高校院系教学档案（共11篇）
高校院系教学档案 篇1
摘要：高校教学档案反映了教学管理的全过程,教学档案与教学质量评估之间相辅相成、相互促进。目前院系教学档案管理工作中仍存在着多方面问题。在分析了现状和存在问题的基础上,提出了加强高校院系教学档案管理的针对性措施。
关键词：教学档案,教学质量,探讨
教学档案是高校二级院系教学中的基础性环节,记录了院系教学管理、课程建设、专业建设、毕业设计以及其他教学管理环节所产生的资料,反映了院系教学和教学管理的过程[1]。系统的教学档案建设既是院系教学基本建设的重要组成部分,又是体现教学质量和管理水平的重要标志。近年来,高校学生数逐年增加以及教学改革的深入实施,高校中的各院系在教学管理工作中产生的教学类文件逐年递增,教学档案管理工作日趋复杂、繁重[2]。如何使教学档案管理更趋规范化、科学化和信息化已一项重要课题。
一、教学院系档案工作现状及存在的突出问题
1.材料收集重点不突出,归档不齐全。教学过程材料归档重点不突出、收集不齐全不仅切实关系到整个院系教学档案的建设问题,而且关系到对档案的利用问题[3]。集中表现在以下两点:(1)在具体的搜集和整理过程中,经常会抓不到重点,往往是按照教务处等主管部门的红头文件收集整理资料,而忽视教学过程中形成的有参考价值的资料;另外还普遍存下只注重结果而忽视过程材料收集的情况,有的文件材料有请示,无批复,有结论、缺过程;有正文,无附件。例如青年微课比赛,通常只有大赛最终成绩,缺少过程中的各类材料和点评内容;部分档案签发时间不一致或缺少相关领导审批资料等。(2)归档不完整。有些院系只把部分内容和问题的文件材料收集归档,而其他一些重要问题的文件材料不归档。例如,关于举办教学评比活动的声像材料、科研项目研究实验阶段的文件材料等。
2.归档内容把握不准,存在主观因素。教学档案建设是一项繁琐而又困难的工作,同时它也是一项系统工程,教学管理工作中的问题也会在教学档案中反映出来,加之各院系在教学管理以及教学档案建设方面思想认识不一,工作力度不等,问题在所难免。主要表现在以下几点:(1)标准难以把握。需要归档的文件和材料虽然有一定的原则和标准可循,比如内容标准、职能标准和文件名称标准等,但这些都偏重理论分析和一般原则,实际操作中不容易把握。例如教学过程材料,其涉及面广,内容庞杂,后期价值难以确定,在鉴定时困难大;(2)需要考虑的内容复杂,存在部分主观因素。在实际归档工作中要综合考虑文件的价值,既要考虑现实价值,也要考虑长远价值;既要考虑是否归档,又要考虑合适的保管期限。对于同一份文件,不同归档人员由于对文件中涉及内容了解的程度、知识结构的不同可能有不同的处理结果,存在一定的主观因素。
3.教学档案队伍整体业务素质不高。大多数院系教学档案立卷人员都是办公室行政秘书、人事秘书、教学秘书等兼职做教学档案工作,这类人员的共同特点是岗位流动性大,更换频繁。此外,院系办公室工作人员日常工作本来就比较繁杂,在教学档案工作上投入的时间相应较少,难以抽出时间专门学习归档和管理知识的培训,阻碍了教学档案队伍整体业务素质的提高,造成教学档案工作无论是资料收集还是日常管理都呈现出较大的随意性,影响了教学档案的规范化和信息化。
4.建档、查档手段落后,信息化不足。目前大多院系还是用传统方式对教学档案进行管理,一般仍采用按目录整理保存的方式,查询缺乏信息手段,没有建立完备的教学档案电子查询系统。主要体现在:(1)虽然每个档案工作人员几乎都有办公电脑,但只局限于把一些资料输进电脑或把相关电子资料整理好打印出来,进行归档;(2)查档还主要通过人工进行,效率低下;(3)很多教学材料需要由各教研室准备,电子和纸质材料比较分散,因为缺乏网络系统,造成资源共享不畅,重复建档现象突出。这样的建档和管理手段在信息技术高度发达的今天早已不能满足教学档案工作的需要。
5.重藏轻用,后期利用率低。院系的教学档案包括了课程基本信息、人才培养方案、毕业设计、教学评价等多方面的内容,这些内容记录了大量教学过程信息。然而,教学运转过程中产生的大量数据存放在数据库中很少被再次访问,往往变成了重藏轻用的数据垃圾。一方面是由于管理方式的管理方式相对落后,查起来很不方便;另一方面,教学人员大多认为所存档的教学资料作用不大,也不知怎么利用,造成总体利用率较低。可见,传统的存档观念需要转变,如果不采用新的工作方法,对已有的教学档案进一步挖掘利用,使之真正能服务于教学的过程管理,提高教学质量和学校办学水平,否则教学档案工作的实际意义就大打折扣。
二、优化院系教学档案管理措施,提高档案利用率
1.提高重视程度,提升认识水平。教学档案作为高校院系教学的历史记录,对后期的教学、科研管理工作有着重要的参考价值,立卷院系应高度重视教学档案工作,在存档过程中应结合实际情况,突出重点,保质保量。为了提高院系对教学档案工作的重视程度和认识水平,教学档案业务监督部门应做好教学资料归档人员的思想工作,建立和全校各立卷院系的联系网络,加强和各院系教学档案人员的沟通和交流,提高他们对教学档案的认识水平,使各立卷院系的教学档案工作由被动变主动,增强教学档案工作的责任心。
2.细化归档流程,完善规章制度。为了使需要归档的内容具体,可操作性强,必须对教学档案建设内容全面梳理,加强档案工作规章制度建设,制订详实、具体和规范的档案管理办法,按照注重实效、科学管理的原则,删减了不必要的项目,调整建设标准,突出教学档案建设工作的科学性和实效性。这样,可以使各立卷院系教学档案工作有据可循,减少归档人员的主观因素对教学档案工作带来的影响。具体办法如下:(1)细化流程,便于执行。首先要制定出科学的、切实可行的教学档案归档章程,既要体现教学档案工作的基本原则,又要符合学校和院系实际情况;有关归档要求必须明确、具体。对于学校相关部门已有各类文件材料立卷归档流程,还要作进…………………………………………………………………………一步的细化,力求包括所有整理归档环节和注意事项,便于各院系遵照执行;(2)补充类型,确保全面。要保证立卷院系档案工作有规可依,相关管理部门必须制订类型全面的档案管理办法;(3)调查研究,适时完善。教学档案业务监督指导人员应多深入院系,了解和掌握各立卷院系的实际情况和存在困难,对发现的所有问题进行分类研究,对照教学档案的规范要求,及时充实完善,保证后期教学档案工作的高效开展。
3.加强领导,提升人员业务能力,健全管理机制。发挥好院系办公室兼职档案员的作用是做好教学档案工作的重要前提和基础。学校各院系应理顺教学档案工作与其他各项业务工作的关系,加强对教学档案工作的重视和领导,将档案工作列入院系工作计划和工作议事日程,做到有计划、有布置、有落实、有总结,建立教学档案管理的长效机制:(1) 保证教学档案兼职人员有充足的时间完成教学档案立卷工作;(2) 加强本部门教学档案人员跟兄弟院系相关人员进行工作经验的交流,增强相关人员的工作意识,努力提高教学档案管理水平;(3)加强档案人员培训,要进一步提高教学档案人员的业务水平、增强现代化意识、提高综合素质;(4)建立激励机制,激发兼职档案员的工作热情,稳定人员队伍。·
4.充分利用网络信息平台,推进教学档案现代化。传统的教学档案管理手段已经难以适应当前的信息时代。管理手段信息化、现代化是高校教学档案工作的必由之路。教学秘书作为教学档案的主要参与者,首先,要更新观念,强化档案管理工作的现代化意识。其次,要加强对新知识、新技能的学习。学会借助网络信息平台,收集、整理、统计日常教学工作产生的各类资料,组建数据库。以系统平台的方式向师生提供课程信息、教学改革、专业建设等信息查询入口,方便师生便捷地查询所需的档案信息,服务于教学改革和学校的发展。因此,教学档案的网络化、系统化已成为高校和院系的当务之急。
5.利用数据挖掘技术提高教学档案利用率。教学档案管理过程中产生的大量数据表面上看视乎没有必然联系,然而通过大数据技术对已有数据进行深层的挖掘,可以分析出这些数据之间存在的内在联系,能够对教学管理和决策提供有用的信息。比如,可以利用数据挖掘的关联规则分析已有数据之间的关联性,能够得出一些规律,对后期如何安排课程等提供有用的指导和决策信息。首先,把学生基本信息、课程信息、人才培养方案、成绩信息等进行数据预处理,把相关数据转换成关联规则分析的形式;然后选择相应算法对预处理后的数据进行关联规则挖掘,分析出不同课程的联系;最后利用得到的关联信息确定不同课程的周学时和安排时的先后顺序。这种方式确定的培养方案能使学生能够按照科学的知识脉络进行高效学习,进而促进了教学质量的提高。
高校院系教学档案 篇2
高校院系教学秘书工作分析-三种学科视野下的教学秘书工作
从管理学角度分析,教学秘书是管理者,具有决策、计划、组织、指挥、协调、控制职能;从秘书学角度分析,院系教学秘书作为秘书,具有服务、参谋和信息处理职能;从教育学角度分析,教学秘书是教育工作者,承担着教书育人的职责,具有管理育人、服务育人的`职能.
