邮件合并功能

邮件合并功能（精选12篇）

邮件合并功能 篇1

准备工作

1.制作代表花名册

在Excel中编辑如图1所示的代表花名册, 并以“代表名单.xls”为名保存文档。

2.制作胸卡模板

在Word中, 用两个表格在第一页制作如图2所示的胸卡模板, 并以“胸卡.doc”为名保存文档。

3.“邮件合并”功能简介

Word的“邮件合并”功能既能够实现批量信封或信函收件人信息的自动填充, 也能够广泛应用于证书、贺卡、学生成绩通知单及胸卡等文档的信息自动填充。不熟悉“邮件合并”功能的用户, 可以在“邮件合并分步向导”的提示下, 完成简单的应用 (如证书) , 而完成胸卡的信息填充, 则需要进行如下文所述的合并规则设置。

将花名册中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

(1) 打开文档“胸卡.doc”, 用菜单栏命令“工具→信函与邮件→邮件合并”打开“邮件合并”向导。

(2) 连续单击“邮件合并”向导中的“下一步……”按钮, 直到打开“选取数据源”对话框, 在其中按屏幕提示打开文档“代表名单.xls”, 并选择花名册所在的工作表以及制作胸卡所需要的记录。

(3) 单击“下一步撰写信函”后, 单击“其他项目…”打开“插入合并域”对话框, 将“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文档中 (只有一页) 。

2.在“胸卡.doc”中设置合并规则

(1) 执行菜单栏“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”, 打开“邮件合并工具栏”。

(2) 单击工具栏中的“插入Word域→下一记录”命令, 在只有一页的“胸卡.doc”文档中为每张胸卡模板插入“Next Record” (第一张胸卡除外) , 版面效果如图3所示。

3.预览信息合并效果

单击向导中的“下一步预览信函”, 预览并调整每一页胸卡信息的合并效果, 准确无误后再单击“下一步完成合并”, 选择“打印”即可。

如若照此步骤操作, 细心的读者也许会发现, 预览时第一页左侧自上而下的记录分别是A、B、C、D、E和F, 右侧自上而下的记录分别是G、H、I、J、K和L, 那第二页左侧的记录就应该是M、N、O……, 可预览里为什么第二页却是B、C、D……呢?这个问题其实也困扰了我很久。其实无论预览里显示的如何, 当生成目标文件或直接打印时结果是正常的。用Word 2003以上版本时这个问题就不会出现了。

自此, 通过“邮件合并”功能将花名册信息自动合并到自定义胸卡模版的目的就完全达到了。其实, “邮件合并”功能能够解决的个性化问题远不止于此。例如, 通过合并域规则的设定, 可以在原模版的基础上再生成个性化细节描述:根据对用户“性别”字段和“年龄”字段的判断, 在胸卡中男性的姓名后面自动添加“先生”称谓, 在女性25岁以下姓名后面自动添加“小姐”称谓, 25岁以上姓名后面自动添加“女士”称谓等。

邮件合并功能 篇2

如果想批量打印类似的EXCEL数据,那么,得使用WORD软件来实现(当然,使用的软件不只WORD一种,还有很多软件也同样有这种功能),从WORD菜单里面找到“工具”,依次执行“信函与邮件”→“邮件合并”,这样,就可以在工作区域里面使用“合并邮件工具栏”了,找到工具栏,选择“打开数据源”按钮,点击!

上一步点击以后,弹出“选择数据源”对话框,找到你欲批量打印的EXCEL文件即可!

选择好EXCEL文件以后,还需要选择EXCEL文件的工作表,在这里,我们选择第一张工作表,即“Sheet1$”,之后点击确定即可!

数据源选择好之后,这个时候,在WORD文档里面是空白的,此时,我们需要插入域,插入域的功能就是在WORD文档中相应位置显示Excel相应数据;

首先,先在WORD文档里面相关位置输好诸如：姓名： 班级： 总分：等字样,之后就可以在其后面插入域了!

点击工具栏上的相关按钮,红线圈住的按钮,弹出对话框!

根据相关信息和相关位置选择不同的域名称,在这里我们选择“班级”!之后点插入即可完成操作!

如果存在多个字段,那么我们就需要插入多个域,插入方法与上面的相同,不再介绍!

插入域之后,这个时候,你是无法看到相应数据的,你只能看到中的<<姓名>>这样的文字,而看不到具体的姓名!

要想查看具体数据,在工具栏中找到“查看合并数据”按钮点一下,就可以看到数据了!

