公文邮件格式

公文邮件格式（共9篇）

公文邮件格式 篇1

一、本方案前提与共识

(一) 拟制软件。

本方案使用Microsoft Word软件为前提, 文中所提“软件”或“Word软件”都指此软件。

(二) 不轻易变通。

新《格式》不能涵盖公文处理工作中出现的所有问题, 特殊情况下新《格式》可以适当变通, 本方案建立在不轻易变通的前提下。

(三) 不面面俱到。

新《格式》涵盖公文基本要素18项, 本方案依照新《格式》中顺序进行阐述, 但只对关键问题提出见解, 其它较易解决的问题将会略过。

(四) 一些具体情况。

一是量词定义与换算。字和行的定义见新《格式》, 也是本方案前提之一。二是撑满版心。撑满版心要求第1行字顶格编排在左上角, 最后1行字沉底到下边缘, 同时要求每页22行, 即是说每页公文由22个3号汉字字高加21个行间距组成, 这是公文整版构成基础, 也是本方案共识。三是适用范围。公文首页各要素变化较多, 在“不轻易变通”“撑满版心”等前提和共识下, 针对多数适用情况, 提出本方案。本方案认为多数适用情况为:通用格式 (区别于公文的特定格式) 、单一机关发文、标题为2行和分步制发4种情况。“标题为2行”是因为新《条例》要求标题由发文机关名称、事由和文种3部分组成, 尽管新《格式》式样中“图2公文首页版式”依然为1行标题, 但实际公文标题拟制以2行为多数 (其它行数标题需要调整发文机关标志字高或主体行距) 。“分步制发”是指一般公文制作分2步完成:第1步设计并印制留白红头, 第2步拟制公文其它要素, 并套印。四是因不同打印和复印设备等因素, 本方案实现各要素设置误差一般在±1mm内。

二、方案具体内容

(一) 版面。

为符合上白边37mm±1mm, 左白边28mm±1mm, 版心尺寸为156mm×255mm和双面印刷等要求。在实际页边距设置中应设置:页码范围多页对称页边距, 上3.25cm、下3.45cm、内侧2.8cm和外侧2.6cm;同时在首行文字输入时, 选中并设置字体格式为:仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt;设置段落格式为:对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt。方可实现4个白边尺寸、版心尺寸、每行28个字、每页22行和双面印刷等要求, 同时撑满版心。不建议通过页面设置文档网格的方式来设置每行字数和每页行数。

(二) 版心中的版头。按前文设定版面后:

1. 设计留白红头。

共需2行即可完成设计留白红头:第1行为发文机关标志, 第2行为版头中的分隔线。 (1) 发文机关标志。新《格式》未明确发文机关标志字号大小, “国务院文件”五个字是22mm×15mm, 22mm高约为62pt大小的汉字, 正文标题字号为2号小标宋, 即22pt大小的汉字, 故发文机关标志应以62pt为高限、22pt为低限。发文机关标志结合其它因素推荐字体格式设置为:方正小标宋简体、53pt、颜色红色、缩放自定义 (根据发文机关名称长短) 、位置降低26pt;段落格式设置为:对齐方式居中、行距固定值163pt, 实现发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为35mm。 (2) 版头中的分隔线。版头中的分隔线的垂直位置理解为:发文机关标志下空2行 (约59.2pt) 、发文字号3号仿宋_GB2312字高 (约15.8pt) 再加4mm (约11.3pt) , 以上相加为86.3pt;此分隔线推荐使用边框和底纹格式实现。结合上述因素推荐设置如下:字体格式不用设置;段落格式中行距固定值86pt;边框和底纹格式中线型默认实线、颜色红色、宽度1.5pt、应用于段落、预览选下边线。

2. 设计套印文字 (版头部分) 。

各要素位置设置:份号在第1行、密级和保密期限在第2行、紧急程度在第3行, 这3个要素均应顶格编排, 若缺某个要素, 则后面的要素要顶上去, 即各要素之前都不留空行;若3个要素都没有, 则前3行全为空行。但发文字号和签发人 (上行文) 始终在第8行。各要素字体、字号和缩进量等参见新《格式》规定, 本文略过。

(三) 版心中的主体。按前文设定“版面”和“版头”后:

1. 标题。

发文字号和签发人 (上行文) 在第8行, 第9行专为行距调节行, 第10、11行为标题行。第10行标题行的垂直位置取决于第9行行距和第9、10行行间距的数值。那么标题“编排于红色分隔线下空二行位置”处理方法为:设置第9行行距固定值58.3pt (包含发文字号下4mm距离、红色分隔线0.5mm高、红色分隔线下2行行距减去7/8个3号汉字字高) ;设置第10行行距固定值35.8pt (包含第9、10行行间距即7/8个3号汉字字高, 标题2号汉字字高) , 即可解决。标题推荐字体设置:方正小标宋简体、二号、位置降低3pt;段落格式设置:对齐方式居中、行距固定值35.8pt。第11行标题直接回行即可, 回行和其他注意事项参见新《格式》规定。

2. 主送机关。

新《格式》要求主送机关编排于标题下“空一行”的位置。这个“空一行”是容易产生歧义的, “空一行”按标准应该是29.6pt, 若在标题后简单的回车2次所空的“一行”的距离实质上是49.6pt, 完全不符合标准。在标题后回车2次所产生的2行应依照以下参数设置:第1行 (即“空一行”所指行) 段落格式行距固定值15.8pt, 第2行 (即主送机关首行) 选中并设置字体格式为:仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt;设置段落格式为:对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt (即与版面设置相同) 。

3. 正文。

公文首页必须显示正文——这是原则, 新《格式》规定准确详细。需要注意的是正文中的横排表格的表头方向和页码位置。

4. 附件说明。

新《格式》要求附件说明编排于正文下“空一行”的位置。这个“空一行”和主送机关中的“空一行”意义相同, 也是空29.6pt, 不能简单回车2次。设置方法也与主送机关中的“空一行”相同, 其它格式按新《格式》规定。

5. 发文机关署名、成文日期、印章、附注和附件。

新《格式》阐述非常细致和准确, 实现相对容易, 本方案不再赘述。

(四) 版心中的版记。

版记中的主送机关 (特殊情况) 、抄送机关、印发机关和印发日期等要素设置按新《格式》规定实现不难, 本方案着重介绍版记中的分隔线的设置。经笔者反复比较多种设置方法, 比如边框和底纹法、Shift+7回车法、绘图法等方法, 发现都难实现“末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合”这个要求, 笔者建议版记设计使用表格法最便捷、最准确。

具体操作如下:在公文最后的偶数页上插入1个1列2行表格 (以最常见的包含抄送机关、印发机关和印发日期为例) , “自动调整”操作选择“根据内容调整表格”;然后打开该表格的“表格属性”并设置如下:表格栏尺寸指定宽度15.6cm、对齐方式居中、文字环绕选环绕、定位 (垂直底端) 、边框和底纹 (宽度3/4pt实线赋予表格中线, 1pt实线赋予表格上下两条边线, 取消左、右2条竖线) 、选项 (默认单元格边距上下0cm, 左右0.49cm) ;全选表格设置字体格式:仿宋_GB2312、四号、字符间距位置提升3pt, 段落格式行距单倍行距 (也可根据版记内容调整字符位置量和行距) ;表格第1行编入抄送机关, 表格第2行编入印发机关和印发时间。左右缩进量已通过单元格边距设定。

版记设置还需注意的是版记置于公文最后一页 (附件分开装订的除外) , 在公文双面印刷的要求下, 版记一定要放在最后的偶数页上;A3纸型的公文, 版记一定要放在最后的4的整数倍页上。因此, 在版记前可能会出现空白页。

(五) 版心外的页码。

插入页码看似简单, 但新《格式》关于一字线、7mm距离、左右各空一字、空白页不编排页码以及横排表格设置页码等要求却不容易准确实现。

1. 一字线、7mm距离、左右各空一字实现方法。

在公文起草的任何阶段都可以插入页码, 页码对齐方式选外侧, 并开始具体设置:在页面设置版式中设置页脚2.73cm;选中页脚中页码, 字体设置为宋体四号, 在页码的前后分别插入特殊字符“长划线”, 并在数字和长划线间各插入1个半角空格;右键设置页码图文框格式选尺寸宽度固定值2.72cm、高度固定值0.63cm, 页码段落格式对齐方式居中。

上述设置介绍了一字线出处;7mm距离是建立在前文版面设置和2.73cm页脚设置的基础之上;左右各“空一字”是根据四号汉字的宽度, 通过调整图文框尺寸和居中来实现。

