规范公文

规范公文（通用10篇）

规范公文 篇1

人们对公文标题结构的认知,至今仍存在许多误区。尽快走出这些误区,对于确保公文标题的总体结构和句法结构的规范、促进公文标题的规范化大有裨益。限于篇幅,且为避免重复,本文在阐述观点时有的未举例说明或对病例未做具体评改(《系列谈之四》将做较系统的剖解)。

误区一:公文有版头可省略发文机关

正确观点:下行文和泛行文一般不可以省略发文机关。下行文和泛行文标题有发文机关,不仅符合公文处理法规的规定,而且比较庄重,更主要的是有利于公文的管理和利用。以《国务院关于促进节约集约用地的通知》(国发[2008]3号)为例,若不标发文机关,就变成了《关于促进节约集约用地的通知》,引用时就会造成标题无发文机关的情况;而如果加上发文机关,就要把“国务院”几个字放在标题之外,很显然这不符合规范化要求。

上行文中的请示和平行文中的致函(相对于复函而言),标题可省略发文机关。理由主要有两点:一是该标题除对方批复或函复外,不大可能再有其他公文引用;二是可为对方批复或函复时提供方便。以《国务院关于长沙市城市总体规划的批复》(国函[2003]117号)为例,主送“湖南省人民政府”,正文开头语是:“你省《关于……的请示》(湘政[2001]37号)收悉。现批复如下:”如果将“湖南省人民政府”加在请示标题中,正文开头就要与主送机关重复。

误区二:转发性通知可省略文种

正确观点:转发性通知不可以省略文种,《×××关于转发……的通知的通知》不可以简作《×××关于转发……的通知》。这是因为公文标题绝对不能没有文种,亦即文种任何时候都不宜省略。《×××关于转发……的通知的通知》,“转发……的通知”是事由,最后的“通知”是文种。《X X X关于转发……的通知》,如果将“转发……的通知”视为事由的话,则标题无文种;如果将“通知”视为文种,“转发”后多没有相搭配的宾语,因而存在语病。公文学界主张如此拟制标题的人也不认可标题无文种,而往往将被转文的“通知”视为本标题的文种,但却忽略了事由词语怎样合理搭配。至于《X X X关于转发……的通报》,则更是错误的。

笔者一贯主张,拟制转发性通知标题时,应运用语法修辞技巧避免“通知”文种的重复,而不应以牺牲公文规范化为代价。笔者历来提倡,用“自拟摘要法”和“适当修辞法”来解决这一难题。前者是不拘囿原标题结构而通过高度概括表达原意的方法,后者是发挥结构助词“的”的作用而达到减少“关于”和“的通知”的目的且可体现出转发环节的方法(可参见《系列谈之四》病例剖解)。

误区三:介词“关于”可有可无

正确观点:不可一概而论,狭义法定公文标题一般不可以没有介词“关于”。因为没有介词“关于”,发文机关和事由直接发生联系,不仅会改变标题的结构,而且往往产生歧义。这在事由中的动词所表示的动作主体即施事者不是发文机关时,表现得尤为突出。

从广义公文来说,标题事由前(发文机关后)可以不用介词“关于”的情形主要有三种:一是法律法规规章标题,如前文所述;二是省略事由的特殊公文标题,如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国全国人民代表大会公告》等;三是批准、转发、印发性通知标题(省略“关于”主要是为避免“关于”重复)。第三种情况的标题,实际上已不是原来意义上的偏正结构,但实践中从上到下的机关公文多将“关于”省略。这是因为发文机关是批转(或转发、印发)这一动作的施事者,它和事由直接发生联系,也不会产生歧义,基本不影响表达。

误区四:助词“的”可有可无

正确观点:必要的结构助词“的”不可缺少,语气助词“的”不用为好。

(一)狭义法定公文标题文种前一般不可以不用结构助词“的”。这是因为文种前面充当定语的事由大多由词组构成,而根据汉语特点充当定语的词组后面一般应加结构助词“的”,否则不通顺。当文种前面相邻的词是动词时,“的”更不可少,如《×××关于……工作安排通知》,“通知”前须加“的”。个别情形下的特殊公文标题省略事由,自然不用“的”。

(二)事由中充当定语的动词后不可以不用结构助词“的”。如《公众聚集文化经营场所审核公示暂行办法》,动词“聚集”后应加“的”,不然和后面词语组成述宾结构词组则产生歧义。

(三)事由中间短语后最好不用语气助词“的”。事由中间短语后使用语气助词“的”的情形,多表现在司法公文标题中。由于公文标题一般不加标点符号,语气助词“的”和结构助词“的”的混用往往造成层次上的不清晰和表意上的不明确。修改此类型标题,须运用语法修辞技巧,主要是发挥介词“对”的作用而改变原标题结构(参见《系列谈之四》病例剖解)。

误区五:介词“对”可以替代“关于”

正确观点:介词“对”不可以替代“关于”。

(一)用“对”替代“关于”有时会产生歧义性语病。如《××市人民政府对×××等综合治理先进单位放松教育和管理,造成严重后果予以撤销的决定》,存在“市政府对……放松教育和管理造成严重后果”之歧义。

(二)即使没有歧义性语病也不提倡用“对”替代“关于”。这是因为“对”虽然也是介词,但在发文机关后仅起引进对象的作用,不能像“关于”那样起到关涉作用和提示标题的作用。如《×××对<……的请示>的批复》,在表达上似没有什么毛病,但还是宜将“对”改成“关于”,“关于”后面则应准确概括事由,而不必用“对……的请示”的结构形式。《对劳动部<关于人民法院审理劳动争议案件几个问题的函>的答复》(法(经)函[1989]53号),则宜修改为《最高人民法院关于答复劳动部所询问的人民法院审理劳动争议案件几个问题的函》,或按惯例修改为《最高人民法院关于人民法院审理劳动争议案件几个问题的复函》。

误区六:介词“关于”不可以有两个

正确观点:只要需要,且词语结构合理,就可以有两个介词“关于”。如《最高人民法院最高人民检察院公安部国家安全部司法部关于做好<全国人民代表大会常务委员会关于司法鉴定管理问题的决定>施行前有关工作的通知》(司发通[2005]62号),后一个“关于”是引用文中领起事由的介词,不能去掉;前面的“关于”,联结发文机关和事由“做好……工作”而使它们分别充当文种“通知”的定语,也不可缺少,否则会造成发文机关自己“做好……工作”之歧义。《国务院办公厅关于落实中共中央国务院关于积极发展现代农业扎实推进社会主义新农村建设若干意见有关政策措施的通知》(国办函[2007]22号),拟制得相当规范,两个“关于”无论去掉哪一个都会造成错误语意。

当然,公文标题应尽量避免“关于”连用导致的拗口之弊。主要考虑以下三种情况:一是如前所述,转文性通知标题在两个“关于”近距离而拗口时,“批转”、“转发”、“印发”前面的“关于”可省略。二是转文性通知标题在被转文不是法规规章时,书名号可去掉,后一个“关于”可省略。如《最高人民法院关于印发<关于审理行政案件适用法律规范问题的座谈会纪要>的通知》(法[2004]96号),可修改为《最高人民法院关于印发审理行政案件适用法律规范问题座谈会纪要的通知》。三是条件允许时,可将第二个“关于”改成“有关”(后面涉及,此处举例略)。

误区七:“关于”和“对”“在”等介词不可以同时使用

正确观点:可以同时使用,但必须词语搭配得当。事由需要有“对”表示引进对象而组成“对……”这样的介词结构时,“关于”后的“对”不可少。总的来说,公文标题应避免“关于”和“对”的不当使用,但需要连用时又不宜省略其一。有的标题用“关于对……”的结构形式能准确表达,否则很可能造成错误语意。如《关于对反腐败工作进行专项检查的通知》(中纪办[1994]178号),“关于”后面的“对”引进的对象是“反腐败工作”,介词结构“对反腐败工作”充当事由动词“进行”的状语,可见它和“关于”组成的介词结构不处于同一层次。“关于”和“对”各有其用,也就不存在连用不当问题。此标题尚缺少发文机关,若改成完整标题则是《中纪委办公厅关于对反腐败工作进行专项检查的通知》。如果去掉“关于”而只用介词“对”,标题成为《中纪委办公厅对反腐败工作进行专项检查的通知》,则产生了中纪委办公厅自己进行专项检查之歧义。“关于”和“在”同时使用的例子,如《中共中央办公厅国务院办公厅关于在国有企业、集体企业及其控股企业深入实行厂务公开制度的通知》(中办发[2002]13号),“在……”表示实行制度的范围,充当述语“实行”的状语成分,和“关于……制度”不在同一层次,两个介词也是各有其用。三个介词都使用的例子,如《最高人民法院关于对怀孕妇女在羁押期间自然流产审判时是否可以适用死刑问题的批复》(法释[1998]18号)。此标题语序不当,宜修改为《最高人民法院关于对在羁押期间自然流产的怀孕妇女审判时可否适用死刑问题的批复》。其中三个介词均各有其用,处于三个不同层次,第一层次组成的介词结构是“关于……问题”,第二层次组成的介词结构是“对……怀孕妇女”,第三层次组成的介词结构是“在羁押期间”。如此多的介词连用,词语关系明确,并无不当。倘若去掉“对”,反倒不妥,因为“……怀孕妇女”是被审判的对象,不应成为审判行为的主体。

顺便指出,“关于”和“对”连用可以,但和“对于”连用则不可取。介词“对”和“对于”都表示引进对象或事物的关系者,用法差不多。区别在于“对”所保留的动词性较强,后面所提示的表示对象的词语较具体。如《最高人民法院、最高人民检察院、公安部关于对于未逮捕的罪犯可根据判决书等文书收监执行的批复》,将“关于对于……”改成“关于对……”不仅语意确切,而且避免了文字的重复和拗口,读起来则顺畅得多。

误区八:“关于”和“有关”不可以同时使用

正确观点:公文标题可以“关于”和“有关”同时使用。

(一)“关于……有关问题”和“关于……有关……问题”,是公文标题事由常用的结构形式。如《最高人民法院最高人民检察院关于办理侵犯著作权刑事案件中涉及录音录像制品有关问题的批复》(法释[2005]12号),“涉及录音录像制品”是个述宾词组,其前面表示范围的方位词组“办理侵犯著作权刑事案件中”系“涉及”的状语。据此,“办理……制品”和“有关”都是“问题”的定语,而介词结构“关于……问题”则是文种“批复”的定语,完全符合公文标题规范的结构形式。“关于”和“有关”也可谓各有其用。前面举过的国务院办公厅国办函[2007]22号文件标题,虽然用了两个“关于”和一个“有关”,却没有丝毫不当。

(二)改用“关于……有关……”的句式,可有效解决《关于……<关于……的通知>的通知》标题拗口之弊。如《最高人民法院关于转发国土资源部<关于国有划拨土地使用权抵押登记有关问题的通知>的通知》(法发[2004]11号),则可修改为《最高人民法院关于转发国土资源部有关国有划拨土地使用权抵押登记问题的文件的通知》。

误区九:事由不可以没有动词

正确观点:也不尽然,由名词充当(或组合)或者由名词性固定词组构成的事由,标题没有动词。

(一)有的法律解释和司法解释事由无动词。如《全国人民代表大会常务委员会关于<中华人民共和国刑法>第三百一十三条的解释》。

(二)有的法规规章事由无动词。如《教师资格条例》、《人民调解委员会组织条例》、《中华人民共和国电信条例》、《中华人民共和国契税暂行条例》。其中“暂行”一词虽系动词,但它不属于“事由”部分,而是表示文种不可或缺的词语。根据《行政法规制定程序条例》规定,“暂行条例”可视作文种。

(三)个别狭义法定公文标题中的“静态型”事由无动词。即使偏正词组中有动词,其词性也已弱化,而词组所体现的词性是名词性的。如《国务院关于西安市城市总体规划的批复》(国函[2008]44号)、《国务院关于辽河流域防洪规划的批复》(国函[2008]13号)、《国家税务总局关于车辆购置税有关问题的通知》(国税发[2002]118号)等。

