高校院系行政秘书（通用9篇）
高校院系行政秘书 篇1
院系是高校中按学科性质设立的基层单位, 院系行政秘书则是院系中专门处理综合事务的行政管理岗位。院系行政秘书独特的工作特点, 要求其必须具有较高的管理素质才能适应高等院校发展的要求。
一、院系行政秘书的工作特点
院系行政秘书工作的首要特点是具有烦琐性。一般来说, 根据院系规模和工作需要, 院系秘书分为行政秘书、教学秘书、科研秘书、党务秘书等。院系行政秘书的日常工作十分烦琐, 工作范围涉及院系工作的各个方面:文件的收发、传阅;行政档案管理;印章管理;财务管理;文书处理;会务工作;信息、宣传工作;保密工作;接待、联络工作等。院系行政秘书工作的第二个特性是上传下达, 左右协调。行政秘书作为院系行政工作的主要管理者, 要做到承上启下、沟通内外、协调左右。既要处理、协调好本院系内部事务, 又要协调与上下级职能部门、兄弟院系及合作单位等的关系, 为高校和院系的教学、科研等各项工作创造宽松、和谐的环境。院系行政秘书工作区别于其他企事业单位行政秘书最重要的特性是服务性。美国企业家西洛斯·梅考克提出的梅考克法则将管理视为“一种严肃的爱”。与企业管理不同, 对于高校来讲, 管理更准确地说是“服务”。院系行政秘书的工作直接面向广大师生, 必须坚持以人为本, 树立良好的服务意识。工作中要有强烈的责任心, 为师生服务要做到认真负责, 更要真诚、热情。
二、院系级行政秘书应具备的管理素质
院系行政秘书工作的特殊性要求其必须具备较高的管理素质, 包括政治素质、业务素质、心理素质。同时还要具备一定的法律素养, 树立良好的个人形象。政治素质是高校院系行政秘书最重要的素质。行政秘书要有坚定的政治立场, 了解国家重大政治活动, 在任何时刻都要维护好国家、学校、院系的利益, 拒腐防变, 保持优良的作风。业务素质是行政秘书必须具备的基本素质, 包括协调能力、表达能力、信息处理能力等。院系级行政秘书要有较高的协调能力, 要善于协调各种关系, 及时沟通信息, 消除矛盾、融洽关系, 在坚持原则的基础上注重工作方式的灵活性, 调动一切积极因素, 为单位营造良好的工作氛围。文书、宣传工作是院系行政秘书工作中的重要内容, 这就要求行政秘书必须具备较高的表达能力。
在信息处理工作中, 行政秘书要有超前意识, 要善于运用科学的分析手段和思维方法, 对事物的发展做出科学的预测, 及时向领导提供正确的预测性信息[1]。处理信息, 要跟得上潮流的发展, 如掌握微博、微信等现代信息技术, 为师生提供贴心服务。高校院系是培育人才的基本单位, 院系行政秘书的工作与高等教育紧密相关。因此, 高校院系行政秘书必须具有教育学、心理学知识, 从而有效保证工作质量, 提高效率。行政秘书必须具备基本的法律知识和素养。如在盖章用印等方面要做到有章可循、有法必依, 尽量避免纠纷的产生。院系行政秘书岗位是外界了解院系的重要窗口, 行政秘书的言谈举止、个人素养直接关系着院系的对外形象。因此, 院系行政秘书必须树立良好的个人形象, 在对外交往中维护好院系和学校利益, 做好本单位的形象大使。
三、提高院系级行政秘书管理素质的基本途径
特殊的角色定位要求院系级行政秘书必须具有较高的管理素质。然而, 目前高校院系行政秘书队伍普遍呈现管理素质整体不高, 发展不平衡的状态。院系行政秘书的管理素质距离社会发展对高等教育管理改革的要求和学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差距。为了提升院系行政秘书队伍的管理素质, 要在把好入行关的基础上, 注重对行政秘书加强培训等多种途径的运用。
1. 提高入行标准。
目前, 许多高等院校已提高了对行政管理岗位的入行标准。浙江大学等高校已对党政管理岗位的入行标准提高到硕士学历, 甚至博士学历并面向社会公开进行招聘考试, 通过笔试、面试等形式对求职人员进行全面考察。
2. 重视对院系行政秘书的培训。
在高学历的基础上选拔行政秘书是提高从业人员素质的重要保障, 但只有高学历是远远不够的, 入职后学校对从业人员的培训更为重要。目前, 行政秘书普遍面临“重使用、轻培训”的状况。行政秘书除了认真做事之外, 还需掌握一定的管理、信息、教育学等知识。高校可以利用自身有利条件请管理学科、教育学科、法学学科的老师为行政秘书做专题培训。此外, 在高校国际化推进日益迅速的今天, 院系行政秘书熟练掌握国际化运作的能力十分重要。高等院校可以通过组织院系行政秘书出国学习、交流, 使其管理理念和知识水平与国际前沿接轨。
3. 构筑专业平台, 促进院系行政秘书的专业发展。
欧美等发达国家十分注重高效行政人员的专业化发展。美国通过设立美国学校管理人员协会等组织为高校行政管理人员提升管理素质提供平台, 为高校院系行政秘书提供专业服务, 有效地维护了高校行政秘书的权益, 促进了行政秘书管理水平的专业化提升。我国应该借鉴其成功经验, 构筑具有中国特色的专业平台, 促进高校院系行政秘书的专业发展, 以提高其管理素质和专业化水平。
4. 健全竞争、激励机制。
竞争是提高工作效率的有效途径。健全竞争机制, 可以有效破除目前高校行政管理中普遍存在的“大锅饭”状态。竞争必须以激励为保障, 只有公平、公正、合理的考核体系才能激发员工的工作热情, 对竞争起到相应的激励作用。美国管理学家贝雷尔森和斯坦尼尔认为“一切内心要争取的条件、希望、愿望、动力等都构成了对人的激励。……它是人类活动的一种内心状态”[2]。通过竞争和激励机制, 员工在薪水和职位晋升等机会中获得公平、公正对待, 其工作能力和努力程度将得到最大程度的激发。
5. 重视对非事业编制行政秘书的管理。
由于学校人员编制的限制, 有些高校院系可能存在编内人员不能满足院系行政事务烦琐复杂的需要, 也会聘用一些非事业编制的合同制用工人员作为适当补充。“合同制人员已经成为高校员工的重要组成部分”[3]。院系应重视对这类非事业编制性质行政秘书的管理, 为其提供稳定的工作环境和适当的发展空间。同时, 对能力高的秘书给予相应的物质和精神鼓励, 留住好的人才[3]。
6. 行政秘书要勤于学习和实践, 提升自身素养。
人的各种能力是在后天的学习、生活和社会实践中形成和发展起来的。提高秘书素质最有效的办法是自学, 这是秘书成才的根本途径[4]。院系级行政秘书要有良好的学习态度, 注重自身学习能力的提高。工作生活中, 要积极向周围素质高、能力高、经验多的领导和同事学习, 不断总结经验、勤于思考、勇于创新, 跟得上时代发展的要求。
四、结语
邓小平同志说过, 我们需要大量的、合格的学校管理人员。加强高校管理工作, 关键在于管理队伍。院系行政秘书作为高校最基层的行政管理人员, 其工作看似平凡, 但每一项工作都与院系乃至学校的发展息息相关。因此, 院系行政秘书人员管理素质的整体水平对于院系的健康、可持续发展和高等院校的建设与发展都有着十分重要的意义。
参考文献
[1]杨锋.秘书实务[M].北京:中国人民大学出版社, 2011.
[2]小詹姆斯.管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社, 1982.