作 者：朱自龙 作者单位：商丘职业技术学院,河南,商丘,476000 刊 名：现代企业教育 英文刊名：MODERN ENTERPRISE EDUCATION 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G64 关键词：教学秘书 管理学 秘书学 教育学 职能高校院系教学档案 篇3
【关键字】独立学院 教学档案 管理
教学档案,是指在教师的教学活动、学生的学习活动和教学管理活动中形成的,具有保存价值的教学文件材料(包括图片、报表、照片、录音、录像、文字等)。它是进行教学管理和教学研究不可缺少的依据和参考,是改进教学工作,提高教学质量的信息资源,又是学校档案的重要组成部分。同时,教学档案也是评估学校、院系教学管理水平和教育质量的重要依据之一,是高等学校档案的主体、核心和重点。它是学校教学方面整体工作的记录,经验的总结,参考的依据。它能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程,直接为教学活动服务,是教学工作的重要组成部分。
独立学院自经教育部批复成立至今,历经了一个由自发、试办到规范、调整的过程,现阶段已经进入规范化办学和提升教育教学质量的阶段。独立学院在探索、改革与发展历程中产生的各类成果均应归入学院的办学档案。然而,从总体上看,反映独立学院办学理念、办学规模、教育质量、专业建设特色、社会影响等情况的教学档案还不很完整。由于教学档案的完备性和利用价值直接关系到学院教育教学工作的顺利进行,所以独立学院的教学档案管理工作应按照高校教学规律的要求,早日实现规范化和现代化。
一、 独立学院系级教学档案建设、管理现状
由于独立学院采用新的办学机制和模式,其机构设置、人才培养、学科建设、教学形式和课程模式等更加多元化,教学、科研、教学管理、学生管理等工作更具独特性。这就使教学档案的种类不断增加,分布更加分散,档案内容也日趋复杂化和多样化。
二、 独立学院系级档案管理存在的问题
(一) 办学时间短、教学管理队伍过于年轻、教学档案建设滞后
很多独立学院,建校时间短,建校之初诸多方面都依存于母体校;所聘任的教學管理人员绝大多数是应届毕业生,非档案管理专业,缺乏相关工作经验;因此,教学档案的总体建设进展缓慢,存在着档案材料不完备、档案数据不全面等问题。
(二)缺乏专项制度建设,专业管理人员不足
根据《普通高等学校档案管理办法》规定, 高校的档案机构一般是设立综合档案室(馆),由专职档案人员负责这项档案工作,而各系、部、处等部门必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作,并视情况配备一至两名专(兼)职人员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
而很多独立学院却没有充分认识到教学档案管理工作在整个教学管理和教学研究中的重要作用,没有开展相应的工作或活动,档案无法形成,致使教学档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,材料缺乏可靠性。教学档案的科学性也大打折扣,严重影响了教学档案的开发和利用。有些独立学院,“兼职档案员”的角色是由教学秘书来担任。秘书是所在部门的信息中心,起到上传下达的媒介与横向交流的桥梁作用,由其兼任教学档案管理工作,其本身是有利于教学档案工作的管理的。然而,很多教师对教学管理工作认识不足,甚至对教学档案的归档持消极抵触态度。这也为教学档案的收集带来诸多困难。
(三)系级教学档案缺乏系统性、完整性、可靠性和科学性
档案管理具有科学严格的法规规范、分类标准和管理方法,是一项专业性较强的工作。教学档案的规范化管理要求教学档案工作的各个环节都要有相当清晰的工作程序和标准的制度规范。
三、 提升独立学院系级档案管理水平的优化方案
(一)建立健全管理机制
提升系级教学档案管理工作,首先要建立健全教学档案管理工作的各项规章制度。应根据国家的有关档案法规和本系的实际情况, 建立健全教学档案的各项管理制度。把教学档案管理工作纳入有关部门的工作计划、管理工作制度及有关人员的岗位责任,在布置、检查、总结、验收各项教学工作的同时布置、检查、总结、验收其教学档案管理工作。从系级教学档案管理的实际情况出发,及时总结和推广其他系教学档案管理工作的经验, 推动本系教学档案管理工作的顺利开展。
(二)克服缺乏专业人员困难,深入强化档案意识
要依据教学档案工作中的新特点、新情况,深入细致地开展宣传档案法规和档案工作的活动,努力培养广大师生员工的档案意识,特别是要强化主管教学工作和教学管理部门的领导的档案意识。重点宣传档案法制思想,有效贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和有关学校档案管理制度,使依法治档的观念深入全校师生员工的脑海,为实现教学档案规范化管理打下良好的思想基础。
(三)理顺工作关系,提高业务素质
教学档案前期工作大都由教学管理人员兼职承担,负责教学档案的工作人员能否正确处理好教学管理和档案管理的工作关系,直接影响到教学档案规范化管理的效果,因此负责档案工作的教学管理人员必须协助兼顾两方面的工作,理顺工作关系,按照规范化的工作程序和处理方法,及时有效地完成职责范围内的各项工作任务,从而避免教学管理和教学档案管理工作发生冲突。
另一方面分管教学档案的工作人员,应当努力提高自身的档案业务素质,利用各种培训教育机会,学习档案专业知识,学习档案法规标准,认认真真地将教学档案管理好,并采取有效的措施,围绕教学改革和管理的任务要求,大力开发利用教学档案信息资源,主动为广大师生员工做好档案信息服务,不断提高自身工作水平和工作能力。
(四)改进工作方法,推广现代办公技术
高校院系教学档案 篇4
院系教学档案是高校教学管理工作有效开展的重要前提, 是提高教育质量、改善教学管理水平的有效保障, 更是教学评估工作的基础依据。随着办学规模扩大而越来越多, 院系档案的数量迅速增加, 高校院系教学档案管理明显落后于学校整体发展的速度。原有的院系教学档案管理方式已不适应高校快速发展的要求, 在管理过程中暴露出很多问题, 高校必须重视这一情况的变化, 采取有效措施加以解决。
一、现状
1. 意识淡薄, 领导不力。
部分院系领导、档案管理人员和教师对院系教学档案的重要性认识不足, 重视程度不够, 导致教学管理人员对教学档案材料收集困难。教学档案的收集总是在管理人员的督促下进行, 有些教师临时突击, 应付差事, 草草整理后, 交差了事。在教学过程中形成的大量有价值的文档不能及时整理归档, 导致一些宝贵材料流失, 难以发挥教学档案应有的作用。
2. 制度不全, 管理不严。
目前, 由于院系教学档案管理工作长期得不到重视, 各院系没有具体的规范要求和统一标准, 并且各院系之间缺乏工作交流, 因此, 主观随意性和习惯性代替客观统一性, 导致院系教学档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度, 从而出现资料归档不及时, 需要查阅的资料找不到, 借阅时不登记, 借阅的资料不按时归还, 重要的文档资料丢失等现象时有发生, 致使档案资料残缺不全, 不能体现院系教学活动的连续性、完整性和系统性, 严重影响了教学档案的利用率。
3. 手段落后, 利用受限。
笔者调查本校实际发现, 纯手工管理教学档案的学院有1个, 占被调查对象5.9%;以手工为主, 计算机辅助管理的学院15个, 占被调查对象的88.2%;实现档案信息化管理的学院1个, 占被调查5.9%。由此可见, 高校院系教学档案管理手段严重滞后, 已不适应高校快速发展的需要, 主要表现在教学档案管理仍停留在纸质档案, 大部分档案资料整理还处于手工操作阶段, 工作效率低, 自动化和信息化程度不高, 使资料信息难以共享, 利用率较低与高校管理科学化严重脱节。
4. 人才缺乏, 素质不高。
笔者通过问卷调查发现, 首先, 17个学院的33名教学档案管理人员学历层次较高, 硕士及以上学历占54.55%, 而专业化程度很低, 信息类、计算机类共4人, 占12.12%, 文科及其他理工科类占87.88%, 且有84.85%的档案管理人员没有经过档案知识的系统培训。院系教学档案管理由教学秘书兼职的占90.91%, 他们面对教学评估指标和教学档案的整理无所适从, 只是将教学过程中产生的材料进行简单整理后, 放入档案盒中, 没有按档案管理要求的规范性进行整理、归档。其次, 教学秘书大都是刚留校的青年教师兼任, 他们既要代课、又要搞科研、还要兼任学院教学秘书。没有更多的精力顾及教学档案的收集、整理和归档工作。再次, 33名教学档案管理人员中, 有高级职称的1人, 中级职称18人, 初级职称10人, 使他们中一部分人不愿意从事这项工作, 青年教师一般在留校兼任教学秘书1~2年后转入教学工作, 导致教学管理队伍不稳定, 使院系教学档案的管理缺乏连续性。