好了,到此就结束了,上述完成以后,在工具栏中会找到一个数据集操作按钮,点击相关按钮,即可实现批量打印!

下面我们来总结一下：

首先,有一个Excel文件;

其次：打开WORD,执行相关操作,找到邮件合并工具栏;

再次：选择数据源并选择数据表;

邮件合并功能 篇3

学校信息管理是对学校大量业务工作进行规范管理的统称。总体任务是实现学校信息的系统化、科学化、规范化和自动化。主要是用计算机对学校的各种信息进行日常管理，如查询、修改、增加、删除等。推行学校信息管理系统的科学应用，是进一步推进学校管理规范化、办公电子化和提高义务教育水平的重要举措。

随着信息技术和网络技术的不断发展，计算机已经进入到千家万户，融入到人们的学习、生活和工作当中。学校也跟随着教育技术信息化的步伐，使用计算机进行备课、上课等教学工作外，还经常需要利用计算机处理教学工作外的一些事务。如制作学生个人成绩单、获奖证书、工资条、打印准考证等一系列批量工作，如何既快又准确的把它们按设计的格式打印出来呢？Word的“邮件合并”功能在学校信息管理的许多地方都可用到，不仅可以满足我们的要求，而且还省时省力。现根据一个具体事例来阐述如下观点。

一、排除胆怯，敢于探索

生活中总是有很多人做事喜欢用老办法，不愿意尝试，不敢尝试，不追求高效率。比如学电脑一事，几年前大家都是处于同一状态，即不懂、不会，不过几年后就有了两种现象，即仍然不会或技术精通。再比如制作学生获奖证书，有人宁愿找一些人手工抄写，费时费力，也不想办法用计算机来设置、打印。虽然目的可以达到，但是体现出的能力就不一样了，所以说，人的能力是非常大的，只要善于发掘，敢于探索，就一定能做出自己想像不到的效果出来的。常言道：台上一分钟，台下十年功。也就是说不管做什么事，前期都要做一些准备工作，有时可能有些复杂，不过只要自己能够静下心来，精心准备的话，还是可行的。相信自己能行的话，就从现在开始，从下面的事例开始。

1、概念理解：Word中的邮件合并，就是把文档中不变（word主文档）的内容与变化的（excel表格数据）内容巧妙结合到一起，从而实现批量打印的功能。具体以制作学生成绩条为例。

2、前期准备：在“邮件合并”中用到的数据文件共两个。

（1）创建Word主文档（不变的内容，也就是模板）。即在word中创建一个成绩条表格（如图1）。

（2）创建数据源文件。即就是存放记录信息的（Excel数据表（变化的内容）（如图2）。

二、积极钻研，敢于实践

现在网络上存放着各种种样的信息，良莠不齐，五花八门。不过，如果有人想要学习的话，应该很快会找出这方面的知识点的，看得越多，获得的知识也就越全面。只要积极钻研，敢于实践，就一定能够取得成功的。

将数据源合并到主文档（即邮件合并）的具体步骤：

1、打开word主文档（2013高一学情检测成绩条）。单击“视图——工具栏——邮件合并”，即调用“邮件合并”工具栏（如图）。

2、设置文档类型。

单击“邮件合并”工具栏中的“①设置文档类型”按钮，在打开的“主文档类型”中选择“普通WORD文档”后，单击“确定”。

3、打开数据源（一个包括变化信息的EXCEL数据表）。

在工具栏中单击“②打开数据源”按钮，在出现的“选取数据源”对话框中，在“查找范围”后的下拉列表中，选择数据源文件（学情检测成绩表）后，单击“打开”。

注意：在出现的“选择表格”中选定数据所在表格并勾选“数据首行包含列标题”后，单击“确定”。

4、在主文档中添加数据域。

将鼠标指针定位在word主文档中的“学号”后，单击“⑧插入域”按钮，出现“插入合并域”对话框，如图，选择“学号”字段，单击“插入”按钮。

如此重复，一一对应插入合并域直到将需要的字段名全部添加完毕。出现下图。

5、查看合并数据

数据域添加完后，单击“查看合并数据”按钮，可预览到生成的记录的情况。

6、合并生成新文档。

预览合格后，单击“④合并到新文档”按钮，在“合并到新文档”对话框中选取要生成记录的范围，可以是工作表中的所有记录，也可以是部分记录，选取范围后单击“确定”按钮，则生成所需要的新文档，将新文档命名后保存在指定位置后即完成邮件合并。

