党政机关公文格式

党政机关公文格式（共9篇）

党政机关公文格式 篇1

党政机关公文标题要求用规范的语言概括出公文的主要内容, 标题的简练、规范与否对于公文能否发挥应有的作用具有重要影响。本文以《党政机关公文格式》 (GB/T9704-2012) 为主要依据, 结合实践中的通行做法对公文标题格式进行分析。

一、公文标题的一般要求

公文标题是对公文主要内容的概括, 对于公文的检索引用、处理都具有重要作用, 一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。标题一般用2号小标宋体字, 编排于红色分隔线下空二行位置, 分一行或多行居中排布;回行时, 要求词意完整, 不能切词。例如, “指导”一词, 不能“指”字在上一行, “导”字在下一行。

公文标题还要排列对称, 长短适宜, 间距恰当, 排列时应当左右对称使用梯形或菱形, 不得使用上下等长的长方形或上下长中间短的沙漏形。标题回行时, 结构助词“的”不能作为行首字。一般在标题中应当尽量避免使用标点符号但实践中一些情况下还是会用到书名号、引号、顿号、连接号和括号等标点符号。例如, 《国务院办公厅关于印发全国医疗卫生服务体系规划纲要 (2015—2020年) 的通知》《国务院办公厅关于加快推进“三证合一”登记制度改革的意见》实践中, 为使标题庄重、美观, 联合行文联署机关名称之间有时还会用到空格。例如,

中共中央办公厅%%国务院办公厅

关于××××的通知

中共黑龙江省委%%黑龙江省人民政府

关于××××的意见

另外, 公文标题的文种部分有时会根据需要添加修饰词。例如, “××××的复函”“××××的若干意见”“××××的实施意见”“××××的指导意见”“××××的重要通知”“××××的紧急通知”等。一些学者认为, 文种前添加修饰词会生造新的文种我认为这种说法欠妥。文种前的修饰词主要起到修饰文种的作用, 其目的是使文种更为具体, 从而引起收文机关的关注。例如“紧急通知”就会使收文机关格外重视, 从而优先从速办理。

二、公文标题的格式

(一) 三项式标题

三项式标题指由发文机关名称、事由和文种三部分组成的标题形式。例如, 《国务院关于取消非行政许可审批事项的决定》 (国发[2015]27号) , 该公文标题中发文机关名称是国务院, 事由是取消非行政许可审批事项, 文种为决定, 三部分是齐全的。标题三部分之间用介词“关于”引出事由, 用结构助词“的”连接事由和文种。三项式标题是完整、规范的标题形式, 实践中很常见。

(二) 二项式标题

二项式标题指在三项式标题基础上省略发文机关名称或事由, 仅保留两项的标题形式。二项式标题有以下两种:

1. 省略事由。

此种标题形式由发文机关名称、文种两部分组成, 主要见于正文较短的公布性命令、公告、通告等公文中。例如, 《中华人民共和国国务院令》《中华人民共和国公安部令》等。由于此类公文正文较短, 如果在公文标题中加入事由一项, 就会与正文重复。例如, 《中华人民共和国公安部令》 (第128号) 正文为“修订后的《看守所留所执行刑罚罪犯管理办法》已经2013年8月20日公安部部长办公会议通过, 现予发布, 自2013年11月23日起施行”。通过正文, 我们可以看出该公文事由是发布修订后的《看守所留所执行刑罚罪犯管理办法》。如果公文标题加入事由, 就变成了“中华人民共和国公安部关于发布修订后《看守所留所执行刑罚罪犯管理办法》的令”。这样就会出现事由与正文内容的重复, 削弱公文的严肃性, 因此应该避免这种标题。

2. 省略发文机关。

此种标题由事由、文种两部分组成, 主要见于规范性文件中和需要回复的公文中 (除此之外, 联合行文联署机关过多时, 标题中发文机关名称也可以省略) 。

(1) 规范性文件。规范性文件一般不是法定公文文种, 通常是不能独立行文的, 需要用通知、命令等文种进行发布。使用事由加文种的形式为发布这些文件提供了便利。例如, 《2015年推进简政放权放管结合转变政府职能工作方案》就是由《国务院关于印发2015年推进简政放权放管结合转变政府职能工作方案的通知》 (国发[2015]29号) 发布的。

(2) 需要回复的公文。需要收文机关答复的公文, 答复时首先需要把来文机关作为主送机关进行标注, 然后引述来文标题。如所引述的来文标题同样有发文机关名称, 就会与主送机关重复。

例如, 《国务院关于同意设立四川天府新区的批复》 (国函[2014]133号) 这一文件中就存在这个问题。该批复首段是“四川省人民政府:《四川省人民政府关于将四川省成都天府新区批准为国家级新区的请示》 (川府[2013]94号) 收悉。现批复如下”。该文中, 主送机关与引述公文发文机关名称都是四川省人民政府, 这样就出现了重复。

还如, 《国务院关于同意将黑龙江省齐齐哈尔市列为国家历史文化名城的批复》 (国函[2014]98号) 这一文件就避免了该问题。该公文的首段为“黑龙江省人民政府:你省《关于申报齐齐哈尔市为国家历史文化名城的请示》 (黑政呈[2012]12号) 收悉。现批复如下”, 行文非常简洁、清楚。

(三) 转文式标题

公文行文时, 有时需要把现有文件转给下级机关或有关单位, 使其了解或执行, 称为转文。发文机关在转文时为使收文机关了解转文的背景和目的, 需要在被转公文之前进行说明或安排, 这样的公文被称为转文式公文, 其标题被称为转文式标题。转文式标题是一种复合式标题形式。

转文分为印发、转发、批转三种。印发, 指发文机关把本机关用非法定公文文种制定的文件 (或领导讲话) 转给下级机关。转发, 指发文机关把上级机关或不相隶属机关的文件转给下级机关。批转, 指发文机关把某下级机关的文件转给其他下级机关。

1. 转文式标题的一般形式。

转文式标题的形式一般为:发文机关+关于+印发 (转发、批转) +所转文件+文种。例如, 《国务院办公厅关于印发国家城市轨道交通运营突发事件应急预案的通知》 (国办函[2015]32号) 。该公文中发文机关为国务院办公厅, 所转文件是《国家城市轨道交通运营突发事件应急预案》。若所转文件标题有“关于”二字, 则去掉印发 (转发、批转) 前的“关于”二字, 从而避免重复。例如, 《国务院印发关于深化中央财政科技计划 (专项、基金等) 管理改革方案的通知》 (国发[2014]64号) 。该公文所转文件为《关于深化中央财政科技计划 (专项、基金等) 管理改革的方案》, 由于所转文件标题中出现“关于”二字, 故去掉“印发”前面的“关于”。一些学者认为, 当所转文件标题有“关于”二字时, 应该去掉所转文件标题中的“关于”, 保留印发 (转发、批转) 前的“关于”。我认为这种做法欠妥, 因为印发 (转发、批转) 前的“关于”是起连接作用的介词, 而所转文件标题中的“关于”是所转文件标题的一部分, 其重要性远大于前者, 去掉后会使所转文件标题不够完整。还有学者认为, 不存在“关于”该不该省略, 怎样省略的问题。我认为这种看法机械性地理解了《党政机关公文处理条例》中关于“标题由发文机关名称、事由和文种组成”的表述。因为发文机关名称、事由和文种这三个要素之间是需要“关于”“的”等词语进行连接的, 否则公文标题就会显得很松散。实践中, “关于”并不是任意省略的, 也证明了这一点。

2. 转文式标题的简化。

转文式标题作为复合式标题有时会出现过长的问题, 需要进行简化。一般的转文式标题的简化可以通过去掉重复词语和书名号、简化被转文件的发文机关名称、发文字号代替被转文件等方法来实现。

方法一, 例如《国务院批转发展改革委关于2013年深化经济体制改革重点工作意见的通知》 (国发[2013]20号) 这一文件中, 国务院批转的是国家发改委《关于2013年深化经济体制改革重点工作的意见》, 转文标题省去了被转文件标题的书名号、批转前重复的“关于”、意见前重复的“的”字 (省略前为“国务院关于批转发展改革委《关于2013年深化经济体制改革重点工作的意见》的通知”) 。

方法二, 当被转文件的发文机关多于三个 (不含) 时, 一般写做排列在前的发文机关名称加“等”的形式, 即“××等部门”。例如, 《国务院办公厅转发文化部等部门关于做好政府向社会力量购买公共文化服务工作意见的通知》 (国办发[2015]37号) 中用文化部等部门指代了“文化部、财政部、新闻出版广电总局、体育总局”这四个部门。

方法三, 当被转文件标题过长时也可以用该文件发文字号来代替。例如, 《哈尔滨市人民政府办公厅关于转发黑政办明传[2014]2号文件的通知》。

实践中, 有时会出现多层次转文, 因此就存在多层次转文式标题简化的问题。例如, 省人民政府转发国务院文件给市人民政府, 市人民政府再转发给下级机关, 就会出现“××市人民政府关于转发《××省人民政府关于转发<国务院关于××的通知>的通知》的通知”这样繁杂的标题就需要进行简化。下面以该标题为例说明转文式标题的简化的步骤:

