高校系级行政管理（精选7篇）
高校系级行政管理 篇1
一、办公室的工作特点
由于办公室在学校的特殊地位, 决定了高校系办公室具有“服务性”“协调性”“执行性”“时间性”等工作特点。“服务性”体现在办公室的所有工作归根结底就是为师生服务、为校系服务, 以优质服务达到最佳的管理效果。“协调性”体现在系办公室是学校上下沟通、联系左右的枢纽与桥梁, 协调始终贯彻在办公室工作过程中。“执行性”体现在办公室主要的工作任务是贯彻校系的各项指示和精神, 把政策的原则性与执行方法的灵活性有效结合, 达到最佳效果。“时间性”体现在校系的各项工作是一个系统工程, 环环相扣, 只有遵循教学规律, 按时完成各阶段的工作任务, 才能保证学校各项工作顺利开展。
二、角色定位的意义
社会学家G·N米德首次提出角色这一概念, 认为它是一种身份, 也是一套行为模式。在一定的系统环境下 (包括时间) , 在一个组织中拥有相对不可代替性的定位, 就是角色定位。由此可见, 高校内部人员的角色定位实际上是一种运行机制和管理原则, 根据这种机制和原则, 高校的运转可以分解为各种角色及其责任, 所有这些角色都有其应该承担的责任, 对其责任负责。评价一个人是否称职、优秀, 首先要看其是否完成了他的职责。
三、角色定位的原则
(一) 机制原则
以高校系办公室为例, 首先, 学院是否形成了一套完善的基于角色分工的组织系统和推动这个系统健康运转的机制?同时, 随着时间的变化, 在校系发展的进程中, 对系办公室主任、行政秘书、教务秘书等角色的分工及职责都会有新的要求。真正实现了角色定位的院系, 管理者、教师、学生都会自动作出标准上的调整, 适应系科发展新目标。
(二) 能力原则
进行角色定位首先要关注角色的能力, 角色能力不强, 就谈不上角色定位。在院系管理中, 首先要关注成员的角色能力, 并确立尊重这种角色能力、激励和强化角色能力的流程和制度, 以鼓励系级行政人员朝着相应的角色方向定位。在高校管理过程中, 要将合适的人放在合适的岗位, 才能确保管理的最高效率。
(三) 权力原则
高校系级行政人员不对人事处、教务处负责, 也不是对院领导负责, 只是对他本人角色事务和角色原则负责, 他拥有根据角色原则下最高的事务处理权力, 即系级行政人员有权按照正常程序处理自己职责范围内的事务。
(四) 责任原则
既然角色权力拥有根据角色原则下最高的事务处理权力, 那么, 相应的, 角色就必须承担角色原则下最终和最高的责任。看一个系办公室是否按角色定位原则运作, 主要看其成员的角色责任而非权力, 他是否对自己承担的事务负完全责任。
四、系办公室成员的角色定位
普通高等学校系办公室因其具有自身的特殊性, 具有角色意识及相应的行为模式。在新形势下, 系办公室人员应扮演好自己的角色, 我们可以把高校办公室人员的角色解读为:
(一) 服务者
服务是系办公室的主要职能之一。系办公室人员应有全局服务的理念。为学校职能部门服务:提供真实、快捷、全面的资料、信息。为系领导服务:搜集资料、收集信息, 及时传达上级精神、反馈来自各方面的意见, 出谋划策, 为领导提供决策依据。为教师服务:传达学校各项方针政策, 始终以教学为中心, 沟通了解教师的要求, 在不违反原则的前提下, 尽量让教师满意。为学生服务:学生不只是我们的教育对象, 更是我们的消费者, “为了一切的学生、为了学生的一切”始终是我们的教育宗旨。办公室的工作具有被动的一面。经常是事务牵着鼻子转, 为此需要注意发挥主动性、前瞻性和预见性, 才能在被动中争取主动, 变被动服务为主动服务。主动服务的关键是总结和探索管理工作的规律性, 发挥创造性, 增强预见性。做好一名服务者, 应具备良好的心理素质。做到淡泊名利, 任劳任怨, 严谨认真, 对待工组始终保持高度的热情, 谦虚谨慎, 宽以待人。
(二) 协调者
协调是系办公室的主要工作内容之一。随着高校教育体制改革的加深, 利益格局的多样化, 各方面的矛盾越来越多, 需要办公室协调的关系也越来越复杂。既要协调好办公室人员与院系领导的关系, 也要协调好本系领导间的关系, 维护领导班子的团结;既要协调本部门与学校职能部门的关系, 也要协调办公室和院系平行部门的关系。
在政策执行、系部运行过程中, 免不了出现一些问题和矛盾, 系办公室就必须采取一些有效措施解决问题。做好一名协调者, 首先要做好政策沟通。校系的新文件、新政策, 办公室人员首先要理解透彻, 在传达贯彻落实过程中进行交流, 达成一致。其次要做好领导意识的沟通, 要善于领会和把握领导意图, 按要求做好疏导与解释工作, 实现政通人和。最后, 要清楚学校及系部目前的运行情况, 预知可能出现的问题。在问题出现之后, 迅速寻找最佳解决方案, 将损失减少到最低。
(三) 管理者
管理是系办公室工作的本质。系办公室的所有工作最终是为了达到人、财、物的高效管理。学校政策的落实、系部计划的实施需要系办公室的督促与反馈。每个阶段的工作重心需要系办公室传达和强化, 使集体成员统一思想, 努力完成每个阶段的中心工作。
做好一名管理者, 需要良好的职业道德。要忠诚高校教育事业, 不断提高自己的政治思想觉悟、政策水平和理论修养。做事要光明磊落, 实事求是。在工作中, 要做到不以个人好恶、不掺个人感情, 敢于讲真话, 办实事。不因权势而趋, 不因情面而退。要有顾全, 团结协作的精神, 做到尊重他人、理解他人。做好一名管理者, 需要树立全新的工作理念和创新精神。按程序办事, 按领导意图办事, 不代表办公室人员事事都要依赖领导, 处处只能被动行事, 同样需要发挥自己的主观能动性和创造性。同一件事, 不同的人去办, 不同方法办, 效果不同, 结果也不尽相同, 这就是主动性、创造性的作用。这就需要办公室人员适应新形式, 解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新, 向领导问计、向学生求策, 学习、研究、探索, 不断反省自己的成败得失, 总结经验, 才能真正提升自己的管理水平。
总之, 高校系办公室承担着基层管理工作重任, 系级行政人员只有准确的进行角色定位, 不断提高自身的专业素养, 积极主动的参与到校系各项事务中, 才能在高校的新形势下真正实现自我的价值。
摘要：高校办公室是高校党政管理的一个基层部门, 发挥着全校各项任务的最终传达、基层信息的收集和全校党政工作最初的协调作用, 是各系与上下沟通工作, 与左右联系业务的枢纽和桥梁, 是系领导的直接参谋和助手, 是全系师生的管理者和服务者。
关键词：角色定位,服务者,协调者,管理者
参考文献
[1]景玉平.管理者如何做好角色定位[M].北京大学音像出版社, 2005.
