行政秘书与公文

行政秘书与公文（精选8篇）

行政秘书与公文 篇1

行政秘书与 公文写作

刘慧明

总论

应用写作基础

第一节 应用写作概述

一、应用写作和应用文

应用写作是写作学的一个分支学科，它以应用文的文体及其写作活动为研究对象，探讨应用文的写作规律。

应用文是指国家机关、企事业单位、社会团体、人民群众在办理公私事务、传播信息、表达意愿所撰拟使用的实用性文章。包括公务文书和私务文书。

二、应用文类别

私用文书

规范公文 应用文

通用文书

党政公文

公务文书

事务公文

专用文书

经济文书

法律文书

军事文书

外交文书

新闻文体

…………

三、应用文的特点 1.内容的合法性 2.效用的实用性 3.格式的规范性 4.表达的简约性

第二节 应用文的写作要素

一、应用文的媒介要素 作者 读者 文本 沟通 语境

二、应用文本的写作要素

主旨：文章表达的目的和观点。题材：表现主题的材料。

结构：文章的内部组织构造和外部形态所共同表现的篇章形式。语言：进行思维活动和表达内容的工具。表达方式：文章反映客观事物的方法和手段。基本表达方式：叙述、议论、说明、描写、抒情。

公文的结构

（一）结构的基本内容 1．标题

2．层次和段落 3．开头和结尾

4．过渡和照应（关联词过渡；句子过渡；段落过渡；小标题过渡；序数过渡；表格过渡）

角度与线索（普通写作）

（二）文面格式

（三）外形结构（一段；多段；条文；表格）

（四）内在规律（纵式结构；横式结构；纵横式结构）

提出问题—分析问题—解决问题

第三节 应用文的写作过程

一、写作动因——工作需要（被动/主动）

二、写作前提——调查研究

三、写作关键——构思起草

四、写作终结——修改定稿

第一章 行政公文

第一节

行政公文概述

一、行政公文的定义 P.1

行政公文是国家行政机关在行政管理和过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、行政公文的特点

1.内容的政策性（合法性）2.作者的法定性（行政机关）

党的机关公文适用《中国共产党机关公文处理条例》

3.执行的权威性 4.文本的规范化

依据《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999）5.流通的程序化

5.流通的程序化（有严格的办文程序）办文程序包括发文办理和收文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

行文规则 1 ．行文必要原则 2 ．行文关系根据原则 3 ．政府各部门行文规则 4 ．联合行文规则 5 ．直接报送规则 6 ．协商一致原则 7 ．抄送规则 8 ．请示规则 9 ．报告规则 ．不主送个人规则

三、行政公文的作用 P.3 依法行政和进行公务活动的重要工具。1.规范行为 2.领导管理 3.联系沟通 4.凭证依据 5.考核尺度

四、公文的种类和分类 P.4 行政机关公文：《国家行政机关公文处理办法》第二章第九条

（一）命令(令)

（二）决定

（三）公告

（四）通告

（五）通知

（六）通报

（七）议案

（八）报告

（九）请示

（十）批复

（十一）意见

（十二）函

（十三）会议纪要 党的机关公文：《中国共产党机关公文处理条例》第七条

（一）决议

（二）决定

（三）指示

（四）意见

（五）通知

（六）通报

（七）公报

（八）报告

（九）请示

（十）批复

（十一）条例

（十二）规定 纪要

分类

（一）按行文方向分 1.下行文 2.平行文 3.上行文

（二）按作用分 1.指导性公文

2.知照性公文 3.呈报性公文

4.纪实性公文

写作导航

一、写作要求

1.条理清楚

2.简洁明了

3.正确规范

（1）合法正确

（十三）函

（十四）会议

（2）文种正确

（3）语言正确、庄重、规范

（4）格式规范

二、写作格式

练习P.8-11 第二节 命令 决定 批复（P.12）

一、命令

（一）命令（令）的定义和特点

P.12

命令（令），适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

特点：权限性；权威性。

（二）命令（令）的种类

公布令；行政令；嘉奖令；任免令。

（三）命令（令）的写作 P.14 1.标题

（1）发文机关、事由、文种

（2）发文机关、文种（公布令）2.发文字号

（1）流水号

（2）文件字号：发文机关代字、、序号

P.16例文二 3.正文

（1）开头：命令原由

P.17（2）主文：命令事项（公布令一般只有主文）P.16

（3）结尾：希望、号召 4.尾部

签署，成文日期

二、决定

（一）决定的定义及特点

P.13

决定，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

特点：1．权威性

2．指挥性

3.指导教育作用

（二）决定的种类

（一）部署性决定（指挥）P.19例五

（二）知照性决定

（三）表彰性决定

P.18例四

（四）惩诫性决定

（五）变更撤销决定

（三）决定的写作 P.15 1.首部：标题；题注 2.正文（1）开头：原由

（2）主文：决定事项

（3）（结尾：要求；希望）

三种写法：

．略写原由，详写事项（指挥、知照）．详写原由，略写事项（表彰、惩诫）．不写原由，只写事项

3.尾部：（成文日期和印章）

（四）写作要求

（一）原由清楚明白

（二）事项准确具体 文章病院 病例一 P.21

三、批复

（一）批复的定义及特点

批复，适用于答复下级机关请示事项。P.13 特点：1．被动性

2．针对性（集中性）

3．指示性

（二）批复的种类

1．事项性批复

P.19例文六 2．阐释性批复

P.20例文七

（三）批复的写作 P.15—16 1.首部

标题：发文机关＋事由＋文种

事由＋文种 主送机 2.正文

（1）开头：原由，批复的原因和依据。

请示的日期、标题、字号、及收文情况。（2）主文：事项，批复的具体内容

（批复态度和批复意见）

态度鲜明，意见具体，语言恳切。（3）结尾：结语或要求。

3.尾部：成文日期，印章（生效标识）——不用落款

（四）写作要求

（一）符合法律、政策

（二）针对性强 全面掌握请示内容。

（三）语义清楚，态度明确

（四）用语恰当

练习一： P.22病例二

第三节 公告 通告

一、公 告 P.23

（一）公告的定义及特点

公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（知照性公文）

特点：1．内容的重要性

2．宣传的广泛性

3．发文的限定性（发文机关级别高）．发布的郑重性

不能混用、滥用（法院公告、拆迁公告、业绩公告）（哈市）

（二）公告的写作 P.25 内容单一，篇幅不长，没有议论，不需解释。

（一）标题 1．发文机关

事由

文种 2．发文机关

文种

（二）正文 原由，事项，（结语）。

简明扼要，语气庄重。

（三）尾部 成文日期和印章

例

二、通告 P.24

一、通告的定义及特点

通告，适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。特点：

1．使用的广泛性 2．较强的业务性 3．规范指导性

4．发布方式的多样性

二、通告的种类

（一）规定性通告（P.28例文四）

（二）周知性通告

二、通告的写作

（一）标题

1．发文机关

事由

文种 2．发文机关

文种

（二）正文

原由：原因目的；依据；

事项：通告的具体事项。一般分项写明（结尾：结语；要求）

（三）日期和印章

要求：语言简洁，准确，通俗。

第四节 通知 通报

一、通知

（一）通知的定义的定义和分类 P.33

通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（二）通知的种类

批转、转发通知P.37例二；（发布通知P.36例一）

事项通知：告知通知；指示通知P.37三；会议通知P.38； 任免通知。

（三）通知的写作（写作导航）P.34 1.首部（标题；主送机关）标题：发文机关

事由

文种

事由

文种

文种（事务性通知）

发布规章的，规章名称用书名号；

批转、转发通知的，原文件标题的“通知”取消。

例： ××市公安局关于转发《×省公安厅转发〈公安部关于开展治理整顿工作的通知〉的通知》的通知 ××市公安局转发

关于开展治理整顿工作的通知

2.正文

转发、任免通知：内容单一 事项、会议通知：具体明确（1）开头：目的或依据

（2）主文：通知的具体事项

事项通知：工作任务、措施、办法、要求；

会议通知：会议时间、地点、内容、人员、报到时间、准备等）（3）结尾：要求，希望，说明。3.尾部

成文日期和印章

文章病院（P.40-42）

写作实践（P.43思考题； P.44/3选做题）

二、通报 P.34

（一）通报的定义及特点

通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。特点：

典型性，时效性，教育性。

（二）通报的种类

表彰通报；（P.39）

批评通报；

情况通报。（P.40）

（三）通报的写作（写作导航）（P.35）1.首部（标题；主送机关）

标题：1．发文机关＋事由＋文种

2．事由＋文种 2.正文

（1）开头：原由（表彰通报：事迹；

批评通报：劣迹和教训

情况通报：概述）（2）主文：通报决定事项（表彰或处分）

情况通报的具体情况，数据。（3）结尾：希望和要求

3.尾部：成文日期；印章

文章病院（P.40，42病例二）

第五节 请示 报告

一、请示（P.45）

（一）请示的定义及特点

适用于向上级机关请求指示、批准。特点：

1．行文内容的请求性 2．行文目的的求复性 3．行文时机的超前性 4．请求事项的单一性

（二）请示的种类（政策性请示；事项性请示）1.请求指示（解答性请示）

广东省公安厅关于巡警在巡逻中 能否纠正交通违章的请示

2.请求批准（批准性请示）P.49 广东省人民政府关于丹霞山风景名胜区 列为国家级重点风景名胜区的请示 × ×派出所关于购置防弹衣的请示 3.请求批转（批转性请示）