误区十:事由不可以有两个或两个以上动词

正确观点:公文标题事由可以有两个或两个以上动词。

有人曾撰文指出:“一份公文只能有一个事由,也就只能有一个动词,一旦发现有两个动词就可以很肯定地判断它是错误的。”此论是错谬的。公文标题事由不可能千篇一律,结构也不可能完全一致。在公文写作实践中,事由有两个甚至多个动词的公文标题是经常出现的。此类标题,体现的是一个事由,并非多事由。如《国务院办公厅关于加强电力需求侧管理实施有序用电的紧急通知》(国办发明电[2008]13号),事由中有两个充当述语的动词,即“加强”和“实施”。从前后两个述宾词组来看,前者是手段,后者是目的,因而不能认为标题有两个事由。《最高人民法院关于审理生产、销售伪劣产品刑事案件如何认定“违法所得数额”的批复》(法复[1995]3号),事由中也有两个充当述语的动词,分别是“审理”和“认定”。前一个述宾词组“审理……案件”表示案件范围,等于“在审理……案件中”,相当于“认定”的状语,事由仍然是一个而不是两个。至于非主干(第二层次)的几个动词如“生产”、“销售”和“违法”等更和事由数量无关。《最高人民法院关于当事人持台湾地区有关法院支付命令向人民法院申请认可人民法院应否受理的批复》(法释[2001]13号),主要动词有四个,即“持”、“申请”、“认可”和“受理”。前三个动词,前面的主语是“当事人”;最后一个动词,前面的主语是“人民法院”。“当事人持……申请认可”,实际上是连动结构的主谓词组,是“人民法院应否受理”的前提和条件,也不存在两个事由问题。如果将原标题变成单一主语的结构形式,则更能说明问题——《最高人民法院关于人民法院对当事人持台湾地区有关法院支付命令申请认可应否受理的批复》,事由是“人民法院……应否受理”,“对当事人……申请认可”充当“受理”的状语,整个事由所表述的正是“人民法院对当事人……申请认可一事应不应当受理”。

误区十一:事由用词和文种重复是公文标题中规范的结构形式

正确观点:标题事由用词和文种重复不仅不是规范的结构形式,而且是公文写作之大忌。

针对实践中和理论研究中的主要错误认识,须明确以下三点:

(一)虽然有些动词名词化后成为文种,进而改变了词性,但其依然保留了原动作、行为的基本涵义,事由用词和文种重复并无必要。以“关于请求……的请示”为例,“请示”即“向上级机关请求指示、批准”,事由中无须再用请求类动词。

(二)当现有动词不是发文机关实施的行为时,也不必用与文种文字、词义重复的动词,而可以通过语法修辞手段消除歧义,达到词法和句法“戒重出”并确切表达之目的。

(三)标题事由用词与文种重复的现象在高规格的公文中也非鲜见,这的确是事实,但并不能说明这种重复符合规范。事实证明,“高规格公文”(指省以上机关公文)绝大多数是比较规范的,但也不可能在任何时候都正确,存在某些病误在所难免。高规格公文中出现病误不应成为我们效仿的理由。敢于面对高规格公文中的病误而不盲从,才是实事求是的态度,也才有利于公文的规范化。

规范公文 篇2

一、公文格式不规范

公文格式是公文最基本的规范。对此。中央办公厅、国务院办公厅2012年下发的《党政机关公文处理工作条例》中，专门用一章的篇幅阐述了公文格式的相关要求；国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员发布的《党政机关公文格式》，对党政机关公文格式作出了明确而具体的规定。但在实际工作中，扔存在着不规范的情况。

（一）与标题有关的问题 1.无标题或标题要素不全。

按照规定，公文一般应当有标题，且应由 发文机关名称+事由+文种 三个要素组成

如：《国家信访局关于召开第七次全国信访工作会议的请示》。

其意义在于简明扼要地说明公文的核心内容，让阅者一一目了然，不用看正文也能知道“谁来文”和“什么事”。但我们在发文稿或收文办理时经常看到，有的公文没有标题，非得看完全文后才知道行文单位的意图；有的公文没有发文机关名称；有的公文标题中，事由概括不够准确、精炼，让

人看了一头雾水。

2.标题编排不美观。

按照规定，标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短相宜，间距恰当，呈梯形或菱形，但一些同志对这一规定把握不准，导致有的标题仅与红色分隔线下空一行，显得十分局促；有的字数较多的标题不分行或者分行不恰当；有的回行时把一个词拆开写在了两行，破坏了词义的完整。

举例

错误1：没有发文机关名称，标题过长不分行

关于2011年度全国XX系统干部培训班有关安排的通知

正确：

XXX办公厅关于2011年度全国XX系统

干部培训班有关安排的通知

错误2：没有发文机关名称，分行不合理，两行字数相差太大

对政协十一届全国委员会第四次会议第XXX号提案的

协办答复意见

错误3：回行时把一个词（“工作任务”）拆开写在了两行，破坏了词义完整

XXX关于2011年政府系统反腐倡廉有关工作任

务进展情况的报告

正确

XXX关于2011年政府系统 反腐倡廉有关工作任务进展情况的报告

（二）与落款有关的问题

1.不注意区分加盖印章的落款与不加盖印章的落款在编排上的不同。

按照国家标准，单一机关行文时，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；不加盖印章的公文，发文机关署名右空二字编排，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名的，应该使成文日期右字二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

举例：加盖印章的落款与不加盖印章的落款编排上的不同

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXX公司

2015年11月1日

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXX公司

2015年11月1日

2.落款不正文空隔不当。

常见的情况是：落款与正文空隔过大，省的空二三行，多的空五六行。具体规定是：加盖公章的公文，印章顶端应当距正文一行之内。不加盖印章的公文，无论是单一机关行文还是联合行文都将署名标注在正文下空一行位置。

3.忘记加盖印章。

一般而言，除有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章外，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章。但有的可能是因为负责发文的同志精心大意或是发文时间紧急，匆忙出手，忘记用印，或是沿用过去的做法，署了发文机关名称就不再加盖印章。

（三）与附件有关的问题 经常见到有错误是：

1.附件说明编排不当。如：附件说明编排在正文下一行或与正文之间空隔多行、附件说明编排在落款下空一行，附件说明顶格编排等。正确的编排要求是，在正文下空一行并左空二字，编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

2.附件说明中，附件名称没有紧随“附件：”之后书写。而是另起一行。

3.附件名称较长需要回行时，没有与上一行附件名称的 首字对齐，而是顶格编排或是与附件顺序号对齐。

4.使用标点符号不当。有的未按照要求在附件顺序号后面使用下脚点，而是使用顿号、逗号等；有的在附件名称中使用书名号；有的在附件名称后使用分号或句号。

5.附件在文中的位置不当。这种情况主要出现在有版记的公文中，错将附件编排在版记之后，而一般情况下应该在版记之前另面编排。

6.附件标记不规范。按照规定，“附件”二字及附件顺序号应该用三号黑体字，附件顺序号用阿拉伯数字，不加标点符号，如“附件1”，而且要顶格编排在版心左上角第一行。与之有关的错误五花八门，常见的有：“附件”二字字体不正确，有的用楷体，有的用宋体，有的附件顺序号用汉字数字并且在后面加冒号等如：“附件一：”。

举例

错误：附件名称没有紧随“附件：”之后，使用标点符号不当

附件：

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；

2、《XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX》；

3、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX。

正确

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（四）与字体字号相关的问题

1.没有按照规范使用字体。一般情况下，公文标题用二号方正小标宋简体，正文用三号仿宋字。正文中，第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字，第三层标题用仿宋体字；正文中除中央领导同志批示内容外，一般不使用黑体字。但在实际工作中，有些同志不注意遵守这些规范，字体和层级不按照要求要编排。

2.在正文中甚至一个自然段中出现两种字体混用，如仿宋和方正仿宋。这种情况多数是因这一篇文稿的内容由不同的电子文本剪贴而造成的。

（五）格式方面的其他问题

1.文字没有对齐。按照规定，每个自然段的名首应左空两个字，但有时会出现左空一个字或者一个半字的情况。

2.附注编排位置不正确。公文中需要说明的其他事项，如公文印发传达的范围，使用蚨须注意的事项，关系人等，编排在成文日期下一行，左空二字用圆括号括入。而有的公文却编排在附件的位置或抄送的位置上。

举例： 错误

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXX）

XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日

正确

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日

（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXX）

3.落款在无正文页。在规范公文中，落款不得落在无正文页，也不得使用“此页无正文”的标识，而要通过适当调整行间距的方法来解决。

二、标点符号用法不规范

（一）没有分清点号之间的层级关系，“乱了辈分”。常用的点号的层级关系从低到高的应该是：顿号、逗号、分号、句号。从操作层面来解释，就是要行用句内点号，再用句末点号；先顿号、再逗号、然后分号、最后才是句号。

（二）没有分清标号之间的不同功能，“戴错帽子”。标

号的作用是标明，主要标示某些成分（主要是词语）和特定性质的作用。在公文中，标号使用错误最多是书名号。按照规定，书名、篇名、报纸名、刊物名，以及其他文化精神产品（如电影、戏剧、乐曲、舞蹈、摄影、绘画、雕塑、工艺品、邮票、相声、小品等）的题目可用书名号，非文化精神产品不能使用书名号，如：物质产品、商品、商标、课程、证件、单位、组织、奖项、活动、展览、集会、称号等。在实际工作中，许多同志对书名号的用法并不是很清楚，造成了书名号滥用的情况，如：“信息中心加大技术支持力度，建成《终结信访事项数据库》”数据库不具备文化精神产品的属性，不能使用书名号，但为了强调，引起人们的注意，可以使用引号，即：“信息中心加大技术支持力度，建成‘终结信访事项数据库’。”

（三）不注意语意语境，站错位置。

主要是出现在句号的使用上。句号是用于陈述句末尾的停顿，但有些同志在一句话的内容未表述完时用了句号。如：“我们认真贯彻落实，严格按照《通知》要求，周密部署，扎实推进。并以此为契机，进一步规范相关工作。”这一段话中的“并”是一个关联词，说明一句话未讲完，因此，在“并”字前，不能使用句号民，而应该使用逗号。

（四）不该标注时标注，“画蛇添足”。

这种情况多发生在附件中或标题中。如：附件名称使用

书名号、分号或句号；在公文标题中使用标点符号，而按照规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；在文中单列的第一层标题后加句号；对一些并非具有特殊含义的词语标注引号等，都属于此类情况。

（五）不按照规范标注文号中的括号，“蒙混过关”。按照规定，文号中的括号应该使用六角括号，如：“中发〔2015〕5号”。一些同志或不清楚有关规定，或是为了图省事，在书写文号时，常常使用圆括号或方括号，如：“中发（2015）5号”或“中发[2015]5号”，这些都是错误的。

三、数字用法不规范

公文中的数字包括两种，一种是阿拉伯数字，一种是汉字数字。在公文中如何使用，视情况而定，大致可分为两种情况：一种是“必须”的、“唯一”的选择，如统计表中的数值必须使用阿拉伯数字，而定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字数字。如：八国联军、五四运动、二万五千里长征、不管三七二十一、十七届六中全会，等等。另一种是可以 “变通”的选择，如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字等，目前体例大都无统一规定，可以灵活掌握。但有两个可遵循的基本原则：一是凡可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，应该使

用阿拉伯数字；二是全篇体例应当一致。在公文中，数字使用不规范有以下几种情况：

（一）时间的表述。原则是使用阿拉伯数字，且分为12小时计时制的表述和24小时计时制的表述，而有的同志则混用了，如：“上午8时40分”、“下午14时30分”。因为“上午几时”或“下午几时”是12小时制的表述方式，而24小时制的表述方式不用标明上午或下午，直接写“8时40分”、“14时30分”。此外，也可以另一种便捷表达方式，如“08:40”、“14:30”。

（二）分数和百分比表述。对于规范格式公文，分数和百比表述使用阿拉伯数字的表述方法，如“1/3”、“50%”，而不能使用汉字数字的表述方法。但许多同志在拟稿时都使用了汉字数字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。

（三）概数的表述。与分数和百分比正好相反，概数的表述应使用汉字数字，如“二三米”、“一两个小时”。但常常有的同志使用阿拉伯数字，或在相邻的两个概数之间使用了顿号，如“

2、3米”、“

1、2个小时”或“

二、三米”、“

一、两个小时”。

（四）全文体例不一致。按照规定，如果遇到没有严格规定的数字用法，应遵循一个原则，就是要照顾到上下文，保持全文体例一致。但有的文稿却没有体现这个原则，如：“我局现有十二个司室，47个处。”正确的表述应为“我局

规范公文 篇3

近年来，党政机关强调政务公开，增强信息公开化、透明化的管理，使公文的行文方式出现了多样化，特别是一些公告、通告等周知类公文或一些法规类文件常常借助电视、广播、网络等媒体公开发布。对于这类公文的合法性身份认定问题，《条例》第六章第三十一条规定：“经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。”除此之外，现实中的情形例如在新闻报道中有些党政公文成为新闻素材的一部分，公文的内容和形式成为了关注焦点，甚至引发广泛热议。下面笔者就以见诸报端涉及党政公文规范问题的两则热点新闻为例，探讨依法行文和公文行文的规范问题。

一、文种不当惹争议，格式随意被诟病

据新华社报道：2015年9月，陕西省宝鸡市扶风县人大常委会为了响应该县与阿里巴巴达成“农村淘宝”电商协议，要求职工每人网购至少1000元金额物品的消息在网络盛传。网上传出的一张印有扶风县人大常委会办公室公章及落款的“通知”中写道：“机关各位领导和同志：我县农村淘宝项目定于9月23日启动运营，按阿里集团业绩目标，运营首日全县36个村淘宝点订单要求达到一万单。”通知最后称：“请机关各位同志近期准备所需购买物品清单，每人消费暂定1000元。”

