机关公文用词

机关公文用词（精选8篇）

机关公文用词 篇1

“以为”和“认为”有什么不同

问：如何区分“以为”和“认为”？以下两句话该用“以为”还是“认为”？

1、你不要（）我是为他们伤心，我是为他们骄傲！

2、我们（），一个领导干部，应该把人民利益放在第一位，而不应以权谋私。

答：“认为”表示肯定的看法和判断，语气肯定，也比较郑重。“以为”语气不大肯定，也比较随便。“认为”可用于重大事物，也可用于一般事物，“以为”的对象多为一般事物。

另外，“以为”只能表个人的看法，“认为”除表个人看法外，还可以表示团体、组织、会议等的看法。例如：

他以为你不来了。

会议认为，必须重视这个问题。〔来源：《光明网》（谈文说语）〕

“竟然”与“居然”有什么不同？

答：“竟然”和“居然”是一组同义词。它们都是副词，表示出乎意料，在句子中有时可以换用，如“他竟然当面撒谎”，也可以说“他居然当面撒谎”；“他一个人竟然干了五个人的活儿”，也可以说“他一个人居然干了五个人的活儿”。相比较而言，用“居然”语气略重一些。(来源：光明网 作者:中国社科院语言所词典室 晁继周)

“机制”“体制”“制度”仨词的区别与用法

“机制”“体制”和“制度”都是多义词，在涉及社会生活时，它们有一个义项意思比较接近，在使用时需要辨析。

“机制”可用来表示“一个工作系统的组织或部分之间相互作用的过程和方式”。例如：

（1）他们正在积极探索建立企业科技人员工资收入分配激励机制。

（2）在继续完善荒山租赁承包政策的同时，积极探索发展非公有制造林绿化的新机制。

（3）这个村的实践说明，让群众参与村级财务管理，建立符合实际的民主监督机制，才能真正取得成效。

（4）要进一步强化风险监管，建立市场准入和退出机制，完善基金管理预测和预警报告制度。

（5）这件事也反映出市政府危机事件反应机制尚不够迅速、灵活、高效。

从上面的例子可以看出，“机制”所指，都跟某种“作用”有关。可以说，“机制”多用来指起某种作用的系统；或者说，指某种成系统的作用。

“体制”指“机关、企业、事业单位等的机构设置、管理权限、工作部署的制度”。例如：

（1）必须坚持改革开放，不断完善社会主义市场经济体制。

（2）我国非常重视法制建设，正在积极推进司法体制改革，以确保在全社会实现公平与正义。

（3）我们要完善国有资产管理体制，以管资本为主加强国有资产监管。

（4）这家医院为全市医疗体制改革作了许多有益的探索。

（5）许多同志提出，要加大教育投入并积极推进教育体制改革。

从上面的例子可以看出，“体制”指某方面的机构设置和运作。

“制度”可用来指“在某方面要求大家共同遵守的办事规程或行动准则”。例如：

（1）要严肃财经纪律、健全财会制度、加强人员管理、防范财务风险、强化监督检查。

（2）“黄金周”休假制度，对我市旅游业发展起到了巨大的拉动作用。

（3）该企业在劳动用工上，实施了全员竞争上岗和下岗分流制度。

（4）商家在对消费者承诺的同时，进一步严格内部员工管理制度是必要的。

（5）要加快大中城市的户籍管理制度改革。

从上面的例子可以看出，“制度”指办事规章或行动准则。

总的来说，如果侧重于指起某种作用的系统，或者说，侧重于指某种成系统的作用，宜用“机制”；如果侧重于指某个领域的机构设置和运作，宜用“体制”；如果侧重于指某方面的规定、规程、规章或行动准则，宜用“制度”。〔杜永道（文章摘自《秘书工作》杂志 2015 年第4 期）〕

“词典”“辞典”“辞书”的不同

“词典”是指语词类工具书。例如：

（1）这本成语词典是我新买的。

（2）孩子开始学英语了，我今天上街给他买一本英汉词典。

（3）这本谚语词典是上海一家出版社出版的。

（4）我平时查阅最多的是《现代汉语词典》。

（5）他买的《成语大词典》中，有不少彩色插图。

“辞典”则多用来指专科或百科类工具书。例如：

（6）这是一本医学辞典，里面的许多医学名词解释得很详细。

（7）昨天给孙子买了本少儿百科辞典，他很喜欢。

（8）我对武器很感兴趣，打算明天去买本军事装备方面的辞典。

（9）多少年过去了，张工程师一直在使用这本《化工辞典》。

（10）《中国大百科辞典》是我国第一部大型综合性百科辞典。

“辞书”则是字典、词典等工具书的统称。例如：

（11）这些年，本店辞书销售情况一直不错。

（12）近年来，辞书的质量值得注意，有些辞书缺少独创性。

（13）那时，本社的辞书编纂工作刚刚起步。

（14）辞书学会最近对这个问题进行了讨论。

（15）最近几年的辞书研究比以前范围广了，也比较深入。

“辞书”由于是一种“统称”，因此一般不宜说“一本辞书”或者“几本辞书”

(《语言文字报》原主编 杜永道 来源：国学网)

“化装师”不宜写成“化妆师”

《光明日报》曾刊发《追求唯美与诗境》一文，其中有这样一句话，“她与北影制片厂的化妆师王希忠协商一致，主角，神仙精怪，帝王将相都需要造型……”句中“化妆师”应为“化装师”。

“化装”指演戏时装扮，有时也指为了某种原因装扮。如：

（1）演员已经化装好了，正在等待上场。

（2）他化装成外地游客去了解情况。

“化装师”指帮助演员装扮的人员。如：

（3）化装师给他脸上涂了些油彩，让他像个七八十岁的老人。

“化妆”则指美容，多用于女性。例如：

（4）她每天早上化妆要用一会儿时间。

“化妆师”是指给人美容的人员。如：

（5）她请化妆师给他把头发染成栗色。（来源：国学网）

“有关”与“相关”的使用区别

有位从事秘书工作的同志问，“有关部门”“有关情况”跟“相关部门”“相关情况”有什么不同。

“有关”跟“相关”的意思有所不同。

“有关”表示“有关系”。做定语时表示“有关系的”或“涉及的”。例如：

（1）请刘秘书把有关部门的负责人约来，星期三谈一次。

（2）对这个问题，有关方面现在都反馈了信息，我明天汇总后把材料交给办公室。

（3）请将这个规定尽快通知有关人员，让他们提前作好准备。

（4）下面请张秘书把有关情况介绍一下。

“相关”则表示“彼此关联”或“互相牵涉”。例如：

（1）各兄弟民族休戚相关，互相帮助，前进在社会主义大道上。

（2）其实，这两个问题，是密切相关的。

（3）这几年，山脚下两个村子的发展是息息相关的。

（4）教育事业的发展与本地区经济的发展紧密相关。

从上面的例子可以看出，“有关”往往是说某事物涉及的多个方面。而“相关”则是说两个方面的事物互相关涉。也就是说，“有关”所说的，常是某事物对其他事物“单向”的关涉，而且关涉的常是多个事物；“相关”所说的，常是某事物跟另一个或另一方面事物相互关涉，即关涉是“双向”的。因此，宜说“这两个事物密切相关”，不宜说“这两个事物密切有关”。同时，宜说“有关部门”“有关情

况”“有关人员”等。

不过，在书面语言的运用中，特别是在公文语言的运用中，的确不时见到“相关部门”“相关情况”“相关人员”的说法。也就是说，这种说法有一定流行。其实这些说法中的“相关”就是“有关”的意思。

由于有一定流行，因此一方面，宜提倡使用“有关部门”“有关情况”“有关人员”等说法，另一方面也不宜将“相关部门”“相关情况”“相关人员”的说法看作“硬伤”。

（作者：杜永道，曾任《语言文字报》主编，现任全国人大常委会法工委立法用语规范化专家咨询委员会委员）（文章摘自《秘书工作》杂志 2014 年第 11 期）

说说“作”与“做”

“作”与“做”普通话的读音没有区别。在一些方言里，这两个字的读音是不同的（“作”读入声），一般口语能够根据读音区别词义，但涉及书面语（如“作贡献”之类），也没有取舍的依据。这两个字本来就有联系，不过“作”字出现较早，而“做”字出现较晚，明代《字汇》才有收录。因为二者经历的时代不同，所以在构词和使用上有一些相互纠缠的情形。

分辨两个字，当然要看它们的义项，即它们身兼的职务。麻烦的是，这两个字的义项基本上是一致的。粗

放一点儿说，主要有三个义项：一是“从事”，一是“制作”，三是“充当”。

这里，我们对分辨这两个字提出一个思路：（一）凡是这两个字作为语素构成了合成词，那么就根据辞书里的形式，注意查检；（二）这两个字作为单音节动词用，则需要加以分工。下面我们把这两点结合起来说。

一、“作”和“做”都有“从事”义。涉及具体的事物，习惯写“做”，涉及抽象的事物，习惯写“作”。

（一）作为语素构成的合成词与成语（一般词典都有收录）

做：做事｜做工｜做活｜做梦｜做声｜做法（不是“妖道作法”，也不是文章的“作法”）｜做戏｜做鬼｜好吃懒做｜一不做，二不休｜白日做梦｜小题大做。

作：作息｜作案｜作别｜作风｜作用｜作价｜作业｜作乐｜动作操作｜制作｜劳作｜协作｜合作｜耕作｜作弊｜作对｜作恶｜作孽｜作祟｜作假｜作伪｜作难｜作梗｜作乱｜作俑｜天公作美｜作乐（lè）｜恶作剧｜作恶多端｜无恶不作｜作威作福｜作奸犯科｜胡作非为｜为非作歹｜为虎作伥｜弄虚作假｜逢场作戏｜无所作为｜见机而作｜作法自毙｜作茧自缚｜为人作嫁｜作壁上观。

跟这个意义相联系的一个意思是“装作”：作势｜作

态｜造作｜做作｜装聋作哑｜装模作样｜装腔作势｜惺惺作态｜矫揉造作。

跟这个意义相联系的，还有一个意思是“兴起、发作”：作战｜振作｜作乐（yuè，演奏）｜推涛作浪｜兴风作浪｜一鼓作气｜日出而作｜枪声大作作怪｜作色｜作呕｜兴妖作怪｜令人作呕。