[2]游欣.新时期高校办公室工作的创新思考[J].闽江学院学报, 2003.
高校系级行政管理 篇2
【关键词】教学质量 质量管理 过程方法
【中图分类号】G622.3【文献标识码】A【文章编号】1673-8209(2010)05-0-01
1 引言
质量管理理论在高校得到广泛应用,但“过程方法”未受到足够重视。过程方法不仅是目前最为重要的质量管理理论和方法,更是高校实施质量管理的重要途径和着眼点。企业的产品或服务的最终目的是为了满足客户的要求,而产品或服务的质量是由过程的有效控制来完成。学生是学校的产品,学校教育管理部门要借鉴和运用现代企业对产品质量控制的观念,逐个深化对产品质量的认识,即从产品的设计、制造、检验等环节着手,实现对产品的零缺陷设计与制造,这实质就是将教学质量的监控和评估的重心前移,从教学过程的各个具体环节,包括从人才培养计划的制定开始就进行质量管理。
2 过程方法
系统地识别和管理组织所应用的过程,特别是这些过程间的相互作用,称为“过程方法”。“过程方法”一般通过“PDCA”循环方法来实现,每一循环包括策划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)和处置(Action)四个环节,前一循环的输出将成为后一循环的输入[1]。PDCA循环实际上是一种螺旋上升的动态管理循环,应用这种循环可以促进组织保持和持续改进过程的能力。尽管“过程方法”较早应用于企业、组织的质量管理中,但是作为一种通用的现代管理方法同样适用于高职教学质量管理。首先,由于管理本身并没有行业的界限,凡是有人、物等因素参与的过程都可应用过程方法进行管理[2];其次,与企业一样,高职也是生产产品的组织,产品包括学生、科研成果及其他辅助产品,其中学生是核心产品;再者,从高职高专院校本身的特点看,它比本科院校更具有“企业化”、“市场化”等特点,更适合采用“过程方法”进行教学质量管理。
3 过程的识别
运用“过程方法”进行管理,首先要识别过程。根据“过程方法”的原理,可以把高职教育分解为四个过程[3]:①教学过程:指专业设置、教学计划、授课计划、教案、考试等,这些过程内涵充分反映了高等职业院校的教学特点和以职业岗位能力为特征的培养模式特征;②教育过程:教育过程是教师根据教育目的、任务和学生身心发展的特点,通过指导学生有目的、有计划地掌握系统的文化科学知识和基本技能,发展学生智力和体力,形成科学世界观及培养道德品质、发展个性的过程。③管理过程:指学籍管理、教学教务管理、各种日常活动的管理;④服务过程:指学院对学生提供服务的活动过程,如招生宣传、图书馆和信息服务、医疗服务等有关的服务。
4 过程的控制
所有质量工作都是通过过程来完成,质量管理要通过对过程的控制来实现。任何一个组织都应该识别、组织、建立和管理质量活动过程才能创造、改进和提供持续稳定的质量。这就是质量管理的过程控制原理。按照质量管理的观点,将人才培养的质量监控贯穿于整个“产品”生产的整个过程。所以系部教学质量管理的关注点应从起始阶段开始,注重影响教学质量的形成性、过程性要素的控制。
(1)教学过程检查
教学质量过程检查分为五个步骤:信息收集→综合评估→提出建议→落实措施→更好的教学质量。①资料信息收集。这是教学质量检查的基础。收集资料信息的主要渠道有学生问卷调查、毕业生及用人单位问卷调查、以及系领导、教师同行听课等等。②综合评估。评价者有任课教师、已学学生、毕业生、用人单位等。教研室主任负责全面汇总所收集的信息并提出总结报告。③提出改进建议。评价结果反馈给教师本人以帮助教师不断改进教学方法,提高教学质量。评价结果尤其是在评价过程中,对评价较高的院系和教师及时找出其优点所在,并总结经验,以利于教师相互探讨、学习和提高;对得分较低的院系和教师更需要及时总结和改进,组织专家、教授帮助其查找原因,不断提高教学质量。④落实具体措施。改进建议的具体执行者是教师,根据改进建议,制定出具体行动计划和定期检查的措施。同时建立评价档案,及时对评价的结果要进行分析、存档,进行规范的管理。⑤更高的教学质量。每一次教学质量检查要看该课程的教学质量是否比前期有所提高,制定的目标是否达到,并对未能达到制定的目标做出解释,采取措施加以改进,以保证教学质量进一步提高。
(2)信息反馈
有效的信息反馈是质量控制的基础。反馈的信息要及时、准确和完整,就必须依靠健全的监控机构采用有效的监控方法获取信息并快速地传递给管理部门及时采取措施进行控制。因此必须建立多通道的信息反馈系统,及时收集信息反映问题[4]。实施持续改进的渠道是否畅通,改进的策划是否真正符合改进的要求,信息的收集和传递、利用是重要因素。每个组织都应建立有效的信息系统,对外部的、内部的信急应及时收集、整理并加以利用,以寻找改进的机会。
(3)过程的评价与改进
过程评估是对照系各专业、各课程的质量标准,对照各个教学环节的质量标准,对教学过程及时评估,进行有效的质量监督。输出评估一是指毕业时进行目标验收,可对学生的学科专业知识和技能、毕业论文、外语水平等等(根据各校特点而定)进行考核,考核合格方可毕业,严把质量关;二是指坚持对毕业生和用人单位跟踪调查,搜集社会对毕业生的反馈信息和毕业生对系部教学的反馈给系部教学改革提供依据。
通过校级评价,可以判断学校教学工作的整体运作态势,找出存在的问题,从而保证人才培养质量。通过系级评价,可准确了解系级教学活动和教学管理情况,有利于促进系级教学基本建设,提高管理水平。通过教研室、实验室自评自测,可更加深入地了解各个科室的各方面的情况,为学校和系级改进工作提供依据,促进教学质量的提高。
定期对质量情况进行总结,针对发现的问题,认真分析原因,制定相应的纠正措施,组织相关人员进行学习,不断提高教学水平和质量。具体形式可以通过定期的质量讲评或请专家进行专题讲座来实现。
5 结语
产品是通过过程形成,过程的输出是产品。按过程方法管理是质量管理基本理念所决定的,过程方法的应用是质量管理持续改进的关健。高职院系教学质量管理的完善与否,关系到教学质量的高低与优劣。基于“过程方法”的质量管理能使教学管理部门能够不断改进、提高和自我完善管理体制,这非常有利于完善教学质量监控体系,不断改善教学产品和服务的质量,有效实施对高职教学过程的监督、测量、促进、评价,为高职教学质量提供保证,形成科学的运行机制,从而切实保证教学质量的提高,使高职院校处于良性的可持续发展的状态。
参考文献
[1] 戴雅琴.对基于过程方法的高职高专院校绩效管理的探讨[J]中国高等医学教育,2008(5):55-56.
