行政秘书（精选12篇）
行政秘书 篇1
院系是高校中按学科性质设立的基层单位, 院系行政秘书则是院系中专门处理综合事务的行政管理岗位。院系行政秘书独特的工作特点, 要求其必须具有较高的管理素质才能适应高等院校发展的要求。
一、院系行政秘书的工作特点
院系行政秘书工作的首要特点是具有烦琐性。一般来说, 根据院系规模和工作需要, 院系秘书分为行政秘书、教学秘书、科研秘书、党务秘书等。院系行政秘书的日常工作十分烦琐, 工作范围涉及院系工作的各个方面:文件的收发、传阅;行政档案管理;印章管理;财务管理;文书处理;会务工作;信息、宣传工作;保密工作;接待、联络工作等。院系行政秘书工作的第二个特性是上传下达, 左右协调。行政秘书作为院系行政工作的主要管理者, 要做到承上启下、沟通内外、协调左右。既要处理、协调好本院系内部事务, 又要协调与上下级职能部门、兄弟院系及合作单位等的关系, 为高校和院系的教学、科研等各项工作创造宽松、和谐的环境。院系行政秘书工作区别于其他企事业单位行政秘书最重要的特性是服务性。美国企业家西洛斯·梅考克提出的梅考克法则将管理视为“一种严肃的爱”。与企业管理不同, 对于高校来讲, 管理更准确地说是“服务”。院系行政秘书的工作直接面向广大师生, 必须坚持以人为本, 树立良好的服务意识。工作中要有强烈的责任心, 为师生服务要做到认真负责, 更要真诚、热情。
二、院系级行政秘书应具备的管理素质
院系行政秘书工作的特殊性要求其必须具备较高的管理素质, 包括政治素质、业务素质、心理素质。同时还要具备一定的法律素养, 树立良好的个人形象。政治素质是高校院系行政秘书最重要的素质。行政秘书要有坚定的政治立场, 了解国家重大政治活动, 在任何时刻都要维护好国家、学校、院系的利益, 拒腐防变, 保持优良的作风。业务素质是行政秘书必须具备的基本素质, 包括协调能力、表达能力、信息处理能力等。院系级行政秘书要有较高的协调能力, 要善于协调各种关系, 及时沟通信息, 消除矛盾、融洽关系, 在坚持原则的基础上注重工作方式的灵活性, 调动一切积极因素, 为单位营造良好的工作氛围。文书、宣传工作是院系行政秘书工作中的重要内容, 这就要求行政秘书必须具备较高的表达能力。
在信息处理工作中, 行政秘书要有超前意识, 要善于运用科学的分析手段和思维方法, 对事物的发展做出科学的预测, 及时向领导提供正确的预测性信息[1]。处理信息, 要跟得上潮流的发展, 如掌握微博、微信等现代信息技术, 为师生提供贴心服务。高校院系是培育人才的基本单位, 院系行政秘书的工作与高等教育紧密相关。因此, 高校院系行政秘书必须具有教育学、心理学知识, 从而有效保证工作质量, 提高效率。行政秘书必须具备基本的法律知识和素养。如在盖章用印等方面要做到有章可循、有法必依, 尽量避免纠纷的产生。院系行政秘书岗位是外界了解院系的重要窗口, 行政秘书的言谈举止、个人素养直接关系着院系的对外形象。因此, 院系行政秘书必须树立良好的个人形象, 在对外交往中维护好院系和学校利益, 做好本单位的形象大使。
三、提高院系级行政秘书管理素质的基本途径
特殊的角色定位要求院系级行政秘书必须具有较高的管理素质。然而, 目前高校院系行政秘书队伍普遍呈现管理素质整体不高, 发展不平衡的状态。院系行政秘书的管理素质距离社会发展对高等教育管理改革的要求和学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差距。为了提升院系行政秘书队伍的管理素质, 要在把好入行关的基础上, 注重对行政秘书加强培训等多种途径的运用。
1. 提高入行标准。
目前, 许多高等院校已提高了对行政管理岗位的入行标准。浙江大学等高校已对党政管理岗位的入行标准提高到硕士学历, 甚至博士学历并面向社会公开进行招聘考试, 通过笔试、面试等形式对求职人员进行全面考察。
2. 重视对院系行政秘书的培训。
在高学历的基础上选拔行政秘书是提高从业人员素质的重要保障, 但只有高学历是远远不够的, 入职后学校对从业人员的培训更为重要。目前, 行政秘书普遍面临“重使用、轻培训”的状况。行政秘书除了认真做事之外, 还需掌握一定的管理、信息、教育学等知识。高校可以利用自身有利条件请管理学科、教育学科、法学学科的老师为行政秘书做专题培训。此外, 在高校国际化推进日益迅速的今天, 院系行政秘书熟练掌握国际化运作的能力十分重要。高等院校可以通过组织院系行政秘书出国学习、交流, 使其管理理念和知识水平与国际前沿接轨。
3. 构筑专业平台, 促进院系行政秘书的专业发展。
欧美等发达国家十分注重高效行政人员的专业化发展。美国通过设立美国学校管理人员协会等组织为高校行政管理人员提升管理素质提供平台, 为高校院系行政秘书提供专业服务, 有效地维护了高校行政秘书的权益, 促进了行政秘书管理水平的专业化提升。我国应该借鉴其成功经验, 构筑具有中国特色的专业平台, 促进高校院系行政秘书的专业发展, 以提高其管理素质和专业化水平。
4. 健全竞争、激励机制。
竞争是提高工作效率的有效途径。健全竞争机制, 可以有效破除目前高校行政管理中普遍存在的“大锅饭”状态。竞争必须以激励为保障, 只有公平、公正、合理的考核体系才能激发员工的工作热情, 对竞争起到相应的激励作用。美国管理学家贝雷尔森和斯坦尼尔认为“一切内心要争取的条件、希望、愿望、动力等都构成了对人的激励。……它是人类活动的一种内心状态”[2]。通过竞争和激励机制, 员工在薪水和职位晋升等机会中获得公平、公正对待, 其工作能力和努力程度将得到最大程度的激发。
5. 重视对非事业编制行政秘书的管理。
由于学校人员编制的限制, 有些高校院系可能存在编内人员不能满足院系行政事务烦琐复杂的需要, 也会聘用一些非事业编制的合同制用工人员作为适当补充。“合同制人员已经成为高校员工的重要组成部分”[3]。院系应重视对这类非事业编制性质行政秘书的管理, 为其提供稳定的工作环境和适当的发展空间。同时, 对能力高的秘书给予相应的物质和精神鼓励, 留住好的人才[3]。
6. 行政秘书要勤于学习和实践, 提升自身素养。
人的各种能力是在后天的学习、生活和社会实践中形成和发展起来的。提高秘书素质最有效的办法是自学, 这是秘书成才的根本途径[4]。院系级行政秘书要有良好的学习态度, 注重自身学习能力的提高。工作生活中, 要积极向周围素质高、能力高、经验多的领导和同事学习, 不断总结经验、勤于思考、勇于创新, 跟得上时代发展的要求。
四、结语
邓小平同志说过, 我们需要大量的、合格的学校管理人员。加强高校管理工作, 关键在于管理队伍。院系行政秘书作为高校最基层的行政管理人员, 其工作看似平凡, 但每一项工作都与院系乃至学校的发展息息相关。因此, 院系行政秘书人员管理素质的整体水平对于院系的健康、可持续发展和高等院校的建设与发展都有着十分重要的意义。
参考文献
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行政秘书 篇2
总结2018合集
行政秘书年终个人工作总结2018
一、强化职能，做好服务工作。我坚持从小事做起，从大事着眼，努力提高服务水平。一是围绕中心，为领导服务突出超前性。牢固树立为领导服务的超前意识，全面把握领导的思想脉搏，正确贯彻领导的意图，当好参谋和助手。今年，我先后撰写了《关于在我区深入开展爱国卫生运动的调查报告》、《关于社区建设工作考察报告》、《关于加强社区建设，做好我区扶贫解困工作的调查报告》等3篇调研文章。在陪同领导到牡丹江市社区建设先进区考察后，将先进区的经验写入调查报告，并结合我区实际分析社区建设工作，民政局根据考察报告中先进社区创新精神在我区广泛开展社区建设创新大赛，调动了社区工作者创新工作的积极性。东光街道上林社区根据考察报告开展了楼道文化，在全市计生、城管、爱卫大检查中都被做典型的文化阵地进行宣传。二是搞好配合，为科室服务突出主动性。在开展重要工作中，我经常与科室领导互通情况，以求统一认识，步调一致，排除干扰，共同围绕中心工作搞好服务、当好参谋，变部门行为为政府整体行为，形成合力，提高整体工作水平。在防治非典型期间，我和卫生局领导加班加点、协同作战，在召开大型会议或上级领导来访等工作上，我都能够及时掌握信息，提前运作，尽可能为基层减轻负担。三是体察民情，为群众服务突出积极性。认真接待群众来信来访，对群众反映的问题及时登记，归口转办处理，使每次反映的问题都能得到圆满答复。在今年解决卧里屯地区噪声扰民、排水不畅等事宜时，我每天早晨先到xx地区察看工程进展情况，倾听群众呼声，并及时向领导反
映情况，得到市建设二公司群众的好评。
二、强化形象，提高自身素质。为做好秘书工作，我坚持严格要求自己，注重以身作则，讲奉献、树正气，以诚待人，树一流形象。一是注重思想建设讲学习。我始终把加强思想政治学习放在自身建设的首位，努力提高政治敏锐性和政治鉴别力。为此，我特别注意学习马列主义基本原理、邓小平理论及市场经济、法律法规等方面的知识和文秘工作业务知识，增强了驾驭全局的工作能力。二是爱岗敬业讲奉献。办公室工作最大的规律就是“无规律”，因此，我正确认识自身的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益、工作与家庭的关系，坚持甘于奉献、诚实敬业，一年到头，经常加班加点连轴转，尤其是防治非典工作期间，每天连续工作14个小时，白天到基层了解情况，晚上草拟文件、撰写信息，做到加班加点不叫累、领导批评不言悔、取得成绩不骄傲，从而保证了各项工作的高效运转。三是锤练业务讲提高。经过近一年的学习和锻炼，自己在文字功夫上取得一定的进步。全年共撰写汇报份、领导讲话26份，报送《xx突出基层政权建设》、《xx爱国卫生工作结硕果》等信息10条，在《xx信息》刊发8条。利用办公室学习资料传阅或为办公室同事校稿的同时，细心学习他人长处，改掉自己不足，并虚心向领导、同事请教，在不断地学习和探索中使自己在文字材料上有所提高。我们充分发挥岗位职能，不断改进工作方法，提高工作效率，较好地完成了各项工作任务。
