学院行政秘书

学院行政秘书（精选12篇）

学院行政秘书 篇1

一、坚持以人为本, 更好的服务于广大师生

首先, 坚持以人为本, 做好服务于领导的工作。行政秘书应该善于领会领导的意图, 顺应领导的工作思路, 以使学院的各项工作能够有条不紊的开展, 为学院的发展打下坚实的基础。另外, 行政秘书应该主动地掌握了解学校及各学院的相关信息, 以及本学院广大教师、学生的意见和建议, 并进行整理汇总, 为领导做好服务, 及时地向领导汇报, 以便领导做出相应的决策。其次, 坚持以人为本, 做好服务于教师的工作。在高校中, 教师不仅肩负着教书育人的重任, 还肩负着科研的重任。所以, 行政秘书要处理好与广大教师的关系, 树立为广大教师服务的信念。另外, 行政秘书还应做好教师职称评定工作, 做好教师年度考核工作, 做好教师的财务报销工作, 做好教师的岗位变动工作, 等等。在教师对学院或学校有和意见或建议时, 及时向有关领导汇报;在教师对某些问题有疑问时, 及时、耐心地做好解答。再次, 坚持以人为本, 做好服务于学生的工作。学生是祖国的未来, 行政秘书虽然没有具体的教学任务, 但是我们应该时刻关注学生的学习及生活情况, 对于生活或学习有困难的同学, 应该及时的给予帮助与指导, 使学生能够顺利完成学业, 为祖国的未来贡献其力量。

二、保持积极的心态, 更好地处理复杂化、多样化的问题

首先, 保持积极的心态, 处理好各种人际关系。行政秘书工作的范围广, 涉及的人际关系也较多。它是高校管理层与学院领导、教师联系的纽带, 是学校各职能部门与学院领导、教师联系的纽带, 是学院领导与学院广大师生联系的纽带, 是学院各行政办公室与广大师生联系的纽带。这就要求行政秘书人员时刻保持积极地心态, 耐心、细心地处理工作中的各种问题, 协调好各方面的人际关系, 以使学院的各项事务有序、顺利地进行。其次, 保持积极的心态, 处理日常行政事务。作为行政秘书要协助学院领导做好各系、各部门的工作;做好各部门各项事务的通知、传达, 及时向各系各部门传达各种通知, 并对教师反馈信息及时做处理;做好各种会议前的准备, 会议通知, 以及会议记录工作;协助领导及教职工做好各系各部门财务预算、报账、借款、结算等工作;做好各系各部门材料的整理、归档、管理工作;做各类文件的收发、登记、归档工作;做好各系各部门固定资产管理、维修、保养、报废等工作;做好各系各部门办公用品领取登记工作;做好各系各部门信函收发工作;做好对于来访人员的接待工作;等等。行政秘书工作每天面对的日常事务繁重而琐碎。这就要求行政秘书, 能够以积极地心态, 以饱满的热情处理工作中的各类事务。再次, 保持积极的心态, 处理各种突发事件。高校相当于一个小型的社会, 生活人口众多, 密度较大, 且学生正处于人生观、世界观、价值观形成和确立的阶段, 理性思维和心理素质都较差, 缺少社会经验和危机意识, 情绪易激动, 易被人煽动利用。所以高校易发生各类突发事件, 如学生群体打架斗殴事件;如因情感、学业、人际关系等问题引起的学生与教师的急躁、抑郁、失眠甚至自杀、报复等严重问题;如大范围流行性疾病, 大规模食物中毒等等问题。这些问题都需要行政秘书协助学校各部门以及学院领导, 冷静、严肃、积极地处理好。

三、讲求方式方法, 更好的处理工作中的问题

首先, 对于工作要统筹安排, 分清轻重缓急, 有条理、有计划地处理。行政秘书每天要面对的工作千头万绪, 我们不能眉毛胡子一把抓, 而顾此失彼, 所以就要求行政秘书对于每天的工作进行好统筹安排, 有计划、有条理地做好处理工作。在工作中, 可以根据事情的紧急程度, 把各类事件分为紧急处理事件、较急处理事件和一般常规性事件。采取优先处理紧急事件, 重点处理较急事件, 妥善处理常规性事件。另外, 在工作中, 一定要有计划, 有条理地进行。例如, 要去行政办公楼办事, 就可以把所有需要去行政办公楼各职能部门办理的事情先都整理好, 再一次性办理, 节约时间, 减少人力, 大大提高工作效率。其次, 增强工作预见性和主动性。行政秘书工作虽然很多工作来得比较突然, 没有规律可循, 但是, 有很多工作也是我们可以预见的。比如, 定期会议的会前准备, 工作计划、工作总结、职称评定、年度考核、每月考勤、岗位聘任等事情都是可以预见的。对于这类事情, 行政秘书应该提前、主动做好准备, 以防工作都赶到眼前, 任务重, 事情烦, 易出错。另外, 对于这种常规性的工作, 我们还应注重收集工作中的各种资料, 总结工作中的规律, 以便下次处理这类问题时, 有章可循, 有据可依, 又快又好的完成工作。再次, 养成写工作日志的习惯, 更好的总结工作中的经验与不足。职场新人既没有行政秘书专业知识, 也没有行政秘书相关的工作经验。要克服这些不足, 就要求职场新人, 在工作中处处留心, 谦虚谨慎, 向老同志学习的同时, 还要自己做好各种记录, 养成写工作日志的习惯。写工作日志可以帮助职场新人总结工作中的经验、教训与不足;使新人能够更好、更快的适应行政秘书工作, 并保质保量的完成行政秘书工作。

四、继续发扬学习精神, 更好的做好行政秘书工作

首先, 学习各种基本理论知识, 提高思想政治素养。思想政治素养是做好行政秘书的根本保证, 所以行政秘书应该加强政治理论的学习, 提高思想政治素养。坚持以科学发展观为指导思想, 深入学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想。坚持正确的政治立场, 对于行政秘书十分重要。在任何情况下, 行政秘书人员都应该在政治上、思想上、行动上和党组织保持高度的一致, 认真自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。其次, 学习行政秘书专业知识, 以便更好地胜任行政秘书工作。行政秘书岗位一般都不是专业人员, 这就要求新人在走向行政秘书岗位时, 学习行政秘书相关专业知识, 并结合本学院的有关专业、学科以及建设现状和特色, 以及各位老师的专长、特长学习基本业务知识。同时还要学习行政秘书人员基本的管理知识和交流、沟通、协调技巧知识。再次, 学习现代办公信息化知识, 提高工作效率。现代社会是信息化社会, 高校也大多采用信息化办公。高校行政秘书在日常工作中需及时收集各种信息, 提供给领导, 以便领导作出决策。另外, 行政秘书还需要处理各类表格, 处理各类数据, 归档各类型信息。这就要求行政秘书人员必须强化学习现代办公信息化知识, 应对信息化、网络化时代, 做好行政秘书工作, 提高工作效率。

摘要：高校行政秘书岗位是联系学校各职能部门、学院、教师与学生等之间关系的纽带。高校行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及学院的各项工作是否有序、顺利开展。本文主要从四个方面谈了如何做好行政秘书工作:坚持以人为本, 更好地服务于广大师生;保持积极的心态, 更好地处理复杂化、多样化的问题;讲求方式方法, 更好地处理日常工作中的问题;继续发扬学习精神, 更好地做好行政秘书工作。

关键词：行政秘书,以人为本,积极心态,方式方法,学习精神

参考文献

[1]屈跃能.高校教学院系行政秘书工作的探讨[J].高等函授学报, 2010, 23 (4) .

[2]单国雷.做好新时期高校院系行政秘书工作的几点思考[M].安徽农学通报, 2010, 16 (06) .

[3]苏志兰.提高高校院系行政秘书工作效率的对策[J].湖北函授大学学报, 2010, 23 (1) .

[4]田炯.高校行政秘书应具备的职业素养[J].科技资讯, 2010, (35) .

[5]杨帆.提高高校行政秘书人员信息素质的对策[J].科技情报开发与经济, 2009, 19 (8) .

