行政管理专业《秘书学与秘书工作》课程期末复习提纲

行政管理专业《秘书学与秘书工作》课程期末复习提纲（精选4篇）

行政管理专业《秘书学与秘书工作》课程期末复习提纲 篇1

2011年春季学期行政管理专业《秘书学与秘书工作》课程期末复习提纲

苏海波

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手。秘书学就是以秘书工作为研究对象，研究其主体与客体及其相互关系的一门学科。它研究秘书工作的产生与发展、职能与环境、性质与作用、规律与特征、原则与要求、程序与环节、方法与艺术、机构与人员，以及秘书工作规范化、科学化、现代化的发展趋势等问题，以促进秘书工作适应社会发展的需要。

本门课程主要围绕迟行刚老师主编的《秘书学与秘书工作》这本书，从秘书与秘书学的发展、秘书的素质能力、秘书的基本职能、秘书活动的特征、文书工作、保密工作、信息工作、会务工作、接待工作、信访工作等10个章节安排进行深入学习。

秘书学具有实践的应用性、理论的兼容性、时代的发展性等学科特征；同时，秘书学是一门横跨多个学科的综合性的学问，它不仅有自身形成的特有内容，而且融入其他学科的某些内容，如管理学、领导科学、公文写作、社会学、政治学、心理学等。因此，鉴于学科的特点，我们除了掌握知识点外，最重要的是结合实际切实提高解决问题的能力，尤其是棘手、复杂问题的艺术。

【复习方法】

1、在复习过程中，同学们应以教材为主。首先通读课程教材，本课程共10章，内容不多，大家可以利用半天时间参照目录对知识框架有一个总体认识和了解。

2、在此基础上，大家参照《秘书学与秘书工作》课程学习指导，对重点知识点和核心概念进行理解、思考并掌握。

3、认真完成作业，作业中涉及的知识点都是本课程重点知识点，不排除部分题目会作为期末考题。

4、参与课程答疑（2011年6月7日），期待大家参与课程论坛的互动交流。

5、对一些疑难或者晦涩的知识点，大家提出，我会及时解答，希望大家广泛参与讨论。

6、课件作为教学的一种补充，大家可参考，以促进对教材内容的学习理解。

7、可充分利用网络资源，通过观影、阅读传记和案例等，用轻松愉悦的方式拓展自己知识存量和视野，同时也可提高自身分析、解决问题的能力。

【总体要求】

1、“秘书学及秘书工作”核心知识体系的掌握；

2、结合所学知识点，提升个人解决实际工作中的问题的能力和艺术。

【参考资料】

1、教材

秘书学与秘书工作1

《秘书学与秘书工作》，迟行刚著，为北京大学远程（网络）教育内部使用教材。

2、课程论坛

在课程论坛中定期会有专题和案例，希望同学们积极参与，并思考讨论。

3、对学有余力的同学，也可以阅读学习指导中推荐的参考书目。

【课程考核】

满分为100分，每一位同学的最终成绩由四部分组成：作业（20分）+答疑参与（5分）+论坛参与（5分）+期末闭卷考试（70分）。

期末试题来源：知识点全部来源于课程指定的教材（迟行刚老师的《秘书学与秘书工作》）；案例来源于论坛。

【试卷结构】

本门课程采取闭卷考试方式。

考试题型分为三类，即：简答题（3道），论述题（1道），案例分析题（1道）。

注：

1、简答题和论述题考核的知识点均来源于教材；

2、案例分析题来源于平时课程论坛中讨论的案例（选取一个），同学们务必关注论坛，积极思考并踊跃讨论。

3、案例分析题没有固定、统一的答案，结合《秘书学与秘书工作》课程相关的知识和理念，根据自己的理解，最好结合实际情况，加入个人独到的认知和见解。

4、案例题的解答一般分三个步骤，即：首段阐明个人的立场观点，第二部分结合课程知识和案例进行阐释，最后总结（可适当结合工作等实际），最好能按段落展示，会更清晰明了。

【各章节知识点】

本课程共10章，各章重点及主要内容如下：

第一章绪论

1、秘书的层级与类别；（概念）

2、秘书工作的发展趋势、作用、范围和原则；（概念）

第二章 秘书的素质能力

1、秘书的T型知识结构；（重点）

2、秘书的职业道德；（理解）

3、秘书的个性心理；（理解）

4、秘书的性格要求；（理解）

5、秘书工作能力的结构；（定义、运用）

第三章 秘书的基本职能

1、秘书辅佐决策的特点和方式；（重点）

2、秘书参谋决策的方法；（概念、运用）

3、秘书检查督办的要领；（运用）

4、秘书实务管理的特点和方法；（概念、运用）

5、秘书沟通协调的特点和方法；（重点、运用）

第四章 秘书活动的特征

1、秘书综合辅佐原理的集中表现；（难点）

2、系统中介原理及其运用；（难点、运用）

3、间接效益原理及其运用；（难点、运用）

4、对立统一原理及其运用；（难点、运用）

第五章 文书工作

1、公文撰拟对象、原则和文风；（理解、运用）

2、公文办理的程序和要求；（理解、运用）

第六章保密工作

1、保密的特点 ；（概念）

2、秘密的范围；（概念）

3、保密的方法；（重点、运用）

第七章 信息工作

1、秘书调查研究的原则 ；（定义）

2、秘书强化信息运用效果的方式；（定义、运用）

第八章会务工作

1、重大会议的组织安排 ；（重点、运用）

2、会议文书的撰写；（运用）

第九章 接待工作

1、接待工作的一般程序；（概念）

2、外事接待工作的一般程序；（重点、运用）

3、接待内宾的方法；（运用）

第十章 信访工作

1、信访部门的基本任务；（概念）

秘书学期末复习提示 篇2

法学科社会学类秘书（文秘）专业（现代远程教育·必修）工学科电气信息类计算机信息管理专业（现代远程教育·选修）

责任教师李柏梁

一、《秘书学（2）》复习和考试内容为《秘书学》课本的第十章至二十章，即会议组织、商务谈判、信访工作、接待工作、事务处理、领导者事务活动安排、党政秘书工作、企业秘书工作、涉处秘书工作、私人秘书工作和现代秘书职业。（课本186页至349页）

二、考试题型为：

名词解释15分（每小题3分，5小题）；

选择题15分（每小题3分，5小题）；

简答题20分（每小题10分，2小题）；

论述题20分（1题）；

案例分析题30分（1题）。

三、鉴于“现代远程教育”的学生与其他类别的学生，秘书学课程使用的是同一本教材（董继超主编：《秘书学》），同一本学习指导书（张继缅等编：《普通秘书学学习指导书》），同一本教学参考资料（董继超选编：《普通秘书学参考资料》），教学要求及试卷深度、广度都一样。

四、《秘书学（2）》早已提供了单元教学信息

（一）（二）

（三）（四）

（五）（六）

（七）（八）

（九）（十）

（十一）（即课本第十章至二十章的教学内容）。各单元教学信息内容包括：基本概念、基本问题、案例分析题以及阅读（《秘书学参考资料》中的有关领导人讲话和文章，有关法律、法规和法规性文件，有关秘书活动的论文）。

