监理档案

监理档案（精选10篇）

监理档案 篇1

农机监理工作是根据《中华人民共和国道路交通法》、《中华人民共和国农业机械促进法》、《行政许可法》和农业部的两个规定﹑两个规范, 来实施行政管理。农机监理档案是农机监理机构根据《中华人民共和国档案法》和行业管理的规定及要求, 用科学的办法对农机监理工作档案进行管理和应用。农机监理档案是是一项技术性﹑科学性﹑复杂性﹑业务性很强的工作, 在农机监理工作中占有十分重要的地位。如何加强农机监理档案工作, 本人根据从事档案工作的体会, 浅谈农机监理的档案管理。

1 农机监理档案的分类

1.1 行政执法档案

行政执法档案是指农机行政执法过程中形成的, 主要是指文字的真实记录, 图表﹑数据﹑声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文字材料, 行政执法检查中, 违章违法从立案到作出处罚决定, 形成一套完整的档案, 主要包括:立案﹑调查取证﹑送达处理意见书﹑听证﹑作出处罚决定书﹑行政复议等过程。行政执法档案不同于其他业务专业档案。

1.2 农机监理业务档案

农机监理业务档案是农机监理开展业务工作的重要基础工作, 是指在开展业务工作形成的技术性档案, 它是农机监理部门对农业机械的管理及驾驶﹑操作人员核发牌证﹑处理农机事故的依据和凭证, 具有法律效力。农机监理档案包括为拖拉机技术档案﹑联合收割机技术档案﹑驾驶人技术档案及其它业务技术档案。A.拖拉机技术档案又分为手扶式﹑小型方向盘式﹑大中型轮式﹑变型式拖拉机、插秧机﹑播种机﹑植保机械等技术性档案。B.联合收割机技术档案又分为大中型自走式﹑披挂式﹑小型履带式等技术档案。C.驾驶人技术档案又分为G﹑H﹑K﹑R﹑S﹑T﹙准驾代号﹚等技术性档案。其他技术性档案分为年检年审﹑农机操作人员﹑农机事故﹑农机互济等技术性档案。以上各种技术性档案按照《中华人民共和国档案法》和有关规定必须材料齐全, 内容完整, 统一分类, 统一内容, 统一格式。

1.3 人事档案

人事档案主要是指从事农机监理工作的监理员, 主要记载个人的成长, 工作过程中形成的一套文字材料, 如学习﹑培训﹑考核﹑晋升﹑嘉奖﹑增资﹑参加政党情况等内容, 记录个人的所有工作成长过程。

2 档案管理的保管和具体任务

2.1 农机监理档案的保管

保管档案要做到四不:不使档案分散﹑不使档案互相混乱﹑不使档案丢失泄密﹑不使档案遭到损坏。还要配备专职﹑称职的档案管理员。建立安全保密制度, 档案内容不准外传, 不得伪造、涂改、增添、抽调档案中有关的证明、资料等。档案室要符合安全的要求, 能防火、防水、防尘、防潮湿等。建立严格的档案销毁制度。销毁档案时要严格按照《中华人民共和国档案法》规定的程序和办法, 禁止擅自销毁档案。如果需要销毁档案时, 必须经主管领导审批后, 方可销毁, 监督销毁人员不得少于两人。

2.2 具体任务

农机监理档案的具体任务主要是指档案员保管档案的基本职能工作, 档案人员应当贯彻执行《中华人民共和国档案法》, 认真学习档案业务知识, 不断全面地提高档案管理工作水平。要做到一案一档, 分类建档, 仔细审核各方面技术性档案材料, 还要做好材料的收理、整理、分类等, 以便查阅。整理档案时必须整齐、牢固、便于保管使用。如果外单位或人员因工作需要查阅、借调档案的, 必须应凭单位正式介绍信, 经主管领导批准后方可办理手续, 并规定期限。

3 农机监理档案的作用

1) 农机监理档案是农机监理工作的依据和凭证。在农机监理工作中, 所有的文字技术性材料是反映出农机监理工作的基本特征, 也是行使农机行政执法过程的法律依据, 它是评价农机监理、农机化管理工作水平的根据和必要条件。

2) 农机监理档案是各地区进行工作交流的工具。

3) 农机监理档案是复核农机事故案件和行政执法案件的法律依据, 同时也是追究行政执法错案责任时的凭证。

4) 农机监理档案是进行农机监理工作预测和决策的重要依据。

4 农机监理档案的管理

农机监理档案人员要以《中华人民共和国档案法》﹑农业部关于拖拉机和驾驶员管理的“两个规定”和“两个规范”以及国家有关农业机械档案工作的法律﹑法规为依据, 切实做好农机监理档案的管理工作。

4.1 成立机构﹑加强管理

为搞好农机监理档案和管理工作, 要成立档案管理领导小组, 有专职的档案员和分管领导, 明确职责, 加强领导, 把农机监理文字材料档案和农机监理电子信息化档案融为一体, 使管理工作逐步走向规范化﹑标准化﹑科学化。

4.2 规范管理﹑进一步完善文字档案与电子信息档案一致性

加强规范管理, 首先选用政治素质好, 熟悉档案管理工作﹑懂农机法律法规﹑热心农机监理工作和责任心较强的农机监理员, 来担任农机监理档案的管理员。加强学习﹑培训, 全面提高建立档案的实际操作水平, 掌握好计算机的应用技术, 实现文字档案与电子信息档案一致。充分利用档案的信息源, 使档案从文字材料到信息档案的发展进一步加强, 发挥农机监理档案在农机行政执法过程中的价值和效益, 为农机化的发展和促进农民致富做出应有的贡献。

摘要：农机安全监理工作是国家法律赋予农机管理部门的职责, 是依法管理农机的重要手段。而农机监理档案是农机监理执法的重要业务工作, 加强对农机监理档案的管理, 是对农机监理基础地位﹑农机化事业发展起着重要的作用。

