高校学院办公室秘书

高校学院办公室秘书（共10篇）

高校学院办公室秘书 篇1

摘要：随着经济社会的快速发展、我国教育改革的逐步深入, 独立学院的办公室秘书工作在学院日常管理工作中的作用日益重要。本文结合笔者自身担任独立学院办公室秘书的工作经历, 阐述秘书的工作职责和如何做好自身的本职工作。

关键词：独立学院,办公室秘书,工作职责

0 引言

近年来, 在扩大招生的大环境下, 独立学院以其新型的办学模式发展迅速, 成为我国高等教育发展的重要组成部分。独立学院办公室是学院的综合协调部门, 具有上传下达、协调各部门的重要作用。办公室秘书作为办公室成员的重要组成部分, 其素质、形象无形中直接反映了整个学院行政与教学管理的整体风貌, 并在一定程度上直接影响到学院行政与教学工作的正常运行, 所以如何做好独立学院办公室秘书工作对提高独立学院办学质量具有重要的现实意义。独立学院由于其独立办学的特殊性, 使得办公室秘书要身兼行政管理与教学管理两项职责, 具体包括以下几个方面:

1 行政管理工作

1.1 财务工作

主要是向上级主管部门申报分院已发生的费用, 包括:差旅费、探亲费、交通费和集体活动等费用的报销手续。协助财务部门通知分院教师办理相关手续, 并辅助分院院长上报2012年度财务预算给财务部门。

1.2 人事工作

(1) 向人力资源部门上报每月的考勤。 (2) 统计教师每个学期的工作量和教师进修计划并上报人力资源部。 (3) 上传下达分院教师签订劳动合同, 进行培训等通知。 (4) 汇总并上报分院教师的评职称情况。

1.3 后勤工作

(1) 管理学院的固定资产购入登记、低值易耗品的购入登记、电脑、办公家具的领用和保管等相关事宜。 (2) 协助后勤保障部门登记校产、对校产进行清查。 (3) 为分院教师申请、分发和报修办公用品。

1.4 工会工作

(1) 组织分院教师参加城市学院举办的运动会、排球赛、台球赛、打滚子比赛等多项活动。 (2) 组织分院教师参加工会组织的体检。 (3) 负责分院教师的结婚、生育等福利金的报销。

1.5 办公室工作

(1) 负责接收、传达城市学院下发的各类文件、通知等。 (2) 组织分院的各种会议并做会议记录。 (3) 负责协助院长起草上报材料等。 (4) 负责管理学院新网站的建设工作, 对网站的资料进行汇总、上传和更新。 (5) 负责统计每学期教师和学生获奖情况, 并上报相关部门。

2 教学辅助工作

(1) 协助分院副院长安排并上报每个学期的教学任务、教材选用计划和实践计划并核对下一学期的开课计划、上课清单。

(2) 汇总分院教师每个学期的教学任务书、教学日历和进度表、多媒体教学申请表、教师的相关证件等, 并上交教学管理部。

(3) 核对分院教师及外聘教师每个学期的教学工作量和酬金。

(4) 辅助分院副院长及教研室主任制定下一年度的学生培养计划和教学大纲。

(5) 辅助分院副院长及各教研室主任对分院教师的教学工作进行自查, 将检查结果进行汇总并上报教学测评部。

(6) 配合教学管理部门完成各年级学生的选课、转专业、重修报名的统计整理工作。

(7) 辅助副院长和各教研室主任报评城市学院精品课、实验室建设、申报课题项目等。

(8) 负责组织分院学生及教师的考试与监考工作。

(9) 负责学生参加普通话考试、英语四六级考试、计算机等级考试、大学生英语竞赛、NTC认证等考试的报名、收费、和相关证件的发放工作。

(10) 协助其它部门组织学生进行各项测评工作。

(11) 负责履行教师调课审批手续等相关工作, 领取并发《调课通知单》。

(12) 配合各部门做好迎新工作, 组织每年的新生办理学生证和信息卡并对个人信息进行核对, 统计新生报到和专业调整情况, 组织学生进行新学期的注册工作。

(13) 协助导师为部分学生制定个性培养方案, 并汇总每个学期的学籍异动表上报教学管理部门。

(14) 配合各教研室完成2011届毕业设计答辩日程安排工作及教室申请, 并协助教学测评部门专家做好2011届毕业设计的检查工作。

3 如何提高办公室秘书工作

办公室秘书的工作繁杂琐碎, 要将行政工作和教学工作双肩挑。在这种特殊的条件下, 就要求办公室秘书要有过硬的综合业务素质, 更要有责任心和无私奉献的精神。这就使得提高办公室秘书业务方面的综合素质以及精神层面的心理素质和责任心不仅成为未来办公室秘书自身发展的关键因素, 也将直接影响到学院是否能够高质有效的开展各项工作。

3.1 如何提高办公室秘书业务方面的综合素质

在高速发展的现代化社会, 办公室秘书应强化学习意识, 养成不断学习的习惯, 这样才能使自身的综合素质得到不断提高。目前, 日常工作中很多环节都已经实现了办公自动化, 这就要求办公室秘书紧跟时代步伐, 能够熟练运用Office等办公软件, 以提高工作效率。

办公室秘书工作无小事, 尽管是一些琐碎的、细小的工作也要用严谨细致的态度对待, 因为哪怕有一点疏漏, 就有可能会给整体的大局工作带来难以估计的影响, 使正常的工作造成严重的教学事故。尽管秘书没有决策权, 但是在一些特殊的情况之下秘书还是要对一些问题进行处理和控制, 以防止问题扩大化, 避免更大的损失出现。

由于自身工作性质的原因, 秘书经常需要将上层的各项工作精神传达给各个部门、本学院教师、学生, 还要解决各个部门人之间产生的矛盾和问题, 因此, 秘书要具备良好的沟通协调能力, 多与师生沟通, 主动征求和听取学院师生对学院日常工作的建议, 并及时将这些信息反馈给学院领导, 这样才有利于学院各项活动的顺利进行。

秘书不仅仅是应付一般性的日常管理工作, 要积极主动、开拓进取, 大胆创新, 培养较强的创新能力。秘书应对工作有见解, 善于发现问题, 积极思考, 努力探索管理的新途径、新方法, 在工作中寻求新的突破, 保证工作有序进行。

3.2 如何提高办公室秘书精神层面的心理素质和责任心

秘书在工作过程中会遇到各种困难, 工作繁杂容易出错, 有些教学上的事故秘书都要承担很大的责任, 这给秘书工作带来很大的压力。而且秘书工作虽然很多, 但是都是分内事, 很少能出成绩、显成效。这些都会影响秘书的心理和情绪。这就要求秘书不断调整自己的心态, 正确认识自己、评价自己, 适应环境, 乐观向上, 不消极, 不懈怠, 以开朗豁达和轻松平和的心态面对工作。

办公室秘书是学院管理工作中最基层的执行人员, 日常的管理工作中既有周期性的常规工作, 又有突发性的异常情况发生, “早到晚退加班”对办公室秘书来说是家常便饭, 这就要求办公室秘书要有爱岗敬业、无私奉献的职业操守, 不计个人得失, 不断增强服务意识, 把全部热情和精力投入到为学院、教师、学生服务中去。

在新时期下, 秘书还应具备谦虚谨慎的态度, 认清自己的位置, 不能因工作的特殊性而滋生优越感。在工作中要树立服务意识, 不但要虚心接受领导的批评指正, 更要积极的采纳一般教职员工的正确意见, 并以此提高自己的工作水平。

总之, 独立学院的办公室秘书工作看似简单平凡, 但却是学院日常工作中不可或缺的, 在新时期下, 办公室秘书要立足于学院发展的需要, 认真履行自己的岗位职责, 不断提高个人素质, 将自身的发展与学院的发展紧密联系起来, 为学院的建设提供更优质的服务。

参考文献

[1]吴学梅, 张少文.独立学院教学秘书工作现状及其对策分析[J].科技信息, 2012, (31) .

[2]张红艳.独立学院教学秘书队伍建设现状及其对策研究[J].中小企业管理与科技, 2011, (1) .

[3]卜丹.浅谈高校教学秘书工作职能与职业道德[J].价值工程, 2012, (9) .

[4]曾凡荣.浅谈如何做好高校教务秘书工作[J].科技信息, 2012, (32) .

