高校行政秘书

高校行政秘书（精选12篇）

高校行政秘书 篇1

院系是高校中按学科性质设立的基层单位, 院系行政秘书则是院系中专门处理综合事务的行政管理岗位。院系行政秘书独特的工作特点, 要求其必须具有较高的管理素质才能适应高等院校发展的要求。

一、院系行政秘书的工作特点

院系行政秘书工作的首要特点是具有烦琐性。一般来说, 根据院系规模和工作需要, 院系秘书分为行政秘书、教学秘书、科研秘书、党务秘书等。院系行政秘书的日常工作十分烦琐, 工作范围涉及院系工作的各个方面:文件的收发、传阅;行政档案管理;印章管理;财务管理;文书处理;会务工作;信息、宣传工作;保密工作;接待、联络工作等。院系行政秘书工作的第二个特性是上传下达, 左右协调。行政秘书作为院系行政工作的主要管理者, 要做到承上启下、沟通内外、协调左右。既要处理、协调好本院系内部事务, 又要协调与上下级职能部门、兄弟院系及合作单位等的关系, 为高校和院系的教学、科研等各项工作创造宽松、和谐的环境。院系行政秘书工作区别于其他企事业单位行政秘书最重要的特性是服务性。美国企业家西洛斯·梅考克提出的梅考克法则将管理视为“一种严肃的爱”。与企业管理不同, 对于高校来讲, 管理更准确地说是“服务”。院系行政秘书的工作直接面向广大师生, 必须坚持以人为本, 树立良好的服务意识。工作中要有强烈的责任心, 为师生服务要做到认真负责, 更要真诚、热情。

二、院系级行政秘书应具备的管理素质

院系行政秘书工作的特殊性要求其必须具备较高的管理素质, 包括政治素质、业务素质、心理素质。同时还要具备一定的法律素养, 树立良好的个人形象。政治素质是高校院系行政秘书最重要的素质。行政秘书要有坚定的政治立场, 了解国家重大政治活动, 在任何时刻都要维护好国家、学校、院系的利益, 拒腐防变, 保持优良的作风。业务素质是行政秘书必须具备的基本素质, 包括协调能力、表达能力、信息处理能力等。院系级行政秘书要有较高的协调能力, 要善于协调各种关系, 及时沟通信息, 消除矛盾、融洽关系, 在坚持原则的基础上注重工作方式的灵活性, 调动一切积极因素, 为单位营造良好的工作氛围。文书、宣传工作是院系行政秘书工作中的重要内容, 这就要求行政秘书必须具备较高的表达能力。

在信息处理工作中, 行政秘书要有超前意识, 要善于运用科学的分析手段和思维方法, 对事物的发展做出科学的预测, 及时向领导提供正确的预测性信息[1]。处理信息, 要跟得上潮流的发展, 如掌握微博、微信等现代信息技术, 为师生提供贴心服务。高校院系是培育人才的基本单位, 院系行政秘书的工作与高等教育紧密相关。因此, 高校院系行政秘书必须具有教育学、心理学知识, 从而有效保证工作质量, 提高效率。行政秘书必须具备基本的法律知识和素养。如在盖章用印等方面要做到有章可循、有法必依, 尽量避免纠纷的产生。院系行政秘书岗位是外界了解院系的重要窗口, 行政秘书的言谈举止、个人素养直接关系着院系的对外形象。因此, 院系行政秘书必须树立良好的个人形象, 在对外交往中维护好院系和学校利益, 做好本单位的形象大使。

三、提高院系级行政秘书管理素质的基本途径

特殊的角色定位要求院系级行政秘书必须具有较高的管理素质。然而, 目前高校院系行政秘书队伍普遍呈现管理素质整体不高, 发展不平衡的状态。院系行政秘书的管理素质距离社会发展对高等教育管理改革的要求和学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差距。为了提升院系行政秘书队伍的管理素质, 要在把好入行关的基础上, 注重对行政秘书加强培训等多种途径的运用。

1. 提高入行标准。

目前, 许多高等院校已提高了对行政管理岗位的入行标准。浙江大学等高校已对党政管理岗位的入行标准提高到硕士学历, 甚至博士学历并面向社会公开进行招聘考试, 通过笔试、面试等形式对求职人员进行全面考察。

2. 重视对院系行政秘书的培训。

在高学历的基础上选拔行政秘书是提高从业人员素质的重要保障, 但只有高学历是远远不够的, 入职后学校对从业人员的培训更为重要。目前, 行政秘书普遍面临“重使用、轻培训”的状况。行政秘书除了认真做事之外, 还需掌握一定的管理、信息、教育学等知识。高校可以利用自身有利条件请管理学科、教育学科、法学学科的老师为行政秘书做专题培训。此外, 在高校国际化推进日益迅速的今天, 院系行政秘书熟练掌握国际化运作的能力十分重要。高等院校可以通过组织院系行政秘书出国学习、交流, 使其管理理念和知识水平与国际前沿接轨。

3. 构筑专业平台, 促进院系行政秘书的专业发展。

欧美等发达国家十分注重高效行政人员的专业化发展。美国通过设立美国学校管理人员协会等组织为高校行政管理人员提升管理素质提供平台, 为高校院系行政秘书提供专业服务, 有效地维护了高校行政秘书的权益, 促进了行政秘书管理水平的专业化提升。我国应该借鉴其成功经验, 构筑具有中国特色的专业平台, 促进高校院系行政秘书的专业发展, 以提高其管理素质和专业化水平。

4. 健全竞争、激励机制。

竞争是提高工作效率的有效途径。健全竞争机制, 可以有效破除目前高校行政管理中普遍存在的“大锅饭”状态。竞争必须以激励为保障, 只有公平、公正、合理的考核体系才能激发员工的工作热情, 对竞争起到相应的激励作用。美国管理学家贝雷尔森和斯坦尼尔认为“一切内心要争取的条件、希望、愿望、动力等都构成了对人的激励。……它是人类活动的一种内心状态”[2]。通过竞争和激励机制, 员工在薪水和职位晋升等机会中获得公平、公正对待, 其工作能力和努力程度将得到最大程度的激发。

5. 重视对非事业编制行政秘书的管理。

由于学校人员编制的限制, 有些高校院系可能存在编内人员不能满足院系行政事务烦琐复杂的需要, 也会聘用一些非事业编制的合同制用工人员作为适当补充。“合同制人员已经成为高校员工的重要组成部分”[3]。院系应重视对这类非事业编制性质行政秘书的管理, 为其提供稳定的工作环境和适当的发展空间。同时, 对能力高的秘书给予相应的物质和精神鼓励, 留住好的人才[3]。

6. 行政秘书要勤于学习和实践, 提升自身素养。

人的各种能力是在后天的学习、生活和社会实践中形成和发展起来的。提高秘书素质最有效的办法是自学, 这是秘书成才的根本途径[4]。院系级行政秘书要有良好的学习态度, 注重自身学习能力的提高。工作生活中, 要积极向周围素质高、能力高、经验多的领导和同事学习, 不断总结经验、勤于思考、勇于创新, 跟得上时代发展的要求。

四、结语

邓小平同志说过, 我们需要大量的、合格的学校管理人员。加强高校管理工作, 关键在于管理队伍。院系行政秘书作为高校最基层的行政管理人员, 其工作看似平凡, 但每一项工作都与院系乃至学校的发展息息相关。因此, 院系行政秘书人员管理素质的整体水平对于院系的健康、可持续发展和高等院校的建设与发展都有着十分重要的意义。

参考文献

[1]杨锋.秘书实务[M].北京:中国人民大学出版社, 2011.

[2]小詹姆斯.管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社, 1982.

[3]王春红.如何有效地进行高校合同制秘书管理[J].人力资源管理, 2012, (3) .

[4]屈跃能.高校教学院系行政秘书工作的探讨[J].高等函授学报, 2010, (4) .

高校行政秘书 篇2

***行政秘书是我踏入社会从事的第一份工作，是我职业生涯的起点，因此我倍加珍惜，总是尽最大努力去做好工作。半年工作以来，在学院领导的关心与帮助，在同事的鼓励与支持，虽然业务还不是很娴熟，但我的心态已逐步适应了现在的生活与工作环境，融入了***的家庭。总结这半年以来的工作，付出了、收获了、成长了。

思想意识方面。这一方面的感想与锤炼并非是只是来自于理论思想教育方面，更多的是来源于实际的工作之中。通过半年的高校行政工作，我意识到高校行政工作的纷繁与多样，唯具有“四心”方能做好本职工作：一是耐心。高校行政工作相较纷繁，这就需要我们行政工作的每个人都能够保持耐心的去对待工作，对待工作中的每一件事、每一个人；二是细心。纷繁的工作往往容易出错，唯有细心才能够做好本职工作；三是责任心。在其位，谋其政。处在了行政秘书的岗位上，就应该保持对待工作负责的心态，尽心尽力做好工作，做好服务。“为人民服务”不是一句口号，其实，“为人民服务”的实际行动就在我们身边。四是自信心。有了自信心，我们才能够敢做工作，才能做好工作。

具体工作方面。进入学校工作半年以来，我担任了行政秘书、网站管理员、班主任工作，深感责任重大，因此一直兢兢业业，努力去做好工作。一方面，我尽心去做好本职工作中的各项常规工作，力图尽善尽美，不为后续工作带来干扰和麻烦；另一方面，我经常思考如何去优化工作，也试图去探索创造性的做好工作。半年工作中，我参与了组织本院教工运动会、排舞、教职工职称评审、学院网站建设、家具管理、班级学生管理、考试监考等工作，感觉工作很充实，收获很大，既丰富了工作与生活，又逐步积累了工作经验。

高校行政秘书 篇3

关键词：高校；行政秘书；角色定位；素质要求

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）12-0026-02

高校院（系）行政秘书既是校级职能部门与院系之间的桥梁，又是联系院领导和广大师生的枢纽，该职务在学院的发展建设中起着重要的作用。行政秘书在保证学院日常工作的正常运转、部门内部及部门之间的工作协调合作、学院整体合力的发挥中起着不可或缺的作用。随着高校管理不断走向成熟，对行政秘书的工作提出了更高的要求。行政秘书必须在充分了解自己角色定位的基础之上，不断提高自身修养以达到相关的素质要求，才能服务好教学和科研，服务好教师与学生，实现自己的岗位价值。

一、高校院（系）行政秘书的角色定位

高校行政秘书是高校日常行政事务的主要承担者，在院（系）所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。本文从服务性、创造性、时效性和机密性这四个方面来阐述行政秘书的角色定位。

1.服务性。行政秘书是秘书职业的一个分支，因此，服务性是行政秘书工作的主旋律，作为行政秘书，首先必须明确该岗位的服务性地位，培养为领导服务、为教师服务、为学生服务的意识，才能用心服务大家，最终体现这一职业的特殊魅力，让人觉得这一工作的伟大、神圣与受人尊敬。

2.创造性。创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充，这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，秘书工作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段，促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题，以新理念来思考问题，以新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。

