行政部办公室文员

行政部办公室文员（共10篇）

行政部办公室文员 篇1

行政部办公室文员

一、工作岗位：前台

二、职责：

１、接听电话；

２、接待来访人员；

３、负责本工作区域、总经理办公室及接待室的整洁；４、负责公司公函的分发；

５、负责文字处理工作；

６、负责办理工牌；

７、公共区域花卉的养护；

８、负责保障饮用水；

９、负责日常维修工具的保管；

１０、下班前查检教室、机房及办公室用电设备关闭情况 １１、接受其他临时工作。

三、工作时间：

周一至周六：上午９：００－１２：００

下午１４：００-１８：００

行政部办公室文员 篇2

关键词：太极拳,脊柱,办公室文员

1、引言

太极拳是根据“易经”的阴阳的道理、中国医学的经络学、道家的吐纳法、引导术来合成的一个复合人体科学,自然规律的一种拳法。以陈氏太极为鼻祖,后来引出杨氏太极、孙氏太极、吴氏太极、武式太极、和式太极等。 但是百变不离其中,拳理都是缓慢柔和,动静结合,连绵不断,以柔克刚、以静制动,内外兼修。 长期运动不仅起到强身健骨的作用,而且对人体的内脏也有很大的作用。 并且它不受年龄的限制,所以办公室人员以其锻炼身体视为最佳。

2、办公室人员太极拳发展状况的调查

2.1、研究的目的

针对办公室成员太极拳运动的活动整体锻炼状况,办公室文员身体健康状况、教练人员的状况等,探讨太极拳在白领阶层中运动特点、优势和作用;并且根据问题的状况,找出发展的对策。

2.2、研究的意义

通过对办公室文员、官员对太极拳活动现状调查,了解当今社会白领对太极拳的认识以及态度, 找出存在的问题以及解决方案发扬中华传统武术文化,体现民族精神,增强国民体质,保护有中国传统、本有的特色。

2.3、研究的对象

本文研究的主要研究对象是办公室人员,按照性别、年龄段(3岁以下、35-45岁、45岁以上三组)。

2.4、研究方法

(1)文献资料法。

利用“中国知网全文数据库”,以“办公室文员练习太极拳对脊柱的影响”为关键词进行搜索,翻阅大量关于办公室太极拳的文献资料与相关图书刊物,为本次研究提供理论依据。

(2)问卷调查法。

在太原市不同单位、公司随机发放调查问卷100份,回收问卷94份,有效问卷90份。 男性48份,女性52份。

3、办公室文员参加太极拳锻炼的基本情况分析

3.1、办公室文员参加太极拳锻炼人群的性别及年龄结构

调查显示,办公室文员参加太极拳体育锻炼的人中男性多于女性,年龄大的多于年龄小的。 导致这一现状的原因是年龄大的人工作压力减小,有相对多的时间去锻炼身体。 太极拳的运动特点就是一种心态放松,吸取天地自然的气息,动作轻盈连贯柔和的传统武术。 且太极拳的伴奏音乐是一首柔缓抒情清新的曲风,能使煅炼者气息流畅。即太极拳不仅能使人体肢体的放松而且能很好的调节精神的工作紧张的情绪。

3.2、办公室文员工作时间得脊椎病与练习太极拳的时间对照结构

调查显示, 办公室文员工作时间短的人群得脊椎病的人数少工作时间越长得脊椎病概率就越高。 主要因为他们长期以坐姿工作,并长期目视电脑,使颈部、腰部肌肉僵持,很容易就产生不正确的姿态。 最主要的就是缺乏锻炼,所以得病概率增高。

综上所述, 工作的性质决定了他们很容易患上脊柱上的职业病。太极拳是阴阳调理的运动,对内脏和筋骨都是有帮助的。太极拳采用的腿部微蹲式,腿部力量强壮的话对腰部也有帮助。 太极拳主要是采用气沉丹田,尾闾正直等都是脊柱活动的表现。 太极拳还讲究含胸裹背,气近于脊背。这样它的力有脊柱下发,这是胸椎活动的表现,虚领劲顶竖项神惯顶,这些是颈椎活动的表现。

太极首先改变阴阳脚,腰和头部扭转的变化,通过脊柱和四肢的活动可以导致体形的变化,这一连贯动作必须在身体的放松和做不敢懈怠的前提下完成。 太极拳的肢体运动是腰部宽松,转,放长然后肢体有前进,后退,上升,下沉,左,右盼。整个行拳的过程,是脊柱的运动,不仅内脏舒任督二脉得到按摩,脊椎神经也得到了很好的锻炼,增强了任督二脉血流,这些部位的关节和肌肉群也得到了锻炼。配合上太极拳的拳式呼吸吐纳更能是脊柱有节奏伸张、松弛锻炼了腰部肌肉,同时也长期坐姿不动的腰部得到了活动。 云手不仅是锻炼了腰部还对颈椎大有帮助。 道理是相同的。 这样还能解决如果办公地点没有比较大的空旷地点,可以选择小范围的空间。 专项的练习这几个工作招式。这种针对性的练习更好的锻炼了办公室人员的工作特点。

4、结论

行政部办公室文员 篇3

关键字：文书档案；管理建议

文书档案是由办公室保管的文件及资料，是可以反映党务、行政管理的档案。一般来说文书档案是具有价值的文件资料，对于每位员工、领导的工作都是有重要作用的，可以作为一种办公工具使用。文书档案记录的内容包括公司、组织参加过的培训活动、会议情况、发展规划等，形式有发文原件、会议记录、存档件等。

1.办公室文书档案管理特点

文书档案管理具有涉及范围广的特点，包括合同、协议、信件、会议记录等，所包含的内容多种多样，都是对单位日常运转有着重要作用的档案；文件档案管理工作具有一体化特点，文书档案是由公司专门部门、专门管理人员负责的，文书档案管理是以文件搜集、整理、催办等基础上建立的，这是文书工作的最后一步；文书档案是非常重要的，有的关乎整个公司的命脉，在日常工作中，起到辅助作用。文书档案具有保密性的特点，文书档案管理者最重要的任务就是让档案处在一个安全状态，不会被随意的盗取；文书档案是经过筛选、整理、归档等部分形成的，这是一个复杂的过程，在对文书档案整合的过程中，一些档案资料可能会正在使用，所以也伴随着不断的重复查找；近年来，文书档案的存档形式越来越复杂，电子资料和纸质资料并存，复印件、扫描仪、录音笔等电子设备的出现，也提高了把文书档案归档的效率，对于纸质资料需要尽可能的延长保存时间，电子档案更多的需要考虑保密性。

