接待来访工作流程

2024-11-15

接待来访工作流程（通用8篇）

接待来访工作流程篇1

来访人员接待流程：

一、有人员来访时，值班门卫应先询问来访目的，确定来访人员所属类别。

二、在已知重要人员来访的情况下，由综管部或建设技术部事先将来访信息告知接待人员，做好迎宾工作。重要人员来访无需填写《来访登记表》，值班门卫要做好车辆停放指引工作。

三、若一般性人员来访（业务合作方、供应商等），按以下流程办理：

1、无预约情况下，值班门卫应询问受访人及来访事由等信息，并打电话告知受访人。在征得同意后，由来访人员填写《来访登记表》,并等候受访人到门卫室迎接来访人进入公司。

2、若受访人不在公司，也没有及时委托公司其他人员代为接待，此种情况下来访人员不得进入公司。

3、进入公司的来访人来访结束后，门卫值班人员应收回有受访人签字的《来访登记表》，方可让受访人离开公司。

4、一般性的人员来访时，车辆应停放在公司指定处。特殊情况需要进入的，应征得综管部或建设技术部负责人同意。门卫值班人员做好车辆进出公司时的安全检查工作。

四、如有特殊人员来访（蓄意滋事者等），门卫值班人员应做好解释、劝说工作。对不听解释或劝说无效仍强行进入公司的，门卫值班人员可向综管部报告情况，由综管部人员酌情处理。对情况严重的可直接拨打报警电话（110），请公安机关出面帮助处理。

五、对衣着不整、拒绝填写或不如实填写《来访登记表》的来访人员，门卫值班人员有权禁止其进入公司。

接待来访工作流程篇2

一、做好来访群众思想政治工作的重要性

党中央十分重视加强和改进思想政治工作, 习近平同志对思想政治工作提出了明确的要求, 做好思想政治工作是做好社会保险工作的重要保证。

(一) 端正思想, 提高认识。必须让社会保险工作者清醒地认识到, 在改革开放和经济发展的大潮中, 思想政治领域的矛盾不仅会长期存在, 而且很复杂, 是国家长治久安的基石。

(二) 掌握思想动态, 深入细致做好思想政治工作。主要领导亲自挂帅, 领导干部接待群众的来访, 进行沟通, 掌握他们的思想动态, 对其想法, 做到了如指掌, 认真对待来访群众提出的合理问题, 及时帮助解决。

二、来访群众思想政治工作面临的新问题

随着社会的不断进步、法律法规的不断健全, 新的《劳动合同法》《社会保险法》的实施, 使群众法律意识增强。通过媒体对社保的宣传, 劳动者对于老有所养的养老保险、病有所医的医疗保险、失业有所补偿的失业保险等保险有了新的认识, 但存在理解不到位的现象。群众对其理解不够深入及与企业的做法之间的矛盾会造成一些群众的来访咨询或者来访投诉。

三、妥善处理来访群众思想政治工作的思路和方法

(一) 做好接待来访群众的思想政治工作, 做到“一二三”。一个坚持:坚持以人为本, 以群众提出的问题为中心;二个注意:注意不武断、注意大事化小小事化无;三个环节:认真倾听、耐心疏导与政策解答、提供解决方案, 做通思想工作。

(二) 妥善处理来访事项需要做好以下几方面工作。

一是加强服务意识, 做好对来访群众的接待工作。“意莫高于爱民, 行莫厚于乐民”。对群众的来访应当做到“五个一”“六个心”服务理念。“五个一”即一张笑脸相迎、一把椅子让座、一杯水暖心、一颗诚心待人、一流效率办事。“六个心”即接待来访群众热心、解释政策耐心、看递交材料细心、听来访人诉说倾心、为群众办理事情专心、让来访群众放心。到社保处来访的大多数涉及群众的切身利益, 来访群众的情绪都比较激动, 不少来访人的问题都属于遗留问题, 不好找文件依据, 甚至根本找不到适合的依据, 很难处理。对此, 应当树立为民意识进行接待。建立有序、务实、高效的信访工作机制, 真正做到畅通渠道、听取民意、树立排忧解难、服务为民的意识。接待人员在履行职责中要深怀爱民之心, 恪守为民之责, 多办为民之事, 从而切实维护好人民群众的根本利益, 努力树立社保部门的良好形象。

二是全面了解情况, 建议群众选择合适的处理渠道。认真倾听群众反映的问题, 全面了解事实真相, 正确适用政策和法律。首先, 接访人员要认真、仔细阅看来访人提供的材料, 对材料仔细甄别, 理清情况, 排除倾向性语言的干扰, 最大限度地接近问题真实, 坚决杜绝心不在焉的现象。其次, 接访人员要耐心倾听上访人的叙述。来访群众多是事情发生演变的经历者、当事人, 他们的叙述对于了解情况至关重要。再次, 接访的政工干部要详细询问事实。看了材料, 听了叙述, 也不一定能客观全面了解事实真相, 还需要问他们提供材料及叙述过程中未提及的事实与证据;问他们提供证据材料的来源和出处, 全面掌握情况。

三是协调联动。有些问题需要几个部门协调处理, 成立解决群众问题工作小组, 由领导带领大家研究形成解决方案, 主动接访、约访群众, 真正为群众解决问题。

四是依照政策法规作出结论、答疑解惑、释法说理。在全面了解事实后, 接待人员要依据政策和法律对来访的事项作出结论、答疑解惑, 即来访人所反映事项是全部有理还是部分有理还是于法无据, 这是接待过程中最重要的部分, 是接待人员的接待技巧、政策水平、法律知识的综合体现, 事关接访成败与否。对于来访事项全部有理或部分有理的, 接访人员要给予他们帮助, 告诉他们到有管辖权的单位通过合法程序维护自己的合法权益, 真诚帮助来访人寻求解决问题的途径。对来访人存在认识上的片面性, 固执己见, 认为自己掌握的事实就是全部真相的情况, 接待人员要耐心给他们释法说理, 告诉他们政策法规及相关规定。

接待来访工作流程篇3

教师请家长来访一般有两件事：教育问题或教学问题。之所以请家长来访，一般也是教师认为或感觉到仅靠自己一人的力量已经不足以把这两个问题解决到位，非得家长参与进来共同教育才行。然而，家长也有自己的工作和日常事务需要处理，不可能总是往学校跑，更不可能随叫随到。为了提高接访的效果，教师有必要做好这教育、教学两个方面的接访准备，以便让有限的机会和时间，发挥最大的效益。