[3]王春红.如何有效地进行高校合同制秘书管理[J].人力资源管理, 2012, (3) .
[4]屈跃能.高校教学院系行政秘书工作的探讨[J].高等函授学报, 2010, (4) .
高校院系行政秘书 篇2
3.1 院系基层科研管理秘书是学院科研院长的辅助者、参谋者
秘书特性决定了基层科研秘书需服从分管领导的任务安排，辅助其完成对学院科研工作的管理，协调各个部门以及学院科研团队间的关系，促进科研工作的顺利开展。同时，还需协助科研院长做好学院科研工作的决策，贯彻并落实决策工作的执行，及时收集、反馈决策执行的情况与效果，确保决策的时效性，不断提高服务的质量与水平，提高学院科研工作者进行科学研究的积极性。
3.2 院系基层科研管理秘书是学校、学院科研信息的传播者
基层科研秘书是学校各类科研信息的直接传播者。从事科研管理工作的院系科研秘书需要及时了解、掌握多方面的科研信息以及学院的科研动态，并及时的完成对学校、学院以及从事科研教师的.上传下达的信息传递任务，为学校乃至学院与基层科研工作者之间搭建畅通的信息通道，担当好信息传输纽带的作用。这是保障基础科研工作者科研工作顺利开展，保障科研管理工作正常进行的前提条件。
3.3 院系基层科研管理秘书是学校、学院科研政策的执行者
为提升学校科研工作者的科研能力，通常高校在科研管理等方面会出台相关的激励措施与管理制度，作为基层的科研管理工作者，科研秘书在角色上就成为了学校各项科研管理政策的具体执行者。这样一来，就要求其务必理解学校的各项政策并加以贯彻执行与灵活应用，及时、高效并真实地传递相关科研政策与信息，维护学院教师从事科学研究的利益，最大程度的调动学院教师开展科学研究的积极性与主动性。
3.4 院系基层科研管理秘书要力争成为学科科研动态的知情人
作为基层的科研管理与服务人员，院系科研秘书由于长期直接与本学科从事科学研究的教师们联系，并掌握着他们详细的科研信息与科研动态。因此，科研秘书在提高自身思想、理论及政策水平的同时，还要不断加强自身专业知识面的拓展，不断充实、丰富自己以适应工作的需要，力争成为学科科研动态的知情人，辅助科研院长实现本学院科研资源的优化配置，提升学院的科研水平与层次。
4 结语
高校院系行政秘书 篇3
关键词：高校；院系；行政办公室；创新思路；探讨
随着社会的不断进步，任何一个领域要实现长期高效的发展，都离不开创新。在高等教育事业上，行政办公室的创新关系着一个院校的发展。
一、高校院系行政办公室工作进一步提高需要创新精神的动力支持
随着社会的快速发展，高等院校也得到长足的发展，人才培养不断取得进步，高等院校的行政办公室体系也面临着全新发展。如果行政部门的工作人员观念落后、办事效率不高，会导致高校不能全面发展，不能真正适应现代教育发展的需要。行政办公室的工作复杂而烦琐，必须从实际出发，顾全大局，根据需要提出新对策，按时、合理地完成各项工作。创新不是喊口号，而是要实实在在落到问题的处理上，全力以赴，将办公室工作不断改革创新，以更好地为学校服务。
二、高校院系行政办公室工作发展的主要问题
1.制度过于单一，创新意识不强
随着教育事业的不断发展，教育工作面临着调整和变化，行政办公室的工作也增加了很多新的内容。然而，行政规章制度却没有及时调整，也没有安排适合的工作人员学习，导致大部分人的工作状态不佳，产生应付心理。单一而枯燥的行政工作，没有形成一套完整有效的工作制度，因此行政人员的主动创新意识不强。
2.行政管理职能定位模糊
目前高校各大院系行政办公室多“一岗多人”或“因人设岗”，办公室岗位名称众多，却工作效率低，工作流程复杂，办事烦琐。各级部门缺乏沟通，缺乏合作，导致行政工作的很多岗位形同虚设，工作人员没有发挥实际作用，工作缺乏创新。
3.行政管理人员的服务意识不强
高校行政办公室管理人员由于工作繁杂，无心提高自身的工作能力和水平。长期以来按部就班的工作状态，导致大部分人服务意识不强，工作中玩忽职守，不思进取，缺乏发现问题和解决问题的能力。
4.行政管理团队专业水平不足
行政管理部门的工作人员缺乏管理专业水平和能力，很多人员对工作逐渐失去耐心和信心，团队之间也缺乏合作和交流，管理能力有待提升。
三、实现行政办公室工作的创新策略
1.学习理念创新
学习是创新的根本和动力，只有不断学习新知识，才能发掘自己的潜能，努力思考工作中的创新对策，积极面对工作中的困难。因此，高校行政办公室的工作人员应构建学习型组织，营造学习氛围，积极开展个人和团队之间的学习，学习专业知识、业务办事能力、服务意识等。学校应组织办公室人员集体學习，取长补短，不断拓展学习内容，吸取其他高校的工作经验和方法，发挥自己的长处，积极创新工作理念。
2.协调能力创新
行政管理人员的协调能力是处理日常事务的有效手段。积极调整各级部门和校内外的关系，创造一个愉快的工作环境，能够提高工作效率。首先，提供学校各种情况，以便领导及时做出决策和安排。其次，对办学和社会之间的协调要注重灵活性和均衡性，积极创新，合理安排工作，平等分配。
3.管理规范的创新
要想保证各级部门的工作顺利进行，就要建立一套健全的管理制度，提高管理创新，在工作流程上坚持具体的责任制，并制订奖惩制度，保证制度的约束力和透明度。各级人员要严格按规章制度办事，明确各个岗位的职责，使工作按章有序进行。
4.工作内容创新
高校行政办公室工作是严谨有序的，在工作内容上创新，能提高工作的质量、层次和深度。在调查研究事件上，工作人员应该秉着认真负责的态度，对于各方面反映的情况能够及时采取措施，积极处理问题。对于学校遇到的每一个问题，都能集中精力分析原因，提出解决对策，为领导服务、为教学服务、为教职工服务。
总之，高校的行政办公室肩负着学校教学和管理各项任务，是学校重要的组织机构，管理人员的素质和水平直接影响学校的发展。因此，行政办公室人员只有不断学习，提高自身的修养与专业水平，才能为管理工作的创新开辟道路。
参考文献：
[1]李若彬.高校行政管理工作中存在的问题及应对措施[J].学园，2014（22）.
[2]韩星.高校办公室工作应如何创新[J].办公室业务，2016（12）.