学院行政秘书 篇2

2、草拟学院行政工作报告、总结、规划和决议、决定等综合性文字材料文件；草拟重要会议文稿和重要文件；草拟及整理院级干部讲话稿及有关资料。

3、领取行政机要文件。接受、管理院内平行文件、做好院级领导及各种机要文稿、各类公文的制作印发；负责上级行政机关发来的文件、简报、通知、信函的登记、编号、发放和传阅工作。定期检查文件的管理和保密情况；学院一级来往信件、文书、报刊及院内行政公文的拆封、登记、传阅、督办、归档工作；负责编制、分发“一周、一月、一年收文目录”。

4、负责学院党政领导出行的交通安排和联络等服务保障工作。

5、协助分管主任做好学院涉及各部门和单位的综合协调工作，对外联系工作。包括内外宾的接待工作安排和费用预算，对内对外的迎来送往工作，办公室来往礼品纪念品的策划设计、开发、采购管理工作，负责上级领导、兄弟院院的来访接待工作。

6、负责全院性重要会议、大型活动的会务工作。如会议名称、人数、对象、范围的确定，会议时间、地点、场所的选择，会场的布置，会议日程、程序的安排，会务文书和生活管理等。

7、负责学院办公楼会议室的管理与使用。

8、负责学院行政大事记的记录，建立健全大事记记录制度，保证记录的及时、准确、完整。

9、负责院领导、学院办公室固定资产、办公用品、会议室办公用品的配送，设备的使用和管理。

10、协助分管主任处理日常财务工作，负责办公室常规性财务工作的实施。负责院领导、学院办公室的财务管理工作。

11、协助分管主任搞好学院车辆的使用和管理工作。

浅析高校行政秘书角色定位 篇3

【关键词】行政秘书 角色定位 服务

高校行政工作随着高校变革与自身行政工作的深入分工，已经进入到精细化时代。行政秘书室或者行政秘书科等部门的出现，代表着行政秘书工作的制度化。高校行政秘书既是院系行政管理层的参谋与助手，又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。[1]对于行政秘书而言，是否能够准确把握自身的角色定位，对于自身未来发展与工作的成败起到关键的作用。因此，行政秘书需要在工作中加强自身角色感，深刻领悟工作的合理处理方式。

一、从服务对象上谈行政秘书的角色定位

1. 为领导服务是行政秘书的第一位职能：行政秘书是直接为高校领导和主管部门服务的。所从事的都是辅助性的工作，秘书的基本角色是领导的助手，基本职能和作用是协助领导开展领导活动和政务活动。直接在领导的授意下受理院里发生的行政公务，直接处理在院里发生的与领导和领导活动有关的事务活动。具体体现在：文书工作、信息工作、会务工作、调查研究工作、综合协调工作、档案工作、机要保密工作、值班工作、文印工作等等。

2. 为院（系）内职工服务是行政秘书的第二位职能：院（系）行政秘书的第二服务对象是本院内的任课教师及其他的教辅人员。打个不太恰当的比喻：高校里的院（系）对于每个教师而言就像是一个“家”，而秘书就相当于这个家的“管家婆”。因为学校的教务处、人事处、科研处等各个职能部门的各类文件只下发到院（系），教师的方方面面的信息都来自院（系）。秘书就要做好“下达上传”的工作。“下达”就是将各个职能部门的文件精神、各类通知内容用最有效、最快捷的方式传达到每位相关人员。比如：科研项目的申报、教学立项的申报、职称的评审等等这些通知都是与教师的切身利益息息相关的，如果这些信息没有及时下达到位的话，势必耽误教师们的科研发展及职称晋级。“上传”就是将各位老师应该上交的各类资料收集起来并及时报送到相应的职能部门去。

二、从工作内容上谈行政秘书的角色定位

1. 当好参谋助手：秘书的活动是领导思想的补充和延伸。秘书工作是否得力，直接影响到院系领导工作的开展和工作效率。所以秘书工作必须坚持从小事做起，从大事着眼，努力提高服务水平。一是围绕中心，为领导服务突出超前性。牢固树立为领导服务的超前意识，全面把握领导的思想脉搏，正确贯彻领导的意图，当好参谋和助手。二是搞好配合，为科室服务突出主动性。在开展重要工作中，我经常与科室领导互通情况，以求统一认识，步调一致，排除干扰，共同围绕中心工作搞好服务、当好参谋，变部门行为为政府整体行为，形成合力，提高整体工作水平。秘书要摆正自己的位置，秘书只是领导的参谋、助手。工作的性质始终是辅助性的、参与性的、支持性的，绝对非命令性、指挥性、决策性。

2. 做好协调综合：协调指在整体工作运行过程中，对于过程中遇到的问题，诸如人员安排、程序安排等工作拥有足够的统筹能力。高校院（系）是一个中层机构，上联学校的各个职能部门，下接系（教研室）具体的教学单位，秘书工作不仅内容繁杂，而且涉及的对象也很广。因此，行政秘书必须具备出色的协调统筹能力，主要来讲是对于学校各职能部门职责和权限的熟练认知，对于系院教学单位的实际情况和自身特点有充分认识。通过整合上传下达的重要能力，保证学校职能部门信息的绝对对称，降低学校与教学系院直接的沟通成本。

三、从行为性质上谈行政秘书的角色定位：在工作上能做到主动补位，加强与各部门之间的沟通

从上述的职能看秘书在院（系）所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。可以说他们是院里的服务员。因此，必须从服务性、创造性两个方面来把握行政秘书的行为角色：

1. 服务性：服务性是行政秘书工作的主旋律，是工作的落脚点。高校院系行政秘书部门，历来坚持“三个服务”的宗旨，即服务领导、服务教师、服务学生。用心服务大家才能真正体现这一职业的特殊魅力，才会让人觉得这一工作的伟大、神圣和受人尊敬，才不致让人觉得秘书可有可无。在工作上能做到主动补位，并能与其他各科室人员加强沟通，密切配合，互相支持，保证整体工作不出现纰漏。在工作中我自己确定了一条工作原则，属于自己的工作要保质保量完成，不属于自己的工作范围的配合其他人员能完成的也要按时完成，做到主动帮忙、热情服务。

2. 创造性：创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充，这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，秘书工作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段，促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题、新理念来思考问题、新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。

高校引进行政秘书的概念，也是高校进行素质教育改革的体现。[2]行政秘书一定意义上代表着高校整体行政改革往高效，配置合理方向发展。秘书是没有角色的角色，抑或是多种角色的集中，强化和培养秘书正确的角色意识，在努力推进民主与法制建设的今天，对秘书队伍的建设有着非常重要的现实指导意义。

【参考文献】

[1]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察，2008（10）：135.

学院行政秘书 篇4

一、行政秘书的工作职责

我国高校行政秘书工作广而多, 杂而乱, 细而琐。因此, 行政秘书必须明确自己职责, 才有可能更好地开展工作。行政秘书工作主要涉及以下几个方面:一是文笔工作。主要负责学院年度工作计划和总结、学院领导讲话稿、通知文件、申请报告、会议纪要等材料的拟草和校对以及学院新闻报道、学院网页更新、学术报告等宣传工作。二是人事工作。做好学院教职工岗位聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定、人事调动等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事务处理, 如文件档案管理和归档, 会务筹备和接待、后勤工作, 会议通知, 消防安全检查、资产管理工作、;管理办公设施、办公用品;函电文件处理;信息资料的收发、整理及利用;处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示报告等。

二、行政秘书工作的特点

高校行政秘书主要是服务于教学、科研、和学生管理, 其特点主要有:

1.辅助性

辅助性是相对主导性来说的, 一般来说, 辅助就是在主导的领导指挥和控制下从旁帮助领导完成共同的任务。而作为行政秘书就是出于这样一种助手的位置, 帮助领导完成其交待的任务和工作, 这是秘书工作最核心的职能。院系领导不光承担行政工作, 还要兼顾教学与科研, 所以工作不可能面面俱到。这就要求各行政秘书对领导布置的工作及时完成, 并对其进行跟踪和督促。对重要的事项要及时汇报和提醒, 及时将院系教学情况和管理中出现的问题反馈给相关主管领导。

2.协调性

秘书协调是领导工作的补充和延伸, 是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程。在高校二级学院中, 教学行政管理的许多环节呈现纵横交错的网络关系, 行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书恰恰处在校级行政管理部门、学院、教师、学生的信息交汇点, 也是各种行政矛盾最集中的地方, 所以高校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力, 善于分析和处理各种错综复杂的关系, 坚定而又策略灵活, 行动果断而又处事稳妥, 才能辅助领导处理好院系各种矛盾, 调动一切积极因素, 形成和谐有序的工作氛围。以“内求团结、外求发展”的原则, 上下沟通、协调左右、联络内外, 处理日常行政事务。

3.广泛性

事务繁杂, 范围扩大, 头绪众多是秘书工作的广泛性特点。从文件起草和会议通知等日常工作到为院领导出谋划策、参谋咨询, 从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与本院院长、书记、各系主任以及与校办、人事处、教务处、保卫处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通, 几乎包罗万象。这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪, 统筹安排。培养自己的细心和耐心, 有条不紊地安排工作。

4.参谋性

参谋是指出谋划策, 为院系行政管理层提出工作建议和设想, 提供决策的参考依据和方案, 充当学院领导的“顾问”和“智囊”, 及时解决领导遇到的难题和疑惑。高校二级学院行政秘书是连接院系领导和各部门的桥梁, 他们熟悉与教师教学、学生管理、科研工作相关的各项政策和要求, 熟悉教学资源的实际配置情况, 熟悉教学行政人员的秉性和各行政管理部门的工作环节, 要积极收集整理教学管理工作中出现的问题, 为领导修改和重新决策提供依据, 从而推动院系工作的顺利进行。充当好领导工作的助手, 协调领导处理党、政务, 教学、管理矛盾, 使领导可以集中精力开辟领导活动和决策, 适时地为领导提出建设性方案, 做好参谋工作。秘书人员要善于分析形势把握事物发展的趋势增强预见性, 提高对谋略的实效性, 把为领导出谋献策渗透到工作的各个方面和全过程。