1.教育方面：准备好孩子的表现记录。对孩子的认识和评价，不能只看结果还应注重过程，对孩子的教育不能就事论事，还应兼顾孩子的发展轨迹。因此，我们有必要在接访前至少一个星期的时间撰写好孩子的表现记录，记录的内容尽可能详尽（孩子日常表现，行为特点，人际关系，学习情况等等）以便在接访时能比较全面客观的让家长清楚孩子的发展轨迹和发展倾向，以便更好地引起家长的关注和重视，也便于我们制定较为科学的联动教育的方法和措施。

2.教学方面：准备好孩子的学业记录。孩子在教学方面所存在的问题通常有4种：①不能按时完成作业，②不能认真完成作业，③作业质量低，④测试成绩不理想。且当这四种情况的任何一种或多种，在老师的多次督促和教育下都没有显著改变的时候，请家长来学校商讨才变得自然和迫切。为此，在接访中，教师有必要让家长知道自己的孩子在学业上究竟存在什么问题，问题现处于何种程度，家长究竟应该配合做好哪些工作。而要做到以上几点，教师在接访中仅凭空口说白话就容易偏移教育要点，也可能产生遗漏，家长也难以一下子记住。为此，在接访之前，教师应准备好孩子的学业记录，在接访中可以请家长一边看，一边分析，一边把需要家长配合的要点给家长交代清楚。看到了学业记录，家长就能很直观很清楚地知道孩子在学业上存在的问题，也容易找到辅导的重点和难点，就能有的放矢地进行有针对性的家庭接力教育。

二、注重优化接访方式

1.营造良好氛围。①微笑。营造良好的氛围，第一需要微笑服务，无论这个孩子多么的调皮，多么的不求上进，都要保持微笑来接待家长的来访。微笑是天使，它能够快捷的拉近教师和家长的心灵距离，产生亲和力和共同努力的动力。②热情。家长来到办公室后，教师要做的第一件事情就是搬过一把椅子请家长坐下，然后泡一壶热茶递给家长，最后要对家长的来访表示感谢，对烦劳家长表示歉意，虽然只有两个动作两句话，但对良好氛围的营造是必要的，效果也是显著的。③诚恳。诚恳的基点就是将心比心，就是把学生当成自己的孩子，所以在整个交流过程中，始终充满的是关爱和愿望，而不是数落或指责。诚恳的要点，就是把自己发现的问题，教育的过程和方法，教育的效果、经验、得失等等毫无保留地讲诉出来，不做任何隐瞒、歪曲、夸张、偏袒，让家长觉得老师是值得信赖和尊敬的。而家长一旦感受到了教师的诚恳，便也会以诚恳相回应，那么接访工作就有了一个完美的开始。

2.做实接访内容

①仔细分析原因。教师和家长要共同分析问题存在的原因（究竟是怕学厌学，还是贪玩；究竟是注意力不够集中，还是思维能力有限，究竟是孩子天生具有攻击性而难以自控，还是心胸狭隘不能受半点委屈……）只有找到了问题的成因，家长才能知道配合的方向和配合的切入点。

②加强科学指导。许多家长在家庭教育方面由于缺乏专业的知识，往往表现为心有余而力不足，教师要充分发挥自己在专业知识上的优势，用科学的教育理论指导家庭教育，拿出其实可行的配合措施供家长参考使用，做好家长的参谋和助手。比如有一位家长曾经抱怨说：“赵老师，我非常重视孩子的学习，我还制定了一个学习计划，但是这个小家伙就是懒，做事特别慢，没有一次能够完成计划的内容，真是气死我了。”我说：“您这样教育孩子真是很尽心，但是尽心的教育不一定能开出美丽的花朵，您的计划虽然很完善但毕竟是您自己的想法，孩子完全是被动执行，自然就缺少了积极性。您可以尝试协助孩子自己去制定一个计划试试看，也许孩子制定的计划没有您的完美，但毕竟是他自己写出来的，是一种主动的行为了，所谓敝帚自珍，他应该会珍惜自己的劳动成果。”一个星期之后，家长高兴的说：“现在这个孩子执行计划可认真了，还经常向我炫耀他的成就呢。”我也高兴地说：“这个小家伙，现在天天都在进步呢。”③改善接访效果。当我们把家长迎进校门的那一刻起，接访工作就正式开始了，当我们把家长送别校门时，接访工作却尚未停止。一次接访要想发挥它的最大效果，就必须延续它的影响。因为在接待家长访问的过程中，我们只是告诉家长应配合什么，如何配合。但配合的效果怎样？教师和家长都应该及时了解。如果效果很好，教师和家长都值得将成功的案例化作自己的宝贵的教育经验，以便不断提高自己的育人水平；如果效果不佳，如何增加、删除、调整、改善我们的配合计划和教育方式都需要及时考虑和应对。老师每天把教育的效果传达给家长，家长每天也根据老师的建议配合教育、督促和引导，也要把教育的成功喜悦、烦恼或困惑等记录下来请老师进一步教育或指导。如此循环往复，教师和家长的教育信心就越来越强，获得的经验就越来越多，孩子的进步就越来越大。

外贸公司客户来访接待流程篇4

为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待”的原则，公司来访客户接待流程如下：

一、接待原则

公司接待客户的宗旨、原则和目的。

宗旨：让客户有宾至如归，亲切，舒服的感觉；原则：注重细节，相互尊重，共同发展；

目的：提高公司来访客户下单（当场下单以及访后下单）率，发展来访客户为公司忠诚客户。

二、接待准备

1、业务部门：

（1）当接到客户来访信息时，应落实来宾基本情况：来宾国家、来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留时间、目的和要求等。

（2）落实客户的行程安排或行程单（包括是否旅游），弄清客户到访时间、航班、酒店住宿要求、是否需要接机、是来公司还是要参观工厂等信息，并提前3-5天告知操作人员，以便安排相应接待。

（3）在客人到来之前打电话跟进，主动询问客人位置，主动和司机沟通。（4）布置展厅：提前五天通知行政部门，告知展厅布置要求，协调相关样品、海报、物料、国旗、鲜花等相关准备工作。

（5）提前一天准备报价单和产品目录，易于携带的小样品；色板、计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性的报价单。