3.时效性。秘书工作像新闻工作一样要追求时效性。所谓秘书工作的时效性指事件发生（获取信息）与处理（下传信息）之间的时间差。时间差越短，则时效性越强。

4.机密性。秘书工作是领导旨意的具体实施，也直接接触一些机要文件，所以知道秘密的时间最早，掌握的秘密最多。因此，秘书必须要有保密意识，在任何时候、任何情况下都不能掉以轻心，做到不该问的不问，不该看的不看，不该听的不听，不该记的不记，不该说的不说。严格按照制度和保密守则办事，以免带来一些可预料的后果。

二、高校行政秘书的素质要求

高校行政秘书要想提高自己的工作能力，适应行政秘书角色要求，必须不断提高自身的素质修养。高校管理具有学术性特点，这就要求高校行政秘书除具备秘书专业的相关知识之外，还需要了解该院系的专业知识，才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。

1.思想政治素质。政治思想素质是行政工作的宗旨，过硬的政治思想素质是能出色完成各项工作最基本的要求。第一，行政工作需要政治的方向性明确，在按照学校各项规章制度办事的同时，也一定要贯彻党的路线、方针和政策。高等学校的行政秘书思想政治立场必须坚定，懂得国家有关政策、熟悉学校的工作方针和政策，认真学习领悟相关领导的讲话精神。第二，学校行政秘书要具备高尚的思想水平以及精神风貌，事业心和责任心是必不可少的。同时要不断地在工作中充实自己，完善自己，形成良好的职业道德规范：作风严谨、乐于奉献、恪守职责、爱岗敬业、提升自身的业务能力和工作效率、热心为广大师生服务、为人谦虚、平等待人。

2.文化和心理素养。要做一个合格的高校行政秘书，科学文化以及专业知识素质是必备的条件。只有具备了真才实学，才能适应不断变化的工作和社会需求。行政秘书是高校院系的办公人员，在掌握与办公室相关的管理知识的同时也要具备一定的与办公室工作相联系的知识，更要注重在管理知识方面的积累，特别是针对与高校相关的教学、科研和行政方面管理知识和心理知识的积累。作为行政秘书要积极学习，丰富网络和信息知识，提升计算机办公和运用网络知识的能力，这样才能使行政秘书的工作功效卓著。高校学院的办公室工作对应面广泛，事务繁杂，临时性和突发性的事情经常发生，多种矛盾容易转移到行政秘书的身上，行政秘书会承担很大的心理压力。所以，高校行政秘书只有具备健康良好的心理素质才能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作。第一，要意识到行政秘书工作不是简单的重复性工作，不是熟练就可以做好的，作为秘书，要树立信心和积极的心态，这样才能有工作的勇气、激发潜能和毅力，形成恰当的自我意识和正确的价值判断。第二，要养成对人、对事、对物的平常心态，在工作中保持热情真诚的心态。最后，行政秘书要具有坚定的意志，对待工作中的困难要坚定、坚强，遇事沉着冷静有耐心。

3.业务技能素质。文化知识决定着工作的能力，能力技术是文化知识在实际应用中的具体体现。行政秘书要具备将自身文化修养转化为实际工作中的能力的素质。主要包含以下几方面的能力：语言表述能力，协调合作能力，组织管理技能和办公室业务技能。①语言表述能力。为院系的领导起草各类文书和通知以及与人交流在行政秘书工作中占有很大一部分的比例。语言表述要做到清晰明了、言简意赅、贴切自然。同时具备一定的外语交流和沟通能力，更会令行政秘书的工作得心应手。②协调合作能力。行政秘书工作接触到的部门广泛，与各方面沟通和合作是工作中不可或缺的。院系内部，要协调与领导和广大师生员工的关系，并要与其他办公室成员合作完成部分工作；要协调和上级职能部门、其他院校、合作单位等的关系。行政秘书要熟知社交礼仪，这样才能在协调和合作过程中，营造出和睦融洽的工作氛围。③组织管理能力。行政秘书要能够独立地完成自己所分管的一个方面的工作。秘书工作人员要肩负责任，能妥善处理职责范围内的工作和任务，遇到紧急情况和突发事件，能沉着应对并及时寻求出解决问题的方法。行政秘书要培养创新思维，不断发现实际工作中的新问题，用创新思维提供解决问题的方案。

高校院（系）行政秘书的主要工作是：协助领导处理政务和日常事务，为领导决策提供参考。行政秘书既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。合理的角色定位是做好行政秘书工作的关键，过硬的业务素质是做好行政秘书工作的保障。高校行政秘书必须把握好自己的角色定位，不断提高自身业务素质，才能适应校发展的需要，更好地为广大师生员工提供服务。

参考文献：

[1]周新秋.如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].秘书工作，2009，（11）.

[2]陶敏.高校二级学院办公室秘书的角色意识[J].新探索，2010，（28）.

[3]陈曦.浅析高校二级学院行政秘书工作[J].东京文学，2011，（9）.

浅谈高校行政秘书综合素养的培养 篇4

素养是人们在环境和教育影响下形成的修养, 由各种基本品质和能力构成。高校行政秘书的综合素养主要包括品德素养、个性素养、智能素养、信息素养、业务素养几个方面。

一、思想品德素养

思想品德素养是根本、是灵魂, 提高高校行政秘书的素养首先在于提高思想品德素养。

品德是个人依据一定的道德行为准则而表现出来的某些稳固的特征。在高校, 教师和学生构成了学校基本队伍的主体, 他们是系办公室服务的对象, 为他们服务就是为学校的教育教学服务, 为培养人才服务。这就要求行政秘书要有无私的爱岗敬业之德、强烈的育人做人之德、高尚的以身施教之德。在对待自己的方面, 要爱岗敬业、乐于奉献, 不计个人得失, 全心全意为师生服务;在对待学生的方面, 要热爱学生。热爱学生反映了师生关系最为本质的联系与教学的需要, 是一个教育工作者对待学生的最基本的行为规范和准则。在对待同事的方面, 要与自己的同事真诚相待, 从尊重共同的道德准则出发, 与同事相互团结、协作、支持, 形成良好的工作集体。

二、个性素养

个性素养是职业修养建设的人格基础。良好的个性具有巨大的感染力和影响力, 也是做好高校办公室工作的基石。

高校行政秘书加强自身个性素养主要从以下两方面着手:

1. 培养良好的心理素质

良好的心理素质指的是具有健康而优良的心理状态。高校办公室事务多且艰巨, 有人可能会表现出畏惧烦躁或不耐烦, 有人在突发事情面前惊慌失措, 乱了方寸。为了有效地开展各项工作, 高校行政秘书必须有意识地加强心理素质的训练, 使自己经常保持良好的健康的心理。

2. 创造良好的人际关系

高校办公室的特殊地位和作用使得良好的人际关系环境比其他任何部门都重要。教师是一个特殊的群体, 学识渊博, 但也爱认死理, 自命清高。高校办公室人员经常要与教师接触, 既要尊重教师, 又要善于和教师沟通, 不但要了解和顺应各位领导的独特个性, 还要了解和包容同事的个性。在工作中善于理解和接受他人, 为自己创造一个良好的人际关系环境, 工作起来才能得心应手、事半功倍。

三、智能素养

高校行政秘书的智能素养是指知识和能力方面的素养。秘书知识和秘书能力是秘书人员履行职业责任和义务、实现辅助领导者实施管理这一目标的两个基本条件。

高校行政秘书必须具备较高的科学文化知识, 这也是行政人员做好行政管理工作的最基本条件之一。

1. 要加强专业理论的学习

专业理论包括秘书学的基本原理和基础知识, 以及有关秘书实务的知识和实际操作方法、技巧等。

2. 学习管理科学知识

行政秘书从事的是管理工作, 因此必须不断丰富自己的管理学知识, 掌握先进的管理理念和方法, 才能保证管理工作事半功倍, 卓有成效。

3. 学习档案学知, 做到档案管理规范化

文书档案管理是行政秘书的一项日常工作。档案管理科学, 可以节约查找资料的时间, 随时可以调阅所需资料, 提高工作效率。

4. 高校行政秘书要具有较高的外语水平

高校行政秘书只有具备较高的外语水平, 才能更好地了解发达国家高等教育的现状及发展情况, 学习和借鉴国外先进的管理经验, 不断提高管理水平。

能力一般是指完成一定活动的本领。高校行政秘书应具备以下几个方面的能力:一是独当一面的管理能力, 即指独立地完成自己所分管工作的能力。二是协调能力。就是指善于处理上下左右、部门内部、各部门之间等各种关系的能力, 努力为本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境。三是自我控制能力。它是建立良好人际关系的基础。对于高校行政秘书来说, 正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。它要求行政秘书在日常工作中要善于控制自己的感情冲动, 和善地与人共事, 遇事能冷静、客观地分析问题, 正确地处理好工作中的各种矛盾。

四、信息素养

信息素养是人们在信息社会中所具有的处理信息的实际技能和对信息进行筛选、鉴别和使用的能力, 是获取信息、利用信息、开发信息的综合素质, 包括信息道德、信息文化、信息知识、信息能力等方面。

随着高校管理体制改革的日益深化, 面向社会参与竞争谋求生存与发展的风险和机遇越来越多, 高校和各级领导对信息的要求也日益迫切。办公室是高校承上启下、沟通左右、联系内外的桥梁和纽带, 是四面八方各种信息的聚散地, 是上情下达、下情上传的信息中心, 办公室作为高校领导的参谋部门和信息处理中心, 其本身就是一个信息系统, 其工作人员信息素质的高低将直接影响到其他员工的信息素质培养和管理绩效的提高。因此高校行政秘书必须增强信息意识, 掌握信息技术, 提高信息能力, 有意识地培养自己对周围事物的注意力和观察力, 善于发现、捕捉和挖掘信息, 强化情报意识, 对信息要有敏捷的反应力、准确的判断力和透彻的洞察力, 善于运用计算机、网络等现代化信息工具获取信息、整理和加工信息, 并综合利用信息, 适应现代化办公室电子政务的需要, 提高工作与学习效能。

五、业务素养

业务素养竞争是社会发展的动力, 同样也是个人成才的强大推动力。高校行政秘书加强业务素养应从以下几个方面入手:

首先, 服务工作要“以人为本”。高校办公室作为高校里的一个服务部门, 只有通过为校区师生提供优质、高效的服务, 才能树立起工作权威。行政秘书工作首先应当树立以人为本的现代管理思想。基本的要求是把尊重人摆在突出的地位, 在自己的言谈行为、待人接物中, 用最好的服务态度, 尽最大的服务能力, 为他们提供良好的办事条件。

其次, 要能正确处理应对身边的人和事。要办事迅捷, 对能办的事情决不推诿, 急事急办, 特事特办。待人热情, 对其他部门、师生及其他单位的咨询要热心接待、耐心解释, 不敷衍了事。对于违反原则的事情坚决不办, 不做拉关系、搞人情的事。真正把全心全意为人民服务的宗旨贯彻到办公室各项工作中, 以求真务实、爱岗敬业的作风和精神, 不断提高工作效率, 努力为广大师生、为校区各部门提供高质量的服务, 树立办公室良好的对内外形象。

再次, 注意积累, 学习高教规律, 熟悉工作流程, 掌握相应的管理技能, 灵活组织、使用各项“领导资源”, 科学配置人力、物力、信息等资源。这其中主要包括: (1) 积极主动制定工作目标与要件, 统筹安排, 合理布置; (2) 理论与实践并重, 参与组织策划, 提高工作成效, 保证信息渠道畅通, 增加对外交流与联系; (3) 把握现实工作状况, 及时总结反馈信息, 积极探讨工作方式、方法, 增强逻辑思辨能力, 提高决策管理水平; (4) 规范操作, 高标准、严要求, 保持严谨的工作作风。

综上所述, 高校行政秘书是高校发展建设的一支重要力量, 是提高学校信息化建设水平的主体。高校行政秘书只有不断提高自己的综合素养, 才能与时代的潮流合拍, 从而更好地为高校教育现代化做好服务。

摘要：从品德素养、个性素养、智能素养、信息素养、业务素养五个方面对高校行政秘书应该具备的综合素养进行了分析, 探讨培养这些综合素养的途径。

关键词：高校,行政秘书,综合素养,途径

参考文献

[1]王玉玫.高校行政管理人员的基本素质与培养[J].文教资料, 2007 (16) .

