《秘书公文写作与公文处理》第一讲 公文概述

《秘书公文写作与公文处理》第一讲 公文概述（精选6篇）

《秘书公文写作与公文处理》第一讲 公文概述 篇1

公文写作教案

余春柯

章节名称：第一章

现行行政公文写作基本知识

第一节

概

说

教学目的与要求：

1、明晰、理解基本概念； 2.掌握现行行政公文种类； 3认识行政公文的特点与作用。

教学重点：

教学目的与要求的1与2。

教学难点：

教学目的与要求2。

教学方法：讲授、练习

作业安排：课后习题，见下。教学过程： 第一小节

一、现行行政公文的含义

1.文书、公文、文件、行政公文的含义

文书，是以文字为主要方式记录信息的书面材料。

公文，是公务文书的简称，是各级各类机关、部门、单位、组织处理公务的书面材料；它包括法定的和非法定的两类。

文件，通常是指党政军等机关制发的法定公文。

行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文件

2.上述四个概念的关系

文书包括私务文书和公务文书（简称“公文”），公文又包括法定公文（常称“文件”）和非法定公文（也称“事务公文”），法定公文包括党务公文、行政 公文、军事公文、司法公文、人大公文等所有用法律法规规范的公文，它们一般都习惯上被称作“文件”。

3.现行行政公文的含义

现行行政公文是行政机关在现行行政管理过程中依法行政和进行公务活动使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。

定义 的4个视角内涵:(1)时指性——现行（1999年以后当前）。(2)域指性——行政(各级政府机关及职能部门等)。(3)效用性——行政管理。(4)文本特性——规范（法定）。4.行政机关及部门

行政机关，即各级政府机关，是行政管理的决策单位；行政部门是各级政府的职能单位，负责政府决策、任务、工作的落实、贯彻、执行与完成。(举例国务院及所设部门加以说明)二、行政公文的特点

1.政治性

体现行政机关意志 ；是传达贯彻党和国家方针、政策，处理机关公务的工具；为政治服务。

2.权威性

在法定时空对受文者产生强制影响和行政约束力。3.现实性

为解决现实问题和矛盾而制发，为现实服务。

4.规范性

有法定的种类、格式、行文规则和处理程序等，必须严格遵守。

第二小节

三、现行行政公文的种类

《国家行政机关公文处理办法》规定现行行政公文为13种：

⑴命令（令）

⑵决定

⑶公告

⑷通告

⑸通报

⑹通知

⑺议案

⑻报告 ⑼请示

⑽批复

⑾意见

⑿函

⒀会议纪要

上述13种现行行政公文根据行文关系或行文方向，又可划分为3类。（1）上行文

（2）下行文

（3）平行文（注意说明：有的文种可多行。）

四、行政公文的作用

1.法规和准则作用 ； 2.领导和指导作用 ； 3.宣传教育作用 ； 4.信息沟通作用 ； 5.依据与凭证作用。

又有泛行文的提法。

第三小节

一、怎样学习公文写作

1、多读书、勤思考，是学好写作的基础。要加强我们语言修养和理论水平、学识素养，不读书无以达成。多读范文，以范文为模板，可以让我们向规范和标准走得更近，更正宗。

2、写作---材料---主旨---语言---结构，加强练习是学好写作的捷径。每个文种我们都要动手练习，直到学会。不练习，人类永远不能直立行走。

3、多修改。既能认识别人公文中的错误（我们哈哈一笑，以大方之家暂居），又能认识到自己的不足。有则改之，无则加勉。

4、关注现实，与时俱进，不断更新自己的理论，开阔我们的视野。

二、应具备的素养：（1）较高的政治理论水平（2）较高的法制知识

（3）一定的历史、经济、文学知识（4）丰富的行政管理、读写经验（5）较高的语言水平。练习

1.解释下列概念

公文

行政公文

现行行政公文

2.怎样理解行政公文的四个特点？ 3.现行行政公文具有哪些文种？它们按行文运行方向能分哪几种类别？ 4.行政公文具有哪些作用？

章节名称：第一章·第二节

现行行政公文的格式

教学目的

1、.了解格式的种类、格式要素及其规范要求；

2、.掌握格式与文种的匹配使用。

3、格式要素及其规范要求和格式与文种的匹配使用。

4、格式要素及其规范要求

教学重点：

1、格式要素、规范及要求

2、格式与文种的匹配 教学难点：同上教学重点1、2。教学方法：讲授与练习

作业安排：用电脑依照所学公文的标准格式各制作一份。要求：各要素具备。分：上行文、下行文、联合行文格式；信函格式、命令格式、会议纪要格式。每人各6份。教学过程：

第一小节

一、行政公文格式的种类

1.稿纸格式（见教材P5；作制发单位存档）要求：自己依样制作一份。2.成文格式（作向外发文）要求：自己依样各制作一份。

（1）一般（通用）格式 ：①下行文格式；②上行文格式；③联合行文格

式。

（2）特定(专用)格式:①函的格式（平行文专用）；②命令格（发布令和任命令专用）；③会议纪要格式（行政办公会议专用）。

二、行政公文格式要素及规范要求 新《办法》规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”