7、小设置大改变

按照上例，一页只显示一条记录，不太适用，能不能一页显示多条记录呢？具体设置方法如下：打开合并生成的新文档，然后点击文件——页面设置——版式——节的起始位置——接续本页，再选“应用于——整篇文档”确定后，记录条就自动合回来了。

三、取得成功，善于思考

合并文档制作好了后，我们就会感觉有成功感。这时我们不仅要回忆刚才操作的几个步骤，而且还要思考将刚才所学到的知识应用于哪些方面？可以用于奖励证书、个人工资审批表等方面。

邮件合并功能 篇4

“邮件合并”功能并不是一定要发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源，然后使用“邮件合并”功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件的形式发送出去。下面我们就以打印某校学生的期末考试成绩单为例，看一下Word XP中“邮件合并”功能是如何使用的。

一、制作数据源

用作邮件合并的数据源，可以是多种格式的文档，用记事本、Word、Excel、Access等都可以制作。鉴于Excel强大的数据处理功能，加之操作起来简单方便，因此，我们通常使用Excel来制作数据源。

1. 启动Excel 2000/XP，选中A1:

I1单元格，依次输入“学号、姓名、英语、高数、计算机、体育、总分、通讯地址、邮政编码”等字段。

2. 输入相关数据，并设置好列宽、行高等格式，取名（如“成绩表.

xls”)并保存该工作簿(如图1)。除了学科成绩，其他信息(如邮政编码、通讯地址等)可以在打印邮寄学生成绩信封的时候使用。

二、制作主文档

1. 启动Word XP，设计学生成绩单样式，并取名(如“成绩条.doc”)保存。

2. 在表格中输入固定的文本(如学号、姓名等)，并设置好字体、字号等格式，保存。

三、进行邮件合并

在工具菜单下单击“信函与邮件”菜单，在展开的菜单中选择“邮件合并”。合并过程分几步进行：

1. 选择文档类型。Word提供了“信函”、“电子邮件”、“信封”、“标签”、“目录”五种文档类型。这里我们选择“信函”类型。

2. 选择开始文档，可以选择“使用当前文档”、“从现有文档开始”和“从模板开始”。这里我们选择“使用当前文档”。

3. 选择收件人。“选择收件人”中的收件人这里是指待处理的学生成绩数据。单击“浏览”，选择前面建立的“成绩表.xls”文件。选择数据所在的表，单击“确定”按钮。

4. 将光标移至主文档中需要填入“学号”的表格单元中选择“其他项目”，在弹出的“插入合并域”对话框中选择“学号”选项。

5. 重复上述操作，将“姓名、英语、高数”等“域”插入到相应的表格单元中。

6. 所有的“域”插入完成后，即可出现下图所示效果(如图2):

7. 打开“工具”菜单，在“选择信函与邮件”的“显示邮件合并工具栏”中单击“查看合并数据”按钮，可以预览当前记录的数据。但是此时看到的只是第一位学生的成绩。

8. 在“显示邮件合并工具栏”中的“合并到新文档”中选择要合并的范围，单击确定就可以在合并的新文档中看到所有学生的成绩单了。但此时，在Word中的每一页上只能显示一位学生的成绩单，如果想让多位学生的成绩单显示在同一页，我们还需要做以下设置：

在此Word文档中，执行“文件—页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中点击“版式”标签，设置“节的起始位置”为“接续本页”;再按下“应用于”右边的下拉按钮，选中“整篇文档”选项，确定退出。

现在再执行打印操作，就可以将多名学生的成绩单显示在同一页了(如图3)。

如果需要将成绩单邮寄给学生，可以使用“邮件合并”功能中的信封文档类型，依据信封的大小进行设计，批量打印出信封上的内容。

四、结论

从操作中大家可以看到，利用Word XP的“邮件合并”功能，可以准确、快捷地批量打印学生成绩单，大大提高了工作效率。

其实Word XP软件中的“邮件合并”功能不仅仅适用于成绩单的打印，诸如信封、工资条、请柬等批量打印工作，都可以通过此功能来完成。

摘要：利用WordXP软件中的“邮件合并”功能打印学生的成绩单既准确又快捷。本文详细介绍Word XP中“邮件合并”功能在成绩单打印中的应用及几点使用技巧。

关键词：“邮件合并”功能,Word XP,成绩单,打印

参考文献

[1]舒易资讯.帮你学:Office2003使用详解与技巧.机械工业出版社, 2006.

