档案电子化管理

档案电子化管理（精选12篇）

档案电子化管理 篇1

一、档案信息电子化初探

随着社会化大生产的不断发展, 办公自动化、电子信息平台等新兴事物纷纷涌现, 使档案的形成方式发生极大的变化。在档案管理系统中, 譬如文件的起草、签发、办理、归档等操作过程已经逐步可以在计算机和现代通讯设备中实施。这样的档案资料需要以机读文件的形态存在, 而这些档案资料的形成和使用方式与纸质档案差别迥异。这种差别标志着档案管理工作者要面对机读形式的、可以通过移动存储设备或网络云盘等现代手段进行存储的档案。信息检索和使用者最为关切的是有价值的档案信息内容, 而现在这些信息往往来自不同的电子化的档案资料里。把有价值的档案资料系统而有效地提供出来是档案管理工作者不可推卸的责任和义务。

二、档案管理信息化缺失问题

档案管理工作随着经济社会的发展而不断进步, 并呈现出现代化、信息化等趋势, 不过, 在信息化发展方面还存在着些许缺失, 亟待提高:首先, 信息管理软件系统性不够。各部门、各机构的档案管理人员使用的计算机型号、规格各不相同, 而信息管理软件的通用性也很差, 不能有效地利用电脑完成档案信息管理的一系列基本工作, 不能快捷高效地汇集出信息编辑成果, 这在一定程度上制约了档案信息电子化的进程。

其次, 档案管理基础工作尚需改进。档案信息管理电于化的前提是一系列基础工作的精准和规范。但可能由于种种原因, 现行档案业务基础较差, 立卷资料质量不高, 尤其是各级各类档案的执行标准难以相容, 系统软件通用性较差;而且, 档案管理电子信息化工作目前没有一套切实可行的统一规范, 往往只是立足于某一个部门或某一个专门业务, 难以全面实施、大力推广, 这更加影响了档案管理工作的电子信息化发展。

再次, 档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案电子信息化。首先要有懂得现代化信息技术的人才, 档案管理人员应该具有较高的知识层次和现代化的管理技术水平。从目前档案管理格局来看, 许多部门和机构都缺乏档案管理方面的现代信息技术人才, 复合型人才更加奇缺, 相当一部分档案管理人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。

三、档案管理策略提升方略一瞥

由于我们的工作眼界容易受到外界的影响和制约, 使现行档案管理工作存在相对陈旧, 难以适应经济社会发展步伐。这需要档案管理者在思想观念上要有一个与日俱增的转变, 大力倡导开拓创新, 从而形成档案管理工作创新推动、开拓发展的良好势态。在认真总结工作经验的基础上, 努力把握档案管理工作特性和客观规律, 用新常态下的新思维解决随时可能出现的新问题。

(一) 抓好制度建设, 严格做好档案材料的收集工作

这是档案管理工作最基本的工作任务, 只有把这个工作做实, 才能真正谈得上档案管理工作的信息化和现代化。在实际工作中, 要根据本组织机构的工作实际和管理体制, 遵循档案管理工作的客观规律, 建立健全一个内外交错、经久适用的档案管理体系, 统筹协调、务实高效, 形成上下贯通、内外互联的档案传递网络, 从而做好档案收集工作的基础工作, 力求做到及时、准确、全面、高质量的收集档案材料, 并根据要求做好安全保密工作。同时, 档案管理人员对于档案资料应做到随时收集和定期收集相结合, 尽可能防止和减少档案材料的流失。

(二) 扎实做好基础工作, 实现档案管理现代信息化

随着一个组织机构整体工作的不断推进, 档案的数量会越来越多, 档案材料的种类也会越来越广。实现档案管理现代信息化, 才能更加有效地解决新形式下随时出现的新问题。

一是不断提升新时期的管理意识。通过有意识、有目的的管理和培训, 使档案管理人员不断提升自我, 培养较强的事业心、责任感和乐于奉献的工作精神, 逐步形成良好的职业道德习惯, 养成踏实稳妥的工作态度和工作作风。同时不断吸取档案管理理论知识、实践技能, 尤其是运用现代化信息技术手段和先进的管理方法管理档案的基本能力。

二是熟练掌握现代信息化管理技能。当今社会已经进入数字化和信息化的新常态, 因而, 档案管理工作也要实现数字化和现代信息化。现代的档案管理工作者要立足自己的岗位工作, 一边工作一边学习, 特别要强化计算机知识、信息技术的学习和掌握, 努力使自己成为具备信息技术和网络技术的不断适应时代发展特质的新型档案管理人才。

三是加强在档案管理中的现代信息技术应用。与之前传统陈旧的管理手段相比, 利用计算机硬件、互联网+ 技术等现代化信息手段管理理档案, 往往可以起到意想不到的效果。利用计算机程序和互联网+ 技术进行档案信息收集、整理和检索等工作, 大大的减轻了工作压力, 而且在特定的程序中进行档案管理, 又可以避免以往容易出现的信息遗漏和丢失等问题。工作中加入现代存储手段, 也增加了档案管理的全面性和安全性。

(三) 培养创新驱动思维, 提高档案管理效率

充分利用现代计算机技术、互联网+ 等新兴业态和现代的信息设备, 转变传统的档案信息思路, 创新管理方法, 有效运用计算机和网络设施的融通功能, 逐步实现档案信息的数字化、信息化管理, 整合加工各种信息数据源, 实现大存储、全辐射, 然后通过现代网络技术和信息管理系统提供便捷有效的档案信息服务。

作为一个档案管理工作者更加不能忽视的是基本知识和基本技能的提高。要勤学好问, 谦虚谨慎, 努力熟悉业务, 以不断适应经济社会发展新常态, 并力求能够引领新常态, 做始终站在时代前沿的档案工作者。

另外, 建立科学的管理制度, 为经济社会的发展建设提供及时、准确、周到的服务。要严格执行国家的保密政策。对于涉密档案, 要严格按照涉密等级采取相应的保密措施, 严防泄密。

档案电子化管理 篇2

为了进一步做好我单位的档案电子化管理工作，2011年12月10日至13日，由档案科、文印中心、信息管理部组成的考察组赴北京XX公司就档案电子化管理、文印工作进行了考察学习。并与对方的档案人员和文印人员进行了深入交流。现将有关情况汇报如下。

一、考察目的1、档案管理主要包含的范围；

2、档案密级的确定程序；

3、档案查询权限的确定与管理；

4、设计文件电子档案的利用问题；

5、档案管理级别的提升需要做的工作。

二、对方的组织形式 根据工作需要，XX公司成立了文印中心和文控部。

文印中心职能和我单位差不多，主要职能除了完成常规的文印工作外，还为项目组提供图纸扫描服务，装备水平应该说是一流的。五十万甚至上百万元的设备好多台。

文控部人员由原图档部门的档案管理人员与项目部的项目文控秘书人员组成，文控部对文控秘书、档案人员实施统一领导、统一管理。文控部的成立为实现文档一体化的目标提供了组织和人员上的保证，为目标的实现搭建了一个强有力的平台。从而使档案管理工作前移，将档案管理的方法、理念融入到项目的文件过程控制中去，档案人员对文控人员进行文件 1

图纸验收、收集、分类、组卷、编号、整理等专业化的系统培训，达到项目结束后文控人员直接归档入库上架，从而实现了项目文件控制与档案管理的一体化。

三、对方的档案管理情况

1、文书档案和我们基本差不多，只是只保存纸质文件。原因是文书档案不对外，进馆查阅的人很有限。

2、工程文件：说明书、计算书、底图等保存纸质文件和电子扫描文档，篮图不保存。

3、工程档案的扫描问题：

工程档案的扫描工作根据项目进展情况而定，一般是每隔两年左右进行一次，工作形式是外包，由外面的服务机构派人员携带设备上门服务。这样安排，还有一个重要原因是考虑了项目完成后还有变更的问题。