关键词：农机监理,档案,类别,管理与作用

监理档案 篇2

号：

档案馆（室）号：

监 理 档 案

（第一卷）第 1 册

案卷内容：监 理 规 划

（）份

监 理 细 则

（）份

监 理 月 报

（）份

质 量 评 估 报 告

（）份

监 理 工 作 总 结

（）份

分部、单位工程验收资料

（）份

工程名称：博深工具股份有限公司2号厂房工程

编制单位：

河北远大工程咨询有限公司

编制日期：

****年**月**日

保管期限：

密级

（）档

号：

档案馆（室）号：

监 理 档 案

（第一卷）第 2 册

案卷内容：监 理 日 志

（）本

分包单位资格报审表

（）份

施工组织设计（方案）报审表

（）份

工程开工/复工报审表、暂停令

（）份

试验室资格报审表

（）份

工程名称： 博深工具股份有限公司2号厂房工程

编制单位： 河北远大工程咨询有限公司

编制日期：

****年**月**日

保管期限：

密级

（）档

号：

档案馆（室）号：

监 理 档 案

（第一卷）第 3册

案卷内容：检验批工程验收资料

（土建部分）

（）份

工程名称： 博深工具股份有限公司2号厂房工程

编制单位：

河北远大工程咨询有限公司

编制日期：

****年**月**日

保管期限：

档

号： 档案馆（室）号：

监 理 档 案

（第一卷）第 4册

案卷内容：检验批工程验收资料

（土建部分）

（）份

工程名称： 博深工具股份有限公司2号厂房工程

编制单位：

河北远大工程咨询有限公司

编制日期：

****年**月**日

保管期限：

档

号：

档案馆（室）号：

监 理 档 案

（第一卷）第 5册

案卷内容：检验批工程验收资料

（给排水、暖通部分）

（）份

（电气部分）

（）份

工程名称： 博深工具股份有限公司2号厂房工程

编制单位：

河北远大工程咨询有限公司

编制日期：

****年**月**日

保管期限：

密级

（）档

号：

档案馆（室）号：

监 理 档 案

（第二卷）第 1 册

案卷内容：原材料/构配件/设备报验单

（）份

施工测量放线报验单

（）份

会 议 纪 要

（）份

监 理 指 令

（）份

工程洽商记录

（）份

工程名称： 博深工具股份有限公司2号厂房工程

编制单位：

河北远大工程咨询有限公司

编制日期：

****年**月**日

保管期限：

密级

监理档案 篇3

关键词：农机监理；电子档案；信息安全

中图分类号： F322 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/j.cnki.jlny.2014.19.0044

随着农业现代化的快速发展，农机监理档案信息化建设的全面推进，大大提高了农机档案的管理水平，充分发挥了农机档案的服务功能，极大地提高了工作效率，但同时也暴露了一些的电子档案安全管理方面的问题。如电子档案非授权访问、信息泄漏、数据被破坏或丢失、利用网络传播病毒等。本文就农机监理电子档案在管理利用中的安全问题进行如下探讨。

1保障农机监理电子档案信息安全的必要性

农机监理档案是各级农机安全监理部门在日常工作中形成并作为原始记录保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。它是农机安全监理代表国家对农用机械及其驾驶操作人员进行管理、核发牌证、处理事故的依据和凭证，具有法律效力，同时具有重要的保存和参考价值。农机监理电子档案的应用能够迅速而准确地统计出所辖范围内农用机械的拥有量、年检情况、农机事故、驾驶员情况及外省籍农用机械登记情况。农机监理档案信息化给农机监理工作带来了极大的便利，但同时也带来了信息泄漏、数据丢失或被篡改等风险。这对电子档案安全管理提出了更高的要求，及时采取必要措施保障电子档案信息安全是目前严峻而紧迫的问题。

2农机监理电子档案存在的安全隐患

2.1电子档案管理人员安全意识薄弱

目前普遍存在农机监理档案管理人员安全意识淡薄、网络安全及电子档案管理知识缺乏等问题，常出现由于保存不当而引起重要数据丢失的现象。电子档案的载体材料通常是磁盘或光盘，如不有效保护极易出现磨损、生霉、消磁、氧化等现象，从而造成数据丢失。同时档案管理人员对电子档案使用权限不设防，至使外来人员无意进入电子档案管理系统，造成无意侵权、信息泄漏等问题，这些都会给农机监理电子档案的安全性带来威胁。

2.2电子档案信息存在网络安全问题

农机监理档案信息系统是在互联网支持下使用的，而互联网是一个开放式体系，信息分布广、资源共享、通信信道公用等特点在给人们提供便利的同时，又为计算机病毒、黑客的攻击提供可乘之机，为窃取、删改档案信息等破坏行为提供方便。如没有有效的防控措施，极易造成农机档案信息系统被破坏或被非法使用。

2.3电子档案信息不稳定性问题

电子档案具备易修改、易复制、易删除、易损坏等特性。这与纸质档案有很大不同，纸质档案一旦形成，很难被篡改和复制，只要合理保管也不容易被损坏和丢失。而电子档案只要用简单的操作就可能对它进行任意修改、复制和删除。它可以在不同的计算机或者不同载体之间传递与复制，甚至被篡改后不留痕迹，同时还会由于存储介质损坏、计算机病毒、人为破坏等原因造成文件损坏或丢失。电子档案的这些特性对日常维护中的存储环境和管理方式提出了更高的要求。

3加强农机监理电子档案安全管理的措施

3.1加强农机档案管理人员队伍建设，提高安全责任意识

一是要增强电子档案管理人员的安全防护意识，把对农机监理电子档案保护意识融入到日常工作中，时刻做到“安全第一，预防为主”，建立健全电子档案定期检测、维护和登记制度；二是要加强电子档案信息安全知识及网络知识培训力度，使广大农机监理档案管理人员掌握电子文档管理及网络安全知识，提高对各种网络攻击手段的防范能力，对常见威胁能及时、有效处理。还可设立专门的人员负责检测网络运行情况，及时查杀病毒、击退黑客、修补漏洞，从而加强电子档案安全管理力度。

3.2加强农机监理电子档案载体的保护

一是对存放电子档案的载体定期检测和维护。可参照《电子文件归档与管理规范》的要求，将电子档案存放在适宜的环境，控制合适温湿度，注意避光、远离磁场保存；二是建立电子档案定期备份制度。电子档案备份是保障信息安全的有效措施之一，它不但可以为受损的信息系统提供有效的恢复数据，而且当原文件遭到破坏或丢失时，还可取而代之。为取得理想的备份效果，做到万无一失，可使用多层次综合备份技术，从硬件级、软件级、人工级三个层次分别备份，同时要定期对备份的磁盘或光盘时行抽检维护，做好检查登记。

3.3加强农机监理电子档案使用管理

一是要设定电子档案访问权限。可以将访问者分为管理级、使用级及浏览级等，控制不同用户能访问的目录、文件范围，并限定除管理级以外的用户对电子档案的操作权限，从而防止电子档案被恶意拷贝、篡改和删除；二是运用加密、签署等技术保护电子档案安全。有些不宜公开的电子档案要对其进行加密保护，防止信息泄露。同时利用签署技术验证文件是否出自原作者、是否被他人篡改，从而保证电子档案的真实性。

参考文献

[1]张红梅.浅谈档案现代化管理[J].档案管理，2011，（05）.

[2]王秀华，霍东方.电子档案信息安全管理和技术措施[J].河北大学学报，2002，（02）.