浅谈如何做好院系行政秘书工作 篇4
一、高校院系行政秘书的角色定位
1. 高校院系行政秘书是院系行政管理层的参谋和助手。
现代信息具有多样性、复杂性的特点, 导致领导决策难度增大, 决策风险增多, 行政秘书在院系所扮演的角色既是领导的参谋, 又是领导的助手, 辅助领导做好决策, 使决策更加科学、有效。通过多种途径, 经常深入教学、科研基层工作实际, 围绕领导的决策活动, 开展调查研究, 掌握真实情况, 实事求是向领导汇报, 并提出有效的工作方案和阶段性工作的建议和决策。对于院系领导在决策中的某些疏漏, 要采取有效方式, 提醒院系领导及时弥补, 努力促成决策的科学性和完美性。
2. 高校院系行政秘书是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。
高校院系行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手, 又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。在“上传下达”学校的有关精神, “左右联系”学院师生及同事之间的团队合作, “内外沟通”院系内部及院系与其他职能部门之间的公关协调中发挥着重要的作用。
3. 高校院系行政秘书是管理队伍中的一支重要力量。
协助院系领导按既定计划为实现行政管理等工作目标而开展组织与协调、控制与监督等一系列管理活动。作为院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带, 行政秘书的素质和工作能力直接影响着院系的行政管理水平、管理效率和管理质量。这项管理工作千头万绪、烦琐复杂, 在具体操作过程中如果不能做到科学而有效的管理, 工作就会显得杂乱无章, 达不到事半功倍的效果。因此, 从管理学的角度看, 一名合格的院系秘书也应该是科学的管理者, 是管理队伍中的一支重要力量。
二、高校院系行政秘书工作的特点
高校院系行政秘书主要是服务于教学、科研和学生管理, 其特点主要有:
1. 协调性。
秘书协调是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程, 是领导工作的补充和延伸。在高校院系中, 部门与部门、部门与院系、院系与院系等各环节呈现纵横交错的网络关系, 许多行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书处在院系各行政管理部门、教师、学生的信息交会点, 是各种行政矛盾最集中的地方, 因此, 院系行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力, 善于分析和处理各种错综复杂的关系, 才能辅助领导处理好院系各种矛盾, 调动积极因素, 营造和谐有序的工作氛围, 以“内求团结、外求发展”的原则, 上下沟通、协调左右、联络内外, 处理日常行政事务。
2. 辅助性。
一般来说, 辅助就是在领导的指挥和控制下帮助领导完成共同的任务。院系行政秘书工作最核心的职能就是要帮助领导完成其交办的任务和工作, 做领导的助手。由于院系领导在行政、教学与科研等方面工作繁多、任务重, 不可能面面俱到, 这就要求行政秘书对领导布置的不仅要及时完成, 还要对工作的进展状况进行跟踪和督促, 及时汇报和提醒重要的事项。
3. 参谋性。
院系行政秘书在领导遇到难题和疑惑时要从基层的实际出发, 综合考虑多方实际情况, 为院系行政管理层提出工作建议和设想, 提供决策的参考依据和方案, 当好学院领导的“参谋”和“助手”, 及时协调领导处理党、政务、教学、管理的矛盾, 使领导可以集中精力开展领导活动和决策。院系行政秘书要善于分析形势, 把握事物发展的趋势, 增强预见性, 提高对谋略的实效性, 把为领导出谋献策渗透到工作的各个方面和全过程。
4. 广泛性。
秘书工作的广泛性特点是事务繁杂, 范围扩大, 头绪众多。在日常工作中除了起草文件和会议通知外, 还要为院系领导出谋划策、参谋咨询, 其工作从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与院系领导、各教研室主任以及与院办、工会、教务处、人事处、保卫处等职能部门之间的上下沟通、协调联络, 几乎包罗万象。这要求秘书人员培养自己的细心和耐心, 有条不紊地安排工作, 从大量琐碎的工作中整理出头绪, 统筹安排。
三、院系行政秘书应具备的素质
高校院系行政秘书要想提高自己的工作能力, 适应行政秘书角色要求, 必须不断提高自身的素质修养。高校管理的学术性特点要求院系行政秘书除具备秘书专业的相关知识之外, 还需要了解院系的专业知识和发展历史, 才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。
1. 思想政治素质。
(1) 行政工作需要明确的政治方向性, 一定要贯彻党的路线、方针和政策及按照学校各项规章制度办事。高校的院系行政秘书要有坚定的思想政治立场, 懂得国家有关政策, 熟悉学校的工作方针和政策, 认真学习领悟相关领导的讲话精神。
(2) 院系行政秘书要具备高尚的思想水平以及精神风貌, 要有很强的事业心和责任心。同时要形成良好的职业道德规范, 不断地在工作中充实自己, 完善自己;作风严谨、恪守职责、爱岗敬业、乐于奉献, 提升自身的业务能力和工作效率;为人谦虚、平等待人, 热心为广大师生服务。
2. 文化和心理素养。
(1) 行政秘书工作不是简单的重复性工作, 不像技术活熟练就可以做好的, 作为院系行政秘书, 要有积极的心态和坚强的信心, 这样才能在工作中激发潜能和毅力, 形成恰当的自我意识和正确的价值判断。
(2) 高校行政工作事务繁杂, 突发性和临时性的事情经常发生, 这使行政秘书承担很大的心理压力。院系行政秘书要能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作, 必须具备健康良好的心理素质。
(3) 院系行政秘书遇事沉着冷静有耐心, 要养成对人、对事、对物的平常心态, 在工作中要具有坚定的意志、热情真诚的心态。
3. 业务技能素质。
(1) 组织管理能力。遇到紧急情况和突发事件, 院系行政秘书能沉着应对并及时寻求出解决问题的方法, 妥善处理职责范围内的工作和任务;能不断发现实际工作中的新问题, 用创新思维提供解决问题的方案;能够独立地完成自己所分管的一切工作。
(2) 协调合作能力。院系行政秘书在院系内部, 不仅要协调与师生员工和领导的关系, 还要与其他科室成员合作任务;在院系外不仅要和上级职能部门协调, 还要与合作单位其他院校等进行协调。因此, 院系行政秘书要熟知社交礼仪, 这样才能在协调和合作过程中, 营造出和睦融洽的工作氛围。
(3) 语言表述能力。院系行政秘书工作中, 为院系的领导起草各类文书和通知以及与人交流占有很大一部分的比例。语言表述不仅要做到言简意赅、清晰明了、贴切自然, 而且要具备一定的外语交流和沟通能力。
四、结束语
总之, 高校院系行政秘书必须把握好自己的角色定位, 不断提高自身业务素质, 协助领导处理政务和日常事务, 为领导决策提供参考。当好领导的参谋和助手, 做好领导和教职工的桥梁和纽带, 用过硬的业务素质更好地为广大师生员工提供服务。
摘要：行政秘书是高校院系行政工作的主要承担者, 既是领导的助手和参谋, 也是办公室的协调和督查人员, 同时还是院系师生的服务员。高校院系行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及院系的各项工作是否有序和能否顺利开展。本文主要通过分析高校院系行政秘书的角色定位与工作特点, 阐述院系行政秘书在工作中必须具备的素质, 从思想政治素质、文化和心理素养、业务技能素质等方面详细探讨了如何做好院系行政秘书工作。
关键词：高校,行政秘书,角色定位,素质要求
参考文献
[1]杨春艳.浅析高校院 (系) 行政秘书的角色定位及素质要求[J].教育教学论坛, 2012 (35) .
[2]肖荣英.浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状[J].中国校外论坛 (理论) , 2010 (8) .
[3]苏兰.高校行政秘书岗位职责现状分析及探讨[J].教育界, 2011 (30) .