4、工程档案的收集问题：

工程档案的收集工作由项目文控秘书负责，项目结束后根据档案要求整理完善后，交档案人员编目上架。这样安排的原因是：档案人员不可能完全了解项目具体包含哪些内容，只有项目文控秘书才有可能做的更完善。

5、档案的收集范围及密级确定

档案的收集范围是按集团公司的统一规定进行的，总的来说和我单位差别不大，包括：文字、图纸、声像、图片、合同文件、行政收发文等。

档案密级的确定由公司总工办的一名领导负责，密级确定后通知档案管理人员照章管理。涉密的档案不上管理系统，也就是说在局域网上不能

查阅。

6、查询权限及电子档案的再利用问题

除密级档案外，其它档案对全公司人员开放、只要登录查询系统均可查阅，但不能打印和下载。需要下载或打印时，需通过审批后，由计算中心授权。

档案库房只保管扫描的电子文档，设计的CAD图没有签名不算档案，由专业室和项目组保管。

7、档案管理级别

XX公司的档案在计划经济时期就已经升为国家级了，目前没这方面的问题。但他们的看法是：一是装备，二是管理，这些上去了，升级是水到渠成的事。

四、对我单位档案管理工作的建议

1、学习XX公司的模式，档案的收集从项目开始。建议项目组成立后指定文控秘书负责项目的文件处理和档案收集工作，项目完成后及时将文档移交档案科直接归档入库上架，实行项目文件控制与档案管理的一体化管理。

2、加快扫描步伐形成电子档案库，为设计、科研人员直接通过局域网进行查阅创造条件。根据库存档案实际情况，由档案科拟订扫描方案，由文印中心安排人力加大扫描力度尽快完成。

3、日常的档案扫描工作与文印工作结合起来，不论是图纸还是文字材料，在出文印中心之前直接形成电子文档，整理完毕后直接通过内部网络

移交档案科，提高工作效率，简化交接手续。

4、加强档案人员及项目文控人员的专业化培训工作，提高档案管理水平，为我单位档案管理级别的晋升创造条件。

档案电子化管理考察小组

档案电子化管理 篇3

关键词：电子化建设 血站档案 管理路径

一、血站电子化档案信息建设中标准化档案管理的应用

血站档案是统计献血情况、制定献血计划的可靠依据。通过对档案资料的统计分析，及时了解采血量及献血者分布等客观情况，及时准确的为采供血工作决策者制定下一步的采供血工作计划，加强采供血工作的科学管理提供重要依据，为临床输血、筛查、医学统计等血液研究奠定坚实的基础。血站档案管理有利于无偿献血制度的推广，自1998年《中华人民共和国献血法》实施以来，各地为鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血，均制定了有关献血者免费用血的政策。青海省制定的免费用血政策为：自献血当日起，献血者本人五年内可享受献血量的三倍量免费用血，五年至终生为等量用血；献血者直系亲属凭借有效关系等证明五年内可享受等量免费用血。献血档案是对献血者献血日期、献血量及参加献血单位的直接资料，是实施上述政策基本依据，是保证无偿献血工作顺利开展的坚实基础。规范化档案管理是衡量采供血管理工作水平的重要标准之一。血站电子化档案信息建设可以有效为管理者提供预测、决策、分析等重要的原始依据，为临床输血、筛查、医学统计等提供有价值的资料，尤其对公共卫生等领域有非常重要的意义。档案的收集是否齐全完整，管理是否有章可循，归档是否科学有序已成为衡量采供血规范化管理的重要标准之一。血站档案管理是解决输血纠纷，确定医疗事故责任的法律依据。1998年《中华人民共和国献血法》颁布实施，标志着我国无偿献血事业走上法制化轨道，随着法律诉讼中举证倒置的实施，以及输血医疗纠纷案件的增多，采供血业务档案必将成为分辨各方责任的重要依据。采供血的记录，是在采供血操作过程中产生的真实原始记载，既可反映献血者个人情况及其所献血液的全部信息，又可提供每袋血液的经检测证实为安全及保存、制备过程符合相关质量要求的证明，从采集到临床使用过程的记录，所以在涉及采供血活动的医疗纠纷中，采供血业务工作记录就是证实自己严格依法执业，为采供血业务工作提供无过错的证据。另外，当紧急用血时，通过查询血站业务档案可迅速找到血源信息，保证在最短时间内向临床用血单位提供优质服务，从而赢得宝贵的抢救时间。还可通过查阅献血者的原始资料，对其进行献血后的跟踪服务和后续回访护理，保证献血者一旦出现偶发的延迟献血反应时血站工作人员能迅速获取献血者的详细资料，并给予及时、正确以及全面的护理服务，从而保证献血者的安全。同时，当血液库存量偏低或偏型时，可根据献血者留下的信息实施有效的招募工作。

二、血站电子化档案信息建设现状调查

本文作者根据青海省血液中心档案管理的特点，自制了涵盖档案基础建设、档案管理人员素质、专题培训、档案相关管理制度及目前对档案的开发利用等方面内容的调查表，通过在对基层血站进行督导检查时的实地走访调查及和血站负责人的沟通了解，收集了青海省血液中心和青海省八个基层血站（海东血站、海西血站、海北血站、海南血站、黄南血站、格尔木血站、果洛血站及玉树血站）档案管理的现状。

（一）基础建设

目前，青海省血液中心及下属八个基层血站均设有专设的档案室，一般都在一个科室设立；省血液中心为综合档案室，档案包括业务档案、行政档案、财务档案及基建档案等，下属血站以业务档案室为主，业务、行政、财务等档案均未建立或相关科室负责保管；省血液中心为档案室配备了计算机、档案装订仪器等设备。

（二）档案管理人员及专题培训

省血液中心及八个血站的档案管理员均由血站工作人员兼职，截止目前，还没有引进档案专业人员负责档案的管理工作；44%的档案管理人员参加过档案管理的相应培训，基层血站人员主要参加本州县档案局专题培训，由于条件限制，一般只参加过一次，甚至部分血站档案管理人员未能参加专业培训，省血液中心通过“外送培养”的方式，目前有高级、中级及初级档案馆员各一名，并且，省血液中心每年会组织全体职工进行1—2次档案管理的专题培训。

（三）制度建设

经调查，青海省包括血液中心在内的九个血站78%建立了档案管理相应制度，如档案交接制度、档案查阅制度、档案借阅制度、档案复制制度及档案保密制度等，其中省血液中心将档案管理作为专题写入中心质量体系文件，中心所有档案事宜均需遵照质量体系文件进行管理。包括省血液中心在内的九个血站，33%的档案管理人员熟知档案管理制度，在交接制度执行的过程中，严格遵照“为中心质量负责”的原则，进行严格审核，对于达不到档案管理要求的档案退回相关科室，进行进一步整改，高标准、严要求对待中心档案管理工作，67%的血站档案管理人员统一在档案室对档案进行集中保管，并未进行严格的审核。

（四）档案的电子化进程及开发利用

目前，包括省血液中心在内的九个血站，78%的血站只保存纸质档案，22%的在保存纸质档案的基础上，进行了电子版档案的保存，但由于电子信息技术未能达到先进水平，电子档案的保存仅为部分科室，并不能做到所有档案均进行电子版备份。

三、血站电子化档案信息建设滞后性原因分析

由于全国血站建立时间较医院晚，加之青海省血站成立时间较全国更晚，因此，青海省血站还处于摸索发展阶段，各项业务正在逐步开展，档案的管理起步相对更晚，因此发展突出了起点低、发展缓慢的特点。由于编制的限制，各血站普遍存在人员紧张的现象，因此各血站都缺乏档案专业技术人才，目前档案管理人员均由血站工作人员兼职，工作人员重视专业操作，忽视记录的及时完整，对记录具有的法律效力缺乏认识，对自己在采供血业务工作中应该承担的责任和未履行职责所面临的处罚认识不清，缺乏规范记录和自我保护意识，同时，由血站组织的档案专题培训较少，档案管理人员并没有更多的机会加强档案专业知识的提升和能力的建设，因此也阻碍了档案规范化管理的进程。归档管理制度及体系不健全。多数血站的记录档案由业务或者行政人员兼管，由于缺乏档案管理的专业知识，所以在归档时很难准确的整理立卷，影响记录的完整性、准确性。血站业务工作的特殊性决定了血站工作记录的独特性，由于国家行政尚无统一的规范标准，使血站对记录的范围、书写、质控、收集整理、归档等工作很难做到电子化建设的规范化和标准化。青海省由于其地域因素及经济发展因素影响，普遍发展落后于全国其他地区。计算机电子化发展水平很大程度上受整体发展水平影响，并不先进，这一定程度上造成血站电子化档案信息建设的滞后性。endprint