[2] 胡弼成.高等教育质量观的演进[J]教育研究,2006(11):24-28.
[3] 易建芝.“过程方法”在高职教育质量保证体系中的应用[J].职业教育研究 2008(11):70-71.
高校系级教学管理之我见 篇3
为了更好的进行系级教学管理, 适应市场经济的发展, 确立管理目标尤为重要。系级教学管理的目标就是从思想观念的改革入手, 树立现代管理新思想, 以高度的责任感及服务意识, 坚持以人为本, 实事求是, 管理育人, 服务育人, 具体提出以下对策:
科学的教学监控体系包括教师和学生两种质量监控体系。教学质量监控体系由系主任, 教学秘书, 教务员, 教研室主任, 教师组成。主要职责即一方面是监控教师的课前准备工作, 另一方面是监控教师的课堂教学质量, 通过检查、抽查相结合的途径以及层层负责、环环相扣的方式, 可以有效的实现对教师的教学质量的评价, 较好的保证教学工作的顺利开展。学生质量监控体系的主要职责是有效调动学生参与教学的积极性, 及时传达各项教学工作信息, 反馈教学意见, 并及时监控学生的到课率, 督促学生认真完成课后作业, 切实抓好学生的各种能力的提高。
以人为本的教学管理具有很大的优越性, 层层负责的管理体系暴露出不少弊端, 管理过程中的随意性与学校工作的整体发展不相吻合, 因此必须适应形式发展需要, 建立和健全一套完善的系级教学管理制度, 向以法治系的方向转变。系级教学管理制度应是在公平、公正的基础上, 根据全系各项工作的具体要求制定出来的, 它是维系教学工作顺利进行的纽带。任何人都不能超越各项管理制度的特权, 同时, 必须加大追究力度, 对任何违背管理制度的行为予以认真追究, 严肃处理。只有这样才能实现教学管理制度的科学化、规范化, 保证全系各项工作的正常进行。日常工作中注意形成, 收集和积累, 同时要充分挖掘教学档案中隐含的信息, 如采用数量统计分析等方法, 对学生的成绩加以分析, 这样能及时发现教学中存在的问题, 有针对性地加以解决。建立学生信息调整制度, 采用召开座谈会, 回收调查表等形式听取不同专业、不同年级的学生对本系教学活动的评议, 建议和要求。这种调查不仅面向在校生, 也可以扩大到已毕业的学生, 通过调查研究, 调整专业设置, 改善教学方法。
在全体教师中, 树立质量意识, 把提高教学质量真正放到议事日程上来, 形成一整套不断深化教学改革, 提高人才质量的完整思路, 为创设一个良好的质量管理环境打基础。“管理出效益”适用于任何组织, 它要求系领导重视教师队伍建设的同时, 也要把教学管理队伍的建设提上议事日程。除了重视管理干部的配备外还要重视管理人员的培训, 提高管理人员的管理素质, 使管理水平向科学化, , 现代化迈进。“管理出效益”也就是向管理要质量。管理的高效关键在于创新。首先从管理机制着手, 积极有效地推动教学管理模式的优化, 促进教学管理工作与时俱进。其次要对管理观念进行创新。系级管理人员要树立以人为本的管理观念, 突出学生的主体作用和教师的主导作用, 充分调动教与学两方面的积极性, 激活教师与学生的主动性、创造性, 做到教学相长。再次在机制上进行创新。系里要建立竞争机制, 对不合格的管理人员要调离管理岗位, 教学管理也应有过程管理向目标管理转变。最后还要吸收国内外教学管理的新经验。通过国外的及兄第院校的交流与合作, 改革了旧的管理模式, 向新的管理模式转变。
随着科学技术飞跃发展, 现代化办公设备的应用已经越来越广, 为适应迅速发展的高教事业, 就必须努力使教学管理工作实现现代化。尽快改革那些落后的纯手工劳动式的教学管理方式, 使教学管理工作趋向科学化, 同时通过设立网络教学管理系统, 优化教学资源配置, 认真研究教研室、实验室的布局, 加强教研室和实验室的整体教学和研究功能, 实行资源共享, 促进教师间的交流和协作, 为培养学生的综合能力和扎实的基本功创造积极的条件。
总之, 系级教学管理是高校工作的重要组成部分。我们必须清醒的认识到高校发展面临的实际问题, 不断加强教学工作的改革和创新, 促进系级教学管理模式的优化, 以有效保证高校教学工作的顺利开展和教学质量的稳步提高。
参考文献
[1]蔡莹露、李晓明:《高等教育大众化背景下的高校院 (系) 教学管理改革刍议》, 《教育管理》, 2005 (10) 43-45。
高校系级教学管理规范化的思考 篇4
一、系级教学管理规范化建设的目的
教学管理规范化是指将体现教育、教学规律和人才培养规格与质量标准要求的教学管理体制、程序、方法等, 用制度和条例的形式确定下来, 以指导和管理教学工作。系级教学管理规范的目的在于提高教学质量, 培养社会需要的合格的高级人才。系级教学管理的关键就在于通过科学的、合理的运作、协调, 以解决有限的资源投入与高质量、高效率的实现系级办学目标之间的矛盾, 以促进教学质量和培养质量的提高。为保证系级教学管理质量的提高, 系级教学管理规范化建设必须处理好以下几个关系:首先, 既要正确处理规模、结构、质量、效益之间的关系, 又要正确处理改革、建设、管理和发展之间的关系, 坚持走内涵式的发展道路;其次, 要充分调动本部门师生员工的积极性和创造性, 建立有效的激励与制约机制, 把各个方面的积极因素加以引导, 并最大限度地集中到教学中去, 加强教学基本建设, 强化教学管理, 不断提高教学质量。
