高校院系行政工作（共6篇）
高校院系行政工作 篇1
院系是高校中按学科性质设立的基层单位, 院系行政秘书则是院系中专门处理综合事务的行政管理岗位。院系行政秘书独特的工作特点, 要求其必须具有较高的管理素质才能适应高等院校发展的要求。
一、院系行政秘书的工作特点
院系行政秘书工作的首要特点是具有烦琐性。一般来说, 根据院系规模和工作需要, 院系秘书分为行政秘书、教学秘书、科研秘书、党务秘书等。院系行政秘书的日常工作十分烦琐, 工作范围涉及院系工作的各个方面:文件的收发、传阅;行政档案管理;印章管理;财务管理;文书处理;会务工作;信息、宣传工作;保密工作;接待、联络工作等。院系行政秘书工作的第二个特性是上传下达, 左右协调。行政秘书作为院系行政工作的主要管理者, 要做到承上启下、沟通内外、协调左右。既要处理、协调好本院系内部事务, 又要协调与上下级职能部门、兄弟院系及合作单位等的关系, 为高校和院系的教学、科研等各项工作创造宽松、和谐的环境。院系行政秘书工作区别于其他企事业单位行政秘书最重要的特性是服务性。美国企业家西洛斯·梅考克提出的梅考克法则将管理视为“一种严肃的爱”。与企业管理不同, 对于高校来讲, 管理更准确地说是“服务”。院系行政秘书的工作直接面向广大师生, 必须坚持以人为本, 树立良好的服务意识。工作中要有强烈的责任心, 为师生服务要做到认真负责, 更要真诚、热情。
二、院系级行政秘书应具备的管理素质
院系行政秘书工作的特殊性要求其必须具备较高的管理素质, 包括政治素质、业务素质、心理素质。同时还要具备一定的法律素养, 树立良好的个人形象。政治素质是高校院系行政秘书最重要的素质。行政秘书要有坚定的政治立场, 了解国家重大政治活动, 在任何时刻都要维护好国家、学校、院系的利益, 拒腐防变, 保持优良的作风。业务素质是行政秘书必须具备的基本素质, 包括协调能力、表达能力、信息处理能力等。院系级行政秘书要有较高的协调能力, 要善于协调各种关系, 及时沟通信息, 消除矛盾、融洽关系, 在坚持原则的基础上注重工作方式的灵活性, 调动一切积极因素, 为单位营造良好的工作氛围。文书、宣传工作是院系行政秘书工作中的重要内容, 这就要求行政秘书必须具备较高的表达能力。
在信息处理工作中, 行政秘书要有超前意识, 要善于运用科学的分析手段和思维方法, 对事物的发展做出科学的预测, 及时向领导提供正确的预测性信息[1]。处理信息, 要跟得上潮流的发展, 如掌握微博、微信等现代信息技术, 为师生提供贴心服务。高校院系是培育人才的基本单位, 院系行政秘书的工作与高等教育紧密相关。因此, 高校院系行政秘书必须具有教育学、心理学知识, 从而有效保证工作质量, 提高效率。行政秘书必须具备基本的法律知识和素养。如在盖章用印等方面要做到有章可循、有法必依, 尽量避免纠纷的产生。院系行政秘书岗位是外界了解院系的重要窗口, 行政秘书的言谈举止、个人素养直接关系着院系的对外形象。因此, 院系行政秘书必须树立良好的个人形象, 在对外交往中维护好院系和学校利益, 做好本单位的形象大使。
三、提高院系级行政秘书管理素质的基本途径
特殊的角色定位要求院系级行政秘书必须具有较高的管理素质。然而, 目前高校院系行政秘书队伍普遍呈现管理素质整体不高, 发展不平衡的状态。院系行政秘书的管理素质距离社会发展对高等教育管理改革的要求和学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差距。为了提升院系行政秘书队伍的管理素质, 要在把好入行关的基础上, 注重对行政秘书加强培训等多种途径的运用。
1. 提高入行标准。