第一步, 省去中间层次转文机关。在标题中省去中间层次转文机关的转发文件, 直接转发最高一级文件 (或批转最低一级文件) , 在该例中可省略省人民政府的转文通知, 直接由市人民政府转发国务院通知, 该标题就可以写成“××市人民政府关于转发《国务院关于××的通知》的通知”。

第二步, 去掉重复词语和书名号。“××市人民政府关于转发《国务院关于××的通知》的通知”这一标题中存在书名号。公文标题中的书名号一般在标题中出现规范性文件或书刊等特殊情况下使用。该标题中被转文件并非规范性文件, 因此书名号可以去掉。重复词语“关于”“的”“通知”应该去掉第一个“关于” (所转文件标题有“关于”) 和第一个“的”“通知”。这样, 该标题就改为了“××市人民政府转发国务院关于××的通知”, 简化过程完毕。

三、结语

党政机关公文标题是公文的一项要素, 是对公文主要内容的完整概括, 标题的简练和规范程度直接影响公文的效力, 务必要高度重视。推动公文标题格式的规范化需要我们进一步努力。

摘要：自2012年7月《党政机关公文格式》 (GB/T9704-2012) 实施以来, 我国的党政机关公文发展逐步走向标准化、规范化。但是, 新《格式》中关于公文标题的规定仍然存在一些问题, 这使得实践中的公文标题拟制、简化存在分歧。对公文标题格式进行分析, 有利于推动党政机关公文进一步实现规范化。

关键词：党政公文,标题,格式,转文式标题

参考文献

[1]王凯, 赵雪迟.行政公文写作:规范、技巧、最新例文[M].北京:中国纺织出版社, 2014.

[2]GB/T9704-2012, 党政机关公文格式[S].2012.

党政机关公文格式 篇2

关键词：公文格式；印发机关；印发日期；标注规则

郑彦离先生在《档案管理》2013年第1期发表《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文（以下简称“郑文”），针对新规定中的公文格式项目印发机关和印发日期有无必要设置进行探讨，认为标注印发机关和印发日期项目没有实在意义，也没有实用价值，主张取消该项目。笔者认为公文格式中标注的印发机关和印发日期项目具有实际意义和作用，不可取消。本文针对郑文提出几个问题进行讨论。

1 关于“公文的送印机关”的含义

中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“《条例》”）中明确界定“印发机关和印发日期”是指“公文的送印机关和送印日期”；而作为《条例》的配套规定，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（以下简称“《格式》”）中却未提及“印发机关”是指“公文的送印机关”。由于“公文的送印机关”这一表述有歧义，因此，在这一环节《条例》与《格式》的衔接不够严密。

郑文针对这一环节提出，意指“送印机关”的“印发机关”指谁？并引用了《格式》起草成员徐成华等人的解释：“这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。”[1]但郑先生并不赞同徐成华等的解释，认为“送印”是“谁送印”，送印者通常是公文的起草、承办部门，而公文的起草、承办部门不限于文秘部门，因此发文上显示的“送印机关”也就不限于文秘部门，在“送印机关”不是文秘部门的几种特殊情况下，有些公文不便在正式发文上标示送印机关，有些公文不需标示送印机关，[2]因此，郑文认为公文格式中应该取消印发机关项目。

郑文对“送印机关”的理解不同于徐成华等人的解释，是因为“公文的送印机关”这一表述的确有歧义，既可理解为“公文的承印机关”（通常是公文的印制主管部门即发文机关的文秘部门），也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”即公文的起草、承办机关（公文大都是发文机关的文秘部门起草、承办的，但少数公文是由发文机关的非文秘部门或临时小组、其他机关起草的）。但笔者并不赞同郑文基于《条例》中这一语法歧义而提出的“所有发文均不需在正本上标注‘印发机关”[3]的观点。笔者认为，既然《条例》中的这一表述确实有歧义，那么，旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[4]的《条例》就应删除这一表述，将之改为“印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关”。由于这一表述的含义单一而明确，改用这一表述，《条例》与《格式》在这一环节的衔接就更加严密了。

2 标注印发机关项目有无实际作用

公文中标注“印发机关”项目有没有实际作用、有没有必要？下面我们针对郑文提出的两种情况作进一步讨论。

其一，认同“印发机关”是指公文的印制主管部门即文秘部门。郑文认为，这里“印发机关”中的“印发”强调的就是“印”制，而“公文印制是发文机关的内部具体工作事务……机关的总文印室设于文秘部门或称办公厅（室），一般发文印制由其承担，公文正本上显示此信息，对收文机关没有实用价值”[5]。在这里，郑文把“印发机关”等同于“机关的总文印室”了。但机关的总文印室承担的是公文的具体印制工作，而印发机关是指公文的印制主管部门即文秘部门，隶属于机关文秘部门的“机关的总文印室”不能代表文秘部门。因此，郑文基于“印发机关”等同于“机关的总文印室”而提出的公文格式中规定标注印发机关没有实用价值这一观点是不能成立的。

笔者认为，公文中标注“印发机关”项目即公文的印制主管部门即文秘部门是必要的。因为《条例》明确规定了文秘部门在公文处理工作中的地位和职责：《条例》“总则”中明确规定“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”。而且《条例》在“公文拟制”中明确规定“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核”。《条例》第六章“公文办理”中规定的发文办理主要程序中的主要工作，比如，已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查，等等，这些工作通常都是由公文的印制主管部门即文秘部门承担的。显然，文秘部门在公文处理工作中承担着十分繁重的任务和职责。党政机关在对外发布的公文正本上标注“印发机关”即公文的印制主管部门即文秘部门，既是对文秘部门辛勤工作的记载，也是文秘部门对公文印制承担责任的标记，不仅便于收文机关对收文有疑问时联系沟通，而且便于上级机关办公厅（室）“对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”。

其二，认同“印发机关”是指“送印机关”即公文的起草、承办机关。正如笔者在前文所说，要消除“公文的送印机关”这一表述的歧义，最好是《条例》对这一歧义表述予以修改。但现行《条例》中这一表述是客观存在的，且郑文主要是基于《条例》中的这一歧义表述、在认同“印发机关”是指“送印机关”的前提下，针对新规定中的公文格式项目印发机关有无必要设置分三种情况进行探讨，认为在这三种情况下标注印发机关项目基本上没有实在意义，也没有实用价值。不过，笔者认为，在郑文提出的三种情况下，公文格式项目印发机关的设置都具有实际意义和作用，是必要的。

（1）因为单位的发文大都是由文秘部门起草、承办的，文秘部门既是主管发文印制又是承担发文起草的部门，郑文认为，“在这种情况下，在向外发出的公文正本上显示文秘部门的名字，本意是显示承办部门，使收文机关对收文如有疑问可循此联系，而有的人则误认为是显示发文由哪个部门承印”[6]，并因此导致收文机关对收文如有疑问时不知如何联系承办部门。

显然，郑文的这一疑虑是没必要的。一方面，机关在制发公文时，文秘部门既承担发文起草又主管发文印制的情况占据着绝对主导地位，对这一情况，各级机关的文秘部门的人员是了如指掌的。因此，发文机关在向外发出的公文正本上显示承办部门的名字即文秘部门，便于收文机关对发文有疑问时与该文秘部门联系沟通，具有实在意义、实用价值。另一方面，郑文所说“有的人则误认为是显示发文由哪个部门承印”的情况是不会发生的，因为，在这个环节，郑文是在认同“印发机关”是指“送印机关”的前提下展开讨论的，在这一前提下，各级机关的文秘人员都清楚，公文正本上显示文秘部门的名字本意就是显示承办部门。

（2）郑文认为，在认同“印发机关”是指“送印机关”的前提下，发文上显示的“送印机关”不限于文秘部门，如由人事处起草、承办的关于单位人事方面的发文，正式发出的文件上就显示“印发机关”是人事处。这种情况下，“发文上显示‘印发机关是有用的，因为谁也不能保证任何发文的内容任何收文机关都不会有疑问。发文上标示‘印发机关，就为对发文有疑问的收文者提供了询问沟通途径，可减少解疑曲折，也便于保证解疑的质量”[7]。

对这一观点，笔者强调两点，其一，郑先生认为，发文机关的非文秘部门为本机关起草公文文稿时在发文上将“印发机关”标示为该非文秘部门，是有用的；既然郑文已指出“印发机关”在一定情况下的适用性，因此就不必执意取消这一要素。其二，笔者认为，单位的人事处起草的关于单位人事方面的公文文稿，是因为人事处对人事工作更专业而代替本单位的文秘部门起草单位关于人事方面的公文文稿，本质上属于“代拟文稿”，因此，正式发文上标示的“印发机关”应该是文秘部门而不是人事处（具体理由见下文对“代拟稿文件”的分析讨论）。

（3）郑文提出，“有些发文是明显标示‘印发机关无用或不便于标示的”[8]。并列举了几种特殊情况，并提出：这几种情况在公文格式上怎么处理？其实，这几种特殊情况，按照现行《条例》《格式》的规定，在发文上标注“印发机关”具有实际意义，而且在公文格式的规范化处理上不存在不合规范的情形。

郑文说的“‘请示，按规定‘附注处应注明联系人姓名和电话号码”，是《国家行政机关公文处理办法》中的规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，‘请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。”[9]但现行《条例》中规定“签发人。上行文应当标注签发人姓名”[10]。并未规定“‘请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话”，现行《格式》中也无此项规定。因此，郑文说的这种情况不存在。