（6）负责跟各个部门沟通，传达相关信息。

2、行政部门

（1）制作接机牌（如果需要）：应包含来宾的名字，具体样式：

（2）成套茶具或者咖啡杯，提升公司档次和品位，咖啡杯最好是纯白的瓷杯，茶杯可以用玻璃杯。

（3）饮品及水果：业务部门在客人到来一天前要告知，给客人准备什么样的饮品：茶、咖啡、饮料等，并准备当季新鲜水果。

（4）纪念品：业务部门提前3天告知行政是否需要准备纪念品，经公司领导审批后，行政负责采购并提前一天交给业务部门。

（5）工具箱：包括插线板、剪刀、订书机、视频转接头、插头转换器等，专门用来接待客人用。

（6）环境布置：客户到来一小时之前先打开展厅的空调，由业务部门通知时间。再次检查办公环境以及洗手间的细节准备。

（7）欢迎牌：写上客户的国家、公司名、客户姓名，在公司前台显示屏上播放。

（8）摄影：由专人（必要时可以请摄影师）拍摄客户来访过程照片，纪录精彩瞬间，合影留念。

3、工厂

（1）工厂提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生间、食堂、庭院等处做彻底的清扫，并在清扫结束后按照客户参观路线走一遍，确保没有遗漏的死角。

（2）参观和谈判可能用到的物品：数码相机、预先准备好的工厂产品视频、产品目录和企业介绍（包括常用的付款方式，生产周期等）。

（3）工厂门前欢迎客户来访的接待牌或横幅，让客人感觉其受到重视。

（4）会议室的安排，会谈资料的准备，包括企业演示文稿的准备，以及客户相关需要展示的文件资料，公司的实力资料等。

（5）准备好茶水及食品糖果。（6）必要时打印接待通知，下发给相关工厂。检查分区标志、设备操作规范、员工个人防护等是否完整规范。

三、接待期间

接待人员在由机场至公司，或公司至工厂的路上，和客户进行有礼貌的寒暄，可以介绍一下城市的情况、风土人情、景点等内容。

1、公司接待：

（1）接到会议室后，让客人先进入，并且向客人礼貌问候微笑着说“请进”及伸手示意方向。请客人进入后再慢慢关上房门，跟随进屋。

（2）介绍时，先介绍公司接待领导，客人有先知情权，先绍男士后介绍女士，先介绍晚辈后介绍长辈，先介绍位低再位高者。

（3）请客人落座时，最好让他们坐在一起，而不要分开。

（4）客人落座后，首先应端上茶水/咖啡/饮料(依客户所需），如果是盛夏，也可以送上清凉饮品。

（5）客人如果需要会议室或者多媒体，需要在客户来之前提前安置好（提前准备公司宣传片及自制的PPT)。

（6）进入展厅：建议不仅仅谈工作，可以询问客人行程，对中国印象等等话题，拉近与客人之间的关系，缓和气氛，如果客人时间充足，可以带客人在公司逛一下，介绍公司企业文化（包括公司的机构，部门，照片墙，可告知客户我们公司愿景规划等）。（7）客人如果遇午、晚餐时间，需要请示相关领导提前预订何种档次的酒店。

（8）洽谈结束，可以根据情况准备公司小礼品赠与重要客户；每次待客结束，都要以欢迎“再次见面”的心情来恭送对方。

（9）如客户需要订返程机（车）票的，可联系行政部门（廖聃宁）提前网上预定。

（10）根据情况送客户至写字楼外、酒店或是飞机场。如有送机，需要陪同客户一起办理好登机牌再道别。可以在客户离境前，打电话道别。

2、工厂接待：

工厂接待经公司领导审批，公司的工厂由人力资源部（施红霞）负责衔接，并及时通知工厂做好接待的准备工作，并告知陪同领导。合作工厂由业务员负责衔接。具体接待工作包括：

（1）向人力资源部递交来访客户信息及人数，安排接待牌（支持英文）。

（2）是否需要公司派车。（3）是否需要招待。

（4）是否需要会议室及投影设备。

（5）是否需要准备礼品，及特殊礼品的采购。（6）如需安排住宿和用餐，需提前联系并预订酒店。（7）在客户即将到公司之前，至少需提前提前一天电话确认客户抵达时间和迎接地点，并通知司机准备车辆提前在指定地点接客户上车。

（8）负责接待人员陪同客户在公司的各项活动安排。

四、接待反馈

按照行程安排，送走客户后，及时发邮件给客户，一是问候，二是将本次访问双方的会谈纪要和照片发给客户，并提醒客户查收，如有遗漏及时补齐。

五、接待过程中注意事项

1、对于客户的饮食习惯要了解，是否是穆斯林，是否有忌口等。

2、如在接待过程中需要请相关部门人员协助或出席时，需提前通知相关人员。

3、当确定来访客户职位级别较高或影响力较大时，需公司领导出席。

4、接待人员在接客户来公司时，出发前应电话告知相关领导，提前做好接待准备。

5、公司人员在给来访客户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去会议室了解来访客户的各项需求和疑问，并及时给予协调或解决。

6、如果来访人员较多时，可依情况联系旅行社安排行程，包含食宿。

六、总结事项

接待来访工作流程篇5

第一章总则

第一条为贯彻落实国家《信访条例》，进一步规范来访接待工作，提高工作效率和质量，保护来访群众的合法权益，维护来访秩序，制定本规则。

第二条采用走访形式提出来访事项的，应当动员到有关行政机关设立或者指定的接待场所提出投诉请求。

第三条应当及时将来访人的投诉请求输入信访信息系统，来访人可以持行政机关出具的投诉请求凭证，查询来访事项办理情况。

第四条应当认真接待来访群众，听取意见、建议和要求，接受人民群众监督，努力为人民群众服务。

第二章工作职责和受理范围

第五条接待公民、法人或者其他组织以及境外人士向省委、省政府及其领导同志反映情况，提出建议、意见或者投诉请求的来访。转送、交办、督办来访事项，协调处理重大、疑难来访问题，综合分析来访信息，开展调查研究，及时、准确地向省委、省政府领导同志反映重要的来访情况，向地方和部门通报群众来访及来访事项的处理情况，提出完善政策和改进工作的建议。

第六条对下列来访事项不予受理：

（一）属于各级人民代表大会以及县级以上人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的；

（二）已经或依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的；

（三）有权处理的行政机关已经受理或正在办理的。

第七条对下列来访事项不再受理：

（一）有权处理的行政机关已经复核结案的；

（二）来访人不服处理、复查意见，又没有在规定期限内提出复查、复核请求的。

第三章工作原则

第八条来访接谈应当遵循以下原则：

（一）坚持属地管理、分级负责，谁主管、谁负责的原则；

（二）坚持依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则；

（三）坚持预防和化解相结合的原则；

（四）坚持公开、便民的原则；

（五）坚持双向规范的原则。

第四章工作程序

第九条来访登记

（一）对所有来访，登记人员都应在信访工作计算机管理系统（以下简称“计算机”）中进行登记。登记要简化手续，高效便捷。登记事项为来访人的基本情况和反映的主要问题，并确定处理意见。