2.办公室文书档案管理难点

文书档案管理制度实际上并不完善，一般都是由综合办公室管理，部门工作人员负责，每个人负责的工作都有很多，在对待文书档案的整理工作，并没有那么及时的把档案进行归档，原因有很多，可能是因为个人工作多、存放档案的空间不够、部门管理松散等，这就造成了文书档案没有发挥其作用，利用率低，在需要用到文书档案时并不能及时查找，出现问题也不能清楚明了的找到负责人，同时领导对于文书档案的管理工作并不是非常重视，导致部门管理意识薄弱，管理结果和理想中的结果有很大的区别。

文书档案工作在很多公司、单位都是分开管理的，文书与档案是两个不同的工作。这种工作方式会导致档案人员对档案管理的意识不清晰，不愿意花时间去思考，同时两个人负责工作，很大程度上会存在不和谐性，不能做到真正的步调一致，让文书档案的工作有滞后。

3.办公室文书档案管理的思路及建议

文书档案工作需要及时进行整理，不能因为其他工作忙、或者存放档案的空间问题而进行推迟，部门设置要合理，档案管理工作多是由综合行政办公部门负责，部门要加强管理，对整理归档任务的完成结果不定期抽查，起到督促警戒作用。明确文书档案管理工作的职责，由专人负责，一旦出现问题，责任落实到具体的人，不能发生互相推诿的事情；同时部门要重视文书档案的管理工作，领导时时询问，让工作人员感受到自己负责的是一个重要岗位，对工作可能会有更多的思考。

对文书档案要保管齐全，工作人员要把已经整合好的文书档案进行单独整理存放，在整合过程中的文书档案放于另一个位置，不能混放，以免混淆；在整理资料的最初要認真检查，有需要搜集的资料要及时联系，有借出去的资料要及时收回，没有按时收回的资料要进行追踪。进行资料检查时要认真仔细，辨别文书档案的重要性，把具有重要价值的资料单独保存，没有特别价值的资料可以定期销毁，腾出空间。

加强对文书档案管理人员的培训，提高工作人员的工作能力，并且培训要长期举行，明确培训结果，让其具备丰富的档案管理工作的能力，对于管理方法要不断的更新，积极完成各项文书档案管理工作。文案管理工作要倾向于计算机管理，让文书档案证书更加准确的查询，在平时的工作中要努力提高计算机学习。

办公室文员要想做好文书档案管理工作，首先领导要重视这项工作；建立关于文书档案的规章制度，一切管理都依据规章制度来处理；因文书档案可能比较繁琐，需要处理注意很多细节问题，所以办公室文员要有极好的耐性和责任心来管理；在管理工作中，要注意学习新知识，可以运用一些新技术去管理文书档案。不断提高办公室人员的文书档案管理水平，做好文书档案和其他工作交接，跟随社会发展，不断学习文书管理档案工作，保证文书档案管理的顺利的进行。

参考文献

[1]黎乃宁.刍议高校办公室文书裆案管理工作[J].办公室业务，2015，10：16-17.

[2]马小英.做好文书档案管理工作的几点思考.城市建设理论研究， 2013，33：21-22.

行政办公室文员竞聘演讲稿 篇4

电信行业是高科技行业，我们拥有其它行业不可比拟的通讯工具，如电话、传真、手机和现代的语言信箱、Internet（国际互联）、Intranet（企业内部网）、E-mail（电子邮件）等等，但要说真正利用在日常办公的，恐怕只有电话和传真。这个现象，就好比我们开了一家最先进的光学眼镜店，但我们的店员个个是近视眼，却依然没有配戴眼镜。不难想象，这样的眼镜店又怎能提高工作效率呢？同理，不把最新通讯技术用于现代办公实属企业的遗憾之事，因为公文处理的自动提醒，自动流转，自动归档等可使办公业务无纸化，有序化，使枯燥无味的工作变得轻松愉快。在这一点，万城公司已经作了示范--他们将几个办公室的微机通过HUB（网络接线器）互联形成LAN（局域网），实现了4个办公室的打印机和公司电子文档共享。其实，这种局域网的技术是最简单不过了，购买5000~10000元的相关材料将现有的电脑相互联网，便能实现**州电信分公司的电子文档与资料共享。那样，我们全州办公室工作效率将会大副度提高，同时秘书的工作将会比目前轻松至少40%。我认为，我们重视的是功劳而非苦劳，办公室工作更应力求效率、效益。

二、倡导企业文化建设

在传统管理过程中，一般比较重视人事管理、财务管理、技术管理、生产管理等职能性管理。但最新的管理理论认为，包括文化管理在内的创新管理、战略管理、知识管理等经营要素的综合性管理，才是现代管理中的重要环节。其中不少重要的学者和企业家认为，世界级着名公司之所以能较长期地保持世界领先地位，最重要原因之一是它们都有一种能吸引人、激励人和留住人的独特的企业文化。

也许有人会问：企业文化是什么？它什么也不是。一个企业的文化看不见、摸不着，但文化无处不在，你外婆给你讲故事时其中有非常多的做人的道理，这就是文化。从某种意义上来讲，文化是土壤，人才是种子。文化是一个平台，是使有潜力、有才能的人真正发挥作用的平台。

目前，我们公司靠积极的管理创新和制度创新，已经在很大程度上摆脱了传统体制的束缚，它已具备一个现代企业的特征。然而，在机构改革、人员整合发生质的变化之后，如何调动公司员工的积极性、主动性和创造性，以及如何统一职工思想认识、增强凝聚力和战斗力可能领导们最关心的问题。我想，如何在目前的氛围中培育**电信独特的企业文化，对**电信的未来发展至关重要。

关于建设**电信的企业文化，我认为应做到以下两点：

一、办公室应当责无旁贷地承担企业文化建设这一光荣而又艰巨的任务。我们要把《***》信息进行全面改版，在内容和形式上作大的调整，要把它办成是引导**电信员工与干部携手前进的一面旗帜，一个灯塔，应当分为内部、外部两个版本。内部版本要增加对工作有指导意义的管理与优化、IT评论等栏目。外部版本要增加企业管理、市场营销、通讯技术、电信业务、行业动态等栏目。从内容方面讲，要具体而不空泛，真实而不虚假。文章要长人志气，发人深省。从技巧方面讲，可以考虑排版成彩色，力求主旨突出、图文并茂、富于新意。使之在深受读者欢迎的同时，更有收藏价值。总之，我们要把最优秀的一面展现给客户和我们的员工。实现企业管理报刊化，报刊内容专业化的现代管理目标。

