办公室文书述职报告

办公室文书述职报告（共14篇）

办公室文书述职报告 篇1

进入公司以来，我一直负责公司外联、支部和工会所涉日常事务、活动的组织落实三方面的工作。公司里绝大多数职工包括退休员工都熟识我，大家有了困难或者任何疑问，也都喜欢找我协助解决，而我也很乐意帮助他们，热情相待。在工作和生活中，我处处严格要求自己，坚持以提高自身素质和能力为基础，兢兢业业做事，老老实实做人，尽职尽责，任劳任怨，较好地完成了公司和上级派与的各项工作任务。

一、强化学习，努力提高自身素质

办公室作为整个公司系统运作的指挥中枢，对每一名员工的综合素质有特殊的要求。为了尽快进入工作角色，今年我首先把学习作为提高自身素质的有利武器，充分利用业余时间，努力提高业务素质技能，以适应工作需要。几个月来，深入系统地认识了公司的运作流程，并且积极参加各类培训班，掌握了各项理论知识，不断地武装头脑，增强对当前社会主义市场经济出现的新情况、新问题的分析和应对能力。同时，坚持在实践中学习，在工作中提高，把每项工作都当做对自己素质和能力的检验和挑战，增强了对实践的认识和感知能力，努力做到了理论与实践的结合的本领。在实践工作中，抓紧一切时间完成任务，努力提高工作效率，把领导安排的事情尽力做好，踏踏实实，兢兢业业，吃苦耐劳。

二、尽职尽责，不断提高工作水平

公司与各级政府、行政机关经常发生纵向业务关系，外联工作相对繁重且琐碎，不按时下班变成了家常便饭。但在工作中我始终无怨无悔，任劳任怨，把所有工作当作领导对自己的信任、考验和锻炼，有力协调、耐心细致、及时有效、自我加压、尽职尽责，拼搏进取，努力使各项工作争先创优。

随着各生产车间设备及原材料的准备就绪，公司面临时全线联运试车投产，属地各级政府(部门)给予了我们大力的支持，同时，我们也必须做到各种资料、证照的齐备与完善。我按照公司要求，积极领会各级政府(部门)组织的相关会议所传达的精神，及时准确地向公司领导汇报，切实落实指示精髓，保障了公司运作与上级行政部门在工作上的同步协调;为适应公司发展的要求，我参加了对公司的营业执照注册名称进行了变更，商标进行了注册，工商、税务等各种证照及时进行了年检，各种相关项目资料报相关职能管理部门进行申报和审批的工作，切实做到不延时，不拖拉，准确条理，有效保障了公司各项工作的顺利开展。

三、严于律己，顶住压力做好工作

由于公司办公室人员的岗位特殊性，任务来得突然、来的琐碎、来的不均匀，这就要求我在工作中务必顶住家庭或者上级的压力，做到从容应对，调节自我，细致认真、协调统筹、严格公平、及时耐心才能将任务做好完成好。

我还负责完成公司党支部、工会交办的各项日常事务，按照公司的要求，我与相关负责人员组织了公司首届“知识竞赛”;与女工委领导一起组织了妇女节茶话会及文艺联欢;配团公司和公司组织了集团公司十周年大型庆典活动;组织了职工晚会。这些工作的开展，丰富了职工生活，宣传了企业文化，对公司各项工作的进行起到了积极的促进作用。

通过几个月来的工作实践，我增长了智慧，锻炼和提高了能力，也积累了许多工作经验，工作中也做出了一些成绩，但距公司领导的要求跨越发展的客观形势需要还有一定差距。在今后的工作中，我将进一步加强学习，勇于实践，一如既往的严格要求自己，不断提高自己的业务素质和思想水平，力争做好这颗公司机器的螺丝钉、企业运转的润滑剂。

办公室文书述职报告 篇2

关键词：办公室文书,文书档案,管理,对策

办公室文书档案工作是医院基础管理工作的重要组成部分, 文书档案产生于团体、机关、企事业单位在行政管理事务活动过程中, 是通用文书转化部分档案的习惯称谓。办公室文书档案管理是衡量单位档案管理的重要标准要素之一, 其管理水平的高低对于档案资料的完整性和质量都有着直接关系和重大影响。办公室文书档案的有效管理可以为建设和发展单位事业提供有力的保障, 一份科学完整的档案是医院发展历史的全面真实写照, 具有重要历史价值和现实作用。所以树立文书档案管理工作的标准化与规范化, 提高文书档案的利用率, 是新世纪环境下对医院发展提出的新要求和新挑战。

一、目前医院文书档案管理的特点

(一) 文书档案主要是以纸质或其他载体记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象

文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。分门别类的存放, 此阶段的工作重心应放在收集、管理、编目编册、保存等方面。

(二) 文书档案载体的多样性

文书档案涉及方面众多, 是单位发展进程中的真实反映和记录, 行政管理、科技档案、新设备档案、会计档案等都是文书档案所涉及的内容。由于文档内容丰富多样。所以文书档案的保存载体也具有多样性。例如:照片、录音、录像、协议、合同、责任书各类文件以及各种电子档案等等。

(三) 文书工作与文书档案之间的联系

文书工作包括文件的整理收集、立卷和归档, 文书档案的管理包括文件的书写材料、文件的格式、是否及时归档等。文书工作可以说是档案工作的基础和前提条件, 文书工作的全过程也是办公室文书档案形成的过程。

二、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述

(一) 医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房的紧张, 医院存放档案的地方也十分有限;医院文书档案职责不明, 管理不完善, 医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合, 与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

(二) 医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案, 医院文书与文书档案相对于病案档案来说, 医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值, 相关的科室对于文书档案也是只保存不利用, 有效资源的利用率下降, 浪费程度极其严重, 不能达到预想的可观状况。