（二）对下列情况，安排候谈：

1、集体访；

2、属党政部门处理的个体初访；

3、符合法律政策规定应该解决而未解决的个体重复访；

4、其他需要安排接谈的。

安排接谈的，登记人员应打印《来访接谈登记表》，送交接谈人员。对集体访，安排5人以下代表接谈。

（三）对不予受理、不再受理的来访事项，登记人员向来访人出具来访事项告知单（见附件1至8），并对属于人大、法院、检察院职权范围内的以及已经或依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的来访事项，告知来访人依法向有关机关提出。

来访事项告知单只出具一次，由计算机自动分类编号输出。

第十条来访接谈

（一）接谈人员要核对来访人的身份证或其他有效证件，阅看《来访接谈登记表》和相关材料，听取来访人的陈述，询问有关情况，核实来访登记内容，并记录以下内容：来访人反映问题的主要情节及要求；来访人以往的信访过程和处理情况；越级访、重复访的原因；来访人的异常、过激言行；与有关地方或部门沟通、研究来访问题的情况。

如发现登记内容有误，应及时与窗口登记修正。

（二）接谈后，需要省有关部门处理的，向来访人出具《来访事项转送单》（见附件9），作归口处理。此单由计算机自动编号输出。

需地方处理的，向来访人出具《来访事项转送单》（见附件10），介绍来访人回当地有关部门反映。此单由计算机按市、州自动编号输出。

需不予受理、不再受理的，向来访人宣传有关法律法规，出具《来访事项告知单》，并劝导来访人依法向有关机关提出或做好疏导教育工作。

对当天未谈完或需来访人补充材料的，可作约谈处理。

（三）对来访事项涉及省有关部门的大规模集体访，可请相关部门前来联合接待处理。

（四）外国籍、无国籍人士、香港特别行政区、澳门特别行政区、台湾同胞以及华侨的来访情况，接谈人员要及时向领导汇报。对需直接答复的问题，要写出答复提纲并经领导审定。

第十一条事项办理

对群众来访事项要在15日内按下列方式处理：上报、通报、交办、转送、协调处理等。

（一）上报

上报采用《信访信息》等载体。

1、有关党的建设、经济建设方面的重要意见和建议；对地方行政法规和政策执行情况的重要反映；带有政策性、倾向性、苗头性的情况和问题；重大的违法违纪问题；顶拖不办的典型案件；高级干部、知名人士来访反映的问题等需要省领导同志阅知或阅示的来访事项。

2、大规模群众集体访、突发异常情况的处置等信息。

3、反映政策性、地区性、苗头性问题，涉及群体性利益的来访事项。

4、对来访情况进行综合分析、专题调研的情况。

省领导同志对上报材料有批示的，应将批示复印件函送有关地方和部门或其负责同志；对地方和部门上报的重要来访情况，应逐级上报领导阅知。

（二）通报

对需向地方反馈的群众来省上访情况和我局处理来访事项的情况，以及群众来访反映的政策性、地区性、苗头性问题和地方信访工作中存在的问题，编写《信访情况通报（访）》。

《来访情况通报（访）》按内容可分为：情况性通报、问题性通报、预测性通报；按时间分为：定期通报、不定期通报。

（三）转送、交办

1、转送。对需有关市、州或省直、中直部门一般掌握、了解和处理的来访事项作发函转送处理。对发函转送以及出具《来访事项转送单》的情况，要定期向有关市、州和省直、中直部门通报，并要求他们定期报告办理情况。

2、交办。对省领导同志批示的，按法律法规和政策规定应该解决的，带有普遍性、倾向性、苗头性或可能引发群体性事件的，有关地方或部门处理意见明显不当等来访事项作发函交办处理。

采用发函交办、转送办理方式的，可对多个来访事项，一并交办、转送，发综合交办、转送函。对情况紧急的来访事项，可通过电话、面谈等方式进行处理，但需及时补发交办、转送函。

（四）协调处理

对情况复杂、难度较大的或涉及多个地方、部门的来访事项，经领导同意，可邀请有关地方或部门来人协调处理。

对需通过协调处理的来访事项，经办人应事先就协调人员、事项的初步处理意见等拟出方案，向有关领导报告。事后，经办人应及时督促落实。

第十二条督查督办

严格按照《吉林省信访事项督查督办工作规则》的有关规定，做好督查督办工作。

对交办的、未按规定时限报结又没有说明理由的或承办单位作出的处理意见明显违反有关法律法规和相关政策规定的来访事项，经办人应进行督查督办，并提出改进建议。督查督办可以采取电话督办、书面督办、约请督办、实地督办和联合督办等方式。

第十三条文稿办理

拟写文稿必须符合《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，做到观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点准确，篇幅要简短，结构层次要清楚，内容要符合原意。

文稿一般由经办人起草，并按审阅审批权限逐级送审。报省领导同志的文稿，由局领导签发。

第十四条汇报材料的处理

对交办来访事项的汇报材料，经办人要认真审阅所报事项与交办事项、呈报单位与交办的承办单位是否一致，适用法律法规和政策是否正确，处理意见是否恰当并落实到位，有无来访人的签字意见等，并提出审阅意见，送原文稿签发人审核。

对未交办来访事项的汇报材料，经办人将主要内容录入计算机后，存入来访档案备查。

第十五条终结来访事项的备案

对终结来访事项的备案材料，应进行认真审阅，重点审阅处理、复查、复核意见，有无上访人的签字意见，有无责任单位领导的签字意见，有无单位公章等内容，并将处理、复查、复核意见的主要内容录入计算机。

第十六条来访人访后信的处理

对来访人的访后信，接待工作人员要在计算机内登录来信时间和主要内容，并注明处理情况。需办理的，按照本规则办理来访事项的有关规定办理；需留存的，并入来访档案；内容不清、无实际意义的或重复来信，统一存放，集中销毁。来信中扬言滋事的，要及时通知有关地方妥善处理。

第十七条查询事项的回复

对来访人再次来访或通过访后信等形式查询来访事项办理情况的，原则上接待工作人员应采用口头或复信的形式，将来访事项的处理方式、处理结果等相关情况告知来访人。其中，通过复信形式告知的，应在计算机中拟写复信稿，按审阅审批权限送审。