[2]钟慈方.浅谈新时期高校办公室行政人员的职业修养建设[J].秘书工作, 2004 (3) .

浅谈高校行政秘书的素质要求 篇5

关键词：高校；行政秘书；素质要求

高校行政管理的主体是从事非教学、科研活动的相关行政机关,其成员是各级各类机构的管理者和执行者。高校院系行政秘书这一岗位就是其中的一个环节，行政秘书所承担的工作是涉猎广泛、多面联系、事情驳杂的，主要包含人事、工会、科研、宣传、基建、后勤等范围，多而广，杂而琐。作为高校行政工作者，结合自己的心得体会，下面我们一起来探讨一下行政秘书的岗位职责及素质要求。

一、行政秘书的岗位职责

1.会务工作。做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作；协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。

二、行政秘书应具备的基本素质

1.思想作风及政治理论素质。行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作态度；在具体工作上，要求做到一丝不苟，雷厉风行和精益求精。系办公室工作面广，内容繁杂，任务重，责任大，因此要求办公室人员爱岗敬业，继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的传统和作风。具有强烈的事业心和责任感，主动研究

系办公室工作中的新情况、新问题，提高工作的效率和质量，为师生员工服务。

１.１为领导服务，当好参谋和助手。行政秘书要主动掌握学校及系部的相关信息，及时准确地向系领导汇报，为系领导提供决策依据，当好领导的参谋和助手。在此过程中要明确与领导的从属关系，尊重服从领导的意向，忠实积极地贯彻领导意图。

１.２为教师服务，做好后勤保障工作。教师是院系办公室工作的重点，教师的教学、科研工作的开展与进行都与系办公室有着紧密的联系，行政秘书要妥善处理好与教师的关系，及时传达学校的有关的教学和科研信息，如学校或系部安排的会议、活动课题的申报等方面的有关规定要第一时间告知相关老师。教师在这些方面遇到问题，也常会到系办公室询问，行政秘书应积极为教师工作提供方便，如查阅相关文件和资料，向有关部门询问，不能解决的要及时向有关部门反映。要经常和教师了解情况，交流思想，做到相互理解和尊重，增进友谊和感情。

１.３为学生服务，发挥服务育人功能。院系办公室承担部分的教学管理工作，要不停地与学生打交道。行政秘书要有为学生服务的意识，真诚地对待他们，给他们以理解和关怀，并用敬业爱岗、乐于奉献的工作态度潜移默化地影响学生，教育学生。对待学生不能以长者自居，不能摆架子。而要以真诚的态度及良好的形象影响学生，促使学生在思想上逐渐成熟，学业上有所进步。文化心理素质。随着高校师资队伍建设的加强，教师的学历结构、职称结构不断改善。行政秘书作为系办公室人员，必须掌握办公室管理工作的基本理论和实务知识；了解与办公室工作密切相关的学科知识；熟悉有关教育管理理论和学校教学、科研、管理方面的知识。只有具有较高的文化，丰富的教育学、心理学、管理学等方面的知识，才能做好管理、协调和服务工作。

业务技能素质。努力提高办公室人员的能力结构，其中包括基本能力：即敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力；专业能力：即表达能力、协调能力、自我控制能力和组织管理能力；业务技能：即速记、打字、管理档案、使用复印机、传真机等。

３.１表达能力。表达能力是办公室人员的一项基本功。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达，所以办公室人员要多思、多练、多交流，日积月累，潜移默化，做到文思敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。

３.２协调能力。善于处理上下左右、校内校外、各部门之间各种关系的能力。行政秘书应具有较强的协调能力，合理协调好校内校外、各部门之间的关系，努力为本校、本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境，以实现高等学校教育目标的总要求。

３.３自我控制能力。它是建立良好人际关系的基础。对于行政秘书来说，正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。它要求行政管理干部在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度，善于控制自己的感情冲动，学会共处，和善地与人共事。遇事能冷静、客观地分析问题，正确地处理好工作中的各种矛盾。

三、结束语

总之，院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”，是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点，以及应该遵循的原则，同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高业务水平，加强办公自动化管理，高质高效地完成各项工作，为学校的发展建设贡献力量。

【参考文献】

高校行政秘书 篇6

关键词：高职院校 行政秘书 德 行

随着社会工作的压力越来越大，更多人倾向于工作既稳定、假期又较多的高职院校，从而形成院校行政秘书岗位人群来自各行各业，有刚毕业的学生、有在企业工作几年的职员，他们的专业有文秘类的、管理类的、也有计算机类的，形形色色，组成高职院校行政秘书这一强大而坚实的队伍。行政秘书是各级领导之间，学校与院系、部门之间，院系与教师之间，以及学校与外部单位之间的桥梁与枢纽，秘书素质的高低、能力的大小直接影响着工作效率甚至学校的形象。因此，高职院校在招聘行政秘书时应该重视其素质，并不是为了岗位需要眉毛胡子一把抓。而已在高职院校秘书行业的人员更要注重自身的综合素质和业务能力的提高，不能自甘堕落，倚老卖老。

1 高职院校行政秘书之“德”篇

“德”，指品德，道德品质的简称，它是社会道德在个体身上的表现。个人依据一定的道德准则行动所表现出来的某些稳定的特征。

1.1 具有较高的思想道德和政治觉悟性 高职院校是个教书育人的单位，相对于中小学校来说，它更偏向于言论和人身自由，偏重于培养高技能实用型人才。根据国家的教育方针政策，结合本校的实际，制定符合自己的发展道路。高校秘书除了要了解时事政策外，还要具有较高的政治思想觉悟，这样对问题的观察和理解才能有高度、深度，才能帮助领导过滤掉无关的信息，在一定程度上减少决策上的失误。

①高职院校秘书要提高自己思想道德。以人为本，以学校利益为重，树立正确的人生观、世界观和价值观。热爱本职工作，顾大局、识大体，有高度的奉献精神，在工作中不断强化服务意识，全心全意为教育事业服务。②高职院校秘书要提高的政治思想觉悟。首先应该系统地学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想， 要深刻领会和准确把握党的十八大精神，不断增强自身的理论功底，运用科学观点分析、处理问题。其次要认真贯彻实施学校的规章制度，准确执行领导交待的任务。

1.2 具有较高的职业道德和服务意识 高职院校行政秘书工作繁杂，从上到下、从里到外，整天忙忙碌碌、简单而繁重，若没有一定的业务素质和服务意识，到头来只会一团乱，分不清缓急轻重，工作效率低，得不到领导的肯定，从而影响工作和心情。作为秘书应具有谦虚谨慎、严守机密、热情服务、热爱本职的职业道德。在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见。服务要热情，态度要端正，对领导和其他人员要一视同仁，充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

2 高职院校行政秘书之“行”篇

“行”，即行为，秘书在从事职业活动过程中，为了实现学校目标、维护学校利益、履行工作职责、严守职业道德，从思想认识到日常行为应遵守的职业纪律。秘书的一言一行，一举一动，代表主管领导、部门、甚至学校的形象的。所以，不断提高秘书的业务素质和自身素质，规范秘书的行为也是学校文化建设之一。

2.1 具有较高的业务素质 现在大多秘书并非与自己所学的专业对口，非文秘专业的秘书做文书工作会比较吃力，没经过系统的学习，用到了只能凭经验临场发挥。每天有大量的书稿要处理，这不仅要熟悉掌握各类型公文及其它文体写作的基本格式、行文规则及办文程序等一整套工序，而且还要有一定的计算机操作基础，理解文字、语言能力以及表达能力。首先，公文撰写通过自学或是抽空去听听专业老师的课。学校有很多可利用的资源，图书馆可以看、借书，秘书专业的授课老师是你很好的导师，每天接触请示、通知、纪要等文书，即使不是秘书专业的久而久之也能熟知一二。其次，计算机的基本操作要熟悉，尤其是办公软件。在信息的时代，很多工作需要依靠电脑来完成。如文件的收发，很多时候都是通过网络，这样会更高效更直观。秘书的工作要用电脑来完成一半，把繁杂的办公室事务用一张表格或是一个流程表达出来，不仅自己工作起来有条有绪，在别人看来也更为清晰。再次，理解文字和语言能力也是非常重要的。对于领导的批示或口头的指示，要理解不透执行错了，那会导致一连串的麻烦，工作的失职，能力受到怀疑，得不到领导的认可。所以，一个称职的秘书要勤于观察、思考和总结，思维敏锐，思路开阔，善于抓本质，在领受领导交办的事情后，要用心思考，认真执行。最后，沟通、表达能力也是秘书必备的。接待师生和客人，洽谈各项公务，传达领导指意等等，没有较好的沟通表达能力是很难胜任的。

2.2 具有较高的自身素质 在前面也提到，即使不是秘书专业的，天天对着这些文书，久了也能学到很多相关的知识。秘书没有教师那样出差学习的机会多，更多是在于自学。从学历、职称以及科研方面进行晋升，这个过程会比较漫长和艰辛，但只有通过不断地学习和实践，才能尽快提高自身素质，使自己的知识结构更加合理，从而更好地担负起高校办公室秘书的重任。

总之，高职院行政秘书应该牢记自己的工作职责，深入了解工作的特点，干一行爱一行，不断提高业务素质和自身素质，在自己平凡的岗位上做出不平凡的业绩，为高等教育事业的改革和发展做出自己的努力。

参考文献：

[1]张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学报，2011（4）：9-12.

[2]唐建林.高校二级学院行政秘书工作探微[J].高等教育，2011（6）：62-63.