高校学院办公室秘书 篇2

2010年已经结束。本，我主要承担了党政办公室党务秘书和机关第一党总支青年委员、党政办公室党支部组织委员的工作，并承担了《应用文写作》、《管理学》、《保险营销》、《中国共产党党史》的教学工作。在工作中，我始终以一名共产党员和人民教师的身份要求自己，严格遵守学院的各项规章制度，工作态度端正，积极性高，做到了勤于思考，脚踏实地，圆满完成了各项工作。现将一年来的工作总结如下，请批评指正：

一、积极参加创先争优活动，努力提高自身素质

一年来，我总是把学习放在突出的位置，高度重视更新旧知识，掌握新技能；具有较强的学习紧迫感，能够刻苦学习，善于学习。自觉学习新修订的《党章》和《国家中长期发展规划纲要》，重点深刻理解“科学发展观”并自觉付诸实践，努力成为其坚定的实践者。并圆满完成了创先争优活动办公室交办的各项工作任务。编发学习实践活动简报7期；起草领导讲话等重要材料20余份。

二、勤奋工作，认真履行岗位职责

在工作中，我把自己的理想同学院的工作安排、同个人从事的工作紧密联系起来，努力做好本职岗位工作。

1、加强业务知识学习，提高业务水平

党务秘书工作要求有较强的文字表达能力和逻辑思维能力。为了提高自身的写作水平，我从研究已经成型的材料入手，细心揣摩，边写边改，并认真结合领导提出的意见和建议加以修改。另一方面，主动学习教育经济管理和应用文写作等方面的知识，不断提高观察 1

问题、分析问题和解决问题的能力，坚持理论联系实际，坚持学以致用，提高学习的实效。

2、强化工作职能，服务中心工作

一是积极配合领导认真开展工作；二是严格把关，规范公文行为，做到了文件的及时起草、制发，提高了办文质量，加快了办文速度；三是抓住热点，做好信息反馈；四是服务大局，不断提高接待工作水平；五是耐心细致，搞好服务工作，面对大量的日常性工作和领导临时交办的事项，我都能抓紧时间，高效、妥善地办理好。

3、认真履行了以下职责

（1）根据领导指示，在主任的指导下，起草全院党政工作总结、工作计划、教代会工作报告、决议和起草学院党委文件及其他有关材料200余份。

（2）协助领导安排党委办公会和组织全院性的会议及重要活动，并做好会议记录100余次，编制周安排40期。

（3）协助领导了解、检查学院会议决议、工作计划等的贯彻执行情况，并提出建议和意见。

（4）圆满完成党支部和党总支的工作任务。同时，认真做好了青年党员培养和发展工作。

（5）协助领导做好相关会议议程安排、会场布置以及来宾的接待工作。

（6）发表学术论文3篇；承担院级科研课题2项、省级课题1项、横向课题1项。

（7）认真做好了《应用文写作》、《管理学》、《保险营销》、《中国共产党党史》课程，共计200余学时的教学工作。

三、廉洁自律，认真落实党风廉政建设责任制

在工作中廉洁自律，认真落实党风廉政建设责任制。在工作中，干事、干净、公平、团结，树立群众观点，注重带头执行各项规章制度，遵纪守法。积极维护学院大局，以搞好服务为宗旨，以教学工作为中心，努力促进学院工作又好又快地发展。

四、存在的不足

高校学院办公室秘书 篇3

【摘要】高校秘书工作者是高校管理队伍中的特殊人员，在当今社会发挥着越来越重要的作用。本文依据秘书工作的特点将秘书工作总结为“文书员”“会务员”“服务员”“保密员”四项基本角色定位，并就高校办公室秘书的服务能力失衡作出了分析，认为角色认知的结构性失衡、服务对象的结构性失衡、服务事项的结构性失衡是造成秘书服务能力失衡的主要因素，秘书工作者应该通过树立正确的秘书观，回归本职工作，树立大局意识，平等对待工作任务等途径来提升秘书工作水平。

【关键词】高校 秘书工作服务

【中图分类号】G642.3 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）02-0038-02

一、高校秘书工作概况与内涵

1.高校秘书内涵和类型

高校秘书是特指在高校组织机构中辅助领导决策、服务领导并从事撰写文书、处理会务等日常工作的人员，是高校管理中不可或缺的部分。一般来说，高校设有校、院系两级秘书部门。即在学校层面一般设置党委办公室、学校办公室或校长办公室，在院系设置党政办公室、院系部办公室。两级秘书因工作范围和地域的差异，工作职权有所不同，但是秘书的本质是一样的。两处的秘书部门都存在着承上启下的枢纽作用。本文中，侧重探讨学校办公室的秘书工作者。

2.高校秘书的角色定位

高校办公室秘书按照工作职责划分，大致有文字秘书、机要秘书和行政秘书三大类，各司其职，各守其位。

文书员。文书工作是高校秘书的一项主要工作，是最基本、最基础的一项工作，是指秘书人员按照高校相关规定，运用个人经验并结合学校实际起草、校对、签发公文；传阅、处理、反馈公文的签阅情况；归档公文、保管公文等。

会务员。高校办公室承办的会议种类繁多，或直接参与，或间接参与学校各级各类会议。秘书人员一般全程参与会务筹备和会务现场的各项工作，从会场布置、通知参会人员再到会议结束后的会场清理和会议总结材料编写都离不开秘书人员的统筹布置。

服务员。服务领导、辅助决策是秘书人员的重要职能。高校办公室秘书人员是领导背后默默无闻的身影，想领导之所想，虑领导之所虑，为领导撰写演说稿、讲话稿、致辞等，更是领导的参谋、助手，为其出谋划策。这要求秘书人员对全局工作把握精准，对领导想法了解透彻，唯有如此才能更好的做好秘书工作。

保密员。高校办公室秘书与省委、省政府、教育厅等上级职能部门联系密切，时常有文件来往，其中不乏有涉密文件。对于密级文件，高校办公室秘书要尤其注重其保密性，充当好“保密员”的角色。

二、秘书工作服务能力失衡分析

1.角色认知的结构性失衡。

学校办公室秘书，是学校层面的秘书人员，与领导接触频繁，有人常用“领导身边的红人”来形容秘书工作者，系、部工作人员为走捷径，也时常通过秘书打听大小事务。由此，有些秘书心中油然而生一种一人之下，万人之上的微妙优越感，这份优越感使得秘书对自己的工作角色认知出现了偏差，由一个服务者的角色错误的转化成了一个被服务者。久而久之，这些秘书工作者热衷于受人追捧，沉溺于权利攀升，而对自己的本职工作疏远懈怠、敷衍了事。

2.服务对象的结构性失衡。

服务领导是秘书的本职，服务师生也是高校秘书的本职。但是，有些秘书身先士卒、鞍前马后服务领导，却对服务师生淡然对待，造成服务对象的结构性失衡。服务领导，容易取得立竿见影之效，对提干晋升颇具作用；服务师生却收效甚微，对仕途无明显作用。所以，秘书工作者潜意识中倾向于优先服务领导，滞后服务师生；优先满足领导需求，次而满足师生需求。热衷跟着领导走，为领导解决难题，而不愿意为师生解决问题。

3.服务事项的结构性失衡。

高校办公室事务多如牛毛、种类繁多，不同类型的事务由办公室主任分配给不同职能的秘书。有些秘书面对各种工作，打着自己的“如意算盘”，具有自己的行事准则。有些立竿见影见效的工作先干，而需要长效、长期抓的工作便怠慢推诿，造成服务事项的结构性偏差。

三、秘书工作提升途径探究

1.树立正确的秘书观，回归本职工作。

秘书观，是一定社会的人们认识、评价秘书这一工作的基本看法和观点。在别人如何看待秘书之前，秘书工作人员自己应该先树立好正确的秘书观。从自己的工作性质、工作要求、为人处世要求等方面树立自己的行事准则。秘书工作的本职就是服务的工作，应该回归到做好文书员、会务员、服务员、保密员。在日常工作中，要不断提升自己的政治素养，自觉摒弃走后门、托关系的不正之风；要牢固树立科学的人生观、价值观、金钱观，不为蝇头小利而摧眉折腰，不为阿谀奉承而罔顾规则。

2.树立服务大局的意识。

服务大局是高校秘书的重要职能，并不能将服务大局与服务领导混为一谈。有些时候，大局是领导，有些时候大局是师生，有些时候大局既是领导也是师生。秘书工作者，不能因为曲意逢迎服务领导就忘记了大局意识，关键时刻，大局为重才是秘书的正确选择；不能因为一己私欲而影响大局发展，不能因为要在领导跟前大展身手就搞“金鸡独立”，不顾团队合作。在日常工作中，要多以“大局意识”武装自己的头脑，学会与各类人群打交道，处理好各类人际关系以辅助为大局服务。

3.平等对待工作任务，不偏不倚。

秘书工作者看待工作任务，不应戴着有色眼睛，能邀功行赏的任务就主动承接，默默无闻的任务就推诿阻挠，这是严重不负责任的工作态度。殊不知，立竿见影的任务易如反掌，长期潜伏的任务才更能考验心智。对本职工作要恪守规则，树立“秘书无小事”的道理，要耐得住寂寞、守得住清贫，对任何工作任务都一视同仁，不求尽善尽美，但求问心无愧。

参考文献：

[1]章葵.高校秘书队伍建设研究[D].武汉：华中师范大学，2002

[2]张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学院报，2011（4）

[3]侯燕 .我国高校办公室管理问题及对策研究[D].山东：曲阜师范大学2010.