2. 空白页不编排页码实现方法。

在空白页插入分隔符中的下一页分节符, 双击页脚调出页码工具框, 点击“链接到前一个”按钮, 取消页码的关联性。然后直接删除页码图文框即可实现。

3. 横排表格页码设置。

新《格式》明确要求横排表格中“页码位置与公文其它页码保持一致”, 上述插入页码只能将页码插入到公文的订口或切口边上。本方案推荐实现方法如下:

先在横排表格页按刚才所讲的方法插入含有4号半角宋体页码数字、一字线和半角空格的页码图文框, 并取消页码的关联性, 此时页码图文框在订口或切口边上;右键设置页码图文框格式, 尺寸宽度固定值0.63cm、高度固定值2.72cm, 水平位置左侧相对于页面距正文0.38cm, 垂直位置外侧相对于页边距距正文0cm;在常用工具栏上对页码文字“更改文字方向”, 段落格式对齐方式居中;然后设置页边距为:页码范围多页对称页边距, 内侧2.6cm、外侧2.6cm、左3.5cm和右3.7cm, 版式中恢复页脚1.75cm即可。

至此, 基于Word软件拟制公文, 公文格式各要素设置关键问题已妥善解决。

三、关于公文拟制软件的思考

笔者发现很多用户都使用Word软件编辑公文, 部分使用WPS。在Word软件中难实现22行字和21个行间距、以及实现“空二行”“空一行”这些标准, 因为软件中行间距是分布在字高的上下。一旦换行, 上行字的下行间距和下行字的上行间距刚好构成1个完整的行间距, 在连续编排公文中看起来是自然的, 但实现“空二行”“空一行”等标准时, 就出现尴尬了。笔者为解决这个问题, 是通过调整字体位置升降值和行距值来实现。尽管有书生和方正等电子公文系统, 但这些系统入门高、重传输, 希望最普遍的Word软件能进行一些关于公文拟制的改良。更希望能看到新《格式》编撰者对公文格式数字化标准设置的统一。

公文邮件格式 篇2

关键词：通用公文；格式；标准

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。

首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。

其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。

其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。

参考文献：

[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京：中国文联出版社2001：31～33.

[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.

[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.

[4]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.

[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.

[6]总装备部，中华人民共和国国家军用标准 军队机关公文格式[Z].2005-10-2.

[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.

[8]田济民，宋琼.党员手册[M] 北京：华夏出版社 1988： 370.

[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

工作汇报邮件格式 篇3

一、工作汇报目的

促使员工经常自我总结，逐步达到自我管理；

公司上下、各部门之间及时沟通信息，利于领导和协作

二、常规工作汇报 1 日报

（1）员工工作汇报内容及格式

①邮件标题：xxxx年xx月xx日工作汇报——部门②正文

（2 周报

（1）员工周报内容及格式

①邮件标题：xxxx年xx月xx周工作汇报——部门

（3 月报

（1）员工月报内容及格式

①邮件标题：xxxx年xx月工作汇报——部门

（2）管理人员回月工作汇报内容及格式 4 半年汇报

（1）员工半年报内容及格式

①邮件标题：xxxx年上/下半年工作汇报——部门 ②正文

（5 述职报告（1）述职报告内容

● 工作描述（按时间先后描述）? 1月份：xxxxx ? 2月份：xxxxx ● 工作总结 ? ? 工作成绩 经验/教训分享 ● 次年工作计划

二、任务工作汇报

（1）任务工作汇报内容 ● 任务工作描述 ● 结果（2）小结（3）所需帮助

三、工作汇报用处

1月度以上汇报作为绩效考核依据，工作计划要有事先所需帮助的点 2 工作计划的精细做为非量化考核因素篇二：邮件格式

邮件格式：

标题：业务部罗丹本周工作总结及下周工作计划 商务部罗丹本月工作总结及下月工作计划 发送人：两位经理及抄送给总经理 邮件内容： 余经理、罗经理： 您好！

内容：包括本周工作总结以及下周工作计划，必须要有数字。例如业务部：要有本周跟进客户数及下周目标开发意向客户数，上周到账业绩数字及下周预计成交客户金额等。

邮件也可提出目前工作存在的问题或相应建议；可以针对自己的问题请教经理给予回答。ps：报表随邮件附件一起发送。

落款：业务部罗丹2014.03.24篇三：工作邮件怎么发!发邮件的礼仪汇总---让优秀成为习惯 关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用?才能显示完你的标题。