转发性文件，都是用转发通知发布的，转发通知中标注的“印发机关”即转发机关文秘部门，在制发转发通知前对需转发文件的精神必然已透彻理解，而且在转发通知中转发机关经常要针对如何贯彻落实转发文件精神提出具体的指示意见（这类指示意见通常都是转发机关文秘部门起草的），因此，转发通知中标注的“印发机关”即转发机关文秘部门可以在收文机关对发文有疑问而进行咨询时给予解释并保证解疑的质量。

郑文说的“代拟稿文件”和“临时小组起草的文件”两种情况，其实和前文提及的单位的人事处起草的关于单位人事方面的公文文稿一样，在本质上属于同一种情形即“代拟文稿”。按照《条例》规定“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核”；“已经发文机关负责人签批的公文”，发文机关文秘部门在“印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核”。显然，“代拟文稿”需经发文机关文秘部门至少进行两次认真的审读、复核之后才能送交承印部门正式打印。在这一过程中，文秘部门对“代拟文稿”的精神已经透彻理解；而且，从起草、承办的层面来说，代拟文稿的起草单位或临时小组通常是因其对某一问题（工作）更专业而代替发文机关的文秘部门起草某一文件，因此发文机关的文秘部门必然要对“代拟文稿”内容的合法性、语言的规范性、语义的明晰性和准确性承担责任。正如代人写信落款时不宜书写代笔者姓名而只能书写被代笔者姓名一样，在“代拟文稿”的情形下，正式发文上也不能把代拟文稿的起草单位或临时小组作为“印发机关”标示，只能将“印发机关”标注为发文机关的文秘部门；这样标注，在格式方面是规范的，且便于收文机关对发文有疑问时向该文秘部门咨询。

关于联合承办文件，《条例》规定“联合行文时，使用主办机关的发文字号”，与这一规定对应，将其“印发机关”标注为主办机关的承办部门是合乎公文格式规范的。同理，单位的多个部门联合起草单位一个文件，“印发机关”只标注牵头起草部门即可。而且公文主办机关的承办部门或发文机关的牵头起草部门完全可以在收文机关对发文有疑问而进行咨询时给予权威性的解释。

3 标注印发日期项目有无必要

公文中标注“印发日期”项目有无实际作用和必要？《格式》起草成员徐成华等人说得很清楚：“一般来说，公文在负责人签发之后，也就是成文日期之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节，因此成文日期与印发日期通常存在时间差。通过标注印发日期，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高。”[11]

但郑文认为，徐成华等人说的是十几年前的道理，那时计算机还未普及应用，现在计算机已普及应用，从而使在公文正本上标注“印发日期”毫无必要。然而，在笔者看来，郑文中所说的当今“计算机已普及应用”这个现实因素并不能成为取消标注“印发日期”项目的充分理由。

如郑文所说，目前“单位的大部分正式发文在领导签发当日即在文印室付印” [12]，这句话本身就说明还有“小部分正式发文”在领导签发当日不能在文印室付印，可见，当今印发公文在客观上必然还存在“时间差”。因此，在公文正本上标注“印发日期”是必要的。另外，郑文认为，计算机未普及应用时“发文领导签发日期（即文尾署的成文日期）和文稿实际付印日期可能会错些时间”[13]，这种情况下徐成华等人的话很有道理。郑文又提出，在计算机已普及应用的当今，“即使某个发文领导签发在某日下午下班前或某周周五下班前，其文印室付印该文稿也不过错一日、两日而已，没有多大的时间差，形不成在公文正本上标注‘印发日期的必要”[14]。笔者认为郑文所说的当年的“可能会错些时间”与当今的“错一日、两日”没有本质区别，因此，徐成华等人的话在这两种情况下都很有道理，也就是说新公文格式中规定标注“印发日期”项目具有实际作用，是必要的。

4 结论

如前文所论，公文格式中规定标注“印发机关和印发日期”项目具有实际意义和作用，是必要的。

假使按照郑文的意见取消“印发机关和印发日期”项目，那么，对于无需标示“抄送机关”的公文来说，构成“版记”的三个要素中就缺失了“抄送机关”、“印发机关和印发日期”两个要素，第三个要素“版记中的分隔线”就没有存在的必要了。这样，《格式》“将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分”[15]中就残缺了“版记”部分，有悖于党政机关公文格式要规范、统一的原则。

参考文献：

[1][11]徐成华等.GB/T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社 中国标准出版社2012：50～57.

[2][3][5][6][7][8][12][13][14]郑彦离.格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J].档案管理，2013（1）84～85.

[4][10]中共中央办公厅 国务院办公厅 党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

[9]国务院 国家行政机关公文处理办法[Z].2000-8-24.

[15]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会 党政机关公文格式[Z]2012-6-29.

党政机关公文格式 篇3

2012年4月12日, 中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号) (以下简称“条例”) , 自2012年7月1日起施行。同时明确:1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。该条例明确了党政机关公文的种类、拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作, 为确保党政机关工作需要, 推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化提供了法律保障。

2012年6月29日, 国家质检总局、国家标准化管理委员会联合发布了《中华人民共和国国家标准——党政机关公文格式》 (GB/T9704—2012) (以下简称“新国家标准”) , 代替GB/T 9704—1999, 并且于2012年7月1日正式实施, 进一步整合和完善了党政公文的格式规范。

作者查阅了大量的2012年7月1日以来印发的党政机关公文, 发现部分党政机关在执行国家标准上面不严格, 导致大量的党政公文在格式方面存在很多不规范的地方。

二、党政机关公文常见错误

对照新国家标准, 作者认为, 党政机关公文格式中常见的错误包括:公文用纸幅面尺寸及版面、装订、版头、主体、版记等方面, 现列举及分析如下:

(一) 公文用纸幅面尺寸及版面

1.部分单位党的公文使用的是16开纸。新国家标准实施之前, 党的机关公文 (16开纸) 和行政机关公文 (A4型纸) 用纸有所区别。本次新国家标准对此进行了统一, 明确规定党政公文均使用A4型纸。2.版心尺寸被忽视。党政机关都很注重设置公文用纸的天头 (上白边) 距离 (37 mm±1 mm) 和订口 (左白边) 距离 (28mm±1mm) , 却容易忽视设置其它距离, 否则无法确保版心尺寸 (156mm×225 mm) 符合要求。3.行数和字数不统一。新国家标准规定:公文各要素一般使用3号仿宋字体, 每面排22行, 每行排28个字。由于版心尺寸不符合要求以及行距设置不规范, 导致很多公文每面出现不同行数或每行出现不同字数的现象。

(二) 装订

装订位置随意性大。公文应当左侧装订, 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处, 允许误差±4mm。可能是由于工作人员在装订公文时不会用尺子来测量70mm的准确位置, 一般都是凭经验和目测来确定, 导致装订位置的不统一。

(三) 版头

版头中的发文字号容易出现错误。发文字号简称文号, 又称公文编号, 是发文机关同年度公文排列的顺序号, 是公文特定的标志。正式公文均应标注发文字号, 它为检索和引用公文提供专指性较强的代号, 为管理和统计公文提供依据。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识, 年份标全称、用六角括号“[]” (新国家标准实施之前, 党的公文用的是圆括号) , 序号不编虚位 (即1号不编为01号) , 不加“第”字。实际使用中, 还有部分公文在发文字号上面出现圆括号、编虚位等现象。

(四) 主体

1.正文层次序数不一致。国家标准规定, 正文结构层次序数依次可以用“一、”“ (一) ”“1.”“ (1) ”标注, 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。实际使用过程中, 有的公文将第三层序号数字写为“1、”, 有的同一文件内同等层次段落的标题体例不统一, 如依次出现“一、”“ (一) ”“1.”之后出现“二、”“2.”, 或者“二、”“ (2) ”等现象。2.附件说明不规范。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字, 后标全角冒号和附件名称。如有多个附件, 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 (如“附件:1.XXXXX”) ;附件名称后不加标点符号。实际使用中发现, 有的文件有附件, 但没有在正文结尾处说明;有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致;有的附件写“附”、有的写“附表”;有的附件标识的序号用汉字;有的附件与正文印在同一页, 等不规范的现象。3.成文日期中数字错误多。新国家标准实施之前, 党的机关公文成文日期中的数字使用的是阿拉伯数字, 行政公文使用的汉字。新国家标准规定, 成文日期中的数字统一用阿拉伯数字, 并且将年、月、日标全, 月、日不编虚位, 以避免此前行政公文中将成文日期中的数字标注不一致的现象, 特别是将“○”误写为“零”、“O” (大写的英文字母) 、“o” (小写英文字母) 或阿拉伯数字“0”。但是, 作者分析发现, 部分行政公文没有按照新国家标准执行, 仍然将成文日期中的数字用汉字标注。

(五) 版记

错误标记主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组, 其作用是便于计算机的管理和检索。此前, 规定公文版记中要标注主题词要素, 国务院等有关单位还特别制定了主题词表, 以便参考和选择。新国家标准明确删除了主题词要素。从当前的党政机关公文中发现, 部分单位忽视了调整主题词要素, 仍然习惯性地在版记中予以标注, 属实画蛇添足。

