工作邮件使用规范

2024-08-20

工作邮件使用规范（共8篇）

工作邮件使用规范篇1

公司电子邮件使用规范

一、邮件文本及格式规范：

1邮件内容：

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。2邮件字体：

（1）全文统一；

（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；（3）字体为正体；

（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。3邮件附件：

如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。

4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。5个人签名：

（1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、e-mail等；

（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。

二、邮件语言文字规范：

1语言表述清楚、简练，不能有岐义。

2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。3

段落分明、清晰。

用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。

三、邮件发送规范：

1邮件主题：邮件必须写明主题。2邮件发送：

（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；

（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；

（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；

（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；

（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；

（10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送 3邮件群发：

（1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;（2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。

4邮件优先级

(1)邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;(2)不要频繁使用邮件高优先级。

四、其他注意事项:

1不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。2工作时间勿发与工作内容无关的邮件。

3邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。4 重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。5邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送。6 无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间。7 需要归档的邮件及时归档留存。对不熟悉来源的邮件，需确认无危害后才打开，避免病毒侵入。

邮件往来规范标准篇2

为了更好地提升工作效率，塑造和谐文化，树立良好的办公及沟通形象。根据公司标准化的战略要求和领导要求，特制订往来规范标准，规范公司的语言及格式。2 适用范围

本标准适用XXXXXXXXXXX公司XXXX。3 内容与要求 3.1 称呼

3.1.1 开头需称呼收件人。

3.1.2 如果收件人有职务，应按职务尊称对方，如“X主任”、“X主管”等。

3.1.3 不熟悉的人不宜直呼其名，如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X工”、“X先生”、“X女士”。

3.1.4 多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事”。3.2 问候语

3.2.1 开头可使用“您好”、“来函收悉”等问候语。3.2.2 结尾可使用“祝工作顺利”等问候语。3.3 主题

3.3.1 主题应简短、明确，不宜冗长。

3.3.2 主题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。3.3.3 一封，只针对一个主题，不在一封内谈及多件事情。

3.3.4 回复对方时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE:RE一大串。

3.3.5 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出主题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。3.4 正文

3.4.1 正文要简单扼要、重点突出，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

3.4.2 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

3.4.3 选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语。3.4.4 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现晦涩难懂的语句。尽可

能避免拼写错误和错别字。

3.4.5 合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用。

3.4.6 最好在一次中把相关信息全部说清楚，说准确。不要轻易发“补充”或者“更正”之类的。3.4.7 发送至多人时，如有必要，需在正文中明确指定一个收件人给出回复。3.4.8 正文字体大小要适中、字体应统一。3.4.9 不要向上司频繁发送没有确定结果的。3.5 附件

3.5.1 如果带有附件，应在正文里提示收件人查阅附件。3.5.2 附件命名应概括附件内容。

3.5.3 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。3.5.4 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

3.5.5 附件最好采用大家通用的文件格式，如果附件是特殊格式文件，请在正文中说明打开方式，以免影响使用 3.6 结尾签名

3.6.1 在结尾一般应有签名。

3.6.2 根据接收对象的熟络程度，合理选择签名信息。可包括姓名、职务、电话、时间等发件人的信息。对于熟悉的收件人，签名应该简化，避免生分。3.7 发送和抄送

3.7.1 发送的人，是需要受理并回复所涉及的主要问题。3.7.2 抄送的人，是有必要知道内容，可根据情况回复。

3.7.3 发送、抄送中的各收件人，应遵循一定得规则排列。例如，按部门排列，或按职务排列。3.7.4 发送,必须明确发送人与抄送人，不遗漏需要发送的人，杜绝发送与内容无关的人。3.8 回复

3.8.1 收件人应及时查看，并根据事件的优先级及时回复，最迟不应超过24小时。

3.8.2 如果事情复杂，无法及时确切回复，需及时回复“收到了、正在处理，一旦有结果就会及时回复，等”，不应让发件人一直等待无果。

3.8.3 回复应针对性进行回复，不可笼统。最好把相关的问题抄到回件中，然后附上回答。回复不能太生硬，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.8.4 回复字数，一般不得少于10个字。

3.8.5 不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，应采用电话

沟通等其他方式进行交流后再做判断。

3.8.6 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人。如果是对发件人提出的要求作出结论性响应，应该群发给相关人员，让大家都知道。

3.8.7 如果对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。

3.8.8 为避免无谓的回复，可在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。3.9 转发

3.9.1 转发，应对转发的内容进行修改和整理，以突出信息。

3.9.2 转发之前，确保所有收件人需要此消息。只给需要信息的人发送，不要占用他人的资源。3.9.3 转发敏感或者机密信息，要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

