高校院系办公室（通用10篇）
高校院系办公室 篇1
当和谐理念成为当今众多高校建设与发展的指导思想与价值目标，以管理和谐促进高校教学、科研与人才培养的和谐发展，就有了十分重要的基础意义。而逐步形成的具有高校特色的校院（系）两级管理运行机制，使得承担上通下达、统筹协调任务的院系办公室的管理工作成为谐成高校和谐管理的逻辑起点。如何赋予二级学院权力，形成制度化管理模式，更好地发挥二级学院在教育、科研及社会服务中的积极作用，是我国目前高校改革、发展中的重要问题。
一、高校二级学院管理及其发展趋势
1、高校二级学院内部组织功能
(1）学院层面。高校实行学院制后，学院是承上启下的机构，对外向学校负责，对内管理下属的系、所、办、中心。因此，学院成为学校领导下的一级行政管理实体，“各个学院构成了大学内的一个个管理中心”。运用帕森斯的组织机构层次理论分析，学院就是中间层的“管理系统”，其主要功能是“协调组织和任务环境之间的关系”。在此，二级学院的任务环境主要是指控制组织内部事务的系统，这个系统包含学院层面的学院党政联席会议、院党委、院行政班子、院办、教授委员会、学术委员会、教学指导委员会，以及学院下属的系、所、办、中心和对外服务机构等。学院层次的核心管理任务是协调学院层面各部门的工作活动和平衡属下各系、所之间的相关任务，根据规划指导系、所、中心的资源配置，协调开展教学科研、学科建设与人才培养工作。以上管理活动的目的是确保学院层面成为一个完整的工作体，达成组织的目标。
(2）系、所层面。系、研究所和中心是隶属于学院的基层学术单位，由教授、副教授、讲师、助教、教辅人员等组成，是“某一学科组织教学与研究的实施机构”。系、所和中心是大学教学科研和人才培养的主要环节，是学校的活力之源，它们运转的质量关系学校总体的教学质量、科研水平，直接影响学院及学校的人才培养质量。系、所层面可以归入上述帕森斯划分的“技术体系”。“技术体系”的主要任务在于处理组织的实际“产品”，如实验室的科学家、教室的老师等。
2、二级学院的办学自主权
(1）学科建设及科研管理权。即学院有权以学科建设为龙头，统筹全院的科研与科技开发，根据优势学科、特色学科组建起一级学科或学科大类下的跨系、跨专业研究机构，具体抓好科研开发、成果鉴定、社会服务等工作，推进“产学研一体化”，加速科技成果转化同时，加强学院内的联系，创造各种机会和条件，增进不同学科领域之间的交往，促进多学科的联合与交叉，推动相关学科的优化组合与融合，培育学科新的增长点，促进特色学科和优势学科的建设与发展。
(2）教学管理权。即有权统一组织和协调学院内部教学管理、人才培养等方面的工作，包括教学计划管理、教学过程管理、教学质量管理等权力，学院有权统一负责全院课程的调整和设置，有权根据社会的需要设置招生的种类、专业和规模，有权与各行业、各部门开展联合办学与交流合作，及经学校授权后，可直接与国内外高校或企业集团开展学术交流和国际化教育等。
此外，学院还应有学生管理权，即学院可根据学校授权对学生进行奖惩、考评和处分等，管理学生的日常学习和生活学院办学自主权的落实，有利于大学学术事业的发展遵循教育发展和科学发展的规律，增强学院的活力和社会适应性，从而提高大学管理的效率和质量。学院可成立由学科带头人组成的院学术委员会，负责学术事务管理，并建立院行政与院学术委员会相互协调、分权治院的管理机制，充分重视学术委员会在专业设置、教学计划、课程内容及学科建设等方面的决策作用。
3、二级学院管理模式的发展趋势
从世界教育发展角度看，放权的二级学院管理模式是发展趋势。目前世界上教育比较先进的国家，学校的职能机构都非常少，法国大学主要有三个职能机构组成：行政委员会、科学委员会、教学与大学生活委员会，美国、日本等国校级职能部门都在十个以下。这样一来很多日常事务都由学院进行管理，并且一些学科建设发展规划、人才招聘、职称评定等都由二级学院完成，而学校在这些管理中仅起到协调和监督的作用。
二、校园管理方面的不和谐问题
1、校园管理
首先是办学缺乏科学决策，许多高校在发展过程中，不尊重教育规律，在涉及学校的发展和规划等方面不能做到理论联系实际，存在着盲目追求发展目标的现象，忽视客观条件的约束，发展目标定位过高。其次是民主作风不深入，密切联系群众不够，教师队伍除了整体素质不能完全适应外，教师的数量也急需增加，很多教师是超负荷上岗，不利于教师的身心健康和教学质量的保证。再次是体制改革滞后，经费投入跟不上规模发展，有些学生甚至抱怨大学校园的学习条件还赶不上高中校园，影响了教学的正常开展；最后是高校校园腐败潜滋暗长，校园腐败的表现形式多种多样，它们与构建社会主义和谐社会、和谐校园的要求格格不入，如不采取有效措施加以规范和整治，必将危及科教兴国的大局以及先进文化的生成与传播。
2、学术风气
首先，学术风气在市场经济的冲击中有下降趋势，学术抄袭、学术敷衍、教学敷衍以及滥编书、滥出书等现象己经到了积重难返的地步。其次，“官本位”意识对高校学术风气形成不断的侵蚀，普遍缺乏一种对科学与学术的敬畏之心和虔诚之心，取而代之的是对“行政权威”羡慕，而在一个崇尚“官本位”和树立“行政权威”的大学里，不可能出现良好的师风和学风。最后，学术标准的严重缺位，评奖本身也可纳入这一自然过程，但问题是许多评奖活动必要的人力和经费投入的代价太大，以致根本无法操作，仅凭印象、杂志级别、出版社级别、是否是名校、甚至人情因素等非学术因素来定夺，在一定程度上引起了学术的混乱局面。
3、思想道德建设
首先是诚信体系受到很大的威胁，近年来，大学生诚信观淡漠，诚信行为缺失，其境况令人担忧，己成为大学校园中不和谐的杂音，为和谐校园建设设置了巨大的障碍。主要表现在学生学习行为中的诚信缺失、学生经济行为中的诚信缺失等几个方面。
三、高校院系办公室职能及其工作现状
1、院系办公室职能
(1）服务职能。服务是办公室工作的主要职能，应遵循构建和谐院系中的整体性原则，即为领导服务、为教师服务、为教学、科研服务。院系办公室是院系领导对学院进行教学、科研、行政管理的管理机构，是教师处理日常事务的办事机构。院系办公室的日常性事务包括：组织会议、处理信息、内部协调、公关接待和信息发布等和人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作。
(2）协调职能。协调是办公室工作最能够体现动态性原则的一项重要职能。在实际工作中，院系与学校其它各部门之间、领导之间、领导与教师之间以及教师与教师之间会不断的产生不同的矛盾与问题。办公室作为管理系统的中枢，必须通过有力的措施协调各种动态性的关系，解决组织中部门与部门、个人与部门、个人与个人之间的矛盾，加强管理过程中各要素、各环节间的相互配合，消除各种不和谐现象，从而使系统内各部分的活动协同一致，保证整个院系工作的顺利开展。
(3）管理职能。院系办公室是行政管理的办公机构，承担着主要的基层管理职能，要遵循不断优化的院子。包括各种信息的传递与交流、经费管理、办公用品及办公设备的采购、执行人事考勤制度、日常维修的协调工作、以及院系领导临时安排的事务性工作等，要在工作中不断完善、优化与创新。
2、工作特殊性
(1）工作涉及面大。院系是相对独立的教学和科研单位，办公室要面向院系的党政领导、全体师生、院系的党团组织、学校的各职能部门。在高校不断深化改革与事业不断发展的形势下，院系逐步成为相对独立的教学和科研单位，一般由院系领导层、教研室、科研所和学生工作组等基层组织构成，院系办公室工作已逐步拓展到学校机关和党政各职能部门等各个领域。
(2）工作内容复杂。从教务管理、教学管理到对外联络、后勤管理等，大量的协调和督查事务。在现行的高校管理体制中，学校行政机关与二级学院的工作联系是通过院系办公室开展起来的，主要包括每天事务的安排，一些重要和重大事情的布置、催办与落实，各种信息的上传下达，与外部各方的联系沟通以及人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作等等。可以说，院系办公室承担的工作任务千头万绪，琐碎繁杂，且许多院系办公室在规范化建设上还比较欠缺，工作无序、随意性的现象并不少见。
(3）工作要求高。院系高校办公室是高校的基层组织机构，发挥着承上启下，协调左右、联络内外的中心枢纽作用。工作必须主动思考，具有前瞻性，成员间既要独立完成工作又必须相互配合。高校院系办公室是高校基层组织的日常事务具体管理和办事的综合性机构，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。另外，办公室的主要服务对象———教师，往往带有一种“清高”思想，以教学、科研为核心，上课来下课走，缺少对学校、学院、系部、教研室等建设与发展的关注，对学校事务的参与度也不高，这与从事协调工作、管理工作的办公室行政人员产生了一种观念上的冲突。因此，由于两类不同岗位人员的工作性质、工作观念的差异，办公室工作的开展具有一定的难度。尤其对于教师数量较多的院系，由此带来的矛盾多、是非也多，众口难调。