三、原因分析

(一) 执行国家标准不到位

由于新国家标准颁布和实施的时间不长, 部分单位和公文承办人员在思想上未引起足够的重视, 并且没有认识到新国家标准所做出修改内容的重大意义, 依然凭老经验处理, 导致出现一些错误, 使得整个公文的格式出现不规范的现象。

(二) 公文审核签发程序不规范

条例规定, 各级党政机关办公厅 (室) 主管本机关的公文处理工作, 并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。部分单位的内设机构没有按照规定的流程核稿、送签, 而是把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发, 由于没有经过文秘环节的把关, 导致格式错误和不规范。

(三) 公文承办人员专业培训不到位

新国家标准的实施, 很多单位都没有组织公文承办人员进行集中学习和培训, 没有意识到本次国家标准将党政机关的公文格式进行了统一, 并且没有学习在适用范围、标准结构、公文装订方面进行的修改, 也没有发现增加了发文机关署名和页码的要素、删除了主题词格式要素等方面的内容, 从而导致公文格式出现不符合新国家标准的现象。

四、建议

(一) 提高认识

各级领导和机关工作人员要加强对公文处理工作重要性的认识, 明确责任, 安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核工作。加强对文秘人员的培养和使用, 并保持人员的相对稳定。各级领导和相关人员要带头学习公文处理知识并模范遵守, 提高认识, 增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

(二) 健全制度

根据国家标准和条例的要求, 制定本单位处理公文的制度。明确从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等岗位人员的操作规范和职责, 并严格遵守和执行, 确保本单位公文处理工作的规范化、制度化和科学化。

(三) 加强学习

公文处理相关人员要注重理论学习, 特别是加强对国家标准以及条例的学习, 掌握必要的基础知识和专业知识以及公文处理知识。定期进行业务培训和学习交流, 借鉴好的经验和做法, 开展研讨交流活动, 提高综合能力。

(四) 制定模板

根据条例的要求, 结合本单位的实际情况, 按照国家标准提供的不同文种及格式的样式, 制定相应的模板, 以便制作相应公文时选择使用, 减少工作量, 同时减少出现错误的概率, 提高党政机关公文格式的规范化。

参考文献

[1]党政机关公文格式 (国家标准GB/T9704-2012) .

《党政机关公文格式》 篇4

1.单击word文件下拉菜单，打开“页面设置”高级选项，选择“页边距”选项卡，将页边距设置为：上“3.7厘米”、下“3.5厘米”、左“2.8厘米”、右“2.6厘米”；方向为“纵向”；页码范围“普通”。选择“纸张”选项卡，纸张大小选择“A4”；选择“版式”选项卡，“页眉和页脚”设置中，设置成“奇偶页不同”，距边界页脚设置为“2.8厘米”；页面垂直对齐方式为“顶端对齐”，单击确定。

2.单击格式下拉菜单，打开“段落”高级选项，选择“缩进和间距”选项卡，“缩进”设置为“首行缩进、2字符”，“行距”设成“固定行距、28.2磅”，确定；

单击格式下拉菜单，打开“字体”高级选项，选择“字体”选项卡，“中文字体”设置为“仿宋”、字形“普通”、字体“三号”，确定。（根据使用者习惯可以用仿宋或者仿宋GB2312）

3.单击插入下拉菜单，打开“图片”→“艺术字”高级选项，选择普通版式（左上角第一个），字体选择“方正小标宋GBK”输入发“文机关名称+文件”。在艺术字框上单击右键，打开“设置艺术字格式”高级选项。选择“颜色与线条”选项卡，填充颜色选“红色”，线条选“无线条颜色”； 选择“大小”选项卡，在尺寸和旋转中，“高度”设置为“2.64厘米”，“宽度”设置为“15.6厘米”； 选择“版式”选项卡，“环绕方式”选“浮于文字上方”，“水平对齐”选“居中”，点击“高级”按钮，打开高级选项，选择“图片位置”选项卡，“水平对齐”选“居中”相对于“页边距”；“垂直对齐”中，绝对位置设为“页边距”、下侧“3.5厘米”；“选项”中“对象随文字移动”不选，确定。

4.单击插入下拉菜单，选择“图片”→“自选图形”，打开绘图菜单栏（文档底脚），按住shift键随意画一根直线。双击直线，弹出“自选图形格式”复选框，选择“颜色与线条”选项卡，颜色设置成“红色”，虚实选“实线”，线型选“2.25磅”； 选择“大小”选项卡，在尺寸和旋转中，高度设置为“0厘米”，宽度设置为“15.6厘米”； 选择“版式”选项卡，“环绕方式”选“浮于文字上方”，“水平对齐”选“居中”，点击“高级” 按钮，打开高级复选框，选择“图片位置”选项卡，“水平对齐”选“居中”相对于“页边距”；“垂直对齐”选绝对位置“页边距”下侧“9.6厘米”；“选项”选择“允许重叠”和“表格单元格中的版式”两项。

5.单击表格下拉菜单，选择“插入”→“表格”，表格尺寸设置中列数和行数均为“1”，自动调整操作中设置成“自动”。双击表格弹出“表格属性”复选框，选择“表格”选项卡，对齐方式选“居中”，文字环绕选“环绕”并单击高级选项“定位”，打开表格定位选项卡，水平位置设置为“居中”相对于“页边距”，垂直位置设置为“底端”相对于“页边距”，单击确定；单击打开高级选项边框和底纹，选择边框选项卡，线型选“实线”、颜色选“自动”、宽度选“1磅”、预览只选上下两种线其他线条取消、应用于表格，单击确定；打开列选项卡，尺寸指定宽度为“15.6”cm；打开单元格选项卡，尺寸指定宽度为“15.6”cm，垂直对齐方式为“居中”，确定。打开绘图菜单栏（同“4”），按住shift键随意画一根直线。双击直线，弹出“自选图形格式”复选框，选择“颜色与线条”选项卡，颜色设置成“黑色”，虚实选“实线”，线型选“0.75磅”，选择“大小”选项卡，在尺寸和旋转中，高度设置为“0cm”，宽度设置为“15.6cm”；选择“版式”选项卡，环绕方式选“浮于文字上方”，水平对齐选“居中”，点击“高级” 按钮，打开高级复选框，选择“图片位置”选项卡，水平对齐选“居中”相对于“页边距”；垂直对齐选绝对位置“页边距”下侧“21.41cm”；选项中选择“允许重叠”和“表格单元格中的版式”两项，确定。点击预览查看所画直线是否与表格上边框重合，如果没有重合，那么单击选定直线之后，按住Ctrl键应用小键盘区“↑”、“↓”两个键进行微调，直至与上边框重合（看上去为一条直线）。到了应用的时候只需要将光标移至印发机关之前，回车即可出现版记细线。

党政机关公文写作刍议 篇5

一、党政机关公文的特点

党政机关公文具有以下六方面的特点:

(一) 鲜明的政治性。

党政机关公文渗透和体现着党和政府的路线、方针、政策。党政机关公文的这一特点要求我们在写作公文的时候, 一定要了解和熟悉党和政府的路线、方针、政策, 保证公文的政治质量。

(二) 作者的特定性。

党政机关公文一般都是以机关的名义进行发文, 有的公文则是以领导者个人的名义发文。虽然它是以领导者个人的名义发文, 实际上是代表着领导机关的法定代表人。

(三) 法定的权威性。

党政机关公文是党和政府的上级机关制定的, 具有重要的领导作用和指导意义。一个公文出台以后, 下级组织必须坚决执行, 做到令行禁止。党政机关公文具有法定的权威性, 要求下级机关必须坚决贯彻, 严格执行。

(四) 严格的规范性。

党政机关公文具有固定的题材和格式。党政机关公文在融入权威性和政策性为一体的过程中, 无论从内容结构, 还是语言表达、外部形式等各方面都具有自己的特点。

(五) 很强的时效性。

注重时间和效率是公文的特点, 党政机关公文更不例外。无论是请示报告工作, 还是发布命令、指示, 都要有时间观念、效率意识。

(六) 一定的保密性。

党政机关公文涉及党和国家的一些内部事务, 有的还涉及一些机密。所以, 有的党政机关公文有明确的传达、传阅对象和范围, 有的在上面明确标有秘密、机密、绝密等级。因此, 要严格按照保密工作制作和处理党政机关公文。

把握好党政机关公文写作的六个特点, 对我们写好党政机关公文具有重要的指导意义。

二、党政机关公文写作的基本要求

《党政机关公文处理工作条例》对党政机关公文的撰写、格式、内容等都提出了基本的要求, 写作的时候要以其为依据。不同文种的公文有不同的具体要求, 但是无论哪种公文, 在写作的时候都必须遵循五个基本要求:

(一) 符合党和政府的路线、方针、

政策和上级的规定。党政机关公文的主要作用是传达党的路线、方针、政策, 发布重要的规定, 贯彻上级的指示, 对推进党和政府的工作、建设有着十分重要的作用和意义。党政机关公文的特点决定了党政机关公文写作本身具有很强的政治性, 因此, 我们在写作党政机关公文的过程中, 一定要对党和政府的路线、方针、政策深刻领会、认真学习, 不能偏离更不能背离。同时在写作的时候, 要把党和政府的路线、方针、政策以及上级的指示和决定, 与本单位的实际情况结合起来, 这样既能解决本单位的具体问题, 又能使所拟的文稿观点正确, 得出的结论、采取的措施都符合党的路线、方针、政策, 体现出公文的政治性。

