用Excel建立一套小型人事数据管理系统EXCEL基本教程

用Excel建立一套小型人事数据管理系统EXCEL基本教程（共5篇）

用Excel建立一套小型人事数据管理系统EXCEL基本教程 篇1

前言：

在现实生活中，很多小型企业并没有给人事部门配备专门的人事管理软件，实际上，一套专门的人事管理软件费用昂贵，而且不一定适合企业的实际需求。

自己动手，用Excel来建立适于本企业具体需求的人事管理系统是一个不错的选择。Excel的功能强大，而操作又很方便，每月准确无误的统计企业员工增减变化情况，年底分析大量的人事数据等等复杂的工作都能通过Excel轻松完成。现在我们给读者朋友们提供这样一个实例——通过Excel来建立一套小型人事数据管理系统。

正文：

首先我们打开一个新的Excel表建立一个人事信息库框架，信息项目的设置您可根据本单位实际情况而定。如图(一)所示:

图一 点击可看清晰大图

接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。

1、性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置

我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设置。当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入下列公式:

(1)性别: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,“男”,“女”)

含义：“LEN(E3)=15”表示看E3中是否有15个字符;

“MID(E3,15,1)”表示在E3中从第15位开始提取1位字符;

“MOD(MID，2)=1”表示提取的字符除以2余数为1;

“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否够15个字符，如果够就从第15个字符开始取1个字符，如果不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。我们的身份证号码一般是15位或18位。

“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,“男”,“女””表示所取字符除以2如果余数为1显示男，否则显示女。

(2)出生年月: =DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))

含义：DATE(YEAR,MONTH,DAY);

“MID(E3,7,4)”表示在E3中从第7个字符开始连续取4个字符表示年，用类似的表示方法一个人的出生年月日便可以通过函数设置表示出来，如果为了看起来方便，我们可以将单元格格式设置成年、月、日的日期格式，这样显示的结果会非常容易理解。

(3)年龄: =DATEDIF(G3,TODAY(),“Y”)

含义：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示两个日期的差值;

“TODAY()”表示系统自带的日期即显示当日日期;

“DATEDIF(G3,TODAY(),“Y”)”表示今天的日期与G3所表示的出生月日之间的年份差值，这样一个人的年龄就会容易的显示出来了。

2、劳动合同期限的自动生成和提前30天定期提醒功能设置

劳动合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特别是劳动合同到期续签问题更是不可忽视。如果由于我们的人为原因造成了劳动合同漏签、

关 键 字：EXCEL

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Excel可以从其它文档中批量导入数据，下面我们将一个ACCESS数据库中的数据表导入到Excel中：

在Excel中，执行“数据→导入外部数据→导入数据”命令，打开“选取数据源”对话框，定位到需要导入数据的文件所在的文件夹，选中相应的文件，单击“打开”按钮，打开“导入数据”对话框，选择保存数据的第一个单元格，按下“确定”按钮即可，

具体操作的动画演示过程如下：

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选定单元格(可以是多个单元格)后选择菜单“格式→单元格”，或直接在单元格上单击鼠标右键后选择“设置单元格格式”，在打开的“单元格格式”窗口中单击“数字”选项卡，在“分类”中选定“文本”并“确定”即可(如图所示)。之后在设置过的单元格中输入内容时Excel就不会自动把减法公式文字“6-2”变成日期“6月2日”了，而是保持原本的文本模样。

还有一种方法，就是在输入内容的前面加上一个英文半角的单引号，可以告诉Excel将单引号后的内容作为文本处理，单引号本身并不会被打印出来，

除了输入“6-2”、“2005-6-2”这样可转换为对应日期的内容会被Excel自动理解为日期外，常见的电话号码尤其是11位的手机号码以及不含字母“x”的身份证号码输入时也会被Excel自动理解为数字，由于位数多，会被自动变为科学记数法的形式，要想保持正确的格式，上面的两种方法就是解决之道。

在单元格中文本默认是左对齐的，而包括日期在内的数字都默认是右对齐的，从这一点可以直观地看出差别。

注意：单元格的内容在强制变回文本时其值可能会发生变化，如日期变成相对于1900年1月1日的天数、身份证号码的后几位被科学记数法舍为0等，需要留意加以订正，以免产生差错。

