1公文写作与处理

1公文写作与处理（共8篇）

1公文写作与处理 篇1

公文写作与处理

第一章公文 一．什么是公文 1． 含义：是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中开成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。2．可以从几个方面来理解：

1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 2）公文形成的条件是行使职权和实施管理 3）公文是具有法定效力和规范体式的文书 4）公文是进行公务活动的重要工具 二．公文的产生与发展

1．在上古时期，我们的祖先就创造了“结绳记事”的方式，产生了表意与表声的原始刻写符号与文字

2．在我国，文书的出现可上溯到夏、商、周三代

1）三千多年前的商代后期，出现了体式较为完整的甲骨文书 2）西周的“五日府”“六日史”作为国家管理工具的官文书的产生已经有三千多年历史了 3）商周战国期间长期汇集而成的《书》，〈尚书〉是我国最早的一部政治文件汇编本 3．秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期，秦代出现的“书”、“奏”是我国最早的上行公文

4．汉代及稍后，又出现了“章”、“表”、“疏”、“议”、“启”等上行文 5．辛亥革命以后，行政公方分为“令”、“咨”、“呈”、“表”、“笺”五种 6．

汉代以前，我国文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛等，其中竹木的使用延续数朝，直至东晋末年，太尉桓下令公文统一用纸 三．文书、文件和公文P5-7 1．概念：

1）文书：作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书 2）

文件：既可以指公务文件，也可以指私人文件，有时也可以指文件材料的总称，文件主要指机关、组织制成和发布的有文件版头等固定格式的正式行文

3）公文：它的特指范围是很清楚的，是指各机关单位进行公务活动而形成的文件材料 2．在不同的历史时期出现的： 1）“文书”一词，最早见于西汉贾谊 2）“文件”一词，出现于东汉末年和三国时期 3）“文件”一词，大约在清代末年才出现 四．公文的特点：P8-10 1．公文有法定的作者 2．公文有法定的权威 3．公文有特定的效用 4．公文有规范的体式 5．公文有规定的处理程序 五．公文的作用：P10-13 1．领导与指导作用 2．行为规范作用 3．传递信息作用 4．公务联系作用 5．凭据记载作用

六．公文的分类：P14-19 1．从公文的来源来划分 1）对外文件 2）收来文件 3）内部文件

2．从公文的行文关系上来划分 1）上行文 2）平行文 3）下行文

3．从公文的秘密程度和阅读范围来划分 1）秘密文件 2）普通文件 3）公布文件

4．从公文制发机关的性质来划分

1）法律、法规文件：A法律文件，B法令文件，C行政法规与规章文件 2）行政文件 3）党的文件

5．从公文内容的性质与作用来划分 1）指挥性公文 2）规范性公文 3）报请性公文 4）知照性公文 5）记录性公文

七．公文的文种：P19-24 1．概念：公文的文种也就是每份公文的名称，人们把这些公文名称统称为文种 2．

2000年8月24日，国务院以国发[2000]23号文发布了新的〈国家行政机关公文处理办法〉（自2001年1月1日起起施行）调整后的13种现和公文文种是： 1）行政公文：

A命令B决定C公告D通告E通知F通报G议案H报告I请示J批复K意见L函 N会议纪要

3．1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了〈中国共产党机关公文处理条例〉并规定了党的机关公文文种有14种： 2）党的文件：

1）决议2）决定3）指示4）意见5）通知6）通报7）公报8）报告9）请示10）批复11）条例12）规定13）函14）会议纪要

第二章公文写作

一．公文写作是代机关立言P26-28 1．含义：公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，现机关领导意图和愿望的写作活动

2．公文写作包括：

1）起草初稿2）讨论修改

二．发挥公文效用，把好公文质量关

1．公文的质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面 2．

公文效用是指公文对于机关公务活动所起的作用，公文作为国家管理的工具，可以起到领导和指导的作用、法规和准绳作有、沟通和联系作用以及依据和凭证作用 三．公文写作的特点：P30-32 1．被动写作，遵命性强 2．对象明确，针对性强 3．集思广益，群体性强 4．决策之作，政策性强 5．急迫之作，时限性强 6．讲究格式，规范性强

四．公文写作的基本要求：P32-35 1．要保证公文内容在政治上的正确性 2．要实事求是，在业务上符合客观规律

3．在文字表述上准确，鲜明，生动，符合语法与逻辑 4．公文起草要符合统一规定的体式与程序 5．要注意选用书写的载体材料与字迹材料 五．明确发言主旨：35-36 1．公文主旨体现了机关领导意图和发文目的 2．内容：

1）公文的中心内容是什么？

2）根据公文内容，准备采用什么文种 3）要明确公文发送范围和阅读对象 4）明确发文的具体要求

六、、收集有关材料的内容：P36-37 1．收集、阅读和研究有关的文件材料 2．深入下去，收集有关的实际材料 七．认真起草正文的注意事项：P37-38 1．把握公文主题，选好用好材料 2．观点正确，情况确实

3．内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见 4．文字表述要简练，交代问题要清楚 八．反复检查修改：P38-39 1．关于主题的修改 2．关于观点的修改 3．关于材料的修改 4．关于结构的修改 5．关于语言的修改

九．公文写作人员的素质修养主要体现在：P41-43 1．政治素质好

2．有一定的政策理论水平3．熟悉业务和机关工作情况 4．有较宽的知识面 5．有较好的文字功底

十、公文写作人员加强修养的途径：P43-44 1．与时俱进，勇于创新 2．博览群书，增长知识 3．深入实践，勤学苦练

第三章公文的体式与稿本 一．公文体式的概述：P45-47 1．公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排

2．作用：公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性，正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便 3．

1992年12月27日国家质量技术监督局对试行了十年的该标准进行了修订并发布，新的国家标准改名为GB/T974-1999《国家行政机关公文格式》，简称《格式》于2000年1月1日起实施

二．公文的文体：P47-57 公文文体的含义：是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题甩采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征 1．公文的表达方式： 1）叙述2）说明3）议论 2．公文的语言特点：

1）准确2）简明3）庄重4）得体 3．公文中几种常见词语的运用： 1）公文的特定用语 2）惯用语 3）缩略语 4）成语 5）引用语

几种情况：一是引用名人名言；二是引用古书上的现成语句；三是引用党和国家领导机关重要文件中的语句

三．公文的文面形式：P59-82 1．含义：公文的方面格式即公文的规格式样，是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式 2．

《格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分，置于公文首页红色反线以上的各要素统称“眉首”；置于红色反线以下至主题词之间的各个要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记P58 3．公文的各构成的要素顺序：

1）眉首部分：公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项 A公文份数序号

B秘密等级和保密期限 C紧急程度

D发文机关标识 E发文字号 F签发人

2）主体部分：公文的主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件成文时间、公文生效标识、附注等项 A公文标题

①省略公文机关名称的 ②省略事由的

③机关名称和事由同时省略的 B主送机关

①上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任 ②下级机关向上级机关发出的请求或报告等上行公文，在一般情况下都只有一具具体的主送机关

③直接向社会公众公布的公文 C正文

①正文的结构一般分为导语、正文主体、结束语三个部分 D附件

①公文的附件的形式一般有图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料 E成文时间

①成文时间要用汉字小写，年、月、日要写齐全，不得有任何省略，不得将阿拉伯数字与汉字混用

F公文生效标识：是指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，它是证明公文效力的表现形式

①单一发文机关印章 ②联合行文印章

③关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明

G附注：一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明，附注应用圆括号括入，左空2字标误用在成文时间下一行 3）版记部分 A主题词

①公文标注主题词的作用；一是公文标注主题词；二是公文标注主题词（表现在一是快，二是准，三是全）；三是公文标注主题词

②公文标注主题词应当注意：一是必须在公文主题词不达意表中选用主题词；二是公文主题词表中的类别标题不作主题词用；三是主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词；四是一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引；五是在公文上标注主题词不达意，要直接反映出该份公文所说明的总是或论述的事物

B抄送机关

C印发机关和印发说明 四．公文的特定格式： 1．信函式格式 2．命令格式 3．会议纪要格式

五．公文的排版形式：P85-87 1．公文用纸尺寸与规格 2．公文的书写形式 1）

标式：第一级用：一、二、三、四„„；第二级用：

（一）、（二）、（三）、（四）„„；第三级用；1、2、3、„„；第四级用：（1）、（2）、（3）、（4）„„ 六．公文的文稿：P96-96 1．草稿：是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件 1）特点：尚未定型、非正式、无效力

2．定稿：指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿

1）区别：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过情况的记载 七．公文的文本：P96-98 1．正本 2．副本 3．存本 4．修订本 5．试行本

6．各种文字文本

第四章公文的行文规范

一．公文的行文的含义：是指发文机关与收文机关之间的公文往业关系P100 二．确定行文关系的基本原则：P100-103 1．国家行政机关的隶属关系和职权范围 2．党的各级机关的隶属关系和职权范围 三．公文的行文方式：P104-106 1．下行文：指上级领导领导或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文 1）逐级下行文 2）多级下行文

3）直达基层组织和群众的下行文

2．上行文：指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文 1）级上行文 2）多级下行文 3）越级上行文

3．平行文：平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文

第五章机关法定公文的写作（上）一．命令的概述：P114 1．含义：命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文 二．命令（令）的特点：P116 1．权威性 2．指挥性 3．强制性

三．命令（令）的类型：P117 1．公布令，行政令，嘉奖令，任免令，动员令，戒严令，通缉令，特赦令等，最常用的是： 1）公布令 2）行政令 3）嘉奖令

四．命令（令）的写作：P117-121 1．必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令 2．要注意各种类型命令写作的共同点和不同点

1）公布令的正文很能短，只要说明公布什么法规，什么机构什么时候通过，什么时间开始施行，就可以了

2）行政令的正文一般由命令事由、命令事项、执行要求三部分构成 3）

嘉奖令的正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成（号召部分表达发布命令者对于有关人员的期望，一般应具体指出要向嘉奖人学习什么，不可泛泛地叫几句口号）4）最后的命令是签署，包括署名和日期 3．语言要准确、凝炼、庄重、有力 五．议案的概述：P121-123 1．议案，是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文