四、加强血站电子化档案信息建设的对策与建议

一是加强档案的统一集中管理。档案的集中统一管理是维护档案的完整、准确、系统和安全的有力保障，是充分发挥档案整体效益的根本保证，是扩大档案利用幅面，实现档案信息有效利用和资源共享的有效途径。

二是强化档案管理人员的综合素质。在工作实践中加强对兼职档案员的培训，定期进行业务指导和监督，组织学习档案管理工作的基本知识和要求，掌握业务档案的收集、整理、归档的集体操作程序和步骤，使档案人员的业务素质得到提高。加强档案宣传工作的力度。档案管理工作者应通过典型事例宣传等形式，大力宣传原始档案在法律上的证据意义和档案管理工作的必要性，提高血站工作人员对档案价值的充分认识，自觉参与档案管理工作，从而促进血站整体档案管理意识的形成和提高。

三是加强质量意识教育，规范书写要求。加强质量意识教育，把献血资料书写的规范化要求作为血站的大事来抓，让职工明确献血资料不仅是献血信息查询，血液质量追溯和数据统计的依据，而且可能面临的输血纠纷中担负着举证倒置的责任，从而提到自我保护意识的高度来认识。

四是建立健全档案管理制度。档案管理制度是开展档案工作的行为准则和依据。档案部门应建立健全符合本部门实际并与之相适应的管理制度，对档案的归档流程、时限和各部门的职责，应予以明确，从而确保从档案立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都做到有章可循、有案可查，实现档案管理的规范化。

五是建立档案工作管理网络。建立有效的血站档案管理网络，成立档案管理领导小组，制定一系列管理制度和措施；强调业务档案管理在采供血工作中的重要性，对各部门、各科室提出明确的要求，形成人人重视，齐抓共管，保证了业务档案的完整归档，安全管理，有效地提供利用。两套资料同步收集，加快软件电子进程。实现档案管理的现代化，充分发挥计算机在管理中的作用，并开发与引进先进的计算机管理软件。同时对献血资料实行“两套制度”管理，即软件资料备份与纸质资料立卷归档同步进行，严格按卫生部《血站基本标准》及科技档案的管理要求执行，既方便查阅，又便于长期保存备查。

六是增强服务意识，做好档案的开发利用工作，提高档案工作效益。档案管理工作的最终目的在于档案信息资源的开发利用。只有将档案信息提供给各方面利用时，才能使各部门在实践中充分认识到档案对其工作所起到的作用，从而更进一步地了解档案真正的价值所在，增强利用者的档案意识，这就要求：首先要增强服务意识，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变。其次要制定服务措施，提高服务功能，为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的信息服务。

五、结语

血站电子化档案管理的先进程度反映出血站综合管理水平的高低，同时也影响着档案的开发利用、科研研究的水平，因此，血站档案的规范化管理对血站的长足发展有着深远的影响，加快青海省血站档案规范化管理迫在眉睫。采供血档案的规范化管理，对于采供血工作机构在涉血医疗纠纷中有着重要的证据意义，在提高采供血工作质量和社会效益、促进采供血工作的可持续发展中起着不可估量的作用。加强采供血档案的规范化管理不仅是时代发展的需要，更是档案管理人员的职责所在。

参考文献：

[1]丰玲莉. 档案管理在采供血工作中的应用[J].实用医技杂志 2007.9

[2]刘晓.浅谈血站业务档案管理的重要性及措施[J].实用医技杂志2007.3

[3]国家档案局.中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则[P]. 2000

医院人事档案电子化管理浅析 篇4

关键词：医院人事档案,电子档案,人事信息

医院人事档案是医院各类专业技术人员和管理人员成长履历的依据和凭证,是对职工个人履历、社会关系以及思想品德、工资待遇、奖罚等最客观的记录,是医院对人才进行选拔、竞聘等优化配置工作的基本依据。电子计算机技术不断应用,让我们进入了大数据、信息化时代。这也让各行各业面临着诸多机遇,也迎来了大挑战。只有大力发展人事档案电子化建设,才能适应信息化时代的发展要求。

1 医院人事档案电子化的必要性所在

计算机的广泛应用,把我们带入大数据时代。传统纸质人事档案管理方式由于存放无规律、查找过于繁琐,而且提供的资料不全面,与信息资源共享的时代格格不入。再加上纸质人事档案内容上的信息不对称、形式上易作假性造成了一些问题,同时,纸质人事档案传递过程中的人为性,可能导致因磨损而毁坏乃至个人信息失真的现象,所以电子化有必要。要想使档案材料收集、归档、查借、保管、保密、鉴别、检查、核对等变得更加便捷、快速,与应体制改革、人员流动相适应,实现档案电子化势在必行。

1.1 电子人事档案易管理的同时方便查阅

纸质人事档案对存放条件要求高,必须配备专门的档案管理室,档案大量堆放,加上年代久远,管理人员的变动,导致查找目录不全、不准,甚至有人事档案材料丢失的现象,给档案的调取查阅增加了难度。而电子档案因为在电脑上有明晰的查询目录,查阅人只要根据索引就可以方便快捷地获得所需信息,大大节省了办事时间,提高了工作效率。

1.2 采集、归档和信息内容的全面性、更新化不受时空限制

因为电子档案的数据能随时更新,个人存档信息能随时实现补充和修改,让人事档案信息时效性和新鲜度更强;再加上计算机电子设备存储容量很大,不必受纸张制约,使可录入的信息比纸质档案内容更加全面和细化。

1.3 电子人事档案易于保存,与纸质并存能防涂改

电子人事档案属于电子信息数据,易于保管和存放,不会随时间流失而发生损毁。然而,虽然人事档案的电子化是不可避免的,但不能完全消灭纸质档案。一是,人事档案是社会公共管理中不可缺少的一种信息载体。二是,有些盖章文件是需要留存原件的。所以,随着电子档案的普及,纸质档案和电子档案并存,分开存放,还能从根本上预防伪造、涂改档案的现象;如果纸质案卷不小心被损毁或遗失,电子案卷则能为补充提供了凭证,减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏,保证了人事档案的安全性和可靠性,实现了长期安全存放的目的。

2 信息化下人事档案管理方式新举措

2.1 加大无纸化阅档建设

人事档案电子化管理,而查阅却仍沿用线下纸质手工查阅方式,使人事档案归档和整理变得繁重,这与当前医院档案管理人员不足、管理水平落后形成矛盾。所以,要尽可能利用现代计算机技术和设备,使人事档案全部实现信息化的同时,让查阅、借阅等日常工作也实行微机化操作,才能解决这一矛盾,提高管理效率。

2.2 加大人事档案与时俱进的更新

以往的人事档案十分简单,信息几乎是处于静止状态,无法与职工的工作业绩、后续教育、学历变化等信息同步更新,造成了档案信息失实。电子化管理,信息更新变得更容易,为了适应人才柔性流动的需求,便于档案查阅流转,今后应对这些动态信息及时录入,不断丰富人事档案的信息。对于可以公开的部分由档案主管部门制作并负责维护更改,以IC卡的电子档案形式由个人持有,用人单位可以阅读但没有更改权,保证了档案的真实性和客观性,同时减轻了档案管理的工作量。

2.3 构建统一共享的人事信息管理系统

要推动人事档案的电子化,要充分认识到人事信息管理系统中主要数据来源于人事档案的事实,构建人事档案、人事信息同步化管理模式,开发全国统一或较大领域统一的人事信息管理大数据系统,将不属于个人隐私内容在网上共享,减少人事管理与档案管理的重复劳动,既保证了信息采集的及时、准确和完整,还可以提高对人事信息资源的利用率。对于重要的档案材料,建议实行电子文件和纸质文件的归档双套制,管理系统服务器必须与互联网等公共信息网实行物理隔离,经常保持数据库备份,确保档案信息安全。

3 结束语

总之,人事档案管理是医院管理的的重要组成部分,只要坚持科学的、先进的现代管理方法和手段,借助现代科学技术进行计算机管理,与数字化时代同步,使电子信息档案全面建立,才能极大地提升了人事档案工作,减轻档案管理强度,给档案归档、查询、利用等档案业务带来了极大的便捷,使人事档案管理更加科学、合理、有序,为职工和医院建设提供优质服务,促进社会和谐发展。

参考文献

[1]王雨霞.浅析人事档案的现代信息化管理方法[J].华章,2011(9).