目前, 许多高等院校已提高了对行政管理岗位的入行标准。浙江大学等高校已对党政管理岗位的入行标准提高到硕士学历, 甚至博士学历并面向社会公开进行招聘考试, 通过笔试、面试等形式对求职人员进行全面考察。
2. 重视对院系行政秘书的培训。
在高学历的基础上选拔行政秘书是提高从业人员素质的重要保障, 但只有高学历是远远不够的, 入职后学校对从业人员的培训更为重要。目前, 行政秘书普遍面临“重使用、轻培训”的状况。行政秘书除了认真做事之外, 还需掌握一定的管理、信息、教育学等知识。高校可以利用自身有利条件请管理学科、教育学科、法学学科的老师为行政秘书做专题培训。此外, 在高校国际化推进日益迅速的今天, 院系行政秘书熟练掌握国际化运作的能力十分重要。高等院校可以通过组织院系行政秘书出国学习、交流, 使其管理理念和知识水平与国际前沿接轨。
3. 构筑专业平台, 促进院系行政秘书的专业发展。
欧美等发达国家十分注重高效行政人员的专业化发展。美国通过设立美国学校管理人员协会等组织为高校行政管理人员提升管理素质提供平台, 为高校院系行政秘书提供专业服务, 有效地维护了高校行政秘书的权益, 促进了行政秘书管理水平的专业化提升。我国应该借鉴其成功经验, 构筑具有中国特色的专业平台, 促进高校院系行政秘书的专业发展, 以提高其管理素质和专业化水平。
4. 健全竞争、激励机制。
竞争是提高工作效率的有效途径。健全竞争机制, 可以有效破除目前高校行政管理中普遍存在的“大锅饭”状态。竞争必须以激励为保障, 只有公平、公正、合理的考核体系才能激发员工的工作热情, 对竞争起到相应的激励作用。美国管理学家贝雷尔森和斯坦尼尔认为“一切内心要争取的条件、希望、愿望、动力等都构成了对人的激励。……它是人类活动的一种内心状态”[2]。通过竞争和激励机制, 员工在薪水和职位晋升等机会中获得公平、公正对待, 其工作能力和努力程度将得到最大程度的激发。
5. 重视对非事业编制行政秘书的管理。
由于学校人员编制的限制, 有些高校院系可能存在编内人员不能满足院系行政事务烦琐复杂的需要, 也会聘用一些非事业编制的合同制用工人员作为适当补充。“合同制人员已经成为高校员工的重要组成部分”[3]。院系应重视对这类非事业编制性质行政秘书的管理, 为其提供稳定的工作环境和适当的发展空间。同时, 对能力高的秘书给予相应的物质和精神鼓励, 留住好的人才[3]。
6. 行政秘书要勤于学习和实践, 提升自身素养。
人的各种能力是在后天的学习、生活和社会实践中形成和发展起来的。提高秘书素质最有效的办法是自学, 这是秘书成才的根本途径[4]。院系级行政秘书要有良好的学习态度, 注重自身学习能力的提高。工作生活中, 要积极向周围素质高、能力高、经验多的领导和同事学习, 不断总结经验、勤于思考、勇于创新, 跟得上时代发展的要求。
四、结语
邓小平同志说过, 我们需要大量的、合格的学校管理人员。加强高校管理工作, 关键在于管理队伍。院系行政秘书作为高校最基层的行政管理人员, 其工作看似平凡, 但每一项工作都与院系乃至学校的发展息息相关。因此, 院系行政秘书人员管理素质的整体水平对于院系的健康、可持续发展和高等院校的建设与发展都有着十分重要的意义。
参考文献
[1]杨锋.秘书实务[M].北京:中国人民大学出版社, 2011.
[2]小詹姆斯.管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社, 1982.
[3]王春红.如何有效地进行高校合同制秘书管理[J].人力资源管理, 2012, (3) .
[4]屈跃能.高校教学院系行政秘书工作的探讨[J].高等函授学报, 2010, (4) .