(三) 医院在文书与档案工作中存在的不规范现象

现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如:版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

(四) 医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前, 我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识, 责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象, 不符合办公室文书档案管理的规范准则。

三、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

(一) 强化医院文书档案管理工作的规范衔接

实现文书、档案工作一体化, 要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关, 实现标准化和规范化, 在公文办理完毕后, 应及时整理立卷及归档。

(二) 提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识

医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训, 学习档案专业知识理论, 充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进, 办公现代化是社会发展的必然趋势, 信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

(三) 提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度, 加强档案整理工作的检查与监督, 全面提高思想认识, 促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关, 增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情, 提高实事求是的工作态度, 及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

(四) 建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位, 不仅要真实、客观, 要有归档的时间、范围、要求, 保证文件的完整。文书档案整理的内容:档案的系统化 (档案的分类、案卷的排列、档号的编制) 和基本编目 (编制案卷的目录) 。

四、结束语

文书工作是档案工作的基础, 档案也是文件工作的发展和延续。文书档案既可以储存记录医院现在文书档案管理建设的状况, 也是医院过去发展历程的缩影。要想为医院的建设和发展提供有利的保证;提高文书档案利用率。就必须建立有效的工作程序和管理制度, 搞好文书档案工作的规范衔接, 加强各部门之间的协作, 提高医院文书档案工作的地位势在必行。促进文书档案管理工作规范化、标准化。

参考文献

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会, 2008.

[2]霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理.2007.

[3]侯明, 白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务, 2012

[4]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报 (社会科学版) , 2011.

试论办公室工作对文书的要求 篇3

【关键词】办公室工作 文书 要求

在现代社会，经济文化的发展日新月异，对各行各业的要求也是越来越高，同样对于办公室文书工作的要求也是随着社会的发展要求越来越严了。现代社会条件下，办公室文书的工作内容也不仅仅限于工作运转传送枢纽、机关窗口等基本的要求了，要求文书工作要有管理协调、参谋助力等新的工作职责了。基于这些，现代办公室文书工作人员不但要有扎实的专业知识，同时还要对信息能做到及时地处理和反馈。在日常工作中要做到小事能办细不遗漏、急事能办对不出差错、大事能办好快速解决问题等快速的反应能力。对于领导交代的工作，要能做到提笔能写、准确传达、通知到位，同时还要能对各个部门各个领导之间的合作与协调进行沟通。所有这些都对办公室文书工作人员提出了更高的要求，特别是随着计算机技术的发展、办公自动化的提出，办公室文书工作人员要紧跟时代步伐，学会利用网络工具对信息进行收集和处理，提高工作效率和办事能力。

1 树立严谨的工作态度和良好的工作作风

1.1 作为办公室文书工作人员，由于其工作性质的特殊性，要求文书工作人员要把服务意识放在第一位，在日常工作中要时时刻刻把敬业与奉献放在首位。同时由于文书工作性质的特点，在日常工作中肯定会有因工作做得不到位和自身职责的原因而受到同事和领导的不解，所以文书工作人员在日常工作中要养成开阔的胸怀、培养远见卓识、养成平稳的心态。在工作中淡然处事的工作作风，针对具体的事情而不针对某个人，负责敬业高效地完成文书工作。

1.2 由于办公室文书性质的使然，其工作态度可以很大程度上影响到整个办公室的精神面貌和工作态度。所以，办公室文书工作人员在日常工作中不但要发挥爱岗敬业、积极向上的工作作风，还要在平常工作中积极向上、保持工作激情、利索果断，以此来提高办公室其他工作人员的工作效率。办公室文书工作人员必须充分地认识到自己的工作中的每一个细节都会关系到整个工作是否可以按时完成，所以对自己的工作绝对不能有丝毫的懈怠。所以办公室工作人员必须具有较强的执行力，随时听候领导的工作安排，对于可能发生的紧急情况要有随时待命，立接立办的责任意识。

1.3 对于办公室文书工作人员，要保持时时学习的能力，同时也要时时进行学习。为了能够妥善、正确处理领导交待下来的每一项工作，办公室文书工作人员必须利用工作中的机会多交流、多沟通，多向身边的每一个同事学习。在工作中要多向领导学习，深入学习与认真领会各项工作的内涵与性质；多向身边的同事学习，并要学会不断的反思和总结。在工作中不应避重就轻，要敢于做大事、敢于承担重任。在实际工作中不断地锻炼自己的做事能力，也要发现自己所不知道的办事潜力，从而提高自身素质。在工作中不断的提高自己的道德修养和思想境界，并最终提高自身业务素质。

1.4 由于办公室文书这一岗位的特殊性与机要性。在实际工作中，接收邮件与收发公文的过程中，经常会有涉密与受控性文件出现。此类文件只要求领导知道，作为办公室文书，不仅要有严格的岗位操守，还要有强烈的保密意识。身处领导左右，信息来源多，信息量大，办公室文书应明白什么可以说，什么不能说，什么可以做，什么不能做。特别是对于办公室的公章管理来说，要严格遵照公章管理规定执行，对于使用公章的场合一律要求盖章人签字，经办人签字，领导层最后审批后，方可加盖公章。对于公章的禁忌应明白于心，不得发生公章外借，空白书面上盖章等事宜。保证任何加盖公章的前提下都是看见有领导签字在前。

2 如何提高办公室文书日常事务处理能力

2.1 工作中的要点和技巧

由于文书工作是相当的繁杂和琐碎的，比如文件处理、接电话、资料归档、会议安排、完成领导实时指令与要求、接待来访等等工作，为了每一件工作都能出色完成任务而且不出任何的差错，技巧在文书工作中就显得特别重要。而备忘录的作用就显现出来了，把每一项工作按照一定的顺序记录在备忘录上，处理事情按照轻重缓急的顺序来进行。重要的、紧急的事情要优先处理，不是紧急的、重要的事情可以适当的延后。对于会议安排，要提前进行通知并进行标记，临近会议时要再次提醒通知。还要对工作中细节进行安排并落实，以免由于细节中的问题影响到大局面。

