秘人员要充分认识到秘书活动的辅助性决定了秘书工作名义的假借性、过程的幕后性和成果的潜在性。奉献是秘书的天职。首先要甘于奉献，爱岗敬业，始终以事业为重，认认真真做好每一项工作，不计个人荣辱得失，扎扎实实，乐观向上，无怨无悔，甘于在奉献中实现自己的人生价值。其次是乐于吃苦，无论是起草文件、组织会议，还是处理突发事件、协助重大决策，都十分繁杂而具体，时间紧、任务重、要求高。很多工作看似小事，但没办好就会出大问题。
三是超前意识。独立学院秘书要当好领导参谋，必须具有一定的超前意识，独立学院的举办本身是一个新事物，故而要密切关注其发展动态，要想领导思而未言、思而未举的问题。有些事虽然领导想到了，往往因事务较多，头绪杂乱，以致遗忘；或因还未来得及进行更深入思考，事情就发生了，使领导处于举步维艰的境地。在这种情况下，秘书如果进行了超前思维或早有准备，就能为领导提供解决问题的最佳方案，使领导摆脱窘境。长此以往，自然会得到领导的信赖和同事的崇敬。因此，要求秘书人员必须熟悉全局，培养自己洞察和分析问题的能力，提高驾驭全局和树立远见的工作意识。
四是效率意识。独立学院的管理人员一般非常精简，办公室工作更是头绪繁杂，办公室秘书普遍有这种感受：忙忙碌碌无头绪，兢兢业业无成绩，一天到晚不歇气，领导抱怨无能力。文秘人员要适应经济社会快速发展的新要求，就必须讲求效率，增强工作的时效性。要提高快速反应能力，遇到紧急情况要立即反应、马上行动，抢时间、争主动，不能有丝毫拖延，否则就有可能误大事、出大错。要灵活应变，对任何问题的处理都不能墨守成规、按部就班、一成不变，要在保证质量的前提下减少环节、简化程序、提高效率，在办会、办事、办文等具体业务中要充分体现高质量、高效率，有条不紊，杂而不乱。
五是服务意识。独立学院的管理工作，就是服务。因此，要转变观念，树立管理就是服务的思想。要明确人与人之间的关系就是服务与被服务的关系，自己在服务别人的同时也会接受别人的服务。独立学院的秘书工作，主要是为学校、系(部)领导服务，为学校、系(部)各职能部门服务，为广大教职员工和学生服务，重点是为学校、系(部)领导服务。要做到党政领导需要什么就提供什么，什么时候需要就什么时候提供，以满足领导总揽全局和处理问题的需要。
六是求知意识。独立学院办公室秘书工作是一个知识、信息高度密集的领域，文秘人员知识的质量、深度、广度乃至层次，直接影响着文秘人员的工作能力与思维能力。对于独立学院办公室的文秘人员而言，强化求知意识非常必要，需要学习的知识也有很多。首先，要提高学习的自觉性。文秘人员如果仅仅满足于过去已有的知识，停留在目前的状态水平，不去摄取新知识，吸收新的营养，看问题就不会有新的见解，写文章就不会有新的观点，办事情就不会有新的招数，搞调研就不会有新的成果，为领导服务也就不会有新的起色。因此，文秘人员要树立终身学习、终身提高的追求和理念，增强学习的自觉性，真正使学习成为一种生活习惯和自觉行为。其次，要保持学习的广泛性。丰富广博的基础知识是秘书知识结构的根基，扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分，所在工作部门的专业知识是秘书人员知识结构中的核心层次，此外还有各种相关辅助知识等。文秘人员，要学贯中西、精通古今，构筑起自己全面的知识结构。
七是形象意识。办公室秘书人员由于在领导身边工作或接触领导的机会较多，其言行常常被当成领导意志和行为的反映。所以，每个秘书人员都要有塑造自身形象、维护领导良好形象的意识。首先，要严格规范自己的行为。时刻保持清醒的头脑，充分把握好自己的角色地位和作用，把自己置于各项制度的有效约束之下，时刻接受组织和群众的监督，自觉维护领导和单位的形象。要严格遵守各项规章纪律，谨言慎行，遵纪守法，管住自己的嘴、手和脚，做到不该说的话坚决不说，不该做的事坚决不做，不该去的地方坚决不去。其次，要培养良好的道德品质。诚实正直，说老实话，做老实人，办老实事，是做人的基本准则，也是文秘人员最基本的行为规范。要有正直的人格，是非分明，公道正派，对人对事不带主观偏见，对上对下一个标准，人前人后一个模样，本本分分做人，兢兢业业工作，以一流的作风、一流的业绩来展示形象，树立威信，体现自身的价值。再次，要塑造良好的仪表举止。文秘人员无论是在工作还是社交场合都应该注意自己的仪表举止，体现出优雅
的风度和较高的修养。穿着要端庄，打扮要得体，仪容要整洁，举止要文雅，不能标新立异，穿奇装异服，也不能扭扭捏捏，矫揉造作，不管什么场合，都应站有站相，坐有坐姿，精神饱满，以显成熟、精干、高效。此外，办公秘书还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯，多讲文明用语，谈笑要有节制，处事体现水平，努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情，充分表现良好的道德素养。
二准确定位，严履职责
独立学院的办公室是学校的综合办事机构，秘书岗位的主要职责有两大类：一是办事；二是当参谋。秘书在学校、部门、系(部)主任直接领导下，参与办文、办会、办事，与学校领导或部门负责人的工作目标是一致的。但目标的一致性并不意味着职权的一致性，二者是主从关系。因此，秘书在日常工作中，应找准自己位置，不能越位，力求做到思想到位、服务到位。平时我们常常看到这样一种现象，有些秘书，在上级布置的任务或形成的材料完成后，不知向谁汇报请示，材料送给哪位领导审定，甚至不经过直接领导审阅、批示，自作主张，直接上报，酿成错误，结果自己出了力，领导不满意。
三处好关系，做好参谋
独立学院不论是哪一层级的秘书，在工作上都与直接领导有着密切的关系。因此，处理好与直接领导的关系是非常重要的。
(一)尊重而不迎合
秘书和直接领导在政治上、人格上是平等的。但由于分工的不同，工作的性质不一样，也就出现：领导在“台前”，居主导地位；秘书在“幕后”，处从属地位，受直接领导支配，这一点必须明确。既要尊重领导，又要有自信心，不卑不亢，充分发挥好自己的内在潜能和主动性，为实现共同的目标而努力工作。尊重领导一是维护领导威信，从内心尊重领导；二是尊重领导个性，给领导“补台”。