2．可以提出议案的是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表

3．议案是一种特殊的公文，它是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在开会期间审议使用的一种书面文件 六．议案的特点：P123 1．行文关系及办理程序的法定性 2．行文内容的单一性和可行性 七．议案的类型：P123-124 1．由职能机构提出的议案（职能机构主要指国家权力机构的办事或执行机构）2．由人民代表提出的议案 八．议案的写作：P124-125 1．提出的问题重要且已具备解决的条件 2．要注意提出的权限和时限 3．要注意行文格式和办理程序

1）标题由提议案人、议案内容、文种三部分组成，中间一般要加“提请审议”、“提请审议批准”、“提请审议决定” 九．决定：

1．决定的概述：P126 决定是党政机关对重发事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文 2．决定的特点：P126-127 1）内容重要 2）有约束力 3．决定的类型：P127 1）指挥性 2）个案型 3）知照型

4．决定的写作：P127-133 1）决定的标题，由决定机构、决定事由、文种三部分构成，在标题下成用括号标出作决定的日期，有的还标明由什么会议通过

2）决定的正文，三种类型的写法略有不同

A指挥型的决定，一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组在

B个案型的决定，一般由个案事实分析、决定事项、期限望要求三部分组成 C知照型的决定，只要把需要“广而告之”的决定事项一一列出就可以了 3）决定的文字，要准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行 十．决议：

1．决议概述：P133 决议是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文 2．决议的特点：P134 1）表达群体意志 2）有权威性和约束力 3．决议的类型：P134 1）决策部署型 2）结果公布型

4．决议和决定的异同：P135-136 1）相同：决议和决定都是下行的指挥性公文，侧重于对重要事项的决策，在文字表达方面，风格也一样，都要求准确、鲜明、简洁

2）不同：A开成的程序不完全一样；B内容的范围不尽相同；C发布形式略有不同 十一。指示：

1．指示的概述；P136 指示是上级机关对下级机关指导工作的公文，《条例》规定：“指示用于对下级机磁布置工作，提出开展工作的原则和要求 2．指示的特点：P136-137 1）针对性 2）原则性 十二。意见：

1．意见的概述；是党政机关对重发事项发表的对工作有指导性质的文件 2．意见的类型和特点：P140-141 1）直接指导型；领导机关直接对重要总是发表意见，经指导下级的工作，其性质相当于“指示”

2）批转执行型；这类“意见”是由职能部门提出，经领导机关同意，批转或转发各下级部门执行

第六章机关法定公文的写作（中）一．公告、通告

1．公告、通告概述：P146 1）公告：是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件 2）通告：是机关、团体在不定期范围内公布事项的告知性文件 3）

《办法》规定：“‘公告’适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。‘通告’适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。” 2．公告、通告的特点和差异：P147 1）

发布的公开性：公告和通告的内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守，差别在于公告涉及的范围广，通告涉及的范围小

2）事项的重要性：公告公布的都是比较重大的事情，通告公布的事情一般，但也是比较重要的事情 3）

操作性严肃性：公告必须由省级以上人民代表大会批准，一般机关团体，不能随意发布公告，通告要注意自己的权限范围，不能超越权限办事 3．公告、通告的类型：P147-1150 1）涉及法定事项的公告、通告 2）知照性公告、通告

4．公告、通告的写作：P150-152 1）符合权限，一事一告 2）内容明确，语气庄重 3）注意格式

A公告、通告的标题有：发文单位加事由加文种；发文单位加文种；事由加文种 B正文的最后，可加“现予公告”、特此公告“、特批通告”、“本通告自公布之日起施行” 二．公报：

1．公布的概述：P152-135 1）含义：公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件

2）公报的特点和公物接近，都具有内容的开开性和重要性，发布机关的权威性 3）两者的区别：A从发布机关来说，党的领导机关用公报，政府机关用公告

B从内容说，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报 C宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报 2．公报的类型：P153 1）会议公报：一般用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定 2）统计公报：发布国发经济和社会发展各方面情况的统计数字

3）外交公报；涉及两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方的观点及取得的共识 3．公报的写作：P153-155 1）会议公报因发布目的的不同而有不同的定法

2）统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机关不得随意发布全国性、工区性的统计数字

3）外交公斤涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径 三．通知 1．通知概述

1）通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文 2）通知是机关使用最频繁的公文文种 2．通知的类型：P158-159 1）发布性通知 2）批转性通知 3）转发性通知 4）批示性通知 5）任免性通知 6）事务性通知

3．通知的写作：P159-162 1）标题：多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种式 2）正文：

不同类型通知的正文有不同的写法：

1．发布性通知的正文比较简单，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可以了 2．批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了 3．指示性通知写法相对比较复杂

4．任免性通知写法不复杂一般只在写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了

5．事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了 四．通报

1．通报的概述：P162 1）含义：通报是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件 2．通报的特点：P163 1）周知性 2）指导性

3．通报的类型：P163 1）表彰先进型 2）批语错误型 3）传达事项型

4．通报的写作：P164-169 1）格式：标题多用“发文机关加事由加文种”或“事由加文种” 2）正文，类型不同要注意：

1．表彰先进的通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤写

2．批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、外分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚

3．传达事项的通报，一般由两部分组成；一部分是通报事项的情况或者精神，第二部分要不要或要多少，视实际需要决定

1公文写作与处理 篇2

一、公文处理与档案管理在衔接中存在的问题

(一) 对于公文与档案的衔接意识不足。实际工作中, 文秘和档案工作人员不是同一个人。从公文生成制发到归档管理的全过程, 要经过好几个工作人员的辛勤劳作, 实践证明, 这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是这种体制某种程度上却拉大了文秘工作和档案工作的距离。文秘人员档案意识淡薄, 档案人员也很少考虑文秘工作, 致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前, 公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。

(二) 文书处理工作者缺乏档案管理的意识, 公文质量有待提高。公文是档案的前身, 档案大部分由公文转化而来。公文制发决定公文本身的质量, 同时, 也影响日后档案的质量。近年来, 公文数量增加过快, 质量不高, 缺乏有效的控制, 一些单位只注重公文的数量, 忽略公文的质量, 削弱了档案归档的质量, 而档案信息源的利用, 直接影响着职能的转变, 影响着行政机关的工作效率与管理水平。很多单位的公文格式不符合相关法规提出的规范化、标准化和科学化要求。这也直接影响了档案的质量。

(三) 只重视档案数量的增加, 忽略质量的提高。公文最终转化为档案, 公文制发决定着公文本身和日后形成档案。但随着现在行政单位工作的大力开展, 其公文越来越多, 造成档案也随之增多。但因为公文数量的迅猛增加, 使得公文质量无法保障, 加上缺乏有效的管理, 在实际工作中不少单位只重视档案数量增加, 而不重视质量提高。这些疏忽极有可能影响未来档案信息的利用, 间接影响行政工作效率和服务管理水平的提升。

二、公文处理和档案管理衔接的完善对策

公文处理作为档案管理的前提和基础性工作, 直接影响着档案管理工作的质量。所以要想提高公文处理与档案管理的衔接质量, 就必须做到:

(一) 必须实现公文处理和档案管理衔接的规范化和科学化建设。只有公文处理实现了规范化和科学化, 才能有效实现档案管理的规范化和科学化。换句话说, 就是要把公文处理和档案管理有机融合, 实现“文档一体化”, 以提升档案部门管理文件的事前控制, 对于提高档案质量, 简化档案管理工作程序, 科学、合理地做好公文处理和档案管理的有效衔接。

(二) 提升质量管理意识。公文应该从重数量向重质量转变, 坚决改进文风, 转变工作作风, 尽可能地压缩、削减公文的数量, 这样不仅能有效减轻公文及档案人员的工作压力, 而且可以有更多的时间确保公文和档案质量的提升。各级公文和档案管理人员必须确立质量管理观念, 分清各自岗位质量责任;严格遵循公文和档案管理的法规规定, 从公文的收文、登记、阅办、回收等方面严格遵守规范, 公文归档也必须在工作人员的熟练操作中有效完成;要建立、健全管理体制, 以优秀的管理队伍实施公文处理和档案管理衔接的全程管理;建立合理的管理工作程序, 严格执行, 规范办理公文和档案的使用。管理程序一定要科学、细化、简捷且容易操作。

(三) 强化公文立卷归档, 做好公文和档案的转化。公文是档案的重要部分, 公文办理完毕后, 应该由公文部门或者档案员及时整理、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节, 却是档案工作的开始环节, 并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料, 应由文秘人员集中统一保管并根据立卷的原则和方法, 在档案工作人员的指导和帮助下, 对于文件按照问题分类, 并进行排序、编号、归档等工作。文件收发人员在平时的工作过程中就要注重收集, 关键在于“及时”二字, 及时收集, 及时分类, 切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷;联合办理的公文, 原件由主办单位收集归档, 协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件, 进行分门别类的管理, 既方便平时查阅, 又利于年终立卷。

公文写作与处理常见错误 篇3

一、人名、地名、引文欠准确

1、人名不用全名。在执行职务所定的任务或反映身份时，采用“单位+职务+姓名”的方式，但如果说“市委书记×××同志”就不规范，因为前面有了单位、职务，后面就再写“同志”就显多余；姓名前面如果没有冠以单位与职务的，应在姓名后面加“同志”二字。

2、地名不用全称。为了便于查找，地名的前面应冠以省、市（洲）、县市区、乡镇（街道）、村名。县名的前面只冠省名就行了。以地名取名的市辖区，在省内行文，区名前面可不冠市名，向全国行文，区名前面应当冠以省名和市名，但以方位取名的市辖区如东城区，无论何种情况，区名前面必须冠以市名。