二、系级教学管理规范化建设的核心
系级教学管理规范化的核心问题是对教学计划的科学管理。教学计划是学校保证教学质量和人才培养规格的重要文件, 是组织教学过程、安排教学任务、确定教学编制的基本文件。因此高等院校系级教学管理规范化建设, 应将教学计划的科学管理作为核心工作。教学计划的管理主要有以下几个方面的工作:首先, 确定专业培养目标。这是制订教学计划的前提条件, 培养目标的确定必须遵循国家教育方针和社会对人才的要求为指导思想, 结合专业实际, 体现出对学生全面发展的要求, 体现出不同层次和不同专业的培养特色, 以此来指导教学工作。其次, 加强对教学计划的制订实施管理。教学计划的制订过程是将培养目标具体化的过程, 既要依据教学计划制订基本原则, 又要依据人才的培养规律;既要充分考虑课程间的结构, 又要充分考虑专业理论知识与专业技能培养的关系;既要充分考虑社会发展的需要, 又要充分考虑人才培养周期对人才培养超前性的要求。同时也应该充分考虑教学计划的独特性, 以提升专业的竞争力。
三、系级教学管理规范化建设的关键
教学运行管理是系级教学管理规范化的关键。教学运行管理是按教学计划实施对教学活动的最关键、最重要的管理。它包括以教师为主导, 以学生为主体, 师生相互配合的教学过程的组织管理和以学校、系教学管理部门为主体进行的教学行政管理。其基本点是全校协同, 上下协调, 严格执行教学规范和各项制度, 保持教学工作稳定运行, 保证教学质量。教学运行管理一般来说包括教学计划、教师安排、备课、讲课、考试、实习和实验等环节的全过程, 教学管理实质上是一种信息系统的管理活动, 因此, 建立全面科学的教学质量监控和信息反馈机制是促进教学管理系统有序运行的关键。为了实现教学管理最优控制, 使信息反馈及时、准确、有效, 必须建立畅通的信息反馈系统, 来保证反馈的信息量和信息的准确性和有效性。因此, 系级教学管理应该建立以主管教学系主任为核心的, 以教研室主任为辅助的, 以教师为基础的纵向教学监控和运行机制;还要建立以主管学生工作为核心的, 以年级辅导员为辅助的, 以学生自我管理组织为基础的横向教学反馈机制。两者有机的结合有力地促进教学质量的提高。同时按照学校学籍管理规定, 做好学生的入学注册、升级、留级、休学、退学、毕业和学位授予等工作, 形成严谨和谐的教学秩序。按照学校教学档案的管理规定, 教学档案是教学工作的真实记录, 不仅具有现实的使用价值, 而且具有长期作用, 系级教学单位要把各种与教学有关的教学文件、教学计划、教学大纲、教学材料、教学过程实施记录、总结、教学检查结果等及时归档, 保证教学档案材料的完整、可靠。教学档案管理要逐步制度化、规范化。还要管理和保持良好的学习环境, 教室、实验室和其他教学场所应该保持整洁和设备完好, 学习期间应该保持肃静。
四、系级教学管理规范化建设的基础
高校系级行政管理 篇5
一、高校系级教学档案管理创新的必要性
1、高校教学改革给系级教学档案管理提出了新的要求
随着高校教学体制改革的不断深入, 招生人数不断扩大, 二级管理调整了学校职能部门的管理职能、管理内容和权限范围, 系部办学自主权进一步加大, 因此系部的教学档案管理内容也随之发生了根本性的变化, 一些教学文件的制定都由各系部完成。对学生实行弹性学制后, 学生修满学分即可提前毕业, 也可中途休学, 保留学籍, 延期毕业;学生还可以跨学期、跨专业甚至跨学校进行选课, 学生选课也可根据自己的兴趣要求来选。因此系级教学档案的内容也更加丰富, 日益复杂, 教学档案管理也面临新的问题。
2、教学评估要求系部教学档案管理系统化、规范化
近几年来, 我国教育行政管理部门对高校相继开展了各种形式的教学评估和专项评估活动, 而高校在进行教学评估时, 专家评估组最终都要凭借大量的系部档案材料, 了解实际情况, 进行科学分析, 才能对高校办学条件、教学管理水平、教学质量等方面作出客观、真实的评价。系部是高校最基层的教学部门, 系部教学档案是在教学管理、教学实践活动中形成的最直接历史记录。所以加强系部教学档案的管理和建设, 可以为教学评估提供更完整、更系统的信息和数据, 也是高校搞好教学评估工作的重要基础。
3、信息技术的快速发展给系级教学档案管理提出了更高的要求
长期以来, 高校的档案多数是以纸质的形式存在和管理的, 对档案材料收集、管理、检索等主要服务功能都以手工方式完成。这种传统方式已表现出滞后性、低时效性, 大大影响了系部档案管理的工作效率和服务质量。随着信息技术的不断发展, 计算机、网络技术、多媒体技术的出现, 不断冲击着传统以纸质为主要载体的教学档案管理, 教师上课使用多媒体课件, 教师答疑、批改作业、考试都可以在网上进行, 教学质量测评、学生成绩管理、学生选课等也能通过网络来完成。
二、高校系级教学档案管理工作中存在的问题
1、档案意识淡薄
系级教学档案是在教学活动中逐渐积累形成的, 是一项重要的信息资源, 为学校制定学科建设规划和开展教学科研工作提供了可靠的依据。由于系部领导大多重视教学工作和其它管理工作, 往往忽视对档案工作的领导, 部分教师也对教学档案的重要性认识不足, 认为只有备好课、教好书才是教师的职责, 至于教学成果是否归档保存似乎与己无关。系办公室的学生成绩、毕业论文、课程设置、重点课程建设、师资队伍建设、教学实践、教学评价等教学档案的管理也往往由系部教学秘书或系办公室主任兼顾, 由于这些工作人员兼顾的事情太多, 又不是专业的档案管理人员, 常常在材料的合理分类、文件及时归档等方面存在很大的欠缺, 造成归档时不认真, 档案材料再用时难找, 因此无法保证档案的齐全和完整。由于认识上的误区, 教学过程中形成的大量有价值的文档, 不能及时归档, 常常被当作废纸处理掉, 使教学活动中产生的一些宝贵材料流失, 导致教学档案不齐全, 难以发挥教学档案应有的作用。