二、对策
1. 加强领导。
各院系必须建立领导负责制, 把教学档案的管理工作纳入到学院年初计划和年终的考评制度中去, 提高师生对教学档案工作重要性的认识, 广泛宣传院系教学档案归档范围, 使相关人员及时主动地做好教学材料的收集、整理工作。提高师生对教学档案价值的认识, 真正重视对教学文件的平时积累, 坚决杜绝教师关键时刻临时突击、弄虚作假、被动应付的现象。加强对院系级档案管理规范化工作的指导, 并配备1~2名既有责任心又有管理水平的兼职档案管理人员, 依法加强对院系教学档案的收集、整理、立卷、归档工作, 保证案卷质量。
2. 健全制度。
首先, 要根据国家的有关档案法规和院系实际情况, 制定教学档案的各项管理制度, 使教学档案管理全面实行“三纳入”、“四同步”制度, 即纳入教学计划、规划, 纳入教学管理制度, 纳入各级管理人员岗位职责, 作为考核教学质量和管理水平的标准之一;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;学生毕业、教师考核晋升与档案部门出具归档证明材料同步。从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性。其次, 要建立院系教学档案管理责任制, 让院系所有教师都承担一定的教学档案收集任务, 分别对自己的教学档案进行收集和整理, 定期将整理好的材料交给院系教学档案管理人员, 由档案员统一汇总后再存档。再次, 建立院系教学档案的检查、评比和奖惩制度, 让教师从思想上重视自己在教学过程中所产生的档案, 使教学档案资料的收集整理、分类归档、目录检索、文件编号、借阅移交、信息传递等方面都有章可循、有据可依。
3. 改进手段。
院系在日常教学管理中积累了大量的教学资料, 应充分利用计算机技术和网络信息技术手段, 逐步改变传统的手工操作方法, 积极采用电子文档和数据库管理等先进技术手段, 实现教学档案管理工作从手工管理向现代化管理的转变, 逐步形成纸质档案、电子档案并存的“双规制”管理的新局面。建立和完善多种检索渠道, 加大信息公开力度, 利用校园网实现院系教学档案资源共享, 更直接、快捷、方便地满足师生对教学档案的需求, 提高院系教学档案的利用率, 最大限度地实现教学服务目标, 促进院系教学档案管理工作的现代化进程。
4. 提高素质。
首先, 由院系提出教学档案工作人员配备的要求, 提高档案管理人员的待遇, 稳定管理人员队伍, 保证教学档案管理队伍适应教学管理的要求。其次, 提高档案管理人员的业务素质, 针对院系教学档案管理人员学历层次高的优势, 加强对院系教学档案管理人员的专业知识培训, 加强交流, 虚心向兄弟院系学习, 取长补短, 博彩众长, 使其不仅懂得档案专业知识, 还要精通网络及信息处理技术, 打造一支复合型高素质的教学档案管理队伍。
[注:本文系宁夏大学2010年校级科学研究基金项目《宁夏大学院系教学档案优化管理模式研究》 (编号:NDSK-21) ;宁夏大学2010年教育教学改革项目《宁夏大学院系教学档案创新管理模式研究》 (重大招标项目) 部分研究成果]
高校院系学生工作总结 篇5
各院系：
根据学校安排，现就学生工作总结通知如下：
一、各院系要召开学生工作例会，认真回顾度工作，全面总结成绩经验，深入剖析问题原因，切实提出改进措施。
二、工作总结要突出重点，体现特点，展示亮点。要内容紧凑，文字简练，数据准确。
三、围绕学分制的逐步深化和大学生思想状况，重点思考下一步工作思路，对学校学生工作，特别是学生工作体制机制和长效机制建设等方面提出意见和建议。
四、工作总结于12月9日(下周一)中午12:00前向学生处提交电子稿(邮箱：xscz@aynu.edu.cn)。
高校院系教学档案 篇6
关键词：地方高校；院系；教学文件；规范化管理
教学文件是在教学管理和教学改革实践中形成的与教学直接相关的各种文件材料，是进行教学研究活动和教学工作评估不可缺少的依据和参考材料。中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》中对教学文件材料的归档范围、归档时间、归档制度等均进行了界定，该办法是指导新时期新阶段高校档案工作的权威性文件。针对地方高校院系级的教学文件而言，虽然各高校院系、专业、学科、属性、层次、水平、规模等不尽相同，但其教学文件是指反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。主要包括教学计划、教学大纲、教材及教学参考书、教学日历及教学进度表、试题库或试题积累、考试考核材料、电化教学材料、声像资料、挂图、标本、照片、CAI、教学管理制度、讲稿、教案、教学检查记录、教学总结、课程建设材料、学科专业建设材料、实验教学中心建设材料、教学特色材料、教学改革材料、毕业论文（设计）、作业、实验报告、实验记录、实习计划、实习报告、实习总结、教师教学工作记录、教师教学档案、学生学籍管理材料、党团组织材料、招生工作材料、学生工作材料、毕业生分配材料、教学工作的各种统计图表、与教学活动相关的各种原始记录等。教学文件的规范化管理是对各种教学文件的收集、归类、整理、保存及利用等所做的一系列工作，是地方高校院系级教学管理中的一项基本的日常性建设工作。搞好教学文件的规范化管理不但可以反映出教学质量及教学管理水平，而且对促进教学工作的可持续发展及学科专业建设与发展起着重要作用。随着教学改革和高校管理体制改革的不断深化，二级院系级教学文件管理也面临着新的挑战。本文结合工作实际，针对目前地方高校院系级教学文件管理中存在的主要问题进行了探讨，并提出了改进措施及建议。
一、教学文件管理中存在的主要问题
1.对教学管理文件规范化管理的作用及重要性认识不清。院系作为地方高校教学工作的基本运行主体，在教学活动中形成的教学材料，直接体现了院系整体的工作状态和教学质量，是教学过程的真实记录。长期以来，人们对院系级教学文件规范化管理的作用和重要性认识不清，使教学文件管理工作出现偏差。主要表现为：一是对教学文件的体系和内涵认识模糊，使得教学文件收集整理缺乏规范性、系统性和科学性；二是对教学管理文件规范化管理的作用及重要性认识不足，管理意识不强，没有从思想上意识到教学文件管理及利用价值的重要性，教学文件的收集整理手段落后；三是管理人员的职责及分工不明确，管理制度不健全，对管理工作缺乏有效的监督机制，缺乏相应的奖惩措施，使管理人员对教学文件处理的随意性增加，致使各院系教学文件的规范化管理存在不平衡现象。
2.教学文件自身的不规范及信息收集不全面的问题。教学文件本身不能达到规范化要求，在教学文件的设计、记录、填写、变动等方面存在着某些不规范现象。如，一些课程自订的教学大纲没有写明统一的课程编号、开课学期、学时及学分、适用专业等基本内容，有些教学大纲只写有课程名称及各章节名称、课时分配计划，而该课程所要达到的目的与要求、各章节重难点内容没有在教学大纲中反映出来，没有经过各教学管理环节的严格审批，随意性较大，这样讲课内容及讲课质量就难以保证。又如，教学日历的表格设计及内容填写过于简单，有的教学日历第×周、第×章，甚至把课程名称、开课学期、授课班级、所用教材及主要教学参考书名称都未填写，少数教学日历既无教师本人签字，又无课程组（教研室）负责人及主管教学的院长（主任）签字和审核意见，填写后流于形式，没有真正起到教学日历的作用；再如，有的理工科毕业论文材料没有任务书，没有答辩委员会意见，教师评语简单内容大致相同。此外，一些不能随意改动的教学文件如教学计划、学生成绩等也存在着随意涂改的情况。上述这些现象可反映出教学文件本身存在着一些不规范问题，而教学文件的不规范直接与教学文件管理的不规范密切相关。
在信息收集方面，存在着信息收集不全面的问题。院系级教学文件来源途径广、种类繁杂、内容丰富。从其来源看，有国家、上级主管部门及学校颁发的教育、教改法规及条文，也有教学管理活动中产生的一系列材料，如专业和学科建设、精品课程建设、实验及实习基地建设、教材建设、教学计划、教学大纲、教师业务资料、专业验收、教学检查、教学评估，还有学生方面的学籍管理、成绩管理、毕业班管理及学生科技文化活动等方面的材料。而且各院系的教师及学生手中也散布有大量的资料。如教师在外参加各种学术活动或交流的资料没有归集成档。从文件的载体来说，既有传统的纸质文件，也有计算机与网络化办公中形成的电子文档，二者处理的要求不同，给教学文件的收集和整理带来了难度。