(4）工作受重视较少。现实中，高校二级学院行政人员大部分不是行政专业出身，平时大量的事务性工作使得他们不得不放弃所学的专业，而从事行政岗位又很难升到高级职称，不受重视或缺少关爱。尤其是他们具备了一定的组织、协调及处理事务能力之后，渴望得到更好的发展空间。
四、院系办公室和谐工作探讨
1、职能的重要性
(1）院系和谐发展的表现。院系和谐发展是构建和谐校园的重要内容和基础。主要表现为：组织结构要素的和谐、教育环境的和谐、人际关系的和谐、群体组织关系的和谐、学院与社会之间的和谐、规模结构质量效益之间的和谐等等。院系和谐发展基本要求是教学、科研、学科建设、行政管理、党务工作、工会工作、学生工作的各个方面有机结合，工作上相互配合、相互支持、相互促进、协调一致；制度上相互配套、相互补充、完整统一；人力资源配备上合理优化；教育资源占用上人人共享，机会均等；人际关系上，相互尊重、民主平等、和谐融洽。基本目标是实现人与人、人与制度、人与资源、人与文化之间的和谐，以达到全面、协调、持续、高效发展之目的。
(2）院系和谐的基础。高校院系办公室是在院长领导下，为全院教学、科研、后勤等服务的综合管理机构，是院系领导以及学校有关职能部门命令的基层执行者，也是联络校内外以及全院师生员工的枢纽，院系的许多管理工作必须通过办公室主任来组织和实施。因此，和谐的院系办公室工作室是营造院系和谐的基础。
2、和谐工作探讨
(1）和谐管理。院系办公室要根据学院工作内容及特点对原有的各项常规工作的规章制度不断进行修订和完善。首先保证办公室工作的规章制度与规范要围绕院系主体工作目标的实现来建立。在不违反国家法律和学校有关规定与规范的前提下办公室工作的各项工作制度都必须以有利于院系整体工作目标顺利实施的原则。要通过规定岗位职责，实行目标管理，形成分工合理、职责明确的运转机制，用规章制度和岗位职责引导各项工作在规范的轨道上流畅运转，既可大大提高办公室的整体运行效率，也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。院系办公室管理任务繁杂，必须建立一套科学的管理方式和工作手段，科学分工，使办公室组织内部的融合力大大提高，形成一个高效运转的系统。
(2）和谐观念。变被动的“办事”为主动的“参谋”，提高辅助决策水平，办公室工作不能只停留在办好领导交办的日常事务，还必须在学院的发展、建设、管理等方面进行思考，变被动为主动，主动为领导出思路、想办法，当好参谋和助手。办公室人员经常与各个层次、各个部门的人员相互联系、沟通，信息更灵敏，思路更加开阔，更有利于创新思维的涌现。办公室人员要充分利用这个优点，发挥主观能动性，有意识的广泛收集校内外各种动态信息，吸收他们先进的工作思路及做法，及时提供给领导参考。并结合实际，协助领导制定切实可行的方案，使各项工作得以顺利开展。此外，承担参谋、协调、服务及管理的院系办公室，其服务对象是教师，在知识密集、人才荟萃之地承担繁杂的服务工作，办公室主任及办公室工作人员应不断提高自己的政治素质、业务素质以及心理素质等。
(3）和谐关系。学院的领导在配备人员时，应持慎重态度，岗位的设置要合理，既不能出现一人多岗，又不能人员超编，人员上岗要通过竞聘方式产生。办公室要吸收具有专业知识水平和管理经验的人才，实现人尽其才，才尽其用，逐步建立科学、完善的用人机制。院系办公室是一个整体，是一个团队组织，不同的成员个体组成了这个整体。个体自身的和谐发展以及成员之间的和谐关系是和谐理念实施的现实基础。
(4）人文关怀。有些学校不允许行政管理岗位人员通过自己努力转换为教师岗或科研岗，这是一种人力资源的浪费，也扼杀了高校行政管理岗位人员的上进心，约束了高校行政管理人员的职业发展。这会导致学校缺乏向心力和凝聚力，工作效率降低。学校和学院应加强对行政人员的人文关怀，加强行政人员的业务水平，提供培训、指导等机会；对行政人员的工作成绩要充分肯定；对行政人员的成才定向给与指导；对有深造意向和能力的行政人员，鼓励其向高学历和高职称冲刺。让办公室等行政人员觉得在高校从事管理工作并不是低人一等，有来自周围的社会认同感。有了这一系列的人文关怀，承担繁杂事务性工作的办公室人员就会觉得“前途有盼头，工作有劲头”，而且能极大限度地挖掘行政人员的潜力，提高高校行政管理人员的知识水平和管理水平。
3、和谐管理目标
(1）提高管理效能。和谐的多元性、包容性决定了高校院系管理的复杂程度和运行难度。办公室处于诸多矛盾焦点和政务、事务中心，许多麻烦事、得罪人的事都难以回避。办公室成员要善于化解矛盾，避免冲突，既各司其职又互相包容，通力合作，提高管理效能。
(2）过程合一。院系办公室管理重在过程。管理的过程就是各个成员将学校各个职能部门的战略意图、规章制度内化为师生员工自觉行动的过程，这个内化的环境应是和谐的。管理的过程要体现人性化，对教师而言，切忌用命令主义的简单方式，对来访的学生则应诚恳相待，主动为他们服务。
(3）提升管理品位。管理与品位的结合，代表着管理的质量和水平。基于和谐管理，个体发展的和谐是不够的，更要求年轻的教育管理干部发展要个人目标与院系的管理目标相一致，最终实现与社会发展相和谐，与时代发展相和谐。工作中要妥善处理高校院系管理中的各种复杂关系，调整心态，为教师和学生的全面发展搭建宽广的平台。
总之，在院系办公室中，倡导和谐理念强调就是办公室管理者身体和心理的和谐，精神和身体的和谐，也就是人格的统一和谐。人格的和谐是人自身发展的动力，是每一个人所追求的终极目标；办公室管理者之间的人际关系的和谐，再到整个院系组织的和谐，是一个循序渐近的过程，后一个的和谐有赖于前一个层次的和谐。院系办公室管理者不断地拓展管理能力，和谐地发展自身，为所服务的对象—教师和学生建设一个和谐的环境，创造一个有利于学术和个性自由发展的平台，完成时代赋予高校基层管理者的光荣使命。
参考文献
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高校院系办公室 篇2
关键词：高校 办公室 素质 能力
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2012）12（b）-0238-01
学院办公室既是学院领导指导下的综合管理和办事机构，又是面对学院领导、学校各主管单位、全院师生的服务部门。办公室工作人员素质和能力的高低直接关系着学院各项工作运转和完成的质量和效率，所以努力提高办公室工作人员的整体素质和工作能力对学院各项工作极为重要。
1 思想政治素质
良好的思想政治素质是顺利开展办公室各项工作的基本前提。思想政治素质主要包括政治立场、理论修养、事业心和责任感和职业道德水平几个方面。院系是高校开展教学和科研的基层单位，办公室作为院系的中枢部门，办公室工作人员必须具有较高的政治思想素质，能够较深入的理解领会党的教育方针和路线，政治立场坚定，有较高的理论水平，对工作事业心和责任心强，遵守职业道德，同时还需有较强的组织纪律性和为师生服务的意识，办公室人员素质精干、各项工作高效运转是学院工作顺利进行的重要保证。
2 文化素质
由服务对象和工作内容决定院系办公室的行政管理工作有其自身的特点。首先办公室工作人员的服务对象多是高学历和较高学术水平的专家学者以及青年大学生和知识分子，工作的内容包括组织联系各类学术交流活动、撰写专业性强的申报、评估材料、研究生管理等等，这些都要求工作人员有一定的科学文化素质，特别的，各院学科不同，工作人员对该学科的特点要有一定的认识和了解，才可能顺利开展各项本职工作。办公室工作内容繁杂，各类事务头绪繁多，但工作也有主次和轻重缓急之分，工作人员必须分清主次、思路清晰，抓住重点但不遗漏小节，能够游刃有余的处理日常的各种事务，同时要具有一定的宣传、写作能力。
3 交流协作能力
院系办公室的工作涉及学科建设、教学、科研、人才培养、对外交流、党政工团等方方面面，一般情况下院系办公室工作人员都负责几个方面的具体工作，而人员之间的工作又有交叉和互补之处，这种情况要求工作人员之间必须加强交流、沟通和合作，有困难相互帮助和扶持解决，发现工作纰漏及时相互提醒和补救，互相帮衬不能互相拆台，只有精诚合作加强办公室内部的交流和协作，才能保证各项工作的顺利进行和办公室机能的高效运转。同时也要注意与其他院系办公室和学校各领导部门之间的交流和沟通。
4 敬业精神
办公室的事务多为日常性服务工作，需要耐心、细心、对工作满腔热情、踏实的工作作风以及务实的工作态度，必须有高度的敬业精神才能高效的完成各项本职工作。敬业精神包括多方面的内容，要求办公室工作人员树立高标准、严要求干好本职工作，充分发挥本职和岗位的职能，完成教学和管理岗位所赋予的责任，本着为师生为领导负责的态度，按照学校的规章制度办事，不断增强服务意识，提高自己的服务工作能力和水平。
