行政秘书年度工作总结

行政秘书年度工作总结（精选7篇）

行政秘书年度工作总结 篇1

（一）努力做好日常事务性工作。

20xx年是我参加工作的第二年。在20xx年的工作中，我将协助公墓领导做好日常事务性工作作为全年工作的重点。在工作过程中，领导交派的各项任务做到了认真对待、妥善完成，对每一件事均不放松。承担了公墓工作计划、总结和各类公文的起草工作，工作信息的报送工作，组织安排会议、做会议记录等工作。在实际工作中，努力学习，查找不足，不断的改进工作方法，提高工作效率，为单位领导、职工服好务、办好事。

（二）细致完成劳资工作

作为单位劳资员，20xx年我做到了按时制作各项工资，确保每月工资及时发放；按时上报各类报表，确保上报及时准确；按时完成各项统计，确保内容真实有效。在实际工作中，我积极探索劳资工作技巧，制作完成了适应我单位实际的工资台帐，节省了工作时间，提高了工作效率。

（三）做好团支部工作。

20xx年8月，公墓成立的团支部，我被选为团支部书记。作为青年团干部，我在工作过程中严格要求自己，争做青年人的表率。组织带领单位团员青年，积极工作，发挥青年人的主动性；认真学习，提高青年员工的综合素质。在20xx年，我作为青年干部代表，先后参加了殡葬处、市民政局组织的大民政学习讨论活动。参加了市民政局初任干部培训班、市人事局人事干部培训班、殡葬处青年干部培训班等系列培训活动，加强了理论学习。

行政秘书年度工作总结 篇2

一、高校院系行政秘书的角色定位

1. 高校院系行政秘书是院系行政管理层的参谋和助手。

现代信息具有多样性、复杂性的特点, 导致领导决策难度增大, 决策风险增多, 行政秘书在院系所扮演的角色既是领导的参谋, 又是领导的助手, 辅助领导做好决策, 使决策更加科学、有效。通过多种途径, 经常深入教学、科研基层工作实际, 围绕领导的决策活动, 开展调查研究, 掌握真实情况, 实事求是向领导汇报, 并提出有效的工作方案和阶段性工作的建议和决策。对于院系领导在决策中的某些疏漏, 要采取有效方式, 提醒院系领导及时弥补, 努力促成决策的科学性和完美性。

2. 高校院系行政秘书是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。

高校院系行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手, 又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。在“上传下达”学校的有关精神, “左右联系”学院师生及同事之间的团队合作, “内外沟通”院系内部及院系与其他职能部门之间的公关协调中发挥着重要的作用。

3. 高校院系行政秘书是管理队伍中的一支重要力量。

协助院系领导按既定计划为实现行政管理等工作目标而开展组织与协调、控制与监督等一系列管理活动。作为院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带, 行政秘书的素质和工作能力直接影响着院系的行政管理水平、管理效率和管理质量。这项管理工作千头万绪、烦琐复杂, 在具体操作过程中如果不能做到科学而有效的管理, 工作就会显得杂乱无章, 达不到事半功倍的效果。因此, 从管理学的角度看, 一名合格的院系秘书也应该是科学的管理者, 是管理队伍中的一支重要力量。

二、高校院系行政秘书工作的特点

高校院系行政秘书主要是服务于教学、科研和学生管理, 其特点主要有:

1. 协调性。

秘书协调是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程, 是领导工作的补充和延伸。在高校院系中, 部门与部门、部门与院系、院系与院系等各环节呈现纵横交错的网络关系, 许多行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书处在院系各行政管理部门、教师、学生的信息交会点, 是各种行政矛盾最集中的地方, 因此, 院系行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力, 善于分析和处理各种错综复杂的关系, 才能辅助领导处理好院系各种矛盾, 调动积极因素, 营造和谐有序的工作氛围, 以“内求团结、外求发展”的原则, 上下沟通、协调左右、联络内外, 处理日常行政事务。

2. 辅助性。

一般来说, 辅助就是在领导的指挥和控制下帮助领导完成共同的任务。院系行政秘书工作最核心的职能就是要帮助领导完成其交办的任务和工作, 做领导的助手。由于院系领导在行政、教学与科研等方面工作繁多、任务重, 不可能面面俱到, 这就要求行政秘书对领导布置的不仅要及时完成, 还要对工作的进展状况进行跟踪和督促, 及时汇报和提醒重要的事项。

3. 参谋性。

院系行政秘书在领导遇到难题和疑惑时要从基层的实际出发, 综合考虑多方实际情况, 为院系行政管理层提出工作建议和设想, 提供决策的参考依据和方案, 当好学院领导的“参谋”和“助手”, 及时协调领导处理党、政务、教学、管理的矛盾, 使领导可以集中精力开展领导活动和决策。院系行政秘书要善于分析形势, 把握事物发展的趋势, 增强预见性, 提高对谋略的实效性, 把为领导出谋献策渗透到工作的各个方面和全过程。