3.教学文件管理过程中存在的不规范问题。教学文件具有连续性、周期性、整体性、分散性以及产生渠道的内部性、专业性、多样性等多种特点，在教学文件管理过程中应根据这些特点及内容制订相应的管理制度和措施。有些日常活动的原始记录无专人收集管理及归类保存，使已做过的工作不能在教学文件中体现出来，造成一些信息资源的流失；教务管理人员的工作变动使一些教学文件没有进行交接或存在遗失的现象；院系、课程组（教研室）对应收集、归类、管理的教学文件的内容、范围及要求不明确具体；任课教师应定期向院系及课程组（教研室）提供哪些原始材料，教研室和院系应管理保存和向学校主管部门汇总上报哪些教学文件，各级教学单位对各类教学文件的审批登记制度的建立、落实及检查等都是院系级教学文件规范化管理中亟待解决的问题。
二、教学文件规范化管理的主要措施
1.提高认识，切实加强教学文件规范化管理的组织领导。院系、教研室或课程组首先应对教学文件规范化管理的目的、要求、意义及重要性有统一的认识，共同做好宣传发动工作，并明确各级教学单位对教学文件管理的条文和管理制度，使这项容易被忽视的工作真正成为教学管理的一项基本工作和日常性建设工作，院系主要领导要投入足够的时间与精力，或委派分管领导统一组织协调，全力支持教学文件管理人员的工作，建立适于本院系特色的教学文件规范化管理体系。院系级领导首先要提高认识、统一思想，真正把教学文件规范化管理作为一项重要的教学管理工作来抓。同时，院系应统一组织好教学文件收集的标准、途径、规划、归档时间、归档内容（含电子文件的同步归档）等，在人员结构设置方面注意相互渗透，充分调动各层面管理人员的积极性与创造性。
2.建立一支相对稳定的教学文件管理队伍。院系正常的教学工作的进行以教学管理为基础，院系级教学文件管理是一项基本而又复杂繁琐及往复循环的工作，各院系应选派责任心强、教学业务精通、具有一定的具有组织管理能力、工作细心的人员专管或兼管这项工作。为保持其工作的连续性，一般不宜更换工作岗位，确需工作变动的，应专门做好教学文件的交接验收工作。定期或不定期做好教学文件管理队伍的培训工作，教学文件的特点决定了需要加强人员培训。在意识形态方面：要树立高度的工作责任心，因为教学文件是多途径产生的，要求工作人员认真负责、多方收集；同时它的利用率非常高，要及时开发；在业务知识方面，因为教学管理信息的复杂多样性，需要培养专兼职工作人员敏锐的职业嗅觉、较强的文档价值鉴定能力；在操作技能方面，包括文档管理技术、计算机操作能力、网络基础技术等都有很高的要求。培训的方式很多，如业余讲座、办班培训、参观学习、工作现场指导等，可视具体情况而定。
3.建立教学文件检查验收及评估制度。为使院系级教学文件的管理做到规范化与制度化，还应建立相应的教学文件规范化管理的评估验收制度及保障措施，并将此纳入到学校教学管理的常规制度中来，由专门机构定期组织检查验收及评比，及时发现问题并整改。对教学文件管理规范的院系或教研室（课程组）或专兼职管理人员进行表彰奖励，组织好观摩交流工作，推广其管理经验。
总之，地方高校院系级教学文件管理工作是高等教育管理的重要组成部分，不但需要各级领导的高度重视，而且需要广大教师和各个部门的支持配及教学管理人员认真扎实的工作。只有多方面地紧密配合，才能实现教学文件管理的科学化、规范化、信息化，努力为提高教学质量和管理水平、深化教育教学改革而服务。
参考文献：
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[2]罗梅，周遗品.对高校院系教学档案建设与管理的思考[J].黑龙江教育，2007，（7-8）：157-159.
[3]李雪丽.关于对高校院系级教学档案管理的思考[J].机械管理开发，2008，23（4）：156-157.
作者简介：郭承华（1963-），教授，主要从事教学管理研究；金海珠（1956-），教授，主要从事学科专业建设研究。
高校院系教学档案 篇7
一、本科教学评估方案与高校教学档案。
(一) 本科教学评估方案与高校教学档案的关系。
在高校教学水平评估方案中, 一级指标有七项, 其中与教学档案明显相关的指标占了三项, 分别是:
1. 专业建设与教学改革。
包括专业、课程与实践教学三个方面。这部分内容广泛, 是评估材料中的重点和难点。它主要反映专业的总体布局与结构是否合理, 专业的设置是否适应社会的需要;改革教学方法与手段的效果;实践教学内容的科学性和取得的效果等。
2. 教学管理。
包括管理队伍与质量监控两个二级指标。管理队伍的情况可以从人事档案中收集。质量监控部分主要就是观测教学规章制度的建设与执行、各主要教学环节的质量标准和教学质量的监控。
3. 教学效果。
包括基本理论、技能、毕业论文、思想道德修养、体育、社会声誉、就业七个二级指标。主要观测学生基本理论与技能的实际水平、学生创新精神与实践能力、论文质量、学生体质健康标准、毕业生就业率等。这部分内容比较复杂, 涉及多个档案体系, 教学档案是其中主要一个材料来源。
(二) 本科教学评估体系下教学档案的细化。
对照本科教学评估指标体系中关于教学档案的指标, 笔者根据实际工作情况, 将院系教学档案细化为如下四个方面。
1. 基本教学文件:
涵盖教学评估方案中的教学管理指标和专业建设与教学改革的部分指标。对应的教学档案具体包括教学计划、教学大纲、教学进程安排、教师授课计划书、教学任务书、教学日志及考勤表、课表等。
2. 日常工作文件:
涵盖教学评估方案中的教学管理指标和教学效果指标。对应的教学档案具体包括学籍管理、调课管理、学期各类教学总结、各类考试管理和其他日常文件。
3. 主要教学环节文件:
涵盖教学评估方案中专业建设与家偶尔改革的部分指标和教学效果两个指标。对应的教学档案包括理论课程排课管理、教学改革、教材管理、实践教学管理、毕业论文管理。
4. 教学质量管理文件:
涵盖教学评估方案中专教学效果及教学管理两个指标。对应的教学档案包括包括教师教学质量监控管理、各类成绩管理。
二、本科教学评估下的“高校院系教学档案分类管理”运行机制研究
(一) 教学档案分类管理的原则。
1. 真实性原则。
教学档案是历史的原始记录, 必须真实、客观、可信, 因此, 必须遵循档案自然形成的规律进行分类, 科学选择分类方法, 合理设置分类项目, 从而使教学档案能够系统的反映出教学活动的本来面目。这是教学档案分类管理的首要原则。
2. 系统性原则。
由于教学档案是在处理教与学的各种活动中逐渐形成的, 它的成分较多, 纵横关系错综复杂, 因此, 在进行教学档案分类的时候必须遵循一定的逻辑规则, 尤其要注意分类标准的一致性和纵横关系的明确性。如我们在对教学档案进行分类时纵向可以根据学年进行分类, 横向可以按照档案职能进行分类, 一旦确定分类方法以后, 每次分类就都遵循同一标准进行, 而不能第一次以学年纵向、职能横向分类, 第二次以职能纵向、学年横向分类。这是教学档案分类管理的根本性原则。
3. 实用性原则。
也是教学档案分类管理的终极目标。教学档案是为教育教学、科研和管理服务, 它能够提供详尽完备的原始材料, 发挥档案的查考和凭证作用, 所以在对教学档案进行分类时就必须考虑其实用性。如根据学年进行教学档案分类时, 我们不能忽视档案本身的职能特点而生搬硬套进行分类, 而要注意档案的可用性。
(二) 教学档案分类管理的一般方法。
在教学档案分类管理的原则指引下, 笔者认为可以采用如下方法对教学档案进行分类。
1. 按教学档案的职能进行分类。
教学档案是一个复杂的整体, 各种教学档案的内容、性质、成分、形式各不相同, 各有特点。据此, 笔者根据本科教学评估方案, 具体分析教学档案的构成, 针对不同档案的特点, 提出了按照教学档案的职能进行分类的方法。按照教学档案职能进行分类就是在本科教学评估方案体系下教学档案细化的四个方面。
2. 按学年———学期进行分类。
在高校实行学年制具有悠久的历史, 早在12—13世纪大学的初建阶段, 就实行学年制的分科教学制度。我国高校经历了学分制—学年制—学年学分制这样一个过程。目前高校多数实行学年学分制这样一种教学管理制度, 它保留了学年制的整齐划一等特点, 为教学档案按照年度进行分类提供了依据。按学年分类即意味着按学期分类, 按学期分类其实是按学年分类的细化。现在高校分为春季和秋季两类招生, 然而无论哪一类别的招生, 一个学年都要分为两个学期, 相应的教学档案就可以在学年之下再根据不同的学期进行分类。
(三) 本科教学评估下的“院系教学档案分类管理体系”的具体措施。
在理清了本科教学评估与教学档案的关系后, 秉着教学档案分类管理的原则和方法, 笔者建立了如下的“院系教学档案分类管理体系”。
首先, 根据笔者提出的职能分工的要求, 将本科教学评估方案体系下教学档案细化的四个方面作为分类体系第一级别, 分别予以编号, 为1 (基本教学文件) 、2 (日常工作文件) 、3 (主要教学环节文件) 、4 (教学质量管理文件) 。
其次, 将四大职能具体的分工作为分类体系的第二级别, 分别予以编号, 为1-1 (教学计划) , ……, 1-7 (课表) ;2-1 (上级文件) , ……, 2-5 (各类考试管理) ;3-1 (理论课程排课管理) , ……, 3-5 (毕业论文管理) ;4-1 (教师教学质量监控管理) , 4-2 (各类成绩管理) 。