各地同样可以参考自1997年以来张继缅老师历年编写的《秘书学（2）》期末复习内容，因为总体要求是一致的。

五、案例分析题可以参考《秘书学学习指导书》中的案例分析题复习。但实际情况是《学习指导书》中与本学期教学内容联系紧密的对应案例并不多，且这些案例几年来已考过多次，因此也不排除另外编写新的案例来作为考题的可能。但不管怎样，学习并掌握教材中的基本理论、原理，并注重予以分析案例的能力，总是有益的。

《秘书学（2）》期末复习提示

《秘书学（2）》模拟试题

（一）一、名词解释（每小题3分，共15分）

1．政务2．企业秘书工作3．（狭义的）涉外秘书工作

4．私人秘书5．秘书职业

二、选择题（每小题3分，共15分。每小题有1—2项答案正确，请将正确答案的序号填

在括号内）

1．按会议的内容划分，会议可划分为（）.A．综合性会议B．工作会议

C．大型会议D．专题性会议

2．商务谈判按谈判的正规程序划分，谈判可分为（）.A．双边谈判B．非正式谈判

C．正式谈判D．公开谈判

3．接待工作的作用（）.A．代表作用B．联络作用

C．传播作用D．互惠作用

4．秘书处理事务的特点是（）.A．政务性B．全局性

C．重复性D．智能性

5．私人秘书工作的特点是（）.A．选择的双向性B．商务性

C．女性化D．关系的雇佣性

三、简答题（每小题10分，共20分）

1． 商务谈判中对谈判人员素质的要求有哪些？

2． 企业秘书应该重点发现和处理哪些信息？

四、论述题（20分）

试述当前会风中存在的主要问题及改进的途径。

五、案例分析（30分）

阅读下面的案例，试分析女秘书如何违背了现代科学管理中的“人本原理”。

女秘书的误区

“我们部门只有二十个人，但我发现我把他们全得罪了，原来很亲密的同事也都

避开我，我到底错在哪里？”

方云是一家公司的秘书，对工作尽心尽力，常常向我们这些局外人谈她的工作之道，“其实我是好意，我总想着沟通老板和员工的关系，帮助老板参与一些管理，甚至帮他对员工‘相面’。我觉得没有对不起别人的地方。”

但是方云部门的同事并不这么认为，举出如下镜头，方云的所作所为确实让人不舒服。

镜头1：办公室里除了老板和方云还有阿强和阿水，这时方云和老板突然用很低的声音交谈一些公事，看上去很隐密。阿强和阿水立刻如坐针毡，觉得老板和秘书是不是在议论自己？

《秘书学（2）模拟试题

（一）1镜头2：阿强要辞职，老板让方云拿些遣散费来，方云立刻反驳：我觉得没必要。

镜头3；阿辉上班经常迟到，方云都向老板汇报，并且当着许多人的面说：“我觉得您不要对他期望太高，他是不求上进。”

镜头4：下班了，方云跟着老板一起出门，边走边说“先去接晶晶（老板的儿子）吧”。

尽管方云的老板和我们这些局外朋友都理解方云的好意；一切为了上司考虑。但

她的言行却将负作用反射到自己身上。

在工作中，聪明伶俐的女秘书应懂得谨慎从事，经常自我检查，避免陷入误区。

否则，不仅会引来流言蜚语，搞得人际关系紧张，甚至会破环公司形象，也误了自己的前途。

要求：1．运用相应的理论进行分析。

2．结合案例内容分析。

3．600字左右。

《秘书学（2）》模拟试题

（一）2《秘书学（2）》模拟试题

（一）答案及评分标准

一、名词解释（每小题3分，共15分）

1．政务是指行政管理中涉及全局性、长远性的高层次公务活动，如行政决策、行政指挥、行政监督、行政立法等。（14章240页）

2．企业秘书工作是直接协助企业领导人履行领导职责，在进行企业经营决策和日常生产、经营、管理活动中，为领导节省时间，扩大空间，拾遗补缺，综合服务的活动。

（17章289页）

3．（狭义的）涉外秘书工作，是指在我国境内具有外资成分或由外籍人员管理的机构、实体、组织内的秘书工作，或以境外人员为服务对象的秘书工作。（18章304页）

4．私人秘书，是指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。（19章317页）

5．秘书职业，是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者或主事者处理日常事务，提供综合性服务，并收取报酬的一种社会职业。（20章328页）

二、选择题（每小题3分，共15分，多选或少选不给分）

1．A．D2.B．C3.A．B4.C．D5.A．D

三、简答题（每小题10分，共20分）

1．商务谈判中对谈判人员素质的要求：

（1）思想品德：要忠于职守、忠诚可靠、廉洁奉公；（3分）

（2）知识和能力：广泛的知识面和深厚的专业知识，有良好的倾听、推理、判断和语言表达能力，有效运用所掌握的知识和资料；（4分）

（3）气质和性格：要沉着冷静、坚韧不拔、富有幽默感并注重礼节仪表且落落大方、风度优雅。（3分）（11章203页）

2．企业秘书应该重点发现和处理的信息有：

（1）政策性信息；（3分）

（2）科技性信息；（3分）

（3）经验性信息；（2分）

（4）市场营销信息；（2分）（11章300-301页）

四、论述题（20分）（要点）

当前，不少会议的会风存在着比较严重的问题，亟需改进。

会风中存在的主要问题有：（1）会议过多过滥的现象十分严重，会议的思想作风和工作作风令人担忧;

（2）会期过长，规模过大，规格过高；

（3）借开会之名进行吃喝玩乐，铺张浪费，甚至滥发财物；

（4）会议纪律松懈，迟到、缺席现象普遍；

（5）会议内容空乏，搞形式主义、作表面文章；

（6）议而不决，决而不行，行而不查。

以上种种，大大妨碍了会议的成效，必须予以重视并加以改进。

（以上6个要点每个2分）

改进会风的途径包括：

（1）树立正确的会议观念，倡导开会中的务实精神和负责精神。（3分）

（2）现会议工作的科学化、规范化和制度化。（3分）

《秘书学（2）》模拟试题

（一）3（3）变革会议的方式的手段。从方式上可多采用现场办公会、对话会、午餐会、限

时发言开会、站着开会等方式；从手段上，可多借助广播、电视、电话、计算

机等现代化通讯手段开会。（2分）（10章196页）

六、案例分析（30分）（要点）

这位女秘书的误区在于违背了企业秘书的现代科学管理原理中的“人本原理”。人本原 理，即秘书无论是与领导者相处，辅助领导工作，还是协调各方面的关系，组织机关工作，都应当以调动人的积极性、做好人的工作为根本。（6分）

（1）女秘书的职责是辅助老板工作，不得越权。但女秘书在镜头2中却反驳老板的意见，擅自做主，过度自我膨胀，表现出独霸一方的气势，以二老板自居。（6分）

（2）女秘书应主动协调好各方面的关系，包括公司内部人与人之间的关系。但她却不问原因就当着许多人的面对老板说职工阿辉“不求上进”，不仅损伤了自己的形象，影响了干群关系。（6分）