作者简介：王轶男，硕士学历，四平市农机监理处，研究方向：农业信息技术。

网络出版时间：2014-9-17 14：02：47

浅谈监理档案的建立与收集 篇4

最近, 我单位成立周年志庆活动中, 为记录我单位改革发展历程和所取得的成就, 进行档案成果编研, 编写单位设计成果, 发现我单位监理的10多项工程居然无档案可供编研, 为此对监理部门进行了调查, 发现了监理部门对工程建设监理档案的建立与保存的看法与档案资料室有所不同, 他们不向单位档案资料室归档的理由是, 根据建设部、国家计委1995年联合发布的《工程建设监理规定》第十四条第五款:“建设监理业务完成后, 向项目法人提交工程建设监理档案资料”。所以, 每次工程结束后, 监理档案资料全部移交项目法人即业主;但是档案部门认为“规定”并没有禁止监理单位保存工程建设监理档案, 而且国家标准GB50319—2000《建设工程监理规范》中, 对施工阶段监理资料的管理中提到:“施工合同文件、勘察设计文件均是施工阶段监理工作依据, ......项目监理机构应作为监理资料予以保管 (见规范条文说明7.1.1) 。”下面, 笔者就监理档案的建立与保存的进行一下探讨。

二、建立工程建设监理档案的重要性

我国自1988年开始, 在建设领域实行了建设工程监理制度。这是工程建设领域管理体制的重大改革。十余年来, 这项制度在全国范围内健康、迅速地发展起来。并取得了显著成效, 在工程建设中发挥着越来越重要、明显的作用。监理单位建立监理档案对提高建设工程质量和管理水平具有重要的作用。同样有利于监理单位管理水平的提高, 也有利于监理工程师素质的提高;建设项目档案是建设项目的历史记录, 是项目建设管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据, 也是落实工程质量终身现任制的重要凭证。工程建设监理是一种特殊的工程建设活动, 监理档案是建设项目档案的重要组成部分, 是项目法人所委托的监理单位在实施项目建设管理过程中的文字记载, 所以监理档案与项目建设的客观存在具有同等重要的作用。监理档案反映了施工过程中的“三控制、两管理、一协调”的综合过程, 体现了建设单位、监理单位、承包商三方在工程实施中具体的合作过程, 监理档案管理是项目监理工作的重要任务之一, 存在于施工、验收各个阶段, 是与工程同步进行的, 也是考核监理工作的重要依据。监理档案管理的主要任务是负责收集、整理在工程监理的每个阶段发生的监理工作所留下的痕迹和有关依据, 并为其进行编码、排序;负责保管监理工程的新工艺、新技术;及时准确积累各监理工程技术文件, 最终系统整理立卷交付项目法人;但同时我们认为, 应保留一份副本由监理单位自存。

三、监理单位自存工程建设监理档案的作用

在开展工程建设监理工作中所形成的档案, 是实施监理活动的真实记录, 是总结、评价监理工作, 检验工程质量, 处理工程责任事故的依据;监理单位受项目法人委托, 作为施工现场唯一的管理者, 负责对工程建设方案和决策的实施, 承担工程建设质量的法律责任;形成监理档案的文件来源多渠道, 多层次、交叉纵横, 施工单位的情况由监理工程师传送给项目法人, 项目法人的意图要通过监理工程师下达到施工单位。因此, 监理机构所产生的文件通常在三方之间, 如果监理单位向项目法人提交工程建设监理档案资料后, 没有自存监理档案, 一旦发生工程责任事故, 出现其他二方推卸责任, 监理单位会因为无法主动提供监理档案去分清责任而处于被动;所以, 监理单位自存监理档案无论对工程责任的认定, 还是对自己的保护都很有必要。

另外, 由于建设监理制在我国尚属推广阶段, 不少企业其监理工程师的主体是从事其他专业的技术人员, 还有的是聘用原来在基建行业退休的老工程师, 这些技术人员大多是精通设计、施工技术的工程人员, 但普遍存在一些欠缺, 就是对合同管理和投资控制方面的知识了解不深, 许多人只是充当“质检员”的角色, 没有充分理解监理工作的真正含义。这时自存的监理档案可以提供一些经验给这些“新入行”监理人员借鉴。这对监理单位的自身建设和提高监理工作水平有着长远的意义。

四、监理档案的建立与收集

《建设工程监理规范》中规定监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。监理资料的管理应由总监理工程师负责, 并指定专人具体实施 (见规范7.4) 。监理档案资料的内容, 因受监工程项目而异, 大致可分为合同文件、设计文件、施工文件、业主指示、施工管理及监理等几大类:

(1) 合同文件类:施工合同文件及委托监理合同;分包单位资格报审表;各种协议文件;招投标文件;土地征用、拆迁补偿文件等。

(2) 设计文件类:勘察设计文件;设计交底与图纸会审会议纪要;监理规划;监理实施细则等;

(3) 施工文件类:施工组织设计 (方案) 报审表;施工技术措施和其他有价值的技术文件材料等。

(4) 业主指示类:工程开工/复工报审表及工程暂停令;工程计量单和工程款支付证书等。

(5) 施工管理及监理类:工程进度计划;测量核验资料;工程材料、构配件、设备的质量证明文件;检查试验资料;工程变更资料;隐蔽工程验收资料;监理工程师通知单;监理工作联系单;报验申请表;会议纪要;来往函件;监理日记;监理月报;质量缺陷与事故的处理文件;分部工程、单位工程等验收资料;索赔文件资料;竣工结算审核意见书;工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告;监理工作总结等。

为保证监理档案资料的完整性和系统性, 要求监理人员平常就要注意监理档案的收集、整理、保管;监理档案的形成是监理人员从事监理活动的结果, 必须规定监理人员离开监理现场时不得带走监理档案资料, 也不得违背监理合同中关于保守工程秘密的规定。监理单位为今后查询、考证、借鉴工程的监理档案资料, 可与业主单位协商, 在监理合同文件中提前约定监理档案资料的份数, 在委托监理的合同工程项目完成或监理服务期满后, 对应由监理单位归档的工程档案逐项清点、鉴定、整编、登记造册, 分存业主和监理单位备查。

五、结语

监理档案 篇5

1、承包单位与项目监理机构工作联系用表

B1-1 工程开工报审表 B1-2 复工报审表

B1-6 施工测量放线报审表 B1-10 工程临时延期报审表

B1-12 工程材料/构配件/设备报审表 B1-16 工程变更费用报审表 B1-17 工程质量事故报告单。

2、项目监理机构与建设单位，承包单位工作联系用表及文件资料

B2-2 工程暂停令

B2-4 工程质量整改通知 B2-5 工程最终延期审批表 B2-7 监理规划 B2-8 监理实施细则 B2-12 合同争议处理意见 B2-13 合同变更资料 B2-14 工程质量评估报告