5 全局意识
全局意识就是工作人员要从整体的角度出发思考问题，个人得失和个人利益要服从全局利益。作为学院办公室，讲全局就是要正确处理好系室和学院、个人和学院、个人和办公室之间的关系，从大局出发，正确的处理好自己和办公室、以及和领导及其他部门之间的关系，不能因为当前利益牺牲学院长远发展的利益，不能因为个人利益损害学院和办公室的集體利益。要从办公室工作人员是办公室组成分子的角度看问题，为办公室出力献策；更为从办公室是有同志们组成的有机整体的角度，精诚团结，整体的力量大于部分之和。
6 服务意识
办公室工作千头成绪，纷繁复杂，涉及机关日常事务、教学、科研、学科建设、学术交流、文秘、档案、信息、财务、后勤服务等，须把服务教学科研中心工作和服务全院师生员工作为全部工作的出发点和落脚点，不论是撰写材料、文件收发、打印装订，还是协调办事、接待来访、甚至添茶倒水、打扫卫生等都要有强烈的服务意识，要做到“五勤”，即眼勤、耳勤、脑勤、手勤、腿勤；“六不让”，即领导交代的工作不延误，传递的批件不中断，办理的文件不积压，处理的事情不出错，前来办事的人不受冷落，部门形象不受影响。
7 勤于思考
高校院系办公室是为领导、教师和学生服务的机构，办公室工作不同于教学、科研工作，但是也是有密切联系的。办公室工作也需要不断的学习、思考、实践和创新，要与同志们多交流多沟通，树立良好的工作服务意识，培养良好的工作习惯，细心、耐心的开展各项本职工作，遇到问题和困难要抓住重点、抓住主要矛盾，坚持原则的同时也要学会灵活巧妙的处理问题，不断培养和提高自己发现问题、解决问题的能力。
8 注重创新
办公室工作有自己的流程、程序以及惯例的处理方法，但是在工作的过程中，不能忘记创新，不断改进工作方法，提高工作效率，在传达各级部门和领导的信息的过程中要注意时效性和准确性，不能让信息扭曲或衰减。同时，要努力学习先进快捷的工作方法，例如通过网络和即时通讯系统迅速准确的传递信息。
9 结语
院系办公室是基层教学科研单位的服务管理部门，既是学院领导工作的参谋助手，也是承上启下，协调左右，沟通内外的中枢和桥梁。其特定的工作性质决定了办公室工作人员应具备较高各方面素质，作为办公室的工作人员一定要树立靠素质立身、靠能力发展的观念。办公室人员素质和能力的高低是一个单位工作质量和效率的综合反映。办公室工作繁杂、具体、头绪多，事情的轻重缓急各不相同，遇事需要多思考、多准备、多请示、多汇报，努力调高和锻炼自己的思想政治素质、文化素质、交流协作能力、敬业精神、全局意识、服务意识、勤于思考、注重创新，和机关各位同事一起同心协力、互相支持，才能把工作做得更好。
参考文献
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高校院系办公室 篇3
一、树立世界一流意识, 融入行政工作全程
清华大学综合改革的总体目标是建立完善中国特色的现代大学制度和治理体系, 探索在高等教育大众化阶段创建世界一流大学的发展模式, 为我国高校深化综合改革、全面提高办学质量探索可复制可推广的经验。高校行政管理工作是学校教育教学、科学研究和师生管理等工作的基础, 是学校工作中的重要组成部分。世界一流的科研和教学需要世界一流的行政管理服务工作与之相匹配, 为其提供支撑和保障。因此对于建设世界一流大学不可或缺的重要力量、学校行政工作重要组成部分的院系办公室来说, 在涉及行政管理、对外交流、服务师生的工作中, 要始终围绕综合改革的总体目标。思想引导行动, 每位职员也应牢固树立世界一流的意识, 凡事都要经过“世界一流”这层网进行过滤和筛选, 在头脑中多问自己几个问题, 如果是世界一流大学此事是否可办?此事如何办才是世界一流大学的水准?此事办完后有哪些收获和心得?
二、以制度建设促进工作效能提升
院系办公室是高校最基层的行政管理机构, 是学校各项具体事务的直接组织管理部门。院系办公室工作涉及面广、头绪多, 工作任务琐碎、繁杂, 既要沟通上下、协调左右, 又要保证行政管理工作的正常运转。实践证明, 任何高水平的管理, 都必须以科学的制度为先导。因此, 加强办公室制度建设, 将办公室工作制度化、规范化、程序化, 是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。
(一) 建立岗位目标管理责任制度。对办公室各岗位工作内容进行系统的梳理, 根据工作内容进行科学分析和归类, 在此基础上制定合理的岗位职责目标, 使各项工作都有明确的时、空、质、量的要求。同时, 要建立与岗位职责目标相匹配的考核评价体系, 保证岗位职责目标达成, 也使工作人员人尽其才, 才尽其用。
(二) 完善常规工作制度建设。院系办公室的工作中, 包含了诸如公章使用、公函来往, 人事、外事相关工作, 会议组织、日常来访接待, 公房管理、科研事务办理、学生管理等大量事务性工作。为了避免忙中出错, 使工作固定化、程序化, 制定和完善相关管理制度是实现这一目标的有效办法。
(三) 制定优化激励机制。传统的行政岗位考核没有科学的量化工作, 考核评价无法体现行政工作人员的具体工作价值, 对个人影响不大, 起不到激励作用, 使考核流于形式。应引入全视角行政岗位绩效考核体系, 多角度考核行政工作人员的工作, 将考核结果反映到绩效奖励中, 充分调动工作人员的积极性。
三、引入“A/B角”, 工作有效搭接
服务是院系办公室工作的宗旨和核心, 办公室的整体工作水平体现在其服务水平上。随着学校综合改革工作的不断深入, 许多新情况、新问题不断涌现, 各级领导、各学校职能部门、师生员工要求服务的范围和内容、方式和方法都在不断发生着变化。因此, 作为院系办公室工作人员, 必须与时俱进、因地制宜, 创造性地开展工作。院系办公室由于受人员指标职数限制, 一岗多责, 但也很容易造成因行政人员外出不在岗而无法办事的情况, 为解决此类情况, 建议引入“A/B角”工作制服务理念, 所谓A/B角工作制, 就是在每个岗位, 都设置两名工作人员, 其中工作人员A (即A角) 为业务主要负责人员, 工作人员B (即B角) 为协办人员。A角和B角在工作中互为补充, A角离岗前, 要交代好工作, B角在其离岗期间代为行使岗位职责。A角返岗后, B角把有关材料移交。遇有急事或重要工作时, AB角协同处理。
实施这一制度, 可以有效避免工作缺位和空岗现象, 随时都能办理相关业务, 从而使行政工作内容实现有效搭接, 提高办公室工作的时效性、条理性, 实现管理、服务的和谐统一, 体现“以人为本”的科学管理观。
四、职能由“事务型”渐转变为“学习型”“知识型”“专家型”
学校办公室大多科室设置齐全, 人员职责分工明确, 而院系工作人员常常身兼数职, “上有千条线, 下有一根针”是院系办公室工作的真实写照。实践证明, 办公室人员广泛的知识面以及丰富的工作经验, 直接决定办公室整体的工作能力。高校行政工作人员应该是个“全才”或者尽力做到“全才”, 不但要熟悉办公室各类日常事务, 掌握基本的自动化办公软件, 还要熟悉与行政工作相关的法律法规、文秘、后勤、财务、档案等相关知识。面对新形势、新要求, 办公室工作人员应主动从“事务型”向“学习型”“知识型”甚至“专家型”转变, 积极强化学习意识, 提高自身业务素质, 既要对自己承担的本职业务深钻细研, 积极思考在工作中遇到的新情况、新问题, 又要兼收并蓄、熟悉全面, 积累工作经验, 提升灵活应变能力和处理繁杂事物能力, 进而不断提高自身业务素质、管理能力和办事效率。
作为学校重要组成部分的院系办公室, 其工作质量和效果直接关系和影响着学校整体工作的开展。在综合改革这一新形势下, 院系办公室要研究新情况、分析新问题, 不断加强自身建设, 提升办公室工作质量和效率, 更好地为学校整体发展贡献力量。
参考文献
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高校院系办公室 篇4
关键词：独立学院；系办公室；工作特点；素质要求
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2014）08-0013-01
独立学院是普通本科高校（申请者）与社会力量（合作者，包括企业、事业单位，社会团体或个人和其他有合作能力的机构）根据教育部《关于规范并加强普通高校以新的机制和模式办独立学院管理的若干意见》》（教发〔2003〕8号，简称“教育部’8号文件’”）的文件规定，按照新的办学模式和管理机制共同合作举办的本科层次的独立学院，而独立学院无论是在办学模式还是管理上都具有相对的独立性。而独立学院的系办公室作为一个系部领导沟通上下、协调左右、联系内外的主要输出输入窗口，工作主要是协助系领导处理各种事务，负责系部工作师生的信息调研，肩负着综合协调，督促检查的重要任务，为全系师生的成长成才发展而服务。因此，不断提高独立学院系办公室人员的综合素质，适应新时期的高校发展需要，对于提高系办公室的管理水平，系部办学模式与人才培养的改革与创新起到至关重要的作用。