三、行政秘书工作的现状

根据行政秘书工作的特点, 结合地方高校行政秘书的实际, 我认为, 二级学院行政秘书工作容易出现以下三方面的问题:

1.工作任务多而繁琐

二级学院的行政秘书工作头绪较多, 工作范围几乎涉及到二级学院各项工作的各个方面。每天都有干不完的工作, 除了要完成各类文件的登记与传阅、各个会议的通知、各种来电来访的接待和处理之外, 还要完成领导临时交办的各项任务。同时, 要与不同的教师和学生接触, 及时处理他们提出的各种问题, 并且还要兼职处理相关的教学任务和党务工作, 工作内容没有定性的规定。实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个岗位职责。因此, 行政秘书虽然天天忙、月月忙, 但年终总结时却是“忙忙碌碌无头绪, 兢兢业业没成绩”。

2.工作得不到重视

二级学院的行政秘书平时工作十分繁忙, 通常感觉是上班像打仗一样, 一件事接着一件事, 经常是几件事情一起干。无论做得多辛苦, 领导总是认为这是你应该做的, 并且在年终绩效考核时, 行政秘书得优秀者却凤毛麟角。无论是老师还是学生, 你都得为他们服务, 如果服务不好, 往往会遭到投诉, 或是责骂等, 因而没有被重视, 得到的回报也少。付出与回报往往难成正比, 导致有些行政秘书心里有牢骚, 肚里有怨气。认为干多干少一个样, 干与不干一个样的心理极易产生, 抱怨自己进错门、上错岗, 情绪郁闷, 工作没劲。

3.工作晋升机会少

二级学院的行政秘书中有很大一部分不是秘书专业出身, 很多都是一些引进人才的家属或是子弟, 从事行政事务一般很难升到高级职称, 往往只是评到一个中级职称就到了瓶颈。现实中, 高校二级学院行政秘书的培养工作往往不受重视或缺少关爱。缺乏专业知识的培训和交流, 缺乏工作的职业规划和指导, 对于未来不知何去何从?前景渺茫!正是由于定位模糊, 前途不明, 导致行政秘书大多思想不稳定, 态度不积极。导致部分行政秘书缺少工作的激情, 不深入学习研究相关知识。

随着我国高校改革的不断深化, 对高校二级学院行政秘书的要求也越来越高。因此, 行政秘书要转变思想观念, 明确角色定位, 树立服务意识, 不断加强对自身综合素质和能力的培养, 广泛阅读书籍, 增进知识的积累, 做到时时虚心, 处处留心, 事事用心, 从多方面、多角度强化自我工作意识的培养。同时, 以乐观开朗、积极向上的心理状态, 勤奋学习, 锐意创新的工作态度, 踏实工作, 与时俱进, 为学校和学院健康、快速地发展贡献自己的智慧和力量。

参考文献

[1]袁彩君, 杨金.高校二级学院行政秘书工作探讨[J].湖州职业技术学院学报, 2008, (3) .

学院行政秘书 篇5

时间:2012-10-19 08:04来源:未知 作者:信息员 点击:

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厦门大学嘉庚学院2012年10月招聘行政秘书兼辅导员启事

一、学院简介

厦门大学嘉庚学院是经国家教育部批准成立，面向全国招生并纳入国家统招计划的全日制本科综合性独立学院。学院实行董事会领导下的院长负责制。

我们热诚欢迎志同道合的有识之士加盟我院，秉持“敬业、合作、务实、创新”的共同理念，把嘉庚学院办成国内同类高校中一流的、获得国际广泛认可的、以有效教学见长的一所新型本科大学。

二、招聘职位及应聘条件 行政秘书兼辅导员2名 岗位职责和特殊要求：

在学工部的领导下，从事学生日常管理工作、思想政治教育工作等，并承担所在院系的部分行政管理工作。应聘者须接受学生工作不局限于正常工作时间的特殊性，服从学工部的值班、加班安排。应聘条件：

1.具有硕士学历并获得硕士学位，专业不限，本科阶段须就读于211高校；或者具有211高校本科及以上学历且已具有1年以上全职工作经验。

2.热爱学生工作，政治面貌为中共党员或预备党员，具有较高的政治素质；有高校相关工作经历者优先考虑。3.在高校学习期间成绩良好，担任班长、团支书及以上主要学生干部不少于一年。具有出色的书面和口头表达能力、较强的组织管理能力和沟通能力，服务意识强。4.具备较强的计算机应用能力，熟练掌握电子邮件和微软办公软件应用。

5.品行端正，身体健康，认同“敬业、合作、务实、创新”的理念，具有较强的学习能力和抗压能力。

6.愿意居住在学校所在地（招商局漳州开发区厦门大学漳州校区）。

三、薪资福利 学院实行聘任制，受聘期间待遇从优。学院教职工的户口和人事关系均在厦门市，按厦门市的相关规定缴纳公积金和社会保险。校内建有教师公寓，教职工可享受优惠购房政策或向学院申请租住周转房。

四、应聘方式

符合条件的应聘者请通过电子邮件（hr@xujc.com），以附件形式（不接受“QQ邮箱超大附件”等间接形式）提交如下申请材料，请将邮件标题统一写为“姓名－毕业学校―学历—应聘岗位”：

①点击此处下载并填写申请表，可另附个人简历和相关说明材料； ②近期彩色证件照（图片大小请调整为不超过150K）；

③学历、学位证书和职业资格证书（如有）扫描件或照片（图片大小请调整为不超过500K）。

学院行政秘书 篇6

关键词：高职院校 行政秘书 德 行

随着社会工作的压力越来越大，更多人倾向于工作既稳定、假期又较多的高职院校，从而形成院校行政秘书岗位人群来自各行各业，有刚毕业的学生、有在企业工作几年的职员，他们的专业有文秘类的、管理类的、也有计算机类的，形形色色，组成高职院校行政秘书这一强大而坚实的队伍。行政秘书是各级领导之间，学校与院系、部门之间，院系与教师之间，以及学校与外部单位之间的桥梁与枢纽，秘书素质的高低、能力的大小直接影响着工作效率甚至学校的形象。因此，高职院校在招聘行政秘书时应该重视其素质，并不是为了岗位需要眉毛胡子一把抓。而已在高职院校秘书行业的人员更要注重自身的综合素质和业务能力的提高，不能自甘堕落，倚老卖老。

1 高职院校行政秘书之“德”篇

“德”，指品德，道德品质的简称，它是社会道德在个体身上的表现。个人依据一定的道德准则行动所表现出来的某些稳定的特征。

1.1 具有较高的思想道德和政治觉悟性 高职院校是个教书育人的单位，相对于中小学校来说，它更偏向于言论和人身自由，偏重于培养高技能实用型人才。根据国家的教育方针政策，结合本校的实际，制定符合自己的发展道路。高校秘书除了要了解时事政策外，还要具有较高的政治思想觉悟，这样对问题的观察和理解才能有高度、深度，才能帮助领导过滤掉无关的信息，在一定程度上减少决策上的失误。

①高职院校秘书要提高自己思想道德。以人为本，以学校利益为重，树立正确的人生观、世界观和价值观。热爱本职工作，顾大局、识大体，有高度的奉献精神，在工作中不断强化服务意识，全心全意为教育事业服务。②高职院校秘书要提高的政治思想觉悟。首先应该系统地学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想， 要深刻领会和准确把握党的十八大精神，不断增强自身的理论功底，运用科学观点分析、处理问题。其次要认真贯彻实施学校的规章制度，准确执行领导交待的任务。

1.2 具有较高的职业道德和服务意识 高职院校行政秘书工作繁杂，从上到下、从里到外，整天忙忙碌碌、简单而繁重，若没有一定的业务素质和服务意识，到头来只会一团乱，分不清缓急轻重，工作效率低，得不到领导的肯定，从而影响工作和心情。作为秘书应具有谦虚谨慎、严守机密、热情服务、热爱本职的职业道德。在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见。服务要热情，态度要端正，对领导和其他人员要一视同仁，充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

2 高职院校行政秘书之“行”篇

“行”，即行为，秘书在从事职业活动过程中，为了实现学校目标、维护学校利益、履行工作职责、严守职业道德，从思想认识到日常行为应遵守的职业纪律。秘书的一言一行，一举一动，代表主管领导、部门、甚至学校的形象的。所以，不断提高秘书的业务素质和自身素质，规范秘书的行为也是学校文化建设之一。