（3）女秘书没有把做好人的工作当作自己工作的根本。她在办公室里当着阿强和阿水的面窃窃私语，令阿强和阿水如坐针毡，阿强和阿水以为是在议论自己,破坏了公司和谐的工作气氛。（6分）

（4）插手老板的家务事。若因老板工作忙碌，偶尔将家务事交由女秘书代劳，无可厚非,但若成为日常工作，则有不当之处。女秘书要认清自己是公司的员工，而不是老板夫人。（6分）

《秘书学（2）》模拟试题

行政1秘书与公文写作讲授提纲 篇3

刘慧明

总论

应用写作基础

第一节 应用写作概述

一、应用写作和应用文

应用写作是写作学的一个分支学科，它以应用文的文体及其写作活动为研究对象，探讨应用文的写作规律。

应用文是指国家机关、企事业单位、社会团体、人民群众在办理公私事务、传播信息、表达意愿所撰拟使用的实用性文章。包括公务文书和私务文书。

二、应用文类别

私用文书

规范公文 应用文

通用文书

党政公文

公务文书

事务公文

专用文书

经济文书

法律文书

军事文书

外交文书

新闻文体

…………

三、应用文的特点 1.内容的合法性 2.效用的实用性 3.格式的规范性 4.表达的简约性

第二节 应用文的写作要素

一、应用文的媒介要素 作者 读者 文本 沟通 语境

二、应用文本的写作要素

主旨：文章表达的目的和观点。题材：表现主题的材料。

结构：文章的内部组织构造和外部形态所共同表现的篇章形式。语言：进行思维活动和表达内容的工具。表达方式：文章反映客观事物的方法和手段。基本表达方式：叙述、议论、说明、描写、抒情。

公文的结构

（一）结构的基本内容 1．标题

2．层次和段落 3．开头和结尾

4．过渡和照应（关联词过渡；句子过渡；段落过渡；小标题过渡；序数过渡；表格过渡）

角度与线索（普通写作）

（二）文面格式

（三）外形结构（一段；多段；条文；表格）

（四）内在规律（纵式结构；横式结构；纵横式结构）

提出问题—分析问题—解决问题

第三节 应用文的写作过程

一、写作动因——工作需要（被动/主动）

二、写作前提——调查研究

三、写作关键——构思起草

四、写作终结——修改定稿

第一章 行政公文

第一节

行政公文概述

一、行政公文的定义 P.1

行政公文是国家行政机关在行政管理和过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、行政公文的特点

1.内容的政策性（合法性）2.作者的法定性（行政机关）

党的机关公文适用《中国共产党机关公文处理条例》

3.执行的权威性 4.文本的规范化

依据《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999）5.流通的程序化

5.流通的程序化（有严格的办文程序）办文程序包括发文办理和收文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

行文规则 1 ．行文必要原则 2 ．行文关系根据原则 3 ．政府各部门行文规则 4 ．联合行文规则 5 ．直接报送规则 6 ．协商一致原则 7 ．抄送规则 8 ．请示规则 9 ．报告规则 ．不主送个人规则

三、行政公文的作用 P.3 依法行政和进行公务活动的重要工具。1.规范行为 2.领导管理 3.联系沟通 4.凭证依据 5.考核尺度

四、公文的种类和分类 P.4 行政机关公文：《国家行政机关公文处理办法》第二章第九条

（一）命令(令)

