邮件通知

2024-08-10

邮件通知（共5篇）

邮件通知篇1

摘要：邮件合并是现代化办公中非常实用的功能。本文根据邮件合并的一般过程, 结合实例介绍了使用“邮件合并”功能批量制作大学入学通知书的方法, 并指出应用“邮件合并”制作带照片的证件时常见问题的解决技巧。

关键词：邮件合并,照片,通知书,批量打印

在高校招生工作中, 为了防止冒名顶替考生入学, 实现招生公平, 各高校采取了各种手段和策略, 其中很重要的一个方法就是制作防伪通知书, 在通知书上打印考生照片就是有效手段之一。入学通知书一般为三联。一联考生自留, 一联考生报到时交回, 一联为存根由招办留存。打印通知书是招生工作的一个重要环节。

大学入学通知书有两个个明显特点:一是除了每个考生自身信息有变化外, 主要内容基本相同;二是需要制作的数量一般都很大, 如果单个编辑打印, 非常耗时费力。巧妙利用“邮件合并”功能, 可以轻松、准确、快速完成任务, 极大地提高工作效率。

1、“邮件合并”的一般过程

所谓“邮件合并”就是在Word文档的固定内容中合并与发送信息相关的一组通信资料 (数据源) , 如Excel表、Fox Pro表等, 从而批量生成所需的邮件文档。所以, 使用“邮件合并”功能前需要建立两个文档:主文档和数据源, 然后再主文档中插入需要变化的信息。

(1) 建立主文档“主文档”即文档模板, 是Word文档的固定不变内容。主文档的建立为建立数据源或选择数据源提供标准。 (2) 创建数据源数据源信息包括准备合并到主文档中的内容, 即需要变化的信息。这些信息通常由数据表中含有标题行的数据记录表示, 其中包含相关的字段和记录内容。数据源通常是Excel表、Access表、Fox Pr o表等数据库文件。在实际操作中, 数据源通常是事先存在的, 可以直接使用。数据源文档第一行为字段名, 即邮件合并中的域名。 (3) 合并数据源到主文档即将数据源中的需要字段合并到主文档的固定内容中, 数据源中的记录数, 决定主文档生成的份数。合并操作过程可以根据“邮件合并”工具栏提示轻松完成。 (4) 在主文档中插入图片在邮件合并中插入图片的方法是:将光标定位于要插入照片的位置, 按“Ctrl+F9”插入域, 在其中输入“Includepicture”, 其中的大括号也是按“Ctrl+F9”插入域产生的, 而“照片”是存放照片的地址, 例如“D:Kszp”。

在实际应用中, 经常出现插入照片后新文档中照片不显示或所有的照片都显示同一个人的情形, 此时按“Ctrl+A”全选, 然后按“F9”即可。此外, 还应该使用“*Mergefo rmat”开关对域结果进行格式修改。

2、使用“邮件合并”实现批量制作大学入学通知书的操作过程

2.1 入学通知书的Word文档设计

目前, 大学入学通知书没有统一的文档格式, 各高校根据自身需要设计。但是需要注意的是, 绝大多数高校的空白入学通知书都是批量印刷的, 有些固定不变的文字已经印在通知书上了, 所以在设计通知书文本时, 不必书写, 只需留出空间。

2.2 录取考生数据源的准备

首先将从招生系统中下载的录取考生投档单即“T_TDD.DBF”文件转换成Excel文件。并将文件中的表示录取专业“lqzy”字段里数字代码替换成中文信息。同时在Exce l文件中增加所需字段, 例如“cc”和“zsbh”分别表示学校层次和证书编号。

2.3 录取考生照片的准备

在招生录取系统中, 有专门的存储考生照片的文件夹“Kszp”。这些照片不能直接应用于通知书打印, 原因有二:一是各地区招生考试机构采集考生照片时标准不统一, 照片大小不统一;二是在通知书上照片方向需要调整。所以需要提前做相应的工作。

这里我们需要利用一个小的程序——图片批处理程序Imgbatch.exe。这个程序在网络上随时可以免费下载。对照片的处理方法是:

点击“指定图片文件夹”—去掉“重命名”框中对勾—“旋转”框前打勾框后填写“”270—点击“指定图片的尺寸” (定制宽180高240) —开始处理。

需要说明的是:“Kszp”中是以考生号命名的.jpg文件, 重命名后不便于之后进行邮件合并操作, 所以切不可重命名。旋转270度的目的是改变照片在入学通知书的Word文档中显示的方向。指定图片尺寸的目的是统一照片的大小。

3、使用“邮件合并”设计入学通知书模板

在word2003中, 邮件合并设计需要五个步骤, 分别为: (1) 依次点工具栏上的“信件与邮件”----“开始邮件合并”---“信函”---“下一步:正在启动文档” (2) 继续点击“使用当前文档”“选取收件人”“使用现有列表”“浏览”。在自己计算机存储位置找到并打开相应数据库文件。 (3) 把光标移至已经编辑好的通知书文本相应位置点击工具栏中的插入域插入相应的“合并域”。 (4) 插入图片:将光标移至需要插入照片的位置, 按c trl+F9, 输入includepicture“D:KSZP然后按ctrl+F9, 继续输入mergefield”ks h”, 然后把光标移出这个域, 输入.jpg”, 继续输入*mergeformat后再按shift+F9, 然后按F9, 考生照片就出现了。 (5) 点击工具栏上的预览信件和完成合并, 保存文档, 完成通知书设计。

4、批量打印入学通知书

打开入学通知书模板, 这是出现“显示帮助”对话框, 点击“是”, 进入入学通知书模板页面。点击工具栏中“合并到新文档”, 在弹出的对话框中填入需要打印的通知书序号, 按Ctrl+A全选, 再按F9, 即显示所有需要打印的含有照片的入学通知书文档, 最后按照文档打印程序进行打印, 一些列漂亮的大学入学通知书就算做成了。

5 结语

邮件合并功能在现代日常办公中非常实用, 巧妙利用这项功能, 可以达到事半功倍的效果。本文仅以制作大学入学通知书为例介绍了“邮件合并”功能的使用方法, 并针对应用中常见问题给出了解决技巧。

参考文献

[1]吴亚坤, 鄂铁龙.“邮件合并”的应用技巧.辽宁大学学报.自然科学版, 2010.1.

[2]高华兵, 罗华群.证件批量打印的制作.企业技术开发, 2010.5.

[3]刘海蓉, 朱永昌.浅谈邮件合并功能及应用.南昌高专学报, 2010.6.

[4]杨晓平.信息技术应用基础中级教程.清华大学出版社, 2002.7.

邮件通知篇2

在不断进步的时代，我们越来越需要通知，通知是运用广泛的知照性公文。相信许多人会觉得通知很难写吧，以下是小编收集整理的邮件通知范文，仅供参考，希望能够帮助到大家。

邮件通知范文1

三、会议地点：云南顺驰装饰工程有限公司办公室

四、参会人员：现参会人员暂定为：总经办：张树标;财务部:倪晓云;

综合部:李雁云;采供部：杜斌;工程部：郝昆、李天成;售后服务部：杨雄昆;预算部：梁芳芳;设计部：李志伟。

五、会议要求：(1)参会人员须于在周五14：00准时参加会议

(2)会议期间需关闭电话或调制静音不得看报纸、杂志或做与会议内容不相干的事情

六、奖惩规定：无故不参加周例会者公司将给予200元/次的罚款处罚。以上要求请参会人员务必自觉遵守，谢谢大家的配合与支持。

特此通知

邮件通知范文2

各科室、处属各单位：

为贯彻落实上级会议精神，总结回顾20xx年工作，安排部署20xx年工作，经研究，决定召开管理处工作会议暨职工迎春联欢会，现将有关事项通知如下；

一、会议时间20xx年2月5日（星期二）上午8；30 —12；00

二、会议地点管理处四楼会议室

三、会议议程

1、通报全省高速公路运营管理大检查情况

2、宣读省交通厅、厅高管局、省高管中心先进集体暨先进个人表彰决定

3、成小原处长做管理处工作报告

4、职工迎春联欢会

四、参加人员

1、管理处领导、管理处机关（含运维中心、服务区管理公司）全体人员、分中心班子成员暨各部门负责人、各收费站（绿通验货站）站长、服务区（停车区）经理、路政大队（超限站）站队长。