2.1 具有较高的业务素质 现在大多秘书并非与自己所学的专业对口，非文秘专业的秘书做文书工作会比较吃力，没经过系统的学习，用到了只能凭经验临场发挥。每天有大量的书稿要处理，这不仅要熟悉掌握各类型公文及其它文体写作的基本格式、行文规则及办文程序等一整套工序，而且还要有一定的计算机操作基础，理解文字、语言能力以及表达能力。首先，公文撰写通过自学或是抽空去听听专业老师的课。学校有很多可利用的资源，图书馆可以看、借书，秘书专业的授课老师是你很好的导师，每天接触请示、通知、纪要等文书，即使不是秘书专业的久而久之也能熟知一二。其次，计算机的基本操作要熟悉，尤其是办公软件。在信息的时代，很多工作需要依靠电脑来完成。如文件的收发，很多时候都是通过网络，这样会更高效更直观。秘书的工作要用电脑来完成一半，把繁杂的办公室事务用一张表格或是一个流程表达出来，不仅自己工作起来有条有绪，在别人看来也更为清晰。再次，理解文字和语言能力也是非常重要的。对于领导的批示或口头的指示，要理解不透执行错了，那会导致一连串的麻烦，工作的失职，能力受到怀疑，得不到领导的认可。所以，一个称职的秘书要勤于观察、思考和总结，思维敏锐，思路开阔，善于抓本质，在领受领导交办的事情后，要用心思考，认真执行。最后，沟通、表达能力也是秘书必备的。接待师生和客人，洽谈各项公务，传达领导指意等等，没有较好的沟通表达能力是很难胜任的。

2.2 具有较高的自身素质 在前面也提到，即使不是秘书专业的，天天对着这些文书，久了也能学到很多相关的知识。秘书没有教师那样出差学习的机会多，更多是在于自学。从学历、职称以及科研方面进行晋升，这个过程会比较漫长和艰辛，但只有通过不断地学习和实践，才能尽快提高自身素质，使自己的知识结构更加合理，从而更好地担负起高校办公室秘书的重任。

总之，高职院行政秘书应该牢记自己的工作职责，深入了解工作的特点，干一行爱一行，不断提高业务素质和自身素质，在自己平凡的岗位上做出不平凡的业绩，为高等教育事业的改革和发展做出自己的努力。

参考文献：

[1]张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学报，2011（4）：9-12.

[2]唐建林.高校二级学院行政秘书工作探微[J].高等教育，2011（6）：62-63.

高校院系行政秘书管理素质研究 篇7

一、院系行政秘书的工作特点

院系行政秘书工作的首要特点是具有烦琐性。一般来说, 根据院系规模和工作需要, 院系秘书分为行政秘书、教学秘书、科研秘书、党务秘书等。院系行政秘书的日常工作十分烦琐, 工作范围涉及院系工作的各个方面:文件的收发、传阅;行政档案管理;印章管理;财务管理;文书处理;会务工作;信息、宣传工作;保密工作;接待、联络工作等。院系行政秘书工作的第二个特性是上传下达, 左右协调。行政秘书作为院系行政工作的主要管理者, 要做到承上启下、沟通内外、协调左右。既要处理、协调好本院系内部事务, 又要协调与上下级职能部门、兄弟院系及合作单位等的关系, 为高校和院系的教学、科研等各项工作创造宽松、和谐的环境。院系行政秘书工作区别于其他企事业单位行政秘书最重要的特性是服务性。美国企业家西洛斯·梅考克提出的梅考克法则将管理视为“一种严肃的爱”。与企业管理不同, 对于高校来讲, 管理更准确地说是“服务”。院系行政秘书的工作直接面向广大师生, 必须坚持以人为本, 树立良好的服务意识。工作中要有强烈的责任心, 为师生服务要做到认真负责, 更要真诚、热情。

二、院系级行政秘书应具备的管理素质

院系行政秘书工作的特殊性要求其必须具备较高的管理素质, 包括政治素质、业务素质、心理素质。同时还要具备一定的法律素养, 树立良好的个人形象。政治素质是高校院系行政秘书最重要的素质。行政秘书要有坚定的政治立场, 了解国家重大政治活动, 在任何时刻都要维护好国家、学校、院系的利益, 拒腐防变, 保持优良的作风。业务素质是行政秘书必须具备的基本素质, 包括协调能力、表达能力、信息处理能力等。院系级行政秘书要有较高的协调能力, 要善于协调各种关系, 及时沟通信息, 消除矛盾、融洽关系, 在坚持原则的基础上注重工作方式的灵活性, 调动一切积极因素, 为单位营造良好的工作氛围。文书、宣传工作是院系行政秘书工作中的重要内容, 这就要求行政秘书必须具备较高的表达能力。

在信息处理工作中, 行政秘书要有超前意识, 要善于运用科学的分析手段和思维方法, 对事物的发展做出科学的预测, 及时向领导提供正确的预测性信息[1]。处理信息, 要跟得上潮流的发展, 如掌握微博、微信等现代信息技术, 为师生提供贴心服务。高校院系是培育人才的基本单位, 院系行政秘书的工作与高等教育紧密相关。因此, 高校院系行政秘书必须具有教育学、心理学知识, 从而有效保证工作质量, 提高效率。行政秘书必须具备基本的法律知识和素养。如在盖章用印等方面要做到有章可循、有法必依, 尽量避免纠纷的产生。院系行政秘书岗位是外界了解院系的重要窗口, 行政秘书的言谈举止、个人素养直接关系着院系的对外形象。因此, 院系行政秘书必须树立良好的个人形象, 在对外交往中维护好院系和学校利益, 做好本单位的形象大使。

三、提高院系级行政秘书管理素质的基本途径

特殊的角色定位要求院系级行政秘书必须具有较高的管理素质。然而, 目前高校院系行政秘书队伍普遍呈现管理素质整体不高, 发展不平衡的状态。院系行政秘书的管理素质距离社会发展对高等教育管理改革的要求和学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差距。为了提升院系行政秘书队伍的管理素质, 要在把好入行关的基础上, 注重对行政秘书加强培训等多种途径的运用。

1. 提高入行标准。

目前, 许多高等院校已提高了对行政管理岗位的入行标准。浙江大学等高校已对党政管理岗位的入行标准提高到硕士学历, 甚至博士学历并面向社会公开进行招聘考试, 通过笔试、面试等形式对求职人员进行全面考察。

2. 重视对院系行政秘书的培训。

在高学历的基础上选拔行政秘书是提高从业人员素质的重要保障, 但只有高学历是远远不够的, 入职后学校对从业人员的培训更为重要。目前, 行政秘书普遍面临“重使用、轻培训”的状况。行政秘书除了认真做事之外, 还需掌握一定的管理、信息、教育学等知识。高校可以利用自身有利条件请管理学科、教育学科、法学学科的老师为行政秘书做专题培训。此外, 在高校国际化推进日益迅速的今天, 院系行政秘书熟练掌握国际化运作的能力十分重要。高等院校可以通过组织院系行政秘书出国学习、交流, 使其管理理念和知识水平与国际前沿接轨。

3. 构筑专业平台, 促进院系行政秘书的专业发展。

欧美等发达国家十分注重高效行政人员的专业化发展。美国通过设立美国学校管理人员协会等组织为高校行政管理人员提升管理素质提供平台, 为高校院系行政秘书提供专业服务, 有效地维护了高校行政秘书的权益, 促进了行政秘书管理水平的专业化提升。我国应该借鉴其成功经验, 构筑具有中国特色的专业平台, 促进高校院系行政秘书的专业发展, 以提高其管理素质和专业化水平。

4. 健全竞争、激励机制。

竞争是提高工作效率的有效途径。健全竞争机制, 可以有效破除目前高校行政管理中普遍存在的“大锅饭”状态。竞争必须以激励为保障, 只有公平、公正、合理的考核体系才能激发员工的工作热情, 对竞争起到相应的激励作用。美国管理学家贝雷尔森和斯坦尼尔认为“一切内心要争取的条件、希望、愿望、动力等都构成了对人的激励。……它是人类活动的一种内心状态”[2]。通过竞争和激励机制, 员工在薪水和职位晋升等机会中获得公平、公正对待, 其工作能力和努力程度将得到最大程度的激发。

5. 重视对非事业编制行政秘书的管理。

由于学校人员编制的限制, 有些高校院系可能存在编内人员不能满足院系行政事务烦琐复杂的需要, 也会聘用一些非事业编制的合同制用工人员作为适当补充。“合同制人员已经成为高校员工的重要组成部分”[3]。院系应重视对这类非事业编制性质行政秘书的管理, 为其提供稳定的工作环境和适当的发展空间。同时, 对能力高的秘书给予相应的物质和精神鼓励, 留住好的人才[3]。

6. 行政秘书要勤于学习和实践, 提升自身素养。

人的各种能力是在后天的学习、生活和社会实践中形成和发展起来的。提高秘书素质最有效的办法是自学, 这是秘书成才的根本途径[4]。院系级行政秘书要有良好的学习态度, 注重自身学习能力的提高。工作生活中, 要积极向周围素质高、能力高、经验多的领导和同事学习, 不断总结经验、勤于思考、勇于创新, 跟得上时代发展的要求。

四、结语

邓小平同志说过, 我们需要大量的、合格的学校管理人员。加强高校管理工作, 关键在于管理队伍。院系行政秘书作为高校最基层的行政管理人员, 其工作看似平凡, 但每一项工作都与院系乃至学校的发展息息相关。因此, 院系行政秘书人员管理素质的整体水平对于院系的健康、可持续发展和高等院校的建设与发展都有着十分重要的意义。

参考文献

[1]杨锋.秘书实务[M].北京:中国人民大学出版社, 2011.