4. 广泛性。

秘书工作的广泛性特点是事务繁杂, 范围扩大, 头绪众多。在日常工作中除了起草文件和会议通知外, 还要为院系领导出谋划策、参谋咨询, 其工作从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与院系领导、各教研室主任以及与院办、工会、教务处、人事处、保卫处等职能部门之间的上下沟通、协调联络, 几乎包罗万象。这要求秘书人员培养自己的细心和耐心, 有条不紊地安排工作, 从大量琐碎的工作中整理出头绪, 统筹安排。

三、院系行政秘书应具备的素质

高校院系行政秘书要想提高自己的工作能力, 适应行政秘书角色要求, 必须不断提高自身的素质修养。高校管理的学术性特点要求院系行政秘书除具备秘书专业的相关知识之外, 还需要了解院系的专业知识和发展历史, 才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。

1. 思想政治素质。

(1) 行政工作需要明确的政治方向性, 一定要贯彻党的路线、方针和政策及按照学校各项规章制度办事。高校的院系行政秘书要有坚定的思想政治立场, 懂得国家有关政策, 熟悉学校的工作方针和政策, 认真学习领悟相关领导的讲话精神。

(2) 院系行政秘书要具备高尚的思想水平以及精神风貌, 要有很强的事业心和责任心。同时要形成良好的职业道德规范, 不断地在工作中充实自己, 完善自己;作风严谨、恪守职责、爱岗敬业、乐于奉献, 提升自身的业务能力和工作效率;为人谦虚、平等待人, 热心为广大师生服务。

2. 文化和心理素养。

(1) 行政秘书工作不是简单的重复性工作, 不像技术活熟练就可以做好的, 作为院系行政秘书, 要有积极的心态和坚强的信心, 这样才能在工作中激发潜能和毅力, 形成恰当的自我意识和正确的价值判断。

(2) 高校行政工作事务繁杂, 突发性和临时性的事情经常发生, 这使行政秘书承担很大的心理压力。院系行政秘书要能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作, 必须具备健康良好的心理素质。

(3) 院系行政秘书遇事沉着冷静有耐心, 要养成对人、对事、对物的平常心态, 在工作中要具有坚定的意志、热情真诚的心态。

3. 业务技能素质。

(1) 组织管理能力。遇到紧急情况和突发事件, 院系行政秘书能沉着应对并及时寻求出解决问题的方法, 妥善处理职责范围内的工作和任务;能不断发现实际工作中的新问题, 用创新思维提供解决问题的方案;能够独立地完成自己所分管的一切工作。

(2) 协调合作能力。院系行政秘书在院系内部, 不仅要协调与师生员工和领导的关系, 还要与其他科室成员合作任务;在院系外不仅要和上级职能部门协调, 还要与合作单位其他院校等进行协调。因此, 院系行政秘书要熟知社交礼仪, 这样才能在协调和合作过程中, 营造出和睦融洽的工作氛围。

(3) 语言表述能力。院系行政秘书工作中, 为院系的领导起草各类文书和通知以及与人交流占有很大一部分的比例。语言表述不仅要做到言简意赅、清晰明了、贴切自然, 而且要具备一定的外语交流和沟通能力。

四、结束语

总之, 高校院系行政秘书必须把握好自己的角色定位, 不断提高自身业务素质, 协助领导处理政务和日常事务, 为领导决策提供参考。当好领导的参谋和助手, 做好领导和教职工的桥梁和纽带, 用过硬的业务素质更好地为广大师生员工提供服务。

摘要：行政秘书是高校院系行政工作的主要承担者, 既是领导的助手和参谋, 也是办公室的协调和督查人员, 同时还是院系师生的服务员。高校院系行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及院系的各项工作是否有序和能否顺利开展。本文主要通过分析高校院系行政秘书的角色定位与工作特点, 阐述院系行政秘书在工作中必须具备的素质, 从思想政治素质、文化和心理素养、业务技能素质等方面详细探讨了如何做好院系行政秘书工作。

关键词：高校,行政秘书,角色定位,素质要求

参考文献

[1]杨春艳.浅析高校院 (系) 行政秘书的角色定位及素质要求[J].教育教学论坛, 2012 (35) .

[2]肖荣英.浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状[J].中国校外论坛 (理论) , 2010 (8) .

[3]苏兰.高校行政秘书岗位职责现状分析及探讨[J].教育界, 2011 (30) .