《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）则将各要素划分为：1.眉首部分；2.主体部分；3.版记部分。

图1-下行文格式首页

图2-上行文格式首页

(一)眉首

1.公文份数序号：同一文稿；机密、绝密用；编虚号，如“0001”。应用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。

2.秘密等级和保密期限：密级（密件标注），分“秘密”、“机密”、“绝密”三级；保密期限：需保密的时间。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行。密级与保密期限之间用★隔开。

3.紧急程度（急件标注）：特急或急件。用3号黑体字标识在版心右上角，若有密级，则在其下标识。

4.发文机关标识：俗称“红头”，由发文机关名称加“文件”组成。小标宋体字，红色，字号≤22mm×15mm。联合行文时，应把主办机关置首，同级的则按党政军群是前后顺序排列。必须公文显示正文。

标识位置与上行、下行、平行有关。

5.发文字号：机关代字（要习惯、规范）---年份（不简写、不加年，外用六 角括号〔〕）---序号，（不编虚位号、不加第），如“国发〔2004〕5号”。年份，只能标注一个机关的发文字号。字号位置居“发文机关标识”下空2行外，用3号黑色仿宋字，居中标注。若是上行文，有签发人署名，则与其左右并列分居在发文机关标识下面。其下4mm处印一条红色与版心同宽的反线。武文线----文武线。

6.签发人： 批准文件发出领导签名。上行文用。发文机关标识的右下方、红色反线右上方印出签发人和会签人的名字。

签发人平行排列与发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人居右空一字。签发人三字用3号宋体字，后用全角冒号，冒号用3号楷体字标识签发人姓名。

第二小节

（二）主体

1.标题：机关名称＋事由＋文种；事由：关于……的；如：国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知。

武文线下空2行，用2号小标宋体字。

2.主送：公文主要受理单位。（上行文、下行文、普发性）标题下1行左侧顶格，用3号仿宋字体标识，回行时仍顶格。

多，可移到主题词之下，抄送之上。首页要保证出现正文。3.正文：开头→主体→结尾。注意主体的层次序号的使用。4.附件说明：公文附属材料（“附件”）的顺序和名称标注。

正文下一行，左空2字，用3号仿宋字标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

5.成文日期：公文生效时间。用汉字小写数字标写。如“二○○六年十月五日”。

6.印章：公文合法、生效标志。

7.附注：公文使用方法、传达范围等的有关说明。3号仿宋体字，居左，空2字，加圆括号标识在成文时间的下一行。

（三）版记1.主题词：规范的标引公文主题内容的词或词组。《国务院公文主题词表》由15类1049个主题词组成，分主表和附表两部分，主表13类751个主题词，附表2类298个主题词。

给公文标引主题词是便于计算机检索文件。

类别词

主题词

{

内容词

类属词

{

形式词（即“文种”）

主题词标引方法 ：

（1）一份公文，除类别词外，类属词不超过5个。

（2）先类别词→再内容词→最后文种词。例如：《国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词：农业

水土保持

通知 ；《关于表彰奖励我院优秀学生的决定》的主题词：学生管理

表彰

奖励

优秀

决定。

（3）如一份公文有两个相关主题，应先集中标引第一个主题的主题词，然后再标引第二个主题的主题词，最后标引文种词。如：《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》的主题词：经济管理

企业

兼并

破产

劳动

就业

通知。

2.抄送：主送以外需要执行或知晓公文内容的其他机关与个人。

3.印发机关和印发日期 ：印发机关指负责印制、发送公文的机关 ；印发日期指文件印制完成的时间。二者同行，分居左右。

××××××××〔2004〕×号 关于×××××××××××的意见×××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× 二○○四年×月×日主题词：××　××××　××　××××　××××　　抄送：××××，×××××，××××，××××，××××，×××××××。×××××办公室（厅）2004年×月××日