3.10其他注意事项

3.10.1群发只适合于公司公告、通知等事项，除此类外，不应群发。3.10.2

工作时间勿发与工作内容无关的。

3.10.3

只是沟通方式的一种，日常沟通不要完全依赖。应保持必要的面对面交流和电话沟通。3.10.4

对重要沟通事项，在发送后最好电话提醒对方关注或确认。3.10.5

除常规报表外，发送以外的信息，需发领导审核后方可发送。

3.10.6

应灵活使用的自定义群组功能，在选择自定义群组功能时，应点开，将所有人姓名显示。当有员工发生异动时，应及时重新自定义群组。

本标准主要起草人：XXXX 本标准主要修订人：

本标准审核人：

企业电子邮件沟通规范及技巧篇3

一、推荐使用电子邮件的情况

1.2.3.4.5.6.7.8.其他情况期待补充

※ 对以上的情况，应尽量使用电子邮件，应避免使用微信、QQ等方式，由于电子邮件具备可靠的追溯功能，便于形成文件档案，因此和“快捷”沟通方式如微信、QQ等应加以区别应用。

※ 电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只把有价值的信息提供给需要的人。在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他人节省时间。

正式的工作汇报，对内/对外重要信息的传递和工作安排

难以简单使用口头表达说明清楚的事项需要获得部门之间配合的重要事项没有见面交流条件的其他重要交流内容正式工作报告、通知

部门之间事务往来，需要留下书面资料的知识推荐和信息传递

二、邮件发送的对象

收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。

秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。

※ 只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾邮件

项目关键时间节点汇报文件

一般由主案亲自发送，主送给客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由主办直接发送，需同时抄送给此事项的主要管理人员项目关键会议后的纪要

由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员项目阶段成果确认函

按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描寻求内部跨部门支持

主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级

三、邮件内容规范

标题：【项目简称】+ 邮件内容主题概括收件人：参照上面说明抄送：参照上面说明

正文：

1.如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式如果是新发送的邮件，简要说明信件是对沟通方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出 2.我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述

3.如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送

4.说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点

注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员

1.能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。

2恰当地称呼收件者，要求其给

ALL。但有中高层领导时要注意,最好称呼各位领导和同事 –xx先生”、“x女士”称呼但要把性别先搞清楚。– 3邮件开头结尾最好要有问候语 –最简单的开头写一个“HIThanks and Best Regards.–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。–看待。4

第一段与最后一段是重点

–电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长最好在结尾的部分再度强调第一段的重点。

主动说出你期待对方做的事情 –容很短不超过一个屏幕可以读完的范围就直接在信件内容的结尾提出要求即可。

邮件的日期与时间要明确 3月7知不同而产生误会。

8，以免双方认§Email正文多用1234之类的列表以清晰明确。–1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

§尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

–这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email –

§选择便于阅度的字号和字体

–中文老实点用宋体或新宋体字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体。

§合理提示重要信息

–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合–

§不要随意使用:-)之类的字符

在商务信函里面这样显得轻佻也就是不稳重。

检查自己写的电邮时试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅

5§如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。§主体的内容详细程度取决于收件人

–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同 –有些指代要清楚，不用不常用的缩写 §主体的内容详细程度取决于主题情境的事态 –资源是否充足 –立场是否一致

实例1

Dear all:大家下午好!由于本人有事，需请假及休婚假一段时间，3月18日-4月4日，期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事何宝庆员处理。PS，在这两天内交到我这边。我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。然后继续休假。

公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。

总结

称呼、格式、邮件内容没有注意场合，语气和用词不当

§最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的

§邮件内容里不可缺少的三个部分

–如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息。–我希望对方采取哪些行动措施 –我需要对方什么时候给予回复

§行文时的注意事项 –明确简洁-不要模棱两可

§避免使用复杂的句子

清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致 –换位思考 –强调对方利益 – –慎用大写字母、红色字体和感叹号 –避免非相关主题性的言语

–勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题

§注意邮件的论述语气 –进行论述,以免引起对方不适。

–尊重对方请、谢谢之类的语句要经常出现。

–电子邮件可轻易地转给他人,对别人意见的评论必须谨慎而客观。求。,–许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出,而伤到对方甚至引起冲突 –避免情绪激动的时候回信,放1-2天

–确定是否必须以邮件回复,如果对方的内容中带有情绪,最好面对面回应 ,选择恰当的语气,提出要

§有意见要提时,请先思考这个问题都需要哪些相关人知道,避免将事态扩大

6如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

§附件文件应按有意义的名字命名

§正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时 §附件数目不宜超过4

§如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式，以免影响使用

§如果附件过大，应事先了解接收方信箱接收邮件大小的限制，可分割成几个小文件分别发送

7每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。A.签名信息不宜过多

–电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过5行。

你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。–引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