（二）做单音节动词用

⒈宾语是一般名词，事物比较具体，习惯上用“做”：～好事｜～买卖｜～生意｜～手脚｜～手术｜～功课｜～笔记｜～学问｜～习题｜～练习(题)｜～噩梦｜～事情｜～家务｜～早操｜～健身操｜～柔软操｜～木匠活｜～日班｜～结论。“～工作、～作业”习惯上用“做”，一是因为这里的“工作”和“作业”属于名词，二是避免两个“作”字连用，影响阅读。

跟这个意义相联系的一个意思是“举行活动”。下面几个词语习惯上用“做’：～寿｜～满月｜～礼拜｜～祈祷｜～佛事｜～生日｜～游戏。

⒉宾语是动名词（即兼有名词语法特点的动词），事物比较抽象，习惯上用“作”：～调查｜～考察｜～研究｜～分析｜～判断｜～推断｜～检查｜～比较｜～说明｜～评价｜～概括｜～介绍｜～答复｜～解答｜～解释｜～证明｜～鉴定｜～实验｜～试验｜～示范｜～辩

护｜～删节｜～反应｜～记录｜～统计｜～安置｜～处置｜～发挥～决定｜～规定｜～交代｜～联系｜～让步｜～挣扎｜～牺牲｜～贡献｜～准备｜～打算｜～抉择｜～补充｜～动员｜～斗争｜～改进｜～宣传｜～表演｜～讲话｜～指示｜～指导｜～检讨｜～汇报｜～报告。

讨论：结合上边讲的处理办法，大家不妨讨论一下，下面这几组跟医疗有关的词语哪些用“作”，哪些用“做”：

⑴手术、理疗、放疗、化疗、磁疗、电疗、B 超、CT、胃镜、核磁共振

⑵美容、文眉、隆胸、抽脂、灌肠、人流、药流、尿检、药检、整形、切片、气功导引

⑶治疗、化验、麻醉、透视、穿刺、切除、透析、护理、按摩、牵引、整骨、切除、搭桥、器官移植、诊断

二、“作”和“做”都有“制作”义。具体的事物习惯写“做”，抽象的事物习惯写“作”。

（一）宾语是一般的名词，涉及的事物比较具体，习惯上用“做”：～饭｜～早饭｜～晚饭｜～年夜饭｜～粉蒸肉｜～鞋｜～军服｜～衣服｜～衣裳｜～针线｜～面包｜～大衣柜｜～汽车｜～模型｜～圈套｜～手脚｜～记号。“～作文、～文章”也习惯用“做”。

（二）几类精神产品，习惯上用“作”（有的已经是合成词了）：～诗｜～画｜～曲｜～乐（yuè，制作乐律）｜～杂记｜～曲子｜～广告（如果指使用材料制作广告，则可以写“做广告”，如“做灯箱广告”）。

制作的这些产品，即作品，自然用“作”：著作｜创作｜大作｜拙作｜习作｜原作｜佳作｜杰作｜名作｜遗作｜处女作｜著作等身｜呕心之作｜压卷之作｜成功之作。

三、“作”和“做”都有“担任、充当”义。但是，除了少量早先产生的合成词，一般都习惯写“做”。“作为”“做为”都正确（不是指“大有作为”的“作为”），《现代汉语词典》主张写“作为”，我们不妨就采用“作为”。

（一）人“担当某种身份”，一般用“做”：～媒～人｜～东｜～客(“作客他乡”的“作客”是古语词)｜～官｜～主｜～母亲｜～父亲｜～妻子｜～丈夫｜～儿子｜～女儿｜～长辈｜～晚辈｜～主人｜～伴儿｜～女仆｜～保姆｜～短工｜～伙计｜～牛马｜～奴隶｜～所长｜～经理｜～老板｜～助手｜～秘书｜～车工｜～夜工｜～杂务工｜～车间主任｜～检验工｜～采购员｜～保育员｜～皇帝｜～宰相｜～知县｜～隐士｜～党员｜～研究生｜～代表｜～教员｜～会议主席｜～寡妇｜～少奶奶｜～俘虏｜～骨干｜～尼姑｜～人质｜～孝子｜～屈

死鬼｜～走狗｜～汉奸｜～亡国奴｜～贼心虚｜～向导｜～特务｜～眼线｜～内线｜～侦探｜～帮手｜～保人｜～代言人｜～和事老｜～介绍人｜～中间人｜～朋友｜～亲家｜～对头｜～表率｜～模范｜～后盾｜～靠山｜～编辑｜～出纳｜～翻译｜～导演｜～担保｜～见证｜～掩护（后面七个词形式上是动词，实际是名词，指从事这种工作的人）。

当然，“充当”的宾语有时也可以是物（具有物的“身份”义），一般也要用“做”：～线索｜～例子｜～样子｜～代价｜～副本｜～实例｜～资料｜～资本｜～幌子｜搬几块砖头～凳子｜拿这间屋子～会客室｜拿树皮～造纸的原料｜拿肩膀～梯子｜～寝室｜～下酒菜｜～封面｜～原料｜～人情｜～挡箭牌｜～招牌｜～伪证｜～参考（资料）｜～抵押（品）｜～纪念（品）。

（二）使用“作”的部分成语和早期的合成词：作废｜作罢｜作准｜作数｜作陪｜作客（他乡）｜作保｜作中｜作古｜以身作则｜认贼作父｜自我作古。

（三）至于“当 zuò、叫 zuò、称 zuò、看 zuò、变zuò、算 zuò、比 zuò、换 zuò”，有的像词，有的又不像词，辞书不可能统统都收，写“作”还是“做”呢?我们主张，还是写“做”吧!

（作者：厉兵 教育部语言文字应用研究所研究员）（来源：四川语言文字网）

“和”“与”“及”用法有何不同

连词“和”、“与”、“及”比较起来，“和”用得最广泛，口语和书面语中都很常见。

“和”可以连接名词性成分，也可以连接动词性或形容词性成分，表平等联合。

例如：①老师和学生都赞成这个意见。②这件事情还要进一步调查和了解。③他的话是那样明确和有力。

表示 3 项以上成分的平等联合时，“和”要放在最后两项之间，前面的成分用顿号连接。

例如：①北京、天津、上海和广州都进行了这项工作。②一切事物都有发生、发展和消亡的过程。

另外，在连接较长的词组时，“和”的前面可以有一个停顿，书面上用逗号隔开。

例如：是根据历史发展行程提出基本的政治口号，和为了实现这种口号而提出关于每一发展阶段……的动员口号。

“与”较多连接名词性词语，也可连接动词性、形容词性词语，多用于书面语，书名、标题中常见。

例如：①工业与农业的发展都依赖科学技术的进步。②批评与自我批评是消除分歧，增强团结的有力措施。③伟大与渺小的事物都值得我们关注。④实现和平与巩固和平是两件事。

“及”一般连接并列的名词性成分，多用于书面语。跟“和”相同，连接 3 项以上成分时，“及”要用在最后两项之间。值得注意的是，“及”连接的成分往往有主次之分，“及”后的成分是次要的。

例如：①本次试验用的主要设备及各种备用件均已备齐。②医生们决定，联合本市所有医院的医护人员及社会各界人士，为孤残儿童献爱心。③图书、仪器及其他物品已经搬进了新教学楼。〔《语言文字报》原主编 杜永道 《 人民日报海外版 》（2010 年 05 月 08 日 第 06 版）〕

“特别”与“非常”

两者都是程度副词，但是之间又有所区别。在修饰同一名词的情况下，“特别”比“非常”程度要更深，非常是不是一般或者不是平常的，而特别是有特点的，不同的。

例：

这杯牛奶并不特别新鲜。（正）

这杯牛奶并不非常新鲜。（误）

以上两句可以看出，“特别”可以受“不”、“并不”等词语的否定，而“非常”不能受程度副词的修饰。（来源：华语教育网）

“干涉”与“干预”

“干涉”着重于强行参预，横加阻挠，多指用粗暴强硬手段过问或制止，迫使对方服从，如互不干涉内政；

“干预”着重于过问别人的事，一般是给对方一定的压力和影响。（来源：华语教育网）

“鞭笞”与“鞭挞”

鞭笞：①用鞭子或板子抽打；②这种用鞭子或板子抽打的刑罚的名称；例：狱卒鞭笞乱下，将他牙齿打折。

鞭挞：也指鞭打，现多用于形容无情地指责披露。例：这部作品对旧社会的丑恶进行了无情的揭露和（来源：中国华文教育网）

“逐渐”与“逐步”

逐渐：渐渐；慢慢变化。例：天色逐渐暗了下来。

逐步：1.随着步履。例：丹陛陵晨对，青云逐步生。2.一步一步地；发生阶段变化。例：工作逐步开展起来了。

“逐渐”只用于事物的变化。“逐步”有明显的阶段性，多用于形容人有计划的努力。（来源：华语教育网）

“关怀”与“关心”

关怀：关心。关心：把人和事情常放在心上，表示重视和爱护。

用法对比：

“关怀”是不及物动词，它的对象由介词及其宾语引出，放在“关怀”前作状语。“关怀”的对象只能是他人，而不能是某一件事情，“关心”的宾语可以是人也可以是事。“关怀”用于上级对下级或者长辈对晚辈，“关心”没有此限。

例如：

1.政府和社会非常关怀青年一代的成长。(√政府和社会非常关心青年一代的成长。)

2.各级领导都应该关心群众生活，时刻把他们的冷暖放在心上。(×各级领导都应该关怀群众生活，时刻把他们的冷暖放在心上。)

3.我对这些事从来不关心。(×我对这些事从来不关怀。)

4.父母最关心的，还是我的健康和安全。(×父母最关怀的，还是我的健康和安全。)（来源：《华教通讯》）

“调解”与“斡旋”

调节：从数量上或程度上调整，使适合要求。例：水能调节动物的体温。

调解：劝说双方消除纠纷。例：那年月，时常有打群架的，但是总会有朋友出头给双方调解。

斡旋：调解周旋，解决争端。意思上同调解，属于书面语，不能带宾语。例：从中斡旋，解决此次争端。（来源：华语教育网）

“安静”与“宁静”

“安静”和“宁静”都是指没有声音，没有吵闹和喧哗，可是仔细推敲，它们之间的区别还是很明显的。

“安静”重在稳定，有使安稳、平静下来的意思，强调的是由闹到静的过程。而“宁静”重在平和，一般多指平和、安静，描述的是安静的状态或气氛。例如：

上课铃响了，教室里渐渐安静下来。

清晨，公园里十分宁静。

“安静”多指环境没有声音或吵闹。而“宁静”除了指环境外，更多的时候是指一种心情上的安宁，是人们追求的不受外界干扰的有质量的生活境界。例如：

病人需要安静。

在那里，他过着十分宁静的生活。（来源：《语言文字周报》）

“情义”“情谊”“情意”

【例句】

①姐姐省吃俭用，供他读书，待他很有情义。

②中朝两国人民在共同的事业中互相支持和帮助，结下了深厚的情谊。

③《贺新郎》这首词表现了毛泽东对杨开慧的深厚情意。

【辨析】“情义”指亲属、同志、朋友相互间应有的感情。“情谊”指人与人相互关切、爱护的感情。“情意”是指对人的感情，如“情意绵绵”。

“凸显”与“突显”

【例句】

①全国人大代表和政协各界委员坚决拥护制定《反分裂国家法》，一致认为该法顺应民心民意，凸显全中国人民阻止“台独”的决心。

②他的手臂上突显出一条条青筋。

【辨析】“凸显”指清楚地显出。“突显”指突出地显出，强调的是在众多之中显现出来。

推脱/推托

【例句】

①出了差错，要多从自己身上找原因，不是老是埋怨别人，推脱责任。

②我约他来谈谈，他推托说:“晚上我有事，改天再说吧!”