行政秘书年终工作总结2018
一、加强理论学习，努力提高思想政治素质作为一名刚走上工作岗位的年轻同志，在思想上，本人自觉加强理论学习，努力提高思想政治素质。首先，主动加强理论学习，除了通过电视、报纸关心时事政治外，还注重学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，学习党的基本知识和有关政治思想文件、书籍，用先进的思想理论武装自己，自觉树立正确的世界观、人生观和价值观。其次，注重发挥理论知识对实践的指导作用，将理论知识转化为行动。自觉践行科学发展观以及社会主义荣辱观，恪守职业道德，努力弘扬社会新风。坚持把相关国家政策、学校政策以及学部的理论经验贯彻于本职工作始终，树立“以情服务、用心做事、务实高效、开拓进取”的工作作风，在不断丰富自身业务经验的同时，进一步提高自身的理论水平和综合素质。另外，本人还虚心向理论水平较高、实践经验丰富的同志学习和请教。经过这几个月的锻炼，本人的思想修养、理论水平都有了不同程度地提高，也进一步保证和促进了本人更好地完成本职工作。
行政秘书 篇3
摘要：如一般组织企业相同，高校组织的运行离不开综合行政及秘书岗位来参谋、协调对内对外各项事务的有序开展。本文就高校综合行政（秘书）工作存在的具体问题和优化对策进行探讨，以引起对这一群体及其工作内容的关注及优化。
关键词：综合行政 秘书 队伍建设
高校综合行政（秘书）人员，是指在学校或部门学院，承担辅助决策、文书会务、接待组织协调等的办公室工作人员，诸如党校办、各部门学院综合办的工作人员。他们是高校行政管理队伍中的重要构成部分，为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。因此，如何做好综合行政（秘书）人员的管理和队伍建设工作，成为高校管理体制改革中需要面对思考的问题。
1 高校综合行政（秘书）工作中存在的问题
1.1 重视程度和认同度不足 高校的主要职能决定综合行政管理（秘书）的辅助地位，导致学校对其地位重视程度不足，教学科研主体对其认同感不强。传统观念认为综合行政管理（秘书）岗位主要负责传达、沟通、协调等辅助型事务，大多数人都可以胜任，没有必要强配优配。同时，作为学校主体的教学科研人员对综合行政管理（秘书）的认同感不强，可有可无甚至稀释收入，这也是众多高校普遍存在的问题。这些观念的存在，使得人们对综合行政（秘书）工作缺乏正确的认识和评价，从而导致其参谋助手、组织建议等作用难以充分展现，这又反过来影响其地位作用。
1.2 从业人员素质参差不齐 高校的综合行政（秘书）人员大多非科班出身，没有接受过正式的行政管理及秘书职业培训，甚至有些是在高校合并浪潮中，无法胜任教学科研人员的出路。他们对综合行政（秘书）工作的目标职责缺乏主动思考和责任意识，很难有效完成岗位应有职责，出现了“人多活慢”的低效率现象。
1.3 工作内容单一繁杂 随着高校规模的扩大、功能的增多，行政管理的内容囊括了人、财、物、事等方方面面，再加之受限于岗位编制数量，使得综合行政（秘书）人员承接着繁重的具体事务，重复性强、内容单一，时间一长容易产生懈怠情绪。加之综合行政（秘书）岗位职责范围宽泛，师生遇到问题，都习惯找他们处理，致使正常工作受到干扰，本职工作往往做不到位。
1.4 队伍建设不稳定 在工资待遇上，综合行政（秘书）人员的工资收入不如同级的专业技术岗位；在职务晋升上，由于岗位编制有限，综合行政（秘书）人员晋升的机会也很少；在专业技术职称评聘上，高校综合行政（秘书）人员不像专业技术岗位有相应的职称系列评聘等等，这就使得一些综合行政（秘书）队伍人心不稳，很多人转岗到其他岗位，或通过考博成为专业技术人员，导致优秀人才的不断流失。
2 加强高校综合行政（秘书）工作的建议
2.1 转变思想观念，加强人文关怀 高校应进一步提升综合行政（秘书）工作的地位，更加重视综合行政（秘书）工作，要给予他们更多的重视和人文关怀。加大综合行政（秘书）技术支撑、培训学习的投入；及时肯定表扬其工作成绩；关心照顾其生活和发展等等。通过一系列的重视和关怀，使得综合行政（秘书）人员获得信心、看到希望，满怀热心投入到综合行政（秘书）工作中来。
2.2 加强培训学习，提升技能素质 “打铁还需自身硬”，做好综合行政（秘书）工作，从业者自身必须要提高技能素质和职业道德。高校综合行政（秘书）人员要重视和提高自身的理论政治修养，认真学习党的理论政策，学习国家领导人的相关重要讲话精神，掌握国家教育的路线方针和政策，了解教育大局、学习规章制度、熟悉校史校情。与此同时，高校综合行政（秘书）要热爱本职工作，树立良好的职业道德，有强烈的事业心、责任感和乐于奉献的精神，耐得住寂寞，立志在本职岗位上做出贡献、做出成绩。
综合行政（秘书）人员自身要提升专业技术能力。高校综合行政（秘书）人员要适应高校发展需求，就必须要与时俱进，具备深厚的业务功底，提升专业技术能力。一要拓宽知识面，对公文写作、国家方针、教育政策、教学科研等方面的知识要有广泛涉足和积累；二要提高组织协调能力，讲究协调沟通的技巧，充分做好上传下达、沟通协调工作，发挥好“桥梁”和“纽带”的作用；三要积极引入和熟悉OA、微信、APP等现代办公系统和手段，提升工作效率。
建立健全学习培训机制。高校要把综合行政（秘书）人员的培养纳入师资培养计划内，为综合行政（秘书）人员提供不同形式的学习和培训机会。包括在岗业务培训、校外（校地、校企、校校）交流学习。
2.3 明确岗位职责，提高工作效能 为避免综合行政（秘书）岗位被职责不清的各类事务所束缚，学校和各部门就要通过职能梳理，对各部门的职责进行规范划界。同时，对综合行政（秘书）人员的工作职责予以规范明确，从而保证综合行政（秘书）工作合理有序和高效运行。
综合行政（秘书）人员要讲究工作方法和技巧。面对繁杂的日常事务，要善于总结整理，常规性工作要预先规划、类同性事务要归类批次处理、多方面事务要理清脉络分清轻重缓急、突发性事务要提早做好预案准备。
2.4 建立健全职务发展规划 解决综合行政（秘书）队伍的懈怠情绪，可以通过平级岗位调动、更新工作环境，以及职务待遇晋升等措施健全其个人发展规划。科级干部轮岗制度是在全校范围内，在同一岗位工作5年以上、35岁以下的科级干部进行有组织的轮岗换岗。这将大大增强学校基层管理人员的活力，促进一批科级干部快速成长，加强部门间的沟通交流，也促进打破部门间的利益壁垒，利于复合型管理人才的培养。
另一方面，面对职数不足“僧多粥少”的难题，我们可以借鉴国家公务员工资薪级改革方向模式，划分层级的职务晋升模式，使得资深科员薪酬可能赶超科长，破解职数匮乏的束缚。
参考文献：
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浅谈行政秘书的职业道德 篇4
职业道德是行政秘书从事日常工作、行使公共权力等管理活动过程中必须遵循的道德行为规范。
我国目前行政秘书的职业道德现状主流是积极的、进步的。这表现在:
法制观念增强。中国共产党从成立的那天起就强调民主与法制的重要性。特别是十一届三中全会以来, 我国实行改革开放、建立和发展社会主义市场经济, 崇尚法制, 依法行政观念得到强化。社会主义法制的逐渐完善, 使得法制精神逐渐渗透到社会活动的各个方面。国家的各级政府机关、企事业单位及各级高校的行政秘书人员普遍意识到:遵纪守法、依法管理, 是从事秘书日常工作和行政管理的重要道德标准。
道德观念更新。改革开放的深入和市场经济的发展, 使得软件和界面不尽相同, 用户要熟悉和使用它们的难度不小。
三、网络环境下实现图书馆文献资源共享的对策
1、加强宏观调控和统筹规划。我们应当把整个社会的各级各类图书馆看作是一个整体, 每个图书馆考虑问题时, 都必须从整个社会、整个图书馆事业的角度出发。为此, 就有必要成立文献资源共享研究的权威性专家委员会或全国性协会, 制定出实现文献资源共享的政策计划和标准规范, 用这些政策规范来约束各成员馆的行为, 明确各自的权利和义务, 充分发挥政府指导作用。实现图书馆文献资源共享还必须要统筹规划, 特别是在文献信息资源建设上应当以一些在资金、技术、人员素质上占优势的大型馆为主体, 其它一些资源不足、技术相对薄弱的馆则需要加强自身的网络基础设施建设, 充分利用现有的成果, 通过和主干馆或地区中心馆联网, 实现资源共享。这样避免了重复建设, 减少了资金浪费, 也使得急剧增长的数字信息存取问题得以解决。
2、加强协作, 努力开发特色资源。图书馆文献资源共享是一项跨行业、跨部门、跨地区的重大系统工程, 实现文献资源共享, 就意味着每个加入这个共享系统的图书馆都是这个共享系统的组成部分, 它们能共享其共同拥有的信息资源。因此, 应当接受“能获取, 但不拥有”的理念, 搞好各个图书馆之间的协调合作。另外, 在网络环境中, 各个图书馆拥有的信息资源重复是没有任何意义的, 只有各图书馆上网的文献资源具有各自的特色, 网络才真正是资源丰富的宝库。因此, 各图书馆应努力开发自己的特色资源, 从而建立起具有自身特色的数据库。
3、培植资源共享理念。传统的价值观认为, 共享是一种损己利人的事情。实际上, 文献信息资源不同于传统的资产, 它只有在被更多的人共享时, 这些信息才能体现出最大的价值, 才会不断增值。而隐瞒信息资源的结果, 是限制了信息的转化一些旧的道德观念受到了很大的冲击。与此同时, 又形成了一些与市场经济相适应的新的道德观念。行政秘书的道德风貌也随之发生了新的转变。表现在:竞争意识增强、效率观念强化。