最后, 根据学年———学期分类原则, 设立第三级别, 形成最终的教学档案分类管理体系。
表格表示如下:
采取此种分级分类方法, 可以集中反映同一类教学活动的全部档案, 并且保持内容相联系, 能体现教学档案的系统性;符合教学管理的时间过程, 便于操作;内容及时更新, 方便查考。总之, 遵循教学档案管理的系统性、真实性、实用性原则。
摘要：教学评估与教学档案相辅相成、相互促进, 教学档案是教学评估的基础和依据, 教学评估又能促进教学档案建设, 提升教学档案的价值和地位。本文在梳理了教学评估方案与教学档案的关系后, 将教学档案逐步细化, 而后根据教学档案分类的一般原则和方法, 提出了高校院系教学档案分类管理的具体措施。
高校院系教学档案 篇8
基于笔者工作经验及对高校二级院系教学档案的了解, 确定高校二级院系教学档案涉及范围较广、种类复杂, 这使得高校二级院系教学档案管理有一定难度, 基于提高高校二级院系教学档案管理有效性的考虑, 在此笔者根据教学档案内容的个性及应用, 整理说明高校二级院系档案内容, 即为:
(一) 教学文件。
作为高校二级院系教学档案的重要组成部分, 教学文件是学校教学管理文件, 包括课程管理、专业建设、学籍学位、人才培养方案、质量工程等。这使得教学文件可以运用于课程设置、教学研究、人才培养等方面, 并且充分发挥作用。
(二) 专业建设及教学改革。
专业建设方面, 主要包括专业规划、专业设置、专业布局等方面, 在专业扩建或专业改革等工作落实的过程中, 合理运用专业建设方面的档案, 利于工作更好推进。而教学改革方面的档案则是涵盖了课程设置、教学计划、教材建设、实践教学、教学方法与手段等。通过以上档案的查阅与研究, 能够为高校教学改革提供一些帮助, 使教学改革符合教育部的要求, 同时使教育教学更加贴近学生。
(三) 日常教学管理材料。
日常教学管理材料主要是各个学期的一些常规教学材料, 如教学计划、听课记录、教学检查记录、毕业论文原始材料、学生学籍管理等等。对于以上材料的研究, 可以了解各个学期教学情况, 可以为教师优化教学提供一些帮助。
(四) 教学研究材料。教学研究材料, 包括教学改革项目、教学质量工程、教学团队项目、试验示范区项目等材料。
(五) 获奖情况的材料。包括教师、学生的各类荣誉证书的原件或复印件。
二、高校二级院系教学档案优化管理的意义
基于以上内容的分析及以往高校二级院系教学档案的应用情况, 确定高校二级院系档案优化管理有效实施是非常有意义的。具体表现为:
(一) 利于良好开展高校教学管理工作
教学档案是高校师生在教学实践与工作中形成的真实记录, 同时也是衡量教学管理工作成效高低的重要尺度。所以, 为了保证教学档案具有较高的应用价值, 能够改革教学方法、合理设置课程、教学手段创新等工作中充分发挥作用, 应当注意优化教学档案管理, 进一步规范教学档案, 保证教学档案收集、整理、分类、归卷等工作良好落实, 那么就可以使教学档案应用于教学之中, 优化教学, 这对于良好的开展教学管理是非常有帮助的。所以, 教学档案优化管理的有效实施, 可以为高校教学管理工作有效开展奠定基础。
(二) 利于衡量高校教学管理水平
高校教学管理是否公平公正、合情合理, 直接影响高校教学及发展。所以, 科学的、合理的衡量高校教学管理是非常必要的。那么, 如何衡量高校教学管理水平呢?通常情况下对教学档案材料管理水平予以检查, 也就是组成专家团队, 系统地阅读教学管理各项工作的原始档案材料, 审阅原始档案材料, 进而了解各项发展情况, 从而客观地评价各项教学管理工作, 确定高校教学管理是否存在不足, 进而有针对性的优化、调整教学管理。基于此, 可以确定教学档案优化管理的有效实施, 还有利于客观衡量高校教学管理水平。
(三) 利于保证教学运行机制畅通
基于以上对高校二级院系教学档案内容的分析, 确定档案内容覆盖广、涉及面多, 如若不能合理分类、有序存放档案, 那么在教师应用教学档案时, 将耗费大量时间和精力去查找所需档案, 进而影响教学活动良好开展。但教学档案优化管理的实施, 则可以对教学档案的收集、整理、分类、归档等工作予以严格监督与控制, 从而保证教学档案分门别类的存放, 那么教师需要查阅教学档案, 优化教学活动之际, 可以快速找到所需档案, 有效利用档案来调整教学活动, 这样教学活动将良好开展, 符合教学运动机制的要求。基于此, 可以确定教学档案优化管理的有效实施, 为提高教学质量和建立良好的教学运行机制提供保障。
三、高校二级院系教学档案管理现状
的确, 高校二级院系教学档案优化管理的有效实施是非常有意义的。但是, 目前诸多高校二级院系教学档案管理现状不佳, 存在诸多问题。具体表现为:
(一) 档案意识淡薄
高校二级院系教学档案管理现状不佳, 与档案意识淡薄有很大关系。目前一些高校二级院系领导及管理人员的档案意识比较淡薄, 没有正确认识教学档案, 没有明确教学档案的使用价值, 档案管理者自然不会重视教学档案管理工作, 教学档案管理形式化比较严重, 无法有效监督和控制各项教学档案工作, 导致教学档案丢失、教学档案损坏、教学档案不及时归还等现象频频发生, 大大降低了教学档案的使用价值。
(二) 材料收集不够系统、科学
教学档案收集虽然是基础性工作, 但其在一定程度上决定教学档案是否具有较高的使用价值。出于保证教学档案完整、真实、准确、有效的考虑, 应当对教学档案收集提出严格要求, 以便工作人员系统地、科学地、完整地收集教学材料。但是, 目前一些高校二级院系教学材料的收集缺乏系统性、完整性及科学性。也就是高校二级院系并没有制定档案管理规章制度及具体的实施细则, 致使教学材料收集工作比较随意, 常常出现教学材料收集不完整、教学材料拼凑等现象, 严重影响了教学档案的有效性。
四、构建高校二级院系档案优化管理体系的措施
面对当前高校二级院系档案管理不佳, 存在诸多问题的情况, 笔者建议构建完善的、健全的高校二级院系教学档案优化管理体系, 以便约束和规范教学档案管理, 使之有效实施, 保证教学档案完整、真实、有效。
(一) 强化领导, 健全管理制度
构建健全的院系教学档案优化管理体系, 有效实施院系教学档案管理, 首先要强化领导, 健全管理制度, 以便规范教学档案管理, 使其按照统一的管理标准来实施, 科学、合理的监管院系教学档案的各个方面。
当然, 强化领导, 健全管理制度, 首先要根据国家相关档案法规和高校及院系的实际情况, 合理的制定或调整教学档案管理规章制度, 以此来保证在规章制度的约束下的教学档案管理全面且有效的实施。其次, 结合教学档案管理实际情况, 建立教学档案管理机构, 要求由分管领导、院系部门领导及档案人员组成, 并且结合院系教学档案实际情况, 制定岗位责任制及检查评比制度, 规范和约束人员, 使工作人员规范化、标准化实施各项教学档案管理工作。
(二) 加强宣传, 提高档案意识
院系领导、管理人员及广大师生档案意识薄弱, 将使得院系教学档案的构建及管理得不到重视, 进而影响教学档案的使用价值。为了避免此种情况的持续发生, 应当加强院系教学档案的宣传, 提高领导、管理人员及广大师生的档案意识, 以便在档案建立或档案使用中能够注意保护档案, 使教学档案可以长期有效的应用。对于院系教学档案的宣传, 可以将教学档案的收集、整理、归档纳入到领导及管理人员的工作计划和议事日程, 让领导及管理人员在日常处理工作的过程中, 能够逐渐重视教学档案, 逐渐合理规划教学档案管理。除此之外, 还要进行日常宣传, 如在校内拉条幅、开展教学档案相关活动等, 使广大师生逐渐认识到档案维护的重要性, 在日常借阅教学档案中注意保护档案。
(三) 引用科技, 现代化档案管理
在科学技术不断发展的今天, 构建院系教学档案优化管理体系, 实施教学档案优化管理, 还应当注意积极引进先进技术, 如计算机技术、网络技术、信息计算机等, 构建信息化教学档案服务平台, 将纸质教学档案转化为电子档案, 并将电子档案存储在数据库中, 如此不仅可以方便师生快速、准确的查阅教学档案, 还可以优化教学档案的收集、整理、分类、归档等工作, 提高教学档案管理现代化水平。
五、结语
基于以上内容的分析, 确定高校二级院系教学档案内容较多, 且复杂, 需要有效实施教学档案优化管理, 保障院系教学档案的使用价值, 将其合理的应用于教学工作或其他工作中, 利于提高高校教学水平, 促进高校良好发展。但是, 目前一些高校二级院系教学档案管理存在一些问题, 致使教学档案管理效果不佳。对此, 笔者建议强化领导, 健全管理制度、加强宣传, 提高档案意识、引用科技, 现代化档案管理等, 构建健全的高校二级院系档案优化管理体系, 进而有效约束和规范院系档案管理, 使之充分发挥作用, 保证院系教学档案的完整、真实、有效。因此, 对构建高校二级院系教学档案优化管理体系的策略进行探讨是值得相关工作人员深入研究的内容。