二、向优秀的企业学习文化管理。

物理学上的万有引力定理告诉我们，要想增加吸引力，就得增加自身的质量。同样，若要增加社会、群众和上级领导机构对**州电信分公司的关注和价值认同，就得加速我们的企业文化建设步伐，提升我们文化管理的含金量。

第一、认识本位，勤于服务

众所周知，办公室是综合部门，是领导工作和机关工作的参谋部门与服务部门。在整个企业中处于承上启下、服务左右、应酬各方的枢纽地位和中心位置。我认为，办公室是服务部门，应该做好三项服务工作：

一、为领导服务。当然不是狭义上的为领导的个人服务，而是指为领导的工作服务，为领导的思想和决策服务，当好部门主管的助手，当好公司高层领导的参谋。

二、为各部室服务。办公室在传达上级指示，在贯彻领导旨意或在催办、督办时，要从团结科室或班组，共同做好工作的良好愿望出发，要充分尊重每个职务角色的重要性，体现平等的原则。如果遇到困难，要学会换位思考，置身于别人的角度思考问题，共同研究，以达成解决问题的共识。

三、为职工服务。办公室是企业的办公室，是人民群众、是大家的办公室。我认为，综合办公室是领导与群众沟通的桥梁。为大家解决实际问题和虚心听取职工的良好建议，是我们的重要职责之一。而且，我们要尽快在公司内部设立群众意见箱，高度重视职工的意见和建议。把群众要我们解决问题转变为，我们主动向群众征询有没有问题需要解决。此外，**地区地处祖国边疆，在当前变幻莫测的国际环境和国内、外激烈的电信市场竞争中，要把保密工作提高到一个新的高度来认识，这对国家的安全战略和中国电信的利益尤为重要。我们要加强公司的文件、档案及对外发文的严格管理。

第二、只求所得，不求所有

有人说，办公室工作可用八个字概括，即：参与政务，管理事务，形象地说是上管天文地理、下管鸡毛蒜皮。具体一点，参与政务是指参加领导对重大问题的讨论和决策；管理事务是指管理环境卫生，组织参加各种社会公益活动等。的确，办公室的工作是苦、是累、是默默无闻！每天埋头于琐碎小事，风光与荣誉总擦身而过。台下十年功，台上一分钟，深夜的伏案写作，常常只换取匆匆一瞥。因而，树立正确的义利观对办公室工作很重要。我想，作为办公室的一员应该多牺牲一点个人利益，用孔总的话说，就是只求所得，不求所有。先天下之忧而忧，后天下之乐而乐是仁人志士的追求，更应该是办公室人员的人生旅程。

第三、精诚合作，追求完美

办公室作为公司的文书部门，要经常起草大量文稿、传达上级指示和本单位意图。无论是起草领导发言稿，还是撰写计划或总结，需要办公室群体的通力合作。要充分发挥个人的聪明才智，仅凭个人奋斗是难以生存的，只有自然地融入集体、相互协作，才能无往不胜。为了能更好地为**电信的企业文化服务，办公室人员要练就过硬的写作能力、组稿能力和改稿能力，我认为要从三个方面入手：

一、认真学习方针政策和法律法规

例如要起草一份产品购销合同，办公室主任作为合同起草的第一负责人，就必须熟读《经济合同法》、《产品质量法》和《消费者权益保护法》等相关法律。否则，凭个人的主观臆想，写出来的合同，必有疏漏之处，一旦发生纠纷，必将给企业造成损失。

二、深入实践，掌握第一手材料

毛泽东说谁没有调查就没有发言权，罗素也说过要购买房子，至少要到里面看看。调查研究，是办公室员工的一项基本职责，也是重要的工作方法。要掌握第一手资料，可采取发征询函、走专访、听汇报、开小组会等形式。只有调查研究，才能透过现象看本质，才能为领导提供真实准确的决策依据。

三、言之有物，写出高质量、高水平文章

俗语道：言之无物，行之不远。我认为，要写出一篇观点鲜明、内容详实和妙语连珠的公文，必须有丰富的素材作铺垫，而且要会掌握、应用生动活泼的语言，为公文润色增彩。办公室的员工要能熟练掌握先进的电脑技能和最前卫的文字编排技术，为了提高表达能力、分析能力、判断能力和应变能力，我们要不断学习通讯技术、汉语文学、逻辑学、公关和哲学等书籍，以便能将具有电信专业水平、有较高文化品味和逻辑严密的好文章、好作品呈献给公司高层领导和广大干部职工。

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行政部办公室文员 篇5

一、要具备医疗卫生相关专业的业务知识

医疗卫生是一个专业性极强的行业, 这不但要求卫生专业技术人员的医疗技术水平, 同时也要求行政管理人员具备一定水平的医疗卫生专业知识, 在管理中不出现疏忽和漏洞。

虽然作为行政管理人员, 其专业知识不可能有卫生专业技术人员那样精湛, 但无论是日常医疗管理工作, 还是为领导决策做出辅助参谋, 都要求从事医疗卫生行业的办公室管理人员必须对这一专门行业有所了解和涉猎, 不断改善自身的知识结构。此外, 还要求办公室人员具有较宽的知识面, 了解卫生行政管理学、法律学、高等教育学、市场营销、临床医学等多学科的相关知识, 掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术, 努力做到学识渊博、视野开阔, 具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力和干练的办事能力等。不要求“专才”, 但要求“通才”, 只有既懂专业、又懂管理的人才, 才能在管理工作中面面俱到, 得心应手, 避免“外行管理内行”的尴尬局面发生。

二、要有科学化、程序化、制度化的管理意识

医疗卫生行业在西方的传统行政管理学理论中, 被看作是纯粹的公共管理职能部门 (政府机关) 、纯粹的营利性组织 (企业公司) 之外的“第三类部门”, 具有一定的营利性, 但不能完全放开给市场运作, 是带有一定公益性的机构组织。由其“中间派”的性质决定医疗卫生行业的管理既具有上述两大类组织的某些特性和类似点, 又不能简单地照搬照抄为机关式管理或者企业式管理, 而是具有其自身的特殊性和复杂性。这种复杂性突出表现在重大医疗公共卫生事件、医疗事故、医患纠纷、医疗腐败等等诸多方面。

因此, 医疗卫生行业的办公室管理有两大要点, 即快速的工作效率和严格的制度流程。在突发各种应急卫生医疗事件时, 医疗管理部门能够做到快速响应, 严格的医疗核心制度、应急预案、流程则限制了医疗事故和腐败等问题的发生。这就要求从事医疗卫生行业办公室工作的人员要具备强烈的科学意识、制度意识和程序意识。科学意识是保证工作效率的前提, 制度意识是规范工作的重要保证, 程序意识则是优化效率、防范问题二者兼顾的有力手段。