2.2 操纵办公自动化系统的能力

随着计算机技术的发展，办公系统在文书日常的工作中得到了越来越广泛的应用。办公自动化的应用可以提高工作效率，使工作中的每一步都可以记录在案；可以标准化、统一化工序，提高整个办公的效率。所以，作为办公室文书工作人员，其对办公自动化系统的掌握程度就可以决定其工作效率和业务素质，所以作为办公室文书人员一定要掌握办公自动化系统，提高工作效率。

总 结

文书工作就是为领导服务，其工作的核心内容就是要以领导为核心，时时刻刻以领导的安排为宗旨。在工作中要做到多而不杂、忙而不乱、主谓分明、不拖沓大事、不遗漏细节，对办公室各类的日常事务妥善处理、有所侧重，以更好更快地完成领导交代任务。

【参考文献】

[1]金力.浅谈新时期企业办公室文书应具备的素养和技能[J].现代企业教育，2012（18）.

[2]马润新.如何提高办公室文书处理质量和效率[J].陕西档案，2011（4）.

公司办公室文书工作总结 篇4

转眼我已在公司工作了一年时间，期间学到了很多，感悟了很多。我主要从事三项工作，一、行政；

二、出纳；

三、项目申报。

行政工作主要负责综合办公室的事务：公司各类资料的归档整理（人事、工商、合同等）、工商年检、共办理2次工商变更、为公司新进20名员工办理社保及公积金事务、办公用品采购、公司湖南人宿舍管理、各类签章管理、与公司各外地办事处衔接、公司会务及接待、公司邮箱管理等。

出纳事务主要负责与银行的衔接、公司资金流动情况跟踪记录、银行及现金日记账、共办理银行开户3次、银行年检1次、开户许可证变更2次、以及公司员工的报销事宜、发票填开及购买等。

项目申报的工作主要是在舒波的指导下写申报内容、装订申报材料以及材料的提交等。共申报过5个项目，其中一个项目政府已拨款资助100万，其余为2012年项目，正在申报中。

办公事务文书(计划) 篇5

例如：1.《勘探局培训中二〇一四年科研工作计划》

2.《二〇一四年科研工作计划》但是落款必须要有单位

或者部门名称

二、正文：

1.导语：简单说明直径计划的背景、依据、原则、意义，以及计

划要达到的目标等内容

2.主体是计划的详细安排：有计划要完成的目标，实现期限，人

员的安排，采用的办法、计划执行等。这部分经常用挑款式逐一列出

办公室文书述职报告 篇6

一、公文办理：

1、上级党政机关来文的收文管理工作，包括签收、登记、分发传阅、催办，按规定保管和传阅、存档机要文件；

2、本院的发文工作，包括对内对外发文的登记、编号、用印、分发等工作；

3、负责本院办公室的文书立卷工作，每年按时间向档案室移交。

二、印章管理和使用：

1、保管并用好本院印章；

2、严格执行印章管理使用规定；

三、建立机要室必要的规章制度，遵守党和国家的保密原则。

四、认真收启处理各种来信。

五、按规定管理和使用院党、政介绍信。

六、负责院内职工工作合同的签订。

七、院领导及本办公室使用文具的管理和分发。

八、完成领导临时交办的各项工作。

办公室主任岗位职责

一、承办全院日常行政业务；安排政治理论及业务知识学习；负责来人来访接待工作；配合院长处理院内日常事务工作。

二、完成各类文件收发、登记、打印、立卷、归档工作。做好会议组织、记录、档案管理、报刊、杂志征订等工作，负责职工考勤、考核工作。

三、完成财务预决算及统计计划工作，做好人事安排、人员聘用和劳资工作。

四、负责房产、物资、家具、办公用品、劳保用品的管理购买、发放工作。

五、负责水、电、暖、通讯等设备维修保养及锅炉管理、开水供应、煤炭拉运工作。

六、负责院内花草树木管理，环境卫生清洁，污水、垃圾拉运工作；组织开展各项活动。

七、负责安全防范、车辆管理和各类值班安排；做好股室协调工作。

八、完成领导交办的其它工作。

印章管理制度

一、事业单位的印章包括公章、财务专用章等。

二、印章的使用范围：

1、公章用于对外签发和与相关单位联合签发的文件；

2、章程、协议及本院出具的证明等有关资料；

3、对外提供的财务报告；

4、员工的调动、任免及聘用。财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。

三、印章的保管与使用：

1、公章由办公室专人负责保管与使用。使用公章须履行登记手续，填写《公章使用登记表》，写明用印事由，并经分管领导审核同意后，方可用印。

2、以本院名义上报、外送、下发的文件、资料等，经院长审阅批准同意后方可加盖印章。

3、财务专用章由财务会计负责保管；法人章由现金出纳负责保管。除正常的财务需要用到财务专用章与法人章外，其他事项必须经过办公室主任批准后方可使用。

4、任何人不得以任何事由，要求在空白书面上加盖公章、财务专用章和法人章。

办公室文书述职报告 篇7

随着我国经济的不断发展, 从前企事业单位当中的办公室文书工作已经从曾经的工作传送枢纽的基本职责转而增加了许多职责, 比如帮助单位草拟合同, 负责单位的档案, 督促公司规制的落实等等, 这就需要办公室文书不仅要有相当过硬的专业知识, 还要求其具有相当扎实的现代应用文写作功底, 并且要对日常的大小事务具有迅速的应变及其反应能力等等, 简单地说就是不仅要能够传达到位, 通知到人, 还要能够提笔能写, 协调办事。这些都对办公室文书工作提出了新时期的新要求。