(二) 坚持实事求是,

符合客观实际。撰写党政机关公文必须坚持实事求是的思想路线, 从实际出发, 尊重客观规律, 这是党政机关公文文风的基本要求。起草党政机关公文要紧密结合本单位的实际, 对本单位的实际情况进行认真的调查和研究, 使得写出来的公文有内容、有情况、有分析、有观点、有结论、有办法、有措施, 言之有物, 言之有理。

(三) 观点鲜明准确, 结构严谨,

层级分明。首先, 党政机关公文要有明确的观点, 观点是文章的灵魂, 特别是主体观点, 它是文章的主心骨。其次, 起草党政机关公文, 结构必须要严谨, 一般开头部分、主题部分、结尾部分都必须齐备, 不能无故残缺。再次, 起草党政机关公文必须要注意条理清晰、层次分明。必须明确一篇文章有几个部分, 分层之间要用同一个标准, 各个层次之间围绕主题, 还要成为一个有机的整体。此外, 还应当注意每个段落都应该具有完整性。

(四) 文字表述准确简洁,

讲究语法修辞。首先, 语言使用要准确, 做到文如其事, 恰如其分。对于表示程度上的一些提法, 应该讲究分寸。党政机关公文中涉及到的时间、地点、人名、数字等, 表达必须准确。其次, 在党政机关公文写作的过程中, 可以有意识地使用一些模式化的语句, 以达到文字表述简练的目的。有时运用一些模式化的语言, 既简洁方便又有效。使用模式化的语言对其他的文章来说可能是一种失败, 但对于公文写作来说却是必须的, 如果采用其他的写法, 可能就达不到这种效果。再次, 党政机关公文写作需要遵守语法规则。在写作的过程中, 单句、复句必须区分清楚, 句子中的主谓宾和其他的成分都应该完备, 否则就会造成文理不通, 从而影响文章意思的表达。因此, 党政机关公文写作中绝不能出现病句。最后, 党政机关公文写作需要正确使用标点符号。标点符号是现代书面语言中的有机组成部分, 它有助于分清句子结构, 辨明语气。在党政机关公文写作过程中要注意, 有时不仅仅是一字之差, 实际上有时一个标点符号的差别也能造成文意上的混乱, 甚至给工作造成损失。所以, 党政机关公文写作者一定要正确掌握标点符号的用法。此外, 还需要特别注意党政机关公文用语的严肃性。党政机关公文虽然也要求语言的生动性, 用语的丰富性, 但是毕竟不同于文学写作, 它有自己的特点, 因此要避免使用过于华丽的词藻和带抒情色彩的描写, 应当尽可能使用规范性用语。

(五)

符合文种体式, 篇幅简短精炼。根据《党政机关公文处理条例》规定, 现行的正式党政机关公文有十五种, 此外还有一些非正式的文种, 比如工作计划、总结、讲话稿、感谢信等, 多达几十种, 每一个文种的性质和用途都不相同。因此一定要根据实际工作情况正确选用文种。在确定所选用的文种之后, 公文的篇幅要尽量简短, 在准确表达大意的情况下篇幅要尽量短些。党政机关公文的写作者要对公文的内容进行深刻把握, 同时还要善于归纳。总之, 党政机关公文的写作要求文种体式得当, 篇幅长短以文种而定, 并在此基础上尽量做到篇幅简短。

三、党政机关公文写作的基本步骤

一般而言, 党政机关公文的写作有四个基本步骤:

(一) 领受任务, 领会意图。

党政机关公文写作的一个突出特点是受命写作, 即按照上级的指示和要求去写。这一特点要求党政机关公文的作者必须按照上级的指示和要求去写, 是通过自己的加工为机关立言, 而不能站在作者自己的立场去写。所以在写作的时候不仅要明确所受命的任务, 而且还要准确领会领导的意图。首先要弄清楚公文的性质、作用、用途, 以及完成时限、有几个人参加等, 这样便于拟写写作计划。其次, 要对领导者关于公文的基本观点和思路有准确的领会把握, 如不清楚尽快向领导询问。此外, 还要注意把握领导提示的公文写作背景、资料搜集等其他方面的情况。这样, 在准确领会领导的意图之后, 写起来会比较顺利。这一环节的关键是领会领导者的意图, 为把领导者的意图转写成公文准备条件。

(二) 调查研究, 搜集材料。

党政机关公文的作者平时要有意识地进行调研, 善于积累一些素材、资料, 但是对于一些比较重要的、篇幅较长的公文必须进行深入地调查研究。调查研究对象的方法、内容是根据写作公文的内容来确定的。调查对象可以到基层、下级单位、统计单位, 有时还可以向专家、领导请教。调查方法可以采用座谈会、个人访谈、抽样调查、普遍调查法等, 也可以组合运用, 目的是为写好党政机关公文搜集必要的材料。一般而言, 写作之前应该搜集以下资料:一是文件材料, 也就是搜集和撰写公文有关的党和政府的路线、方针、政策, 上级党委和政府的有关决议、指示, 这是写作公文的基本依据, 要很好地把它们搜集起来进行学习领会。二是典型材料, 也就是指典型事物、典型事件、典型人物这些材料。三是前后对比材料, 以前和现在是什么样, 应该做到心中有数。四是反面材料, 在调研的过程中正反两面的意见都要听取, 这样有助于得出正确的结论。五是数据材料, 指写作党政机关公文有关的数据。搜集材料是写作公文的必经阶段和备料阶段, 在这个阶段一定要做到多调查, 多记录, 多思考。同时对搜集到的材料, 在保证广泛性和准确性的前提下, 一定要懂得有所取舍, 要选择那些最有说服力、最恰当的材料来使用。这一环节的关键是根据领导者的意图对各方面进行调查研究, 搜集整理大量有用的材料, 并对材料进行加工整理。

(三) 分析材料, 拟写提纲。

按照“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的原则, 对搜集到的材料进行综合分析, 归纳分类, 之后就可以开始撰写文章的提纲了。拟写党政机关公文的提纲首先要勾画公文的蓝图和大体框架。一般而言, 公文的提纲分粗纲和细纲两种。所谓粗纲, 就是把公文的框架结构和主要层次分清列出来, 要勾画出公文的大致轮廓。所谓细纲, 是相对详细和具体的提纲, 把公文的段落、过渡等都要考虑周详, 把公文的主要思想观点、目的、措施、方法等都用明确的文字表达出来, 在一定意义上说, 细纲就是公文的雏形。这一环节的关键是对经过加工整理后的材料的综合分析, 经过排列组合, 勾画出文章的大体框架, 草拟出文章的提纲。

(四) 动笔起草, 修改定稿。

提纲列出来之后就可以进行文章的起草工作了, 所谓起草, 就是用规范、简明、恰当的语句把构思和提纲转化为实际的文字篇章, 完成党政机关公文的基本写作。不论采取何种起草方式, 都必须按照所列提纲的要求紧扣主题, 一鼓作气写下去。一般情况下, 不要打断原来的思路, 争取一气呵成, 有些东西确实需要补充, 也要等到初稿完成后再从总体的角度来进行衡量。文章初稿完成后, 还必须进行认真地修改, 特别是一些重要的部分, 往往要经过多次修改才能成文。在公文修改方面, 一般要遵循四个方面的原则。第一, 先大后小。先从全篇着眼, 从全局出发, 然后再看局部的细节, 也就是坚持从整体看到部分。先看公文的主题是否明确, 观点是否鲜明, 依据材料是否真实, 然后再看公文结构是否合理, 逻辑是否严密, 最后还要看标点、文字表述等细节问题。第二, 字少义多。在能准确表达大意的情况下, 尽量用较少的文字容纳较多的实质性内容, 也就是达到言简意赅的目的。第三, 增、删、更、移。增就是增添, 主要是对材料不足、内容比较空泛的公文进行修改, 该增添的就要增添。删就是对那些语言重复、表述不明确或者庞杂的内容, 应该删除的坚决予以删除。更就是更改, 主要是对表述不清楚、不严密的文稿进行修改。移就是移动位置, 对段落、词句进行前后移动。在修改的过程中, 要综合运用增、删、改、移等手段, 进一步完善整篇文章。第四, 务求精心。从一定意义上来说, 好文章都是改出来的。党政机关公文的修改是一项严肃认真的工作, 必须具有耐心、细致的作风, 进行反复修改和雕琢, 这样才能写出好的文章来。

党政机关公文行文规则研究 篇6

一、党政机关公文行文规则的基本原则

党政机关现行公文法规主要有中央办公厅1996年5月发布的《中国共产党机关公文处理条例》 (以下简称《条例》) 和国务院办公厅2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称《办法》) 和2001年发布的《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》 (以下简称《意见》。本文对党政机关公文行文规则的分析主要以上述公文法规为依据。