B.不要只用一个签名档

–对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。

C.简体、繁体或英文以免成出现乱码。颜色的问题，~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ GreenPrecision Components(shanghai)Co., Ltd.上海

总经办陈妩媚 E-mail chenm@bl-green.com Mobile*** ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

三、电子邮件的回复

1勿期盼他人会立即回复你的信件。注意时间结点，除工作特别需要外，要顾及收件人工作的轻重缓急。

–对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注或请对方确认收到Email –富士康的办公文化“跟催”

–重要会议通知再会前向与会人员提醒开会时间

–如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒

2收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重。2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

–对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

–如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复云云”。不要让对方苦苦等待，记住，及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

–如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

3进行针对性回复

–当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的回复，那样太生硬了。应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

4回复不得少于10个字

–对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

5回信时注意保持线索

–想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联

–一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件。

6谨慎处理恶意中伤的邮件。

 将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见. 切勿在未经同意前，将他人邮件转送给第三者。

 考虑替代性的沟通管道。电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助，如表情、肢体语言等。见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的。 当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人。

–如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

–对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结、删减瘦身，突出有用信息。

8主动控制邮件的来往

–为避免无谓的回复，浪费资源，“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

9要区分Reply和Reply All----

–

–如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replay all，让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。

–如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行。10转发邮件要突出信息。

–在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。

除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

–如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

11重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件。

12重要的邮件发出之前再读一遍，正文和附件中的关键数据再核对一遍。

13如果觉得自己邮件措辞过于激烈，不妨写好后先不发，心情平复后重新读一遍，改一遍。

14非必要情况不要发过大的附件，5M如果附件较大，请压缩后发送。

15看到别人写得比较好的邮件可以摘录其中的句子以后使用

16当你使用职场的电子邮件对外沟通，就应该谨守商业电子邮件的分寸，不要撰写或传送与职场毫无关系的内容。因为在某些你不知情的状况之下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。

四、衡量邮件沟通协作是否规范的方法5 W 1 H

1、Why– – –

2、Who

–

–他们是哪类人，个性、受教育水平、年龄、地位 – –

3、When and Where –在何时何地交流信息 4What– –

–哪些信息必须省略或必须采用§5 5How –我将如何传递信息？用文字、图解、口头、电话、–如何表达？采用何种语气? 命令式的、请求式的、6C §1clearly §2chiefly §3courtly §4§5§6 constructlycorrectly completely

关于沟通的基本技巧

1、以真诚的赞赏与感谢为前提，对事对人。–只要对方稍有改进即予赞赏

2、以委婉的方式指出他人的错误。–

3、一忌摆不正自己的位置–没摆正位置或者完全没位置意识的求助，几乎很难得到积极的回应。

4、二忌不知道要人家做什么–你想找别人帮忙，首先自己得清楚需要对方做什么。

5、三忌给人家的指示不够清晰–你让人家帮忙，是要浪费别人的时间，应该想方设法的节省人家的时间，让人家能很容易的理解你的需要，并能够尽量快速的达到你的期望。

6、四忌事后没有反馈–你请人家帮忙，事后一定要反馈，这是对帮忙人的尊重，也是对双方关系的一种温馨的正面回应。

–只要一个电话、一个短信，说“这次真多亏你了，要是没有你，我真不知该怎么办了。现在事情做成了，第一个告诉你。”很多时候就够了。

※

打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件

网易免费企业邮箱反垃圾邮件规范篇4

最后更新时间：2010年4月30日

【注意】请用户仔细阅读以下全部内容（特别是粗体下划线标注的内容）。如用户不同意本服务协议任意内容，请不要注册或使用网易服务。如用户通过进入注册程序并勾选“我同意《网易免费企业邮箱服务协议》”，即表示用户与网易已达成协议，自愿接受本服务协议的所有内容。此后，用户不得以未阅读本服务条款内容作任何形式的抗辩。本协议可视为《网易通行证服务条款》的补充条款，与其构成统一整体。

前提：

客户确认本协议前，必须（1）合法拥有和控制了需要托管的域名；（2）有全部法定权利接受或代表他人接受本协议；（3）阅读并理解了本协议。

1、网易免费企业邮箱服务简介

1.1网易免费企业邮箱服务是网易为用户提供电子邮箱存储空间并运用电子邮件系统为用户提供发送、传送和收取电子邮件功能以及其他相关电子邮件功能的服务，以下简称“网易服务”。