【辨析】“推脱”，推卸、推辞，不愿意承担任务、责任等。“推托”是借故拒绝。

“未免”与“难免”

【例句】

①不努力学习，难免要落后。

②这些手续未免规定得过分繁琐。

【辨析】“未免”表示对某种过分的情况不以为然，侧重在评价。“难免”则表示客观上不容易避免。

“消失”与“消逝”

【例句】

①服了药，身上的红斑点就消失了。

②她感叹青春年华的消逝。

【辨析】“消失”逐渐减少以至没有，不存在了。“消逝”是失去、失掉或离开的意思，未必不存在；常用于时间、声音、流水等。

“兴起”与“掀起”

【例句】

①在摄影兴趣小组的带领下，摄影热在这所中学悄然兴起。

②海军某部掀起了学习邓小平理论的热潮。

【辨析】“兴起”是开始出现并兴盛起来，强调的是刚刚开始出现而逐渐兴盛。“掀起”是使运动等大规模地兴起，比“兴起”范围广，程度深，气势大。

“淹没”与“湮没”

【例句】

①掌声淹没了他的讲话声。

②这些暴发户很是风光过一阵子，现在已经湮没无闻了。

【辨析】“淹没”漫过、盖过。多指具体事物。“湮没”埋，多指因时间的流逝而埋没。

“质疑”与“置疑”

【例句】

①中国教育必须走出应试教育的误区，这是毋庸置疑的。

②做学问，就要有质疑问难的勇气。

【辨析】“质疑”是指出问题、提出疑问。“置疑”是怀疑，常用于否定形式，如“无可置疑”、“毋庸置疑”。

“侦察”与“侦查”

【例句】

①我军先放了两炮进行火力侦察。

②公安人员经 50 多天的侦查，终于掌握了嫌疑犯张某的作案证据。

【辨析】“侦察”是为了弄清敌情、地形及其他有关作战的情况而进行活动，主要与军事有关。“侦查”是指检察机关或公安机关为了确定犯罪事实和犯罪人而进行调查，主要同破案有关。

“震动”与“振动”

【例句】

①白天的大会使他心灵上受到强烈震动，他在思考自己的生活道路。

②这正如一人开口发声，空气振动，渐远渐微。

【辨析】“震动”指物体突然受外力影响而迅速、剧烈地颤动，多指一次的，引申为精神思想受到重大事件、消息的刺激或强烈影响。“振动”指物体通过一个中心位置，不断地作往复运动，也称“震荡”。

〔“手机 zhèndòng”，应该写作“手机振动”。“振动”，是指物体通过一个中心位置，不断作往返运动，这种运动是有规律的，其结果没有破坏性；“震动”，意即颤动、使颤动，是无规则的，其结果往往是消极的，甚至是破坏性的。我们知道，手机的 zhèndòng 设置，目的是提示主人有来电或短信，对手机本身无疑是没有破坏性的结果的，故而应写作“振动”。（选自《咬文嚼字》2007年第 9 期）〕

“申明”与“声明”

【例句】

①为了避免误解，我需要再一次申明我的意见。

②毛泽东同志在这个声明里提出的八项条件中，是国共两党和谈的基础。

③如果先生这类意见也可以称作“谏”，我声明：确实“拒谏”。

【辨析】“申明”只作动词，指郑重地申诉理由或道理。“声明”是向公众宣布或说明，这里是作动词用，作动

词时，“声明” 后常用逗号或冒号，其后是“声明”的内容；也可作名词用，指所声明的文告。

“审定”与“审订”

【例句】

①厂领导广泛听取工人意见，重新审定了明年的工作计划，并把它提交职工代表大会。

②本教材由著名语言学专家审订。

【辨析】“审订”是审阅修订，如“审订书稿”，这是对编写人员而言的。“审定”是审查决定，如“审定计划”，这是对出版单位或上级单位而言的。（来源：老秘网）

“词义”和“词意”

问：“意”和“义”怎么区别？比如“词义”还是“词意”？

答：“义”和“意”都有“意义、意思”的含义，一般来说，“义”是指概念义，是客观的；“意”是指自己要表达的意思，是主观的。表示“词本身的意义”的词形要写作“词义”；“词不达意”、“抒情达意”的“意”则写作“意”。〔中国社科院语言所词典室李志江

来源：《光明网》（谈文说语）〕

“扣动扳机”还是“抠动扳机”

“扣”有“钩动”“扳动”的意思（参见《汉语大词典》），例如刘白羽《战斗的幸福》中说：“我又修了新的战斗台，我继续一枪一枪地扣。”表示“扳动枪的扳机”的意思时，宜写“扣动”。

“抠”有“用手指或细小的东西从里面往外挖”等意思，没有“钩动”的意思。因此，不宜写“抠动扳机”，宜写“扣动扳机”或者“扣动枪机”。

机关公文用词 篇2

一、主题的确立及作用

(一) 主题是文章的统帅。

主题要有较高的站位, 要站在战略的、全局的层面思考问题;要有较宽的视野, 眼观六路、耳听八方, 将所有的问题、事物的各个方面尽收眼底;要有长远的眼光, 不仅对过去的有清醒的、规律性的认识, 而且对将来的发展变化趋势也要有前瞻性的思考。达到“会当凌绝顶, 一揽众山小”的效果。

(二) 主题是文章的灵魂。

是衡量文章质量高低的依据, 主题深刻与否, 正确与否, 直接关系到文章的价值大小, 影响好坏, 作用如何。如果含糊不清, 尽管言词华丽, 旁征博引, 洋洋万言, 都会因主题不清令人难以琢磨, 不明白作者的主张和意图是什么。

二、学会确立机关公文的主题

(一) 切合实际。

在实际工作中, 常常是领导把主题确定好了, 需要我们做的就是素材的挖掘, 主题的深化。深化主题的方法对于机关应用来说, 首先是素材的力量, 即素材是否具有典型性、代表性;再就是文章内部的逻辑力量, 即层次清楚, 事理分明;第三是理的力量。即相关的法律、法规, 政策、上级领导讲话, 引证准确、清楚、得当。以此来表现主题, 深化主题。

(二) 注重实效。

要时刻学习掌握吃透军委、总部以及各级首长的法规、文件、讲话、指示等的精神, 拿上级精神同材料进行比对、对材料进行指导, 使材料保持正确的方向。同时, 也要真知深知准知部队的实际情况, 将新情况新问题及时吸收到材料中, 确保材料符合实际、事例鲜活。做到学好“北京话”, 说好“地方话”。

(三) 单一鲜明。

单一, 即只有一个主题。尽管有时材料很多, 涉及面很广, 也应力求主题统一, 内容集中, 中心一致。鲜明, 是指主题清晰明白, 观点明确, 态度明朗, 要解决什么问题, 怎样解决, 要直截了当, 一清二楚。做到鲜明的关键在表达上。公文的表达方式一般情况下都要求开门见山, 开宗明义, 或利用标题, 开头语, 结束语来点明主题。

三、选好材料

写文章的材料必须经过严格的选择。其原则有三:

(一) 真实。

选用材料要与客观实际情况一致, 不能弄虚作假, 更不能因为表现主题而随意杜撰。做到时间、地点明确, 特别是数据要准确无误, 经得起推敲。尤其要注意本质的真实。有些材料从局部来说是真实的, 但是从全局来说只不过是偶然现象, 对于这样的材料在选择时一定要慎之又慎。

(二) 典型。

要选用那些内涵丰富, 概括力强的事例。这样的材料能起到以一当十的作用, 既能增强文字的表现力和说服力, 又可避免文章罗列现象、臃肿冗长的弊端, 使文章更精炼准确。

(三) 恰当。

选用的材料要紧扣主题, 最能为表现主题服务的材料。一个材料用不用, 怎么用, 依据只有一个, 即表现主题的需要。关键是对材料要吃透, 对主题要吃透。所说的“妙笔生花”即是如此。

四、搭好结构

结构即文章的骨骼。机关公文的结构一般情况下, 因为长期使用已经形成了固定的模式, 所以我们一定要按照固定的模式来写作。这里要强调的有两点, 一是我们一定要熟悉, 掌握, 熟练使用各种机关公文的模式, 选准使用文体。二是注意各种文体之间的语言区别, 时态区别, 人称区别, 角度区别等等。比如请示与批复、讲话与总结、计划与方案在人称、时态等方面都是有很大区别的。

五、驾驭好语言

语言是文章的血肉。机关公文的语言要注意四点:

(一) 平易朴实。

机关公文要求对客观事理作如实反映, 其语言主要用客观的, 平实的, 质朴、直叙的手法。但是并不是排斥生动的语言, 恰当的比喻和具有逻辑力量的排比。

(二) 准确精当。

首先要选用那些与要反映的事务最恰当最准确的词语。其次注意选择句型句式, 注意语法。不要因为语法错误、逻辑混乱、追求语言华丽, 句型结构影响表述的准确性, 甚至颠倒了原意。常言道“干活不为东, 累死也无功”。就是必须考虑给哪位首长起草材料, 他的语言风格是什么样的。这样, 才能提高成功率。真正的写材料高手, 要善于把握不同首长的语言风格, 号准不同人员的脉搏。

(三) 简要鲜明。

每个材料除了做到“四个基本”, 即基本概念清楚、基本框架合理、基本观点正确、基本说理科学外, 还要做到语言精炼、文字优美。写材料其实也是行百里路半九十, 一个好材料基本形成后, 文字的精雕细刻、细心打磨也很重要。此时要克服厌倦情绪, 以出精品的高标准, 逐行逐段的琢磨, 一字一句推敲, 确实达到加一字则冗长, 删一字则生涩。力争在最短的篇幅里涵盖最大的信息量, 更清晰准确地说明事理。

(四) 通俗规范。

机关公文用词 篇3

关键词：通用公文；格式；标准

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。

首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。

其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。

其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。

参考文献：

[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京：中国文联出版社2001：31～33.