B2-15 工程项目竣工结算审核意书 B2-16 监理工作总结

3、各方通用表

B3-2 工程变更表

9/25/2014

监理单位内部存档入卷资料分类与目录（共9卷）

1．监理规划卷

B2-7 监理规划； B2-8 监理实施细则；

B1-3 施工组织设计（方案）报审表。

2、进度控制卷

B1-1 工程开工报审表； B1-2 复工报审表； B2-2 工程暂停令；

B1-19 施工进度计划（调整计划）报审表。

3、质量控制卷

B1-5 主要施工机械设备报审表； B1-6 施工测量放线报验单； B1-7 工程报验单；

B1-12 工程材料/构配件/设备报审表； B1-13 工程竣工预验报验单； B1-17 工程质量事故报告单；

B1-18 工程质量事故处理方案报审表； B1-20 施工单位申请表（通用）； B2-4 工程质量整改通知；

B2-6 砌体/混凝土检验批验收认可通知； B3-2 工程变更表；

4、造价控制卷

B1-8 工程款支付申请表;B1-15 工程计量报审表;B1-16 工程变更费用报审表； B2-3 工程款支付证书;B2-15 工程竣工结算审核意见书；

5、分包资质卷

B1-4 分包单位资质报审表； B1-14 实验室资质报审表；

9/25/2014

6、监理通知卷

B2-1 监理工程师通知单； B1-9 监理工程师通知回复单。

7、合同争议、违约报告及处理意见卷

B1-10 工程临时延期报审表； B1-11 费用索赔报审表； B2-5 工程最终延期审批表； B2-13 合同争议处理意见； B2-13 合同变更资料。

8、监理工作总结卷

B2-9 监理月报；

B2-11 专题报告（总结）； B2-14 工程质量评估报告； B2-16 监理工作总结； B2-17 监理日志。

9、监理会议纪要卷

B2-10 监理会议纪要； B3-1 监理工作联系单。

规范农机监理档案管理工作的建议 篇6

1 农机监理档案的内容

农机安全监理档案是农机安全监理机构将已经办理完毕又有保存价值的文书进行立卷归档, 是各级农机监理机关在日常工作中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。农机安全监理档案包括农业机械注册登记、检验、转籍及变更;农业机械驾驶操作人员考核、发证、异动登记;农业机械驾驶操作人员违章及农机事故处理等内容。

2 农机监理档案管理的特点

2.1 专业性强

现存的农机监理档案主要包括农机业务档案 (农用机车档案、驾驶员档案、事故处理档案) 、文秘档案和农机监理员档案。这些档案对本单位农机监理工作有着巨大的利用价值, 反映了农机安全监督工作的主要成果。

2.2 服务性强

农机监理档案工作是一项服务工作, 农机监理机关的档案室为了满足农机监理机关、有机户及交通管理部门对档案使用的需要, 通过收藏和提供档案材料这种特定的方式, 为农机监理和社会各部门服务。如制定地方性管理法规和指导文件时, 可从中了解历史状况, 查阅有关档案资料;又如, 农机监理业务咨询, 有的必须查阅有关档案材料, 以昌邑区农机监理站所辖5个乡 (镇) 为例, 有近3 000多个有机户的档案材料, 每年有近数百名有机户来查阅档案材料;又如, 在年检时及时调档, 还可以为交通事故、生产安全提供原始材料。因此, 农机监理档案有较强的实用性和服务性。

2.3 史料性强

农机监理业务档案是为了为开展业务工作提供依据, 是制定农机监理工作计划和农机事业发展远景规划的重要参考资料, 更是一个部门工作的历史发展轨迹的见证, 它使我们有史可循, 有事可鉴, 有案可查。

3 当前农机监理档案管理中存在的问题

3.1 档案材料收集不全

在实际工作中, 一些基层农机监理人员在办理业务过程中的操作过于简单化, 不按规定的业务流程办理, 而且随意性很大;由于工作人员少, 时间紧, 业务量大, 违反规定程序, 该办的不办, 该要的资料没要, 该签字的没签, 造成了事后无法弥补的损失;在填写表格时, 需经办人员填写的项目有遗漏, 如驾驶人和考试人双签名、申请人签名、档案编号等, 这些不符合档案规范要求的操作不胜枚举, 给档案的利用带来了一定的困难。

3.2 工作人员素质参差不齐

大部分农机安全监理档案机构不健全, 物质装备不到位, 缺乏必要的保护、维修设施, 档案工作还停留在人工方式阶段。档案管理人员素质参差不齐, 档案管理队伍不稳定。在农机安全监理系统中, 具有档案专业技术职称的人员更是寥寥无几。农机监理的档案人员大多没有参加过档案部门培训, 有的单位档案人员身兼数职, 也影响了档案工作。

3.3 档案管理不严格

有的县 (市、区) 农机安全监理机构并没有配置专门的档案管理人员, 而是由微机操作人员兼管档案管理工作, 加之频频换岗, 责任不清, 交接手续不完备, 缺乏对档案的有效监管, 极易造成档案管理混乱的现象;有的监理人员档案管理意识淡薄, 要求不严, 责任心不强, 不按制度办事。

4 关于农机监理业务档案规范化管理的建议

4.1 明确新形势下农机监理业务档案工作的重要性

农机监理业务档案是农机监理机构行政执法行为的历史记录, 客观地反映了行政执法的质量和规律, 对农机监理机构今后的行政执法工作具有重要的指导意义;同时, 农机监理业务档案还具有重要的社会价值, 是农机监理机构的宝贵财富, 也是国家的宝贵财富。因此, 必须把档案工作放在农机监理整体工作的大局中认识, 要把做好规范的业务档案工作作为农机监理工作的出发点, 各级农机监理机构应增强档案意识, 关心、支持档案工作。

4.2 要严格规范档案评查和审核制度

农机监理机构应从实体和程序2个方面规范各类归档材料的审核工作, 严把交接关、监督关、归档关。要建立登记审核岗、检验岗、考试岗、牌证管理岗、业务领导岗、档案管理岗六位一体的监督机制。农机监理业务档案出现质量问题, 实行责任连带, 从而最大限度地减少错误。严格按照农业部第42、43号令, 以及《拖拉机登记工作规范》和《驾驶证业务工作规范》的要求办理业务工作。可以借鉴公安交警部门和交通部门车辆管理经验, 把好机车上户关, 对出厂标牌、发动机、车身、车驾号码、合格证等做到认真仔细核对。对不属于管辖范围和检验不合格的机车, 不予办理上户手续, 坚决杜绝拼装、组装、不经合法手续改装及超过技术条件标准的机车入户。

4.3 强化业务档案管理机制

要通过制订、执行《档案管理办法》、《江苏省农业机械监理业务档案管理办法》、《档案保密制度》等规章制度, 加强规范管理, 严格程序, 明确责任, 建立业务档案规范管理的长效机制。要实行专人管理, 严禁档案人员工作时间空岗、串岗, 确保有人调档必有人接待。要对档案人员进行工作细化分工, 制作《档案工作人员职责分工表》, 明确各自职责, 定期考核, 奖罚分明, 促进档案管理人员树立竞争意识、危机意识, 充分调动档案管理人员的积极性、创造性。

4.4 加强档案物质装备建设

档案室要具备防尘、防潮、遮光、防鼠、防盗、防火等条件。为了保证档案的保管与存放, 都要配备专用档案柜, 实行分层、分格、编号存放。购置档案管理所必要的档案橱 (架) 、吸湿机、空调、防火系统、复印机、电脑等设备。