（二）决定

（三）公告

（四）通告

（五）通知

（六）通报

（七）议案

（八）报告

（九）请示

（十）批复

（十一）意见

（十二）函

（十三）会议纪要 党的机关公文：《中国共产党机关公文处理条例》第七条

（一）决议

（二）决定

（三）指示

（四）意见

（五）通知

（六）通报

（七）公报

（八）报告

（九）请示

（十）批复

（十一）条例

（十二）规定 纪要

分类

（一）按行文方向分 1.下行文 2.平行文 3.上行文

（二）按作用分 1.指导性公文

2.知照性公文 3.呈报性公文

4.纪实性公文

写作导航

一、写作要求

1.条理清楚

2.简洁明了

3.正确规范

（1）合法正确

（十三）函

（十四）会议

（2）文种正确

（3）语言正确、庄重、规范

（4）格式规范

二、写作格式

练习P.8-11 第二节 命令 决定 批复（P.12）

一、命令

（一）命令（令）的定义和特点

P.12

命令（令），适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

特点：权限性；权威性。

（二）命令（令）的种类

公布令；行政令；嘉奖令；任免令。

（三）命令（令）的写作 P.14 1.标题

（1）发文机关、事由、文种

（2）发文机关、文种（公布令）2.发文字号

（1）流水号

（2）文件字号：发文机关代字、、序号

P.16例文二 3.正文

（1）开头：命令原由

P.17（2）主文：命令事项（公布令一般只有主文）P.16

（3）结尾：希望、号召 4.尾部

签署，成文日期

二、决定

（一）决定的定义及特点

P.13

决定，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

特点：1．权威性

2．指挥性

3.指导教育作用

（二）决定的种类

（一）部署性决定（指挥）P.19例五

（二）知照性决定

（三）表彰性决定

P.18例四

（四）惩诫性决定

（五）变更撤销决定

（三）决定的写作 P.15 1.首部：标题；题注 2.正文（1）开头：原由

（2）主文：决定事项

（3）（结尾：要求；希望）

三种写法：

．略写原由，详写事项（指挥、知照）．详写原由，略写事项（表彰、惩诫）．不写原由，只写事项

3.尾部：（成文日期和印章）

（四）写作要求

（一）原由清楚明白

（二）事项准确具体 文章病院 病例一 P.21

三、批复

（一）批复的定义及特点

批复，适用于答复下级机关请示事项。P.13 特点：1．被动性

2．针对性（集中性）

3．指示性

（二）批复的种类

1．事项性批复

P.19例文六 2．阐释性批复

P.20例文七

（三）批复的写作 P.15—16 1.首部

标题：发文机关＋事由＋文种

事由＋文种 主送机 2.正文

（1）开头：原由，批复的原因和依据。

请示的日期、标题、字号、及收文情况。（2）主文：事项，批复的具体内容

（批复态度和批复意见）

态度鲜明，意见具体，语言恳切。（3）结尾：结语或要求。

3.尾部：成文日期，印章（生效标识）——不用落款

（四）写作要求

（一）符合法律、政策

（二）针对性强 全面掌握请示内容。

（三）语义清楚，态度明确

（四）用语恰当

练习一： P.22病例二

第三节 公告 通告

一、公 告 P.23

（一）公告的定义及特点

公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（知照性公文）

特点：1．内容的重要性

2．宣传的广泛性

3．发文的限定性（发文机关级别高）．发布的郑重性

不能混用、滥用（法院公告、拆迁公告、业绩公告）（哈市）

（二）公告的写作 P.25 内容单一，篇幅不长，没有议论，不需解释。

（一）标题 1．发文机关

事由

文种 2．发文机关

文种

（二）正文 原由，事项，（结语）。

简明扼要，语气庄重。

（三）尾部 成文日期和印章

例

二、通告 P.24

一、通告的定义及特点

通告，适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。特点：

1．使用的广泛性 2．较强的业务性 3．规范指导性

4．发布方式的多样性

二、通告的种类

（一）规定性通告（P.28例文四）

（二）周知性通告

二、通告的写作

（一）标题

1．发文机关

事由

文种 2．发文机关

文种

（二）正文

原由：原因目的；依据；

事项：通告的具体事项。一般分项写明（结尾：结语；要求）

（三）日期和印章

要求：语言简洁，准确，通俗。

第四节 通知 通报

一、通知

（一）通知的定义的定义和分类 P.33

通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（二）通知的种类

批转、转发通知P.37例二；（发布通知P.36例一）

事项通知：告知通知；指示通知P.37三；会议通知P.38； 任免通知。

（三）通知的写作（写作导航）P.34 1.首部（标题；主送机关）标题：发文机关

事由

文种

事由

文种

文种（事务性通知）

发布规章的，规章名称用书名号；

批转、转发通知的，原文件标题的“通知”取消。

例： ××市公安局关于转发《×省公安厅转发〈公安部关于开展治理整顿工作的通知〉的通知》的通知 ××市公安局转发

关于开展治理整顿工作的通知

2.正文

转发、任免通知：内容单一 事项、会议通知：具体明确（1）开头：目的或依据

（2）主文：通知的具体事项

事项通知：工作任务、措施、办法、要求；

会议通知：会议时间、地点、内容、人员、报到时间、准备等）（3）结尾：要求，希望，说明。3.尾部

成文日期和印章

文章病院（P.40-42）

写作实践（P.43思考题； P.44/3选做题）

二、通报 P.34

（一）通报的定义及特点

通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。特点：

典型性，时效性，教育性。

（二）通报的种类

表彰通报；（P.39）

批评通报；

情况通报。（P.40）

（三）通报的写作（写作导航）（P.35）1.首部（标题；主送机关）

标题：1．发文机关＋事由＋文种

2．事由＋文种 2.正文

（1）开头：原由（表彰通报：事迹；

批评通报：劣迹和教训

情况通报：概述）（2）主文：通报决定事项（表彰或处分）

情况通报的具体情况，数据。（3）结尾：希望和要求

3.尾部：成文日期；印章

文章病院（P.40，42病例二）

第五节 请示 报告

一、请示（P.45）

（一）请示的定义及特点

适用于向上级机关请求指示、批准。特点：

1．行文内容的请求性 2．行文目的的求复性 3．行文时机的超前性 4．请求事项的单一性

（二）请示的种类（政策性请示；事项性请示）1.请求指示（解答性请示）

广东省公安厅关于巡警在巡逻中 能否纠正交通违章的请示

2.请求批准（批准性请示）P.49 广东省人民政府关于丹霞山风景名胜区 列为国家级重点风景名胜区的请示 × ×派出所关于购置防弹衣的请示 3.请求批转（批转性请示）

（三）请示写作 1.首部

标题：发文机关＋事由＋文种 主送机关 2.正文

1．开头：原由（理由及依据）

要有理有据，具体，明白。2．主文：请示事项。

具体，明确。

合法合理，具有可行性，可操作性。3．结尾：要求，请示语。3.尾部：成文日期，印章

（四）写作要求

（一）一文一事

（二）不能多头主送

（三）一般不越级请示

（四）不得抄送下级机关

（五）不主送上级机关负责人（行文规则）

实事求是

语言庄重

具体明确 文章病院： P.53 写作实践：P.56

二、报告

（一）报告的定义

报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

分类： ．工作报告

P.50 2．情况报告 3．答复报告 4．报送报告

（建议报告改用“意见”）

（二）报告的写作

P.48 1.首部（标题；主送机关）

标题：发文机关＋事由＋文种

事由＋文种（事由不能省）

2.正文

（1）开头：原由（导语）

（概括情况；观点；依据）（2）主文：报告事项（核心）

具体情况

工作报告：工作成绩、做法、经验；问题、原因（教训）；今后打算。P.49 情况报告：事件经过；性质；初步看法和处理意见。（事件——原因——对策）

答复报告：针对上级询问逐一作答。（3）结尾：结语

3.尾部：成文日期，印章

（三）写作要求 1.立意要新

2.内容真实、具体 3.条理清晰，重点突出 4.报告不能夹带请示事项 5.一般不得越级报告

6.不主送上级机关负责人

文章病院：改错 P.53病例一；

P.54

P.45 9

第六节

议案 意见

一、议案

（一）议案的定义

议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。P.57 立法修法；法定事项；重要事项

人民代表的议案，是讨论、解决某一问题的办法、措施、意见和方案。

（二）议案的写作

P.59 1.首部

标题；主送机关 2.正文

开头（案据—目的，依据）主文（方案）结语（“现提请审议”）

3.尾部

成文日期；印章

例文一 P.60

人民代表的议案内容包括案由、案据和方案。

二、意见

（一）意见的定义

意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。P.57

（二）意见的特点 1.灵活性

2.建议性

3.指导性（政策性）

意见属泛行文。国务院办公厅《公文处理意见》： “意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

可用作报告、请示、批复、通知、函等

（三）意见的写作

1.首部

标题：发文机关＋事由＋文种

事由＋文种 主送机关 2.正文

1．开头：原由，制作意见的目的和依据。

2．主文：具体意见。（全面、具体、完整）

一般分项写。（3．结尾）：要求；希望；请示语 3.尾部：成文日期，印章

（四）制作要求

（一）目的明确，针对性强

（二）理由充分

（三）内容具体可行。具有可操作性 例：加强社区警务意见

增加农民收入意见 文章病院

P.62 写作实践

P.62-63

第七节 函

一、函的定义

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。P.63

二、函的特点

单一，简便；

广泛，实用；

平和，委婉

函的形式与文件格式问题 《办法》第十五条：“政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”

“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。” 《公文处理意见》：与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

三、函的种类 P.64 作用：商洽函P.65二（包括邀请函）；询问函；答复函P.65 一；请批函；审批函。感谢信、贺电。

方向：去函；复函。性质：公函；便函。

四、函与请示、批复的区别

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。是平行文，多用途。

请示只用于向上级机关请求指示、批准。上行文，用途单一。批复只用于答复下级机关请示事项。下行文，用途单一。

五、函的写作

（一）首部 标题： 主送机关

（二）正文

开头：原由，发函的原因。

主文：事项，函的具体事项和内容。结尾：结语

（三）尾部 成文日期；印章

六、写作要求 1.一事一文

2.用语谦和（措词得体），态度诚恳 3.开门见山，直陈其事 文章病院

P.66 写作实践

P.67

第八节 会议纪要

一、会议纪要的定义及特点

会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。P.68 特点：1．纪实性（与会议记录同）（见第三章第三节）