第五章特殊情况处理

第十八条异常情况处置

来访人的行为有下列情形之一的，接待工作人员应当对其进行劝阻、批评或者教育；经劝阻、批评和教育无效的，由公安机关处置：

（一）非法聚集，围堵、冲击机关，拦截公务车辆，或者堵塞、阻断交通的；

（二）携带危险物品、管制器具的；

（三）侮辱、殴打、威胁国家机关工作人员，或者非法限制他人人身自由的；

（四）在来访接待场所滞留、滋事，或者将生活不能自理的人弃留在来访接待场所的；

（五）煽动、串联、胁迫、以财物诱使、幕后操纵他人上访或者以上访为名借机敛财的；

（六）扰乱公共秩序、妨害国家和公共安全的其他行为。

第十九条来访人患病情况的处置

（一）来访人在接待过程中患病需紧急救治的，应迅速通知医务人员到场，必要时送医院急救。

（二）来访人患有恶性传染病的，应迅速通知卫生部门处置。

以上两项处置费用原则上由来访人或地方有关部门支付。

第二十条其他

来访人的食宿、交通等费用自理。特殊情况按照有关规定办理。

第六章档案管理

第二十一条按照局档案管理的有关规定，做好档案的立卷、整理、保存工作。

第二十二条来访档案应包括《来访接谈登记表》、来访材料、向来访人出具的单据、文稿签批单、领导批示、汇报材料、办结审批单、访后信等文字材料。

第二十三条来访档案原则上不向外单位或与办案无关的人员提供查阅。

第七章工作纪律

第二十四条接待工作人员要严格遵守省信访局各项工作纪律。

第二十五条在接待过程中，不得擅自向来访人就来访事项的处理作实质性的表态或透露内部研究的情况。

第二十六条接待工作人员与来访人或者来访事项有直接利害关系的应当回避，不得干预接待工作或擅自办理来访事项。

第二十七条不得接受来访人赠送的礼品、礼金或有价证券。

第八章附则

第二十八条本工作规则自2005年5月1日起实施。

办理群众来信工作规则

第一章总则

第一条为规范人民群众来信办理工作，恰当处理人民群众来信，根据《信访条例》规定，结合办信工作实际，制定本规则。

第二条本规则所称来信，是指写信人采用书信及电报、电子邮件、传真等形式向各级党政机关及其工作部门反映情况，提出建议、意见或投诉请求，依据政策法规由有关党政机关处理的活动。

第三条办信工作的基本原则：

（一）属地管理、分级负责，谁主管，谁负责；突出重点，兼顾一般，急事急办，注重时效。

（二）规范办信程序及行为，维护信访人合法权益。

（三）畅通渠道，为写信人提供便利条件。

第四条办信工作应建立法律援助机构、相关社会团体和专业人员等共同参与的工作制度，运用咨询、调解、听证等方法，依法、及时处理群众来信。

第二章工作职责和受信范围

第五条省信访局履行下列办信职责：

（一）办理应由本局处理的群众来信和有关信访事项；

（二）综合研究办信情况，为省委、省政府及其领导同志提供群

众来信反映的有重要参考价值的信息，为领导同志科学民主决策服务；

（三）交办、转送群众来信，重点是初次来信和涉及群体利益的联名来信；

（四）督促检查重要来信事项的处理，协调办理有关信访事项，为信访群众解决实际困难和问题；

（五）向地方和部门通报来信情况，特别是可能引发群体性事件的来信情况，促使可能引发群体性事件的倾向性、苗头性问题解决在基层和萌芽状态，预防和化解矛盾；

（六）群众来信中情况紧急、时限性强的来信，应“急事急办”，采用电话、传真等方式及时通报有关地方或部门办理。

第六条省信访局办理下列信件：

（一）省内外人民群众和境外人士给省委、省政府，省委常委、副省长以及省委办公厅、省政府办公厅、省信访局的来信；

（二）党中央、国务院、国家信访局按属地管理原则转送、交办的信件，以及重要会议转送的信件；

（三）领导同志本人或领导同志处对群众写给领导同志来信的办理另有要求的，按要求办理；

（四）写给本局负责同志的来信，经本人拆阅后交给办信工作人员办理的，按办理群众来信的程序和原则办理。

第七条对下列来信事项不予受理：

1、属于人大、法院、检察院职权范围内的；

2、依法应通过诉讼、仲裁、行政复议等法律途径解决的；

3、有权处理的行政机关已经受理或正在办理的。

第八条对下列来信事项不再受理：

1、有权处理的行政机关已经复核结案的；

2、来信人不服处理、复查意见，又没有在规定期限内提出复查、复核请求的。

第三章工作程序

第九条来信签收

办信工作人员应严格按照受信范围签收、启封群众来信。对电报和特快专递，相关工作人员必须及时拆阅，有紧急事项的应及时妥善处理。启封信件时应注意保持邮票、邮编、地址及信封内材料的完整。启封后，按主件、附件、信封顺序装订整齐。装订位置应便于翻阅。在来信首页右上角空白处加盖当日收信专用戳记，戳记印迹要端正、清晰。

第十条原信登记

办信工作人员对所有来信，都应在信访工作计算机管理系统中进行登记。登记事项为写信人的基本情况和反映的主要问题，并确定处理意见。登记应准确、扼要，详略得当。

对拟上报领导同志或交办的，反映重要情况、提出重要建议意见的来信，内容摘要应相对详细，包括建议意见的主要内容，问题发生的时间、地点，涉及的主要单位和人员，来信人的要求及其理由等。

不需要办理的重复信，《信访条例》规定不予受理、不再受理的和内容不清的信件，可作简略登记。

第十一条办信工作人员登记原信后,要按照《信访条例》第二十一条规定，区分情况，在15日内采用不同方式及时办理。

第十二条上报

（一）上报是指报送领导同志。上报的来信信息，需要核实而又能够核实的，一般应先核实再上报。经过核实后上报的，应把核实的情况和有关意见、建议一并报领导同志参阅。

（二）办理方式分原件上送、摘要上报、综合上报：

1、原件上送。原件上送是指将群众来信原信及附件等直接呈报领导同志。

2、摘要上报。摘要上报是指将群众来信内容摘要后，以《来信摘要》形式并附原信一并呈报领导同志。来信摘要可以是单件群众来信的摘要，也可以是多件内容相似的群众来信的综合摘要。

3、综合上报。综合上报是指将群众来信情况综合分析后，将综合分析材料以简报形式呈报领导同志。

第十三条交办

（一）交办是指将群众来信提出的信访事项交有关地方、部门或其负责同志办理，并要求承办部门在《信访条例》规定的期限或指定期限内反馈办理结果；交办方式以“两函一书”为主。

（二）交办信件坚持谁交办谁督办，谁办理谁反馈处理结果的原则。

（三）属于省直工作部门处理决定的信件，应直接交办省直有权处理的行政机关。

（四）属于下级党委、政府或其工作部门处理决定的信件，按属地管理原则向下级党委、政府及其信访工作机构或有权处理的行政机关交办。

（五）直接交由有权处理的行政机关办理的，应将交办情况抄送下一级信访工作机构；有权处理的行政机关向交办机关反馈处理结果时，应抄送同级信访工作机构。

(六)对来信反映的一些突发、紧急情况，需要交有关地方或部门办理的，也可采用电话、传真的方式交办;情况特别重大、紧急的，应当及时提出建议，报请本级人民政府决定后，进行交办。

