怎样做好高校教学秘书

怎样做好高校教学秘书（通用10篇）

怎样做好高校教学秘书 篇1

近年来,随着教学改革、专业增设和扩大招生,教师队伍也在迅速强大起来,同时,教学管理也面临着巨大地挑战。为了培养出合格的学生,校方必须建立一支有水平的教师队伍,以此为目标,就必须建制一支有水平的教学管理队伍。教学管理中,教学秘书的存在地位十分重要,是高校教务系统与二级学院之间、教师与学生之间的枢纽。教学秘书的素质与能力,关系教学管理水平、教学秩序稳定、教学质量提高。因而全面服务教学、服务教师、服务学生是教学秘书的中心任务和本职工作。

一、教学秘书在高校教学管理中的作用

1. 桥梁与纽带作用。

在教学管理中,教学秘书承担着将有关教学任务传达给教师,将课堂教学建议的情况反馈给教师。同时,将学生、教师对教学管理工作的意见和建议整理提交给院(系)领导,起着桥梁作用。

2. 对日常教学能否正常进行具有决定作用。

教学秘书在教学过程中,负责课程安排、教学计划、教学调研等日常事务,其中每一项工作都关系到正常教学和教学质量,是教学管理的基础和执行者,也是保证教学正常进行的关键所在。

3. 促进教学质量提高、教学方法改革作用。

《教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见》中指出,高等教育要巩固本科教学的基础地位,大力推进教学改革、加强教学建设、提高教学质量[1]。教学秘书参与教学工作的各个环节,对促进教学质量提高、教学方法改革有着十分重要的作用。

首先,作为教学管理人员,应该树立全面的质量观,教学秘书要经常深入课堂,协助学校领导进行教学质量检查,了解教师授课情况和学生学习情况。定期总结学生对教师上课的意见和建议。组织开展师生座谈会,实时准确反馈有关教学意见,从而逐步提高教育教学质量。

再次,教学秘书要协助教研室主任组织富有成效的教学研讨活动,积极探讨高校教学方法改革的途径,创新教育教学方法,倡导“以学生为中心”的教学法。对于一些课程,可以灵活变动,增加实训课时,切实培养学生实际操作能力,鼓励支持学生参与技能大赛和科研活动。

二、如何做好高校教学秘书工作

1. 具备吃苦耐劳、爱岗敬业的态度。

对于教学秘书来说,在教学管理工程不仅仅是常规日常教学管理工作,时常还会有突发性教学异常情况。很多时候任务比较急,甚至在短时间内要同时完成几项任务,不得不加班。因此,作为一名教学秘书,必须具有良好思想素质,和吃苦耐劳、任劳任怨的精神。在工作中,必须做到脚踏实地,并在实践努力中提高分析问题和解决问题的能力,从而提升服务质量。爱岗敬业是每一位教师的基本职责,本着全心全意为教师,为学生服务的原则,无论是上级指示,还是日常的教学工作都要想方设法的及时完成。

2. 必须具有较强的统筹、沟通和协调能力。

教学秘书是最基层的教学管理人员,工作内容又多又杂。如每学期教材订购、课程安排、客座讲授讲座计划申报、兼职教师管理、教师调代课管理、组织教师教学竞赛、教师工作量的统计等,教学任务繁杂,要分清工作的主次关系,合理统筹好每个时间段的工作任务,做到有得有失。这就要求教学秘书在坚持原则的前提下,灵活而又机智、幽默地传递信息。教学管理工作需要协同所有教师才能完成。要充分考虑每个教师特点,分析各项事情的轻重缓急,综合各方面的情况,有条不紊地安排各项教学活动。综上所述教学秘书须具有较强的统筹、沟通和协调能力应有这种能力,才能推动系里工作顺利进行。