行政秘书年度工作总结 篇3

摘要：如一般组织企业相同，高校组织的运行离不开综合行政及秘书岗位来参谋、协调对内对外各项事务的有序开展。本文就高校综合行政（秘书）工作存在的具体问题和优化对策进行探讨，以引起对这一群体及其工作内容的关注及优化。

关键词：综合行政 秘书 队伍建设

高校综合行政（秘书）人员，是指在学校或部门学院，承担辅助决策、文书会务、接待组织协调等的办公室工作人员，诸如党校办、各部门学院综合办的工作人员。他们是高校行政管理队伍中的重要构成部分，为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。因此，如何做好综合行政（秘书）人员的管理和队伍建设工作，成为高校管理体制改革中需要面对思考的问题。

1 高校综合行政（秘书）工作中存在的问题

1.1 重视程度和认同度不足 高校的主要职能决定综合行政管理（秘书）的辅助地位，导致学校对其地位重视程度不足，教学科研主体对其认同感不强。传统观念认为综合行政管理（秘书）岗位主要负责传达、沟通、协调等辅助型事务，大多数人都可以胜任，没有必要强配优配。同时，作为学校主体的教学科研人员对综合行政管理（秘书）的认同感不强，可有可无甚至稀释收入，这也是众多高校普遍存在的问题。这些观念的存在，使得人们对综合行政（秘书）工作缺乏正确的认识和评价，从而导致其参谋助手、组织建议等作用难以充分展现，这又反过来影响其地位作用。

1.2 从业人员素质参差不齐 高校的综合行政（秘书）人员大多非科班出身，没有接受过正式的行政管理及秘书职业培训，甚至有些是在高校合并浪潮中，无法胜任教学科研人员的出路。他们对综合行政（秘书）工作的目标职责缺乏主动思考和责任意识，很难有效完成岗位应有职责，出现了“人多活慢”的低效率现象。

1.3 工作内容单一繁杂 随着高校规模的扩大、功能的增多，行政管理的内容囊括了人、财、物、事等方方面面，再加之受限于岗位编制数量，使得综合行政（秘书）人员承接着繁重的具体事务，重复性强、内容单一，时间一长容易产生懈怠情绪。加之综合行政（秘书）岗位职责范围宽泛，师生遇到问题，都习惯找他们处理，致使正常工作受到干扰，本职工作往往做不到位。

1.4 队伍建设不稳定 在工资待遇上，综合行政（秘书）人员的工资收入不如同级的专业技术岗位；在职务晋升上，由于岗位编制有限，综合行政（秘书）人员晋升的机会也很少；在专业技术职称评聘上，高校综合行政（秘书）人员不像专业技术岗位有相应的职称系列评聘等等，这就使得一些综合行政（秘书）队伍人心不稳，很多人转岗到其他岗位，或通过考博成为专业技术人员，导致优秀人才的不断流失。

2 加强高校综合行政（秘书）工作的建议

2.1 转变思想观念，加强人文关怀 高校应进一步提升综合行政（秘书）工作的地位，更加重视综合行政（秘书）工作，要给予他们更多的重视和人文关怀。加大综合行政（秘书）技术支撑、培训学习的投入；及时肯定表扬其工作成绩；关心照顾其生活和发展等等。通过一系列的重视和关怀，使得综合行政（秘书）人员获得信心、看到希望，满怀热心投入到综合行政（秘书）工作中来。

2.2 加强培训学习，提升技能素质 “打铁还需自身硬”，做好综合行政（秘书）工作，从业者自身必须要提高技能素质和职业道德。高校综合行政（秘书）人员要重视和提高自身的理论政治修养，认真学习党的理论政策，学习国家领导人的相关重要讲话精神，掌握国家教育的路线方针和政策，了解教育大局、学习规章制度、熟悉校史校情。与此同时，高校综合行政（秘书）要热爱本职工作，树立良好的职业道德，有强烈的事业心、责任感和乐于奉献的精神，耐得住寂寞，立志在本职岗位上做出贡献、做出成绩。

综合行政（秘书）人员自身要提升专业技术能力。高校综合行政（秘书）人员要适应高校发展需求，就必须要与时俱进，具备深厚的业务功底，提升专业技术能力。一要拓宽知识面，对公文写作、国家方针、教育政策、教学科研等方面的知识要有广泛涉足和积累；二要提高组织协调能力，讲究协调沟通的技巧，充分做好上传下达、沟通协调工作，发挥好“桥梁”和“纽带”的作用；三要积极引入和熟悉OA、微信、APP等现代办公系统和手段，提升工作效率。

建立健全学习培训机制。高校要把综合行政（秘书）人员的培养纳入师资培养计划内，为综合行政（秘书）人员提供不同形式的学习和培训机会。包括在岗业务培训、校外（校地、校企、校校）交流学习。