高校院系教学档案 篇9
一院系教务档案管理的现状及存在的问题
1 档案管理人员对档案工作的重视不足, 缺乏归档意识
目前, 大多数高校院系档案员均为兼职档案员, 从事的主要工作并不是档案管理工作, 在档案管理方面投入的精力较少, 而且较多档案员是为了应付上级指派的任务临时担任兼职档案员, 并未接受过系统的档案专业知识和技能培训, 仅能在低水平的层面上按“想当然”的办法进行管理, 对档案管理工作缺乏一个基本的系统认识。此外, 由于档案的使用频率不高, 存放的空间有限, 多数档案因短时间内不被用到而被随意存放, 档案管理工作者忽视了对教务文档的积累、归档, 管理意识较为淡薄, 很大程度上限制了档案管理的发展。
2 院系教务档案标准化、规范化工作有待提高
调查中发现, 约40%的院系教务档案管理不规范, 教务文档资料收集不齐全, 材料缺失情况严重[2], 特别是遇到部门人员调动或办公室搬迁等, 往往造成有些重要资料或者有保存查考价值的资料散落丢失, 导致有些该用的资料无从查证, 影响了日常工作的连接性。纸质存档材料格式不规范, 缺乏分类与编目, 没有及时做好材料的销毁工作, 而电子文档缺乏必要的鉴定与整理, 无法充分发挥便捷、迅速查找和利用的功能。纸质档案材料的存放较为凌乱, 如个别院系将学生考卷按课程分类捆扎后存放, 极易出现遗失遗漏的现象, 保存档案的光盘、磁碟等材料也得不到妥善的保管, 容易丧失作为存档价值的意义。
3尚未充分利用电子档案管理软件资源
随着社会的进步和科技的发展, 档案管理也逐渐智能化, 较为先进的电子档案管理软件也相继开发出来, 具有公文管理, 档案的立卷、编目、检索、查询以及统计等功能[3], 不仅可以使档案管理人员摆脱部分繁重的手工操作, 而且还能使档案查询更为简便, 用途更为广泛。装备电子档案管理软件后管理员只需要根据软件提示要求将材料录入或扫描进数据库即可, 日后查阅起来省时又省力, 可以大大提高工作效率, 节省了人力物力。但现阶段较多高校档案管理人员并未接受过专业培训, 对软件使用并不熟悉, 没有认识到软件带来的优越性, 加之部分管理员怕麻烦, 缺乏耐心, 认为档案管理并不重要, 而且使用频率也不高, 导致档案管理软件的作用的发挥在很大程度上被限制。
二对优化档案管理的建议
1增强档案管理人员的管理意识, 提高档案管理人员的综合素质
高校应重视档案管理工作, 大力宣传档案管理的重要性, 增强档案管理人员的服务意识。档案管理人员不仅要有高度的责任感, 自觉意识到所从事工作的重要性, 将做好档案工作看成自己应尽的义务, 还要有吃苦耐劳、乐于奉献的精神[4], 必须树立一种良好的职业道德。此外, 档案管理人员还要有扎实的档案管理的理论知识和实践技能, 尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此, 档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识, 开拓视野, 加强对外交流, 及时获取国内外先进档案管理动态, 优化知识结构, 提高综合素质, 才能做好教务档案管理工作, 真正提高自身的素质和管理水平。在档案管理人员加强自我能力提高的同时, 高校应多渠道多方位地为管理人员提供各种学习和交流机会, 如开展座谈交流会、邀请专家开设讲座、参观并学习其他优秀院校的教务档案管理工作, 真正做到“走出去, 引进来”, 提高档案管理人员的综合素质。
有效的档案管理工作, 能够为高校的教学创造良好的外部环境。首先, 档案管理有利于整个学校管理工作的规范, 这就包括对学生学籍档案的管理, 对教师个人履历的管理, 使学生在高校学习的过程中的成长有一个明确的记录, 同时也能够确保师资力量的优秀。学生和老师是高校教学工作中的主要参与者, 通过档案管理使得二者在高校这个环境中有归属感和责任感, 有利于教学水准和学习兴趣的提高。其次, 档案管理能够保留大量的科研学术资料, 这种专业资料的保留和归档, 无论是对于学生还是对于教师都是一种知识的财富。通过档案管理保留下来的这些资料, 对于后来的教学工作有着重要的意义, 它是一个学校构建可见科研学术氛围的一个重要历程。高校教学不仅仅是一般知识的传授, 它有一个更重要的职责就是引导学生勇于创新, 高校教学的目的是为社会培养和输送更多的具有创造性的人才, 这就需要高校重视自身科研活动的建设, 只有在浓郁的学术科研氛围中培养出来的学生, 才可能掌握更加专业和全面的学科知识。这是档案管理服务于教学工作的另一个直接体现。
2 进一步完善档案管理制度, 切实加强档案管理
为使高校档案管理工作有章可循, 档案管理工作必须以档案学理论为指导, 严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律、法规, 并结合《普通高等学校档案管理办法》等规定, 进一步完善档案管理制度, 确立院、系两级档案管理体制, 明确院、系两级管理权限与责任。另外, 根据学校相关教学档案管理规定, 务必做好教务档案的收集、整理、分类、归档、编研和管理工作, 将教务档案管理工作纳入常规工作的范畴, 保证院系教务文件资料及时、完整地归档, 定时做好材料的鉴定、销毁工作, 严格执行档案归档、借阅等管理制度, 确保院系教务档案材料的完整性, 保证教务档案的开发利用价值, 进一步明确院系在教务档案管理的职责, 使院系教务档案管理真正走上制度化、规范化的道路。
3 掌握现代化管理技能, 运用现代化技术, 充分利用高校档案管理软件资源
教学档案的管理应与时俱进, 重要的是将“死档案”变成“活档案”, 将“文字档案”变成“电子档案”。电子计算机技术在档案管理中的运用, 可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作, 能将文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来[5], 而充分运用此现代化科技手段和先进操作管理技术, 有效发挥其效能, 都迫切需要档案管理工作者去了解并掌握这些技能。档案管理数字化及信息化是信息社会对档案工作的要求, 也是档案工作的必然方向。档案的整理工作繁琐, 重复劳动多, 劳动强度大, 而利用计算机等现代化手段, 则可以收到事半功倍的效果。档案管理人员应该克服怕麻烦的心理因素, 耐心学习如何使用档案管理软件, 这样既丰富了档案管理知识, 又加强了现代化管理技能, 更为以后更加方便快捷地服务于教学工作打下了良好的基础。
高校档案的现代化管理, 有一个重要的内容就是高校档案的信息化建设。信息化建设是信息科学技术革命给档案管理工作带来的冲击和挑战, 传统的档案管理工作必须在时代的潮流下重视自身信息化的建设, 高科技元素的加入是信息化建设的显著特征。高校档案管理工作的信息化建设, 要从以下几个方面来着手:第一, 在档案管理工作中推行计算机的使用。无论是日常的教学工作还是学校的其他管理工作, 计算机已经成为使用的常见设备, 档案管理工作要做到为教学服务, 在硬件设施和使用工具上首先应该与其他的教学工作和管理工作相配套。第二, 自动识别技术的使用。计算机设备只是一种硬件设施的需求, 信息化建设除了要对硬件设备进行完善以外, 还需要技术的提升, 自动识别技术是档案管理工作今后会大范围使用的一种技术, 这种技术能够有效地提升档案管理的工作效率, 并且使整个管理工作更加规范, 查找起来更加精准, 能够更好地为广大的学生和老师服务。现代化的档案管理工作能够有利于高校教学水平的进步, 在新形势下, 高校教学水平的进步也必须重视对各种新技术、多媒体的教学应用, 档案管理工作的现代化, 能够提供给教学工作内容更为丰富的资料, 特别是大量数字资料的提供, 能够使教学工作的开展更具有时代性。高校教学水平的提高需要多方面的共同努力, 现代化的档案管理工作能够有效地促进这一目的的达成。
4 充分调动档案管理工作者的主动性, 变被动管理为主动管理, 提升档案信息化管理水平
首先, 要求管理人员应主动加强档案管理专业理论知识学习, 提高自身的素质和管理能力。其次, 档案管理与存档、归档应当双向沟通:档案管理者要变被动查阅为主动服务, 及时提醒存档者办理相关手续, 还要定期更新, 及时补充信息, 建立健全登记制度, 确定服务范畴。只有积极寻求向“主动管理”的角色转变, 逐步由“经验型管理”向“研究型管理”过渡, 勇于探索新的管理手段, 才能真正从本质上提高教务档案管理能力。
参考文献
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[3]张晓, 汤莉华.问题与对策:论高校档案网站建设[J].中国高教研究.2006 (3) :72-73.
[4]叶建国.论高校教务档案管理[J].辽宁行政学院学报, 2007 (11) :77-78.