图4-信函格式

图3-上、下文格式尾页

四、其他规定

1.公文用纸

采用国际标准A4型纸(210mm×297mm）。2.排印

从左而右横排、横写。一般每面排22行，每行排28字。3.字号 发文机关标识≤22 mm×15 mm;标题用2号小标宋体字；密级、紧急程度、主题词用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、附注均用3号仿宋字。签发人姓名用3号楷体字。

4.页码

置于版心下边缘之下一行，用4号半角白体阿拉伯数码标识。5.表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

第三小节

五、公文格式与文种的匹配使用

1.命令： 发布令、任命令——特定命令格式

行政令——（下行文）文件格式 嘉奖令——信函格式 2.决定——（下行文）文件格式

3.公告、通告——登报、张贴、播放播发，不用行文格式

4.通知：批转、转发、印发、部署通知——

下行文格式

知照通知——信函格式

5.通报——下行文格式 6.议案——信函格式 7.报告、请示——上行文格式 8.批复——信函格式

9.意见：指示性意见——下行文格式

建议性意见——上行文格式

平行意见、评估意见——信函格式 10.函——信函格式

11.会议纪要：行政会议纪要——会议纪要格式

其他会议纪要——随转发公文 思考练习

1.稿纸格式与成文格式各起什么作用？ 2.成文格式又包括哪些具体行文格式？

3.一份文件由哪三部分构成？它们又各包括哪些要素？

4.为什么有的文件有公文份数序号、密级、紧急程度标注，有的又没有？ 5.什么行文应标注签发人姓名？什么文件不仅要标注签发人姓名，同时还要标注联系人姓名和联系电话？它们分别是在何处标注？

6.“主送机关”与“抄送机关”有何不同？通常情况下，它们在公文格式中所处的位置有何不同？

7.应该怎样标引主题词？

8.公文文种与格式是如何匹配使用的？

★上交作业：用电脑依照所学各制作一份公文的标准格式。要求：各要素具备。每人6份。上交时间：十一假期之前。

《秘书公文写作与公文处理》第一讲 公文概述 篇2

方放基金会是由中国高教秘书学会副会长、天津开发区职业技术学院院长兼党委书记姜炳坤和中共天津市委常务副秘书长兼办公厅主任李清和等四名老秘书工作者动议发起, 并由姜炳坤个人捐赠资金注册设立的, 是全国第一家关于秘书学和公文写作学研究方面的基金会。方放基金会的成立, 不仅是天津市秘书界的一件盛事, 也是全国秘书学理论研究及秘书事业发展的一大标志。

方放同志是天津市老一代秘书工作者, 曾任市委秘书长、市政府顾问。他几十年如一日, 潜心研究秘书工作的特点与规律, 道德文章备受业界推崇, 先后获得“中国秘书名人最佳贡献奖”和“中国公文写作研究特殊贡献奖”。方放基金会的宗旨是, 继承与弘扬以方放同志为代表的老一代秘书工作者的职业精神与道德情操, 奖励秘书学与公文写作学优秀研究成果, 为广大秘书工作者服务, 为加强秘书职业队伍建设、提升秘书工作水平服务, 为多出理论成果、多出人才成果, 推进各级各类办公室的发展服务。

李建国副委员长和郑万通副主席在贺信中, 充分肯定了方放先生几十年如一日, 忠诚于党和人民事业、忠诚于秘书事业高尚的职业操守与丰厚的学识魅力。方放先生和成其圣同志的讲话, 殷切希望基金会紧密联系社会现实需要开展工作, 不断创新活动内容与活动方式, 努力研究新情况、新问题, 把握新特点、新需求, 推出新成果, 实现新发展, 使理论研究更好地发挥引领实践、指导实践的重要作用, 多出理论成果, 多出人才成果, 更好地为推进经济与社会发展服务。希望基金会更好地发挥服务功能和纽带作用, 团结广大秘书工作者, 努力把基金会打造成为一个在天津市和全国秘书界有较强影响力的社团组织。

《秘书公文写作与公文处理》第一讲 公文概述 篇3

1、简述通知的适用范围（通知的作用）。

通知的适用范围或通知的作用可概括为以下6个方面 ①批转下级机关的公文 ②转发上级机关和不相隶属机关的公文 ③传达要求下 级机关办理或者执行的事项 ④传达需要有关单位周知的事项 ⑤ 发布本机关、单位制定的规章制度 ⑥公布任免事项。

1、简述通报的适用范围（通报的作用）及通报的分类。通报有以下三个作用 ①表彰先进 ②批评错误 歪风 ③交流情况

。相应地通报分为

通报的分类：1.表彰通报2.批评通报3.情况通报

试述请示的写作要求。

请示的写作要求：（1）一文一事，一事一请，不得“一文数事”；（2）只主送一个上级机关，不得“一文多送”；（3）一般不越级请示，也不写给上级领导人；（4）请示理由须正当合理、具体充分；（5）陈述请示缘由时须如实反映情况，不弄虚作假或夸大困难；（6）请示的事项具有现实可行性