做好高校办公室秘书工作的探讨 篇4

1 秘书的涵义

关于秘书的含义可谓是百家争鸣, 呈现多元化特性。一种观点认为秘书 (Secretary) 指政党之内的要职, 最高者称为总书记;也有人认为秘书是写字楼及商业机构内的文员职位, 专长是速记、打字、安排日程、会议等。《辞海》中指出“:职务名称之一, 是领导的助手。秘书工作是一项机要性工作, 它的任务是收发文件, 办理文书、档案和领导交办事项。”国家劳动部 (现称劳动和社会保障部) 在1998年5月颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为:专门从事办公室程序工作, 协助领导处理财务及日常事务, 并为领导决策及实施服务的人员。笔者赞同国家劳动部关于秘书的含义, 它比较科学地阐明了秘书的基本内涵和外延。

2 高校秘书工作的职责和地位

高校办公室秘书职责是秘书工作人员在高校管理和办学活动中所承担的具体的工作内容, 即秘书应当做什么的问题。高校办公室秘书的地位是高还是低是一个很难说清楚的话题。高校办公室秘书一般具备学识渊博、能干成熟的素质, 高校办公室秘书是关心和照顾领导工作、生活之人, 为领导服务在一定程度上就是为领导排忧解困, 让领导工作称心如意, 让领导不为生活琐事困扰, 使之生活开心舒适。表面上看来像处理闲杂事务, 实际上成为领导不可或缺的参谋和助手, 处于“幕后工作者”的角色, 行使着隐性的职权。

3 做好高校秘书工作的体会

3.1 责任至上, 强化责任意识

何为责任?对责任的理解通常可以分为两个意义。一是指份内应做的事, 如职责、尽责任、岗位责任等。二是指没有做好自己工作, 而应承担的不利后果或强制性义务。美国著名的政治家、思想家和第16任美国总统的亚伯拉罕·林肯有一句经典名言是:人所能负的责任, 我必能负;人所不能负的责任, 我亦能负。如此, 你才能磨炼自己, 求得更高的知识而进入更高的境界。责任至上和强化责任意识是搞好高校办公室秘书工作的基础和前提条件。一要想干事情, 有强烈的责任感。人只有有了责任感, 才能具有驱动自己一生都勇往直前的不竭动力, 才能感到许许多多有意义的事需要自己去做, 才能感受到自我存在的价值和意义, 才能真正得到人们的信赖和尊重。有了强烈的责任感, 高校办公室秘书就能够对业务精益求精, 辛勤耕耘, 勇攀高峰, 殚精竭虑, 追求新目标, 创造新辉煌, 攀登新境界。二要强化学习, 提升干事能力。作为高校办公室秘书不仅要想干事, 更为重要的是能够干事, 即要具备精明能干的办事能力。21世纪的中国应该成为人人皆学之邦。2001年江泽民明确提出:“构筑终身教育体系, 创建学习型社会”。21世纪是学习型社会, 学习是人生终身需求。21世纪是知识大爆炸、大碰撞、大发展时期, 新知识、新产品、新工艺、新材料、新技能等层出不穷……在当代, 高校办公室秘书要发扬“书山有路勤为径, 学海无涯苦作舟”的求学精神, 博览群书, 废寝忘食。

三要求真务实, 真干事。求真, 就是实事求是, 正确把握各项事业发展的客观规律和实际情况;务实, 就是脚踏实地, 一步一个脚印, 扎实推进各项工作。高校办公室秘书工作是一个高智商、高情商和精益求精的岗位, 不能粗枝大叶, 马马虎虎, 更不能滥竽充数混日子。要坚决克服弄虚作假风气和形式主义。弄虚作假百害无益, 挫伤教职工的积极性、妨碍工作落实、助长歪风邪气。高校办公室秘书要弘扬求真务实的敬业精神, 坚决反对形式主义。形式主义就是片面追求形式而忽视内容的一种方法论和工作作风。如:做表面文章;喊空口号, 说话的巨人, 行动的矮子等。这些形式主义的不良现象, 与脚踏实地、埋头苦干的务实精神背道而驰, 与求真务实工作作风格格不入, 严重影响了秘书工作的质量和效果。四要严格要求, 干好事。高校办公室秘书严格要求具有多样性的特性, 体现在方方面面。其一, 遵纪守法, 增强法纪意识, 严格依法办事。以遵纪守法为荣, 以违法乱纪为耻。高校办公室秘书要遵守劳动纪律、保密纪律、政治纪律, 带头遵守国家《宪法》、《高等教育法》等法律法规。其二, 用心工作, 坚决避免工作失误, 确保工作质量。常言道, 只有认真工作, 才能完成任务;只有用心工作, 才能正确完成任务。所谓“用心工作”是指三思后行, 提倡有思考、有思索和有思想的劳动。有思考的劳动是认识和办事的初级阶段, 要分析工作任务的性质、标准与要求、目标以及需具备的条件。有思索的劳动是指为确保圆满和高效地完成工作任务, 要采取何种方式方法、有效的措施, 须创造哪些条件。有思想的劳动是指在完成工作任务后, 要善于总结和提炼, 逐步形成系统的方法论和理论成果。

3.2 质量第一, 确保工作质量

质量是高校办公室秘书工作的关键词和主题。1994年5月, 在美国质量协会年会上, 世界著名的质量管理专家约瑟夫·M·朱兰博士在其题为《未来的质量世纪》的主题演讲中就曾大胆地预言:21世纪, 人类将告别“生产率的世纪”, 迎来“质量的世纪”。’“百年大计、质量第一”。高校办公室秘书须增强质量意识, 树立“质量第一”的观念, 不断提升综合素质, 避免工作失误, 确保工作优质。其基本要求是:完成的工作任务所需要的时间最少、耗费的人财物最低、工作结果完全符合要求。

3.3 效率为先, 增进效率意识

高校办公室秘书应具备工作作风雷厉风行、工作态度踏实肯干和勇于承担责任的素质。效率为先, 主要体现在:一是思维快, 反应灵敏。能够正确体会领导的意图, 能够正确理解领导讲话的精神。办事情灵活自如, 不因循守旧, 墨守成规。二是操作快, 动作熟练。高校办公室秘书要承担办理公文、撰写领导讲话稿、演讲词等, 能够熟练地使用计算机操作, 提高办理文字材料能力和水平。三是动作快, 雷厉风行。高校办公室秘书经常办理接待、购买办公用品、购买车船票、安排餐饮住宿等日常事务, 须及时、正确办理, 切忌拖拖拉拉和漫不经心等。

3.4 创新为重, 树立创新意识

创新是人类特有的认识能力和实践能力, 是人类主观能动性的高级表现形式, 是推动民族进步和社会发展的不竭动力。古人云:“变则通, 通则久”。江泽民指出, 教育是知识创新、传播和应用的主要基地, 也是培育创新精神和创新人才的摇篮。随着社会文明的深化和进步, 改革开放深入推进和社会主义市场经济不断进步和完善, 文化多元化的相互渗透, 做人“一根筋”和“死脑筋”, 那只能处于四面楚歌之中, 纵有三头六臂, 也会处处碰壁。高校办公室秘书工作是非常重要和复杂的系统工程, 须具备与时俱进探新路和开拓进取创佳绩的素质, 其创新性主要体现在:一是新观点、新思想。如:领导讲话稿和演讲词等要体现新颖性和独创性;二是新举措。高校办公室秘书要随着时间、环境、政策、法律法规、条件等变化, 办文件、办会议和办事情等要灵活变通, 推陈出新。