高校行政秘书工作总结 篇5
高校行政秘书工作总结1
在过去的一年里，在院领导、部门领导及同事们的关心与帮助下，我圆满的完成了各项工作，在思想觉悟方面也有了更进一步的提高。现将一年来的的思想工作情况总结如下：
1、思想政治表现、品德素质修养及职业道德。
能够认真贯彻党的基本路线方针政策，通过报纸、杂志、书籍积极学习政治理论;遵纪守法，认真学习法律知识;爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。
2、专业知识、工作能力和具体工作。
我是六月份来到学院工作，担任学院行政秘书，协助办公室主任做好工作。行政工作琐碎，但为了搞好工作，我不怕麻烦，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，在很短的时间内便熟悉了学院的工作，明确了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，能够顺利的开展工作并熟练圆满地完成本职工作。
在这一年，我本着“把工作做的更好”这样一个目标，开拓创新意识，积极圆满的完成了以下本职工作：
(1)协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内，给大家查阅文件提供了很大方便。(2)做好了各类信件的收发工作，底协助好办公室主任顺利地完成了2010年报刊杂志的收订工作。为了不耽误学院、大家的工作，不怕辛苦每天按时取信取报，把公函，便函及时分发到部门及个人。(3)协助好办公室主任做好学院的财务工作。财务工作是学院的一项重要工作，需要认真负责，态度端正、头脑清晰。我认真学习学校各类财务制度，理清思路，分类整理好各类帐务，并认真登记，年底以前完成了学院办公用品、出差、接待、会议、教材、低值易耗等各类帐务的报销工作。学院的财务工作正进一步完善规范，我会在新的一年再接再厉把工作做的更好。(4)做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行学院公章管理规定，不滥用公章，不做违法的事情。(5)做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。(6)认真、按时、高效率地做好学院领导及办公室主任交办的其它工作。
为了学院工作的顺利进行及部门之间的工作协调，除了做好本职工作，我还积极配合其他同事做好工作。
3、工作态度和勤奋敬业方面。
热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，出勤率高，全年没有请假现象，有效利用工作时间，坚守岗位，需要加班完成工作按时加班加点，保证工作能按时完成。
4、工作质量成绩、效益和贡献。
在开展工作之前做好个人工作计划，有主次的先后及时的完成各项工作，达到预期的效果，保质保量的完成工作，工作效率高，同时在工作中学习了很多东西，也锻炼了自己，经过不懈的努力，使工作水平有了长足的进步，开创了工作的新局面，为学院及部门工作做出了应有的贡献。
总结一年来的工作，尽管有了一定的进步和成绩，但在一些方面还存在着不足。比如有创造性的工作思路还不是很多，个别工作做的还不够完善，这有待于在今后的工作中加以改进。在新的一年里，我将认真学习各项政策规章制度，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平，为学院的发展做出更大更多的贡献。
高校行政秘书工作总结2
在过去的一年里，在院领导、部门领导及同事们的关心与帮助下，我圆满的完成了各项工作，在思想觉悟方面也有了更进一步的提高。现将一年来的的思想工作情况总结如下：
一、思想政治表现、品德素质修养及职业道德。
能够认真贯彻党的基本路线方针政策，通过报纸、杂志、书籍积极学习政治理论;遵纪守法，认真学习法律知识;爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。
二、专业知识、工作能力和具体工作。
我是六月份来到学院工作，担任学院行政秘书，协助办公室主任做好工作。行政工作琐碎，但为了搞好工作，我不怕麻烦，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，在很短的时间内便熟悉了学院的工作，明确了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，能够顺利的开展工作并熟练圆满地完成本职工作。
在这一年，我本着“把工作做的更好”这样一个目标，开拓创新意识，积极圆满的完成了以下本职工作：
(1)协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内，给大家查阅文件提供了很大方便。
(2)做好了各类信件的收发工作，XX年底协助好办公室主任顺利地完成了XX年报刊杂志的收订工作。为了不耽误学院、大家的工作，不怕辛苦每天按时取信取报，把公函，便函及时分发到部门及个人。
(3)协助好办公室主任做好学院的财务工作。财务工作是学院的一项重要工作，需要认真负责，态度端正、头脑清晰。我认真学习学校各类财务制度，理清思路，分类整理好各类帐务，并认真登记，年底以前完成了学院XX年办公用品、出差、接待、会议、教材、低值易耗等各类帐务的报销工作。学院的财务工作正进一步完善规范，我会在新的一年再接再厉把工作做的更好。
(4)做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行学院公章管理规定，不滥用公章，不做违法的事情。
(5)做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。
(6)认真、按时、高效率地做好学院领导及办公室主任交办的其它工作。
为了学院工作的顺利进行及部门之间的工作协调，除了做好本职工作，我还积极配合其他同事做好工作。
三、工作态度和勤奋敬业方面。
热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，出勤率高，全年没有请假现象，有效利用工作时间，坚守岗位，需要加班完成工作按时加班加点，保证工作能按时完成。
四、工作质量成绩、效益和贡献。
在开展工作之前做好个人工作计划，有主次的先后及时的完成各项工作，达到预期的效果，保质保量的完成工作，工作效率高，同时在工作中学习了很多东西，也锻炼了自己，经过不懈的努力，使工作水平有了长足的进步，开创了工作的新局面，为学院及部门工作做出了应有的贡献。
总结一年来的工作，尽管有了一定的进步和成绩，但在一些方面还存在着不足。比如有创造性的工作思路还不是很多，个别工作做的还不够完善，这有待于在今后的工作中加以改进。
在新的一年里，我将认真学习各项政策规章制度，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平，为学院的发展做出更大更多的贡献。
高校行政秘书工作总结3
我于20xx年3月16日到xx大学xx学院教学秘书。几个月以来，我以踏实谦虚做人，专心致志做事为标准严格要求自己，倍加珍惜这难能可贵的机会，勤奋努力学习，高度珍视协同团结，更加勤奋专心的工作。现将xx年来的工作情况做如下简要总结：
一、提升思想素养加强业务水平
(一)强化政治理论学习，提升自身政治思想素养
我以党的路线、方针、政策为准绳，党的指导思想为指导，强化学习为基础，提升自身党性为核心，能力升华为关键，不断加强自身理论学习。在认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表的重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想的同时认真学习法律法规和学校各项规章制度，特别是教学秘书岗位的相关规章制度和业务知识技能。在学习的过程中，我始终坚持理论联系实际工作作风，努力做到向书本学习、向领导学习、向同事学习、向专业技术人员学习、向服务对象学习并重，以求更好更有序地开展教学管理工作，为服务对象全面有效的服务。
通过学习，我的理论素养和理论思维能力有了进一步提高，人文主义道德素养有了进一步的提升。牢固树立了为同学服务的理念，牢固树立了诚信、责任和服务意识。通过学习，自己的党性修养有了进一步的提高，思维能力有了进一步的提升。