尽管新闻标题为《陕西县人大否认强制公务员淘宝网购：仅是倡议》，但在加盖红色印章的通知公文面前，扶风县人大的辩白始终显得苍白无力。通知作为党政公文的具体文种，具备党政公文的基本属性，即在党政机关实施领导、履行职能、处理公务中具有特定效力和规范的体式，它为解决现实的问题而制发，为产生现实的效果而运行，在实施过程中具有依照国家法律法规所授予的强制性，具体表现为强制传达、强制阅读、强制理解、强制执行。因此，扶风县人大常委会以党政公文的方式下发了通知却矢口否认其强制网购，只能说明作为国家权力机关的扶风县人大常委会漠视了党政公文的特点和行文效力，致使制发公文的内容不合法，也违背了发文的初衷，从而被推上了舆论的风口浪尖。

再者，在这篇被关注的“通知”里，也基本没有达到党政机关制发公文中格式的规范和标准。作为一份书面格式的党政公文，既没有标注发文机关标志，也没有出现发文字号；主送机关明显有误，送达到了个人而非机关团体，且领导和同志还存在概念的并列不当；订单数量是较精确的数字需要使用阿拉伯数字的“10000单”；加盖的红色印章“扶风县人民代表大会常务委员会”与发文机关署名“扶风县人大常务委员会办公室”不一致，违背了《条例》第三章第九条的印章规定，即“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符”，且加盖印章和成文日期的排列不规范，据《格式》规定：加盖印章的公文，成文日期需要右空四格编排。

二、公函越位起风波，公文披露需慎重

据新华网报道：2016年1月11日，一名34岁的高龄产妇杨女士在北医三院经抢救无效死亡。1月14日，杨女士所在单位中科院理化技术研究所给北医三院发来“红头文件”，要求医院对死者死亡原因进行调查。信函正文写道：“XX同志是我所优秀青年骨干，曾为我所新材料技术进步作出了重要贡献，有较大的发展前途。她的离世，是我所的重大损失，深感痛心。望贵院本着尊重生命、实事求是的原则，对XX同志的离世做出公正、透明、翔实的调查，给出一份真实、完整的结论，给XX同志及亲属一个明白、公正、合理的交代。”

这篇标题为《北医三院产妇死亡事件引发“公函大战”》的新闻报道无疑因为公函的介入，让单纯的医患矛盾迅速升级，引发了广泛的关注和讨论。《北京青年报》刊发评论文章《“公函维权”无可厚非》，“单位对员工的这种支持，只要没有滥用公权力，没有鼓动、怂恿员工采取非法手段，就应当是没有问题的”，力挺公函介入的即时有效。笔者无意探讨该公函背后人道主义关怀的维权作用，而是着眼于“公函”的使用规范和行文规则，能不能因为“中科院理化所是一个学术研究机构，不属于权力机关，其发出的‘公函’只是作为一个研究机构的意见，而不具有‘红头文件’的约束力和影响力，事实上也起不到向医院‘施压’的作用”。

2012年4月16日印发的《条例》文件中，第七章附则规定：“其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行。”据此，其他机关和单位的公文在文种的选择、公文的格式、行文的规则上也可以参照《条例》依法处理。作为事业单位的中科院理化所对同是事业单位的北医三院可以采用公函的文种，据《条例》第二章规定“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。只要是平级或没有隶属关系和业务指导关系的单位之间商洽事务、沟通信息、进行工作联系时，都可以采用函来处理公务。而问题在于，中科院理化所因职工的私务（医疗纠纷对象为职工和医院）开具单位公函就违反了公文依法而作的法制精神，造成公文使用的“越位”。公函作为公文，采用文件式的格式同样是“红头文件”，在正式行文中同样可以启动自己的法定权益，和主送机关单位之间构成沟通和对话的关系，继而对事务的处理产生影响。所以，当中科理化所拟制的公函一经发出后，就超出了公文使用和效用性质的正常范围。

此外，还需要关注的是两份加盖红色印章公文的披露程序的合法性问题，这两份公文的发布途径不是通过媒体正式发布的公告、通知类周知性公文，也不是法规性的文件，而是作为新闻素材登上了网络媒体，按照《条例》第六章规定，“公文的发布时间、形式和渠道，由发文机关确定”，需要追问的是该公文传播的途径和方式是否经过发文机关的授权。作为公文说明传达范围等事项的附注中，也并没有标注“此件主动公开”的字样，由此两份公文的传播在公开属性上缺乏理论和实践的依据。

三、结语

两篇新闻稿件都与党政公文有关，争议的实质在于公文的行文规范问题。在实际工作中，如何正确选择和使用公文文种，如何规范行文，保障党政公文的权威性、严肃性、合法性和有效性，这是陷入舆论媒体漩涡的公文应该慎重以对的。笔者以为，争议公文出现在新闻媒体，在某种程度上源于文秘人员写作的素质问题和领导对公文的认识问题，包括对公文处理工作的重要性认识不足。在党政公文处理工作中，要依法行文，就要以《条例》规定作为制发处理公文的依据，在行文过程中涉及到公文的制发主体、内容、格式以及收发程序都要按照《条例》的要求和规定，力求党政公文写作形式内容的规范化和公文收发处理的制度化，避免发文不当或行文不规范，减少错发滥发公文。

规范公文 篇4

一、公文标题难因所在和公文工作者的主要困惑

《国家行政机关公文处理办法》规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。”根据这一规定,公文标题事由(即公文主要内容)和文种不可缺少,这一点是十分明确的。而两个“一般”则具有一定的模糊性和不确定性,这就给公文标题的拟制增加了难度。由于人们对此理解各异、执行不一,难免在理论上莫衷一是,实践中出现混乱。同时,公文内容的复杂性决定了公文标题不可能千篇一律,要准确简要地概括事由更是难上加难。准确简要地概括公文的主要内容,需要语法、逻辑和修辞多学科知识的综合运用技巧。这种技巧运用得好,语言艺术则可以在公文标题中得到充分的展现。

长期以来,困扰公文工作者的主要难题是:拟制公文标题时常常会遇到发文机关名称和事由文字过多的情况,从而导致标题冗长、累赘和拗口,可又不知如何解决。一位从事公文写作近三十年的基层工作者曾撰文坦诚地表达了自己的困惑,他说:“要严格依照‘三要素’的三个组成部分及其结构形式制作公文标题,也存在一些显而易见的问题,甚至是无法解决的难题,这些问题和难题呈‘金字塔’状存在于各级机关的公文标题制作之中,突出存在于县(处)、乡(科)级机关的公文标题制作之中。”他还介绍了基层的一些做法,他说:“为解决公文标题字数过多、文字拗口的问题,以及标点符号不够用的难题,一些发文机关尤其是县(处)、乡(科)级发文机关,采取了在公文标题中简写或不写发文机关名称、不写‘关于’、将发文机关名称或简称写入事由、简写或改变事由、不写或简写上级发文机关名称,以及在公文正文中提及发文机关名称或简称、提及上级发文机关名称或简称等办法,真可谓绞尽脑汁费尽心机‘八仙过海,各显神通’。”可以看出,他是一位有着丰富经验的基层公文工作者,但也常为标题制作难所困扰。他所提及的解决办法,有的是可行的,有的是不可行的(本文在第四个问题中具体说明)。这从一个侧面反映出广大基层公文工作者对解决这些难题的渴望,同时也反映出基层机关在制作公文标题方面存在着混乱无序、积非成是的不规范问题。

二、公文标题拟制得简明、规,范的几种方法

文种是公文标题不可或缺的名称标志,事由则是公文标题的核心要素。事由词语的内部结构关系往往是很复杂的,要准确简明地概括事由无疑是拟制公文标题的难点。公文标题拟制得简明、规范的基本方法,当属“事由概括法”,此法可谓是破解难题的重中之重。其中,有的简便易行,有的较难把握。下面,举例说明。

(一)批转、转发、印发多份文件时,不必把每份文件都一一列出,可适当概括或采取主要文件名称后面加“等文件”(等××)形式。之所以可以这样做,是因为转发的多份文件应当属于相关内容的,否则不宜在同一文件中转发。如以前举过的例子——《最高人民法院印发<关于执行案件督办工作的规定>等三项执行工作制度的通知》,印发的则是执行工作制度的三个文件。再举两个修改例:

[例1]中共××区委××区人民政府批转××同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及区委财贸部、区外贸委关于第二次外贸工作会议的情况报告和××同志关于加强我区外贸工作的几点意见的通知

此标题实无必要如此冗长,通过高度概括,文字删去一多半即能做到简明、醒目。可修改为《中共××区委××区人民政府关于批转全区第二次外贸工作会议三个文件的通知》。

[例2]最高人民法院印发《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件立案工作的暂行规定(试行)》《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件案由的暂行规定(试行)》《国家赔偿案件文书样式(试行)》的通知

此文印发三个文件,标题共占了七行,不仅“的通知”占一行不规范,而且过于冗长。可高度概括,修改为:

最高人民法院关于印发赔偿案件有关规定和文书样式的通知

(二)批转、转发多部门的联合发文时,不必把每个部门都一一列出,可采取主办部门后面加“等部门”形式。

[例]国务院办公厅转发发展改革委等部门关于加强中小企业信用担保体系建设意见的通知(国办发[2006]90号)

“发展改革委等部门”,除发展改革委外,还有财政部、人民银行、税务总局、银监会等部门,在标题中均做了省略处理。

(三)层层转发公文时,不要弄成“×××关于转发×××关于转发×××……的通知的通知的通知”的形式,可采取“自拟摘要法”和“适当修辞法”等方法解决。因前几篇文中做过阐释并已举例剖解,此不赘述。这里,仅用前面那位具有丰富经验的基层公文工作者举的例子说明(标题中间括号内的文字为其表示困惑所加的注释)。他在举例前曾说:“如果逐级转发上级文件,公文标题不仅显得累赘,而且显得十分拗口,并会出现标点符号不够用的难题。”

[例1】×××市××局×××分局关于转发《×××市××局关于转发<×××省××厅关于转发?(笔者不知该用何标点符号,下同)××部关于开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动的通知?的通知>的通知》的通知(85个字)。

这是个被转发文为通知文种的“三层次转发”的公文标题。按“自拟摘要法”可修改为:《×××分局关于转发开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动有关文件的通知》或《×××分局关于转发有关开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动等文件的通知》。按能体现出转发环节的“适当修辞法”,可修改为:《×××分局关于转发××部下发和省厅市局转发的开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动有关文件的通知》。(发文机关“×××分局”在本地、本系统不知是否规范,仅为说明问题,姑且这样使用。)

另外,还须强调两点:一是应执行公文处理法规的规定,非法规规章不宜用书名号;二是在无歧义的情况下,可用可不用的其他标点符号最好不用。此类标题,如此修改也就不存在标点符号不够用的难题。顺便指出:“爆炸物品、枪支弹药、管制刀具”并列似欠妥,因弹药也属于爆炸物品。

【例2】×××市××××局×××分局关于转发《×××市××××局关于转发<×××省××××局关于转发?国家××××总局关于开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动的通知?的通知>的通知》的通知(107个字)。

此标题可按前面说过的两种方法,分别修改为《×××分局关于转发开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动有关文件的通知》和《×××分局关于转发××××总局下发和省市局转发的开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动有关文件的通知》。

(四)概括一般类型公文标题事由时,要突出主干,抓住重点,不要主干枝叶一起上,眉毛胡子一把抓。公文标题表意要明确具体,但应不失简洁,不可将正文内容泛泛地罗列在标题之中。举例说明:

[例1】××局关于认真贯彻市……会议精神积极兴办第三产业安排下岗职工再就业成立局属劳动服务公司需办理营业执照的请示

此标题除不简洁外,文种应改成函。可修改《××局关于成立劳动服务公司需办理营业执照的函》。

[例2]关于首长机电设备贸易(香港)有限公司不服柳州市房产局注销抵押登记、吊销(1997)柳房他证字第0410号房屋他项权证并要求发还0410号房屋他项权证上诉一案的请示

这是××自治区高级人民法院上报给最高人民法院的请示,标题长达七八十个字却未能阐明主旨。最高人民法院在批复正文中只用了一句话:“房地产管理机关可以撤销错误的注销抵押登记行为。”据此,该请示标题完全可以概括为《关于房地产管理机关能否撤销错误的注销抵押登记行为的请示》(具体案情可在正文中说)。

至于公文标题中的发文机关名称,要做到简明必须使用规范化简称。比如“××区人民政府”,在区内行文则不必非写成“×××省×××市××区人民政府”不可。举个实际例子说明。