办公室管理的科学化, 关系到管理系统的协调运转, 将会更好地发挥办公室的枢纽作用, 理顺各方面的关系, 沟通领导与部门之间、职能部门与临床科室和业务科室之间的联系, 促进整个管理系统的协调运转。面对繁杂琐碎的大量事务性工作, 如管理不善, 极易造成混乱, 导致效率低下、服务质量差。而实行科学化管理的办公室, 能够分清轻重缓急, 忙而不乱、有条不紊、先后有序地处理日常行政事务, 较好地消除马拉松会议、文牍主义等弊端;能够协助领导者迅速找出行政执行过程中的种种障碍, 避免部门与部门之间互相推诿、扯皮现象的发生, 从而提高办事效率。

办公室管理的制度化, 是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度, 将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来, 使办公室的工作有章可循, 有法可依。这些制度包括岗位职责、绩效奖励激励机制、会议制度、公文处理制度、接待制度、安全保密制度、印章管理使用制度等等。要依靠严格的制度办事, 规范服务行为, 强化工作意识, 避免疏漏和差错发生。

实现办公室管理程序化的关键在于流程的优化。为此, 制订程序时必须注意程序的可行性、有序性、系统性和简洁性。可行性即程序必须具体明确, 必须以实际上能做到为前提。否则, 再好的程序也是毫无意义的。系统性即程序本身就是一个有机系统, 它必须考虑到各方面的因素和主客观条件, 尽量预见到可能发生的情况, 力求全面周到, 统筹兼顾, 不能顾此失彼。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接, 不可颠倒、重复或错乱。简捷性即程序必须尽量简化, 可有可无的程序一概删除。程序设计时越少越好, 要确定关键路线, 减少重复的手续。当然, 必要的程序不能借口简化而省去。

三、要有强烈的道德感、荣誉感和使命感

基于办公室行政管理的科学化分析 篇6

【关键词】办公室；行政管理；科学化

一、办公室行政管理概述

1、办公室行政管理工作的意义

众所周知，办公室是一个单位组织协调关系、上传下达的咽喉。在社会主义市场经济迅速发展的大背景下，组织内部的组织结构日趋复杂，不同层级、不同职能的部门与人员之间的交流、协调面临更多的挑战和障碍，而办公室则是一个解决内部交流协调问题的重要助手。具体来说，办公室行政管理工作的作用主要为办公室在深入调查了解自身组织特点的基础上贯彻执行上级机关部署的各项任务和工作，有落实就要有反馈，所以，办公室还需要监督上级政策的实施落实的情况。另外，办公室也是组织科学决策的“智囊团”，办公室的另一重要职能则是深入基层、深入群众、深入员工，了解人民群众最为关心的切身利益问题，广泛听取基层意见和建议，向上级部门如实反映情况并提出自身的看法与建议。所以说，办公室的日常行政管理工作是组织所有工作相互协调的润滑剂，办公室是组织内部的重要沟通咽喉和协调的纽带。办公室是服务性的机构，它服务的对象不仅是上级、领导，更是作为一个整体的组织、更是广大的群众。

2、办公室行政管理工作的现状与问题

伴随着我国行政体制改革和社会观念的革新，办公室行政管理工作在调控范围、深入程度等方面都取得了长足的发展，然而，运用马克思一分为二的观点看待问题时，我们既要看到取得的成就又要发现现阶段行政管理所存在的问题与弊端。首先，在当今行政管理工作日趋复杂的前提下，众多组织的办公室承担越来越大的责任，在上传下达的过程中，人员重叠、职责不清、效率低下的现象时有发生，随着工作复杂程度提升、传递流程更加复杂，许多办公室行政管理工作效率低下。其次，办公室行政管理人员的素质仍有待提高。办公室行政管理工作既繁琐又众多，这就需要工作人员秉持求真务实的工作态度，运用科学的工作方法，完成份内的工作。然而，在现实的工作之中，许多工作人员在主观上产生敷衍情绪，马虎粗心的开展工作的情况时有发生，同时，从客观角度来说，许多工作人员的工作技能距离标准要求还有很大的差距，不能掌握科学开展行政管理工作的技能。再次，办公室行政人员服务群众的意识不足，面对繁琐的行政工作时常“摆架子”、“端姿态”，未能深刻领会到自身的职责所在。最后，社会各界对办公室行政工作的认识仍然存在较大的偏见。许多人认为办公室工作可有可无，对组织的运行所起的作用是完全可以被替代的。人们也普遍认为办公室行政管理工作的工作岗位是“闲职”，工作人员的工作内容非常简单，无非就是“接接电话喊喊人，传传口信看看门”一类的琐事，没有什么技术含量，任何人都可以在较短时间内掌握行政管理的技能。

二、行政管理科学化的具体措施

1、整合部门，提高工作效率

办公室工作起到中介的作用，所以，组织内部机构的设置必须要科学合理以提高办公室行政工作的效率。因此，组织首先要做的是重新精简、配置办公机构和部门，在保障组织能够高效运转的前提下最大限度的减少中间部门的设置，这样才能使上级的任务与安排在较短的时间内得到落实与执行。这里对组织部门的整合必须建立在整体的宏观角度科学搭配，不仅仅是针对办公室行政管理部门。另外，为了确保行政管理工作的有效性、科学性，建立适当的奖惩机制也是必不可少的。在奖惩机制的作用下，各机构各部门能够清楚认识到办公室行政管理工作的特定内容和职能，每个岗位、每个环节的工作被按照清晰的岗位职责认真执行，这样，作为整体的组织在办公室行政管理工作的润滑下才能够提高效率，完成自身的经营目标。

2、培训员工，提升人员素质

任何工作都需要具有自主创造性的人来完成，因此，类似每个螺丝钉的人是组织内最具有活力的成分。开展高效的办公室行政管理工作也必须提高工作人员的自身素质。这里的职业素质主要从硬性的方面来要求，随着社会的进步，办公室工作的工作内容、工作流程、办公用品都处在不断的变化之中，因此，工作人员的学习过程也是没有止境的，必须不断学习、不断创新、不断提升自身职业素养才能紧跟时代步伐。办公室行政管理工作的科学性较强，看似简单的日常工作往往蕴含着较高的技能。以日常的转接电话为例，它可能包括了上级指示、内外情况反馈、业务往来等重大事宜，体现出了办公室行政管理工作的科学性对于组织的重要意义。