1.2定义：客户：合法拥有和控制客户域名，并有权接受本协议及使用本服务的用户，包括组织和个人。客户域名：由客户拥有并获得网易批准使用免费企业邮箱服务的域名。最终用户：使用免费企业邮箱服务的最终用户。最终用户帐号：客户通过免费企业邮箱服务提供给最终用户的帐号。

上述客户及最终用户，均可统一称为“所有用户”或“用户”，均须受到本协议约束。

1.3网易服务以及功能的正常实现以客户正确履行管理行为、正确完成免费企业邮箱设置等为前提条件。服务所需要的设备和其他条件：

(1)拥有接入互联网的硬件设备和软件工具，包括计算机、调制解调器、有关软件和设置，或者其它必备的上网装置和进行有关设置。

(2)支付接入互联网的电话线路占用费用、网络服务费用。

2、免费企业邮箱的域名

2.1 网易免费企业邮箱网络地址将以客户域名为后缀，由客户设置的最终用户账号和客户域名组成具体的单个免费企业邮箱地址，单个地址对应一个免费企业邮箱用户（或称最终用户）。如abc@xyz.com，abc为最终用户账号，xyz.com为客户域名。

2.2因客户域名失效等原因导致客户无法继续使用网易服务时，客户可以申请更换其他域名，为保障通信秘密，更换域名后原域名地址项下的邮件信息不能进行转移。

3、网易服务开通、中止和终止

3.1网易于客户成功申请网易服务后为客户开通管理员后台权限和开通网易服务。客户通过管理员后台可以添加和删除最终用户帐号，并进行设置用户初始密码、修改密码等操作。

3.2 客户已经清楚并明白，客户只有进行正确的域名设置和相关邮箱设置方能使用网易服务。由于客户未能进行有效的设置等原因造成无法使用网易服务时，客户无权要求网易就此进行赔偿或承担其他任何责任。

3.3 如因第三方通知网易称客户的域名侵犯了第三方合法权益的，网易有权选择中止为客户提供网易服务。网易服务因此中止的，客户无权要求网易就此进行赔偿或承担其他责任。

3.4网易有权根据实际情况停止网易服务，客户无权要求网易就此进行赔偿或承担其他责任。停止服务后2个月，网易有权删除客户用户的邮箱信息和存储在服务器上的数据，网易无需承担由此引起的责任。

4.服务协议的完善和修改网易有权对本服务协议及其相关规则等进行调整和补充（包括但不限于对本服务进行收费等），若用户在网易进行上述调整、补充和改变后，仍继续使用本服务的，则视为接受该等调整、补充和改变，若用户不同意的，用户有权停止使用本服务。网易公司发布的所有网页公告、提示等，均自动成为本服务协议的有效组成部分，与本服务协议具有同等法律效力。

5、用户责任

5.1网易为客户提供对其免费企业邮箱进行管理的权限，由客户自行负责对其免费企业邮箱用户进行管理，如：增加（删减）用户、设置用户密码等管理行为。客户行为的后果以及责任由客户承担。

5.2用户必须遵守本协议和相关法律规定，否则网易有权终止或中止免费企业邮箱服务。由于用户使用网易服务而导致网易遭受损失（包括因此网易需对第三方承担的损失），以及用户利用网易服务从事任何违法或侵权行为，用户须承担全部责任（且客户和最终用户因此承担连带赔偿责任）。

5.3用户有义务遵守：

5.3.1对网易服务的使用应根据所有适用于邮件服务的地方、国家和国际法律以及互联网等方面的规定。

5.3.2用户必须遵循：

(1)向外发送资料时必须符合有关国家或地区的法律、法规之规定。

(2)使用网易服务不作非法用途，遵守所在国家有关法律、法规规定。

(3)不干扰或混乱网络服务。

(4)遵守所有使用邮件服务的网络协议、规定和程序。

(5)遵守互联网道德规范：

5.3.3用户不能利用网易服务发送垃圾邮件或分发给任何未经允许接收信件的人，详见附录：《网易免费企业邮箱反垃圾邮件规范》。

5.3.4用户须承诺不传输任何非法的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、伤害性的、庸俗的，淫秽等信息资料。另外，用户也不能传输任何教唆他人构成犯罪行为的资料；不能传输道德规范不允许或涉及国家安全的资料；不能传输任何不符合地方、国家和国际法律、道德规范的资料。不得未经许可而非法进入其它电脑系统。若用户的行为不符合以上约定，网易有权根据邮箱用户投诉、第三方技术服务提供商或网易自身系统之监测结果等为依据，立即停止部分或所有服务账号，网易不对因此对用户造成的损失承担责任。