2.3 明确岗位职责，提高工作效能 为避免综合行政（秘书）岗位被职责不清的各类事务所束缚，学校和各部门就要通过职能梳理，对各部门的职责进行规范划界。同时，对综合行政（秘书）人员的工作职责予以规范明确，从而保证综合行政（秘书）工作合理有序和高效运行。

综合行政（秘书）人员要讲究工作方法和技巧。面对繁杂的日常事务，要善于总结整理，常规性工作要预先规划、类同性事务要归类批次处理、多方面事务要理清脉络分清轻重缓急、突发性事务要提早做好预案准备。

2.4 建立健全职务发展规划 解决综合行政（秘书）队伍的懈怠情绪，可以通过平级岗位调动、更新工作环境，以及职务待遇晋升等措施健全其个人发展规划。科级干部轮岗制度是在全校范围内，在同一岗位工作5年以上、35岁以下的科级干部进行有组织的轮岗换岗。这将大大增强学校基层管理人员的活力，促进一批科级干部快速成长，加强部门间的沟通交流，也促进打破部门间的利益壁垒，利于复合型管理人才的培养。

另一方面，面对职数不足“僧多粥少”的难题，我们可以借鉴国家公务员工资薪级改革方向模式，划分层级的职务晋升模式，使得资深科员薪酬可能赶超科长，破解职数匮乏的束缚。

参考文献：

[1]陈瑶，陈卫.浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用[J].商情，2012（2）：153.

[2]汪洋，张继革.当前高校行政管理改革刍议[J].兰州大学学报（社会科学版），2007，35（4）：143-146.

[3]陈超.关于高校行政管理队伍建设的几点思考旧[J].党史文苑，2005（24）：14-16.

[4]王冰.试论高校行政管理存在的问题及改革方式[J].文艺生活，2013（08）：227-228.

[5]刘缙.高校秘书工作中存在的问题与对策研究[J].高教前沿，2010（11）：83-84.

作者简介：

秘书部年度工作总结 篇4

个句号。回首过去，文学与传媒学院学院从开学到期末，经历了很多，在磨练中不断成长，不断成熟。

在本学期，我院师生以饱满的热情投入到学习生活中。老师上

课积极，可以看出做了充分的准备，同学上课基本无迟到和缺席现象，在课堂上认真听课，认真做笔记，课堂纪律好。这些都为我院在本学期工作的成功做了铺垫。

而我院学生会办公室作为主席团及学生会各个部门之间的纽

带，在每次活动中起着联系各部门、上下传达各部门意见和建议、协调各部门之间的工作的作用,为文学与传媒学院做出了应有的贡

献。通过一学期的锻炼，我们的动手能力在磨练中有了很大的提高，同时，也发现了一些问题，现将本学期的各项工作做出以下总结：

一、日常工作

1.认真做好每周学院上例会的考勤和相关记录，及时对学院两委会成员进行考核，便于院领导掌握信息，也使两委会成员更自觉、有效地完成自己的工作与配合其他各部。

2.日常事务工作。如及时发布会议议程，通知参会人员，布置会场、签到考勤，控制会议时间，作好会议记录，制作电子文本，对各种类型会议分别编号等。

3.收集和整理各部门的工作计划、总结以及活动的方案、总结的电子文档和纸质档案。

4.编制每周大事记，记录系上各项工作动态，并上报相关单位。

5.负责两委会的财、物管理，列制好购物清单，做好明细账，并做好每次的活动预算。保证两委会有一定的流通资金，能让活动更好的开展、办得更有质量与特色。

6.负责管理我院两委会办公室，并保管好办公室的办公用具。

7.我们坚持制作期末年鉴，这能更好、更全面地记录下我院的发展情况及开展的活动。

二、重点工作

1.我院两委会成员在上一届的师兄师姐的带领下，在接受了学生干部的专业培训后，本学期独立开展各个部门工作。办公室成员在沟通各个部门、协调各部门工作方面做了不少努力，各部门也积极配合办公室的工作，本学期我院学生工作取得显著进步。

2.由文传学院主办的周末文化广场完美落幕。本次周末文化广场领导相当重视，花费较多，不但在文传内部召集精英演员，还请来了知音琴行的乐队配合表演。整个晚会气氛活跃，演员表演投入，观众叫好声连连，特别是街舞表演掀起了晚会高潮。由新干事积极参加筹划的晚会圆满落幕，更加鼓舞了经管学子的士气，我知道从此大家做事底气更足了。