WORD邮件合并方法 篇5

第一步：单击“工具”・“信函与邮件”・“邮件合并”，任务窗格・“邮件合并”，见图1。

第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，显示如右图（图2）。

第三步：在“选择开始文档”选项区（图3），

选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”，然后单击“创建”。显示类似图5。

第四步：在图5上单击“自定义”，出现下面所示的“自定义地址列表”对话框，在上面修改、删除、添加字段名，然后单击“确定”，显示图4。

第五步：在“新建地址列表”对话框，键入所需信息（记录）后，单击“关闭”，打开右图（图6）所示的“保存通讯录”对话框。

第六步：在“保存通讯录对话框”上，选定路径及文件名后，单击“保存”。

第七步：单击“邮件合并收件人”对话框（图7）上，“确定”，显示右图，

第八步：在图8上，单击“下一步：撰写信函”。

第九步：在Word中撰写好信函，如图9所示。

第十步：将光标移至在需要插入处，单击图9上“撰写信函”选项区中的“其他项目”。

第十一步：在“插入合并域”对话框（图11）上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。 提示：每次只能插入一个域。

第十二步：单击图12上，“下一步：预览信函”。

第十三步：在图13上，单击“收件人”区域的按钮，可以逐个（在文档中）预览。如无问题，单击“下一步：完成合并”。

第十四步：在“合并到新文档”对话框（图14）上，选定保存的范围，如“全部”后，单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成（见下图）。

提示：第四步至第七步的工作，是创建一个Access数据库文件，其中，包含一张名为：“Office_Address_List”的表，表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步，是将该表中的字段域插入文档。生成（打印）邮件时，从该表中调用相应的数据。

Word中邮件合并的策略研究 篇6

1.建立主文档

主文档是指所需文档中的固定不变的部分，如信函中的通用文本、信封上的落款或工资项目的构成等。建立主文档的过程和新建一个Word文档完全相同，在进行邮件合并之前它也只是一个普通的文档。

2.准备数据源

数据源就是数据记录表，它是一张二维表格，包含着与主文档相关的项目和记录，可以是Word文档、Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。如果没有现成的，我们也可以重新建立一个数据源。

3.数据合并

利用邮件合并工具，我们可以将数据源中的记录合并到主文档中，得到我们的目标文档。目标文档中固定不变的部分来自于主文档，变化部分内容来自于数据源中的记录。

● 邮件合并中常见问题的处理策略

1.小数位长的问题

邮件合并后数字数据小数位很长，如某项Excel数据为95.5，但邮件合并后小数成了95.499999999999999，破坏了原有表格的格式设置。

处理策略为：①在主文档右击这个数据域，选择“切换域代码”，在域代码最后面的域括号前输入“＼#"0.00”（注意是在英文输入状态下，且不带两边双引号），之后右击选择“更新域”就可以了。如果想保留一位小数就输入“＼#"0.0”。在需要设置的数值数据比较多时，这种方法效率不高。②在数据源Excel表的第一行后插入一空行，在该行中需要调用的那列单元格中输入任何字符内容（如输入“a”），保存后再进行邮件合并（在“编辑收件人”中去掉该行）。③将Excel工作表中储存数字的单元格格式设置为“文本”格式。④在邮件主文档（以Word2007为例）中点击“开始—Word选项—高级—常规”，在其中勾选“打开时确认文件格式转换—确定”。在邮件合并时打开数据源文件窗口，选择“MSExcel工作簿通过DDE（*.xls）→确定”，勾选“整张电子表→确定”，出现“邮件合并收件人”对话框再确定。⑤将Excel数据表转换成Word表格后再进行邮件合并操作。简便方法为：直接复制Excel数据表粘贴到Word中，保存为Word文档，并将其作为邮件合并的数据源文件。

2.打印的问题

合并后的邮件每页只能打印一份邮件，但有时邮件内容只有几行，打印时也要整页纸，易造成打印速度慢且浪费纸张。究其原因是合并后的文档中每份邮件之间有一个分节符（下一页），使下一封邮件被指定到另一页。

处理策略为：①将数据合并到新文档，在新文档中把分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）。具体操作是用Word的查找与替换命令，在“查找内容”框中输入“^b”，在“替换为”框中输入“^l”，然后单击“全部替换”，这样就可以在一张纸上打印好多份邮件内容。②在主文档每页按要求复制、粘贴多封邮件，在每封邮件的最后插入一个“下一记录”（Next Record）Word域。注意本页最后一封邮件后边不要加入“下一记录”Word域，否则会跳过一条记录。