2、会议特邀德商、南林高速公路建设公司班子成员暨部门负责人参加。

3、参加职工迎春联欢会部分演出人员可列席会议。

五、会议要求

1、各参会代表请于20xx年2月5日（星期二）上午8；20分前入场。

2、各单位要按照通知要求组织参会代表集体乘车，按时参会。

邮件通知范文3

公司各机构：

为了进一步提高公司员工的执行力和贯彻力，培育积极向上的企业文

化，提高员工业务水平和业务素质，增强企业竞争能力。公司决定开展一次企业文化入门培训。

培训讲师：

培训题目：进门者请放弃一切自治

培训时间：12月19日(今晚7:00)

参加人员：公司内班长以上职务人员务必参加，欢迎其他员工参加。

培训地点：食堂三楼礼堂

请接到通知后，行政部后勤科布置好会场;各参会人员做好时间调整。

公司办公室

二〇xx年十二月十九日

邮件通知范文4

物业公司关于规范代收邮件的通知提要：目前来说，我司前台代收的邮件都是和业主的口头协议，并无相关的文字作为依据，这样一来，物业公司承担了风险

物业公司关于规范代收邮件的通知

尊敬的业主住户：

您好！为了进一步做好物业公司代收邮件的工作，更是为了广大业主的切身利益着想，我司从实际角度出发，**公寓项目规模较大，租户较多，在网上购物的人也较多，所以在代收邮件的过程中一定要规范化。

根据对快递行业的了解，将物品送达收件人是快递行业的基本要求，也就是说物业所做的代收快递只能是在收件地址不便快递人员递送和收件人取件不便的情况下所做出的非常规服务。这样的性质应与物业服务公司的基本日常服务区别开来。

目前来说，我司前台代收的邮件都是和业主的口头协议，并无相关的文字作为依据，这样一来，物业公司承担了风险，在前段时间的代收邮件过程中，有出现物品丢失或损坏、业主长时间不来领取等这些情况，不仅给我司工作带来了不便，更是给业主带来了不便，为了让广大业主能够及时收到邮件，便于我司能更好的服务业主，避免丢件、落件的情况发生。更是为了明确送件方、接收方、和物业公司三者的责任，以勉在今后的代收邮件过程中产生不必要的纠纷。请广大业主看到通知后，如有需要我司代收邮件的业主，请到我司前台签订《邮件代收委托协议》,谢谢您的配合。

**公寓客服中心

20xx.10.7

邮件通知范文5

为了公司工作流程的顺畅和对外联络的形象，请大家注意以下几点：

1、处理公司内部各种事宜，请以邮件形式发送（重要）；

2、处理公司外部事宜，请以使用邮件为基本，若需发送较大邮件，可以通过QQ传送推荐通过QQ较大附件上传到QQ邮箱，可一次发送多人邮件，省时省力。

3、如有需要其他部门或其他同事协同完成的工作，发送邮件时需抄送直接领导和相关负责同事。为方便邮件联系，请各办公室负责人收集当地办公室的邮箱。（北京联络处请张妍负责收集，武汉联络处请陆云负责收集，广州办事处请张凤敏负责收集）；具体邮件沟通方式实施规范如下：