一、新时期独立学院系办公室的工作特点
1.繁冗化。随着我国高校的招生规模不断扩大，且独立学院的发展历程短，招生对象的参差不齐，这样无形中增加了独立学院系办公室的工作任务，加之独立学院系办公室的队伍精简，普遍3-4人，这样导致了系办公室的工作更加繁冗化。
2.复杂化。随着互联网的飞速发展，独立学院系办公室的工作不得不逐渐实现工作自动化、信息化管理，这样就使系办公室成为了系部的信息中心，系办公室人员需通过Q群、微博、博客等网络渠道进行大范围的收集、加工、传达及教育等工作，使系办公室的工作不再局限于学院内部各部门的协调、文件的起草、会议的组织安排等事务性工作，而扩大了系办公室与社会各政府单位、新闻媒体等部门的协调、沟通与处理各类问题，显而易见，这样使系办公室的工作必须从传统的经验型管理向现代化的科学管理转变，从而使系办公室的管理工作更加复杂化了。
3.规范化。办公室工作的规范化是工作效率与质量的重要保障。独立学院系办公室的工作一般都是繁杂琐碎，涉及面广，工作量大，还具有临时性、突然性、周期长等特点，因此系办公室的工作需紧张而有秩序，也要做到杂而不乱。要使系办公室工作规范化，需建立一套规范的工作制度，只有制度的完善、职责与责任明确，才能让系办公室的办文、办事、接待等工作有章可依、衔接有序，这样才能不断地提高系办公室工作的效率，保证高质量地完成任务。
二、新时期对系办公室人员的素质要求
中央国家机关第十七次党的工作会议上， 明确提出了机关党建工作的目标是“建设一流队伍、培育一流作风、创造一流业绩”， 这也同样适用于独立学院系办公室。以上机关党建目标的提出， 必然要求独立学院办公室人员加强政治理论修养、提高服务意识、加强创新管理。
（一）加强政治理论修养。
我国高等教育是为社会主义现代化建设服务，因而独立学院系办公室的工作具有政治性强、政策性强等特点，必须有正确的理论作为指导。这就要求系办公室人员要高举中国特色社会主义旗帜，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻科学发展观，全面贯彻党的教育方针，善于运用正确的立场、观点、方式去解决系办公室工作上遇到的各种问题。同时，也要具有高度的政治敏感性，对于一些突发事件、学生上访等要把促进学生成才发展作为工作的出发点与落脚点，自觉地为学院与学生服务。
（二）提高服务意识。
管理即是服务。独立学院系办公室的工作不仅是为领导，也是为师生服务的一个综合事务办事机构。不管是对领导，还是对系部的教师与学生，都应一视同仁的工作态度，需克服“门难进、话难说、事难办、互推诿”的衙门作风，始终做到“为了一切的师生，一切为了师生”的办事理念，由于系辦公室的工作繁杂琐碎，可能有时所做的工作得不到领导、教师与学生的理解与体谅，因此系办公室人员需持有“恒心、耐心、细心”的三心政策，提高服务意识，诚心诚意为师生的成才发展服务。
（三）加强创新管理。
独立学院系办公室的工作内涵不断丰富，外延不断扩大，不断地涌现出一些新的问题，就迫切需要系办公室人员积极探究工作内部规律，树立创新意识，创新工作方式，把提高教育质量理念转变为完善办公制度、政策，推动教育发展走上不断提高教育质量的良性轨道。
三、提高独立学院系办公室人员素质途径
（一）建立和完善独立学院系办公室人员的聘用、考核机制。
独立学院系办公室的工作繁杂琐碎、规范，与之相对应的系办公室需有一支抗压能力强的高素质干部队伍。因此，系办公室必须建立一套完整的人员聘用条例和完善人员的考核机制，对于工作表现好、效率高的人员给予一定的奖励，对于工作懒散、效率低下的人员给予与之相符的惩罚。只有这样，才能使系办公室的队伍架构固定，增强办公室人员的竞争意识与工作积极性，塑造办公室人员新形象。
（二）加强办公室人员的理论学习，加大培训力度，构建学习型的独立学院系办公室。
当今时代是一个信息社会化时代，科学技术日新月异，知识千变万化，而系办公室涉及到文学、写作、哲学、管理、计算机等学科的只是，办公室由于各种原因，各涉及的知识面较窄，研究不深入，没有终身学习的意识和毅力，是不适应新时期办公室工作发展所需的。因此，必须加强办公室人员的理论学习，加大培训的力度，构建一个学习型的系办公室，这样才能做到博学多闻，一专多能，也才能应对新时期出现的各种新问题，提高系办公室工作效率与质量。
总之，独立学院系办公室要适应新时期的工作特点，就需要不断地提高系办公室人员的综合素质，只有做到与时俱进，加强自身的理论学习，提高服务意识、加强创新管理，诚信诚意为师生成才发展服务，为学院与系部的改革与发展贡献力量。
参考文献：
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[2]陈思泽. 创新管理理念做好新时期高校院系办公室管理工作. 西南农业大学学报（ 社会科学版），2008：12.
高校院系办公室 篇5
关键词：高校院系,办公室工作,时间管理
随着高校建设规模的扩大、高等教育改革的深入, 各大高校实行校院二级管理制度, 院系的管理权限越来越多。院系办公室作为高校的基层行政管理部门, 承担着后勤服务、辅助决策以及信息宣传等各种工作, 与此同时, 还在协调左右、沟通内外以及上传下达等工作中承担着枢纽的功能, 忙碌是院系办公室的常态。本文通过探讨高校院系办公室工作中时间管理的运用, 来研究怎样对时间进行科学管理, 提高工作效率, 有序开展各项工作, 进而提高管理水平。
一、时间管理在高校院系办公室工作中的方法
(一) 充分规划比较零散的时间。
此处所说的零散时间指的是工作中衔接、等待的时间。不管计划和管理怎样严密, 零散时间是一致存在的, 其总量也不可忽视。因此, 工作中应当对这些零散时间进行合理的规划, 比如可以处理一些不是很重要或者不是很紧急的工作, 以便在有限的时间里完成更多的工作, 提高工作效率。
(二) 严禁工作的拖拉。
具体的措施有:1.培养超前的意识;2.严格规定完成的期限;3.对于最困难的问题不要躲避, 应当将其放在工作效率最高的时候去完成, 学会化大为小, 将困难的工作进行分解, 一一去完成, 严禁拖延工作进度, 进而克服拖拉的习惯;4.在接到工作任务时, 应当尽快地完成, 防止工作的堆积, 做到当机立断。
(三) 保证授权的合理性以及良好的沟通。
通常上讲, 授权即是将某项工作从一个人手中转交到另外一个人的手中。保证授权的合理性是进行时间管理的有效措施之一, 可以降低时间的浪费, 提供办公的效率。高校院系办公室中的工作属于基层管理工作, 常常是有责无权, 只是做事而忽略了管理, 这就导致了授权的不合理性。对于这种现象, 可以通过“分派工作”的策略来进行改善, 具体的措施有:1.取得授权人的大力支持和理解;2.选择能够胜任该项工作的人进行授权, 提出相应的要求以及期望, 并进行指导和商讨;3.对工作中需要授权的工作列出来, 和领导沟通, 争取得到领导的大力支持。这种“分派工作”的方法, 不仅体现了对别人的信任, 还大大节省了自己的时间, 从而将时间分配到更紧迫或者更重要的工作中。
(四) 维持有序的办公秩序。
办公室工作的良好秩序是提高工作效率的重要保障。要想维持办公的秩序, 就要保证工作的简洁和条理, 并创建一个良好的办公环境, 进而建立并维持好办公室工作的秩序。
(五) 计划—目标管理方法。
对于高校院系办公室工作人员而言, 应当制定合理、完善的工作计划, 通过制定工作时间表的方法, 对时间进行分配, 并明确目标, 这是科学运用时间的基本前提。其主要措施有:1.根据工作的轻重缓急, 安排好工作的顺序以及时间, 争取将有限的时间运用到最重要的工作中, 不能只追求面面俱到, 如此一来不仅使工作人员不再为繁重的工作所累, 也不会将大量的时间放在没有意义的事情中;2.养成列清单、记日志的良好习惯, 将每天要做的事情列成清单, 以明确自己的任务并增加紧迫感, 并将每项工作所花费的时间以日志的形式记录下来, 从而找出是时间分配的不合理之处, 以便进行改进。
二、时间管理在高校院系办公室工作中运用的意义
(一) 有助于合理规划工作、理顺工作, 做到把握重点, 提高成效。
高校院系办公室工作具有突发性强、头绪多、烦琐复杂等特点, 所以就导致了院系办公室工作繁忙、多变、繁重等等, 产生了严重的时间浪费问题, 严重影响了办公的效率。怎样在复杂多变的工作中把握住重点内容, 理顺工作流程, 规划好工作内容, 有序开展并完成各项工作, 实现既定的目标, 这是时间管理可以带来的效果。
(二) 有利于降低时间浪费的现象, 提高院系办公室工作的效率。