(二)贯彻实践检验真理标准，提高业务水平和服务能力
近几个月来，在学院各位领导的悉心指导下，在同事们的积极帮助下，始终坚持用理论联系实际指导和开展各项相关工作。我主要是协助教学秘书开展教学事务工作，在实际实践的工作中锻炼了自己的业务能力和处事能力。在工作中能注意事情处理的原则、流程和方式方法，增强主动创新的意识和能力，及时发现自身的不足并加以改进，进一步提高了自己的业务水平和服务能力。
二、工作方面
在学院各位领导和老师的悉心指导下，在同事们的积极帮助和关心下，在各位任课老师的积极配合下，我自始至终严格要求，做到遵守学校的各项规章制度，端正工作态度，认真细致，踏实地协助教学秘书开展教学事务工作，并取得了一定的成绩。
(一)稳步开展日常教学事务工作
1、处理日常的教学事务，上下协调各任课教师的调、停、补课，教室的申请，包括外聘、专职和行政管理人员，并将学校的各项通知及时传达给各相关人员，争取得到他们的支持和配合。
2、负责监督学生的出勤率，督促xx级共计22个班的纪律委员按时递交《教学日志》，并将统计好的迟到、旷课、请假的学生名单及时通报班主任并报送相关部门处理。帮助学生积极、正确地对待学习和纪律。
3、配合学院主管领导组织的期中教学检查，督促学生进行期中教学网上评价，并进行统计汇总上报。
4、及时报送各种相关表格，如《课酬表》、《课时预报表》、《实际课时统计表》等，以配合相关部门开展各项工作。
5、协调并安排杨林校区上学期期末考试不及格学生补考事宜。
6、收归在杨林校区任教的各位教师的教学材料，包括《教学进度表》、《教学大纲》、《教学课件》等。
7、负责通知杨林校区各班四六级、计算机、普通话及相关资格证书考试的报名和确认。
8、配合学校督导和教务处，检查相关教师的教学情况，并形成书面材料报送领导审议。
9、学习教务管理系统的相关录入程序、方法及网上排课、选课、成绩录入等。
(二)在实践中学习，在学习中收获
通过自己的认真学习和同事的悉心指导帮助，认真履行教学秘书岗位工作职责，顺利有序地开展相关日常教学事务工作，同时加强自身的实践技能学习，积极认真的参加学校“迎评促建”档案管理培训学习、学校教务处“教务管理系统”学习等。
通过理论学时并应用到实践工作中，积极参加学校“迎评促建”档案整理工作，为我院迎评促建工作做出了应有的努力，认真操作了学院“教务管理系统”网上成绩录入以及期中教学教学检查网上评价监督和评价数据汇总统计。
三、回顾反思
通过实习，我进一步增强了政治敏锐性和政治鉴别力，提高了责任意识、服务意识，提高了组织协调能力、团结沟通能力和语言表达能力。现在已经熟练的掌握和具备了教学过程中的基本教学事务灵活处理的能力和素质。同时，掌握了学院“教务管理系统”教学管理并能熟练操作。
在肯定主要工作及成绩的同时，我也清醒地看自己存在的不足，在工作方式、工作方法、工作艺术、理论素养等方面还有待进一步加强，有的工作完成还不够理想，需要加强学习，认真整改。
总结过去、对照反省，让我更加明白，增强服务意识，树立为教学服务的思想在教学中的重要性，树立服务意识也是一种管理，教学工作是学院的中心工作，为师生服务是我们的工作重心，教学服务必须落到实处，而不是一句简单的口号，即使是工作繁琐，任务繁重，但是增强自己的服务意识是必须的，急师生之所急，想师生之所想。不仅做到有始有终，更要争取善始善终。善于在尊重学生、关爱学生的基础上对学生提出严格的要求。
在今后的工作岗位上，我将继续以“踏实谦虚做人，专心致志做事”的态度改进不足，努力加强自身的综合素质和提高自己的业务水平，进一步提高自己的服务能力，进一步增强时代责任感和历史使命感，争做一名“有理想、有道德、有责任、有能力、为师表”的学习型党员。
高校行政秘书工作总结4
xx年10月，本人有幸入职xx学部行政秘书岗位。三个多月来，在学部领导的指导和培养下，在同事们的关心和帮助下，本人很快熟悉了学部的基本情况，逐步掌握了相关工作流程，自身的知识面得到了拓宽，能力得到了锻炼，工作经验得到了丰富，综合素质得到了较大提高，也进一步激发了自己投身学部行政秘书工作的热情。
一、加强理论学习，努力提高思想政治素质
作为一名刚走上工作岗位的年轻同志，在思想上，本人自觉加强理论学习，努力提高思想政治素质。
首先，主动加强理论学习，除了通过电视、报纸关心时事政治外，还注重学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表的重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想，学习党的基本知识和有关政治思想文件、书籍，用先进的思想理论武装自己，自觉树立正确的世界观、人生观和价值观。
其次，注重发挥理论知识对实践的指导作用，将理论知识转化为行动。自觉践行科学发展观以及社会主义荣辱观，恪守职业道德，努力弘扬社会新风。坚持把相关国家政策、学校政策以及学部的理论经验贯彻于本职工作始终，树立“以情服务、用心做事、务实高效、开拓进取”的工作作风，在不断丰富自身业务经验的同时，进一步提高自身的理论水平和综合素质。
另外，本人还虚心向理论水平较高、实践经验丰富的同志学习和请教。经过这几个月的锻炼，本人的思想修养、理论水平都有了不同程度地提高，也进一步保证和促进了本人更好地完成本职工作。
二、夯实业务基础，切实做好本职工作
作为一名行政秘书岗位的新人，在工作上，本人不断夯实业务基础，努力适应工作环境，积极进入工作状态，主要涉及了日常行政事务、经费管理、文件管理和资产管理等几个方面的工作，使自身的工作技能和工作效率有了进一步提高。
首先，做好日常行政事务。学部日常行政事务繁琐而细碎，但却因为联系方方面面而不容出错。本人本着认真负责、周到细致的原则，力求做好各项工作。
一是负责公文管理工作。做好学校下发的各类公文的登记、传递、立卷和归档工作，及时传达、贯彻执行上级领导的决议、指示和各项规章制度;及时收发和传递学部各类文件、信函及通知，确保信息流转的快捷、有效。
二是负责会务工作。根据学部安排，做好各类会议的筹备、记录等工作。
三是做好其他相关工作。负责对学校组织的重大事项、大型活动和临时性任务的安排、检查和落实工作，主要是协助学校收集、整理各类活动的员工信息以及上报名单、下发通知工作;管理学部的日常支出;发放学校给予教职工的各类补贴、奖金和物资;及时处理和完成学部主任交办的其他各类事务。
其次，做好经费管理工作。规范程序，严格操作，做好学部各类经费的预借支和报账工作，先后完成了《钻井液与工程浆液》实验课、大学化学实验、黄石地质教学实习、摄影测量教学实习、地质认识实习、工程结构试验与监测课程试验、培养方案评审等实习实践经费的报账工作。
再次，做好文件管理工作。应用档案管理相关知识，分门别类地做好学部文件、实习申请表存档资料、教职工签收单、学生活动申请单、资产领料单、出/入库单等重要资料的整理、存档工作。根据学校相关安排，对20xx学部档案资料进行了分类整理，并提交档案室。
第四，做好资产管理工作。根据学校安排，配合资产处对学部的资产进行了清查。完成xx年10月至12月学部办公用品的申报、登记、保管、发放、领用工作，做到账物相符。做好学部办公设备，包括电话、复印机、传真机、电脑等固定资产的管理和使用。
三、注重沟通联系，积极发挥团结协作精神
学部是一个综合机构，既要协调方方面面，又要服务上下左右，发挥着桥梁纽带作用。因此，在工作上，本人不断培养综合协调能力，发挥团结协作精神，做好各项工作。
一是加强沟通协调，做好与其他职能部门间的往来工作。与人事处加强联系，做好人事系统管理、考勤记录、教师招聘、住房调查、培训计划表上报等工作;与图书馆加强联系，做好报刊征订和书籍领取工作;与院办加强联系，做好相关文件领取以及值班表的提交工作;与党委工作部加强联系，做好教师生日福利的申请和办理工作;与教务处加强联系，协助做好毕业生清考以及准考证发放工作。
二是分工不分家，与学部同事协同作战。学部是一个有机的工作整体，尽管大家的工作职能和分工不同，但是，本人能够团结同志，做到分工不分家，不分份内和份外，与学部同事心往一处想、劲往一处使，相互配合，取长补短，充分发挥团结协作精神，共同做好学部的各项工作。