(二)相处而不相聚
工作中经常会有直接领导因年龄、性格、阅历、气质不同，从事专业和分管范围不同，处理问题的方式和风格不同，造成领导之间或领导与下属之间的工作矛盾，有时也导致秘书和办公室主任产生工作矛盾，从而使秘书处于左右为难的境地，这时很重要的一点就是保持“等距离关系”，做到和睦相处，而不相聚议论。如两位直接领导给秘书布置的工作任务在时间安排上发生冲突时，秘书应当先表示愿意接受任务，同时应该表明自己已经接受了其他领导安排的工作，时间上有冲突，能否将时间推迟一些。这样，后布置工作的领导一般都会体谅并同意调整时间或采取别的办法。同样是这件事，如果秘书说：“不行，某校长(或某处长、某院长、某主任)已安排了其它工作”。这样，效果就会大不一样。在类似上述的矛盾中，秘书保持“等距离关系”至关重要。
另外，在独立学院秘书人员中，有时还会遇到“多层次领导”。比如系(部)秘书有时和学校领导、教务处、学生处等部门领导以及本院系的直接领导发生工作关系。常使刚做秘书工作的同志感到无所适从。窃以为：一是都尊重。学校领导、部门领导、系(部)领导，理所当然都应尊重。但要避免两种情况：一种是按照一级管一级的老规矩，只服从直接领导，而怠慢学校领导和部门领导；另一种是与学校领导或部门领导接触多了点便飘飘然，目无直接领导。在对待直接领导班子成员和办公室主任时，也会发生上述类似情况，都应避免。二是勤工作。“多层次领导”往往造成多头布置工作的现象，使秘书任务重叠、繁忙。作为秘书，要尽可能完成各级领导布置的任务。如实在超负荷或时间不允许，秘书可主动向领导说明情况，由领导根据缓急，做出定夺。秘书不可擅自压掉领导布置的任务。三是多联系。独立学院秘书日常工作一般由直接领导或办公室主任安排，但有时学校领导、部门领导和其他人员也会突然安排一些工作。这时秘书就要设法与他们联系，使他们知道情况。另一方面，也好了解领导行动，以便及时请示汇报。四是少议论。秘书工作在领导身边，掌握大量的机密。因此，对外对内都应守口如瓶，不要传播领导说过的话，不要说不利于团结的话，要维护领导的威信。做到少说话、多做事，少议论、多工作。五是讲分寸。秘书人员在工作中要随时随地把握好一个“度”字，不然会失体。领导召集的会议，秘书要少说、少做或后做。办公室主任请示领导的工作，秘书不可越俎代庖、喧宾夺主。对待服务工作，秘书则不可退缩。对所有领导都要一视同仁，努力做到服务得体，妥当适度。
(三)办事而不吹嘘
执行领导交办的工作任务要把握两个环节，一是接受任务要正确领会领导意图，明确要办什么事。二是明确领导的要求是什么，包括工作质量要求、时间要求、注意事项等。如果领导交待任务零乱冗杂，要加以归纳，提出一个简要方案请领导审定；如果领导布置任务过于简单，要作出部分补充，请领导认可；如果认为领导的要求超越现实条件，完成任务困难太大，不要轻易提否定意见，要从指标调整上提出自己的见解，供领导参考。明确任务后，应作肯定的答复，如“我马上去办好”；如果把握性不大，可以说“我尽力去办好”。切忌无论有无办好的把握，事先在领导面前说大话。办事不论采取那种形式，首先，要明确重点，做好关键性工作，防止眉毛胡子一把抓。具体工作中没有孤立抽象的大事，大事往往是由小事积累起来的。其次，要明确工作质量与速度的关系，既保质保量，又要在规定时间内完成，决不允许拖延推诿。工作任务全部结束，或告一段落后，应向布置任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间讲明遇到的问题，以及对后续工作的看法和打算等。汇报要实事求是，不扩大，不吹嘘，不借机夸耀，不诉苦，不趁机提条件、讲要求。
(四)深入而不冗长
独立学院办公室秘书工作繁杂，大多是事务性的具体工作，但不能只当收发员、传声筒，而应积极主动地围绕学校的中心工作，全面了解各方面的情况为领导决策提供建议和方案。调查研究是务实与务虚的最佳结合点，也是检验参谋服务水平高低的一个重要标志。如何把调查研究搞得更加扎实深入、更有成效，应从以下几个方面加强。一是勤学多想，能够从大量的文件资料中捕捉调研信息；二是统筹兼顾，善于从浩如烟海的信息中筛选调研课题；三是善抓要领，善于从纷繁复杂的事物中找准问题。
四加强沟通，协调配合
独立学院不管哪一层级的秘书，其工作离不开与其它处室、系(部)的配合，讲求沟通艺术十分重要。
第一，要牢记服务宗旨，待人要热情、大方、和蔼。秘书既有为领导服务的职责，更有为学校其它处室、系(部)服务的职责，思想认识不能有偏差，不能对上热情有余，对下严肃过度。无论哪个部门、哪一级人员，哪怕是学生，都应以诚相待，保持正常的人际关系，广泛团结同志，绝不能搞人身依附，把个人的前途寄托在个别领导人身上。
第二，相互交流，取长补短。要经常与学校其它部门、系(部)的秘书联系，交流从事秘书工作的经验、教训。这样，既可取长补短，又能增进同行之间的彼此了解，保持工作中的经常协作关系。
第三，经常听取群众意见，自觉接受群众监督。待人要有礼貌，要尊重群众；一个自负清高、对校领导或直接领导以外的人员持不屑一顾态度的秘书，只会断绝和人们的交往，最终孤立自己。
第四，克服沟通过程中的自卑心理。对独立学院办公室秘书来说，要全方位地为领导、师生服务，工作任务重、责任大、难度高，因而强烈地渴望得到人们的理解和尊重。但是，独立学院办公室秘书既没有党政机关秘书显要的地位和身份，也不如其它系列如教师等人员的工作有主动性，加之学校内部对行政人员包括秘书人员的偏见，秘书人员极易产生自卑心理。因此，在搞好协作关系的同时，尽力克服自卑心理。
五遵法守纪，保守秘密
高校二级学院行政秘书工作之浅析 篇4
关键词：二级学院 行政秘书 工作职责 特点
在我国高等教育快速发展和改革的背景下，高校的二级学院已逐渐发展成为教学、科研、管理为一体的相对独立的单位个体，其在高校的位置和重要性也越来越凸显。而行政秘书作为二级学院教育工作管理者，是行政管理的基层岗位，承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作，而不再是单纯的“收发文件，打打电话，抄抄写写”，从一名简单的办事员转变成参谋员、协调员、服务员。行政秘书的工作职责