6.用户隐私制度

电子邮件传送是发信人与收信人之间的私人信件的传送。网易尊重用户个人隐私权。所以，网易不会公开、编辑或透露用户的邮件内容，除非符合以下情况：

(1)根据中华人民共和国国家安全机构、公安部门的要求及/或根据相应的法律程序要求。

(2)维护网易的商标所有权及其它权益。

(3)在紧急情况下竭力维护用户个人、其它社会个体和社会大众的安全。

(4)符合其他相关的要求。用户可以授权网易向第三方透露其注册资料，但网易不会公开用户的姓名、邮件地址、电子邮箱、帐号和电话号码。除非：

(1)用户特别要求、或者同意网易或授权某人通过电子邮件服务透露这些信息。

(2)网易在诚信的基础上，善意确信这样的作法对于维护用户的个人利益有其充分的必要性。

(3)根据公安部颁布的《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》规定，用户使用互联网络应登记备案。根据中华人民共和国国家安全机构、公安部门的要求及根据相应的法律程序要求，网易会提供用户的邮件内容。

7、用户的帐号和密码的安全性

客户为最终用户设置帐号成功，最终用户将得到一个帐号和初始密码。用户在使用网易服务前应修改初始密码，并对帐号和密码的安全负全部责任。同时，每个用户都要对其帐户中的所有信函、程序负全责。用户可自行决定改变密码。用户若发现有任何非法使用自己的帐号或存在安全漏洞的情况，应立即通知客户或网易，客户有义务通知网易。客户对最终用户帐号的设置和管理承担全部责任，与网易无关。

8、拒绝提供担保和免责声明用户明确同意使用网易服务的风险由用户自己承担。网易服务以“现有”的状态提供给用户，网易明确表示不提供任何类型的担保，不论是明确的或隐含的。网易不担保服务一定能满足用户的要求，也不担保服务不会受中断，网易对服务的及时性、安全性、真实性、出错发生都不作担保。网易拒绝提供任何担保，包括信息能否准确、及时、顺利地传送。用户理解并接受通过网易产品服务取得的任何信息资料取决于用户自己，并由其承担系统受损、资料丢失以及其它任何风险。网易对在服务网上得到的任何商品购物服务、交易进程、招聘信息等，都不作担保。用户不会从网易收到口头或书面的意见或信息，网易也不会在这里作明确担保。

9、免责条款网易对直接、间接、偶然、特殊及继起的损害不负责任，这些损害来自：不正当使用网易服务，在网上购买商品或类似服务，在网上进行交易，非法使用服务或用户传送的信息有所变动。这些损害会导致网易形象受损，所以网易早已提出这种损害的可能性。网易对本服务下涉及的境内外基础电信运营商的移动通信网络的故障、技术缺陷、覆盖范围限制、不可抗力、计算机病毒、黑客攻击、客户所在位置或其他非网易技术能力范围内的事因等造成的服务中断、邮件丢失、出现乱码、错误接收、无法接收、迟延接收不承担责任。

由于不可抗力造成网易无法继续提供网易服务或网易服务故障，用户应当予以理解。“不可抗力”是指网易不能合理控制、不可预见或即使预见亦无法避免的事件，该事件妨碍、影响或延误网易为用户提供服务。该事件包括但不限于政府行为、骨干通信线路故障、地震、台风、洪水、火灾及其它天灾、战争、网络攻击、计算机病毒或任何其它类似事件。因客户通过管理员系统对其用户的帐户删除等操作，或者用户的操作导致的该用户邮件资料丢失或其他损失，应由客户或最终用户承担。

10.电子邮件信息的储存及限制

用户应清楚知道，超出系统存储量限制将会造成邮件丢失。因此，网易不对超出存储量而造成的电子邮件的删除或储存失败负责。对于已被用户接收到本地计算机，或者用户自行删除的电子邮件，或者因客户通过管理员系统对其用户的帐户删除等操作，或者因不可抗力、用户不再继续使用网易服务或用户违反本协议约定导致网易服务被终止的，网易不负责保存邮件数据和提供邮件恢复。

11.保障

用户同意保障和维护网易全体成员的利益，负责支付用户使用超出服务范围引起的律师费用，违反服务协议的损害补偿费用，其它人使用用户的电脑、帐号而产生的费用。

12.网易通知

网易在进行服务器配置、邮件系统维护升级时，网易会提前通过网络公告等方式通知用户。在此期间发生的网易服务暂停现象，或者由于网络通路的偶然阻塞造成服务应用故障，应属正常情况，不可视为网易违约。

