通知公文格式

通知公文格式（通用8篇）

通知公文格式 篇1

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之三

报告格式：（建议报告）

关于××××××的报告

院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院××处 ××××年×月×日

例文(建议报告)

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日

报告格式：（情况报告）

关于××××××的报告

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京积水潭医院××处 ××××年×月×日

《报告》写作要点

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。

二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

通知公文格式 篇2

一、本方案前提与共识

(一) 拟制软件。

本方案使用Microsoft Word软件为前提, 文中所提“软件”或“Word软件”都指此软件。

(二) 不轻易变通。

新《格式》不能涵盖公文处理工作中出现的所有问题, 特殊情况下新《格式》可以适当变通, 本方案建立在不轻易变通的前提下。

(三) 不面面俱到。

新《格式》涵盖公文基本要素18项, 本方案依照新《格式》中顺序进行阐述, 但只对关键问题提出见解, 其它较易解决的问题将会略过。

(四) 一些具体情况。

一是量词定义与换算。字和行的定义见新《格式》, 也是本方案前提之一。二是撑满版心。撑满版心要求第1行字顶格编排在左上角, 最后1行字沉底到下边缘, 同时要求每页22行, 即是说每页公文由22个3号汉字字高加21个行间距组成, 这是公文整版构成基础, 也是本方案共识。三是适用范围。公文首页各要素变化较多, 在“不轻易变通”“撑满版心”等前提和共识下, 针对多数适用情况, 提出本方案。本方案认为多数适用情况为:通用格式 (区别于公文的特定格式) 、单一机关发文、标题为2行和分步制发4种情况。“标题为2行”是因为新《条例》要求标题由发文机关名称、事由和文种3部分组成, 尽管新《格式》式样中“图2公文首页版式”依然为1行标题, 但实际公文标题拟制以2行为多数 (其它行数标题需要调整发文机关标志字高或主体行距) 。“分步制发”是指一般公文制作分2步完成:第1步设计并印制留白红头, 第2步拟制公文其它要素, 并套印。四是因不同打印和复印设备等因素, 本方案实现各要素设置误差一般在±1mm内。

二、方案具体内容

(一) 版面。

为符合上白边37mm±1mm, 左白边28mm±1mm, 版心尺寸为156mm×255mm和双面印刷等要求。在实际页边距设置中应设置:页码范围多页对称页边距, 上3.25cm、下3.45cm、内侧2.8cm和外侧2.6cm;同时在首行文字输入时, 选中并设置字体格式为:仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt;设置段落格式为:对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt。方可实现4个白边尺寸、版心尺寸、每行28个字、每页22行和双面印刷等要求, 同时撑满版心。不建议通过页面设置文档网格的方式来设置每行字数和每页行数。

(二) 版心中的版头。按前文设定版面后:

1. 设计留白红头。

共需2行即可完成设计留白红头:第1行为发文机关标志, 第2行为版头中的分隔线。 (1) 发文机关标志。新《格式》未明确发文机关标志字号大小, “国务院文件”五个字是22mm×15mm, 22mm高约为62pt大小的汉字, 正文标题字号为2号小标宋, 即22pt大小的汉字, 故发文机关标志应以62pt为高限、22pt为低限。发文机关标志结合其它因素推荐字体格式设置为:方正小标宋简体、53pt、颜色红色、缩放自定义 (根据发文机关名称长短) 、位置降低26pt;段落格式设置为:对齐方式居中、行距固定值163pt, 实现发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为35mm。 (2) 版头中的分隔线。版头中的分隔线的垂直位置理解为:发文机关标志下空2行 (约59.2pt) 、发文字号3号仿宋_GB2312字高 (约15.8pt) 再加4mm (约11.3pt) , 以上相加为86.3pt;此分隔线推荐使用边框和底纹格式实现。结合上述因素推荐设置如下:字体格式不用设置;段落格式中行距固定值86pt;边框和底纹格式中线型默认实线、颜色红色、宽度1.5pt、应用于段落、预览选下边线。

2. 设计套印文字 (版头部分) 。

各要素位置设置:份号在第1行、密级和保密期限在第2行、紧急程度在第3行, 这3个要素均应顶格编排, 若缺某个要素, 则后面的要素要顶上去, 即各要素之前都不留空行;若3个要素都没有, 则前3行全为空行。但发文字号和签发人 (上行文) 始终在第8行。各要素字体、字号和缩进量等参见新《格式》规定, 本文略过。

(三) 版心中的主体。按前文设定“版面”和“版头”后:

1. 标题。

发文字号和签发人 (上行文) 在第8行, 第9行专为行距调节行, 第10、11行为标题行。第10行标题行的垂直位置取决于第9行行距和第9、10行行间距的数值。那么标题“编排于红色分隔线下空二行位置”处理方法为:设置第9行行距固定值58.3pt (包含发文字号下4mm距离、红色分隔线0.5mm高、红色分隔线下2行行距减去7/8个3号汉字字高) ;设置第10行行距固定值35.8pt (包含第9、10行行间距即7/8个3号汉字字高, 标题2号汉字字高) , 即可解决。标题推荐字体设置:方正小标宋简体、二号、位置降低3pt;段落格式设置:对齐方式居中、行距固定值35.8pt。第11行标题直接回行即可, 回行和其他注意事项参见新《格式》规定。