3.根据判断条件合并的问题

不能根据判断条件合并出内容不同的邮件，如在请柬中需要根据性别自动生成“先生”或“女士”的邮件称谓。

处理策略为：使用“If…Then…Else…”Word域轻松解决。将光标插入点放在需要插入称谓的位置，点击“邮件—规则—如果…那么…否则…”，在“插入Word域，IF”对话框中“域名”列表中选择“性别”，在“比较条件”列表中选择“等于”，在“比较对象”列表中选择“男”，在“则插入此文字”文本框中输入“先生”，在“否则插入此文字”文本框中输入“女士”后确定，预览邮件即可看到合并后的文档已经能正常显示称谓了。

4.日期数据格式的问题

合并后的邮件不能显示“××××年××月××日”这样格式的日期数据，而是显示为“××/××/××××”英文日期格式。

处理策略为：右击“日期”域，选择“切换域代码”，出现{MERGEFIELD "日期"}域代码，在其中"日期"后插入“＼@ yyyy年MM月dd日”，形成如“{MERGEFIELD "日期"＼@yyyy年MM月dd日}”状的域代码（注意“月”前面的“MM”一定要大写，否则月份会显示为“00月”），最后右击域代码区域，点击“更新域…”，即可看到已经按照要求格式正常显示日期了。

5.图片文件内容显示的问题

在合并邮件后不能正确显示图片文件内容。

邮件合并功能 篇7

1 数据库的录入

在各种动物样品的采集过程中都会填写采样单, 采样单中填写的内容就是数据库录入的主要内容, 在Excel中创建表格, 名称为“猪瘟抗体监测数据源”如“图1”进行文字录入, 然后保存, 关闭页面。

2 打印单的创建

如图2, 在一个WORD的页面中, 第一页建立“**市动物疫情监测实验记录表”第二页中建立“**市动物抗体监测结果”表格。

3 创建连接

在建立好的Word页面中, 点击视图》工具栏》邮件合并, 然后点击“邮件合并”工具栏的第二个按钮“打开数据源”即名称为“猪瘟抗体监测数据源”的Excel文档, 将光标移动到送检人姓名后面的空格中, 点击“邮件合并”工具栏第六个按钮“插入域”选择“数据库域”点击“送检人姓名”然后“插入”。将光标移动到“单位”后面的空格中, 点击“插入域”, 选择“单位“, 然后“插入”。直到将word页面中所有空白的区域都插入相应的“插入域”。 (如图2)

邮件合并功能 篇8

(1) 首先利用Excel建立好“职工收入台账明细表”, 如图1 (图中数据为虚构, 下同) :第一行列名要设置得不重复, 以方便利用Word“合并邮件”功能引用数据。

(2) 利用Word建立一个“职工个人收入台账确认表”, 如图2。

邮件合并功能 篇9

什么是邮件合并?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢?

其实邮件合并这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料,从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,邮件合并因此而得名。

显然,邮件合并功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单、邀请函、家长通知书等。

在日常的学生管理工作中,家长通知书邮寄工作是我院长期以来一直坚持开展的一项重要工作,是围绕学风建设的一项重要举措。这项工作的开展,为学生家长和学校之间搭建了一座沟通的桥梁,可以使家长能及时的了解学生在校的学习情况,也可以使学校更深入地了解家长对学生的要求及期望,以激励和督促学生更加勤奋努力。这项工作如果单纯靠手工来完成,会耗费大量的人力,如果利用Word2003的邮件合并功能来处理会事半功倍。

二、邮件合并技术概述

Word2003允许用户将一个文件中的信息插入到另一个文件中,将可变数据与一个标准文档相结合,从而建立一个用户可以查看、打印和保存的新文档的过程,这一过程常被称为合并。因此要实施一次合并必须要有一个包含不会改变的信息的文档,这个文档常被称为主文档,另外还要包含在每个文档中都要改变的信息文件,这个信息文件被称为数据源。邮件合并的方法是:首先建立一个主文档,再建立一个数据源文件,一般是一个表格文件,然后利用“邮件合并”功能从数据源文件中提取相应的信息,合并到主文档的相关内容中,并同时生成一个新的文档。

三、创建主文档

下面就以我院的“家长通知书”的制作为例介绍Wrod2003邮件合并功能。

主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分。建立主文档的过程与新建一个Word文档一样,在进行邮件合并之前主文档只是一个普通的文档。创建如图1所示的文档。文件名为主文档-家长通知书.doc。内容如图所示。