一、关于称呼（特别注意）

1、邮件开头需称呼收信人；

2、如果收信人有职务，应按职务尊称对方，如“X总”、“X经理”；

3、如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐”、“X女士”；

4、对海外公司的客户和同事，可称呼“Dear Mr。/Ms。”或“Dear Sr。”；

5、多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事”或“Dear all”；

二、关于主题

1、不要空白标题；

2、标题应简短、明确；

3、标题要能证实反应文章的内容和重要性；

三、关于邮件正文

1、Email正文要简单扼要、重点突出、段落清晰；

2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语；

3、尽可能避免拼写错误和错别字；

4、合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用；

四、关于附件

1、如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查阅附件；

2、附件命名应概括附件内容；

五、关于问候语

1、Email开头使用“您好”、“来函收悉”等问候语；

2、Email结尾可使用“祝顺利”、“Best Regards”等问候语；

六、关于结尾签名

签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。

七、正确使用发送（TO）和抄送（CC）

1、发送（TO）的人是直接需要受理并回复邮件所涉及的主要问题；

2、抄送（CC）的人需要知道邮件内容，可根据情况回复；

3、TO、CC中的`各收件人可遵循一定得规则排列。例如，按部门排列，或按职务排列。

邮件通知范文6

各位领导以及同事：

为方便工作沟通与交流，统一管理集团公司各种信息，增强信息安全性，提升企业品牌形象，请各位员工即日起统一使用集团公司企业邮箱进行邮件发送，现将具体事项通知如下：

1.市场部为企业邮箱系统的综合管理部门，负责邮箱设置、账号分配、空间及监督使用，保障系统正常运行;

2.开原亨泰化工有限公司企业邮箱后缀为xx"，开原亨泰制药有限公司企业邮箱后缀为“@hengtaipharm.com”，用户名按照各个部门已经分配完毕，请查看附件进行确认;

3.企业邮箱仅用于与集团公司相关的业务。今后各级人员在向公司传递报表、文件或图片资料等信息时，必须发往统一的企业邮箱;各人员对外发送邮件也必须使用企业邮箱完成;

4.为保护信息安全，请各企业邮箱使用人在获得邮箱的第一时间内修改密码，密码以字母、数字的组合为好;

5.严禁将企业邮箱用于网站、论坛等的注册，防止垃圾邮件对企业邮箱的侵害;

6.邮箱使用说明下载随本通知一并下发，详见附件，请大家遵照执行。

企业邮箱账号和初始密码已由市场部统一设置并已下发至各部门，如有疑问请与市场部王博文联系，联系电话：024-25520802。

特此通知。

市场部

20xx年10月17日

邮件通知范文7

各科室、处属各单位：

为贯彻落实上级会议精神，总结回顾20xx年工作，安排部署20xx年工作，经研究，决定召开管理处工作会议暨职工迎春联欢会，现将有关事项通知如下;

一、会议时间 20xx年2月5日(星期二)上午8;30 —12;00

二、会议地点管理处四楼会议室

三、会议议程 1、通报全省高速公路运营管理大检查情况 2、宣读省交通厅、厅高管局、省高管中心先进集体暨先进个人表彰决定

3、成小原处长做管理处工作报告 4、职工迎春联欢会四、参加人员 1、管理处领导、管理处机关(含运维中心、服务区管理公司)全体人员、分中心班子成员暨各部门负责人、各收费站(绿通验货站)站长、服务区(停车区)经理、路政大队(超限站)站队长。