3.积极配合主席团成功举办唱响文理之“金话筒”大赛。本届金话筒大赛秉承公平公正原则，作为文传学院的品牌活动在领导积极策划与组织下，两委会各部门积极宣传与工作，从不喊苦和累。15名参赛选手闪亮登场，为所有到场者呈现了一场智慧创业的盛宴，参赛者不急不躁，有板有眼，博得到场者阵阵掌声。一路走来，我们哭过笑过，但是没有一个人喊苦喊累。大家心往一处想，劲往一处使，收获了大把信心和经验。此次大赛作为我院主办活动体现了我院重视就业、重视同学的创新能力的培养。

三、不足之处及解决措施

一学期的工作结束了，这支团队代表了文学与传媒学院的形象，将各项工作做的很好，但是，还是存在着很多不足之处。其解决措施如下:

(一)克服困难，永不止步。

为了解决我院活动的经费问题，同时也为了锻炼自身能力，我院外联部同学积极奔走于各个公司酒楼，联系赞助，通过一段时间的努力取得了不错的成绩。

(二)劳逸结合，共铸辉煌。

本学期为了迎合学校的学风建设我院积极开展学风建设活动，我们每月开展两次学风建设班级讨论，从同学的自身说起，从身边小事开始，一个个的解决同学们在学习上存在的问题。在班级和学院都确定了十分显著的成绩，提高了我院同学在学习上的积极性，为我院同学本次期末考试取得良好的成绩打下了坚实的基础。

(三)关于学院之内的团结和学院与学院之间的团结互助。

学院办公室同时作为经管院两委会和校两委会联系的纽带，鉴于其重要性，在此我提出两点希望，望能提高工作效率。

1.希望校团委这边相关负责人能及时向学院这边传递最准确、最有效的信息，方便两边的工作和学习。

总经办秘书年度工作总结 篇5

文秘室对于我来说是个全新的工作领域，作为文秘室的文职人员，我清醒的认识到，文秘室是总经理直接领导下的综合管理机构，是承上启下，沟通内外，联系四面八方的枢纽，推动各项工作朝着既定目标前进的中心。相比其他部门而言，文秘室的工作比较杂乱，这就需要在工作中仔细、耐心。然而我在这几个月的工作中，在打印文件和档案管理这两项工作中出现过一些错误。刚开始由于我缺乏工作经验，粗心大意，在打印文件时出现丢字、错字现象。例如，在一次制作周工作表填写说明时，出现了“于”和“与”字用错的现象。为此领导在会议上明确指出并给予指导。我虚心接受领导的指导及时改正错误。在档案管理工作中，由于我对档案的不够熟悉，没有及时将急需材料提供出去，导致工作效率降低。以上所出现的错误，在领导和同事的.点拨以及我个人努力学习，日后工作中的失误逐步减少，个人的技能也明显的提高了。

二、优点与成绩

秘书岗位是个责任心特别强的岗位，要求秘书应该尽职尽责，这一点是我特别注重的，也是自我认为做的比较好的一点。比如，我在下发文件时没有出现过错误，每次将下发的文件准确及时的发到每个部门或每个人手中，并及时登记所发文件。还有，为了确保周例会的顺利召开，将每个部门的周工作表及时收回上交，供总经理参考，以便布置下周主要工作。除此之外，我积极配合各部门工作，迅速提供所需文件，从而提高了总体工作效率。

虽然我参加工作以来，没有在工作岗位上做出突出的贡献。但是由于我的勤奋，工作态度积极，虚心向领导和同事学习，从而得到了领导的认可，因此，在12月中旬，我被提升为人力资源部副部长兼总经理办公室秘书。在年底我又荣幸地被评为“20xx年度先进工作者”。领导给了我精神上和物质上的鼓舞，使我对今后工作更加充满信心，也感觉到了责任的重大。

三、经验教训

(一)通过几个月的工作，使我深刻的认识到在今后工作中，我不应该安于现状，应该为公司的前途、经济效益多提一些新鲜的意见和建议，勇于创新。而不是埋头苦干，那些循规蹈矩的工作，却不知最终的目标在何处。公司前途的发展是我们全体员工的出发点，因为公司的命运与我们的命运精密相连。

(二)办事要细心、稳重也是我以后应该特别注意的，为达到事半功倍的效果，就得在工作中细心、认真、不急、不躁。

(三)要想尽心尽力做好本职工作，就得从心底热爱本职工作，把自己从事的工作当成生活中的乐趣，而不是负担。

行政秘书年度工作总结 篇6

高校教学单位行政秘书工作内容比较繁杂, 系部主要有:会务工作、内务工作、文书工作、内部信息收集、整理和反馈工作、人事工作、系财务管理工作、物品采购及领用工作、档案管理、公章管理和使用工作、对外联系和接待工作;除了系部事务工作做好外, 还需要对学院各部门通知做好及时下达工作、协调好内、外关系。