（三）请示写作 1.首部

标题：发文机关＋事由＋文种 主送机关 2.正文

1．开头：原由（理由及依据）

要有理有据，具体，明白。2．主文：请示事项。

具体，明确。

合法合理，具有可行性，可操作性。3．结尾：要求，请示语。3.尾部：成文日期，印章

（四）写作要求

（一）一文一事

（二）不能多头主送

（三）一般不越级请示

（四）不得抄送下级机关

（五）不主送上级机关负责人（行文规则）

实事求是

语言庄重

具体明确 文章病院： P.53 写作实践：P.56

二、报告

（一）报告的定义

报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

分类： ．工作报告

P.50 2．情况报告 3．答复报告 4．报送报告

（建议报告改用“意见”）

（二）报告的写作

P.48 1.首部（标题；主送机关）

标题：发文机关＋事由＋文种

事由＋文种（事由不能省）

2.正文

（1）开头：原由（导语）

（概括情况；观点；依据）（2）主文：报告事项（核心）

具体情况

工作报告：工作成绩、做法、经验；问题、原因（教训）；今后打算。P.49 情况报告：事件经过；性质；初步看法和处理意见。（事件——原因——对策）

答复报告：针对上级询问逐一作答。（3）结尾：结语

3.尾部：成文日期，印章

（三）写作要求 1.立意要新

2.内容真实、具体 3.条理清晰，重点突出 4.报告不能夹带请示事项 5.一般不得越级报告

6.不主送上级机关负责人

文章病院：改错 P.53病例一；

P.54

P.45 9

第六节

议案 意见

一、议案

（一）议案的定义

议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。P.57 立法修法；法定事项；重要事项

人民代表的议案，是讨论、解决某一问题的办法、措施、意见和方案。

（二）议案的写作

P.59 1.首部

标题；主送机关 2.正文

开头（案据—目的，依据）主文（方案）结语（“现提请审议”）

3.尾部

成文日期；印章

例文一 P.60

人民代表的议案内容包括案由、案据和方案。

二、意见

（一）意见的定义

意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。P.57

（二）意见的特点 1.灵活性

2.建议性

3.指导性（政策性）

意见属泛行文。国务院办公厅《公文处理意见》： “意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

可用作报告、请示、批复、通知、函等

（三）意见的写作

1.首部

标题：发文机关＋事由＋文种

事由＋文种 主送机关 2.正文

1．开头：原由，制作意见的目的和依据。

2．主文：具体意见。（全面、具体、完整）

一般分项写。（3．结尾）：要求；希望；请示语 3.尾部：成文日期，印章

（四）制作要求

（一）目的明确，针对性强

（二）理由充分

（三）内容具体可行。具有可操作性 例：加强社区警务意见

增加农民收入意见 文章病院

P.62 写作实践

P.62-63

第七节 函

一、函的定义

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。P.63

二、函的特点

单一，简便；

广泛，实用；

平和，委婉

函的形式与文件格式问题 《办法》第十五条：“政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”

“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。” 《公文处理意见》：与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

三、函的种类 P.64 作用：商洽函P.65二（包括邀请函）；询问函；答复函P.65 一；请批函；审批函。感谢信、贺电。

方向：去函；复函。性质：公函；便函。

四、函与请示、批复的区别

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。是平行文，多用途。

请示只用于向上级机关请求指示、批准。上行文，用途单一。批复只用于答复下级机关请示事项。下行文，用途单一。

五、函的写作

（一）首部 标题： 主送机关

（二）正文

开头：原由，发函的原因。

主文：事项，函的具体事项和内容。结尾：结语

（三）尾部 成文日期；印章

六、写作要求 1.一事一文

2.用语谦和（措词得体），态度诚恳 3.开门见山，直陈其事 文章病院

P.66 写作实践

P.67

第八节 会议纪要

一、会议纪要的定义及特点

会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。P.68 特点：1．纪实性（与会议记录同）（见第三章第三节）

2．纪要性（与会议记录异）

（二）会议纪要的种类 P.69 办公会议纪要（例会型）（例）专题会议纪要（决议型）（例文）

（概况型如学术会议）

（三）会议纪要的写作

（一）首部（标题；题注）P.69 标题： 1．会议名称＋文种（正副标题用于“简报”）

（二）正文

1．开头：导言，会议基本情况概述：

会议依据、目的、主办单位、时间、地点、名称、规模、参加人员，主要议程议题和会议成果等。

2．主文（会议主要精神）：会议情况和成果、评价、分析、议定事项、提出要求等。写法：综合式（例）；条款式；摘要式（学术会议）

．结尾：希望；要求 〔

（三）尾部：成文日期 〕

写作实践： P.73

第二章

事务文书

事务文书也称通用文书，是党政机关、企事单位在公务活动中制作和使用的除行政公文以外的各类公务文书。第一节

调查报告

一、定义 P.75

调查报告是对某一社会现象进行深入全面的调查、研究之后写成的书面报告。

“调查—研究—报告”

二、特点 P.75

（一）真实性（客观真实，本质真实）

（二）典型性（代表性，指导性）

（三）科学性（方法科学，态度科学）

（四）论理性（叙议结合）

（五）时效性（现实性，材料新）

（六）针对性

二、分类

（一）反映性调查报告

反映情况，材料性较强。（例文P.77）

（二）总结性调查报告

经验或教训。

（三）分析性调查报告

工作研究，理论色彩较浓。现状－原因－对策

三、格式和写法（写作导航）P.76 包括标题、署名、正文三部分

（一）标题 1． 公文式标题

调查对象范围或内容＋文种（调查）《关于对基层民警思想状况的调查报告》 2．文章式标题

揭示内容或中心

《广州市假币犯罪的现状、趋势及对策》 3．正副标题

以上两者结合《“爱在蓝天下”

——××校支援贫困山区活动调查》

（二）署名（单位或个人）

（三）正文（导言；主文；结尾）1．导言（开头）：序言、前言 介绍调查情况、调查结果、评价； 调查缘起、经过； 概括基本情况或结论。

方法：概括式；绪论式；议论式；提问式等 2．主文

调查内容的具体化和调查结论的具体展开。写法：递进（纵式）；

并列（横式）；

综合（3．结尾）

结论；问题、希望、要求、建议； 有关事项说明； 附件说明。

四、写作要求

（一）深入调查，充分掌握材料

（二）认真研究，科学分析材料 调查－研究－报告

（三）提炼观点，恰当运用材料

（四）锤炼语言，准确表达材料

文章病院： P.78—79 写作实践： P.80 思考

第二节

计划

一、计划概述

计划是对未来一定时间内的工作作出安排部署时制作使用的文书。P.80 作用：1．明确目标和任务

2．合理调配人力物力

3．检查监督

二、特点

（一）预想性

（二）可行性（可操作性）

（三）指导性

三、分类

计划是一类文书的总称，如规划、纲要、设想、要点、方案、打算、安排、预案、策划、意见等。

按时限分：长远计划、近期计划、短期计划、计划、季度计划、月度计划等； 按范围分：国际合作计划、国家计划、地区计划、系统计划、单位计划、部门计划等； 按内容分：综合计划、专项计划； 按性质分：行政计划、业务计划； 按写法分：条文式计划、表格式计划。