[例]关于印发《中共××××市道路桥梁管理处总支委员会关于一九××年工作安排意见》的通知

此标题除发文机关名称冗长外,结构上也存在不少问题,应删掉书名号和被印发文中的“意见”,并做适当的结构调整。可修改为《××××市道桥处党总支关于印发19××年工作安排的通知》(“道桥处”已约定俗成,可视作规范化简称;“党总支”在套红文头中使用不妥,但在标题中使用尚可)。

公文标题中的发文机关名称的省略,当以有利于行文和日后开发利用为原则。总的来讲,上行文中的请示和平行文中的致函,发文机关名称可以省略;下行文和泛行文,一般不省略。对此,公文处理法规虽没有明确规定,但却已约定俗成。(系列谈前文已阐释,此处略。)

三、拟制公文标题不宜效仿的几种情况

(一)不宜效仿党和国家早期形成的不规范的公文标题。详见《公文标题结构沿革思考——公文标题结构规范系列谈之三》,此处略。

(二)不宜效仿上级机关存在瑕疵或值得商榷的公文标题。任何机关也不敢保证制作的公文标题100%正确,中央和国务院的公文标题在不同时期也会存在个别的瑕疵。(系列谈前文中曾举过一些例子,此处略。)

(三)不宜效仿军队机关有别于地方的独特的公文标题。《中国人民解放军机关公文处理条例》规定:“标题应当准确概括公文内容,根据需要标明发文机关名称和公文种类。”此规定具有更大的不确定性,制作公文标题也就有着较多的灵活性。这意味着,不仅发文机关名称可以省略,而且文种也可以省略。实践中,军队机关也正是这样做的,许多公文标题只有事由。如《江×等同志任职》《切实加强新闻报道工作》《复(修建团部营区围墙和道路>》《表彰先进党支部和优秀党员》等等。再举一个军队机关对外行文的例子:

[例]关于新建综合办公楼悬挂国徽事

这是中央军委外事办2007年给国务院办公厅的行文。按我们常说的公文标题规范化要求,修改成《中央军委外事办关于新建综合办公楼悬挂国徽事宜的函》,结构才算完整。由于此文为致函而非复函,发文机关省略也可,但省略文种则不妥。

《中国人民解放军机关公文处理条例》的规定科学性如何、将来能否修订以及军队机关实践中的做法是否符合国家标准、应否改进等,本文不作探讨。但应强调,地方机关接受这种影响则是错误的,所形成的公文标题肯定是不规范的。如系列谈之四中所举的例子《李××任职》《李××免职》。

四、公文工作者面临的挑战和应尽的职责

公文标题要素省略不当,有历史因素和现实客观因素。历史因素,系列谈前文已详尽分析。现实客观因素,有上行下效和不同机关交叉性影响等因素。从主观因素考虑,则和撰文者未能全面、系统地掌握公文处理法规知识密切相关。公文标题事由概括不当,和撰文者语言文字功底不深厚不无关系。而要提高驾驭语言文字的能力,绝非一日之功,不可能一蹴而就。因此,公文工作者所面临的挑战是如何使自身素质适应工作需要。全面、系统地掌握公文处理法规知识,做到融会贯通,练就扎实、过硬的语言文字功夫,做到驾轻就熟,才能在拟制高难度公文标题时游刃有余。

就公文写作层面来说,公文工作者的根本职责包括两个方面:一是学习、宣传、贯彻、执行现行公文处理法规;二是为公文处理法规的完善做出自己应尽的努力。公文标题拟制上的难题破解之难,也暴露了公文处理法规尚存在急需完善之处。任何法律、法规都不可能尽善尽美,公文处理法规也需要适时修订。

前面提到的那位基层公文工作者,面对“公文标题字数过多、文字拗口的问题以及标点符号不够用的难题”等困惑,提出了发文机关尤其是级别较低的发文机关使用“自由裁量权”制作公文标题的主张。“自由裁量权”这一法律术语用于此是否确切姑且不论,仅就其具体主张来看,有三种情况:一是不完全可行或不可行的,如“不写‘关于’”和“将发文机关名称写入事由”;二是可行的,如“不写上级发文机关名称,或只写最高一级发文机关名称”(这是指事由中的发文机关名称),但要具体标题具体分析,归根结底要看事由概括得如何;三是有一定道理尚待探讨的,如“不写发文机关名称”,此问题有待于公文处理法规修订时做出具体规定,或者由国家主管部门加以明确。

公文写作规范 篇5

一、公文写作排版

（一）标题：正文标题用宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一级标题“

一、”用黑体字3号；二级标题“

（一）”用仿宋体字小3号加粗；三级标题“1．”、四级标题“（１）”均用仿宋体字4号加粗。

（二）正文：仿宋体字4号（行距为固定值24.5磅）。

二、公文写作格式

（一）眉首：一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。

1．主体：一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注等要素组成。

（１）公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号或特定词用引号外，一般不用标点符号，停顿用空格符或换行。（２）主送机关：是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用仿宋体字4号，回行时仍顶格。

（3）正文：是公文的主体部分。正文内容要求准确地传达、贯彻党和国家的有关方针政策精神，完整地表达公文制发单位的意图、意见和要求。正文一般置主送机关下一行，每自然段空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。

（4）附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。公文如有附件应作附件说明，即在正文下空1行左空2字用仿宋体字4号标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号

使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）。附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。

（5）成文时间：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。行政机关公文成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“〇”；单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间；成文时间置正文右下方，右空4字。

（6）印章：指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。

（7）附注：一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，公文如有附注用仿宋体字4号，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。

2．版记：一般由主题词、抄送机关，印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。版记应置于公文最后一页（封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。

（1）主题词：是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用标宋体字3号；词目之间空1字。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。

（2）抄送机关：是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（3）印发机关和印发时间：印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用仿宋体字4号。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用4号阿拉伯数码标

识。

（4）印发份数：置印发时间之下，右空3字，用仿宋体字4号和阿拉伯数码标识。

（5）版记中主题词、抄送机关，印发机关、时间等要素之下分别加一条反线，宽度同版心。

规范公文 篇6

公文标题中, 介词“对”也有一个如何规范使用的问题。笔者在前文曾阐述过, 介词“对”不可随意替代“关于”, 用“对”替代“关于”有时会产生歧义性语病, 即使没有歧义性语病也不宜提倡。这是因为“对”虽然也是介词, 但在发文机关后仅起引进对象的作用, 不能像“关于”那样起到关涉作用和提示标题的作用, 而且用“对”替代“关于”还改变了标题的正常句法结构。在多数情况下, 公文标题不必“关于”和“对”两个介词连用;需要用“对”表示引进对象而组成“对……”这样的介词结构时, “关于”后的“对”则不可少。有的标题用“关于对……”的结构形式能准确表达, 否则很可能造成错误语意。“关于”和“对”各自组成的介词结构并不处于同一层次, 因此不存在语病。

《国务院公报》中, 公文标题在介词“对”的使用上也有着不同类型。笔者特分类筛选几例加以分析。

(一) 用“对”而不用“关于”类型

此类型标题, 在《国务院公报》中只占很小比例。因不符合公文标题正常的句法结构, 笔者将其确定为不规范类型。

【例1】国务院办公厅对《中华人民共和国城市维护建设税暂行条例》第五条的解释的复函 (国办函[2004]23号)

此函答复国家税务总局《关于明确增值税、消费税、营业税扣缴义务人为城市维护建设税扣缴义务人的请示》 (国税发[2004]14号) 。标题可改成《国务院办公厅关于〈中华人民共和国城市维护建设税暂行条例〉第五条的解释的复函》, 或《国务院办公厅关于对〈中华人民共和国城市维护建设税暂行条例〉第五条解释的复函》, 或《国务院办公厅关于解释〈中华人民共和国城市维护建设税暂行条例〉第五条的复函》。改后的三个标题事由表现为三种不同结构。一可标示为: (《中华人民共和国城市维护建设税暂行条例》第五条) 的解释, 是以“解释”为中心语的“定中式”偏正结构;二可标示为:[对《中华人民共和国城市维护建设税暂行条例》第五条]解释, 是以“解释”为中心语的“状中式”偏正结构;三可标示为:解释《中华人民共和国城市维护建设税暂行条例》第五条, 是以“解释”为述语的述宾结构。

【例2】国务院办公厅对《国务院关税税则委员会关于新修订的〈中华人民共和国进出口关税条例〉有关解释权限的请示》的复函 (国办函[2004]46号)

此函答复《国务院关税税则委员会关于新修订的〈中华人民共和国进出口关税条例〉有关解释权限的请示》 (税委会[2004]2号) 。标题除缺少“关于”外, 还赘加了书名号。这种“对《……的请示》的复函”式的标题, 过去曾一度盛行, 目前已很少使用。实际上, 这类标题根本不必这样拟制。此标题可改成《国务院办公厅关于新修订的〈中华人民共和国进出口关税条例〉有关解释权限的复函》。如此, 既简洁又确切。

【例3】国务院办公厅对《禁止传销条例》中传销查处认定部门解释的函 (国办函[2007]65号)

此文系国务院办公厅针对《禁止传销条例》施行过程中的实际问题, 给公安部和工商总局的函。可改成《国务院办公厅关于对〈禁止传销条例〉中规定的传销查处认定部门具体解释的函》;也可不用“对”, 改成《国务院办公厅关于解释〈禁止传销条例〉中规定的传销查处认定部门的函》。很明显, 前者是状中式偏正结构, 后者是述宾结构。

(二) 用“关于”而不用“对”类型

此类型标题, 在《国务院公报》中占绝大多数。笔者将其确定为规范类型。仅举两例说明。

【例1】国务院办公厅关于无锡民族工商业博物馆冠名问题的复函 (国办函[2007]45号)

此函答复江苏省人民政府《关于命名无锡中国民族工商业博物馆的请示》 (苏政发[2006]9号) , 标题是规范的。 (比较来看, 请示文标题不够规范。顺便修改, 可改成《关于无锡中国民族工商业博物馆命名的请示》, 或《关于无锡在建的民族工商业博物馆冠名的请示》。)

【例2】国务院办公厅关于同意首都机场新建专机及公务机楼悬挂国徽的函 (国办函[2007]56号)

此函答复民航总局《关于首都机场新建专机及公务机楼悬挂国徽的请示》 (民航总局[2007]37号) 。其标题并未弄成《国务院办公厅对民航总局〈关于首都机场新建专机及公务机楼悬挂国徽的请示〉的复函》, 可以说拟制得简明、规范。

三、助词“的”的规范使用问题

公文标题中, 助词“的”也有一个如何规范使用的问题。笔者在前文曾阐述过, 公文标题中必要的结构助词“的”不可缺少, 语气助词“的”不用为好。狭义法定公文标题文种前一般不可以不用结构助词“的”。这是因为文种前面充当定语的事由大多由词组构成, 而根据汉语特点充当定语的词组后面一般应加结构助词“的”, 否则不通顺。当文种前面相邻的词是动词时, “的”更不可少。事由中充当定语的动词后不可以不用结构助词“的”, 应注意避免动词和名词中心语形成述宾关系。事由中间短语后最好不用语气助词“的”, 以避免和结构助词混淆, 造成层次不清、表意不明。

《国务院公报》中刊载的公文标题, 在助词“的”的使用上大多是比较规范的。但有一个问题值得探讨, 即转文性通知标题中被转文文种前面的“的”应否省略、怎样省略才符合规范。笔者以为, 不省略肯定不存在语病, 但“的”难免近距离重复, 因此省略未尝不可。遵循的原则是必须符合语法规范, 是否符合语法规范要看省略后语感怎样、能否造成歧义或歧义性的句法结构。此类标题主要有以下两种情形:一是“的”前面的词组中心语为名词。可否省略, 与词语音节数多少以及词组长短和结构等因素有关, 多数情况下可以省略, 有时则不可以省略或以不省略为好, 主要看省略后语感如何。“的”前面的定语词组比较简单、不至于产生误解时可以省略。二是“的”前面的词组中心语为动词。可否省略, 主要看动词的性质。是及物动词时, 省略有可能被误为述宾词组的, “的”则不可以省略 (个别及物动词在意义上不能支配后面的名词时可以省略) ;是不及物动词时, 省略不能被误为述宾词组的, “的”多可以省略 (个别的不可以省略, 和具体词有关) 。从实际情况来看, 《国务院公报》中的这类标题大多省略了被转文文种前面的“的”。应该说, 有的不会造成歧义性结构, 有的则会造成歧义性结构。笔者以为, 不区分情况一概省略被转文文种前面的“的”的做法是不够妥当的。

(一) 词语结构无歧义类型

此类型标题, 被转文文种大多为“意见”, 其前面的词语和它不能构成述宾关系。

1.“意见”前面的定语中心语是“工作”