四、创建数据源

数据源就是数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。一般情况下,考虑使用邮件合并来提高效率正是因为用户手上已经有了相关的数据源。需要特别提醒的是,在实际工作中,用户可能会在表格上方加一行标题。如果要用作数据源,应该先将其删除,得到以字段名开始的一张表格,因为用户将使用这些字段名来引用数据表中的记录。内容如图2所示。文件名为数据源-成绩表.doc。

五、将数据源合并到主文档中

利用邮件合并工具,可以将数据源合并到主文档中,得到目标文档。操作如下:在主文档中,单击菜单栏中的“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令,打开如图3所示的“邮件合并”工具栏。此时工具栏中的大部分按钮都是不可选状态,这是因为还没有合并数据源。

1、设置主文档类型

单击“邮件合并”工具栏中的“设置文档类型”按钮,打开“主文档类型”对话框,选“文档类型”为“普通Word文档”,单击“确定”按钮完成主文档的创建。

2、打开数据源

单击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮,打开“选取数据源”对话框,找到所需的数据源文件:数据源_成绩表doc后,单击“打开”按钮,此时“邮件合并”工具栏上的大部分按钮被激活了。

3、插入域

将光标移到主文档中需要插入合并域的位置。单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框。在“插入合并域”对话框中选择需要插入到光标所在位置的域名,单击“插入”按钮完成设置。如果有多个合并域要插入则是重复前面的操作。插入域的地方用书名号《字段名》括起来。插入域后的结果如图4所示。

4、合并文档

单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮,打开“合并到新文档”对话框,选定“全部”单选按钮后单击“确定”按钮,生成一个合并后的新文档,这个文档包括所有学生的家长通知书,我们可以通过打印机打印全部学生的家长通知书,免去了繁琐的手工制作过程。图5是其中一个学生的家长通知书。

六、结束语

通过Word2003的邮件合并功能可以方便地制作多个学生的家长通知书,大大提高了工作效率。用此功能也可以制作比如结业证书、会议邀请函等等。

参考文献

邮件合并功能 篇10

气象为农服务作为公共服务的一项重要内容, 正越来越受到民众重视。某县为提高气象防灾减灾能力, 积极扩大气象信息的覆盖面, 建立了一支由610名农村干部组成的气象信息员队伍。这610名农村干部的信息员审批表格如何快速建立, 靠一张一张地切换, 复制并粘贴, 效率肯定低下。本文巧妙利用word表格中的“邮件合并”功能, 将审批表格快速高效地填充完成, 大大地提高了办公效率。

1 确定审批表格需要填制的项目

如不表1, 气象信息员审批表中需要填制的10个项目都用无色标注了出来, 作为以后需要进行插入操作的目标项目。

2 做好数据源的合并准备工作

在此前, 各个乡镇办公室都将其乡镇中拟聘的气象信息员个人情况用excel表格的形式报了过来。接下来打开数据源。如表2 (出于对隐私的保护, 图中都将电话等个人信息隐去了)

在此前的word文档《昌乐县气象信息员审批表》中, 单击菜单“工具”中的“信函与邮件”, 打开“邮件合并”任务窗格, 在“选择文档类型”列表框中单击选中“目录”, 然后点击“下一步:正在启动文档”。在“选择开始文档”列表框中使用默认设置“使用当前文档”, 然后单击“下一步:选取收件人”。单击浏览按钮, 打开“选取数据源”对话框, 找到数据源“各镇信息员情况上报表”存放的位置, 选取该文档后单击“打开”。在“选择表格”对话框中选择“Sheet1$”, 然后单击鼠标勾选“首行包括列标题”, 最后单击“确定”按钮。打开“邮件合并收件人”对话框, 单击“确定”按钮, 返回“邮件合并”任务窗格。

3 插入并合并到新文档

打开数据源的工作完成以后, 接下来将进行插入合并域的操作。具体方法如下:

在“邮件合并”任务窗格中, 单击“下一步:选取目录”。打开“信息员审批表模板”, 将光标定位在“姓名”右面的表格 (1) 中, 然后单击“邮件合并”任务窗格中的“其他项目”。打开“插入合并域”对话框, 选择“姓名”, 单击“插入”按钮, 然后在审批表模板中插入“姓名域”, 单击“关闭”按钮。参照上述方法, 依次在 (2) ～ (10) 域中完成插入合并域的操作 (如表3) 。