2、档案管理制度不健全
教学档案管理是一项技术性、专业性很强的工作, 应当有相应的规章制度来规范它。就目前来说, 教学档案的收集、整理、归档与保管基本是从方便管理人员自己工作的角度考虑, 大多都无章可循、无据可依, 基本处于一种无序状态。系部教学档案应如何保存, 哪一些文件材料由系里保存, 哪一些应交教务处或学校档案部门, 应如何整理文件材料, 没有统一的管理要求, 致使一些档案材料重复保存, 一些档案材料则无人收存, 造成教学档案的不完整。
3、档案收集不系统, 不完整
系部每一项活动都有其发生、运作、结束等一系列过程, 反映在文件材料上必然有策划、计划、执行过程的来往文件、会议记录、总结、表彰、处分、照片等, 若依据这些材料就有可能再现该活动的全过程。遗憾的是, 有些档案收集常常是有计划, 无总结;有上学期的材料, 无下学期的对应资料;有决议无会议记录等。这大大降低了教学档案日后的利用价值。
4、档案管理效率低
按照办公自动化、管理科学化的要求, 在教学档案管理方面应当采取信息化技术手段, 而目前部分高校对系部教学档案的作用和意义认识不足, 重视程度不够, 资金投入和物质保障跟不上, 大多数高等学校的系部教学档案都还停留在纸质档案, 档案柜保存的状态, 特别是在编制目录索引的方法上, 还没有很好地通过计算机这种现代化手段进行编制, 大部分档案管理还依靠手工处理, 工作效率低。已不适应现代教学改革和教育事业发展的需要。
三、高校系级教学档案管理创新的措施
1、增强教职工的教学档案意识, 加强对教学档案工作的领导
由于教学档案涉及学校内部的众多部门和个人, 波及面较大, 因此需要教职员工都提高教学档案的意识才能做好这项工作。为了提高全员的档案意识, 一是学校各级领导一定要转变观念, 重视档案工作, 并加强对教学档案管理的领导。二是要加强宣传, 使广大老师和管理人员充分认识到教学档案在教学活动、教学研究、教学实践、教学管理等各项工作中的作用。三是要建立教学档案室, 按照集中统一管理的原则, 把分散在教学部门和个人手里应当归档保存的教学文件材料集中起来, 进行统一管理。四是要把教学档案工作真正纳入系教学工作计划, 列入议事日程, 及时研究和解决存在的实际问题, 把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓, 并列入相关人员的职责范围。做到统一安排、统一要求、统一验收, 使之与教学工作同步发展。这样才能保证教学档案的完整和系统, 更好地为教学和教学研究服务, 为教学改革和教学决策提供依据。
2、健全系教学档案管理制度, 加强教学档案管理模式创新研究
一是健设档案管理制度, 做好系部教学档案管理工作。系部要从实际出发, 配备专职管理人员, 参照《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案部门业务建设规范》, 建立收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、传递移交、借阅和管理职责等规章制度, 做到有章可循, 有据可依, 按体系、指标等要求, 使之规范化、标准化, 保障教学档案管理的各个环节不脱节、不遗漏。二是加强教学档案管理模式创新研究, 形成系统的、可操作的管理模式, 以实现教学档案管理的良性运转。利用现代的网络技术信息资料, 使教学档案管理更科学化、规范化, 促使传统管理模式向现代化管理模式转型。将其转换成现代化的管理模式, 这样有利于提高管理水平和档案的利用价值。
3、提高教学档案管理人员的综合素质, 适应新时期档案管理工作需要
高校教学档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量的好坏。要建设一支高素质的教学档案管理队伍, 一是要提高档案管理人员的政治素质, 主要包括职业道德修养、理论修养和纪律修养, 提高其责任心, 使他们牢固树立教学档案必须为教学工作服务的思想。二是学校档案的主管部门要把加强档案专业知识教育作为一项战略性的工作来抓, 采取各种形式, 多种渠道, 积极开展档案管理人员岗位培训和继续教育, 使档案管理者能及时学到新知识、掌握新技能, 不断提高他们的档案管理工作水平。三是认真做好档案工作人员计算机应用的理论和技能培训, 使他们掌握计算机操作、数据录入, 数据库管理、网络管理等基本技能, 具备计算机运用、网络运用及对声音、图像、影像等多媒体资料进行处理的能力, 成为既具备档案管理能力, 又能熟练使用现代化技术的复合型人才, 以适应新时期教学档案管理的要求。
4、实现系部教学档案管理的数字化, 加快高校信息系统建设