[2]小詹姆斯.管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社, 1982.

[3]王春红.如何有效地进行高校合同制秘书管理[J].人力资源管理, 2012, (3) .

浅谈行政秘书的职业道德 篇8

职业道德是行政秘书从事日常工作、行使公共权力等管理活动过程中必须遵循的道德行为规范。

我国目前行政秘书的职业道德现状主流是积极的、进步的。这表现在:

法制观念增强。中国共产党从成立的那天起就强调民主与法制的重要性。特别是十一届三中全会以来, 我国实行改革开放、建立和发展社会主义市场经济, 崇尚法制, 依法行政观念得到强化。社会主义法制的逐渐完善, 使得法制精神逐渐渗透到社会活动的各个方面。国家的各级政府机关、企事业单位及各级高校的行政秘书人员普遍意识到:遵纪守法、依法管理, 是从事秘书日常工作和行政管理的重要道德标准。

道德观念更新。改革开放的深入和市场经济的发展, 使得软件和界面不尽相同, 用户要熟悉和使用它们的难度不小。

三、网络环境下实现图书馆文献资源共享的对策

1、加强宏观调控和统筹规划。我们应当把整个社会的各级各类图书馆看作是一个整体, 每个图书馆考虑问题时, 都必须从整个社会、整个图书馆事业的角度出发。为此, 就有必要成立文献资源共享研究的权威性专家委员会或全国性协会, 制定出实现文献资源共享的政策计划和标准规范, 用这些政策规范来约束各成员馆的行为, 明确各自的权利和义务, 充分发挥政府指导作用。实现图书馆文献资源共享还必须要统筹规划, 特别是在文献信息资源建设上应当以一些在资金、技术、人员素质上占优势的大型馆为主体, 其它一些资源不足、技术相对薄弱的馆则需要加强自身的网络基础设施建设, 充分利用现有的成果, 通过和主干馆或地区中心馆联网, 实现资源共享。这样避免了重复建设, 减少了资金浪费, 也使得急剧增长的数字信息存取问题得以解决。

2、加强协作, 努力开发特色资源。图书馆文献资源共享是一项跨行业、跨部门、跨地区的重大系统工程, 实现文献资源共享, 就意味着每个加入这个共享系统的图书馆都是这个共享系统的组成部分, 它们能共享其共同拥有的信息资源。因此, 应当接受“能获取, 但不拥有”的理念, 搞好各个图书馆之间的协调合作。另外, 在网络环境中, 各个图书馆拥有的信息资源重复是没有任何意义的, 只有各图书馆上网的文献资源具有各自的特色, 网络才真正是资源丰富的宝库。因此, 各图书馆应努力开发自己的特色资源, 从而建立起具有自身特色的数据库。

3、培植资源共享理念。传统的价值观认为, 共享是一种损己利人的事情。实际上, 文献信息资源不同于传统的资产, 它只有在被更多的人共享时, 这些信息才能体现出最大的价值, 才会不断增值。而隐瞒信息资源的结果, 是限制了信息的转化一些旧的道德观念受到了很大的冲击。与此同时, 又形成了一些与市场经济相适应的新的道德观念。行政秘书的道德风貌也随之发生了新的转变。表现在:竞争意识增强、效率观念强化。

道德价值感强化。正确的价值导向, 讲公德的道德环境, 与社会主义市场经济相适应的道德观念, 使得社会主义市场经济能够健康发展。新形势下的行政秘书人员, 大多数具有较高的道德价值观念。普遍认为发展社会主义市场经济, 不许与道德伦理上有所背离。大多数行政秘书能够立足本职工作, 以高度的责任感, 勤勤恳恳地为社会主义现代化事业作贡献, 为人民建功立业。这反映了广大行政秘书的职业道德和对人生价值的追求。

但在看到我国行政秘书职业道德积极一面的同时, 也要看到市场经济给我们带来的消极的一面。市场经济对利益最大化的追求, 客观上也存在着非道德和不道德的可能性。这就使得行政秘书的道德建设出现了某些误区。主要表现在:

责任意识淡薄。由于行政秘书本身工作的特殊性, 党政机关、企事业单位及高校的行政秘书不仅要处理办公室业务, 还有会务安排、调查研究、协调、监督、信访等工作, 这就要求行政秘书要具有较高的工作责任意识。但有些秘书对行政道德创新, 其最终结果是束缚了图书馆的发展。因此, 我们应当在全社会营造良好的共享氛围, 使大家转变并形成一种全新的价值观念即:共享可以共赢。

4、重视文献信息资源建设的技术标准与规范。文献信息加工的标准化、规范化是实现网络资源共享的基础。为达到文献信息资源的高度共享, 文献信息资源的建设应该在统一的标准下进行, 要从数字资源元数据与对象数据两个方面明确资源建设的具体标准。经过制作并整合后的各类数字化信息资源在元数据与对象数据方面都应该符合资源建设统一的技术标准与规范。资源建设统一技术标准的制定可由文献信息资源共享研究的权威性专家委员会来负责。

5、整合各种图书馆系统软件, 为用户提供更好的服务。国内几个主要的图书馆系统软件产品存在着界面不一, 规模、功能和层次差别较大的问题, 因此, 图书馆软件整合系统的开发已成为一个亟待解决的关键问题。这项复杂工程的解决, 将有利于管理系统能很好地保证许多节点信息资源的共享和程序转换的一致性。另外, 除了在网站的设计上要方便用户使用外, 还应当采用先进的服务方式、服务手段为用户提供更好的服务。例如, 向用户提供多数据库的跨库检索、深度链接等方式, 还可以让用户通过“实时问答”、“E-MAIL提问”、“网上传递”、“常见问题库 (FAQ) ”等形式适时、灵活的得到高效的文献信息服务。

参考文献:

[1]杨洁.文献资源共享的现状、问题与对策[J].图书馆学研究, 2003, (4)

[2]叶静华, 黄智.论文献信息资源共建共享的发展对策[J].图书馆论坛, 2003, (3)

[3]坤燕昌.网络环境下馆藏文献资源共建共享的必然性与可行性分析[J].西昌农业高等专科学校学报, 2001, (2) 缺乏深刻认识, 在行使各种责任时, 掉以轻心, 缺乏“以人为本”和为人民服务的思想, 高高在上, 傲视群众, “门难进、脸难看、事难办”, 对工作不能全身心投入。

腐败现象滋生。在市场经济大潮中, 有的人禁不住金钱的诱惑, 权欲、物欲恶性膨胀, 走上了贪污腐败的不归路。如原河北省委书记程维高的秘书李真、原上海市委书记陈良宇的秘书秦裕、原安徽省池州市政府原副秘书长孙靖、原广西壮族自治区贵港市委秘书长高二刚等一些人, 为了满足一己私欲、利用手中握有的权力收受巨额贿赂, 最后身败名裂。

这些问题虽属“支流”, 但极大地影响了党政机关的形象, 导致了机关权威的流失, 在人民群众中造成的负面影响不可低估。

二、行政秘书职业道德存在问题的原因

行政秘书职业道德缺失的产生, 有主观、客观等方面的复杂原因。

1、市场经济的负面冲击和影响。市场经济本身是一把“双刃剑”, 它既有积极的一面, 又有消极的一面。它崇尚公平竞争, 又崇尚重利性, 容易导致人们陷入拜金主义的误区, 对行政秘书人员的心理产生冲击和影响。

2、职业道德建设滞后。目前, 我国行政秘书还没有一个完善的道德标准, 职业道德建设的体系还不规范, 道德建设的体制还不健全, 缺乏道德评估和道德监督部门。一些行政单位的道德约束力还不够, 对秘书人员的道德约束往往停留在口头上、纸面上。职业道德建设的滞后, 直接影响着行政秘书人员道德素质和道德水平的整体提高。

3、监督机制不健全。防止权力恶性膨胀的主要手段, 是拥有严格的监督和约束机制。一味的进行思想政治教育, 希望行政秘书主观上对自己的行为有所约束而不进行合理的监督, 这在一定时间内可能有效, 但从长远看, 效果不佳。而且, 目前的监督工作还有许多不足, 事后监督多, 事前监督少, 缺乏“主动主击”。建立、健全监督机制, 是当前加强秘书职业道德建设的当务之急。

4、缺乏对贪污腐败现象的正确认识。为什么贪污腐败现象屡禁不止, 为什么已有前车之鉴而有的人还要以身试法?这除了各级行政机关缺少对贪污腐败警示教育的客观因素外, 从贪污腐败者主观上讲, 由于利欲澎涨, 思想脱离正轨, 政治上阳奉阴违, 当面一套, 背后一套, 弄虚作假, 欺骗领导, 欺骗群众, 导致思想道德滑坡, 陷入贪污腐败泥坑而不能自拔。

三、提高行政秘书职业道德素养

(一) 从行政秘书主观上讲, 应有高尚的政治品德, 具备以下一些职业道德素养:

默默无闻、无私奉献。行政秘书, 一般处于领导的身边, 办理上级机关下达的文件, 向有关部门或下级机关传达相关文件精神, 为领导撰写、整理各种书面材料, 为领导外出行程做具体安排等一些日常工作。行政秘书的工作成果, 往往以领导人或机关的名义出现, 自己很少有署名和抛投露面的机会。作为一名优秀的行政秘书, 要具有博大的胸怀, 要甘当无名英雄, 淡泊名利, 默默无闻, 无私奉献地做好本职工作。

廉洁自律、克己奉公。行政秘书处于各级党政机关、企事业单位的枢纽地位和要害部门, 廉洁自律至关重要。作为行政秘书要廉洁自律, 不能擅用领导名义耍特权、办私事, 搞不正之风, 牟取私利。

戒骄戒躁、平易近人。行政秘书根据领导授权, 经常代表机关、单位出面协调工作, 办理各种事务, 人们常把他们视为机关、单位的代言人。行政秘书待人处事的态度, 往往关乎单位的声誉。因此, 作为行政秘书, 做事要戒骄戒躁, 把自身放在恰当的位置。出面协调办事, 要把握领导授权的“度”, 不在授权之外自作主张, 越权办事;不以“二首长”自居, 以势压人;处理矛盾要说服、疏导, 不指手划脚;要平易近人与群众相处, 增加群众的亲近感。

恪守秘密、提高警惕。行政秘书保管着机关、单位的重要文件, 经常涉及重要工作秘密。一定要做到恪守机密。这要求行政秘书人员具有较高保密观念, 提高保密工作的自觉性和自律性, 随时提高警惕, 维护机关、单位的利益。

(二) 从行政秘书客观上讲, 相关行政部门应加强对他们的思想道德建设, 做好以下一些基础性工作:

首先, 加强行政秘书人员的思想道德教育。思想道德同法律、制度约束来比, 本身强调的是一种发自内心的自律行为, 它是行政秘书遵纪守法的基础和保障。只有经过良好的思想熏陶, 才能摆脱对物欲的诱惑, 才能在现有不健全的法律和监督机制下, 约束好自己的行为, 不用手中的权力谋取私利。

行政秘书良好的职业道德最终依赖于科学的人生观、世界观、价值观的确定。加强思想道德建设应从两方面入手:第一, 加强理想信念教育。经过20多年的改革开放, 我国的经济建设已在世界和平崛起, 但不能因为综合国力的增强, 而放弃对共产主义远大理想的教育, 反而应该加强这方面教育。 (3) 共产主义信念教育不仅能加强行政秘书的自身素质, 还能帮助他们看到社会主义初级阶段的优越性所在, 自觉地维护社会主义事业的发展。第二, 加强为人民服务、责任观念教育。应让广大行政秘书清楚看到, 是谁给了他们的权力?他们应该为谁负责?只有正确地认识权利, 才能正确地使用权力, 从而树立全心全意为人民服务的观念, , 增强行政秘书的政治责任感和道德责任感。

其次, 加强法律制度和监督机制的建设。行政秘书的职业道德建设, 只依靠秘书自身的道德约束、自律是不够的, 还应出台相关的强制性法律措施。我国目前还没有这方面的法律文件, 但这不意味着没有存在的必要。将行政秘书的职业道德法律化、制度化, 对于提高行政秘书的职业道德, 保持其清正廉洁、克己不公、依法行政、恪守机密等具有重要的约束作用, 可以有效防止不道德行为的滋生和蔓延。

第三, 借鉴国外行政秘书职业道德建设的经验。中国行政秘书的职业道德建设, 是与中国特色的社会主义政治制度结合一致的。但并不意味着可以闭关自守, 闭门造车。国外成功的职业道德建设经验, 也可拿来为我所用。完善的职业道德监督和惩处机制, 是一个国家职业道德建设成熟的标志。它一般具有以下几个特点: (1) 有严格的惩处机制。对违反职业道德的行政人员应当承担的责任明确、具体; (2) 有独立的道德监督机关。如职业道德委员会之类; (3) 有严密的惩罚程序。监督机关如发现有违反职业道德的行为, 会对其进行调查, 经确认后, 提交给上级机关或司法机关处理。

当然, 借鉴国外经验, 并不是拿来照搬。应该结合我国的实际情况, 在实践中不断摸索和完善。

摘要：行政秘书道德状况的好与坏, 将直接影响行政机关的行政效率。因此从我国目前行政秘书的职业道德现状出发, 通过分析其存在问题的原因, 从主观和客观两方面提高行政秘书的职业道德, 对于我国行政机关提高行政秘书的工作效率具有重要的理论意义和现实意义。

关键词：行政秘书,业道德

参考文献

①陈合宜著.《秘书学》 (第五版) [M].暨南大学出版社.2004年版

②夏书章主编.《行政管理学》 (第三版) [M].　高等教育出版社.2006年版

浅谈高校行政秘书综合素养的培养 篇9

素养是人们在环境和教育影响下形成的修养, 由各种基本品质和能力构成。高校行政秘书的综合素养主要包括品德素养、个性素养、智能素养、信息素养、业务素养几个方面。

一、思想品德素养

思想品德素养是根本、是灵魂, 提高高校行政秘书的素养首先在于提高思想品德素养。

品德是个人依据一定的道德行为准则而表现出来的某些稳固的特征。在高校, 教师和学生构成了学校基本队伍的主体, 他们是系办公室服务的对象, 为他们服务就是为学校的教育教学服务, 为培养人才服务。这就要求行政秘书要有无私的爱岗敬业之德、强烈的育人做人之德、高尚的以身施教之德。在对待自己的方面, 要爱岗敬业、乐于奉献, 不计个人得失, 全心全意为师生服务;在对待学生的方面, 要热爱学生。热爱学生反映了师生关系最为本质的联系与教学的需要, 是一个教育工作者对待学生的最基本的行为规范和准则。在对待同事的方面, 要与自己的同事真诚相待, 从尊重共同的道德准则出发, 与同事相互团结、协作、支持, 形成良好的工作集体。

二、个性素养

个性素养是职业修养建设的人格基础。良好的个性具有巨大的感染力和影响力, 也是做好高校办公室工作的基石。

高校行政秘书加强自身个性素养主要从以下两方面着手:

1. 培养良好的心理素质

良好的心理素质指的是具有健康而优良的心理状态。高校办公室事务多且艰巨, 有人可能会表现出畏惧烦躁或不耐烦, 有人在突发事情面前惊慌失措, 乱了方寸。为了有效地开展各项工作, 高校行政秘书必须有意识地加强心理素质的训练, 使自己经常保持良好的健康的心理。

2. 创造良好的人际关系

高校办公室的特殊地位和作用使得良好的人际关系环境比其他任何部门都重要。教师是一个特殊的群体, 学识渊博, 但也爱认死理, 自命清高。高校办公室人员经常要与教师接触, 既要尊重教师, 又要善于和教师沟通, 不但要了解和顺应各位领导的独特个性, 还要了解和包容同事的个性。在工作中善于理解和接受他人, 为自己创造一个良好的人际关系环境, 工作起来才能得心应手、事半功倍。

三、智能素养

高校行政秘书的智能素养是指知识和能力方面的素养。秘书知识和秘书能力是秘书人员履行职业责任和义务、实现辅助领导者实施管理这一目标的两个基本条件。

高校行政秘书必须具备较高的科学文化知识, 这也是行政人员做好行政管理工作的最基本条件之一。

1. 要加强专业理论的学习

专业理论包括秘书学的基本原理和基础知识, 以及有关秘书实务的知识和实际操作方法、技巧等。

2. 学习管理科学知识

行政秘书从事的是管理工作, 因此必须不断丰富自己的管理学知识, 掌握先进的管理理念和方法, 才能保证管理工作事半功倍, 卓有成效。

3. 学习档案学知, 做到档案管理规范化

文书档案管理是行政秘书的一项日常工作。档案管理科学, 可以节约查找资料的时间, 随时可以调阅所需资料, 提高工作效率。

4. 高校行政秘书要具有较高的外语水平

高校行政秘书只有具备较高的外语水平, 才能更好地了解发达国家高等教育的现状及发展情况, 学习和借鉴国外先进的管理经验, 不断提高管理水平。

能力一般是指完成一定活动的本领。高校行政秘书应具备以下几个方面的能力:一是独当一面的管理能力, 即指独立地完成自己所分管工作的能力。二是协调能力。就是指善于处理上下左右、部门内部、各部门之间等各种关系的能力, 努力为本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境。三是自我控制能力。它是建立良好人际关系的基础。对于高校行政秘书来说, 正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。它要求行政秘书在日常工作中要善于控制自己的感情冲动, 和善地与人共事, 遇事能冷静、客观地分析问题, 正确地处理好工作中的各种矛盾。

四、信息素养

信息素养是人们在信息社会中所具有的处理信息的实际技能和对信息进行筛选、鉴别和使用的能力, 是获取信息、利用信息、开发信息的综合素质, 包括信息道德、信息文化、信息知识、信息能力等方面。