高校行政秘书 篇7

(一) 高校办公室行政秘书的工作职责

高校办公室行政秘书工作职责是指:在高校管理和办学活动中从事秘书工作的人员所应该承担的工作内容, 即行政秘书应当做什么的问题。一般来讲是在主任和分管副主任的领导下, 负责办公室的行政、综合及日常工作, 具体来讲主要有以下几个方面

1. 日常行政工作。

包括日常行政事务的处理, 校领导批示和各类会议精神的通知、督办工作;印信、学校标识、法人证书等的管理、使用;校内各部门请示、报告类呈文的办理;设备和资产登记、管理、使用以及办公用品购置等内勤工作;会议室等办公场所的使用管理等工作。

2. 组织协调工作。

包括协助安排校领导的公务活动;协助做好全校性公务活动的组织工作;组织承办有关行政会务工作;协调参与大型学术会议活动的组织协调;开学典礼及迎新生、毕业典礼及毕业生离校工作的组织协调等。

3. 联络接待工作。

包括做好校内各职能部门、基层院系的协调联络;协助接待来校检查指导或参观访问的上级领导或兄弟院校、有关单位的来宾;协助管理校内外的来信来访的催办、查办, 来访者的接待、答复和校领导接待日的安排、接待处理工作等。

4. 信息、统计工作。

协助起草学校综合性行政工作报告、总结、规划和决议等文件, 协助拟定全校性行政规章制度;负责全校的各类统计工作, 上报、公布综合统计数据, 搞好统计分析和年度综合资料的汇编、归档等工作;负责拟制周、月工作计划、安排节假日值班等

5. 领导交办的其他工作。

(二) 高校办公室行政秘书的工作特点

1. 辅助性。

行政秘书要高效地执行好行政管理层的各项决策, 完成好领导交代的任务, 沟通上下, 联络内外, 处理日常行政事务。他不仅是高校行政管理层的参谋和助手, 也是行政管理层与校机关职能部门、院系师生员工之间的桥梁和纽带。因此, 辅助性是秘书工作的基本性质。

2. 服务性。

行政秘书是为高校发展、行政管理层、师生员工服务的, 是根据高校行政工作的需要确定的。行政秘书工作纷繁复杂, 但通过对工作职责的理解, 可以清楚地看到其角色行为是建立在为领导服务、为基层服务的基础上, 因此, “服务性”是秘书活动的主要特点。

3. 多面性。

就其工作内容而言涉及综合协调、公务接待、会务组织、文书处理、收集信息、后勤保障等都属行政秘书的职责范围。行政秘书工作千头万绪, 涉及范围和内容极其丰富。

4. 时效性。

行政秘书的工作纷繁复杂而且有很强的时效性, 除了做好日常事务外, 还要完成领导临时交办的各项工作, 遇上突发状况, 加班加点也是常有的。因此, 行政秘书的工作要提高效率, 讲究时效。

二、如何做好高校办公室行政秘书工作

高校办公室行政秘书在高校中扮演着举足轻重的角色。表面上看来, 总是负责处理闲杂事务, 实际上是领导不可或缺的参谋和助手, 处于“幕后工作者”的地位, 行使着隐性的职权。

(一) 责任至上, 明确角色

首先要有强烈的责任感, 才能够对业务精益求精, 追求新目标, 攀登新境界。行政秘书不仅要有想干事的责任心, 更要有精明能干的办事能力。行政秘书是上传下达的纽带和窗口, 这决定了该岗位的服务性、辅助性。因此, 不但要有强烈的责任感还要充分了解职责分工中对自己的角色期待, 不论是谋划参谋、传达精神、协调组织, 还是筹备会议、文件收发等, 都要有强烈的服务角色意识。

(二) 树立服务至上、无私奉献的意识

要树立服务至上、无私奉献的意识。办公室是“不管部”, 无事不管, 无事不问, 尤其是行政综合秘书的工作, 多而杂, 有计划的少, 临时性的多, 常常加班加点。如果没有无私奉献的精神, 没有吃苦耐劳的作风是难以做好的。因此必须有强烈的事业心、责任感, 要任劳任怨, 吃苦在前, 享受在后, 乐于奉献, 要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系;要经受得起各种误解、委屈和挫折;以只争朝夕、无私奉献的精神投入工作。

(三) 加强个人修养, 保证工作质量

做好高校办公室行政秘书的工作要不断提高理论修养和行政服务水平;要对机构设置、教职工数、学生人数、学科专业、优势亮点 (如重点学科、精品课程、科研特色等) 办学条件等各种数据熟记于心;要善于把各种事情合理归类, 分清轻重缓急, 井然有序地去做好。

质量是行政秘书工作的关键词和主题。“百年大计、质量第一”, 因此必须增强质量意识, 树立“质量第一”的观念, 不断提升个人的综合素质修养, 尽量避免不必要的工作失误, 确保高质量完成工作。

(四) 效率优先, 提高效率意识

行政秘书应具备雷厉风行的工作作风、踏实肯干的工作态度和勇于承担责任的素质。效率为先主要体现在:思维敏捷, 反应快, 能正确快速领会领导意图, 办事灵活自如, 不墨守成规。其次是操作熟练, 在承担办理公文、撰写行政工作的报告、总结、规划等文件的工作中, 必须提高文字材料的处理能力和熟练使用计算机。三是动作快, 雷厉风行。无论是传达领导指示和会议精神, 向领导反馈信息, 还是办理接待、安排餐饮住宿等都必须效率优先, 保质保量。

摘要：办公室是一个单位的运转中枢, 单位运转能否顺畅、高效, 首先就看这个单位的办公室运转是否正常有效。高校办公室作为高校重要的职能部门, 其运转效率和效果直接影响高校发展建设的全局, 高校办公室行政秘书是高校日常行政事务的主要承担者, 是服务领导、师生, 沟通上下、连络内外的重要环节, 对高校办公室的运转起着举足轻重的作用, 因此如何做好高校办公室行政秘书工作是值得我们探究的。

高校行政秘书 篇8

关键词：高校,行政秘书,自我定位,发展

0 引言

行政秘书就是在高校管理者的领导下, 协助高校领导做好高校办公室行政事务以及有关管理工作的行政人员。行政秘书在高校教育体制中起到中枢桥梁作用, 是高校教育管理系统中不可或缺的一部分。随着高校管理水平的不断提高, 对行政秘书的工作能力要求也在不断提高。但是由于行政秘书的工作比较繁琐, 需要行政秘书对自己有一个准确的自我定位。

1 高校行政秘书工作职责

高校行政秘书的工作内容比较繁琐, 其不仅要传达上级的精神, 还要高效地执行高校管理层的各项决策, 以及为广大师生服务, 因此高校行政秘书工作职责包含的方面比较多: (1) 日常行政工作。高校行政秘书要负责高校行政办公室的日常工作, 其包含文件的发送、办公用品的购置、信件、杂志的订阅等等; (2) 会务工作。会务工作是高校教学单位工作的重要组成部分, 行政秘书需要为会议提供相应的材料、为到会人员提供完善的接待服务、并且要做好会议的记录与文件整理等等; (3) 文书办理工作。行政秘书需要具有较强的文章写作能力, 负责高校各种文件的起草、通知的公布, 以及负责相关文件的签收传递, 并且做好文件的收集销毁工作。 (4) 档案管理、公章管理与使用工作。行政秘书要负责高校各种人力资源的档案管理、对高校工作人员进行各种福利登记造册、以及编排高校值班考核统计工作、对高校的各种公章进行管理与使用的工作。 (5) 财务管理工作。财务管理工作主要是行政秘书要协助高校管理者做好财务管理工作, 比如借款、报账、预算等工作。当然除了上述的几种职责外, 高校行政秘书工作职责还包括其它很多方面, 总之行政秘书的工作职责比较繁琐。

2 高校行政秘书工作现状

高校行政秘书在高校教育体系中发挥着重要的作用, 高校对行政秘书的业务能力要求越来越高, 但是与其重要作用相比, 行政秘书的工作现状却没有得到提升, 其主要表现在:

2.1 行政秘书工作得到不重视, 其经济待遇比较低

目前高校管理者对于行政秘书的工作性质没有形成正确的认识, 很多高校工作人员上到高校管理者, 下到教师、学生, 他们对于行政秘书的认识就是给领导跑腿的, 其从事的工作没有任何难度, 因此行政秘书工作得不到重视就会导致行政秘书的待遇过低, 尤其是现在的教育改革分配制度在向教学一线倾斜, 教学教师的薪酬水平得到提升, 而行政秘书由于属于行政人员, 其经济收入来源比较单一, 待遇上的差距会影响行政秘书工作的积极性, 进而让他们产生厌烦情绪, 最终会影响高校管理的效率与质量。

2.2 行政秘书的发展空间比较狭窄

行政秘书的工作比较繁多, 而且其工作压力比较大, 行政秘书的工作时间存在很大的不确定性, 比如行政秘书常常需要通宵加工完成高校领导布置的任务, 同时还要随时处理各种突发事件, 但是与行政秘书工作地位相比, 行政秘书的发展空间却非常狭窄, 行政秘书的工作不像教师搞科研活动一样能够在一定的时期内获得成效, 行政秘书从事的工作都是细微的、不易被发现的, 结果导致行政秘书的工作很难获得其他人的肯定, 而且现在的高校职称评定制度对于行政秘书的评定比例非常的低, 大部分行政秘书因为忙于复杂的工作, 而没有足够的时间进行科研学习与进修, 最终导致行政秘书对自己的职业未来丧失了信心, 为此行政秘书不得不对自己的工作岗位进行从新思考与分析。

2.3 职业倦怠现象严重

随着高校事务的增多, 行政秘书的工作量也在逐渐增加, 而与此同时行政秘书的待遇却没有提高, 反而教师队伍的待遇却在不断地上升, 行政秘书与教师待遇之间的差距, 会导致行政秘书的工作压力更大, 他们会逐渐对自己的工作丧失兴趣, 同时工作环境的变化, 尤其是现代电子技术的应用, 使得行政秘书出现了各种累积性职业伤害, 比如行政秘书需要长时间坐在电脑前进行文件的起草, 增加了他们患腰椎疾病和腕管综合症等累积性伤害造成的疾病的几率。

2.4 工作内容繁多, 业务素质不高

当前高校行政秘书进入工作岗位的途径主要是毕业留校和校外竞聘, 再者就是熟人介绍等, 这就决定了行政秘书的专业技能不高, 虽然行政秘书的工作内容比较繁多, 但是大部分是具有上传下达的具体事项, 这样简单繁多的工作内容对于行政秘书的工作能力的要求不高, 但是随着高校突发事件的增加, 性质秘书在处理的时候表现的业务能力不强, 他们在工作的时候更多的是靠经验感觉。