1. 公文行文应遵循必要性原则、少而精原则、注重效用原则。

必要性原则, 要求行文必须出于实际需要, 凡不应发和可发可不发的公文, 一律不发;其旨在于克服文山会海、文牍主义、形式主义、官僚主义。少而精原则, 要求行文应短小精悍, 提倡写短文, 凡可长可短的公文, 一律求短。必要性原则、少而精原则, 最终归结于注重实效、效用。公文行文遵循必要性原则、少而精原则、效用原则是坚持公文处理活动实事求是、精简、高效的必然要求。

2. 公文行文关系根据机关隶属关系和职权范围确定原则。

行文关系是行文时发文机关与受文机关之间的关系。机关之间的工作关系是由各自的组织系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。机关之间的工作关系主要有四种情况, 一是上下级的领导与被领导关系;二是上下级主管业务部门的业务指导与被指导关系;三是同一组织系统机关之间的同级平行关系;四是非同一组织系统机关之间的不相隶属关系。机关之间的工作关系决定了行文关系, 决定了公文的行文方向。依此可确定公文三个行文方向:上行文、下行文、平行文。

党政机关行文关系根据机关隶属关系和职权范围确定的内涵:首先, 党政机关要分开行文。该党行文的党行文, 该政行文的政行文, 该党政联合行文的就党政联合行文, 不能以党代政, 以政代党, 党政机关不交叉行文;其次, 各机关根据各自的隶属关系应逐级行文, 一般不越级行文, 否则就会造成混乱, 影响机关办事效率;再次, 不得超越机关的职责权限行文, 机关行文限定于工作所管辖的职权范围内, 超越了职权范围, 干涉了别的机关事务, 势必造成政令混乱。

二、党政机关公文行文规则的具体规定

1. 关于上行文。

(1) 关于请示与报告的规则。党政机关规定请示应当一文一事, 主送一个上级机关, 其他机关需要阅知的可以用抄送形式。但党政机关在需要抄送机关的规定上有差异, 党的机关限定的是其他相关上级机关, 而行政机关限定的是其他机关, 强调不得抄送给下级机关, 意味着行政机关可以抄送其他上级机关和同级机关, 其抄送机关的范围比党的机关要宽。

党政机关规定不得越级行文。党的机关强调不得越级请示问题, 文种限定“请示”, 而行政机关规定一般不得越级请示和报告, 文种限定“请示”和“报告”。党的机关因特殊情况必须越级行文时, 应当同时抄送被越过的上级机关。《条例》规定党委各部门应当向本级党委请示问题。党的机关越级请示问题, 必须有本级党委同意或授权, 否则不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。而行政机关只规定一般不得越级请示和报告, 这意味着有例外情况, 但没有说明应当同时抄送被越过的上级机关。《办法》规定, 部门职权范围内的事务, 应由部门自行行文或联合行文, 属于主管部门职权范围内的具体问题, 应当直接报送主管部门处理。行政机关不须经本级政府同意或授权, 可以径直向上行文。这方面行政机关比党的机关更有自主权。对可以越级行文的例外情况, 党政机关都没作出规定, 一般结合发生事件的实际情况而定, 如重大紧急事项, 不越级请示会延误处理等。

党政机关规定, “报告”不得夹带请示事项。但党的机关规定“不应当在非请示公文中夹带请示事项”, 这一规定就比行政机关仅限于“报告”这一种文种要宽, 包括除“请示”外的所有可以上行的文种, 都不得夹带请示事项。

(2) 不得以机关名义向上级机关负责人 (或领导者个人) 报送公文。党政机关规定不得以机关名义向上级负责人 (或领导者个人) 报送公文, 但都有所限定。党的机关“除了特殊情况”, 但没有具体确指, 而行政机关确指“除上级负责人直接交办的事项”之外。党的机关对不可报送机关负责人 (或领导者个人) 的文种仅限于“请示”一种, 而行政机关指定的文种有“请示”、“报告”、“意见”三种, 比党的机关的规定要宽。公文必须遵循正确的传递渠道和处置程序进行处理, 向机关负责人 (或领导者个人) 报送公文, 违背了公文处理程序, 不符合依法行文的要求, 干扰了上级机关对文件的正常处理程序, 制造了工作矛盾, 延误公务, 影响公文处理效率。挟上级领导以令主管部门, 企图通过领导签字表态而迫使主管部门开“方便之门”, 助长了不正之风。公文行文规则的此项具体规定是杜绝人治、倡导法治, 建设社会主义法治国家的必然要求。

(3) 关于受双重领导的机关向上行文。在我国现行管理体制中, 存在一种各业务部门上下垂直的条条关系, 其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导, 大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系, 但存在业务上指导与被指导的关系, 从而形成直接的上下行文关系。党政机关规定受双重领导的机关向上行文应写明主送机关和抄送机关, 即“主送一个上级机关, 另一个上级机关用抄送”。党的机关限定于答复请示事项, 由主送机关负责, 而行政机关对此没有明确规定。

2. 关于下行文。

党政机关规定向下级机关的重要行文, 应当同时抄送直接上级机关。但行政机关还包括对本系统重要行文也要抄送直接上级机关。在此项规定中, 《条例》的表述要更为严谨, 明确抄送的直接上级机关是“发文机关的直接上级机关”, 避免了《办法》所规定的“抄送直接上级机关”可能会产生抄送给发文机关自己的误读。

关于部门向下行文。党政各部门在各自职权范围内可以向下级党政各部门行文, 但《条例》规定, 党委其他部门不得对下级党委发布指示性公文, 而《办法》规定, 除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外, 一般不得向下一级政府正式行文, 但需经政府审批的事项, 经政府同意也可以由部门发文, 文中应当注明经政府同意。

《意见》也规定, 部门如需行文时应报请本级政府批转或由本级政府办公厅 (室) 转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的, 应当报经本级政府批准, 并在文中注明经政府同意。

关于部门内设机构向下行文。党政办公厅 (室) 根据授权可以向下级党委政府行文, 党政其他部门不得向下级党委政府行文。《办法》规定, 部门内设机构除办公厅 (室) 外不得对外正式行文。《意见》对此界定为:“部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关 (包括本系统) 制发政策性和规范性文件, 不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相应的其他机关进行工作联系确需行文时, 只能以函的形式行文。”

在向下级行文的规定方面, 《条例》只限于办公厅 (室) , 而《办法》不仅限于办公厅 (室) , 还包括经政府授权同意的机关职能部门, 比《条例》规定要宽。

关于向受双重领导的下级机关行文。党政机关规定要抄送其另一上级机关, 但政府机关有限定词“必要时”, 而党的机关没有此限定。政府机关认为不必要就可以不抄送, 而党的机关就不可以, 必须抄送其另一上级机关。

党政机关行文中涉及其他机关部门业务范围时, 要协商一致。向上行文, 主办部门应当主动与有关部门协商, 取得一致意见后方可行文, 如有分歧, 主办部门的主要负责人应出面协调, 仍不能取得一致时, 主办部门列明各方理据, 提出建设性意见, 并与有关部门会签后报上级机关决定。向下行文, 部门之间对有关问题未经协商一致, 不得各自向下行文。如擅自行文, 上级机关应责令纠正或撤销。

三、关于平行文

党政机关对平行文方面的规定较少。《条例》规定, 不相隶属机关之间一般用函行文;《办法》规定, 政府各部门根据部门职权可以相互行文, 可以以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

在《意见》中, 对平行文作了较多的规定。首先, 确定“意见”可以用于“平行文”, 并指出作为平行文, 提出的意见供对方参考;其次, 明确“函”具有同样的法定效力;最后, 区分了“函”和“函的形式”的概念, 要求平行行文应选准平行文种。“函”是公文文种, 而“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”, 并规定以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符合的文种。以函的形式行文的平行文种主要有函、意见和知照性的通知等。

四、关于联合行文

党政机关规定必要时机关部门可以联合行文, 联合行文的必须是同级机关。联合行文应当明确主办部门。联合行文发文机关的排列顺序, 主办机关在前;行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文, 按照党、政、军、群的顺序排列。行政机关联合行文的发文字号标注主办机关的发文字号;与其他机关联合行文原则上应使用排列在前的机关的发文字号, 也可以协商确定, 但只能标注一个机关的发文字号。关于联合行文的会签, 一般由主办机关首先签署意见, 协办单位依次会签, 一般不使用复印件会签。关于联合行文的用印, 行政机关联合向上行文, 为简化手续和提高效率, 由主办单位加盖印章即可。联合向下行文, 都需要加盖印章。

通过对党政机关公文行文规则的阐述和分析比较, 可以看出, 党政机关的公文法规对行文规则作出了既原则又具体的规定。从事机关文秘事务工作的人员, 必须紧密结合公文处理工作的实际, 领会公文法规精神, 掌握公文行文规则, 为实现党政机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化而作出努力, 这是我们探析党政机关公文行文规则的应有之义。

参考文献

[1]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例 (1996年5月3日) .

[2]国务院办公厅.国家机关公文处理办法 (2000年8月24日) .