3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要re re一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear xxx”，显得很熟络。关于格式，称呼是第一行顶格写。2． email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个best regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

正文

1.email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2.注意email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！

3.email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 business email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理 3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6.如果附件过大（不宜超过2mb），应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4.选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用verdana 或 arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

回复技巧

1.及时回复email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2.进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越re越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。5．要区分reply和reply all（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的re来re去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。正确使用发送，抄送，密送

要区分to和cc还有bcc（区分收件人、抄送人、秘送人）

1． to的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2． 而cc的人则只是需要知道这回事，cc的人没有义务对邮件予以响应，当然如果cc的人有建议，当然可以回email。

3． 而bcc是秘送，即收信人是不知道你发给了bcc的人了的。这个可能用在非常规场合。4．to，cc中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

英文商务邮件格式 篇4

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公文邮件格式 篇6

一、公文格式存在的问题

(一) 发文字号不正确。58份公文中, 有38份发文字号不正确, 占65.5%。发文字号不正确, 主要表现在两个方面:一是发文年度所用括号不正确。不少单位用了中括号“[]”, 而正确的应该是六角括号“[]”, 这个问题比较普遍。二是所用字体不正确。有的用的是仿宋字, 有的则用的是黑体字, 而正确的应该是3号宋体字。

(二) 份号、秘密等级标注不正确。一是机密级以上公文应该标注份号, 用6位数, 但有2份机密文件没有标注份号。二是秘密等级的标注, 应该用黑体字, 两个字中间应当空一个字位, 如“秘密”“机密”等, 但有的没有空位。

(三) 正文中的结构层次序数使用不正确。按照规定, 结构层次序数, 第一层为“一”, 第二层为“ (一) ”, 第三层为“1”, 第四层为“ (1) ”。但有6份文件中对层次序数使用比较乱。

(四) 误用“此通知”、“此报告”。在公文中现已不再标注“此通知”、“此报告”、“此请示”, 但有9份公文中有此类标注。

(五) 署名不正确、不美观。一是署名不正确。如有的文件署名为“××总队第××支队司令部”。正确的应为“中国人民武装警察部队×××总队第××支队司令部”。二是不美观, 署名字号、位置不规范。

(六) 文尾栏的位置、内容不正确。主要有4个方面的问题。一是位置不正确。文尾栏应在整个公文的最后, 也就是说, 如果一份公文没有附件, 文尾栏在署名的后面;如果一份公文有附件, 文尾栏就要在所有附件的最后。但有19份公文的文尾栏未在“文尾”的位置。二是抄送机关标注不正确。还有的公文标注为“抄报”、“抄”等样式, 应统一为“抄送:”。而有一份公文已署名“各支队”为主送机关, 但在抄送栏中却再次注记“送:各支队”。三是承办单位标注不正确。承办单位一般直接进行标注, 如“司令部办公室”, 但有的公文中还是标注:“承办单位:司令部办公室” (这种标注一般只是需要联系办理的公文中才使用) 。四是印发时间标注不正确。有1份公文中印发日期署的是汉字“二〇一〇年二月二十三日”, 应该是“2010年2月23日印发”;还有的标注“×年×月×日印”应为“印发”。

(七) 格式不够统一。主要有5个方面:一是发文机关代字不统一。警务部门承办, 以司令部为发文机关的公文, 有的用的是“司警字”, 有的用的是“司务字”。二是发文顺序号不统一。有的用的是三位数, 不够三位数时用“0”在前面补齐, 如“第007号”, 而有的则用实数如“第7号”;有的单位同一个发文机关下发的文件不是统一编号, 而是承办部门各自编号, 如出现了“司务字第001号”, 又出现了“司训字第001号”。编号应由保密室统一编号, 师 (支队) 、司、政、后分别统一编号, 而不应由业务部门自行编号。三是“签发”“已阅”不统一。有的公文“签发”“已阅”用的是红色字, 有的是黑色字;有的一位领导只注“签发”, 也有的既“签发”又“已阅”。四是印章位置不统一。如使用全称“中国人人民民××××××××部部队队××××××总总队队第第××××支支队队””, , 有有的的印印章章盖盖在在““××××××总总队队第第××××支支队队””的的中中央央, , 有有的的盖盖在在整整个个署署名名的的中中央央。。五五是是页页码码标标注注不不统统一一。。有有的的标标注注““11””““22””页页码码, , 有有的的标标注注““第第11页页””““第第22页页””;;有有的的标标注注在在底底端端左左侧侧、、右右侧侧, , 也也有有的的标标注注在在底底端端中中央央。。