3、引文不准确。如引用湘工办发〔2012〕16号文件时，常见的引用错误是先引发文字号再引公文标题。正确的引用是先引公文标题再引发文字号，因此引用湘工办发〔2012〕16号文件应这样引用“《关于××××的通知》（湘工办发〔2012〕16号）”。在公文中引用其他文件、书刊和领导讲话中的文字，一定要查对原文，包括发文字号、刊号、每一个文字与标点符号等，都要做到与原文完全一致、准确无误。

二、数字、计量单位和标点符号不合规范

1、“30%-40%”写成“30-40%”，前一个数字省掉了百分比；“5万元-10万元”写成“5-10万元”，前面一个数字省掉了万元；“七上八下”写成“7上8下”。公文中的成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词数的数字不得使用阿拉伯数字，均应使用汉字，其他数字应使用阿拉伯数字而不得用汉字。

2、质量（重量）单位用斤、市斤、两、钱，而不用千克（kg）、吨（t）、克（g）、毫克（mg）；长度单位用里、尺、寸、公分，而不用千米或公里（kw）、米（m）、分米（dm）、毫米（mm）；功率单位用马力，而不用千瓦（kw）、瓦（w）；体积（容积）单位用公升、立升，而不用升（l）、毫升（ml）、立方米、立方厘米；电量单位用度，而不用千瓦时（kwh）；土地面积单位用亩、分、厘、平方尺、平方丈，而不用平方米（㎡）、公顷（hm）、平方公里（k㎡）。

3、依据公文法规的规定，公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。但在有些特定情况下，公文标题中仍需要使用诸如引号、顿号、括号、破折号等标点符号，使表意更加清晰严密。实践中，使用不够规范、随意性强主要表现在：联合行文的标题，在并列的发文机关名称之间不加顿号；出现缩略语和具有特殊含义的词语时不加引号；批转法规性文件不加书名号，而使用引号，或者不是法规性文件却加书名号；对公文内容成熟程度的限制性词语置于书名号之外，等等。例如：《××批转〈××关于××的计划〉（讨论稿）的通知》中，“讨论稿”是对该项工作计划内容成熟程度的限制，与“计划”标题同为一个整体，不可分割，书写时应置于书名号之内，即应写成《××批转〈××关于××的计划（讨论稿）〉的通知》。

4、文内使用非规范化简称先不用全称并注明简称。如：第一次使用“娄博会”时用简称，而不是使用“青春娄底·湘中之光经贸博览会”这一全称；使用国际组织外文名称或其缩写形式在第一次出现时不注明准确的中文译名，像第一次使用“WTO”时，应注明中文译名“世贸组织”。

三、公文标题处理不规范或欠妥当

1、滥行省略。表现为过于追求标题的简洁而滥用省略，致使公文标题“缺肢少臂”。例如，在《关于增加职工福利待遇》这样一个标题中，该公文究竟由哪个单位制发，属哪一类文种，均不清楚。正确的做法是，在介词“关于”前冠以发文机关名称，在“待遇”之后添加公文文种，改为《××市人社局关于增加职工福利待遇的通知》。

2、文种混用。主要表现为请示与报告不分、决定与决议相混、公告与通告滥用以及把决议与纪要等同等等。“请示”适用于向上级机关请求指示、批准，“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问；“决定”适用于对重要事项作出决策与部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，“决议”适用于会议讨论通过的重大决策事项，“纪要”适用于记载会议主要情况和议定事项；“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。如有一份公文《××县总工会关于房产处置的紧急报告》，该标题就混混淆了“请示”与“报告”两个文种的界限，因为从行文要求上看，“请示”需要上级机关明确作出批复，而“报告”则未必。该公文所述内容是需要上级总工会就其××县委县政府要求××县总工会房产进行整体抵押一事作书面答复，用“报告”文种显然是错误的，应当改为《××县总工会关于房产处置的请示》。至于有的使用《××关于××的请示报告》，将“请示”与“报告”合二为一，就更是错上加错。

3、叠床架屋。主要有以下三种情形：一是公文标题中的“发文机关”要素因省略不当而造成重叠。例如《中共××局党委关于××的通知》，“中共”是“中国共产党”的简称，再在后面出现“党”字，显属不当，正确的写法是“中共××局委”。二是公文标题中的“文种”要素因转发或批转环节过多而造成重叠。如《××市总工会关于转发省总工会关于转发〈中华全国总工会关于加强××的通知〉的通知的通知》这一标题中，介词“关于”重复出现三次，“转发”之前加介词“关于不符合语法习惯，文种“通知”也重复表述。依转发性通知拟制的惯例，只需保留公文发源处的一个文种即可。因此，该标题应改为《××市总工会转发中华全国总工会关于加强××的通知》。三是公文标题中的“事由”部分因强调表述而造成重叠。例如《××市总工会关于申请购买公车的请示》，“请示”文种即已明显蕴含向上级“申请”之意，“事由”部分再用“申请”一词纯属多余，应删除，即应改为《××市总工会关于购买公车的请示》。再如《××市总工会关于报送2010年工作计划的报告》，亦属此类。

4、简而不明。即因过分追求标题表意的明确、具体而导致拖沓冗长。如有这样一则标题：《××市总工会关于印发×××同志〈在市总工会五届六次全体委员会议上的讲话〉和×××同志〈在市总工会五届六次全体委员会议上的工作报告〉以及〈××市总工会2012年工作要点〉的通知》，长达70多字，极其杂乱，令人不得要领。如果加以提炼，即可看出其中心内容是××市总工会关于对五届六次全体委员会议所涉及的3份文件的印发，而实际上这3份文件的名称完全没有必要在印发通知的标题中出现，而将其置于正文部分加以说明即可。因此应该这样表述：《××市总工会关于印发市总五届六次全体委员会议三份文件的通知》。

5、生造文种。即使用《党政机关公文处理工作条例》规定以外的文种。例如《××市总工会关于“金秋助学”活动开展情况的汇报》中将“汇报”作为公文文中使用，显失规范，应改为“报告”。

6、随意排列。主要表现为：一是上下行字数相差过大。二是为追求字数的匀称相等而无视词组或词组的完整性，随意将其割裂开来。如“家具”是一个具有完整意义的词语，却被分置两行之中；再如将“先进性教育”割裂成“先进”和“性教育”两个词，分置两行之中。

四、行文关系处理不当

主要有以下六种情形。

1、党政机关上下级之间相互行指令性、报告性、请示性文种。如某局党委直接向局属各单位的行政机构发指示，某市委向市直各行政部门发指示性通知，某局以局行政机构的名义向市委报送工作总结，某局以行政机构名义向各分局党政组织发紧急通知等等。前两种情况应以向局属和市直各单位的党组、党委行文为宜，第三种情况应以局党委或党组的名义向市委报送，第四种情况应以局党政联合行文。

2、上下级机关联合行文。如某县人民政府与该县安全生产监督局联合下发《关于加强煤矿安全生产管理工作的通知》，这一行文的错误在于县政府与县安全生产监督局不是平行单位。

3、平行单位之间使用上行文、下行文文种。这种犯错频率最高。如某市总工会向市财政局发送《关于解决××经费的请示》，按照行文规则，平行单位之间不能行“请示”或“报告”文种，也不能使用“批复”文种，只能使用“函”（即“申请函”）文种。

4、上级部门向没有业务指导关系的下级部门行指挥性公文。如某市总工会给各县市区卫生局行文。

5、上级部门向下级机关行指令性公文。如某县教育局给各乡镇人民政府发通知。按照行文规则，上级党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文外，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或在公文中向下级党委、政府提出指令性要求，只能根据本级党委、政府授权或已有规定，答复一级机关向本部门联系、商洽或申请批准的问题，无权作指示、下命令。

6、部门内设机构对外正式行文。如某市总工会某部室以该部门的名义给各县市区总工会行文。《党政机关公文处理工作条例》规定，部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

五、特定提法表述不规范

1、称“国家公务员”而不称“公务员”。《公务员法》将“国家公务员”统一改称“公务员”，以后制定有关法规、政策性文件以及在正式场合，均使用“公务员”这一新的法律概念。我国公务员没有“国家公务员”和“地方公务员”之分，“国家公务员”这一概念容易引起误解。

2、称“十二五计划”而不称“十二五规划”。“规划”的内容属于全局性的部署，“计划”是实施“规划”的具体方案；“规划”是较长一个时期的科学展望，“计划”一般是全年或半年的；“规划”是定方案、定规模，富于理想、展望远景，“计划”是定指标、定时限、定任务、定措施，富于现实性；“计划”既服从于“规划”，又对“规划”起修改、补充、完善作用。

1公文写作与处理 篇4

1：新的规范性公文产生了，对同一事物约束、规范的旧文件应（D）。

A: 两法并存B: 新不废旧C: 相辅相成D: 废止旧法

2：由机关领导对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动，是发文处理中的（D）A: 会商B: 审核C: 注发D: 签发。

3：公文的形成与发挥作用须依赖于（A）。

A: 公文处理B: 收文处理C: 发文处理D: 办毕公文处理

4：以下关于公文对外发出的说法，正确的有：（C）。

A: 机要交通适于密级为秘密、机密的公文传送B: 电信传送的优点不仅在于其迅速快捷，更在于其可靠性 C: 普通邮寄只能用于传递无保密要求的公文D: 公文可以通过间接传递通道转投，多数情况下需直接传送 5：以下关于办毕公文的处置说法错误的是：（C）。

A: 销毁是指对失去留存价值或留存可能性的办华公文所做的毁灭性处理B: 清退公文可以成批定期进行，也可不定期进行，甚至阅后随即清退

C: 无论何种情况，个人都不得私自销毁公文D: 立卷的基本方法是把握公文特征，进行有效的分类、组合、编目

6：以下活动，不属于注发流动的是：（A）。

A: 解决图表与正文，注码与注文的衔接和页码编排问题B: 向催办部门或人员销办C: 赋予发文字号D: 明确公文制作方式与发送方式

试题7：关于公文组织传阅的说法错误的是：（A）。

A: 比较适合公文传阅的路线形式为树型、轮型、星型B: 为提高传阅的效率可以多种形式适当分流，如复制若干副本，分别投入运转C: 建立严格而简便易行的传阅登记手续D: 确定传阅次序的依据是阅文者实际责任的需要，而不仅看其级别上的高低