一是文字工作。起草二级学院发展规划、工作计划、报告、总结、决议和行政规章制度;起草、审核、编号、校印、分发文件;整理和保存会议记录、会议纪要;收集、整理、立卷、归档、保管和利用各类文件资料的服务工作;文秘、档案等岗位的管理工作;按照学校管理的规定，使用和管理印章、介绍信、证明信;接洽及处理公函、电话、电报、电传等政务工作。
二是人事工作。按照学院统一的教师工作量核定标准，做好教师工作量的考核工作，并上报学院教务处;计算和审核教师课时津贴和行政人员岗位津贴;负责教职员工的考勤、评教、业绩考核工作;负责教职工岗位竞聘、职称申报评定、人事调动、奖惩等工作。
三是日常行政工作。在院领导的直接领导下，组织、协调与管理办公室工作，检查、督促落实情况，保证各项工作正常运行;开展院建设、发展和管理等重大问题的调查研究工作，为院领导决策提供依据和建议;筹备、协调、组织院各类会议，做好对外接待与联络、对外信息发布、对外宣传工作;协助院领导处理日常行政事务工作，完成部门领导交办的其他工作;负责院资产管理工作、办公用品和办公设施的领取和管理、发放和报刊杂志、信件的分送工作;处理其他一些突发事件和临时性事务，并及时向院领导管理层汇报请示。2 行政秘书的工作特点
一是政治性。坚持鲜明正确的政治导向是做好行政秘书的必要前提条件。高校行政秘书应该切实关心国家时事政治，及时了解国家教育发展和改革动向。遵守学校各项规章制度，贯彻学校各项精神和指示，掌握学校工作动态，学习和研究领导讲话和文章，要以良好的精神风貌和思想状态、强烈的事业心和工作责任感，爱岗敬业，忠于职守，无私奉献，认真履行行政秘书的工作职责。
二是事务性。行政秘书的工作头绪较多，涉及到二级学院的方方面面。每天工作量繁多且琐碎，从会议的通知、文件的整理传阅、来电来访的接待到领导交待的各项工作、教师学生的联系服务、资产管理、财务报销等等“大大小小”、“婆婆妈妈”的事情，而且还要兼任党务、工会等，工作不定性，几乎包罗万象，通常几件事情一起干，每一件都要仔细认真对待，不能有半点马虎。因此，行政秘书虽然天天忙，月月忙，可是年终总结确实忙忙碌碌一整年，兢兢业业无成绩，显现不出其重要性。但是，还是要求行政秘书要有科学的工作方法，提高工作效率，从大量琐碎的工作中整理头绪，统筹安排，为师生服务，为学校发展服务。
三是协调性。行政秘书工作涉及的范围广，交际的人多，从各级领导到学院教师学生，从各个职能部门到校外合作企业，这就要求其必备较强的沟通协调能力。在高校的二级学院里，行政关系呈现纵横交错的复杂网状关系，行政工作要多个方面、多个部门相互配合协作才能完成，故行政秘书处在行政管理部门、师生的信息交汇点，同时也是各种行政矛盾的集中点，因此行政秘书必须协调好于上级领导、各个行政管理部门、师生、教研室、教学秘书、辅导员等关系，团结协作，责无旁贷地承担起承上启下、联系左右的作用，与各个部门保持良好的合作关系，善于分析和处理复杂关系，政策灵活、行动果断、处事稳妥、勤于思考，提高自己的沟通协调能力，创造一个和谐有序，相互协作的良好局面。四是参谋性。行政秘书不仅仅只做好学院的行政事务工作，还应当充当领导的考察团和智囊团。在平时的工作中，通过各种途径，深入要教科研、行政的第一线，了解各个工作环节，熟悉教研室、实验室的教师队伍建设、资源配置情况，熟悉各位老师、行政人员的秉性，取得第一手资料，及时收集、整理、解决各种问题和矛盾，认真总结，坚持从实际出发，实事求是向领导汇报，善于发现新经验，提出中肯意见和方案，为领导决策提供最原始
准确的资料。同时要注重全局性，多角度观察，全方位思考，避免顾此失彼，努力促成决策的科学合理性。但是在工作中也要准确把我角色定位，只能“参与谋”，而不能“参与断”，当好领导的助手和参谋，把为领导出谋献策的思想深入到工作中，尽职尽责当好参谋员。(免费看电影tang)
五是服务性。行政秘书要充分认识到工作的意义，树立全心全意服务意识。一是服务领导，认真及时完成领导交待的各项任务，为领导提供直接的辅助服务，做好后勤服务工作，开拓思路，掌握和熟知领导工作程序，准确把握领导意图，使学院的各项工作能够有条不紊地开展，为学院的发展打下坚实基础。二是服务师生。教学为立校之本，要切实为师生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，为教学活动顺利开展做好前期准备。在为教师服务过程中，耐心细致，工作到位，确保考评工作、职称评审、师资进修等工作顺利开展。对待学生要以诚相待，爱护学生，及时帮助学生解决问题和困难，热情为学生服务，做好管理育人。三是服务各级相关行政部门。高校二级学院行政秘书接触的部门较广泛，涉及到院办、组织人事处、科研处、财务处、学生处、教务处、设备处、纪检处、宣传统战部、工会、实训中心、图书馆、后勤处、各二级学院等相关行政部门，要牢固树立全校一整体的思想，学校整体利益优于二级学院，真正做到相互沟通交流、相互理解、相互配合，及时传递相关信息，落实各项日常工作，同时也要协调好与其他二级学院的关系，为二级学院更好地与其他部门合作打下基础。
襄樊学院学生会秘书处工作总结 篇5
襄樊学院学生会秘书处工作总结
-学生会秘书处工作总结 209-上学期我院秘书处，在院团委和主席团的带领下，本着完善学生会工作,服务学生的原则，完成了既定工作并组织参加了一定的学生活动，引导了院学生工作的发展，协调了学生会各部门的工作，为同学们提供了优质的服务。秘书处为了总结经验，继往开来，开展好下一学期的各项工作，现向组织详细汇报秘书处在这一学期之内的工作情况：： 一、自身建设 做好秘书处的内部建设是一切工作的前提条件和基础。做好自身建设，使之真正起到枢纽、助手、参谋、窗口等作用，做好总体协调工作。本着积极负责的态度把工作做好、做细、做精。同时要加强部门内部成员之间的沟通，打造交流平台，建立沟通渠道，使秘书处的成员知道秘书处是一个团体，秘书处有着自己的特色和任务必须结合我们自己的力量把学生会的工作做发哦最好! 1、为新成员提供考试题目、应聘安排等计划，公平、公开、公正地为秘书处吸收新成员。2、制作秘书处所有成员名单、手机号码、班级、职务、qq号及邮箱等详细通讯录，建立qq群，让信息共享，加强内部交流。 