二、当前办公室文书应用文写作能力低下的现状与原因

应用文被古人喻为“经国之大业, 不朽之盛事”, 可以看出应用文被古人的重视程度, 而当前处于信息极度发展的新时代, 应用文的重要性自然不言而喻, 但是从目前的情况来看, 在现代应用文写作方面, 现代职场人士尤其是办公室文书的应用文写作能力低下是不争的事实, 这不得不令我们反省。

(一) 办公室文书应用文写作能力低下的现状

为了能够全面的了解办公室文书的写作能力, 笔者对知网进行文献检索, 对检索内容进行阅读分析, 并结合笔者的实际工作经验对当前职场人士的应用文写作能力现状进行总结:

第一, 不能够掌握应用文的样式。应用文有其所固有的样式与格式, 而对这种样式与格式的要求是恒定存在的, 这也是应用文体有别于其他文体样式如议论文, 说明文的最重要特征, 因而, 掌握应用文的格式是应用文写作的大前提。 但是从目前的调查分析来看, 职场人士尤其是办公室文书通常对应用文的样式的规律和特点了解的模糊不清, 甚至连请假条这样的简单应用文体的格式都不熟悉, 更不要说是让其草拟文件, 新闻稿这样的应用文体了。

第二, 对应用文的内容把握不好。应用文的历史可以追溯到我国的春秋战国时代, 孔子汇编的《尚书》就是我国最早的公文 (应用文) 写作。随着历史不断的发展, 应用文的写作的类型也不断的增多, 体系也逐渐完备。比如秦李斯的 《谏逐客书》使其在当时的战乱时代某得了重要职位, 三国时期诸葛亮的《出师表》、唐魏征的《谏太宗十思疏》都是历史上著名的应用文典范。随着时代发展至今, 应时代的需求, 应用文又出现了合同书、招标书等各种经济、法律、商务文书, 因为每种类型的应用文所针对的方向都不同, 因此都有其所不同的内容, 但不论内容具体是什么, 都是围绕其所述的主题来展开的, 可以说对主题内容的把握越清晰, 写作起来就越容易。

(二) 办公室文书应用文写作能力低下的原因

从目前的状况结合笔者的分析来看, 当前的职场人士在应用文写作的问题上能力不强的原因主要有以下几点:

首先, 企业在招聘人才的时候对应用文写作能力过于忽视。在现代职场的现实当中, 应用文的写作能力应该是首当其冲的, 但是企业在招聘的时候对职场新人在应用文写作方面的要求非常低, 甚至有些企业根本不考察应用文的写作能力, 只对应聘的新人进行专业能力方面的考核, 因而企业招聘来的新员工基本上都在应用文写作方面的能力并不强。我们的国企、公务员、事业单位的考试通常也都是靠行政职业能力方面的考试, 不区分任职的方向一律考试的都相同, 这样招聘进来的单位办公室文书在进入单位以后往往都还是只能做从前的基础的事务性的工作, 根本无法胜任起草文件等工作。

其次, 我国在教育方面与应用文写作能力脱节。我国的教育, 无论是基础教育, 职业教育还是高等教育, 在应用文写作教学的方面与实际上其实是脱节的。我国的基础教育, 在义务教育阶段对写作问题的要求多为记叙文写作, 伴随有少量的议论文和说明文的写作, 对于应用文体的写作通常非常少;在职业教育当中, 对于应用文的要求就更少了, 职业教育偏重对专业技能的教学, 一般的专业也都是使学生具有 “一技之长”的实用技能, 再加上受到职业教育理念的影响, 应用文方面的教学几乎可以忽略不计;高等教育方面就更不用说了, 中文专业出身的高校大学生通常都是“作家”、“诗人”类型的年轻人, 到企业之后, 应用文写作要从头学起。

三、做好办公室文书工作的途径

根据上文我们可以看出办公室文书工作与现代应用文写作之间具有密切的关系, 因此如何做好办公室文书的工作呢?首先, 要树立正确的办公室文书的工作态度。办公室文书工作是为领导服务的, 因而对于办公室文书而言, 应用文写作是一项基本的素质, 因此办公室文书要多利用工作机会进行学习, 多向前辈请教, 沟通, 在工作中主动锻炼自己的能力。其次, 挖掘自己的潜能, 工作之余多进行学习, 保持一种积极向上斗志昂扬的工作态度, 多花时间和精力进行应用文的写作, 提高自己的职业技能。最后, 用人单位也要给予办公室文书一定的培训机会, 对办公室文书进行各方面的应用文的专业培训。

摘要：无论是在公司、企业或者事业单位中, 办公室都扮演着十分重要的角色, 它承担着对单位的上传下达的重要工作, 在单位中具有纵向承上启下、横向沟通协调的重要的作用。办公室文书作为一个综合性的岗位, 其工作职责涉及方方面面, 如草拟公司的文稿、合同, 负责编印, 对档案立卷归档, 督促公司的规章制度和有关精神的落实, 协助开展公司文化的宣传工作等等, 因而, 做好办公室文书的工作, 笔头的文字功夫非常重要, 因而具有现代应用文的写作能力就显得尤为重要了。本文笔者结合自己的工作经历, 对办公室文书的工作与现代应用文写作之间的密切关系展开讨论, 希望能够提高办公室文书的工作质量。

关键词：办公室文书,现代应用文,写作,密切关系

参考文献

[1]王梦禹.从中小型企业文秘人员需求试论教育机构秘书人才培养[D].暨南大学, 2013.