参考文献

[1]刘京明.《做好党委办公室工作的“五形术”》[J].《领导科学》.2011.06

高校学院办公室秘书 篇5

【中图分类号】G647.2 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）09-0051-02

高等学校二级学院是指一所大学下面的所有学院，它集教学、科研和行政管理于一身。科研秘书是二级学院里从事科研管理工作的专、兼职人员，是学院领导进行科研管理决策的助手，是学校科研管理部门和学院之间、老师之间、师生之间开展科研活动的桥梁和纽带，是高校科研管理过程中不可或缺的一个重要环节。[1]

一、科研秘书的工作职责

科研秘书是高校科研管理的中间链，它既贯彻学校科研管理各项任务及具体落实，也是学院各项科研活动的纽带。[2]科研秘书的工作职责主要分为以下四个方面：

1.日常科研管理工作：（1）根据学校科研管理部门的要求，配合分管科研院长，负责组织学院老师各级各类科研项目、科研奖励和专利等的申报和管理，并为老师申报提供协助，并做好各类信息的登记和档案收集整理工作；（2）做好老师科研成果的统计工作，协助分管科研院长对老师的考核和职称申报等的科研工作量部分进行审核，并将学院老师取得的科研成果对外宣传；（3）做好学院的学术会议和学术讲座等的组织和策划事宜，整理收集学术活动的图片、撰写文字材料进行宣传；（4）收集、整理科研工作中的重要资料，保管好各类科研档案，为学科建设、评估等工作提供材料。[3]

2.文字工作：（1）撰写学院科研工作总结计划与科研成果宣传报告；（2）协助分管领导制定各类科研相关的文件、制度与办法；（3）协助分管领导制订本学院科研工作发展规划、创新科研团队建设等申报工作。

3.内协外联工作：（1）内协工作，学院内部上令下达、下情上报，保障学院信息流的通畅；并协助分管领导化解科研人员内部的分歧和矛盾，理顺关系，解决问题；（2）外联工作，负责学院科研工作的校内外宣传与报道；协助相关老师策划和举办学术交流活动、与兄弟院校的往来交流等各方面的联络工作。

4.其它工作：完成学校科研管理部门及学院领导布置的其他科研管理等工作，并积极思考，对学校及学院的科研管理工作提出建设性意见。

二、科研秘书的工作特点

根据前面对科研秘书工作职责的了解，可以总结出科研秘书的工作主要有以下四个方面的特点：

1.辅助性：科研秘书是学院分管领导的参谋和助手。学院领导的工作千头万绪，即承担行政工作，又有教学和科研任务，不可能事事都考虑得很周全，这就需要秘书协助、提醒。

2.服务性：科研秘书主要服务于学院的老师，是科研信息上情下达、下情上达的服务者，为学院领导决策提供参考信息，为学院老师申报科研项目、科研奖励、专利等提供相应的服务。

3.繁琐性：从工作的内容来看，学院老师科研项目、奖励等各类申报工作要通知并进行跟踪和督促提醒，学校各机关部门经常要统计各种科研数据，学院举办的各类学术活动需要跟学校科研管理部门、宣传部甚至外事处等部门联络报批等事宜，等等。既有常规性的管理工作，又有突发性的异常情况，工作繁琐而复杂。[4]

4.重复性：科研秘书的工作常有反复出现和办理的特点。比如，各类科研项目申报等很多流程是一样或相似，经常是收阅文件、通过信息门户和邮件转发、短信通知，紧急事务电话通知。

三、科研秘书应具备的素质能力

科研秘书工作虽说是高等学校最基层的管理工作岗位，但是要把工作做好，还是需要科研秘书拥有以下出色的素质能力：

1.过硬的政治思想素质：科研秘书与领导接触和交往的机会多，还通常接触大量内部文件，参加重要会议，往往会比其他人多了解一些内部信息。因此，科研秘书必须拥有过硬的政治思想素质，才能保证能严守机密，不会在不宜场合透漏应保密或回避的信息。[5]

2.广博的科学文化素质：科研秘书服务的对象为高校老师，他们学历层次高、知识面广。如果科研秘书自身科学文化素质不高，在具体工作实践中就会遇到阻碍，因此科研秘书必须拥有：行政管理学知识、心理学知识、计算机知识和相关专业的基本专业知识等科学文化素质。只有不断充实，才能够与服务的老师进行深入沟通、了解和掌握其工作状况，便于对科研过程中出现的问题做出合理判断和有效处理。

3.较强的组织协调与人际交往能力：在科研管理过程中，科研秘书要正确领会相关精神、统筹时间安排、分清主次关系。科研秘书还需要同学校科研管理部门、学院领导和同事等人员打交道，拥有较强的人际交往能力才能更好的利用相关资源为科研提供完备的服务和保障。[6]

四、提高科研秘书工作水平的措施

高校二级学院的科研秘书作为连接学校科研管理部门与学院科研人员的纽带，发挥着重要的作用。因此提高科研秘书自身素质是高校整体建设中的一个重要环节。具体措施为：

1.设立专职的科研秘书岗位：科研秘书工作繁琐而且带有一定的专业性，从长远角度上看，专职的科研秘书能够从各种繁琐的杂务中解脱出来专心搞好科研服务工作，使其能完善对科研管理工作的认识，实现工作的专职化专业化，促进科研秘书管理素质的稳步提高。

2.建立健全的激励机制：在充分了解科研秘书工作现状的基础上，逐步完善科研管理方法和制度，建立健全的激励竞争机制，激励他们在岗位上发挥自己的聪明才智，提高自身的综合素质，为高校科研管理提供更加优质的服务。

3.建立科学的培训制度：高校应该采取多种途径对科研秘书开展有计划和系统性的培训，使其不断适应科研管理岗位的新需求。如定期举办各种项目申报、专利申请等专业培训；邀请优秀的科研管理人员到校作相关专题讲座；组织科研秘书到具有良好管理经验的高校或科研机构的科研管理部门参观学习和交流。[7]

参考文献：

浅议高校办公室秘书作风建设 篇6

因为地缘关系, 宁夏师范学院对外合作交流, 特别是高校间的合作交流受到一定限制, 学校各方面的建设发展因此受到制约。宁夏本身就很小, 高校也少, 老百姓对教育的期望又特别高, 学生对教师、学校的期许也很大。所以, 尽管处于宁夏南部山区孤零零地办大学, 但没有责任心不行, 不转变工作作风, 不转变工作理念也不行。高校办公室秘书应如何发挥作用推动学校发展?笔者认为必须在转变作风上下功夫、做文章。

第一, 要把作风转到“静心”上去, 做一些持久学习的事情。学习、继承和发扬老一辈宁师人的精神。曾被称为固原师专“五虎上将”之一的袁伯诚老先生, 曾先后给宋庆龄、陈毅等首长住宅区做过警卫工作, 在大学二年级被打成右派, 1961年工作后被分配到西吉县中学任教;1964年12月因诗稿《呕血集》被打成“现行反革命”入狱, 被监禁三年又八个月;1972年5月16日平反, 是年到兴隆中学任教;1974年到杨茂小学任教;1976年8月到下堡小学任教;1977年春到将台中学任教;1978年秋到原固原师专 (现宁夏师范学院) 任教。在西海固期间, 老先生勤学善思, 把苦难转化为奋斗的力量, 利用手头的有限资源研读了大量的经典著作, 终成一家。才有他在讲台上的风趣幽默和谈古论今, 让学生印象深刻, 眷恋不已。由此而看, 作为高校办公室秘书不管居于闹市, 还是处于穷乡僻壤, 都要把心静下来, 不浮躁, 不急躁, 不急于求成, 把作风转到“静心”上去, 学习前辈们孜孜以求的精神, 只有这样的思想作风和工作作风, 才能静心做一些有利于学校发展的探索和思考。