[2]潘霞.谈人事档案电子化分析[J].中小企业管理与科技,2009(2).

[3]焦英.关于人事档案信息化网络化管理的思考[J].机电兵船档案,2012(05).

浅谈法院诉讼档案电子化管理探析 篇5

加拿大著名档案学家特里·库克提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”。作为一种专业性极强的专门档案，法院诉讼档案在“后保管时代”的大背景下，其管理模式的选择既要适应社会对档案管理的需求，又要兼顾自身的专业性特点，在由实体管理向知识管理过渡过程中，诉讼档案的电子化管理无疑是“重头戏”。本文试图对后保管时代法院诉讼档案电子化管理作粗浅探析。

一、法院诉讼档案电子化管理现状

在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》（以下简称《法综系统》）等为代表的信息管理系统，“法综系统”通常集OA，审判管理，综合管理为一体，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是基层法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。

二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策

（一）电子诉讼档案管理标准问题

诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于各地法院的信息管理系统各不相同，在设计档案管理项目软件时，也没有遵循统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等，都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。制定一套专门的电子诉讼档案管理标准迫在眉睫。建议由最高法院牵头，在广泛调研的基础上，制定出一套符合法院电子诉讼档案的管理标准。

（二）电子诉讼档案的长期保存问题

计算机技术日新月异，软硬件升级换代加快，如何确保读取以前形成的电子文件，是解决电子诉讼档案长期保存问题的关键。由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性，绝大部分诉讼档案如当事人提交的各种证据材料，公安、检察机关形成的侦查、鉴定材料等，是以纸质、照片等形态存在，因此必须通过数字化扫描转化为以图像形式存在的电子诉讼档案。确保扫描图像的长期可读性是一个必须解决的重要问题。国家档案局2001年6月5日发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》第十四条，推荐JPEG和TIFF作为档案数据文件的通用文件格式。但是，JPEG的压缩功能为有损压缩，每打开、编辑和再保存一次，图像就被重复压缩一次，数据也会被重复损害一次，最终将导致数据被损坏而无法运行使用。TIFF的压缩功能为无损伤压缩，但它的图像格式占用存储空间大，极易导致设备和资金投入的恶性上升，使数据在系统中的的传递速度越来越慢，给档案数据保存和利用带来挑战。近年来，档案学者和档案工作者纷纷对档案数字化图像格式的选择作了分析探讨，如阎朝科认为，MDI是一种优于JPEG和TIFF格式的一种图像格式，它是Office 2003工具软件中扫描管理软件“Microsoft Office Document Image”所产生的数据格式，它“将JPEG体积小和TIFF高质量保真、图片页面不能被人破坏和更改的优点集于一身”①。并认为可以将MDI的应用程序打造为档案界的专用和通用浏览器。笔者认为，诉讼档案电子化格式选择上，至少应满足以下几方面：被多种操作系统和应用软件支持；支持多种存储技术，或与存储技术无关；当用户不能使用指定产品软件时，可使用已有的插件读取；使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现，不必考虑软硬件平台；支持无损压缩；维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不因软硬件平台和阅读器变化而变化。

（三）网络安全问题

随着网络化的发展，诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。为确保电子诉讼档案的安全管理，法院档案人员及其它工作人员在使用档案管理系统软件时，应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件，尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时，应在单位内部进行维修，现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机。

三、诉讼档案电子化管理的发展趋势

有关档案电子化管理的几点思考 篇6

关键词：档案；电子化管理；现状；对策

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02

计算机网络的发展对人们的工作、生活产生了极大的影响，科技的进步不仅提高了人们的生活质量，还对人们的日常工作模式产生了深刻的影响。电子化技术在各行各业得到广泛使用，档案的电子化管理无论是在档案的管理质量上还是管理模式上，都是以往档案管理模式所无法比拟的，档案电子化管理具有极大的优势。

一、档案电子化管理概述

（一）档案电子化管理概念。档案的电子化管理是指档案管理人员利用计算机硬件、档案管理软件系统和网络技术的手段，对档案资源实行计算机现代化管理的过程。档案电子化管理包括档案的收集、整理、卷内目录录入、文件上传和查阅、利用，是档案管理与现代科学技术结合的产物。档案的电子化管理实现了多种学科知识、多部门协作和多专业配合的系统化管理体系，是当今各行各业进行档案管理的趋势。现代电子化档案的发展改变了传统档案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意义。

（二）档案电子化管理的优势。传统的档案管理需要借用大量的纸质媒介，在档案的记录、使用以及交流过程之中都具有极大的不便，档案的电子化管理有效的解决了这些管理上的难题。首先，档案的电子化有利于保护档案的原件。档案具有重要的参考价值，过多的使用和借阅档案原件会造成档案原件的损害，甚至会丢失重要的资料。档案的电子化文件方便了人们的查阅，极大程度上保护了原件。其次，档案的电子化提高了档案管理部门的工作效率。人们只要输入要查找的关键字，计算机档案管理系统就能迅速调阅电子档案或定位该纸质档案存放位置，缩短了查找的时间，极大的提高了工作效率。再次，节省人力，减少经费的支出。原来的档案管理部门由于档案材料极多，需要大量的档案管理人员，管理部门不仅要投入大量的经费，还造成了管理部门的臃肿。此外，档案管理的电子化还对资源实现共享使档案成了“活”的记录，档案是用来做分析的，并非用来一味保留的，利用档案做数据分析，数据挖掘，这样我们的档案才有价值，我们的信息化也才更有动力！

二、我国档案电子化管理的现状

随着改革开放的日渐深入，全球化的信息浪潮和先进的技术早就席卷了我国的大江南北，我国的档案管理信息化、数字化在各行各业档案管理中已经普遍推广使用。但是，目前我国的档案电子管理还存在一定技术上和管理上的问题，需要我们进行正确的认识。

（一）对档案电子化管理的认识水平比较低。档案管理的电子化和信息化是在新时期新形势下对档案管理手段的创新，档案的电子化管理急需得到广大档案管理部门的正确认识和有效利用。但是长期以来人们对档案管理的电子化认识具有一定的狭隘性，一些人仅把档案管理的电子化和分类保存联系在一起，认为把卷内目录用计算机打印出来就是档案管理计算机化了；一些人认为电子化的管理不可靠，电脑若出现问题整个电子文档便不复存在了；有些人认为，花十几万甚至二三十万上套档案管理系统不值得；

（二）档案保密方面的问题。档案是单位的宝贵财富，档案的保密性与真实性是档案管理人员最为注重的。档案管理的电子化实现了管理的便捷，在很大程度上实现了资源的共享，但是也加大了档案管理的风险。计算机档案信息管理系统是以数据和查询为特征的数据库应用系统，数据库的安全，计算机系统正的常运行，都需要有相当计算机知识的人员来维护，档案管理人员目前还没有达到较高的计算机水平，档案管理的电子化对他们的工作带来了极大的挑战和不便。