2、会议特邀德商、南林高速公路建设公司班子成员暨部门负责人参加。

3、参加职工迎春联欢会部分演出人员可列席会议。

五、会议要求

1、各参会代表请于20xx年2月5日(星期二)上午8;20分前入场。

2、各单位要按照通知要求组织参会代表集体乘车，按时参会。

xxxxxxx

xxxx年x月xx日

邮件通知范文8

各xx：

公司定于20xx年xx月xx日在办公楼第一会议室召开xxxxxx第x届职工代表大会。现将有关事项通知如下：

一、预备会

1、时间：xxxx年xx月xx日下午xx：xx。

2、地点：办公楼第一会议室

3、参加人员：xx4、各代表团于xx日下午xx：xx前到办公楼第一会议室报到。

二、开幕式

1、时间：xxxx年xx月xx日上午xx：xx。

2、地点：办公楼第一会议室

3、参加人员：xxx。

三、工作要求

1、所有参会人员要按时参加会议，并到签到处签到。

2、所有参会人员要关闭手机，保持会场肃静。

3、正式代表、特邀代表、列席代表名单附后。

xxxxxxx

20xx年x月xx日

邮件通知范文9

一、大会背景

20xx年，主持召开国务院常务会议时，确定支持发展众创空间的政策措施，为创业创新搭建新平台。会议指出，顺应网络时代推动大众创业、万众创新的形势，构建面向人人的众创空间等创业服务平台，对于激发亿万群众创造活力，培育包括大学生在内的各类青年创新人才和创新团队，带动扩大就业，打造经济发展新的发动机，具有重要意义。首届资料站青年众创大会以互联网+为主题，携众多互联网领域成功企业家，90后创业成功青年，与大学生群体分享创业经验，同时联手大型园区众创空间，为创业青年提供免费的孵化场地、天使资金对接、导师团指导等。首站将于资料站学院召开，并在全省进行巡回。

二、评委嘉宾

资料站资料站创业基地总顾问资料站

资料站创业中心资料站基地负责人资料站

资料站资本投资经理资料站

资料站投投资经理资料站

三、大会流程

13:30-13:50 致辞环节

13:50-14:20 座上宾的成长之路

资料站(兼职猫ceo，拟邀。或甄蔼仪，兼职猫coo)

14:20-14:50 从一穷二白到年销过亿高富帅

资料站(品立男装ceo)

14:50-15:20 大学生如何离梦想更近一些

资料站(pba董事长)

15:50-16:20 圆桌对话：资料站生活创始人/闽声在网资料站,资料站网络零售企业协会秘书长资料站,资料站先森ceo 资料站

16:20-16:50 创业团队路演、投资人点评

16:50-17:00 创业孵化基地签约仪式

四、时间地点

时间：20xx年5月17日(星期日)下午13:30-17:00

地点：资料站省资料站市资料站大道199号资料站大学资料站学院景祺楼104学术报告厅

五、组织机构：

主办单位：闽声在网

联合主办：资料站大学资料站学院

承办单位：资料站大学资料站学院就业办

支持媒体：今日头条、海西晨报、凤凰网资料站、资料站大闽网

六、参会方式：

1、报名网地址：资料站请点击/

邮件通知篇3

关键词：邮件合并；批量制作；通知单

中图分类号：G434　文献标识码：B　文章编号：1673-8454(2012)04-0069-02

在为单位制作为数不少的邀请函、通知单的时候。人们还是用传统的方法，打印很多份，然后一一填写，这种原始的方法已不合时宜，因此不妨采用“邮件合并功能”批量制作通知单。

邮件合并功能是Word字处理软件中一个非常特别的功能，它在很多时候都能派上用场。笔者就以制作学生入学通知单为例，向大家介绍“邮件合并功能”的应用方法(本文以Word 2003为例)。

1　准备工作

首先，我们得拟好一个比较规范的通知单模板，以便在后面的制作中进行套用。大家可根据各自的需要将通知起草好，将需要“合并”的部分标出来。

接下来用Excel制作一个表格，存放“家长姓名、学生姓名、性别”等信息，这不仅可以方便以后的调用，还可作为相关的数据保存下来。算得上是一举两得。

有了现成的电子表格，制作通知单的步骤就会快捷许多。

2　批量制作

(1)创建通知文档

在刚才起草的通知模板的基础之上，将内容全部输入到Word中，并按照要打印出来的效果调整好这个当作通知模板的Word文档(图1)。图中画横线部分是需要套入的内容。

(2)应用邮件合并功能

依次点击“工具一信函与邮件一邮件与合并”，弹出“邮件合并”任务窗口(图2)，在“选择文档类型”中选中“信函”后点击“下一步：正在启动文档”。

然后在“选择开始文档”中选中“使用当前文档”(即我们事先创建的通知单文档)，继续点击“下一步：选取收件人”，接着在“使用现有列表”中点击“浏览”按钮。弹出“选取数据源”对话框，定位到已经建立好的Excel电子表格文档，按“确定”按钮后，从“邮件合并收件人”中选取需要制作通知單的名单，系统默认全部选中(图3)。点击“确定”按钮后点击“下一步：撰写信函”。