第二, 要把作风转到“坚守”上去, 做一些持久深入的事情。做一件事容易, 一辈子做一件事就不容易。尽管事情简单, 但要深入持久, 持之以恒就很难。学校正处于发展建设的爬坡阶段, 每个宁师人, 特别是青年教师、秘书工作人员更有责任深入持久地去做好自己的本职工作。前几天听一些教师写心得体会, 大多从网上下载而来, 看同事们的学习心得体会, 好多也是没有结合实际地谈了一些空话, 解决实质性问题的话很少, 对工作的思考也很少, 这不应当是青年人的状态。现在的咨询媒体很发达, 草根群体的发言空间有了拓展, 从星光大道上走出来很多耀眼的草根明星, 如山沟沟里走出来的歌手阿宝、盲人歌手阳光、农民歌手朱炽文以及其他很多的人, 我们只能从他们的坚持当中来理解执着, 从他们的成功中来理解把简单的事做好不容易, 从他们的光环中理解“落实”容易更不易。因此, 作为办公室秘书, 如何理解领导意图, 把事情办得细、办得精、办得妙、办得好, 让他们放心、放手, 让广大师生高兴而来, 满意而去, 恐怕还是要把作风转到“持久”上去。

第三, 要把作风转到“踏实”上去, 做一些实实在在的事情。千秋功业任人干, 有人干大事, 有人干小事, 有人成了事, 有人业未成。有些事能否干成要看天时、地利、人和, 但更多的事只有踏踏实实地做, 才能干得成、干得好。美国有一个富翁叫查克·菲尼, 此人为人低调, 到目前为止他还和爱人住在承租的一居室房子里, 没有专车, 眼镜和手表都是从地摊上买来的。可是他把所有的钱拿来搞慈善, 但是基金会却不以自己的名字来命名, 他要把80亿美元到2016年捐完。据说巴菲特和比尔盖茨搞慈善也是深受此人影响。当有人发现查克·菲尼的事迹后, 问他为什么非要捐的一干二净?他的回答足以让这个美国老头名留青史!“因为裹尸布上没有口袋”!如此简单而又响彻云霄的回答, 让我们无不心生敬畏。慈善一件事, 做得如此踏实, 如此实实在在的人, 不敢说前无古人后无来者, 至少可以谈得上是世所罕有的!作为高校的一名秘书工作者, 就是要踏踏实实的去对待每一件事, 每一个教师, 每一个学生, 让这些尽管简单如一的事情, 在手中办结时都尽全力使其接近完美, 这样的作风也会推动着大家的工作态度精益求精, 日趋完善!

总之, 转变作风不是一朝一夕之功, 怎么转变, 如何深入, 还有很多东西需要讨论、交流和探索, 高校秘书应以党的群众路线教育实践活动为契机, 成长为一名作风优良、素质过硬的工作人员。

参考文献

[1]http://baike.baidu.com/view/1576579.htm.

高校学院办公室秘书 篇7

关键词：高校后勤,办公室秘书,素质

高校后勤办公室秘书主要是指高校后勤领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员, 主要职能是辅助决策, 综合协调, 沟通信息, 办文、办会、办事等, 是后勤领导者、主事者的参谋和助手。后勤办公室秘书作为后勤管理者的助手, 在知识日新月异、经济全球化高速发展、高校后勤社会化改革不断深入的今天, 提高自身素质, 加强自身修养, 提高专业水平是确保更好的发挥参谋和助手作用的前提。

一、高校后勤办公室秘书的高素质要求

(一) 高校后勤工作的性质要求办公室秘书具备较高素质

高校后勤工作的性质总的来讲是服务于高校的教学科研和全体师生的业余生活, 其根本目标是以优质的服务、优良的作风和优美的环境达到学校满意、师生满意、员工满意的“三满意”。与其他社会组织不同, 高校后勤在提供服务保障的同时, 还兼有着一个非常特殊的性质, 也就是“三服务、两育人”的育人性质。高等学校是培养具有高素质人才的地方, 这就决定了高校后勤服务的对象主体是学生, 决定了后勤部门的性质是“教”。因此, 高校后勤员工更多时候是扮演着“不上讲台的老师”的神圣职责。作为高校后勤办公室秘书, 作为离领导最近的人和后勤对外的窗口形象, 即承担着协调、配合领导者使后勤员工成为“不上讲台的老师”的作用, 又扮演着树立典范的角色。因此, 办公室秘书必须身先士卒, 不断提高自身素养和修养, 为广大后勤员工, 适应后勤工作性质的需要, 成为服务育人的新型后勤人员作出自己的贡献。

(二) 高校后勤工作的特点要求办公室秘书具备较全面的素质

高校后勤工作的一大特点就是服务范围和服务内容纷繁复杂、摊大面广。主要表现在:一是工作范围的广泛性。高校后勤实体在服务范围上主要包括饮食、公寓和教学楼管理、水电暖供应维修、校园环卫等单位, 涉及了师生工作学习生活的方方面面, 工作可谓繁杂、琐碎。二是有较强的时效性和突发性, 且与学校的稳定安全密切相关。尤其是学生饮食供应、学生公寓管理方面的突发事件, 必须作出及时正确的处理, 否则, 将会直接涉及学校平安稳定的大局。三是具有一定的社会性和综合性。高校后勤部门, 尤其是高校后勤办公室, 既要做好校内的教学科研和师生员工的沟通服务, 还需要与一些校外组织和部门进行沟通, 比如工商、卫生防疫和税务部门等相关政府部门。在和不同部门和组织打交道的过程中, 既要考虑本单位的经济效益, 还要注意维护好社会效益, 更要确保单位的安全、高效、合法、顺利的运转。四是后勤工作具有非常强的政策性。虽然高校后勤工作主要是从事一些基础性的服务工作, 但同时其具有一定的政策性。比如饮食供应服务、学生公寓管理、校园楼道管理以及合同工的管理等都与国家的相关方针政策、法律法规有着紧密的联系, 要求后勤人员, 尤其是其中的管理人员具有相应的知识和较强的处理问题的能力。这些特点, 对高校办公室秘书提出了较高素质的要求, 同时也要求其具备适应这些特点的知识和能力, 并不断提高自身素质, 成为领导者的得力助手, 为维护高校的稳定与发展作出坚实的后勤保障。

(三) 新的形势要求高校后勤办公室秘书不断提升自身素质

知识经济、网络经济、信息时代, 迫使办公室秘书必须要具备顺应时代的相关知识和能力。作为高校后勤办公室秘书应具备三个方面的知识:一是必须具备的知识:主要是指部门相关的业务知识和秘书本职专业知识;二是应该具有的知识:即基础理论知识, 主要包括政治思想理论知识和办公自动化相关的信息技术知识等;三是扩展知识:作为办公室秘书应该重视学习, 多做阅读, 即可开阔视野, 也能拓展思维。当下的大学生倡导个性, 且具备较宽的信息途径, 对遇到的后勤服务中的不满意, 反映的途径非常多样, 而且对后勤服务工作的要求也更加细致和多元化。另外, 后勤一线员工的能力和水平也越来越好。不管是作为管理者, 还是作为服务者, 都对后勤办公室秘书提出了不断提升自身素质, 更新知识和技能, 适应新的形势的要求。

二、高校后勤办公室秘书提升素质的几个重点

(一) 加强政治修养和思想作风建设是关键

高校后勤办公室秘书由于工作的需要, 既要服务于后勤领导和广大师生员工, 又要与外界开展交流与合作, 政治觉悟的高低将直接影响到后勤及学校的形象和声誉。为此, 作为高校后勤办公室的秘书应该着重加强自身的政治修养, 牢固树立起正确的人生观、世界观和价值观。同时, 要不断加强理论学习, 学习马克思主义的基本原理及其中国化理论成果, 学习哲学、政治学、管理学、经济学、社会学及其他有益理论。注重理论指导实践, 运用最新理论方法指导工作实践, 分析和处理工作中出现的具体问题。这即秘书良好政治修养的具体体现, 也是秘书提高自身素质做好秘书工作的关键。

过硬的思想作风和优良的工作作风是高校后勤秘书一个必不可少的基本素质, 也是作为秘书这一职业的职业道德在日常具体工作中的集中表现, 需要在工作中有意识的着重培养。首先, 高校后勤秘书应具备实事求是的思想作风。能在工作生活中坚持客观实际, 不武断, 不做假, 能敢于面对错误并及时纠正;其次, 高校后勤秘书应具有谦虚谨慎的思想作风。态度和蔼, 尊重他人, 甘当助手, 谨言慎行;再次, 高校后勤秘书还需要具有公正廉洁的思想作风。能坚定立场、坚持原则、不曲意奉承, 不违法乱纪。除了需要具备上述思想作风外, 作为高校后勤办公室秘书具备良好的工作作风也非常重要。对待办公室复杂繁琐的各类工作, 作为秘书具备高度的责任心十分重要。主要表现在工作中能全心身的投入, 热爱本职工作, 对待工作积极主动。在处理具体事件时, 做到迅速果断, 不推诿、不扯皮。大事小情, 能耐心细致, 做到让领导放心。当时间紧、头绪多, 人手少的时候, 能够保持清晰的头脑, 能遇事不急, 有条不紊的处理问题。此外, 热情诚恳的工作态度、机智灵活的工作方式、幽默豁达的爽快性格也是一个合格秘书所应该具备的条件。

