全宗卷范文

全宗卷范文（精选2篇）

全宗卷范文 篇1

档案管理中全宗卷是什么意思？

其实全宗卷就是对档案进行管理过程中的一些文件所形成的卷宗。主要内容包括：

1、档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

4、档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况汇报等。

5、档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。

6、档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇集和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。

7、档案管理新技术应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。什么是全宗卷？

全宗卷是机关档案室在管理全宗档案的过程中形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料所集中组成的个专门案卷。

全宗卷范文 篇2

《全宗卷规范》为高校全宗卷的建立提供了标准和依据。在明确全宗卷定义的同时,《规范》还规定了以全宗为单位编制;收集的文件材料应做到齐全、完整、真实;整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。并且,按照档案工作流程阐述了全宗卷的主要内容以及整理、管理方法,具有较强的实际指导意义。

一、高校档案全宗卷的建立

通过大量的网络调查,充分吸取省内其他行业档案全宗卷的管理经验,在1997年着手试行的基础上于2004年正式建立了学校全宗卷,并制定了管理规范。采取将每个全宗作为独立一级类目,下设九个二级类目这种方法搭建起了结构科学、内容全面、易于操作的全宗卷管理体系,经过近十年的不断修订和补充,渐成规模,它所带来的管理规范性、利用便捷性效果显著。

全宗卷分类、标识符号及内容为:××QZ,其二级类目如下。

11综合:档案管理制度汇编,工作规范及岗位职责;学校颁发的档案工作文件及工作报告;工作考核材料;档案学术研究成果及工作奖惩(包括媒体报道)情况等。

12收集:档案移交目录;专题征集及非正常接收档案登记表及档案来源和价值说明等。

13整理:分类及整理工作方案;案卷目录说明、工作小结等。

14新技术应用:档案管理软件系统盘及说明书;备份数据及使用情况简介;缩微复制、电子档案创建和应用环境(硬件和软件)及数据格式说明等文字材料;专业网站建设及管理的文字材料等。

15保管:培训、学习资料;档案安全检查记录、报告、责任书;入库清册;库房安全等记录;档案的抢救与修复情况报告,重点档案采取的特殊保护措施;珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料;档案保管状况分析和工作总结、报告等。

16鉴定:各类档案归档范围及保管期限表;领导小组成员名单、分析报告;档案开放、分级、珍贵档案考证鉴定等材料;销毁档案的请示与批复;销毁清册,档案移出登记等。

17统计:档案馆藏结构及数量;实体利用;网站、校史馆等其他利用;案卷归档、合格、完整率;各类学生累计;教职工累计;科研项目;党团组织等基本情况;档案工作统计分析材料等。

18利用:全宗指南(全宗介绍);开放利用和控制使用范围说明;利用效果登记表及分析;档案产生社会效益、经济效益典型事例,外单位特殊利用信函等;档案检索工具编制及说明、全引目录、 总目录;分类目录;专题目录;文号目录;其他目录(卷内目录)等。

19编研:学校简史、隶属情况变更;年鉴、历年大事记;党群类组织沿革、党(团)代会简介及党委文件汇编等;行政类高校基层报表、职能部门制度(岗位职责)汇编、学校行政文件汇编等;教学类专业设置、学科建设沿革及教学指南、招生简章等;科研类成果汇编、 教职工论文发表情况等;出版类学报、校报合订本等;基建房产证、 土地证(复印件)汇总、校友联络等其他各类编研材料等等。

二、高校全宗卷的整理及管理

全宗卷是按问题———时间进行排列的。淡化年度,强调突出问题,适应全宗卷产生时间不确定、数量不多、内容较为集中的特点。 整理采取“虚位以待”的方式,即先按照形成的自然规律准备装具, 再总结以往内容数量的多寡预留好二级类目的橱柜、初步确定存址,再逐渐补充丰富相关材料。

1.预设全宗卷盒。全宗卷装具采用翻盖式卷盒,封面和脊背分别设置全宗号、分类号、案卷号、内容题名、时间、存址等项目,卷盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度40mm规格为宜。根据学校全宗卷形成的内容和数量添置橱具,最好单独定制增高的、能够放置5层标准卷盒的、上下双开玻璃门橱柜,装有材料的卷盒进行统一标识;占位备用的暂缓标识,外观上即统一又有所区分,目标性强。