高校院系教学档案 篇10
一、高校院系党建档案管理的现状
目前, 在我国现有的普通高等院校中, 师生党员共计390多万人。其中, 大学生党员占在校生的比例为10.53%, 有超过一半的教职工都是党员;高校共有学生党支部9万多个, 教职工党支部9万多个。
目前, 我国各高校院系配有专门的组织员, 大部分高校设有党建档案室, 建有党建网站, 党建工作的建设比较规范, 但也存在一些问题。比如, 档案材料内容繁杂、收集渠道多样、资料收集不完整等。为更好地让党建档案管理为党建工作和广大师生服务, 笔者以河南省某高校的二级学院在2014年的党建档案工作为例, 探讨高校院系党建档案管理工作, 提出规范党建档案管理, 实行党建档案信息化的建议。
二、规范党建档案管理
(一) 制定规范的管理制度
该学院的党建档案工作涉及党组织建设、廉政建设、教职工队伍建设、学生党支部建设、学生团支部建设、学生会建设、工会建设、妇委会建设、三严三实专项主题活动等各个方面。为有效、规范地管理党建档案, 该学院不仅配有专门的党建档案室, 有专人负责, 而且制定落实了《党建档案管理办法》《档案员岗位职责》《党建档案查借阅制度》《党建档案整理归档制度》《党建档案保管制度》《党建档案保密制度》等工作制度, 从组织领导、职责分工等方面作出明确规定, 责任到人, 进一步增强档案意识, 从而更有助于材料的收集、分类、整理、立卷、归档。
(二) 制定规范的档案分类
档案是在社会活动中直接形成的、有价值的、各种形式的历史记录, 要想材料的归档规范、完整、方便利用, 首先, 应对材料进行分类。该学院档案按年度纵向划分存放, 按类别横向划分为党建、廉政、党支部建设、团队建设、社团建设、专项活动、工青妇建设等类别, 每类再根据具体情况分类。比如, 党支部建设科目下划分为教工支部建设、学生支部建设。其次, 要根据档案的价值分永久、长期、短期, 以便备查保存。制定规范的档案分类, 可以提高院系党建档案工作的效率, 推动院系党建工作的持续发展。
(三) 制定详细的资料收集范围, 确保档案的完整性
高校院系党建工作的任务比较重, 党员人数较多, 专项活动、团队、社团活动项目很多, 参与的人也比较多。因此, 档案资料的收集工作十分繁杂, 迫切需要划定合理的档案资料收集范围。该学院详细地规定了各类资料的收集范围, 例如:举办一次活动, 收集的资料包括整个活动中所形成的各种材料, 具体包括活动的计划、方案, 活动过程的材料, 活动的总结, 以及活动的简报、新闻发布等文字、电子、照片等材料。
(四) 制定规范的党建档案台账, 方便利用
该学院制定了各类规范的台账以方便工作中的使用, 可以做到对各项工作一目了然。
健全基本组织台账, 包括党组织网络图, 党支部组织信息台账, 各支部换届选举材料, 工会、妇委会组织网络图, 工会、妇委会所辖教职工、女职工统计表, 共青团组织网络图等。
建成基本队伍台账, 包括分党委、党支部、支部书记集中学习培训台账, 入党积极分子培养教育台账, 党员发展工作台账, 抓人才工作台账, 毕业生流动党员管理服务台账等。
建立基本活动台账, 包括党员经常性的教育活动台账、党组织主题活动台账、争先创优活动台账、“三严三实”专题活动台账等。
完善基本制度台账, 包括院系党政联席会议制度及执行档案、落实党建工作责任制方案及执行档案等。
落实基本保障台账, 包括党员活动中心档案、党建经费使用情况等。
(五) 制定严格的执行制度
操作、执行是党建档案工作的关键, 要制定严格的执行制度。党建档案工作的建设涉及人员众多, 非常需要相关工作人员态度认真、严格执行、责任到人。例如:活动组织者需要在活动结束后及时将完整的材料移交给具体的档案管理人员, 档案管理人员也应该及时清查资料的完整与否, 及时催交、及时归档。该学院严格遵守文书处理办法和归档整理制度, 认真、及时地做好档案接收工作。各科室在整理好案卷和资料后, 按归档制度的要求, 及时、严格地履行交接手续, 认真填写收进、移出登记簿, 一案一卷把档案移交给党建档案室, 做到归档文件完整、准确、及时, 归档率达100%。党建档案室对收集到的资料进行全面的分类整理, 耐心装订、修补, 准确地编制档号, 仔细录入计算机, 规范装盒上架, 在组卷中做到科学、合理, 使案卷分类科学、划分期限准确、书写规范、排列方法统一。档案存放在整齐、统一、规范的档案柜中, 做到定期检查, 防止霉变、尘污以及虫蛀鼠咬等现象, 要保证所存档案的干净与完整。
三、实行党建档案信息化
师生是院系重要的服务对象, 随着社会、经济、科技的发展, 他们对新事物的接受能力也在不断发展, 更愿意利用网络等现代工具。所以, 党建档案管理工作的信息化势在必行。该学院建有党建网站, 设有党建档案栏目, 目前, 党建网站的运行与反馈都比较良好。
(一) 建立院系党建档案网站或网页
坚持党的基本路线, 拥有坚定的政治思想、理想信念, 坚决拥护党的领导、拥护人民群众。坚持解放思想、实事求是、与时俱进。大力宣传党的路线方针政策和机关党建工作的动态, 把中央精神、党建动态、时政要闻、政策法规、党建资料、党务知识等信息作为网站内容组织的重点。
精心设计党建栏目, 要做到图文并茂、声像具备、内容充实, 传播先进思想, 宣传先进人物事迹, 播放优秀的有教育意义的宣传片, 加强对师生的教育。
开放网络党校, 推崇“优势互补、资源共享”, 实行网上学习和课堂学习相结合, 师生之间互帮互助, 避免学习资源的浪费。
建立网上论坛、在线留言、在线面对面等互动栏目, 这样既为党员、群众提供表达意见、交流观点的空间, 又能进行政策的解读, 回答党员、群众提出的问题, 还能增强党员的参与性与互动性, 激发党员干部与群众的凝聚力和创造力。
建立网上缴党费和民主评议模块, 大四的学生有很长一段时间需要在外实习, 不能及时回到学校, 所以建立网上学习、网上缴费、民主评议的模块就很有必要。
建立学生自助建档模块, 由学生自己给自己建档, 这样有利于他们充分了解自己的成长过程, 发现自己的优点, 同时也能知晓自己的不足, 扬长避短, 使自己获得更大的发展。
开设网上预约、查询栏目。档案的转接, 可以在网上预约、查询等。这个项目对新生、毕业生及转档单位特别有用, 能更好地服务他们。
(二) 维护网络安全
档案信息网络化需要充分做好鉴定工作, 确保做到按档案的机密程度发布信息, 保证不泄密、不失密, 切实处理好档案的利用与保密的关系。做好信息网络化系统维护, 采用身份验证、签署协议、加密技术、设置权限、防火墙等先进技术维护信息及管理系统的安全。信息服务网站的维护, 要确保网络系统软硬件升级、数据迁移的安全, 确保网络系统的畅通, 对病毒侵袭、黑客入侵、拒绝服务、密码破解、网络窃听、数据篡改、垃圾邮件、恶意扫描等大量的非法信息堵塞合法的网络通信渠道等情况, 能迅速处理, 恢复网络系统的正常运行。同时, 减少人为失误, 防范网络软件本身的漏洞对系统造成的威胁及损害。
四、结束语
推行“规范党建档案管理, 实行党建档案信息化”, 不仅能规范院系党建档案管理工作的建设, 而且能为院系和学校的党建工作提供充足的实证材料, 使档案充分发挥对内的参考、佐证、编研作用和对外的宣传、服务作用, 使其真正成为学院发展的助推器、学院工作的智囊。
摘要：院系党建档案管理是院系党建工作的一个必不可少的基础环节, 做好院系党建档案管理工作, 能推动院系党建工作的发展。本研究提出规范党建档案管理的办法, 倡导实行党建档案信息化, 以期充分发挥院系党建档案管理的作用。
关键词：院系党建档案,规范管理,信息化
参考文献
高校院系教学档案 篇11
关键词：教学评估,档案资料,PDCA,档案分类
2002年6月, 教育部将本科教学工作合格评估、优秀评估、随机性水平评估合并为本科教学工作水平评估。2004年10月, 教育部“高等教育评估中心”正式成立。此后, 各高等院校每五年都要接受一次教学工作评估, 并将评估结果向社会公布。实践证明, 教学工作水平评估是保证教学质量行之有效的手段, 提高教学质量是高等学校生存和发展的生命线。因此, 各地教育行政部门和高等学校都十分重视教学评估工作, 加大教学基本建设投入, 建立建全教学管理制度, 深化教学改革, 完善质量监控体系等。为了做好迎评工作, 学校将工作重心下移, 并将责、权、利更多地下放到院系, 为此, 院系要管理的教学资料将越来越多。从近几年的新建本科院校自评情况看, 各院系在资料的准备上, 经常发生这样的情况, 即需要的资料找不到, 无关资料却不少。如何收集和保存好日常教学资料, 如何让教学资料的管理更合理、更规范, 让教学工作评估在规范、齐全的教学档案支持下井然有序?笔者从院系教学管理特点入手, 结合评估指标, 引入了一套适合院系教学档案收集整理的新方法, 即“过程方法”, 供同行参考。