[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.

[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.

[4]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.

[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.

[6]总装备部，中华人民共和国国家军用标准 军队机关公文格式[Z].2005-10-2.

[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.

[8]田济民，宋琼.党员手册[M] 北京：华夏出版社 1988： 370.

[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

机关公文用词 篇4

发布时间：2013-09-10 来源：

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《党 政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意，自2012年7月1日起施行；新的《党政机关公文格式》已由国家质检总局、国家标准委发布，自2012 年7月1日起正式实施。这次实施的《国家党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，是在《中国共产党机关公文处理工作条例》、《国家行政机关公 文处理办法》和《国家行政机关公文格式》基础上制定和修订的，其最大特点是解决了原来党的机关和行政机关存在两部公文处理法规、两个公文标准、两种公文处 理方式的问题，首次统一和规范了党、政机关的公文处理。为便于大家理解和执行，下面就新制定的《党政机关公文处理工作条例》和新《党政机关公文格式》重点是变化之处进行一下解读,同时就我们公文实际拟制工作中易出现的问题进行一下剖析。

一、《党政机关公文处理工作条例》的主要特点

这次新实施的《国家党政机关公文处理工作条例》在一定意义上综合了《中国共产党机关公文处理工作条例》和《国家行政机关公文处理办法》。其主要特点有以下几个方面：

第一，统一了公文的定义。“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”

第二，统一了公文种类。原 来党的机关公文种类有14种（决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要），原来行政机关公文种类有13种（命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要），两者之间只有9个文种是相同的。新实施的《国家党政 机关公文处理工作条例》规定的公文种类有15种（决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要），可 以理解为是在行政机关公文种类基础上增加了党的机关的“决议”和“公报”两个文种。这里大家注意，除了文种种类统一以外，还有一点就是“会议纪要”改成了 “纪要”。

第三，统一了公文构成要素。这方面变化较多。一是公文格式要素进行了调整。党的机关公文由版头、份号、密级、紧急 程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成；行政机关公文一般 由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印 发机关和印发日期等部分组成。这次进行了统一，规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，最大的变化是增加了发文机关署名和页码两个公文格式要 素，取消了主题词格式要素。二是公文格式要素编排有较大变化。进一步细化了特定格式公文的编排要求，新增了联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）首页版式等式样。

第四，统一了行文规则。这方面，变化不是很大，基本规则没有大的变化，主要是作了进一步的细化和明 确。一是行文要确有必要，讲究实效。二是行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。三是向上级行文原则上主送一个上级机关，部门向上级主管 部门请示、报告重大事项，应当经本级党委或政府同意或者授权（属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门），请示应当一文一事，不得在报告等非请 示性公文中夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文（新增 加）。四是向下级机关行文，要主送受理机关，根据需要抄送相关机关，部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府中提出指 令性要求，涉及多个部门协商不一致的不得向下行文。五是同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。六是部门内设机构除办公厅（室）外不得 对外正式行文。第五，统一了公文处理工作。将原来《中国共产党机关公文处理工作条例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公 文签发”、“公文办理的传递”、“公文管理”、“公文立卷归档”、“公文保密”和《国家行政机关公文处理办法》中的“发文办理”、“收文办理”、“公文归 档”、“公文管理”统一规范为“公文拟制”、“公文办理”、“公文管理”三大类一系列相互关联、有序衔接的工作，从而使公文处理工作更加规范、科学。主要 变化有：在公文拟制方面，要求“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”；在公文管理方面，增加“发文立户”的规定，要求新设立的机关应当向本级党委、政 府的办公厅（室）提出发文立户申请。

二、《党政机关公文格式》的主要新变化

新《党政机关公文格式》对标准结构和装订要求进行了适当调整（如纸张白度由85%－90%调整为80%－90%，骑马订或平订两订外订眼距版面上下边缘由1/4处调整为各70mm处），变化最大的是公文格式要素及其编排的调整。

第一，对公文格式要素的划分进行了调整。新 标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分（原标准是划分为眉首、主体、版记三部分）。明确规定，公文首页红色分隔线以上的部分称为版 头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于 版心外。

第二，对公文格式要素进行了调整。新增加了发文机关署名格式要素，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；同时，删除了主题词格式要素；没有了“印制份数”格式要素要求。第三，对公文格式各要素编排进行了较大调整。如 将密级和保密期限、紧急程度的编排位置由右上角改为左上角，与份号自上而下排列；又如删除“主办单位签发人置于第一行，其他签发人从第2行起”规定，要求 如有多个签发人按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

第四，对成文日期中的数字格式进行了调整。由原来的汉字标全改为阿拉伯数字标全。年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01）。

第五，对公文的特定格式进行了新规定。新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式、纪要格式版式等式样。

第六，新增加了页码格式要素。明 确规定公文页码作为格式要素不可少。大家注意，原《中国共产党机关公文处理条例》有印刷分数，原《国家行政机关公文处理办法》没有，新的《党政机关公文处 理工作条例》的公文要素中也没有印刷分数，而把原《中国共产党机关公文处理条例》和原《国家行政机关公文处理办法》都没有提出的“页码”作为公文的要素之 一。

综上，主要变化可用六句话来帮助记忆：主题词和份数不再标；密级紧急左上角；机关署名不可少；成文日期用数字；公文页码别忘了。

三、《党政机关公文格式》各要素编排规则解读

这里重点对公文格式要素及其编排作一简要梳理和归纳，便于大家理解和掌握。第一，版头部分

由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。

1、份号。公文负责制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2、密级和保密期限。涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3、紧急程度。公 文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度，分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角或密级的下一行；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而 下分行排列。

4、发文机关标志（注：原称“标识”现称“标志”）。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二 字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称（一般党的机关这样使用，不加“文件”二字）。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐 使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二 字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5、发文字号。发文字号是发文机关按照 发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注； 年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时使用主办机关的发文 字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6、签发人。上行文应当标注签发人 姓名，签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置（即与 发文字号同处一行）。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次 均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7、版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。第二，主体部分

由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成，即公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。

1、标题。是 对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行 时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。（注：原《国家行政机关公文处理办法》规定： “公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，而新《党政机关公文处理工作条例》对此没有作专门要求,实际使用中是否加标点可根据需要或 视省政府办公厅使用情况而定。

2、主送机关。即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3、正文。公 文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、” “

（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行，每行28个字。

4、附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5、发文机关署名、成文日期和印章。有 四种不同的情况。一是加盖印章的公文（公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符）。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出 现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成 文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印 章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出 版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章）。二是不加盖 印章的公文（电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章）。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文 机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发 文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。三是加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签 名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空 四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对 齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。四是特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发 人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

6、附注。是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件须在附注处标明联系人和电话。

7、附件。公 文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一 行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第 一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。第三，版记部分

由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

1、版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2、抄送机关。除 主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对 齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将 主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3、印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机 关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编 虚位（即1不编为01），后加“印发”二字（注：原来我们一直随省政府办公厅用“印”字）。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分 隔线隔开。

第四、公文的特定格式

1、信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上 而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印 发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。首页不显示页码。

2、纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪 要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿 宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同 出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。第五，其他情况说明

1、页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

2、公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

3、公文中计量单位、标点符号和数字的用法。按国家标准执行。

四、公文拟制常见错误剖析

公文拟制工作中，我们经常遇到一些问题不知如何处置，甚至出现了许多“习惯性错误”。这里，梳理归纳了公文拟制中最常见、易忽略的一些问题并进行剖析，有些内容是对《党政机关公文格式》各要素编排规则的重复和强调，目的是进一步引起大家注意，避免再犯此类错误。

（一）违反行文规则。公 文是有一套严格的行文规则的。我们日常遇到的问题主要五个方面：一是直接报送省体育局领导同志个人。按照规定，除局领导同志交办事项和确需直接报送审批的 少数敏感涉密事项、重大突发事件及涉外事件外，不得将请示、报告直接报送局领导同志个人（有的单位认为直接报领导同志更快捷、更明确，报局里怕批到其他领 导那去，这样既不符合公文处理的规定，也违反了正常的工作关系）。二是多头报送。主送省体育局的请示、报告，不能再同时报送有关处室，也不能再同时报送局 领导同志个人。如遇有情况特别紧急确实需要分送有关局领导的，应在文件的首页注明分送情况。邀请局领导出席有关重大活动，不能分别向局领导本人报送请柬，原则上应向省体育局写出请示，统一协调安排（有一个市有个活动，给每位局领导都送了请柬，本意是不错，但造成很大被动）。三是越级行文。按照规定，省体育 局不受理直属单位内设处室和县级政府、县级体育部门的请示、报告。县级政府或县级体育部门如果有问题需请示省体育局的，可以先向其上一级部门（市政府或市 体育局）呈文，由其上一级部门再向省体育局呈文。四是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示，这是基本规矩。如果一文数事，把几个属于不 同方面解决的问题搞一揽子请示，既不便于批办，又容易使问题复杂化，不利于问题的解决。如，某中心关于备战第十二届全运会夏训工作动员会议及有关经费的请 示，此件中既邀请局领导参加会议，又申请有关经费，这些事项分属不同的局领导分管，没法报批，应一事一文分别报送。五是不经协商或协商不一致行文。这里要 强调，局机关各处室涉及经费的公文在送办公室审签前要送经计财处审核同意并签署意见，涉及法律法规的公文在送办公室审签前要送经法规产业处审核同意并签署 意见。

（二）文种适用常见错误。主要有三个方面：一是“请示”与“报告”混用、并用。这个问题在办公室收文中时不时见到。有 的单位把向省体育局请求批准事项的“请示”写成“报告”；有的单位向省体育局写的“报告”中含有请示事项；还有就是一份请示中包含多项请示事项。二 是 “请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于本单位的上级机关（领导）。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批 准和答复审批事项。“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个 文种（除单位或处室在参加国家或省会议后向省体育局提出我省（局）贯彻落实意见时可以使用“意见”文种，如××关于贯彻落实全国体育某会议精神的意见外，一般情况下使用“请示”和“报告”文种），其他文种不能用。省体育局办公室曾经收到个别中心《关于处罚××同志的决定》、《关于呈报×× 的报告》、《关于解决××经费的申请》、《关于××情况的说明》，这都是不正确的，说明对文种使用范围和写作还不清楚。