四、计划的写作

计划的结构形式：条文式；图表式 条文式包括标题、正文

（一）标题（公文式）

1．计划内容＋计划名称

（计划内容：计划范围、计划时限、计划内容名称）

2．单位名称＋计划内容＋计划名称 如：《××公安局二OO五年工作计划》

《广州公安局开展纪律教育学习月活动方案》

（二）正文 1．开头：前言

概括制定计划的法律政策依据，事实依据。2．主文：计划事项

三要素：

目标和任务（做什么）； 措施和步骤（怎么做）； 标准和要求（做到怎样）。（3．结尾：希望，要求）

（三）落款（也可以在题注）

例文 P.82

五、写作要求

（一）注重调研，处理各种关系

局部与整体；

眼前与长远；

分工与合作；

民主与集中。

（二）实事求是，突出特点

（三）反复论证，选择最佳方案

（四）准确表述，简明、实用、规范

文章病院

P.83 写作实践

P.84

第三节 总结 述职报告 总结

一、定义

总结是对自身某一实践活动或某一阶段工作进行系统回顾，找出内在规律，以指导未来实践时使用的文书。P.85 目的：指导未来实践

二、特点

（一）事后写作

（二）据实议事（材料的感性和结论的理性）

（三）鉴诫性

三、种类

总结也是对一类文书的总称

总结、小结、回顾、体会 种类与计划相对应

四、总结的写作

总结的结构内容包括：标题；正文；落款。

（一）标题

1．公文式：单位名称＋总结内容＋总结类别 2．揭示内容或中心 3．结合式：正副标题

以动制动

强化社区防控

——巡警大队勤务改革工作总结 准确、简要、醒目

（二）正文

1．开头：导言（直接、简要）——总 概述基本情况 介绍主要成绩 概括基本经验

2．主文：总结的具体内容——分 工作总结：

主要工作—主要成绩—基本经验—问题和教训—打算 经验总结：

做法—经验—体会（3．结尾）：总括前文；展望。

（三）落款

五、写作要求：

（一）调查深入，材料充足

（二）态度客观，实事求是

（三）正确使用材料

真实；典型；新颖；点面结合。

（四）叙议结合，语言简朴 善于把握高度，深度 视野开阔，保持敏感

总结忌套话：领导重视；提高认识；认真学习；层层落实„„

或：一个主题；两个方针；三项原则；四个要点；五项措施„„ 述职报告

述职报告是干部或相关人员总结陈述自己任职一定时期内履行岗位职责情况的自我评述的报告。P.85 特点

（1）述职的自我性（2）述评的确定性（3）内容的规定性 写作

标题、署名、称谓、正文 正文（引言，主文）

个人述职一般围绕德、能、勤、绩、廉

单位述职围绕部门职能、职责方面

第四节 简报

一、定义

简报是机关团体企事业单位为及时简要地报道与本职工作相关的各种信息而编、撰的内部使用的业务性小报刊。P.93 作用：反映情况；交流经验；沟通情况；传递信息。

常见的有工作动态、情况反映、简讯、快讯、信息摘编、内部参考等。

二、特点

业务性；新闻性；保密性；简捷性；灵活性。

三、种类

内容：综合简报、专题简报

性质：情况简报、工作简报、动态简报、会议简报、资料摘编 版期：定期、不定期简报 部门：综合、业务简报

时间：常规性、阶段性简报

四、内容和写法（报头、报核、报尾）

（一）报头版式 1．（密级）2．简报名称 3．期号 4．编发单位 5．编印时间

（二）报核 一文一报：标题；正文

（导语；主文；结尾）多文一报：目录或要目；

各篇标题，正文。

根据需要可加“编者按”

（三）报尾

发送范围（报；送；发）

印刷份数

简报的写作种类

（一）报道式写法（见第七章第一节消息）

导语＋主文

（二）述评式写法（见第七章第四节）

概叙＋评议

（三）总结式写法（介绍经验多用总结式）

成绩（果）＋做法（因）

（四）综合式写法

围绕某一中心组材，分门别类。

（五）转发式写法

摘编，加按语

五、编写要求

（一）求新

（二）求实

（三）求简

（四）求美

第五节

规章制度

规章制度属于规范公文—对相关人员的行为进行规范。P.88 规范性公文的特点

规定性，针对性；系统性；稳定性；条款式

我国行政法律、法规的一般渊源

宪法

法律：（全国人大及其常委会）

法规：行政法规（国务院）、地方性法规（地方人大）

规章：部门规章、地方政府规章 表现形式一般为：

条例；规定；办法（国务院《行政法规制定程序条例》）

行业、部门、团体等的规范有：章程；规则； 细则；守则；标准；公约；须知„„

规范公文的结构 “三则”：总则——分则——附则 内容分章、节、条、款、项、目 规范公文的写作要求

（一）符合宪法和法律的规定；（结婚登记条例与母婴法）

（二）文本备而不繁，逻辑严密；

（三）条文明确、具体；

（四）用语准确、简洁；

（五）具有可操作性。

规范性公文的制定程序

立项—起草—审查—决定—公布（文本）—解释

第三章 经济和法律文书

第一节

合同

一、合同的含义

P.126

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

婚姻、收养、监护等有关身份关系的协议，适用其他法律的规定。（合同法第二条）协议书与合同都属于契约文书，属于广义的合同

作用：为了保护合同当事人的合法益，维护社会经济秩序，促进社会主义现代化建设。”（合同法第一条）

二、合同的种类 P.126-127

《合同法》定为15种：

1．买卖合同；

2．供用电、水、气、热力合同；

3．赠与合同；

4．借款合同；

5．租赁合同

6．融资租赁合同；

7．承揽合同；

8．建设工程合同；

9．运输合同；

10．技术合同；

11．保管合同；

12．仓储合同；

13．委托合同；

14．行纪合同；

15．居间合同。

三、合同的形式、格式和内容

（一）合同的形式：

书面形式

(合同法第十条)口头形式

其他形式。

（二）格式 ：条款式

表格式；

条款加表格式。

当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。（合同法第十二条）

（三）基本内容（主要条款）

合同法第十二条

合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法。

P.128的内容为旧经济合同法的条款内容

四、合同的结构：首部、正文、尾部

（一）首部：标题（合同种类）

当事人的名称或者姓名和住所

（二）正文：合同具体条款

除合同法第十二条规定的法定条款的内容，还可以补充商议条款； 除主要内容外，还应该有合同份数和保存、生效（如鉴证或公证）、有效期、附件等。

（三）尾部：落款；日期；附项（电话、传真、电邮、邮编、账号等）

五、注意事项

（一）订立合同各方必须具备主体资格

（二）订立合同各方应遵循平等、自愿、公平、诚实信用原则

（合同法第3－6条）

（三）订立合同应当遵守法律、行政法规，尊重社会公德

（合同法第7条）不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。

（四）文字表达周密严谨

第二节

诉状

一、诉状的含义

P.158

诉状是当事人或第三人依照法律程序，向人民法院或其他司法机关提出请求事项或者答辩时所制作的法律文书的总称。也称书状类法律文书。

它是诉讼当事人依法行使诉讼权利和司法机关据以依法立案、审理而具有法律意义的重要诉讼文书。

诉状属律师代书文书之一。

二、书状类法律文书的种类 以案件性质分：刑事书状

民事书状

行政书状 以诉讼程序分：起诉状

上诉状

答辩状

申诉书

申请书（执行程序、特别程序、督促程序、公示催告程序、企业法人破产还债等程序用）

以文书作用分：诉求类

答辩类

法庭论辩类等。

三、内容、写法

各种诉状文书基本结构和要求有共同规律。

（一）首部：标题（诉状种类）；

当事人基本情况

（二）诉讼请求

答辩状：“因„„一案，提出答辩如下：” 要求：简明扼要；

具体明确；

合法合理。

（三）事实与理由： 事实

围绕诉讼请求，写明与案件相关的事实

刑事：写清“七要素”；

民事：写明双方当事人之间的法律关系，发生法律关系的时间、地点及法律关系的内容，纠纷的原因、经过和后果；

行政：围绕行政行为是否合法的要素；

上诉申诉：写被原判认定错误的事实和适用法律、程序的错误 答辩：针对对方事实、法律方面的错误反驳。

理由

对本案事实进行分析，论证纠纷的性质、危害和责任，并援引有关法律、法规，阐明诉讼请求的合法、合理性。

要求：事实清楚；简明扼要；针对性强。

（四）证据和证据来源、证人姓名和住址

（一般写证据名称、数量）

（五）尾部：致送法院；

附项（提交诉状副本数）;

具状人；日期。

通知作业

 针对近期国内某些地区连续出现的侵害中小学师生的案件，滨海市公安局高度重视，召开专门会议，制定、落实各项安全防范措施，以确保校园及师生的安全。为此，拟下发加强校园安全防护工作的通知。请为滨海市公安局草拟该文。 要求：格式规范，内容全面，切实可行，文从字顺。字数不少于700字。

行政秘书与公文 篇2

方放基金会是由中国高教秘书学会副会长、天津开发区职业技术学院院长兼党委书记姜炳坤和中共天津市委常务副秘书长兼办公厅主任李清和等四名老秘书工作者动议发起, 并由姜炳坤个人捐赠资金注册设立的, 是全国第一家关于秘书学和公文写作学研究方面的基金会。方放基金会的成立, 不仅是天津市秘书界的一件盛事, 也是全国秘书学理论研究及秘书事业发展的一大标志。

方放同志是天津市老一代秘书工作者, 曾任市委秘书长、市政府顾问。他几十年如一日, 潜心研究秘书工作的特点与规律, 道德文章备受业界推崇, 先后获得“中国秘书名人最佳贡献奖”和“中国公文写作研究特殊贡献奖”。方放基金会的宗旨是, 继承与弘扬以方放同志为代表的老一代秘书工作者的职业精神与道德情操, 奖励秘书学与公文写作学优秀研究成果, 为广大秘书工作者服务, 为加强秘书职业队伍建设、提升秘书工作水平服务, 为多出理论成果、多出人才成果, 推进各级各类办公室的发展服务。