“……工作的意见”是公文中比较常见的上行文标题形式。被批转或转发时, 不论“工作”前面的词组结构如何, “的”大多可以省略。

【例1】国务院办公厅转发建设部关于加强城市总体规划工作意见的通知 (国办发[2006]12号)

被转发文题目是《关于加强城市总体规划工作的意见》。“工作”系名词, 和前面的述宾词组“加强城市总体规划”构成偏正词组, 又共同充当“意见”的定语。“加强城市总体规划工作意见”也就只能是偏正词组, “工作意见”不会构成述宾结构。

【例2】国务院办公厅转发民政部等部门关于建立城市医疗救助制度试点工作意见的通知 (国办发[2005]10号)

被转发文题目是《关于建立城市医疗救助制度试点工作的意见》。此例又多一层偏正结构。可逐层分析:建立城市医疗救助制度, 是述宾词组; (建立城市医疗救助制度) (试点) 工作, 是以“工作”为中心语的偏正词组; (建立城市医疗救助制度试点工作) 意见, 是以“意见”为中心语的偏正词组。

【例3】国务院办公厅转发财政部等部门关于推进和规范国有企业债权转股权工作意见的通知 (国办发[2004]94号)

被转发文题目是《关于推进和规范国有企业债权转股权工作的意见》。“意见”前面的定语是联合词组做述语的述宾词组, 可分析为:推进和规范国有企业债权转股权工作;宾语部分是个偏正词组, 可将中心语“工作”和前面的定语单独划分, 分析为:推进和规范 (国有企业债权转股权) 工作。“推进和规范国有企业债权转股权工作意见”也只能是以“意见”为中心语的偏正词组。

2.“意见”前面的定语中心语是其他名词

【例1】国务院办公厅转发建设部等部门关于进一步解决建设领域拖欠工程款问题意见的通知 (国办发[2004]78号)

被转发文题目是《关于进一步解决建设领域拖欠工程款问题的意见》。“意见”前面的定语中心语是名词“问题”。“的”省略后, “问题”和“意见”不能构成述宾词组。具体结构分析略。

【例2】国务院办公厅转发建设部等部门关于优先发展城市公共交通意见的通知 (国办发[2005]46号)

被转发文题目是《关于优先发展城市公共交通的意见》。“交通”系名词, 指运输事业。“交通”和“意见”不能构成述宾词组。

【例3】国务院办公厅转发发展改革委等部门关于加强固定资产投资调控从严控制新开工项目意见的通知 (国办发[2006]44号)

被转发文题目是《关于加强固定资产投资调控从严控制新开工项目的意见》。“项目”也是名词, 指事物分成的门类。“项目”和“意见”不能构成述宾词组。

【例4】国务院办公厅转发全国老龄委办公室和发展改革委等部门关于加快发展养老服务业意见的通知 (国办发[2006]6号)

被转发文题目是《关于加快发展养老服务业的意见》。“服务业”系三音节名词。“服务业”和“意见”也不能构成述宾词组。

3.“意见”前面的定语加了“若干”或“指导”等词

【例1】国务院办公厅转发财政部等部门关于推动我国动漫产业发展若干意见的通知 (国办发[2006]32号)

被转发文题目是《关于推动我国动漫产业发展的若干意见》。“若干”系代词, 指不定量。它指代名词“意见”, 本身则相当于双音节名词, 不仅“若干意见”中间可不用“的”, 而且四音节的“若干意见”前面的“的”也可省略。

【例2】国务院办公厅转发财政部科技部关于改进和加强中央财政科技经费管理若干意见的通知 (国办发[2006]56号)

被转发文题目是《关于改进和加强中央财政科技经费管理的若干意见》。此例省略“的”也没问题。这从语感上就能体验出来。

【例3】国务院办公厅转发国资委关于推进国有资本调整和国有企业重组指导意见的通知 (国办发[2006]97号)

被转发文题目是《关于推进国有资本调整和国有企业重组的指导意见》。“指导意见”相当于“指导性的意见”。其前面的定语和上两例有所不同, 试分析:推进国有资本调整和国有企业重组, 是述宾词组;宾语部分:国有资本调整和国有企业重组, 是由两个主谓词组构成的联合词组。

4.“意见”前面的定语中心语虽然是动词但却不能构成述宾词组

【例】国务院办公厅转发财政部关于加强和规范评估行业管理意见的通知 (国办发[2003]101号)

被转发文题目是《关于加强和规范评估行业管理的意见》。此例之所以可以省略“的”, 是因为动词“管理”和“意见”不存在歧义性组合, “管理意见”只能是偏正词组而不能是述宾词组。

需要说明, 此类标题“的”可否省略, 应视前面的动词性质而定, 语感有问题的应尽量不轻易省略。

(二) 词语结构有歧义类型

此类型标题, 被转文文种前面的词语是动词性的, 文种和它能构成述宾关系, 或者能产生歧义性结构, 读时有一种不通顺的语感。

【例1】国务院批转煤电油运和抢险抗灾应急指挥中心关于抢险抗灾工作及灾后重建安排报告的通知 (国发[2008]6号)

被转发文题目是《关于抢险抗灾工作及灾后重建安排的报告》。动词“安排”和“报告”并非绝对不能构成述宾词组, “安排报告”读时则有一种不通顺的语感。因此, “的”以不省略为好。

【例2】国务院办公厅转发科技部等部门关于推进县 (市) 科技进步意见的通知 (国办发[2006]34号)

被转发文题目是《关于推进县 (市) 科技进步的意见》。“进步”是既可做动词又可做形容词的兼类词, 做动词义为“ (人或事物) 向前发展, 比原来好”, 做形容词义为“符合时代要求, 对社会发展起促进作用的”。此例中的“进步”应为动词, “意见”前面的定语由述宾词组充当, 主干是“推进科技进步”, 宾语系主谓词组“科技进步”。“意见”前面的“的”省略后, “进步”和“意见”连用变成了“进步意见”。这种词语组合, “进步”只能是形容词, 单独做“意见”的定语, 而“进步意见”令人费解。读标题时, 势必产生不通顺的语感。

【例3】国务院办公厅转发国土资源部等部门对矿产资源开发进行整合意见的通知 (国办发[2006]108号)

被转发文题目是《对矿产资源开发进行整合的意见》。“进行整合意见”本应是偏正结构“ (进行整合) 意见”, 但却很容易产生“进行 (整合) 意见”的述宾结构语感。“的”也不省略为好。该标题前后均无“关于”, 上文曾举例, 此处修改略。

【例4】国务院办公厅转发财政部中宣部关于进一步支持文化事业发展若干经济政策的通知 (国办发[2006]43号)

被转发文题目是《关于进一步支持文化事业发展的若干经济政策》。事由结构应是“ (进一步支持文化事业发展) 的 (若干) 经济政策”;去掉“的”后, “进一步支持文化事业发展若干经济政策”层次不够清晰, 语气停顿难以把握, 易产生“[进一步]支持文化事业发展若干经济政策”的语感。此例若不省略“的”, 两个“的”中间是词组“若干经济政策”, 读时并不会有“的”近距离重复的拗口语感。既然如此, 则根本没必要省略“的”。

【例5】国务院办公厅转发建设部等部门关于调整住房供应结构稳定住房价格意见的通知 (国办发[2006]37号)

被转发文题目是《关于调整住房供应结构稳定住房价格的意见》。省略“的”后, “调整住房供应结构稳定住房价格意见”层次也不够清晰, 语气停顿也较难把握, 易产生“调整住房供应结构, 稳定住房价格意见”的错误语感。因此, 此例的“的”也以不省略为好。

四、标点符号的规范使用问题

《国务院公报》中, 尽管在标点符号使用方面可作为范例的公文标题占绝大多数, 但也出现过个别不合规定的情况, 主要表现在书名号的使用上。由于国务院公文的权威性和示范作用, 下级机关公文工作者常常感到困惑, 因此有必要举例分析, 以明确规范类型。因前文已举过范例, 故此处侧重举些书名号使用不当的例子。

【例1】国务院关于《外商投资产业指导目录》有关问题的批复 (国函[2004]90号)

《外商投资产业指导目录》不属于法规、规章, 标题中不宜用书名号。另外, 《外商投资产业指导目录》前缺少述语, 因而表意不够明确。此文答复发展改革委和商务部《关于修订〈外商投资产业指导目录〉的请示》 (发改外资[2004]1877号) 。根据公文内容, 可视情修改为《国务院关于同意修订外商投资产业指导目录的批复》或《国务院关于修订外商投资产业指导目录有关问题的批复》。

【例2】国务院办公厅关于印发《省 (区、市) 人民政府突发公共事件总体应急预案框架指南》的函 (国办函[2004]39号)

正文开头一句是:“现将《省 (区、市) 人民政府突发公共事件总体应急预案框架指南》印发给你们, 供参考。”可见, 被印发文不是法规、规章, 书名号删去为宜。

【例3】卫生部关于印发《食品安全行动计划》的通知 (卫法监发[2003]219号)

“计划”不属于法规、规章, 书名号删去为宜。

【例4】教育部国家发展改革委关于印发《“十一五”期间中西部地区特殊教育学校建设规划 (2008———2010) 》的通知 (教发[2007]20号)

“规划”不属于法规、规章, 书名号删去为宜。“2008———2010”宜改成“2008—2010”。

【例5】人口计生委财政部关于印发《农村部分计划生育家庭奖励扶助制度试点方案 (试行) 》的通知 (国人口发[2004]36号)

“方案”不属于法规、规章, 书名号删去为宜。

【例6】关于印发《南水北调工程建设管理的若干意见》的通知 (国务院南水北调工程建设委员会国调委发[2004]5号)

“意见”不属于法规、规章, 书名号删去为宜。

【例7】国务院办公厅关于贯彻实施行政许可法工作安排的通知 (国办发[2003]99号)

法律应当使用书名号。标题宜改成《国务院办公厅关于贯彻实施〈中华人民共和国行政许可法〉工作安排的通知》。

【例8】国务院办公厅关于认真贯彻实施突发事件应对法的通知 (国办发[2007]62号)

标题宜改成《国务院办公厅关于认真贯彻实施〈中华人民共和国突发事件应对法〉的通知》。

值得注意的是, 近年来国务院和国务院办公厅的公文标题中, 除同中共中央和中共中央办公厅联合行文外, 对被批转 (转发、印发) 的非法规规章公文赘加书名号的情况已经杜绝。但遗憾的是, 国务院部门行文还不时出现此类问题。

规范公文 篇7

一、关于“问题”一词的规范使用

前文曾指出过, “……问题”式的公文标题事由是偏正结构中的一种常见形式, 它也有一个正确与否和如何规范的问题。以前我们还曾举例, 分析过转文性通知标题中被转文文种前面的助词“的”省略后事由规范与否的问题。“……问题”式的公文标题事由与之有点类似, 它是否符合语法规范和事由词组长短、结构类型、复杂程度以及“问题”前面的词语性质和语法功能等因素有关, 关键看语感怎样、能否产生歧义或歧义性的句法结构。此类标题主要有两种情形:一是“问题”前面的词为名词;二是“问题”前面的词为动词。从“问题”前面的词组来看, 其句法结构往往是比较复杂的。在最高人民法院批复类公文中, “……问题”式的标题事由占较大比例。笔者以为, 不区分情况将批复标题习惯性地拟制成“……问题”式事由的做法有待改进。下面, 按批复事由的几种不同情形举例分析。

(一) “问题”前面的词为名词的情形

此种情形, “问题”和前面的名词不构成述宾关系, 不能产生歧义性结构, 读时没有不通顺的语感, 可视作规范类型。如前文分析过的《最高人民法院关于对采用破坏性手段盗窃正在使用的油田输油管道中油品的行为如何适用法律问题的批复》 (法释[2002]10号) 、《最高人民法院关于撤销缓刑时罪犯在宣告缓刑前羁押的时间能否折抵刑期问题的批复》 (法释[2002]11号) 、《最高人民法院关于房地产管理机关能否撤销错误的注销抵押登记行为问题的批复》 (法释[2003]17号) 、《最高人民法院关于刑事案件终审判决和裁定何时发生法律效力问题的批复》 (法释[2004]7号) , “问题”前面的词分别是名词“法律”“刑期”“行为”“效力”, 不存在歧义性的词语组合, 读时感到很顺畅。

此类型标题, 多可去掉“问题”, 尽管事由结构改变了, 但仍然是规范类型, 有的甚至比原来还好些。以法释[2003]17号批复标题为例, 如去掉“问题”并将“能否”改成“可以”则简明而确切。句法结构如前文分析的那样: (房地产管理) 机关[可以]撤销 (错误) 的 (注销抵押登记) 行为。这时, 事由已由原来的偏正结!构!!变成了主述宾结构。有鉴于此, “动态型”事由在表意明确的情况下, 不必再加上“问题”一词硬变成“静态型”事由。

“……问题”式事由, 并非都可以去掉“问题”一词, 应具体标题具体分析。现举例说明:

【例】最高人民法院关于人民法院受理共同诉讼案件问题的通知 (法[2005]270号)

很明显, 这是最高人民法院就人民法院受理共同诉讼案件的有关问题发通知, 而不是发通知让各级人民法院受理共同诉讼案件。如果不用“问题”一词, 整个标题语意就变了, 而且和公文内容也不符合。

(二) “问题”前面的词为动词的情形

是否规范, 主要看动词性质。一般来讲, 是不及物动词而不能和“问题”构成述宾词组的, 可视作规范类型;是及物动词而有可能和“问题”构成述宾词组的, 可视作不规范类型。

1. 可视作规范类型的。

如前文举的例子《最高人民法院最高人民检察院关于对军人非战时逃离部队的行为能否定罪处罚问题的批复》 (法释[2000]39号) , “处罚”虽然是动词, 但和“问题”不能组成述宾词组 (当然去掉“问题”也是规范的) 。《最高人民法院最高人民检察院关于办理侵犯著作权刑事案件中涉及录音录像制品有关问题的批复》 (法释[2005]12号) , “有关问题”即“有关的问题”, 是常见的毋庸置疑的偏正词组。

2. 可视作不规范类型的。

多数可去掉“问题”, 但有的却不可。另举例分析:

【例1】法释[2002]19号

最高人民法院关于民事损害赔偿案件当事人的再审申请超出原审诉讼请求人民法院是否应当再审问题的批复

此标题事由中“问题”前面的定语较长、较复杂, 共两个短语 (如果加上语调就是主谓语齐全的两个句子) , 前者是主述宾结构, 后者是主谓结构。先按句子结构分析法分析前一个短语: (民事损害赔偿案件当事人) 的 (再审) 申请超出 (原审诉讼) 请求。主干是“申请超出请求”。此!句!!施事主语实际上应当是“当事人”, 通过语法学中的变换分析法可将原句变换成两种突出施事主语的句式。一是将助词“的”改成“提出”, 可分析为: (民事损害赔偿案件) 当事人提出 (再审) 申请超出 (原审诉讼) 请求。主语“!当!!事人”后面两个述宾!词!组!, 相当于单句中的连动句式。二是去掉助词“的”, 变成主谓谓语句的句式, 主谓两部分可分析为:民事损害赔偿案件当事人再审申请超出原审诉讼请求。再进一步分析, 大主语是“当事人”, 小主语是“申请”。谓语部分可分析为: (再审) 申请超出 (原审诉讼) 请求。再按句子结构分析法分析后一!!个!短语:人民法院[是否][应当]再审。这是个主谓结构句式。前后这样两个句式组合一起, 事由前面的介词“关于”又远离“问题”, “人民法院是否应当再审问题”难免让人产生“主述宾结构”的语感。结构则变成了:人民法院[是否][应当]再审问题。根据公文内容, 可将标题改为!《!!最高人民法院关于民事损害赔偿案件当事人的再审申请超出原审诉讼请求人民法院不予再审的批复》。这样, 既简明又确切。

【例2】法释[2002]20号

最高人民法院关于当事人对按自动撤回上诉处理的裁定不服申请再审人民法院应如何处理问题的批复

此标题事由中“问题”前面的定语也较长、较复杂, 也是两个短语。前一个短语:当事人[对按自动撤回上诉处理的裁定]不服申请再审。与上例不同的是, “当事人”!充!当!主语, 谓语部分是连动句式。后一个短语:人民法院[应][如何]处理。这样的两个句式组合一起, 加之及物动词“处理”充当述语的语法功能很强, “人民法院应如何处理问题”更会让人产生“主述宾结构”的语感。此标题去掉“问题”即可, 去掉后也比原来简明、确切。

【例3】关于第二审人民法院因追加、更换当事人发回重审的民事裁定书上, 应如何列当事人问题的批复 (法民[1990]8号)

“如何列当事人”表意已经明确, “问题”不仅多余, 而且存在“把当事人问题列出来”之歧义。另有其他毛病, 除缺少发文机关和赘加标点符号外, 事由因缺少介词“在”而未能组成完整的介词结构, 故表意不明。可修改为《最高人民法院关于第二审人民法院因追加或更换当事人在发回重审的民事裁定书上应如何列当事人的批复》或修改为《最高人民法院关于在二审追加或更换当事人发回重审的民事裁定书上应如何列当事人的批复》。

【例4】最高人民法院最高人民检察院关于刑事赔偿义务机关确定问题的通知 (高检会[2005]1号)

此例有所不同。“确定问题”有歧义, 但却不能简单去掉“问题”了事。可将标题修改为《最高人民法院最高人民检察院关于确定刑事赔偿义务机关有关问题的通知》。

(三) 文种前不带“问题”一词的情形

如前文举的例子《最高人民法院关于产品侵权案件的受害人能否以产品的商标所有人为被告提起民事诉讼的批复》 (法释[2002]22号) 、《最高人民法院关于购买人使用分期付款购买的车辆从事运输因交通事故造成他人财产损失保留车辆所有权的出卖方不应承担民事责任的批复》 (法释[2000]38号) 、《最高人民法院关于刑事第二审判决改变第一审判决认定的罪名后能否加重附加刑的批复》 (法释[2008]8号) 、《最高人民法院关于债权人对人员下落不明或者财产状况不清的债务人申请破产清算案件如何处理的批复》 (法释[2008]10号) 等。这些标题都是很规范的。若在事由后硬加上“问题”, 就显得累赘, 而且后一个标题还会产生歧义, “处理问题”可组合成述宾词组。

二、关于司法公文标点符号的矫正

公文处理法规规定, 公文标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号。长期以来, 公文标题错用书名号、逗号、顿号、引号等比较普遍。矫正的原则是执行公文处理法规规定, 不符合规定而赘加的标点符号坚决删掉, 可用可不用则尽量不用。

(一) 书名号的矫正

书名号的矫正, 一直是实现公文标题规范化的难点所在。司法公文标题错用书名号的情况尤为突出。

最高人民法院公文标题中, 标点符号的使用有规范的也有不规范的, 既和历史因素有关, 又和《人民法院公文处理办法》与国务院颁布的公文处理法规的规定不尽一致有关。最高人民法院1996年印发的《人民法院公文处理办法》规定:“标题中除法规规章名称和转发公文加书名号外, 一般不用标点符号。”实践证明, 转发公文加书名号存在严重的弊端, 不加书名号可以避免“关于”等词语重复使用而使事由概括得简洁明了。笔者以为, 《人民法院公文处理办法》修订时和公文处理法规规定精神相一致为好。举例说明:

【例1】最高人民法院最高人民检察院司法部关于印发《关于适用普通程序审理“被告人认罪案件”的若干意见 (试行) 》和《关于适用简易程序审理公诉案件的若干意见》的通知 (法发[2003]6号)

此标题书名号和引号均多余, 应删掉。书名号的使用主要毛病有三:一是导致标题冗长;二是导致三个“关于”重复使用, 且造成两个“关于”近距离拗口之弊;三是书名号中被印发文件不是完整标题, 若将缺失补上又势必和前面的发文机关重复。被印发的两份文件标题是《最高人民法院最高人民检察院司法部关于适用普通程序审理“被告人认罪案件”的若干意见 (试行) 》和《最高人民法院最高人民检察院司法部关于适用简易程序审理公诉案件的若干意见》。很明显, 倘若将这两个完整标题加在原标题“关于印发”后面, 就更冗赘而别扭了。

此标题不用书名号, 可修改为《最高人民法院最高人民检察院司法部关于印发适用普通程序审理被告人认罪案件若干意见 (试行) 和简易程序审理公诉案件若干意见的通知》。

【例2】最高人民法院关于印发《关于落实23项司法为民具体措施的指导意见》的通知 (法发[2003]20号)

此标题应删去书名号, 同时删去第二个“关于”。通过修改, 可避免“关于”连用拗口之病。具体修改为《最高人民法院关于印发落实23项司法为民具体措施指导意见的通知》。

(二) 逗号的矫正

人民法院公文标题中, 还较多错用逗号。各高级人民法院的请示标题表现比较明显, 这在以前举例中足以证明。矫正逗号的方法, 主要是通过语法修辞手段保证不用逗号而表意明确, 有时可通过换行解决层次不清问题。在前文对最高人民法院公文标题的赏析中, 我们可以看出最高人民法院往往改变下级请示标题赘加逗号的做法, 而将批复标题拟制得相当规范。当然, 最高人民法院公文标题也有不当使用逗号的时候。举例说明:

【例1】法释[2004]9号

最高人民法院关于当事人对驳回其申请撤销仲裁裁决的裁定不服而申请再审, 人民法院不予受理问题的批复

此标题逗号宜删去, 为确切表示语音停顿, 避免歧义, 可将“人民法院”移至下一行。另, “问题”也删掉为宜。

【例2】法发[2008]41号

最高人民法院关于认真贯彻中央经济工作会议精神, 为经济平稳较快发展提供有力司法保障的通知

此标题本来拟制得很好, 但美中不足赘加了逗号。逗号在一行末尾, 则更没有存在之必要。

(三) 顿号的矫正

1. 联合行文发文机关之间可空格不加顿号

【例】公通字[2006]26号

最高人民法院、最高人民检察院、公安部、民政部、司法部、中华全国妇女联合会关于打击拐卖妇女儿童犯罪有关问题的通知

可修改为:

最高人民法院最高人民检察院公安部民政部司法部中华全国妇女联合会关于打击拐卖妇女儿童犯罪有关问题的通知

2. 将顿号改成并列关系或者选择关系连词

【例1】最高人民法院关于在防治传染性非典型肺炎期间依法做好人民法院相关审判、执行工作的通知 (法[2003]72号)

【例2】最高人民法院关于依法做好抗震救灾恢复重建期间民事审判和执行工作的通知 (法[2008]164号)

例1中的顿号宜改为并列关系连词“和”。例2当属规范类型。

前面举的例子《关于第二审人民法院因追加、更换当事人发回重审的民事裁定书上, 应如何列当事人问题的批复》, 顿号则应改成选择关系连词“或”。 (另, 逗号和“问题”应删去, 前面已作修改。)

3. 不存在歧义可用可不用顿号时尽量不用

【例】最高人民法院关于在全国各高、中级人民法院开展减刑、假释工作专项大检查的通知 (法[2004]121号)

此标题如去掉顿号则更好, 可修改为《最高人民法院关于在全国各高级中级人民法院开展减刑假释工作专项大检查的通知》。

三、关于印发规章性公文标题规范

最高人民法院制定的规章性公文如“办法”“规定”“规则”等, 在标题拟制上也不尽相同, 有的仅事由加文种, 有的在事由前加发文机关和“关于”, 有的不加发文机关而只加“关于”, 有的加发文机关而不加“关于”等等。在发布形式上也不一样, 有的直接行文, 有的用公告发布, 用的用通知印发。在用通知印发时, 标题也往往呈现出不同的结构类型。到底哪种类型是规范的, 还需通过实例分析来说明。

根据发文机关和文种“通知”中间部分的不同结构形式, 可确定以下几种主要类型:

(一) 关于印发《……》式

【例1】最高人民法院关于印发《人民法院公文处理办法》的通知 (法发[1996]9号)

【例2】最高人民法院关于印发《民事案件案由规定》的通知 (法发[2008]11号)

【例3】最高人民法院关于印发《人民法院司法警察证使用管理规定》的通知 (法发[2008]16号)

【例4】最高人民法院关于印发《人民法院监察工作条例》的通知 (法发[2008]17号)

此类型标题为规范类型。主要特点是:发文机关和事由中间有介词“关于”联结;被印发文标题仅事由加文种构成, 和法律、法规标题结构相一致。

(二) 印发《关于……》式

【例1】最高人民法院印发《关于诉讼收费监督管理的规定》的通知 (法发[2007]11号)

【例2】最高人民法院印发《关于人民法院执行公开的若干规定》和《关于人民法院办理执行案件若干期限的规定》的通知 (法发[2006]35号)

【例3】最高人民法院印发《关于执行案件督办工作的规定》等三项执行工作制度的通知 (法发[2006]11号)

此类型标题发文机关和事由中间没有介词“关于”联结, 由于“印发……”是发文机关自己的行为, 因而不会产生歧义, 可不视为病误, 但在结构上不属于规范类型。例1被印发文标题为《最高人民法院关于诉讼收费监督管理的规定》;例2为《最高人民法院关于人民法院执行公开的若干规定》和《最高人民法院关于人民法院办理执行案件若干期限的规定》。很显然, 通知标题书名号中不是被印发文的完整标题, 若补上发文机关, “最高人民法院”的重复使用将使标题显得更加冗赘。因此, 法院规章性公文标题拟制时就应当符合规范, 不加发文机关和“关于”。这样, 用通知印发时则可避免发文机关和“关于”的重复, 便于公文标题的拟制。例3被印发文 (三项执行工作制度) 标题分别为《关于执行案件督办工作的规定 (试行) 》、《关于执行款物管理工作的规定 (试行) 》和《人民法院执行文书立卷归档办法 (试行) 》。一并印发, 三个标题结构竟然不同。前两个标题中的“关于”宜去掉, 也可以和第三个标题一致, 将“关于”改成“人民法院”。通知标题则可修改为《最高人民法院关于印发〈人民法院执行案件督办工作的规定 (试行) 〉等三项执行工作制度的通知》。