13.内容的所有权

内容的定义包括：文字、软件、声音、相片、录像和图表；网易向用户所发的电子邮件的全部内容；网易为用户提供的商业信息。以上所有内容，受版权、商标、标签和其它财产所有权法律的保护。任何人只能在网易或相关权利人授权下才能使用这些内容，而不能擅自复制、再造这些内容、或创造与内容有关的派生产品。

14.法律声明

14.1本协议将受中华人民共和国法律的约束并依据其解释。如出现纠纷，用户和网易一致同意将纠纷交由广州市天河区人民法院管辖。若本服务协议中的任何协议与法律相抵触，那这些协议将按尽可能接近的方法重新解释，而其它协议则保持对用户产生法律效力和影响。

14.2如本协议中的任何协议因任何原因被判定为完全或部分无效或不具有执行力的，该无效或不具有执行力的协议将被最接近原协议意图的一项有效并可执行的协议所替代，并且本协议的其余协议仍应有效并且有执行力。

14.3网易不行使、未能及时行使或者未充分行使本协议或者按照法律规定所享有的权利，不应被视为放弃该权利，也不影响网易在将来行使该权利。

14.4在法律允许的最大范围内，网易保留对本服务协议的最终解释权。

14.5如用户对本条款内容有任何疑问，可拨打客服电话（020-83568090）或登录帮助中心

（http://help.163.com/）进行查询。

附录：《网易免费企业邮箱反垃圾邮件规范》

一、垃圾邮件的定义

本规范所称垃圾邮件，是指未经收件人同意向收件人发送的收件人不愿意收到的邮件，或收件人不能根据自己的意愿拒绝接收的邮件，主要包含未经收件人同意向收件人发送的商业类、广告类等邮件。凡符合以下情形一种或一种以上的发送邮件行为，将被视为发送垃圾邮件：

1、期刊类型邮件，发件人向从未主动订阅或曾经订阅但已经退订的收件人发送无关、干扰、广告等不良资讯。

2、报价类型邮件，发件人向从未通过主动联系索要报价的收件人或缺乏实际合作关系的收件人发送无关、干扰、广告等不良资讯。

3、产品推广邮件，发件人向从未主动订阅或曾经订阅但已经退订该产品、同类产品及相关产品的收件人发送无关、干扰、广告等不良资讯。

4、培训类的邮件，发件人向非发件人所在学校学员及从未订阅的收件人发送无关、干扰、广告等不良资讯。

5、其他类型的邮件，收件人完全不知悉发件人，不愿意收到的邮件，或收件人不能根据自己的意愿拒绝接收的邮件。

二、垃圾邮件的鉴定方法

网易对垃圾邮件的鉴定方式包含但不限于以下三种，网易有权根据以下一种或一种以上的方式认定垃圾邮件：

1、通过收件人的举报投诉；

2、通过网易邮件服务器的日志监控及分析；

3、通过任一反垃圾组织、第三方技术服务商的举报、反映；

三、网易对垃圾邮件的处罚办法

客户或最终用户不能利用网易服务制作和传播垃圾邮件，对于被鉴定为垃圾邮件的行为，网易有权依据垃圾邮件的行为的情节轻重程度对客户或最终用户选择适用以下一种或几种处罚方式：

1、向发送垃圾邮件行为的用户所在客户发出警告，告诫客户对其用户的行为作好监督和管理；

2、直接对实施发送垃圾邮件行为的用户帐号予以禁用；

工作邮件使用规范篇5

昨天下午，中国互联网协会发表一份声明，声明称，禁止盗用中国互联网协会反垃圾邮件协调小组的名义的声明，向企业骗收处罚款。互联网协会秘书处李欲晓处长告诉记者说，协会近期发现有人盗用“中国互联网协会反垃圾邮件协调小组”的名义向企业骗收处罚款，这种行为严重破坏了中国互联网协会反垃圾邮件协调小组的名誉，损害了广大网民和从业者反垃圾邮件的共同利益。

这份声明是中国互联网协会在反垃圾邮件协调小组在昨天召开的第一次工作会议中发出的。会议还讨论并通过了《反垃圾邮件规范》，并发布了《拒收垃圾邮件指南》。互联网协会黄澄清副秘书长告诉记者，根据调查发现，我国垃圾邮件的产生，很大一部分是由于邮件服务器的缺省设置匿名转发(Open relay)功能所产生，而国外早在几年前就开始采取措施，大规模清理匿名转发功能，并设置黑名单，来扼制提供垃圾邮件转发的服务器，并使境外不法用户大量转向我国境内寻找中转站。为此，规范中详细的就如何抑制、投诉这些垃圾邮件地址做了详细的规定。