2．纪要性（与会议记录异）

（二）会议纪要的种类 P.69 办公会议纪要（例会型）（例）专题会议纪要（决议型）（例文）

（概况型如学术会议）

（三）会议纪要的写作

（一）首部（标题；题注）P.69 标题： 1．会议名称＋文种（正副标题用于“简报”）

（二）正文

1．开头：导言，会议基本情况概述：

会议依据、目的、主办单位、时间、地点、名称、规模、参加人员，主要议程议题和会议成果等。

2．主文（会议主要精神）：会议情况和成果、评价、分析、议定事项、提出要求等。写法：综合式（例）；条款式；摘要式（学术会议）

．结尾：希望；要求 〔

（三）尾部：成文日期 〕

写作实践： P.73

第二章

事务文书

事务文书也称通用文书，是党政机关、企事单位在公务活动中制作和使用的除行政公文以外的各类公务文书。第一节

调查报告

一、定义 P.75

调查报告是对某一社会现象进行深入全面的调查、研究之后写成的书面报告。

“调查—研究—报告”

二、特点 P.75

（一）真实性（客观真实，本质真实）

（二）典型性（代表性，指导性）

（三）科学性（方法科学，态度科学）

（四）论理性（叙议结合）

（五）时效性（现实性，材料新）

（六）针对性

二、分类

（一）反映性调查报告

反映情况，材料性较强。（例文P.77）

（二）总结性调查报告

经验或教训。

（三）分析性调查报告

工作研究，理论色彩较浓。现状－原因－对策

三、格式和写法（写作导航）P.76 包括标题、署名、正文三部分

（一）标题 1． 公文式标题

调查对象范围或内容＋文种（调查）《关于对基层民警思想状况的调查报告》 2．文章式标题

揭示内容或中心

《广州市假币犯罪的现状、趋势及对策》 3．正副标题

以上两者结合《“爱在蓝天下”

——××校支援贫困山区活动调查》

（二）署名（单位或个人）

（三）正文（导言；主文；结尾）1．导言（开头）：序言、前言 介绍调查情况、调查结果、评价； 调查缘起、经过； 概括基本情况或结论。

方法：概括式；绪论式；议论式；提问式等 2．主文

调查内容的具体化和调查结论的具体展开。写法：递进（纵式）；

并列（横式）；

综合（3．结尾）

结论；问题、希望、要求、建议； 有关事项说明； 附件说明。

四、写作要求

（一）深入调查，充分掌握材料

（二）认真研究，科学分析材料 调查－研究－报告

（三）提炼观点，恰当运用材料

（四）锤炼语言，准确表达材料

文章病院： P.78—79 写作实践： P.80 思考

第二节

计划

一、计划概述

计划是对未来一定时间内的工作作出安排部署时制作使用的文书。P.80 作用：1．明确目标和任务

2．合理调配人力物力

3．检查监督

二、特点

（一）预想性

（二）可行性（可操作性）

（三）指导性

三、分类

计划是一类文书的总称，如规划、纲要、设想、要点、方案、打算、安排、预案、策划、意见等。

按时限分：长远计划、近期计划、短期计划、计划、季度计划、月度计划等； 按范围分：国际合作计划、国家计划、地区计划、系统计划、单位计划、部门计划等； 按内容分：综合计划、专项计划； 按性质分：行政计划、业务计划； 按写法分：条文式计划、表格式计划。

四、计划的写作

计划的结构形式：条文式；图表式 条文式包括标题、正文

（一）标题（公文式）

1．计划内容＋计划名称

（计划内容：计划范围、计划时限、计划内容名称）

2．单位名称＋计划内容＋计划名称 如：《××公安局二OO五年工作计划》

《广州公安局开展纪律教育学习月活动方案》

（二）正文 1．开头：前言

概括制定计划的法律政策依据，事实依据。2．主文：计划事项

三要素：

目标和任务（做什么）； 措施和步骤（怎么做）； 标准和要求（做到怎样）。（3．结尾：希望，要求）

（三）落款（也可以在题注）

例文 P.82

五、写作要求

（一）注重调研，处理各种关系

局部与整体；

眼前与长远；

分工与合作；

民主与集中。

（二）实事求是，突出特点

（三）反复论证，选择最佳方案

（四）准确表述，简明、实用、规范

文章病院

P.83 写作实践

P.84

第三节 总结 述职报告 总结

一、定义

总结是对自身某一实践活动或某一阶段工作进行系统回顾，找出内在规律，以指导未来实践时使用的文书。P.85 目的：指导未来实践

二、特点

（一）事后写作

（二）据实议事（材料的感性和结论的理性）

（三）鉴诫性

三、种类

总结也是对一类文书的总称

总结、小结、回顾、体会 种类与计划相对应

四、总结的写作

总结的结构内容包括：标题；正文；落款。

（一）标题

1．公文式：单位名称＋总结内容＋总结类别 2．揭示内容或中心 3．结合式：正副标题

以动制动

强化社区防控

——巡警大队勤务改革工作总结 准确、简要、醒目

（二）正文

1．开头：导言（直接、简要）——总 概述基本情况 介绍主要成绩 概括基本经验

2．主文：总结的具体内容——分 工作总结：

主要工作—主要成绩—基本经验—问题和教训—打算 经验总结：

做法—经验—体会（3．结尾）：总括前文；展望。

（三）落款

五、写作要求：

（一）调查深入，材料充足

（二）态度客观，实事求是

（三）正确使用材料

真实；典型；新颖；点面结合。

（四）叙议结合，语言简朴 善于把握高度，深度 视野开阔，保持敏感

总结忌套话：领导重视；提高认识；认真学习；层层落实„„

或：一个主题；两个方针；三项原则；四个要点；五项措施„„ 述职报告

述职报告是干部或相关人员总结陈述自己任职一定时期内履行岗位职责情况的自我评述的报告。P.85 特点

（1）述职的自我性（2）述评的确定性（3）内容的规定性 写作

标题、署名、称谓、正文 正文（引言，主文）

个人述职一般围绕德、能、勤、绩、廉

单位述职围绕部门职能、职责方面

第四节 简报

一、定义

简报是机关团体企事业单位为及时简要地报道与本职工作相关的各种信息而编、撰的内部使用的业务性小报刊。P.93 作用：反映情况；交流经验；沟通情况；传递信息。

常见的有工作动态、情况反映、简讯、快讯、信息摘编、内部参考等。

二、特点

业务性；新闻性；保密性；简捷性；灵活性。

三、种类

内容：综合简报、专题简报

性质：情况简报、工作简报、动态简报、会议简报、资料摘编 版期：定期、不定期简报 部门：综合、业务简报

时间：常规性、阶段性简报

四、内容和写法（报头、报核、报尾）

（一）报头版式 1．（密级）2．简报名称 3．期号 4．编发单位 5．编印时间

（二）报核 一文一报：标题；正文

（导语；主文；结尾）多文一报：目录或要目；

各篇标题，正文。

根据需要可加“编者按”