高校院系行政工作 篇2
各院系：
根据学校安排，现就学生工作总结通知如下：
一、各院系要召开学生工作例会，认真回顾度工作，全面总结成绩经验，深入剖析问题原因，切实提出改进措施。
二、工作总结要突出重点，体现特点，展示亮点。要内容紧凑，文字简练，数据准确。
三、围绕学分制的逐步深化和大学生思想状况，重点思考下一步工作思路，对学校学生工作，特别是学生工作体制机制和长效机制建设等方面提出意见和建议。
四、工作总结于12月9日(下周一)中午12:00前向学生处提交电子稿(邮箱：xscz@aynu.edu.cn)。
高校院系办公室管理工作初探 篇3
关键词：高校；办公室；管理
随着“科教兴国”发展战略的实施，高等教育由“精英教育”向“大众教育”转变，我国高等教育管理体制、管理模式、管理理念等方面的改革也在不断深入。高等教育在国家和社会生活中的作用和地位日益提高。在高等教育改革与发展步伐不断加快的今天，我国高校建设正面临诸多方面的挑战。学校的改革和发展是一个庞大的系统工程，涉及到管理工作的方方面面。作为服务于学校各项事业发展的重要组织环节——院系办公室，是学校工作中设置的行政管理组织，它起着沟通上下协调左右的中枢作用，它的职能作用是否充分发挥、它的工作质量高低、它办事效率如何，直接关系到学校各项工作目标的实现和学校的社会形象，必须引起高度重视。
一、高校院(系)办公室管理工作的特点
高等学校的院(系)办公室是高校内部重要的管理部门。它位处教学、科研的第一线直接为校领导和广大师生员工服务，其工作特点可从以下几方面加以概括：
1.政策性。正确地贯彻执行政策，科学合理地制定正确政策是各级领导和领导机关的一项最根本性的大事。办公室工作作为领导的参谋和助手，既要学习、研究上级的政策、协助领导收集、汇总、处理来自各方面的信息，供领导制定政策参考，并参与本单本部门政策性文件的撰写。同时，办公室工作每天都要接触大量的具体实际问题，大批纷繁复杂的问题的处理，无不涉及这类那类的政策，一切都要以政策为依据来解决，时时事事都要执行政策，体现政策，任何背离或违反政策的做法都会带来严重后果，出乱子，给事业造成损害，给工作带来麻烦。可以说，办公室的工作与政策有着不可分离的关系，所以说政策性是办公室工作的根本特点。
2.服务性。管理就是服务。高校院(系)办公室作为重要的管理部门毫无疑问要把服务摆在特别重要位置，是整个办公室工作的中心点、出发点和落脚点。为领导服务、为部门服务、为教学服务、为师生员工服务、为上下左右四面八方服务!而这一切又不能光停留在口头上、表面上，每天必须面对大量的麻烦的、具体的、琐碎的问题逐一妥善加以解决，还要办的好、办的快，既要耐心、细致，又要热情周到。在繁琐平凡的工作中卫高校的教学、科研、人才培养默默耕耘。从而达到管理育人、服务育人的最佳效果。
3.协调性。院(系)办公室作为一个沟通上下、协调左右的综合管理机构，它既要统筹教学、科研、外事等工作，又要协调其他工作，上至校级领导，院系部门，下至教师、学生均需办公室来沟通协调。如果说整个学校管理工作是由相关职能部门来分管，而院(系)办公室则是这些职能部门的具体执行机构，其作用是多层次、全方位的、综合性的，是其他部门无法代替的。它不仅要协调好各部门之间的关系，还要协调好领导之间的关系，协调好领导与教师之间的关系，协调好教师与学生之间的关系。只有这样，才能为领导分忧，为师生员工解难。
4.综合性。院(系)办公室工作相对于其他职能管理部门，它还有一个显著的特点就综合性。它是对院校各项工作具体实施管理的综合性办事机构，统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、行政、对外联络等各项工作。总的说院领导要管的工作、办公室都得要参与、协助。还有那些领导不能亲自干的，如文秘、档案、机要、收发等办公室都得管起来。甚至送往迎来，电话联系等鸡毛蒜皮的事，办公室都得处理好，稍有不慎，都会影响院校的外部形象，影响上下内外的关系。