简述函的作用（适用范围）及函的分类情形。

为了正确使用“函”这一文种，应注意哪些问题？

答：1.向上级机关请求指示，批准时需用“请示”，向不相隶属的有关部求请求批准时，只能用：“函“而不能用”请示“2.答复下级机关，单位的请示。须用”批复“答复平缓机关或不相关单位的求批事项，只能用”函“（审批函）而不能用”批复”（不管对方来用请示，还是用“函”

3.向平级机关或不相隶属机关，单位告知具体事项，宜用“函”（告知函）而不用“通知”

1、为某机关（单位）拟写一篇做好春节假期安全保卫、防火防盗工作的通知。6的答案.做好春节期间防火防盗工作的通知

石基五金电子厂各部门：

根据广州市番禺区安全委员会的有关文件通知精神，为了确保春节期间的安全，确保广大群众和员工度过一个平安、祥和、喜庆的节日，要求各单位、企业按照以下要求，认真做好防火防盗，安全生产的管理工作。

一、领导要高度重视，二、成立“春节”期间的安全生产检查组，对本单位、企业的安全生产、消防安全进行一次全面的安全检查、实行自查

自纠，将各项安全隐患消灭于萌芽状态，危险化学品企业、高危企业的仓库、储库一定要控制储存量，加强节日期间安

三、开展安全生产、消防安全宣传教育，注意节日期间交通安全，有条件的企业组织消防演练培训工作，不断提高企业从业 人员的安全意识和自防自救能力。

四、认真安排好节日期间的值班工作，各单位必须安排一名领导值班，编写好节日期间值班表并且把节日期间值班表报镇安委，发现问题及时将情况上报区政府党政办。

专此通知

广州市番禺区石基镇安全管理委员会

二０一四年一月二十日

2014年上半年《秘书与公文写作》第二次作业

“公文”一词出现于（C.东汉末年和三国时期）

现行的《国家行政机关公文处理办法》是规定我国行政机关使用的公文文种有（D.13种）

公文写作体现（D.机关单位领导集体的意志）

下列表达方式，在公文写作中一般不使用的是（B.描写）

A.叙述C.说明D.议论

报告、请示、通报等文种侧重于（A.叙述）

按照一定的 规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为（D.行文规范.行文必须正确确定主送机关和（D.抄送机关）

命令只能用作（C.下行文）

议案只能提交（D.同级人民代表大会及其常务委员会

公告和通告都只能用作（A.下行文）

通报不能用作（A.上行文）

请示只能用作（C.上行文）

答复下级机关请示事项的指示性公文属于（A.批复）

与总结相对应的文种是（A.计划）

记录性文书语言的主要特点是（A.实录性）

公文处理工作具有政治性、时限性、机要性和（C.规范性）的特点

公文在签收拆封以后所要进行的下道工作程序是（C.登记）

函是最重要的（A.平行文）

广东省人民政府转发国务院的一份通知，应使用的文种是（A.通知）

下列属于公文眉首部分的是（A.公文份数序号）B.公文标题C.主送机关D.抄送多项选择题

秘密公文的密级分为（B.绝密C.机密D.秘密

下列文种可用作规范性公文的是（B.条例C.规定D.办法E.章程

公文的体式是指公文的（A.文体C.构成要素E.文面格式

公文运用语言应当做到（A.准确B.简明D.庄重E.得体

公文行文规范的内容包括（A.行文关系D.行文规则E.行文方向和方式

命令的特点是（A.权威性C.指挥性E.强制性

通知的类型有（A.发布性通知B.批转性和转发性通知C.指示性通知D.任免性通知通报的主要特点是（C.指导性D.周知性

报告的主要特点是（D.重述性E.有主见

会议纪要的主要特点是（C.纪要性D.约束性E.知照性

判断题

在我国，公文的出现最早可上溯到秦汉时期。错

平行文只能用于平级的机关、部门。错

公文写作是被动的写作。对

公文的修改就是语言文字的修改。错

每一份公文都应该编份数序号。错

每一份公文都应该标识签发人。错

国家教育部和教育部党组可以联合行文。对

广东省人民政府与广州军区可以联合行文。错

议案只能向同级人民代表大会提交。错

决定适用于奖惩有关单位和人员。对

秘书公文写作标准 篇4

1、标题

第一种、机关名称+会议名称+文种;