李建国副委员长和郑万通副主席在贺信中, 充分肯定了方放先生几十年如一日, 忠诚于党和人民事业、忠诚于秘书事业高尚的职业操守与丰厚的学识魅力。方放先生和成其圣同志的讲话, 殷切希望基金会紧密联系社会现实需要开展工作, 不断创新活动内容与活动方式, 努力研究新情况、新问题, 把握新特点、新需求, 推出新成果, 实现新发展, 使理论研究更好地发挥引领实践、指导实践的重要作用, 多出理论成果, 多出人才成果, 更好地为推进经济与社会发展服务。希望基金会更好地发挥服务功能和纽带作用, 团结广大秘书工作者, 努力把基金会打造成为一个在天津市和全国秘书界有较强影响力的社团组织。

行政秘书与公文 篇3

关键词：高职院校 行政秘书 德 行

随着社会工作的压力越来越大，更多人倾向于工作既稳定、假期又较多的高职院校，从而形成院校行政秘书岗位人群来自各行各业，有刚毕业的学生、有在企业工作几年的职员，他们的专业有文秘类的、管理类的、也有计算机类的，形形色色，组成高职院校行政秘书这一强大而坚实的队伍。行政秘书是各级领导之间，学校与院系、部门之间，院系与教师之间，以及学校与外部单位之间的桥梁与枢纽，秘书素质的高低、能力的大小直接影响着工作效率甚至学校的形象。因此，高职院校在招聘行政秘书时应该重视其素质，并不是为了岗位需要眉毛胡子一把抓。而已在高职院校秘书行业的人员更要注重自身的综合素质和业务能力的提高，不能自甘堕落，倚老卖老。

1 高职院校行政秘书之“德”篇

“德”，指品德，道德品质的简称，它是社会道德在个体身上的表现。个人依据一定的道德准则行动所表现出来的某些稳定的特征。

1.1 具有较高的思想道德和政治觉悟性 高职院校是个教书育人的单位，相对于中小学校来说，它更偏向于言论和人身自由，偏重于培养高技能实用型人才。根据国家的教育方针政策，结合本校的实际，制定符合自己的发展道路。高校秘书除了要了解时事政策外，还要具有较高的政治思想觉悟，这样对问题的观察和理解才能有高度、深度，才能帮助领导过滤掉无关的信息，在一定程度上减少决策上的失误。

①高职院校秘书要提高自己思想道德。以人为本，以学校利益为重，树立正确的人生观、世界观和价值观。热爱本职工作，顾大局、识大体，有高度的奉献精神，在工作中不断强化服务意识，全心全意为教育事业服务。②高职院校秘书要提高的政治思想觉悟。首先应该系统地学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想， 要深刻领会和准确把握党的十八大精神，不断增强自身的理论功底，运用科学观点分析、处理问题。其次要认真贯彻实施学校的规章制度，准确执行领导交待的任务。

1.2 具有较高的职业道德和服务意识 高职院校行政秘书工作繁杂，从上到下、从里到外，整天忙忙碌碌、简单而繁重，若没有一定的业务素质和服务意识，到头来只会一团乱，分不清缓急轻重，工作效率低，得不到领导的肯定，从而影响工作和心情。作为秘书应具有谦虚谨慎、严守机密、热情服务、热爱本职的职业道德。在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见。服务要热情，态度要端正，对领导和其他人员要一视同仁，充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

2 高职院校行政秘书之“行”篇

“行”，即行为，秘书在从事职业活动过程中，为了实现学校目标、维护学校利益、履行工作职责、严守职业道德，从思想认识到日常行为应遵守的职业纪律。秘书的一言一行，一举一动，代表主管领导、部门、甚至学校的形象的。所以，不断提高秘书的业务素质和自身素质，规范秘书的行为也是学校文化建设之一。

2.1 具有较高的业务素质 现在大多秘书并非与自己所学的专业对口，非文秘专业的秘书做文书工作会比较吃力，没经过系统的学习，用到了只能凭经验临场发挥。每天有大量的书稿要处理，这不仅要熟悉掌握各类型公文及其它文体写作的基本格式、行文规则及办文程序等一整套工序，而且还要有一定的计算机操作基础，理解文字、语言能力以及表达能力。首先，公文撰写通过自学或是抽空去听听专业老师的课。学校有很多可利用的资源，图书馆可以看、借书，秘书专业的授课老师是你很好的导师，每天接触请示、通知、纪要等文书，即使不是秘书专业的久而久之也能熟知一二。其次，计算机的基本操作要熟悉，尤其是办公软件。在信息的时代，很多工作需要依靠电脑来完成。如文件的收发，很多时候都是通过网络，这样会更高效更直观。秘书的工作要用电脑来完成一半，把繁杂的办公室事务用一张表格或是一个流程表达出来，不仅自己工作起来有条有绪，在别人看来也更为清晰。再次，理解文字和语言能力也是非常重要的。对于领导的批示或口头的指示，要理解不透执行错了，那会导致一连串的麻烦，工作的失职，能力受到怀疑，得不到领导的认可。所以，一个称职的秘书要勤于观察、思考和总结，思维敏锐，思路开阔，善于抓本质，在领受领导交办的事情后，要用心思考，认真执行。最后，沟通、表达能力也是秘书必备的。接待师生和客人，洽谈各项公务，传达领导指意等等，没有较好的沟通表达能力是很难胜任的。

2.2 具有较高的自身素质 在前面也提到，即使不是秘书专业的，天天对着这些文书，久了也能学到很多相关的知识。秘书没有教师那样出差学习的机会多，更多是在于自学。从学历、职称以及科研方面进行晋升，这个过程会比较漫长和艰辛，但只有通过不断地学习和实践，才能尽快提高自身素质，使自己的知识结构更加合理，从而更好地担负起高校办公室秘书的重任。

总之，高职院行政秘书应该牢记自己的工作职责，深入了解工作的特点，干一行爱一行，不断提高业务素质和自身素质，在自己平凡的岗位上做出不平凡的业绩，为高等教育事业的改革和发展做出自己的努力。

参考文献：

[1]张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学报，2011（4）：9-12.

[2]唐建林.高校二级学院行政秘书工作探微[J].高等教育，2011（6）：62-63.

行政秘书与公文 篇4

参考答案：答案要点：（1）标题，系发布性通知；（2）主送机关；（3）正文；（4）将《白云县无线电管理收费实施办法》以附件的形式标注；（5）生效标识。

2：[填空题]某某市教育委员会决定招开一次教育工作会议,研究本市教育改革的有关问题.会议将邀请全市高等院校院校长,重点中学校长,各区县教委主任参加.时间定于5月20日到5月23日,地点在某某市中区大和饭店.请代市教委写一分会议通知.参考答案：

1：[论述题]

要求：

1、根据下述事实，分析其主要错误。

2、主要错误要逐条例出。

3、运用相关理论分析。

（1）起诉书

南海区法院院长：

事实和理由：我是一名下岗工人，你一定要为我做主。判张宏还我的借款。事情是那样的，去年他跟我吹，合伙摆个夜摊卖烧烤，肯定赚钱。我只要拿1000元，由他来卖，大家对半分得。我想还可以，就东借西筹，好不容易借了1000元给他，当时隔壁的李大妈看见的，不信可以问他。烧烤摊的生意好惨了。可他到现在一分钱都不分给我，我多问两次，他还说要找人打我。现在亲戚朋友都找我还钱，我哪里还得出来嘛！你一定在帮帮我，我求你了！我说的都是事实，不信你们可以调查。

此致敬礼

起诉人：莫法

2009年6月20日

参考答案：

答题要点

（1）文种词写作不规范；（2）致送法院位置错误；（3）缺少请求事项；（4）事实和理由部分语言表述不得体，口语化严重；（5）落款表述不规范，最好署名为具状人。

2：[填空题]近段时期，临江大学校内脏车、冒黑烟车、装载不合规范的车辆及校外摩托车随处可见，机动车辆乱停乱放，车辆高声鸣笛。校内行车时速超过了规定的15公里，学校上、下班人流高峰时汽车穿越A、B主要路段。请以临江大学公安处的名义制发一份公文，整顿校园交通秩序，出台带有约束性的新举措，落实《临海市交通管理条例》的有关规定。公文含标题（完全式标题）和行文部分，可补充必要的内容

参考答案：

1：[判断题]应用文具有法定性的特点

参考答案：错误

2：[判断题]应用文的材料是形成主旨的基础

参考答案：正确

3：[判断题]“应用文”一词最早是曹丕提出的参考答案：错误

4：[判断题]秦汉时期是我国应用写作的萌生时期

参考答案：错误

1：[判断题]报告可用来请求上级解决某些事项

参考答案：错误

2：[判断题]通报适用于经会议讨论通过的重要决策事项参考答案：正确

3：[判断题]写"批复引据”时应先引发文字号后引标题

参考答案：错误

4：[判断题]所有公文都应在眉首部分标明签发人的姓名参考答案：错误

5：[判断题]《新办法》规定的党的机关公文文种为13种参考答案：错误

6：[判断题]应用文的结构是形成主旨的基础

参考答案：错误

7：[判断题]法定性是经济文书最根本的特点

参考答案：错误

8：[判断题]应用文结构最主要的特点是规范性和条理性参考答案：错误

9：[判断题]