第十四条转送

（一）转送是指将群众来信提出的信访事项转送有关地方、部门或其负责同志办理。办理方式主要有发函转送、附转送单转送。

（二）发函转送。

1、以发函的方式将应该由地方或部门办理的信件，转送市（州）、县（市、区）信访工作机构、省直有关部门或地方、部门负责同志办理；

2、发函集中转送市（州）信访工作机构办理的，转送时附相对应的来信列表，并定期向相关信访工作机构通报转送来信情况；

3、相关信访工作机构要定期向省局报告转送信件办理情况。报告内容包括转送的群众来信是否及时办理，报市（州）领导件数、转送部门和县（市、区）件数等，以及其他认为需要说明的情况。

4、相关信访工作机构报来办理情况后，办信处要汇总制作《转送信件办理情况统计表》，以备抽查和报告、通报情况。（发函集中转送函稿样张、来信列表样张、通报集中转送来信情况函稿样张、《转送信件办理情况统计表》样张分别参见附件1至4）

（三）附转送单转送。

1、对应该由省直有关部门或中省直企业、事业单位办理的信件附转送单转送；

2、省信访局统一印制有“中共吉林省委、吉林省人民政府信访局来信专用章”的转送单。（转送单样张参见附件5）

第十五条检举、揭发各级党政机关及其工作人员执行政策、工作作风、违法违纪方面问题的信件，按干部管理权限转送相应纪检、监察、组织部门或其上级党政机关及其领导同志，不得将检举、揭发信件转给被检举、揭发人或单位。

第十六条通报来信情况

（一）通报来信情况是指向省委、省政府有关领导同志报告、向地方党委和政府主要负责同志通报来信的有关情况。通报材料一般加送相关地方党委组织部门和市（州）信访工作机构，或抄送省委、省政府有关部门。形式是《信访情况通报》（信）。

（二）省信访局应就以下事项定期通报来信情况:

1、办理信件的数据统计、来信涉及领域以及被投诉较多的机关；

2、信件转送情况、交办信件的督办情况以及各地各部门采纳改进建议情况；

3、信件中提出的政策性建议及其被采纳情况。

第十七条留存

对已经复核不再受理的来信，不需要办理的重复来信，无参考价值、内容不清的以及其他不需要办理的来信，集中存放，定期销毁。

第十八条督查督办

（一）督查督办工作坚持谁交办、谁督办的原则，做到督办事项件件有着落，事事有结果;

（二）来信受理处负责本处交办信访事项的督查督办工作;

（三）来信受理处督查督办工作，按《吉林省信访事项督查督办工作规则》（试行）规定进行;

（四）办信工作人员要做好反馈材料登记、审核和送审工作。报送程序不符合要求的，提出改进建议退回重报；处理明显不当的，提出建议交由承办部门或单位继续办理。

第十九条信件回复

（一）回复范围。

1、《信访条例》规定的属于各级人民代表大会以及县以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的信访事项，依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的信访事项，依法不再受理的信访事项；（相关回复函稿样张分别参见附件6至附件12）

2、反映重要情况或重大问题，提出重要意见或建议，我局已报送领导同志参阅、阅批的群众来信，具备回复条件的来信；

3、需要做好来信人的疏导教育工作的来信；

4、来信附件有证件、手稿、现金等，在钱物退回同时，一般应予回复；

5、其他需要回复的来信。

（二）回复方式。给来信群众回复，可视来信内容和来信人的具体情况，分别采取书面回复、电话回复等方式。

第二十条文稿办理

（一）办信文稿种类有《来信摘要》、简报、函、通报、专题调查报告、来信情况分析报告等。

（二）办信文稿编写的基本要求是：符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；观点鲜明，条理清晰，文字精练，篇幅简短；遣词用字规范；人名、地名、数字、引文准确；使用国家法定计量单位；简称要规范；结构层次序数用法符合规定。

（三）文稿一般由经办人起草，并按审阅、审批权限逐级送审。

第二十一条档案管理

（一）办信处应配合局办公室做好永久性档案的收集、整理、归档工作；做好办信长期档案的收集、整理、归档工作，定期移交局办公室保存。

（二）列入长期保存的办信档案范围是：在原件上送、发函交办转送、编写《信访情况通报》（信）过程中形成的各种文字材料；在摘要上报、编写综合材料过程中形成的部分文字材料；立案信件办结材料；其他比较重要需要归档存查的原信及信件办理资料。

第四章工作纪律和保密要求

第二十三条办信工作人员应严格遵守省信访局各项工作纪律，在《信访条例》规定时限内及时办理来信，不得擅自处理随信寄来的钱款、有价证券、书籍、字画等。办信工作人员与信访事项或来信人有直接利害关系的，应当回避。

接待来访工作流程篇6

工作制度

为切实推动领导干部定期接待群众来访工作规范化、制度化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于领导干部定期接待群众来访的意见》（中办发„2009‟3号）和市信访局有关精神，制定本制度。

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，以“事要解决”为核心，“案结事了”为目标，多措并举，综合施策，及时解决群众反映的问题，妥善化解社会矛盾，切实维护人民群众合法权益，不断提高各级领导干部领导科学发展的水平，密切党群、干群关系，加强新时期信访工作，从源头上预防和减少不和谐不稳定因素，为促进全镇经济社会又好又快发展创造和谐稳定的社会环境。

二、目标任务

进一步畅通群众利益诉求表达渠道，健全党和政府主导的维护群众权益机制，维护群众合法权益，夯实党的群众基础；进一步转变领导干部思想作风和工作作风，增进干群之间的理解、信任和感情，保持党同人民群众的血肉联系，增强党的凝聚力和向心力；进一步改进和完善制度措施，广泛

汲取群众智慧，使各项决策和工作部署更加符合客观实际，更好地兼顾各方面利益，从源头上预防和减少问题的产生；进一步强化各级领导干部“发展是第一要务，稳定是第一责任” 的意识，切实承担起维护社会稳定、确保一方平安的政治责任，增强处理复杂问题、驾驭复杂局面的能力，提高科学执政、民主执政、依法执政的水平。