(八) 存有错情。文字和标点符号明显使用不当, 比如某支队的名称, 前面用的是用阿拉伯数字, 后面又换成了汉字;“煽动”误用了“煸动”。等等。

二、存在上述问题的原因

在和各单位有关职能部门的同志座谈时, 大家感到, 公文格式方面存在的问题, 究其原因, 既有客观方面的因素, 也有主观努力的不足, 比较突出的有以下几个方面。

(一) 对部分内容缺乏明确的规定。大家都感到, 各级对公文格式是比较重视的, 也都注重经常检查、经常统一, 但由于军委办公厅和总部下发的公文处理条例、规定相对比较原则, 对一些具体内容没有明确的规范, 往往是一个领导一种说法, 一个文件一个样式。

(二) 对有关规定学习不及时、不深入。上级关于公文处理方面的文件, 当时发至团级单位, 现在各单位已经很难找到这份文件的原版, 只能从有些书上查找, 而一些书籍在转载时, 对有些规范特别是示例部分, 已经不如文件本身那么规范。机关业务学习计划中, 多数单位没有安排公文规范方面的内容。公文规范还没有作为机关干部入门的必学内容, 不少刚调进机关的干部, 进入机关后没有把公文作为基础课和必修课。

(三) 部分机关干部办文不细心, 职能部门把关不严格。

由于工作较多, 事务较忙, 从领导者来看, 对公文只是原则性讲得多, 具体抓得少;从职能部门看, 主动研究、积极管理少。从具体承办者来讲, 主要是办事马虎, 粗心大意, 使一些不该出现的问题屡禁不止。

三、应采取的对策

机关公文是反映机关素质的一个窗口, 也是机关履行职能、发挥作用的一个非常重要的辅助手段, 具有上传下达、组织指挥、宣传教育、依据凭证等多种作用, 也具有鲜明的政治性和政策性、严格的准确性和时效性、很强的机密性和格式的规范性等显著特点。重视规范机关公文格式, 提高机关公文质量是各级领导的一贯要求, 也是培养机关良好作风的有效途径, 更是每一名机关干部必须掌握的基本常识, 必须具备的基本素质。因此, 一定要从思想上切实引起高度重视。针对机关公文格式存在的问题, 当前各级机关应该采取以下几个方面的措施:

(一) 要加强对公文处理规范的系统学习。只有认真学习基本规范, 才能掌握基本规范, 正确进行公文处理。要把公文处理规范作为机关干部的必修课, 及时组织新调入机关的同志学习。要作为业务学习的重要内容, 系统地进行计划安排。只要是机关干部, 无论平时接触公文的多少, 都应该加强对公文处理规范的学习, 掌握基本要求。

(二) 要积极发挥职能作用。一是积极协调。就是要经常地、积极主动地向领导提出建议, 组织安排机关对公文知识进行学习, 组织机关公文检查, 组织机关公文讲评, 不断提高领导对机关公文的重视程度, 及时解决机关公文中存在的倾向性问题。二是严格把关。文件综合管理部门要对所属人员呈送的公文严格进行把关。特别是对一些工作中本来就比较粗, 对公文掌握不够精通的干部, 更要注重加大检查力度, 保证自己签批的公文不出问题;职能部门, 要对所属单位制发的公文严格把关, 坚决控制不合格公文的发送。三是加强检查。就是要经常地、积极主动地对本单位的公文质量情况进行检查, 及时对存在的问题进行通报, 进行规范。四是解疑答难。就是要认真负责地、客观正确地对所属单位、人员提出的关于公文方面的问题做出准确的回答。五是示范表率。作为司令部的干部, 作为职能部门的同志, 应该在公文处理上给其他机关、给一般干部做出表率。要带头学习研究公文常识, 力求成为公文通;要带头认真细致地对待和处理每一份公文, 力求承办的公文标准规范;要带头树立严谨细致的工作作风, 作好普通干部的示范。