3、明确定位，增强服务意识

面对许多工作人员服务意识不强的现状，增强服务意识也有利于增强办公室行政管理的科学化。办公室本身作为服务性的部门其出发点与落脚点都应该放在服务上。办公室行政人员的服务可以分为不同的对象。首先，对领导的服务，也就是要求办公室在行政管理工作中要做好领导的左膀右臂，深刻领会领导、上级的精神，从全局出发。其次，办公室还需要为各个部门服务，办公室的行政管理工作要协调各个部门、各个方面的冲突与矛盾，为企业或单位的发展提供有力的后勤保障。最后，办公室的服务还要落实到员工、群众，调动所有人的积极性，营造公平、公正的良好发展环境。

4、制度约束，力求工作精细

制度是确保权力与义务相互协调的保障，将办公室行政管理工作制度化、规范化、系统化、整体化，形成有效的约束机制。相关配套制度的建立可以明确规定各个岗位的职责，全责明确可以有效提高工作的效率。另外，规章制度的制定也有利于工作人员开展工作，为工作的开展提供了明确的政策支持。“无规矩，不成方圆”的古训在办公室行政管理的工作实践中任然是适用的。规章制度的确定应该以企业、组织整体的目标、计划为制定的依据，形成科学统一的日常工作约束、应急工作约束，确保每一项工作的开展都有所依据。在我国推进依法治国的伟大进程中，各个单位组织根据自身条件，具体问题具体分析，制定出合理的规章制度，将各项工作的开展放入到制度化的笼子里无疑是各个单位应该为之奋斗的目标。

结语

办公室行政管理工作内容繁多且担负着重要的责任，如果办公室行政管理工作不能够科学运行，则对企业或单位的正常运行起到消极的负面作用。因此，必须完善办公室的行政管理工作，采取科学化的措施促使办公室工作的精细化、科学化。这就需要在科学分析目前行政管理工作存在的问题，对症下药，采取行之有效的措施提高办公室工作的科学化水平，让办公室润滑剂的作用更有效的发挥。

参考文献

[1]王庆林，顾晓虎.应用Lotus Domino/Notes开发行政办公系统的安全设计[J].扬州大学学报（自然科学版），2002（03）

[2]王红艳.浅谈如何做好办公室行政管理工作[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2013（11）

[3]敬胜.关于做好办公室行政管理工作的深层次思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2013（06）

行政部办公室文员 篇7

办公室在一个单位中的地位和作用是非常重要的，它是一个单位的“窗口”。首先，从办公室的地位来看，办公室是单位正常运转的“桥梁”和“纽带”，办公室及其工作人员是联系上下工作的保证。比如，电话结转这个工作，它就代表着联系内外、左右单位的第一形象，他要反应上级指示、各种问讯以及最新情况等。所以，办公室工作虽然处理的都是一些琐碎事物，每天都是简单的重复，但却是一个单位的“窗口”。办公室工作人员在认识到这一点后，就必须在事前充分掌握单位的基本情况，在处理相关人员的咨询时注意讲话的态度和意识，才能使咨询者满意，维护好单位的美好形象。其次，从办公室效率来看，办公室综合协调、处理、解决单位每项工作各个环节的合理、准确、及时的链接。所以，办公室工作人员必须找准、认识到行政管理工作的位置和职能，以全方位服务为理念，尽心尽力为领导服务、为机关服务、为基层服务。这样才能树立一个良好的“窗口”形象，把办公室工作效率提高起来，有序开展办公室的各项工作。[1]

二、办公室的行政管理职能

办公室处理的主要是上级部门和本单位下达的工作，其行政管理职能主要包括以下四个方面：

参谋职能。办公室人员要做好领导的参谋，深入一线，掌握和了解基层情况，进行经验总结，提出合适的改革建议，并及时向领导汇报情况，适时的提出自己的意见。这样，领导人员才能真实掌握基层情况，并作出相应的调整和改变。

助手职能。办公室人员也是领导的助手，办公室人员要严格按照上级机关的部署，结合领导意见，贯彻执行领导的指令，检查落实执行结果。只有做到了这些方面，才能更好的加强机关管理、保证工作质量、维护工作的正常秩序。

保障职能。办公室是上级部门和本单位布置的各项具体工作及时有效完成的重要保障。办公室不仅要保证领导集中精力处理工作问题，还要注意与单位各部门建立良好的工作关系，与他们进行良好的沟通，倾听他们的意见。这样才能使员工工作更有积极性，形成一种团结的工作氛围，共同完成工作任务。

协调职能。我们前面提到过，办公室在单位里起着承上启下、联系内外的作用，它在行政管理工作中主要负责协调各方面的工作，维持工作正常秩序，传达上级领导的指示，协调好各部门的关系。因此，办公室必须做好协调工作，协调单位上下级以及各部门之间的关系，保证单位工作的正常的运行。[2]

三、做好办公室行政管理工作的建议

办公室其实也是一个单位的服务部门，是单位的“窗口”，所以办公室人员必须提高自身服务意识，主动为人服务。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第539期2014年第07期-----转载须注名来源办公室的作用主要是贯彻执行领导决策、及时反馈群众意见以及协调内外之间的关系。办公室人员在工作时要增强工作的预见性，对于事情要尽量全面一些。另外，办公室人员虽然只是传达上下级的意见，但在工作中还是要提高创新意识，与时俱进，以开拓创新的精神来工作，这样才能适应企业发展的需要。还有要积极思考，善于提出问题，发现问题，并对于出现的问题及时采取各种措施予以解决。

办公室是一个单位对外形象的“窗口”，并且经常在领导身边工作，所以办公室人员必须树立良好的形象，这样才能不失领导的形象。对于此，要加强廉政建设，帮助办公室人员树立正确的价值观，工作上忠于职守，生活上乐于奉献，思维上勇于创新，这样才能树立良好的形象，同时也做好了单位的“窗口”，为企业的形象大大加分。

办公室是一个整体，是一个团队，在工作上必须注重团结协作，同心协力，共同配合。企业管理人员要坚持以人为本的管理思想，鼓励办公室人员主动发表自己的看法，同时也要认识到他们各有各的特点以及特长，所以要注重激发工作人员的潜能，鼓励他们发挥自己的特长，为企业贡献自己的一份力量。最后，还可以适当的采用激励机制，鼓励创新，做到人尽其才，人尽其用。只有形成这样一个具有活力且团结的团队，才能把办公室行政管理工作做好。

前面我们提到过办公室具有参谋职能，所以办公室人员必须做好调研工作，为领导决策提供正确有效的依据。办公室人员在做好调研后，要认真写好调研报告，并提出行之有效的建议和意见。另外，办公室工作人员在制定工作目标时，要注重效率以及目标的可行性，将预期目标与奋斗目标相结合。