(三) 印发《最高人民法院关于……》式

【例】最高人民法院印发《最高人民法院关于司法解释工作的规定》的通知 (法发[2007]12号)

被印发文标题当时可拟制成《人民法院司法解释工作规定》, 通知标题则可修改为《最高人民法院关于印发〈人民法院司法解释工作规定〉的通知》, 从而避免“最高人民法院”的重复。

(四) 关于印发《关于……》式

【例】最高人民法院关于印发《关于证券监督管理机构申请人民法院冻结资金帐户、证券帐户的若干规定》的通知 (法[2005]55号)

被印发文宜去掉“关于”, 从而避免“关于”重复。另, “帐”应改为“账”。标题可修改为《最高人民法院关于印发〈证券监督管理机构申请人民法院冻结资金账户和证券账户的若干规定〉的通知》。

四、关于介词“关于”的不当省略

发文机关后面的介词“关于”, 一般是不能省略的。否则, 往往衔接不当或表意不明, 甚至会造成歧义。

【例1】 (法发[2005]18号)

最高人民法院人民法院第二个五年改革纲要 (2004～2008)

读时“最高人民法院人民法院”成什么话?应在第二行“人民法院”前面加上“关于”。另外, 需指出:最高人民法院公文中, 除办法外还有纲要、规划、方案等非法定公文直接行文的, 应该说这是不规范的, 一般应当用狭义法定公文中的通知文种印发。此例标题则可修改为《最高人民法院关于印发人民法院第二个五年改革纲要 (2004～2008) 的通知》。

【例2】最高人民法院实施《关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》的通知 (法[2004]241号)

【例3】最高人民法院执行《关于〈中华人民共和国企业破产法〉施行前尚未审结的企业破产案件适用法律若干问题的规定》的通知 (法[2007]81号)

例2、例3发文机关和事由动词中间均缺少必要介词“关于”, 不仅改变了标题结构, 而且造成了仅最高人民法院实施或执行之歧义。“实施”和“执行”前均应加“关于” (引文标题拟制时前面不用“关于”则可避免“关于”重复) 。

五、关于事由中主语的合理省略

最高人民法院公文标题事由中, “最高人民法院关于”后面大多不加“人民法院”字样, 但也有例外。举例说明:

【例1】最高人民法院关于人民法院受理共同诉讼案件问题的通知 (法[2005]270号)

【例2】最高人民法院关于人民法院在审理涉及汇达资产托管有限责任公司清收、处置不良资产所形成的案件时适用相关司法解释规定的通知 (法[2006]298号)

试议公文文种选用的规范化 篇8

新中国成立以来, 党和国家在有关公文处理的法规中对公文文种的涵义与用途做出明确规定并经多次修正、补充而使之日趋完善。仅以国家行政机关公文文种为例:

1951年9月29日政务院颁布了《公文处理暂行办法》, 规定公文种类为7类12种, 即:

(1) 报告:对上级陈述或请示事项用“报告”。

签报:为报告的另一种形式。为简便迅速地处理某些重要事项, 由首长亲笔书写, 直接送上级首长批答, 不必经过普通公文手续, 只签名不用机关印信。

(2) 命令:颁布法律、条例、通则、决定、规定、办法或任免、嘉奖、惩戒、通缉、赦免以及指挥行政等均用“命令”。

(3) 指示:指导下级机关工作时用“指示”。

(4) 批复:答复下级的请示或报告事项用“批复”。

(5) 通报:对于使各机关 (不分上行、平行、下行) 周知的事项用“通报”。

通知:对于使特定的机关或人员知道的事项用“通知”。

(6) 布告:对人民公布关于法令性的事项时用“布告”。

公告:重大事件需要宣告国内国外周知时用“公告”。

通告:一般事件需要在一定范围内, 对人民或机关、团体通告周知时用“通告”。

(7) 公函:平行机关及不相隶属的机关行文时用“公函”。

便函:介绍、商洽、询问、催办等事项用“便函”, 只须个人署名或盖用机关长戳、圆章即可。

这是新中国成立后, 对公文种类及其适用范围的第一次界定。上述文种中不足之处是缺少“请示”。“报告”既用于向上级陈述事项, 也用于请示事项, 这在客观上可能是成为以后相当长时间内请示与报告相混淆的历史原因。

在此基础上, 于1957年10月3日国务院秘书厅印发了《关于公文名称和体式问题的几点意见》 (以下简称《意见》) , 对上述文种进行了第一次修订, 明确指出:“国家机关通常使用的公文名称, 应当以简化、确切和便利工作为原则。”依此原则, 《意见》仍规定公文种类为7类12种, 即: (1) 命令、令; (2) 指示; (3) 报告、请示; (4) 批复、批示; (5) 通知、通报; (6) 布告、通告; (7) 函。文种的数量不变, 但却做了较大的调整, 并进一步明确而具体地阐释了各文种的适用范围, 特别值得提出的是在这次修订中增加了命令、令、请示、批示文种。指出:“命令、令是上级机关对下级机关或人员发布的一种指挥性的文书”, 除有关规定可以发布命令的机关和人员以外, 其他的国家机关和人员不能发布命令。这一规定一直延续至今。《意见》还明确指出:“报告和请示必须分开使用, 报告中不能写请示事项, 但请示中可以反映情况, 陈述意见, 说明理由, 以便于上级处理。”请示与报告严格分开, 有利于提高办文办事的准确率, 这是文种演变过程中的一大进步。在这次修订中取消了“签报”、“便函”。

1981年2月27日国务院办公厅颁布《国家行政机关公文处理暂行办法》, 对公文种类进行了第二次修订。规定公文文种为9类15种, 即: (1) 命令、令、指令; (2) 决定、决议; (3) 指示; (4) 布告、公告、通告; (5) 通知; (6) 通报; (7) 报告、请示; (8) 批复; (9) 函。为适应国家经济建设和科研事业发展的需要, 在修订中增加了“指令”, 用于发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施和要求。除此, 还增加了三个重要文种:决定、决议、公告。

1987年2月18日国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》, 对公文种类做第三次修订, 规定文种为10类15种, 即: (1) 命令、指令; (2) 决定、决议; (3) 指示; (4) 布告、公告、通告; (5) 通知; (6) 通报; (7) 报告、请示; (8) 批复; (9) 函; (10) 会议纪要。这次调整主要是增加了“会议纪要”。“会议纪要”用于传达会议议定事项和主要精神, 要求与会单位共同执行。会议纪要区别于会议决议、会议简报、会议记录等其他会议文件, 无固定行文方向, 用途广泛, 具有议决性、协议性、学术交流、信息报道等多种性质, 有一定的灵活性。但主要用于纪要备查, 因此, 不要求加盖公章。

1993年11月21日国务院办公厅对上述《办法》经修订后重新发布了《国家行政机关公文处理办法》, 将文种调整为12类13种, 即: (1) 命令 (令) ; (2) 议案; (3) 决定; (4) 指示; (5) 公告、通告; (6) 通知; (7) 通报; (8) 报告; (9) 请示; (10) 批复; (11) 函; (12) 会议纪要。在这次调整中, 为适应国家法制建设的需要, 增设了“议案”。与此同时, 为简化文种而取消了指令、决议、布告, 并将“报告”与“请示”分列为两类。

在深入调研和广泛征求意见的基础上, 国务院于2000年8月24日发布、2001年1月1日施行了《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称《办法》) , 这是以国务院名义发布的第一个关于公文处理方面的法规性文件。对公文种类做第五次调整, 规定文种为13种。即: (1) 命令 (令) ; (2) 决定; (3) 公告; (4) 通告; (5) 通知; (6) 通报; (7) 议案; (8) 报告; (9) 请示; (10) 批复; (11) 意见; (12) 函; (13) 会议纪要。主要是取消了已长期不用的“指示”, 增加了“意见”。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法, 具有较大的灵活性与广泛的适用性, 集建议性、呈请性、指导性与商洽性于一身, 无固定行文方向。充分发挥“意见”的作用, 有利于广开言路, 集思广益, 加强机关之间的协商与协调。《办法》删除了“报告”用于提出意见或者建议的内容, 而更加有利于“报告”与“请示”严加区别, 使“报告”不夹带请示事项。《办法》发布后, 国务院办公厅印发了《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉的几个具体问题的处理意见》, 对“意见”文种的使用, “函”的效力以及关于“命令”、“决定”和“通报”三个文种用于奖励时如何区分的问题做了具体的阐释。《办法》的发布与贯彻实施推进了文种法制化的进程。

重温党与国家关于公文文种的法规及其不断修订完善的历程, 使我们进一步认识到规范文种, 维护法定文种准确性、严肃性的重要性与必要性, 也使我们更加明确应当按以下要求继续加强公文文种的规范化管理:

一、严格遵照党和国家关于文种选用的规定, 依法规范文种

首先, 制发公文必须标明法定文种。如转发公文, 不仅要标明被转发公文的标题, 而且应标明转发所用文种 (通知) , 更不宜用“说明”、“备案”、“材料”等词语代为文种;其次, 应按规定准确标明文种而不应错选, 如果在应当使用“请示”时而误用了“报告”, 就将得不到对方的批复;更不要生造文种。如将“报告”写成“汇报”或“汇报材料”, 将“请示”写成“申请”、“请求”或“请示报告”等。行文时漏写、错选或生造文种, 不仅会削弱公文的权威性, 而且会降低公文处理的准确率。

二、在法定权限范围内, 慎重使用命令、议案、条例、公告等文种

公文的制发主体是指依法成立并能够独立行使职权, 具有独立法律行为能力的组织及其负责人, 通常称为公文的法定作者。一般讲, 凡法定作者均可以自己的名义选用法定文种对外制发公文, 但有的文种有发文机关职权范围的限定, 在限定范围以外的法定作者则无权选用, 即不能越权发布不属自己权限范围之内的公文, 如:根据《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国地方各级人民代表大会和各级人民政府组织法》规定, 由国家主席、人大常务委员会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部部长、各委员会主任、地方各级人民政府及其职能机关与人员制发命令, 另外军事领导机关及其首长也可发布命令, 在此范围以外的其他单位和个人则不能发布命令、令。因此, 有些企业发布所谓的“厂长令”、“总经理任免令”是不恰当的;又如:“议案”适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。据此, 在行政系统内, “议案”只限各级人民政府使用, 其他组织在提请审议事项时则更适宜选用“提案”;再如:“条例”属法规性公文, 根据2001年11月16日国务院第321号令发布的《行政法规制定程序条例》规定:“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称‘条例’”。“条例”作为行政法规由国务院发布。《中国共产党机关公文处理条例》规定:“条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。”“条例”作为党内法规, 由党的中央组织制定。因此, 其他机关与组织不得制发“条例”。

三、在准确分析各文种用途及其相互间的联系与区别的基础上, 依据行文目的, 正确选用“请示”、“报告”与“通知”、“通报”等文种, 以免错选误用影响对公文的准确理解与办理

“报告”用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问;而“请示”则适用于向上级机关请求指示、批准。前者的行文目的是为上级机关了解下情、制定决策与指导工作提供参考, 而不要求批准或批复;后者则要求上级机关予以批复。两者虽均为上行文, 有许多不同之处, 但行文目的要求不同则是其最明显的区别点, 据此, 在行文时, “报告”中不得夹带请示事项;也不可用“报告”的文种呈报请示事项或在“请示”中汇报工作, 要防止两者的相互混淆。

又如:“通知”与“通报”虽均含有告知的意思, 并主要为下行文, 但两者性质与用途各异, “通知”多用于布置需办理或执行的事项, 要求受文者遵照办理, 而“通报”用于表彰先进, 批评错误, 传达重要精神或者情况, 旨在起到宣传教育、倡导或引起警觉与注意的作用, 因此, 必须将两者严加区别, 不宜用“通知”表扬好人好事批评错误, 当然也不宜用“通报”布置需办理、执行的事项。

四、依据行文的主要方向, 选择相应的文种

公文处理单规范签批和办理示例 篇9

称谓避免口语化。在公文处理单上签批意见属于书面语言, 应该力求准确、严谨和完整, 特别要避免使用口语化的语言。

口语化语言一般表现在对人的称谓上。比如, 平时人们见到某某副部长时, 习惯上都尊称其为某某部长, 很少有人称其为某某副部长。然而, 一些部门领导在公文上签批时也像平时那样随意, 经常使用一些口语化的称谓。如:赵部长让钱副部长办理某事, 签批时写为:“请钱部办”或“请钱部长办理”。这样的签批既不准确也不严肃。