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下面是具体操作步骤。

一、在格式工具栏中添加样式列表

1.在Excel的任一工具栏上单击右键，从弹出菜单中选择“自定义”命令。

2.单击“自定义”对话框中的“命令”选项卡。

3.在“类别”下方列表中单击“格式”，然后从右侧“命令”列表中将“格式”列表图标拖放到格式工具栏字体大小列表的右侧，如图1所示。

图1

4.单击“关闭”按钮。如图2所示，现在格式工具栏上多了一个样式列表。

图2

二、在样式列表中添加“文本自动换行”样式

1.在某个单元格中输入一些文本，然后按快捷键Ctrl+1，打开“单元格格式”对话框，

2.单击对话框中的“对齐”选项卡，然后选中“文本控制”下方的复选框“自动换行”，如图3所示。单击“确定”按钮关闭该对话框。这两步即为通常情况下实现单元格内容自动换行的方法。

图3

3.单击格式工具栏样式列表中的输入框，注意不是单击右侧的小箭头，输入“文本自动换行”，如图4所示，并按回车键。

图4

4.经过以上步骤，实际上已经建立了快速应用“自动换行”格式的快捷方式，当我们需要为其它单元格应用“自动换行”时，选中单元格，然后从样式列表中选择“文本自动换行”即可。

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ASP对Excel的基本操作之查询数据

Execl97//xp是MS Office办公软件的成员之一，在企业级应用当中，我们往往需要对Execl进行操作，如读取Execl里面的数据、往Execl里插入数据等。

一、操作Execl要注意的事项：

1、服务器端Office的配置

以MS Windows2000+IIS为例，要在服务器端安装有MS Office的成员之一Execl，Office的版本没有特殊要求。

2、服务器端分布式COM的配置

执行“ DCOMCNFG”命令，选择“应用程序”页的“Microsoft Execl 应用程序”―>“属性”―>“安全性”―>三个选项都选“使用自定义访问权限”，添加“Everyone”权限。

二、首先，先将利用ASP读取Execl的数据(不建立DSN)：

我们可以整个.xsl文件看作是一个数据库，sheet1、sheet2等分别看成一个独立的表，把A1、B1、C1、…N1看作表的字段。

--建立连接对象实例ExeclConn

Set ExeclConn=Server.CreateObject(“ADODB.Connection”)

--利用Open 方法打开数据库

StrConn=”Driver={Microsoft Excel Driver (*.xls)};“&_

”DriverId=790; DBQ=“& Server.MapPath(”xls文件名“)

conn.Open StrConn

--建立数据集对象Rs并查询数据

Set Rs = Server.CreateObject(”ADODB.Recordset“)

Sql=”select * from [Sheet1$]“

rs.Open Sql,conn,2,2

具体例子：

1、建立一个表Sheet1(数据库名为Students)

StudentID

姓 名

语 文

数 学

物 理

化 学

地 理

1

李雪青

83

84

76

95

66

2

冯江

87

96

82

100

81

3

吴小霞

76

43

37

60

82

4

邹亚汇

80

77

63

71

63

5

蔡海飞

89

63

92

86

67

2、查询并显示表Sheet1内容的代码

<%

Dim conn

Dim StrConn

Dim rs

Dim Sql

Set conn=Server.CreateObject(”ADODB.Connection“)

StrConn=”Driver={Microsoft Excel Driver (*.xls)};“&_

”DriverId=790; DBQ=“& Server.MapPath(”Students.xls“)

conn.Open StrConn

Set rs = Server.CreateObject(”ADODB.Recordset“)

Sql=”select * from [Sheet1$]"

rs.Open Sql,conn,2,2

%>

<%

for i=0 to rs.Fields.Count-1

%>

<%=rs(i).Name%>

<%

next

%>

<%

do while Not rs.EOF

%>

<%

for i=0 to rs.Fields.Count-1

%>

<%=rs(i)%>

<%

next

%>

<%

rs.MoveNext

Loop

rs.close

set rs=nothing

StrConn.close

set StrConn=nothing

%>