（三）“签发人”常见错误。按 照规定，上行文由主要负责人签发，下行文或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于 发文字号右侧（下行文一般不标识签发人）。这方面，出现的问题比较多，很多报省体育局的“请示”、“报告”没有签发人，这是不规范的。二是签发人不正确。“主要负责人”的含义，国办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。各直属单位上报省体育局的文件，必须由主要负责人签字，主要负责人因出 访、健康等原因，可由主持工作的负责人（不是分管负责人）签发。个别单位请示件签发人是分管同志，这是不对的。三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发 人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。这一点，大家要注意。四是签发人标注位置易出错。特别是联合行文有多个签发人时，要求是签发人姓名按照 发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，“签发人”标注在第一行（上行文的发文字号与最后一个 签发人姓名同处一行）。

（四）公文标题常见错误。公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成，一般格式为“发文机关＋关 于××（事由）的＋文种”。常见错误主要有: 一是要素不全。发文机关、事由、文种，三要素缺一不可，特别要注意不能缺少发文机关。在使用“报告”文种时，遇到比较多的问题是“某某中心关于某某事项的 情况报告”，应该用“某某中心关于某某事项情况的报告”。二是表述不清楚。例如：某中心更换设备需要申请经费，给省体育局打了个请示，标题是“某某中心关 于更换某种设备的请示”，这是不对的，应该是“某某中心关于更换某种设备所需经费的请示”；再比如，某某中心就某事提出意见请省体育局批复，经局里研究同 意某中心的请示，这时有职能处室代省体育局起草批复时，标题用“省体育局关于某事（某意见）的批复”，这也是不对的，应该是“省体育局关于同意某事（某意 见）的批复”。三是编排不当。要求一般用2号小标宋体字（注意字体），编排于红色分隔线下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；标题折行时词组 不能拆开，以防止引起歧义；标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”、“的通知”不能单独排行；标题排列应当使用梯形或菱形(原来下发文机关一 般单独一行，新的格式没有作明确规定)。四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”（本次新格式 未作明确要求，建议仍按原规定执行），但实际公文制作中，与该规定相违背的标题却屡见不鲜。有的不该用的却用了。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意 见》的通知”、“转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知”，“关于印发《某某市体育局局财务管理办法》的通知”，等等。此处的“意见”、“决定” “办法”都不是法规、规章，因此不可用书名号，可分别改写为“印发关于加强某某工作的若干意见的通知”、“转发某某局关于向某某同志学习决定的通知”、“关于印发某某市体育局局财务管理办法的通知”。有的该用的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、“关于印发‘某某工作管理暂行规 定’的通知”等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。

（五）主送单位常见错误。除 命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。一是上行文只能标注一个主送机关（个别情况如抬头“省 委、省政府”除外），给省体育局报文不能写给处室（如果省体育局内设机构如办公室、人事处等可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用 “函”）；二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺序遵循“先上后下、先外后内”的原则；不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号 隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。如省政府办公厅发文抬头写成“各设区市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门”，省体育局 发文顺序是“各市体育局，机关各处室，各直属单位”，而如果省体育局发文抬头写成“各市体育局、机关各处室、各直属单位：”就是不正确的。三是编排不正 确。要求编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。这方面大家要注意。

（六）结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。一 是结构层次表示错误。一般而言，结构层次序数分“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”四个层次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示,有 的第一层用了第二层或第三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。通常，只有两个层次时，可分别用“

一、”“1.”标识（数字序号 后用小圆号“.”而不能用顿号“、”，如“1.”而不是“

1、”），“

（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是„„”或“首先、其次、第三„„”等。二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。这方 面，大家要注意。三是标点使用不规范。标准规定，公文中第一层次标题后不加标点符号（一般单独成行）,第二层次以下的标题后均应加标点符号（一般不单独成 行）。经常见到要么都不加标点符号，要么全加标点符号，这都是不正确的。

（七）字符使用上容易出现的几个错误。一是汉字 “○”用阿拉伯数字“0”或大小定英文字母“O”代替；二是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“〔〕”或小括号“（）”代替；三是单书名号 “〈〉”用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替；四是分隔符“．”用小数点“.”代替；五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。解决以上 问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。同时要注意，行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。

（八）数值范围表述常见错误。常 见的错误有：4-6%、0.2-6等，规范的写法应分别为4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，如 “5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。表示时间范围时，可用“2000-2005年”、“3-4 月”，但不能用“2000-2005”、“3-4月份”。表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成 “

三、四天”、“七八十年代”不能写成“

七、八十年代”。

（九）引用（引文）常见错误。一是引用公文不规范，往往只引发文号 或不引发文号。根据规定，文中多次引用同一文件，应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号（用括号括住）,再次出现时可直接引用发文字号，无文 号的，第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。二是引用“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”时不规范，出现诸如“现将《×××实施 方案》(征求意见稿)呈上，请提出修改意见”的错误。规范用法是,在引用标题上含有“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”等字样的规章制 度、方案时，引用其标题时应放在书名号之内（其余放在书名号外），如上例应写为“现将《×××实施方案(征求意见稿)》呈上，请提出修改意见”。三是使用 非规范化简称时不规范。一般先用全称并加括号注明“以下简称×××” 首次出现时就需简称的，应在直接简称后加括号说明其全称。四是标点符号使用错误。文中直接引用语一般要用引号标明，凡将引用语独立来用，末尾的标点应放在 引号的里边，凡将引用语作为作者自己话的一部分，末尾不用标点（是一句话的最后时，句号放在引号外）。许多公文在这方面经常用错。

（十）阿拉伯数字与汉字混淆。规 范用法：一是定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作为语素的数字必须使用汉字。如，五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、“十二五”规划、五易其稿等。二是中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用汉字。如辛卯年正月 二十三、七七事变、十几个人、几千分之一等。三是统计表中的数值（正负数、小数、百分比、分数等）以及公历世纪、年代、年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数 字。如改革开放30年来、下午5时前报到、公元前2500年等。实际使用中，也有一些情况，具体使用汉字还是使用阿拉伯数字不是绝对的，允许灵活变通。比 如，整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字；比较孤立的普通数量结构（数字加普通量词），如果是十以下的整数用汉字就较得体，如 一个人、三本书、看了十遍、三项议题等；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”、“大概”等表示的约数一般使用汉字，但如果文中出现一组具有统计 和比较意义的数字，为保持体例上的一致性，其约数也可以使用阿拉伯数字，如“通过几年的发展，该区已入驻企业35家，总投资近20亿元，2010年完成税 收5000多万元。”

（十一）容易用错的词。一是“截止”与“截至”。从意思上讲，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。从用法上来说，“截止”后不能带时间宾语，不能说“截止昨天”或者“截止某 月某日”。“截至”后面必须带时间宾语，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就与“截至”的意思相同了，可以在后面带宾语。例如“截 止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”与“制订”。“制定”强调法规等的定型和拍板定案，强调动作已完成；“制订”强调方案、计划等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等；“制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽象和大方面者居多；“制 订”表示具体形象者居多，公文中习惯用于具体规章制度的订立，如“研究制定体育产业发展规划”应该是“制订体育产业发展规划”。三是“其它”与“其他”。据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。四是“按照”与“遵照”。“按照”是中性词，使用范围较广，通用于各种文体； “遵照”带有尊重色彩，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。“按照”是介词，“遵照”是动词，如“按照×× 同志的指示精神„„”，应写为“遵照×× 同志的指示精神„„”。五是“报道”与“报导”。公文中统一用“报道”，不能用“报导”。六是“期间”与“其间”。在使用时，“其间”前面总有一段关于时 间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。“期间”不能单说，而“其间”可以单说，如“期间，对文件修改 了20多次。”应写为“其间，对文件修改了20多次”。七是列举完后“等”的用法。有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城 市”，还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”，这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

（十二）语言表述不够规范。我 们工作中遇到的主要问题有三方面：一是请示事项表述不清楚。如某中心向局里写了一个购买设备的请示，文中提到，因某某原因，需要购买价值为多少的设备，最 后是妥否请批示。从公文中看不明白，你是购买设备这个事是需局里批准，还是向局里申请购买设备的费用。后经了解，是申请经费。既是申请经费，请示内容就要 明确落到申请经费上。二是语言不简洁精炼。公文应当观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲（不拐弯抹角）。我们遇到比较多的问题是总怕说不清 楚，长篇大论，过多地论述目的、意义等，公文应该简短，把事说清楚即可。三是字词不规范。公文有一套自己的规范常用语言（开端用语、承启用语、表态用语、征询用语、结尾用语等），我们要尽可能地使用公文语言。如：开端用语：据、依据、按照、根据、鉴于、由于、随着等；期请用语：敬请、恳请、报请、望、希 望、盼等；综合用语：为此、据此、值此、综上所述、总之等；结尾用语：以上请示当否，请批复；妥否，请批示；上述意见如果可行，请批准；以上报告如有不 当，请指示；特此函告；特此布告等。

（十三）“附件说明”常见错误。附件是正文的一部分，这一点容易忽视，因此公文如有附 件，应当在正文后、成文时间前的位置上标注“附件说明”（不能标注到成文日期之后）。一是标注位置和字体易出错。国家标准规定：公文如有附件，在正文下空 1行（常见错误是在正文下空两行或多行处标注）左空2字用3号仿宋体字标识“附件：”（常见错误是标识为“附：”或“附表：”），后标附件名称。二是标点 符号易出错。附件名称后不加标点符号（常见错误是名称后加标点符号）。三是多个附件时标注易出错。序号使用阿拉伯数码（常见错误是标识附件序号时未按规定 使用阿拉伯数码，第一个附件没有紧随“附件”依次排列而是另起一行）；多个附件或附件标题有折行时（常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序 号”对齐）正确标识方法是：