5.时间性。学校的教育教学工作、教育科研工作，都有严格的时效性，作为为之服务的院系办公室必须有极强的时间观念，任何时候，对任何一个工作环节的麻痹松懈、玩忽职守、都会带来不可弥补的损失。院(系)办公室在日常管理工作中，必须严格遵循教育教学规律，不失时机地把握好每一个环节不出差错，以保证学校教育教学工作正常健康运行。
二、办公室管理工作现状
根据办公室管理工作的特点。它的职能作用发挥得如何，直接牵涉到学校这部复杂的机器能否高效运转，理应受到领导的高度重视。但长期以来，由于受传统思维方式，传统管理模式的影响，绝大多数院校一直没有把加强办公室建设提到应有的高度，使办公室管理工作面临诸多问题。
1.职能作用没能充分发挥。本来高校院(系)办公室是整个学校管理的枢纽机构，是校领导的参谋部，起着承上启下，沟通左右的重要作用，既是学校内务总管，又是学校窗口形象，可现在大多数院校办公室工作的主要任务仍是“办事、办会、办文”，主要工作还是“接接听听、收收发发、抄抄写写”，严重地降低了办公室的应有职能。
2.领导对办公室重视不够。由于对办公室的职能定位不准确，把办公室的当成跑腿打杂的事务部，所以在人员配备上，就不可能将精兵强将放在办公室，一般情况下，领导认为，办公室工作人员只要听话就行、和自己贴心就行、勤快点就行、心细一点、不出大的差错就行，甚至将一些关系户照顾对象都塞到办公室来。
3.工作任务繁重。从办公室的职能看，既要当好领导的参谋、助手、参与政务，又要面对大量具体工作，掌管事务，还要协调好上下左右关系搞好服务，任务之繁重，可想而知。再加上有些领导习惯就近指挥，让办公室去做“越俎代庖”的事，代替相关职能部门去行使职权，使办公室不堪重负!
4.综合素质不高。高校办公室要真正发挥管理职能，提高工作效率，提高管理水平，工作人员的综合素质是关键。但目前一般高校由于领导认识没有到位，在人员配备上就很难将德才兼备的优秀人才选拨到办公室岗位上来，凑合型的较多，而复合型的高素质人才较少，这在很大程度上制约了高校院(系)办公室职能的发挥。加之平时穷于应付日常事务，办公室工作人员很难有进修提高的机会，难以在岗位工作中获得较大的管理水平、管理能力的提高。
5.工作积极性不高。绝大部分办公室工作人员工作积极性不高，其原因，一是平时工作繁忙、任务繁重、整天奔忙，而又很难得到别人理解。二是办公室的工作虽然岗位重要，但在学校中却地位不高，人们普遍以为是打杂的和专业教师相比，有低人一等的感觉，出现许多办公室工作人员不安的本职工作的现象。三是工作中较难发挥主动性、积极性、创造性、没有成就感。四是缺乏明确的考评标准、缺乏激励机制，赏罚不明。
三、强化管理、加强办公室队伍建设
管理出效益。高校要提高办学质量，办学水平，必须狠抓管理。对学校管理中枢机构一院(系)办公室必须加强建设，院(系)办公室管理水平高低对全校工作有举足轻重的影响，院校领导必须将加强院(系)办公室建设纳入高校管理的重要议事日程。为此，笔者提出如下建议。
1.转变旧有的观念，对办公室工作合理定位。校领导必须转变办公室工作仅仅是跑腿打杂的事务性工作的旧有
观念，要使院(系)办公室成为校领导管理学校这部复杂的机器的中枢管理机构。既要掌管事务，搞好服务，还要参与政务，当好领导的参谋和助手。办公室的工作每天都要和教学一线的师生员工打交道，面对大量的具体实际问题、他们最了解师生员工的诉求，及时的向学校领导反馈信息，让领导及时了解新情况、新问题，及时针对情况调整完善管理规定，更好地为教学科研服务，为师生员工服务。上下沟通渠道畅通，整个管理工作就不会出问题；全校上下一心，就没有克服不了的困难!团结和谐的集体是攻无不克、战无不胜的1