2. 主送机关。

新《格式》要求主送机关编排于标题下“空一行”的位置。这个“空一行”是容易产生歧义的, “空一行”按标准应该是29.6pt, 若在标题后简单的回车2次所空的“一行”的距离实质上是49.6pt, 完全不符合标准。在标题后回车2次所产生的2行应依照以下参数设置:第1行 (即“空一行”所指行) 段落格式行距固定值15.8pt, 第2行 (即主送机关首行) 选中并设置字体格式为:仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt;设置段落格式为:对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt (即与版面设置相同) 。

3. 正文。

公文首页必须显示正文——这是原则, 新《格式》规定准确详细。需要注意的是正文中的横排表格的表头方向和页码位置。

4. 附件说明。

新《格式》要求附件说明编排于正文下“空一行”的位置。这个“空一行”和主送机关中的“空一行”意义相同, 也是空29.6pt, 不能简单回车2次。设置方法也与主送机关中的“空一行”相同, 其它格式按新《格式》规定。

5. 发文机关署名、成文日期、印章、附注和附件。

新《格式》阐述非常细致和准确, 实现相对容易, 本方案不再赘述。

(四) 版心中的版记。

版记中的主送机关 (特殊情况) 、抄送机关、印发机关和印发日期等要素设置按新《格式》规定实现不难, 本方案着重介绍版记中的分隔线的设置。经笔者反复比较多种设置方法, 比如边框和底纹法、Shift+7回车法、绘图法等方法, 发现都难实现“末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合”这个要求, 笔者建议版记设计使用表格法最便捷、最准确。

具体操作如下:在公文最后的偶数页上插入1个1列2行表格 (以最常见的包含抄送机关、印发机关和印发日期为例) , “自动调整”操作选择“根据内容调整表格”;然后打开该表格的“表格属性”并设置如下:表格栏尺寸指定宽度15.6cm、对齐方式居中、文字环绕选环绕、定位 (垂直底端) 、边框和底纹 (宽度3/4pt实线赋予表格中线, 1pt实线赋予表格上下两条边线, 取消左、右2条竖线) 、选项 (默认单元格边距上下0cm, 左右0.49cm) ;全选表格设置字体格式:仿宋_GB2312、四号、字符间距位置提升3pt, 段落格式行距单倍行距 (也可根据版记内容调整字符位置量和行距) ;表格第1行编入抄送机关, 表格第2行编入印发机关和印发时间。左右缩进量已通过单元格边距设定。

版记设置还需注意的是版记置于公文最后一页 (附件分开装订的除外) , 在公文双面印刷的要求下, 版记一定要放在最后的偶数页上;A3纸型的公文, 版记一定要放在最后的4的整数倍页上。因此, 在版记前可能会出现空白页。

(五) 版心外的页码。

插入页码看似简单, 但新《格式》关于一字线、7mm距离、左右各空一字、空白页不编排页码以及横排表格设置页码等要求却不容易准确实现。

1. 一字线、7mm距离、左右各空一字实现方法。

在公文起草的任何阶段都可以插入页码, 页码对齐方式选外侧, 并开始具体设置:在页面设置版式中设置页脚2.73cm;选中页脚中页码, 字体设置为宋体四号, 在页码的前后分别插入特殊字符“长划线”, 并在数字和长划线间各插入1个半角空格;右键设置页码图文框格式选尺寸宽度固定值2.72cm、高度固定值0.63cm, 页码段落格式对齐方式居中。

上述设置介绍了一字线出处;7mm距离是建立在前文版面设置和2.73cm页脚设置的基础之上;左右各“空一字”是根据四号汉字的宽度, 通过调整图文框尺寸和居中来实现。

2. 空白页不编排页码实现方法。

在空白页插入分隔符中的下一页分节符, 双击页脚调出页码工具框, 点击“链接到前一个”按钮, 取消页码的关联性。然后直接删除页码图文框即可实现。

3. 横排表格页码设置。

新《格式》明确要求横排表格中“页码位置与公文其它页码保持一致”, 上述插入页码只能将页码插入到公文的订口或切口边上。本方案推荐实现方法如下:

先在横排表格页按刚才所讲的方法插入含有4号半角宋体页码数字、一字线和半角空格的页码图文框, 并取消页码的关联性, 此时页码图文框在订口或切口边上;右键设置页码图文框格式, 尺寸宽度固定值0.63cm、高度固定值2.72cm, 水平位置左侧相对于页面距正文0.38cm, 垂直位置外侧相对于页边距距正文0cm;在常用工具栏上对页码文字“更改文字方向”, 段落格式对齐方式居中;然后设置页边距为:页码范围多页对称页边距, 内侧2.6cm、外侧2.6cm、左3.5cm和右3.7cm, 版式中恢复页脚1.75cm即可。

至此, 基于Word软件拟制公文, 公文格式各要素设置关键问题已妥善解决。

三、关于公文拟制软件的思考

笔者发现很多用户都使用Word软件编辑公文, 部分使用WPS。在Word软件中难实现22行字和21个行间距、以及实现“空二行”“空一行”这些标准, 因为软件中行间距是分布在字高的上下。一旦换行, 上行字的下行间距和下行字的上行间距刚好构成1个完整的行间距, 在连续编排公文中看起来是自然的, 但实现“空二行”“空一行”等标准时, 就出现尴尬了。笔者为解决这个问题, 是通过调整字体位置升降值和行距值来实现。尽管有书生和方正等电子公文系统, 但这些系统入门高、重传输, 希望最普遍的Word软件能进行一些关于公文拟制的改良。更希望能看到新《格式》编撰者对公文格式数字化标准设置的统一。

通知公文格式 篇3

关键词：通用公文；格式；标准

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。

首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。

其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。

其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。

参考文献：

[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京：中国文联出版社2001：31～33.