（三）报尾

发送范围（报；送；发）

印刷份数

简报的写作种类

（一）报道式写法（见第七章第一节消息）

导语＋主文

（二）述评式写法（见第七章第四节）

概叙＋评议

（三）总结式写法（介绍经验多用总结式）

成绩（果）＋做法（因）

（四）综合式写法

围绕某一中心组材，分门别类。

（五）转发式写法

摘编，加按语

五、编写要求

（一）求新

（二）求实

（三）求简

（四）求美

第五节

规章制度

规章制度属于规范公文—对相关人员的行为进行规范。P.88 规范性公文的特点

规定性，针对性；系统性；稳定性；条款式

我国行政法律、法规的一般渊源

宪法

法律：（全国人大及其常委会）

法规：行政法规（国务院）、地方性法规（地方人大）

规章：部门规章、地方政府规章 表现形式一般为：

条例；规定；办法（国务院《行政法规制定程序条例》）

行业、部门、团体等的规范有：章程；规则； 细则；守则；标准；公约；须知„„

规范公文的结构 “三则”：总则——分则——附则 内容分章、节、条、款、项、目 规范公文的写作要求

（一）符合宪法和法律的规定；（结婚登记条例与母婴法）

（二）文本备而不繁，逻辑严密；

（三）条文明确、具体；

（四）用语准确、简洁；

（五）具有可操作性。

规范性公文的制定程序

立项—起草—审查—决定—公布（文本）—解释

第三章 经济和法律文书

第一节

合同

一、合同的含义

P.126

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

婚姻、收养、监护等有关身份关系的协议，适用其他法律的规定。（合同法第二条）协议书与合同都属于契约文书，属于广义的合同

作用：为了保护合同当事人的合法益，维护社会经济秩序，促进社会主义现代化建设。”（合同法第一条）

二、合同的种类 P.126-127

《合同法》定为15种：

1．买卖合同；

2．供用电、水、气、热力合同；

3．赠与合同；

4．借款合同；

5．租赁合同

6．融资租赁合同；

7．承揽合同；

8．建设工程合同；

9．运输合同；

10．技术合同；

11．保管合同；

12．仓储合同；

13．委托合同；

14．行纪合同；

15．居间合同。

三、合同的形式、格式和内容

（一）合同的形式：

书面形式

(合同法第十条)口头形式

其他形式。

（二）格式 ：条款式

表格式；

条款加表格式。

当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。（合同法第十二条）

（三）基本内容（主要条款）

合同法第十二条

合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法。

P.128的内容为旧经济合同法的条款内容

四、合同的结构：首部、正文、尾部

（一）首部：标题（合同种类）

当事人的名称或者姓名和住所

（二）正文：合同具体条款

除合同法第十二条规定的法定条款的内容，还可以补充商议条款； 除主要内容外，还应该有合同份数和保存、生效（如鉴证或公证）、有效期、附件等。

（三）尾部：落款；日期；附项（电话、传真、电邮、邮编、账号等）

五、注意事项

（一）订立合同各方必须具备主体资格

（二）订立合同各方应遵循平等、自愿、公平、诚实信用原则

（合同法第3－6条）

（三）订立合同应当遵守法律、行政法规，尊重社会公德

（合同法第7条）不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。

（四）文字表达周密严谨

第二节

诉状

一、诉状的含义

P.158

诉状是当事人或第三人依照法律程序，向人民法院或其他司法机关提出请求事项或者答辩时所制作的法律文书的总称。也称书状类法律文书。

它是诉讼当事人依法行使诉讼权利和司法机关据以依法立案、审理而具有法律意义的重要诉讼文书。

诉状属律师代书文书之一。

二、书状类法律文书的种类 以案件性质分：刑事书状

民事书状

行政书状 以诉讼程序分：起诉状

上诉状

答辩状

申诉书

申请书（执行程序、特别程序、督促程序、公示催告程序、企业法人破产还债等程序用）

以文书作用分：诉求类

答辩类

法庭论辩类等。

三、内容、写法

各种诉状文书基本结构和要求有共同规律。

（一）首部：标题（诉状种类）；

当事人基本情况

（二）诉讼请求

答辩状：“因„„一案，提出答辩如下：” 要求：简明扼要；

具体明确；

合法合理。

（三）事实与理由： 事实

围绕诉讼请求，写明与案件相关的事实

刑事：写清“七要素”；

民事：写明双方当事人之间的法律关系，发生法律关系的时间、地点及法律关系的内容，纠纷的原因、经过和后果；

行政：围绕行政行为是否合法的要素；

上诉申诉：写被原判认定错误的事实和适用法律、程序的错误 答辩：针对对方事实、法律方面的错误反驳。

理由

对本案事实进行分析，论证纠纷的性质、危害和责任，并援引有关法律、法规，阐明诉讼请求的合法、合理性。

要求：事实清楚；简明扼要；针对性强。

（四）证据和证据来源、证人姓名和住址

（一般写证据名称、数量）

（五）尾部：致送法院；

附项（提交诉状副本数）;

具状人；日期。

通知作业

秘书四级专业技能部分复习重点 篇4

专业技能部分

第一部分 会议管理

1、会议议程、日程 1（1）主要内容：会议议程是会议的概略安排，主要包括：开幕式；来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。会议日程是根据议程做出的具体安排。（2）制定会议议程程序：

（a）明确会议目标及与会人员。（b）安排议程时间。议程时间长分为若干短时间会议；重要的事情放在前面；存在重大争议的话题放在最后；涉及秘密的事放在最后.（c）确定每一项议程

a)议程达到的目标 b)与会者准备及贡献 c)时间安排 d)演讲者

e)提前分发议题

（d）决定会议讨论形式

a)典型会议式 b)头脑风暴式 c)团队列名式

（e）决定会议决策方式（3）会议议程编制的注意事项

（a）注意各议程的习惯性顺序和公司对议程有无相关规定（b）在确定会议议程前还需明确会议活动的人员、时间、地点等安排（c）宣布议程，说明会议常务性内容（d）将同类性质的议程安排在一起（e）保密性较强的议题安排在后面

2、会议地点备选方案 1（1）会议地点选择

（a）交通便利

（b）场地大小与会议规模相符（c）有良好配置（d）不受外界干扰（e）应有停车场所（f）成本合理

（2）工作流程（5步）

（a）确定会议目的与形态（b）实质需求与与会者期望

（c）列出需要清单，确定会议场地

a)所在地区情况，是否便利，成本如何 b)会场环境 c)设施情况

（d）负责人核对、确认地点（e）签订书面合同

3、会场布置

（1）整体布局

（a）确定会场形式（b）合理摆放桌椅（c）布置附属设备（2）座次安排

4、传递会议信息

（1）传递会议通知信息。主要包括：会议名称、主办者、会议内容、参加对象、时间与地点等，通知样本需要作为档案保留。（2）分发、传递会议文件（3）沟通传递会议有关情况

（a）会场内外的沟通（b）办好会议简报（c）向领导传递信息（d）发布新闻信息

（4）注意事项：发布会议信息之前要进行报审，要对媒体进行选择。

5、安排会议食宿

（1）餐饮常识要点

（a）经济实惠，吃好不贵（b）统一标准，照顾少数群体（c）事先摆放座位卡

（d）提前通知与会者座位情况（2）会议住宿常识

（a）提前编制住房分配方案（b）适当照顾病老残弱和领导（c）统筹安排所有人员情况（d）有时还要注意集中便于讨论（e）交由领导审核额

6、会议嘉宾邀请 1（1）嘉宾类型。上级领导和政府官员；重要客户和利益相关方；名流；潜在贡献者（2）注意事项

（a）事先与嘉宾取得联系确认是否能够出席（b）正式邀请函（c）邀请不卑不亢

（d）了解嘉宾背景，处理好嘉宾间关系（e）宁可邀请，而不排斥的原则（f）人数不宜过多（3）程序

（a）开会确定邀请嘉宾名单（b）拟订请柬

（c）联络嘉宾，确认参会情况（d）开会之前再次联系，确定接送（4）相关连接

（a）嘉宾的安全保卫。人身安全保卫、私人物品保卫、文件保卫、驻地保卫、设施保卫、车辆保卫。

（b）嘉宾接待。接站工作：安排专人提前20分钟接站；领导到停车处接待；

7、会议值班工作（注意与事务值班相区别）

（1）值班工作的内容

（a）值班电话记录，主要包括：来电时间、单位、姓名、内容等（b）值班接待记录，主要包括：来访人员姓名、单位、事由、联系方法等

（c）值班日记，主要包括：外来的信函、电报、反应情况等进行登记，保证值班工作的连续性。（d）做好信息传递。（2）值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证信息的及时流通。