目前, 将信息技术应用于高校教学档案管理的各个环节, 通过采用计算机技术处理和保存档案信息, 并利用计算机网络技术提供更好地利用方式, 进一步提高档案的利用价值, 为高校的教学改革服务, 已经成为教学档案管理必然的发展趋势。一是学校应加强系部档案部门的硬件基础设施建设, 配备先进的设施、设备为高校教学档案管理的现代化和档案信息资源的开发利用提供强有力的物质保障。二是将高校教学档案管理部门教学档案进行全面的数字化处理, 即将系部档案管理部门的所有教学档案信息全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中。这是系部教学档案管理部门的教学档案信息向数字化转化的重要基础工作。三是逐步建立和健全一套完善的数字化高校教学档案工作体系。数字化高校教学档案工作体系包括:数字化教学档案的收集、保管、利用等教学档案工作的基本环节, 以及各项新规章制度的制定、教学档案信息数字化安全保密体系建设等。四是充分利用校园网, 将档案管理系统同办公自动化管理融为一体, 以实现档案信息资源存储的数字化、传递的网络化、管理的自动化、服务的远程化, 使档案信息资源配置更加合理, 提高信息采集、传输和服务的效率。
四、结语
总之, 随着教育事业的发展, 教学档案越来越显示出它强大的生命力, 并发挥日益重要的作用。搞好教学档案, 是我们教育事业开拓创新的需要。作为教学管理人员应该比较透彻地了解和掌握系部教学档案的来源、内容及其形成规律, 做好系部教学档案的管理、开发和利用, 使系部教学档案在教学改革、科研、评估工作、教师职称评定以及学生评奖等方面发挥其应有的作用。只有这样, 才能改变教学档案收集工作难的被动局面, 从而形成系部教学档案管理的良性循环, 使系部教学档案高效地服务于教学。
摘要：系级教学档案管理是高校档案工作的重要组成部分, 是交流教学、科研经验与成果的重要工具。本文针对当前形势下系部教学档案管理所面临的挑战和存在的问题进行探讨, 并对高校系部教学档案管理创新提出了改进措施。
关键词：教学档案管理,高校,创新模式
参考文献
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[2]张绍英, 何英, 黄维川.加强高校系级教学档案管理的思考[J].四川理工学院学报 (社会科学版) .2007年第10期
[3]彭建云.当前形势下高校二级学院教学档案管理.中国科技信息[J].2005年第13期
[4]汤卫新.加强高校系级教学档案建设[J].浙江教育学院学报.2003年第5期
[5]胡国兰.论高校院系教学秘书的管理素质与档案意识.湖南医科大学学报 (社会科学版) [J].2008年第3期
高校系级行政管理 篇6
随着计算机网络技术的迅速发展,当今社会已经进入信息化时代,各行各业也纷纷充分利用互联网络获取信息,扩大宣传。国内各大高校也逐年加大信息化建设的投入,朝着数字化校园的目标前进。然而,在高等教育大众化速度不断加快的趋势下,原有高校快速扩充,新建高校不断涌现,不少新建院校的系级部门没有自己的网站,在系级网络信息化建设方面稍显滞后,或者网站制作粗糙,缺乏有效的维护。
为了加快新组建系级网站的建设,节省人力、物力,使其构建规范,便于管理与维护,笔者提出了建设“高校系级网站构建平台”的构思,该平台采用先进的网络程序开发技术ASP.NET2.0[1],使用运行稳定和高效的SQL Server2005数据库管理系统,在.NET框架下设计完成。与目前的一些自助建站系统[2]相比,该平台主要是针对高校系级部门的特点而量身定做,可以帮助新建院校的系级部门快速方便地搭建系级网站。本文主要介绍该平台的系统分析、设计和实现,并对ASP.NET2.0中的一些新特性进行了探讨。
1 系统的功能分析
高校系级网站构建平台,其本身也是网站系统,但它的主要功能不在于如何展示这个网站,而是怎样让用户通过这个平台高效快捷地构建他们自己的网站。因此,该平台必须提供如下基本功能:
(1)栏目可定制
可以让用户自由地定义网站的栏目,包括栏目的类型,内容,排列顺序,是否在首页显示等等。
(2)界面可定制
该平台提供一组不同的界面样式给用户选择,可满足用户的不同需要,同时也不失简单性,不需要用户去设计网站,不需要用户掌握任何网页制作知识。
(3)用户管理
作为系级网站,可能面向不同的用户,如学生,教师,管理员等等,因而需要具备角色管理的功能,对于不同的用户身份给予不同的权限。
(4)网站可打包下载
当用户通过该平台建立好自己的网站后,可以通过平台的下载页面将自己的整个网站打包下载。
2 系统的设计和实现
系统的设计阶段主要分为数据库设计和功能类设计,由于该系统是利用微软的.NET 2.0平台进行开发,所以数据库也采用微软目前最新的SQL Ser-ver2005,实现数据存储的高效性和高可靠性。采用C#语言[3]作为系统开发的后台语言,充分利用.NET 2.0的高效特性进行开发,如利用了主题(Theme),母板(Master)来统一网站外观,利用提供者模式实现数据的独立性,利用ObjectDataSource实现数据的分层管理,利用XML[4]存储配置信息等等。下面分别从系统的架构设计和模块设计展开,描述系统的设计和实现过程。
2.1 架构设计
系统采用四层架构实现,分别是数据存储层,数据访问层,业务逻辑层,用户接口层。
系统的基本架构如图1所示。