三、工作方式及程序

（一）接访工作原则

坚持“公开透明、规范有序。方便群众、解决问题和属地管理、分级负责，谁主管谁负责”的原则。

（二）接访领导范围

告成镇党政领导班子成员

（三）接访时间安排

按照信访办排出的党政领导接待一览表行，保证每天都有一名党政领导接待来访群众。

（四）接访公示

各党政领导干部接访时间，由信访办公室采取适当方式向社会公示，同时在群众来访接待场所进行公示。公示内容包括：领导干部的姓名、职务、分管工作，领导干部接访的时间、地点、接访方式，参加接访的相关部门和领导干部等。

（五）接访方式及地点

领导干部根据情况可采取定点接访、重点约访、带案下访及联合接访等方式进行。

1、定点接访：地点一般安排在镇信访办领导接待室。每天由1名党政领导接访，信访办成员和其他相关部门人员参加，联合接访可选择适宜的场所；领导干部接访时，要摆放公示牌，标明姓名、职务，并对每一件信访事项填写接访登记表，签署具体处理意见。

2、重点约访：领导干部有针对性地约访重点信访人，倾听其诉求，主动协调解决其合理性诉求；对情况复杂、涉及面广、隐患突出、主体责任难于落实的重大信访事项或群体性问题，由党政领导干部牵头，相关部门领导参加。

3、带案下访：对矛盾突出、工作滞后、积存问题较多的部门，以及解决难度大、久拖未决的信访问题，纳入重点管理，由领导干部带案下访，深入基层、深入群众，广泛听取意见，剖析问题症结，研究解决办法。

（六）、包案处理

1、坚持“谁接访、谁交办，谁负责、谁解决”的原则，严格落实首问责任制。领导干部接访原则上是谁主管谁接访，如遇接访内容不属接访领导分管范围，首次接访的领导干部要负责交办，接受交办的领导要切实负起责任并落实包掌握情况、包思想教育、包解决化解、包息诉息访的“四包”责任制，明确责任单位、责任人，跟踪督查，一包到底，直

至问题解决到位、上访人员息诉息访。

2、对群众反映强烈、涉及面广和社会高度关注的疑难信访事项，由党政主要领导亲自包案，亲自主持协调处理，直至问题解决并息访息诉。

3、对涉及人数多、组织化倾向明显的群体性问题，包案领导要组织有关部门提出解决问题的意见和建议，提交领导班子集体研究。

4、包案情况要通过适当方式予以公开，接受群众监督。

5、凡领导干部接访后又发生越级上访的，尤其是到市、赴省、进京上访或非正常上访的，镇党委政府要责成该接访领导说明情况：对工作不力、处臵不当，造成严重影响和后果的，要依法严肃追究责任。

（七）督办落实

1、各部门要以“事要解决”为核心，以“案结事了”、“息访息诉”为目标，综合运用政策、法律、经济、行政、社会救助和思想教育等手段，促使问题有效解决。财政部门要在办理案件和解决信访问题上予以必要的经费保障。

2、对党政领导接待的信访事项，信访办要在15日内将群众来访事项交办单交有关部门限时办理，并负责跟踪督办。有关部门应在接到交办单的15日内向来访群众出具是否受理告知书，在60日内提出处理意见，报经接待领导及分管领导同意后，及时答复来访人。

3、对领导干部接待的信访事项，镇信访办要建立工作台帐，详细登记问题发生地、责任单位、产生原因、接待处理意见、办理结果等情况，以便督办落实和回复来访群众。同时要做好领导干部接待情况的登记统计和汇总分析工作。

四、工作要求

（一）热情负责接待来访群众

要带着感情，耐心倾听来访群众的诉求，想方设法帮助解决群众反映的问题，认真细致地做好解疑释惑和情绪疏导工作，做到“件件有着落、事事有回音”。坚决杜绝推诿扯皮、敷衍塞责的现象发生。

（二）认真解决突出问题

要抓住重点和关键，着重解决案件复杂、久拖未决的疑难问题，着重解决责任主体难落实、工作难度大的复杂问题，以及涉及政策层面、需要完善相关规定的重大利益矛盾和突出问题。

（三）探索建立重大决策信访评估制度

对涉及群众切身利益的重大决策，要充分听取群众意见，确保决策科学化、民主化。对不符合大多数群众根本利益的政策、决策，决不能强行出台；对政策、决策本身符合大多数群众根本利益，但一些群众一时难以理解的，要充分做好宣传解释工作，决不能仓促出台。

（四）严格依法按政策办事

对法律法规和政策有明确规定的，要督促责任单位依法按政策办理；对群众诉求合理或部分合理，但法律法规和政策没有明文规定的，要抓紧制定和完善相关政策法规；对群众诉求依法按政策不能解决的，要耐心细致地做好解释工作，取得群众的理解和支持，决不能为求一时一事的解决而突破法律法规和政策规定，引起新的攀比和问题；对特别困难的群众，要研究采取个案帮扶等措施，使其基本生活得到保障。

（五）及时就地化解矛盾

要按照属地管理、分级负责，谁主管谁负责，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的信访工作原则，强化地方和职能部门的主体责任，落实首办责任制，切实防止初信初访转为重信重访，防止矛盾上交。要把工作重心和着力点放在基层、放在夯实信访工作的基层基础上，推进信访工作重心下移、关口前移，努力把矛盾化解在基层、把问题解决在当地。

（六）强化思想疏导工作

要在认真解决群众合理诉求的同时，充分发挥党的思想政治工作优势，切实做好情绪疏导工作，把接待群众来访的过程作为思想教育和政策法制宣传的过程，积极引导群众正确理解党的路线、方针、政策，正确处理个人利益和集体利益、局部利益和全局利益、当前利益和长远利益的关系，正

确行使公民权利、履行公民义务，合理合法地表达诉求，自觉维护信访秩序。对无理缠访闹访和有违法行为的，要加强法制教育；对情节严重、造成恶劣影响的，要依法严肃处理。

（七）严格落实各项措施和指标

提高高校接待工作水平的思考篇7

随着我国高等教育的不断发展,高校之间在教育改革、扩大招生、人才培养水平评估、示范性院校建设、专业提升等方面进行的交流与合作日益增多,与国外高校、相关教育机构的交流与合作也不断加强。面对日益增加的交流合作,高校需要及时更新观念,重新审视、重视、狠抓接待工作,使高校的接待水平不断提高,让高校的接待工作更好地服务于学校的改革和发展大局,通过接待服务这个“窗口”和“平台”,展现学校的形象和内涵,提升学校知名度和声誉,增加高校的社会影响力。