规范的签批应该是:“请钱副部长办理”。

一些领导签批意见时用语过于生硬, 让人看了非常不舒服。比如:部长让部室内的同志办理某事, 签批时直呼其名。“请孙晓亮办”, “请老张、小李办”。用这种语气, 平时说话可以, 因为大家在一起共事多年, 彼此互相熟悉, 关系很融洽, 直呼其名地让部内的同志去做事, 大家一般不会计较。但是如果写在纸上, 看了就感觉很别扭, 很不舒服。另外, 又不能把平日里大家见面的一些客套话, 或是一些尊称, 写到公文处理单上。比如:“请李姐办”, “请张姨主办, 王爷配合”等等。

规范的写法应该是:“请晓亮同志办理”, 或者也可以称呼其技术职称, 如:“请王工程师办理”。

签批意见要明确。部室领导让部室的同志办理某事, 签批意见不能含糊不清, 模棱两可, 让人不知如何去做。

例如:某部室收到下属单位呈报的《关于新建××产品储存货场的请示》, 部长签批给副部长去办理。起初签批意见为“请李副部长阅办”。如此签批就没有讲明此事应该本着什么原则去办, 是同意还是不同意, 办理的具体要求是什么?这样的签批意见就属于态度不明, 含糊不清。而李副部长看到部长签批的意见后, 也不知部长到底是什么意见, 只得再次请示。后来部长又重新进行了签批。

新的签批意见为:请李副部长组织相关部室现场考察, 如情况属实, 可同意立项。请晓亮同志按程序下达工程立项投资计划, 请李副部长通知××厂按程序组织施工, 并要求该厂在冬季前建成货场。工程完成后, 由我部牵头组织相关部室进行工程验收。

新的签批意见既有原则又具可操作性, 承办者也清楚明了, 并能按照领导的要求努力去把事情办好。

按先后次序送文。文件经部室领导签署意见后, 内勤人员要及时将文件送给承办人。送文的先后次序应严格按领导签批的意见。在签署意见里, 已明确有主办人的, 文件要先送给主办人, 然后再送给协办人。有些内勤人员认为, 谁先谁后无所谓, 早晚都要看到, 所以不管是主办还是协办, 先看到谁就给谁。在签署意见里, 有些承办部室虽然提出了部室意见, 但需要经公司领导阅示同意后才可以实施, 这种情况, 内勤人员一定要先把文件送给公司领导阅示, 待领导阅示同意后, 再把文件送给具体承办者。对于需要传阅的文件, 也要按照签批的先后顺序传阅。

例如:签批意见为:请晓亮同志主办此事, 周雨同志配合。

此时文件要先送给晓亮同志阅办。

签批意见为:根据文件要求, 为做好公司稳定工作, 拟召开会议安排部署。

请吴副经理阅示。

请晓亮同志按领导要求提出进一步做好公司稳定工作的意见。

此文应该先送给吴副经理阅示, 只有吴副经理同意召开会议并签署了意见后, 才能再将文件送给晓亮同志具体办理。

事项办理后要有记述。承办者按领导签批意见完成事项办理后, 要在公文处理单上简要签注事项办理情况及办理结果, 目的是以文字的形式予以记载备查。承办人在签注办理结果时, 要与领导签批的要求相对应, 不能领导说东你说西。承办者一定不能图省事, 或是认为事项的办理过程和结果已经向领导做过汇报, 领导也知道了, 因此在公文处理单上写不写没有关系。

例如:某部室收到下属×单位呈报的《关于箱式变电站维修项目的请示》, 部长在公文处理单上签批:请郑副部长组织有关部门专业人员到××公司现场调研, 根据调研情况确定: (1) 此维修项目是否属于技改项目; (2) 因今年技改项目早在年初就已确定, 能否定为明年技改项目实施。

郑副部长收到此文件后在公文处理单上只简单地签署“已阅”二字。后来该部室的部长在签注办理结果时也只简单地签注“已办理完毕, 请归卷”。这样的签注, 只有这个部室的部长和副部长知道这件事的办理情况和结果, 而对于其他人来说, 只看公文处理单根本就看不出此事是如何办理的, 其结果又是如何?这样的文件即使归档, 也没有实际意义, 因为以后不论是谁调档查阅也不会查到任何实质内容。

规范的签注应该是把逐一落实部长意见的情况和办理结果都简要地签注清楚。如: (1) 何日组织了哪些部门人员到现场调研。 (2) 通过调研, 实际情况如何? (3) 此维修项目属于或不属于技改项目。 (4) 可以定为或不能定为明年的技改项目实施。

对请示事项要有明确回复。职能部室在办理下属单位的请示事项时, 对文件中的所请之事, 应在一定期限内给以明确回复, 同意还是不同意, 还是有其他意见, 一定要在公文处理单明确签署, 绝不能对下属单位所请之事不理不睬或是避而不谈。有一些请示事项可能的确很难办, 需要经过调研后才能作出决定, 遇到这种情况时, 在公文处理单上也要签署“需调研后再提出处理意见”, 还要及时通知下属单位, 总之不能没有回复, 或是等调研结束后再给下属单位回复, 那样就会让下属单位等待的时间太长了, 一是不符合文件办理时限的要求, 二是也会影响正常工作。

例如:某部室收到下属××厂呈报的《关于调结构促转变扭亏为盈的请示》后, 及时召开了专题会议研究, 提出了处理意见, 并呈报公司领导研究同意。然后在公文处理单上签注了具体意见:

“××厂调结构、促转变、扭亏为盈”的意见, 已组织生产、设备、人事、财务、销售、安全等专业部室研究, 并报请公司经理办公会研究同意, 公司领导要求××厂要抓紧实施, 特别要注重调整效果, 力争扭亏为盈, 实现新突破。同时要求相关部室做好配合, 确保达到预期效果。

请晓亮同志拟文正式批复。

请生产部、设备部、人事部、财务部、销售部、安全部阅, 并按领导要求协助××厂做好相关工作。

在处理单上, 晓亮同志也按要求签注了办理情况:“已按要求于×年×月×日, 以×××企字【2010】30号文件回复××厂。”

相关部室负责人也都在处理单上签注了阅处意见。

签注办理结果再归档。“办理结果”是公文处理单上的最后一项内容, 此项内容由事项承办部门的主要负责人签注, 要求用简洁的文字概述事项办理结果, 以备日后查找。在实际工作中, 一些部室的负责人对此没有足够重视, 经常是不填办理结果就把文件送到办公室归档, 或是只简单地签注:“已办理, 请归档。”有的部室负责人还错误地认为, 文件是办公室批转的, 办理结果也应该由办公室负责签注。

例如:某部室收到上级《关于加强安全、环境污染事故风险控制的通知》, ×部长在公文处理单上签批意见:

请晓亮同志将此通知转发各单位, 要求各单位结合实际认真做好此项工作的落实。

请晓军、晓辉同志按照上级通知要求检查督促各单位的落实情况, 并将公司落实情况上报主管部门。

请王副经理阅示。

王副经理签批意见是:

同意×部长意见, 要对排查出的隐患逐一落实整改措施, 并做好整改验收;同时完善应急预案并择期组织好演练, 确保安全稳定、环保达标。

此文件事项办理完毕后, ×部长在“办理结果”栏里签注:

×年×月×日将文件转发各单位, 并提出具体要求。组成专业小组每周对各单位进行督查, 并对整改问题进行了专项验收。×月×日已将公司落实情况呈报上级主管部门。×月×日在××厂组织了应急演练。

此文件事项已办理完毕, 请归档。

规范公文 篇10

一、规范公文制发权限, 严把行文入口关

市委和市委办名义所发文件原则上只管宏观, 管党务群团工作, 对具体工作严格按工作职责权限, 归口政府或有关部门办理, 相应地行文也由政府或部门来实施。一是明确应该由部门制发的文件, 一律由部门制发。在文件制发过程中, 我们经常会遇到有关部门为了提高文件效用, 将部门的工作上升到市委或全局的高度, 以市委或市委办的名义下发文件。遇到这种情况, 我们会根据有关规定退回文件起草单位, 要求其自行发文。比如, 市国土局在起草关于增强对国土管理行政问责的绩效考核文件时, 代拟了市委办、市政府办《关于将各县市区国土管理责任纳入绩效考核》的文件, 收到该文件草稿后, 我们办文科就该文件进行了分析, 认为以市委、市政府的名义实施绩效考核涉及到众多部门的工作, 国土局代拟的考核文件的主要内容是国土管理工作, 考核的主要实施者是国土部门, 没必要上升到市委、市政府的高度, 为防止其他有考核内容的部门效仿, 不适合以市委办、市政府办名义联合下文, 因而建议国土局自行发文, 国土局有关负责人先后与分管办文工作的办公室副主任和常委秘书长报告, 我们就将我们的拟办意见向领导进行了汇报, 得到了领导的支持, 最终该文件由市国土局自行发文。二是主要工作职责在政府和政府部门的有关文件, 一律由政府办制发。比如, 对于成立工作领导小组的有关文件, 如果领导小组的组长、副组长等主要负责人都是市政府领导的文件, 我们明确要求由市政府办制发文件, 对于主要工作职责是政府部门的有关文件, 我们也要求由市政府办制发文件, 而不以两办名义行文。通过以上措施, 近年来, 我市党委机关的发文在数量上有较大幅度的下降。

二、规范公文制发程序, 确保公文的严肃性

公文的严肃性、规范性对其制发程序提出了严格的要求, 我市对党委机关公文的制发制定了相应的工作流程, 以程序的规范来保障公文的严肃性。一是规范受理程序。有领导初审是受理公文的前提条件。所有公文都必须有相关单位的主要负责人签字并加盖单位的公章, 经联系相关工作的市委副秘书长认可后方可进入办文程序。规范公文受理的途径。从保密和规范的角度考虑, 市委办公室自2008年起只从内网受理公文, 电子政务内网是公文受理的唯一渠道。二是规范核文程序。所有以市委办或市委名义制发的文件, 都由文件起草单位提供文件起草的相关背景资料、有关依据, 由分管核文的副科长进行审核后, 再由科长审查, 再送分管办文的室务会领导把关。三是规范审签程序。对于以市委办名义制发的公文, 先由市委分管该项工作的副秘书长签署办文意见后进入办文程序, 由办文科对相关依据、文稿的体式、文稿内容初步审核把关, 最后呈报常委秘书长和分管相关工作的常委领导审发;对于以市委名义制发的公文, 经核文后呈报常委秘书长和相关市领导审查后, 最后都由市委书记签发;对于市委办、市政府办联合行文, 先由市政府办对文稿进行初核, 然后由市委办复核, 再按照审核领导的职务高低在市政府和市委之间交叉审核, 最后由常委秘书长或分管相关工作的常委领导审发;对于市委、市政府的联合行文, 审签程序与两办行文基本相同, 最后由市长审签后呈市委书记签发。

三、规范公文制发内容, 确保公文质量

公文质量是公文的生命线, 公文内容是公文的灵魂, 质量优的公文能够用最简洁的内容清楚表达制文单位的意图, 也能够最有效地实现行文的目的。一是严格体式要求。组织公文办理人员认真学习《中国共产党机关公文处理条例》, 熟悉领会党的机关14类公文所使用的条件, 严格根据公文的内容, 我们先对公文的类别进行界定, 该以《意见》下发的文件以《意见》下发, 该以《通知》下发的文件以《通知》下发, 以规范的文种制发文件, 确保公文的体式文题相符、规范有序。二是确保公文的有用性。说到底, 制发公文的目的是为了加强管理、推动工作、促进发展, 而不是单纯地为了制发文件而制发文件, 因此, 公文的有用性是公文制发者应该突出把握的要义。发有用的文, 不发无用的文和作用不大的文是我们在公文处理过程中把握的准则。在公文处理过程中, 我们就把公文的有用性放在突出重要位置。比如, 对于有关活动的实施或会议的召开, 为领导安排相关活动提供有效服务, 以便领导科学安排, 有效避免了有关活动或会议的撞车, 我们要求明确具体的时间, 有时为了确定某个时间点, 我们经常要与市委总值班室等有关会议部门衔接多次;对于有关体制机制改革的文件的制发, 我们反复召集相关方面的座谈会, 着力对文件制发后对相关群体的影响进行全面评估, 尽可能将文件的可操作性达到最优, 力求准确。三是严把文字关。党委机关的公文一定程度上代表了党委机关的形象, 绝不容许错字、别字、生僻字、歧义字出现, 以免影响受文者对文件内容的领会、理解和执行。我们在核文过程中采用初核、复核、终审的多重审核工作模式, 通过对文件文字的层层把关, 有效地避免了公文文字方面的差错。