附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX

（十四）落款（发文机关署名、成文日期）和印章使用要注意。前 面已说到，这次新标准将党委系统和政府系统做法进行了统一。这里有五个注意事项：一是发文机关署名。今后所有公文都必须加上发文机关署名，这是一个新的变 化和要求，必须引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由汉字标注改为用阿拉伯数字标注，这也是一个新的变化和要求，必须引起注意。成文日期，注 意不能按拟稿日期标注，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以签发日期为准；联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；法规性文 件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期；特殊情况署印发日期，如电报。三是编排位置。分两种情况：加盖印章的公文，标准规定，单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印 章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章）。不加盖印章的公文，一般 情况下，电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章（实际中我们几乎用不到，了解一下即可）。单一机关行文时，在正文（或附 件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成 文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。四是联合行文印章。为防止出 现空白印章，一般将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不 得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。首排印章顶端应当上距正文（或 附件说明）一行之内。五是“此页无正文”的错误。机关署名、成文日期和加盖印章与正文必须同处一面，当公文排版后所剩空白处不能容下时，应采取调整行距、字距、删除空行或增加、减少公文内容的方法，务必使机关署名、成文日期、印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十五）“附注”常见错误。附 注一般是对公文的发文范围，联系方式，使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行文的“此件发至县级”，“此件公开发表”等 等。常见错误，一是标注位置不正确。常见错误是没有按规定在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。二是上行文没有附注。按规定，请示、报告、意见、函等 上行文应附注“联系人”、“联系电话”，常见到有些单位给省体育局的上行文（特别是请示件）没有附注联系人，这是不正确的，也不便于及时沟通相关事项。三 是附注应用范围不清楚。附注不是对公文内容作出解释或注释，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。（十六）“附件”常见错误。公 文附件是正文，这一点很多同志认识不到，往往不够重视，如果应有附件而没有附件或使用不当，就会影响工作。常见错误：一是应有未有。以下五种情况应当有附 件：正件是贯彻落实局领导批示精神的，要附上领导批示签的复印件（必要时附原件）；正件内容涉及到有关政策或需提供局领导参照的，要附上附件（会签件要附 上会签意见件），以便局领导做出决策；正件是邀请局领导出席会议或活动的，应当附上日程安排，需领导讲话的还要附上代拟稿；正件是需要以省体育局名义给省 政府或国家体育总局行文的，要附上代拟稿；当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是“附件”与正件混淆。比如，印发或转发讲话、规 章和文件时，将讲话、规章和文件视为附件处理，是错误的（根据规定，印发（转发）讲话、规章和文件时，如已在标题中明确印发（转发）内容的，所印发或转发 的讲话、规章和文件应作为正件；而文件标题未明确转（印）发内容，且需对正件作补充说明的其他材料，应以附件形式处理）。三是标注位置和字体不正确。标准 规定，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件” 字样，有序号时标识序号,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字体用3号黑体，后不加“：”。附件标题居中编排在版心第三行（也就是说“附件” 与“标题”之间要空一行）。特别是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版记”之后。

(十七)“抄送机关”常见错误。抄 送机关是指主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。常见错误：一是没有使用全称或者规范化简称、统称。二是标点符号用错，没有按照“同一性质、层级 的抄送机关用顿号隔开，不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号”的规定使用标点符号，特别是在“最后一个抄送机关后标句号” 方面常出错。三是字体字号用错。一般用4号仿宋体字，左右各空一行编排。注意：不是3号仿宋体字，不是顶格也不是空两字，这方面特别容易用错。四是使用 “抄报”等字样，公文处理办法中没有“抄报”、“报送”，无论是上级机关还是下级、平级机关应当一律使用“抄送”。

（十八）“印发机关”和“印发日期”常见问题。一 是字体问题。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，常见错误是用成3号字体。二是编排位置问题。印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，“印发机关” 左空一字，“印发机关”右空一字。三是“（×年×月×日印）”与“（×年×月×日印发）”问题。省政府办公厅的做法一直是使用“（×年×月×日印）”，主 要考虑上行文用“印发”不合适，为体现一致性，省体育局原来也要求使用“（×年×月×日印）”。这次新的要求是使用“（×年×月×日印发）”。四是印制份 数问题。新的格式对此未做明确规定。

（十九）制作复合体公文常见错误。印发、转发公文也称复合体公文。拟制此类公文常不些地 方不清楚，要注意：一是“印发”、“转发”、“批转”不要混淆。特别是一些单位经常把“转发”与“印发”用错。“印发”的原文制作和来文渠道是本机关； “转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关；“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。二是不要将印转文件当附 件处置。在格式上表现为以“附件”的方式标识附件名称，将被印转的文件置于版记之后。制作此类公文的原则是：印发或转发讲话、规章和文件，如已在文件标题 中明确的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文，如“关于印发某某同志在全省体育工作会议上讲话的通知”、“关于转发《党政机关公文格式》的通知”，某某同志的讲话、《党政机关公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出现，这时处于复合体公文前面的“通知” 作用和地位类似于“按语”或“编者按”。三是结构上不要出现双重格式。不要出现被印转文件和与其前面的“通知”或其他文种本身出现两套格式，各有各的成文 日期，各有各的印章，各有各的版头、版记等。此时要进行必要的技术处理，具体办法是：去掉被转发文件的版头、版记，将其发文字号移至被转发文件标题的右下 侧；去掉被转发文件的主送机关；将被转发文件的发文机关移到其标题之下（或以括号标注），若其已在复合公文标题或“转发语”里出现，则可省略；去掉被转发 文件的印章；去掉被转发文件的成文日期或移至其标题之下（或以括号标注）。四是转发类公文标题冗长、成分多余问题。实际工作中，经常遇到逐级层层转发公文 的情况，如果按照标题制作的一般原则拟题，标题构成一般是：发文机关＋“关于转发”＋被转发文件的发文机关＋被转发文件名称（或其主要内容）＋文种，但这 样往往造成两种情况，一个是标题冗长繁琐，二个是成分多余，一个标题中多次出现“关于”“转发”、“通知”，就会出现类似“某某中心（市体育局）关于转发 《河北省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》的通知” 这类的标题。拟制此类标题时一定要掌握一个原则，即无论层次多么繁杂，无论转发多少通知，标题中只能出现1次“关于”，最多只能出现两个“通知”。解决办 法主要有四：①直接转发第一个发文机关的通知（省略法）。如标题“某某市体育局转发《省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》”，可以将 其改写为“某某市体育局转发国家体育总局关于某某问题的通知”（注：凡是批转、转发、印发的公文，如果被转发、批转或印发的文件标题中有“关于”二字，那 么标题中的第一个“关于”，即本级机关后的“关于”应该删掉，标题中只保留被转发、批转或印发文件的“关于”，同时转发标题的文种“通知”也要省略）；② 抽取被转发文件的核心自拟标题（概括法）。如“某某市体育局转发河北省体育局转发国家体育总局关于进一步做好群众体育工作的通知”，可改写为“某某市体育 局关于转发进一步做好群众体育工作的通知”。③在标题中只出现上一级机关转发通知的文号（替代法）。如“某某省委关于贯彻落实中发〔1989〕12号文件 精神的通知”、“某某市人民政府办公室关于贯彻省发〔2005〕23号文件精神进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知”（采用替代法时，最好不要只写文 号，要尽量在标题中标明事由主旨，让人一目了然，也便于查询）。④直接转发原文件（直转法）。转发的是法规、规章如层次太多可直接转发，如标题“某某市体 育局转发省体育局关于转发《全民健身条例》的通知”，可以将其改写为“某某市体育局关于转发《全民健身条例》的通知”。

以上，结合工作实践，就《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》进行了简要梳理和解读，就实际操作中易忽略或常见问题进行了剖析，与大家交流，以期对规范省体育局系统公文拟制工作能有所帮助。不妥、不对之处，谨请谅解并欢迎指正。

如何书写机关公文 篇5

材料构思的过程，实际上是我们对所阐述问题深入学习研究的过程，是对我们头脑中已有知识进行梳理和释放的过程，是对所讲内容的特点规律逐步深化认识和掌握的过程。这个过程，就是一个由点到线、由线到面的过程，是一个由粗到细、由虚到实的过程。构思材料是从大到小，从整体到具体，写材料是由小到大，由具体到整体。构思的过程，可以大体分为三个阶段。

第一阶段：理清思路，整体布势

一要确定主题。确定主题就是要明确准备写些什么，要围绕这主题展开和发展，以便于落实单位准确地把握材料的基本精神和总体倾向，进而用以指导工作。比如，起草一篇领导讲话，领导明确要讲一下党的建设问题。但这是一个比较大的题目，需要给它具体定位，是从总体上强调几个思想，还是要侧重讲一两个突出的问题，这个问题是什么，从哪个角度讲。如果只讲党支部建设，需要确定是以保持先进性为主题，还是以坚持制度建设为主题，是增强原则性、战斗性为主题，还是以改革创新为主题，把大体的思想和方向明确下来。

二要确定对象。确定对象就是要明确写给谁看，讲给谁听。要了解所面对的对象是什么层次、有什么样的特点，因为对象不同，内容层次、行文风格都应有所不同。毛主席在讲到反对党八股的时候，指出了一个治病的药方，就是我们每一个人，都应当切实领会下面这条起码的规则，把它当作定律，当你写东西或讲话的时候，要想到你究竟是为什么人写东西，向什么人讲话。

三要确定目的。确定目的就是要解决什么问题。无论是各级文件、召开年度例行的会议，都要分析问题、解决问题，如果没有问题需要解决，或没有把需要解决的问题搞清楚，相关会议和文件就失去或削弱了存在的价值。我们在构思一篇文章的时候，要想到究意是针对什么。头脑中有了靶子，写起来就有所遵循，不会出现跑题。从提出问题、回答问题到解决问题，一条线写下来，整篇文章就会很集中。

四要确定结构。确定结构就是知道按照什么顺序来写。有了总纲还要有目，有句成语叫纲举目张。一篇文章要鲜明，就要作到纲举目张。整篇文章，旗帜拿出来了，有大的论点还有小的论点，大小论点要相互联系，排列要醒目。哪些是纲，哪些是目，目与目之间的排列，层次要清楚，条理要清晰。一篇文章是个大的思想观点，每一段是个小的思想观点，要尽量避免把两个互不统一的观点放在一个段落里。并且段落与段落之间要能贯穿，这就像基本建设设计一样，有个布局，一个城市，一个小区，这个建筑与那个建筑，布局要很清楚。全篇文章的思想观点、大纲小目的关系准确，段落分明，前后能贯穿，这些都是需要在构思中统筹考虑的问题。

第二阶段：深入开掘，奠定基础

要真正写好材料，光有整体框架和明确的思路是不够的。这一阶段只是决定能不能写出材料；第二阶段则决定能不能写出好材料，这是最见功力的。

一是要有魂。一篇材料要有灵魂，就是要有统率性的思想和观点。毛主席常讲，一个政治家要善于打起旗帜，旗帜就是个纲领，要有鲜明的纲领。旗帜很高，面很大，色彩很鲜明，这样才能把群众结合起来。一篇文章有个基本观点，总的要求，它在文章中就像一面旗帜一样，主要观点鲜明，这就有了灵魂。毛主席还说过：要学会用材料说明自己的观点。必须要有材料，但是一定要有明确的观点去统率这些材料。一个文章要有中心，而且只能有一个中心，不能搞多中心，多中心就是无中心。要使材料服务观点，而不能让观点服从材料。