（3）值班工作程序

（a）制定值班工作制度。主要包括：信息处理制度，对信息进行基本处理的程序；岗位职责制度；交接班制度。（b）明确值班工作任务 搜集资料，传递信息 b)控制人员出入

c)有公司和部门领导联系电话，及时沟通 d)坚守岗位，人不离岗 e)协助服务人员做好工作 f)做好各种协调工作

g)必要时建立领导带班制度（c）编制会议值班表。值班表应报送主管领导审批，之后根据实际情况安排值班。

8、接待新闻媒体

（1）基本原则

（a）新闻实事求是，符合会议内容（b）注意保密，内外有别（c）重要观点须经领导审批（d）主动积极

（e）综合考虑传递方式和内容（f）随时收集外界信息

（g）为媒体沟通会提供必需的资料（2）工作内容

（a）撰写新闻稿，经领导审阅后向媒体发送（b）邀请媒体前来采访（c）召开记者会（3）工作程序

（a）媒体人员登记（b）发放会议材料

（c）安排新闻发布会等传统活动（d）安排媒体沟通会（4）应对媒体负面报道

（a）快速做出反应

（b）聘请专业公司危机公关（c）负责人出面

（d）不要推测未知事实（e）不要隐瞒真相（f）对媒体敞开大门（g）统一口径（h）频繁沟通

9、会议记录 a)（1）会议记录的准备工作。准备好记录的相关设备和物资，提前到达会场，了解会场座次，提前熟悉会议议程（2）会议记录的内容。

（a）标题。会议名称+文种（b）正文。首部+正文+尾部

a)首部，主要包括一会概况：会议名称，地点，时间，参与人员，主持人等

b)正文，主要包括会议议题、发言人及发言内容、会议决议等 c)结尾，另起行，写明散会时间（c）尾部，主持人签字和记录人签字（3）会议记录的要求

（a）速度

（b）真实。准确、清楚、突出重点（c）资料性。可长期保存。

10、会议资料的收集整理

（1）收集会议文件资料的要求

（a）确定收集范围（b）收集要及时

（c）确定合适的收集渠道（d）严格收集登记程序（e）注意保密（2）需要收集的资料

（a）会前分发的（b）会中产生的（c）会后产生的

（3）会议文件的立档归卷

（a）立档的意义

a)便于查找利用 b)反应工作进程 c)便于保存管理

d)保证秘书工作连续性

11、会议纪要

（1）会议纪要的种类。办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要、研讨会议纪要

（2）会议纪要的内容

（a）会议情况简述

（b）对会议精神的阐发（3）会议纪要的拟写要求

（a）实事求是，忠于会议实际（b）内容集中概括

（c）调理明晰，一目了然

（4）会议纪要工作程序。完善会议记录-起草-确定印发范围-接受者确认-领导签字-打印成文-印制、分发、归档

12、会议成本报销

（1）原则。

（a）遵守制度，严格手续（b）量入为出，收支平衡（c）精打细算，厉行节约

（2）清点费用发票-核实发票-填写报销单，粘贴发票-领导签字-财务报销-结清费用

第二部分 事务管理

1、制定接待计划

（1）确定接待规格

（a）来访者的身份和目的（b）对方与己方的关系（c）突然的变化（d）上一次接待标准（2）接待计划的主要内容

（a）接待规格（b）日程安排（c）经费预算（d）工作人员（3）工作程序

（a）了解掌握背景资料

a)了解来访目的

b)了解来访者基本情况（b）草拟接待计划。需要与来访者一方进行协商，并须经征得上司同意。

a)主要陪同人员 b)住宿 c)宴请 d)会见，会谈地点 e)参观游览地点

（c）与本单位沟通有关情况（d）与来访者沟通（e）报请上司批准（4）注意事项

（a）严格遵守单位规章制度

（b）了解客人饮食习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳（c）注意保密工作

2、团体接待常识

（1）用车礼仪

（a）乘车礼仪

a)若驾驶者为主人，上座为副驾驶，其次依次是后排右座、左座、中座。七座车则为最后一排。

b)驾驶者为司机，上座为后排右座，其他依次。副驾驶位秘书、警卫等人员座位。

（b）乘车次序

a)上车。主宾先上，接待方需给主宾拉开车门，等宾客上车再关上车门，最后上车

b)下车。如果外面有人开门，则应该让主宾先下车；如果没有人开门，则应该秘书先下车给主宾开门。

（2）见面礼仪

（a）主方先做自我介绍，由身份自高向低介绍。（b）主方应主动伸手握手，秘书马上接过客人的行李，私人物品除外。

3、值班工作

（1）值班工作的任务与要求

（a）办理上司交代的事项

a)临时会议通知

b)询问情况并回复领导 c)委托的接待工作 d)转告上司指示

（b）上传下达，沟通内外

（c）认真处理来电来函，只传达不表态。（d）负责接待工作

（e）掌握上司外出活动情况（f）协调处理安全保卫工作（2）值班工作规范（a）坚守值班岗位（b）认真处理事务（c）做好值班记录（d）热情接待来访者（e）加强安全防卫（3）值班实务处理