（三）档案电子化管理技术上的问题。档案的电子化管理对计算机设备具有极强的依赖性，硬件方面，单机版的需要较高的计算机配置，网络版的需要服务器、交换机、网线等的支撑；软件方面，需要一支非常专业的计算机软件开发队伍，经过对档案工作深刻细致的调研，开发出档案管理软件系统，按照档案管理的要求科学地、标准地、规范地、简洁地完成电子档案的录入、生成、上传、查阅、销毁、各种报表统计等。此外，档案的电子化管理国家尚没有形成统一的规则，档案电子化管理的质量还有待提高。

（四）电子档案的法律效力问题。我们知道原始纸质的档案材料经相关部门的盖章，具有极强的法律效力。在查阅档案或者传达命令时都需要加盖印章的原始档案材料，电子版的档案在现阶段不具有很强的法律效力。电子版的档案目前只限于信息的通报和会议的通知，对于比较正式的人事任命和处理决定，相关部门还需要出示加盖印章的档案材料。电子档案还不能得到相关部门的认可，同样它也不具有很强的法律效力。

三、对档案电子化管理的几点思考

时代在进步，科技在发展，各行各业已经阻挡不住信息化技术前进的脚步。同时在这场信息技术革命中，各个行业都不能置身其外。档案的管理工作是一件技术性和保密性极强的工作，广大的档案管理部门以及档案管理人员要在现有管理技术的水平上加强对档案管理电子化的认识，在现有基礎上完善档案的电子化管理。

（一）档案电子化管理技术的提高。广大的档案管理部门以及相关的使用部门之所以不信赖档案的电子化管理，主要原因还是档案电子化技术的不成熟。技术的革新是档案信息化的灵魂，档案电子化缺乏了技术上的支撑势必只是一句空话。首先，配备性能良好、质量可靠的计算机设备。这是档案管理部门进行电子化管理的保障。其次，设计出适合档案管理部门的档案信息管理软件，使档案管理实现真正的规范化、标准化、信息化、自动化、系统化。此外，档案管理部门还要提高档案管理人员的计算机水平，保证计算机软件和硬件的正常运行。

（二）维护电子档案的安全。档案极具重要的参考价值和历史价值，档案电子化管理的安全问题也是档案电子化管理最要注重的问题。首先，档案管理部门要保存一套完整的、真实的纸质档案原件，在电子档案丢失和损毁的情况下，可以进行电子档案的修复。其次，管理部门的信息共享机制要有严格的规划和限制，档案管理部门不能将机密的档案发布到互联网上，建立自己部门的信息网络和信息安全管理制度。此外，档案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到对档案的方便使用，又做到对档案的严格保密。最重要的是做好数据库备份，常杀病毒，保证数据安全的。

（三）提高档案管理人员的素质。档案管理人员要摒弃以往传统手工管理的死板模式，传统管理下的档案里里外外都是老古董。档案的利用只限在一定范围内和少数人之中，对外提供服务的工作几乎没有开展，使许多有利用价值的档案成为死档案，严重制约了档案工作的自身发展。在使用新的管理手段时，要加强自身的业务素质。首先，管理部门人员要认识到电子档案管理的优越性，放下对档案管理电子化的戒备心理，在这场电子革命中充分实现管理手段的更新。其次，管理人员要定期进行学习，掌握先进的管理手段，在运用电子化技术进行档案管理的同时，做好电子档案的保密工作。此外，档案管理人员还要严防档案管理部门以外人员对档案的使用，加强本部门的保密制度建设，严格遵守本部门的使用细则和信息共享细则。在做好本职工作的同时，增强自身素质。

（四）转变观念，加强电子档案的法律效力。档案管理的电子化进程还是一个比较漫长的过程。在档案的电子化管理中，不仅档案管理部门的人员需要转变观念，加强对电子化技术的认识，相关部门也要改变传统的观念，改变对电子档案的认识。立法工作者还要结合国外的案例，对我国电子档案的法律效力做出正确的定位。世界范围内的信息技术革命是不可避免的，相关法律部门要配合档案管理人员做好档案的电子化管理，增强档案管理人员进行档案管理电子化改革的信心。相关的使用部门也要在认定中转变观念，承认电子档案的效力。

结语：

档案管理的电子化是档案管理部门迎合时代发展潮流的重要产物，档案的电子化管理趋势不可避免。档案的电子化管理在档案的使用、保存以及传送上都具有极大的便利，是对原有档案管理模式的更新。由于受以往档案管理模式的影响，现阶段我国范围内的档案电子化管理还存在一定的问题。档案电子化管理是一个复杂而漫长的过程，相关的管理部门要在现有管理技术的基础上加强学习，转变原有的观念和态度，增强对档案管理电子化的认识，真正实现档案管理的信息化、技术化、便利化。

参考文献：

[1]史桂芬.档案事业的电子革命[J].上海工程技术大学教育研究,2009,01

[2]高贵弟.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].蚌埠黨校学报,2010,04

[3]庞朝叙.科教卫生事业单位个人档案电子化管理初探[J].泰山卫生,2011,04

医院档案电子化管理的思考 篇7

一、医院档案电子化管理带来的影响

根据医院档案电子化管理的整体情况来看,其带来的影响主要有如下几个方面:首先,使档案原件得到更有效的保护。 通过计算机的扫描、编辑等功能的充分应用,可以使纸质的各种档案、图片等得到数字化处理,从而以电子文件的形式被储存、保管和利用,对于更有效的保护档案原件有着重要影响,最终避免档案原件使用过程的损坏给档案资料的多次利用带来影响,是降低档案丢失风险的重要途径。 其次,大大提高档案管理工作效率,减少人力、财力和物力等的投入。 由于计算机有着强大的信息处理功能, 不仅可以对各种文件资料进行及时收集、归类、整理和储存等,还能减少二次文献的加工时间,以便相关人员在机读形式下对各种档案资料进行查询、利用和加工,对于提高档案资料的利用价值有着重要影响。 三是,优化配置各种档案资源,实现档案资料的共享。 通过电子化管理医院档案,各部门人员可以对不同的档案资料进行查阅,从而扩大档案资料的查阅范围,大大提高档案资料的利用效率,是充分展示医院档案使用价值的重要保障。

二、医院档案电子化管理存在的问题

对当前医院档案电子化管理的实际情况进行分析发现,其存在的问题主要有如下几个方面。

1.基础设施建设方面的问题 。 虽医院已经开始实施档案电子化管理模式,但大部分都处于初级使用阶段,因此,基础设施建设还不够完善,部分高性能的软件和硬件没有得到及时配置,从而影响医院办公系统的自动化发展,给医院档案电子化管理带来极大阻碍。 与此同时,相关配套设施的不断健全,导致医院档案电子化管理的某些工作无法正常进行,从而影响医院档案管理体系的完善,给医院档案电子化管理造成极大制约。

2.电子化管理的相关标准 、规范体系还不够完善。 医院实施档案电子化管理,必须高度重视相关标准和制度,不断完善规范体系,提高医院档案电子化管理效用。 根据当前医院档案电子化管理的情况可知, 部分标准和规范要求根本无法满足档案信息化、 数字化发展的实际需求,如档案分类编码标准不具备较强的统一性、规范要求不够完善等,导致医院档案电子化管理的某些环节出现空缺情况,给医院档案电子化建设带来极大影响。

3.档案管理人员的现代业务水平整体不够高 。 在网络信息技术不断推广的过程中,医院档案管理人员必须注重先进知识的学习、先进技术的应用,才能更好的推动医院档案电子化建设。 但是,较多医院都存在档案管理人员的现代业务水平整体不够高的情况,部分档案管理人员的计算机操作技能教差,根本无法满足医院档案电子化管理的各种需求,从而降低医院档案电子化管理的整体效用。