道德价值感强化。正确的价值导向, 讲公德的道德环境, 与社会主义市场经济相适应的道德观念, 使得社会主义市场经济能够健康发展。新形势下的行政秘书人员, 大多数具有较高的道德价值观念。普遍认为发展社会主义市场经济, 不许与道德伦理上有所背离。大多数行政秘书能够立足本职工作, 以高度的责任感, 勤勤恳恳地为社会主义现代化事业作贡献, 为人民建功立业。这反映了广大行政秘书的职业道德和对人生价值的追求。
但在看到我国行政秘书职业道德积极一面的同时, 也要看到市场经济给我们带来的消极的一面。市场经济对利益最大化的追求, 客观上也存在着非道德和不道德的可能性。这就使得行政秘书的道德建设出现了某些误区。主要表现在:
责任意识淡薄。由于行政秘书本身工作的特殊性, 党政机关、企事业单位及高校的行政秘书不仅要处理办公室业务, 还有会务安排、调查研究、协调、监督、信访等工作, 这就要求行政秘书要具有较高的工作责任意识。但有些秘书对行政道德创新, 其最终结果是束缚了图书馆的发展。因此, 我们应当在全社会营造良好的共享氛围, 使大家转变并形成一种全新的价值观念即:共享可以共赢。
4、重视文献信息资源建设的技术标准与规范。文献信息加工的标准化、规范化是实现网络资源共享的基础。为达到文献信息资源的高度共享, 文献信息资源的建设应该在统一的标准下进行, 要从数字资源元数据与对象数据两个方面明确资源建设的具体标准。经过制作并整合后的各类数字化信息资源在元数据与对象数据方面都应该符合资源建设统一的技术标准与规范。资源建设统一技术标准的制定可由文献信息资源共享研究的权威性专家委员会来负责。
5、整合各种图书馆系统软件, 为用户提供更好的服务。国内几个主要的图书馆系统软件产品存在着界面不一, 规模、功能和层次差别较大的问题, 因此, 图书馆软件整合系统的开发已成为一个亟待解决的关键问题。这项复杂工程的解决, 将有利于管理系统能很好地保证许多节点信息资源的共享和程序转换的一致性。另外, 除了在网站的设计上要方便用户使用外, 还应当采用先进的服务方式、服务手段为用户提供更好的服务。例如, 向用户提供多数据库的跨库检索、深度链接等方式, 还可以让用户通过“实时问答”、“E-MAIL提问”、“网上传递”、“常见问题库 (FAQ) ”等形式适时、灵活的得到高效的文献信息服务。
参考文献:
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[3]坤燕昌.网络环境下馆藏文献资源共建共享的必然性与可行性分析[J].西昌农业高等专科学校学报, 2001, (2) 缺乏深刻认识, 在行使各种责任时, 掉以轻心, 缺乏“以人为本”和为人民服务的思想, 高高在上, 傲视群众, “门难进、脸难看、事难办”, 对工作不能全身心投入。
腐败现象滋生。在市场经济大潮中, 有的人禁不住金钱的诱惑, 权欲、物欲恶性膨胀, 走上了贪污腐败的不归路。如原河北省委书记程维高的秘书李真、原上海市委书记陈良宇的秘书秦裕、原安徽省池州市政府原副秘书长孙靖、原广西壮族自治区贵港市委秘书长高二刚等一些人, 为了满足一己私欲、利用手中握有的权力收受巨额贿赂, 最后身败名裂。
这些问题虽属“支流”, 但极大地影响了党政机关的形象, 导致了机关权威的流失, 在人民群众中造成的负面影响不可低估。
二、行政秘书职业道德存在问题的原因
行政秘书职业道德缺失的产生, 有主观、客观等方面的复杂原因。
1、市场经济的负面冲击和影响。市场经济本身是一把“双刃剑”, 它既有积极的一面, 又有消极的一面。它崇尚公平竞争, 又崇尚重利性, 容易导致人们陷入拜金主义的误区, 对行政秘书人员的心理产生冲击和影响。
2、职业道德建设滞后。目前, 我国行政秘书还没有一个完善的道德标准, 职业道德建设的体系还不规范, 道德建设的体制还不健全, 缺乏道德评估和道德监督部门。一些行政单位的道德约束力还不够, 对秘书人员的道德约束往往停留在口头上、纸面上。职业道德建设的滞后, 直接影响着行政秘书人员道德素质和道德水平的整体提高。
3、监督机制不健全。防止权力恶性膨胀的主要手段, 是拥有严格的监督和约束机制。一味的进行思想政治教育, 希望行政秘书主观上对自己的行为有所约束而不进行合理的监督, 这在一定时间内可能有效, 但从长远看, 效果不佳。而且, 目前的监督工作还有许多不足, 事后监督多, 事前监督少, 缺乏“主动主击”。建立、健全监督机制, 是当前加强秘书职业道德建设的当务之急。
4、缺乏对贪污腐败现象的正确认识。为什么贪污腐败现象屡禁不止, 为什么已有前车之鉴而有的人还要以身试法?这除了各级行政机关缺少对贪污腐败警示教育的客观因素外, 从贪污腐败者主观上讲, 由于利欲澎涨, 思想脱离正轨, 政治上阳奉阴违, 当面一套, 背后一套, 弄虚作假, 欺骗领导, 欺骗群众, 导致思想道德滑坡, 陷入贪污腐败泥坑而不能自拔。
三、提高行政秘书职业道德素养
(一) 从行政秘书主观上讲, 应有高尚的政治品德, 具备以下一些职业道德素养:
默默无闻、无私奉献。行政秘书, 一般处于领导的身边, 办理上级机关下达的文件, 向有关部门或下级机关传达相关文件精神, 为领导撰写、整理各种书面材料, 为领导外出行程做具体安排等一些日常工作。行政秘书的工作成果, 往往以领导人或机关的名义出现, 自己很少有署名和抛投露面的机会。作为一名优秀的行政秘书, 要具有博大的胸怀, 要甘当无名英雄, 淡泊名利, 默默无闻, 无私奉献地做好本职工作。
廉洁自律、克己奉公。行政秘书处于各级党政机关、企事业单位的枢纽地位和要害部门, 廉洁自律至关重要。作为行政秘书要廉洁自律, 不能擅用领导名义耍特权、办私事, 搞不正之风, 牟取私利。
戒骄戒躁、平易近人。行政秘书根据领导授权, 经常代表机关、单位出面协调工作, 办理各种事务, 人们常把他们视为机关、单位的代言人。行政秘书待人处事的态度, 往往关乎单位的声誉。因此, 作为行政秘书, 做事要戒骄戒躁, 把自身放在恰当的位置。出面协调办事, 要把握领导授权的“度”, 不在授权之外自作主张, 越权办事;不以“二首长”自居, 以势压人;处理矛盾要说服、疏导, 不指手划脚;要平易近人与群众相处, 增加群众的亲近感。
恪守秘密、提高警惕。行政秘书保管着机关、单位的重要文件, 经常涉及重要工作秘密。一定要做到恪守机密。这要求行政秘书人员具有较高保密观念, 提高保密工作的自觉性和自律性, 随时提高警惕, 维护机关、单位的利益。
(二) 从行政秘书客观上讲, 相关行政部门应加强对他们的思想道德建设, 做好以下一些基础性工作:
首先, 加强行政秘书人员的思想道德教育。思想道德同法律、制度约束来比, 本身强调的是一种发自内心的自律行为, 它是行政秘书遵纪守法的基础和保障。只有经过良好的思想熏陶, 才能摆脱对物欲的诱惑, 才能在现有不健全的法律和监督机制下, 约束好自己的行为, 不用手中的权力谋取私利。
行政秘书良好的职业道德最终依赖于科学的人生观、世界观、价值观的确定。加强思想道德建设应从两方面入手:第一, 加强理想信念教育。经过20多年的改革开放, 我国的经济建设已在世界和平崛起, 但不能因为综合国力的增强, 而放弃对共产主义远大理想的教育, 反而应该加强这方面教育。 (3) 共产主义信念教育不仅能加强行政秘书的自身素质, 还能帮助他们看到社会主义初级阶段的优越性所在, 自觉地维护社会主义事业的发展。第二, 加强为人民服务、责任观念教育。应让广大行政秘书清楚看到, 是谁给了他们的权力?他们应该为谁负责?只有正确地认识权利, 才能正确地使用权力, 从而树立全心全意为人民服务的观念, , 增强行政秘书的政治责任感和道德责任感。
其次, 加强法律制度和监督机制的建设。行政秘书的职业道德建设, 只依靠秘书自身的道德约束、自律是不够的, 还应出台相关的强制性法律措施。我国目前还没有这方面的法律文件, 但这不意味着没有存在的必要。将行政秘书的职业道德法律化、制度化, 对于提高行政秘书的职业道德, 保持其清正廉洁、克己不公、依法行政、恪守机密等具有重要的约束作用, 可以有效防止不道德行为的滋生和蔓延。
第三, 借鉴国外行政秘书职业道德建设的经验。中国行政秘书的职业道德建设, 是与中国特色的社会主义政治制度结合一致的。但并不意味着可以闭关自守, 闭门造车。国外成功的职业道德建设经验, 也可拿来为我所用。完善的职业道德监督和惩处机制, 是一个国家职业道德建设成熟的标志。它一般具有以下几个特点: (1) 有严格的惩处机制。对违反职业道德的行政人员应当承担的责任明确、具体; (2) 有独立的道德监督机关。如职业道德委员会之类; (3) 有严密的惩罚程序。监督机关如发现有违反职业道德的行为, 会对其进行调查, 经确认后, 提交给上级机关或司法机关处理。
当然, 借鉴国外经验, 并不是拿来照搬。应该结合我国的实际情况, 在实践中不断摸索和完善。
摘要：行政秘书道德状况的好与坏, 将直接影响行政机关的行政效率。因此从我国目前行政秘书的职业道德现状出发, 通过分析其存在问题的原因, 从主观和客观两方面提高行政秘书的职业道德, 对于我国行政机关提高行政秘书的工作效率具有重要的理论意义和现实意义。
关键词：行政秘书,业道德
参考文献
①陈合宜著.《秘书学》 (第五版) [M].暨南大学出版社.2004年版
②夏书章主编.《行政管理学》 (第三版) [M]. 高等教育出版社.2006年版
英文简历--行政秘书 篇5
HRD Director
Shanghai Office
Rohn and Hass China Inc.
488 Wuning Rd (S), Shanghai
Dear Mr. Director,
I have learned from the newspaper that you are employing an administrative secretary. I am very much interested in this position.