随着高校管理体制改革的日益深化, 面向社会参与竞争谋求生存与发展的风险和机遇越来越多, 高校和各级领导对信息的要求也日益迫切。办公室是高校承上启下、沟通左右、联系内外的桥梁和纽带, 是四面八方各种信息的聚散地, 是上情下达、下情上传的信息中心, 办公室作为高校领导的参谋部门和信息处理中心, 其本身就是一个信息系统, 其工作人员信息素质的高低将直接影响到其他员工的信息素质培养和管理绩效的提高。因此高校行政秘书必须增强信息意识, 掌握信息技术, 提高信息能力, 有意识地培养自己对周围事物的注意力和观察力, 善于发现、捕捉和挖掘信息, 强化情报意识, 对信息要有敏捷的反应力、准确的判断力和透彻的洞察力, 善于运用计算机、网络等现代化信息工具获取信息、整理和加工信息, 并综合利用信息, 适应现代化办公室电子政务的需要, 提高工作与学习效能。

五、业务素养

业务素养竞争是社会发展的动力, 同样也是个人成才的强大推动力。高校行政秘书加强业务素养应从以下几个方面入手:

首先, 服务工作要“以人为本”。高校办公室作为高校里的一个服务部门, 只有通过为校区师生提供优质、高效的服务, 才能树立起工作权威。行政秘书工作首先应当树立以人为本的现代管理思想。基本的要求是把尊重人摆在突出的地位, 在自己的言谈行为、待人接物中, 用最好的服务态度, 尽最大的服务能力, 为他们提供良好的办事条件。

其次, 要能正确处理应对身边的人和事。要办事迅捷, 对能办的事情决不推诿, 急事急办, 特事特办。待人热情, 对其他部门、师生及其他单位的咨询要热心接待、耐心解释, 不敷衍了事。对于违反原则的事情坚决不办, 不做拉关系、搞人情的事。真正把全心全意为人民服务的宗旨贯彻到办公室各项工作中, 以求真务实、爱岗敬业的作风和精神, 不断提高工作效率, 努力为广大师生、为校区各部门提供高质量的服务, 树立办公室良好的对内外形象。

再次, 注意积累, 学习高教规律, 熟悉工作流程, 掌握相应的管理技能, 灵活组织、使用各项“领导资源”, 科学配置人力、物力、信息等资源。这其中主要包括: (1) 积极主动制定工作目标与要件, 统筹安排, 合理布置; (2) 理论与实践并重, 参与组织策划, 提高工作成效, 保证信息渠道畅通, 增加对外交流与联系; (3) 把握现实工作状况, 及时总结反馈信息, 积极探讨工作方式、方法, 增强逻辑思辨能力, 提高决策管理水平; (4) 规范操作, 高标准、严要求, 保持严谨的工作作风。

综上所述, 高校行政秘书是高校发展建设的一支重要力量, 是提高学校信息化建设水平的主体。高校行政秘书只有不断提高自己的综合素养, 才能与时代的潮流合拍, 从而更好地为高校教育现代化做好服务。

摘要：从品德素养、个性素养、智能素养、信息素养、业务素养五个方面对高校行政秘书应该具备的综合素养进行了分析, 探讨培养这些综合素养的途径。

关键词：高校,行政秘书,综合素养,途径

参考文献

[1]王玉玫.高校行政管理人员的基本素质与培养[J].文教资料, 2007 (16) .

[2]钟慈方.浅谈新时期高校办公室行政人员的职业修养建设[J].秘书工作, 2004 (3) .

学院行政秘书 篇10

关键词：高校,行政,秘书,信息素质

当今社会是一个知识爆炸的社会, 也是一个竞争激烈的社会。在此基础上, 也是一个需要各行各业人才的社会。于是, 现在的高等教育的发展, 也逐渐转向专业化、科技化、现代化。同时, 我们也可以发现, 现在很多高校所设的专业里, 都配备有专门的行政秘书专业, 而他们主要负责的是做好各类行政资料文件的收发与传递等工作。能够在有限的时间内有条不紊、极具效率并且准确地去完成上级领导所布置的任务, 同时也能够及时无误地向上级领导提供或者汇报有效的、富有针对性的信息。这些也是作为行政秘书人员所具有的前提条件。相反, 如果不能及时有效地向领导提供或者汇报有效的信息, 不仅不会引起领导的特殊关注, 而且还会给领导帮倒忙。所以, 提高工作效率是高校行政秘书人员必备的信息素质条件。

一、行政信息素质的意义

随着信息素质这一概念的提出, 加上人们对其认识的不断深化, 信息素质其本身的内涵与外延也在逐渐地丰富与发展。同时, 在此基础之上, 也促使人们不断地对各行各业中的行政秘书人员进行定义与培养。在当今这个信息爆棚的时代, 高校的行政秘书要做好自己的本职工作, 不仅要具备高尚的职业道德素质和高超的专业技能, 还应具备一流的信息素质。

1. 获取信息的意识。

高校中的行政秘书人员, 在工作中应该对工作能够具备一种超强的嗅觉, 能够快别人一步去感知它的存在。强烈的信息意识具体体现在对信息的获取是否有一种特殊的洞察力、敏锐力以及感受力等。进而言之, 就是在获取信息方面的敏感度。假如, 高校行政秘书人员对信息的获取意识很薄弱, 不能及时去理解、分析信息, 对信息没有丝毫的敏感度, 对信息的开发与利用程度也不是很高, 那么, 这样的行政秘书人员就不能充分发挥其作用, 就会影响领导层的管理工作, 对工作的效率与进度也是大大的不利。长此以往, 就会造成决策的失误, 工作的紊乱, 甚至是造成不可挽救的损失。

2. 理解、分析信息的能力。

学院行政秘书 篇11

关键词：石油企业；办公室；行政秘书；工作水平；提升路径

石油企业不仅是我国参与全球市场竞争的商业组织，更是承担国家能源安全的部门。在市场经济深化与石油企业改革进入深水区的情况下，石油企业面临更多的机遇与挑战。石油企业办公室作为综合管理部门，对石油企业生产、发展有着非常重要的作用。在办公室工作、任务不断增加的情况下，对办公室行政秘书提出了更高的要求，如何提升行政秘书工作水平是保证办公室日常工作顺利进行的关键，下面就这一问题进行了分析探讨。

一、新形势下石油企业办公室行政秘书工作的新要求

在市场竞争日益激烈、信息化水平越来越高、“走出去”战略和“供给侧改革”多重因素的影响下，石油企业生存发展环境更加严苛，对办公室行政工作提出了更高更新的要求。相应的办公室行政秘书作为办公室领导的辅助者，对其工作水平也提出了新要求。首先行政秘书思想政治水平要过硬，能够清晰认识石油是国家能源战略的关键，关乎国家能源命脉，坚定不移地服从领导。其次，专业技能需要不断更新，以适应新要求。从准确领会领导意图，到具备石油领域的专业技能，再到信息化处理手段的掌握和信息收集、處理能力，都需要得到提升。再次，行政秘书要具备外向型交往能力，掌握外语中关于石油的专业名词，能够准确翻译英语文件；并且同企业相关伙伴能够搞好关系，加强与其他企业的沟通交流。最后，行政秘书要具备服务精神，准确定位自身角色。不出格不越级，高效完成办公室的任务和事项。

二、石油企业办公室行政秘书工作水平提升的路径

面对新形势下办公室工作的新要求，行政秘书可以从以下两点提升自身工作水平。

第一，加强思想政治学习，强化政治素养。国有石油企业行政秘书有很强的政治、政策色彩，这是由国有石油企业的性质所决定的。那么就要求办公室行政秘书具备过硬的思想政治素养。一方面行政秘书要强化思想政治学习，将八荣八耻、两学一做等理论实践烂熟于心并能够应用在日常工作，另一方面要提高自身觉悟，自觉学习，更新观念，始终与最新政策接轨，与企业发展相契合。杜绝原则性错误的发生，能够透过现象看本质，做好领导的协助角色。

第二，加强秘书技能学习，提高综合素养。石油企业办公室行政秘书的工作内容和任务不在是传统的简单的文件收集、分发等简单重复劳动，更多是为领导服务、为全局考虑的事务性工作任务。所以加强秘书技能学习主要在三个方面：一方面不能忽视秘书工作的基本。公文写作能力、文书处理能力、档案处理能力和交流沟通能力要随着时代进步而与时俱进。公文写作能力不仅要速度，更要质量，格式规范、用语准确；文书处理能力要求处理上中下文种时能够分别处理，不出纰漏。档案处理能力要求归档准确无误，同时纸质档案与电子档案并行处理，档案数据库使用熟练；交流沟通能力要求行政秘书具有石油化工专业技能，与上下级沟通时能够跟上时代步伐，体现技术专业性。这些能力要求秘书勤学苦练，将简单工作熟练化、复杂工作简单化，做好基础性工作。另一方面，为领导服务的意识要增强。行政秘书的直接负责人就是领导，要第一时间领会领导意图，做好领导的参谋。这需要秘书善于察言观色，分得清事项的轻重缓急，也知道处理事务的底线。再一方面，人际交往能力的提升。行政秘书的角色定位很微妙，有时甚至会成为领导的“影子”，给上下级造成误解。这时秘书要时刻清楚自身定位，在人际交往和处理工作任务中避免让同事产生误会，更不能有意制造误会，以权谋私。