3 高校行政秘书工作的自我定位

高校管理水平的提高, 需要性质秘书要准确定位自己的角色, 做好“上传下达”高校精神、架好高校与师生的桥梁工作, 发挥自己的价值。

3.1 综合性与专一性的统一

行政秘书工作涉及高校全部的业务范畴, 其小到报刊的订阅, 达到高校政策的研制参与, 行政秘书的工作职能非常的多, 其涵盖面有非常的广, 其不仅要处理高校内部事务, 还要负责对外的联系事务, 总之行政秘书是将高校所有的办公事项集一身, 同时行政秘书有具有很强的专一性, 行政事务虽小, 但是其不容马虎, 如果细微环节出现失误, 都会为高校教学工作带来巨大的损失, 比如行政秘书的财务辅助管理工作出现失误, 会导致高校财务出现问题。

3.2 服务性与创造性的统一

行政秘书属于秘书范畴, 其本质是具有服务职能的, 因此行政秘书要首先明确自己岗位的服务职能, 要具有服务高校领导、服务教师、服务学生的意识, 做好学校与师生之间的桥梁, 做好领导的帮手, 及时将高校的决策传递到教师、学生中, 并且将教师、学生的意见以及反馈信息传递给高校领导, 但是行政秘书也要积极发挥自己的创造性, 随着行政秘书办公技术的发展, 行政秘书的智商性服务将成为行政秘书职业的主旋律, 因此行政秘书要在坚守服务性的同时, 用于创新、以新的观念、新的方法、新的手段处理问题。

3.3 主动性与被动性的统一

行政秘书的服务性决定了行政秘书的工作具有很大的被动性, 行政秘书的工作要随时根据高校领导的变化而变化, 同时行政秘书的工作评价也具有很大的被动性, 因为秘书是为领导服务的, 其要具有默默无闻工作的耐心, 但是行政秘书的工作也不是一味的具有被动性, 行政秘书要在关键时候体现其秘书急领导之所急, 想领导之所想, 在领导还没有布置的时候就已经主动开展工作, 而且在处理突发事件时也要具有主动性, 尽可能将突发事件的前因后果主动了解清楚。

3.4 公开性与保密性的统一

行政秘书从事的工作要尽量公开, 小到各种报纸刊物的订阅、传递, 达到办公用品的采购以及外界联系的事项都要做到透明化公开, 以此营造公平、公正、公开的民主管理氛围, 但是行政秘书的工作性质就具有较强的保密性, 尤其是一些机要文件的处理, 行政秘书是以第一知道文件信息的人, 他掌握高校机密信息的数量也最多, 因此行政秘书的保密意识要强, 要始终按照相关规则制度行使自己的责权, 并且要做到不该问的不问、不该看的不看、不该说的不说, 切实履行行政秘书的保密职责。

4 高校行政秘书工作的能力培养措施

针对高校行政秘书工作现状, 高校要充分认识到行政秘书的重要性, 通过改变思想观念、建立完善的职业发展规划、提升行政秘书综合素质等提高行政秘书的工作能力。

4.1 高校领导要转变思想观念, 对行政秘书给予更多的关心与理解

高校办公室工作具有很强的综合性, 而行政秘书工作的本质就是管理工作, 行政秘书做好行政工作的前提就是要具备较强的管理能力与综合素质能力, 因此高校领导要改变以往对行政秘书片面的认识, 加强对行政秘书的关怀与理解, 首先, 高校领导要充分肯定行政秘书的工作成绩, 及时表扬行政秘书的工作, 并且给予他们业务上的指导, 帮助他们提升自己的工作信心;其次在生活上要加强对行政秘书的关心, 增强行政秘书的幸福感, 让他们在工作的同时, 感受到高校的人文关怀;最后要为行政秘书提供更多的发展空间, 积极营造发展机会, 鼓励他们进行科研活动, 同时高校领导也要引导高校全体员工与学生改变对行政秘书工作认识的偏见, 提高行政秘书职业的地位。

4.2 制定量化与质化相结合的考核标准, 形成约束机制

高校行政秘书工作具有不具体性, 因此高校可以制定以工作效果与民主测评相结合的考核制度, 利用量化考核手段, 将行政秘书工作转化为具体的测量指标, 实现对行政秘书的科学化考核。当然行政秘书工作内容的繁琐使得不可能对行政秘书的全部工作进行量化考核, 而只能选择核心部分进行考核, 并且将量化指标与质化指标进行有效整合, 实现对行政秘书的考核, 形成强有力的约束机制。

4.3 行政秘书要提高自己的素养

首先行政秘书要提高自己的业务素养, 行政秘书要在日常的工作中注意积累工作经验、掌握灵活工作方式方法, 将理论与实践紧密结合, 及时总结工作经验与重视信息反馈信息, 严格按照高标准、高要求规范自己的行为;其次行政秘书也要提高自己的文化素养, 行政秘书要协调处理好行政事务与自己进修学习之间的关系, 尽可能争取一切可以提高自身专业文化知识的机会, 把自己打造成“复合型”人才;最后行政秘书也要积极增强自己的综合素养, 行政秘书的服务对象是高校的领导、教师以及学生, 他们的文化素养非常高, 行政秘书要想更好地发挥服务职能就必须要不断提升自己的表达能力、沟通能力以及应用现代技术能力。

4.4 制定职业发展规划、拓展发展空间

高校要根据行政秘书流动性大找分析原因, 并制定与行政秘书职业发展规划相适应的发展空间, 一是高校要积极制定完善行政秘书职业发展的培训计划与流程, 并且将行政秘书职业发展规划纳入到高校整体发展规划中;二是高校要拓展性质秘书职业发展空间, 为行政秘书提供更多可以评定职称以及岗位晋升的机会, 以此增强行政秘书对岗位的认同感;三是高校要给行政秘书更多的可以职业培训和交流机会, 通过对行政秘书技能、职业道德、管理技能等方面的培训, 增强他们的时间技能, 促进他们工作的高效完成。

总之, 随着高校管理水平的提高, 高校行政秘书只有在明确了自己的定位后, 才能更好地发挥服务职能, 才能更好地促进高校的管理工作。

参考文献

[1]余明江.高校行政秘书倦怠情绪探析[J].四川民族学院学报2010 (5) .

[2]范翠.高校二级学院行政秘书工作之浅析[J].中小企业管理与科技, 2011 (5) .

[3]周玲, 杨帆.高校教学秘书职业压力和职业倦怠的成因及其对策[J].华章, 2011 (30) .

高校行政秘书 篇9

首先, 坚持以人为本, 做好服务于领导的工作。行政秘书应该善于领会领导的意图, 顺应领导的工作思路, 以使学院的各项工作能够有条不紊的开展, 为学院的发展打下坚实的基础。另外, 行政秘书应该主动地掌握了解学校及各学院的相关信息, 以及本学院广大教师、学生的意见和建议, 并进行整理汇总, 为领导做好服务, 及时地向领导汇报, 以便领导做出相应的决策。其次, 坚持以人为本, 做好服务于教师的工作。在高校中, 教师不仅肩负着教书育人的重任, 还肩负着科研的重任。所以, 行政秘书要处理好与广大教师的关系, 树立为广大教师服务的信念。另外, 行政秘书还应做好教师职称评定工作, 做好教师年度考核工作, 做好教师的财务报销工作, 做好教师的岗位变动工作, 等等。在教师对学院或学校有和意见或建议时, 及时向有关领导汇报;在教师对某些问题有疑问时, 及时、耐心地做好解答。再次, 坚持以人为本, 做好服务于学生的工作。学生是祖国的未来, 行政秘书虽然没有具体的教学任务, 但是我们应该时刻关注学生的学习及生活情况, 对于生活或学习有困难的同学, 应该及时的给予帮助与指导, 使学生能够顺利完成学业, 为祖国的未来贡献其力量。

二、保持积极的心态, 更好地处理复杂化、多样化的问题

首先, 保持积极的心态, 处理好各种人际关系。行政秘书工作的范围广, 涉及的人际关系也较多。它是高校管理层与学院领导、教师联系的纽带, 是学校各职能部门与学院领导、教师联系的纽带, 是学院领导与学院广大师生联系的纽带, 是学院各行政办公室与广大师生联系的纽带。这就要求行政秘书人员时刻保持积极地心态, 耐心、细心地处理工作中的各种问题, 协调好各方面的人际关系, 以使学院的各项事务有序、顺利地进行。其次, 保持积极的心态, 处理日常行政事务。作为行政秘书要协助学院领导做好各系、各部门的工作;做好各部门各项事务的通知、传达, 及时向各系各部门传达各种通知, 并对教师反馈信息及时做处理;做好各种会议前的准备, 会议通知, 以及会议记录工作;协助领导及教职工做好各系各部门财务预算、报账、借款、结算等工作;做好各系各部门材料的整理、归档、管理工作;做各类文件的收发、登记、归档工作;做好各系各部门固定资产管理、维修、保养、报废等工作;做好各系各部门办公用品领取登记工作;做好各系各部门信函收发工作;做好对于来访人员的接待工作;等等。行政秘书工作每天面对的日常事务繁重而琐碎。这就要求行政秘书, 能够以积极地心态, 以饱满的热情处理工作中的各类事务。再次, 保持积极的心态, 处理各种突发事件。高校相当于一个小型的社会, 生活人口众多, 密度较大, 且学生正处于人生观、世界观、价值观形成和确立的阶段, 理性思维和心理素质都较差, 缺少社会经验和危机意识, 情绪易激动, 易被人煽动利用。所以高校易发生各类突发事件, 如学生群体打架斗殴事件;如因情感、学业、人际关系等问题引起的学生与教师的急躁、抑郁、失眠甚至自杀、报复等严重问题;如大范围流行性疾病, 大规模食物中毒等等问题。这些问题都需要行政秘书协助学校各部门以及学院领导, 冷静、严肃、积极地处理好。

三、讲求方式方法, 更好的处理工作中的问题

首先, 对于工作要统筹安排, 分清轻重缓急, 有条理、有计划地处理。行政秘书每天要面对的工作千头万绪, 我们不能眉毛胡子一把抓, 而顾此失彼, 所以就要求行政秘书对于每天的工作进行好统筹安排, 有计划、有条理地做好处理工作。在工作中, 可以根据事情的紧急程度, 把各类事件分为紧急处理事件、较急处理事件和一般常规性事件。采取优先处理紧急事件, 重点处理较急事件, 妥善处理常规性事件。另外, 在工作中, 一定要有计划, 有条理地进行。例如, 要去行政办公楼办事, 就可以把所有需要去行政办公楼各职能部门办理的事情先都整理好, 再一次性办理, 节约时间, 减少人力, 大大提高工作效率。其次, 增强工作预见性和主动性。行政秘书工作虽然很多工作来得比较突然, 没有规律可循, 但是, 有很多工作也是我们可以预见的。比如, 定期会议的会前准备, 工作计划、工作总结、职称评定、年度考核、每月考勤、岗位聘任等事情都是可以预见的。对于这类事情, 行政秘书应该提前、主动做好准备, 以防工作都赶到眼前, 任务重, 事情烦, 易出错。另外, 对于这种常规性的工作, 我们还应注重收集工作中的各种资料, 总结工作中的规律, 以便下次处理这类问题时, 有章可循, 有据可依, 又快又好的完成工作。再次, 养成写工作日志的习惯, 更好的总结工作中的经验与不足。职场新人既没有行政秘书专业知识, 也没有行政秘书相关的工作经验。要克服这些不足, 就要求职场新人, 在工作中处处留心, 谦虚谨慎, 向老同志学习的同时, 还要自己做好各种记录, 养成写工作日志的习惯。写工作日志可以帮助职场新人总结工作中的经验、教训与不足;使新人能够更好、更快的适应行政秘书工作, 并保质保量的完成行政秘书工作。