试题8：以下所列不属于核稿要求注意的事项的是：（C）。

A: 要求格式规范，文体正确，结构完整B: 行文方向是否正确，有无多头主送、滥抄滥报、违制越级行为现象C: 实践中拟稿与核稿是不可逆的过程D: 公文是否经一定会议讨论通过，是否需上报并已获批准 试题9：以下哪一做法是在催办、查办工作过程中都共同具有的：（D）。

A: 对公文产生时效的全部过程都需给予监督控制B: 查办、催办之目的都要求能按时、按质、按量地将有关事务办华

C: 查办、催办都以一份具体的公文为单位展开D: 查办、催办都是带有监督性质的管理活动

试题10：发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性，以下各阶段的先后排序应为：（A）。

A: 会商→核稿→注发→发出B: 核稿→用印→缮印→发出C: 核稿→会商→用印→缮印D: 拟稿→注发→签发→发出

试题11：交办、销办、反馈、结办都是公文查办中的一个阶段，其先后顺序应为：（B）。

A: 反馈→交办→销办→结办。B: 交办→反馈→给办→销办C: 交办→反馈→销办→结办D: 反馈→交办→结办→销办

试题12：以下关于公文登记的说法错误的有：（C）。

A: 收文与发文时，平件、密件与急件一般应分别进行B: 登记序号应不留空号、不出重号

C: 分轻重缓急，急件当日到当日登，平件可隔日登D: 对于无标题文件应代拟出标题

试题13：以下注意事项为批办工作中特别强调要求做到的是：（B）。

A: 认真研读公文，弄清对方意图、问题的性质与实际状况B: 不得越权批办公文

C: 批办公文的方式有多种，如电话沟通、现场办公、面谈等D: 要求加强协商，努力协调各方关系 试题14：下列关于公文处理活动的说法，错误的是：（B）。

A: 管理公文包括对公文运转过程的组织与监控B: 今天的档案就是昨天的公文

C: 机关对信息的广泛依赖性主要和直接表现为对公文约广泛依赖性D: 公文处理活动中，行政机关要全面接受党组织的领导

试题15：注办的作用说到底是为了（A）。

A: 备忘待查B: 检查监督C: 避免延误D: 方便工作

试题16：在下面哪一种情况下，可以越权批办文件（A）。

A: 经过授权B: 避免积压C: 急需处理D: 属一般性文件

试题17：在公文处理活动中，各级各类工作人员应接受（C）的领导指导。

A: 上级领导机关B: 群众一致拥戴C: 集中统一D: 党的基层组织

试题18：在承办公文时，应根据（D）科学安排承办的次序。

A: 时效原则B: 先党后政C: 意义大小D: 主次缓急

试题19：需清退的文件包括绝密文件和（A）或审阅的文件。

A: 仅供征求意见B: 仅供领导传阅C: 人民群众上访的信件D: 已经完全过时

试题20：销毁文件的范围包括所有不具备（C）的文件。

A: 立卷归档B: 绝密文件C: 留存价值D:平急性质

试题21：批办是指（B）。

A: 对发文稿的审核批示B: 对收文应如何办理所作的批示

C: 对收文应如何办理提出的建议性方案D: 对公文正本的复核意见

试题22：两个或两个以上机关联合行文时，必须做好（D）工作。

A: 审核B: 签发C: 会商D: 会签

试题23：立卷的文件是已经办理完毕的，立卷的作用主要是为了（B）。

A: 反映本机关的活动B: 便于检索和管理

C: 便于映证机关工作的历史D: 便于研究有关问题

试题24：具有（B）的重份文件，可以暂留存。

A: 保密性质B: 查考价值C: 指导意义D: 现实意义

试题25：机关实现管理职能的必要条件是（B）。

A: 领导人的决策B: 公文处理C: 机关的组织形式D: 人才的使用情况

试题26：会签是指（C）。

A: 签署会议B: 在会议上签署文件C: 联合行文时，由各发文机关的领导人共同签发文件D: 联合行文时，收各发言机关的领导人共同签署文件

试题27：公文上的签署是指（B）。

A: 机关领导人在公文完成稿上的亲笔签名，樗文稿形成，并可以此作为印发正本的依据B: 以机关领导人名义发文时，签发公文的领导人亲笔在公文正本落款处签注的职务、姓名C: 由机关领导人在收文上签注的批示性处置意见D: 由承办公文的机关工作人员在处理完毕的公文上签注的对该文承办的经过与结果的说明 试题28：公文立卷的具体方法很多，但其本质都是（）。

A: 一案一卷，一会一卷B: 同人同事立一卷C: 统计表、报表合卷D: 把握文件的特征

试题29：分办的实质是为文件确定（）。

A: 接受公文的对象B: 运转方向C: 处理的程序D: 工作的主要依据

试题30：凡是能反映本机关工作活动的，具有（）的办毕文件，均在立卷范围之列。

A: 重新判定其价值B: 不能准确判定价值C: 查考利用价值D: 传递有用信息价值

试题31：处置办毕公文是依据一定标准对已办毕的文件的（）作出安排。

A: 过程B: 手续C: 归宿D: 方案

试题32：编目是对组合之后的文件加以系统排列并编列出（）。

A: 卷内文件次号B: 卷内文件目录C: 编制立卷类目D: 立卷计划和案卷目录

试题33：（A）是指对收文如何办理提出建议性处理意见。

A: 拟办B: 承办C: 拟稿D: 注办

试题34：转发的对象包括（ACD）。

A: 上级文件B: 下级文件C:平级文件D: 不相隶属机关的文件

试题35：哪些文件、必须经过拟办这一环节（BC）

A: 下级机关的呈送的文件B: 领导明确指示代其提供决策方案的文件

C: 最终处置权在领导而自己有一定发言权的文件D: 机关收进的所有文件

试题36：在履行分办这一公文处理程序时,应随文附上（AB）

A: 公文处理单B: 公文传阅单C: 领导批办内容D: 有关负责人拟办内容

试题37：有关文书和档案二者关系的说法,正确的是（ACD）

A: 今天的档案是昨天的文件B: 文件是档案的唯一来源

C: 文件是档案的主要来源D: 公文处理的质量会间接影响档案的质量

试题38：反对公文的形式主义,并尽快推行公文标准化,是由公文处理的哪个原则决定（BD）A: 质量原则B: 法制原则C: 时效原则D: 精简原则

试题39：办理公文是指（BC）

A: 把收文立卷归档B: 把收文予以执行办理

C: 撰文对收文进行答复,批转或转发D: 在公文传送单上签字

试题40：拟写和制作公文、包括（ABC)

A: 会简B: 审核C: 签发D: 分办

试题41：公文处理具体包括（ABCD）

A: 公文的拟写、制作B: 公文的传递、保管

C: 公文的提供利用D: 对公文的处理的监督控制和组织管理

试题42：文件的签发主要有哪些形式（ABCD）

A: 代签B: 会签C: 核签D: 正签

试题43：文件的分办应注意（BCD）

A: 分清公文的文章B: 分清公文的主次C: 分清公文的缓急D: 分清阅件与办件

试题44：如下公文处理环节属于收文处理过程的是（ACD）。

A: 拟办B: 拟稿C: 批办D: 注办

试题45：应立卷的文件必须是（ABC）。

A: 办理完毕的B: 有查考价值的C: 机关在工作中形成的D: 完全失去现行效用的试题46：用印时应加以注意的事项有：（ACD）。

A: 原则上以谁的名义制发公文，就用谁的印章B: 印章应盖在成文日期上方，并注意上不压正文，下不压日期C: 代章时应标明“代章”字样D: 印前须经批准的，不经规定领导者签发的公文一律不予用印 试题47：销毁公文的主要方式有：（ABD）。

A: 焚毁B: 重新制成纸浆C: 掩埋D: 清洗消磁

试题48：校对工作中注意的要点有（ABCD）。

A: 适于公文校对的方法有：对校法、折校法、读校法B: 要使用与校样上字迹颜色不同的笔改样，以免产生错觉C: 要改正的错误应用引线引到页面的边处再加以批改D: 一般公文需经2-3个校次后方能付印 试题49：催办工作中应注意的要点有：（ABCD）。