二是要有眼。鲁迅说过，记人，最好记他的眼睛。下围棋很注重眼，它关系到一块棋的生死。写材料也要有眼，就是我们常说的点睛之笔，它关系到一篇文章的优劣。有时我们看了一篇文章，好多内容记不得了，但是对于其中的几句话始终忘不了，那往往就是文章的眼。像虚心使人进步，骄傲使人落后，是毛主席在八大的开幕词中的一句话，一直流传到现在，这是毛主席的秘书田家英写出来的。许多好的诗词，不是字字句句都好，真正成为眼的，也就那么两句。赵本山的小品很受欢迎，每个里边都是有眼的，像《卖拐》里的让范伟跺脚，马上让人联想起江湖骗子让人跺脚治病的骗人场面，然后有一句结论性的话，你跺你也麻。把思想性、艺术性完美地统一起来。这是小品里的包袱，更是这部作品的眼。一部作品，一篇文章，有了眼，就有了高峰，就有了文采，就有了生机，就活了起来。这个眼，有时候是在写作的过程中，突发灵感产生的，但是更主要的是在构思材料时，把它找出来，设计出来。这个眼位可能是一个观点，可能是一个思想，也可能是几句经典的话。

三是要有筋骨。一篇好的文章，必须有几个支撑点。支撑点要平衡，不能畸强畸弱，造成整篇文章的失衡。古人形容文章，要虎头，猪肚，豹尾，就是说，文章的开头要有气势，中间要丰满，结尾要有力。这是从一般要求上讲的。在研究材料时，我们常常会提到，讲几个问题，能把材料撑起来，就是一篇文章要有挺实的筋骨，才不至于塌架子。写经验材料，必须有能够推得开的好的做法，这就要在概括上下功夫；写事迹材料，必须有使人感动的过硬事例，这就要在挖掘上下功夫，过去我们常讲，要挖地三尺，就是指得这种精神；写讲话材料，必须要有落实的具体措施，这就要在规范性上下功夫；写汇报材料，必须要有打烙印的东西，这就要在找亮点上下功夫。

四是要有抓手。就是要有操作性。这是现在评价一个讲话、一个文件、一篇文章最基本、最常用的话。过去一些领导讲话，比较注重思想性，认为是一种思想水平、理论水平的标志。现在全党都在强调改进作风，文风的问题也相应地发生了变化，就是大家都很重视思想的求实，文风的朴实，工作的落实。一篇文章，尽管有好的思想，好的语言，但是没有很强的操作性，没有落实的具体措施，就往往容易背上讲空话、讲大话的坏名声。另外，在信息时代，社会节奏变快了，文章贵短不贵长，长篇大论的讲话和文章，没有多少人愿意听，也没有多少时间去看。操作性就是把好的想法变成好的办法。操作性要具备的这样几个要素：一是要有鲜明性，提倡什么，反对什么，要求很明确。二是要有刚性，只能这么做，不能那么做。三是要有规范性，哪些人要这么做，哪些事要这么做，哪些时间要这么做，有所遵循。四是要反映规律性，不是雕虫小技，不是简单、具体的小做法，而是抓住本质，反映规律，有生命力。

第三阶段：精雕细刻，搞好包装

一是要有好的题目。好的文章，还要有好的标题，生个好孩子，起个好名字。《求是》杂志2002年第12期发表了一篇文章，叫做《文章要好，题目要巧》。其中讲到好的标题要具备三点：一是贴切、醒目、生动.二是短一些，简洁一些，人们不爱读长文章，也不爱读长标题，短比长好。三是要有个性，切忌似曾相识，人云亦云。孙犁说过，曹雪芹写了一部小说，翻来覆去想了那么多的题目，列之篇首，各有千秋，使人深思，不忍舍去。我们既然创造出来一篇作品，何不再费些功夫，创造个与前人不同的题目，反而去模仿别人已经用过的甚至用滥的题式呢?有的材料可以不要标题，对上报告，大多可以不要标题，只要把道理说清楚就行了。向群众宣传，发表文章，标题就很重要。任何文章都要讲究标题，好文章没有好标题不行，报纸上那么多文章，谁知哪篇好，当然要先看标题，标题好的就吸引住人，引起人的兴趣。

二是要有好的语言。现在的公文，公式化、程式化的语言太多，没有个性，没有鲜活的语言。基层单位写得东西，不能像中央文件，要尽可能用朴实的语言，群众性的语言，讲一些大实话，这样离群众近，又是上级机关想听听不到，想说说不出来的话。胡乔木同志曾举过一个例子。在五十年代末，湖北省红安县关于搞试验田的报告，讲干部穿着鞋袜，在田岸上检查生产，社员骂了他一顿，说摇摇摆摆像个相公，莫把田埂子踩塌了。单这句话还不够，干部问：你骂谁?社员说：我骂你！然后再加上县委副书记说：骂得对！有这样的对话，印象就很深刻。当然，好的语言不光是要有生动性，也要有哲理性、深刻性，有一些好的概括，可以大大提高文章的文采。好的语言，有一些是在构思文章中形成的，有的文章的段落和内容就是好思想、好语言的展开。

机关公文通知 篇6

为进一步规范机关公文格式，提高办公效率，根据局领导要求和上级有关文件，现对机关公文起草格式作统一要求，请各科室在将有关文件材料送交信息中心把关审核之前，按照以下要求进行排版编印。

一、纸张及页面设置

统一用A4纸张，页边距设置(厘米)：上2.6，下2.4，左2.6，右2.4。

一般情况下，公文页码采用“页面底端”和“居中”方式，页码采用默认格式。如有特殊要求，另行处理。

二、公文结构层次序数、字体及行距

公文结构层次序数一般为：第一层用“一、”，第二层用“(一)”，第三层用“1、”，第四层用“(1)”。

标题用2号宋体字加粗，副标题用3号楷体字。正文第一级小标题用3号黑体字，第二级小标题用3号楷体字加粗，第三级小标题用3号仿宋字加粗，其余正文文字均用3号仿宋字。 正文行距用“固定值”，“设置值”为26—28磅。

三、附件

在正文之后、发文机关署名之前(正文下空1行、左空2个字)标注“附”，后标全角冒号和附件名称，如需回行，与附件名称第1个字对齐排列。有两件或以上的附件时，应在附件名称前按顺序用数字注明序号。附件名称后不标注标点符号。

附件材料左上角用3号黑体字顶格标注“附件”，后标全角冒

号;两件或以上附件按顺序标注“附件一：”、“附件二：”。附件标题、小标题、正文排版同主件相同，若有图表，表内文字可灵活处理。正文标注附件与附件必须一一对应。

批转、转发、印发的公文，不属公文附件，不加附件标注。

四、发文机关署名及成文日期

有主送机关的公文必须有发文机关署名，无主送机关的不标注发文机关署名;以红头文件下发、需要加盖公章的公文，不需要标注发文机关。

公文成文日期用汉字写明年、月、日(如：二○○六年六月二十日)，无主送机关的的公文成文日期用阿拉伯数字写明年、月、日(如：6月20日)加圆括号标注于标题下方居中位置。

五、需要注意的其它问题

1、使用自动编号的问题。部分材料在起草过程中，输入第一个序号回车后，软件往往会使用自动编号而产生第二个序号，这样不利于正常排版，解决的办法是在产生第二个序号后，单击常用工具栏的“撤消”按钮。

2、首行缩进2字符，并保持整篇文档左右缩进和段前段后距的一致。

机关公文用词 篇7

一、公文格式存在的问题

(一) 发文字号不正确。58份公文中, 有38份发文字号不正确, 占65.5%。发文字号不正确, 主要表现在两个方面:一是发文年度所用括号不正确。不少单位用了中括号“[]”, 而正确的应该是六角括号“[]”, 这个问题比较普遍。二是所用字体不正确。有的用的是仿宋字, 有的则用的是黑体字, 而正确的应该是3号宋体字。

(二) 份号、秘密等级标注不正确。一是机密级以上公文应该标注份号, 用6位数, 但有2份机密文件没有标注份号。二是秘密等级的标注, 应该用黑体字, 两个字中间应当空一个字位, 如“秘密”“机密”等, 但有的没有空位。

(三) 正文中的结构层次序数使用不正确。按照规定, 结构层次序数, 第一层为“一”, 第二层为“ (一) ”, 第三层为“1”, 第四层为“ (1) ”。但有6份文件中对层次序数使用比较乱。

(四) 误用“此通知”、“此报告”。在公文中现已不再标注“此通知”、“此报告”、“此请示”, 但有9份公文中有此类标注。

(五) 署名不正确、不美观。一是署名不正确。如有的文件署名为“××总队第××支队司令部”。正确的应为“中国人民武装警察部队×××总队第××支队司令部”。二是不美观, 署名字号、位置不规范。

(六) 文尾栏的位置、内容不正确。主要有4个方面的问题。一是位置不正确。文尾栏应在整个公文的最后, 也就是说, 如果一份公文没有附件, 文尾栏在署名的后面;如果一份公文有附件, 文尾栏就要在所有附件的最后。但有19份公文的文尾栏未在“文尾”的位置。二是抄送机关标注不正确。还有的公文标注为“抄报”、“抄”等样式, 应统一为“抄送:”。而有一份公文已署名“各支队”为主送机关, 但在抄送栏中却再次注记“送:各支队”。三是承办单位标注不正确。承办单位一般直接进行标注, 如“司令部办公室”, 但有的公文中还是标注:“承办单位:司令部办公室” (这种标注一般只是需要联系办理的公文中才使用) 。四是印发时间标注不正确。有1份公文中印发日期署的是汉字“二〇一〇年二月二十三日”, 应该是“2010年2月23日印发”;还有的标注“×年×月×日印”应为“印发”。