2.选贤任能，抓队伍建设。办公室工作的重要性，工作任务的繁重性、工作性质的复杂性、决定领导在配备办公室工作人员时必须选拔调配精兵强将，要按照德才兼备的标准将优秀人才调配到办公室岗位上来，他们头脑要清醒、思维要敏捷、行动要快捷、能力要全面、尽可能要选择复合型人才。同时要进行合理搭配，考虑到人员的年龄结构、知识结构、能力结构、阅历、气质与诸方面因素形成合理科学组合。
3.抓制度建设，提高工作效率。管理工作很重要的一环是抓制度建设，制度建设是管理之本。按制度办事，才能使管理规范化。办公室是综合部门，内部岗位很多，必须制订严格的岗位责任制，明确岗位的工作职责，要把工作分解落实到每个具体人，让每个人各尽所能，发挥自身最大的潜能，实现优质管理。所订制度，一定要切实可靠，便于操作，能量化的尽量量化，一定要搞阶段考评，学期、学年考评、奖优罚劣、奖勤罚懒、杜绝大锅钣。只有这样才能大大提高办公室工作效率。
4.提高业务素质、提高人员待遇。办公室管理人员的业务素质越高，办公室的管理水平、管理质量也就越高。因此，如何不断提高办公室管理人员的业务素质是校领导必须十分重视的问题。要改变“重使用、轻培养”的观念，要加强各种形式的培训、送出去、请进来。让办公室工作人员有机会经常和外界同行切磋办公室工作的经验，经常交流，同时多参加社会上的学术交流活动、开阔视野、增强活力、提高水平。校领导要多关心办公室人员的工作学习和生活，提高他们的待遇，不能让办公室工作人员终年辛苦工作，辛勤付出却得不到大家承认，要营造尊重平凡劳动、尊重各种人才、尊重平凡岗位的良好范围，使办公室工作人员安心平凡工作、在平凡岗位上创造不平凡的业绩、使他们和专业教师同样有成就感。
5.充分利用校园网络，实现办公室管理新突破。
计算机的普及和互联网的飞速发展，为办公现代化提供了重要的物质基础。充分利用计算机和校园网络，可大大提高办公效率。办公室采用计算机网络办公，可摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依据计算机网络和电子数据库的无纸化、无线化办公方式转变。实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化、真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。最大限度地提高办公室工作效率和工作质量，实现办公室管理方式上的新突破!
总之，高校院(系)办公室管理是一个重要的课题，必须在新的历史条件下不断创新机制，改变方式方法，让它焕发勃勃生机，为高校的改革发展作出应有的贡献!
参考文献：
[1]李平：对高校二级学院办公室管理工作的探讨，科技信息，2009年第3期
[2]余开业：高校二级学院办公室工作初探宁波教育学院学报，2005年8月第2期
高校院系行政工作 篇4
1 推进高校行政管理信息化建设的必要性
信息是高校行政管理活动中进行计划、决策、组织、控制的基础和依据, 是内部各工作环节相互沟通协调的纽带。传统的行政管理模式仅将信息作为一种管理要素, 信息的统计管理工作大多依赖人工, 各环节间信息交流不畅, 影响了管理工作的质量和效率。所谓行政管理信息化是指以现代信息技术为支撑, 将信息的产生、收集、处理和传递等作为组织的一项重要职能。加强信息化建设是高校主动适应信息社会的需要, 是提高高校行政管理水平的需要, 通过新技术新手段的应用, 既可提高管理的效率, 又可减轻管理者负担, 集中主要精力改善管理水平, 促使高校行政管理工作更加规范化和透明化。
2 高校行政管理信息化存在的问题
2.1 行政管理方法陈旧、信息化管理效率较低