办公室文书述职报告 篇8

关键词：办公自动化；文书档案管理；文档一体化；在线归档；档案知识管理

中图分类号： TP317.1 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）29-41-2

0 引言

伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。

1 办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响

1.1 为实现文档一体化创造了条件

对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。

而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

1.2 提高了文书档案的管理、利用的效率

企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。

2 办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法

2.1 将OA系统和档案管理系统衔接起来

企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。

2.2 实现在线实时归档

在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。

下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。

企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导；文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。

对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记（如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中），收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。

2.3 电子文件的安全管理

随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：

①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。

②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组（可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成），贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。

③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。

④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复；将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。

2.4 根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管

尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。

保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。

2.5 建立文书档案的现代管理模式

传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。

而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。

2.6 制定相应的标准规范体系，加强规划和部署

制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决OA 办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。

3 办公自动化环境下企业文书档案管理的利用

在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。

办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。

4 办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进

在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。

通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统， 档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。

参 考 文 献

[1] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（09）：50-51.

[2] 顾文婷.企业文书档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（03）：34-35.

文书述职报告 篇9

各位领导、同事：

大家好！我于今年有幸被聘为XX镇XX村文书。在这里，首先感谢各位领导和同事对我在工作中给予的悉心指导和热情帮助，使我能够尽快熟悉工作内容，进入工作角色。下面我将自己这短时间以来的学习、工作情况向大家做一简要汇报，如有不足之处，敬请指正。

一、虚心学习，不断提高政治素质和工作能力。

面对新的工作岗位、新的工作环境，具备良好的政治素质和业务素质是做好本职工作的前提和必要条件。从工作至今，我一方面利用工作和业余时间认真学习了党的十七大的重要精神，进一步提高了对党在新时期的作用和发展有中国特色社会主义的认识，提高了政治水平和驾驭实际工作的能力；另一方面虚心向周围的领导、同事学习工作经验、工作方法和相关业务知识，取人之长，补己之短，从而不仅对自己所从事的秘书工作，有了一个从感性到理性的认识，而且通过深入的学习交流，使自身不断开阔了视野，丰富了知识，提高了修养，加深了与各位同事之间的感情，坚定了做好本职工作的信心和决心。

二、踏实工作，努力完成好领导交办的各项工作任务。

从工作至今一直在镇政府实习，在镇政府工作的同时也积极做好村软件工作。

在镇政府实习期间，认真学习有关人民调解、法律援助、安置帮

教、社区矫正及信访等工作的相关知识。人民调解是民间调解，对民间纠纷当事人进行说服教育、规劝疏导，促使纠纷各方互谅互让，平等协商，自愿达成协议，消除纷争的一种群众自治活动。由于很多人不了解人民调解，再加上发生纠纷的当事人双方可能都不够冷静，有时候调解本身不仅仅是说服教育，更是一种情感交流。安置帮教及社区矫正工作面对的人群就不一样，更要有耐心和热心去帮助他们，要懂得换位思考，去从他们的角度考虑问题。综治及司法行政工作比较复杂，突发性的问题较多，我现在能够辅助司法所长及信访办主任完成一些日常工作，处理突发事件，并且完善软件资料。

XX村是一个大村，情况相对复杂，村里的软件、文字资料也较多。我在工作期间能够与治保主任一起学习，协助治保主任做好综治软件工作。党建是一项经常性工作，涉及日常工作的方方面面。工作以来，我与本村大学生村官积极配合，合理分工，不断完善村党建工作资料。

三、存在的不足和今后的努力方向

在办公室领导和同事们的指导帮助下，自己虽然做了一些力所能及的工作，但还存在很多的不足：主要是阅历浅，经验少，有时遇到相对棘手的问题考虑欠周密，视角不够灵活，缺乏应变能力；对村整体发展情况了解不多，专业知识不够丰富，导致工作有时处于被动等等。

针对以上不足，在今后的工作中，自己一是要加强学习、深入实

践、勤于动笔，不断提高思维能力和文字功底；二是继续坚持正直、谦虚、朴实的工作作风，摆正自己的位置，尊重领导，团结同志，共同把村软件工作做细做好。

2014年社区文书述职报告 篇10

（中河社区文书---XXX）

尊敬的各位领导、党员、同志们：

大家好！

我是XX社区文书。主要负责民政、民政统计、财务工作、流动人口工作以及社区的日常事务。自担任文书工作以来，在镇党委、政府的领导下，在社区党支部、居委会XX书记的悉心指导下，认真履行职责、勤奋工作，当好领导的助手。现将本人任职以来的学习和工作情况汇报如下：

一、加强学习，落实党风廉政建设工作，加强思想建设、作风建设和纪律建设 作为一名基层干部，本人在工作中加强理论学习，提高政治思想觉悟，听从组织安排，认真做好每一件社区“两委”安排的工作，爱岗敬业、任劳任怨、坚持原则、办事公道、勤政廉洁，无任何收受他人钱、财、物和吃、拿、卡、要现象。通过各种学习，不断拓宽自己的业务知识，增强自身的工作能力，遇到重大事项做到主动请示汇报，认真落实党的各项方针政策，依法办事，公平、公正地办理好工作中的一切事务。

二、履行职责

1、认真做好为民服务工作。进入社区工作以来，每天做到按时上下班，遵守规章制度，认真接待来访群众的诉求和出具相关证明材料等，做到件件有落实、有记录、有回复，从不推卸；

2、按时按质完成社区死亡人口的各项报表工作；

3、按时按质完成财务报表工作，遵守职业道德，严格遵照财务管理制度和财务审批制度办事；

5、认真做好社区残疾人的走访慰问工作，按时按质完成残疾人基本服务状况和需求专项调查工作，对他们进行入户调查、电话调查，如实填写调查表，为符合居家托养服务的残疾人争取到补贴。在这一系列工作中，做到实事求是，从不优亲厚友；