参考答案：错误

10：[判断题]《尚书》是我国第一部应用文总集

参考答案：正确

1：[多选题]应用文独特的语体规律是

A：社会化

B：单一化

C：稳定化

D：明晰化

E：模式化

参考答案：ACE

2：[多选题]应用文作者主要应具备（）几种能力

A：调查能力

B：信息处理能力

C：政策理论修养能力

D：辞章建构能力

E：把握读者心理能力

参考答案：ABDE

3：[多选题]起诉状可以分为（）三种

A：刑事起诉书

B：刑事自诉状

C：行政起诉状

D：民事起诉状

E：民事答辩状

参考答案：BCD

4：[多选题]函适用于相隶属机关之间

A：商洽工作

B：询问问题

C：请求批准

D：答复问题

E：做出指示

参考答案：ABCD

5：[多选题]公文的秘密等级分为

A：绝密

B：涉密

C：机密

D：保密

E：秘密

参考答案：ACE

6：[多选题]买卖合同的主要条款包括

A：标的B：价款

C：数量和质量

D：违约责任

E：争议解决的方式

参考答案：ABCDE

7：[多选题]总结的主体部分通常由（）构成A：基本情况概述

B：成绩与经验

C：今后努力方向

D：总结标题

E：问题及教训

参考答案：ABCE

8：[多选题]属于计划文种范畴的有

A：纲要

B：规划

C：展望

D：方案

E：思考

参考答案：ABD

9：[多选题]

A：叙述

B：说明

C：议论

D：描写

E：抒情

参考答案：ABC

10：[多选题]应用文的主旨应做到

A：正确

B：形象

C：集中

D：生动

E：鲜明

参考答案：ACE

1：[判断题]强化应用文的表意功能主要从准确用词和规范句式着手参考答案：正确

2：[判断题]启事和海报都具有告启性

参考答案：正确

3：[判断题]没有数量规定，合同则无法履行

参考答案：正确

4：[判断题]

参考答案：错误

5：[判断题]

参考答案：正确

6：[多选题]

A：真实性原则

B：通俗性原则

C：与案件相关原则

D：客观表述原则

E：简明性原则

参考答案：ACD

7：[多选题]

A：作者的广泛性

B：程序的简便性

C：行文的宽泛性

D：体式的灵活性

E：内容的预想性

参考答案：ABCD

8：[多选题]

A：表彰先进

B：批评错误

C：任免人员

D：传达重要精神

E：传达重要情况

参考答案：ABDE

9：[多选题]

A：决定

B：意见

C：通报

D：报告

E：批复

参考答案：ABCDE

10：[多选题]

A：是否需要行文

B：是否符合国家的法律、法规

C：是否符合国家的方针、政策

D：是否与有关部门、地区协商、会签

E：公文格式是否符合有关规定

北大行政管理：秘书学与秘书工作 篇5

答：秘书工作的原则：

1.准确原则；准确原则是秘书工作的质量要求

2.及时原则；及时原则，是对秘书工作的效率要求。3.严谨原则；严谨原则，是对秘书工作的作风要求。4.同步原则；同步原则，是对秘书工作的态势要求。5.保密原则。保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

秘书工作的发展趋势：

建国以后，尤其自改革开放以来，我国进入了现代化建设的新时代。新时期的秘书工作，有了新的发展。

1、指导思想上的发展。

2、工作方式上的发展。

3、工作内容上的发展。

4、管理模式上的发展。

5、办公手段上的发展。

2、请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。

答：秘书工作的综合性、要求秘书人员又有自己的专业特点，这就要求秘书人员要在纵向方面具有较深厚的专业知识。

一、基础知识：一方面是社会科学基础只是；另一方面是自然科学只是。

二、专业知识：一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务只是。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识。

三、相关知识：这一部分是秘书人员为适应时代的需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。

3、请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进？

答：成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定。秘书人员需要在有意识的自我调解中发展、改造自己的性格，争取做到：

1、开朗。具有乐观饱满的兴许，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无怨无悔。

2、敏捷。思想敏捷、动作敏捷、笔头敏捷。

3、稳健。遇事细心，观察细致、考虑周详。

4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培养和提高自制能力。

和成功的秘书性格要求相比，现在我自己还和要求有一定的距离，相比来说，我需要在学的开朗和幽默，多学习，多练习。

4、简述秘书工作能力的结构。

答：

1、表达能力，就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。表达能力又分为三种形式：1.口头表达能力；2.书面表达能力；3.行为表达能力。

2、办事能力,就是秘书人员有效的处理各种日常工作的本领。

3、管理能力，秘书作为领导者的参谋和助手，理应具有一定的辅助决策与管理能力。1.辅助决策能力；2.辅助计划能力；3.辅助沟通能力；4.辅助协调能力；5.辅助控制能力。

4、应变能力，就是适应变化这的环境和事物完成原定任务的本领。要学会适应社会环境、地域环境、职业环境、岗位环境、事物环境的变化。

5、社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。

6、操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备。工具和技术的本领。

5、请简述秘书参谋决策的方法。

答：秘书辅佐决策，可以采用多种方式。随着决策内容、决策类型、决策环境的不同，方式也应该有所不同。这里仅按决策形成、决策实施和决策总结的过程，说明各个决策阶段的辅佐方式。

1、决策前服务式辅佐，秘书在领导决策钱，要为领导决策做准备，提供各方面的服务。

2、决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重要的协助者。

3、决策执行中协调辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实施。

4、决策小郭评估中鉴戒式辅佐，秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要参与决策效果的评估。

6、请述秘书沟通协调的特点和方法。

答：秘书沟通协调的特点：1.非权利支配性；2.非职责限定性；3.非确定地位性；4.认同疏导性。

秘书沟通协调的方法：1.沟通化解矛盾；2.变通淡化矛盾；3.融合缓解矛盾。

7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。

答：秘书间接效益原理，体现在以下几个方面：1.铺垫性效应2.传播性效应3.督策性效应4.职能协同效应。

1.铺垫性效应，秘书的职能活动通常为领导者成功的完成任务做铺垫，由此，素质高的秘书不仅根据领导的吩咐，为领导活动提供服务，做好听命铺垫，而全面了解工作的目的要求、价值标准，把握事物发展的规律，能动的做主动铺垫，发现错误或偏向性主动提出建议，采取恰当的方式，做修正性铺垫，以保证领导活动的有效性。

2.传播效应，在实际工作中，不同的传播对象、不同的传播环境、不同的传播手段，秘书取得的传播效应足不同的。如果在撰拟文稿时，不同的阅听对象、不同的内容和环境，应选用恰当的表述方式，运用有效的语言手段。

3，督策效应，秘书没有掌管指挥控制的权利，但其有效的职能活动，能过产生一定的督策效应。

4，职能协同效应，秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，发挥职能协同效益。

8、请简述公文办理的要求。

答：

1、准确无误，指公文在办理阶段的各个环节上，其行为的内容、方向和方式及其结果，都完全符合行文制度和实际情况。公文办理的准确性表现在：

1、工作内容准确。

2、工作方向要准确。

3、工作方式要准确。

2、讲究时效，公文的办理要及时迅速，讲究时效。这是对办文的效率要求，也是实现机关工作高效化的重要条件之一。加快公文办理的速度，从以下几个方面入手：

1、强化时间观念。

2、缩短运转周期。

3、简化办文程序。

3、安全保密，一是要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思，二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密、不失密，这就是保密的意

思。

4、统一管理，公文的办理，包括公文的撰制和保管，都必须由秘书部门统一管理。要是先公文办理的集中与统一，必须要做到三点：

1、统一于秘书部门；

2、统一于公文法规；

3、统一于主管领导。

9、根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密（至少谈5点）？

答：

1、对文件的内容要精读，确定文件内容是密或非密，核心秘密与非核心秘密，都要事先加以确定。

2、按章办事，有序秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的是想，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝对不能自行其事，更不能先斩后奏。

3、在交往中要通过正式的或非正式的，直接或鉴戒的渠道弄清对方身份，以确定那些该说，那些不该说，以及说到什么程度，防止秘密的泄漏和被窃取。

4、对于探听文件内容的人，可以假装不知道或转移话题。

5、以礼拒绝，在交往场合下，为了不损害友谊，要以礼拒绝。

10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。

答：1：切中需要，秘书掌握了大量信息，必须针对信息客体的实际需要，准确的给予，尽可能提高信息运用的命中率。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供给所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较。判断，但也并非多多益善，过多果篮的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。