（a）做好公务接洽

a)公务接洽的职责范围。

b)处理办法。简单事务直接处理，重要事务请示后处理 c)建立健全公务接洽制度。岗位责任制度和登记管理制度（b）汇报情况

a)问明情况，做好记录 b)重要情况，及时汇报 c)谨防假冒，避免失误（c）处置突发事件

a)尽快反应 b)准确了解情况 c)主动做好预测

（4）制作值班表

（a）值班表内容

a)值班日志。记录值班情况和经历 b)值班报告。值班期间重大突发情况 c)来人登记与接待记录 d)电话记录 e)交接班

4、安排上司的差旅事务

（1）制定商务旅行计划

（b）时间、接站安排（c）路线、住宿安排（d）会晤计划

（e）交通工具的选择（f）需要携带的文件（g）其他特别要求

（h）目的地的天气状况

（i）差旅费用、现金、外币、支票等（j）行程安排、会议计划等（2）制作旅程表（a）日期（b）时间（c）地点（d）交通工具（e）具体事项（f）备注

（3）准备上司不同场合的发言稿（4）办理出国手续

5、完成上司临时交办的事项

（1）临时事项的特点

（a）广泛性（b）临时性（c）具体性（d）紧迫性

（2）临时事项的范围

（a）文书工作（b）会务工作（c）信访工作（d）信息工作（e）调研工作（f）督查工作（g）联络工作（h）协调工作（i）接待工作（3）临时事项的原则

（a）积极主动，千方百计

（b）既要符合政策，又要灵活应对（c）件件有着落，事事有回音

6、信息管理

（1）信息收集

（a）信息收集的要求

a)价值性 b)时效性 c)层次性 d)针对性 e)全面性

（b）信息收集的程序 a)明确信息收集范围 b)熟悉信息来源

c)选择信息收集方法 d)查找信息（c）注意事项

a)收集各种形态的信息 b)建立通讯联系索引卡 c)信息收集要有超前性

（2）信息筛选

（a）筛选信息的常用方法

a)留意标题 b)复印、剪裁 c)摘记 d)标记说明（b）筛选的要求

a)要选择对工作具有指导意义、与业务活动密切相关，带有倾向性动向性或突发性的信息，能遇见未来趋势，为决策提供服务的信息。

（c）工作程序

b)看来源 c)看标题 d)看正文 e)决定取舍

（3）信息分类，根据信息内容性质不同的异同、分门别类地组织起来的一种科学方法。

（a）信息分类的方法

a)字母分类法。按照作者姓名、单位名称、信息标题等字母顺序分类组合

b)地区分类法。按照信息形成地区字母先后顺序 c)主题分类法。按信息内容分类 d)数字分类法。按照一定规则给已有信息编排数字，用索引卡标出其类别

e)时间分类法。按信息形成日期分类（b）信息分类的要求

a)讲究科学性、逻辑性系统性和实用性

b)认真确定分类体系，明确分类标准和分类层次 c)准确归类，界限清楚（c）工作程序

a)熟悉信息内容 b)选择分类方法。

 字母分类法。规则简单易操作，不需制作索引卡，但某一字母下信息较多查找费时，不易估计储存容量。

 地区分类法。便于查找具有区域特征的信息，但需具有一定的地理知识，比较局限

 主题分类法。相关内容集中存放，方便检索，但不易掌握标准。

 数字分类法。按数字顺序排列，规则简单，适宜电脑储存，但需建立索引卡，花费时间。

 时间分类法。可做大型信息系统的细分规则，但需要与索引系统配合使用。

c)瓣类。即按照一定标准进行类别划分。d)归类。根据一定规范要求，（d）注意事项

a)利用颜色、标签分类别 b)建立交叉参照卡

（4）信息校核，对经过初步甄选的信息进行进一步的校验审核，分析信息可靠性与准确性，认定信息真实性。（a）信息校核的要求

a)以原始数据为基础

b)校核要排除主观因素的干扰（b）工作程序

a)确定校核的内容，根据信息用途确定校核的具体内容 b)选择校核方法。溯源法、逻辑法、核对法、比较法等 c)核实、分析信息 d)做出判断（c）注意事项

a)各种方法相互补充使用

b)综合运用知识，保证信息可靠

（5）信息传递

（a）方向。内向传递，为了协调合作，在单位内部进行信息交流；外向传递，利用媒介传递信息。（b）要素。信源、信道、信宿。（c）要求。

a)按不同需要把握传递方式、时间、地点 主动、不失时机将信息传递给接受者 保密信息在保密范围内传递 保证内容不失真 工作程序

确定传递信息内容 选择并确定传递方式

 信件，具有凭证作用，便于阅读参考，但花费时间较多，不便于交流。

 备忘录，使用方便，便于查阅参考，但信息量少，不便于交流

 报告，正式。 通知  指示  新闻稿  传阅单  新闻发布会  声明

c)确定传递方法

 语言传递  文字传递  电讯传递

 可视化辅助物传递 d)进行信息传递 e)确认传递质量

（6）信息储存

（a）工作程序

a)登记。总括登记，反映储存全貌；个别登记，按顺序逐件登记。b)编码。顺序编码，按信息顺序或者规定顺序；分组编号，利用数字进行单独编码 c)排列。

d)保存。手工保存、计算机存储、电子化储存 e)保管。（b）储存的意义 b)c)d)（d）

a)b)

第三部分 文书拟写与处理

1、批转转发性通知2、3、4、5、（1）批转转发性通知的类型

（a）转批通知。转批下级机关公文，重点在“批”。

（b）转发通知。转发上级或者不相隶属机关公文，重点在“转”。（c）印发通知。印发本机关或联合行文公文的通知，为了引起重视或贯彻执行，重点在“公布”。

报告

（1）报告的概念。汇报工作，反应情况答复上级询问（2）报告的特点。

（a）汇报性（b）陈述性

（3）报告与请示的区别

（a）性质不同。报告为反映工作，汇报情况；请示是请求上级批准或者请求指示。

（b）行文时限不同。报告可在事前、事后、事中行文；请示只能在事前。

（4）报告的类型

（a）汇报工作报告（b）反映情况报告（c）答复情况报告 请示

（1）请示的特点

（a）一文一事（b）请批对应（c）事前行文（2）请示的类型

（a）求示性请示（b）求批性指示（3）注意事项

（a）主送一个机关（b）逐级请示（c）语气温和恭谦 问答函

（1）概念。问答函是进行询问或者答复的函（2）类型。

（a）询问函。特此函达，请予复函。（b）答复函。收悉。特此复函。简报（1）概念。内部事务文书。（2）简报的特点。

（a）简（b）快（c）新（d）实

（3）简报的类型

（a）工作简报（b）会议简报（c）动态简报

6、意向书

（1）意向书的特点

（a）协商性（b）灵活性（c）简略性

7、订货单

（1）概念。由买卖双方填写。（2）特点。

（a）严肃性（b）协约性

8、档案分类

（1）含义。根据档案来源、时间等异同将档案划分为若干层次和类别构成体系的工作。（2）分类方法。

（a）分类法。适用于机构界限不清，档案数量少的单位（b）组织机构分类法。内部机构比较稳定的单位

（c）问题分类发。适用于只能分工不清，档案数量少的单位（3）档案分类的综合运用

（a）——组织机构法（b）——问题分类法（c）组织机构——问题分类法（d）问题——分类法（4）工作程序

（a）了解文件形成情况（b）分析档案形成单位情况（c）选择档案分类方法（d）文件归类

9、档案检索工具的编制

（1）工作内容。档案检索工具是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件

（2）档案检索工具的含义。是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。

（3）检索工具的类型

（a）归档文件目录（b）分类目录（c）主题目录（d）人民目录（e）全宗指南

10、档案鉴定

（1）内容。按照一定的原则、方法和标准，判断档案的价值，确定档案的保管年限，提出无价值档案的工作。

（2）期限。永久；长期：16-50年；短期：15年以下（3）要求

（a）逐件阅读档案内容

（b）综合分析档案各方面特征（c）综合档案的需求判定档案价值（4）工作程序

（a）判断文件是否需要保存

（b）分析档案价值。来源、内容、形式特征、技术因素、功能因素。（c）确定文件保管期限（d）对保管文件进行复审

11、档案保管

（1）注意事项

（a）库房安排集中，查阅方便为原则