接下来, 即可将生成的信息员审批表合并到新文档中去。在“邮件合并”对话框中单击“下一步:预览目录”, 在左边的预览框中可以看到当前信息员的个人信息。在“邮件合并”任务窗格中, 单击“下一步:完成合并”。单击“创建新文档”, 打开“合并到新文档”对话框, 选择其中的默认选项“全部”, 单击“确定”按钮后, 即完成了审批表的填制操作, 接下来进行打印操作即可以了。

4 小结

此文虽然仅仅通过邮件合并功能完成填制审批表这一事例, 但普遍具有借鉴意义, 可以批量生成需要的邮件文档, 从而大大提高工作的效率。

摘要：本文通过填制某县气象信息员审批表这一事例, 介绍了邮件合并功能在实现大量信息的快速填充功能上的便利性, 以供同行参考。

安全与功能并重——金迪邮件 篇11

安全特性

在工作时间，企业邮件一般会高密度地往来，这对邮件系统是一大考验。金笛邮件具有连接速率控制，在业务峰值时仍保有良好效率，不会发生拥堵、宕机。作为管理员，可以动态调整系统运行参数，随时平衡系统负载与网络带宽。

邮件服务器是放在公网上，如果没有防火墙，不可避免地会遭受DDOS拒绝服务攻击。金迪邮件能够较好地防止垃圾邮件攻击，但是对于DDOS拒绝服务攻击，需要从操作系统层面来解决。以Redht Linux操作系统为例，需要做到如下三步：

第一步：启动iptables防火墙。

第二步：允许smtp、pop3、webmail和SSH端口访问，其他端口关闭。

第三步：修改 /etc/sysconfig/iptables 文件，修改方法在使用手册中有详细介绍。此后系统就具有较好的防DDos攻击能力了。另外，金笛具有完善的系统运行监控功能，可实时监控webmail在线用户、队列、smtp、pop3，管理员可随时掌控系统运行状况。

备份与升级

邮件系统在使用高峰时，会有大量磁盘读写操作，金笛邮件系统支持Rose、lifekeeper等双机热备软件，双机冷备方面支持邮件数据增量异地镜像，还支持veritas、backbone等主流备份软件对邮件系统进行全备和增量备份。金笛具有完备的二次开发包，可对用户管理、邮件管理进行深入二次开发。可以与办公自动化系统整合，实现用户统一管理、单点登录、收件箱调用。

邮件合并功能 篇12

以学生档案处理系统为例，介绍两个主要工作成果，示范效果如图1所示，希望能为教师和学校管理者日常工作提供帮助和借鉴。

1 准备数据源

先在Excel中建立“基本信息”的工作表，这张表不仅是“学生档案处理系统”的数据来源，也是Word邮件合并功能的前提。数据源包含了数据赖以自动生成的变化信息，也包括了Word邮件合并中在各个合并文档中各不相同的数据，如毕业证书里的身份证号、姓名、性别等字段。在“基本信息”工作表中(本文假定输入50名学生信息)，根据“学生档案”工作表中的界面(见图1)，从A列到O列依次建立身份证号、姓名、性别、专业班级、英语、计算机、联系方式、民族、政治面貌、家庭住址、邮编、宅电、照片、学习经历、奖惩记录等字段(其中照片放置在M列)，然后依次输入学生以上各字段的信息。把“基本信息”工作表作为Excel工作簿的第一张工作表。

2 Excel数据自动生成

2.1 数据的自动生成

首先，在“姓名”后的F2单元格输入函数“=IF(ISER-ROR(VLOOKUP(B2,基本信息选A2:O51,2,FALSE)),“查无此人”,VLOOKUP(B2,基本信息选A2:O51,2,FALSE))”。意思是从“基本信息”工作表A2:F51区域的第一列中精确查找有没有在B2单元格输入的身份证号，若有，则输出该区域第2列中与该身份证号对应的“姓名”数据，若没有，则输出“查无此人”。

然后在H2单元格输入“=IF(VLOOKUP(B2,基本信息选A2:O51,3,FALSE)=”“,”“,VLOOKUP(B2,基本信息选A2:O51,3,FALSE))”，意思是：如果公式VLOOKUP(B2,基本信息选A2:O51,3,FALSE)返回值是空(“”)，则显示“空“(”“)，即什么也不输出，反之显示公式的返回结果。这里用If语句很有必要，否则系统有可能在空栏自动出现0。

接下来在B3、F3、H3、B4、F4、H4、B5、F5、H5这些单元格中输入H2单元格中的公式，并把其中的数字“3”分别修改为其对应的列数，如B3对应4,F4对应8等。