3、让秘书处每位成员轮流作部内会议记录，为成员创造锻炼的机会，让他们掌握会议记录的要领，为以后工作打下基础并且提高成员的积极性。 4、在有具体工作时，将秘书处成员分成几个小组，分工协作，并在此基础上互帮互助。 二、本职工作 1、负责起草学生会各项工作汇报 2、负责院学生会相关档案的管理工作，学生会文件的印发、文件的编号和立卷归档 3、负责各项会议的记录工作，协助主席健全学生会各项规章制度 4、负责学生会的调研工作，协调学生会各部门工作，加强部门间联系 5、负责各种活动及例会的考勤 6、负责本会的办公室值勤及处理日常事务 7、收集同学们的意见，针对各种线索展开调查研究，为本会的决策提供信息支持 8、贯彻本会工作方针政策，协调和督促各部门履行职责 9、组织对各项工作和活动的现场考核，为年度考核和评定准备材料 10、组织对各部门和干部工作的年度考核和评定，为本会对成绩显著的部门和干部实施奖励提供方案 11、定期向团委、学生会主席汇报有关工作，及时向各部处传达主席的有关工作部署 三、各项活动 1、运动会 。我校本着德智体全面发展的原则，坚持每年开展一次运动会。友谊第一比赛第二是运动会的精神，发展体育运动，增强人民体质是运动会的口号，在运动会期间，秘书处将仔细认真的完成积分统计工作，配合其他各部门完成上级安排的任务，做好后勤工作，积极配合宣传部写好新闻稿，在运动会结束后总结各部门工作。 2、各部交流。为了活跃不内气氛，调动成员的`积极性，我部开展一些部内活动，部内聚餐和简单体育比赛; 同外联部，宣传部，进行野外烧烤，同各部成员增强联系。 处在实践中不断成长,努力提高自身水平,为以后的工作积累了有益的经验,在新学期的工作中我部将在院团委的领导下总结经验，找出不足吸取教训，发扬以往的优良作风，恪尽职守，再接再厉,并努力提高部门工作水平，更好的为学生会服务，将学生会推向一个更高的层次。我相信在院领导的指引下，在我秘书处全体成员的共同努力下，秘书处的工作会再上一层楼。
学院秘书工作计划 篇6
教学秘书是高校教学管理环节中最基层的管理者、实践者、服务者和信息反馈者。在独立学院中,教学秘书是各系基层教学管理人员,是系里不可或缺的教学管理者,也是教务部与各系联系的纽带。教学秘书的工作是一项平凡而又复杂但重要的工作,它直接影响整个学校教学工作的开展。教学秘书的素质及管理能力在一定程度上直接影响这个教学活动的运行,与学校的教学管理水平和教学质量密切相关.1 对于任何一所高校的教学秘书来说都应该具备以下的素质及能力:
1.1 热情认真,真诚对待
因为教务管理工作本身具有繁琐的一大特点,所以作为一名最基础的教务管理工作者,首先要有热爱本工作的热情之心,这样在工作中才能积极应对,更好地发挥自己。而因为工作中遇到琐碎的事情比较多,且工作比较重要,若出现小的差错就会影响到整个教学工作,因此认真就显地尤为重要。同时,教学秘书的工作需要与领导、老师、学生进行不断地沟通,所以在工作地过程中,教学秘书因真诚对待自己需处理的事情及接触的老师及学生。
1.2 熟悉教学管理工作流程,合理安排相关工作
教学秘书从事的教务管理工作具有时效性强的一大特点。不同学期却都主要包括三个阶段的内容
1)学期初的教学准备工作(包括学生注册、开学教学准备、开学初教学检查、退补选及重修工作以及上学期相关教学资料的整理)
2)期中阶段,主要是期中教学检查,安排下学期课程及教材等征订工作
3)期末工作安排,主要包括期末教学检查、期末考试相关工作。当然除了固定流程的内容外,其实每个学期都有零散或者特殊的工作。所以说熟悉这个流程,相关工作进程是很顺利的,但也需要学会应对突发的、临时的事宜。
1.3 注重工作的协调与平衡
教学秘书的管理工作涉及的部门和人员较多。既要承担教务部指定的任务,又要做好系的相关教学管理工作;既要与教师沟通又要与学生联系;既要与本部门的人员联系,又需要与其他部门人员沟通;既有常规的日常管理工作,又有突发临时的事件。因此需要教学秘书在工作过程中做好协调与平衡,根据事情的轻重缓急来区别对待及处理。
1.4 注重档案管理
教学秘书不仅仅要做好对事情的管理,更要做好对档案的管理。档案管理主要分为两种:纸质材料和电子文件。纸质材料是目前常用的归档及查阅资料也是将来教学评估的必要资料,因此一定要做好相应的管理工作。纸质材料主要可以分为:教学日志管理、试卷管理、成绩管理、毕业论文管理、日常教务文件管理、教学教改文件管理。同时可以根据学年或者学期对以上材料进行归档。由于现在工作中电子文件传输的频繁与普遍性,因此也需增加对电子文件的整理归类。然而,独立学院采用的是民办机制,具有机制灵活、自负盈亏的特点。具体分析,其在人员方面主要呈现出以下三大特点
2.1 教务管理人员少,工作量大
由于独立学院需要自负盈亏,具有明显的“人少多办事”的特点。教务管理人员少,每个系的教学秘书也严格按照学生比例进行安排。而教务管理工作的优劣直接关系到民办教学的经济和社会效益,学院需要最大限度的发挥现有资源的作用,对应的教务管理人员及教学秘书就需要最大的发挥自己的能力和效用,所以从总体来看,教务管理者的工作量比较大。
2.2 学生文化基础等方面相对较弱,但个性强,较难管理
独立学院每年所招的学生整体的水平是低于公办本科所招收的学生。学生的文化素质及其他能力相比呈现略差的特点,但他们的个性强烈,学习自由散漫,因此在教务管理过程中容易出现更多的问题,这在一定程度上也就加大了教学秘书平时管理以及相关工作的量度和难度。
2.3 教师资源有限,有较多的母体学校的老师及一定的外聘教师
由于独立学院比较重视资源的合理配置及优化重组,独立学院的师资主要有三部分组成:一是独立学院所聘用的教师,二是母体学校的教师(占了比较大的比例),三是部分外聘教师。由于师资队伍的复杂及特殊性,对于同一问题或者教学管理上,教学秘书需要采取不同的沟通方式或者沟通时间,这就在一定程度上增加了独立学院教学秘书工作量。目前,随着独立学院办学自主性的加大以及学院二级管理,独立学院教学秘书的工作被赋予了更多新的内容
因此,笔者认为基于独立学院的特殊性,独立学院的教学秘书除了应具备教学秘书的基本素质和能力外,更应注重以下几种能力的培养