三、行政秘书工作水平提升路径的保障

上文探讨了石油企业办公室行政秘书工作水平提升的路径，那么就需要有相应的保障来实现。首先，培训与考核的设置。办公室为行政秘书提供专业的培训课程，行政秘书在学习后经过考核，形成部门内竞争，提高竞争意识与技能提升意识。其次，管理制度的完善。规范化、精细化的办公室秘书管理制度对秘书言行、工作内容、工作手段等进行了严格规定和约束，由外在强制力带动使秘书产生习惯而衍生出内化约束，间接提升工作水平。最后，明确奖惩制度。只有赏罚分明才能做到令行禁止。文秘工作复杂多变，石油企业办公室可以在年终或者季度进行考核，提高秘书的工作效率和水平。

四、结语

现代国有石油企业办公室行政秘书工作内容和目的发生了改变，提高其工作水平也要从多个维度进行。在实际工作中，行政秘书不仅要自觉提高自身的综合素质和专业水平，准确定位，企业和办公室也要做好保障工作，完善制度与规范，不断总结经验，切实保证办公室行政工作有序平稳的进行。

【参考文献】

[1]王涛.提升企业办公室秘书综合素质，助力企业发展[J].山东社会科学，2015（s2）.

[2]张斌.关于在经济新常态下如何做好油田企业文秘工作的探讨[J].企业文化旬刊，2016（03）.

学院行政秘书 篇12

关键词：本科院校,行政秘书,职务观,责任观

本科院校事务众多, 因而对管理人员有着较高的要求。行政秘书作为全系、全院的“管家”, 肩负着一定的职责, 必须积极开展工作, 才能发挥上传下达作用, 保证高校各项活动的有序进行。但是, 由于行政秘书的工作任务多且繁重, 要求其必须正视工作, 并端正工作态度, 保证各项工作的顺利开展。因此, 本科院校行政秘书人员应进一步对职务观、责任观加以深刻阐述, 通过剖析, 可将“职”“责”观深入行政秘书之心。

一、行政秘书树立正确“职”“责”观的重要性

在本科院校发展中, 行政秘书人员为其贡献积极力量。然而, 由于高校行政秘书岗位工作人员的工作事项多且繁杂, 加大工作者的压力, 可能产生不良情绪。所以, 行政秘书必须树立正确的“职”“责”观, 以端正工作态度, 积极开展各项工作。首先, 正确“职”“责”观的树立, 有助于为行政秘书工作者提供思想指导, 引导其坚定信念, 对本职工作给予高度认同。其次, 正确“职”“责”观的树立, 有助于激发行政秘书工作者的工作热情, 使其能够在工作岗位中积极与人沟通和交流, 对工作有热忱。由此可见, 行政秘书树立正确的“职”“责”观具有重要性。

二、本科院校行政秘书的职务观

(一) 行政秘书是“管家”。

行政秘书是本科院校的“管家”, 这是行政秘书工作者从事该工作时, 必须树立的正确职务观之一。首先, 行政秘书在院系中主要负责:教职工人事信息的统计、考勤、考核、记录、协助职称评定等工作, 称之为“人事管理员”。其次, 行政秘书对各个院系部门工作加以协调, 有利于促进各院系工作的有序开展, 扮演着“管家”的角色。再次, 行政秘书负责全院系大型活动的安排与统筹工作, 管理和引导活动事项的积极开展。在此过程中, 行政秘书应针对大型活动方案进行拟定, 以保证活动各环节的有效衔接, 同时做好突发状况的应急处理方案, 保证活动顺利实施。最后, 行政秘书负责公章管理、来访接待等工作。简言之, 行政秘书对本科院校诸多大小事务加以管理, 成为名副其实的“管家”。

(二) 行政秘书是“委员长”。

首先, 行政秘书需要对全体教职工的生活细节有了解, 及时将突发事件反馈给校领导, 针对系列慰问活动做好预案和时间安排等。其次, 行政秘书发挥上传下达的作用, 在上级部门下发相关文件时, 应对系列文件加以总结, 并上传至院校公众平台, 以发挥宣传性作用。最后, 协助办公室主任等开展会务接待工作, 并对会议出席人员做好考勤记录。此外, 行政秘书在会务接待工作中, 还需要负责对地方政府相关部门领导, 或是外校来宾进行接待, 安排好其吃住行等各方面的工作, 使来宾能够产生宾至如归之感。

三、本科院校行政秘书的责任观

本科院校行政秘书人员的工作十分繁杂, 身兼数职, 只有树立正确的“职”“责”观, 才能端正工作态度, 激发工作热情, 保证秘书工作深入开展。从行政秘书人员的责任观看, 应包括以下方面:

(一) 提高思想认识。

行政秘书工作者必须正视秘书工作。在本科院校行政秘书岗位从业人员实践中, 部分人员产生不良情绪, 甚至对行政秘书工作有错误认识, 认为该工作者扮演着“勤杂工”的角色, 致使其在实际工作中, 敷衍了事, 不仅不能履行岗位职责, 而且工作效率下降, 对本科院校发展产生不良影响。对此, 行政秘书工作者应正视秘书工作, 并付诸行动。首先, 积极从教职工、领导视角着手, 善于利用换位思考, 充分考虑教职工、领导的想法等, 为高校办实事。其次, 在行政秘书工作中, 应对本职工作投入一份热忱, 从内心深处, 对秘书工作融入喜爱之情, 并将积极饱满的情绪带给全校教职工。

(二) 思想与行动并重。

行政秘书在开展工作中, 应做到手脑并用。首先, 在思想方面, 准备记事本, 对当前完成工作事项等相关内容加以记录, 可规避遗漏问题。二是积极与同事沟通, 实现相互帮助, 对于自身职责内外的事务, 都应加以有效处理。三是积极参与学校各项活动的策划, 有助于锻炼能力, 同时有助于与他人融为一体, 促进秘书工作有序开展。其次, 在行动方面, 针对领导交办的各项事务, 应善于思考, 以快速做出反应;二是针对各项事务遵循轻重缓急的原则进行排序, 保证各项工作的高效完成;三是针对各类表加以统计, 制定模板和保证表格项目的规整性, 给人以一目了然之感。

(三) 锻炼协调能力。

本科院校发展中, 行政秘书发挥着举足轻重的作用。面对高校内部复杂多样的关系, 行政秘书必须对其进行有效处理, 扮演“调解员”的角色, 为工作深入开展扫清障碍。首先, 在办公室内部人员关系协调中, 应将办公室视为“家”, 将同事视为“兄弟姐妹”, 积极与同事沟通和交流, 既能营造和谐的办公室氛围, 又能与同事之间融洽相处, 为行政秘书工作深入开展创造有利条件。其次, 行政秘书工作者直接为学校领导人员提供服务。一方面, 应做好领导交办的相关工作。另一方面, 积极与领导沟通和交流, 实现双向沟通, 不仅能够加强领导人员对自身工作的肯定, 而且有利于知领导所想, 对后期秘书工作提供便利。最后, 行政秘书工作者为本科院校的广大教职工而提供服务, 不仅要加强与学校教职工的沟通, 而且应对教职工内部关系加以协调, 营造良好氛围。

(四) 提升自我素质。

就本科院校行政秘书而言, 在工作实践中, 应注重工作经验的积累, 为后续工作奠定基础。与此同时, 应不断进行自我学习与提高, 努力提升自身的工作能力与职业素质, 是行政秘书工作者的重要责任之一。随着时代的变化和社会的进步, 我国教育教学改革进程不断推进, 对高校教师综合素养有更高要求。行政秘书工作者只有提高工作胜任能力, 才能与他人积极的沟通, 并深入开展考勤、考核、公文上传等工作。在此过程中, 对行政秘书工作者的表达能力、文字组织能力等方面的要求不断提高。所以, 行政秘书工作者要更好适应工作, 必须加强相关知识理论的学习, 以提高自身综合素养, 更好为本科院校全校师生而服务。

四、结论

本科院校行政秘书工作岗位具有上传下达的积极作用, 对工作人员的工作能力有较高要求。从行政秘书的职务观看, 行政秘书既是高校的“管家”, 又是“委员长”, 对学校各项事务有涉猎。在本科院校行政秘书的责任观方面, 应提高思想认识, 在工作中注重思想与行动并重, 不断锻炼自身沟通协调能力, 同时通过有效的自我学习, 提高自身工作能力与素质。行政秘书人员在开展工作中, 必须树立正确的“职”“责”观, 以充分发挥岗位职责作用, 为推动高校有序运行贡献力量。

参考文献

[1]邰红霞.高校教学单位行政秘书岗位职责初探[J].科技信息, 2010 (12) :73.

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[3]陈礼明.高校院系行政秘书队伍现状与素质提升路径选择--以东莞地区高校为例[D].华中师范大学, 2013.

[4]黄帅.我国研究生教育中学术权力与行政权力的定位及相互关系的初步研究--以负担大学为例[D].复旦大学, 2012.