2.2 照片的自动生成

根据选取的身份证号，定位在“基本信息”工作表中的该学生的照片单元格。执行“插入→名称→定义”，在“当前工作簿中的名称”栏输入“abc”(名称可随意指定)，在“引用位置”栏输入=INDIRECT(“基本信息选M”&MATCH(学生档案选$B$2,基本信息选$A:$A,0)”。如图2所示。

MATCH(学生档案选$B$2,基本信息选$A:$A,0)的意思是：在“基本信息”数据区域的A列中寻找在B2单元格输入的身份证号的第一个数值的位置，然后输出该身份证号所在的行数;由于用&连接的是一个字符串，而不是一个有效的引用，所以最后再用INDIRECT函数引用“基本信息”工作表M列对应行数的值，这个对应行数就是刚才MATCH函数输出的结果，例如输出2，则就是引用“基本信息”工作表M2的值。接着依次执行“视图→工具栏→自定义→工具”，在右边的列表中找到小照相机图形，点鼠标左键不松，把该按钮拖动到工具栏中。然后选取“学生档案”工作表的任一个单元格，点击一下工具栏中的小照相机图形，这时指针会变成一个小细黑十字。用拖动的方法可以在“学生档案”工作表中的任意单元格上拖画一个图形。选取拖画出的图形，在编辑栏中输入“=abc”，回车，再放到照片单元格所在的区域即可。

3 Word邮件合并功能

3.1 数据的一次生成

新建Word文档，制作并排版一张与“学生档案处理系统”形式类似的表格。为了使最后生成的文档每页格式都一致，需事先执行“插入→分隔符”命令，分级符类型选择“下一页”。然后选择“工具→信函和邮件→邮件合并…”菜单，在右侧的“邮件合并”任务窗格中，选择文档类型是“目录”，单击“下一步：正在启动文档”，选择“使用当前文档”，单击“下一步：选取收取人”，选择“使用现有列表”，再单击“下一步：选取目录”，在弹出的“选取数据源”对话框中找到前面已准备好的用来做数据源的Excel文件。

执行“视图→工具栏→邮件合并”，打开“邮件合并”工具栏。在邮件合并的模板文件中，利用“邮件合并”工具栏中的“插入合并域”按钮插入的域(显示的是“字段名”)，在合并时会被数据源中的数据逐一替代，最后单击“邮件合并”工具栏中的“合并至新文档”按钮，即可一次性生成所有学生的表格和数据。

3.2 照片的一次生成

照片的一次生成要复杂得多。首先要做好如下两个准备工作：

(1)把数据源文件、电子照片和最后一次所生成的Word文档放在同一目录下。

(2)在Excel输入照片的存放路径，若已把数据源文件和照片放在同一目录下，所以只要直接输入文件名即可，注意要带后缀名，否则只能输入绝对路径。

接下来，在表格中将光标置于需要插入照片的单元格内，按“ctrl+f9”输入一对域符号，在其内输入“includepicture”，再将光标置于includepicture与空格之后右花括号之前，单击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮，选择“照片”，单击“插入”，最后单击“合并到新文档”按钮，如果什么也没有或“错误选未指定文件名”，此时按“Ctrl+A”全选此文档，按F9键更新域即可。

需要说明一下，不仅照片可以邮件合并，文档亦可以邮件合并，只要把includepicture改为includetext即可，其它类似。插入的文档可以是doc、txt、xml、htlm等一切文本文档，当然前提是在Excel数据源中输入文档的存放路径。这样可以进一步生成更多更丰富的信息。

4 结束语

由于所有的数据和照片已一次性地生成在同一文档中，所以统一打印不再是问题。若保存好打印模板，每届学生的档案信息只要合并到模板文件中，便可以一次生成档案文档，从而使得这项工作变成一劳永逸的事。当然，通过Excel数据自动生成，也可单独查阅和打印具体某个学生的档案信息。

摘要：第一部分介绍了Excel数据自动生成技术,这种数据自动化呈现的方式为快捷查询和浏览信息提供了极大的方便,特别是电子照片自动生成,填补了现有很多文献的某些不足。第二介绍了Word邮件合并功能,可以在同一文档中一次性生成数据、照片、文档等。

关键词：Excel,Vlookup,Match,Indirect,自动生成,Word邮件合并,一次生成

参考文献

[1]徐宝春.浅谈如何掌握邮件合并功能并发挥它的妙用[J].北京:信息与电脑,2010(1).