2、全面有效，秘书调研信息贴别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当的获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用的，也要恰当的去全面的运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。

3、及时沟通，任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。玉树运用所掌握信息，也就的高度注意其运用的失效特征。秘书一旦获取有效信息，五笔立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效；与机关关系重大、运用失效明显的有效性信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即传达，千万不可错失运用时机。

4、综合开发，秘书的综合职能，决定秘书会账务带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一是利用同一信息，侧重点不同的提供个需要对象，多方面的发挥其参考作用，二是善于讲多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。二是从参谋职能出发，尤其是想领导提供信息时，既提供客观情况，同时陈述自己的看法、建议，以使领导提供信息时既提供客观情况，同时陈述自己的看法建议，以使领导获得更多一些，更深刻一些的信息参考。

11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的？

答：所谓重大回忆是指内容重要、规模较大、时间较长的会议。召开这种会议往往有完整的过程与程序，一般可以分为三个阶段。

1、会前准备阶段

为使会议达到预想的效果，事前事做好充分的准备，仓促的开会，不仅会拖长会议时间，而且还会影响会议的效果。会前的准备工作有：1，了解、掌握有关情况，确定会议主题，民却通过开会要解决什么问题。2，起草文件材料，组织发言文稿，会上分发讨论的材料要准备好人手一册。3，确定并通知开会对象，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人，使有关单位和个人及早做好准备。4，做好行政性的事务准备工作。除布置好会场外，还要事物安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。

2、会议进行阶段

1，会议开始后，首先要检查、核对与会人员，特别是立法法制性的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。2，汇总情况，编写简报。汇总请款共包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，一边及时部署工作，使会议健康发展。

3、做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。

3、会议结束阶段

1，收有关文件。根据保密原则，该收回的收回，该汇总的汇总，做到会内会外有别。

2、整理会议记录，根据会议需要，形成大会决议或会议纪要。3，立卷归档。把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告、各种文件、简报、群众来信、报刊上的有关报道等都要进行分类立卷，最后归档。

12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足（可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的；一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可）。答：接待工作的一般程序通常有以下几个步骤：

（一）收集来宾情况，判断来访用意。获取来访者的情况和意图，是做好接待工作的基础。

（二）拟定接待方案。重要的接待都应拟定接待方案，作为接待工作的依据和指南。

（三）准备接待材料。重要的接待活动，要求秘书人员准备有关文字材料，如汇报材料、发言材料、参考材料。欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要、接待简报、视察纪要等。

（四）组织双方活动。接待方案经主客双方同意后，秘书人员要据此加以精心组织实施。

（五）处理善后工作。一项接待活动结束后，秘书人员还要主动做好善后工作，如总结本次接待工作的经验、教训、向领导者进行报告，结算有关费用，对接待中的文字材料进行处理和立卷、归档等。

13、请简述接待来访的基本要求。

答：接待工作的要求有：

1、热情大方。对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。

2、细致周到。接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾作出周到的安排，使其感到方便和满意。

3、确保安全。确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。

4、俭省节约。接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。

5、内外有别。内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国内来宾有所区别。特别是在外事接待中，既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌，又要严格按照国家有关政策和规定办事，内外有别，严守纪律。

秘书工作的作用：

一、参谋助手作用

二、沟通协调作用

三、督促检查作用

四、信息反馈作用

五、中介枢纽作用

秘书在实践中运用对立统一原理应注意：

1、随机参与，提出参谋建议，辅佐决策，参与政务，一般是随机性的，在实际工作中，秘书与领导在一起工作，对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解，同时也了解问题发生、发展的始末，这就有利于秘书随时发现问题，相继提出意见和建议。这样，发现问题及时，协助领导解决问题也就比较迅速。

2、务实与超前，要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中既要注重务实求真，准确的了解现状，又要注重分析各方面的变化和发展，把握未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。

3、“T”型能量，优秀的秘书应当具备“T”型能量，也就是既要有横向比较广阔的综合知识能量，又要有总想颇为深厚的专业知识方面的能量。运用广泛的社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。

4、同步与异步，秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当其助手；又要随时提出劝谏发挥参谋作用。

5、开发与控制，秘书职能活动既要把秘书的决策指令透彻的传递给各组织成员，又要保守机密。既是对外联系的窗口与门户，又要保存机密材料，做到守口如瓶。

关于“七·一”计划组织各支部书记及成员参观西柏坡的请示

今年恰逢中国共产党建党九十周年，为进一步推动对党史知识的学习研究，增进对革命先辈优良传统的继承发扬，增强党员群众的党性修养和政治觉悟，计划在“七〃一”期间组织各支部书记及成员参观西柏坡，旨在通过此次参观学习，增强专业联系社会、理论联系实际的能力。特此请示单位主管领导批准前行。

以上请示妥否，盼复。

行政秘书与公文 篇6

《一》

x x币人民政府办公厅通报 全体市民：

据反映得知，近日来本市部分地区有一种令人人心惶惶的传说，称原流行于某国的恶性传染病××热已传入本市，并已造成十几人死亡。经本市防疫部门证实，这是完全没有任何事实根据的，本市至今从未发生过一起××热的病例。经核查，这一消息源于本市《晨报》零六年4月1日的一则“愚人节特快报告”。《晨报》这种不顾国情照搬西方文化极不严肃的做法是非常错误的，已经给全市人民的稳定生活带来了极其恶劣的影响。目前有关部门已对本报作出停业整顿并令其主要负责人深刻检查等待纪律处分的处理。有关单位应汲取这一教训，采取措施以予杜绝。特此通报。

××市人民政府启 参考答案：（1）标题缺问题；（2）不应直接主送市民；（3）“传说”一词不妥；（4）文中日期混用；（5）“本报”一词错用；（6）发文机关前后不一；（7）作者后的“启”字为错用；（8）“以予”一词颠倒。

《二》

隆回县办公室主任（秘书）培训班办公室业务考试公文改错题试题参考答案 1．发文字号“[ ]”应改为“〔 〕”； 2．发文顺序号不编虚位，“022”应为“22”； 3．发文字号应用4号仿宋字体排印；

4．上行文应标注签发人，签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成； 5．标题中字体有误，应为“二号方正小标宋字体”，居中排印；

6．标题应位于红色横隔线下方空2行排印； 7．标题文种混用，“请示报告”应改为“请示”； 8．标题用语不精炼，应删除“请求”二字； 9．缺少主送机关，应增加“县人民政府”；

10．主送机关应在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格，主送机关名称之后用全角冒号；

11．党的机关公文成文日期应用阿拉伯数字，“二OO七年五月十二日”应改为“2007年5月12日”；

12．成文日期标注于发文机关署名右下方，低两个字用3号仿宋体字排印； 13．党的机关的公文，发文机关署名，与正文的末行一般空两行排印；

14．党的机关的公文，抄送机关“抄送”2字顶格，用5号黑体字排印，后标全角冒号； 15．抄送机关名称用5号宋体字，中间可用顿号、逗号、分号，末尾不用标点符号。

《三》

关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告 省行：

×月×日，××地区遭受了一场历史上罕见的洪水袭击，×江两岸乡、村同时发生洪水，灾情严重。经初步不完全统计，农田受灾总面积达38000多亩，各种农作物损失达100多万元，农民个人损失也很大。灾后，我们立即深入灾区了解灾情，并发动干部群众积极开展生产自救。同时，为帮助受灾农民及时恢复生产，我们采取了下列措施：

一、对恢复生产所需的资金，以自筹为主。确有困难的，先从现有农贷指标中贷款支持。

二、对受灾严重的困难户，优先适当贷款，先帮助他们解决生活问题。到×月×日止，此项贷款已达××万元。

由于这次灾情过于严重，集体和个人的损失都很大，短期内恢复生产有一定的困难，仅靠正常农贷指标难以解决问题。为此，请省行下达专项救灾贷款指标××万元，以便支持灾区迅速恢复生产。

以上报告当否，请批示。××银行××市支行 一九九八年×月×日

四、公文改错题 【要点】

一、文种选择有误

从标题看，这篇公文是向省行提出灾区贷款专项指标的申请，目的是获得省行的批准。从正文的主体部分看，两条措施确属报告性质，但随后出现的专项贷款请求，就不是报告应有的内容了。从结语看，“以上报告妥否，请批示”，有着很强的期复性。因此，综合起来看，这篇公文应改为《关于拨给灾区贷款专项指标的请示》。

二、内容含糊

这是由于原文混淆了报告和请示的界限而造成的。写请示，只需写明请示缘由、请示事项，最后提出请示要求即可，与此无关的内容不应写入。而原文提出的两条措施：“对恢复

生产所需的资金，以自筹为主”、“对受灾严重的困难户，优先适当贷款”，既不是请示缘由，也不是请示事项，不应该写入文中。

三、语言不准确

文中有多处语言不确切。如“×江两岸乡、村同时发生洪水”，×江两岸所有村庄都遭受洪灾似不可能，“同时发生”更不可能。“灾情较重”跟后面“这次灾情过于严重”的说法相龃龉；“据初步不完全统计”，“初步”和“不完全”语意重复。