党政机关公文格式 篇7

一、党政机关公文中标点符号的常见错误

党政机关公文中使用到的标点符号包括:点号7种 (句号、文号、叹号, 逗号、顿号、分号、冒号) ;标号10种 (引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号、分隔号) 。在此, 作者参照《标点符号用法》《党政机关公文格式》的规定, 分析党政机关公文版头、主体、版记中使用标点符号的常见错误。

(一) 版头。

1.“发文字号”中年份的括号使用错误。括号的主要形式是圆括号“ () ”, 其他形式还有方括号“[]”、六角括号“[]”和方头括号“【】”等。在发文字号中, 年份应标全称、用六角括号“[]”。但仍有很多党政机关公文错误使用“ () ”“[]”“【】”的现象。

2.“签发人”姓名之间误用顿号。同一份党政机关公文中, 如果有两个及以上的签发人, 则需要在每行的两个签发人姓名之间空一格。此处常见的错误是在两个签发人姓名之间误用了顿号“、”。

(二) 主体。

1.“标题”中不规范使用标点符号。公文“标题”由发文机关名称、事由和文种组成, 除法律、法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号。实际使用中, “标题”中除书名号以外, 可能还会出现顿号、括号、引号、破折号。此处常见的错误有:联合发文时发文机关名称之间用顿号;事由部分不规范使用书名号;事由部分将破折号“———”写为“--”“—”“—————”“”;该用顿号时使用了空格。在此提醒, “标题”中使用标点符号时要注意五点:一是出现法律、法规、规章名称的全称时, 应加书名号;二是法律、法规、规章等如为“草案”“试行”“征求意见稿”, 应在其全称之后、书名号之内用括号“ () ”注释“草案”等内容;三是使用法律、法规、规章、文件等的简称时, 不使用书名号和括号;四是“标题”中最多可同时使用一个双书名号“《》”和一个单书名号“<>”;五是在事由部分出现多个机关名称、人名等并列时, 每个机关名称、人名之间应用顿号分开, 不能使用空格。

2.“主送机关”中使用标点符号错误。如同一公文需同时主送多个单位, 则“主送机关”的顺序一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或者逗号分清层次, 同类型单位内同级之间用顿号, 不同类型单位之间用逗号。常见错误有:不区分“主送机关”是否为同类型的单位, 或者是否为同级别的单位, 而统一使用了顿号或者逗号。

3.“正文”部分常见标点符号错误。部分党政机关公文在“正文”部分几乎会使用到所有的标点符号, 因此该部分也是出现错误最多的地方。

(1) 结构层次中紧跟序号的标点符号错误。结构层次序数依次可以用“一、”“ (一) ”“1.”“ (1) ”标注, 层次序数可以越级使用, 但紧跟表示序号数字的标点符号有明确规定。第一层级“一”后面用的是顿号“、”, 第二层级“ (一) ”后面和第四层级“ (1) ”后面不跟标点符号, 第三层级“1”后面跟的是一个小圆点“.”。常见的错误形式有“一.”“ (一) 、”“ (一) .”“1、”“ (1) 、”“ (1) .”。

(2) 结构层次标题后不规范使用标点符号。主要表现为:将所有层级标题的末尾都用句号或者都不用标点符号, 同一层级标题末尾使用的标点符号不一致。规范的方法为:一级标题的末尾, 一般不用标点符号;其他层级标题如果无序号, 且居中放置, 一般不加标点符号;其他层级标题如果有序号, 末尾加句号;无层级序号的段首句为标题的, 其末尾可加句号, 如果不加句号, 则该段首句与该段内容之间应空一格。

(3) “正文”内容中常见的标点符号错误。一是随意叠用问号“?”。在问句连用且语气逐步加重时, 可以叠用问号, 但一般为先单用, 再叠用, 且叠用最多不超过三个。二是随意叠用叹号“!”。在连续的表示语气强烈的陈述句或祈使句中, 可以叠用叹号, 但一般为先单用, 再叠用, 且叠用最多不超过三个。三是问号和叹号合用时的不规范。在同一语句中, 既包含疑问的语气, 又包含了感叹的语气时, 可以合用问号和叹号, 但正确用法为先问号后叹号, 即“?!”, 而不是“!?”。四是连接号使用的不规范。连接号的书写形式有短横线“-” (占半个字符位置) 、一字线“—” (占一个字符位置) 、浪纹线“~” (占一个字符位置) 三种。在表示数值范围时, 采用的浪纹式连接号“~”或一字线连接号“—”。公文中, 将连接号误标的现象有“—”“~”“———”“_”“…”等。五是间隔号的不规范使用。间隔号的形式是“·”, 在采用数字表示含有月日的专名时, 应该在月、日之间使用间隔号并且在数字前后加引号, 如:“3·15”消费者权益日, 不规范的写法有:3.15消费者权益日;315消费者权益日。六是概数之间误用顿号。相邻或相近两数字连用表示概数时, 两数字之间通常不用顿号, 如“五十七八岁”。若相邻两数字连用为缩略形式, 宜用顿号, 如“发展二、三产业”。七是并列的书名号之间、并列的引号之间误用顿号。在标有书名号的并列成分之间、标有引号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的书名号之间或并列的引号之间 (如引语或书名号之后还有括注) , 宜用顿号。常见的错误是, 在所有并列的书名号之间、并列的引号之间均使用了顿号。八是括号的不规范使用。首先, 括号分为注释词语的句内括号 (紧跟被注释的词语, 注释语末尾不用标点符号) 和注释整个句子的句外括号 (用在被注释句子的句末标点符号之后, 注释末尾可不用标点符号) , 有的公文没有准确区分两者的差别, 出现错误使用的现象。其次, 除科技书刊中的数学、逻辑公式外, 所有括号 (特别是同一形式的括号) 应尽量避免套用;必须套用括号时, 宜采用不同的括号形式配合使用。九是省略号书写的不规范。省略号的形式是六个点“……”。不规范的表现为“…”“………”“....”等。需要知晓的是, 如果要表示诗行或者段落的省略时, 可采取连用两个省略号的形式, 即“…………”。

4.“附件说明”中标点符号的错误。“附件说明”的正确写法是在“附件”二字后标全角冒号和附件名称。如有多个附件, 则按照“附件:1.XXXXX”格式书写。常见的错误形式有:在“附件”后遗漏了冒号, 在序号后使用了顿号, 在附件名称后使用了标点符号。

5.“附件”中多用了标点符号。“附件”一般另页编排, 如有多个附件, 则在“附件”二字之后紧跟附件顺序号, 顺序号之后不用标点符号。常见错误有:在“附件”二字与顺序号之间使用了冒号, 在顺序号之后使用了冒号或小圆点。

(三) 版记。

版记部分使用标点符号容易出错的地方是“抄送机关”部分。如同一公文需同时抄送多个单位, 一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或者逗号分清层次, 同类型单位内同级之间用顿号, 不同类型单位之间用逗号。常见错误是不区分是否为同类型的单位或是否为同级别的单位, 而统一使用了顿号或者逗号。

二、建议

党政机关公文, 是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书, 是传达贯彻党和国家方针政策, 公布法规和规章, 指导、布置和商洽工作, 请示和答复问题, 报告、通报和交流情况等的重要工具。

在此建议, 各党政机关要进一步提高对公文工作重要性的认识, 切实加强对公文的审核把关, 加大文秘人员对标点符号使用规范等公文相关业务的培训, 切实提高公文质量, 维护党政机关的良好形象。

摘要：《党政机关公文处理工作条例》 (中办发〔2012〕14号) 中明确规定, 党政机关公文中使用的标点符号应按照国家标准GB/T15834-2011执行。本文作者在查阅有关资料的基础上, 列举了党政机关公文中标点符号的一些常见错误, 并提出了规范使用的建议。

关键词：党政机关,公文,标点符号,错误

参考文献

[1]国家标准GB/T9704-2012——《党政机关公文格式》.

[2]国家标准GB/T15834-2011——《标点符号用法》.

党政公文标题的撰写 篇8

一、标题的组成要素

2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》明确规定, 公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。发文机关名称就是公文制发的机关, 是公文的作者和责任者。发文机关名称应使用全称或规范化简称, 两个以上的单位联合行文时应将主办机关名称排在前面。“事由”即公文的主要内容。撰写事由时要用较少的文字把公文的内容概括出来, 尽量避免事由中的动词同文种在文字和词义上的重复, 同时应注意词语的正确搭配, 避免出现语病。文种即文件的种类。《党政机关公文处理工作条例》规定的党政公文文种有决议、决定、命令 (令) 、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。在三个要素的发文机关名称和事由之间一般应加介词“关于”, 在事由和文种之间应加结构助词“的”。例如:《国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定》《重庆市人民政府关于江津合川永川南川四个县级市撤市设区的请示》《××学校关于印发2011年工作要点的通知》等。

二、标题组成要素的省略

完整规范的公文标题一般应具备发文机关名称、事由、文种“三要素”, 以标明由谁发文、为什么发文和用什么文种发文。在特殊情况下可省略标题中的发文机关名称或事由, 但文种不能省略。

(一) 发文机关名称的省略。

当有文件版头且有3个以上发文机关联合发文时, 可以省略发文机关名称, 标题中只有事由和文种两个要素。涉及重大决策和事项的下行文, 即使已有文件版头, 也不得省略发文机关名称;没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关名称。发文机关名称随意省略会导致诸多问题, 如一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》, 待上级看完文件后, 才从落款处知道文件是哪个单位发出的, 既不庄重, 也不严肃, 更不利于公文运转和办理。