现在把光标定位于图1中“家长”前的适当位置，单击“其他项目”，弹出“插入合并域”窗口，在“域”中选取“家长姓名”后按“插入”并“关闭”。用同样的方法在“学生姓名”、“性别”中的适当位置插入对应的域，插入效果如图4所示。

(3)批量生成

完成上述步骤后，单击“下一步：预览信函”即可看到第一张通知单的各个对应的项目已经自动填入。接着点击“下一步：合并完成”即可。这时我们只能看到一张通知单，想要看到所有的成绩通知单，可在“合并完成”中点击“编辑个人信函”，弹出“合并到新文档”窗口，选择“全部”后再按“确定”便可大功告成(图5)。

我们可以点击“打印”选项，在弹出的“合并到打印机”中选择“全部”，便可进行通知单的打印了。

邮件通知篇4

Microsoft office软件的研发与应用为人们的工作带来了诸多的便利, 如今, 伴随Office Word邮件合并技术的提出及应用, 更是实现了Word和Excel两项软件功能的相互连通, 有效解决了插入、编码、资料快速打印等诸多问题。这有利于不熟悉计算机编程的工作人员完成邮件合并和域的操作, 能够快速生成与打印录取通知书。

1 邮件合并和域

1.1 邮件合并

邮件合并, 这是Office Word针对用户处理大数量、小变化资料数据文档处理问题而推出的一种新功能, 能够帮助用户准确、快速完成文档生成与打印操作, 因而在处理与打印工资条、成绩单、录取通知书等工作中广泛应用到邮件合并功能。在使用邮件合并功能时, 用户需建立三个文档, 即一个常量的主文档、两个变量的基本文档, 以组成一个完整的邮件合并形式。

1.2 域

域, 在计算机Office Word技术中是一组服务器与工作站, 实际上是一种代码形式, 用于Word文档操作过程中页码、文字等形式的插入, 而从虚体角度来看其相当于Excel中的函数。其中, 域名 (唯一性) 、花括号{}、域开关是域的基本构成元素, 在域功能的支持下, Word的应用更为广泛, 如编制目录、插入时间、统计总页数等工作在传统办公模式中需要人为手动完成, 而现在用户只需开启域功能就可准确处理与操作文档自动化活动, 同时还能快速实现数据自动更新。将邮件合并与域相结合, 可以综合完成处理与打印任务, 从而更加快速、便捷的解决资料打印问题。

2 利用邮件合并和域功能制作录取通知书

2.1 准备数据源

数据源, 相当于一个数据来源的存储库, 其所包含的数据形式多样、涉及广泛, 任何满足SQL语句操作控制要求的数据都属于它的范畴, 如Excel、MS SQL Server数据库、Access文件是常见的数据源。

2.2 准备模板

模板, 即输出界面模版, 在计算机Office Word系统中有特定的“模板.doc”操作功能, 其主要负责显示所有的模板文件信息。因而, 在制作录取通知书的过程中, 需要及时准备好模板便于后续操作。

2.3 域的插入与邮件合并

模板准备好之后, 用户在“模板.doc”操作栏中选择“工具”选项, 从而按顺序把“信函和邮件”、“显示邮件合并工具栏”依次点开, 而后弹出红色矩形状的“邮件合并工具栏”。

2.3.1 设置数据源

在“邮件合并工具栏”中点击“设置数据源”键, 选择“Data Source.xls”名称的文件并点击, 随后弹出“选择表格”的项目, 如图1所示。而后, 用户点击需要的工作簿, 选择“sheet1”并点击“确定”键, 进而完成数据源的设置。

2.3.2 插入数据域

如图2所示, Word文档中, 确定插入数据的位置并将光标移至此位置。而后, 需要在“同学”之前插入姓名, 具体操作步骤是在“邮件合并工具栏”中选择“插入域”, 弹出“插入合并域”窗口, 选择窗口中的“xm”并按下“插入”键, 即可在“同学”之前出现光标。

2.3.4 查看合并数据