6、认真做好居务公开工作，在居务监督委员会的监督下，做到党务、政务、财务、服务能够及时、真实的公开，并接受群众的监督；

7、认真做好各类资料的上报整理和数据统计工作。在对资料进行整理上报的同时，做到及时、真实、准确，没有漏报、错报和延误的现象发生；

8、做好和谐社区的创建工作。围绕社区的共同目标、实行居民自治，规范社区组织建设、队伍建设、制度建设、服务建设。在工作中注重资料的收集和整理；

9、积极配合做好第五届居民健身运动会相关资料的起草和整理工作，以及运动会期间的材料准备和后勤保障；

三、本人存在的问题和不足。

1、有的工作缺乏经验，业务水平和工作技巧还有待提高；

2、综合服务能力、协调沟通能力还有待进一步加强；

3、和上级领导沟通较少，在平常工作中还要努力加强学习，提高思想觉悟，与组织保持高度一致，积极开展批评和自我批评教育。

四、下一步工作打算

1、积极培养创新意识，配合党委、政府，把各项政策、制度、任务以及中心工作落到实处，不折不扣地完成领导交办的每一件事情；

2、严格遵守财务管理制度，确保社区财务管理透明化、公开化；

3、进一步规范社区各项制度，完善社区各项档案资料等；

4、深入群众、做好群众工作，切实做到为民、务实、清廉。

5、做好领导的参谋助手，搞好各种后勤保障；

6、积极配合同事做好社区各项工作，认真完成上级领导交办的其它事务。

各位领导、党员、同志们，针对以上本人的述职报告，我将虚心接受各位对我的评议和建议，并提出宝贵意见，争做一名政治信念坚定，为民服务，勤政务实，敢于担当，清正廉洁的干部。

文书档案管理的办公自动化应用 篇11

关键词：文书档案,办公自动化应用,存在问题,应对方法

随着改革形势的发展, 如何提高文书档案管理水平, 及时、准确、系统、完整地提供档案信息, 以满足各方面的需求, 适应日趋发展的新形势, 这是文书档案工作的新课题。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1. 办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中, 工作人员过多地依赖于手工操作, 要求收集完整、齐全, 避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用, 字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误, 结果又费时, 又费力。在应用了计算机软件处理后, 使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递, 都变得简单易行。

2. 文件和文字信息得到充分交流与共享

运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展, 实现档案信息与载体分离利用, 可与其他信息系统建立共联, 提供信息的横向与纵向、历史与现实记录, 从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。

3. 电于文件保存的稳定性

随着电子技术日新月异, 贮存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 如VCD、DVD光碟, 小容量的闪存U盘, 大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且贮存时间长, 受外部环境影响小, 不易损坏, 具有很强的稳定性。

4. 提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中, 办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时, 文件还可能因为其他原因造成丢失或延误, 给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便, 在应用计算机网络技术下, 直接通过网络工其进行传递, 大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1. 电子文件保密性受限制

电子文件不再具有特定的字迹, 人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出, 无法从字迹上分辨其原始性, 而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名, 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验, 随着网上窃密技术的不断完善, 进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2. 对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理, 绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化, 首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作水平, 从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对措施

1. 办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间, 设置物理隔离, 以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址, 然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制, 无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

2. 提高档案人员的综合素质

经费申请报告文书 篇12

县党委的领导和指挥下,县政府和有关部门的大力支持,县丝绸公司的破产和重组工作和蚕饲养农场以有序的方式进行,现在已经进入人员安置阶段。县丝绸公司现有职工522人，其中正职职工408人，退休人员48人，退休蚕桑辅导员24人，在职蚕桑辅导员24人，长期临时工4人，生还者4人。

根据批准的人员安置方案，根据债务和债务清算报告，预计人员安置费用为6462.8万元，筹集资金162万元，发放工资3138.5万元，总资金11973万元。自处理非集成资产(土地供应中心已委托)将需要很长时间,根据县党委和县政府的安排,以确保破产结束在今年6月底之前,县政府特此请求借1000万元的县财政解决员工,然后计算后的账户与县财政资产。

以上说明是否有效，请说明。

此致

敬礼!

申请人：xuexila

村文书辞职报告怎么写 篇13

尊敬的XX市委组织部：

我是XX乡XX村的大学生村官。20xx年参加湖南省统一组织的“选聘高校毕业生到村任职”考试，经过考核被选聘到XX乡XX村担任村支部书记助理一职。由于我现在需——（辞职原因）——不能继续在此工作，故决定辞去XX乡XX村村支部书记助理一职，请给予批准。 回顾这一年来的工作情况，首先，非常感谢XX市委组织部、XX乡政府、XX村村委会这段时间来对我的信任和关照。能在XX村工作是我的幸运，我一直非常珍惜这份工作。这一年来XX市委组织部、XX乡政府领导对我的关心和教导，XX村村委会的同事们对我的帮助让我感激不尽。在XX乡XX村村支部书记助理的工作岗位上，我学到很多东西，无论是从专业技能还是做人方面都有了很大的提高。非常感激国家创造了大学生村官这个工作平台给予了我这样的工作和锻炼机会。

申请人：

XX年X月X日

篇2：村文书的辞职报告

尊敬的领导：

您好！

首先感谢公司领导和同事们在这半年来给我的关心帮助。因本人身体及家庭实际情况的原因，经过自己慎重考虑，现向公司提出辞职申请。请予以批准！

申 请 人：

篇3：村文书的辞职报告

*****人民政府：

我是****村村民委员会主任****，本人在村主任岗位上工作了九年，工作中得到了镇党委、政府各位领导的关心、帮助与指导，在此深表谢意。目前，我虽然取得了一些成绩，但离领导的要求、离村民的期望相差甚远，由于本人身体原因，目前已不适应在村主任这个岗位上工作，深怕影响了乡亲们的发家致富，特向镇政府领导提出辞去村主任这一职务，让能力强的同志接任，恳请领导批准，谢谢！

申请辞职人：****

****年**月**日

篇4：村文书个人辞职报告

尊敬的领导：

您好!