三、医院档案电子化管理的思考

由于传统的档案管理方式存在储存难、占用空间大、管理难度大、查询困难、易损坏和管理成本较高等多个方面的缺点,给医院长远发展带来较大影响。 根据我国当前医疗事业的发展情况来看,医院档案电子化管理的思考需要从如下几个方面着手。

1.树立现代化观念,注重管理理念的不断创新 。 随着信息技术的不断推广和应用,医院档案电子化管理是社会不断发展、医院长远发展的必然趋势,很好地满足了医院可持续发展和管理水平不断提升的各种需求。 当今,医院档案信息化建设已经成为医院管理工作的重要组成部分之一,必须树立现代化观念,注重管理理念的不断创新,才能更好地优化医院档案管理的流程,并合理调整医院档案管理组成结构,最终推动医院档案电子化管理不断创新。 在实践过程中,医院档案电子化管理可以将医学信息资源分为医疗信息、医学管理信息、医学公用信息三个部分,以根据医院运行的实际情况,对各种工作产生的、具有参考价值的资料、光盘等进行及时收集、整理、处理等,从而保证医院档案资料的准确性、完整性、可靠性和实用性。

2.加大投入力度,注重技术水平提升。 在医院管理工作不断加强的过程中,注重基础设施的有效完善,不断加大投入力度,注重技术水平提升, 才能更好地满足医院档案电子化管理的各种需求,从而提高医院各部门的协调性、沟通有效性。 首先,需要在硬件上加大投入,选用质量较高、性能较好的硬件设备,采用合适的配套设备,并加强硬件环境,注重电磁干扰、辐射等的处理,才能真正提高医院档案电子化管理的工作效率,从而减少电子档案的损害情况。 其次,在软件上加大投入,采用现阶段最合适的办公软件,并注重通用性较强的档案信息管理软件的开发,才能真正实现医院档案管理的自动化、办公系统的自动化,最终提高医院的整体管理水平。 最后,注重网络运行环境的维护,采用有效网络安全防护措施,为医院档案电子化管理提供优越的运行环境,从而保障软件和硬件运行过程的安全性。

3.注重管理机制的不断完善 ,有效落实医院档案电子化管理相关工作。 在医院档案电子化管理过程中,电子文件的归档一项任务比较繁重、难度比较大、要求比较高的工作,必须严格按照国家相关标准执行,以在结合医院实际运行情况的基础上,确保各种档案的正确归类,以便各部门及时的查阅相关档案资料。 一般情况下, 在进行电子文件的整理时, 需要注意如下几个方面:首先, 确保电子文档在形成科室统一格式后进行相关编辑工作,以在传输给档案室后与对应的部门相匹配,从而确保电子档案的准确性和真实性。 其次,在进行电子文件的移交时,需要进行可读性、可靠性和密级鉴定。 最后,电子文件是各种档案的最终版本, 不可以进行任务修改。

由此可见,注重相关管理机制的不断完善,将档案电子化管理的责任落实人头上,并制定合适的考核机制和奖惩制度,才能避免电子文件丢失情况出现,从而保障医院电子档案的网络安全性。 目前,医院档案电子化管理应采取的管理制度有电子档案应用系统安全操作制度、档案信息安全管理制度、电子档案备份系统的有效构建等。 与此同时,注重医院档案管理队伍的有效建设, 不断提高档案管理人员的综合技能、 业务水平和自我提升意识, 才能真正提高医院档案电子化管理水平,最终促进医院整体效益不断增长。

综上所述,经济全球化发展趋势下,医院的可持续发展必须高度重视档案电子化管理, 才能不断提高医院的整体管理水平、 竞争力,从而促进医院整体效益不断提升。 因此,在实践过程中, 树立现代管理理念,转变管理模式,注重档案管理队伍的建设,并充分利用各种现代信息技术和设备,才能真正实现医院档案电子化管理,最终推动我国医疗事业长远发展。

摘要：本文就医院档案电子化管理带来的影响进行阐述,对医院档案电子化管理存在的问题进行全面分析,提出医院档案电子化管理的思考,以促进医院档案电子化管理水平不断提升。

档案电子化管理 篇8

近日, 吉林省延边州委组织部对州管干部档案进行审核整理、电子扫描和信息录入, 实现了州管干部档案网上电子查询, 有效防止了干部档案管理过程中的材料遗失、涂改、造假等现象发生。

延边利用新建州行政中心的有利时机, 新建了干部档案室, 并对州管干部档案重新进行审核整理, 查遗补失, 规范村料, 分类整理。整理后的档案目录清楚, 目录内容与材料名称相符, 材料类号和页码填写准确, 档案材料齐全、规范, 材料分类准确、排列有序。在此基础上, 州委组织部对州管干部档案进行了扫描, 完成了所有干部档案目录和内容的信息导入。

该州规定, 查阅干部档案不得接触档案原件, 只能凭单位介绍信在档案查阅室查询, 在电子查询平台输入查阅单位、查阅人、查阅事由后, 方可在档案管理员授权下进行有效限定查询;部内查阅干部档案, 只能通过内网提出申请, 获得授权后方可进行有效限定网上查询;实行干部档案电子化管理后新进的散件材料, 必须先进行审核、扫描、录入, 然后再归档;州管干部档案电子信息实行专人专管, 信息存储实行系统内和系统外双备份, 进行有效保存和安全管理。

档案管理电子化路径的探析 篇9

1 档案管理电子化的现状及问题

1.1 没有统一的档案管理系统

由于目前我国的档案信息管理系统和网络建设形式没有统一的标准, 没有建立数据交换的机读目录档案系统, 使得其在层次、规范上具有较大的差异性, 从而导致其开发性、服务性和共享性较差, 不能真正意义上的实现档案信息的资源共享。

1.2 缺乏通用性, 不能对其进行统一的信息管理

众所周知, 我国档案管理电子化兴起的时间还比较短, 因此, 还存在着较多的问题, 其中缺乏通用性就是其存在的问题之一。同时, 由于目前各公司和单位所使用的计算机型号、规格不统一, 且档案管理的软件存在较大的差异, 使得各公司之间的资源不能实现共享。而且, 目前也没有一个软件能够使其既能够应用于文件检索, 又能够对所有文档进行统一的档案信息管理。由于这一缺陷, 给档案的信息管理工作中的快速编辑带来了巨大的困挠, 也使得我国档案管理的电子化发展受到了极大的阻碍, 给其发展带来了巨大的挑战。

1.3 缺乏标准、规范的档案管理工作

档案信息管理要想实现标准、规范的电子化, 就要先做好档案管理工作, 并使其标准化、规范化。但是由于传统纸质档案管理不规范、档案质量不高, 尤其是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性较差, 因此, 每个档案管理系统只能根据自身的需求对其进行归纳, 从而使得档案管理工作缺乏统一的标准和规范。

2 相应的解决对策及路径

2.1 建立统一、完善的电子档案管理制度

为了未来能够更好地发展电子档案管理制度, 建立一个统一、完善的电子档案管理制度将是目前的档案管理工作的首要任务。为了建立统一、完善的电子档案管理制度必须要做好以下几个方面:首先, 应该规定一个统一的电子档案制作、收集及归纳的标准, 让每一个需要进行档案管理工作的企业和单位都能够有标准可依, 从而按照标准进行管理和工作;其次, 要对所制作的电子档案进行整理、分类、归纳以及总结, 使其能够方便人们的使用和查询;最后要安排专人对其进行保管, 以防其因工作的调整、计算机的损坏、工作的交移过程等原因而造成的档案的丢失、遗漏、损坏、被篡改等问题, 确保档案资料的完整性。

2.2 建立电子档案的资源共享平台

建立统一、完善的电子档案管理制度的目的, 是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用, 能够更好的进行资源的共享。因此, 建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如, 可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域, 为电子档案的共享提供平台, 并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理, 并按分类的结果编写档案目录, 把相关的档案放在相应的目录之下, 并对不同等级设置不同的访问权限, 在为查询者提供便利、提高工作效率的同时, 还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。