3.1 注重相互交流,提高工作效率
相对与其他公办的高校来说,在独立学院从事教学秘书工作的人员都是从高校刚毕业的,工作经验不是很丰富。同时,独立学院本身也是处于一个发展阶段,会遇到很多教学问题,或者出现完全不同于公办学校的教学现象,所以不同系的教学秘书的相互沟通显得尤为重要。通过沟通交流能学到好而快的工作方法,从而有效地提高工作效率。
3.2 加强细节管理,注重寻求辅导员的协助配合由于学生基础相对较差,对自己学业不是很重视。这就需要教学秘书对学生管理工作做的更为细致。同时由于学生的个性问题,学业方面的管理也可以寻求辅导员的配合,做好相应的教育和管理工作。比如说,毕业学生学分审核问题。虽然首先是学生的自我审核,但更需要教学秘书仔细并且多次审核。发现学分问题后,还要与其及时联系。针对于问题比较多的学生,应通过辅导员协助配合做好相关提醒工作,从而为其正常毕业做好保障。
3.3 注重沟通的方式方法
因为独立学院的师资力量很大一部分是由母体学校的老师组成,但是他们除了有课的时间,平时都不会来独立学院,并且存在一种我是“外聘”老师的心理,所以很多工作不能及时或者积极完成。这就需要教学秘书注意与这些老师的沟通方式和方法。比如说教学日历的收集,应该在规定的时间内提早一周,并且是通过邮箱及短信的提醒。对于外聘教师更应如此,要特别注意时间问题,争取提早适时地通知,并特别注意提醒时语言的表达。
3.4 学会提议参谋
虽然教学秘书工作的性质一贯被定义为任务的执行者,或者有时候甚至被认为就是“传话筒”。但随着越来越多的独立学院二级管理,以及教学秘书对工作的熟悉及对各类信息的掌握,有时候完全可以为系主任针对具体的教学问题提出一定的建议,以便更好更快的解决相关问题。
总之教学秘书是一项服务工作,我们需要在实践中不断提高服务意识、总结经验、勇于创新,从而有效地提高服务效率和质量,为整个教学活动的正常地运行及教学质量的提高建立良好的基础。
参考文献
学院秘书工作计划 篇7
首先, 坚持以人为本, 做好服务于领导的工作。行政秘书应该善于领会领导的意图, 顺应领导的工作思路, 以使学院的各项工作能够有条不紊的开展, 为学院的发展打下坚实的基础。另外, 行政秘书应该主动地掌握了解学校及各学院的相关信息, 以及本学院广大教师、学生的意见和建议, 并进行整理汇总, 为领导做好服务, 及时地向领导汇报, 以便领导做出相应的决策。其次, 坚持以人为本, 做好服务于教师的工作。在高校中, 教师不仅肩负着教书育人的重任, 还肩负着科研的重任。所以, 行政秘书要处理好与广大教师的关系, 树立为广大教师服务的信念。另外, 行政秘书还应做好教师职称评定工作, 做好教师年度考核工作, 做好教师的财务报销工作, 做好教师的岗位变动工作, 等等。在教师对学院或学校有和意见或建议时, 及时向有关领导汇报;在教师对某些问题有疑问时, 及时、耐心地做好解答。再次, 坚持以人为本, 做好服务于学生的工作。学生是祖国的未来, 行政秘书虽然没有具体的教学任务, 但是我们应该时刻关注学生的学习及生活情况, 对于生活或学习有困难的同学, 应该及时的给予帮助与指导, 使学生能够顺利完成学业, 为祖国的未来贡献其力量。
二、保持积极的心态, 更好地处理复杂化、多样化的问题
首先, 保持积极的心态, 处理好各种人际关系。行政秘书工作的范围广, 涉及的人际关系也较多。它是高校管理层与学院领导、教师联系的纽带, 是学校各职能部门与学院领导、教师联系的纽带, 是学院领导与学院广大师生联系的纽带, 是学院各行政办公室与广大师生联系的纽带。这就要求行政秘书人员时刻保持积极地心态, 耐心、细心地处理工作中的各种问题, 协调好各方面的人际关系, 以使学院的各项事务有序、顺利地进行。其次, 保持积极的心态, 处理日常行政事务。作为行政秘书要协助学院领导做好各系、各部门的工作;做好各部门各项事务的通知、传达, 及时向各系各部门传达各种通知, 并对教师反馈信息及时做处理;做好各种会议前的准备, 会议通知, 以及会议记录工作;协助领导及教职工做好各系各部门财务预算、报账、借款、结算等工作;做好各系各部门材料的整理、归档、管理工作;做各类文件的收发、登记、归档工作;做好各系各部门固定资产管理、维修、保养、报废等工作;做好各系各部门办公用品领取登记工作;做好各系各部门信函收发工作;做好对于来访人员的接待工作;等等。行政秘书工作每天面对的日常事务繁重而琐碎。这就要求行政秘书, 能够以积极地心态, 以饱满的热情处理工作中的各类事务。再次, 保持积极的心态, 处理各种突发事件。高校相当于一个小型的社会, 生活人口众多, 密度较大, 且学生正处于人生观、世界观、价值观形成和确立的阶段, 理性思维和心理素质都较差, 缺少社会经验和危机意识, 情绪易激动, 易被人煽动利用。所以高校易发生各类突发事件, 如学生群体打架斗殴事件;如因情感、学业、人际关系等问题引起的学生与教师的急躁、抑郁、失眠甚至自杀、报复等严重问题;如大范围流行性疾病, 大规模食物中毒等等问题。这些问题都需要行政秘书协助学校各部门以及学院领导, 冷静、严肃、积极地处理好。
三、讲求方式方法, 更好的处理工作中的问题
首先, 对于工作要统筹安排, 分清轻重缓急, 有条理、有计划地处理。行政秘书每天要面对的工作千头万绪, 我们不能眉毛胡子一把抓, 而顾此失彼, 所以就要求行政秘书对于每天的工作进行好统筹安排, 有计划、有条理地做好处理工作。在工作中, 可以根据事情的紧急程度, 把各类事件分为紧急处理事件、较急处理事件和一般常规性事件。采取优先处理紧急事件, 重点处理较急事件, 妥善处理常规性事件。另外, 在工作中, 一定要有计划, 有条理地进行。例如, 要去行政办公楼办事, 就可以把所有需要去行政办公楼各职能部门办理的事情先都整理好, 再一次性办理, 节约时间, 减少人力, 大大提高工作效率。其次, 增强工作预见性和主动性。行政秘书工作虽然很多工作来得比较突然, 没有规律可循, 但是, 有很多工作也是我们可以预见的。比如, 定期会议的会前准备, 工作计划、工作总结、职称评定、年度考核、每月考勤、岗位聘任等事情都是可以预见的。对于这类事情, 行政秘书应该提前、主动做好准备, 以防工作都赶到眼前, 任务重, 事情烦, 易出错。另外, 对于这种常规性的工作, 我们还应注重收集工作中的各种资料, 总结工作中的规律, 以便下次处理这类问题时, 有章可循, 有据可依, 又快又好的完成工作。再次, 养成写工作日志的习惯, 更好的总结工作中的经验与不足。职场新人既没有行政秘书专业知识, 也没有行政秘书相关的工作经验。要克服这些不足, 就要求职场新人, 在工作中处处留心, 谦虚谨慎, 向老同志学习的同时, 还要自己做好各种记录, 养成写工作日志的习惯。写工作日志可以帮助职场新人总结工作中的经验、教训与不足;使新人能够更好、更快的适应行政秘书工作, 并保质保量的完成行政秘书工作。