很多高校院系办公室工作人员一直处于救火应急、疲于应付的状态中, 虽然忙碌辛苦, 但是常常抓不住工作的重点, 工作成效也有限。如果一直处于这种状态, 院系工作人员只会感觉到越来越大的压力, 很难驾驭工作, 对身心健康产生不利的影响。从高校的角度上看, 院系办公室工作人员时间上的投入、产出比例较小, 并具有严重的浪费现象, 严重危害着学校以及整个管理部门, 造成整个学校的运行效率非常低。时间管理可以有效整合时间, 进而降低时间浪费的现象, 提高整个工作的效率。
三、结语
只有科学利用时间, 才能发挥最大的能力, 工作中也才能做到游刃有余。莎士比亚曾经有一句话是这样说的“放弃时间的人, 时间也放弃了他”。而高校院系办公室工作涉及范围非常广、比较繁碎复杂, 因此, 高校院系办公中应当科学管理、掌控好工作时间, 在最大程度上提高工作的效率以及满意程度, 充分发挥高校院系办公室的职能。
参考文献
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高校院系办公室 篇6
一、新时期院系办公室管理的特点
办公室是一个学院的管理机构、办事枢纽, 代表着一个学院的形象和管理水平。随着高校改革的深入, 学校的管理权限不断下移, 新时期院系办公室工作的特点主要表现为:
(一) 独立自主性增强
作为基层运行的中枢机关, 院系办公室除了发挥其联系内外、承上启下、协调左右的作用, 还要更多地参与到院系建设的方向与重点的探讨、实践当中去, 以院系发展的方向和重点为主导, 自主规划出一条富有活力、对院系建设和发展起到促进作用、体现院系特色风貌的运作模式。
(二) 参谋助手作用提高
在高校不断深化改革与不断发展的形势下, 院系办公室的工作已不再仅仅停留在办文、办事、办会的“交办型”事务上。其作为院系的综合管理机构, 接触面广、信息量大, 对学校的一些重要情况有较全面的掌握, 更是院系建设、中心任务、阶段性工作重点的直接践行者。这就进一步要求院系办公室的工作人员要主动抓好信息管理工作, 做好协调督查工作以及反馈工作, 为领导进行决策提供较为全面、系统、周密的信息, 提供参谋服务。
(三) 工作任务更加繁重
不管是在以往还是现行的高校管理体制中, 学校行政机关与院系的工作联系都是通过院系办公室开展起来的。而在新形势下, 院系逐步成为相对独立的教学和科研单位, 院系办公室不仅是负责单纯的教务和学生管理工作, 还要开展教学、科研、图书资料、师生管理和后勤服务等诸方面的组织、协调、服务、管理, 对外联络, 为领导决策提供有效信息等具体工作, 院系在发展建设过程中遇到的纷繁复杂的问题也需要院系办公室协调解决。可以说, 院系办公室工作已由过去涉及面相对简单, 逐步拓展到学校、学院各个领域, 任务愈加繁重。
(四) 应急能力增强
院系办公室发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用, 与其他业务部门工作比较相对独立、固定。面对今天瞬息万变的信息以及各种类型的突发事件, 要求办公室人员必须做到快速反应、急事急办、特事特办、善于把握, 既要领会领导意图, 又能满足指示精神办事的程序方式。
二、新时期对院系办公室管理提出了新的要求
在高校扩招、院系办学规模扩大、办学层次逐步提高以及教育教学改革日趋深入的形势下, 高校院系办公室工作出现的这些新特点, 都对其涉及到的方方面面提出了更高的要求。
(一) 工作人员素质方面
1. 要有更高的思想政治素质。
现代办公室是党委和行政办公室的结合体。学院办公室工作人员如果没有良好的政治素质, 工作就容易失去方向, 处理事情就难按法制准则和依据政策进行。因此, 办公室人员要了解掌握党和国家教育方针和政策以及学校的发展战略, 及时收集相关院系的基本情况、发展态势和社会对本院系的需求, 掌握院系师生员工的思想状况, 保证在对各类事务的处理过程中不会出现政治性错误。
2. 要有更高的业务水平。
院系办公室作为中枢机构, 办公室人员不但要通晓教育行政管理知识, 熟练运用现代化办公室设施和软件, 具备信息筛选能力和敏锐的思维能力, 还要任劳任怨, 始终保持旺盛的学习热情, 不断接受新的管理理念, 不断学习接受新的工作理念, 努力提高自身的业务水平, 不断掌握办公室工作的基本规律, 善于总结新经验, 找到行之有效的工作方法。
3. 要有更强烈的服务意识。
从一个侧面讲, 院系办公室的管理工作是一项服务性工作。学院办公室的工作, 向上是对学院领导及学校各职能部门服务, 向下是对全院系教职员工和学生服务, 没有多少发号施令的权限, 只有把各方面交办的工作做好的义务。这就要求工作人员在管理与服务工作中, 要把严格内部管理与搞好服务结合起来, 依靠高质量的服务使办公室在履行管理工作职责中得到各方面的理解和支持, 在服务中实现工作的价值。
(二) 在办公设备与技术方面
现代科技的迅猛发展, 各行各业都在向信息化发展, 高校办公室管理也不例外。高校布局的结构性调整、多校区办学, 内部体制改革、人员精简, 终身教育和远程教育体系的建立等, 都需要高校实行信息化、自动化管理。建立办公室管理信息系统, 通过互联网更快、更全、更准地了解所需的信息。有效地利用资源, 节省人力、物力资源, 减少重复性的操作, 快速、及时、准确地完成信息传递, 提高办事效率和管理效能, 降低了教育管理的成本, 是各高校努力提高核心竞争力的所在。
(三) 在规章制度方面
所谓无规矩不成方圆。现代办公室的发展到达一个更新的台阶后, 无论是在事务处理、资源调配、人员安排等, 都已经进入了一个更繁忙更复杂的阶段。要适应高校办公室的特点与需要, 保证这个机构的整体运行能有条不紊地进行, 提高办公室资源的安排的合理性和利用最大化, 这就要求这个机构必须有合理的制度法规支撑着。必须根据国家最新颁布、修订的法律法规及时修订校内有关的规章制度, 增强规章制度的适应性与可行性, 使学校管理由经验型向科学型转变, 科学划分任务、明确岗位职责, 使各项工作走上规范化、制度化的轨道。
(四) 在工作时效方面
高校办公室承担着协调内外、联系左右、沟通上下的重任。在这个讲究效率的社会中, 不论是办公室日常事务的完成, 还是紧急突发事件的处理, 都要讲究效率。在管理过程中凡事必须做到反应快速、急事急办、特事特办, 否则就会影响学校工作的正常进行, 甚至造成不可弥补的错误。
三、加强院系办公室管理的相关思考
针对目前学院办公室管理所具有的特点, 要适应改革的浪潮, 院系办公室只有实现更全面、更深入、更规范的建设, 才能适应环境, 满足内外的需求。
(一) 努力提高办公室人员综合素质
面对新形势、新任务, 作为一名办公室的工作人员, 必须与时俱进, 努力提高自身素质, 树立良好的服务意识, 始终保持乐观合作的办事态度, 尽快适应现代化办公条件的需要。在工作中充分发挥主观能动性、工作积极性和创造性, 从而为学校、学院的改革与发展做出自己的新贡献。一是抓好思想政治工作和理论学习, 提高办公室人员的政治素质和理论素养。办公室人员只有加强政治理论的学习, 进一步更新观念, 不断提高自身理论素养, 才能牢牢把握政治方向。善于运用科学理论去分析研究工作中的具体问题, 增强工作的原则性、系统性、预见性和创造性;注重从纷繁复杂的问题中看到本质, 找到重点, 抓住矛盾的主要方面, 从杂乱无章的琐碎事务中解脱出来, 理清头绪, 调整思路, 果断地处理问题。二是加强业务培训和文化学习, 提高办公室人员的业务水平和文化素质。面对纷繁复杂的事务, 办公室人员必须系统地掌握管理科学知识, 掌握目标管理、计划与控制以及质量监控与反馈等基本方法, 将经验管理与科学管理很好地结合在一起。必须注重加强自身的学习, 善于总结新经验, 学习新知识, 研究新问题, 建立起层级性的知识储备和合理的知识结构。
(二) 建立健全办公室规章制度
建立健全各种规章制度, 并与时俱进地及时修订和完善, 充分发挥制度的约束力, 是实现办公室资源的合理化、办公人员的行为规范化, 提高办学效益和办学水平的有力保障。首先, 制定办公室管理制度。完善制度、规范管理, 是确保高校院系办公室工作高效运行的基本要求。要按照从严、从细、从实的原则, 建立健全一系列规章制度, 规范办文、办事、办会程序, 努力使高校办公室的各项工作有章可循、有规可依。其次, 明确岗位职责。办公室工作出现无序性、随意性的现象并不少见, 解决这一问题的关键是保障规章制度的建立和执行, 明确各个岗位职责要求。通过制定岗位职责, 实行目标管理, 细化分解任务, 从而形成分工合理、职责明确的运转机制。明确各岗位职责, 努力做到各尽其职, 事事有人管、人人有事干, 以防止因职责不清而出现推诿扯皮、工作脱节和重复现象, 使各项工作都能落到实处。
(三) 强化科技意识, 建立信息化管理平台, 实现办公自动化