A: 有高效的时间效益观念B: 积极采取各种措施。强化催办工作的权威性，严肃性C: 正确划分催办范围，保证重点D: 因地制宜，采用多种催收方式

试题50：对于公文摘编的说法正确的有：（BC）。

A: 编写文摘时应客观反映原文，不遗漏重要内容，但可作一定的评论B: 综述的题目应具体而不宜宽泛，内容应有倾向性，代表性，预测性

C: 提要即是对公文内容的简要介绍和评价D: 编写数据资料汇集时，必须指明数据的出处

试题51：对于公文启封活动应注意的事项有：（ABCD）。

A: 指定人员专负其责，其他工作人员一般无权进行B: 公文上漏写作者、日期的，应根据封筒上有关项目补注

C: 需退回者即刻退回D: 亲启件应交有关领导人或负责人亲启或代启

试题52：以下公文属批办工作对象的有：（）。

A: 确无规定处置方案的业务性公文B: 《中共中央关于印发＜中国共产党党校工作暂行条例＞的通知》 C: 《关于调整设市标准的报告》D: 非常规公文

答案: AD

试题53：下列属于承办工作依据的有：（）。

A: 上级机关公文B: 下级机关公文

C: 有关法律法规、规章、制度以及有关方针政策D: 领导者做出的批示、口头指令或其他形式传授的意图 答案: ACD

试题54：公文处理必须遵行的原则有：（）。

A: 全面质量原则，创造全面优质B: 简化原则，即在保证功能的前提下，对有关事物化繁为简 C: 时效原则D: 法制原则，使公之处理活动法制化，规范化。

答案: ABCD

试题55：承办公文工作的依据主要是（ACD）。

A: 有关法律、法规、制度B: 一部分群众的要求

C: 上级领导做出的批示D: 上级领导传授的意图

试题56：承办公文的方式多种多样，其中包括（ABCD）。

A: 召集会议B: 面谈议论C: 电话沟通D: 实地调查指导

试题57：签收文件的工作由（ABC）完成。

A: 专职外收发人员B: 兼职外收发人员

C: 通讯人员D: 各机关的领导、负责人

试题58：分办的主要依据是文件的性质、重要程度、（ABC）等。

A: 涉密程度B: 缓急时限要求

C: 内容所涉及的职责范围D: 党和政府的方针政策

试题59：办理公文一般要经过分办、批办、（ABC）等工作环节。

A: 拟办B: 传阅C: 承办D: 创造

试题60：在立卷范围内的文件，一般应同时具备（ABD）诸基本条件。

A: 已经处理完毕B: 具有查考利用价值

C: 反映了问题的本质D: 在本机关工作活动中形成或处理

试题61：公文的保管期限一般分为（BCD）等几种。

A: 永远B: 永久

C: 长期D: 短期

试题62：文件的特征通常表现在（ABCD）等等方面。

A: 作者B: 文种C: 时间D: 地区

试题63：群众来信一般处理的方式主要有（ABCD）。

A: 转办B: 交办C: 查办D: 联办

试题64：分办文件时应注意（BCD）。

A: 辨明该公文的性质B: 分清主次C: 分清缓急D: 分清阅件与办件

试题65：公文保管期限一般分为（BCD）。

A: 永远保管B: 永久保管C: 长期保管D: 短期保管

试题66：办毕公文处置的方法包括（ABC）。

A: 立卷归档B: 清退C: 注办D: 销毁

试题67：做好签发工作的基本要求是（ACD）。

A: 不越权签发B: 打印时，可对签发文件内容进行修改

C: 必须坚持“先核后签”D: 如为代签应注“代”或“代签”字样

试题68：会商的目的在于维护公文的（ACD）。

A: 合法性B: 针对性C: 有效性D: 一致性

试题69：做发催办、查办工作的要求是（ABCD）。

A: 正确划分催办、查办范围B: 确立催办、查办工作体系

C: 应因地制宜采用多种方式方法D: 应一查到底，持之以恒

试题70：在公文处理中，批办的具体要求是（ABC）。

A: 在职权范围内批办B: 批办意见应明确，忌模棱两可

C: 采用有效措施监督批办意见的贯彻执行D: 所有的文件必须批办

试题71：一般文秘工作人员在收文处理中的主要职责是（BCD）。

A: 签收B: 批办C: 注办D: 分办

试题72：公文登记的形式有（ABCD）。

A: 簿式B: 卡片式C: 联单区D: 电脑登记

试题73：收文登记的主要作用是（ABC）。

A: 便于掌握公文运转办理的情况B: 为查阅公文提供线索和论据

C: 作为公文交接的凭证D: 是立卷归档的基础

试题74：公文处理程序的特点是（BCD）。

A: 强制性B: 确定性C: 连续性D: 规范性

试题75：公文处理精简原则的内容包括（ABC）。

A: 在保证有效的前提下努简化公文的格式与语言表达B: 简化公文处理的程序、手续与方法 C: 反对形式主义与文牍主义D: 努力实现公文处理的现代化

试题76：公文处理在机关行政管理中占有重要地位，因为公文处理是（ABC）。A: 机关实现管理职能的必要条件B: 沟通机关纵横两上方面联系的效形式

C: 国家档案事业的基础D: 机关行政管理的重要组成部分

试题77：拟写制作公文的主要程序包括（ACD）。

A: 会商B: 分办C: 审核D: 校对

试题78：收文处理标志所包括的项目有以下哪几种?（）。

公文写作与处理 笔记 篇5

5）要注意选用书写的载体材料与字迹材料。公文写作的步骤和方法：1）明确发文主旨（中心内容、文种、发送范围和阅读对象、发文的具体要求）；2）收集有关材料（收集、阅读和研究有关的文件、深入下去，收集有关的实际材料）；3）拟出写作提纲；4）认真起草正文（把握公文主题选好用好材料、观点正确情况确实、内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见、文字表述要简练交代问题要清楚）；5）反复检查修改（关于主题、观点、材料、结构及语言的修改）。公文写作人员应具有的修养：1）政治素质好（明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和鉴别力，要求自觉地在政治上同党中央保持一致，要求严守纪律，严格遵守保密制度）；2）有一定的政策理论水平（政治理论水平的高低直接决定公文写作的成败）；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面（社会和自然科学知识、熟悉本单位的业务和机关工作情况）；5）有较好的文字功底。公文写作人员加强修养的途径：1）与时俱进，勇于创新；2）博览群书、增长知识；3）深入实践，勤学苦练。

第三章公文的体式与稿本公文的体式是指，公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。2 公文的文体，是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。通常在写作上运用的表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明五种。3 公文的语言特点：1）准确；2）简明；3）庄重；4）得体（要求：适应行文的语体风格、分清上下级关系掌握好分寸、恰当运用公文的专业用语）。公文的构成要素：发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词。公文的成文时间：1）在一般情况下，以领导人签发时间为准；2）经会议讨论通过的，以会议通过时间为准；3）规范性公文以批准时间为准；4）两上以上机关的联合发文，以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准；5）一般的日常事务性公文以它们的印发时间为准。公文标注主题词应注意的问题：1）必须在公文主题词表中选用主题词；2）公文主题词表中的类别标题不作主题词用；3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词；4）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容再对第二个主题内容进行标引；5）在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物；6）居左顶格3号黑体标在抄送机关上1行后用冒号。7 公文的稿本：1）公文的文稿：草稿和定稿（又称原稿、底稿、正稿）；2）公文的文本，用途不同分为：正本、副本、存本、修订本、试行本、各种文字文本。

第四章公文的行文规范按照一定的规定或准则来维护机关间的行文秩序称为行为规范，其内容包括：行文关系、行文方向与方式及行文规则三方面。确定行文关系的基本原则：1）国家行政机关的隶属关系和职权范围；2）党的各级机关的隶属关系和职权范围。机关间行文关系的划分：1）同一系统的机关上下级间，构成领导与被领导关系；2）上级业务主管部门和下级业务部门间具有业务上的指导关系；3）非同一系统机关间，无论级别高低，它们仅仅是（公布后对下级机关和人民群众的活动有指导、导向作用）；3）有约束力（其执行是带强制的）。决策的类型：1）指挥型；2）个案型（目的是引起注意或警惕，扩大正面影响缩小消极影响）；3）知照型。决议是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。决议的特点：1）表达群体意志，是大多数或全体与会者意志的体现；2）有权威性和约束力，任何个人不能随意改变决议也不能拒不执行决议。决议的类型：决策部署型、结果公布型。决定和决议的关系：（联系）两者都是下行的指挥性公文，在内容方面接近侧重于对重要事项的决策，一般性关系或称不相隶属关系；4）同一系统的同级机关间的关系属于平行关系。公文的行文规则：1）注意隶属关系，尊重机关职权；2）大力精减文件，严格控制发文数量和范围；3）在一般情况下，党政机关不得越级行文；4）牵涉到几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关；6）主送机关与公文文种要相互呼应；7）关于联合行文的问题，联合行文的各机关或部门必须是同级的；8）关于“请示”的行文问题，应当一文一事，一般只写一个主送机关；9）关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题（凡在自己职权范围内下发的文件，对授权的机关或领导人不作说明，直接叙述要讲的事情即可；凡是授权以办公厅（室）名义下发的文件对授权机关或领导人要在文件开关加以说明）；10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。第五章机关法定公文的写作（上）具有发布命令的领导机关：1）中华人民共和国主席、2）国务院、3）国务院各部、各委员会、4）县级以上地方各级人民政府、5）乡、民族乡、镇的人民政府。命令的特点：1）权威性（表现在两方面：一是发布命令的必须是乡以上级别的国家权力机关的执行机关、二是命令的内容重要且具有不可更改性）；2）指挥性（具有指挥下级机关或有关人员行动的功能）；3）强制性（命令的执行具有强迫的因素）。命令的类型有：公布令又称发布令或颁布令、行政令、嘉奖令。命令写作的要求和具体方法：1）必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令；2）要注意各类型命令写作的共同点和不同点（内容单一，一文一事篇幅较短、结构由标题、编号、正文、签署构成）；3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。议案，是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。议案的特点：1）行文关系及办理程序的法定性；2）行文内容的单一性和可行性。议案的类型，根据身份的不同：1）由职能机构提出的议案（全国人大主席团、全国人在常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院）；2）由人民代表大会提出的议案。议案写作要注意三点：1）提出的问题重要且已具备解决的条件；2）要注意提出的权限和时限；3）要注意行文格式和办理程序。决定是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。决定的特点：1）内容重要（由领导集团或权力机构针对重要事项或重大行动，集体研究讨论后作出的安排和部署）；2）政策性强