四、继续发扬学习精神, 更好的做好行政秘书工作
首先, 学习各种基本理论知识, 提高思想政治素养。思想政治素养是做好行政秘书的根本保证, 所以行政秘书应该加强政治理论的学习, 提高思想政治素养。坚持以科学发展观为指导思想, 深入学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想。坚持正确的政治立场, 对于行政秘书十分重要。在任何情况下, 行政秘书人员都应该在政治上、思想上、行动上和党组织保持高度的一致, 认真自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。其次, 学习行政秘书专业知识, 以便更好地胜任行政秘书工作。行政秘书岗位一般都不是专业人员, 这就要求新人在走向行政秘书岗位时, 学习行政秘书相关专业知识, 并结合本学院的有关专业、学科以及建设现状和特色, 以及各位老师的专长、特长学习基本业务知识。同时还要学习行政秘书人员基本的管理知识和交流、沟通、协调技巧知识。再次, 学习现代办公信息化知识, 提高工作效率。现代社会是信息化社会, 高校也大多采用信息化办公。高校行政秘书在日常工作中需及时收集各种信息, 提供给领导, 以便领导作出决策。另外, 行政秘书还需要处理各类表格, 处理各类数据, 归档各类型信息。这就要求行政秘书人员必须强化学习现代办公信息化知识, 应对信息化、网络化时代, 做好行政秘书工作, 提高工作效率。
摘要：高校行政秘书岗位是联系学校各职能部门、学院、教师与学生等之间关系的纽带。高校行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及学院的各项工作是否有序、顺利开展。本文主要从四个方面谈了如何做好行政秘书工作:坚持以人为本, 更好地服务于广大师生;保持积极的心态, 更好地处理复杂化、多样化的问题;讲求方式方法, 更好地处理日常工作中的问题;继续发扬学习精神, 更好地做好行政秘书工作。
关键词：行政秘书,以人为本,积极心态,方式方法,学习精神
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王世红：创造金牌秘书学院 篇8
但人们可能还是很疑惑，在高等院校学生（包括研究生）就业形势如此严峻的今天，王世红的北京高等秘书学院何以有近乎百分之百的就业率，并进而成为中国最著名的秘书教育与培训品牌？
中国的民办高校甚至公立大学应该从王世红的成功中受到启发：第一，可能你的生源一般，但人是可以塑造、提升甚至改变的；第二，教育产业化也可以出精品，关键在于：你收了学费之后不能只惦记着下一拨。
阳关道与独木桥
可以搞个测验；给一个人一笔不多不少的资金，让他去办一所民办的小型大学，他会选择什么专业？其实不用测验，排在前两位的肯定是计算机、外语，连第三个都想不出来。至于秘书，可以肯定一定在十名之外。原因很多：谁不能当秘书啊，何况全国的大学中有那么多的文秘专业。再说失败的先例多着呢，不少民办大学、职业教育学院办起了秘书专业，但连个像样子的教学计划都编不出来，只能让各专业的教师来“拼盘”，学生毕业后不伦不类，毫无特色，在就业市场上毫无竞争力。
秘书岗位表面看来真不缺人，但王世红的高明之处就在于看到了现象背后的真相：在中国，秘书的失业与空位是个由来已久的矛盾。他不止一次引用一位企业家朋友的夸张的话：中国没有秘书。一位湖南的企业家还对他讲了自己的亲身经历：这位企业家想招聘一位优秀的秘书，结果花了3万元，面试了100多人，却没有符合要求的人。
其实以王世红的经历，他对这个现象可能有切身体会。他是师范本科出身，曾出国学习，在行政机关和企业也都有工作经验，对人才培养和社会需求的矛盾一直十分关注，并始终思考设计着解决之道。
王世红的普通话带西北口音——据说乡音不改是大人物的特点之一，他富于激情，说话很快，口才极佳，显见思维敏锐，见多识广。他出身于教育世家，外祖父、母亲都是教育工作者。1981年，16岁的王世红考入陕西师范大学外语系英语专业。1985年毕业，那时就业不是问题，如果到中学甚至大学教英语，他肯定是个成功的、有魅力的教师。但在80年代选择外语系读书的人应该说都属于有远见、有理想的人，王世红显然也不愿意把一个工具学科当做人生奋斗目标，所以1985年9月，他到中国人民大学国际政治系攻读第二学位。1987年，他获得了法学学士学位，毕业后顺利进入团中央国际部工作。王世红说自己的人生很顺利，确实如此，他此后的仕途是一帆风顺。从1987年到2001年，王世红历任团中央国际联络部工作国际组织处副处长、欧美处外长、中华全国青年联合会国际部副部长、中国青年企业家协会副秘书长，出访过近40个国家。他开玩笑说自己是“年轻的老革命”，再做下去也是阳关大道，花团锦簇。
但王世红有些心愿未了，他对学校、对中国的教育事业总是有所挂牵。他也确实具有成为优秀教师甚至教育家的潜质。1988年，他参加中央讲师团在山西支教，短短的半年时间，他就荣获“优秀教育工作者”称号，并荣立三等功。中国的基础教育他了然于胸，1992—1993年，王世红又作为访问学者到加拿大里贾纳大学学习。1999年9月，他又开始攻读北京大学国际关系学博士学位。
但在2001年，王世红毅然离开共青团中央，进入商海，任北京创格科技集团执行总监兼美国环宇学苑公司副总裁。王世红自己也承认：“我们所受到的锻炼和培训是如何在更高的职位上为国家和社会而服务，放弃仕途去下海的机会成本很高。”但这是他实现夙愿的一个必要的平台。