这就要求, 一方面要建立信息化管理平台。高校各院系要跟随时代步伐, 加强硬件建设, 及时购置和更新办公设备, 改善办公条件。充分利用投影仪等现代办公设备来提高工作质量和效率, 减少时间、精力和纸张的浪费。另一方面, 办公室人员要及时更新理念。要自觉树立现代科技意识, 努力学习和掌握先进的办公自动化技能, 并将其应用于自己的本职工作中, 推进无纸化办公。要建立适应学校发展所需的数据库、信息系统和有关的工作主页, 实现事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调控现代化。
(四) 引进新的管理理念, 营造良好的工作氛围
改进和完善高校办公室管理, 要求办公室整体建设不断引入先进的管理方法和理念, 构建新的管理模式, 才能开创办公室工作的新局面。
1. 引进企业文化建设理念
企业文化是企业的核心竞争力, 文化管理则是企业管理的最高层次。倡导通过明确员工职责的方式来推动企业文化的进步, 使良好的文化氛围在规范化的管理过程中积淀下来, 让员工形成共同的价值观, 一致的行为规范, 最终形成一种良好的企业文化。因此, 针对办公室的特点, 办公室的文化建设可以从以下几个方面着手进行:成立文化建设小组;勾画出办公室文化发展的轮廓;将文化建设理念转化为具体的制度;定期召开文化建设讨论大会;监督文化建设的落实状况, 审查文化建设的成果。通过开展办公室文化建设, 不仅能让刚上任的新职员更快地认识并认可办公室的文化氛围, 融入到工作当中, 还能保证老职员保持工作的长效的积极性, 共同支撑办公室整体的和谐发展。
2. 引进企业战略管理理念
企业战略管理是指通过设立愿景目标并对实现目标的轨迹进行的总体性、指导性谋划的过程, 属宏观管理范畴。企业战略具有指导性、全局性、长远性、竞争性、系统性、风险性六大主要特征。战略的特征决定了战略是一个计划、一个行为模式和一个定位。办公室要在未来的发展中适应学校的发展, 就要有自己的定位, 围绕学校、学院的中心工作和工作重点制定自己的发展计划、发展目标。办公室人员要科学地、有步骤地、一环接一环地制定办公室工作计划, 形成办公室管理目标体系。期间再对目标进行细分并落实到人, 实现目标责任制和岗位责任制。
3. 引进学习型组织管理理念
在学院办公室建设中引进学习型组织管理理论, 是知识经济发展的需要, 也是学院提高运作效能的需要。作为学院的运行中枢, 学院办公室必须强调其结构的弹性化与灵活性, 才能临危不惧, 迅速做出应变与部署。学院办公室可以通过以下几个方面的努力, 实现学习型组织的要求。
第一, 明确目标愿景。通过树立共同的目标、价值观与使命, 增强集体的凝聚力和向心力;通过协调, 改善各部门、各事项之间的关系, 使分散的行为变为集体的行为, 冲突的行为变为合作的行为;以学校大局为出发点, 以统一目标为聚力点, 发挥各方面的积极性, 形成合力, 齐抓共管。
第二, 增强组织的学习能力。强调全员学习、全程学习, 进而不断提高学习力和创新力, 实现持久学习力和知识创新能力。
第三, 优化组织结构。理顺办公室的管理体制, 实现办公室结构的扁平化、低复杂化、分权化的办公室结构, 提高组织的应变、沟通能力。
总之, 办公室建设和发展是一个长期的过程, 只有不断地完善, 不断地更新, 向着不断优化的方向发展, 才能使办公室建设达到一个新的台阶, 才能适应现代高校的要求, 实现其结构的弹性化, 迅速应对和处理当前纷繁复杂的事务工作。
参考文献
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高校院系办公室 篇7
高校院系办公室是一个管理机构,从高校院系办公室的功能看,涉及方方面面,例如它负责做好学校及办公室重要信息的保密工作,负责建立健全工作制度和工作规范,负责院系介绍信开具等有关工作;负责文书立卷归档、管理、利用工作等。另外由于院系办公室的主体是教师,因此,在其日常工作中必须围绕教学与科研开展工作,为教学工作提供各种帮助,起着上下沟通、左右协调的中枢作用。
二、当前高校院系办公室管理面临的问题
1、服务意识不强。
思想决定行为,服务意识不强是当前高校院系办公室工作质量不高的一个重要原因,部分工作人员对行政管理工作的重要性认识不清,在工作中见小不见大,“消极”服务,优柔寡断,只满足于一些日常的、简单的、琐碎的事务,缺乏全局意识和创新观念,有时甚至会对基本的工作抱有抵触情绪,尽量推卸责任,不敢担当,不敢冲出传统的窠臼,用与时俱进的态度来迎接新时期带来的新变化。
2、职能定位不准确。
随着前几年,高校合并兼并大潮的到来,造成高校行政人员的进一步集中,为了维护大局、妥善安置人员,各高校通常将富余的人员安插到各个院系办公室中,造成部分岗位行政人员严重富余,出现了“一岗多人”“因人设岗”和“因人设事”等现象,人员过多、分工过细、程序过于繁琐,造成院系办公室职责模糊,扯皮推诿现象比较突出,上下沟通不力、合作意识欠佳,缺乏合理的功能定位,参谋作用无足轻重。
3、队伍素质整体偏低。
最近几年,随着高校的扩张,大量的本科、研究生涌入社会,高校院系办公室作为用人单位,也逐渐完成了人员结构的优化组合,很多高学历人才加入进来,年轻化趋势也比较明显,这在客观上使院系行政人员队伍得到了初步优化。但是,由于高校办公室行政工作繁琐、枯燥,行政人员每天需要坐班,不像任课教师时间那么宽裕,久而久之,行政人员容易产生倦怠心理,缺乏工作动力与积极性,一些年轻的行政人员不安心工作,造成工作积极性不高,比较懒惰。另外,由于院系办公室工作不仅仅需要一定的工作技能,还需要坚定的政治觉悟和职业道德,但是这些在年轻的工作人员身上比较欠缺,造成整体队伍素质不高。
4、缺乏激励机制。
高校属于事业单位,院系办公室工作人员“在编”就意味着有了“铁饭碗”,尽管事业单位改革推进聘用制,但是由于各种原因,这种体制在实践中实施得并不理想,加上办公室行政人员工作繁杂、事无巨细都要亲力亲为,不能像其他教师一样申请课题等等,因此久而久之会有厌倦心理。如果没有合理有效地激励政策,很容易滋生“得过且过”、“多一事不如少一事”的消极工作态度。尽管很多高校在学期末对行政人员工作表现进行测评,但是大多沿袭传统的德能勤绩几个方面,缺少刚性考核指标,不能对行政人员的表现进行全面的了解和客观评价,而且这种评价模式带有太多的个人感情色彩,挫伤了大部分踏踏实实工作的行政人员的积极性。
三、解决对策
1、合理定位,强化服务意识。
不可否认,高校院系办公室具有举足轻重的管理作用与服务作用。新时期,作为院系领导,工作繁忙,事情千头万绪,院系办公室行政人员要做好领导的帮手,主动进取、锐意改革,作好领导的参谋和助手,协调领导处理日常事务,敢于抓工作中的主要矛盾,通过强化服务意识、分清轻重缓急、对师生员工的事情要合理安排、及时办理,为全院系师生服好务,耐心听取老师和学生的意见,勿以善小而不为,对于一些简单的工作,诸如打印、文件管理、档案管理等工作要认真仔细对待,要合理安排好各项工作,提高服务质量,以全面、高效的服务为领导的决策提供尽可能的便利。
2、引入竞争与合作机制。
市场经济的最大活力在于竞争机制,作为院系办公室管理也要引入竞争机制,有合作有竞争,二者相互补充、相互协调,增强工作人员的竞争意识,激发其创造性和积极性。院系办公室应该建立一个能上能下、能最大限度发挥自己才能的机制,让每个人各所其所,找到适合自己的位置,增加绩效考核与评价,尽量摒弃传统的定性化的指标,将把硬性指标与弹性指标相结合,加大岗位目标责任的约束力度,加大评价考核结果的运用,做到奖惩分明,这样,办公室工作人员就会自觉地提高自身的素质和能力,增强其工作的责任心。
3、提高工作人员素质。
院系办公室是院系各项工作的窗口,行政人员的素质、言行、一举一动关乎院系的形象,因此。首先,办公室工作人员必须具备良好的职业道德和业务工作水平,要深入钻研和探究岗位素质与能力培养,提高自己的文字处理能力,现代化办公的能力,既要能坚持原则,又要灵活机动。其次,办公室工作人员必须爱岗敬业。办公室工作人员是最贴近领导工作的助手,这就要求办公室工作人员必须更加廉洁自律,不以权谋私。耐得住清廉,顶得住歪风,抗得住诱惑,守得住小节。
4、建立教育培训制度。
在当今这个“知识爆炸”的知识经济时代,每个办公室工作人员尽可能多的接受各种管理的教育培训,培训内容依据每个人的具体情况而定培训方法可灵活多样,可以是在职培训,不离开工作岗位,边学边干;可以是离职短期培训,如举办各种短训班、研讨会等,还可以是离职进学校或专门机构培训,总之,尽一切努力提高知识经济时代对行政人才的要求。
总之,高校院系办公室管理是院系行政工作的重要组成部分,是院系内外交流的平台,作为院系办公室工作人员,要以专业的管理、饱满的热情,不断提高院系行政管理与服务工作的水平,只有这样才能在新时期保持院系日常工作的合理有序进行。
参考文献
[1]、孙龙,姚成福.高等院校办公室管理面临的挑战与对策[J].甘肃科技,2006(5).
[2]、庄云华.对新形势下提高办公室管理水平的思考[J].云南农业科技,2007(B12).