由于大学行政人员的信息化管理意识, 没有充分利用现代化的信息管理技术和方法, 从而高校行政信息管理效率较低。大致有以下几种原因:第一, 高校中层管理干部由于一些原因不愿使用信息技术, 来加强行政管理;其次, 大多数的高校行政人员的各种原因所致不熟悉的技术, 也想不明白如何利用信息技术在管理, 使得它很难发展;再次, 学院有一个大锅饭的现象, 做不做一个样;最后, 由于行政管理长期使用传统的纸质工具。办公信息记录的主要载体, 保管, 查询都带来了各种各样的问题, 忽略了对数据库中的数据, 从而导致数据库信息的准确性和及时性的失真, 使信息管理系统的使用热情大大降低了。
2.2 行政管理繁杂的条条框框致数据信息传输较慢
由于高校行政管理的监督与管理, 使得管理人员在行政管理过程中限制人的主观能动性, 没有发挥出人的积极性和创造性, 同时对于行政管理人员而言其管理的信息发布响应处理受到限制, 也只能是被动地等待上级的指示。在正常情况下, 来自上级的信息来实现的较低级别的部门, 不接受对方的指示。高校办公室行为的信息传递站, 接受外界信息后, 首先向上级主管部门请示, 等待指示的作用, 高层次的指令后返回, 再次运行, 通过相关职能部门, 高校办公室返回功能部门提出意见, 高校办公室, 然后传递到相关的院系执行。
2.3 信息化建设注重硬件的更新而忽视软件的升级
在绝大多数高校目前存在的同质化问题, 只专注于办公硬件更新的投资, 教育管理, 熟悉现代计算机的人才往往被忽视。高校管理层经常使用的计算机, 网络和信息技术完成的书面报告, 发送和接收文件和其他简单的工作。在计算机上安装的Office软件, 往往只是印刷材料, 许多高校院系的管理人员往往认为, 计算机只是一种辅助办公室的设备, 产生了信息资源的巨大浪费。
3 改善高校行政管理信息技术问题的管理措施
3.1 统一规划, 加强学校综合信息管理系统建设, 提高工作效率
现在, 大部分高校都建立了自己的校园网, 也开发一个管理信息系统。然而, 在同一个单位或一个部门同时运行多套软件, 由于各种信息采集软件标准和编码标准不一致, 会导致各高校数据不能共享和交换。因此, 如果全球高校定义一个统一的教育信息采集标准, 编码标准, 充分利用现代信息技术, 提高管理效率。
3.2 历史数据的收集整理工作, 建立基于数据库技术的决策支持系统
为了充分利用历史数据, 特别是在现代数据库, 数据挖掘和联机分析处理技术, 提供了一个有效的解决方案。整理和挖掘历史数据可以得出准确和全面的数据, 为领导决策提供帮助。
3.3 网络作为信息载体和输送管道
根据学校的实际情况, 从学校的职能的转变, 开展高校电子下“一站式”服务, 并积极探索应用模式和手段, 以满足政府部门, 以及应用程序对学校管理的信息技术。学校建立信息技术的重点工作状态, 按照整体规划, 分阶段, 分步实施, 逐步升级“战略, 全面推进学校信息化的建设, 加强学校信息资源的开发和利用, 使用系统的信息交换和互操作性为主要目的的学校组织结构和工作流程的重组和优化, 建立跨部门的基本福利的数据仓库和办公信息平台资源库, 建立信息发布和更新维护机制, 打破时空和地域限制, 及时收发处理, 发布和传递信息, 以确保信息的畅通, 高效准确学校的信息服务。
参考文献
[1]朱炜.信息时代高校行政管理人员的信息素养[J].徐州建筑职业技术学院学报.2003, (3) :110-112.
[2]巢乃.新形势下创新高校行政管理体制的思考[J].淮北师范大学学报 (哲学社会科学版) , 2011 (06) :98-100.
[3]李强华, 李惠超, 戚兆川.论高校行政管理的信息化[J].攀枝花学院学报, 2006.122-123.
[4]秦斯, 陈茜.科学运用信息化技术积极推进高校行政管理办公动化[J].管理, 2011, 1:109-110.