I have worked as an administrative secretary for a chemical company in Shanghai for three years, so I have some understanding of the chemical industry. I graduated from the East China University of Technology with a bachelor degree. I am fluent in both spoken and written English, having obtained CET-4 and CET-6 certificates. In addition, I have strong computer skills.
Enclosed please find my resume.
I am looking forward to your reply.
Yours sincerely,
(signature)
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行政秘书 篇6
关键词：独立学院 行政秘书 能力
秘书，古已有之，该称谓最早在我国出现的形式是指宫禁秘藏之书或秘密机要的文件。后来统治阶级为保管宫廷中机密公文、书籍而专门设置了秘书这个职务。随着人类社会的发展，资本主义市场经济逐渐发展扩大，秘书这个职位的演变也经历了从官职向社会职业转变的过程。秘书这个岗位本是与领导岗位相伴而存的，有领导自然就要有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关乎全局工作的开展和秘书工作的成败。独立学院的行政秘书不是某个领导的专门秘书，而是为整个二级院系领导群体及所属师生服务的，工作兼具管理性、服务性、奉献性、协助性、参谋性、知识性、专业性及综合性等诸多的特点。与此同时随着时代的发展，新的教育体制改革和独立学院自身更新也给行政秘书赋予了新的挑战，本文将以作者多年独立学院行政秘书的工作实践经验为基础，探析新形势下独立学院行政秘书所应具备的素质。
1 多元化才能
独立学院行政秘书往往所负责的工作面大，接触职能部门范围广，需要在工作中勤奋学习，培养多元化的才能。比如：行政秘书日常主要工作重点就是为领导或本系或部门起草，撰写申请、报告、发言稿、规章制度等，这就要求其应具备的最基本素养是应用文写作的能力；独立学院的党支部书记、工会小组长，往往是由行政秘书兼做，这就要求行政秘书具有很高的政治领悟力和较高觉悟，方便相关工作的开展；行政秘书由于主要负责公文的来往记录及传递，信息的沟通及协调，所以行政秘书通常也兼职本系或者部门的档案管理员工作，这就要求行政秘书必须具备档案整理、保存、提档等，即档案管理的能力；行政秘书还经常是本部门或系的资产管理员，这就要求其必须具备资产的申请采购、建档、日常维护等资产的管理能力；当今是信息化社会，行政秘书往往还是本系或部门的信息联络员，即负责本系或部门网站的维护，建设等工作，这就要求行政秘书具有一定的计算机和互联网的使用技能等等。
2 组织能力
此处的组织包括对工作项目合理分类的组织能力及活动的组织能力。独立学院行政秘书面对着纷繁复杂的各项工作，需要通过对全局的把握，分配时间精力于各项工作中，保证各项工作能够顺利完成；行政秘书还应该是一个好组织者，他需要为会议和活动作计划，并落实安排，组织数据的填报等等。
3 协调沟通能力
独立学院行政秘书需要与领导、同事、学生、其他职能部门等不同的角色打交道。在与领导的工作接触中，好的沟通能力是秘书了解和掌握领导思维方式和工作方法的有效途径，也是汲取知识和丰富阅历的智慧之源。通过思想的上下互动，才能协助好领导完成各项工作；在与其他同事的工作接触中，良好的协调沟通能力，不仅可以避免产生误解和矛盾，而且可以大大增加工作效率，便于组织其他教职工一起工作，又快又好的完成领导所交办的任务；在与学生和其他职能部门的工作接触中，好的协调沟通能力就像独立学院整个管理机械部件中的润滑剂，可以大大提高工作效率，甚至左右工作的完成结果。
4 灵活应变应对能力
尽管独立学院行政秘书并没有决策权，但是在一些特殊的情况之下，行政秘书还是要对一些问题进行处理和控制，以此来防止问题的扩大或减少损失的出现，这就是应变能力。
灵活的应变应对能力是独立学院行政秘书的职责所在，贡献所在，价值所在。灵活的应变应对能力需要行政秘书通过所具备的多元化才能游刃有余的处理工作中的各项事务，尤其是处理突发事件。这种灵活应变应对能力也经常需要行政秘书能够想领导之所想，想在开始做事之前，通过对事态变化的留心观察和把握，适时的应变应对。
5 获取新知识，并立足本职开拓创新的能力
随着我国高校教育改革的不断深化与拓展，高校管理不断成熟与发展，对行政秘书的要求也越来越高。这对于我们行政秘书来说，既是机遇也是挑战。一方面，我们要抓住利用机遇，充分利用自己已有的才能，为学院的管理与发展做出应有贡献。另一方面，我们还要坚持学习新知识、新观念和新技能，走在时代变革的前面，时刻准备迎接工作中的新要求、新挑战。
立足本职，开拓创新，强调的是行政秘书要有创新意识。它是高校行政秘书服务日常行政管理工作的基本准则，所有工作都必须以此为向导。在日常的行政管理工作中，行政秘书除了要对有关信息材料分类整理，向院系领导汇报外，更重要的是对所面对的工作任务首先进行一个全面的综合分析，形成自己的思想和见解，利用创造性思维去贯彻领导的意图来完成工作任务，在看似呆板滞后的工作中寻求突破。开拓创新能力的形成需要行政秘书主动从工作观念、方法和手段中寻找思路，敢于创新，只有不断的勇于创新，去做、去实践，才能为以后的工作开拓思路、方法从而更好的为领导和师生服务。
6 团队合作能力
随着时代的进步，独立学院行政秘书所涉及到的工作大多已不是能由其一人所能完成的，比如统计数据类报表的填写，就需要系内各教研室或老师协作完成，这就需要团队合作的能力。营造好的人际关系环境是行政秘书处理团队合作工作的基础条件，之后就需要行政秘书能够从全局及局部角度出发，摆清自身所处位置，团结合作，共同完成所分派任务。
7 个人心理容量修养
好的独立学院行政秘书一定要具备好的心理容量修养。行政秘书的工作不仅繁杂，而且枯燥，加班是家常便饭，但往往得不到大家的认可，收入与付出也多不成正比，这就需要行政秘书有较好的心理容量修养，以积极的心态面对工作；良好的心理容量修养还表现在能够守得住秘密，行政秘书的日常工作经常是与领导和机密文件打交道，涉及面广，要求行政秘书能在平凡的岗位上仍然守住秘密，否则势必造成院系内部的混乱和矛盾。心理容量最重要的表现是能以海纳百川的心态面对工作中的人、工作中的事。行政秘书往往是一个院系的窗口，形象往往代表着整个系的形象，所以行政秘书在待人接物方面一定要有礼貌有涵养，不管你正为多少繁杂的工作烦恼，都要将最好的精神面貌呈现出来。另外，行政秘书要懂得不管工作多辛苦，心内的委屈有多少，都要用积极的心态面对工作，面对自己，能够在日常生活中利用点点滴滴的时间学习新的技能，通过读书、参加培训等等各种渠道完善自己、提高自己，将自己打造成综合业务能力强的行政管理工作者。
参考文献：
[1]丁建平.企业秘书必备的五种能力[J].秘书工作，2006.5.
[2]巫兴刚.高校秘书必备的素养素质及其培养途径[J].中国民航飞行学院学报，Jul.2010.Vol.21No.4.
浅谈高校行政秘书综合素养的培养 篇7
素养是人们在环境和教育影响下形成的修养, 由各种基本品质和能力构成。高校行政秘书的综合素养主要包括品德素养、个性素养、智能素养、信息素养、业务素养几个方面。
一、思想品德素养
思想品德素养是根本、是灵魂, 提高高校行政秘书的素养首先在于提高思想品德素养。
品德是个人依据一定的道德行为准则而表现出来的某些稳固的特征。在高校, 教师和学生构成了学校基本队伍的主体, 他们是系办公室服务的对象, 为他们服务就是为学校的教育教学服务, 为培养人才服务。这就要求行政秘书要有无私的爱岗敬业之德、强烈的育人做人之德、高尚的以身施教之德。在对待自己的方面, 要爱岗敬业、乐于奉献, 不计个人得失, 全心全意为师生服务;在对待学生的方面, 要热爱学生。热爱学生反映了师生关系最为本质的联系与教学的需要, 是一个教育工作者对待学生的最基本的行为规范和准则。在对待同事的方面, 要与自己的同事真诚相待, 从尊重共同的道德准则出发, 与同事相互团结、协作、支持, 形成良好的工作集体。
二、个性素养
个性素养是职业修养建设的人格基础。良好的个性具有巨大的感染力和影响力, 也是做好高校办公室工作的基石。
高校行政秘书加强自身个性素养主要从以下两方面着手:
1. 培养良好的心理素质
良好的心理素质指的是具有健康而优良的心理状态。高校办公室事务多且艰巨, 有人可能会表现出畏惧烦躁或不耐烦, 有人在突发事情面前惊慌失措, 乱了方寸。为了有效地开展各项工作, 高校行政秘书必须有意识地加强心理素质的训练, 使自己经常保持良好的健康的心理。
2. 创造良好的人际关系
高校办公室的特殊地位和作用使得良好的人际关系环境比其他任何部门都重要。教师是一个特殊的群体, 学识渊博, 但也爱认死理, 自命清高。高校办公室人员经常要与教师接触, 既要尊重教师, 又要善于和教师沟通, 不但要了解和顺应各位领导的独特个性, 还要了解和包容同事的个性。在工作中善于理解和接受他人, 为自己创造一个良好的人际关系环境, 工作起来才能得心应手、事半功倍。
三、智能素养
高校行政秘书的智能素养是指知识和能力方面的素养。秘书知识和秘书能力是秘书人员履行职业责任和义务、实现辅助领导者实施管理这一目标的两个基本条件。
高校行政秘书必须具备较高的科学文化知识, 这也是行政人员做好行政管理工作的最基本条件之一。
1. 要加强专业理论的学习
专业理论包括秘书学的基本原理和基础知识, 以及有关秘书实务的知识和实际操作方法、技巧等。