高校院系办公室 篇8
高校院系办公室运用ABC管理法将工作任务根据一定的比重划分为A、B、C三类, 按主次关系进行分类管理, 集中精力抓住主要问题进行管理, 又能兼顾一般问题, 做到用最少的人力、物力、财力实现最大的效益。此外通过对此次高校办公室管理工作的研究发现, 运用ABC管理法对此方面的应用国内外还是比较少的, 所以此次研究结果对提高办公室管理工作效率还是具有一定的指导借鉴意义。
二、关于ABC管理法
ABC分类法是由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托首创。被广泛用于库存管理、成本管理等领域, 并取得了事半功倍的效果。在经济管理活动中, 也存在“关键的少数, 次要的多数”这一规律, 高校院系办公室可以利用ABC管理法来研究办公室工作管理规律, 总结归纳出重要且紧急影响较大和应该作为重点管理的事务, 采用行之有效的措施解决高校院系办公室管理过程中的问题, 对高效完成工作具有一定的借鉴和指导意义。
三、ABC管理法在高校办公室管理工作中的运用
院系办公室作为院系的服务机构和综合办事部门, 其工作内容及其工作职能决定了它具有一定的综合性。工作内容上包罗万象, 涉及档案、财务、网络、统计、接待、公共设备管理、后勤保障等各个领域。此外其工作职能也十分宽泛, 包括参谋、协调、管理、服务等方面。在新形势下, 院系相对独立地承担教学、科研等职责, 在发展过程中常常会遇到形形色色的新问题, 都要办公室处理解决。但是办公室工作范围越来越广泛, 头绪越来越多, 内容越来越复杂, 综合性日益突出, 工作人员未能调整好时序性和重要性较高事务的主次, 常常导致办事效率低下, 办公人员工作量大但服务质量也随之下降, 为了解决这些问题, 必须加强对办公室人员管理工作的研究, 采取有效措施加强管理, 改善服务, 维护学校形象。现将利用ABC管理法解决管理中存在的问题实例介绍如下。
1. 根据ABC管理法对公室工作量进行统计分类。
根据统计结合ABC管理法的分析方法, 西安科技大学2014年院系办公室工作量统计表统计表如下。
2. 对办公室工作量统计表的分析。
通过上表统计反映出, 2014年院系办公室工作量以学生管理最高, 信息管理和教务管理次之。将表中数据按ABC管理法进行分级。学生、信息、教务、管理上在工作内容类别上仅占37.5%, 工作量却累计达到61.6%, 应该列为院系办公室管理上的A级, 作为重点管理对象。其他类别内容, 在工作内容类别达到62.5%, 但工作量却累计达到38.4%, 应分别列为B级和C级。这正体现“关键的少数, 次要的多数”这一步均匀分布规律, 为提高办公效率指明了管理重点。
3. ABC管理法在院系办公室管理中的应用。
根据上表研究结果, 我校在院系办公室管理工作中对各类工作内容实行分级管理, 重点加强管理A类工作。对于A类事务, 充分发挥制度的约束力, 努力使办公室各项工作有章可循、有规可依, 是提高办公室运行效率和管理服务水平的有力保障;其次, 明确岗位职责。对办公室各个岗位职责进行明确, 细化分解任务。此外, 为避免工作人员因任务分配不均而产生矛盾, 办公室还应对A类工作实行轮岗制度, 既减轻了工作压力, 又让每一个办公人员得到了锻炼, 提高了办公效率。
对于作为管理次重点的B类工作也应该根据实际情况予以管理, 而对于作为一般管理对象的C类工作, 则采取兼顾的管理策略。根据实际情况分别采取“急事急办”“大事督办”“小事承办”的原则开展管理工作, 而且较好的处理了A类工作与B、C两类工作在分级管理上产生的问题, 对不同的工作需求得以满足。活到老学到老, 保持不断地学习才能紧跟时代的步伐。在新的竞争条件下, 办公室人员要对信息化知识有所了解, 掌握常用的办公软件并熟悉运用, 这样才能在纷繁复杂的业务中理出头绪, 找到思路, 事半功倍。
三、运用ABC管理法应注意的问题
高校院系党建档案管理的探讨 篇9
关键词：院系党建档案；规范管理；信息化
中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平在第二十三次全国高等学校党的建设工作会议中作出重要指示，强调高校肩负着学习、研究、宣传马克思主义，培养中国特色社会主义事业建设者和接班人的重大任务。加强党对高校的领导，加强和改进高校党的建设，牢牢把握高校意识形态的工作领导权，是办好中国特色社会主义大学的根本保证。党建档案工作的落实切实关系着学校党建工作的顺利开展，对高校的发展也是至关重要的。党建档案工作是党建工作情况的提炼和表现，是考评的重要依据，是党建工作的一个必不可少的基础环节。做好基层党建档案工作，能更好地推动基层党建工作的建设。
一、高校院系党建档案管理的现状
目前，在我国现有的普通高等院校中，师生党员共计390多万人。其中，大学生党员占在校生的比例为10.53%，有超过一半的教职工都是党员；高校共有学生党支部9万多个，教职工党支部9万多个。
目前，我国各高校院系配有专门的组织员，大部分高校设有党建档案室，建有党建网站，党建工作的建设比较规范，但也存在一些问题。比如，档案材料内容繁杂、收集渠道多样、资料收集不完整等。为更好地让党建档案管理为党建工作和广大师生服务，笔者以河南省某高校的二级学院在2014年的党建档案工作为例，探讨高校院系党建档案管理工作，提出规范党建档案管理，实行党建档案信息化的建议。
二、规范党建档案管理
（一）制定规范的管理制度
该学院的党建档案工作涉及党组织建设、廉政建设、教职工队伍建设、学生党支部建设、学生团支部建设、学生会建设、工会建设、妇委会建设、三严三实专项主题活动等各个方面。为有效、规范地管理党建档案，该学院不仅配有专门的党建档案室，有专人负责，而且制定落实了《党建档案管理办法》《档案员岗位职责》《党建档案查借阅制度》《党建档案整理归档制度》《党建档案保管制度》《党建档案保密制度》等工作制度，从组织领导、职责分工等方面作出明确规定，责任到人，进一步增强档案意识，从而更有助于材料的收集、分类、整理、立卷、归档。
（二）制定规范的档案分类
档案是在社会活动中直接形成的、有价值的、各种形式的历史记录，要想材料的归档规范、完整、方便利用，首先，应对材料进行分类。该学院档案按年度纵向划分存放，按类别横向划分为党建、廉政、党支部建设、团队建设、社团建设、专项活动、工青妇建设等类别，每类再根据具体情况分类。比如，党支部建设科目下划分为教工支部建设、学生支部建设。其次，要根据档案的价值分永久、长期、短期，以便备查保存。制定规范的档案分类，可以提高院系党建档案工作的效率，推动院系党建工作的持续发展。
（三）制定详细的资料收集范围，确保档案的完整性
高校院系党建工作的任务比较重，党员人数较多，专项活动、团队、社团活动项目很多，参与的人也比较多。因此，档案资料的收集工作十分繁杂，迫切需要划定合理的档案资料收集范围。该学院详细地规定了各类资料的收集范围，例如：举办一次活动，收集的资料包括整个活动中所形成的各种材料，具体包括活动的计划、方案，活动过程的材料，活动的总结，以及活动的简报、新闻发布等文字、电子、照片等材料。
（四）制定规范的党建档案台账，方便利用
该学院制定了各类规范的台账以方便工作中的使用，可以做到对各项工作一目了然。
健全基本组织台账，包括党组织网络图，党支部组织信息台账，各支部换届选举材料，工会、妇委会组织网络图，工会、妇委会所辖教职工、女职工统计表，共青团组织网络图等。
建成基本队伍台账，包括分党委、党支部、支部书记集中学习培训台账，入党积极分子培养教育台账，党员发展工作台账，抓人才工作台账，毕业生流动党员管理服务台账等。
建立基本活动台账，包括党员经常性的教育活动台账、党组织主题活动台账、争先创优活动台账、“三严三实”专题活动台账等。
完善基本制度台账，包括院系党政联席会议制度及执行档案、落实党建工作责任制方案及执行档案等。
落实基本保障台账，包括党员活动中心档案、党建经费使用情况等。
（五）制定严格的执行制度
操作、执行是党建档案工作的关键，要制定严格的执行制度。党建档案工作的建设涉及人员众多，非常需要相关工作人员态度认真、严格执行、责任到人。例如：活动组织者需要在活动结束后及时将完整的材料移交给具体的档案管理人员，档案管理人员也应该及时清查资料的完整与否，及时催交、及时归档。该学院严格遵守文书处理办法和归档整理制度，认真、及时地做好档案接收工作。各科室在整理好案卷和资料后，按归档制度的要求，及时、严格地履行交接手续，认真填写收进、移出登记簿，一案一卷把档案移交给党建档案室，做到归档文件完整、准确、及时，归档率达100%。党建档案室对收集到的资料进行全面的分类整理，耐心装订、修补，准确地编制档号，仔细录入计算机，规范装盒上架，在组卷中做到科学、合理，使案卷分类科学、划分期限准确、书写规范、排列方法统一。档案存放在整齐、统一、规范的档案柜中，做到定期检查，防止霉变、尘污以及虫蛀鼠咬等现象，要保证所存档案的干净与完整。
三、实行党建档案信息化