公文邮件格式 篇7

关键词：国家标准；公文格式；简化

与中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》相配套，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会在对《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）修订的基础上，于 2012年6月29日正式批准发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012），并于2012年7月1日开始实施。该标准实施四年多来，对统一党政机关公文格式，促进公文处理科学化、规范化发挥了重要作用。但由于该标准一些规定过于繁琐，在实际应用中往往造成广大文秘工作者掌握不全面、执行不规范的现象。笔者提出对《党政机关公文格式》的简化问题，希望与广大学界同仁共同探讨。

1 关于公文字体、字号的简化

《党政机关公文格式》规定，公文格式各要素使用的字体、字号共有7种，分别为5种字体、4种字号：一般用3号仿宋体字；密级、保密期限、紧急程度、公文正文结构层次第一层、附件的“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；发文机关标志用小标宋体字，字号以醒目、美观、庄重为原则；签发人姓名及公文正文结构层次第二层用3号楷体字；标题用2号小标宋体字；版记中的抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋体字；页码用4号宋体字。其中，版头部分就用了4种之多。份号仅规定了用3号字，未规定字体，《党政机关公文格式》5.2.2规定，“如无特殊说明，公文各格式要素一般用3号仿宋体字”，按此规定，份号用3号仿宋体字；发文字号、“签发人”三字用3号仿宋字；密级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文机关标志用小标宋体字；签发人姓名用3号楷体字。这么繁琐的规定，不仅普通文秘工作者掌握起来有困难，即使专业排版人士也容易出现有关要素格式不规范问题。也有研究者指出，“版头左上角三要素字体上的不同，尤其是份号的数字与保密期限的数字字体不同，让页面显得不和谐、不统一，不符合公文‘庄重美观的原则。”[1]建议份号使用黑体字，与版头左上角的其他要素字体一致。黑体字具有方正、粗犷、朴素、简洁、醒目的特点，小标宋体字作为标示发文机关标识、公文标题的标准字体、仿宋体字作为公文的通用字体已为大家所接受。因此，笔者认为，在以醒目、美观、庄重为原则的前提下，字体、字号可以简化为：一般用3号仿宋体字；版头部分的份号、密级、保密期限、紧急程度以及正文部分的结构层次第一层、附件的“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；发文机关标志、公文标题用小标宋体字，发文机关标志的字号根据实际需要确定，标题用2号字。这样，公文格式由使用5种字体、4种字号，简化为使用黑体、小标宋体、仿宋体3种字体，使用3号、2号、发文机关标志根据需要确定字号3种字号。这一简化方式既符合公文“醒目、美观、庄重”的原则，又使字体、字号的使用大为简化，便于广大文秘工作者理解运用。

2 关于发文机关标志的简化

《党政机关公文格式》规定，发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。”这一规定，让广大文秘工作者什么情况下加“文件”、什么情况下不加“文件”无所适从，执行各异。《党政机关公文格式》又规定，“联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有‘文件二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。”在其后的“式样”中，联合行文公文首页版式1（图3）加了“文件”二字，联合行文公文首页版式2（图4）、信函格式首页版式（图11）未加“文件”二字。可见，对于一般常用公文格式，是否加“文件”二字，没有明确的规定。笔者认为，可加可不加，不利于公文格式的规范化，在加与不加都可以的情况下，不如统一规定不加“文件”二字。再者，联合行文时，《党政机关公文格式》规定“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”，如果联署发文机关是单数个3、5……，加“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”容易操作，在第2、4……个发文机关后面加“文件”二字即可，而如果联署发文机关是双数个2、4……，加“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”就要在两行之间排布，需要通过插入“文本框”来解决，给公文的排版带来一定难度。因此，建议发文机关标志“使用发文机关全称或者规范化简称”，统一不加“文件”二字。