四、继续发扬学习精神, 更好的做好行政秘书工作

首先, 学习各种基本理论知识, 提高思想政治素养。思想政治素养是做好行政秘书的根本保证, 所以行政秘书应该加强政治理论的学习, 提高思想政治素养。坚持以科学发展观为指导思想, 深入学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想。坚持正确的政治立场, 对于行政秘书十分重要。在任何情况下, 行政秘书人员都应该在政治上、思想上、行动上和党组织保持高度的一致, 认真自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。其次, 学习行政秘书专业知识, 以便更好地胜任行政秘书工作。行政秘书岗位一般都不是专业人员, 这就要求新人在走向行政秘书岗位时, 学习行政秘书相关专业知识, 并结合本学院的有关专业、学科以及建设现状和特色, 以及各位老师的专长、特长学习基本业务知识。同时还要学习行政秘书人员基本的管理知识和交流、沟通、协调技巧知识。再次, 学习现代办公信息化知识, 提高工作效率。现代社会是信息化社会, 高校也大多采用信息化办公。高校行政秘书在日常工作中需及时收集各种信息, 提供给领导, 以便领导作出决策。另外, 行政秘书还需要处理各类表格, 处理各类数据, 归档各类型信息。这就要求行政秘书人员必须强化学习现代办公信息化知识, 应对信息化、网络化时代, 做好行政秘书工作, 提高工作效率。

摘要：高校行政秘书岗位是联系学校各职能部门、学院、教师与学生等之间关系的纽带。高校行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及学院的各项工作是否有序、顺利开展。本文主要从四个方面谈了如何做好行政秘书工作:坚持以人为本, 更好地服务于广大师生;保持积极的心态, 更好地处理复杂化、多样化的问题;讲求方式方法, 更好地处理日常工作中的问题;继续发扬学习精神, 更好地做好行政秘书工作。

关键词：行政秘书,以人为本,积极心态,方式方法,学习精神

参考文献

[1]屈跃能.高校教学院系行政秘书工作的探讨[J].高等函授学报, 2010, 23 (4) .

[2]单国雷.做好新时期高校院系行政秘书工作的几点思考[M].安徽农学通报, 2010, 16 (06) .

[3]苏志兰.提高高校院系行政秘书工作效率的对策[J].湖北函授大学学报, 2010, 23 (1) .

[4]田炯.高校行政秘书应具备的职业素养[J].科技资讯, 2010, (35) .

高校行政秘书 篇10

一、行政秘书的工作职责

我国高校行政秘书工作广而多, 杂而乱, 细而琐。因此, 行政秘书必须明确自己职责, 才有可能更好地开展工作。行政秘书工作主要涉及以下几个方面:一是文笔工作。主要负责学院年度工作计划和总结、学院领导讲话稿、通知文件、申请报告、会议纪要等材料的拟草和校对以及学院新闻报道、学院网页更新、学术报告等宣传工作。二是人事工作。做好学院教职工岗位聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定、人事调动等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事务处理, 如文件档案管理和归档, 会务筹备和接待、后勤工作, 会议通知, 消防安全检查、资产管理工作、;管理办公设施、办公用品;函电文件处理;信息资料的收发、整理及利用;处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示报告等。

二、行政秘书工作的特点

高校行政秘书主要是服务于教学、科研、和学生管理, 其特点主要有:

1.辅助性

辅助性是相对主导性来说的, 一般来说, 辅助就是在主导的领导指挥和控制下从旁帮助领导完成共同的任务。而作为行政秘书就是出于这样一种助手的位置, 帮助领导完成其交待的任务和工作, 这是秘书工作最核心的职能。院系领导不光承担行政工作, 还要兼顾教学与科研, 所以工作不可能面面俱到。这就要求各行政秘书对领导布置的工作及时完成, 并对其进行跟踪和督促。对重要的事项要及时汇报和提醒, 及时将院系教学情况和管理中出现的问题反馈给相关主管领导。

2.协调性

秘书协调是领导工作的补充和延伸, 是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程。在高校二级学院中, 教学行政管理的许多环节呈现纵横交错的网络关系, 行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书恰恰处在校级行政管理部门、学院、教师、学生的信息交汇点, 也是各种行政矛盾最集中的地方, 所以高校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力, 善于分析和处理各种错综复杂的关系, 坚定而又策略灵活, 行动果断而又处事稳妥, 才能辅助领导处理好院系各种矛盾, 调动一切积极因素, 形成和谐有序的工作氛围。以“内求团结、外求发展”的原则, 上下沟通、协调左右、联络内外, 处理日常行政事务。

3.广泛性

事务繁杂, 范围扩大, 头绪众多是秘书工作的广泛性特点。从文件起草和会议通知等日常工作到为院领导出谋划策、参谋咨询, 从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与本院院长、书记、各系主任以及与校办、人事处、教务处、保卫处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通, 几乎包罗万象。这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪, 统筹安排。培养自己的细心和耐心, 有条不紊地安排工作。

4.参谋性

参谋是指出谋划策, 为院系行政管理层提出工作建议和设想, 提供决策的参考依据和方案, 充当学院领导的“顾问”和“智囊”, 及时解决领导遇到的难题和疑惑。高校二级学院行政秘书是连接院系领导和各部门的桥梁, 他们熟悉与教师教学、学生管理、科研工作相关的各项政策和要求, 熟悉教学资源的实际配置情况, 熟悉教学行政人员的秉性和各行政管理部门的工作环节, 要积极收集整理教学管理工作中出现的问题, 为领导修改和重新决策提供依据, 从而推动院系工作的顺利进行。充当好领导工作的助手, 协调领导处理党、政务, 教学、管理矛盾, 使领导可以集中精力开辟领导活动和决策, 适时地为领导提出建设性方案, 做好参谋工作。秘书人员要善于分析形势把握事物发展的趋势增强预见性, 提高对谋略的实效性, 把为领导出谋献策渗透到工作的各个方面和全过程。

三、行政秘书工作的现状

根据行政秘书工作的特点, 结合地方高校行政秘书的实际, 我认为, 二级学院行政秘书工作容易出现以下三方面的问题:

1.工作任务多而繁琐

二级学院的行政秘书工作头绪较多, 工作范围几乎涉及到二级学院各项工作的各个方面。每天都有干不完的工作, 除了要完成各类文件的登记与传阅、各个会议的通知、各种来电来访的接待和处理之外, 还要完成领导临时交办的各项任务。同时, 要与不同的教师和学生接触, 及时处理他们提出的各种问题, 并且还要兼职处理相关的教学任务和党务工作, 工作内容没有定性的规定。实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个岗位职责。因此, 行政秘书虽然天天忙、月月忙, 但年终总结时却是“忙忙碌碌无头绪, 兢兢业业没成绩”。

2.工作得不到重视

二级学院的行政秘书平时工作十分繁忙, 通常感觉是上班像打仗一样, 一件事接着一件事, 经常是几件事情一起干。无论做得多辛苦, 领导总是认为这是你应该做的, 并且在年终绩效考核时, 行政秘书得优秀者却凤毛麟角。无论是老师还是学生, 你都得为他们服务, 如果服务不好, 往往会遭到投诉, 或是责骂等, 因而没有被重视, 得到的回报也少。付出与回报往往难成正比, 导致有些行政秘书心里有牢骚, 肚里有怨气。认为干多干少一个样, 干与不干一个样的心理极易产生, 抱怨自己进错门、上错岗, 情绪郁闷, 工作没劲。

3.工作晋升机会少

二级学院的行政秘书中有很大一部分不是秘书专业出身, 很多都是一些引进人才的家属或是子弟, 从事行政事务一般很难升到高级职称, 往往只是评到一个中级职称就到了瓶颈。现实中, 高校二级学院行政秘书的培养工作往往不受重视或缺少关爱。缺乏专业知识的培训和交流, 缺乏工作的职业规划和指导, 对于未来不知何去何从?前景渺茫!正是由于定位模糊, 前途不明, 导致行政秘书大多思想不稳定, 态度不积极。导致部分行政秘书缺少工作的激情, 不深入学习研究相关知识。

随着我国高校改革的不断深化, 对高校二级学院行政秘书的要求也越来越高。因此, 行政秘书要转变思想观念, 明确角色定位, 树立服务意识, 不断加强对自身综合素质和能力的培养, 广泛阅读书籍, 增进知识的积累, 做到时时虚心, 处处留心, 事事用心, 从多方面、多角度强化自我工作意识的培养。同时, 以乐观开朗、积极向上的心理状态, 勤奋学习, 锐意创新的工作态度, 踏实工作, 与时俱进, 为学校和学院健康、快速地发展贡献自己的智慧和力量。

参考文献

[1]袁彩君, 杨金.高校二级学院行政秘书工作探讨[J].湖州职业技术学院学报, 2008, (3) .

高校行政秘书 篇11

关键词:案例教学;行政秘书学;行政管理

行政秘书学是高等教育行政管理本科专业基础课程。在行政秘书学的教学实践中,案例教学法结合行政秘书学课堂教学过程中的相关问题,采用面向技能要求和学生实际进行教学,对于培养和提高学生行政文秘方面的自主学习能力、实践能力和创新能力具有重要意义。

一、行政管理专业开设行政秘书学课程的必要性

随着我国经济改革不断深入,经济不断发展,需要越来越多的行政管理专业人才。行政管理专业的培养目标是适应社会主义建设需要的,德、智、体全面发展的,具备行政管理专业所要求的知识和素养,能在党政机关、事业单位、社会团体等公共管理领域从事管理工作的复合应用型高级专门人才。行政管理专业培养的学生是直接在经济建设第一线工作的高素质的劳动者,显然各行各业高素质的劳动者也应具备行政管理的必要知识和能力。

高校应当按照经济建设和人才市场需求设置专业,开设课程,培养具有高等职业教育知识和技能的劳动者,具有综合素质和能力,直接在第一线工作的应用型人才。这其中包括良好的行政职业素养以及较好的行政写作能力、口头表达能力、公关能力和行政协调等行政文秘职业能力的专业人才。行政管理专业中,开设的课程要适应学校培养目标的需要,要按学校专业培养目标改革课程、教材、教学。行政秘书学课程作为行政管理专业的一门课程,致力于培养学生树立正确的服务观念,合理处理好秘书与领导的关系,培养秘书办文、办会、办事的各项职业能力和综合素质,对于行政管理专业学生知识技能的掌握具有重要的意义。