2. 学习管理科学知识
行政秘书从事的是管理工作, 因此必须不断丰富自己的管理学知识, 掌握先进的管理理念和方法, 才能保证管理工作事半功倍, 卓有成效。
3. 学习档案学知, 做到档案管理规范化
文书档案管理是行政秘书的一项日常工作。档案管理科学, 可以节约查找资料的时间, 随时可以调阅所需资料, 提高工作效率。
4. 高校行政秘书要具有较高的外语水平
高校行政秘书只有具备较高的外语水平, 才能更好地了解发达国家高等教育的现状及发展情况, 学习和借鉴国外先进的管理经验, 不断提高管理水平。
能力一般是指完成一定活动的本领。高校行政秘书应具备以下几个方面的能力:一是独当一面的管理能力, 即指独立地完成自己所分管工作的能力。二是协调能力。就是指善于处理上下左右、部门内部、各部门之间等各种关系的能力, 努力为本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境。三是自我控制能力。它是建立良好人际关系的基础。对于高校行政秘书来说, 正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。它要求行政秘书在日常工作中要善于控制自己的感情冲动, 和善地与人共事, 遇事能冷静、客观地分析问题, 正确地处理好工作中的各种矛盾。
四、信息素养
信息素养是人们在信息社会中所具有的处理信息的实际技能和对信息进行筛选、鉴别和使用的能力, 是获取信息、利用信息、开发信息的综合素质, 包括信息道德、信息文化、信息知识、信息能力等方面。
随着高校管理体制改革的日益深化, 面向社会参与竞争谋求生存与发展的风险和机遇越来越多, 高校和各级领导对信息的要求也日益迫切。办公室是高校承上启下、沟通左右、联系内外的桥梁和纽带, 是四面八方各种信息的聚散地, 是上情下达、下情上传的信息中心, 办公室作为高校领导的参谋部门和信息处理中心, 其本身就是一个信息系统, 其工作人员信息素质的高低将直接影响到其他员工的信息素质培养和管理绩效的提高。因此高校行政秘书必须增强信息意识, 掌握信息技术, 提高信息能力, 有意识地培养自己对周围事物的注意力和观察力, 善于发现、捕捉和挖掘信息, 强化情报意识, 对信息要有敏捷的反应力、准确的判断力和透彻的洞察力, 善于运用计算机、网络等现代化信息工具获取信息、整理和加工信息, 并综合利用信息, 适应现代化办公室电子政务的需要, 提高工作与学习效能。
五、业务素养
业务素养竞争是社会发展的动力, 同样也是个人成才的强大推动力。高校行政秘书加强业务素养应从以下几个方面入手:
首先, 服务工作要“以人为本”。高校办公室作为高校里的一个服务部门, 只有通过为校区师生提供优质、高效的服务, 才能树立起工作权威。行政秘书工作首先应当树立以人为本的现代管理思想。基本的要求是把尊重人摆在突出的地位, 在自己的言谈行为、待人接物中, 用最好的服务态度, 尽最大的服务能力, 为他们提供良好的办事条件。
其次, 要能正确处理应对身边的人和事。要办事迅捷, 对能办的事情决不推诿, 急事急办, 特事特办。待人热情, 对其他部门、师生及其他单位的咨询要热心接待、耐心解释, 不敷衍了事。对于违反原则的事情坚决不办, 不做拉关系、搞人情的事。真正把全心全意为人民服务的宗旨贯彻到办公室各项工作中, 以求真务实、爱岗敬业的作风和精神, 不断提高工作效率, 努力为广大师生、为校区各部门提供高质量的服务, 树立办公室良好的对内外形象。
再次, 注意积累, 学习高教规律, 熟悉工作流程, 掌握相应的管理技能, 灵活组织、使用各项“领导资源”, 科学配置人力、物力、信息等资源。这其中主要包括: (1) 积极主动制定工作目标与要件, 统筹安排, 合理布置; (2) 理论与实践并重, 参与组织策划, 提高工作成效, 保证信息渠道畅通, 增加对外交流与联系; (3) 把握现实工作状况, 及时总结反馈信息, 积极探讨工作方式、方法, 增强逻辑思辨能力, 提高决策管理水平; (4) 规范操作, 高标准、严要求, 保持严谨的工作作风。
综上所述, 高校行政秘书是高校发展建设的一支重要力量, 是提高学校信息化建设水平的主体。高校行政秘书只有不断提高自己的综合素养, 才能与时代的潮流合拍, 从而更好地为高校教育现代化做好服务。
摘要：从品德素养、个性素养、智能素养、信息素养、业务素养五个方面对高校行政秘书应该具备的综合素养进行了分析, 探讨培养这些综合素养的途径。
关键词：高校,行政秘书,综合素养,途径
参考文献
[1]王玉玫.高校行政管理人员的基本素质与培养[J].文教资料, 2007 (16) .
[2]钟慈方.浅谈新时期高校办公室行政人员的职业修养建设[J].秘书工作, 2004 (3) .
行政秘书 篇8
关键词：高校,行政,秘书,信息素质
当今社会是一个知识爆炸的社会, 也是一个竞争激烈的社会。在此基础上, 也是一个需要各行各业人才的社会。于是, 现在的高等教育的发展, 也逐渐转向专业化、科技化、现代化。同时, 我们也可以发现, 现在很多高校所设的专业里, 都配备有专门的行政秘书专业, 而他们主要负责的是做好各类行政资料文件的收发与传递等工作。能够在有限的时间内有条不紊、极具效率并且准确地去完成上级领导所布置的任务, 同时也能够及时无误地向上级领导提供或者汇报有效的、富有针对性的信息。这些也是作为行政秘书人员所具有的前提条件。相反, 如果不能及时有效地向领导提供或者汇报有效的信息, 不仅不会引起领导的特殊关注, 而且还会给领导帮倒忙。所以, 提高工作效率是高校行政秘书人员必备的信息素质条件。
一、行政信息素质的意义
随着信息素质这一概念的提出, 加上人们对其认识的不断深化, 信息素质其本身的内涵与外延也在逐渐地丰富与发展。同时, 在此基础之上, 也促使人们不断地对各行各业中的行政秘书人员进行定义与培养。在当今这个信息爆棚的时代, 高校的行政秘书要做好自己的本职工作, 不仅要具备高尚的职业道德素质和高超的专业技能, 还应具备一流的信息素质。
1. 获取信息的意识。
高校中的行政秘书人员, 在工作中应该对工作能够具备一种超强的嗅觉, 能够快别人一步去感知它的存在。强烈的信息意识具体体现在对信息的获取是否有一种特殊的洞察力、敏锐力以及感受力等。进而言之, 就是在获取信息方面的敏感度。假如, 高校行政秘书人员对信息的获取意识很薄弱, 不能及时去理解、分析信息, 对信息没有丝毫的敏感度, 对信息的开发与利用程度也不是很高, 那么, 这样的行政秘书人员就不能充分发挥其作用, 就会影响领导层的管理工作, 对工作的效率与进度也是大大的不利。长此以往, 就会造成决策的失误, 工作的紊乱, 甚至是造成不可挽救的损失。
2. 理解、分析信息的能力。
行政秘书 篇9
关键词：本科院校,行政秘书,职务观,责任观
本科院校事务众多, 因而对管理人员有着较高的要求。行政秘书作为全系、全院的“管家”, 肩负着一定的职责, 必须积极开展工作, 才能发挥上传下达作用, 保证高校各项活动的有序进行。但是, 由于行政秘书的工作任务多且繁重, 要求其必须正视工作, 并端正工作态度, 保证各项工作的顺利开展。因此, 本科院校行政秘书人员应进一步对职务观、责任观加以深刻阐述, 通过剖析, 可将“职”“责”观深入行政秘书之心。
一、行政秘书树立正确“职”“责”观的重要性
在本科院校发展中, 行政秘书人员为其贡献积极力量。然而, 由于高校行政秘书岗位工作人员的工作事项多且繁杂, 加大工作者的压力, 可能产生不良情绪。所以, 行政秘书必须树立正确的“职”“责”观, 以端正工作态度, 积极开展各项工作。首先, 正确“职”“责”观的树立, 有助于为行政秘书工作者提供思想指导, 引导其坚定信念, 对本职工作给予高度认同。其次, 正确“职”“责”观的树立, 有助于激发行政秘书工作者的工作热情, 使其能够在工作岗位中积极与人沟通和交流, 对工作有热忱。由此可见, 行政秘书树立正确的“职”“责”观具有重要性。
二、本科院校行政秘书的职务观
(一) 行政秘书是“管家”。
行政秘书是本科院校的“管家”, 这是行政秘书工作者从事该工作时, 必须树立的正确职务观之一。首先, 行政秘书在院系中主要负责:教职工人事信息的统计、考勤、考核、记录、协助职称评定等工作, 称之为“人事管理员”。其次, 行政秘书对各个院系部门工作加以协调, 有利于促进各院系工作的有序开展, 扮演着“管家”的角色。再次, 行政秘书负责全院系大型活动的安排与统筹工作, 管理和引导活动事项的积极开展。在此过程中, 行政秘书应针对大型活动方案进行拟定, 以保证活动各环节的有效衔接, 同时做好突发状况的应急处理方案, 保证活动顺利实施。最后, 行政秘书负责公章管理、来访接待等工作。简言之, 行政秘书对本科院校诸多大小事务加以管理, 成为名副其实的“管家”。
(二) 行政秘书是“委员长”。
首先, 行政秘书需要对全体教职工的生活细节有了解, 及时将突发事件反馈给校领导, 针对系列慰问活动做好预案和时间安排等。其次, 行政秘书发挥上传下达的作用, 在上级部门下发相关文件时, 应对系列文件加以总结, 并上传至院校公众平台, 以发挥宣传性作用。最后, 协助办公室主任等开展会务接待工作, 并对会议出席人员做好考勤记录。此外, 行政秘书在会务接待工作中, 还需要负责对地方政府相关部门领导, 或是外校来宾进行接待, 安排好其吃住行等各方面的工作, 使来宾能够产生宾至如归之感。
三、本科院校行政秘书的责任观
本科院校行政秘书人员的工作十分繁杂, 身兼数职, 只有树立正确的“职”“责”观, 才能端正工作态度, 激发工作热情, 保证秘书工作深入开展。从行政秘书人员的责任观看, 应包括以下方面:
(一) 提高思想认识。