3 关于发文机关署名的简化

按照《党政机关公文格式》规定，无论是单一机关行文，还是联合行文，都要加发文机关署名，而在原来的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）中规定，“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。” 在《党政机关公文格式》国家标准主要起草人徐成华等主编的《GB/T9704-2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》一书中这样解释，“为什么一般要标注发文机关署名？发文机关署名是公文生效的重要标识之一，署名生效也是国际惯例。”[3]笔者认为，新《党政机关公文格式》这一规定，主要是考虑了公文有“不加盖印章”的情形，在“不加盖印章”的情形下，应署名后标识成文日期。但是，按照我国长期以来的传统习惯，公文一般是盖章生效，盖章兼具公文防伪功能。因此，日常应用中，大量的公文是需“加盖印章”的单一机关行文。对于单一机关行文，在公文版头中已有发文机关标识，在公文标题中还有发文机关名称，再在落款处署名后加盖印章，一篇公文中发文机关名称出现四次，不仅显得罗嗦，而且在两行文字（署名、日期）之上再加盖印章，也会影响印章的视觉美观。再者，《党政机关公文格式》规定，“成文日期一般右空四字编排”，署名“以成文日期为准居中编排发文机关署名”。这一规定以发文机关署名不超过成文日期八个字为宜，超过八个字将不能按右空四字编排。因此，建议在《党政机关公文格式》7.3.5.1 加盖印章的公文中，仍沿用原来《国家行政机关公文格式》的规定，“单一机关行文时，不署发文机关名称”。

4 关于附件说明的简化

《党政机关公文格式》在7.3.4附件说明中规定，“在正文下空一行左空二字编排‘附件二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如‘附件：1.××××××）； ……附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。”在实际应用中，“附件：1.”占据5个字位置，如果附件名称较长，回行后每一行都需缩进5个字，造成此部分左右不对称，影响公文的美观。建议改为“在正文下空一行左空二字编排‘附件二字，后标全角冒号，下一行标注附件顺序号和附件名称。如仅有一个附件，不标顺序号。附件名称较长需要回行时，在下一行顶格编排。”

5 关于左、右空字的简化

在《党政机关公文格式》中，最繁杂的就是左、右空字问题。经笔者统计，在《党政机关公文格式》中涉及左、右空字共有18处之多。在各格式要素中，有要求“左空一字”、“右空一字”、“左空二字”、“右空二字”、“右空四字”、“左右各空一字”等不同情形，让文秘工作者掌握起来十分困难。尤其在“发文机关署名、成文日期和印章”部分，就有加盖印章的公文“成文日期一般右空四字编排”；不加盖印章的公文单一行文时，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名”，“如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相关增加发文机关署名右空字数”；加盖签发人签名章的公文，“单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章节下空一行右空四字编排成文日期”的复杂要求。建议将此部分统一规定为“成文日期右空四字编排，如需标注发文机关署名或签发人职务、加盖签发人签名章，以成文日期为准居中编排，编排不下时适当增加成文日期右空字数。”这样，关于公文中的左、右空字编排就可以概括理解为：在版头部分上行文的发文字号左空一字，签发人右空一字；在主体部分正文、附件说明、附注每个自然段左空二字，成文日期右空四字；在版记部分抄送机关、印发机关和印发日期左右各空一字；页码单页码右空一字，双页码左空一字，执行起来大为简化。

给老师邮件格式 篇8

我是您“无处不在的力学”课的学生___。我是社区学院经管大类的学生，我有幸选上您的课，感觉受益匪浅。感谢您的辛勤教导。上了您的课后，加深了我对力学的认识，谢谢老师在这段时间里给我上的力学课。您不仅给我上了力学课，还给我上了生动的人生课，明确了我人生的奋斗目标。因为我是经管大类的学生，可能以后再上力学课的可能性很小了，但我也很喜欢力学等理工学科，想在此问问老师经管转理工难度有多大，若要转我需准备什么?还有请问老师上大力学所的seminar论坛是否非力学专业的同学可以去听，具体时间地点在哪可见?我想在以后的学习中我会利用好力学这个利剑，运用力学方法，并努力提高我的知识面。望以后再听您的课，与您成为朋友。

祝您：

身体健康，万事如意

___

关于电子邮件格式 篇9

一、关于主题

1.一定不要空白标题。

2.标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。6.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2.邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。3.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。

四、附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1.只要必要的时候才使用英文邮件。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。4.选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。

六、结尾签名

1.签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1.及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

3.回复不得少于10个字

4.不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。

5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）

如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同的意见，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”之前，要再三确定。

6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。

八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC（区分收件人、抄送人、密送人）

1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回复。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。

4.TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低到高都可以。