4.5 实现农机监理档案信息的现代化管理

随着计算机信息化技术的迅猛发展, 创建档案管理系统, 建立电子档案, 是信息时代做好农机档案管理工作的必然趋势。所以, 要实现具有农机监理特色的办公自动化管理与必要的人工管理的有效结合;要积极参与当地档案行政管理部门组织开展的档案工作达标升级活动, 促进农机监理业务档案的优化管理。

4.6 加强对档案管理人员的培训

每年至少对内业人员培训1次。培训内容针对档案管理工作中出现的新问题、新情况展开, 并应经常取得档案部门的支持和帮助, 及时掌握最新的管理方法, 提高农机档案的管理水平。农机部门在确保监理工作人员稳定性的同时, 要求业务工作人员不断加强业务学习, 充实专业知识, 更要时常加强政治思想教育, 做到业务学习和思想认识“两抓两不误”;要求农机监理人员要热爱自已的本职工作, 要有良好的职业道德, 恪守工作纪律和业务工作规范;及时派档案管理人员参加业务学习, 更新业务知识, 提高业务素质, 造就一支既懂专业, 又懂法律知识, 具有良好计算机操作技能的高层次、复合型档案管理人才队伍。

4.7 建立人工与微机联合管理档案的制度

微机管理需要录入数据, 而作为”历史见证”的档案, 在农机安全监理工作的转籍、变更、补证、报废、增驾、查询、注销等工作上具有十分重要的参考价值, 所以在微机录入驾驶操作人员和机动车档案数据时, 应当本着准确、规范的原则, 将档案中一些必须录入的项目准确、清楚地录入微机后存档, 以便日后查询时使用。由于微机档案记载是由人工来完成的, 录入错误信息再所难免, 为了档案信息的准确性, 必须是微机记载和人工档案并存, 以保证档案的真实性, 使农机安全监理档案管理得到进一步规范。

摘要：阐述了农机监理档案的内容, 指出农机监理档案管理的特点, 分析了当前农机监理档案管理中存在的问题, 并对农机监理档案规范化管理提出了建议。

监理档案 篇7

一、农机事故档案工作要依据于法体现于法

农机事故档案建立, 必须通过农机安全监理用法治的手段在农机生产活动中监督实施, 而实施的过程必然体现在档案中。因此拖拉机事故档案中记载的内容必须具有充分的法律依据, 必须充分体现出法治的效力。拖拉机事故处理案卷中, 现场勘察图, 证言笔记, 案情分析, 责任划分, 仲裁书等, 必须符合有关规定。如果不符合规定中有关要求, 就不能作为正式的档案材料装入档案, 否则就不能体现出“依据于法, 体现于法” 的原则。因此, 拖拉机档案材料的记载, 将直接影响到党和国家的有关政策法规正确贯彻执行的严肃性。

二、自我修养, 服务社会

为了达到农机事故档案的要求, 作为档案工作者必须加强自身修养, 记住六个字:全面、清楚、分卷。

全面。只要涉及农机事故发生和处理的所有相关材料, 都需尽力收集齐全, 不能遗漏。材料收集前, 要客观地、认真地、细致地收集可能多的证明材料, 注意不要带着感情色彩和个人偏见去收集材料。同时要抓紧时间, 提高工作效率。

清楚。事故档案中每一份材料都能明确反映某一问题, 或通过数份材料相互证明, 能清楚地说明一个问题, 构成证明的链环, 切忌似是而非, 含混不清。技术鉴定人员应具备鉴定资格证明。鉴定结论要写书面材料, 结论要明确, 鉴定方法要有说明。档案材料具备的法律手续齐全完备。档案材料的文字要写清楚, 材料来源可靠。

分卷。农机事故档案应建正、副案卷。材料来自多个方面, 可收集到的材料往往又不是全部都能起证明作用的。对于那些似是而非的材料, 那些和事故没有什么联系, 但又不能销毁的材料均可归入副卷内, 以保证正卷材料的一致性。

三、农机事故档案集中管理妥善保管

在事故档案管理工作中, 坚持集中统一管理的原则, 任何人都不准私自保存自己处理已结案的事故档案。杜绝人情案, 办假案、错案。在农机事故还没有结案之前, 事故档案可以由处理承办部门妥善保管, 事故处理结案后, 应由内勤部门专门保管, 在规定时间内装订成册, 集中管理, 其它承办人不得保管。

四、全面普查案卷, 去糟取精

我站从1980年建站, 除车辆、驾驶员、文书档案外, 事故档案共有1700卷册, 现有的档案盒、档案柜有限, 为实现档案管理标准化、规范化, 避免电脑管理出现重复与低效率情况, 在普查过程中应根据事故造成的危害程度和影响大小而定, 还应考虑保存年限。在普查案卷时应充分注意以下几方面的因素:

1.法制性

农机事故档案是法律文书, 其保存年限应必须保证有足够的时间进行复查和接受群众监督。

2.实用性

农机事故档案, 可以为事故预防和安全宣传教育提供资料, 有利用价值的保存年限应长一些。重大事故档案, 认为较有代表性的典型事故档案, 涉外事故档案, 情节恶劣影响极大的事故档案, 应永久保管。

当农机事故档案达到保管期限后, 应按审批权限清除和销毁的事故档案经领导批准, 指定2人以上在场监销, 销毁要彻底不遗留、不外传。销毁前应对需销毁档案登记造册, 制定目录列入长期保管的档案之中。

五、编目建立索引

为了便于查阅, 同时减少无谓的翻动, 有利于防止档案损坏, 应建立档案索引卡片, 事故档案的索引片有两种:

监理档案 篇8

1 农机安全监理档案管理过程中存在的问题

我国的农机安全监理档案管理水平虽然一直在不断提高, 但与西方发达国家相比仍存在一定的差距, 同时其中也存在着这样那样的问题影响着农机安全监理水平的进一步提高, 这对我国农业机械化水平的提高及农业产量的增加非常不利, 具体而言, 在我国农机安全监理档案管理过程中, 还存在着如下问题:

1.1 相关部门对农机安全监理档案管理工作不够重视

农机安全监理中的档案管理工作属于一项十分复杂的工作, 需要很多部门的配合才能完成, 同时做好档案管理工作对于农机安全监理水平的提高也有着极大的促进作用, 但目前, 在对档案进行管理的过程中, 相关的管理人员并没有认识到这一工作的重要性, 因此工作中便会经常出现疏忽和漏洞, 甚至会出现文件和资料丢失的现象, 这对农机安全监理工作整体水平的提高是非常不利的, 究其原因, 最根本的便是由于管理人员缺乏对档案管理工作重要性的认识, 从而使我姑的农机安全监理档案管理工作没有得到足够的重视。

1.2 农机安全监理档案管理工作方面缺乏人才

农机安全监理档案管理工作的重要性及复杂性要求其必须要具有专业素质的人才才能完成, 但就目前的情况看, 我国在这一方面的人才十分缺乏, 这就导致了这一领域根本无法注入新的力量, 从而使其无法得到进一步的发展。另一方面, 现有的档案管理人员还存在专业知识不足的现象, 在实际的工作过程中, 现有工作人员往往会依照过去的经验行事, 这严重的影响着我国农机安全监理档案管理水平的提高, 对我国农业机械化水平的发展会产生一定程度的阻碍作用。