行政秘书工作者必须正视秘书工作。在本科院校行政秘书岗位从业人员实践中, 部分人员产生不良情绪, 甚至对行政秘书工作有错误认识, 认为该工作者扮演着“勤杂工”的角色, 致使其在实际工作中, 敷衍了事, 不仅不能履行岗位职责, 而且工作效率下降, 对本科院校发展产生不良影响。对此, 行政秘书工作者应正视秘书工作, 并付诸行动。首先, 积极从教职工、领导视角着手, 善于利用换位思考, 充分考虑教职工、领导的想法等, 为高校办实事。其次, 在行政秘书工作中, 应对本职工作投入一份热忱, 从内心深处, 对秘书工作融入喜爱之情, 并将积极饱满的情绪带给全校教职工。
(二) 思想与行动并重。
行政秘书在开展工作中, 应做到手脑并用。首先, 在思想方面, 准备记事本, 对当前完成工作事项等相关内容加以记录, 可规避遗漏问题。二是积极与同事沟通, 实现相互帮助, 对于自身职责内外的事务, 都应加以有效处理。三是积极参与学校各项活动的策划, 有助于锻炼能力, 同时有助于与他人融为一体, 促进秘书工作有序开展。其次, 在行动方面, 针对领导交办的各项事务, 应善于思考, 以快速做出反应;二是针对各项事务遵循轻重缓急的原则进行排序, 保证各项工作的高效完成;三是针对各类表加以统计, 制定模板和保证表格项目的规整性, 给人以一目了然之感。
(三) 锻炼协调能力。
本科院校发展中, 行政秘书发挥着举足轻重的作用。面对高校内部复杂多样的关系, 行政秘书必须对其进行有效处理, 扮演“调解员”的角色, 为工作深入开展扫清障碍。首先, 在办公室内部人员关系协调中, 应将办公室视为“家”, 将同事视为“兄弟姐妹”, 积极与同事沟通和交流, 既能营造和谐的办公室氛围, 又能与同事之间融洽相处, 为行政秘书工作深入开展创造有利条件。其次, 行政秘书工作者直接为学校领导人员提供服务。一方面, 应做好领导交办的相关工作。另一方面, 积极与领导沟通和交流, 实现双向沟通, 不仅能够加强领导人员对自身工作的肯定, 而且有利于知领导所想, 对后期秘书工作提供便利。最后, 行政秘书工作者为本科院校的广大教职工而提供服务, 不仅要加强与学校教职工的沟通, 而且应对教职工内部关系加以协调, 营造良好氛围。
(四) 提升自我素质。
就本科院校行政秘书而言, 在工作实践中, 应注重工作经验的积累, 为后续工作奠定基础。与此同时, 应不断进行自我学习与提高, 努力提升自身的工作能力与职业素质, 是行政秘书工作者的重要责任之一。随着时代的变化和社会的进步, 我国教育教学改革进程不断推进, 对高校教师综合素养有更高要求。行政秘书工作者只有提高工作胜任能力, 才能与他人积极的沟通, 并深入开展考勤、考核、公文上传等工作。在此过程中, 对行政秘书工作者的表达能力、文字组织能力等方面的要求不断提高。所以, 行政秘书工作者要更好适应工作, 必须加强相关知识理论的学习, 以提高自身综合素养, 更好为本科院校全校师生而服务。
四、结论
本科院校行政秘书工作岗位具有上传下达的积极作用, 对工作人员的工作能力有较高要求。从行政秘书的职务观看, 行政秘书既是高校的“管家”, 又是“委员长”, 对学校各项事务有涉猎。在本科院校行政秘书的责任观方面, 应提高思想认识, 在工作中注重思想与行动并重, 不断锻炼自身沟通协调能力, 同时通过有效的自我学习, 提高自身工作能力与素质。行政秘书人员在开展工作中, 必须树立正确的“职”“责”观, 以充分发挥岗位职责作用, 为推动高校有序运行贡献力量。
参考文献
[1]邰红霞.高校教学单位行政秘书岗位职责初探[J].科技信息, 2010 (12) :73.
[2]梁志华.秘书职业化问题及其对策研究[D].暨南大学, 2013.
[3]陈礼明.高校院系行政秘书队伍现状与素质提升路径选择--以东莞地区高校为例[D].华中师范大学, 2013.
[4]黄帅.我国研究生教育中学术权力与行政权力的定位及相互关系的初步研究--以负担大学为例[D].复旦大学, 2012.
行政秘书 篇10
关键词：高校,行政秘书,自我定位,发展
0 引言
行政秘书就是在高校管理者的领导下, 协助高校领导做好高校办公室行政事务以及有关管理工作的行政人员。行政秘书在高校教育体制中起到中枢桥梁作用, 是高校教育管理系统中不可或缺的一部分。随着高校管理水平的不断提高, 对行政秘书的工作能力要求也在不断提高。但是由于行政秘书的工作比较繁琐, 需要行政秘书对自己有一个准确的自我定位。
1 高校行政秘书工作职责
高校行政秘书的工作内容比较繁琐, 其不仅要传达上级的精神, 还要高效地执行高校管理层的各项决策, 以及为广大师生服务, 因此高校行政秘书工作职责包含的方面比较多: (1) 日常行政工作。高校行政秘书要负责高校行政办公室的日常工作, 其包含文件的发送、办公用品的购置、信件、杂志的订阅等等; (2) 会务工作。会务工作是高校教学单位工作的重要组成部分, 行政秘书需要为会议提供相应的材料、为到会人员提供完善的接待服务、并且要做好会议的记录与文件整理等等; (3) 文书办理工作。行政秘书需要具有较强的文章写作能力, 负责高校各种文件的起草、通知的公布, 以及负责相关文件的签收传递, 并且做好文件的收集销毁工作。 (4) 档案管理、公章管理与使用工作。行政秘书要负责高校各种人力资源的档案管理、对高校工作人员进行各种福利登记造册、以及编排高校值班考核统计工作、对高校的各种公章进行管理与使用的工作。 (5) 财务管理工作。财务管理工作主要是行政秘书要协助高校管理者做好财务管理工作, 比如借款、报账、预算等工作。当然除了上述的几种职责外, 高校行政秘书工作职责还包括其它很多方面, 总之行政秘书的工作职责比较繁琐。
2 高校行政秘书工作现状
高校行政秘书在高校教育体系中发挥着重要的作用, 高校对行政秘书的业务能力要求越来越高, 但是与其重要作用相比, 行政秘书的工作现状却没有得到提升, 其主要表现在:
2.1 行政秘书工作得到不重视, 其经济待遇比较低
目前高校管理者对于行政秘书的工作性质没有形成正确的认识, 很多高校工作人员上到高校管理者, 下到教师、学生, 他们对于行政秘书的认识就是给领导跑腿的, 其从事的工作没有任何难度, 因此行政秘书工作得不到重视就会导致行政秘书的待遇过低, 尤其是现在的教育改革分配制度在向教学一线倾斜, 教学教师的薪酬水平得到提升, 而行政秘书由于属于行政人员, 其经济收入来源比较单一, 待遇上的差距会影响行政秘书工作的积极性, 进而让他们产生厌烦情绪, 最终会影响高校管理的效率与质量。
2.2 行政秘书的发展空间比较狭窄
行政秘书的工作比较繁多, 而且其工作压力比较大, 行政秘书的工作时间存在很大的不确定性, 比如行政秘书常常需要通宵加工完成高校领导布置的任务, 同时还要随时处理各种突发事件, 但是与行政秘书工作地位相比, 行政秘书的发展空间却非常狭窄, 行政秘书的工作不像教师搞科研活动一样能够在一定的时期内获得成效, 行政秘书从事的工作都是细微的、不易被发现的, 结果导致行政秘书的工作很难获得其他人的肯定, 而且现在的高校职称评定制度对于行政秘书的评定比例非常的低, 大部分行政秘书因为忙于复杂的工作, 而没有足够的时间进行科研学习与进修, 最终导致行政秘书对自己的职业未来丧失了信心, 为此行政秘书不得不对自己的工作岗位进行从新思考与分析。
2.3 职业倦怠现象严重
随着高校事务的增多, 行政秘书的工作量也在逐渐增加, 而与此同时行政秘书的待遇却没有提高, 反而教师队伍的待遇却在不断地上升, 行政秘书与教师待遇之间的差距, 会导致行政秘书的工作压力更大, 他们会逐渐对自己的工作丧失兴趣, 同时工作环境的变化, 尤其是现代电子技术的应用, 使得行政秘书出现了各种累积性职业伤害, 比如行政秘书需要长时间坐在电脑前进行文件的起草, 增加了他们患腰椎疾病和腕管综合症等累积性伤害造成的疾病的几率。
2.4 工作内容繁多, 业务素质不高
当前高校行政秘书进入工作岗位的途径主要是毕业留校和校外竞聘, 再者就是熟人介绍等, 这就决定了行政秘书的专业技能不高, 虽然行政秘书的工作内容比较繁多, 但是大部分是具有上传下达的具体事项, 这样简单繁多的工作内容对于行政秘书的工作能力的要求不高, 但是随着高校突发事件的增加, 性质秘书在处理的时候表现的业务能力不强, 他们在工作的时候更多的是靠经验感觉。
3 高校行政秘书工作的自我定位
高校管理水平的提高, 需要性质秘书要准确定位自己的角色, 做好“上传下达”高校精神、架好高校与师生的桥梁工作, 发挥自己的价值。
3.1 综合性与专一性的统一
行政秘书工作涉及高校全部的业务范畴, 其小到报刊的订阅, 达到高校政策的研制参与, 行政秘书的工作职能非常的多, 其涵盖面有非常的广, 其不仅要处理高校内部事务, 还要负责对外的联系事务, 总之行政秘书是将高校所有的办公事项集一身, 同时行政秘书有具有很强的专一性, 行政事务虽小, 但是其不容马虎, 如果细微环节出现失误, 都会为高校教学工作带来巨大的损失, 比如行政秘书的财务辅助管理工作出现失误, 会导致高校财务出现问题。
3.2 服务性与创造性的统一
行政秘书属于秘书范畴, 其本质是具有服务职能的, 因此行政秘书要首先明确自己岗位的服务职能, 要具有服务高校领导、服务教师、服务学生的意识, 做好学校与师生之间的桥梁, 做好领导的帮手, 及时将高校的决策传递到教师、学生中, 并且将教师、学生的意见以及反馈信息传递给高校领导, 但是行政秘书也要积极发挥自己的创造性, 随着行政秘书办公技术的发展, 行政秘书的智商性服务将成为行政秘书职业的主旋律, 因此行政秘书要在坚守服务性的同时, 用于创新、以新的观念、新的方法、新的手段处理问题。
3.3 主动性与被动性的统一
行政秘书的服务性决定了行政秘书的工作具有很大的被动性, 行政秘书的工作要随时根据高校领导的变化而变化, 同时行政秘书的工作评价也具有很大的被动性, 因为秘书是为领导服务的, 其要具有默默无闻工作的耐心, 但是行政秘书的工作也不是一味的具有被动性, 行政秘书要在关键时候体现其秘书急领导之所急, 想领导之所想, 在领导还没有布置的时候就已经主动开展工作, 而且在处理突发事件时也要具有主动性, 尽可能将突发事件的前因后果主动了解清楚。
3.4 公开性与保密性的统一