2.3 加强对电子档案管理人员的技术培养

对于当前的电子档案管理工作者主要有两个来源, 一是拥有专业计算机知识、技能的人才所担任的, 另一种是企事业单位现有的电子档案管理人员。对于拥有专业计算机知识、技能的人才, 一般需要单位从外部进行招聘, 并对其进行相应的短期培训, 使其了解本企业单位的实际情况, 并很好的适应工作的需要;对于现有的电子档案管理人员, 要加大培训的投入力度, 让其能够掌握系统、全面的电子档案管理所需的基本知识、计算机知识等技能, 从而解决电子档案管理人员短缺的问题。

2.4 做好硬件设施的维护、更新工作

由于科技的不断进步, 计算机也在不断地更新换代, 因此, 对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步, 才不至于落后被淘汰掉, 因此, 做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。随着电子信息化的不断发展, 档案管理电子化已成为未来办公的必然趋势, 因为它不但能够提高工作效率, 减少人力、物力、财力的浪费, 还能大大的减少文献再次加工的时间的浪费, 提高档案信息的时效性, 因此, 可以说档案的电子化对于我国的档案管理工作意义重大, 必须要加大对其的研究力度, 使其能够最大限度的为我国的档案电子化带来益处。

3 结语

随着社会的迅猛发展和科技的飞速进步, 传统意义上的纸质档案管理已不能很好的适应如今人们日新月异的生活的变化和对档案管理的需求了。因此, 档案管理的电子化应运而生。由于电子档案管理方便、快捷、省时省力等特征, 给档案管理人员带来了极大的便利, 使得其必将成为未来档案管理工作的发展趋势。

参考文献

[1]黄战, 王建岗.营销信息管理电子化系统[J].电信工程技术与标准化, 2000 (2) .

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[3]金燕.档案管理电子化及分级检索系统初探[J].中国现代教育装备, 2010 (17) .

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[5]李宜红.浅析档案管理电子化的问题及对策[J].改革与开放, 2013 (6) .

会计档案电子化管理问题与创新 篇10

关键词：会计档案,电子化,管理,创新

1 绪论

近些年,随着我国教育改革的不断深化,国家对高校的投资力度逐渐加大,促使高校规模在不断扩大,政府在相关方面的监督力度也在不断提升,这为高校带来发展机遇的同时,也对高校的会计档案管理提出了更高的要求。为了更好的应对新时期对高校会计档案管理的需求,要求高校能够加强对会计档案管理的重视度,推动档案的电子化管理进程,不断深化创新发展。

2 会计档案电子化管理存在的问题

2.1 会计档案的完整性不够

虽然目前我国大部分高校都已逐渐意识到电子化对于会计档案管理的重要作用,对于会计档案的电子化管理已经较为普遍,但是由于时间原因,学校对此类问题的重视度不够,会计人员对电子化的概念及计算机方面的内容了解的较少,相关方面的经验更是短缺,从而导致在实际操作的过程中经常会出现失误现象。有很多高校的会计人员并没有建立电子化的意识,只对纸质打印的材料进行保存,而忽略了利用计算机进行信息的存储,从而使会计档案的完整性存在较大的问题。

2.2 会计信息在使用的过程中存在问题

会计电算化作为会计重要的组成部分,在对此类信息进行使用的过程中需要高效建立专业的会计软件,但是由于很多高校并没有建立完善的会计信息系统,而且电算化软件更新替换的速度较快,这就会使高校难以跟上时代发展的步伐,从而导致在进行会计数据存储和管理的过程中出现不兼容的现象,很多数据都无法被调用。

2.3 会计档案电子化管理系统并不十分完善

由于电子化管理在高校会计档案管理中的应用时间较短,相关方面的经验较少,因此,目前所建立的会计档案电子化管理系统并不完善,所涉及的内容也不健全。另外,在电子化管理环境下,会计档案的信息更容易被人为篡改,对相关责任人的惩罚制度也不完善,从而使档案信息的真实性存在一定的问题。

2.4 缺乏必要的计算机维护人员

互联网的出现能在一定程度上改善现有的生产经营方式,但是也伴随着较为严重的网络安全隐患,网络安全问题一直是制约互联网技术进一步发展的重要因素之一。会计档案作为高校经济活动所产生的信息,所包含的内容涉及高校的日常经营活动,甚至是较高的机密文件,将会计档案实施电子化管理将会为会计信息的安全性带来较大的隐患,而且目前大部分高校内并没有建立专业的网络安全维护团队,对于计算机的维护工作还存在很多的问题,从而给高校的信息安全,甚至是校内人员的人身安全带来威胁。

3 会计档案电子化管理的创新发展

3.1 完善硬件设施建设

在传统的会计档案管理模式中,会计人员要想查询历史或当前会计信息,首先需要在财务系统中获取账务凭证号,然后利用凭证号进行相关信息的查询,而且一般获取凭证号的地点与信息查询的地点不在同一处,这就会在很大程度上影响查账的效率。为了简化信息查询的流程,高校有必要建立完善的存档设备,利用计算机等新型的硬件设施进行会计信息的存储并建立专门的信息查询设备。会计人员可以将档案信息直接输入计算机进行存储和保护,当有人想要对相关信息进行查询的时候,只需在电脑中输入要查询信息的基本情况就可以进行快速查询,避免不必要的程序,从而在很大程度上提高会计电子档案的利用率。

3.2 建立完善的存档制度

相较于传统的存档方法,电子化的管理方法更容易对档案信息的真实性造成一定的威胁,而且当信息被篡改的时候也不易被发现,这就要求高校要建立完善的存档制度,保证会计数据的计算是合理的、完整的,而且建档的手续要齐全。会计人员在进行信息的存储时要进行仔细的计算,反复核对信息的真实性,报表及原始报销单据必须有相关领导的签名和盖章,确保会计档案的合法性。最后,会计人员要将记录的信息及时更新在计算机上,以备后续的核对和查询。另外,在对会计档案进行电子化管理的同时,要保留最原始的纸质凭证,其中月账单、现金日记账等信息需要每天进行打印,以供核对,当遇到突发情况而不能正常打印时要将会计信息添加到打印,打印页面要由操作人员进行签字。

3.3 对电子档案进行合理的保存

电子档案与纸质档案相同,也需要进行科学的保存,由于电子档案一般都保存在硬盘和磁盘中,因此要将其保存在干燥、安全、防磁的环境中,不得随意更改位置,定期对档案信息进行查询和核对。当需要对会计档案进行移动时需要提出申请并进行登记,由于电子档案的特殊性,还需要会计人员定期对其进行复制和保存,以防止信息的丢失,另外,一般对电子档案进行保存的时候需要建立备份,以防止信息的意外丢失和遗漏,备份的光盘需要由专人进行管理,外部人员借用时要有本部门领导人的签字和认可并严格按照借用手续执行,不得随意进行会计档案的更改和转移。

4 结论

会计档案的电子化管理制度的实施能在很大程度上简化档案管理的程序,提高档案的利用率,所以应重视会计档案的电子化管理。但是由于目前我国对会计档案的电子化管理应用时间较短,相关方面的管理经验较少,导致在实际管理的过程中存在很多方面的问题,需要不断完善硬件电子设备,建立完善的存档制度并对档案进行合理的保存,不断提升会计人员的专业素质和计算机水平,发挥电子化管理对于会计档案的重要作用。

参考文献

[1]张敏颖.石化销售企业会计档案电子化若干问题的探讨[J].工作交流,2016(4).

[2]王万海,丁卫萍.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].财务管理,2016(7).