1.3 管理手段落后

目前, 我国在农机安全监理档案管理工作中, 存在管理手段落后的状况, 随着科技的不断发展, 目前国外的档案管理工作已经达到了利用计算机进行操作的水准, 但目前我国大部分的档案管理工作还停留在人工管理的阶段, 这极大的阻碍了档案管理效率的提高, 因此必须及时的对其加以解决。

1.4 管理经费不足

一切管理都需要有经费作为支撑, 在农机安全监理档案管理方面同样如此。但目前, 经费不足已经成为了我国农机安全监理档案管理方面存在的一项显著问题。档案管理如果缺乏经费的支撑, 便无法对自身的管理手段进行创新, 而如果无法创新管理形式, 就只能在没有互联网的情况下进行档案的核查及管理, 这就极大的增加了管理的难度。

2 提高农机安全监理档案管理水平的措施

由于农机安全监理档案管理水平存在上述问题, 因此, 为使我国的农业机械水平能够得到进一步的提高, 就一定要提出具有针对性的措施对这些问题进行解决。

2.1 加强对农机安全监理档案管理工作的重视

相关人员需要认识到档案管理工作的重要性, 认识到这一工作在整个农机安全监理工作中的重要地位, 在工作过程中, 一定更要注意对档案及材料等进行仔细的整理, 分门别类的对其进行管理, 要根据实际的情况对农业机械的有关情况进行详细的记录, 保证记录过程中不出现任何问题。另外, 相关人员还要保证档案管理工作按照相应的法律法规进行, 以保证其能够有法可依。

2.2 加强人才选拔及培养工作

为保证农机安全监理档案管理工作能够具有足够的人才支持, 就一定要加大力度对这一方面的人才进行选拔及培养。一方面, 在对人才进行选拔时, 一定要保证其具有足够的专业知识, 必要时可以对其进行相应的考核。另一方面, 对于已经在职的管理人员来说, 为使其专业水平能够得到提高, 可以定期的对其进行培训, 以使其专业知识能够跟紧时代发展的步伐, 对于专业知识不够的人员实施淘汰制度, 从而使我国的农机领域能够注入新的力量。

2.3 创新管理手段

管理手段落后是影响我国农机安全监理档案管理水平的一项非常严重的问题。传统的人工的管理手段已经无法适应时代的发展, 因此为使我国农机安全监理的档案管理水平能够得到进一步的发展, 就一定要加大力度对管理手段进行创新。要向管理手段先进的国家学习, 积极引进先进的管理技术, 从而使管理水平及管理效率都能够得到最大程度的提高。

2.4 提供足够的管理经费

管理经费的缺乏对于农机安全监理档案管理工作的发展非常不利, 因此, 相关部门一定要为其提供足够的管理经费作为其发展的保证, 要根据档案管理部门的需要, 为其管理手段及管理设备的创新提供相应的经费支持, 同时还要为档案的更新与完善提供一定数量的经费, 只有这样, 我国农机安全监理档案管理水平才能够得到最大程度的提高。

3 结语

档案管理作为农机安全监理工作中的一部分, 决定着整个农机安全监理工作能否得到进一步的发展, 目前, 我国在农机安全监理档案管理方面还存在着诸如管理人员对工作重视性不够等很多的问题, 这些问题无不影响着我国农业机械化的发展水平, 因此, 相关部门一定要提高管理人员对管理工作的重视程度, 同时加大力度引进相应的人才与先进的管理手段, 只有这样, 才能给予我国农业机械化水平的提高以最大的动力和支持。

参考文献

[1]郭文虎.搞好农机监理档案管理工作的思考[J].当代农机, 2012, (11) :74-75.

[2]姚克新.加强农机安全监理档案科学管理的思考[J].当代农机, 2012, (10) :71-73.

监理档案 篇9

一、建设工程监理工作的定义、工作内容

1.建设工程监理工作的定义。建设工程监理是指工程监理单位受建设单位委托,根据法律法规、工程建设标准、勘察设计文件及合同,在施工阶段对建设工程质量、造价、进度进行控制,对合同、信息进行管理,对工程建设相关方面的关系进行协调,并履行建设工程安全生产管理的服务活动[1]2。

建设工程监理是一项具有中国特色的工程项目管理制度。 监理单位与建设单位通过合同来实现委托关系,监理单位代表建设单位在施工现场进行管控,直接对建设单位负责;监理单位与施工单位则是通过对建设工程施工过程的监督、控制来体现监理与被监理的关系,对于施工单位来讲,监理单位是第三方监督审验机构。建设单位与施工单位之间的联系活动应通过监理单位进行,在监理业务活动中,监理单位既要维护建设单位合法权益,又要维护施工单位的合法权益。

2.建设工程监理工作的主要内容。依据国家《建设工程监理规范》(GB/T50319-2013)及相关行业规范,建设工程监理工作主要内容包括:

(1)工程监理招标:建设单位根据工程项目建设情况(一般为合同估价50万元以上的项目),进行工程监理招标工作,监理单位需要编制工程监理投标文件及监理大纲[2]5。

(2)工程勘察设计监理:协助建设单位编写勘察设计任务书、方案竞选文件或招标文件;协助建设单位起草、签订委托勘察设计合同;对勘察设计过程进行管理和协调;核查验收勘察设计成果;协助建设单位组织勘察设计成果的技术交底等。监理单位需要编制监理规划[2]5。

(3)工程施工招标监理:建设单位自行组织施工招标的,监理单位协助开展施工招标工作;协助编制招标文件及标底;协助组织勘查现场并解释招标文件;协助组织开标、评标、决标;协助拟订施工合同;参与合同谈判与签订等[2]5。

(4)工程施工准备阶段监理:接受委托,签订监理合同;组建项目监理机构(项目监理部);熟悉建设单位签订的有关建设工程合同及施工设计文件;编制监理规划和监理实施细则;参加第一次工地会议;进行监理交底;参加设计交底及图纸会审;审核施工组织设计;查验测量放线控制成果及保护措施;审查分包、供货、试验等单位资质;检查承包单位现场的质量、技术管理体系和质量、安全保证体系;审查开工报告等[2]5。