行政秘书从事的工作要尽量公开, 小到各种报纸刊物的订阅、传递, 达到办公用品的采购以及外界联系的事项都要做到透明化公开, 以此营造公平、公正、公开的民主管理氛围, 但是行政秘书的工作性质就具有较强的保密性, 尤其是一些机要文件的处理, 行政秘书是以第一知道文件信息的人, 他掌握高校机密信息的数量也最多, 因此行政秘书的保密意识要强, 要始终按照相关规则制度行使自己的责权, 并且要做到不该问的不问、不该看的不看、不该说的不说, 切实履行行政秘书的保密职责。
4 高校行政秘书工作的能力培养措施
针对高校行政秘书工作现状, 高校要充分认识到行政秘书的重要性, 通过改变思想观念、建立完善的职业发展规划、提升行政秘书综合素质等提高行政秘书的工作能力。
4.1 高校领导要转变思想观念, 对行政秘书给予更多的关心与理解
高校办公室工作具有很强的综合性, 而行政秘书工作的本质就是管理工作, 行政秘书做好行政工作的前提就是要具备较强的管理能力与综合素质能力, 因此高校领导要改变以往对行政秘书片面的认识, 加强对行政秘书的关怀与理解, 首先, 高校领导要充分肯定行政秘书的工作成绩, 及时表扬行政秘书的工作, 并且给予他们业务上的指导, 帮助他们提升自己的工作信心;其次在生活上要加强对行政秘书的关心, 增强行政秘书的幸福感, 让他们在工作的同时, 感受到高校的人文关怀;最后要为行政秘书提供更多的发展空间, 积极营造发展机会, 鼓励他们进行科研活动, 同时高校领导也要引导高校全体员工与学生改变对行政秘书工作认识的偏见, 提高行政秘书职业的地位。
4.2 制定量化与质化相结合的考核标准, 形成约束机制
高校行政秘书工作具有不具体性, 因此高校可以制定以工作效果与民主测评相结合的考核制度, 利用量化考核手段, 将行政秘书工作转化为具体的测量指标, 实现对行政秘书的科学化考核。当然行政秘书工作内容的繁琐使得不可能对行政秘书的全部工作进行量化考核, 而只能选择核心部分进行考核, 并且将量化指标与质化指标进行有效整合, 实现对行政秘书的考核, 形成强有力的约束机制。
4.3 行政秘书要提高自己的素养
首先行政秘书要提高自己的业务素养, 行政秘书要在日常的工作中注意积累工作经验、掌握灵活工作方式方法, 将理论与实践紧密结合, 及时总结工作经验与重视信息反馈信息, 严格按照高标准、高要求规范自己的行为;其次行政秘书也要提高自己的文化素养, 行政秘书要协调处理好行政事务与自己进修学习之间的关系, 尽可能争取一切可以提高自身专业文化知识的机会, 把自己打造成“复合型”人才;最后行政秘书也要积极增强自己的综合素养, 行政秘书的服务对象是高校的领导、教师以及学生, 他们的文化素养非常高, 行政秘书要想更好地发挥服务职能就必须要不断提升自己的表达能力、沟通能力以及应用现代技术能力。
4.4 制定职业发展规划、拓展发展空间
高校要根据行政秘书流动性大找分析原因, 并制定与行政秘书职业发展规划相适应的发展空间, 一是高校要积极制定完善行政秘书职业发展的培训计划与流程, 并且将行政秘书职业发展规划纳入到高校整体发展规划中;二是高校要拓展性质秘书职业发展空间, 为行政秘书提供更多可以评定职称以及岗位晋升的机会, 以此增强行政秘书对岗位的认同感;三是高校要给行政秘书更多的可以职业培训和交流机会, 通过对行政秘书技能、职业道德、管理技能等方面的培训, 增强他们的时间技能, 促进他们工作的高效完成。
总之, 随着高校管理水平的提高, 高校行政秘书只有在明确了自己的定位后, 才能更好地发挥服务职能, 才能更好地促进高校的管理工作。
参考文献
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行政秘书 篇11
关键词:案例教学;行政秘书学;行政管理
行政秘书学是高等教育行政管理本科专业基础课程。在行政秘书学的教学实践中,案例教学法结合行政秘书学课堂教学过程中的相关问题,采用面向技能要求和学生实际进行教学,对于培养和提高学生行政文秘方面的自主学习能力、实践能力和创新能力具有重要意义。
一、行政管理专业开设行政秘书学课程的必要性
随着我国经济改革不断深入,经济不断发展,需要越来越多的行政管理专业人才。行政管理专业的培养目标是适应社会主义建设需要的,德、智、体全面发展的,具备行政管理专业所要求的知识和素养,能在党政机关、事业单位、社会团体等公共管理领域从事管理工作的复合应用型高级专门人才。行政管理专业培养的学生是直接在经济建设第一线工作的高素质的劳动者,显然各行各业高素质的劳动者也应具备行政管理的必要知识和能力。
高校应当按照经济建设和人才市场需求设置专业,开设课程,培养具有高等职业教育知识和技能的劳动者,具有综合素质和能力,直接在第一线工作的应用型人才。这其中包括良好的行政职业素养以及较好的行政写作能力、口头表达能力、公关能力和行政协调等行政文秘职业能力的专业人才。行政管理专业中,开设的课程要适应学校培养目标的需要,要按学校专业培养目标改革课程、教材、教学。行政秘书学课程作为行政管理专业的一门课程,致力于培养学生树立正确的服务观念,合理处理好秘书与领导的关系,培养秘书办文、办会、办事的各项职业能力和综合素质,对于行政管理专业学生知识技能的掌握具有重要的意义。
作为行政管理的专业教师应当努力使自己的学科成为学生最喜爱、最有兴趣的学科,案例教学法在行政秘书学课程中的运用就能很好地起到生动课堂氛围,增强课堂效果的目的。
二、案例教学法的意义
案例教学法是一种以案例为基础的教学法。案例本质上是提出一种教育的两难情境,没有特定的解决之道,教师于教学中扮演着设计者和激励者的角色,鼓励学生积极参与讨论。案例教学法强调以学习者为中心的合作学习,由真实案例所提供的问题,帮助学习者将所学的内容与真实的生活连结,希望引发学生的内在学习动机,强化学习者主动参与的学习行为,使学生能学以致用。案例教学法主要有以下特点:
第一,教师角色地位的转变。在案例教学活动中,教师不再是传统教学方法中的扮演者——一位很有学问,传授知识者的人。教师只是一位引导者、协助者。学生才是学习的主导者,老师的作用是在讨论过程中降低学生的困难度,避免学生因知识不足或缺乏人生经验而无法进行讨论。因此教师有两个最重要的工作,一是协助学生搜集数据,提供主要数据或至少要指出的资料方向;二是在学生讨论例题时,能引导学生回到案例的情境中。进行案例教学法重要的关键是希望学生能假想,当自己身处案例角色时会如何。
第二,学生学习方式的转变。传统的教育方法是老师讲、学生听,信息单向传递,最后通过考试来检验,学生的学习完全是被动灌输式,死记硬背,学到的知识僵化、教条。在案例教学中,学生要先熟悉案例,通过查阅各种他认为必要的理论知识和相关材料,加以思考消化,这是一种积极主动的学习,必然会加深对知识的理解。在学习和掌握相关理论知识后,还要经过缜密地思考,提出解决问题的方案,在教师的指导下,通过积极讨论,多向沟通,提高了自己独立思考问题、解决问题的能力。
因此,案例教学法不仅影响教师的教学,同时也影响学生的学习;不仅可以传播新信息,促进思想多向度交流、沟通,还可以培养学生高层次的思考能力、问题解决的能力。在行政秘书学的教学实践中,案例教学法是一种必不可少的教学方法。
三、案例教学法的实践运用
行政秘书人员应当具备的行政能力可以分解为办事、办文、办会的能力。在给学生讲述秘书“办会”这一知识点时,为了让学生理解并掌握秘书办会的含义、会议举办的主要过程、各阶段基本特征等几个方面的内容,介绍完相关理论后,教师在课堂教学中穿插了“上海政法学院第一次学代会”与“全球大学生领袖会议”两个案例加以运用。
1.老师导入:秘书办会不仅是秘书日常工作的重要组成部分,也是秘书部门的一项经常性业务工作。秘书办会在程序上包括会前筹划和准备、会中组织和服务、会后善后和落实三个环节。会前筹划和准备主要包括拟定会议计划、安排会议议题、制定会议方案、进行会前检查等内容;会中进行阶段的工作主要包括组织签到、协助领导掌握会议情况,控制会议进程、处理会议特殊情况、编写会议简报、会议记录等内容。会议结束阶段的工作主要包括安排与会人员离会、清理会场、编写会议纪要等工作。下面将结合“上海政法学院第一次学代会”与“全球大学生领袖会议”两个具体案例中的情况加以学习。
2.案例陈述:案例一:简称“学代会”。上海政法学院第一次学生代表大会于2010年5月20日正式召开。学院各级学生会组织共同成立学代会筹备委员会,召开大会预备会议。院党委副书记、上海市学生联合会副秘书长、院学工办主任、各系党总支副书记、团委和各系团干部以及来自华东政法大学、上海大学、上海师范大学等兄弟院校的学生会主席出席开幕式。院学生会主席做大会工作报告,院团委书记致辞,上海市学生联合会副秘书长、院党委副书记发言。会议代表审议通过院学生会工作报告、《上海政法学院学生会章程》等一系列重大文件,选举产生院第一届学生会主席团成员。大会最后学生工作办公室主任讲话。
案例二:简称“领袖会议”。全球大学生领袖会议于2010年8月1日至7日在马来西亚举行,由联合国人道主义事务及联合国下属机构承办。届时将有来自30多个国家,近千名大学生领袖参与、组织关于世界可持续发展领域400多项具有影响力的大学生活动。7名交大青年领袖将和北大、清华、浙大、南大和复旦等大学青年领袖组成中国代表团参加此次会议。本次会议特邀两位演讲者:前澳大利亚外交家GeraldineCox和诺贝尔奖候选人Tim Peters。与会者共同讨论全球性热点问题,提议、讨论、详细阐明各自国家的可持续发展项目,并与其他国家青年领袖进行对话以致力于改善世界贫困问题。除会议外还有学生联谊、旅游观光和领袖讲座等活动。会议结束后,全体与会者会得到此次活动的官方认证书以及马来西亚总理的认证函,并能与马来西亚总理合影。与会费用为650美元。