过去的三个月，是不断学习、逐步充实的三个月，是积极探索、渐渐成长的三个月。在整个工作过程中，本人勤勉不懈、耐心细致，富有工作热情，具有较强的责任心和进取心，并注重学习新知识、新技能，不断提高业务水平，保质保量完成领导交办的工作，取得了一定的成绩。
然而，与学部领导的要求相比，与先进同志的示范相比，本人的工作还有很大的差距，还存在很多不足。比如，由于工作时间不长，对其他职能部门的职能范围缺乏系统、全面的认识，致使相关沟通联系工作有所滞后，影响了工作效率;由于专业局限，欠缺财务报账方面的知识，从而影响了经费管理工作效率。
对于这些问题和不足，在今后的工作中，本人将严格要求自己，加强学习，积极实践，努力克服不足，以更加务实的作风、更加扎实的工作、更加出色的服务，切实做好本职工作。
在此，特向学部领导提出转正申请，希望学部领导能对本人的工作态度、能力和表现做一个全面的考量。同时，也非常感谢学部领导对本人的信任、支持和培养，给予了本人体现自我、提高自我的机会，使本人的思想境界、业务素质、工作能力都得到了大幅度地提高，这也进一步激发了本人从事行政秘书工作的工作热情和开拓进取精神。
高校行政秘书工作总结5
行政部是学校的综合管理部门，是校领导的参谋助手，也是各职能部门之间联系的纽带，起着沟通上下，协调左右，联系各方，照应内外的作用。一年来，行政部全体同志在校领导的关心指导下，在其他部门的热心支持和大力帮助下，充分发挥团队精神，努力创新，顺利地完成了各项任务。现将工作情况总结如下：
一、增强服务意识，发扬团结协作精神，力促部门工作上台阶
一年来，行政部加大了对部门教职工的教育力度，以各种活动为载体，在为学校举行的各种大型会议和活动的服务中，提高教职工的服务意识和协作精神，进一步推动了部门的工作。
二、健全和完善学校的各项规章制度，力求工作规范化。
1.规范了各种办公文件的收发、登记与处理，做到了学校发文行文规范、表达准确。同时做好来电接听登记、信函处理、来访接待工作，确保上级有关指示、会议文件精神以及基层学校的情况反映得到及时的传达和落实。
2.协助校长拟订学校计划和总结，起草各种规章制度。本期以来为迎接重庆市渝中区教研机构建设和教研工作督导评估起草了《学校自查报告》，拟订了《学校引进区外优秀人才实施办法》、《学校教职工奖金、津贴发放办法》、《学校关于规范竞赛组织和资料征订办法》、《渝中区教师进修学校保密工作制度》、《学校档案鉴定销毁制度》等一系列规章制度，对学校工作的规范化起到了一定的推动作用。
三、搞好协调和服务工作，力保学校工作顺利开展。
近两年来，学校的各方面事业发展很快，各种会议、交流考察、考试阅卷、学校设施设备改造等比较频繁。因此协调好学校与上级部门之间、学校各部门之间、学校与基层学校之间的关系，是关系到学校各部门高效运转、学校对外形象和声誉的大事。作为学校的窗口部门和联系纽带，行政部在做好日常工作的同时，精心筹划，周密部署，尽心尽力地组织好每一个会议，协调好每一次活动，安排好每一次接待，使学校的人、财、物发挥出了效益。如搞好重庆市区县教研机构建设和教研工作督导评估的迎检工作、全区教师继续教育工作会等各种会议和迎检工作的服务工作;协助教研部完成了全区高三“一诊”、“二诊”考试，高中“四区联考”、初中毕业暨升学考试、小学调研考试等各项大型考试的前期组织和阅卷、成绩复核、成绩录入工作，教研员申报经费培训活动的会标制作、音响、摄(照)像工作，教研员下校蹲点反馈意见的回收等工作;协助培训部开展教师继续教育评查验收和即将开始的全区新课程师资培训等工作;协助科研部顺利召开全区第三届教育学会换届选举大会。完成了学校图书阅览室、档案室的装修改造工作，使之成为学校硬件设施中的亮点。
四、积极组织和开展对本部门教职工的培训，提高他们的专业技能。
本期开展了行政部教职工电脑操作培训，支持和外派职工参加微软公司培训会、中国图书馆组织的图书机读目录分类管理培训和区档案局组织的档案管理培训，收效良好。
高校院系行政秘书 篇6
1. 高校院系教务秘书工作的重要地位及作用
1.1 院系教务秘书是联系学校教务处及院系教学工作的纽带
在学校、院系、教师与学生的教学事务中, 如课程安排、教材征订与发放、教学场所协调、考务工作等, 教务秘书具有不可或缺的纽带作用。学校及学院的教学指令要依托教务秘书向系部、班级等基层传达, 基层教学信息要依靠教务秘书向上级反馈[1]。
1.2 院系教学秘书是教学副院长的参谋和助手
教务秘书在日常工作中积累了大量教学信息, 除了做好信息反馈外, 还要对信息进行分类与整合, 并将整合后的建议及时汇报给教学副院长, 为教学副院长制定教学决策当好参谋与助手。
2. 高校院系教务秘书队伍现状
2.1 院系教务秘书年龄偏轻
调查发现, 地方高校院系教务秘书的年龄趋于年轻化, 多是刚毕业的硕士生, 更多的是刚毕业的本科生。导致这种现象的主要原因是决策层对教务工作的重要性和复杂性认识不够, 认为教务工作是一种最简单的工作, 什么人都可以干好。
2.2 院系教务秘书职称、学历偏低
院系教务秘书年龄偏低是导致职称偏低的原因之一, 而且高职称、高学历人员大多不会选择教务秘书工作, 这与教务工作过于繁杂有关。
2.3 院系教务秘书女性偏多
几乎所有院系的教务秘书都是女性, 这不是坏事。教务工作的性质需要耐心、细致的个性, 而这一个性多集中于女性身上, 造成了这一现象。
2.4 院系教务秘书教务岗位工作时间偏短
院系教务秘书在教务岗位上的工作时间多则三年, 少则一年, 这是一个十分普遍的现象。一旦学士变成硕士、博士, 助教变成副教授、教授, 则几乎所有的教务秘书都会离开教务岗位。
3. 院系教务秘书队伍建设中存在的主要问题
3.1 领导重视不够
由于院系教务工作隶属教务处及学院两管理, 校领导很少直接与教务秘书打交道, 很难把注意力及兴奋点放在教务秘书工作上, 教务处及学院很少为教务秘书工作向校领导专门汇报, 形成了校领导的对教务秘书工作的“真空地带”, 不能引起校领导的重视也就理所当然了[2]。
3.2 人员素质偏低
这实际上是教务秘书年龄偏低、职称及学历偏低的综合反映。在具体工作中体现在工作经验不足、协调能力差、创新能力缺乏、教研能力及科研水平低等方面。
3.3 地位与待遇不高
教务秘书工作的繁重、艰辛、重要, 但教务秘书的地位与待遇不高又是不争的事实, 其直接后果是教务秘书工作效率低下、教务秘书队伍不稳定。
4. 院系教务秘书队伍建设策略
4.1 重视教务秘书的业务能力培养
学校应把教务秘书整体队伍的建设纳入到学院的师资培养计划中, 鼓励教务秘书攻读公共管理学和教育管理的硕士以上学位, 并组织教务秘书开展教学工作经验交流活动, 为教务秘书提供到其他院校参观学习的机会, 借鉴其好的经验, 开阔工作视野, 提高工作效率。
4.2 重视优化教务秘书的职称和职务结构
教务秘书无论在职称、职务、评奖、学习、培训等方面, 都比同学历的人机会少, 在一些高校, 教务秘书甚至不能评职称, 这严重挫伤了教务秘书的工作积极性, 造成人心思动队伍不稳, 致使一些学历高能力强的教务秘书转为教师。因此要做好教务秘书的职称的评审和职务的晋升工作, 在优化职称和职务结构的同时, 还应结合考虑年龄结构、学历结构, 重视提高考核实际工作水平、业务能力等做好中青年教务秘书的职称和职务晋升工作。
4.3 加大力度提高教务秘书的工作地位和待遇
长期以来, 人们对教务秘书这一工作往往缺乏正确的认识和评价, 认为什么人都可以做。其实, 做好这项工作并不简单, 它要求有高度的责任心、较强的业务水平和现代化的教育管理理念。学院及有关职能部门领导要提高认识, 充分肯定和评价教务秘书的工作业绩, 提高教务秘书的工作地位与待遇, 增强他们的自信心。
5. 结语
要有效地在高等院校开展正常的教学活动, 就必须进行有效的教学管理, 营造良好的教学环境和教学秩序, 而这一切又必须有一支素质高、懂业务且相对稳定, 并受到学院充分重视的教务秘书队伍。
摘要：文章阐述了高校院系教务秘书工作的重要地位及作用, 介绍了高校院系教务秘书队伍现状, 指出领导重视不够、人员素质偏低、地位与待遇不高是高校院系教务秘书队伍建设中存在的主要问题, 重视教务秘书业务能力培养、优化教务秘书职称及学历结构、提高教务秘书地位与待遇是最佳解决途径。
关键词：高校院系,教务秘书,队伍建设,建设策略
参考文献
[1]李丹, 周毅.地方高校院系教学秘书工作定位与素质培养探讨[J].问题探讨, 2010:93.