(5)工程施工阶段监理:对工程造价、进度、质量进行控制, 及安全、信息、合同其他事项进行管理和协调[2]6。主要产生工程造价、进度、质量控制的报验、报审文件。工程造价控制:认定工程质量及进度,认定完成的工程量;审核工程变更增减项、工程量签证等涉及费用的内容;提出控制工程造价建议;签发付款凭证;对竣工结算进行审查。工程进度控制:审定工程总进度计划; 审定工程月进度计划;加强对进度计划的动态控制;对进度计划提出修改意见。工程质量控制:审查确认新材料、新工艺、新技术、新设备应用论证;检查或抽查按规定有持证要求的施工人员持证上岗情况;对进场物资进行检查验收;对工程定位、高程、测量和放线成果;对施工现场进行巡检;按照监理实施细则的规定,对施工部位进行平行检测;对影响工程主体结构的部位及其施工过程进行旁站;对隐蔽工程、检验批、分项工程、分部工程及相关文件和资料进行审验和验收等[2]36。工程安全监理:审查承包单位的安全生产资质、安全施工技术方案并监督实施;参加质量事故的调查处理等[2]39。工程监理信息管理:在监理规划中明确监理信息管理方法与措施;通过监理例会、各种专业会议、专题会议,开展监理信息收集、加工整理,利用监理月报、会议纪要简报分发、交流信息等。合同其他事项管理:包括工程变更的管理、工程暂停及复工、工程延期及工期延期、费用索赔的处理、施工合同的争议、施工合同的解除等[2]48。

(6)工程竣工阶段的监理:组织工程预验收,参加竣工验收[2]6, 编写工程质量评估报告。

另外,建设工程监理工作内容还包括设备采购阶段监理、设备制造阶段监理等内容。

二、建设工程监理审查中存在的问题

从建设工程项目监理工作的定义和工作内容不难看出,监理工作内容和工作对象具有很强的专业性、复杂性,从而决定了监理档案也同时具有复杂性、专业性、随机性强等特点,造成了建设工程项目监理档案在完整性、准确性、有效性方面存在一定的问题。

1.完整性的问题,主要表现在:(1)监理单位提供的资质文件不全。建设单位通过公开招投标或比选方式选择监理单位,但投标或报价单位提供的资质文件不完整,如:缺营业执照、等级证书、工程项目总监及监理人员名册和从业资格证(复印件)、同类工程监理业绩证明等。(2)监理规划修改、补充内容没有及时归档。(3)建设实施过程文件归档不完整。如:缺工程造价进度控制文件(款项支付、费用变更、进度计划报审等),分包单位资质证书及相关人员资格证书、见证取样与送检人员备案表、旁站监理记录、见证记录、监理会议纪要等。

2.准确性的问题,主要表现在:(1)监理单位提供的资质文件与监理对象的要求不符;监理规划内容存在照搬照抄的现象,没有根据工程实际来进行编制;有些监理单位用监理大纲替代监理规划。(2)分包单位资质不符合要求。如:钢结构施工时,往往需要做深化设计,这就要求分包单位除具有钢结构施工资质外, 还应具有设计资质,在实际工作中,往往被忽视。(3)监理日志、 施工日志记录内容不一致,存在与相关报验、报审记录对不上的情况。

3.有效性的问题,主要表现在:(1)需要提供复印资质文件未加盖单位印章,或不在有效期内。(2)归档文件监理签字不准确、 不完整。不准确表现在应由总监审签,但由专业监理工程师代签;不完整表现在有些报审记录需要专业监理工程师、总监共同签署,实际上却存在漏签的现象。

三、解决措施

监理文件的完整性、准确性、有效性的把控,一直都是档案人员在监理档案审查中面临的一项比较有难度的工作。针对上述问题,在实际工作中,提出以下解决措施。

1.项目档案管理部门提前介入,档案人员全程参与,把控监理文件形成的完整性和准确性。档案部门在建设项目启动时,拟定监理文件归档范围表和归档具体要求,档案人员参与监理单位比选或招投标过程,审查提交文件的完整性和有效性,根据工程监理实施过程,对各关键环节和重要阶段形成的监理文件进行过程审查管控。

2.采取经济手段,将监理文件归档范围及要求纳入监理合同条款,将一定比例的合同金额作为归档保证金。档案部门签字作为支付保证金的依据,确保监理单位能够主动移交完整的工程监理档案。

3.了解掌握监理工作的基本知识。建设工程监理工作是按照国家有关的规范和标准进行的,档案人员应了解监理工作的内容、工作程序,掌握必要的监理工作知识、施工知识和不同地区、 不同地方建设工程监理规范要求,以提升工作能力和业务水平。

在加强档案工作的管控的同时,在监理档案审验时,还应从以下几个方面入手。

第一,审看监理合同和施工合同。在监理档案的验收时,档案人员在熟悉掌握监理工作相关标准的基础上,首先要查验监理合同和施工合同。通过监理合同,了解该项目的监理范围,如: 是否包含项目勘察设计监理、工程招标监理、设备监造等;通过施工合同,了解该项目的施工内容,如:是否包括桩基、钢结构、 玻璃幕墙施工等,依据合同规定来把控该建设工程项目应形成的监理文件资料的范围及内容。

第二,注意监理大纲、监理规划、监理实施细则三者的关系。 监理大纲是监理单位对建设工程项目造价、进度、质量、安全、合同、信息进行管理和协调的方案性文件,是监理招投标时,投标的监理机构编制的工程监理技术标书文件。监理规划是项目监理机构全面开展建设工程监理工作的指导性文件[1]3。包括项目具体的监理工作制度、内容、程序、方法和措施[1]8。在实施建设工程监理过程中,监理规划可能因实际情况或条件发生变化需要调整。监理实施细则是项目监理机构专业监理工程师编制的针对某一专业或某一方面建设工程监理工作的操作性文件[1]3。在实际监理工程中,监理实施细则可根据实际情况进行补充、修改。监理大纲、监理规划、监理实施细致三者是递进的依据性关系,三者不能相互替代,验收时应注意。在查验监理规划时,要关注其内容是否与施工合同、监理合同、设计文件的内容相符,同时,注意监理规划和监理细则的修改、补充文件是否归档。

第三,依据文件之间的关联性,查验监理档案真实性、准确性。档案人员在查验监理档案时,要利用相关的档案相互印证, 可更好地把控监理档案的完整性、真实性。如:根据建设工程项目的设计文件和施工合同来查验监理规划内容是否完整,是否准确;通过监理日志、施工日志记录的相互对应,查验记录时间、 记录内容是否一致,可以验证监理档案和施工档案的真实性、准确性,可以核对旁站记录、各项报审记录的真实性、准确性。

第四,注意监理文件的审签。监理机构对建设工程项目施工过程的控制责任,很重要的一方面体现在监理资料、施工资料的审签上。建设单位对监理单位移交的各类相关文件资料签署的规范性、有效性的检查,也是监理档案审验时应注意的重要方面。

监理文件资料的审签要求如下:

需要总监审签的文件:

监理资料:监理规划、监理实施细则(审核)、监理月报、监理会议纪要、监理工作总结(专题、阶段和竣工总结)、监理通知单、 工程开工令、工程暂停令、工程复工令、监理报告、工程临时/ 最终延期报审表、费用索赔报审表、工程款支付证书、工程变更单、质量事故报告及处理资料、竣工移交证书、工程质量评估报告等。