无论读书、教书、做官还是出国，仿佛都是在为后来的教育事业作铺垫，想起这些王世红有很多感慨和感激。在团中央工作、特别是在中国青年企业家协会担任副秘书长工作，给了他很多有益的训练和启发，也给了他施展抱负的机会。在一次演讲中，王世红说：“1996年组织任命我担任中青企协的副秘书长，我有机会接触大量的优秀青年企业家。从他们身上，我看到了一个企业家应当具备的素质，学到了许多经营企业的理念。”
丰富的经历和过人的见识也使他看好了秘书教育与培训，他知道企业家们最需要什么。当然说起来就是简单的数字问题了：中国市场秘书的需求达到3 000万，北京的企业就需要秘书75万，这市场比会计专业的还大，“我一年培养3 000，一百年都培养不够。”基于这样简单的市场评估，他接手了濒临倒闭的北京秘书学院，连200多万元债务一起买过来。这在当时需要太多的胆略，朋友们都劝他不要碰这块烫手的热山芋。但他很有信心：“自信，是成功的一半。”由此也可见他倔强的性格，而且他事先已经经过深思熟虑了：“我觉得自己看问题很准，没把握的事我不做，没前途的事我不做，有悖于国家大义的事我更不做。”
北京高等秘书学院1993年注册成立，是全国唯一的专业秘书学院。王世红接管时已经名存实亡，但王世红要把它建成全国秘书教育与培训的第一品牌。
求特色与创品牌
王世红办公室窗外有一片翠竹，他喜欢竹子这样一种虚心而挺拔、寄托了先哲无数思想与感情的植物。但在他的心中还有一片竹林，那是胸有成竹，是在接手北秘时重整河山的雄心和战略规划。王世红在团中央时与企业家常来常往，在加拿大做访问学者时用心于经济与贸易，因此对企业管理有良好的知识储备。他很欣赏迈克尔•波特在《什么是战略》一文中对“战略”的阐释：“战略”一是“创造一种独特、有利的定位”，二是“在竞争中做出取舍，其实质就是选择不做哪些事情”，三是“在企业的各项运营活动之间建立一种配称”。将这种思想运用于北秘的再生发展，就是追求特色，创造品牌，营造核心竞争力。
2002年，王世红的新团队接管学院时，学生人数只有200多名，学院深陷于债务之中。新团队对北秘的自身条件及当时民办大学竞争格局进行了分析。高考落榜生是民办大学的主要生源，北京的100多所民办大学都在争吃这片“牧草”，而北秘是头瘦弱的小羊，一口只能吃一小撮草，这样发展下去的结果没有任何悬念，因此必须选择差异化竞争战略，即寻找自己的特色。而这种特色又只能在秘书专业中生发出来，即坚定以秘书专业立校之路。
战略定位完成之后，北秘做了三件事，一是让学生在河北省参加秘书专业的自考，解决学生的学历出路；二是借鉴英国和美国的课程，联合北大光华学院共同设立了现代高等秘书专业。三是申请学历文凭试点学校的资格，当年11月，北秘学院就获得了学历文凭试点学校的资格。这三件事情顺利推进了北秘的战略定位和布局。
有取也必有舍，在2002年的招生计划中，学院舍弃了诱人的短期利益，精简了法律专业和会计专业等，并决定暂缓进入短训市场，将全部资源集中在学历教育的招生和教学方面。专业设置以秘书专业为龙头，将秘书专业细分为现代高等秘书专业、商务秘书专业、涉外秘书专业、行政秘书专业和IT秘书专业等。通过这些措施，最终实现了办学规模的快速增长，完成了优先发展战略，形成了初步的特色。
让特色成为品牌也是一项长期的、复杂的工作。如前所述，首先要在专业设置上有自己的特色，即专打秘书牌。近年来，北秘成功地推出了现代高等秘书专业、现代办公管理专业、现代高等秘书精品班、特勤秘书专业以及针对企业家子女的总裁助理专业——少帅班，为民营企业家解决了不少问题，取得了良好的社会声誉。二是打就业牌。秘书人才市场需求旺盛，而北秘学生就业良好，单位反馈好，这会形成有效的良性循环。其三是加强宣传。北秘是“中国目前唯一的秘书学院”，要建成“中国最好的秘书学院”，“让每个学生都有工作”，“为首都的每一位企业家培养一位合格的秘书”；同时积极参与各种评选活动，争取应得的荣誉，如“中国十大专业特色学院”、“北京市民满意学院”等。这些宣传强化了北秘在人们心目中的特色和形象，无论对招生还是就业都起到了良好的促进作用。
关于大学的核心竞争力，王世红也有自己的见地：“我们从学校的整体角度来考察核心能力时，我们就会发现教学能力、招生能力、学生管理能力等固然很重要，但学校还需要一种能力将这些功能能力组织在一起，沿着一个明确的方向运动。这种能力是其他诸种关键能力的核心，是它们的灵魂。那么，这种能力是什么呢？我认为，是深入理解和准确把握顾客需求的能力。”他说，在几年的办学过程中，北秘人发现市场经济最宝贵的一个词就是“服务”，为学生服务，为家长服务，为企业家服务。“如果你能洞悉顾客的需求，愿意也有能力为顾客提供服务，也有人愿意接受你的服务，那么，这个学校就能够生存和发展。学校存在的理由就是为顾客提供服务的。”总之，北秘就是要“创建一流服务型大学”。
王世红的战略规划很快收到了实效。北秘办了十来年，在校学生规模只有200多，新团队接手两三年，在校学生规模超过了4 000人。且引用一段王世红在2005年开学典礼上的讲话：“在过去的一年里，北秘人经历了太多太多。我们开发了新校园，使校区面积扩大了7倍。我们的精品秘书专业得到了加强，近百名国立大学的本专科毕业生来我校深造。特勤秘书专业也有了快速的发展，该专业的学生中绝大多数是优秀的退伍军人。在短训方面，我们凭借在中国秘书专业的领先优势，为世界500强企业，如中国移动和中国人寿进行了高级秘书培训。在座的就有来自山西临汾信合的60名优秀干部，他们已经开始了在北秘为期一年的学习……”
“北秘的目标是建立中国一流的服务型大学。服务型大学的集中体现是：全校教职员工要竭尽心智为学生服务，要满腔热情相互服务，要全心全意为用人单位服务。”
精品化与人性化
目前民办学校的发展还有很多困难，特别在生源、师资和办学层次等方面。但王世红认为，民办学校特别是高等职业教育的优势也正在显现出来，特别是在人才培养的针对性和适应市场需要的应用性方面。“公立大学是老爷”，培养的可能是少爷，一个博士可能都不会正常说话，王世红批评说。他特别喜欢引用斯宾塞的一句名言：“作为储备起来的知识并无用处。”他经常告诉学生，知识没有多少用处，如果你不会通过思考，把它变成你心智的肌肉的话。