2.全宗卷的排列。全宗卷按档号顺序排列,全宗卷档号编制模式为:全宗号+ 分类号+ 案卷号(+ 时间)组成。以全宗为单位,先按二级类目排序,即“综合类”的档号为××QZ11-n排列在前“,收集类”的档号为××QZ12-n紧随其后,以此类推“,编研类”的档号为××QZ19-n位列最后;期间出现同卷多盒的,则进一步按照其形成时间辅助排序。卷号的确定除收集外,全部根据涉及的问题确定顺序,提前编制较为固定的流水号,以整理类为例“,档案分类法”为1号卷“;案卷目录及档案目录编制说明”为2号卷“;整理工作方案及工作小结”为3号卷。其他像综合分设8卷、新技术应用4卷、保管5卷、鉴定3卷、统计10卷、利用32卷、编研27卷等等,均可根据学校全宗卷的内容按问题分卷。“收集类”的内容因为涉及档案移交(接收)目录,目录每年产生、涉及部门较多且会有随后补充的情况发生,所以在将“专题征集及非正常接收档案登记表及档案来源和价值说明等”作为1号卷后,档案移交目录每年作为独立的1卷自2开始编流水号。排完一个全宗的全宗卷再排另一个全宗的全宗卷。需提醒的是,各学校应该根据实际情况进行科学计算,装具和橱柜等空间均应按各全宗卷内容的增长比例合理预留。

3.全宗卷按“件”管理。借鉴人事档案整理工作中的散材料袋方式,在每盒中放置一个卷夹。一是加强责任制,在岗位职责中加入全宗卷积累的相关要求,各环节中产生的全宗卷内容由岗位管理人员随时插进卷夹中;二是指定专人年终统一进行全宗卷整理,鉴定材料、督促常规性材料的补充,加盖件号章、填写相应信息并将数据录入数据库,及时更新,做到年清年结。

4.全宗卷集中保管。全宗卷诸多内容具有连续性、专题性、可对比性的特点,有着较高的利用价值,所以全宗卷橱柜应搁置在阅览室单独排列。针对全宗卷的整理及管理模式较为松散这一特点,要做到全引目录的输出,这样对于加强利用和安全保护大有裨益。

三、高校全宗卷的特点

1.体系彰显行业特色。高校档案全宗卷的体系设置参照《高校档案实体分类法》的特性显著,特别是二级类目的设置与高校档案实体分类法相统一,符合实际情况,当属独特之处。一是增设的“综合”类目,让档案工作中产生的行政管理、学术成果等材料有了存处,为日常管理及档案目标考核等工作带来便捷,这在新版的国家标准中也有表述。二是增加了“编研”类目,扩大了包容性和实效性, 使得源自档案而又非原始档案及正式出版物的二三次档案加工成果有所归属,多年实践证明这一类最能体现全宗卷的利用功能,切实提高了工作效率、降低了劳动强度,增加了对原始档案和工作人员的保护,充分体现全宗卷的价值。三是将“新技术应用”类目进行调整,随着电子档案、档案数字化管理等手段的发展,用软件管理档案在高校已相当普遍,该项的前提可使其与档案工作流程及职能相适应,充分体现高校全宗卷特点,在新版的国家标准中也得到肯定。

2.管理契合工作实际。体系结构健全,管理模式既尊重档案形成规律,又与管理岗位设置吻合,设置相对稳定,不受偶然因素、短期行为的影响,可长期保持不变。同位类目之间划分一致、关系流畅、界限清楚,归档材料没有交叉和包容,总体排列自然、逻辑性强。 落实有切实保障,如QZ11由馆长或办公室人员直接或间接形成; QZ12~QZ14由指导接收(部) 人员及程序管理员负责;QZ15~ QZ18由利用岗位(部)负责;QZ19由编研人员形成并保存,再指定专人年底进行统一整理。这种工作模式职责明确、分工协作可保证材料的连续性和完整性;便于检查督促,环环相扣,切实推进岗位职责的落实,馆长可通过对全宗卷的了解整体把握管理环节的进展情况,避免遗留问题的发生。

3.内容实用功能突出。高校全宗卷囊括了国家《全宗卷规范》所规定的内容,扩大了涵盖范围,根据高校实际情况进行了必要补充。 如档案学术研究成果及工作奖惩(包括媒体报道)、专业网站建设及管理的文字材料、培训材料等,特别是对各类检索工具的整编,通过全宗卷让所有的管理材料融为一体,建立了良好的工作秩序,极大地提升了内部管理水平。由于高校规模、层次、类型的不同,全宗卷的内容可适当调整,个别内容的属性和定位也有待进一步探讨。

以上为笔者工作中的点滴体会,因为常年坚持全宗卷的规范管理,不仅能够彰显高校档案管理的科学性、严谨性,重要的是具有极强的实用性和宣传性,能够全面而有效地推动高校档案管理基础工作的发展。仅期望以此引起同行的重视,争取同心协力尽早实现高校档案更为全面的规范科学化统一管理。

摘要：通过对高校档案全宗卷管理进行的长期探索、研究和实践,以期找到最佳契合点,争取实现全国高校档案全宗卷的统一规范管理。

关键词：高校,全宗卷,研究

参考文献