(七) 格式不够统一。主要有5个方面:一是发文机关代字不统一。警务部门承办, 以司令部为发文机关的公文, 有的用的是“司警字”, 有的用的是“司务字”。二是发文顺序号不统一。有的用的是三位数, 不够三位数时用“0”在前面补齐, 如“第007号”, 而有的则用实数如“第7号”;有的单位同一个发文机关下发的文件不是统一编号, 而是承办部门各自编号, 如出现了“司务字第001号”, 又出现了“司训字第001号”。编号应由保密室统一编号, 师 (支队) 、司、政、后分别统一编号, 而不应由业务部门自行编号。三是“签发”“已阅”不统一。有的公文“签发”“已阅”用的是红色字, 有的是黑色字;有的一位领导只注“签发”, 也有的既“签发”又“已阅”。四是印章位置不统一。如使用全称“中国人人民民××××××××部部队队××××××总总队队第第××××支支队队””, , 有有的的印印章章盖盖在在““××××××总总队队第第××××支支队队””的的中中央央, , 有有的的盖盖在在整整个个署署名名的的中中央央。。五五是是页页码码标标注注不不统统一一。。有有的的标标注注““11””““22””页页码码, , 有有的的标标注注““第第11页页””““第第22页页””;;有有的的标标注注在在底底端端左左侧侧、、右右侧侧, , 也也有有的的标标注注在在底底端端中中央央。。

(八) 存有错情。文字和标点符号明显使用不当, 比如某支队的名称, 前面用的是用阿拉伯数字, 后面又换成了汉字;“煽动”误用了“煸动”。等等。

二、存在上述问题的原因

在和各单位有关职能部门的同志座谈时, 大家感到, 公文格式方面存在的问题, 究其原因, 既有客观方面的因素, 也有主观努力的不足, 比较突出的有以下几个方面。

(一) 对部分内容缺乏明确的规定。大家都感到, 各级对公文格式是比较重视的, 也都注重经常检查、经常统一, 但由于军委办公厅和总部下发的公文处理条例、规定相对比较原则, 对一些具体内容没有明确的规范, 往往是一个领导一种说法, 一个文件一个样式。

(二) 对有关规定学习不及时、不深入。上级关于公文处理方面的文件, 当时发至团级单位, 现在各单位已经很难找到这份文件的原版, 只能从有些书上查找, 而一些书籍在转载时, 对有些规范特别是示例部分, 已经不如文件本身那么规范。机关业务学习计划中, 多数单位没有安排公文规范方面的内容。公文规范还没有作为机关干部入门的必学内容, 不少刚调进机关的干部, 进入机关后没有把公文作为基础课和必修课。

(三) 部分机关干部办文不细心, 职能部门把关不严格。

由于工作较多, 事务较忙, 从领导者来看, 对公文只是原则性讲得多, 具体抓得少;从职能部门看, 主动研究、积极管理少。从具体承办者来讲, 主要是办事马虎, 粗心大意, 使一些不该出现的问题屡禁不止。

三、应采取的对策

机关公文是反映机关素质的一个窗口, 也是机关履行职能、发挥作用的一个非常重要的辅助手段, 具有上传下达、组织指挥、宣传教育、依据凭证等多种作用, 也具有鲜明的政治性和政策性、严格的准确性和时效性、很强的机密性和格式的规范性等显著特点。重视规范机关公文格式, 提高机关公文质量是各级领导的一贯要求, 也是培养机关良好作风的有效途径, 更是每一名机关干部必须掌握的基本常识, 必须具备的基本素质。因此, 一定要从思想上切实引起高度重视。针对机关公文格式存在的问题, 当前各级机关应该采取以下几个方面的措施:

(一) 要加强对公文处理规范的系统学习。只有认真学习基本规范, 才能掌握基本规范, 正确进行公文处理。要把公文处理规范作为机关干部的必修课, 及时组织新调入机关的同志学习。要作为业务学习的重要内容, 系统地进行计划安排。只要是机关干部, 无论平时接触公文的多少, 都应该加强对公文处理规范的学习, 掌握基本要求。

(二) 要积极发挥职能作用。一是积极协调。就是要经常地、积极主动地向领导提出建议, 组织安排机关对公文知识进行学习, 组织机关公文检查, 组织机关公文讲评, 不断提高领导对机关公文的重视程度, 及时解决机关公文中存在的倾向性问题。二是严格把关。文件综合管理部门要对所属人员呈送的公文严格进行把关。特别是对一些工作中本来就比较粗, 对公文掌握不够精通的干部, 更要注重加大检查力度, 保证自己签批的公文不出问题;职能部门, 要对所属单位制发的公文严格把关, 坚决控制不合格公文的发送。三是加强检查。就是要经常地、积极主动地对本单位的公文质量情况进行检查, 及时对存在的问题进行通报, 进行规范。四是解疑答难。就是要认真负责地、客观正确地对所属单位、人员提出的关于公文方面的问题做出准确的回答。五是示范表率。作为司令部的干部, 作为职能部门的同志, 应该在公文处理上给其他机关、给一般干部做出表率。要带头学习研究公文常识, 力求成为公文通;要带头认真细致地对待和处理每一份公文, 力求承办的公文标准规范;要带头树立严谨细致的工作作风, 作好普通干部的示范。

机关公文用词 篇8

【关键词】机关干部；公文写作；能力提高；必要性；途径

一、提高机关干部公文写作能力的必要性

（一）公文写作是机关干部胜任机关工作的必备之功

机关干部的工作性质和工作职责决定着其必须掌握一定的公文写作知识，具有合格的公文写作能力，只有这样，才能履行好分析决策、请示报告、参谋建议、上情下达、信息传递、贯彻落实等基本职能。同时，只有具备优秀的公文写作能力，才能够在行使国家权力，履行服务职能，服务百姓大众过程中提高服务质量，提升办事效率，提高群众满意度。

（二）公文写作能力是机关干部综合素质的重要体现

公文具有较强的政治性、政策性和思想性，公文写作过程不仅是对机关干部公文写作知识的检验，更是对写作者政治理论高度和对国家路线方针政策的把握水平、对涉及工作领域相关业务的熟知程度等的检验。公文写作思想、基调和内容的呈现也是机关干部工作章法、创新思想和对领导意图领会程度的体现，所以公文写作者必须具有较高的综合素质。

（三）公文写作的过程也是机关干部素质提升的过程

机关干部要想在公文写作过程中做到得心应手，除要学习研究公文写作本身知识外，还必须广泛涉猎各行业领域的相关知识，通过调查研究掌握一手资料。知识的涉猎要涵盖党的建设理论、哲学的思想方法、党的方针政策、国际国内最新形势、上级相关文件精神等。通过调查研究掌握基层想法和群众需求，因此使个人能力素质在潜移默化中得到提高。

（四）公文写作是机关干部展示才能实现自我的过程

公文形式的呈现是写作者个人对公文写作本身规律、特点、要求掌握程度和文学修养的体现。而公文内容更是对机关干部个人综合素质和才华的展示，公文内容体现着写作者对领导意图的领会、对要解决的工作问题的主观认识和创新想法、对现有资源的整合能力的体现，日常工作中，普通机关干部很少有展示机会，而公文的写作恰恰提供了这样的机会。

二、提高机关干部公文写作能力的途径方法

（一）要通过勤学掌握公文写作的规范和要求

学习是增长知识，提高能力的最直接和最有效的途径之一。机关干部要提高公文写作能力首先要认真学习公文写作的具体规定、规范要求和写作技巧等基础知识，只有这样才能在行文时熟练进行布局谋篇和取材立意，符合文种和格式的要求。除了内容和形式的规范，还要符合政治性和政策性要求，体现一定的思想理论高度，这就要求机关干部在平时就要重视政治理论学习，重视对时事政治的了解，重视对上级文件精神的把握，重视对党的执政理念和为民服务思想的理解，不斷提高理论素养，适应对公文内容的特殊要求。

（二）要通过苦练掌握公文写作的规律和特点

苦练首先要勇于吃苦、善于吃苦、乐于吃苦，苦练的过程是对公文写作从陌生到熟悉、从畏惧到喜爱、从模仿到独具特色的过程，也是不可忽略和逾越的必然历程。苦练还要掌握技巧和方法，在掌握一定的基础知识和基本要求后，要先对好的范文进行模仿，对公认的、影响较大的好公文进行精心研读，用心揣摩，从谋篇布局、形式特征到语言风格、主旨体现等多方面进行分析模仿，慢慢从形似到神似。同时，机关工作人员还要注重向身边有丰富公文写作经验的同志进行学习，模仿他们从起草、反复修改到定稿的全过程。

（三）要通过积累为公文写作广泛的占有材料

公文要讲究客观真实，具有权威性和可行性，公文写作者即便有高超的写作技巧也是“巧妇难为无米之炊”，要想做到言之有物，必须在占有材料上下真功夫。机关干部要处处做个“有心人”，要养成积累资料的良好习惯，并注意对材料进行分类汇总和总结归档。要注意从工作生活中积累、从文件材料中积累，要积极养成深入基层调研的习惯，并且真正深入田间地头、深入社区车间，亲自与群众沟通，听取群众想法和心声；要注意临时收集和资料挖掘，动笔前可以围绕相关问题进行专题调研，保证行文选材用材之需要。

（四）要通过博学使公文写作做到下笔如有神

所谓“读书破万卷，下笔如有神”，无论从工作能力、生活情趣、个人情操到公文写作，机关干部都要努力做个博学多识之人。机关干部除了要研读模仿公文写作和语法修辞方面的资料，更要广泛涉猎有关文学、历史、经济学、逻辑学、法学等方面的相关知识，通过拓展知识面来达到精辟深刻、思维活跃、善于联想、富有创新，做到引经据典、旁征博引、挥洒自如、如潮涌动，即所谓的“下笔如有神”。这种境界需要日积月累做前提，需要博学多才做支撑，有与艺术创作相同之处，是一种特殊展现和呈现形式的艺术创作。

（五）要通过善悟才能快速提高公文写作水平

同样的学历专业、同样的工作经历，甚至同样的公文写作训练，不同的机关干部也会有进步快慢的差异，有的人总是停留在循规蹈矩的层面，有的人却能够升华到艺术的境界，究其原因，“悟性”的差异起到重要作用。有的人善悟会悟，自然突飞猛进；有的人只是机械学习模仿自然很难得到进步和飞跃。“悟性”有深浅，机关干部在公文写作的学习、模仿过程中，要善于思考“别人为什么那么写？和我的写法有什么区别？区别的根源在哪里？我如何结合自身去借鉴？”，并且要注意分析别人修改的过程，注意领悟领导的意图。

参考文献

[1]邓姗姗.试论公文主旨的表现形式[J].青年文学家，2016（14）.

[2]董炎英.也谈机关干部公文写作能力的培养[J].才智，2016（03）.

[3]马淑杰.如何有效提高公文写作水平[J].写作（上旬刊），2016（03）.