[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.

[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.

[4]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.

[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.

[6]总装备部，中华人民共和国国家军用标准 军队机关公文格式[Z].2005-10-2.

[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.

[8]田济民，宋琼.党员手册[M] 北京：华夏出版社 1988： 370.

[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

公文通知格式 篇4

20xx届毕业典礼即将召开，现将有关事宜通知如下：

一、会议时间和地点

学校定于6月20日举行毕业典礼，学院的具体时间为下午1：30分，地点：体育馆。

二、具体安排

1、所有毕业生尽可能出席。参加毕业典礼的毕业生必须在安排的时间提前35分钟到大礼堂自己学院的座位就坐，各学院的指导员要及时清点自己学生的出席情况。

2、毕业生的学士服由各学院自行解决。

3、毕业典礼现场如有个别家长参加，请服从现场安排就坐在后排。

4、要求学生穿着得体，建议穿带领淡色上衣，男生最好戴领带，穿长裤，不得穿拖鞋。

5、现场听从指挥，有序上场，安静下场。

6、6月18日下午3:00请回馈可能参加毕业典礼的人数。

政府公文通知格式 篇5

各乡镇人民政府，县政府各部门、县直各单位：

经县人民政府研究，决定召开县xx届人民政府第一次全体会议。现将有关事宜通知如下：

一、会议时间：20xx年x月x日上午10:00时

二、会议地点：县党政大楼五楼会议室

三、参会人员：

(一)邀请县委书记彭国春、人大主任李仲佩、政协主席张锐敏、纪检委书记阿曼他依参加。

(二)县人民政府县长、副县长：王 燕、刘锡鸿、颜志良、杨恒雄、柳学珍、阿依肯、杨小成、阿不都沙拉木。

(三)各委、办、局(包括政府组成部门、直属机构)党政主要领导或主持工作的领导：

1、出席人员：县政府办张玉东、发改委李建勇、经信

委李玉东、教科局徐生有、民宗局王怀森、公安局林新武、监察局张毓国、民政局黄英贵、司法

局叶问路、财政局赵新山、人社局陈亮、国土局郑新伟、环保局贾光华、住建局郭成志、交通运输局卫兵、水利局朱文武、农业局闫龙仕、林业局岳喜、畜牧局王军、文广局张玉祥、卫生局香秀红、计生委刘梅、审计局索季、安监局吕金龙、统计局赵宪林、药监局邓维琦。

2、列席人员：准东经济技术开发

区五彩湾工作处夏志春、政法委周为人、督查室王利云、经济办金维新、规划局白敏杰、档案局向月华、编委办高承善、信访局高万斌、残联石岩、工业园区管委会单晓栋、煤炭局张向文、政务中心郑伟、国税局伍俊磊、地税局孙健、质监局李克忠、工商局刘军、就业局张志新、社保局刘海清、老龄委叶仙娟、农机局朱志刚、农经局贾明武、供销社陆元文、农科站金向东、种子管理站刘高武、动物卫生监督所柯新龙、动物疾病预防与控制中心刘青春、草原站图亚、草原监理所陈银军、气象局马勇、文物局郭夏、北庭故城国家遗址公园建设管理局朱钟辉、机关事务管理局刘晓波、计生指导站李明秀、县医院张学胜、疾控中心白枚、妇幼保健站杨惠玲、卫生监督所李勇奇、运管局左小磊、邮政局崔铁、林场任远、供电局宁超、电信公司柴占贵、联通公司马小刚、移动公司肖金祥、农行刘波、农发行李子清、信用联社李清录、邮政储蓄银行任燕荣、中国银行刘虎、工商银行陈军。

(四)各乡镇乡镇长。

(五)邀请县法院、检察院各1名分管领导，县总工会、团委、妇联、红十字会、工商联各1名主要领导参加会议。

四、会议议程(主持人：县委、常务副县长刘锡鸿)

(一)县委副书记、代县长王燕同志讲话;

(二)政府各分管领导根据《政府工作报告20目标任务分解方案》，结合各自分工汇报当前各项工作开展情况及下阶段工作打算;

(三)县委书记彭国春同志做重要讲话。

五、会议要求

(一)参会人员原则上不得请假，因故不能参加的，出席人员需向县长请假;列席人员需向政府分管领导请假，经批准后以书面形式告知县政府办公室方可改派人员参会。

(二)参会人员(着正装)提前15分钟签到入场，按指定位置就坐;会议期间关闭通讯工具，不得在会场随意走动和接听电话。

(三)请县发改委、财政局、统计局、经信委做书面发言，并将材料印制120份于4月 26日下午18：00时前报送县政府办公室。

(四)届时请广播电视局、政府网络中心做好会议的宣传报道工作。

xxxx县人民政府办公室

通知公文格式 篇6

四川省电力工业局关于

在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函

广元市人民政府:

宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水,1996年年底首台机组投产发电,水库已基本形成。据了解,目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。

一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款,四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。

四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主,又是工程主管部门。按照国家有关基本建设“谁投资,谁受益”,的原则,四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程(包括水库)的管理权和开发权,宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导,是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此,为支持库区移民发展生产,根据《四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法》第三十条“大型电站形成后的水面和消落区,在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下,由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用”和水利电力部颁发的《水利水电工程管理条例》第二十三条“开展综合经营事业,应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营,也可以与有关单位签订经济合同,进行协作或联合经营,应注意有关社队利益,搞好团结和生产”的精神,我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发,但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划,并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。

二、根据国务院颁发的《水库大坝安全管理条例》第十条“兴建大坝时,建设单位应当按照批准的设计,提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围”的规定,宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产,大坝未全部建成,大坝管理和保护范围尚未划定,依照批准设计和国家有关规定,大坝上游3-5公里,以及整个库区征地线以下,属大坝管理和保护范围。

根据《水库大坝安全管理条例》第十七条“在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的,须经大坝主管部门批准”和《水利水电工程管理条例》第十一条“确有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动,应征得水利电力主管机关的同意”的规定,任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动,必须经四川省电力局批准后方可实施,未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内搞开发,都是违反国务院规定的。

三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动,必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度,不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划,有计划、有组织地进行。

以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。

关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函

湖北省人民政府：

现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

“中山舰”是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加“保卫大武汉会战”时被日军炸沉。尽快打捞“中山舰”，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

由于“中山舰”在广州的时间长达21年，且围绕“中山舰”的几次主要历史事件都发生在广州。因此，“中山舰”是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函．希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞“中山舰”，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。专此函达，请答复。

广州市人民政府(盖章)

例文(建议报告)

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日

报告格式：（情况报告）

关于××××××的报告

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

《报告》写作要点

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。

二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之四

请示格式：（事务性请示）

关于在我院开展×××工作的请示

院领导：

近一段时间来，我院××××××××××，为了×××××××××××，拟在我院开展×××××××××。具体意见如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××××××××××。

以上意见已经各分会主席同意，如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院工会

××××年×月×日

例文(事务性请示)

关于在全国开展基本农田保护工作的请示

国务院：

为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：

一、明确指导思想，加强组织领导。………………

二、根据不同地区确定保护重点。………………

三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。………………以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

国家土地管理局

一九九一年一月二日

院长办公会请示格式：主管领导批示：

关于××××的请示

院领导：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院办公会讨论，请指示。

积水潭医院××处

×年×月×日

《请示》写作要点

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。

二、正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

规定格式：

北京积水潭医院××××的规定（××××年×月×日）

第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

第二条×××××××××××××××××××××××。

例文（行政法规类规定）

北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定

（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过）

第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。

第二条本规定由各级人民政府组织实施。……第十一条本规定具体应用中的问题，由市人民政府负责解释。

国家助学金申请书

尊敬的领导：

你们好！

我是信阳师范学院华锐学院理工系XX级土木工程专业XX班的学生，我叫XXX，我很荣幸能够在华锐学院度过四年的大学生活。喜闻学校有国家助学金,专门针对学习优良且家庭贫困的学生，因此我特向各领导申请国家助学金帮助我完成学业，我会为我的学业而不懈努力。

我家在河南省XXXX，内乡县属南阳市管辖地处豫西南是山区贫困县，全县经济主要依靠种植业和养殖业，经济不发达，人均收入非常低，农民生活非常拮据。我村因国防和军队建设需要被征地一千多亩，现在每户平均只有一亩多地，村里的许多青壮年劳动力到外地打工来维持生计。虽然政府有每年几百元的补贴，但对一个有两个孩子需要上学的家庭来说那只是杯水车薪。面对每年一万多的学费和几千元的生活费对我的家庭来说是一笔很大的开支。

我家现在有四口人，爸爸,妈妈,我和妹妹,父母文化程度不高而且又不懂技术,只能在家种地靠卖粮食来挣钱,农闲时爸爸妈妈到外面打零工来为我赚取生活费和补贴家用.特别是近几年父母的身体不好又不能够干重活，所以不能到外面的工地上打工，只能在家种地,家庭的收入更少了。父亲承包了别人的几亩地来种，妈妈给别人打零工供我和妹妹上学。父母不分白天黑夜的干活，十分的辛苦。

每当看到邻家的孩子在过年的时候回来把打工挣的钱交给他们的父母并且给他们的父母买很多的补品孝敬他们的父母时我总是感到很内疚，因为到现在我还没有孝敬我的父母一次，就连给他们洗过一次脚都没有。

在我空闲的时候我提出到地里干活来减轻他们的工作量，父母总是拒绝我，并告诉我要把时间用在学习上，要把学习搞好才能考上好的大学才能找到好的工作才能使自己有一个好的未来，只有这样才是给