(二) 事由的省略。

一是特殊机关发出的特定公文可以省略事由, 如《中华人民共和国主席令》《中华人民共和国全国人民代表大会公告》《贵州省人民政府公告》等。二是内容不重要且又极其简短的通告可以省略事由, 如《成都市公安局通告》。随意省略事由会导致诸多问题, 如《××县人民政府决定》, 由于省略事由, 受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点, 不利于学习领会和贯彻落实文件精神。

三、标题中书名号的使用

公文标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号。其使用办法如下:

(一) 颁发、发布、印发或批转、转发法规、规章时, 应当使用书名号。

如《国家版权局关于颁发〈出版文字作品报酬规定〉的通知》《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》《重庆市教育委员会关于印发〈重庆市义务教育阶段学生学籍管理办法 (试行) 〉的通知》《汕头市人民政府办公室关于批转〈汕头市出租屋管理规定〉的通知》《阳泉市教育局关于转发〈山西省普通高中学生学籍管理办法 (试行) 〉的通知》等。

(二) 批转、转发或印发不涉及法规、规章的公文时, 不应使用书名号。

如《国务院关于批转中国残疾人事业“十二五”发展纲要的通知》《××省人民政府批转省林业局关于加强护林防火工作报告的通知》《陕西省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知的通知》《国家电力监管委员会关于印发区域电力市场建设指导意见的通知》。

(三) 印发或报送计划、总结时, 不应使用书名号。

如《国务院关于印发全民健身计划 (2011-2015年) 的通知》《新疆警官高等专科学校关于印发2005年度工作总结的通知》《××大学关于报送2011年工作计划的报告》《西昌市人民政府关于报送2006年度安全生产工作总结的报告》。

四、标题中文种的选用

文种的选用是一个方向性的问题, 文种用错了, 方向就错了, 也就不可能达到行文的目的。正确选用文种, 就要严格执行《党政机关公文处理工作条例》中对文种用途的规定, 同时要弄清楚一些特殊情况的文种选用。

(一) 表彰先进的党政公文文种选用。

《党政机关公文处理工作条例》对命令的适用范围有“嘉奖有关单位和人员”的规定, 对决定的适用范围有“奖惩有关单位和人员”的规定, 对通报的适用范围有“表彰先进”的规定。可见, 用于表彰先进的党政公文文种有命令、决定、通报三个。“嘉奖令”用于奖励有突出成就或重大贡献的单位及人员, 是奖励的最高级别。“决定”用于奖励有较大贡献的单位和人员, 行政机关、社会团体、民主党派、企事业单位都可较普遍地使用。“通报”用于表彰先进集体或先进人物, 旨在教育、引导干部群众学习和赶超先进典型。国家机关、社会团体、企事业单位均可使用。我们在选择时应把握这样一个原则:嘉奖令用于最高级别的嘉奖, 重要表彰用决定, 一般表彰用通报。

(二) 公开告晓的党政公文文种选用。

公告和通告都属于公开宣布的告晓性公文, 都具有晓谕性和公布性, 内容都是知照性的。但二者有着明显的区别, 必须正确选用。《党政机关公文处理工作条例》明确规定:“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”, “通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”。公告面向国内外发布, 与国外无关的事项就不应使用公告进行宣布;通告面向国内的一定范围, 大至全国某个方面, 小至一个省、一个市甚至一个单位。公告宣布的是倍受国内外关注的重要事项或法定事项, 大都是已经发生或确定的, 是事后告知, 具有明显的告知性特点;通告公布的是在一定范围内应当遵守或者周知的事项, 多用于事前制定某些规定或提出某些要求, 让有关方面和广大公众遵照执行, 具有一定的强制性特点。

(三) 请求批准或指示及答复请批事项的党政公文文种选用。

请求批准或指示的党政公文有请示和函。按照《党政机关公文处理工作条例》的规定, “向上级机关请求指示、批准”用请示, “不相隶属机关之间请求批准”用函。区分这两个文种的关键是弄清楚发文机关和受文机关之间是否存在上下级隶属关系。如果受文机关是发文机关的直接上级主管, 那就要用请示行文。如果发文机关向平行或不相隶属的有关主管部门请求批准就应用函行文。与之相对应, “答复下级机关的请示事项”用批复, “答复不相隶属单位的请批事项”用函。

(四) 发布规章、印发或上报文件的党政公文文种选用。

“五步法”写好机关公文 篇9

一、主题的确立及作用

(一) 主题是文章的统帅。

主题要有较高的站位, 要站在战略的、全局的层面思考问题;要有较宽的视野, 眼观六路、耳听八方, 将所有的问题、事物的各个方面尽收眼底;要有长远的眼光, 不仅对过去的有清醒的、规律性的认识, 而且对将来的发展变化趋势也要有前瞻性的思考。达到“会当凌绝顶, 一揽众山小”的效果。

(二) 主题是文章的灵魂。

是衡量文章质量高低的依据, 主题深刻与否, 正确与否, 直接关系到文章的价值大小, 影响好坏, 作用如何。如果含糊不清, 尽管言词华丽, 旁征博引, 洋洋万言, 都会因主题不清令人难以琢磨, 不明白作者的主张和意图是什么。

二、学会确立机关公文的主题

(一) 切合实际。

在实际工作中, 常常是领导把主题确定好了, 需要我们做的就是素材的挖掘, 主题的深化。深化主题的方法对于机关应用来说, 首先是素材的力量, 即素材是否具有典型性、代表性;再就是文章内部的逻辑力量, 即层次清楚, 事理分明;第三是理的力量。即相关的法律、法规, 政策、上级领导讲话, 引证准确、清楚、得当。以此来表现主题, 深化主题。

(二) 注重实效。

要时刻学习掌握吃透军委、总部以及各级首长的法规、文件、讲话、指示等的精神, 拿上级精神同材料进行比对、对材料进行指导, 使材料保持正确的方向。同时, 也要真知深知准知部队的实际情况, 将新情况新问题及时吸收到材料中, 确保材料符合实际、事例鲜活。做到学好“北京话”, 说好“地方话”。

(三) 单一鲜明。

单一, 即只有一个主题。尽管有时材料很多, 涉及面很广, 也应力求主题统一, 内容集中, 中心一致。鲜明, 是指主题清晰明白, 观点明确, 态度明朗, 要解决什么问题, 怎样解决, 要直截了当, 一清二楚。做到鲜明的关键在表达上。公文的表达方式一般情况下都要求开门见山, 开宗明义, 或利用标题, 开头语, 结束语来点明主题。

三、选好材料

写文章的材料必须经过严格的选择。其原则有三:

(一) 真实。

选用材料要与客观实际情况一致, 不能弄虚作假, 更不能因为表现主题而随意杜撰。做到时间、地点明确, 特别是数据要准确无误, 经得起推敲。尤其要注意本质的真实。有些材料从局部来说是真实的, 但是从全局来说只不过是偶然现象, 对于这样的材料在选择时一定要慎之又慎。

(二) 典型。

要选用那些内涵丰富, 概括力强的事例。这样的材料能起到以一当十的作用, 既能增强文字的表现力和说服力, 又可避免文章罗列现象、臃肿冗长的弊端, 使文章更精炼准确。

(三) 恰当。

选用的材料要紧扣主题, 最能为表现主题服务的材料。一个材料用不用, 怎么用, 依据只有一个, 即表现主题的需要。关键是对材料要吃透, 对主题要吃透。所说的“妙笔生花”即是如此。

四、搭好结构

结构即文章的骨骼。机关公文的结构一般情况下, 因为长期使用已经形成了固定的模式, 所以我们一定要按照固定的模式来写作。这里要强调的有两点, 一是我们一定要熟悉, 掌握, 熟练使用各种机关公文的模式, 选准使用文体。二是注意各种文体之间的语言区别, 时态区别, 人称区别, 角度区别等等。比如请示与批复、讲话与总结、计划与方案在人称、时态等方面都是有很大区别的。

五、驾驭好语言

语言是文章的血肉。机关公文的语言要注意四点:

(一) 平易朴实。

机关公文要求对客观事理作如实反映, 其语言主要用客观的, 平实的, 质朴、直叙的手法。但是并不是排斥生动的语言, 恰当的比喻和具有逻辑力量的排比。

(二) 准确精当。

首先要选用那些与要反映的事务最恰当最准确的词语。其次注意选择句型句式, 注意语法。不要因为语法错误、逻辑混乱、追求语言华丽, 句型结构影响表述的准确性, 甚至颠倒了原意。常言道“干活不为东, 累死也无功”。就是必须考虑给哪位首长起草材料, 他的语言风格是什么样的。这样, 才能提高成功率。真正的写材料高手, 要善于把握不同首长的语言风格, 号准不同人员的脉搏。

(三) 简要鲜明。

每个材料除了做到“四个基本”, 即基本概念清楚、基本框架合理、基本观点正确、基本说理科学外, 还要做到语言精炼、文字优美。写材料其实也是行百里路半九十, 一个好材料基本形成后, 文字的精雕细刻、细心打磨也很重要。此时要克服厌倦情绪, 以出精品的高标准, 逐行逐段的琢磨, 一字一句推敲, 确实达到加一字则冗长, 删一字则生涩。力争在最短的篇幅里涵盖最大的信息量, 更清晰准确地说明事理。

(四) 通俗规范。