施工资料报审、报验文件:工程开工报审表、工程复工报审表、工程款支付报审表(审核)、分包单位资格报审表(审核)、施工进度计划报审表(总、季、月)(审核)、监理通知回复单(根据内容情况)、()月工程进度款报审表、工程变更费用报审表、施工组织设计/(专项)施工方案报审表(审核)、图纸会审记录、工程变更洽商记录、分部工程验收记录(主体、结构)、单位(子单位)工程竣工验收记录、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录、单位(子单位)工程安全和功能检查资料核查及功能抽查记录、单位(子单位)工程观感质量检查记录、竣工图(根据实际情况)等。

需要专业监理工程师审签的文件:

监理实施细则(编写)、监理日志、工程款支付报审表(审查)、分包单位资格报审表(审查)、施工进度计划报审表(总、季、 月)(审查)、监理通知回复单(根据内容情况)、施工组织设计/ (专项)施工方案报审表(审查)、设计变更通知单、施工控制(工程定位、基槽平面及标高、楼层平面放线及标高、楼层平面标高抄测、建筑物垂直度、标高)测量成果报验表(测量记录)、工程物资(材料、构配件)、设备进场检验记录、施工过程试验报验记录、 隐蔽工程、检验批、分项工程报验表、施工试验室报审表、竣工图(根据实际情况)等。

监理档案 篇10

关键词：工程档案,监理,管理

1 监理工作范围

围绕监理合同明确的工作范围, 以及合同赋予监理行使的权利, 系统的对工程资料的形成、归档进行检查监督。这包括:对监理自身形成资料的自我检查以及对施工单位资料形成的审查过程。

2 档案过程管理

2.1 建立、健全档案管理组织机构

工程监理中心作为工程的监理单位, 围绕监理工作范围和内容, 在工程监理过程中成立了由总监理工程师负责的档案管理体制, 领导层设立分管副总监、总工技术把关, 管理层主要由综合部负责人具体管理, 其他部门负责人牵头配合。执行层以综合部档案专工具体实施, 各部门监理工程师配合, 真正做到职责分明、层层把关, 保证归档资料真实、齐全、完整、高质量。

2.2 确定档案整编依据

(1) 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (D/T28-2002) ; (2) 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (GB/T11822-2008) ; (3) 《技术制图复制图的折叠方法》 (GB10609.3-89) ; (4) 《照片档案管理规范》 (GB/T11821-2002) ; (5) 《电子文件归档与管理规范》 (GB/T 18894-2002) ; (6) 《相应施工项目档案管理办法》文件规定及要求。

2.3 建立、健全规章制度

在工程监理过程中要建立健全档案管理工作的各项规章制度, 应制定事宜本工程的《工程信息管理监理实施细则》及《工程文档管理监理实施细则》, 明确各专业负责人对监理文件资料的收集、整理、编制的职责和监理工程师在施工过中对原始资料进行控制和把关的责任, 确保档案资料的完整、准确、系统、真实。

2.4 加强过程档案资料收集、整理、保管

(1) 为保证档案资料收集齐全、完整、真实, 监理应采取定期督促、检查各施工单位的工程资料管理情况, 发现问题及时纠正, 专责监理工程师随机抽查, 现场监理工程师在对进度与施工质量检查时, 同时也对施工工程资料的收集、整理情况进行检查, 督促施工单位建立和实施档案管理制度, 随工程进展加强档案管理, 做好档案各项工作。

(2) 针对工程项目的特点及施工过程中的档案整理情况, 监理应联合业主档案管理人员定期对各施工单位的档案整理情况进行检查, 并进行月考核打分。督促其不断完善和实施工程资料的管理制度, 及时收集和编制工程资料, 避免档案原始材料散失, 对已完成的单位工程, 及时进行档案归档、移交, 保障工程档案的完整性、系统性。

(3) 监理应会同业主每月按时召开档案管理专项会议, 会议由监理主持, 各单位汇报本月档案完成情况、下月计划安排、对上次会议提出问题的整改情况以及需监理业主协调事宜;监理点评各单位月计划执行情况、通报月检查考核得分、提出存在的问题及不足。会后形成会议纪要, 督促各单位按照会议纪要要求落实相关事宜。

2.5 强化监理档案人员的业务培训、不断提高档案管理水平

监理应积极参加业主组织的类似工程档案参观学习以及业主聘请档案专家到现场的指导、培训, 提高了档案人员的业务水平。定期组织监理中心内部员工进行档案学习培训, 提高兼职档案员业务水平。围绕档案归档监理中心以年青员工为主成立QC小组, 开展QC活动, 提高档管理水平。

3 监理对施工单位竣工资料及竣工图的审查

3.1 对竣工资料的主要审查内容

3.1.1 往来文件方面

以监理收发文记录为准核对文件的完整性, 检查文件处理是否闭合, 文件的分类组卷是否满足组卷要求, 卷内目录及备考表编写是否符合要求等。

3.1.2 验收资料方面

监理工程师审查资料是否符合项目划分要求, 是否完整, 验收资料内容填写是否符合技术规范要求 (该项工作已在过程中执行) , 档案专职人员审查资料归档方面相应内容, 如是否预留装定线, 内容划改是否符合要求, 卷内目录备考表编写等归档方面是否符合要求。

3.1.3 试验资料方面

试验监理审查种类是否齐全, 确认资料的真实性, 抽检频率是否满足要求, 同完工报告描述是否一致, 档案专工审核装订线、卷内目录、备考表填写等归档方面的内容。

3.1.4 影像资料方面

监理工程师审查照片内容反映是否真实, 是否能体现质量控制及施工过程, 档案专工审查说明填写格式及粘贴等是否符合要求。 (施工过程中各施工单位工程照片上传基建系统, 同样遵循上述审查方式, 保证了工程照片收集质量)

3.2 对竣工图纸的主要审查内容

3.2.1 监理工程师审查内容

首先核对图纸及设计更改通知单的完整性, (通过核对图纸及设计更改通知单收发台账) ;审查单张竣工图更改是否真实完整 (结合设计更改通知单) ;审查竣工图编制一览表, 是否同单张图纸更改及设计更改通知单一一对应;竣工图总说明及各专业的编制说明、竣工图编制原则、各专业目录及编制情况, 是否真实完整。

3.2.2 监理档案人员审查内容

修改篇幅是否超过35%, 修改方式是否满足要求, 布局是否合理, 竣工图章选用及填写是否满足要求, 折叠方式是否满足要求, 卷内目录、备考表填写是否规范等档案内容。

3.3 对归档文件资料和竣工图纸审查的程序

3.3.1 施工单位建立自查体系

技术人员整理, 部门负责人审核, 项目相应负责领导最终把关的三级审核制度。

3.3.2 监理审查程序

施工单位按相应要求编制好归档资料自检合格→监理工程师及部门负责人 (审查资料的真实性、完整性) →监理档案专工及部门负责人 (审查归档范围、格式等) →分管副总监或总工 (技术把关) →总监 (落实执行情况) →进入业主单位审查流程。

4 结束语