他们最大的安慰，就是干再多的活他们也不觉的辛苦。可怜天下父母心啊。所以我只有更加努力的学习来报答我的父母。

我还有一个伯父在今年的春天过世了，伯父是单身收养了一个女儿也就是我的妹妹现在和我们生活在一起。伯父在2008年初得了癌症，父母这两年四处奔波为伯父治病抓药早已花光了家里的积蓄，还向亲朋好友借了不少钱，家里已是负债累累，当我今年夏天收到录取通知书时，父母为我高兴同时也为那高昂的学费而发愁。

在生活上，为了尽量减少家庭负担，在空闲和休息期间，在不影响自己学业和学习的同时到外面找到了一份兼职工作来挣取一点生活费来为父母减轻负担。

我总是给父母说我不上学了到外面打工挣钱来减少家里的负担，但是父母就是不同意，而且还十分的生气。他们总是告诫我只有学习才能改变这个家庭，只有上学才是出路，只有好好学习才能有一个好的未来，所以我坚持了下来，有幸在今年的高考种被我校录取，我有幸能够成为华锐学院的一员并且能够在此学习而高兴。

我如愿进入大学，知道能够上大学，自己的机会是来之不易，所以我倍加的努力学习，遵守校规校纪。在生活中。朴素节俭、性格开朗，严以律己宽以待人，尊重老师和同学。平时也很善于和同学沟通，也乐于帮助同学，只要是自己能够做到的都尽力帮助，建立了良好的人际关系，获得了大家的尊重和支持。

在学校的这两个月里，我积极参加学生会的招新活动并光荣的成为了理工系网络信息部的一名干事，能够为学校和广大的同学们服务我感到非常的高兴。我也积极的参加学校组织的各种社团活动来丰富自己的大学生活，我也加入了建筑艺术协会为自己的创造了机会来认识更多的爱好土建类的朋友，我们进行了专业上的交流增加了自己的知识扩大了自己的视野，使我受益匪浅。

很小的时候，父母就教育我：学习的目的是为了将来可以对国家和社会贡献出自己的一份力量，同时也是你今后能够摆脱贫困的基础保障。所以需要的不仅是丰富的知识，更重要的是具备良好的社会责任感和个人道德修养。这种深深扎根在心中的观念使我力争成为一名全面发展的学生，努力提高自身的素质。现如今，党和国家的政策是大力发展教育事业，设立了助学金，学院的政策也落实到位，给予我们贫困学生生活补助，种种行动和政策让我这样的学生看到了生活的希望，我满怀热血感谢党和国家以及学校对贫困学生的关心。为党和国家有这么好的政策而高兴和自豪。

人都说穷人的孩子早当家，虽然在外表上看不出我有多艰难，但是我始终认为需要自己独立面对的困难就得需要自己去面对，我不会向困难低头。生活上的困难并不会使我的意志消磨，而是使我以后更加努力勤奋学习，以此来报答社会，报答所有关心我和对我给予希望的人。

为了能够顺利完成学业，减轻父母的负担，我现在特向各领导申请此项助学金，切盼领导核实批准！

此致

敬礼

申请人（签名）：

通知公文格式 篇7

一、公文标题的一般要求

公文标题是对公文主要内容的概括, 对于公文的检索引用、处理都具有重要作用, 一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。标题一般用2号小标宋体字, 编排于红色分隔线下空二行位置, 分一行或多行居中排布;回行时, 要求词意完整, 不能切词。例如, “指导”一词, 不能“指”字在上一行, “导”字在下一行。

公文标题还要排列对称, 长短适宜, 间距恰当, 排列时应当左右对称使用梯形或菱形, 不得使用上下等长的长方形或上下长中间短的沙漏形。标题回行时, 结构助词“的”不能作为行首字。一般在标题中应当尽量避免使用标点符号但实践中一些情况下还是会用到书名号、引号、顿号、连接号和括号等标点符号。例如, 《国务院办公厅关于印发全国医疗卫生服务体系规划纲要 (2015—2020年) 的通知》《国务院办公厅关于加快推进“三证合一”登记制度改革的意见》实践中, 为使标题庄重、美观, 联合行文联署机关名称之间有时还会用到空格。例如,

中共中央办公厅%%国务院办公厅

关于××××的通知

中共黑龙江省委%%黑龙江省人民政府

关于××××的意见

另外, 公文标题的文种部分有时会根据需要添加修饰词。例如, “××××的复函”“××××的若干意见”“××××的实施意见”“××××的指导意见”“××××的重要通知”“××××的紧急通知”等。一些学者认为, 文种前添加修饰词会生造新的文种我认为这种说法欠妥。文种前的修饰词主要起到修饰文种的作用, 其目的是使文种更为具体, 从而引起收文机关的关注。例如“紧急通知”就会使收文机关格外重视, 从而优先从速办理。

二、公文标题的格式

(一) 三项式标题

三项式标题指由发文机关名称、事由和文种三部分组成的标题形式。例如, 《国务院关于取消非行政许可审批事项的决定》 (国发[2015]27号) , 该公文标题中发文机关名称是国务院, 事由是取消非行政许可审批事项, 文种为决定, 三部分是齐全的。标题三部分之间用介词“关于”引出事由, 用结构助词“的”连接事由和文种。三项式标题是完整、规范的标题形式, 实践中很常见。