(1)数据存储层,该层主要是用于数据存储,采用SQL Server 2005作为数据库管理系统,实现与.NET系统的无缝连接,其中大量使用存储过程,提高了数据的存取效率,并采用事务机制保证数据操作的完整性和可靠性。
(2)数据访问层,主要是针对数据库中的各对象实现一个数据实体类与之对应,并实现相应的数据访问类,将基本的数据库操作,如查询,添加,删除和更新封装到数据访问类中。
(3)业务逻辑层,该层建立在数据层的基础上,直接调用数据层中的各实体类,实现数据的独立访问,同时在该层上定义基本的功能类,实现系统的一些基本功能。
(4)用户接口层,主要用于网页界面的展示,通过业务逻辑层中的各功能类访问数据库,实现各项基本功能,如读取网站配置信息,读取栏目信息,读取文章信息等等。
2.2 模块设计
系统可分为前台页面模块和后台管理模块两大部分,其中前台页面的内容显示主要从数据库中读取,而后台管理模块则又可再细分为网站用户管理和网站管理两部分。
2.2.1 前台页面模块
包括栏目信息,文章正文,通知信息,用户注册,文章搜索等等页面,主要针对高校系级部门的基本功能而设置,可根据网站配置信息的不同显示不同的样式和结构。该模块的主要组成如图2所示。
栏目信息:展示每一个栏目中的文章列表或者单页图文。
文章显示:显示各栏目对应的文章内容。
通知信息:显示通知的详细内容,同时可根据用户的身份分别显示不同级别的通知。
文章搜索:提供文章搜索功能,用户可通过按标题或者按内容的方式进行搜索,仅搜索本网站的文章。
用户注册登录:提供用户注册功能,对于登录后的用户,根据其用户角色,可以拥有不同的权限。
留言板:该功能仅对注册用户开放,匿名用户只能浏览,不能留言。
2.2.2 后台管理模块
包括网站用户管理和网站管理两部分,其中网站用户管理主要用于生成网站,创建网站的基本信息。网站管理则包括有栏目管理,内容管理,界面管理,用户管理等基本功能。该模块的主要组成如图3所示。
栏目设置:针对高校系级部门的特点,目前只是支持二级栏目,可提供栏目的添加,编辑,删除等功能,可以设置栏目的类型溪文章类,图片类,下载类等,也可以自由调整各栏目的相对顺序。
内容管理:包括文章管理,通知管理,留言管理三大部分,可以添加,编辑,删除各部分内容,文章编辑器中可实现本地图片、Flash插入,同时提供附件上传功能。
用户管理:包括编辑用户和角色管理两部分内容,可以给注册用户分配不同角色,可以删除用户,也可以添加角色,删除角色,每一种角色具备相应的特定权限。
界面管理:可以为网站选择不同的样式模板,分栏模式,首页显示栏目,网站Logo,页脚文字等等,实现网站的高度可定制性。
网站用户管理:此处为超级管理员操作模块,可以直接创建一个网站,里面包括一些默认栏目信息和配置信息,也可以在此处删除网站。
3 系统中采用的关键技术
3.1 数据存储和数据访问技术
采用SQL Server2005作为数据库管理系统,利用其强大的数据存储功能,建立性能良好、安全性高的数据库,为各种数据表操作(查询,插入,更新,删除)建立存储过程,提高数据存取效率。在后台代码中,为每个数据表建立相应的数据实体类,在业务逻辑层中建立与数据实体类对应的功能类,然后在页面层利用ObjectDataSource调用业务逻辑层中功能类,访问数据层中的数据实体,从而很好地实现了数据的封装和独立性,隐藏了数据库表结构的实现细节,并且提供灵活的可扩展性,方便系统以后的移植和升级。
3.2 安全性和缓存技术
在安全性方面,利用.NET2.0中的Membership[5](成员身份)进行用户管理,Membership是微软已经封装好的用于角色验证的一组用户管理类,其中包含了大量常规安全性检查的封装,稳定性好,性能高效,适用于网站中的用户管理模块。而对于网站用户的管理则采用双重保障功能,既需要满足Membership中规定的用户角色,同时还需要通过网站用户登录验证,从而在安全性方面得到更强的保障。
由于网站的文章数可能有很多,为了提高数据读取效率,在系统中使用了缓存技术,包括有页面缓存和数据读取缓存,减少数据库访问次数,提高网站运行效率。当文章内容修改时或者栏目信息改变时,则需要清空缓存,重新从数据库中读取文章内容,否则页面显示的可能是旧数据,从而造成数据的不一致。
4 结束语
采用.NET2.0技术开发的“高校系级网站构建平台”,综合考虑了高校系级部门的特点和需求,提供了方便灵活的个性化设置。用户不需要任何计算机程序设计知识和网页制作知识,只需了解基本的计算机操作,就可以通过该平台快速地搭建功能齐全,设计合理,运行高效的系级网站。
摘要：目前新建高校中系级网站的建设普遍滞后,对此提出了一个高校系级网站构建平台的实现方案,对该系统平台的架构和基本功能作了简要介绍,并对在系统中采用的一些关键技术作了说明。
关键词：网站构建平台,ASP.NET2.0,C#,SQLServer2005
参考文献
[1]郝刚,袁永刚,等.ASP.NET2.0开发指南[M].人民邮电出版社,2006.
[2]佟颖,王志军,谢延红,等.教师自助式网络课程的设计与实现[J].现代教育技术,2007(9):59-61.
[3]Jeffrey Richter.周靖,等译.框架设计CLR Via C#[M].北京:清华大学出版社,2006(11).
[4]张慧丽.基于XML的综合网络管理平台设计与实现[J].科技资讯,2007(24):84-85.