(二) 培养综合专业能力是基础

1. 写作能力。

所谓写作能力对于秘书来说主要体现在草撰各类文稿上, 比如工作总结计划、请示报告和领导讲话稿等。这是办公室秘书的一项基本功, 能够比较集中的体现出秘书的政策水平、文学修养和文字表达能力等。合格的办公室秘书必须具备良好的写作能力, 因为办公室的工作涉及到非常多的文字写作, 可以说占据了秘书工作的一大块。

2. 理解能力。

在看似杂乱无章没有头绪的工作中迅速找出核心问题并作出正确判断是对高校后勤办公室秘书的又一项重要要求。其中也包括在听取别人发言, 阅读文字材料时能够迅速准确地理解其基本意思, 概括其核心思想, 并能加以整理归纳, 从而作出正确的判断。理解能力的强弱涉及到日常信息筛选, 接待工作, 撰写文稿, 调查研究及决策咨询等相关秘书工作的优劣。

3. 调研能力。

调研能力是办公室秘书发挥助手作用的基础性工作。当需要进行一项调研时, 作为办公室秘书能够独立开展工作, 在充分收集一手材料, 揭示客观情况的基础上, 提出自己独到的见解, 最大限度的对领导作出正确决策起到积极作用。调研能力需要系统培训和长期实践, 是一项要求较高文化素质的能力。

4. 协调能力。

协调上下、沟通内外是办公室工作的基本职能, 良好的沟通能力是一名合格秘书须具备的基本能力。作为秘书与各种人士打交道必不可少, 而高校后勤办公室作为学校的一个“窗口”, 无论是对外交流, 还是对内服务, 秘书人员都需要具备一定的协调能力。在与不同人士交流过程中, 作为秘书要不畏困难, 敢于应对各种棘手的问题, 尤其要做到在与自己不喜欢的人员打交道时保持理智, 这就需要具备较强的自控能力。优秀秘书要能够做到不论发生了什么事, 有什么挫折与烦恼, 都能控制自己的情绪, 保持谦虚礼貌的态度。

5. 表达能力。

思维清晰, 重点明确, 简明扼要是办公室秘书需要具备的表达能力, 也是合格秘书人员的一项基本功。具体讲, 表达能力包括普通话使用能做到口齿清楚, 语速适中;语言运用简洁扼要, 措辞准确;表达意思有分寸, 火候掌握恰当;表达观点明确, 能使接收者没有疑义;表达逻辑上条理清楚, 层次分明, 有观点、有论述, 能使人信服。

6. 记事能力。

能在领导需要时随时提供信息是对秘书工作的一个要求, 要做到这一点, 就需要平时注重培养记忆重要信息的能力。把各种重要的信息记住, 以备不时之需。所谓重要信息主要有这么几方面的内容:一是重要事件的时间、背景、主要过程、结局和影响;二是重要文件的主要内容和数据, 收发文部门和大致的时间;三是接触过或听过介绍的重要人物的基本情况, 姓名、职位等。

(三) 拥有干练的职业性格及过硬的心理素质是保障

高校后勤办公室秘书除了具备良好的政治素质和专业技能之外, 还要在工作中培养历炼良好的心理素质。

1. 意志坚强。

办公室秘书在日常的工作中扮演着上通下达的角色, 肩负着传达领导指令和反馈收集信息的重要职能, 这一职能要求具有高度的责任感和做好这一工作的坚定的信念, 唯有如此才能在工作当中做到坚持原则, 遵守纪律, 维护好学校和师生员工的利益。

2. 待人随和。

办公室秘书内心意志坚强的同时, 外在还必须待人随和。办公室秘书工作的环境多是各种矛盾和不同意见相交的地方。既有部门与部门之间的纠葛, 也有人员与人员之间的矛盾。在日常工作要接触各色各样、各种性格的人, 这些对办公室秘书的交际能力提出了较高的要求, 要善于同不同意见的人在工作中很好地协调共处, 在坚持原则的前提下, 采取宽容忍耐、以理服人的态度, 调节梳理各方矛盾, 消减弱化各种冲突, 做出各方满意的工作处理。

3. 灵活应变性强。

处事灵活应变, 在遇到突发事件的情况下能冷静应对, 有条不紊, 对是否能完成工作任务起直接影响作用。由于各种因素的影响, 突发事情在办公室的工作中经常出现, 如果缺乏应变能力, 就会茫然不知所措, 失去为决策机构和决策者服务的作用。办公室秘书在遇到突发事件时要头脑冷静, 迅速反映, 审时度势, 及时应对。必要时候要及时向领导请示报告。

4. 客观理智。

情绪控制力的强弱对工作表现有着直接影响。情绪控制与自身的文化教养有关, 更与是否具备客观理智的态度有关。高校后勤办公室秘书身处多变的环境和复杂的外部条件, 要将自己的情绪放在理智的支配下, 进行有效的自我管理与调节, 克服和抑制坏的情绪, 要胸怀宽广, 缓解工作中的心理压力, 增强理性。

高校后勤办公室秘书素质的提高关系高等教育事业的发展, 事关重大, 素质的提高并非一朝一夕的事情, 是一个循序渐进、不断积累的过程。作为办公室秘书需要在工作中勤奋学习、勇于实践、善于总结、不断完善, 才能有效提高自身的素质, 更好地担负起高校后勤办公室秘书工作的重任。

参考文献

[1]姜爽, 赵莹.秘书学[M].北京:北京大学出版社.2010.

[2] (美) 罗伯特·劳伦斯·库恩.他改变了中国——江泽民传[M].上海:上海译文出版社, 2005.

[3]朱玉珊.高校行政管理部门人员结构及其素质研究[J].高等建筑教, 2008 (1) .

高校办公室秘书工作中的沟通艺术 篇8

关键词：高校办公室,秘书工作,沟通艺术

高校办公室秘书担负着“上情下达、下情上报”的任务, 能够辅助参与领导管理人员的决策, 也能够有效地协调学校科室内部以及科室之间的关系, 从而使高校的各项活动能够健康、顺利地开展。这些活动涉及到学校领导、学生以及教师等诸多人文因素, 为了保证活动的实效性, 高校办公室秘书就需要不断提升自己的沟通艺术。本文主要结合自己的工作实际, 简要阐述高校办公室秘书工作中的沟通艺术。

一、与高校领导进行沟通的艺术

办公室秘书是高校领导的助手, 有效地沟通是提高工作效率的重要保证。办公室秘书在与领导进行沟通时要掌握一定分寸, 讲求艺术, 首先, 由于领导与秘书所处的地位不同, 对于一些事物的看法难免有所差异, 秘书在与领导沟通时要准确把握领导的想法, 要从领导的角度去思考问题, 保持与领导的高度一致。其次, 高校办公室工作繁多, 在与领导汇报与交流时, 要抓住重点, 分清主次, 将领导最需要的信息及时反馈给领导, 以便让领导及时做出决策, 切忌“眉毛胡子一把抓”, 也可以说抓大放小是高校办公室秘书的必备能力。再次, 秘书工作作为“上情下达, 下情上报”的重要环节, 对领导布置的工作要及时准确地传达给各职能部门和相关人员, 对工作的进度要及时了解调度, 并将工作的进展情况适时向领导反映, 让领及时了解, 做到心中有数, 这样的秘书领导才会用得舒心, 用得放心。最后, 秘书在与领导进行沟通时, 要注意实事求是、语言简练、态度诚恳, 实事求是是秘书工作的基本素质, 秘书能否实事求是地反映问题将直接影响到领导的决策, 在反映问题时要注意切忌拖泥带水、敷衍了事, 一定要做到简明扼要、态度认真。