(二) 二项式标题

二项式标题指在三项式标题基础上省略发文机关名称或事由, 仅保留两项的标题形式。二项式标题有以下两种:

1. 省略事由。

此种标题形式由发文机关名称、文种两部分组成, 主要见于正文较短的公布性命令、公告、通告等公文中。例如, 《中华人民共和国国务院令》《中华人民共和国公安部令》等。由于此类公文正文较短, 如果在公文标题中加入事由一项, 就会与正文重复。例如, 《中华人民共和国公安部令》 (第128号) 正文为“修订后的《看守所留所执行刑罚罪犯管理办法》已经2013年8月20日公安部部长办公会议通过, 现予发布, 自2013年11月23日起施行”。通过正文, 我们可以看出该公文事由是发布修订后的《看守所留所执行刑罚罪犯管理办法》。如果公文标题加入事由, 就变成了“中华人民共和国公安部关于发布修订后《看守所留所执行刑罚罪犯管理办法》的令”。这样就会出现事由与正文内容的重复, 削弱公文的严肃性, 因此应该避免这种标题。

2. 省略发文机关。

此种标题由事由、文种两部分组成, 主要见于规范性文件中和需要回复的公文中 (除此之外, 联合行文联署机关过多时, 标题中发文机关名称也可以省略) 。

(1) 规范性文件。规范性文件一般不是法定公文文种, 通常是不能独立行文的, 需要用通知、命令等文种进行发布。使用事由加文种的形式为发布这些文件提供了便利。例如, 《2015年推进简政放权放管结合转变政府职能工作方案》就是由《国务院关于印发2015年推进简政放权放管结合转变政府职能工作方案的通知》 (国发[2015]29号) 发布的。

(2) 需要回复的公文。需要收文机关答复的公文, 答复时首先需要把来文机关作为主送机关进行标注, 然后引述来文标题。如所引述的来文标题同样有发文机关名称, 就会与主送机关重复。

例如, 《国务院关于同意设立四川天府新区的批复》 (国函[2014]133号) 这一文件中就存在这个问题。该批复首段是“四川省人民政府:《四川省人民政府关于将四川省成都天府新区批准为国家级新区的请示》 (川府[2013]94号) 收悉。现批复如下”。该文中, 主送机关与引述公文发文机关名称都是四川省人民政府, 这样就出现了重复。

还如, 《国务院关于同意将黑龙江省齐齐哈尔市列为国家历史文化名城的批复》 (国函[2014]98号) 这一文件就避免了该问题。该公文的首段为“黑龙江省人民政府:你省《关于申报齐齐哈尔市为国家历史文化名城的请示》 (黑政呈[2012]12号) 收悉。现批复如下”, 行文非常简洁、清楚。

(三) 转文式标题

公文行文时, 有时需要把现有文件转给下级机关或有关单位, 使其了解或执行, 称为转文。发文机关在转文时为使收文机关了解转文的背景和目的, 需要在被转公文之前进行说明或安排, 这样的公文被称为转文式公文, 其标题被称为转文式标题。转文式标题是一种复合式标题形式。

转文分为印发、转发、批转三种。印发, 指发文机关把本机关用非法定公文文种制定的文件 (或领导讲话) 转给下级机关。转发, 指发文机关把上级机关或不相隶属机关的文件转给下级机关。批转, 指发文机关把某下级机关的文件转给其他下级机关。

1. 转文式标题的一般形式。

转文式标题的形式一般为:发文机关+关于+印发 (转发、批转) +所转文件+文种。例如, 《国务院办公厅关于印发国家城市轨道交通运营突发事件应急预案的通知》 (国办函[2015]32号) 。该公文中发文机关为国务院办公厅, 所转文件是《国家城市轨道交通运营突发事件应急预案》。若所转文件标题有“关于”二字, 则去掉印发 (转发、批转) 前的“关于”二字, 从而避免重复。例如, 《国务院印发关于深化中央财政科技计划 (专项、基金等) 管理改革方案的通知》 (国发[2014]64号) 。该公文所转文件为《关于深化中央财政科技计划 (专项、基金等) 管理改革的方案》, 由于所转文件标题中出现“关于”二字, 故去掉“印发”前面的“关于”。一些学者认为, 当所转文件标题有“关于”二字时, 应该去掉所转文件标题中的“关于”, 保留印发 (转发、批转) 前的“关于”。我认为这种做法欠妥, 因为印发 (转发、批转) 前的“关于”是起连接作用的介词, 而所转文件标题中的“关于”是所转文件标题的一部分, 其重要性远大于前者, 去掉后会使所转文件标题不够完整。还有学者认为, 不存在“关于”该不该省略, 怎样省略的问题。我认为这种看法机械性地理解了《党政机关公文处理条例》中关于“标题由发文机关名称、事由和文种组成”的表述。因为发文机关名称、事由和文种这三个要素之间是需要“关于”“的”等词语进行连接的, 否则公文标题就会显得很松散。实践中, “关于”并不是任意省略的, 也证明了这一点。