高校院系行政工作 篇5
高校院系教学秘书工作分析-三种学科视野下的教学秘书工作
从管理学角度分析,教学秘书是管理者,具有决策、计划、组织、指挥、协调、控制职能;从秘书学角度分析,院系教学秘书作为秘书,具有服务、参谋和信息处理职能;从教育学角度分析,教学秘书是教育工作者,承担着教书育人的职责,具有管理育人、服务育人的`职能.
作 者：朱自龙 作者单位：商丘职业技术学院,河南,商丘,476000 刊 名：现代企业教育 英文刊名：MODERN ENTERPRISE EDUCATION 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G64 关键词：教学秘书 管理学 秘书学 教育学 职能浅谈如何做好院系行政秘书工作 篇6
一、高校院系行政秘书的角色定位
1. 高校院系行政秘书是院系行政管理层的参谋和助手。
现代信息具有多样性、复杂性的特点, 导致领导决策难度增大, 决策风险增多, 行政秘书在院系所扮演的角色既是领导的参谋, 又是领导的助手, 辅助领导做好决策, 使决策更加科学、有效。通过多种途径, 经常深入教学、科研基层工作实际, 围绕领导的决策活动, 开展调查研究, 掌握真实情况, 实事求是向领导汇报, 并提出有效的工作方案和阶段性工作的建议和决策。对于院系领导在决策中的某些疏漏, 要采取有效方式, 提醒院系领导及时弥补, 努力促成决策的科学性和完美性。
2. 高校院系行政秘书是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。
高校院系行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手, 又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。在“上传下达”学校的有关精神, “左右联系”学院师生及同事之间的团队合作, “内外沟通”院系内部及院系与其他职能部门之间的公关协调中发挥着重要的作用。
3. 高校院系行政秘书是管理队伍中的一支重要力量。
协助院系领导按既定计划为实现行政管理等工作目标而开展组织与协调、控制与监督等一系列管理活动。作为院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带, 行政秘书的素质和工作能力直接影响着院系的行政管理水平、管理效率和管理质量。这项管理工作千头万绪、烦琐复杂, 在具体操作过程中如果不能做到科学而有效的管理, 工作就会显得杂乱无章, 达不到事半功倍的效果。因此, 从管理学的角度看, 一名合格的院系秘书也应该是科学的管理者, 是管理队伍中的一支重要力量。
二、高校院系行政秘书工作的特点
高校院系行政秘书主要是服务于教学、科研和学生管理, 其特点主要有:
1. 协调性。
秘书协调是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程, 是领导工作的补充和延伸。在高校院系中, 部门与部门、部门与院系、院系与院系等各环节呈现纵横交错的网络关系, 许多行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书处在院系各行政管理部门、教师、学生的信息交会点, 是各种行政矛盾最集中的地方, 因此, 院系行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力, 善于分析和处理各种错综复杂的关系, 才能辅助领导处理好院系各种矛盾, 调动积极因素, 营造和谐有序的工作氛围, 以“内求团结、外求发展”的原则, 上下沟通、协调左右、联络内外, 处理日常行政事务。
2. 辅助性。
一般来说, 辅助就是在领导的指挥和控制下帮助领导完成共同的任务。院系行政秘书工作最核心的职能就是要帮助领导完成其交办的任务和工作, 做领导的助手。由于院系领导在行政、教学与科研等方面工作繁多、任务重, 不可能面面俱到, 这就要求行政秘书对领导布置的不仅要及时完成, 还要对工作的进展状况进行跟踪和督促, 及时汇报和提醒重要的事项。
3. 参谋性。