师生是院系重要的服务对象，随着社会、经济、科技的发展，他们对新事物的接受能力也在不断发展，更愿意利用网络等现代工具。所以，党建档案管理工作的信息化势在必行。该学院建有党建网站，设有党建档案栏目，目前，党建网站的运行与反馈都比较良好。endprint
（一）建立院系党建档案网站或网页
坚持党的基本路线，拥有坚定的政治思想、理想信念，坚决拥护党的领导、拥护人民群众。坚持解放思想、实事求是、与时俱进。大力宣传党的路线方针政策和机关党建工作的动态，把中央精神、党建动态、时政要闻、政策法规、党建资料、党务知识等信息作为网站内容组织的重点。
精心设计党建栏目，要做到图文并茂、声像具备、内容充实，传播先进思想，宣传先进人物事迹，播放优秀的有教育意义的宣传片，加强对师生的教育。
开放网络党校，推崇“优势互补、资源共享”，实行网上学习和课堂学习相结合，师生之间互帮互助，避免学习资源的浪费。
建立网上论坛、在线留言、在线面对面等互动栏目，这样既为党员、群众提供表达意见、交流观点的空间，又能进行政策的解读，回答党员、群众提出的问题，还能增强党员的参与性与互动性，激发党员干部与群众的凝聚力和创造力。
建立网上缴党费和民主评议模块，大四的学生有很长一段时间需要在外实习，不能及时回到学校，所以建立网上学习、网上缴费、民主评议的模块就很有必要。
建立学生自助建档模块，由学生自己给自己建档，这样有利于他们充分了解自己的成长过程，发现自己的优点，同时也能知晓自己的不足，扬长避短，使自己获得更大的发展。
开设网上预约、查询栏目。档案的转接，可以在网上预约、查询等。这个项目对新生、毕业生及转档单位特别有用，能更好地服务他们。
（二）维护网络安全
档案信息网络化需要充分做好鉴定工作，确保做到按档案的机密程度发布信息，保证不泄密、不失密，切实处理好档案的利用与保密的关系。做好信息网络化系统维护，采用身份验证、签署协议、加密技术、设置权限、防火墙等先进技术维护信息及管理系统的安全。信息服务网站的维护，要确保网络系统软硬件升级、数据迁移的安全，确保网络系统的畅通，对病毒侵袭、黑客入侵、拒绝服务、密码破解、网络窃听、数据篡改、垃圾邮件、恶意扫描等大量的非法信息堵塞合法的网络通信渠道等情况，能迅速处理，恢复网络系统的正常运行。同时，减少人为失误，防范网络软件本身的漏洞对系统造成的威胁及损害。
四、结束语
高校院系办公室 篇10
一、高校二级院系办公室管理人员工作现状及原因分析
(一) 管理的范围广、内容多、任务繁重、工作人员压力大。
作为二级院系的综合管理部门, 办公室人员管理内容涉及财务、资产、设备、人事、宣传、科研、实验室、制度建设、后勤保障等诸多工作, 内容多, 范围广。从人员配备的情况来看, 二级院系办公室一般只配备一名管理人员, 但从事的管理事务十分繁重, 涉及的范围十分广泛, 有的甚至相当琐碎, 要求投入大量时间, 花费许多精力。除了工作要面面俱到外, 学校的人事政策、薪酬制度、领导风格、人际关系、家庭因素、经济因素等也是办公室管理人员的压力来源。因此, 这对于办公室管理人员的综合素质包括业务素质和心理素质提出了极高的要求。
(二) 人员素质水平参差不齐, 直接影响到办公室工作的有效开展。
从现状来看, 高校二级院系办公室管理人员的素质水平参差不齐。由于入职的门槛比较低, 很多高校二级办公室人员都是在高校内部的辅导员或者教学秘书中抽调或者选派到办公室管理岗位, 某些甚至是受聘的本校本科毕业生, 人员的学历大专、本科、硕研不等, 人员的专业背景亦各不相同, 而真正是管理专业背景的并不多见, 人员的工作经历和管理水平更是差别巨大。这些都将直接影响到办公室各项工作的高效有序开展。
(三) 办公室管理人员疲于事务性工作而疏离自身专业学习。
由于办公室管理工作千头万绪, 除了事务性工作不断外还要随时应对各种突发性的事件, 除了有效协调和处理部门之间、领导和教职工之间、行政人员和教师之间的意见分歧和工作矛盾外, 还要做好组织、调查和研究工作, 以为领导决策和指导工作提供可靠的依据, 做好领导的参谋和助手。因此, 办公室管理人员往往疲于各种各样的、琐碎的事务和处理各种复杂的关系之中, 没有时间和精力提升自身的业务水平和管理能力, 而对于不是高校教育管理专业背景的人员更没有完整的时间完成自己所在学科领域的教学、科研和学历的提升。这往往造成教育资源的严重浪费, 从事办公室管理人员渐渐疏离和淡化所学专业。
(四) 管理工作未得到领导和师生足够的重视、管理人员容易产生职业倦怠。
办公室管理的工作的重要性未得到领导和老师的足够重视, 目前很多高校院系认为办公室管理人员的定位仅仅局限于学院的“管家”, 认为只是做好学院的后勤保障即可;某些学生甚至将办公室人员当成了物管人员;某些老师认为管理人员做的都是没有技术含量的工作, 付出的劳动量远不如教师, 这是导致二级院系在绩效分配时的主要矛盾根源。对办公室工作的不了解和错误的想法将影响到办公室管理人员工作的情绪和动力。面对繁杂琐碎的事务和人员自身的工作压力, 办公室管理人员极易产生职业倦怠, 严重影响工作效率。
从已有的高校人事激励机制和制度看, 高校管理人员的职称评聘、学历提升、绩效考核、薪酬福利等制度的建设均不完善。高校管理人员属于教辅人员, 在政策和制度的制定上未得到足够重视, 是一个极其容易被忽视的高校弱势群体。
二、应对策略
(一) 二级院系办公室管理人员要认准自身的职业角色定位。
首先, 办公室管理人员要牢固树立服务观念, 办公室所开展的一切管理工作均是为学院的领导、教职工和学生开展服务, 服务是办公室管理人员工作的宗旨, 也是办公室工作的核心。其次, 办公室管理人员是院系领导的参谋助手, 办公室管理人员在工作中要善于收集可靠有用的信息, 通过综合分析和判断为领导提供有建设性的意见。再次, 办公室管理人员要善于协调处理各种矛盾和关系, 为领导和教职工排忧解难。只有认准了自身的角色定位, 办公室主任才能明确办公室管理的职能目标, 围绕学院的核心工作, 以大局为重, 有针对性地为领导和师生开展服务。
(二) 完善激励机制和制度建设, 增强管理人员工作原动力。
就现行高校针对管理岗位职员的职称评聘、岗位晋级、学历提升、绩效考核、薪酬福利等政策和制度的制定情况看, 由于受到高校岗位职数的限制, 高校不得不在人员的在岗年限和工龄等非智力因素方面设置较高的条件, 这使得绝大多数处在管理岗位的办公室管理人员在岗位晋级、提高收入水平上处于相当被动的地位, 某些高校甚至限制管理人员参与职称评聘, 办公室管理人员无法同教师岗位的教职工一样通过职称的评聘提高自身的社会地位和收入水平。这极大地挫伤了管理人员工作的积极性, 削弱了办公室管理人员的工作热情和动力。因此, 高校和有关教育管理部门亟须改革和完善高校管理人员的有关政策和制度的制定, 以人为本, 为管理人员的进修、培训、学习、晋升提供更多的有效途径, 在关注教师的职业生涯规划同时应关注高校管理人员的职业生涯规划, 为管理人员的职业生涯发展创造更好的条件, 从而消除管理人员的职业倦怠感, 增强管理人员的工作原动力, 推动高校各项事业的和谐发展。
(三) 加强管理业务学习和培训, 提高办公室管理水平。
1. 为了适应高校办公室管理工作的需要, 办公室管理人员必须具备一定的思想政治水平。办公室主任更加要求做到政治可靠、作风正派、认真负责、任劳任怨。办公室管理人员必须不断提高自身政策认知水平, 防止出现原则性错误。
2. 高校有关部门应努力创造条件给办公室管理人员提供相关业务培训, 使其掌握各项事务的特点和处理办法, 遇到问题做到忙而不乱。
3. 办公室管理人员要提高自身的综合素质修养, 特别是现代化办公信息处理、组织协调、辅助参谋和突发事件的应变能力等。在平时工作中不仅要积累经常涉及的文秘、财务、管理、制度及档案方面的知识, 而且应自主学习并掌握高校管理管理研究的理论和规律, 并完成相关的科研工作。
4. 办公室管理人员要加强身心锻炼, 只有具备强健的体魄和乐观积极的心理, 才能从容应对工作压力和各种挑战。
(四) 加强与部门、领导和师生之间的交流, 化解矛盾。
管理人员自身应加强与部门、领导和师生之间的沟通交流, 想方设法地努力提高服务质量, 达到让领导满意、教师满意、学生满意、职能部门满意四个职能目标, 这样才能获得领导、师生和职能部门的理解和信任, 减少不必要的矛盾和误会, 才能真正做好办公室管理工作。
三、结语
随着高校改革的不断深化, 高校二级办公室管理人员要解决目前工作和发展面临的困境, 需要自身、学校管理者和教育主管部门的多方努力。管理人员要明确角色定位, 在切实为师生做好服务工作的同时加强自身综合素质和专业能力的提升, 为职业后续发展打下坚实的基础;学校管理者和教育主管部门要对高校办公室管理机制体制、管理岗位晋级办法、管理考核办法等环节进行深入思考和探索, 提高办公室管理人员工作水平和工作积极性, 从而更好地为高校的事业发展提供保障。
参考文献
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