我来谈谈邮件合并功能

2024-10-16

我来谈谈邮件合并功能（通用4篇）

我来谈谈邮件合并功能篇1

我来谈谈邮件合并功能

今晚闲着没事，机会难得，我来谈谈邮件合并问题。

合并邮件的作用主要用于，当你需要给很多人发基本同样的东西，只有非常少的变化时，可以大大减轻工作量。

一、邮件合并应用领域

1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

3、批量打印请柬：同上2。

4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。

5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。

7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。

8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！

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二、如何使用Word 2003邮件合并功能

（1）创建一个，也就是主文档。

（2）建一个Excel数据源（模板）。注意，所有要合并的变化的信息都在这个模板上。

（3）打开Word文档，单击“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”菜单命令，调出“邮件合并”任务窗格。

（4）在“选择文档类型”栏中，可以选择要创建的主文档的类型，共有信函、信封、标签和目录4种类型。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：正在启动文档”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤2。

（5）在“选择开始文档”栏中，可以选择“使用当前文档”。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：选取收件人”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤3。

（6）在“选择收件人”栏中，选择收件人信息的来源，可以选择“使用现有的列表”。单击“浏览”弹出“选取数据源”对话框。根据“查找范围”找到做好的Excel数据源（模板）（注意选择正确的路径）。在弹出的“邮件合并收件人”对话框中选择“全选”，再“确定”。单击“下一步：撰写信函”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤4。

（7）“撰写信函”相当关键。在“撰写信函”栏中，可以单击链接，调出相应的对话框，然后在文档中插入相应内容的合并域。一般选择“其他项目”。具体操作是：

①单击当前文档中要添加信息的某一位置，插入光标，再点击“其他项目”弹出“插入合并域”对话框。

②点击对话框中相应的“域”，再点击插入，或是双击相应的“域”，再关闭该对话框。（此时在文档中即显示你模板中相应项目名称，用《》标出）

③按以上两个步骤重复操作，直到全部完成所有需要添加的作息项目。再单击“下一步：预览信函”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤5。

（7）单击“预览信函”栏中的 “《”和“》”按钮，Word会自动用收件人列表中相应的信息替代合并域，在给每一个收件人的信函中进行切换。单击“下一步：完成合并”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤6。

（8）在“合并”栏中，可以选择打印正在编辑的文档，也可以结束邮件合并，继续对文档进行编辑。编辑后的文档可以显示所有你需要的文件，并另存到任何地方。

我来谈谈邮件合并功能篇2

1.制作代表花名册

在Excel中编辑如图1所示的代表花名册, 并以“代表名单.xls”为名保存文档。

2.制作胸卡模板

在Word中, 用两个表格在第一页制作如图2所示的胸卡模板, 并以“胸卡.doc”为名保存文档。

3.“邮件合并”功能简介

Word的“邮件合并”功能既能够实现批量信封或信函收件人信息的自动填充, 也能够广泛应用于证书、贺卡、学生成绩通知单及胸卡等文档的信息自动填充。不熟悉“邮件合并”功能的用户, 可以在“邮件合并分步向导”的提示下, 完成简单的应用 (如证书) , 而完成胸卡的信息填充, 则需要进行如下文所述的合并规则设置。

将花名册中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

(1) 打开文档“胸卡.doc”, 用菜单栏命令“工具→信函与邮件→邮件合并”打开“邮件合并”向导。

(2) 连续单击“邮件合并”向导中的“下一步……”按钮, 直到打开“选取数据源”对话框, 在其中按屏幕提示打开文档“代表名单.xls”, 并选择花名册所在的工作表以及制作胸卡所需要的记录。

(3) 单击“下一步撰写信函”后, 单击“其他项目…”打开“插入合并域”对话框, 将“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文档中 (只有一页) 。

2.在“胸卡.doc”中设置合并规则

(1) 执行菜单栏“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”, 打开“邮件合并工具栏”。

(2) 单击工具栏中的“插入Word域→下一记录”命令, 在只有一页的“胸卡.doc”文档中为每张胸卡模板插入“Next Record” (第一张胸卡除外) , 版面效果如图3所示。

3.预览信息合并效果

单击向导中的“下一步预览信函”, 预览并调整每一页胸卡信息的合并效果, 准确无误后再单击“下一步完成合并”, 选择“打印”即可。

如若照此步骤操作, 细心的读者也许会发现, 预览时第一页左侧自上而下的记录分别是A、B、C、D、E和F, 右侧自上而下的记录分别是G、H、I、J、K和L, 那第二页左侧的记录就应该是M、N、O……, 可预览里为什么第二页却是B、C、D……呢?这个问题其实也困扰了我很久。其实无论预览里显示的如何, 当生成目标文件或直接打印时结果是正常的。用Word 2003以上版本时这个问题就不会出现了。