在文字表达方面风格也一致都要求准确鲜明、简洁。（区别）1）形成的程序有异，决议须由议会通过而决定可由议会作出也可由领导机构在职权范围内作出；2）内容的范围有异，决议多半针对全局性问题，决定既可解决全局问题也有不少用以解决具体事项；3）发布形式有异，决议以会议名称发布，决定可由会议名称发布但多半以机关名称发布。指示的特点：1）针对性；2）原则性（对于具体的工作方法，要发挥下级机关的主动性和创造性，不宜包办代替）。指示的类型：1）涉及全局问题，带普遍性的指示；2）涉及局部问题，带特殊性的指示。指示的写作：1）标题一般由发文单位、事由、文种组成；2）正文一般由指示根据、指示事项、执行要求组成。意见的类型：1）直接指导型（领导机关直接对重要问题发表意见用以指导下级的工作）；2）批转执行型（由职能部门提出经领导机关同意，批转或转发各下级部门执行）。意见的写作：1）意见的标题，也是发文单位加事由加文种，但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面；2）意见的正文，开头多半是提出意见的现实根据，后面则是对工作的具体要求及实施的原则、步骤、方法等。第六章机关法定公文的写作（中）公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件；通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项；通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。公告、通告的特点和差异：1）发布的公开性，两者的内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。公告涉及的范围广，通告涉及的范围小；2）事项的重要性，都是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布；3）操作的严肃性，公告和通告均内容重要而面广，因而操作时必须严肃要严格按章办事。3 公告、通告的类型：1）涉及法定事项的公告、通告；2）知照性公告、通告。公告、通告的写作：1）符合权限一事一告；2）内容明确语气庄重（公开宣布较重要的事情，要有关人员知道或遵守，所以内容一定要十分明确以免执行时出现差错，在宣布时，证据要庄重以免造成误解）；3）注意格式。公报是公开发布重要决或重大事件的告知性文件。公报的类型：1）会议公报（用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定）；2）统计公报（发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字）；3）外交公报。公报的写作：1）会议公报，如目的是公布会议结果，只要简明扼要说明最后结果就行；如目的是传达会议精神，就要根据会议内容，作较详细的分析阐述；2）统计公报，必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布；3）外交公报，涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。复，要本着急件急办的原则，及时处理各类请示。函是机关间办理日常公务的交往性公文。函的特点：1）形式灵活，适应性强；2）务实性强。函的类型：1）商洽函，用于机关间商洽工作、讨论问题；2）问复函，用于机关间提出询问和答复询问；7 公报与公告的区别：从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；从内容来说，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况多用公报，宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知的类型：1）发布性，用于发布行政规章及党内规章制度（使用条例、规定、办法、守则等文种）；2）批转性，用于上级批转下级的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；3）转发性，用于转发上级或不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；4）指示性，用于上级指示下级如何开展工作；5）任免性，用于任免和聘用干部；6）事务性通知，用于处理日常工作中带事务性的事情。通知正文的写作：1）发布性通知，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就行了；2）批转性、转发性通知，写明批转、转发什么文件请贯彻执行，如有意见需另起一段写；3）指示性通知，先引言说明为什么要做这件工作，工作内容和要求一般结合写内容多的要分条列出，最后小结对受文单位提出总的要求和希望；4）任免性通知，写明什么权力机构任免什么人担任什么职务就行；5）事务性通知，把周知或执行的事写清。通报是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。通报的特点：1）周知性，即在发文范围内让所有人都知道所通报的情况；2）指导性，通报应对读者的思想、行为有指导、导向作用。通报的类型：表彰先进型、批评错误型、传达事项型。第七章机关法定公文的写作（下）报告是下级向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的特点：1）重陈述，报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容；2）有主见，汇报者在报告中应当对所报告的事实提出自己的看法。报告的类型：1）（按内容涉及的范围）综合报告（金属例行报告）和专项报告（不定期的根据实际情况的需要而撰写）；2）（按行文目的）呈报性报告和呈转性报告。报告的写作：1）陈述事实要清楚扼要；2）表达观点要精练清晰；3）语言要简洁朴实。2 请示是下级向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点：1）超前性，请求必须在办事前；2）说明性，请求的目的在向上级说明情况请求帮助；3）单一性，请求必须坚持“一文一事”。请示的类型：请求批准类、请求帮助类、请求批转类。请示的写作：1）要遵守行文规则（一文一事、一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关、一般不得超级请示有特殊情况应当抄送被超过的上级机关、受双重领导的向上级机关请求，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复）；2）理由要充分要求要合理；3）格式要正确语言要得体（标题要事由加文种，正文按请求理由、请求事项、结束语的顺序写，语气既要委婉又要实事求是）。3 批复的特点：1）针对性，针对“请示”及请示的机关和问题；2）指导性，针对请示表态或发表意见，对下级工作有指导、规范作用。批复的类型：表态性批复、指示性批复。批复的写作：1）要先回应后批复，批复正文的开关一定要表示来文已收到；2）态度要鲜明，措辞要明确；3）要及时批

3）请准函，用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准；4）知照函，用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。函的写作：1）一事一函直陈其事，不要转弯抹角说客套话；2）语言要平实、亲切、自然。会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要的特点：1）纪要性，把会议的主要精神和议定事项经归纳整理表述出来；2）约束性；3）知照性。会议纪要的类型：1）决议性会议纪要（多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议）；2）协议性会议纪要（由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议）；3）研讨性会议纪要（只要把各方的主要观点、意见或情况记下就行）。会议纪要的写作：1）一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿，协议性会议纪要则要与会各方领导人都同意才能定稿；2）其标题常用“会议名称加文种”；3）其正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分；4）会议纪要由会议主持机关撰写，可在最后署机关名称和撰写日期，也可只在正文中写出主持机关不另外署名。条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文，于1987年首次定为行政法规名称。条例和规定在党的机关可作正式公文行文，在行政系统只能以“令、决定或通过”形式发布。条例和规定的区别：条例规范的范围大，制定和发布的机构级别高，而规定规范的范围较小，能够制定和发布规定的机构的级别可高可低；从使用范围说，规定比条例广，很多局部的、具体的工作都可用规定，而条例规范的工作一般带有全局性，不涉及过于细小的工作。条例和规定的写作：1）草拟需遵循：（坚持四项基本原则，为改革、开放、搞活和社会主义现代化建设服务；符合宪法和法律及党和国家的路线、方针、政策；实事求是；贯彻民主集中制，充分发扬民主）；2）起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理；3）条例和规定的内容用条文表达，内容较复杂的多用“章条式”，内容较简单的多用“条款式”；4）语言要准确、严密。第八章机关其他常用文书的写作（上）规章类文书是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。其包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。其特点有：内容的规范性、执行的强制性和制定的程序性。办法是对某一项行政工作作比较具体的规定，或是对法律、条例、规定等在执行过程中某些方面的具体做法的补充规定。实施细则就是实施法律、法规的细小规则，是针对实施法律、法规时已经或可能出现的种种问题而制定的规则。章程是一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。守则是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。计划类文书是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。其包括：规划、纲要、计划、安排等文种。其作用有：上情下达、下情上达、统一自

身步调。计划类文书的特点：1）目标的前瞻性（任何工作计划都有一个需要完成的预期目标，这目标不是任意确定的它必须服从更长远的奋斗目标）；2）操作的预想性（可操作性，同时具有尚未经实践检验的预想性）。计划类文书的类型：规划类、计划类、安排类。计划类文书的写作：1）分析情况要认真细致；2）确定目标要实事求是；3）措施步骤要切实可行；4）条目要分明语言要简洁。5 提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况；2）注意区别提案同一般文章的行文格式（一般把“案由、提案人、理由、办法“突出来顶格写在每部分的开头后面加冒号）。建议的写作格式：标题、称谓、正文、落款。建议的写作要求：1）把握分寸要适度，建议的写作要实事求是，要使建议在现实条件下行得通；2）4 总结的特点：1）回顾性，总结的内容是回顾已经做过的工作；2）经验性，从具体工作中引出经验教训以便为以后的工作提供借鉴。总结的类型：1）综合性总结，是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作；2）专题性总结，内容比较单一。总结的写作：1）回顾工作情况要实事求是；2）总结经验教训要着眼未来；3）纲目要清晰，文风要平实。总结的正文常见的写法有：分层展开式，是一种纵式结构；纲目带动式，是一种模式结构。调查报告的作用：提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告的特点：1）针对性强，即调查报告写作的目的很明确，都是针对定的现实问题写的；2）纪实性强，调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。调查报告的类型：新闻性、政务性、个案性调查报告。调查报告的写作：1）深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提；2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务；3）调查报告的格式：其标题有公文式（对象、内容、文种）和新闻式（有单行和双行两种，形式比较多样）。第九章机关其他常用文书的写作（下）讲话类文书的类型：讲话稿、开幕词 闭幕词、欢迎词 欢送词 答谢词。讲话类文书的特点：口头性、直接性、针对性、情感性。讲话类文书的写作要求：1）主题要鲜明、集中；2）材料要真实、新颖；3）而已要清晰、紧凑；4）语言要明白、生动。记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。其类型有：1）会议记录；2）电话记录；3）接待记录；4）大事记（将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书）。记录类文书的特点：1）内容的纪实性（是对有关内容的实录）；2）材料的直接性（是直接第一手材料）；3）语言的实录性（一般不是作者的语言，而是如实记录别人的语言）。大事记写作要求：要记述“大”事；要客观真实、要言简意赅。简报的特点：1）简，在文字上要简明扼要；2）快，在尊重事实保证质量的前提下的“快”；3）新，立意要新、内容要新。简报类文书的写作：1）报头（简报的正下方印上期数，期数左下方写主编简报的单位名称，右下方写印发的具体日期，再在下面加上一条红线与主体隔开）；2）主体（由按语、标题和正文组成）；3）报尾（正文写完后用一条黑线隔开）。简报类文书的写作要求：1）内容要真实、确切；2）篇幅要短小；3）针对性、指导性要强。建议类文书可分为：1）议案；2）提案（是指，提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用）；3）建议（是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书）。建议类文书的特点：建议性、说理性、委婉性。建议类文书的写作：1）标题；2）案由；3）提案人（可写在案由下方，也可放在正文后日期之前处）；4）理由；5）办法；6）日期。