[2]吕阳.论高校院系教学秘书工作[J].中国成人教育, 2007, (5) :62-63.
高校院系行政秘书 篇7
一、研究生秘书的工作职责
研究生秘书主要是在二级学院相关负责人的领导下, 运用科学的管理方法, 灵活协调本院研究生教学的各项工作, 工作内容较多, 覆盖面较广, 主要有以下职责:
(一) 负责研究生招生录取工作
协助本学院的研究生管理老师做好研究生的招生前准备工作及入学后的考试、评卷、复试、录取等相关工作。
(二) 协助开展研究生培养工作
整理总结各种研究生培养计划, 研究生导师选择, 编制研究生课程表, 负责协调安排研究生的考试、成绩录入、成绩存档, 档案管理, 参加学校对研究生的教学工作的质量评估, 审核研究生论文, 对研究生和导师的情况进行了解。
(三) 协助做好研究生学位授予工作
对研究生的毕业论文答辩进行安排, 组织研究生论文审阅, 协助评分委员会做好相关准备工作。组织本学院的研究生学位授予工作, 对博士生导师的审核评估进行整理, 对整个学院研究生学位评定委员会要求的相关事宜进行落实, 保证研究生学位授予的相关工作顺利进行。
二、高校二级院系研究生秘书应有的素质
研究生秘书在管理各种研究生相关的日常事务中起着重要作用, 复杂的研究生日常事务需要研究生秘书具备良好的业务素质, 其业务水平的高低关系研究生事务处理的好坏与否, 关系着学院研究生培养能否顺利进行。研究生秘书应具备以下素质:
(一) 强烈的服务意识。
研究生秘书在研究生管理工作中应该树立服务意识, 对研究生进行人性化的管理, 以更好的促进研究生的学习和学院研究生教育工作的开展。在工作中始终要坚持服务师生的意识, 为学院领导的管理服务, 为研究生的学习服务, 为导师的教学服务。同时要做好研究生和导师之间的沟通工作, 保证研究生和导师间的沟通零障碍, 形成学生尊敬老师, 老师理解学生的良好教学氛围。
(二) 扎实的文字功底。
研究生秘书在协助院领导完成管理工作中, 不但要积极的建言献策, 还要帮助领导做好会议记录, 起草文件, 让学生和导师清楚二级学院的研究生管理政策, 这就需要研究生秘书具备良好的文字功底。在日常的管理工作中, 要不断学习、实践, 加强自己的文字训练, 做到文件编写格式正确、条理清晰、意思表达明确、语言简练、语句通顺。
(三) 较强的语言表达能力和协调沟通能力。
研究生秘书向下要和研究生进行沟通, 向上要和学校领导、二级学院领导、研究生导师进行沟通, 所以要具备良好的语言表达能力和良好的语言沟通能力。拥有良好的语言表达能力才能向研究生准确的传达上级领导和文件的精神, 做好学生的疑难解答工作, 在向领导汇报工作中才能简单、明了、有重点、有条理。拥有良好的协调沟通能力, 才能处理好研究生和导师之间的关系, 处理好研究生和学院之间的关系, 处理好和自己工作相关联部门的关系, 将各个部门、不同人群之间存在的问题进行灵活的处理, 才能保证研究生教育管理工作的顺利进行。
(四) 较高的信息技术利用能力。
研究生管理的工作相当繁重, 在面对大量工作的情况下, 研究生秘书要具备较强的信息技术利用能力, 才能提高工作效率, 提升管理水平, 降低管理难度。传统的研究生管理中经常采用电话通知, 但是由于老师上课、出差等情况不方便接听电话, 可以采用短信或者邮件的方式通知对方, 获取自己需要的材料信息, 充分利用信息技术和软件平台缩短电话通知、文件传达、数据统计等事务的时间, 如:数据统计中, 充分利用现有的统计分析软件, Excel进行数据的录入和排序, Spass进行数据分析, 可大大减少数据整理时间。
(五) 较好的职业道德和敬业精神。
研究生秘书的工作面广, 涉及到研究生工作的各个方面;工作内容复杂, 凡是和研究生相关的内容都需要研究生秘书出面处理;还承担着整个学院研究生管理的责任, 要对学院负责, 对每个研究生负责。所以研究生秘书的工作必须做的细致, 必须本着对全体研究生负责的态度去做, 要具备高度的责任感和自信心, 要清楚自己所处岗位的职责, 要对自己的能力充满自信, 相信在自己的努力之下一定能够做好。
(六) 良好的心理素质和个人修养。
研究生秘书在工作中会面对各种层级的人, 如:领导、导师、研究生、同事等等, 会接触到不同事情, 很多时候接触的人可能脾气或者态度不好, 接触的事情比较难处理或者容易得罪人, 自己在面对这些人处理这些事情的过程中肯定会受委屈, 惹麻烦, 这就要求研究生秘书不管面对什么样的人都要注重自己的修养, 努力和对方沟通, 处理任何事情都不要慌张, 要有条不紊、按章办事, 在长时间的磨砺中养成良好的心理素质, 学会宽容待人。
(七) 科学的管理意识与统筹规划能力。
研究生秘书在整个二级学院中是处于中层管理的职位, 在进行本职工作的时候一定要更多的去关注学校的发展目标, 学院的工作方针, 在清楚了解整个学校发展计划的状态下进行研究生管理工作。清楚自己的工作流程, 知道每个具体细节, 在管理中学会分轻重缓急, 学会制定工作计划, 对整个年度工作要有统筹安排, 明确年度目标, 在工作中细致、扎实, 能够统筹全局, 又能规划细节。
三、结语
研究生秘书是各大高校研究生管理工作的重心, 关系着整个研究生培养的质量, 在研究生秘书的选用中, 要注重各项能力的综合发展。现任研究生秘书要在工作中不断提高自己的服务意识, 提升业务水平, 增强业务技能, 学会协调各个部门和人群的关系, 让自己朝着综合全面的方向发展。各大高校也要重视研究生秘书的工作, 增加对他们的薪资待遇, 调动他们工作的热情和积极性, 吸引更多优秀的人才参与到高校研究生管理中来, 提升我国的研究生教育质量。
参考文献
[1]赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书如何提高工作效率[J].中国科技信息, 2006 (22) :204-205.
[2]刘翠琼.高校研究生秘书的工作职责、性质与素质要求[J].中国科技创新导刊, 2010 (14) :175.