1高校接待的主要内容

学校公务接待主要包括上级部门、兄弟院校或有关单位领导来校考察、参加会议、调研、检查指导、学习交流、合作商洽等公务活动。

2高校接待工作的基本要求

2.1严守纪律,按章办事

2013年12月8日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关国内公务接待管理规定》,对公务接待的相关内容做了详细、明确的规定。这一规定的出台,有利于规范党政机关国内公务接待管理。高校应根据这一规定,结合学校自身实际情况,制定相关的具体措施和办法,严格审批控制公务接待工作,对能够合并的接待工作进行统筹安排,住宿、用餐标准应严格执行相关规定。

2.2厉行节约,反对浪费

高校应该严格按照2013年11月25日中共中央、国务院印发的《党政机关厉行节约反对浪费条例》的各项规定,严格控制接待范围和标准,擅自提高标准、超标准接待一律不予核销。要提升学校食堂的接待能力,原则上在学校食堂定点接待。要简化公务接待礼仪,坚持轻车简从,精简陪同人员。召开座谈会或汇报会,会场布置简约,一般会议不准摆放水果、香烟和鲜花等。严禁单位之间、单位内部相互吃请,或以检查、评比等名义进行公款消费,从严控制工作餐标准。

2.3热情友好,仪表庄重

接待工作者的礼仪不仅反映个人的气质风度、精神风貌,更代表了高校的形象。高校工作人员在接待过程中,要注重接待礼仪,衣着庄重,举止大方,言谈热情有分寸。在接待外宾时,应注意充分尊重外宾的特殊风俗习惯。

2.4把握交流尺度,坚守保密原则

高校在接待工作中,应严格把握交流尺度,坚守保密原则。应设立专门的会客室或接待室,也可以临时使用会议室,用于接待进入学校办公场所的外来人员,一般情况下不允许外来人员直接进入办公室办事,特别是在开展对外交流与合作的过程中,做到“可交流”的交流,“该保密”的保密。

3提高高校接待工作质量的几点建议

3.1更新接待工作理念

首先,要正确认识高校接待工作的重要性。高校的接待工作并不仅仅是简单的迎来送往、安排住食,而是通过接待工作向外界展示学校的校园基础建设、校园文化氛围、专业建设、实训基地建设等情况,并与其他单位就如何进一步推动学校的各项建设进行探讨与交流。其次,高校接待工作应始终围绕学校发展中心工作思考并统筹规划。通过一次次的接待与兄弟院校建立联系,最大程度地进行科研、人才培养、教学改革等方面的信息交流,汲取先进经验,探讨相关领域的合作,为学校赢得良好声誉,获得社会公众的信任,为推动学校的发展建设不断搭桥铺路。特别是在高校不断加强对外交流与合作的背景下,高校接待工作者更应确立“公务接待就是政治工作”的理念,配合学校外事工作部门做好相关接待工作,为学校开展对外交流与合作服务。

3.2不断提高接待工作精细化管理水平

高校在接待工作中一定要从抓好每一件不起眼的小事做起,不断提高接待工作精细化管理水平。接待工作应做好前期准备工作,制定接待周详的计划并落实每一个具体细节,包括安排车辆、预订宾馆、用餐预定、会议室准备、准备纪念品、通知参加人员和出席领导等。接待中要注意迎宾礼仪、会议室座位安排、参观礼仪、拍照角度和取景、宴请礼仪、送别礼仪等。接待工作结束后应撰写新闻稿,并对接待工作作出反思和总结,将相关材料整理归档。

3.3在接待工作中彰显学校鲜明的办学特色

每一所高校在长期的办学实践中,都会形成自身独特的个性风貌和风格,即办学特色。这种特色既体现在教材、课程设置、教学方法方面,又体现在管理模式、管理风格、校园文化等方面。鲜明的办学特色是高校生存和发展的原动力,所以高校应在接待工作中,尽力彰显学校鲜明的办学特色,展现学校的文化底蕴。例如学校接待的会议室、餐厅等接待场所,应在布置时体现办学理念等特色元素,将学校的特色文化直观传递给来宾;安排参观校园时,应安排能够体现学校教学、管理、校园文化的参观路线和展点,例如学校的校史馆、实训基地、重点实验室、科研基地等;互赠礼物时可选用具有学校特色或体现学校成果的产品作为纪念礼品,既能体现礼尚往来,又能彰显学校特色,给来宾留下深刻印象。

3.4各部门团结协作,合力做好接待工作

高校接待工作是“立体式”工作,所以应该制定接待工作制度和日常接待工作方案,建立由接待工作部门牵头,各职能部门、各学院(系)共同协作的接待工作机制。对于重要的公务接待工作,要及时成立领导小组,由校领导指导、办公室牵头协调,制定专门的接待工作方案,逐一落实联络组、会务组、后勤保障组、安全保卫组、宣传组的职责,由各部门协调联动共同完成接待任务。

3.5构建一支高素质的接待工作队伍

随着高校接待工作的精细化管理水平进一步提高,高校必须努力提高接待部门人员各方面能力素质,提高接待业务能力,建立一支政治过硬、反应迅速、灵活果断、严谨细致、热情周到的接待工作队伍。

3.5.1政治素质

高校要认真加强思想政治工作,与时俱进,更新政治教育内容,提高接待工作者的政治敏锐性和洞察力,在政治上时刻与党中央保持高度一致。尤其是外事接待工作具有浓厚的政治色彩,在外事接待、对外交流的过程中须时刻保持头脑清醒,政治立场坚定,掌握必要的接待策略。

3.5.2业务素质

从现阶段高校的实际情况来看,高校的接待工作没有得到足够的重视,接待工作队伍不稳定,接待工作者普遍综合素质不高。高校应通过组织接待工作者到兄弟院校考察参观,开展礼仪文化、习俗等有针对性的培训来提高接待工作者的业务素质,鼓励接待工作者利用业余时间学习业务知识。

3.5.3礼仪素养

高校接待工作者在接待工作中的一言一行无不代表着学校的形象。所以高校接待工作者应注重个人礼仪,在接待工作中应仪容整洁,始终主动服务、微笑服务,对待宾客热情友好,举止得体。同时也要留意并尊重宾客的风俗习惯和宗教信仰。

3.5.4心理素质

接待工作细致复杂,具有较强的时效性和针对性,在具体的工作中难免会出现突发情况,这就要求接待人员具备良好的心理素质,在细致做好事前的准备工作基础上,沉着冷静、灵活处理接待中出现的各种情况,及时调整接待安排,避免各种疏漏。

4结语

接待工作作为高校行政管理的一个重要环节,在新的历史时期被赋予了更深层的内涵和要求。高校应从自身实际出发,不断开拓思路,创新接待工作方法,提升接待工作者素质,切实将接待工作做精、做细、做得满意,真正发挥接待工作的重要作用。