四、公文改错题（找出下列公文中的错误并说明理由，本题10分。）

中国人民银行××市分行

关于转发总行《储蓄工作座谈会纪要》的通知 ×银发［2002］×号

现将总行的《储蓄工作座谈会纪要》转发给你们，请立即组织研究，展开讨论，并根据《纪要》精神，认真贯彻执行。当前，首先要抓好第一季度的工作，以便为全年工作打下基础。中国人民银行××市分行 二〇〇二年七月二十四日

四、公文改错题

【要点】一般来说，转发性通知只能有一个目的，或为执行，或为讨论，或为参考，二者不能兼得，更不能三者兼得。上面这则通知一方面让人家“研究讨论”，一方面又让人家“贯彻执行”，这二者是不可兼得的。因为“研究讨论”意味着转发对象尚不成熟，还没有达到“执行”的程度；而“贯彻执行”却意味着转发对象已经成熟，已经没有“研究讨论”的必要了。作者在这里显然犯了自相矛盾的错误，违背了形式逻辑中的不矛盾律。这是转发性通知中的一种多发病和常见病。

四、公文改错题（找出下列公文中的错误并说明理由，本题10分。）各省、自治区、直辖市人民政府：

今年初，枝江县董镇信用社职工××同志为保卫国家财产，面对英勇歹徒，顽强搏斗，最后擒获歹徒。为此决定：授予××同志先进工作者称号。

国务院希望各条战线的群众、工人、农民、知识分子认真贯彻十三届四中、5中、6中全会精神，胸怀全局，艰苦奋斗，努力工作，为社会主义现代化建设做出更大贡献。中共中央、国务院90年4月24日

四、公文改错题 1.标题结构不完整，应改为“中共中央、国务院关于授予××同志先进工作者称号的决定”。2.“今年初”这一时间概念表达不当，应改为“1990年初”。3.枝江县前应冠以省名。4.“英勇歹徒”的表达有误。

5.“群众、工人、„„”等搭配不当。6.数字表达不一致，不应用阿拉伯数字。7.作者排列有误，应分两行排列。8.日期书写有误，应用汉字。

四、公文改错题（找出下列公文中的错误并说明理由，本题10分。）

××市工业局文件 ××字（2002）××号 签发人：张平

××市工业局关于印发“关于节减行政经费的几项规定”的通知

我局同意××市财政局“关于节减行政经费的几项规定”中提出的意见，认为切实可行，请结合本单位的情况参照执行。

附：××市财政局文件 2002.10.16 主题词：印发、规定、通知

抄送：××市人民政府、××市财政局

四、公文改错题。

（1）发文字号不规范，应为××〔2002〕23号；

（2）下行文不应标注签发人，应取消，发文字号居中排列；

（3）标题不规范，应将“印发”改为“转发”，引号应改为书名号《》；（4）缺主送机关，应写明收文单位名称；

（5）转发同级机关公文，不应用批示语气，如“我局同意”、“所提意见切实可行”等；（6）《规定》属规范性公文，应认真执行而不应写“参照”执行；（7）附件说明不规范，应具体写明附件的标题；

（8）成文日期不规范，应用汉字写全年月日，即二〇〇二年十月十六日；应加盖印章；（9）主题词不规范，应表明公文的主题项：行政经费；主题词之间空一个汉字位置，不用标点符号；

行政秘书与公文 篇7

第一步:接受拟稿任务

这是公文写作的起点。在这一步中必须明确几个问题:领导交待任务的实质是什么?公文行文的目的何在?行文要求如何?公文重点放在哪里?这一步的关键是要善于揣摩领导的意图。因为公文写作是一种指令性写作, 只要把领导的意图吃透并充分表达出来, 材料就是基本成功的。揣摩领导意图的方法是听、记、消化。听就是在接受任务时集中精力听领导讲意图;记就是把领导讲的东西尽可能原原本本地记下来, 以备写作时查阅;消化就是在听和记的基础上, 充分理解领导提出的问题和观点。既要站在全局上去理解, 因为领导交付的任务不可能讲得很细致、很全面, 大都是要点式的;又要参照领导平时的一贯思想去理解, 一般情况下, 领导提出的问题都是经过长时间的实践和思考得出的结论。

第二步:广泛收集材料

这是公文写作的根据, 没有材料就好比“巧妇难为无米之炊”, 公文写作更是无从下笔。收集材料一是必须考虑表达主题的要求, 围绕主题收集真实、准确、新鲜、典型的能反映事物本质特征的资料。二是明确收集材料的途径和方法。可以从现有的资料中收集, 如单位基本情况、重点工作任务等, 以了解有关情况;也可以深入工作的第一线, 收集第一手“活”资料, 以便反映工作中的动态信息;还可以从国家的政策法规中收集, 为拟写公文寻找更多的权威性依据。

第三步:拟定写作方案

这是公文写作成功与否的关键, 旨在确定一篇公文的主题思想、表达次序、各部分内容之间的衔接配合关系。

主题思想的确定是以“解决什么问题”作为主线拓展思路, 以“传递什么信息”作为主线提炼主题, 以“受众需求心理”作为导向确立主题。具体来讲包含五个方面:一是领导应该讲什么?二是文件起草部门希望领导讲什么?即有关部门对于这项工作希望通过领导讲话传递出的工作信号。三是受众希望听到什么?受众对领导的讲话往往都有具体期盼, 或是答疑解惑, 或是肯定表扬, 或是明确思路等。四是领导本人希望讲什么?每位领导讲话都有一贯的思路、风格及近期关注的重点、强调的要点等。五是上级希望领导讲什么?每项工作都应该按照上级领导机关的部署和要求开展, 讲话中需要科学地传递上级的要求。

表达次序是公文写作布局合理性的重要体现:一是善于提纲挈领, 按照公文主题搭建提纲, 拟定框架, 反复斟酌布局结构的合理性。二是善于归纳整合, 在把握公文整体结构的基础上, 按照诉求重要性科学合理划分文章层级, 使受众能通过标题基本判断行文逻辑。

各部分内容之间的衔接配合关系通过素材的平衡、恰当的转折和流畅的过渡来实现, 确保各个层级紧密衔接, 减少文章的突兀感和生硬感。

第四步:正式起草文稿

这是公文写作的核心。在起草文稿过程中要把握以下几个环节:

深度加工。把筛选所得的材料经过加工处理, 初步构建公文文本, 对照公文提纲和框架结构, 通过对信息模块的合并归类和填充, 实现公文“由骨到肉”的质变。

注重事例。公文写作要依事而论, 在写作技巧上可借用“以事实说话”的笔法。如果全篇没有涉及实情的“干货”, 那整篇文章就会沦为大话、空话、套话的堆砌, 导致读者无趣、听者闹心。写材料既要仰望天空, 更要脚踏实地, 如总结性公文可以通过大量事例的直接引入增强文章说服力。这里要格外关注事例的典型性和真实性, 不当的事例引用常常会造成适得其反的效果。

善用数字。恰当选取各种数据能够增强公文的信息含量和说服力。对数字的选用要注意两点:一是数据的权威性, 要使用权威部门发布的数据, 非正式渠道搜集的数据要经过权威机构核实方能使用;二是数据的准确性, 重要数据要以专业部门统计口径为准。

做好会商。当公文内容涉及其他部门职权范围时, 应当主动协商, 取得一致意见后才能对外行文;如有分歧, 应加强协调直至取得共识, 以防政出多门。

强调升华。一般的材料只求四平八稳, 优秀材料需要推陈出新、彰显特色。要实现从“一般”到“优秀”的飞跃, 从“有形无神”到“形神兼备”, 一要于常规处寻亮点, 有效提炼出本单位工作的亮点和突出成就, 以实实在在的内容震撼人心;二要于浅显处见真知, 发散思维、升华思想、小中见大, 把真知灼见融入到材料中;三要于文字处求新颖, 在遣词造句上下功夫, 注重语言的生动性和可读性, 如通过恰当使用排比对仗等句式增强文章的气势和韵律, 或借用一些约定俗成的古典语言增强公文的典雅和美感。

第五步:仔细加工修改

这是保证公文质量的重要一环。对公文文稿的加工修改, 切忌“眉毛胡子一把抓”, 要分清主次先后, 按照从内容到形式的修改顺序。一是检查主题质量。主要看文稿是否符合领导意图, 表达是否鲜明深刻, 是否有新意, 与上级部门的指示是否吻合。二是检查观点表达。观点与主题关系极为密切, 主题是中心论点, 观点可谓分论点, 在保证公文主题准确无误的前提下, 还要确保公文观点经得起推敲。三是检查材料应用。对文稿中引用的数字、事例等认真核实, 避免材料之间相互冲突, 还要特别注意动态信息的变化, 不能使用过时的数据说明已经变化的实际情况。四是检查文稿形式。主要考虑文稿结构是否完整、严密、合理, 重点内容是否突出, 层次是否清楚, 过渡转折是否自然, 以及语言表达是否准确、简练, 标点符号是否正确、规范。

提升公文写作能力是一个需要长期学习、思考和实践的过程, 以上五个步骤只为办公室秘书提供一个最基本的公文写作思路或窍门, 要想写作有突破, 更上一层楼, 仍需在工作之外多读、多思、多写。“读书破万卷, 下笔如有神”, 只有多读, 才能胸有成竹, 妙笔生花;只有多思, 才能纲举目张, 得心应手;只有多写, 才能举一反三, 触类旁通。

参考文献

[1]曾锐.初学者的“五步”写作法.秘书工作, 2015 (06) .