会议还讨论了是否对垃圾邮件的内容提供者给予制裁、推行企业邮箱收费和倡导规范的网络营销等主题。

中国互联网协会反垃圾邮件规范

第一条【目的】为了保护我国电子邮件用户的正当权益，促进电子邮件服务业的健康发展，推动互联网资源和信息系统的合理利用，中国互联网协会(以下简称协会)成员共同制定本规范。

第二条【适用】协会成员开展电子邮件服务，适用本规范；其他主体根据自愿的原则，接受本规范的约束。

第三条【垃圾邮件】本规范所称垃圾邮件，包括下述属性的电子邮件：

(一)收件人事先没有提出要求或者同意接收的广告、电子刊物、各种形式的宣传品等宣传性的电子邮件；

(二)收件人无法拒收的电子邮件；

(三)隐藏发件人身份、地址、标题等信息的电子邮件；

(四)含有虚假的信息源、发件人、路由等信息的电子邮件。

第四条【服务提供者】本规范所称电子邮件服务提供者(以下简称服务提供者)，包括依法为电子邮件用户发送、转发、接收电子邮件提供条件的电信业务经营者和互联网信息服务提供者。

第五条【共同原则】协会及其成员在反垃圾邮件方面，坚持如下原则：

(一)信息共享原则，

协会应当向协会成员提供反垃圾邮件方面的有关信息。协会成员有权及时取得和使用协会的有关信息，获得协会的帮助；

(二)行动一致原则。协会成员坚持行动一致的原则，共同抵制垃圾邮件，执行协会的各项决定。

第六条【协会义务】反垃圾邮件是中国互联网协会的一项重要职能，在反垃圾邮件方面负有如下责任：

(一)在阻止和消除垃圾邮件的传播方面为服务提供者提供指导、帮助和培训；

(二)与其他国家和地区的反垃圾邮件组织进行沟通、联系和交流，协调协会成员与其他国家和地区的反垃圾邮件组织和服务提供者之间的关系，维护各协会成员的利益；

(三)建立垃圾邮件的投诉、举报和受理机制；

(四)建立反垃圾邮件协调机制，协助解决协会成员之间、协会成员与其他成员之间因垃圾邮件引起的纠纷；

(五)向协会成员定期公布传播垃圾邮件的服务提供者名单及其他相关信息，发布有关决定。

第七条【共同约定】加入协会及接受本规范的服务提供者应采取如下措施，阻止和消除垃圾邮件的传播：

(一)建立垃圾邮件的信息收集、反馈及处理机制；

(二)记录传递电子邮件的服务提供者的名称、互联网地址或者域名、垃圾邮件发送者的情况等有关信息，并在协会或其指定的组织需要时，予以提供；

(三)在向用户提供电子邮件服务前，以明示的方式将电子邮件服务规则和使用规则提供给用户，并提示用户须对其发送电子邮件的行为承担法律责任；

(四)发现用户传播的电子邮件属于垃圾邮件的，通知服务提供者；发件人继续传播垃圾邮件的，对其予以警告；警告后发件人仍然传播垃圾邮件的，通告协会，由协会确定是否采取统一行动，停止为其提供服务；