因为事务繁杂, 行政秘书很容易让人觉得似打杂人员, 可有可无, 实际上, 在日常学院事务中它是只无形的手, 起到重要的承上启下作用。

行政秘书工作内容浅析: (一) 会务工作。会务工作是教学单位工作的重要部分, 一个会议能体现出系部会议的正式性、正规行、实效性, 也能给外来到访人员留下良好的印象。行秘根据领导安排首先做好会议内容纪要整理、会议人员通知、文件下发的准备工作, 然后按照不同会议内容、到访人员提前做好会议室卫生、整理摆设、多媒体使用及接待共作, 会中做好详细的会议记录, 会后做好会议室归整、安全工作及对其他相关教师会议内容传达。 (二) 内务工作。内务事务要求行政秘书有高度责任心, 主要是1、系安全档案记录工作。行秘需要对系部防火安全器械、防火通道及指示牌、办公室经常进行排查, 对有可能存在的安全隐患进行登记、及时上报相关部门;2、做好教师电话簿和教师个人信息记录及更新工作, 如论文发表、科研项目材料备案;3、到访人员接待工作, 行秘需要对学院概况、系部概况、专业设置、教师情况、学生毕业情况有清晰的了解, 个人方面, 需要有良好的表达、沟通能力与素质体现;4、做好系部、外部文件收发、报刊、信件收发工作, 同时做好详细的收发记录。内务事务比较繁琐, 大部分为重复性的工作, 容易让行政秘书产生倦怠感和松懈感, 而内部事务是系部正常化的标志, 要求行政秘书时刻保持工作激情和较高警惕性, 经常思考、反复思考, 善于总结捷径和规律。 (三) 文书工作。行政秘书需要有较好的文字功底, 对不同的写作类别、格式需要有较好的掌握。通知、申请、说明、综述等大量不同类型的写作就需要行政秘书了解学院的相关方针、政策, 有正确的思想观, 同时, 利用闲暇时间多积累文学知识、写作常识, 多写作, 能从内心把写作当做一种乐趣。 (四) 人事工作。人事工作一般是根据学院人事处下发通知, 行政秘书按照时间及内容, 及时告知相关教师准备材料、填写表格。一般包括每年新教师岗前培训、继续教育培训、高校教师资格证认定工作、职称评定工作;聘任教师入职手续、教师离职手续办理;每月按时上报教师考勤表、加班表及省市、学院下发的“百人工程”、“千百十工程”等评选、申报工作。行政秘书首先要对文件进行了解, 协助教师做好材料准备, 人事工作与教师利益密切相关, 这就要求行政秘书在完成此项工作时具有及时性、准确性的态度和高度责任心。 (五) 财务管理工作。财务工作指行政秘书协助系领导做好系部财务借款、报账、预算、教师外出培训、出差及系部办公经费结算、物品入账、审核登记工作。要求行政秘书熟知学院财务处下发的财务制度, 比如报账流程、报表的规整填写方法等, 行政秘书只有具备高度自觉性、敏感性和认真的态度才能将财务工作做好。 (六) 物品采购及领用工作。行秘根据系部需要、教师需要、办公室需要填好申领单到学院资产处申领教学工具、办公工具或采购其他特殊情况需要使用到的物品工作。行秘需要清晰的掌握系部办公用具、教师设备等固定资产的账务工作, 严格按照学院资产处备品领购制度, 根据系部安排、教师、办公室的实际需要, 及时、准确的申报、领取备品, 分发后需要做好详细的分类明细账簿, 确保账物相符。 (七) 档案管理、公章管理和使用工作。档案分为很多种, 分类整理, 行政秘书需要在平时多留心勤收集, 比如系部文件、学院下发的通知及文件、党务文件、科研文件、教师信息备案文件、就业文件、设备维修处理文件、系部会议文件、专业特色建设文件等, 行政秘书都应该对备案文件有个长期的整理规划, 有系统的文件整理册, 明显的文件标签及目录。通过坚持不懈的积累, 才能逐渐为系部、学院留住宝贵的材料。公章, 是指国家机关、团体、企事业单位用自己法定主体行为名称制作的签名印章, 是一个单位用在严肃办理的公事, 它具有严肃性, 一般由行政秘书保管, 保管工作虽然看似简单, 长久保管不出差错就需要这个人有责任心和严肃、公正的处事态度, 不随意摆放公章, 对需要盖章的文件和人员, 进行登记备案, 需要熟知领导的签字体、对办理学院及教学、行政事务时签章的程序及注意事项。 (八) 对外联系和接待工作。对外联系和接待工作很考验合格的行政秘书所要具备的整体素质。社会越来越发达, 人的素质也越来越高, 对外联系不仅需要行政秘书有很好的语言能力、沟通能力、沟通方式及语言素养, 也需要有耐心、有恒心的工作态度, 协助系部领导与就业单位、实习基地、产学研研究基地及来访单位、企业进行长期、短期联系, 能较好的促进学生实习、就业、项目研究与产品合作, 能深层次的提高教学水平、科研水平, 对学院起到好的宣传、发展作用。在广东省高校做行政秘书, 因为大部分学生还是来自广东省各县市, 在语言方面, 除了掌握流利的普通话、基本英语外, 还应该有基础性的粤语沟通能力, 行政秘书性质中具有服务性功能, 意指不仅为领导服务、教师服务, 也为学生服务、校外联系单位服务。有较全面的语言能力, 能出色起到桥梁作用。沟通能力及方式, 沟通是指是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程, 以求思想达成一致和感情的通畅。方式是指言行所采用的方法和形式。行政秘书除了语言能力外, 需要能拿捏好与人沟通的技巧、方法, 真诚待人、诚信待事, 时刻以学院、系部的名誉、利益为重。除此之外, 在与外界沟通时, 出于对外界单位尊重, 应适当地对就业单位、企业、合作单位概况有基本了解, 对来访人员的姓氏、职务及来访目的、双方需要达成的结果进行基本的掌握。接待礼仪, 一个人的综合素养能给对方带来良好的沟通意愿, 行政秘书在接待外来人员、单位时, 可以通过整洁、合体的衣着, 恰当的迎接礼仪等来把行政秘书所起到的窗口作用做得更完善。