2. 转文式标题的简化。

转文式标题作为复合式标题有时会出现过长的问题, 需要进行简化。一般的转文式标题的简化可以通过去掉重复词语和书名号、简化被转文件的发文机关名称、发文字号代替被转文件等方法来实现。

方法一, 例如《国务院批转发展改革委关于2013年深化经济体制改革重点工作意见的通知》 (国发[2013]20号) 这一文件中, 国务院批转的是国家发改委《关于2013年深化经济体制改革重点工作的意见》, 转文标题省去了被转文件标题的书名号、批转前重复的“关于”、意见前重复的“的”字 (省略前为“国务院关于批转发展改革委《关于2013年深化经济体制改革重点工作的意见》的通知”) 。

方法二, 当被转文件的发文机关多于三个 (不含) 时, 一般写做排列在前的发文机关名称加“等”的形式, 即“××等部门”。例如, 《国务院办公厅转发文化部等部门关于做好政府向社会力量购买公共文化服务工作意见的通知》 (国办发[2015]37号) 中用文化部等部门指代了“文化部、财政部、新闻出版广电总局、体育总局”这四个部门。

方法三, 当被转文件标题过长时也可以用该文件发文字号来代替。例如, 《哈尔滨市人民政府办公厅关于转发黑政办明传[2014]2号文件的通知》。

实践中, 有时会出现多层次转文, 因此就存在多层次转文式标题简化的问题。例如, 省人民政府转发国务院文件给市人民政府, 市人民政府再转发给下级机关, 就会出现“××市人民政府关于转发《××省人民政府关于转发<国务院关于××的通知>的通知》的通知”这样繁杂的标题就需要进行简化。下面以该标题为例说明转文式标题的简化的步骤:

第一步, 省去中间层次转文机关。在标题中省去中间层次转文机关的转发文件, 直接转发最高一级文件 (或批转最低一级文件) , 在该例中可省略省人民政府的转文通知, 直接由市人民政府转发国务院通知, 该标题就可以写成“××市人民政府关于转发《国务院关于××的通知》的通知”。

第二步, 去掉重复词语和书名号。“××市人民政府关于转发《国务院关于××的通知》的通知”这一标题中存在书名号。公文标题中的书名号一般在标题中出现规范性文件或书刊等特殊情况下使用。该标题中被转文件并非规范性文件, 因此书名号可以去掉。重复词语“关于”“的”“通知”应该去掉第一个“关于” (所转文件标题有“关于”) 和第一个“的”“通知”。这样, 该标题就改为了“××市人民政府转发国务院关于××的通知”, 简化过程完毕。

三、结语

党政机关公文标题是公文的一项要素, 是对公文主要内容的完整概括, 标题的简练和规范程度直接影响公文的效力, 务必要高度重视。推动公文标题格式的规范化需要我们进一步努力。

摘要：自2012年7月《党政机关公文格式》 (GB/T9704-2012) 实施以来, 我国的党政机关公文发展逐步走向标准化、规范化。但是, 新《格式》中关于公文标题的规定仍然存在一些问题, 这使得实践中的公文标题拟制、简化存在分歧。对公文标题格式进行分析, 有利于推动党政机关公文进一步实现规范化。

关键词：党政公文,标题,格式,转文式标题

参考文献

[1]王凯, 赵雪迟.行政公文写作:规范、技巧、最新例文[M].北京:中国纺织出版社, 2014.

通知公文格式 篇8

关键词：国家标准；公文格式；简化

与中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》相配套，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会在对《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）修订的基础上，于 2012年6月29日正式批准发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012），并于2012年7月1日开始实施。该标准实施四年多来，对统一党政机关公文格式，促进公文处理科学化、规范化发挥了重要作用。但由于该标准一些规定过于繁琐，在实际应用中往往造成广大文秘工作者掌握不全面、执行不规范的现象。笔者提出对《党政机关公文格式》的简化问题，希望与广大学界同仁共同探讨。

1 关于公文字体、字号的简化

《党政机关公文格式》规定，公文格式各要素使用的字体、字号共有7种，分别为5种字体、4种字号：一般用3号仿宋体字；密级、保密期限、紧急程度、公文正文结构层次第一层、附件的“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；发文机关标志用小标宋体字，字号以醒目、美观、庄重为原则；签发人姓名及公文正文结构层次第二层用3号楷体字；标题用2号小标宋体字；版记中的抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋体字；页码用4号宋体字。其中，版头部分就用了4种之多。份号仅规定了用3号字，未规定字体，《党政机关公文格式》5.2.2规定，“如无特殊说明，公文各格式要素一般用3号仿宋体字”，按此规定，份号用3号仿宋体字；发文字号、“签发人”三字用3号仿宋字；密级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文机关标志用小标宋体字；签发人姓名用3号楷体字。这么繁琐的规定，不仅普通文秘工作者掌握起来有困难，即使专业排版人士也容易出现有关要素格式不规范问题。也有研究者指出，“版头左上角三要素字体上的不同，尤其是份号的数字与保密期限的数字字体不同，让页面显得不和谐、不统一，不符合公文‘庄重美观的原则。”[1]建议份号使用黑体字，与版头左上角的其他要素字体一致。黑体字具有方正、粗犷、朴素、简洁、醒目的特点，小标宋体字作为标示发文机关标识、公文标题的标准字体、仿宋体字作为公文的通用字体已为大家所接受。因此，笔者认为，在以醒目、美观、庄重为原则的前提下，字体、字号可以简化为：一般用3号仿宋体字；版头部分的份号、密级、保密期限、紧急程度以及正文部分的结构层次第一层、附件的“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；发文机关标志、公文标题用小标宋体字，发文机关标志的字号根据实际需要确定，标题用2号字。这样，公文格式由使用5种字体、4种字号，简化为使用黑体、小标宋体、仿宋体3种字体，使用3号、2号、发文机关标志根据需要确定字号3种字号。这一简化方式既符合公文“醒目、美观、庄重”的原则，又使字体、字号的使用大为简化，便于广大文秘工作者理解运用。