档案电子化管理 篇11

关键词：电子档案；分级检索；系统研究

一、档案电子系统的优备化

（一）储存含量的优备化

传统保存信息录入工具比较多元化，在现代信息不够具有特色的时代，人们多用文笔、图文、磁带、相机等多种特色性功能的工具来记录一些我们想要保存下来重要的信息、录音等档案，现如今的电子化管理档案解决了最原始收存信息工具的欠缺，相对于原始传统录入工具，现一系列电子化管理有着不可比拟的优点，例如所占内存空间较大不用担心所收纳信息太多内存空间过小的顾虑，操作人员误删的重要文件可以在回收站重新打开。所以现代化档案管理的电子化有着以一比十的作用，随时随地的进行信息剪切、复制、备份等具有特色的现代化优点。

（二）建立储蓄样式的优备化

在对于有关人员所需保存的文本信息的保存时，可以建立一个虚拟的空间保存室用来进行保存，通过不同种类文本信息和表达文本方式的不同进行区分并按类排放，这样可以方便工作人员的分类查找所需信息文件，节约时间。

（三）方便、快捷的优备化

在有着专门存放档案信息的储存空间室，有关工作人员在进行查询方面有着便捷化的优点，可以对所需对应电子信息按照不同类别进行点击、搜索连接服务器进行观察或根据个人工作要求进行文本信息的录入，用以此来完善档案文本信息的全面化。

二、建立完善的档案管理电子化系统

一个完整的档案管理电子化系统的建立离不开传统系统的档案录入、储蓄系统的保存和访问权限的设置，需要这三者结合才能达到成熟的档案管理系统。

（一）传统系统的档案录入

现代化管理档案系统虽然有浓浓的现代化气息，但依然离不开传统的档案录入，我们在传统储存电子化系统中，对文件的输入、编排、录入等环节的基础上又加大对此系统的改良，成为符合电子系统的专业文本。

（二）储蓄系统的保存

在我们的档案管理系统完善之后，我们需要对重要的文本文件进行保存储蓄，当然，根据所需保存信息的个数进行编排分为不同的储存框，然后再根据其类别进行分放。在简单的存档设置中，可以自定义的大致分为简单的直线型和复杂的交叉型。

（三）访问权限的设置

在日常工作过程中肯定需统计文件的可见程度，一些文本文件属于机密文件，一般人是无法进行随意查看，所以为防止发生重要信息的泄露，我们需要在此系统上进行设置观看权限或设置访问密码，也就是所谓的检索系统，当有关工作人员需对重要文件进行访问时，必须通过此程序方可进行查看。

三、电子化储存系统的操作要点及其复杂化

（一）档案管理电子化系统的操作要点

1.档案管理电子化系统给人们带来诸多便利，虽节省了大量人力物力，但对人们技术含量有一定的话语权，当然这也和相关工作人员的细心密切相关，档案管理电子化的高效率工作要求必须有着完整的工作套路体系极其有关部门具有标准化的管理模式。这是难点之一。其中包括工作人员对电子文本信息的获取、电子文本信息的保存、档案电子化程序和文本信息的访问设置权限。工作人员需对电子系统的操作流程倒背如流，以保证工作的顺利进行，准确的使所获文本信息正确保存在所建的文本储存室，这样才方便有关工作人员对文本信息的查询阅读、检索系统的正常运行，如果我们所录入的文本信息与文件类型不符，严重则可使我们的日常工作受到干扰。

2.分级检索系统的操作程序。上文提出有些重要文本文档非特殊人员不得观看，以防止重要文本信息的泄露，所以加密工程就起到了关键性的作用，我们所讲的分级检索也就是分层工作检验，通常设置为两个环节，其功能效果大同小异，无非在特殊人员需要翻阅重要文本文档时进入的加密档案室所走程序，第一个为以所在职位的高低为划分界限，职位达到一定的级别才可进入加密档案储存室进行查阅重要的文本文档，反之职位未到达所设标准，则无权进行翻看，另一个就是设置访问权限，上文也粗略的介绍过，就是对重要文本文档进行加密设置，只有通过加密程序的工作人员才有权利进行翻阅查找。

（二）档案管理电子化系统的复杂化

1.在对于传统档案系统，电子系统所需技术含量、文本信息的录入方式都有一定的技术要求，所以其复杂程度可想而知。

2.传统的档案信息储存是用简单的纸张进行文本信息的录入，所以可以进行翻阅进行查阅对比，以此确认文本信息的可靠性，但现代的电子档案储存就相应的减少了人们对文本信息可靠性的确认程度。所以以现代的科技水平，在技术上有很大的上升空间。

四、档案储存文本信息的安全对策

在电子储存文本信息的过程中都是建立在同一个服务器上，所以对于文本信息的泄露存在很大的风险性，因此我们采用一些措施防止文本文档的丢失，上文提出的通过对文本文档的加密程序来增大文本文档的安全性是个比较实质性的一个方法，另外为防止文本文档的误删或丢失事件的发生，可采用对文本文档进行定时备份的方法，这样可以对丢失的文本信息进行恢复以此把信息丢失的危害性降到可承受范围。

五、结束语

在科技水平技术完善的现代化设施中，档案电子化系统已趋于完善化，虽然在实际操作过程中具有一定的难度，但相对于传统档案管理系统，电子化系统具有不可比拟的优点，为解决档案管理电子化系统的复杂程度，本文笔者通过简单粗略的介绍此系统的优备化，向外进行补充，明确档案管理电子化及分级检索的操作要点、复杂程度、解决档案等一系列程序，为简单、便捷的档案储存提供实质性的经验。

参考文献：

[1]董春明.对档案数字化建设的探讨[J].中国新技术新产品，2009（13）.

[2]杨安莲.聚焦电子文件管理前沿——国际电子文件管理研究热点及启示[J].档案学通讯，2007（06）.

文书档案管理信息电子化应用 篇12

一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1. 办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中, 工作人员过多地依赖于手工操作, 要求收集完整、齐全, 避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用, 字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误, 结果又费时, 又费力。在应用了计算机软件处理后, 使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递, 都变得简单易行。

2. 文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中, 企事业单位由于不能做到信息共享, 使得大量信息闲置在文件柜中, 不仅造成资金和资源的浪费, 还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展, 实现档案信息与载体分离利用, 可与其他信息系统建立共联, 提供信息的横向与纵向、历史与现实记录, 从而极大地提高档案利用工作的质量和效率, 可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理, 可以保证很高的查全率和查准率, 可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台, 了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3. 电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下, 可发生水解和氧化反应, 在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同, 随着电子技术日新月异, 贮存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 如VCD、DVD光碟, 小容量的闪存U盘, 大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且贮存时间长, 受外部环境影响小, 不易损坏, 具有很强的稳定性。

4. 提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中, 办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时, 文件还可能因为其他原因造成丢失或延误, 给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便, 在应用计算机网络技术下, 直接通过网络进行传递, 大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题

1. 电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化, 而且失去了固定的形式, 使得文件保密性变弱。电子文件易于修改, 而且改动后可以不留任何痕迹, 虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改, 但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多, 从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹, 人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出, 无法从字迹上分辨其原始性, 而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名, 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验, 随着网上窃密技术的不断完善, 进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2. 对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理, 绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化, 首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作水平, 从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊, 就其对现代档案工作的贡献来说, 利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题, 笔者提几点方法。

1. 信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间, 设置物理隔离, 以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址, 然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制, 无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

2. 提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫, 不断改善硬环境, 提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上, 档案人员才能通过对这些设备 (施) 的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主, 培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制, 保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径, 要对本单位的档案人员建立学习激励机制, 把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度, 要不断扩大自己的交际面。通过交流, 多学习兄弟单位和科 (室) 利用档案资源进行转化、知识创新的经验, 运用网络、现代通讯等高科技手段, 不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

四、结束语

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊, 就其对现代档案工作的贡献来说, 利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时, 更要时刻注意维护系统信息的安全。

摘要：文书档案是档案工作的重要组成部分, 它记载社会发展的历史过程, 客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文探讨了文书档案管理信息电子化应用的优点和存在的问题及应对方法。

关键词：文书档案,信息电子化应用,存在问题,应对方法

参考文献

[1]徐莉:浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报, 2001, 5

[2]裴承志奥多:办公自动化与文书档案管理[J].中国冶金教育, 2002, 2

[3]杨勇刘晶:关于文书档案一体化的若干认识[J].大学图书情报学刊, 2003, 3