一、院系的教学管理模式
在管理理论中, 过程方法是相对于目标管理的方法而言的。目标管理的方法只作宏观目标的制约, 不求微观过程的管理。而过程方法既要宏观目标的制约 (如质量方针、质量目标) , 又要微观过程的管理[1]。随着高校办学规模的扩大和工作重心的下移, 根据学校和院系教学工作特点, 很多高校对院系采取了目标管理的模式, 而院系是教学的基层单位, 与教师和学生的关系相当紧密, 很大程度上取决于系部的专业设计与教学过程, 所以院系的内部管理采用的往往是过程方法的管理。
二、院系教学工作资料收集PDCA方法
1. 过程方法与“PDCA”
在ISO9001:2000的2.4中有这样的定义:“系统地识别和管理组织所应用的过程, 特别是这些过程之间的相互作用, 称之为‘过程方法’。”它是ISO9001的精髓之一, 通过识别和管理众多相互关联的活动, 分清各过程的职责, 找出过程的输入和输出 (不能重叠) 管理质量。GB/T19001-2000中提出“‘PDCA’的方法可适用于所有过程”[2]。何为“PDCA”方法?简略说, “PDCA”包含四个环节:P—策划:根据顾客的要求和组织的方针, 为提供结果建立必要的目标和过程;D—实施:实施过程;C—检查:根据方针、目标和产品要求, 对过程和产品进行监视和测量, 并报告结果;A—处置:采取措施, 以持续改进过程业绩[3]。PDCA是一个循环, 在不断的循环中保证产品的质量。对于把ISO9000引入教育, 目前存有争议[4], 本文避开ISO9000对教学质量的影响问题, 专对教学工作资料的收集、归类作进一步的探讨。
院系的教学质量管理就是一个以教学工作为中心, 管理众多与教学相互关联的活动的过程方法管理, 其教学资料的收集、整理工作便是一个寻找各过程间输入与输出的相关性问题, 并对每个过程产生的材料进行整理、归类的过程。借用过程方法来整理、归类零散的教学资料, 借用PDCA方法对教学过程资料进行分类收集, 这就是笔者进行院系教学工作资料收集整理的思路。
2. 院系教学工作过程划分
院系教学工作可视为一个大过程, 大过程中又包含着小过程, 而每一个小过程都有各自的PDCA循环。过程划分不能太大, 也不能太小。过程太大了, 资料的查找困难;过程太小了, 档案编码太繁, 难记、难归类。因此, 找准“过程”, 是院系教学工作资料管理的关键。根据教学工作的特点, 院系教学工作可分为: (P—策划) 学科、专业办学规划; (D—实施) 师资队伍、办学条件、学生资源; (C—检查) 教学工作检查及结果; (A—处置) 表彰、处分及改进措施。策划, 是质量目标环节, 是院系办学的指导性规划;实施, 分出三个子过程, 涵盖了院系所有的日常教学工作内容, 是教学工作资料收集的重点;检查, 是质量监控机制的重要一环, 也是支撑教学质量的关键资料;处置, 是改进教学工作业绩的重要环节;表彰和处分是为了引导制定改进措施, 持续改善过程业绩。策划、实施、检查、处置四个环节, 包揽了所有的与教学工作有关的各过程。
3. 院系教学工作档案分类
由于评估, 档案资料显得更为重要[5], 因为院系教学工作相关资料是学校教学工作水平评估的重要支撑之一, 更是专业办学水平评估支撑, 资料收集整理的好坏, 直接影响学校评估结论。有关高校教学档案分类的文章不少[6], 但笔者认为, 这些归类方法, 不能很好地反映出“以评促建, 以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的思路。系部的建设过程, 是一个不断发展的过程, 也是一个PDCA循环的过程, 在院系档案的分类上也应该能较好地体现这一个过程。按照PDCA环节来收集、整理教学工作档案, 体现了一种动态的循环, 有利于资料的利用和动态了解院系的教学工作状况。结合评估指标对教学资料的要求, 笔者用PDCA方法对院系教学工作资料进行归类、编号, 并说明档案立卷办法, 以利院系教学资料完整收集, 合理归类。
类目说明:一级类目:P策划、D实施、C检查、A处置;二级类目:以1位阿拉伯数标识 (如1, 2, 3……) ;三级类目:以2位阿拉伯数标识 (如01, 02, 03……) 。具体如下:
P:策划
1规划学科办学规划、专业培养方案、系部发展规划等
2实施实现方案的各种教学管理制度、措施和办法、院系教学工作年度计划、会议记录等
3检查各种检查、评价制度、措施等
4处置各种奖励、处罚办法、修订、完善各种方案、制度的记录、会议记录等
立卷说明:所有的策划除修订、完善方案记录、会议记录外, 装订成册 (册内按四个环节排序) , 并保留一份不装订, 作为下面的“实施”过程中的“策划”。
D:实施
1师资队伍
01资格年度培养计划、师资结构 (含实验教学队伍) 、培训情况、年度总结、学历学位复印件等。
02科研年度科研 (含教研、教改) 计划、各种项目批复及立项书、专业科研进校经费、各种教学改革资料等。
03授课教学任务及工作量统计、课程教学计划、课程开出率、停课、调课情况、教学方法与手段改革、评课、评教结果等。
04师德履行岗位情况材料、教书育人典型材料、教师的年终考核、社会、学生对教师师德方面的反映等。
2办学条件
01专业与课程专业建设、课程建设、教研室建设、课程教学大纲等, 相关会议记录。
02实验与实践实验室建设、实验项目建设、专业教学设备值统计, 实验设备管理 (申购、建账、使用、维修、报废等) 及设备资料管理, 实习、实训基地建设及设备情况等。
03教材与使用选用教材情况及分析, 自编教材情况, 专业文献资料统计等。
3学生资源
01生源学生来源及统计及分析
02成绩考试考核办法、课程成绩相关资料 (试卷审核、试卷分析、成绩册、参考问案) 、计算机过级、英语统考。
03能力与素质各种竞赛、论文发表、思想道德修养、身体素质等。
04毕业与就业毕业论文、学位获得、就业情况统计以及用人单位对毕业生的评价等, 毕业生获得的荣誉。
立卷说明:实施过程以事件为主线, 查找该事件的政策性文件, 分年度 (师资、科研、设备) 或学年 (实验项目、实习实训、学生成绩、毕业论文) 收集实施过程中的所有资料。
C:检查
学校的各种教学检查、评估的反馈意见和结果、院系的各种检查、评价记录及结果, 相关会议记录。
立卷说明:检查, 一般为综合检查, 检查的内容涵盖师资队伍、办学条件、学生资源三个内容, 按事件立卷时, 可将检查资料中相关内容复印装入卷中。
A:处置
各种表彰和处分记录, 总结、改进材料。
1师资教师获得的各种奖励或处分情况, 对年度师资培养计划的总结分析及改进说明。
2办学专业、课程、教研室、实验室、实验项目、自编教材等的获奖统计及证明材料。对年度各种计划的总结分析及改进说明。
3学生学生获得的各种奖励或处分情况, 对年度学生工作计划的总结分析及改进说明。
立卷说明:表彰、获奖及处分原件资料采用分类装袋, 不宜装订, 留有一套复印件, 分别装入事件卷中。总结分析及改进材料按事件分别立薄卷, 便于对照查阅。
以上的分类一级类目四个, 为PDCA四个环节;二级类目中只包含师资队伍、办学条件、学生资源三个内容;三级类目在D环节中出现, 每个二级类目中不多于4个三级类目, 三级类目的内容是二级类目的细目, 简洁, 易记。立卷时应特别注意事件的PDCA环节, 如发现事件缺少环节, 则应分析是工作中出现遗漏还是事件归类太细, 遵照这一原则, 配合学校的档案立卷办法, 教学工作档案收集整理将会完整而无遗漏。
三、结语
教学工作资料收集整理的目的是为了更好地利用资料, 院系教学资料收集归档工作不管是否评估, 都应该做实、做好。引入PDCA方法归类院系教学工作档案, 只要将教学工作中的PDCA环节资料收集完整, 必定是科学、合理、规范的档案材料。在日常教学中, 院领导可以根据环节查阅资料, 及时了解院系建设状态;在各种教学评估中, 只需按照相应的评估要求, 归类装盒, 方便快捷, 评估完成, 资料归位。这样, 院系的管理者会有更多的时间和精力思考院系教育教学改革和发展问题, 更好地制定各种激励机制, 实现院系的持续稳定的发展。
笔者相信, PDCA方法引入高校院系教学资料管理中, 是切实可行的。
参考文献
[1]周明圣主编.教育系统质量管理体系[M].北京:中国计划出版社, 2003:24.
[2]国家质量技术监督局.质理管理体系标准[S].2000:1329.
[3]中国标准研究中心.GB/T190012000质量管理体系[S].
[4]张伟远, 等.两岸三地开放大学:课程质量保证之比较研究[J].现代远程教育研究, 2004 (2) :915.
[5]王琳.从教育教学评估看高校档案价值的体现[J].北京档案, 2004 (5) :35.