不难看出, 行政秘书需要处理大量繁杂的事务, 繁杂的事务虽小, 有时细节却可以决定成败。行秘必须在处理每件事情时都有高度责任感和忧患意识, 认真、无误并善于用科学的方式方法来处理事务, 其次, 无私、体贴、耐心, 把工作的事情当做个人的事情来完成。这个岗位对行秘要求是具有全面性, 一个人不可能完美, 但特殊的工作性质就要求行政秘书需要通过坚持不懈的有效学习、培训、交流来充盈自己, 这样, 不论是处理起正常事务, 还是在遇到突发事件或重要事件时才能遇事沉着、大方且周全。在这种种的要求下, 素质培养与提升就成为了行政秘书工作最本质的要求。

素质, 一般指人的智慧、技术、能力和内在涵养, 体现在政治素质, 思想素质, 道德素质, 业务素质, 审美素质, 劳技素质, 身体素质, 心理素质八个方向。它大部分取决于个人来自单方甚至多方知识深度或广度, 取决于有效、准确的沟通能力、语言的丰富性、用词的准确性、取决于一个人的世界观、人生观及价值观、情商优劣等因素。行政秘书可以通过以下途径进一步提升综合素养:一、保持正确的政治立场。在立场上、思想上、行动上与国家、与党保持高度一致, 时时掌握国家方针政策、动态, 以科学发展观、实事求是、开拓创新的政治思想来指导工作。二、保持学习欲望和学习习惯。工作的全面性, 务必需要行秘有韧性的保持学习欲望、能积极调节学习状态。爱看、爱听、爱写, 逐渐就能为扎实的文字功底铺上一层砖。三、保持良好的职业道德。除了有优秀的工作技能和广阔的知识结构外, 行秘需要强化服务意识和奉献意识, 以奉献为核心、敬业为重点, 待人接物保持平等谦虚的态度, 对枯燥、重复性工作没有丝毫怠慢, 把握好工作定位, 尊重、支持领导工作、全心全意地为教职工和学生服务。

现阶段高校行政秘书应具备以下素质

1.思想作风及政治理论素质。行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神, 实事求是、谦虚谨慎的工作态度;在具体工作上, 要求做到一丝不苟, 雷厉风行和精益求精。系办公室工作面广, 内容繁杂, 任务重, 责任大, 因此要求办公室人员爱岗敬业, 继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的传统和作风。具有强烈的事业心和责任感, 主动研究系办公室工作中的新情况、新问题, 提高工作的效率和质量, 为师生员工服务。

2.业务技能素质。努力提高办公室人员的能力结构, 其中包括基本能力:即敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力;专业能力:即表达能力、协调能力、自我控制能力和组织管理能力;业务技能:即速记、打字、管理档案、使用复印机、传真机等。

浅析高校行政秘书角色定位 篇7

【关键词】行政秘书 角色定位 服务

高校行政工作随着高校变革与自身行政工作的深入分工，已经进入到精细化时代。行政秘书室或者行政秘书科等部门的出现，代表着行政秘书工作的制度化。高校行政秘书既是院系行政管理层的参谋与助手，又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。[1]对于行政秘书而言，是否能够准确把握自身的角色定位，对于自身未来发展与工作的成败起到关键的作用。因此，行政秘书需要在工作中加强自身角色感，深刻领悟工作的合理处理方式。