北秘办学理念的核心是：以人为本，吸纳融合民族的、现代的、国际的文化精神，构建和谐、乐观、积极向上的学校文化，创建中国一流的服务型大学。其集中体现是：全校教职员工要竭尽心智为学生服务，要满腔热情相互服务，要全心全意为用人单位服务。北秘理念的出发点和归宿是造就符合时代进步和市场需求的实用型、复合型、高层次的专门人才，造就精品型的高级秘书。王世红说，高级秘书主要以自己丰富的工作经验和综合能力协助上司思考，帮助上司决策，代理上司工作。公司秘书是公司的行政助理，高级秘书则是上司的私人助理、参谋和顾问，其作用是对上司工作的补充和完善。进一步说，高级秘书是无决策权的总经理、领导团队的编外成员。一个出色的高秘，其执行能力必高于上司。王世红说，举一个简单的例子，安排上司日程，是一个秘书的主要工作内容。如果上司不需要你帮他安排，那这个秘书就是可有可无的。而那些出色的秘书，则可以使老板无法安排自己的日程。
要实现这样的培养目标，无疑任重道远，师资首先就是问题，培养一流的秘书必须依赖一流的教师。为此，北京高等秘书学院建立了以来自北大、清华、中国人民大学、国际关系学院、北京外国语大学和中国高教秘书学会的知名教授和学者为主体的专职教师队伍，其中教授、副教授占80%以上。并聘请了中国秘书界的泰斗、秘书学会会长范立荣教授担任名誉院长，一大批著名教授和学者担任兼职教授。这样的师资人才政策收效很快。2002年12月，教育部中国高等教育学会秘书专业委员会迁至学院，使学院完成了行业学会与专业院校的结合，确立了学院在国内秘书教育学科的龙头地位。如今，国家在秘书学方面有两个等级证书的考试，即劳动部秘书等级考试和剑桥国际秘书等级证书考试，这两个考试的教材都由北秘的专家牵头编写。北秘对行业和社会的发展做出了贡献，也获得了在本学科和行业应有的地位和尊重。
教学设施及管理是民办学校发展的第二个瓶颈。“一切为了学生，为了学生的一切”是学院建院十年来一贯遵循的理念。如今的北秘已经成为一所正规化、现代化的学院，新校区总面积是117亩，总建筑面积是12万平方米，教学与生活设施齐全，甚至学生宿舍里都配有独立卫生间、宽带、电话、空调，让一些重点大学的学生羡慕不已。在管理方面，学院拥有一支高素质的管理队伍和一套高效率的运行机制，实行学院管理与学生自我管理并行的双向管理模式，班主任跟班上课，生活老师24小时全天候服务，确保学生在和谐、向上、安全的环境里接受现代化、国际化的高等教育。
在教学计划、课程设计、教学方法和教学质量等方面，北秘下了很多工夫，很多方面都堪称国内一流。如学院与中国著名的用友致远软件公司联合推出了“协同办公软件”，并将之作为学院的模拟办公软件，在教学活动中收到了良好的效果。为了增加学生的实践能力，教师不只是作课程的讲授，还组织进行情景模拟、角色扮演、案例教学、社会实习等等多种方式的训练，注重学生能力的培养，使学生毕业以后能很快适应岗位的需求。另外，学院专家曾先后编辑出版了几十种秘书培训系列教材和专著，填补了我国秘书专业教材建设和学术研究的空白。曾有日本同行到学校参观，并赞扬说：你们比我们做得好。王世红说：日本同行可能是谦虚，但我们确实把秘书教育的国内领先、世界一流作为标准和奋斗目标。
校园文化建设是培养现代秘书的重要环节。在这方面，王世红自然是十二分的重视。他是团干部出身，读书时才华出众，爱好广泛：发表过诗歌、散文，曾经是中国人民大学个人象棋锦标赛冠军、研究生足球队队长，担任过共青团中央桥牌协会秘书长等。据说，现在人们还经常能看到王世红在运动场上与学生打成一片的场景。有校长示范，北秘定然是充满活力与美丽的青春乐园。
金牌就业是北秘最有震撼力的骄傲。几年来，在严峻的就业形势中，北秘的毕业生在市场上竟然供不应求，甚至有的二年级学生已经有一部分被企业聘走了，一边上课一边工作。正因为有这样的成果，北秘才能够提出“零风险就业”、“订单培训班”（上学=就业）等方案和口号，才能在入学时与学生签订就业协议(可公证)。为了提高生源质量，帮助贫困学生，2003年开始，北京高等秘书学院正式面向全国招收100名品学兼优且家庭经济困难的学生。这批学生将免费入学，学费和生活费用将通过学校提供的工作机会解决。据了解，资助贫困学生接受高等教育，在北京民办高校中尚属首例。
2005年5月21日，由国家人事部全国人才交流中心指导，教育部全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心、中青世嘉教育机构、《中国大学生就业》杂志社举办的“关注就业竞争力，促进中国民办高等教育发展——2005年度全国民办高校就业工作经验暨先进单位表彰大会”在北京隆重召开，北京高等秘书学院荣获“全国学生就业实力十强民办高校”称号。毕业生就业反馈极好，“用秘书，找高秘”的口号成为北京秘书市场的口碑，一些外地院校和企业也在寻求与北秘的合作。
几年的努力，王世红及其北京高等秘书学院获得了社会广泛的认同，品牌效应大见成效。2003年度，北秘被评为“中国十大专业特色民办高校”，2004年度荣称“北京市民满意民办大学”。另外还有诸如“中国十佳民办大学”、“中国最具就业前景民办大学”、“中国高等文秘类示范大学”、“中国高等教育品质示范学校”等荣誉。王世红也被评为“中国民办教育十大杰出人物”。其他资格和荣誉就无法数清了：如教育部就业示范院校、北京市民满意院校、美国国际行政秘书协会ZPS秘书证书中国唯一培训点、教育部现代办公管理证书考试中心、中青团中央全国素质教育基地、《人民日报》重点推荐的全新办学无投诉学院、教育部英国剑桥秘书证书培训基地、教育部现代办公管理证书考试中心、英国伦敦工商会考试局LCCIEB秘书证书北京地区考点、教育部英国剑桥秘书证书培训基地，等等。但这些锦旗和牌照并没有挡住王世红的视线，他的近期目标是要把北秘办成本科院校，让北秘学生的就业率进入全国高校前十名。
北秘的校训是：慎思明辨、言信行果、坦荡至诚、圆融中和、敬业乐群、服务社会。董事长兼院长王世红自己首先成了校训最忠实和最成功的实践者，难怪大家称他为“北秘之魂”。且回放一段他在十年校庆大会上的精彩演讲：