作为行政管理的专业教师应当努力使自己的学科成为学生最喜爱、最有兴趣的学科,案例教学法在行政秘书学课程中的运用就能很好地起到生动课堂氛围,增强课堂效果的目的。

二、案例教学法的意义

案例教学法是一种以案例为基础的教学法。案例本质上是提出一种教育的两难情境,没有特定的解决之道,教师于教学中扮演着设计者和激励者的角色,鼓励学生积极参与讨论。案例教学法强调以学习者为中心的合作学习,由真实案例所提供的问题,帮助学习者将所学的内容与真实的生活连结,希望引发学生的内在学习动机,强化学习者主动参与的学习行为,使学生能学以致用。案例教学法主要有以下特点:

第一,教师角色地位的转变。在案例教学活动中,教师不再是传统教学方法中的扮演者——一位很有学问,传授知识者的人。教师只是一位引导者、协助者。学生才是学习的主导者,老师的作用是在讨论过程中降低学生的困难度,避免学生因知识不足或缺乏人生经验而无法进行讨论。因此教师有两个最重要的工作,一是协助学生搜集数据,提供主要数据或至少要指出的资料方向;二是在学生讨论例题时,能引导学生回到案例的情境中。进行案例教学法重要的关键是希望学生能假想,当自己身处案例角色时会如何。

第二,学生学习方式的转变。传统的教育方法是老师讲、学生听,信息单向传递,最后通过考试来检验,学生的学习完全是被动灌输式,死记硬背,学到的知识僵化、教条。在案例教学中,学生要先熟悉案例,通过查阅各种他认为必要的理论知识和相关材料,加以思考消化,这是一种积极主动的学习,必然会加深对知识的理解。在学习和掌握相关理论知识后,还要经过缜密地思考,提出解决问题的方案,在教师的指导下,通过积极讨论,多向沟通,提高了自己独立思考问题、解决问题的能力。

因此,案例教学法不仅影响教师的教学,同时也影响学生的学习;不仅可以传播新信息,促进思想多向度交流、沟通,还可以培养学生高层次的思考能力、问题解决的能力。在行政秘书学的教学实践中,案例教学法是一种必不可少的教学方法。

三、案例教学法的实践运用

行政秘书人员应当具备的行政能力可以分解为办事、办文、办会的能力。在给学生讲述秘书“办会”这一知识点时,为了让学生理解并掌握秘书办会的含义、会议举办的主要过程、各阶段基本特征等几个方面的内容,介绍完相关理论后,教师在课堂教学中穿插了“上海政法学院第一次学代会”与“全球大学生领袖会议”两个案例加以运用。

1.老师导入:秘书办会不仅是秘书日常工作的重要组成部分,也是秘书部门的一项经常性业务工作。秘书办会在程序上包括会前筹划和准备、会中组织和服务、会后善后和落实三个环节。会前筹划和准备主要包括拟定会议计划、安排会议议题、制定会议方案、进行会前检查等内容;会中进行阶段的工作主要包括组织签到、协助领导掌握会议情况,控制会议进程、处理会议特殊情况、编写会议简报、会议记录等内容。会议结束阶段的工作主要包括安排与会人员离会、清理会场、编写会议纪要等工作。下面将结合“上海政法学院第一次学代会”与“全球大学生领袖会议”两个具体案例中的情况加以学习。

2.案例陈述:案例一:简称“学代会”。上海政法学院第一次学生代表大会于2010年5月20日正式召开。学院各级学生会组织共同成立学代会筹备委员会,召开大会预备会议。院党委副书记、上海市学生联合会副秘书长、院学工办主任、各系党总支副书记、团委和各系团干部以及来自华东政法大学、上海大学、上海师范大学等兄弟院校的学生会主席出席开幕式。院学生会主席做大会工作报告,院团委书记致辞,上海市学生联合会副秘书长、院党委副书记发言。会议代表审议通过院学生会工作报告、《上海政法学院学生会章程》等一系列重大文件,选举产生院第一届学生会主席团成员。大会最后学生工作办公室主任讲话。

案例二:简称“领袖会议”。全球大学生领袖会议于2010年8月1日至7日在马来西亚举行,由联合国人道主义事务及联合国下属机构承办。届时将有来自30多个国家,近千名大学生领袖参与、组织关于世界可持续发展领域400多项具有影响力的大学生活动。7名交大青年领袖将和北大、清华、浙大、南大和复旦等大学青年领袖组成中国代表团参加此次会议。本次会议特邀两位演讲者:前澳大利亚外交家GeraldineCox和诺贝尔奖候选人Tim Peters。与会者共同讨论全球性热点问题,提议、讨论、详细阐明各自国家的可持续发展项目,并与其他国家青年领袖进行对话以致力于改善世界贫困问题。除会议外还有学生联谊、旅游观光和领袖讲座等活动。会议结束后,全体与会者会得到此次活动的官方认证书以及马来西亚总理的认证函,并能与马来西亚总理合影。与会费用为650美元。

3.案例制作与讨论:任务提前一周布置,将全班同学分为十二个小组,六组参加“学代会”,六组参加“领袖会议”。“学代会”和“领袖会议”各自又分为两大组——制作组与评议组。制作组包括会前、会中、会后三个小组,分别准备会前、会中、会后三个阶段的相关工作,每一小组指定一名小组长,对组员进行分工,分别搜集有关材料,组长负责将材料汇总,统一制作会议PPT,一周后,小组指派一名代表在课堂上介绍,围绕要求掌握的知识点,陈述本组成员的结论和理解。评论组包括三个小组,分别对会前、会中、会后小组制作和陈述情况加以评议,指出值得肯定的地方,存在的问题,以及如何改进。

4.教师总结管理心得:在这两个案例中,上海政法学院第一次学代会是学校在一年前已经召开的会议,而全球大学生领袖会议将于2010年8月在马来西亚举行。通过一个对已经召开的会议的学习和一个尚未开过的会议的筹备来考核学生对会议制作的掌握情况。

从各小组制作情况来看,无论是制定会议议程,参与会议筹备,发送会议通知、请柬、邀请函,还是会议所需物品清单开列购买准备、会场布置、礼仪、迎来送往、签到、引领入座、茶水、到落实与会人员和相关资料、清理会场、会后撰写新闻稿、会议纪要等。每一个小组成员都能积极参与其中,分工明确,准备充分,制作过程完整而有特色。“上海政法学院第一次学代会”的三个制作小组想方设法找到了“学代会”曾经召开的有关资料和文献,对其加以整理,进行归纳和综合,在原有会议举办的基础上提出了自己的方案和建议。“全球大学生领袖会议”的三个制作小组则通过登录联合国人道主义事务以及全球大学生组织的全英文官方网站,获得了更为详实的资料,制作出了大会每一阶段的相关工作和注意事项。

从各小组评议情况来看,评议组虽然没有参与会议的制作,但在理论与实践上都对会议有比较清晰地了解和掌握。他们的评头论足也有的放矢,比较切中要害,提出的意见和建议涵括了会议组的内容准备、代表发言、ppt制作、技术改进等各个方面。

通过对以上两个案例的分析、讨论总结,加强了学生对所学理论的理解。通过学习,学生了解并掌握了会议召开的各项程序,提高了学生理解、分析问题的能力。在学习中,学生加强了团队合作,锻炼了自己的动手能力和独立思考能力,甚至提高了自己的英语学习能力,综合素质也得到了很大的提高。

四、结语

在行政秘书学教学中,以传授知识、培养学生能力为目标,采取生动活泼的案例教学法让学生轻松掌握课堂内容。教师应精简、重组、活用现用教材,抓住行政秘书学基本思想、基本原理、基本方法等最重要的基础性知识,灵活处理教材,将行政秘书学课程与学生现代秘书职业能力的培养相结合,针对学生的特点进行教学方法改革。在教学中精心备课,注重以事论理,采用国内外行政秘书综合素质与能力培养说服力强的案例由浅入深、通俗易懂地讲解、启发。并在教学中辅之以问答式、讲座式、练习式、参观考察、现场教学等教学方法。摒弃从理论到理论、从课本到课本的灌输式、填鸭式教法。

参考文献

[1]漆大鹏.对管理类专业案例教学的思考[J].管理科学文摘,2004,(3).

[2]王公龙.创造案例教学:为了适应现实世界的专业教育(上)——哈佛大学戴维•加文教授关于21世纪案例教学的新思考[J].党政论坛,2009,(6).

[3]王公龙.创造案例教学:为了适应现实世界的专业教育(下)——哈佛大学戴维•加文教授关于21世纪案例教学的新思考[J].党政论坛,2009,(7).

[4]张晓峰.行政管理案例教学中“冷场”局面的应对[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2010,(4).

浅谈行政秘书的职业道德 篇12

职业道德是行政秘书从事日常工作、行使公共权力等管理活动过程中必须遵循的道德行为规范。

我国目前行政秘书的职业道德现状主流是积极的、进步的。这表现在:

法制观念增强。中国共产党从成立的那天起就强调民主与法制的重要性。特别是十一届三中全会以来, 我国实行改革开放、建立和发展社会主义市场经济, 崇尚法制, 依法行政观念得到强化。社会主义法制的逐渐完善, 使得法制精神逐渐渗透到社会活动的各个方面。国家的各级政府机关、企事业单位及各级高校的行政秘书人员普遍意识到:遵纪守法、依法管理, 是从事秘书日常工作和行政管理的重要道德标准。

道德观念更新。改革开放的深入和市场经济的发展, 使得软件和界面不尽相同, 用户要熟悉和使用它们的难度不小。

三、网络环境下实现图书馆文献资源共享的对策

1、加强宏观调控和统筹规划。我们应当把整个社会的各级各类图书馆看作是一个整体, 每个图书馆考虑问题时, 都必须从整个社会、整个图书馆事业的角度出发。为此, 就有必要成立文献资源共享研究的权威性专家委员会或全国性协会, 制定出实现文献资源共享的政策计划和标准规范, 用这些政策规范来约束各成员馆的行为, 明确各自的权利和义务, 充分发挥政府指导作用。实现图书馆文献资源共享还必须要统筹规划, 特别是在文献信息资源建设上应当以一些在资金、技术、人员素质上占优势的大型馆为主体, 其它一些资源不足、技术相对薄弱的馆则需要加强自身的网络基础设施建设, 充分利用现有的成果, 通过和主干馆或地区中心馆联网, 实现资源共享。这样避免了重复建设, 减少了资金浪费, 也使得急剧增长的数字信息存取问题得以解决。

2、加强协作, 努力开发特色资源。图书馆文献资源共享是一项跨行业、跨部门、跨地区的重大系统工程, 实现文献资源共享, 就意味着每个加入这个共享系统的图书馆都是这个共享系统的组成部分, 它们能共享其共同拥有的信息资源。因此, 应当接受“能获取, 但不拥有”的理念, 搞好各个图书馆之间的协调合作。另外, 在网络环境中, 各个图书馆拥有的信息资源重复是没有任何意义的, 只有各图书馆上网的文献资源具有各自的特色, 网络才真正是资源丰富的宝库。因此, 各图书馆应努力开发自己的特色资源, 从而建立起具有自身特色的数据库。