从办公室工作人员个人来说，要多学习，多思考，注重提高个人素质。这样才能不断进步，不断更新思想，才能适应当前不断发展的形势。第一、办公室人员必须有辨别政治是非和理论联系实际的能力，所以必须加强政治理论的学习，了解和掌握现阶段的改革发展的思路和方针，树立坚定的政治信念。第二、办公室人员要提升法律观念，注重学习法律法规。同时还要监督其他部门学习，依法办事，这样才能整体提高单位的依法行政水平。第三、办公室也需要全面型的人才，必须具备政治理论、政策法规、科学文化、专业知识、行政管理以及公共关系等各方面的知识，所以办公室工作人员必须不断学习，完善知识结构，才能适应企业发展的需要。第四、现在计算机已被运用到各个领域，所以办公室人员不仅要提高自身业务水平，还要熟练掌握办公室自动化系统，这样才能提高工作效率。[3]

实现办公室行政精细化管理的分析 篇8

1. 办公室职能现代化发展下的必然要求

今年来, 网公司不断地深化创先工作, 办公室系统作为综合协调中心的地位不断加强, 网省工作都在推进创先进办公室工作, 可以说办公室工作要求在不断地提高。在某种意义上讲, 办公室可以说是单位最小的组成部门, 但这小的部门却承担着繁重的工作, 一方面要负责传达和落实领导与上级部门的指导命令, 兼具负责部门工作、调查统计、精确校对、会议筹备、监督检查等日常工作, 办公室不仅要完成大量的日常工作, 而且还要负责完成一定量的额外工作, 如突发事件的处理等。另一方面, 办公室作为与基层接触最多的部门, 需要进行大量的基层调研, 又由于它是单位组成的根基, 因此需要时刻保障自身的有序性, 如果因为日常事务而缺乏了自身的秩序性, 脱离实践导致运转异常, 则会影响单位整体工作, 可谓牵一发而全身。因此, 为了确保办公室职能的正常发挥, 必须尽可能地掌握细节, 对办公室的行政管理工作进行精细化处理。

2. 有助于提高办公室工作效能

办公室的业务管理与行政管理往往是相辅相成的, 以单一办公室成员为一个团队, 如果缺乏相应的团队纪律, 则可能造成办公室责任意识下降, 人员工作态度不端正等问题。将行政管理工作精细化, 能够有效减少日常工作中的不合理现象, 避免一些管理隐患, 使办公室管理更加有序同时也更为灵活。办公室工作达到了更高标准, 则提升了单位形象, 确保了单位整体效能。

二、现阶段办公室行政精细化管理尚存的问题

1. 管理制度问题

制度是办公室行政管理的依据和纲要, 他提现了单位对办公室的基本要求, 同时强调了办公室的基本任务和职责所在, 制度越合理则越能够引导办公室工作有序化开展。但是目前办公室制度普遍出现一系列问题, 致使自身职能行使上受到很大的限制: (1) 制度过于笼统, 多数存在普遍性条款, 而对于不同办公室特殊性应当拥有的相关特别规定较为欠缺, 导致不同办公室工作相似, 管理相似, 但办事效果不理想; (2) 过于追求“同心同德”, 办公室人员整体办事, 却分工不明, 造成责任落实难, 办事积极性不高; (3) 奖惩制度难以落实, 虽然部分推行绩效制度, 但是由于模糊管理的原因, 造成办公室行政管理出现混乱。因此, 必须细化行政管理工作, 促使条理清晰、责任明确、分工有序。

2. 管理项目问题

一方面, 办公室行政管理更多的是偏向于形式上的“纪律、作风”问题的管理, 虽然有所效果, 一旦推究细化项目上显得较为苍白, 无法做到面面俱到, 办公室行政管理应当向科学化发展, 思考行政管理与业务管理之间的关系, 如何实现两两促进, 管理项目的划分将会是精细化发展的先行步骤, 例如:纪律问题、作风问题、考勤、监督等均需要重新划分, 并明确相应的项目管理标准。另一方面, 在以往的办公室行政管理方面, 常出现一些“力有未逮”的情况, 即使付出相当的管理力度, 但是仍旧收效甚微, 这实际上是由于既有的管理项目难以涵盖所有的办公室工作, 出现管理盲点, 精细化管理正是要找出这些盲点, 同时建立新的管理项, 实现长远的量化管理。

3. 管理意识问题

精细化意识是实现精细化管理的先决条件, 例如作为单位和办公室领导, 在参考设置办公室规章制度的同时, 会根据自身的意识形态进行局部更改, 包括管理项目和标准等, 如果具备精细化意识, 在考虑问题时便会更加客观细致, 从而制定出更加科学的指标。但在现实工作中, 往往会出现领导者精细化和经济化意识不足, 造成形而上学的管理弊病, 空有精细化的口号, 却不知如何着手。

三、如何实现精细化管理

1. 重视意识的养成与运用

领导方面:需要多调研基层办公室的实际情况, 根据其工作职能的特点, 结合单位的整体属性设计出隶属于办公室的专门管理办法。同时, 始终做到以“细化”为标准, 精确分解各种管理工作, 并思考不同工作之间的联系, 设计出一套能够有益于管理同时又能保障和提高业务水平的科学化制度。工作人员方面:必须认识到精细化管理的优势, 同时具有先觉意识, 主动采用精细化的办法, 对自身所需完成的任务进行分工, 从思想根源上接受和推崇精细化管理。要做到这两个方面, 就必须注重单位的日常教育和宣传工作, 最大程度上对所有人员的内在精神思想进行良性刺激。

2. 重视制度精细化的构建

易制度为准绳能够将办公室的日常工作进行细致的划分, 减少中间可能出现的一系列问题, 提高工作效率。办公室虽然小, 但是仍旧应当“五脏俱全”, 制度的制定必须包含:考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容, 同时除了要硬性规定相关纪律之外, 还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准, 实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合, 互为监督, 建立除上下属之间的管理之外, 还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道, 构建互动的行政监督管理机制。

3. 重视管理项目的综合性

(1) 着重细化日常工作记录。包括人员出勤、请假、工作量、工作时限等具体事宜, 事无巨细做好每个细节的登记, 便于日后检查。除了建立以办公室团队为单位的专属记录, 还应当有以单个工作人员为主体的记录, 着重登记个人在工作过程中的表现。 (2) 完善绩效考核制度, 以绩效考核带动办公室管理。将绩效考核的项目与办公室工作细节进行挂钩, 主张对办公人员的工作态度、工作质量、工作能力、工作效果等进行考评, 绩效考核与硬性行政管理、业务管理相结合, 实现张弛有度的管理过程。

四、总结

正所谓“天下大事, 必作于细”, 缺少了细节上的把握, 极有可能导致团队整体工作效能不足。在网公司不断深化创先的背景下, 办公室作为单位工作的主要协调部门, 集中了部门人员以最小化的组成形成一个工作团队, 作为一个团队相应的纪律和规定必不可少, 因此必须思考如何将一些管理细节找出, 实现与之对应专门化、科学化、精细化的管理, 做到面面俱到。走精细化管理之路是办公室创先工作的必由之路。

参考文献

[1]王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与企业, 2013, (5) :69.