院系行政秘书在领导遇到难题和疑惑时要从基层的实际出发, 综合考虑多方实际情况, 为院系行政管理层提出工作建议和设想, 提供决策的参考依据和方案, 当好学院领导的“参谋”和“助手”, 及时协调领导处理党、政务、教学、管理的矛盾, 使领导可以集中精力开展领导活动和决策。院系行政秘书要善于分析形势, 把握事物发展的趋势, 增强预见性, 提高对谋略的实效性, 把为领导出谋献策渗透到工作的各个方面和全过程。
4. 广泛性。
秘书工作的广泛性特点是事务繁杂, 范围扩大, 头绪众多。在日常工作中除了起草文件和会议通知外, 还要为院系领导出谋划策、参谋咨询, 其工作从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与院系领导、各教研室主任以及与院办、工会、教务处、人事处、保卫处等职能部门之间的上下沟通、协调联络, 几乎包罗万象。这要求秘书人员培养自己的细心和耐心, 有条不紊地安排工作, 从大量琐碎的工作中整理出头绪, 统筹安排。
三、院系行政秘书应具备的素质
高校院系行政秘书要想提高自己的工作能力, 适应行政秘书角色要求, 必须不断提高自身的素质修养。高校管理的学术性特点要求院系行政秘书除具备秘书专业的相关知识之外, 还需要了解院系的专业知识和发展历史, 才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。
1. 思想政治素质。
(1) 行政工作需要明确的政治方向性, 一定要贯彻党的路线、方针和政策及按照学校各项规章制度办事。高校的院系行政秘书要有坚定的思想政治立场, 懂得国家有关政策, 熟悉学校的工作方针和政策, 认真学习领悟相关领导的讲话精神。
(2) 院系行政秘书要具备高尚的思想水平以及精神风貌, 要有很强的事业心和责任心。同时要形成良好的职业道德规范, 不断地在工作中充实自己, 完善自己;作风严谨、恪守职责、爱岗敬业、乐于奉献, 提升自身的业务能力和工作效率;为人谦虚、平等待人, 热心为广大师生服务。
2. 文化和心理素养。
(1) 行政秘书工作不是简单的重复性工作, 不像技术活熟练就可以做好的, 作为院系行政秘书, 要有积极的心态和坚强的信心, 这样才能在工作中激发潜能和毅力, 形成恰当的自我意识和正确的价值判断。
(2) 高校行政工作事务繁杂, 突发性和临时性的事情经常发生, 这使行政秘书承担很大的心理压力。院系行政秘书要能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作, 必须具备健康良好的心理素质。
(3) 院系行政秘书遇事沉着冷静有耐心, 要养成对人、对事、对物的平常心态, 在工作中要具有坚定的意志、热情真诚的心态。
3. 业务技能素质。
(1) 组织管理能力。遇到紧急情况和突发事件, 院系行政秘书能沉着应对并及时寻求出解决问题的方法, 妥善处理职责范围内的工作和任务;能不断发现实际工作中的新问题, 用创新思维提供解决问题的方案;能够独立地完成自己所分管的一切工作。
(2) 协调合作能力。院系行政秘书在院系内部, 不仅要协调与师生员工和领导的关系, 还要与其他科室成员合作任务;在院系外不仅要和上级职能部门协调, 还要与合作单位其他院校等进行协调。因此, 院系行政秘书要熟知社交礼仪, 这样才能在协调和合作过程中, 营造出和睦融洽的工作氛围。
(3) 语言表述能力。院系行政秘书工作中, 为院系的领导起草各类文书和通知以及与人交流占有很大一部分的比例。语言表述不仅要做到言简意赅、清晰明了、贴切自然, 而且要具备一定的外语交流和沟通能力。
四、结束语
总之, 高校院系行政秘书必须把握好自己的角色定位, 不断提高自身业务素质, 协助领导处理政务和日常事务, 为领导决策提供参考。当好领导的参谋和助手, 做好领导和教职工的桥梁和纽带, 用过硬的业务素质更好地为广大师生员工提供服务。
摘要：行政秘书是高校院系行政工作的主要承担者, 既是领导的助手和参谋, 也是办公室的协调和督查人员, 同时还是院系师生的服务员。高校院系行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及院系的各项工作是否有序和能否顺利开展。本文主要通过分析高校院系行政秘书的角色定位与工作特点, 阐述院系行政秘书在工作中必须具备的素质, 从思想政治素质、文化和心理素养、业务技能素质等方面详细探讨了如何做好院系行政秘书工作。
关键词：高校,行政秘书,角色定位,素质要求
参考文献
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