3.案例制作与讨论:任务提前一周布置,将全班同学分为十二个小组,六组参加“学代会”,六组参加“领袖会议”。“学代会”和“领袖会议”各自又分为两大组——制作组与评议组。制作组包括会前、会中、会后三个小组,分别准备会前、会中、会后三个阶段的相关工作,每一小组指定一名小组长,对组员进行分工,分别搜集有关材料,组长负责将材料汇总,统一制作会议PPT,一周后,小组指派一名代表在课堂上介绍,围绕要求掌握的知识点,陈述本组成员的结论和理解。评论组包括三个小组,分别对会前、会中、会后小组制作和陈述情况加以评议,指出值得肯定的地方,存在的问题,以及如何改进。
4.教师总结管理心得:在这两个案例中,上海政法学院第一次学代会是学校在一年前已经召开的会议,而全球大学生领袖会议将于2010年8月在马来西亚举行。通过一个对已经召开的会议的学习和一个尚未开过的会议的筹备来考核学生对会议制作的掌握情况。
从各小组制作情况来看,无论是制定会议议程,参与会议筹备,发送会议通知、请柬、邀请函,还是会议所需物品清单开列购买准备、会场布置、礼仪、迎来送往、签到、引领入座、茶水、到落实与会人员和相关资料、清理会场、会后撰写新闻稿、会议纪要等。每一个小组成员都能积极参与其中,分工明确,准备充分,制作过程完整而有特色。“上海政法学院第一次学代会”的三个制作小组想方设法找到了“学代会”曾经召开的有关资料和文献,对其加以整理,进行归纳和综合,在原有会议举办的基础上提出了自己的方案和建议。“全球大学生领袖会议”的三个制作小组则通过登录联合国人道主义事务以及全球大学生组织的全英文官方网站,获得了更为详实的资料,制作出了大会每一阶段的相关工作和注意事项。
从各小组评议情况来看,评议组虽然没有参与会议的制作,但在理论与实践上都对会议有比较清晰地了解和掌握。他们的评头论足也有的放矢,比较切中要害,提出的意见和建议涵括了会议组的内容准备、代表发言、ppt制作、技术改进等各个方面。
通过对以上两个案例的分析、讨论总结,加强了学生对所学理论的理解。通过学习,学生了解并掌握了会议召开的各项程序,提高了学生理解、分析问题的能力。在学习中,学生加强了团队合作,锻炼了自己的动手能力和独立思考能力,甚至提高了自己的英语学习能力,综合素质也得到了很大的提高。
四、结语
在行政秘书学教学中,以传授知识、培养学生能力为目标,采取生动活泼的案例教学法让学生轻松掌握课堂内容。教师应精简、重组、活用现用教材,抓住行政秘书学基本思想、基本原理、基本方法等最重要的基础性知识,灵活处理教材,将行政秘书学课程与学生现代秘书职业能力的培养相结合,针对学生的特点进行教学方法改革。在教学中精心备课,注重以事论理,采用国内外行政秘书综合素质与能力培养说服力强的案例由浅入深、通俗易懂地讲解、启发。并在教学中辅之以问答式、讲座式、练习式、参观考察、现场教学等教学方法。摒弃从理论到理论、从课本到课本的灌输式、填鸭式教法。
参考文献
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行政秘书 篇12
首先, 坚持以人为本, 做好服务于领导的工作。行政秘书应该善于领会领导的意图, 顺应领导的工作思路, 以使学院的各项工作能够有条不紊的开展, 为学院的发展打下坚实的基础。另外, 行政秘书应该主动地掌握了解学校及各学院的相关信息, 以及本学院广大教师、学生的意见和建议, 并进行整理汇总, 为领导做好服务, 及时地向领导汇报, 以便领导做出相应的决策。其次, 坚持以人为本, 做好服务于教师的工作。在高校中, 教师不仅肩负着教书育人的重任, 还肩负着科研的重任。所以, 行政秘书要处理好与广大教师的关系, 树立为广大教师服务的信念。另外, 行政秘书还应做好教师职称评定工作, 做好教师年度考核工作, 做好教师的财务报销工作, 做好教师的岗位变动工作, 等等。在教师对学院或学校有和意见或建议时, 及时向有关领导汇报;在教师对某些问题有疑问时, 及时、耐心地做好解答。再次, 坚持以人为本, 做好服务于学生的工作。学生是祖国的未来, 行政秘书虽然没有具体的教学任务, 但是我们应该时刻关注学生的学习及生活情况, 对于生活或学习有困难的同学, 应该及时的给予帮助与指导, 使学生能够顺利完成学业, 为祖国的未来贡献其力量。
二、保持积极的心态, 更好地处理复杂化、多样化的问题
首先, 保持积极的心态, 处理好各种人际关系。行政秘书工作的范围广, 涉及的人际关系也较多。它是高校管理层与学院领导、教师联系的纽带, 是学校各职能部门与学院领导、教师联系的纽带, 是学院领导与学院广大师生联系的纽带, 是学院各行政办公室与广大师生联系的纽带。这就要求行政秘书人员时刻保持积极地心态, 耐心、细心地处理工作中的各种问题, 协调好各方面的人际关系, 以使学院的各项事务有序、顺利地进行。其次, 保持积极的心态, 处理日常行政事务。作为行政秘书要协助学院领导做好各系、各部门的工作;做好各部门各项事务的通知、传达, 及时向各系各部门传达各种通知, 并对教师反馈信息及时做处理;做好各种会议前的准备, 会议通知, 以及会议记录工作;协助领导及教职工做好各系各部门财务预算、报账、借款、结算等工作;做好各系各部门材料的整理、归档、管理工作;做各类文件的收发、登记、归档工作;做好各系各部门固定资产管理、维修、保养、报废等工作;做好各系各部门办公用品领取登记工作;做好各系各部门信函收发工作;做好对于来访人员的接待工作;等等。行政秘书工作每天面对的日常事务繁重而琐碎。这就要求行政秘书, 能够以积极地心态, 以饱满的热情处理工作中的各类事务。再次, 保持积极的心态, 处理各种突发事件。高校相当于一个小型的社会, 生活人口众多, 密度较大, 且学生正处于人生观、世界观、价值观形成和确立的阶段, 理性思维和心理素质都较差, 缺少社会经验和危机意识, 情绪易激动, 易被人煽动利用。所以高校易发生各类突发事件, 如学生群体打架斗殴事件;如因情感、学业、人际关系等问题引起的学生与教师的急躁、抑郁、失眠甚至自杀、报复等严重问题;如大范围流行性疾病, 大规模食物中毒等等问题。这些问题都需要行政秘书协助学校各部门以及学院领导, 冷静、严肃、积极地处理好。
三、讲求方式方法, 更好的处理工作中的问题
首先, 对于工作要统筹安排, 分清轻重缓急, 有条理、有计划地处理。行政秘书每天要面对的工作千头万绪, 我们不能眉毛胡子一把抓, 而顾此失彼, 所以就要求行政秘书对于每天的工作进行好统筹安排, 有计划、有条理地做好处理工作。在工作中, 可以根据事情的紧急程度, 把各类事件分为紧急处理事件、较急处理事件和一般常规性事件。采取优先处理紧急事件, 重点处理较急事件, 妥善处理常规性事件。另外, 在工作中, 一定要有计划, 有条理地进行。例如, 要去行政办公楼办事, 就可以把所有需要去行政办公楼各职能部门办理的事情先都整理好, 再一次性办理, 节约时间, 减少人力, 大大提高工作效率。其次, 增强工作预见性和主动性。行政秘书工作虽然很多工作来得比较突然, 没有规律可循, 但是, 有很多工作也是我们可以预见的。比如, 定期会议的会前准备, 工作计划、工作总结、职称评定、年度考核、每月考勤、岗位聘任等事情都是可以预见的。对于这类事情, 行政秘书应该提前、主动做好准备, 以防工作都赶到眼前, 任务重, 事情烦, 易出错。另外, 对于这种常规性的工作, 我们还应注重收集工作中的各种资料, 总结工作中的规律, 以便下次处理这类问题时, 有章可循, 有据可依, 又快又好的完成工作。再次, 养成写工作日志的习惯, 更好的总结工作中的经验与不足。职场新人既没有行政秘书专业知识, 也没有行政秘书相关的工作经验。要克服这些不足, 就要求职场新人, 在工作中处处留心, 谦虚谨慎, 向老同志学习的同时, 还要自己做好各种记录, 养成写工作日志的习惯。写工作日志可以帮助职场新人总结工作中的经验、教训与不足;使新人能够更好、更快的适应行政秘书工作, 并保质保量的完成行政秘书工作。
四、继续发扬学习精神, 更好的做好行政秘书工作
首先, 学习各种基本理论知识, 提高思想政治素养。思想政治素养是做好行政秘书的根本保证, 所以行政秘书应该加强政治理论的学习, 提高思想政治素养。坚持以科学发展观为指导思想, 深入学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想。坚持正确的政治立场, 对于行政秘书十分重要。在任何情况下, 行政秘书人员都应该在政治上、思想上、行动上和党组织保持高度的一致, 认真自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。其次, 学习行政秘书专业知识, 以便更好地胜任行政秘书工作。行政秘书岗位一般都不是专业人员, 这就要求新人在走向行政秘书岗位时, 学习行政秘书相关专业知识, 并结合本学院的有关专业、学科以及建设现状和特色, 以及各位老师的专长、特长学习基本业务知识。同时还要学习行政秘书人员基本的管理知识和交流、沟通、协调技巧知识。再次, 学习现代办公信息化知识, 提高工作效率。现代社会是信息化社会, 高校也大多采用信息化办公。高校行政秘书在日常工作中需及时收集各种信息, 提供给领导, 以便领导作出决策。另外, 行政秘书还需要处理各类表格, 处理各类数据, 归档各类型信息。这就要求行政秘书人员必须强化学习现代办公信息化知识, 应对信息化、网络化时代, 做好行政秘书工作, 提高工作效率。
摘要：高校行政秘书岗位是联系学校各职能部门、学院、教师与学生等之间关系的纽带。高校行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及学院的各项工作是否有序、顺利开展。本文主要从四个方面谈了如何做好行政秘书工作:坚持以人为本, 更好地服务于广大师生;保持积极的心态, 更好地处理复杂化、多样化的问题;讲求方式方法, 更好地处理日常工作中的问题;继续发扬学习精神, 更好地做好行政秘书工作。
关键词：行政秘书,以人为本,积极心态,方式方法,学习精神
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