高校系级行政管理 篇7
高校系级教学档案是在教学管理过程中形成的,直接记述和反映系级教学活动,具有保存价值的文件材料的总称。有效开发和利用好教学档案,不仅能更好地总结教学规律、深化教学改革及提高教学质量,而且对开展教学评估也有着重要的参考和借鉴作用。
1. 教学档案是教学评估的基础和依据
系级教学档案详细真实地反映了系教学过程的全部,是历史的原始记录,是最可靠的第一手材料。通过这些记载可以了解过去,从中寻求发展的基本过程和规律。同时,教学档案把过去所做的各项工作系统而准确地再现于评估汇报材料中,有力证明汇报的真实性和客观性,是教学评估不可缺少的基础。
系级教学档案不仅记录了教学活动的经过,而且包括教学管理中的经验教训和创造性成果。对教学工作来说,它是不可缺少的参考依据。对高校的各种评估,最有说服力的依据便是档案材料,只有依靠这些材料,才能对评估单位进行客观、公正、全面的估价。档案资源在评估工作中的依据作用是不可替代的,它直接影响着学校评估工作的结果。
2. 教学档案是提高教学质量和管理水平的保证
从本质上讲,教学评估的根本目的是提高高校的教学质量与教学管理水平。教学的主体是人,教学管理应以人为本。在教学活动过程中,教学管理人员必须随时与师生进行沟通和交流,及时获取、处理和反馈信息。数字教学档案的建立,可以使教学管理更加贴近师生的工作生活,更好地为广大师生服务。
数字教学档案作为教学管理信息化这一系统工程的基础,对保障整个教学管理信息渠道的畅通和加强信息反馈起到很大的作用。对于系级教学管理而言,与教务处和其他院系间的教学信息互动共享非常重要,传统的纸质信息则往往滞后于教学活动。系级数字教学档案的建立,可以从师生两方面建立形成教学信息库,并在此基础上通过校园网,向教务处及其他系上报、交流材料,使工作准确及时,还可以避免重复、减少资源浪费。
二、存在问题及改进措施
1. 系级教学档案建立和管理中存在的问题
(1)教学档案管理水平跟不上教学管理工作的发展。现在的高等教育越来越呈现信息化、网络化的态势,许多高等院校开展了诸多的教学管理改革,启用教务管理系统,利用计算机进行学籍管理、成绩管理、学生评课等工作。而直接反映教学工作本身的教学档案管理并没有与时俱进的变化,不注重管理对象的变化,致使教学档案管理没有真正体现教学管理的现状和发展水平。主要表现在系级教学档案信息化还没有深入,没有建立全文数据库。
(2)档案工作人员的信息开发能力有待提高。要有效地开发档案信息资源,档案工作者必须具有一定的科学文化素质、相当的档案专业技能。然而现在大部分高校档案人员知识结构比较单一,对计算机等现代化设备也仅局限于软件操作和文档处理,能够深层次开发档案管理软件和进行程序设计的人员很少。
2. 加强系级教学档案开发和利用的对策
(1)明确目标,注重开发,规范工作。档案材料的完整齐全是保证开发利用的基础。因此,在教学档案管理工作中,第一,要制定明确的档案目标管理标准,建立一套适用于本系的教学档案管理制度,随时收集有价值的教学文件材料、规范教学档案工作。第二,要确定各专、兼职档案人员的岗位职责,系主要领导要督促档案管理人员做好档案的收集、整理、归档,实行统一管理。第三,制定考核制度,奖惩分明,实施有效的管理手段。此外,就数字档案而言,可读性是其存在和保存的基础。要保证数字文件的可读性,应注意保存时根据文件类型注明文件存储格式及相关参数等,连同支持软件一并归档。
(2)提高教学档案管理的现代化水平。首先,应加强硬件基础设施,配备先进的仪器设备(如扫描仪、数码相机等),为教学档案的现代化管理和信息资源的开发利用提供有力的物质保障。其次,档案管理人员要积极运用现代化的技术和设施,加快档案信息数字化建设,尽快把重要的、易损的、使用频繁的档案资源数字化,以提高档案利用效率。如果有能力,可自行开发档案管理软件,使档案归档、管理、利用与办公自动化相衔接;还可以利用校园网,在系网站上推出档案信息资源库,实现档案信息的网上接收、管理和传输。
做好教学档案的管理工作,增强意识、提高素质是前提,明确目标、建章立制是保证,运用现代科技手段是关键,开发利用是目的。
三、教学档案数字化的基本原则
1. 需求原则
系级教学档案管理并非是纯粹的档案管理,它与日常教学工作紧密联系,是从日常教学工作中直接或经初步加工后转化而来的。因而,建立系级数字教学档案,应与日常教学管理系统相适应,根据教学工作的需要来确定。
2. 安全可靠性原则
教学档案是系教学工作的重要信息,应通过赋予权限才能使用。系级教学电子档案的用户主要有三类:一是学生;二是教师;三是教学管理人员。针对三类不同用户应赋予不同的权限,通过帐号登录的方式进行控制。从而保证信息资源的安全性。
3. 现实与发展相结合的原则
建立数字化目标应与本单位的具体情况相结合,立足现实条件,充分利用现有资源。使有限的人力、物力、财力在每个目标上都得到最大限度的发挥。
4. 共享性原则
档案作为信息资源已不是一个单位的私有财产,档案成果可通过网络被社会利用,实现其社会效益。由此,在进行档案信息数字化的过程中,要遵循国家、专业标准,建立突出自身特色的数字化目标,努力搞好与其他部门的合作、协调,统筹规划,实现资源共享。
四、教学档案数字化的实现过程
1. 建立领导机构
教学档案数字化是一个系统工程,需要各部门、全体师生共同参与。因此,要建立以系主要领导牵头的领导机构,对原始文件收集、数字文件的形成、运行及归档管理进行统一协调。
2. 根据需求提出数字化目标,确定数据格式
要根据系教学管理的需要,确定数字档案的具体组成框架,可以分为教师个人档案、学生个人档案及教学管理档案等种类,并分别确定各类的数据项目及具体格式要求。
3. 分析准备相关教学档案数据
清点原有纸质档案数量是否完整、清晰、记录的数据信息是否齐全、准确等,并制定计划、分析工作量和需完成的时间等。
4. 档案信息数字化
针对不同性质的档案内容,分别采用键盘、扫描、多媒体三种方式输入。师生的个人基础信息、学籍数据、各科成绩数据等均用手工输入,形成数据表格;要求利用原件的部分,如学籍信息中毕业生照片、文凭、毕业证,师生的荣誉证书等用扫描仪或数码相机,以图像形式存入;教学课件、多媒体教学录像、实习录像等则采用多媒体转换方式转换为数字化文件。数据录入完毕,进行汇总核对,形成数据光盘。通过网站的形式做到服务网络化,实现系级教学档案管理与学校教务管理系统相应模块的对接、联网,实现各级各部门对本系教学档案的直接调用,使利用范围扩大化,实现资源共享。
参考文献
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[2]陈爽深．电子档案刍议[J]．克山师专学报，2004(3)．
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