[2]许华君.公文写作常见的问题和解决办法.办公室业务, 2015 (04) .

行政秘书与公文 篇8

关键词：公文写作行政人员中职学校

1 从一则“请示”谈起

这是一则真实的“请示”。2012年某直饮水公司在笔者所在学校的办公楼、教学楼、学生宿舍区等场所安装了直饮水。但教学楼区域的水机一直只能是学生使用。教代会期间，职工代表建议学校给教师提供水卡，而方式是直接充值水费到教师的校卡上。于是，财务科、总务科、办公室三部门联合行文请示学校领导。原文如下：

学校领导：

学校第十三届教代会教职工建议第三条，要求学校提供水卡给教师在教学楼打水。经财务科、总务科、办公室调研，建议学校给上课的老师（含外聘），在直饮水公司凭校卡充值水费，每次10元，喝完可以续充，不限次数。充值时请提供老师本人的校卡，并签名确认。

总务科每月将充值签名表在下月初公示，以便监督水公司，并由总务科与水公司结算老师用水费。

充值的水费可以在教学楼水机叮水。

以上规定在2013年5月20日执行。

办公室、财务科、总务科（章）

2013年5月15日

分析“请示”，不难发现错误之处：一是错别字，“叮”应改为“打”。二是情理不符。如“以上规定在2013年5月20日执行”。言下之意，此制度的有效期有且仅有一天，即2013年5月20日当天。实际上是从2013年5月20日起执行。又如，“……在直饮水公司凭校卡充值水费……”。显然不是，实际上是在学校某充值点充值水费。三是语句表达不顺。如，“总务科每月将充值签名表在下月初公示”读来拗口，不妨改为“总务科每月初公示上个月充值签名表”。再如，“充值的水费可以在教学楼水机叮水”不妨改为“充值的水卡可以在教学楼水机使用”。又如，“喝完可以续充”可以删除“喝完”两字。四是名称排序前后不一致。正文是“财务科、总务科、办公室”；而署名处却是“办公室、财务科、总务科”。五是标点符号多余。如，署名处“办公室、财务科、总务科”中的两个顿号“、”应该删除。六是标题欠缺。此则建议实质上是“请示”，可加标题《关于给教师提供水卡的请示》。七是结束语欠缺。既然是“请示”，不妨套用“请示”的结束语，如，“以上请示，妥否？请批示。”

2 问题分析

笔者所在的学校在广东省属中职学校当中处于中等规模，目前内设机构12个，全体教职工160多人。其中，行政人员64人（科级干部22人、科员42人）。据了解，广东省属12所中职学校，每所学校内设机构基本在10个左右。可见，行政人员数目不少。而行政人员公文写作能力的高低在一定程度上影响了行政办公的效率；而行政办公的效率往往直接影响了学校日常的运转。

对内而言，部门之间的日常往来或多或少运用公文平台进行沟通协调。在办公信息化的当前，电子公文的使用越来越频繁。因而对公文的格式要求更加规范。对外而言，某一学校行政办公的效率也是对外宣传的重要名片。在很多场合，对外宣传的载体不外体现为两方面：一是行政人员的言行举止；二是行政人员公文写作能力的成果，如报送的各种材料。而纵观行政人员的公文写作能力现状，可谓良莠不齐。以上的“请示”便是典型的案例。概括起来，主要的问题表现为如下方面：

2.1 文种容易混淆

文种，直观地体现在公文的“眼睛”，即标题上。自2012年7月1日起，我国正式施行了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“条例”）。《条例》将行政机关和党的机关文种整合为15种，更加规范了每一文种的使用范围。对于相近或相似的文种，我们若不加以辨析，在实际运用时很容易混淆。譬如，某部门在处理学生违纪处分时误用“命令”，如《关于XXX等同学违纪处分的命令》。又如，某部门报送学生国家助学金自查工作情况时使用的标题为《XX职业技术学校关于我校学生国家助学金自查工作情况的汇报》。而公文没有“汇报”文种。在笔者看来，文种的正确与否直接关系到行文关系，关系到行文的语言色彩，关系到公文的生命力。如，“决定”的行文特点就不同于“请示”。前者，语言坚决，决策性强；后者，语言婉转，请示性强。

2.2 行文能力不等

《登徒子好色赋》在阐述描述人物时说，“增之一分则太长，减之一分则太短；著粉则太白，施朱则太赤……”。同样，公文的文段陈述也须恰到好处。因此，要求我们在公文写作时既要毫不客气地摒弃“无病呻吟”之习气，养成“惜字如金”的写作素养；又要全面把握公文整体，做到“运筹帷幄”。对于中职学校行政人员而言，行文能力参差不齐，表现为二：一是文字运用。比如，文字表达过于口语化。且看二例，某部门组织教师参加某项目评审时提出如下要求，即“……请大家务必于XXXX年XX月XX日前将申报材料报送办公室XXX老师处……”。显然，可以删除“大家”两字。又如，某部门在面向广大职工收集毕业合照时有这样语句，即“……照片翻拍之后我们会退回去”。不妨改为“照片翻拍之后将及时归还本人”。二是谋篇布局。譬如，“请示”的正文一般采用“陈述现状+提出需求”的思路；“批复”的正文则是“收悉信函+明确答复+提出要求”。可见，公文写作活动是“带着枷锁跳舞”。因此，要求写作时必须注重篇章的布局。否则，篇章之间的联系过于松散，整体合力单薄，势必影响公文的品质，凸现不出公文的公效力。

2.3 格式意识薄弱

公文格式分为两类：一是文面格式，二是书写格式。由于岗位工作原因，笔者经常要处理某些部门上报的材料，在公文格式处理时往往遇到这样或那样的问题。概括起来主要为三个方面：第一，字体字号使用不规范。如“标题”用3号宋体或4号黑体字等。而《党政机关公文格式》（以下简称“格式”）要求，标题一般用2号小标宋体字。第二，正文层次序号错乱。如，正文的第一层次直接用“（一）、”。而《格式》要求，正文的第一层次一般用“一、”。第三，采用纸张不规范。《格式》要求公文一般是A4纸，而某些部门提交材料时所用的打印纸张却是B5或16K等类型。假如说，A部门在公文排版时“标题”一直用3号宋体字，那算是“病入肌理”；那么B部门在公文排版时 “标题”一会用3号宋体字，一会用4号黑体字，那就是“病入膏盲”。

2.4 行文角色错位。按照《条例》规定，结合实际，中职学校收发文的部门一般是校办（综合办或行政办）。尽管校办（综合办或行政办）与学校其他内设机构处于同一地位，但在“上传下达”中心枢纽方面，工作性质却有所不同。因此，校内其余机构在行文时必须注意角色，即，如果面向全校发文必须通过校办（综合办或行政办）去处理，不能擅自发文。因为，角色变了，行文的语言色彩也会随之而变，进而影响公文的公信度。比如，某部门擅自以学校的名义印发学生违纪处理的文件。该部门的出发点是好的，但不被广大教职工或家长认可。

3 原因探讨

分析以上现状，笔者以为造成以上问题有如下四点原因：

3.1 学历不等

相对而言，中职学校行政人员的整体素质较专任教师偏低。就笔者所在学校，行政人员中，本科及以上学历约占72%、大专学历约占13%、高中（中专）学历约占10%，初中学历约占5%。而学历层次不等，在一定程度上影响了行政人员公文写作水平的高低。

3.2 专业与否

在行政队伍中，毕业于文秘专业科班的极少，仅有个别是相近专业，如汉语言文学专业。绝大多数行政人员是在实际岗位工作上才逐渐了解或接触公文。由于日常岗位工作任务繁重、事务琐碎，对公文写作顾不上深入的研究或探讨。以理工科毕业者为例，基于长期养成的思维和习惯的影响，对公文的格式等往往采取习惯思维去处理。如，在公文正文层次格式上，用“1.”表示第一层次；标点符号上，用“.”代替“。”；成文日期上，用“2013-06-21”标示。而文科出生的往往情感细腻，行文表达“行云流水”，却过于“喧宾夺主”，容易造成体例不符，公文不像公文。