所列内容要具体，易于落实；3）表述语言要精练，建议书的写作只需言简意明地把具体办法和措施列出来。第十章公文处理工作从广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以及整理归档所进行的一系列衔接有序的工作。公文处理工作的特点：1）政治性（直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行）；2）时限性（表现在：凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理、有的公文的处理要讲究适时、公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接）；3）机要性（指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程度的机密性及文书工作岗位的重要性）；4）规范性（指公文在形成、办理、管理和整理归档过程中，必须遵循统一的规范）。公文处理工作的作用主要指从公文的形成到公文的办理、管理、整理、归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用，主要表现在：1）助手作用（有助于机关工作有条不紊地进行、提高机关工作的效率和效益、提高机关工作的水平）；2）纽带作用（任何一个机关都不能孤立地存在，各机关间联系的纽带除当面谈话研究工作及电话联系外，还有公文）；3）查考作用（机关工作活动中形成的文件，办理完毕后其中部分对日后工作还有查考作用，需转化为档案保存）。公文处理工作的基本任务：科学地组织机关的文书工作、及时准确地处理机关的往来公文、有条理地安全地运转公文、完整地保管公文、正确地发挥公文的作用、有效地推进机关工作、为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。公立处理工作的组织包括：组织机构、组织领导、组织形式。

A公文处理工作的组织机构：1）对于一些较大的机关来说，归机关的办公厅（室）领导；2）对一些较小的机关或者基层单位来说，一般中要在办公室设一两个专职或兼职的文书即可；3）对一些企业单位来说，大中型的可在办公室内设文书科或秘书科等，而小型的只须在办公室内设专、兼职文书即可。

B公文处理工作的组织领导：1）从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作；2）从一个机关来说，由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导；3）从上下级机关的关系来说，上级领导机关对其所属的机关、单位具有业务指导的责任；4）从机关主要业务职能部门来说，可责成一名秘书分工负责公文处理工作；5）对机关档案部门来说，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。

C公文处理工作的形式：1）集中式（指在一个机关内除文件的承办外，公文处理的各个基本环节都集中在办公室来进行）；2）分工式（指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）及各业务机构的公文处理部门或专、兼职文书分工负责进行），分工式又可分为两种情况：按文件内容和职责分工、按公文处理的不同环节分工。公文处理工作形式的选择应考虑的情况：1）机关的工作性质、任务和职权范围；2）机关内部组织机构设置的层次、数量；3）机关收发文件数量的多少；4）机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近；5）机关工作人员的数目和机关文书的配备等。公文处理工作的要求：1）准确、周密，确保质量；2）及时、迅速，注重时效；3）做到安全可靠，确保机密；4）加强集中统一管理：5）坚持实事求是，遵规守纪按行文机关要求和公文处理规定进行；6）精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。第十一章公文办理程序公文办理程序指，公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。主要有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。签收公文应做到“四查清”：1）查清信封或封筒上的收文机关名称是否确属本机关的收文，以防错投、错收；2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；3）查清文件封口是否破损包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况应及时追查原因；4）查清文件的登记件数与有件数是否相符。公文登记的作用：1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2）便于检查和检索文件；3）便于文件的统计和催办工作；4）作为核对与交接文件的凭据。收文登记的形式：1）簿册式（优点是：容易保存，适宜按时间顺序进行登记）；2）联单式（优点是：可减少重复登记的某些项目，简化登记手续）；3）卡片式（优点是：能适应使用和管理文件的需要，在卡片盒里灵活地进行分类排列）。分发亦称分办，是指文书在文件拆封登记后，按文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。分发的原则和具体要求是：1）对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的指示、报告类的文件，及文书还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导；2）对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，直接分送有关部门或承办人；3）对来文机关答复本机关询问的文件，原来是哪个部门请求、询问或要求下级报送的，复文就分送哪个部门阅办；4）在文件人数少阅办阅知部门多的情况下，就按先办理后阅知、先主办后协办、先正职后副职的次序分送；5）公文的分发要建立登记交接制度。传阅文件应注意：1）传阅的顺序；2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递；3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按指示意见进行处理；4）每份传阅文件都应由文书部门在文件首面附上《文件传阅单》由阅看人员在上面签注姓名和日期。7 拟办是指，对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。做好拟办工作的要求：1）拟办前要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景查明问题的症结所在，以便有针对性地提出切实要行的拟办意见；2）要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定；3）要熟悉业务；4）拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响；5）拟办意见的文字要简明扼要，拟办意见之下要签署拟办人姓名和拟办日期。批办是指，机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的内容有：1）提出处理该份文件所

述问题的原则和方法；2）提出并指明负责承办该文件的单位或承办人，规定承办的时限；3）凡是需要两个单位或人员共同承办的，须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人具体执行；4）各项批办意见，均应着重地填写《公文处理单》的“批办意见”栏内，并签署批办人姓名和批办日期。承办，指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。它既是收文办理的最后一道程序，又是发文程序的开始。承办需注意：1）对有领导具体指示的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按领导的意图及时办理不得延误推诿；2）一般性公文就根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例酌情办理；3）对领导批办要求本部门牵头与其他部门联合办理的公文，本部门要先拟出复文请有关部门会商，并由本部门和有关部门负责人签名后再报请机关领导审批；4）复文需经领导人审定的，要将有关文件材料一并附上，以保证领导能全面掌握情况，作出正确的判断和决策。10 催办指，那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求及时对文件承办的情况进行督促和检查。催办工作应注意：1）要明确催办范围；2）要将催办落实；3）要建立和加强公文催办工作的组织机构。查办指，文书人员协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，及对某些问题进行查处、解决的一项承办性工作。查办的工作程序：1）阅读有关材料，为查办立项作准备；2）查办立项（确定查办的事由、明确办理要求、指明承办单位或承办人、规定完成时限、提出办结后的反馈要求）；3）查办的办理（一种是转出交办，一种是由查办人员直接承办）；4）查办的结果与反馈（1肯定的，即反映问题属实按规定作了处理、2否定的，即反映问题失实，向指示人当事人说明了情况、3部分肯定部分否定、4事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片。）5）整理归档。12 注办指，对公文承办的情况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办的内容有：1）一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后文书应注明阅毕的日期；2）需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”并注上复文的日期和文号；3）用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接话人等，并由承办人签字；4）不需复文的要注明“已办、已阅、已摘记”等。发文办理程序的环节：拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发。拟稿是指，公文承办人根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。审核指，公文的草稿在送交机关领导人审批签发前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。公文的审核要做到“六查”：1）查是否需要行文，以什么名义行文；2）查文稿内容与法律、法规和政策及上级的有关规定是否一致，与平等机关和本部门已有的规定是否矛盾；3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5）查方案表述是否准确、简练、条理清楚，标点是否正确文字书写是否规范；6）查公文格式是否符合规定。签发需注意：1）必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可超级；2）以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发；3）在签发文件时，须对文件的内容和文字作严格的审阅修改，对其所签发的公文内容和文字表述的正确性负完全责任；4）文件经签发人审批发出时，签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内写上“发、印发、急发”等字样，并署全名及年月日；5）联合发文，一般由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。核发的内容与要求：1）审批意见是否明确，审批人员是否签署全名及时间等；2）文稿中的文种、格式、内容等是否正确；3）编排发文安号；4）对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5）确定分送单位和印制份数。缮印需注意的问题：1）要忠于原稿，如发现原稿有不当之处须经过秘书或办公部门同意才能更改，不允许擅自改动；2）文字无误、设计美观大方、格式排版合要求、便于阅读办理；3）不要出现末页无正文的现象；4）要注意保密；5）公文的缮印要建立登记制度。校对，指将公文的誉写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消除书写、打字上同保存价值（凡是反映社会历史发展和记录机关主要职能活动、反映机关基本历史面貌的重要文件，所起的作用和保存价值就必然要大一些；而机关工作活动中所形成的一般性文件相对而言就小些，甚至没有保存价值）。

6归档文件整理的质量要求：1）归档的文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制；2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。7 推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应做好：更新观念，增强改革意识、提高人员素质、加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入、注意新旧整理方法的衔接。归档文件整理的工作步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。以件为单位进行装订时应注意：的错误。用印指在印好的文件上加盖机关印章。用印需注意：1）必须以机关领导或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印；2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒；3）两个以上机关或部门联合下发的发文，都要加盖印章；4）公文用印一定要与制发公文的机关部门或单位相一致；5）公文用印要核实份数，超过份数不能盖印。封发文件应注意：1）先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装；2）收文机关的邮编地址、名称要在发文的信封上写准确；3）发文如系密件、急件、新启件，凡文稿上没注明的须分别注明，并在封套上加盖密件戳、急件戳、写明亲启；4）文件封装后应及时发送，发送方式按文件性质分别采取邮递、机要交通传递和专人传递；5）会议发放的文件，凡怒放带回的也要发行签字手续，并应向与会者所在单位发出“会议文件目录”，以加强对会议文件的管理。第十二章公文的整理（立卷）与归档归档文件整理是指，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理工作的意义：1）它能够保持文件间的有机联系，便于文件的查找利用；2）可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管；3）归档文件整理为档案工作奠定了基础，它既是公文处理工作的最后一道工序又是档案工作的起点。实行文书部门整理（立卷）制度的优越性：1）可充分发挥文书部门熟悉本职业务，提高归档文件整理的质量和工作效率；2）可有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整及保守党和国家的秘密；3）文书部门可暂时保存当年的文书，有关人员平时查阅比较方便也便于平时文件的收集与整理；4）可促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。选择机关公文整理（立卷）环节应考虑的相关因素：1）被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理；2）对整理（立卷）一切所经手处理文件的数量有一定的要求；3）要考虑机关办公地点的分布情况；4）要考虑文书人员的数量和配备情况及他们对业务的熟悉程度。归档文件是指，立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。其含义可从几方面来理解：1）指出了归档文件的来源和范围；2）应于归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档；3）应于归档的文件须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件的整理的基本原则：1）遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系；2）区分文件的不

公文写作与处理真题 篇6

A. 逐级行文

B. 多级行文

C. 越级行文

D. 直接行文

参考答案:A

(2). 下列文种中，属于指挥性公文的是( )

A. 议案

B. 批复

C. 函

D. 报告

参考答案:B

(3). 某市政府办公厅2004年所发的、排序编为5号公文的发文字号的正确写法是( )