二、与教师进行沟通的艺术

教师是学校教学和科研工作的主要实施者, 也是办公室秘书日常接触较为频繁的人员, 在与教师进行沟通时, 办公室秘书也需要讲求一定的艺术。一是要正确定位自己。办公室秘书是为学校工作服务的, 是对学校领导布置的各项工作进行上传下达的, 不是学校领导, 这就需要办公室秘书在与教师进行沟通时要体现尊重与平等, 要注意态度与语气, 切忌高高在上、颐指气使, 这样必然会使工作陷入僵局, 一发不可收拾, 也只有以平等的态度对待教师, 才能得到教师的支持和配合, 才能使管理工作更高效。二是要不吝赞美之词。教师也是普通人, 也希望得到他人的认可和赞美, 办公室秘书与教师进行沟通时, 要注意语言表达, 对教师高尚的职业道德, 踏实务实的敬业精神要使用合适的语言进行赞美和表扬, 这样有助于办公室秘书与教师建立良好的工作关系, 从而保证工作的顺利开展。

三、与学生进行沟通的艺术

学生是高校的主体, 是学校赖以生存的基础, 随着高校管理工作的多元化发展, 学生自主管理成为高校管理的重要组成部分, 这就不可避免地造成办公室秘书与学生经常进行接触, 并将领导的一些要求传达给学生。大学生处于人生观和价值观形成的关键时期, 他们思维活跃、思想激进, 但又存在社会经验少、是非观念差的缺点, 这就需要办公室秘书在与他们进行沟通交流时要注意工作方式方法, 作好正确的引导, 帮助他们健康的成长。一是要尊重他们的意见和建议。大学生虽然社会经验少, 但是已经有较强的独立性, 对学校在日常管理中的一些做法、对未来人生的规划等都有一些建议和想法, 他们的建议和想法希望得到学校领导的采纳和重视, 这就需要在沟通时办公室秘书及时了解, 及时上报, 体现对其意见的重视, 这样有助于促进师生感情, 提高工作效率。二是要对学生之间的弱势群体予以关注。学生来自不同的地方和家庭, 情况千差万别, 很多学生在经济上、心理上存在一定的问题, 对于这些学生, 办公室秘书在与学生进行沟通交流时要予以关注, 将学校领导对他们的关心做好传达, 并积极帮助他们克服困难, 做好思想辅导工作, 以一颗诚心相待, 这样有助于建立良好的师生关系, 使学校管理工作健康进行。

四、与相关职能部门进行沟通的艺术

高校是一个大家庭, 高校管理工作的顺利开展依赖于各个职能部门, 办公室秘书作为学校领导的助手, 不可避免地与各个职能部门经常接触与沟通, 并代表领导协调各职能部门之间的工作, 是学校管理工作健康发展的润滑剂。因此, 办公室秘书与各职能部门沟通的效果直接影响到学校管理工作的效率, 这就需要办公室秘书在与各部门进行沟通时需要注意方式方法。一是要明确自己服务者的身份, 各个职能部门都是学校管理的中层领导, 在与其进行沟通交流时, 一定注意自己的措辞, 充分体现自己对他们的尊重, 减少其排斥心理, 切忌以领导的代言人自居, 只有这样才能与各职能部门建立良好的关系, 保证工作的顺利开展。二是要对各职能部门反映的问题及时做好汇报。办公室秘书作为高校领导的助手, 对于各职能部门反映的情况要第一时间进行反映, 以便让领导及时了解学校的正确管理状况, 做出准确的判断和决策, 从而保证各项管理工作能够协调一致和健康发展。

参考文献

[1]李智军.对做好高校办公室工作的思考[J].秘书之友, 2014 (5) .

高校学院办公室秘书 篇9

1 不断提高文书写作水平

秘书, 现代汉语词典中指出“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。可见秘书工作当以办理文书为主。擅长书写文稿, 应该是秘书最起码的素质要求。在高校办公室的科室设置中, 一般分为文秘科、信息科、综合科等科室, 各科室秘书的工作都与文书写作有着密切的联系。每天, 秘书的工作离不开与文书打交道。所以, 只要是办公室的秘书, 文书写作是必备的技能。但我们不难发现, 目前高校办公室秘书的文书写作水平还有待提高, 甚至有些刚刚工作的秘书错误地认为, 写作在大学里都学过了, 平常为广播台、文学社写的文稿已经练得够多了, 文书写作根本难不倒他们。然而, 恰恰是他们写出来的文稿, 有的虽激情万丈, 但内容空洞, 脱离实际;有的则文体错误, 语法混乱, 根本达不到办公室文书写作的要求。因此, 高校办公室秘书要提高文稿质量, 必须苦练文书写作内功。首先, 平时要侧重学习党和国家的教育政策, 学习国家重要会议的精神, 学习经济、法律、计算机及现代市场与科技知识, 拓宽知识面;同时, 还要在实践中学习, 边工作、边学习、边总结、边提高, 使撰写的文稿血肉俱全。要多钻研文书写作的技巧, 特别是重点研究领导讲话和日常性公文的写作。其次, 高校办公室秘书要深入调查研究, 要尽可能多地进行实地学习考察, 不断填充自身的“资料库”, 并将来自方方面面、正正反反的信息, 汲取精华, 为已所用, 为文书写作提供第一手的资料来源。

2 不断提高礼仪修养

目前, 高校与社会的联系越来越密切, 高校办公室秘书作为领导的辅助者, 必须完成各种有助于领导管理、决策的工作与事务, 秘书不可避免地在各社会组织的公务行为中广泛地接触形形色色的人, 处理各种关系, 安排各种活动, 这些行为都含有礼仪的内容或直接就是一项礼仪活动, 如迎送客人, 宴请等等。因此, 作为领导的辅助者, 秘书有时候必须代领导处理各种交往接待事宜, 礼仪内容贯穿于秘书工作的全过程, 它在秘书的全部工作活动中具有重要意义并与秘书人员的其他工作结成了特殊的关系。

在各种交际礼仪中, 高校办公室秘书的形象会直接影响高校员工或社会人员对学校的态度和印象, 秘书的姿势、仪表、谈吐都会给对方留下重要的印象, 甚至是关键的印象。饱满的精神、真诚的热情、积极的态度、得体的举止本身也就是秘书人员素质高、业务精的体现。秘书工作是一个“外向”性的岗位, 与多种对象打交道, 如果不修边幅, 不注重言谈举止会直接影响来访者的情绪并影响学校及办公室的形象。因此高校办公室秘书必须加强学习办公室礼仪、服饰礼仪、饮食礼仪、涉外礼仪、外事礼仪、节日礼仪等, 使自身具备全面的礼仪知识和操办礼仪活动的能力。同时要在礼仪活动中分清主次、内外, 把握各种分寸、分量, 要对各国、各地、各民族、各宗教的文化风俗礼仪习惯有所了解并在实践中融会贯通。

3 不断提高参谋水平

高校办公室秘书要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展, 是不断发展变化的新形势的需要, 也是高校领导工作努力提高科学化水平和效能的需要。高校办公室秘书的参谋作用往往溶于起草的文稿、选送的信息、设想的预案、提出的建议之中。比如报告、讲话文稿中秘书对形势的分析意见、对问题的理解认识、对矛盾的处理办法、对今后工作的安排部署等都起着非常重要的作用。所以, 高校办公室秘书要注意以下两方面的学习:一是注重调查研究。在参谋工作中, 调查研究的目的在于掌握信息, 先人所知。而且此类调查研究应是高层次、高水平的, 特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果;应从宏观、政策、对策上想全局, 议大事, 求上策, 如对高等教育方向的把握、对本高校发展前景的预测等, 都需要秘书在充分调查研究的基础上做出准备的判断, 然后反馈给校领导进行最后的决策。二是善于广开言路、集思广益。善于利用集体智慧提高参谋的整体效用。在高校办公室里, 聚集了一批高素质的秘书人才, 他们都在各自领域直接或间接地为校领导服务, 于是, 善于团结这些力量, 会使参谋作用得到更好的体现, 有利于校领导全面、科学的决策。

总之, 作为高校办公室秘书, 必须不断提高文书写作水平、个人礼仪修养和参谋水平, 才能真正实现为高校和校领导服务的工作职能, 做好领导的参谋助手, 为高校各项工作的正常运行做出积极贡献!

参考文献

[1]段柄仁.浅谈秘书工作中的沟通艺术[J].秘书工作, 2007, (2) .

[2]王肖华.强化六种意识发挥“外脑”作用——做好新时期办公室秘书工作[J].办公室业务, 2007, (5) .

[3]王永刚.秘书应具备的“六种能力”[J].长江大学学报 (社会科学版) , 2007, (S1) .