第二种、会议名称+文种;

第三种、正、副标题式

2、正文

一般采用总分式的结构。

1、总述部分：

这是全文的前言、导语、即会议概要。

一般要交代会议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会议情况、结果及对会议总体的评价。

2、分述部分：

写会议讨论的情况和结果。具体写法：分类式、发言记录式、综合式。

3、结尾

其一要提出希望、号召;

其二交代会议的有关事项

范文：

达州市第三届政府第4次常务会议纪要

201_年9月6日下午，市长何健在市政府6楼会议室主持召开达州市第三届人民政府第4次常务会议。副市长何平、黄平林、王全兴、徐承、吴应刚、邓瑜华，秘书长张礼忠出席会议。副市长胡杰因公请假。市人大会副主任张德珍、市政协副主席彭飚、达州军分区后勤部部长任清志应邀列席会议。市政府副秘书长任登华、张远见、徐云川、严洪波及市级有关部门负责人列席会议。会议还邀请了新闻单位列席会议。现纪要如下：

一、学习《国有土地上房屋征收与补偿条例》(国务院令第590号)

二、研究审定市财政局《关于进一步加强土地出让收入管理的通知》(代拟稿)的请示 减免问题的请示

《秘书公文写作与公文处理》第一讲 公文概述 篇5

1.汉代以前，我国文书的载体材料一般是（金石；甲骨；青铜；竹木；缣(jiǎn)帛;）

2.公文形成的必要条件是（行使职权和实施管理）；

3.公文区别于其他文章的主要之处是（公文是具有法定效力与规范体式的文书）

4.机关或组织的法定地位赋予其在职权范围内（制定和处理公文的权利）；

5.国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用与规范体式的文书，称（公文）；

6.公文是公务活动的（重要工具）；

7.公文是具有（规范体式）的文件材料；

8.在我国商代后期，出现了一种体式较为完备的文书，即（甲骨文书）；

9.“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察”，出自（《周易》）；

10.体式较为完整的甲骨文书出现在（三千多年前）；

11.汉代出现的上行文不包括（谕）；

12.“《书》者，政事之纪也”，出自（《荀子》）；

13.秦代出现的“书”，“秦”是我国最早的（上行公文）；

14.我国最早的一部政治文件汇编本是（《尚书》）；

15.下列古代文种属于平行文的有（咨）；

16.我国封建社会文书工作的确立时期是（秦汉）；

17.1912年元月，南京临时政府内务部奉大总统令，颁发了（公文程式）；

18.在我国古代，纸张广泛使用之前，使用时间最长的文书载体材料是（竹木）；

19.我国古代实行公文统一用纸，始于东晋末年的（桓huán玄）;