高校院系行政秘书 篇8
1 推进高校行政管理信息化建设的必要性
信息是高校行政管理活动中进行计划、决策、组织、控制的基础和依据, 是内部各工作环节相互沟通协调的纽带。传统的行政管理模式仅将信息作为一种管理要素, 信息的统计管理工作大多依赖人工, 各环节间信息交流不畅, 影响了管理工作的质量和效率。所谓行政管理信息化是指以现代信息技术为支撑, 将信息的产生、收集、处理和传递等作为组织的一项重要职能。加强信息化建设是高校主动适应信息社会的需要, 是提高高校行政管理水平的需要, 通过新技术新手段的应用, 既可提高管理的效率, 又可减轻管理者负担, 集中主要精力改善管理水平, 促使高校行政管理工作更加规范化和透明化。
2 高校行政管理信息化存在的问题
2.1 行政管理方法陈旧、信息化管理效率较低
由于大学行政人员的信息化管理意识, 没有充分利用现代化的信息管理技术和方法, 从而高校行政信息管理效率较低。大致有以下几种原因:第一, 高校中层管理干部由于一些原因不愿使用信息技术, 来加强行政管理;其次, 大多数的高校行政人员的各种原因所致不熟悉的技术, 也想不明白如何利用信息技术在管理, 使得它很难发展;再次, 学院有一个大锅饭的现象, 做不做一个样;最后, 由于行政管理长期使用传统的纸质工具。办公信息记录的主要载体, 保管, 查询都带来了各种各样的问题, 忽略了对数据库中的数据, 从而导致数据库信息的准确性和及时性的失真, 使信息管理系统的使用热情大大降低了。
2.2 行政管理繁杂的条条框框致数据信息传输较慢
由于高校行政管理的监督与管理, 使得管理人员在行政管理过程中限制人的主观能动性, 没有发挥出人的积极性和创造性, 同时对于行政管理人员而言其管理的信息发布响应处理受到限制, 也只能是被动地等待上级的指示。在正常情况下, 来自上级的信息来实现的较低级别的部门, 不接受对方的指示。高校办公室行为的信息传递站, 接受外界信息后, 首先向上级主管部门请示, 等待指示的作用, 高层次的指令后返回, 再次运行, 通过相关职能部门, 高校办公室返回功能部门提出意见, 高校办公室, 然后传递到相关的院系执行。
2.3 信息化建设注重硬件的更新而忽视软件的升级
在绝大多数高校目前存在的同质化问题, 只专注于办公硬件更新的投资, 教育管理, 熟悉现代计算机的人才往往被忽视。高校管理层经常使用的计算机, 网络和信息技术完成的书面报告, 发送和接收文件和其他简单的工作。在计算机上安装的Office软件, 往往只是印刷材料, 许多高校院系的管理人员往往认为, 计算机只是一种辅助办公室的设备, 产生了信息资源的巨大浪费。
3 改善高校行政管理信息技术问题的管理措施
3.1 统一规划, 加强学校综合信息管理系统建设, 提高工作效率
现在, 大部分高校都建立了自己的校园网, 也开发一个管理信息系统。然而, 在同一个单位或一个部门同时运行多套软件, 由于各种信息采集软件标准和编码标准不一致, 会导致各高校数据不能共享和交换。因此, 如果全球高校定义一个统一的教育信息采集标准, 编码标准, 充分利用现代信息技术, 提高管理效率。
3.2 历史数据的收集整理工作, 建立基于数据库技术的决策支持系统
为了充分利用历史数据, 特别是在现代数据库, 数据挖掘和联机分析处理技术, 提供了一个有效的解决方案。整理和挖掘历史数据可以得出准确和全面的数据, 为领导决策提供帮助。
3.3 网络作为信息载体和输送管道
根据学校的实际情况, 从学校的职能的转变, 开展高校电子下“一站式”服务, 并积极探索应用模式和手段, 以满足政府部门, 以及应用程序对学校管理的信息技术。学校建立信息技术的重点工作状态, 按照整体规划, 分阶段, 分步实施, 逐步升级“战略, 全面推进学校信息化的建设, 加强学校信息资源的开发和利用, 使用系统的信息交换和互操作性为主要目的的学校组织结构和工作流程的重组和优化, 建立跨部门的基本福利的数据仓库和办公信息平台资源库, 建立信息发布和更新维护机制, 打破时空和地域限制, 及时收发处理, 发布和传递信息, 以确保信息的畅通, 高效准确学校的信息服务。
参考文献
[1]朱炜.信息时代高校行政管理人员的信息素养[J].徐州建筑职业技术学院学报.2003, (3) :110-112.
[2]巢乃.新形势下创新高校行政管理体制的思考[J].淮北师范大学学报 (哲学社会科学版) , 2011 (06) :98-100.
[3]李强华, 李惠超, 戚兆川.论高校行政管理的信息化[J].攀枝花学院学报, 2006.122-123.
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高校院系行政秘书 篇9
一、高校行政管理人员的绩效考核指标体系建立
平衡记分卡的基本思想是围绕财务、客户、内部流程和学习与成长四个方面对组织进行绩效评价和战略管理。将平衡记分卡的理论运用到地方高校二级院系行政管理人员的绩效考核,必须从其四个维度对其重新进行分析,赋予其新的内涵。
(一)关于财务维度的分析。平衡记分卡的财务维度是通过一系列财务指标反映企业的经营状况,体现了企业相关利益者的利益,反映了企业生存发展能力。地方高校二级院系不同于企业,财务目标不是其终极追求,尤其在地方高校二级院系行政管理人员绩效考核中,财务指标不是最重要的。衡量地方高校二级院系行政管理人员工作好坏的重要指标就是看其能否履行好自己的岗位职责,因此,在构建行政管理人员绩效管理中的平衡记分卡时,可以将财务维度转换为岗位职责维度。
(二)关于客户维度的分析。对企业来讲,客户是其利益相关者,是其赖以生存和发展的根本。对高校二级院系行政管理人员而言,也存在利益相关者,他们是既有包括学生、教师和领导在内所有教职员工,也有学生家长、社会单位等服务对象,因此用服务对象来替换客户维度。
(三)关于内部业务流程和学习与成长维度的分析。任何组织都存在改善内部流程、提高内部运行效率以及员工学习培训和员工发展的问题,这两个维度具有普遍的适用性,不作维度转换,只是在制定具体评价指标时,要根据实际情况,针对不同服务对象的行政管理人员制定不同的评价指标。从图1中可知:岗位职责、服务对象、内部业务流程和学习与成长四个维度的评价指标都需围绕着学校的发展战略进行设置和调整。
(四)行政管理人员绩效考核平衡记分卡四个维度之间的关系。二级院系行政管理人员岗位职责就是要提供服务对象所满意的服务,要想提供满意的服务,合理的内部业务流程是前提,并且,要通过不断的学习和提高自身素质,来提高工作质量和工作效率。
二、高校行政管理人员的绩效考核指标体系
根据二级院系行政管理人员岗位的实际情况与工作岗位分析,以及绩效管理目的,从学习与成长(品德言行、学习指标、工作能力)、内部业务流程(业务流程、业务流程再造贡献、业务沟通)、服务对象(满意度、受益度、美誉度、服务对象投诉)和岗位职责(工作态度、工作内容、工作质量、工作效率)四个角度提取评价指标。
三、小结
高校二级院系行政管理人员是维系高校发展的重要人力资源,所以绩效考核不仅关乎职工的切身利益,更关乎高校的持续性发展,而绩效考核是一项开放动态的系统工程,需要长期实践探索的过程,在这过程中,需要上下级相互获取信息,增进了解,改进组织绩效考核,从而不断提高二级院系行政管理方面的人力资源管理水平,为实现培养一流人才的目标提供可靠的保障。
摘要：本文基于平衡记分卡,探讨地方高校二级院系行政管理人员绩效考核体系的构建与创新,这对于推进高校二级院系人事制度改革,提高二级院系管理水平,促进高校二级院系办学目标的实现具有重要意义。
关键词：平衡记分卡,高校,政管理人员,绩效考核,构建,创新
参考文献