感谢公司多年来对我的培养和关心，从2007年7月份来到正大集团至今，我学到了很多东西，今后无论走向哪里，从事什么，这段经历都是一笔宝贵的财富，我为在正大集团的这段工作经历而自豪。

而今，由于夫妻两地分居和个人身体健康状况原因提出辞职，望领导批准。

在离开岗位之前，我一定会尽自己的职责，做好应该做的事。 最后，祝愿公司开创更美好的未来!

辞职人

村文书辞职报告范文四：

本人 ，因得到领导的信任和群众的支持，在2014年1月的村文书考试中脱颖而出，并于当月任 村文书。任职期间，严格执行党委政府和村两委的有关规定，按政策办事，面对工作中的千头万绪，努力克服困难，力所能及地解决群众实际困难。工作上得到了各级领导的大力支持与帮助，工作也得到了领导和群众的认可，对此，我表示由衷地感谢! 通过这一年多工作，我深刻认识到村干部官职虽小，责任却很重大，从村干部的身上更能体现开展农村基层工作的重要性，也体会到作为一个村干部所要面临的种.种挑战。农村工作虽然看似简单，但点点滴滴都是群众关心的问题，都会涉及到群众切身利益，因而工作中要能吃苦，对待群众也要有耐心。这些说起来很简单，真正实践起来并不容易，为此，村里的工作赢得群众的信任，说明村两委成员付出了努力，我从心底里对积极为群众办事的村两委成员感到敬佩。通过这一年多的工作，我学到了很多东西，积累了一定的工作经验，本人从心里上来说也更愿意在此基础上更好地为村两委分忧为群众服务，但由于我决定外出发展的原因，无法继续工作，不能很好地完成上级领导交给的任务，对这一点我个人感到非常遗憾，为不影响村两委的工作，经过认真考虑，我决定辞去目前所担任的村文书职务，由此给村两委工作带来的不便，我深感歉意。

本人准备在8月20日之前离职，在这段时间里，本人仍会将负责的工作继续做好，如果村委在此期间安排接替工作的人员，我将悉心带领新同志熟悉工作，帮助其快速走上正常工作轨道。同时我也希望各位领导能够体恤我个人的实际情况，对我的申请给予批准。

此致

敬礼

申请人：

2015年8月8日

村文书辞职报告范文五：

尊敬的大队领导：

您好!

我是怀着十分复杂的心情写这封辞职信的。自我进入xx中队工作之后，承蒙xxx队长对我的信任、关心、照顾和指导。经过这段时间的工作，我学到了很多知识，积累了一定的工作经验，以及工作之外的为人处事等做人的道理，对此我深表感激。

我因有意外出发展，经本人再三考虑。决定在2013年7月21日申请离职，于2016年7月9日提交辞职报告。在此期间或许会因为我个人原因而影响中队的工作进度，希望大队能及时找到合适的人接任我的工作。我会在这段时间里完成工作交接，以减少因我的离职而给单位带来的不便。

再次对于我的离职给单位带来的不便表示抱歉，同时我也希望领导能够理解我的实际情况，对我的申请予以批准。

篇5：村文书个人工作辞职报告

_____人民政府：

我是____村村民委员会主任____，本人在村主任岗位上工作了九年，工作中得到了镇党委、政府各位领导的关心、帮助与指导，在此深表谢意。目前，我虽然取得了一些成绩，但离领导的要求、离村民的期望相差甚远，由于本人身体原因，目前已不适应在村主任这个岗位上工作，深怕影响了乡亲们的发家致富，特向镇政府领导提出辞去村主任这一职务，让能力强的同志接任，恳请领导批准，谢谢!

申请辞职人：____

办公室文书述职报告 篇14

一、应用办公自动化文书档案管理的优势

1.提高办公效率。计算机技术处理文书档案信息的时候, 可以使文书档案在办公自动化运行的过程中发挥管理功能。按照传统的档案管理模式, 档案管理工作由档案人员实施手工操作, 收集档案信息并进行分类。在分类过程中, 还要检查档案信息是否有漏项或者是错误。所有档案信息的记录都是档案人员用笔手写, 要求书写规范, 字迹工整, 而且按照要求必须使用黑色、黑蓝色的钢笔或者毛笔书写, 以确保档案信息的耐用性。在进行档案统计的时候, 要不断核实以做到准确而不出现错误。这种传统的文书档案信息处理不仅耗时费力, 而且难以保证准确性。使用档案信息软件对文书档案进行管理, 档案管理人员通过运行计算机, 就可以完成档案资料管理的各个环节, 包括资料收集环节、信息存储环节、档案信息的分类环节、资料统计环节和查阅环节等, 都可以一体化完成。应用办公自动化文书档案管理, 这项工作就不在繁琐了, 而是操作简单, 而且运行效率也明显提高。

2.实现文件、文字信息共享。文书档案管理的传统处理方式是手工操作, 所有的档案信息都难以实现共享, 导致文书档案难以发挥应有的服务功能。文书档案长期地闲置下来而没有充分利用, 就会造成资源浪费, 还会由于忽视了档案资料的功能而在使用的时候造成信息查询困难。应用办公自动化文书档案管理, 对档案管理采用计算机技术, 通过运行专业的档案管理软件将档案进行分类, 实施文书档案的体系化管理, 如将档案的卷级向文件级深入, 从原有的对档案目录管理转变为档案目录管理与档案内容管理相结合。随着网络技术的快速发展, 使得档案信息与档案管理的载体实现了分离, 并与相关的信息管理系统实现了兼容性, 使得文书档案信息管理以多种形式展开, 包括档案信息的横向记录与纵向记录相结合, 档案信息的历史记录和现实记录相结和, 而且所有的信息资源的使用情况都可以在档案管理系统中留有记录, 确保档案资料不受空间和时间的限制而做到查阅准确。文书档案信息管理不仅可以在网络运行中得以实现, 而且还可以进行脱机处理, 使文书档案管理更为快捷、准确。