[2]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程, 2013, (34) :128-129.

行政部办公室文员 篇9

1.文书管理类

办公室管理工作要负责所有部门文书的收取、文本的归类、文件的发放以及存档等等, 文件会有不同的内容, 所以在处理这些文件的时候也要有不同的存档及处理办法, 同时要根据文件的性质来进行有序、有效、及时的分类, 要做不同的处理程序, 并且要及时高效。

2.档案管理类

办公室在档案的保存中起着重大的作用, 部门的档案基本上都是由办公室来保存, 保存的时要注意档案的分类, 这些档案可以包括视频图像、照片资料集一些文字材料等。办公室对于档案的保存工作主要包括档案的收集、档案的鉴定、档案的整理及利用, 等等。

3.会议管理类

办公室要根据各个单位的调度进行合理的会议规划, 同时要做好详尽的会议记录等内容, 并要做好会议的审查制度和报批制度, 同时对会议的出席人员做好分工和统计, 节约各单位的时间与资源, 从而提高会议的效率与效果, 分配好会议的经费, 做好记录和管理, 节约会议开支。

办公室行政管理工作的主要职能

1.助手“角色”

办公室在日常的办公活动中扮演着助手的角色, 尤其是在领导和单位想要推出新的方案和计划之时。此时办公室要推陈出新, 创意新颖, 办公室就是领导和单位的左右手, 不但要在有重大决策之时发挥作用, 平时也要经常给领导和单位提一些可实行的、有可创性的建议和意见, 能够辅助领导和单位, 能够成为领导和单位的得力助手, 成为领导和单位的智慧锦囊, 办公室工作人员要善于捕捉苗头, 倾听民意, 使领导及时的掌握百姓的心声, 做好领导的助手。在信息处理方面, 办公室工作人员要能够及时准确的掌握相关的信息并进行有效的整合, 要能够围绕某个中心, 突出某个主题, 要主攻热点内容, 善于挖掘, 提供给领导的信息要富有价值。

2.参谋“角色”

在日常的办公中, 办公室不但要担当起领导和单位的助手的角色, 还要挑起参谋一职, 在单位和领导想要出台相关的政策之时, 办公室要进行及时有效的调研工作, 以及时给相关政策提供有力的依据, 一个正确决策的提出, 不仅仅是领导的事, 更是办公室行政管理工作的职责, 办公室有责任也有义务为领导搜集信息, 在综合决策的基础上进行出谋划策, 以决策出最好的、最适合的、最有效的决定。同时可以通过举办单位和领导论坛等形式, 给单位和领导的决策带来创造性的意见, 而且在论坛中可以总结好的经验典型, 推进单位的发展。

3.执行“角色”

办公室在行政管理工作中扮演了执行的角色, 领导做出决策之后, 办公室要及时通知, 对于上级的工作部署要详尽的传达, 同时要将政策落实, 并检查和落实, 在这一过程中起到组织和执行的重大作用。而办公室执行能力的强弱对于新政策的出台和实施有很大的影响, 办公室要加强执行力度, 确保政策有效的执行, 在执行的过程中要提高工作效率, 工作中要有自己的创新意识, 不能过度的依赖上级的传达, 要积极主动, 在执行的过程中不能专断, 既要做到政策很好的执行, 又要反馈同级和下级的意见, 以保证政策的更好执行。

4.协调“角色”

办公室在办公系统中的一个重要角色就是协调的角色, 此时的办公室就像一个“纽带”一样, 这条纽带既要协调好上下级之间的关系, 又要协调好平级之间的关系, 更要协调好自己部门和起其他部门之间的关系, 以保证工作的顺利开展和整体的和谐发展, 在协调角色的发挥过程中, 办公室可能要涉及到事务上的协调、政策的协调、计划的协调等等。在进行协调工作时, 办公室要做到以大局为重, 统筹兼顾, 遇事要秉公处理, 坚持为领导服务与为他人服务相统一, 以及坚持原则性但富有灵活性的原则。

5.后勤“角色”

办公室的工作详尽而繁琐, 看起来似乎所有部门的所有工作都与办公室有关, 就连打扫卫生也与办公室有关, 这又使得办公室所扮演的角色更像一个保姆与后勤。办公室要能够想他人之所想, 做他人之不及, 在工作开始之前做好布置工作, 犹如未雨绸缪。办公室要做好相关工作的分配, 上至领导、下至保洁, 所有的工作都要做的细致入微, 办公室在这些工作中无时无刻不扮演着重要的后勤角色。

6.保障“角色”

办公室在工作的过程中, 发挥协调作用的同时也展现出了保障的角色。在工作时, 办公室的工作既要保障上级给自己分配的任务及时、有效、全面的完成, 又要保证单位内部各个部门之间建立起良好的合作关系, 要认真倾听他们反馈的意见, 并进行有效的整合, 调动起全体人员的积极性, 以更好的完成各项工作。

做好办公室行政管理工作的关键

1.要有奉献的精神

办公室的工作很细致, 很繁琐, 无论大小事情, 都要认真对待、一丝不苟, 而且在处理过程中要肯于牺牲小我。根据之前的论述来看, 无论办公室在担任哪种角色时, 都需要有无私的奉献精神才能做好。

2.要有精益求精的品格

有人会说, 如果认真, 每个人都又要高质量与高效率, 因此, 想要做好办公室行政管理工作, 必须要有一套完整的工作程序, 要保证办公室的“三办”即“办会、办事、办文”都有章可依。

3.要有量化处理的水平

办公室工作是一项原则性与灵活性并存的工作, 在执行政策时, 要做到有原则, 但是对于一些部门和人员又要有灵活性, 否则会导致事倍功半, 想做的事情也做不好, 会适得其反。办公室的量化管理要有制度性的依据, 要根据不同的人采取不同的方法。

4.要有良好的心态

无论做什么事情, 良好的心态都很重要, 办公室的工作繁琐, 而且深入到每个部门之中, 难免会有摩擦, 此时就要求办公室工作人员要有良好的工作心态, 要有超强的服务精神。不论遇到什么情况都能够及时的调节, 并找到解决的策略, 要树立好“窗口”的形象, 以积极乐观的态度去服务领导、服务基层、服务群众。