20.“文书”一词最早见于（《新书•过秦下》）；

21.在我国，文书作为公文与案卷的含义被确定和沿用的是（汉代以后）；

22.公文同图书，情报资料，通讯报道以及一般文章作品的显著区别是（法定的作者）；

23.公文法定的作者指的是发文的（名义）；

24.能在自己的职权范围内制发文件的机关部门或单位，称为（行文单位）；

25.公文的特定效用是指公文的（现实效用）；

26.各级机关建立的四通八达的信息网络，主要是通过公文的（传递信息作用）；

27.公文是机关公务活动的文字记录，因而具有（凭据记载作用）；

28.报告是公文中的上行文；

29.公文秘密等级可分为三级（秘密，机密，绝密）；

30.按照秘密程度和阅读范围可将公文分为三类（公布文件，普通文件，秘密文件）；

31.不相隶属的机关之间，在行文时一般用（函）；

32.（函）属于平行文。

33.（通报）属于下行文；

34.县工商局行文给县教育局，属于（平行文）；

35.《中华人民共和国刑法》属于（法律文件）；

36.中央领导同志在电视上的重要讲话，报告等，属于（公布文件）；

37.政府机关使用比较普通的请示，报告，通知，意见等，属于（行政文件）；-1-

38.（指示；批复；决定）属于指挥性公文；

39.从文件的处理要求上划分，可以分为（需办文件和参阅文件）；

40.公文作为国家管理的一种工具，也有自己的名称，在通常情况下，人们把这些公文名称统称为（文种）；

41.就公文内容的性质与作用而言，命令，决定，指示，政策性通知等，属（指挥性公文）；

42.公文文种中增加了“决定”，“决议”恢复了“公告”，取消了“批示”，是在（1981年）；

43.国家行政机关取消“布告”这一文中是在（1993年）；

44.2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中，取消了“指示”，增加了（意见）；

45.国务院办公厅1993年发布的《国家行政机关公文处理办法》规定现行公文为（12类13种）；

46.议案列为法定公文文种，是在（1993年）；

47.1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条列》，规定了党的机关公文文种有（14种）；

48.公文区别于其他文章和图书资料的主要之点是（有法定效力；有规范体式；）

49.公文形成的条件是（行使职权和实施管理）；

50.在现行机关工作中，公文又称（文书，文件）；

51.我国古代统治者发布的告民众书有（《汤诰》；《大诰》；《康诰》；）

52.我国最早的上行文是秦代出现的（“书”，“秦”）；

53.从狭义上说，文件主要包括（中共中央文件；国务院文件；）

54.公文的特点包括（法定的作者；法定的权威；特定的效用；规范的体式；规范的处理程序；）

55.公文的执法程序包括（起草；核稿；签发；）

56.公文的收文办理程序，一般包括（签收登记；分办；批办；承办；催办；）

57.机关公文按来源可划分为（对外文件；收来文件；内部文件；）

58.请示，报告属于上行文。

59.下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文，一般常用的有（指示；决定；意见；通知；）

60.下列公文属于公布文件的有（通告；公告；公报；）

61.在下列文种中，行政法规和规章可以使用的有（条列；办法；规定；细则；规则；）

62.下列属于指挥性公文的有（政策性通知；决定；批复；）

63.从文件的发送目的可将文件分为（主送件；抄送件；批转件；转发件；）

64.下列公文属于报请性公文的有（报告；请示；）

65.按照公文的性质与作用划分机关公文的类别，公文可分为（指挥性公文；规范性公文；报请性公文；知照性公文；记录性公文；）

66.下列文种由《国家行政机关公文处理办法》中规定的有（议案；指示；会议纪要；）

67.下列选择项中，不属于法定公文文种的有（计划；总结；细则；）

68.简述对公文含义的理解。

答：（1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。

（2）公文形成的条件是行使职权和实施管理。

（3）公文是具有法定效力和规范体式的文书。

（4）公文是进行公务活动的重要工具。

69.简述汉代及稍后时期的公文种类。

答：汉代及稍后，出现了“章”“表”“疏”“议”“启”等上行文；官府之间，平级官员之间的平行文种“移书”“关”“刺”“咨”的使用也逐渐多了起来；下行文则有“令”“谕”“制”“教”等；

70.为什么说纸张的广泛使用是我国古代文书工作发展的重大突破？

答：（1）汉代以前，文书的载体材料一般为金石，甲骨，青铜，竹木，缣帛等，这些载体材料所制成的文书，既不便于运转处理，也不便于保管，在一定程度上限制了文书工作的发展。（2）公文用纸以后，大大方便了文书的撰（zhuàn）制，处理与管理，同时也使公文的种类，名称以至内容，形式越来越丰富多彩，从而级大地提高了文书工作效率。因此，纸张作为公文载体的广泛使用是我国古代文书工作发展的重大突破。

71.简述公文的特点。

答：（1）公文有法定的作者。

（2）公文有法定的权威。

（3）公文有特定的效用。

（4）公文有规范的体式。

（5）公文有规定的处理程序。

72.简述法定作者的涵义。

答：法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律，章程，决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务，义务的机关，组织或代表机关组织的领导人。在我国，各级党政机关，社会团体，企事业单位，只要是依据宪法和其他有关的法律，条列的规定并经过一定的审批程序建立和存在的，它们都是法定的作者，它们都有独立对外行文的资格。

73.为什么说公文有特定现实效用？

答：公文的现实效用是制发机关的法定地位所赋予的。任何一份公文都是为了说明一定的事实，反映一定的现象，解决一定饿问题超生和形成的，为特定机关工作服务，公文具有特定现实效用是公文的基本特征之一。

74.简述公文的作用。

答：（1）领导与指导作用。党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发公文来部署各项工作。传达自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导与指导。

（2）行为规范作用。公文具有行为规范作用，这是公文本身所具有的强烈政治性与法定的权威性等特点赋予的，这种行为规范作用又称之为法规约束作用。

（3）传递信息作用。公文是传递信息的重要渠道。

（4）公务联系作用。公文在同一系体统的上下级机关之间，平级机关之间以及不相隶属机关之间，都能够起到沟通情况，商洽工作，协调关系，处理问题的公务联系作用。

（5）凭据记载作用。公文是机关公务活动的文字记录。

（6）公文还有知照作用，协调作用，宣传教育作用等。

75.什么是手来文件？

答：简称收文，是指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。

76.什么是平行文？

答：平行文就是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。

77.什么是规范性公文？

答：规范性公文是指由机关，组织，社会团体依据法律，行政法规及组织章程指定的，要求其成员在工作，活动等方面严格遵守的行为规范。它是一种兼有政策性和规定性的公文，有较强的规范性和强制性。