高校学院办公室秘书 篇10

沟通是人与人之间语言和感情传递的过程, 人们的各项工作都离不开沟通, 良好的沟通有利于增进人与人之间的了解, 提高办事效率。高校办公室秘书承担着办公室的各项日常工作, 负责对外联系和沟通。为了提高沟通效果和办事效率, 必须掌握相应沟通技巧, 针对不同对象, 采取不同的沟通技巧, 以达到最佳的沟通效果, 提高办事效率。文章针对高校办公室秘书日常工作中沟通的主要对象, 包括领导、同事、来访者, 分别提出了相应的沟通技巧, 希望能够引起办公室秘书对这一问题的进一步重视, 能够对提高高校办公室秘书的沟通效果发挥借鉴和指导作用。

二、高校办公室秘书工作中与领导的沟通技巧

高校办公室秘书是领导的助手, 协助领导处理一些日常工作, 常常需要与领导进行沟通, 如汇报、请示、反映情况等等。因此, 与领导沟通是高校办公室秘书日常工作不缺少的重要组成部分。为了达到最佳的沟通效果, 在实际工作中需要掌握以下技巧。

(一) 不卑不亢, 有礼有节

高校办公室秘书在与领导进行沟通的过程中, 应该随时随刻明确自己的位置。不论在什么时间, 什么地点, 秘书都是领导的助手, 负责协助领导处理日常工作, 是辅助者和服务者的角色, 在与领导进行沟通的时候, 应该不卑不亢, 有礼有节。对于分内的工作和领导安排的任务, 应该尽职尽责, 尽最大的努力去完成, 在职权范围之内的工作应该出色完成。而对于职权之外的任务, 不能擅自主张, 应该及时向领导请示和汇报, 并在领导的指示下, 根据领导的要求完成。

(二) 注意措辞和态度, 营造良好的沟通氛围

领导的日常工作是比较繁忙的, 秘书为了提高沟通质量, 需要提前了解领导的行程和事情安排。在沟通之前, 将沟通目的, 表达方式思考好, 对领导进行汇报之前应该将思路整理清楚, 使得汇报的内容条理清楚, 这样不仅能够节省时间, 还能够提高沟通效率。在沟通的过程中, 应该尊重领导, 但不唯命是从, 应该积极帮领导出主意, 想办法。在向领导表达个人观点的时候, 应该有充分的准备, 为领导决策提供必要的资料, 要注意措施和态度, 使得沟通在良好的氛围中进行, 提高沟通效果, 使得秘书的意见能够更好的被领导所接受。

(三) 学会观察, 善于总结

高校办公室秘书在与领导的接触和沟通当中, 要善于观察, 要了解领导的工作方式、风格和个人爱好, 探索最适合与该领导进行沟通的方式。在与领导沟通的时候, 要善于倾听领导的意见和建议, 正确领悟领导的意图, 确保将领导交给的任务出色的完成。此外, 在完成领导交给的任务的同时, 还可以适当的提出自己的意见和建议, 以供领导参考。

三、高校办公室秘书工作中与同事的沟通技巧

高校办公室秘书与同事朝夕相处, 因此, 与同事的沟通是他们日常工作的重要组成部分。掌握相应的沟通技巧, 不仅能够处理好与同事的关系, 还能够营造良好的工作氛围, 促进工作更好的开展, 提高工作效率。

(一) 真诚待人, 尊重他人, 宽容他人

在与同事沟通当中, 应该真诚待人, 恪守诚信原则, 答应别人的事情一定要做好, 遇到特殊原因不能做到的时候, 应该坦承的说明理由。在日常生活中, 不随便开玩笑, 不听信传言, 不对自己的同事说三道四, 要尊重他人。在与同事相处的过程中, 难免会发生一些矛盾和纠纷, 遇到这种情况的时候, 应该学会宽容, 主动和他人联系和沟通, 真诚的向对方解释, 以赢得对方的理解, 妥善处理与同事之间的矛盾, 为自己工作创造良好的条件。

(二) 谦虚谨慎, 关心他人, 与同事成为合作伙伴

高校办公室秘书要勤勉工作, 脚踏实地, 坚持实事求是的原则, 谦虚谨慎, 在工作中遇到不懂的问题, 应该虚心向同事请教。当同事遇到难题请教的时候, 应该积极主动, 为同事提供力所能及的帮助。在实际工作中, 要加强与同事的协作, 重视相互帮助, 相互配合, 发挥合力。要善于整合大家的意见, 形成合作和伙伴关系, 充分发挥大家的合力, 不断提高办事效率。

四、高校办公室秘书工作中与来访者的沟通技巧

高校办公室是综合性的职能部门, 经常要接待来访者, 而负责接待工作的往往是办公室秘书。因此, 掌握适当的技巧, 加强与来访者的沟通显得十分重要。同时, 办公室秘书是学校的代表, 代表学校的形象, 如果缺乏相应的沟通技巧, 就会将矛盾激化, 造成不良影响。所以, 高校办公室秘书掌握与来访者沟通的技巧显得十分重要。具体来说, 在实际工作中, 笔者认为办公室秘书在与来访者沟通的时候, 应该掌握以下技巧。

(一) 注意形象, 微笑服务

办公室秘书在与来访者沟通的时候, 代表着学校的形象。因此, 他们要特别注意个人形象, 注意穿着打扮, 注意礼仪规范, 注意说话的语气、 (下转第19页) (上接第10页) 态度、用词, 避免激化矛盾, 以更好的解决问题。不论来访者是什么身份, 学校办公室秘书都要笑脸相迎, 给来访者以良好的印象。要主动关心来访者, 掌握他们来访的目的, 尽可能提供有关服务, 为来访者解决实际问题。在接听电话的时候, 要主动问候来访者, 并积极询问他们需要办的事情, 一定注意语气要温和。此外, 高校办公室秘书还要对来访者、来电咨询者的事情做记录, 并及时传达或帮助办理。

(二) 耐心倾听, 积极协调

如果高校办公室秘书遇到的是有情绪的来访者, 这更是对个人修养和沟通技巧的考验。对于这样的来访者, 秘书首先应该做一个忠实的听众, 耐心倾听来访者的诉求, 允许他们将心理话说出来, 找出来访者的问题所在。如果是可以立即处理和解决的, 应该立即联系帮忙解决。如果因种种原因不能解决的, 应该善于运用沟通技巧, 稳定来访者的情绪, 尽可能得到他们的理解, 使来访者满意而归。对于那些不讲道理, 故意刁难的来访者, 应该采取缓兵之计, 不急不躁, 委婉的劝他们先回去, 等将事情调查清楚之后再处理。

(三) 换位思考, 沉着应对

高校办公室秘书往往需要接待来访者, 而来访者往往是来发泄心理不满的。办公室秘书如果倾听多了, 难免情绪会受到相应的影响, 积压心理垃圾, 影响自己的工作。因此, 高校办公室秘书需要采取适当的措施, 注意排遣自己内心的不良情绪, 以正确处理和来访者的关系, 更好的投入到日常工作当中。高校办公室秘书要学会冷静处理, 沉着应对, 善于换位思考, 善解人意, 根据具体情况采取相应的沟通策略, 促成有效沟通, 提高自己的工作效率。

五、结束语

总而言之, 沟通是高校办公室秘书的重要工作, 为了提高沟通效果和办事效率, 必须针对不同的对象, 恰当的采用沟通技巧。文章提出了高校办公室秘书针对不同对象所应该采取的沟通技巧, 希望能够为办公室秘书的实际工作提供参考。然而, 高校办公室的工作比较复杂, 秘书可能会面临形形色色的沟通对象。因此, 今后在实际工作中, 高校办公室秘书还应该重视沟通经验的总结, 并不断进行探索, 适当进行创新, 以不断提高自己的沟通技巧和沟通能力, 从而提高自己的工作效率。

摘要：沟通是高校办公室秘书的重要工作, 为了提高沟通效果, 必须掌握相应的沟通技巧, 对不同的对象采用不同的沟通语言和沟通方式。在与领导的沟通当中, 应该有礼有节、注意措辞和态度, 营造良好的沟通氛围;在与同事的沟通当中, 应该尊重他人、关心他人、与同事成为合作伙伴;在与来访者沟通的时候, 应该注意形象、耐心倾听、积极协调、沉着应对。只有这样, 才能提高沟通效果, 提高办事效率。

关键词：办公室秘书,沟通技巧,措施,态度,形象

参考文献

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