一、从服务对象上谈行政秘书的角色定位

1. 为领导服务是行政秘书的第一位职能：行政秘书是直接为高校领导和主管部门服务的。所从事的都是辅助性的工作，秘书的基本角色是领导的助手，基本职能和作用是协助领导开展领导活动和政务活动。直接在领导的授意下受理院里发生的行政公务，直接处理在院里发生的与领导和领导活动有关的事务活动。具体体现在：文书工作、信息工作、会务工作、调查研究工作、综合协调工作、档案工作、机要保密工作、值班工作、文印工作等等。

2. 为院（系）内职工服务是行政秘书的第二位职能：院（系）行政秘书的第二服务对象是本院内的任课教师及其他的教辅人员。打个不太恰当的比喻：高校里的院（系）对于每个教师而言就像是一个“家”，而秘书就相当于这个家的“管家婆”。因为学校的教务处、人事处、科研处等各个职能部门的各类文件只下发到院（系），教师的方方面面的信息都来自院（系）。秘书就要做好“下达上传”的工作。“下达”就是将各个职能部门的文件精神、各类通知内容用最有效、最快捷的方式传达到每位相关人员。比如：科研项目的申报、教学立项的申报、职称的评审等等这些通知都是与教师的切身利益息息相关的，如果这些信息没有及时下达到位的话，势必耽误教师们的科研发展及职称晋级。“上传”就是将各位老师应该上交的各类资料收集起来并及时报送到相应的职能部门去。

二、从工作内容上谈行政秘书的角色定位

1. 当好参谋助手：秘书的活动是领导思想的补充和延伸。秘书工作是否得力，直接影响到院系领导工作的开展和工作效率。所以秘书工作必须坚持从小事做起，从大事着眼，努力提高服务水平。一是围绕中心，为领导服务突出超前性。牢固树立为领导服务的超前意识，全面把握领导的思想脉搏，正确贯彻领导的意图，当好参谋和助手。二是搞好配合，为科室服务突出主动性。在开展重要工作中，我经常与科室领导互通情况，以求统一认识，步调一致，排除干扰，共同围绕中心工作搞好服务、当好参谋，变部门行为为政府整体行为，形成合力，提高整体工作水平。秘书要摆正自己的位置，秘书只是领导的参谋、助手。工作的性质始终是辅助性的、参与性的、支持性的，绝对非命令性、指挥性、决策性。

2. 做好协调综合：协调指在整体工作运行过程中，对于过程中遇到的问题，诸如人员安排、程序安排等工作拥有足够的统筹能力。高校院（系）是一个中层机构，上联学校的各个职能部门，下接系（教研室）具体的教学单位，秘书工作不仅内容繁杂，而且涉及的对象也很广。因此，行政秘书必须具备出色的协调统筹能力，主要来讲是对于学校各职能部门职责和权限的熟练认知，对于系院教学单位的实际情况和自身特点有充分认识。通过整合上传下达的重要能力，保证学校职能部门信息的绝对对称，降低学校与教学系院直接的沟通成本。

三、从行为性质上谈行政秘书的角色定位：在工作上能做到主动补位，加强与各部门之间的沟通

从上述的职能看秘书在院（系）所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。可以说他们是院里的服务员。因此，必须从服务性、创造性两个方面来把握行政秘书的行为角色：

1. 服务性：服务性是行政秘书工作的主旋律，是工作的落脚点。高校院系行政秘书部门，历来坚持“三个服务”的宗旨，即服务领导、服务教师、服务学生。用心服务大家才能真正体现这一职业的特殊魅力，才会让人觉得这一工作的伟大、神圣和受人尊敬，才不致让人觉得秘书可有可无。在工作上能做到主动补位，并能与其他各科室人员加强沟通，密切配合，互相支持，保证整体工作不出现纰漏。在工作中我自己确定了一条工作原则，属于自己的工作要保质保量完成，不属于自己的工作范围的配合其他人员能完成的也要按时完成，做到主动帮忙、热情服务。

2. 创造性：创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充，这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，秘书工作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段，促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题、新理念来思考问题、新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。

高校引进行政秘书的概念，也是高校进行素质教育改革的体现。[2]行政秘书一定意义上代表着高校整体行政改革往高效，配置合理方向发展。秘书是没有角色的角色，抑或是多种角色的集中，强化和培养秘书正确的角色意识，在努力推进民主与法制建设的今天，对秘书队伍的建设有着非常重要的现实指导意义。

【参考文献】

[1]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察，2008（10）：135.