78.简述正确使用公文名称的重要性。

答：各种不同的文种名称，可以概括地表明和反映各种公文不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现公文处理的规范化，制度化。

现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用公文文种，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响公文的及时处理。例如，对于要向上级领导机关请示的问题，如果不使用“请示”而错误地使用了“报告”这一公文文种，就有可能造成上级领导机关认为是一般性的工作报告，不需要答复，而没有及时处理，以致耽误了工作。

79.简述《条例》（中办发【1996】14号）中的公文文种。

答：（1）决议；（2）决定；（3）指示；（4）意见；（5）通知；（6）通报；（7）公报；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）条列；（12）规定；（13）函；（14）会议纪要。

80.简述法定公文文种的含义。

《秘书公文写作与公文处理》第一讲 公文概述 篇6

关键词：胡乔木,公文语言,领导意图,把握

一、“中共中央第一支笔”胡乔木对我党秘书工作的杰出贡献

胡乔木(1912年6月1日—1992年9月28日),江苏盐城人,本名为胡鼎新,“乔木”是其笔名,世称“胡乔木”。胡乔木是久经考验的忠诚的共产主义战士、无产阶级革命家、杰出的马克思主义理论家、政论家和社会科学家、中国共产党思想理论文化宣传战线的卓越领导人。“胡乔木不是居领导地位的决策者,但共产党的许多重要文件、主要领导人的重要讲话、党中央报刊的重要社论,都出自他手。一段时间里,外界视他为共产党意识形态的权威人物。”[1]78自1941年开始,胡乔木长期担任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书,粉碎“四人帮”之后协助邓小平做了大量的工作。 毛泽东曾经戏称“靠乔木,有饭吃”,邓小平曾经赞誉胡乔木是“中共中央第一支笔”。胡乔木在担任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书期间撰写了大量的公文与政论文,其公文与政论文在遣词造句、文字表达的准确性方面堪称典范。

被邓小平称之为“中共中央第一支笔”的胡乔木,具有很强的党性修养,对党始终忠心耿耿,在政治上立场坚定,不计较个人得失,埋头苦干。他的一生是“无私奉献、不倦追求”的一生,是“正道直行,竭忠尽智”的一生。由丁晓平著的《中共中央第一支笔:胡乔木传》于2011年6月由中国青年出版社出版后,《新京报》评论说:“历史人物,尤其是政治历史人物,其言行往往是具体社会处境的表达。胡乔木是当时最接近权力中心的知识分子,以其才思智识,影响了一代人的公共观念,其人其文,不仅影响了中国革命的历史进程,而且已成为中共党史和共和国历史的经典文献。观察他的思想与生活进程,也是对历史的一种观察。”给予胡乔木高度的评价。此外,由邓力群担任组长编写的《胡乔木传》于2015年1月出版,编写组在“后记”中说编写工作“从一个层面系统地总结党的思想理论、宣传文化工作的历史经验,对于党的建设和社会主义精神文明建设具有长远的意义。”由此可见,胡乔木作为“中共中央第一支笔”,其在我党秘书工作的历史上居于十分重要的地位。胡乔木曾经长期担任一代伟人毛泽东的秘书、中共中央政治局秘书,在担任秘书期间积累了十分丰富的开展秘书工作的经验。胡乔木认为,从事党的秘书工作必须在政治上拥有较强的党性修养,在学问上要有高尚的职业品格,在业务上要有渊博的文化知识,在文字上要有精湛的表达能力,其对秘书工作的思想主张及其亲身实践,对我党秘书工作作出了杰出贡献。

二、胡乔木公文语言的准确性

1.善于使用数据事例达到公文语言的准确性。胡乔木在撰写公文之时,为了达到吸引受众、满足受众客观需要的效果,非常注意公文语言的准确性,在公文中善于使用数据事例说话,将相关的数据事例恰到好处地在公文中予以引用,加大了公文所包含的信息量,同时也在较大的程度上增强了公文的说服力,增强了公文的文采,从而给领导和公文阅读者留下深刻的印象。胡乔木在撰写公文之时深知“事实胜于雄辩”的道理,而数据和事例就是事实,胡乔木十分善于在公文中使用数据事例,使其要表达的观点言之有物、有理有据。例如,胡乔木在《祝蒙阴大捷》中写道:“山东人民解放军十四日晨到十六日午的激战,……完全歼灭了进犯的七十四师师部及其所属的五十一旅、五十七旅、五十八旅三个旅, 和八十三师十九旅的一个团。这是一个伟大的胜利。”[2]285在该文中,胡乔木引用的数据和事例确实“胜于雄辩”,最能够反映本质, 能够说明问题。