5.要有一个团结的团队

办公室的工作虽然各有分工, 但是很多工作仅仅靠个人力量是无法顺利完成的, 办公室工作人员必须建立起良好的合作关系, 遇见困难时能够集思广益、取长补短, 共同解决困难, 以提高工作效率。

提高办公室行政管理工作效率的措施

1.抓住中心, 找到切入点

办公室行政管理工作在工作过程中, 要以自己本职工作为中心, 办公室的工作协调性比较大, 部门工作人员想要显现业绩, 但是却没能抓住自己的工作中心, 一味地想去协调他人的工作, 这是不可取的。只有抓好自己的工作中心, 才能在力所能及的基础上做其他工作。办公室的工作细致、繁琐, 在工作的过程中一定要坚持抓住自己的本职工作不动摇, 在此基础上再进行更好的协调。在抓好本职工作的基础上找到一个工作的切入点, 由于工作繁杂, 不可能所有的工作都能一蹴而就, 这就要找到一个切入点, 有了切入点再进行工作就会容易得多。

2.发现重点, 寻求支点

办公室的工作很多, 在工作的过程中一定要找到工作的重点, 不能盲目的工作, 否则效率会很低, 只有找到了工作的重点才能有效的提高工作效率, 在同等的时间下达到事半功倍的效果。至于支点, 管理工作接触到的对象是人, 显而易见, 办公室行政管理工作的对象是人, 如果想要把工作做的更好, 就要有以人为本的理念, 调动起每个人的积极性, 工作起来就会一顺百顺。

3.把握难点, 做到结点

任何工作都不会是一帆风顺的, 办公室的工作也是如此, 在工作过程中也会遇到难点, 办公室行政管理工作最大的难点就是服务。办公室的服务包括底层的服务如收发文件等等, 这类工作细致程度很高;中层服务如上传下达等, 这类工作的协调性很强;高层服务如帮助领导出谋划策等等, 这类工作的创新性很大。把握住难点并做好相应的处理才能提高办事效率。所谓结点, 就是办公室的所有要求体现在办公人员的身上就归结为一点:素质要高, 办公室人员要有较高的素质和较强的能力, 办公室的工作看起来很平凡, 但是实际上想要在平凡的岗位上发挥不平凡的作用, 是非常不容易的。

4.重视团队, 增强合作

办公室的工作可用一句话形容:“事无巨细皆大事”。彼此之间的工作虽然有分工但是办公室是一个团体, 是个团队, 要显现团队的作用。办公室的行政管理工作在日常中要重视团队的作用, 增强个人之间的合作, 取长补短。和谐的工作氛围也有利于思路的开放与汇集, 从而达到提高工作效率的目的。

5.创新理念, 提高水平

办公室行政管理要及时的创新, 要与时俱进, 管理上的创新不仅仅体现在管理方式的创新, 更体现在理念上的创新, 随着社会的不断进步, 办公系统的快速发展, 给办公室工作人员带来了更大的挑战, 办公室工作人员要随着信息化进程的发展而更新管理理念, 实现管理的有效性。同时, 管理者也要提高管理水平, 实现办公室行政管理的快速发展。

摘要：在现代办公系统中, 办公室扮演着一个非常重要的“角色”。如何使办公室行政管理工作在繁杂的事务中有效运转, 尤为重要。

关键词：办公室行政管理,内容,职能,工作效率

参考文献

[1]王振海.企业行政办公室管理工作的体会与思考[J].建筑设计管理, 2001 (1) :34-36.

[2]朱中杰.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].科学咨询, 2010 (25) :69.

[3]陈育对.高职院校办公室行政管理的有效策略探析[J].文教资料, 2009 (26) :229-230.

[4]春英.新时期下办公室行政管理工作的几点体会[J].内蒙古电大学刊, 2006 (8) :37-38.

[5]刘蕴璞.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].现代商贸工业, 2007 (3) :62-63.

办公室文员 篇10

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3.负责总经理办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8.做好公司宣传专栏的组稿。

9.按照公司印信管理规定，保管使用合同章，并对其负责。

10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做帐，留底。管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16.接受其他临时工作.直属部门：店内各部门

直属上级：各部门经理或主管

适用范围：店内各部门文员、一般工作人员

工作职责：

1． 打字处理工作

2． 信息的上传下达

3． 文件归档、保管

4． 工作记录

5． 来访客人通报及接待

6． 本工作区域清洁

主要工作：

1． 完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报

2． 完成日常的正常管辖范围内的工作

3． 接听电话做留言记录、讯息处理

4． 工作资料的保存、分类、归档、保管

前台文员职责

1.负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；

2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；

3.对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客户投诉记录汇总给副总经理；

4.负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净；

5.接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作；

认真执行目标卡的管理规定，完成本部门分配的工作和任务

前台文员服务规范

程序 标准

前台 造访：

1．客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

单个人问候标准语如下：

“先生，您好！”或“先生，早上好！”

“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”

“您好！欢迎来到XX公司。”

来者是二人，标准问候语则为：

“二位先生好！”

“二位小姐好”

“先生、小姐，你们好！”

来者为三人以上，标准问候语则为：

“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”

“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”

对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：

“X先生好！”

“X小姐好！”

对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后，还可选用如下标准问候语：

“先生，我记得您前不久（以前）来过我们公司，今天光临，再次表示欢迎！”a)引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料；b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人；

c)引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；

d)进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；

e)介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。

7．当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。

禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。

电话：

1．听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒；

2．听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：

“您好，XX公司！”或

“您好，这里是XX公司！”

对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。

咨询家装业务：先生（小姐），关于这方面情况（家装咨询），让我们公司客户顾问X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

找人：先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司X先生的电话，询问转接与否。）

不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人；

通话简明扼要，不应长时间占线。

结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

1.接待工作/转接电话--是最基本的。代表公司第一印象，所以要求长相和身高，还有声音甜美。

2.正规点的公司通常还有如何工作也需要前台文员做

2.1 新员工入职工卡制作--很简单，有机器，会操作就行了

2.2 办公室文具管理--这也蛮简单，做个文具清单，谁想领填单就可以领，但是要主管签字。所以文员负责发放就行了

2.3 会议室的预订和投影仪等会议设备的管理---会用，能解决一些简单的非技术类问题

2.4 公司联络单的更新和管理---要会用邮件和Office 软件，特别是Excel

2.5 酒店或参观预订--不一定要前台做，但前台要会做。万一那天安排去做

2.6 定机票、船票之类----这种一般公司都有固定的订票代理，直接跟他们联系就好了

其实主要是涉及到领导的行程安排时需要小心处理，给他们提供有价值的选择，让他们很简单就能做出决定就行了。----一定记得让他们自己决定。