3.电子文件保存稳定。档案资料管理的一个难点问题就是如何让资料保存的时间更长。与纸质档案相比, 电子档案管理可以实现这一点, 而且可以采用多种存储方式。纸质档案对所使用的纸要求很好, 要求其具有耐久性。但是, 纸张的纤维素性质是难以把握的, 况且纤维素会在一定的环境条件下遭到破损, 特别是高温度环境下、高湿度环境下, 或者是在酸性物质或者是氧化剂的催化作用下, 纤维素就会发生化学反应。档案中所记载的信息都是历史资料, 如果这些信息消失了, 就难以挽回。将文书档案信息处理为电子文档, 无论是档案资料的贮存, 还是读取, 都可以在计算机网络上运行。电子文件有多重存储形式, 可以根据档案资料的服务需求而采用相应的电子载体, 如计算机数据库、云计算数据库、U盘或者光碟等。这些电子载体不仅可以快速地传输档案信息, 而且使用便捷, 几乎不会受到环境的影响, 可以确保档案资料长期保存而不会丢失。

4.提高文件传递的速度和安全性。档案资料管理的过程中管理人员对文件进行手工处理以及文件传递, 档案信息丢失是不可避免的。特别是档案资料的长距离传递, 需要通过邮寄的方式或者专人派送资料, 就会导致档案资料传递耗时耗力。如果在文件传递的过程中存在干扰因素, 就会导致文件丢失, 影响档案资料的正常使用, 造成档案资料不能按时归档。计算机网络给电子档案信息的传递提供了便利, 不仅在档案资料的传递过程中能够做好备份, 而且还能及时安全地传递档案资料。

二、应用办公自动化文书档案管理的问题

1.电子文件保密性受限。电子文件管理属于动态管理, 而且在计算机网络上运行还存在着开放性和共享性, 使得档案资料的保密性受到威胁。电子文件虽然在处理中会采用伪造技术, 但是, 由于是在原电子文件上处理而导致内容发生变化, 因此不会保留痕迹。在电子文件的传输过程中, 会根据需要对排版进行修改, 而无法添加一些签名或者盖印, 导致档案资料无法保持原初性, 加之目前的网络窃密技术水平不断提升, 就必然会对档案资料的保密性造成威胁。

2.对档案综合管理人员要求高。文书档案的办公自动化管理, 要求管理人员要具有专业的档案管理技术, 还要熟练操作档案信息管理软件。这就要求档案管理人员具有较强的求知欲, 能够从本职工作的角度出发不断提高自己的知识水准, 而且对现代化信息技术具有较高的敏感度。从目前的文书档案管理工作人员的工作情况来看, 多数工作人员都掌握了档案管理技术, 但对计算机信息处理技术则操作水平不高, 这种档案信息办公自动化处理的复合型人才缺乏, 必然会影响文书档案管理工作的顺利展开。

三、应对措施

1.办公自动化系统内、外网隔离。在文书档案的办公自动化管理中, 为确保档案资料的安全性, 需要将物理隔离设置在内部网络与外部网络之间, 以通过维护网络安全而对档案信息予以保护, 确保不会在网络运行中丢失。目前普遍采用的内外网隔离措施是防火墙, 其可以对外网进入到内网的信息进行过滤处理, 还可以对网络的访问情况进行管理。档案管理中严令禁止的行为可以运用防火墙进行封堵而阻止操作, 而且防火墙运行中的各种活动信息及所处理的内容都有所记录。此外, 路由器也是档案信息在网络上运行时的有效隔离措施, 一些遭到屏蔽的IP地址可以通过路由器滤掉, 而对被允许的访问, 路由器则可以有选择地放行。

2.提高档案人员综合素质。在应用文书档案办公自动化系统的过程中, 要保证档案管理质量, 就要对档案管理人员的职业能力以高要求。随着档案管理的计算机硬件设备越来越齐全, 就要求文书档案管理人员对相关技术熟练掌握, 而不至于对设备的熟悉和简单的了解, 且档案管理人员要能够将档案管理与计算机管理员有效结合, 从而提高档案管理的办公自动化效率。档案管理人员综合素质的提高要能够做到与时俱进, 仅依赖于单位的集中培训远远不够, 档案管理人员要具有自主学习的意识, 能够根据工作需要而不断完善自己的知识结构, 扩展知识面。单位也要构建相应的激励机制, 将档案管理人员的学习质量及所获得的成果作为考核衡量标准, 激发档案管理人员的工作意识。档案管理部门是一个需要广泛交流的部门, 档案管理人员要具有一定的沟通协调能力, 能够及时运用网络从各个部门获取档案信息, 并从经验的角度出发创新知识, 以确保档案信息的完整性。

四、结语

在档案工作中, 文书档案的重要性在于, 不仅发挥档案的本质功能记载社会历史发展过程中具有代表性的事件, 而且还能对领导对问题的处理及出台的决策、项目的研究开发以及基本建设情况以充分反映。文书档案管理工作要符合时代发展要求, 就要打破传统的管理模式而采用信息技术实施办公自动化管理, 提高档案管理质量, 提高文书档案管理的效率。

参考文献

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案, 2011 (1) :26-27.

[2]李娜.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技咨询, 2014 (14) :138-138.

[3]卢竹兰.关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考[J].管理观察, 2013 (8) :92-93.

[4]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用研究[J].科技风, 2011 (12) :116-116.