3、培植资源共享理念。传统的价值观认为, 共享是一种损己利人的事情。实际上, 文献信息资源不同于传统的资产, 它只有在被更多的人共享时, 这些信息才能体现出最大的价值, 才会不断增值。而隐瞒信息资源的结果, 是限制了信息的转化一些旧的道德观念受到了很大的冲击。与此同时, 又形成了一些与市场经济相适应的新的道德观念。行政秘书的道德风貌也随之发生了新的转变。表现在:竞争意识增强、效率观念强化。

道德价值感强化。正确的价值导向, 讲公德的道德环境, 与社会主义市场经济相适应的道德观念, 使得社会主义市场经济能够健康发展。新形势下的行政秘书人员, 大多数具有较高的道德价值观念。普遍认为发展社会主义市场经济, 不许与道德伦理上有所背离。大多数行政秘书能够立足本职工作, 以高度的责任感, 勤勤恳恳地为社会主义现代化事业作贡献, 为人民建功立业。这反映了广大行政秘书的职业道德和对人生价值的追求。

但在看到我国行政秘书职业道德积极一面的同时, 也要看到市场经济给我们带来的消极的一面。市场经济对利益最大化的追求, 客观上也存在着非道德和不道德的可能性。这就使得行政秘书的道德建设出现了某些误区。主要表现在:

责任意识淡薄。由于行政秘书本身工作的特殊性, 党政机关、企事业单位及高校的行政秘书不仅要处理办公室业务, 还有会务安排、调查研究、协调、监督、信访等工作, 这就要求行政秘书要具有较高的工作责任意识。但有些秘书对行政道德创新, 其最终结果是束缚了图书馆的发展。因此, 我们应当在全社会营造良好的共享氛围, 使大家转变并形成一种全新的价值观念即:共享可以共赢。

4、重视文献信息资源建设的技术标准与规范。文献信息加工的标准化、规范化是实现网络资源共享的基础。为达到文献信息资源的高度共享, 文献信息资源的建设应该在统一的标准下进行, 要从数字资源元数据与对象数据两个方面明确资源建设的具体标准。经过制作并整合后的各类数字化信息资源在元数据与对象数据方面都应该符合资源建设统一的技术标准与规范。资源建设统一技术标准的制定可由文献信息资源共享研究的权威性专家委员会来负责。

5、整合各种图书馆系统软件, 为用户提供更好的服务。国内几个主要的图书馆系统软件产品存在着界面不一, 规模、功能和层次差别较大的问题, 因此, 图书馆软件整合系统的开发已成为一个亟待解决的关键问题。这项复杂工程的解决, 将有利于管理系统能很好地保证许多节点信息资源的共享和程序转换的一致性。另外, 除了在网站的设计上要方便用户使用外, 还应当采用先进的服务方式、服务手段为用户提供更好的服务。例如, 向用户提供多数据库的跨库检索、深度链接等方式, 还可以让用户通过“实时问答”、“E-MAIL提问”、“网上传递”、“常见问题库 (FAQ) ”等形式适时、灵活的得到高效的文献信息服务。

参考文献:

[1]杨洁.文献资源共享的现状、问题与对策[J].图书馆学研究, 2003, (4)

[2]叶静华, 黄智.论文献信息资源共建共享的发展对策[J].图书馆论坛, 2003, (3)

[3]坤燕昌.网络环境下馆藏文献资源共建共享的必然性与可行性分析[J].西昌农业高等专科学校学报, 2001, (2) 缺乏深刻认识, 在行使各种责任时, 掉以轻心, 缺乏“以人为本”和为人民服务的思想, 高高在上, 傲视群众, “门难进、脸难看、事难办”, 对工作不能全身心投入。

腐败现象滋生。在市场经济大潮中, 有的人禁不住金钱的诱惑, 权欲、物欲恶性膨胀, 走上了贪污腐败的不归路。如原河北省委书记程维高的秘书李真、原上海市委书记陈良宇的秘书秦裕、原安徽省池州市政府原副秘书长孙靖、原广西壮族自治区贵港市委秘书长高二刚等一些人, 为了满足一己私欲、利用手中握有的权力收受巨额贿赂, 最后身败名裂。

这些问题虽属“支流”, 但极大地影响了党政机关的形象, 导致了机关权威的流失, 在人民群众中造成的负面影响不可低估。

二、行政秘书职业道德存在问题的原因

行政秘书职业道德缺失的产生, 有主观、客观等方面的复杂原因。

1、市场经济的负面冲击和影响。市场经济本身是一把“双刃剑”, 它既有积极的一面, 又有消极的一面。它崇尚公平竞争, 又崇尚重利性, 容易导致人们陷入拜金主义的误区, 对行政秘书人员的心理产生冲击和影响。

2、职业道德建设滞后。目前, 我国行政秘书还没有一个完善的道德标准, 职业道德建设的体系还不规范, 道德建设的体制还不健全, 缺乏道德评估和道德监督部门。一些行政单位的道德约束力还不够, 对秘书人员的道德约束往往停留在口头上、纸面上。职业道德建设的滞后, 直接影响着行政秘书人员道德素质和道德水平的整体提高。

3、监督机制不健全。防止权力恶性膨胀的主要手段, 是拥有严格的监督和约束机制。一味的进行思想政治教育, 希望行政秘书主观上对自己的行为有所约束而不进行合理的监督, 这在一定时间内可能有效, 但从长远看, 效果不佳。而且, 目前的监督工作还有许多不足, 事后监督多, 事前监督少, 缺乏“主动主击”。建立、健全监督机制, 是当前加强秘书职业道德建设的当务之急。

4、缺乏对贪污腐败现象的正确认识。为什么贪污腐败现象屡禁不止, 为什么已有前车之鉴而有的人还要以身试法?这除了各级行政机关缺少对贪污腐败警示教育的客观因素外, 从贪污腐败者主观上讲, 由于利欲澎涨, 思想脱离正轨, 政治上阳奉阴违, 当面一套, 背后一套, 弄虚作假, 欺骗领导, 欺骗群众, 导致思想道德滑坡, 陷入贪污腐败泥坑而不能自拔。

三、提高行政秘书职业道德素养

(一) 从行政秘书主观上讲, 应有高尚的政治品德, 具备以下一些职业道德素养:

默默无闻、无私奉献。行政秘书, 一般处于领导的身边, 办理上级机关下达的文件, 向有关部门或下级机关传达相关文件精神, 为领导撰写、整理各种书面材料, 为领导外出行程做具体安排等一些日常工作。行政秘书的工作成果, 往往以领导人或机关的名义出现, 自己很少有署名和抛投露面的机会。作为一名优秀的行政秘书, 要具有博大的胸怀, 要甘当无名英雄, 淡泊名利, 默默无闻, 无私奉献地做好本职工作。

廉洁自律、克己奉公。行政秘书处于各级党政机关、企事业单位的枢纽地位和要害部门, 廉洁自律至关重要。作为行政秘书要廉洁自律, 不能擅用领导名义耍特权、办私事, 搞不正之风, 牟取私利。

戒骄戒躁、平易近人。行政秘书根据领导授权, 经常代表机关、单位出面协调工作, 办理各种事务, 人们常把他们视为机关、单位的代言人。行政秘书待人处事的态度, 往往关乎单位的声誉。因此, 作为行政秘书, 做事要戒骄戒躁, 把自身放在恰当的位置。出面协调办事, 要把握领导授权的“度”, 不在授权之外自作主张, 越权办事;不以“二首长”自居, 以势压人;处理矛盾要说服、疏导, 不指手划脚;要平易近人与群众相处, 增加群众的亲近感。

恪守秘密、提高警惕。行政秘书保管着机关、单位的重要文件, 经常涉及重要工作秘密。一定要做到恪守机密。这要求行政秘书人员具有较高保密观念, 提高保密工作的自觉性和自律性, 随时提高警惕, 维护机关、单位的利益。

(二) 从行政秘书客观上讲, 相关行政部门应加强对他们的思想道德建设, 做好以下一些基础性工作:

首先, 加强行政秘书人员的思想道德教育。思想道德同法律、制度约束来比, 本身强调的是一种发自内心的自律行为, 它是行政秘书遵纪守法的基础和保障。只有经过良好的思想熏陶, 才能摆脱对物欲的诱惑, 才能在现有不健全的法律和监督机制下, 约束好自己的行为, 不用手中的权力谋取私利。

行政秘书良好的职业道德最终依赖于科学的人生观、世界观、价值观的确定。加强思想道德建设应从两方面入手:第一, 加强理想信念教育。经过20多年的改革开放, 我国的经济建设已在世界和平崛起, 但不能因为综合国力的增强, 而放弃对共产主义远大理想的教育, 反而应该加强这方面教育。 (3) 共产主义信念教育不仅能加强行政秘书的自身素质, 还能帮助他们看到社会主义初级阶段的优越性所在, 自觉地维护社会主义事业的发展。第二, 加强为人民服务、责任观念教育。应让广大行政秘书清楚看到, 是谁给了他们的权力?他们应该为谁负责?只有正确地认识权利, 才能正确地使用权力, 从而树立全心全意为人民服务的观念, , 增强行政秘书的政治责任感和道德责任感。

其次, 加强法律制度和监督机制的建设。行政秘书的职业道德建设, 只依靠秘书自身的道德约束、自律是不够的, 还应出台相关的强制性法律措施。我国目前还没有这方面的法律文件, 但这不意味着没有存在的必要。将行政秘书的职业道德法律化、制度化, 对于提高行政秘书的职业道德, 保持其清正廉洁、克己不公、依法行政、恪守机密等具有重要的约束作用, 可以有效防止不道德行为的滋生和蔓延。

第三, 借鉴国外行政秘书职业道德建设的经验。中国行政秘书的职业道德建设, 是与中国特色的社会主义政治制度结合一致的。但并不意味着可以闭关自守, 闭门造车。国外成功的职业道德建设经验, 也可拿来为我所用。完善的职业道德监督和惩处机制, 是一个国家职业道德建设成熟的标志。它一般具有以下几个特点: (1) 有严格的惩处机制。对违反职业道德的行政人员应当承担的责任明确、具体; (2) 有独立的道德监督机关。如职业道德委员会之类; (3) 有严密的惩罚程序。监督机关如发现有违反职业道德的行为, 会对其进行调查, 经确认后, 提交给上级机关或司法机关处理。

当然, 借鉴国外经验, 并不是拿来照搬。应该结合我国的实际情况, 在实践中不断摸索和完善。

摘要：行政秘书道德状况的好与坏, 将直接影响行政机关的行政效率。因此从我国目前行政秘书的职业道德现状出发, 通过分析其存在问题的原因, 从主观和客观两方面提高行政秘书的职业道德, 对于我国行政机关提高行政秘书的工作效率具有重要的理论意义和现实意义。

关键词：行政秘书,业道德

参考文献

①陈合宜著.《秘书学》 (第五版) [M].暨南大学出版社.2004年版

②夏书章主编.《行政管理学》 (第三版) [M].　高等教育出版社.2006年版