2.善于使用成语典故达到公文语言的准确性。按照内容表达的具体需要,胡乔木善于在其公文行文中使用成语典故,把若干个能够适用于表意的成语搭配组合起来共同连用,以此更好地抒情、叙事、论理和状物,达到绝佳的效果。只要翻阅胡乔木所撰写的公文便可发现,胡乔木的许多公文语言十分灵活、富有变化,让人阅读起来感觉酣畅淋漓。胡乔木撰写的公文之中,经常较为合理恰当地使用成语,发挥了修辞作用、增强了语言的表达功能。正是由于胡乔木善于在公文中运用成语典故,使其一般性公文和政论公文的内容表达得更为清楚、明白、鲜活、生动。比如,胡乔木在其公文《战争贩子布立特关于中国的狂妄报告》一文中写道:“比美国战争贩子们所意想的还要‘低廉’的卖国贼蒋介石匪帮,则对着十三亿五千万美元大喜过望,馋涎欲滴,感激涕零。”在该文中, 胡乔木连续使用大喜过望、馋涎欲滴、感激涕零三个成语,将蒋介石“匪帮”们在面对“美元”之时起伏跌宕的情绪表达了出来,“匪帮”们的情感迁移的波澜壮阔以及在面对物质之时的内心世界鲜活地展现在读者面前,“匪帮”们在“有钱”的美帝国主义主子面前摇尾乞怜的丑态、在金钱物质面前贪得无厌的丑恶嘴脸生动传神地刻画了出来,让人一看便产生十分恶心的感觉。

3.善于使用名言警句达到公文的准确性。在公文撰写过程中, 胡乔木还十分善于使用名言警句,引用古代名言、文献资料和领袖语录等,以此增强公文的权威性。例如,胡乔木在《反对教育工作中的急性病》一文中写道:“而一切贪便宜,走斜路,半生不熟不求甚解的结果都只有一个———那就是‘欲速则不达’。”胡乔木引用了《论语》中的“欲速则不达,见小利则大事不成”,告诫那些试图在教育工作的开展中贪快、急功近利的人们,提醒他们遇到事情不能心急,而是要冷静思考存在问题及其成因,采取循序渐进的方式处理问题,如果一味地贪快就会适得其反,无法达到自己想要的效果,十分催人警醒。胡乔木在《要求真正的停战令恢复一月十三日位置》一文中写道:“这正是中国的大怪事。难道犯一次罪叫犯罪,犯十次罪叫无罪,犯一百次罪反而叫让步了吗?蒋介石所‘崇拜’的孔子说得好:自古皆有死,民无信不立。”“自古皆有死,民无信不立”出自《论语》,其含义是说人总之是要走入死亡的墓穴的,但是如果离开了人民群众的信任,国家也无法“立”,迟早要完蛋。在该文中,胡乔木连用几个“犯罪”来表明缺乏诚信必定带来极大的危害,对蒋介石集团言而无信、不执行停战协议的嘴脸进行了猛烈的批判。

4.善于使用仿词仿句达到公文的准确性。胡乔木善于在公文撰写之时使用仿词仿句,通过对某个句子或者词语的模仿而创造出一个新的句子或者词语,有力地增强了语言的生动性和真实感。与此同时,还通过对原来句子的领会和理解有意识地提炼和创造出一个具有新意的语句、词语,因而其属于较为特殊的参考和引用,即“仿引”。在《西藏的革命和尼赫鲁的哲学》一文中,胡乔木写道:“现在,某些外国对于我们的诽谤运动已经趋于低落了, 理智正在重占上风,但是也还有极少数人企图继续煽风放火。可以正告这些人,你们的反华诽谤运动一天不停,我们的反击就一天不止。”此处的“煽风放火”就是模仿成语“煽风点火”而运用到文章中的,本文中的此句首先描述了当时的现状是对中国的理智看待已经重新占据了“上风”,并进而指出继续“煽风放火”的人仅仅是少数人,这些人只是极少数的人,而且“我们的反击就一天不止”,因而是形不成气候的。除此之外,将“点火”活用为“放火”,好像置换了空间,给人一种从星星之火转换到熊熊烈火的感觉。而且,“放火”指代极少数人的“诽谤运动”,活灵活现地表现了帝国主义对新中国诽谤的来势凶猛和嚣张气焰。