(五)接到用户关于垃圾邮件的投诉或者申告，确证后，立即停止为该发件人提供邮件发送服务，情况严重的，通知协会，由协会确定是否采取统一行动，停止为其提供服务。

(六)对于协会公布的垃圾邮件服务提供者和垃圾邮件发送人，采取相应措施；

(七)鼓励使用垃圾邮件自动识别分类和过滤软件，为用户服务。

(八)协助协会及国家有关部门就垃圾邮件的传播情况进行调查和处理。

第八条【授权性承诺】协会可以及时向社会公告发送、转发或者接收垃圾邮件的服务提供者，以便社会监督。

第九条【施行日期】本规范自协会发布之日起施行。

工作邮件使用规范篇6

关于规范工作时间内办公电脑使用的通知

为有效保障办公电脑及信息资料的安全，提高电脑的使用效率，充分发挥办公电脑及网络设备的性能，延长电脑的使用寿命，现将公司统一配置的办公电脑使用规定通知如下：

一、文件存放,电脑桌面、背景色和屏保的设置

1、办公电脑的桌面请定期整理，将办公文件整理归档，分类存放于D盘的相应文件夹中，因Windows桌面文件夹是存放在系统盘C盘上，建

议不要将工作文件存放在该桌面文件夹中。

2、办公电脑的背景图片和屏保应设置为系统默认，统一风格，不允许私

自修改（如存放美女图片或其它个人照片等）。

二、工作时间内办公电脑严禁做与工作无关的事情

1、公司配置的办公室电脑是用于保障各岗位相关工作的顺利进行，必要

时候可联网搜集资料，但禁止浏览、下载与工作无关的内容。

2、上班时间内严禁使用办公电脑做与工作无关的事情,如在上班时间内

发现个人利用办公电脑玩游戏等严重违规的行为，将作无补偿除名处

理。

三、电脑信息安全

1、电脑资料应定期做好备份和保存，设置登陆密码，保证电脑资料的安

全。

2、电脑使用后要及时关闭，切断电源。下班前要关好门窗，以防被盗。

信息部

工作邮件使用规范篇7

自查自纠工作的通知

各分（子）公司、项目部及其他成员单位：

为进一步规范和完善财务核算体系、强化集团公司财务管理工作、提高财务软件使用效率，集团公司财务部将在全集团范围内开展财务系统使用规范自查自纠工作。现将有关事项通知如下：

一、自查自纠内容

（一）客商辅助核算规范性。是否已经切换新编码要求的集团统一客商，是否存在客商之间串户的情况。

（二）期末结转的规范性。是否按时进行期末结转，结转后损益类一级科目、明细科目及辅助核算是否无余额。

（三）报表任务切换。报表是否按集团要求切换任务，各类报表是否完整；有下属分公司或子公司的单位是否按期生成合并报表。

（四）报表上报。报表生成后是否按期及时上报。

二、自查自纠范围

集团范围内使用财务系统的所有成员单位。

三、自查自纠时间安排

（一）自查时间。从****年*月*日起至****年*月*日止，系统内成员单位围绕自查自纠内容进行自查自纠。

（二）检查时间。集团公司财务部将于****年*月*日起至****年*月*日，对成员单位财务系统使用情况及自查自纠情况进行抽查。

四、相关要求

（一）高度重视，认真整改。业务自查自纠有利于提高工作效率，各成员单位务必高度重视，认真对待，确保自查到位。

（二）加强跟踪，确保实效。集团公司财务部将根据自查自纠情况，选择部分成员单位进行重点抽查，对财务软件使用不规范、自查自纠不认真的单位进行记录并通报批评。

特此通知。

工作邮件使用规范篇8

实验目的

了解并掌握架设邮件服务器组件的方法；

实验原理

邮件服务器构成了电子邮件系统的核心。每个收信人都有一个与某个邮件服务器上的邮箱（mailbox）。用户的邮箱用于管理和维护已经发送给他的邮件消息。一个邮件消息的典型旅程是发件人的用户代理开始，游经发信人的邮件服务器，中转到收信人的邮件服务器，然后投递到到收信人的邮箱中。当用户想查看自己的邮箱中的邮件消息时，存放该邮箱的邮件服务器将以他提供的用户名和口令认证他。邮件服务器还需处理用户的邮件服务器出故障情况。如果邮件服务器无法把邮件消息立即投递到用户的邮件服务器，服务器将把它们存放在消息队列中，以后在尝试递送。

Magic Winmail Server是一款是易用型全功能邮件服务器软件，不仅支持SMTP、POP3、WebMail、多域、发信认证、反垃圾邮件、邮件过滤、邮件组等标准邮件功能，还有提供邮件杀毒、邮件监控、邮件备份、邮件网关、动态域名支持、远程管理、在线注册、快速设置向导等特色功能。它既可以作为局域网邮件服务器、互联网邮件服务器，也可以作为拨号ISDN、ADSL宽带、FTTB、有线通(CableModem)等接入方式的邮件服务器和邮件网关。

邮件服务器的目的是向公众或组织机构内部提供邮件服务功能用户可以向邮件服务器申请属于自己的电子邮箱

用户申请得到的邮箱受服务器的管理，可以进行电子邮件的收发本次实验采用Magic Winmail Server软件构建邮件服务器

实验内容

在服务器上安装邮件服务软件WinWebMail，客户机上安装FoxMail

按照软件说明书配置相应的设置，完成邮件服务系统的组建

实验器材

客户机，WinWebMail 服务器软件，Foxmail 客户端软件实验步骤

安装和设置Winmail server

系统安装成功后，安装程序会让用户选择是否立即运行Magic Winmail Server程序。如果程序运行成功，将会在系统托盘区显示图标；如果程序启动失败，则用户在系统托盘区看到图标，这用程序日志”，了

使用快速设置向导设置

时用户可以到系统的“管理工具”/“事件查看器”查看系统“应解Magic Winmail Server程序启动失败原因。

登陆管理端程序运行Magic Winmail 服务器程序或双击系统托盘区的图标