2 关于发文机关标志的简化

《党政机关公文格式》规定，发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。”这一规定，让广大文秘工作者什么情况下加“文件”、什么情况下不加“文件”无所适从，执行各异。《党政机关公文格式》又规定，“联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有‘文件二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。”在其后的“式样”中，联合行文公文首页版式1（图3）加了“文件”二字，联合行文公文首页版式2（图4）、信函格式首页版式（图11）未加“文件”二字。可见，对于一般常用公文格式，是否加“文件”二字，没有明确的规定。笔者认为，可加可不加，不利于公文格式的规范化，在加与不加都可以的情况下，不如统一规定不加“文件”二字。再者，联合行文时，《党政机关公文格式》规定“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”，如果联署发文机关是单数个3、5……，加“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”容易操作，在第2、4……个发文机关后面加“文件”二字即可，而如果联署发文机关是双数个2、4……，加“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”就要在两行之间排布，需要通过插入“文本框”来解决，给公文的排版带来一定难度。因此，建议发文机关标志“使用发文机关全称或者规范化简称”，统一不加“文件”二字。

3 关于发文机关署名的简化

按照《党政机关公文格式》规定，无论是单一机关行文，还是联合行文，都要加发文机关署名，而在原来的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）中规定，“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。” 在《党政机关公文格式》国家标准主要起草人徐成华等主编的《GB/T9704-2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》一书中这样解释，“为什么一般要标注发文机关署名？发文机关署名是公文生效的重要标识之一，署名生效也是国际惯例。”[3]笔者认为，新《党政机关公文格式》这一规定，主要是考虑了公文有“不加盖印章”的情形，在“不加盖印章”的情形下，应署名后标识成文日期。但是，按照我国长期以来的传统习惯，公文一般是盖章生效，盖章兼具公文防伪功能。因此，日常应用中，大量的公文是需“加盖印章”的单一机关行文。对于单一机关行文，在公文版头中已有发文机关标识，在公文标题中还有发文机关名称，再在落款处署名后加盖印章，一篇公文中发文机关名称出现四次，不仅显得罗嗦，而且在两行文字（署名、日期）之上再加盖印章，也会影响印章的视觉美观。再者，《党政机关公文格式》规定，“成文日期一般右空四字编排”，署名“以成文日期为准居中编排发文机关署名”。这一规定以发文机关署名不超过成文日期八个字为宜，超过八个字将不能按右空四字编排。因此，建议在《党政机关公文格式》7.3.5.1 加盖印章的公文中，仍沿用原来《国家行政机关公文格式》的规定，“单一机关行文时，不署发文机关名称”。

4 关于附件说明的简化

《党政机关公文格式》在7.3.4附件说明中规定，“在正文下空一行左空二字编排‘附件二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如‘附件：1.××××××）； ……附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。”在实际应用中，“附件：1.”占据5个字位置，如果附件名称较长，回行后每一行都需缩进5个字，造成此部分左右不对称，影响公文的美观。建议改为“在正文下空一行左空二字编排‘附件二字，后标全角冒号，下一行标注附件顺序号和附件名称。如仅有一个附件，不标顺序号。附件名称较长需要回行时，在下一行顶格编排。”

5 关于左、右空字的简化

在《党政机关公文格式》中，最繁杂的就是左、右空字问题。经笔者统计，在《党政机关公文格式》中涉及左、右空字共有18处之多。在各格式要素中，有要求“左空一字”、“右空一字”、“左空二字”、“右空二字”、“右空四字”、“左右各空一字”等不同情形，让文秘工作者掌握起来十分困难。尤其在“发文机关署名、成文日期和印章”部分，就有加盖印章的公文“成文日期一般右空四字编排”；不加盖印章的公文单一行文时，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名”，“如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相关增加发文机关署名右空字数”；加盖签发人签名章的公文，“单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章节下空一行右空四字编排成文日期”的复杂要求。建议将此部分统一规定为“成文日期右空四字编排，如需标注发文机关署名或签发人职务、加盖签发人签名章，以成文日期为准居中编排，编排不下时适当增加成文日期右空字数。”这样，关于公文中的左、右空字编排就可以概括理解为：在版头部分上行文的发文字号左空一字，签发人右空一字；在主体部分正文、附件说明、附注每个自然段左空二字，成文日期右空四字；在版记部分抄送机关、印发机关和印发日期左右各空一字；页码单页码右空一字，双页码左空一字，执行起来大为简化。