A. 政办发(2004)第5号

B. 厅发(2004)5号

C. 政办发〔2004〕5号

D. 政发〔2004〕5号

参考答案:C

(4). 应在公文首页标注签发人的是( )

A. 上行文

B.平行文

C. 下行文

D. 所有公文

参考答案:A

(5). 下列文种中属于陈述性的上行公文是( )

A. 请示

B. 报告

C. 议案

D. 意见

参考答案:B

(6). 联合行文时确定成文时间的标准是( )

A. 以第一个签发机关负责人签发的日期为准

B. 以最后一个签发机关负责人签发的日期为准

C. 以文件撰写的日期为准

D. 以文件实际发出的日期为准

参考答案:B

(7). 公文的特点有( )

A. 公文具有严格的时效性

B. 公文具有典型的执行性

C. 公文具有严密的科学性

D. 公文具有广泛的社会性

参考答案:A

(8). ( )是按公文内容的处理要求分类的。

A. 指挥性公文

B. 法规性公文

C. 承办性公文

D. 知照性公文

参考答案:C

(9). 国家行政机关利用公文表彰先进，这是公文( )功能的体现。

A. 依据和凭证

B. 领导和指导

C. 宣传教育

D. 联系和知照

参考答案:C

(10). 下列若干公文要素中，属于版记部分的是( )。

A. 主题词

B. 印发日期

C. 附件

D. 成文日期

1公文写作与处理 篇7

关键词：公文处理,档案管理,问题,对策

公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。公文处理是各级行政机关一项重要的不可或缺的工作和行政行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，是一项复杂的系统工程。而档案资料主要来源是公文，即公文是档案的前身，档案又是信息的重要载体，是主要信息源泉，利用好信息载体，直接影响着政府职能的转变，影响着国家行政机关的工作效率与管理水平。因而，改进公文处理工作，提高公文处理的水平与质量，使之更好地为各项行政管理活动提供优质、高效的服务，便成为目前行政管理工作中一个亟待解决的问题。本文就此略陈管见。

一、公文处理和档案工作衔接方面存在的主要问题

实际工作中，文秘和档案实行的是分块管理制。公文生成制发到归档管理的全过程，实践证明这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是这种体制某种程度上却拉大了文秘工作和档案工作的距离。文秘人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文秘工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。

（一）文书处理工作者缺乏档案管理的规范化、标准化和科学化意识，没认识到档案管理工作的重要性

公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。公文制发决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化和科学化的质量问题。在公文制发中必须强化规范化、标准化和科学化意识，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化和科学化管理打下牢固的工作基础。

（二）公文数量增加过快，质量不高，缺乏有效的控制

实际工作中，一些单位只注重公文的数量，而影响了公文的质量，削弱了档案归档的质量，而档案信息源的利用，直接影响着政府职能的转变，影响着国家行政机关的工作效率与管理水平。

（三）格式不符合相关法规的要求

根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和《国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)及《国家行政机关公文处理办法(以下简称《办法》)，在文件归档中，出现的一些操作性的错误。

1. 用纸不达标，装订不规范

《格式》规定公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡-80 g/㎡的胶版印刷纸或复印纸，型号为国际通用A4型。装订要求左侧订，不漏页，无坏钉，不脱落，不散页，后背平整。但长期以来，公文用纸很少注意克度要求，常因纸张质量差和耐折度低，以至于保存时间不长便开始发黄。而且有些单位还在继续延用过去的16开型纸，即使同是16开，有时大小也不一致。印刷装订中，掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题时有发生，使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到一定影响。

2. 版记不全面，附件不规范

版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送抄发单位者有之，不标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编更给文件归档拟写案卷标题造成困难，增加了“文档一体化”的操作难度。《格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行的公文制发中，有些单位却不能正确处理，有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，附件和正文人以对号入座等，也严重影响着公文的规范立卷和规范归档。

3. 文种使用不当，办理程序不规范

《办法》规定公文主要有十三种。但实际应用时，往往“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，公文的实际效力常因此而削弱。最容易混淆的是“请示”和“报告”两个文种，有的该用“请示”却用了“报告”，有的“报告”中夹杂“请示”的内容，有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”，给公文受理机关带来不便，影响了公文作用的发挥。公文的办理程序虽说是一个严密的体系，但在日常工作中，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象却很难避免，从而为档案工作留下后患。

4. 原稿不齐全，编号不规范

公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候，办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿或修改稿。从某种意义上讲，修改稿特别是领导批示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹就变得模糊不清。公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分类不准确造成的，漏号、重号等乱号情况的出现，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。

5. 书写字迹处理不当

在案卷中，使用容易褪色的笔种(圆珠笔和铅笔)、墨水和纸张，使字形变形、模糊难辨、且有涂改痕迹等现象普遍存在，使档案的真实性难以得到保障，不利于日后长久保管利用。

二、公文处理与档案管理工作有效衔接的对策

公文处理是对公文的创造、处置和管理，也就是在公文从形成、运转输传递、存贮到转换为档案或毁灭的完整生命周期中，以特定方式和原则对公文进行创制、加工、利用、保管料理，使其完善并获得必要功效的行为或过程。可见，公文处理工作是档案管理工作的基础性工作，对档案管理工作质量的提高起着举足轻重的作用，它们是一个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。

（一）在实际工作中，树立文书处理工作规范化、标准化、科学化与档案工作规范化、标准化、科学化同行的工作指导思想

要把住文书处理工作规范化、标准化、科学化的入口关，是做好实现档案工作规范化、标准化和科学化的基础工作。也就是把文书处理工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起，即“文档一体化”。“文档一体化”旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文书处理工作是“文档一体化”的基础性工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识。档案，是人们社会实践的历史记录，是历史的折射和缩影，是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，使人们了解它的历史传统和发展现状，靠什么?靠的是档案，靠的是大量的文件材料。可以说今天的文件，就是明天的材料。所以，每一个文秘人员头脑中都要有“档案”二字，不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，规范办理好每一份公文。

（二）强化“全过程管理”工作

1. 要树立质量管理意识

不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。

2. 要严格遵循《档案法》、《格式》和《办法》等法规

这是“全过程管理”的根本法，公文处理的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文法管理要求及公文归档工作均在这些根本法中作了明确规定，全体档案工作人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。

3. 要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍

这是“全过程管理”的基础。此外，还必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，不能设想一个人员素质不高、更换频繁的工作队伍能创造出优秀的工作业绩。

4. 要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文

这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前对审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按机关报标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件件数的同时，严格控制文件的份数，禁止滥抄滥送。

5. 要依靠先进的装备和技术

社会已经进入信息时代，科学技术日新月异，落后的文件设备和档案工具已经不能适应《档案法》、《格式》和《办法》的要求，因此，配置优良的设备和工具，是“全过程管理”的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。

（三）强化“文书部门立卷”工作

“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责，及时整理(立卷)、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写案卷类目，将其及时对号入座，使文件的立卷工作日常化。“文书部门立卷”主要是做好平时归卷工作，关键在于“及时”二字，及时收集，及时分类，切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷;联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。在遇到工作人员因故调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，以保证档案材料的完整齐全。

参考文献

[1]赵国俊等.文件工作的科学管理[M].北京:中国经济出版社, 1993.

[2]郑明珍.尽快实现公文处理的法制化[J].中国行政管理, 1995, (2) .

[3]翟同初.行政管理学[M].北京:国防大学出版社, 1993.

[4]安昕, 曹润芳.应加强文件处理的法制建设[J].档案学通讯, 1994 (, 2) .

[5]彼得·瓦尔纳.现代档案与文件管理选读[M].北京:档案出版社, 1992.

[6]张东华.文件价值理论与档案签定理论之比较[J].档案管理, 2000 (, 2) .

[7]杨鑫.机关档案编研工作的现状与思考[J].档案管理, 2006, (2) .

1公文写作与处理 篇8

基本情况

2012年3月24日上午，根据省教育厅、卫生厅《湖北省入托入学学生预防接种证查验和疫苗补种工作实施方案（试行）》的通知精神，田父带田某来门诊接种，门诊医生对田某进行了查体（正常）并向其父进行了接种前书面告知、签字程序，门诊护士按照《卫生部预防接种工作规范》的技术要求给田某补种了第4剂武汉生产的无细胞百白破疫苗。当天晚上11时许，患儿田某的父亲打手机称田某发高烧至39.8℃，立即告知其父给患儿喂服药物“美林”，同时让患儿静卧、用酒精给患儿擦身体、用湿毛巾放在额部，并嘱其父每隔两小时给其量1次体温。

调查与处理

3月25日早上，患儿田某来到接种门诊查体温下降至38.2℃，精神差、听诊心肺正常，检查鼻咽部干燥无充血、扁桃体无肿大、接种部位无红肿、无感冒样症状，初步诊断为接种无细胞百白破引起的高热反应。门诊医生嘱患儿进流质饮食、辅以退热药物、阿莫西林颗粒对症治疗，2天后患儿体温恢复正常、精神佳。

几点思考

门诊医生应严格掌握各种疫苗的接种禁忌证和适用人群，使用前要填写好各种疫苗接种知情同意书、并同时告知儿童家长预防接种后如出现不良反应要及时主动报告。

负责门诊接种的医护人员要严格按照《卫生部预防接种技术操作要点》的要求进行接种工作，做到安全接种。

负责门诊接种的医护人员要熟练掌握《卫生部预防接种工作规范》，能及时、正确地诊治“常见疑似预防接种异常反应和一般反应”，尽可能减少甚至避免医患纠纷。

在门诊日常接种工作中，一方面要做好儿童扩大免疫规划疫苗的接种工作、提高人群接种率，另一方面也要积极处理好预防接种后的不良反应。在平时的工作中，多数接种门诊在《儿童预防接种证》上仅仅留了固定办公电话，而没有留医生的手机号。医生同时把手机号写在《儿童预防接种证》上，能及时地解答并处理一些突发事件、方便群眾，能更好地为广大人民群众服务。

参考文献

1中华人民共和国卫生部预防接种工作规范，2005.