Word邮件合并功能的高级应用篇3

关键词：邮件合并数据源高级应用

“邮件合并”是Office中的一项高级功能，大多数人员只掌握其中一些简单功能，如合并文件形成工资单，一页只能生成一个，既不美观又浪费纸张，生成的结果不能令人满意，如果掌握其中的高级功能，就能达到预期的效果。本文以Office2010为版本介绍其主要高级功能。

一、共享多种数据源

邮件合并主要是将文档与数据源进行链接，整合成需要的文档资料，因此，数据源是必不可少的。数据源提供的数据必须有一个共同的特点：行列组合，即行表示个体的一条记录，列表示个体的一个特征（字段）。如文本文件的表格、Word文档的表格、Excel工作簿、Query文件、Access数据库、Foxpro文件等内容都可以作为邮件合并的数据源。一般情况下，只要数据源文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接将数据源与文档进行链接。如果需要的数据源不存在，在现有数据的基础上进行相应的修改就不是太麻烦。

需要注意的是：数据源中的数据文件必须是数据库格式，即第一行必须是字段名，不能出现标题之类的内容。如文本文件的表格、Word文档的表格、Excel工作簿不能出现标题行，如果出现标题行，必须先删除标题行，才能作为数据源使用。同时在数据行中尽量不出现空行，即空记录。

不同的软件可以共享数据源中的数据，避免重复劳动，提高办公效率。

二、一页纸打印多个合并文档

Word“邮件合并”主要是进行批量处理和批量打印文档，好多情况下生成的文档很短，如工资条，只占几行的空间，但是生成的文档一页只显示一条记录，导致生成的文档偏多，打印速度慢，浪费纸张。当文档较短时，可以一页显示多条记录，解决上述问题。

方法一：首先，选择“开始邮件合并”菜单中的“目录”，打开一个Word文档；其次，将批量文件的格式设置成功，与数据源建立链接后，保留适当的行间距位置；最后，单击菜单“完成并合并”。但此方法在每页中不可控制记录的多少，可能打印效果不太满意。

方法二：第一，选择“开始邮件合并”菜单中的“普通Word文档”，打开了一个Word文档；第二，将批量文件的格式设置成功，与数据源建立链接后；第三，光标放在设置的批量文件最后一行下面，单击“规则”菜单，选择“下一条记录”；第四，将第三步设置的内容复制到一页里面，根据自己的需要确定复制的记录数；第五，将本页中最后一条记录后面的“下一条记录”删除；最后，单击菜单“完成并合并”。但此方法也有一个缺点，即可能最后一页有空白的记录。

三、有条件的生成合并文件

打印信封、请柬时常常看到“***（先生/女士）”的格式，暂不考虑对他人的尊重，收件人拿到后首先想到的这是一件批量文件，如果是广告类信件，估计拆开的几率不太高。为了解决这个问题，可以使用邮件合并中的条件语句：如果……那么……否则（IF...Then...Else）。

解决方法：首先，光标定位在需要添加条件语句的位置，单击“规则”发现“如果……那么……否则……”，单击，出现下图，在“域名”位置找到相应的字段，确定“比较条件”与“比较对象”，符合比较条件时在“则插入此文字”对话框中输入相应的内容，不符合比较条件时，在最下面对话框中输入相应的内容即可。

四、确定数据的精度

日常工作生活中，经常会遇到小数点的精确性问题，如工资表、学生的平均成绩等后面可能会出现小数点，在Excel文件中设置为1位小数，但合并到Word文档后发现小数点位置变成了许多位，打印出的效果不理想，而且没有必要精确到几位。

解决方法：选中需要修改的数据的“合并域”，按右键，选择“切换域代码”菜单，出现{MERGEFIELD字段名}，在域代码“字段名”后面加上"0.00"（保留两位，如果保留一位小数，可用0.0），最后一定要按F9结束，这样出现的数据效果就按自己的思路展现。

五、结语

在掌握了邮件合并的简单功能后，虽然使用比较方便，提高了工作效率，但是使用过程中会不断发现问题，因此，对邮件合并的高级功能进行深入了解、认真学习，对工作、生活带来很大的帮助。最后，提醒一点：不同版本的Office软件，邮件合并的操作步骤有所不同。

参考文献：

[1]孟金红、陈国清.邮件合并操作的微课设计[J].信息与电脑：理论版，2014（9）.

[2]杜军.用Word中的邮件合并功能制作准考证[J].科技信息，2010（34）.