3. 具备与时俱进、改革创新的精神。

创新是时代的要求,是社会主义市场经济对社会各行各业提出的要求。教学管理也必须要改革创新,只有不断创新,才能有所发展。作为教学秘书,应该具有改革和创新的能力,经常关注职业教育相关的政策和措施以及社会对人才需求规格的信息。对想关信息材料综合分析整理后,向系领导汇报并提出教学管理的新建议。从而有效地获取最新的发展信息,给领导的决策提供科学的依据。例如:如何建立科学的教学质量监督保障措施?如何建立有效教学督导制度?如何改进现行的教学管理措施才能适应教学改革的需要?等等。只有不断改革创新,教学管理工作才能跟上教学改革的步伐,才能与时俱进,不断提高。

4. 要有良好的生理、心理素质。

作为一名高校的教学秘书,仅仅有较强的业务工作能力是不够的,我们更应该具有良好的心理素质,心理素质的好坏,心理承受能力的大小,直接影响着每工作状态。要在繁琐的教学管理工作中,保持平静的心态,并在此过程中不断地培养开朗豁达的性格。除了心理素质之外还得有良好的身体素质。古人常说,身体是革命的本钱,有了健康的身体,才能更好地完成自己的工作。

总结

当前,高职院校可以说是专业应用型人才培养的重要途径,对社会人才的输出起着非常重要的作用。因此,必须加强高职院校的教学管理,提高教学管理水平。而教学秘书是整个教学过程中的最基层的教学管理人员,在教学管理中起着重要作用,由于其工作具有鲜明的特点,这就要求教学秘书具备良好的综合素质。

参考文献

[1]教育部.教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见.教高[2012]4号,2012.

[2]徐东.教学秘书在高等教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报(高等教育版),2005.8(3):58-60.

[3]董洁芳,邓椿.浅谈教学秘书在高校教学管理中的作用[J].教育研究·教研版,2013.07.

[4]王丽珍,杜永光.浅谈如何做好高校教学秘书工作[J].中国集体经济,2008-02.

[5]何田平.高职院校教学秘书在教育管理中的作用[J].东方教育,2013年8期.

怎样做好高校教学秘书 篇2

摘要 教学秘书工作是高校教学管理工作中的一个重要环节,教学秘书在教学管理系统中发挥着不可替代的作用。本文详细阐述了高校教学秘书在教学管理工作中的重要作用,分析了教学秘书在教学管理工作中的现状和存在的问题,进而提出做好教学秘书工作应该提高服务意识、改善队伍知识结构、加强整体素质教育、多渠道激发教学秘书工作积极性和创造性等的思考和建议。

关键词 教学管理;高校;教学秘书

中图分类号 G451.8 文献标识码 A文章编号 1674-6708(2009)10-0123-03

教学管理是高校管理的中心内容,教学管理水平的高低直接影响到学校的教学质量和人才的培养,乃至影响到学校的生存和生命力。要提高高校的教学管理水平,离不开一支高素质、高水平的教学管理队伍,而教学秘书是教学管理队伍中的重要组成部分,在教学管理中起着无可替代的作用。目前,正值高校体制改革的关键时期,校、院的二级教学管理工作面临着一系列新的问题和挑战,教学秘书称职与否直接关系到学院教学工作的顺利开展,关系到学院教学改革的顺利进行。教学秘书的工作角色和职责

1.1 称职的参谋和助手

教学秘书队伍是教学工作的最基层管理团队,是面向师生的服务者,学校、院(系)之间的联络者,这就决定了他们不是决策者,而是决策者的参谋和助手,这就要求教学秘书明确角色、正确定位,协助部门领导做好日常教学管理工作。教学秘书要切实做好有关文件的贯彻执行,维持正常的教学秩序,同时为领导和上级主管部门进行决策提供可靠的第一手信息,在必要的情况下提出建设性的意见和建议,当好参谋助手。如专业确定、教学计划的制定和调整、教学工作的检查与教学问题的分析、日常教学重要信息的收集整理与反馈、教学效果的评估等方面,都应积极发挥自身的聪明才智和岗位优势,主动为有关领导提供全面高效的服务。另外,在处理日常教务管理工作中随时出现的某些较大的非确定性问题方面,教务秘书也要注意发挥参谋作用。

1.2 求真务实的信息员

教学秘书是学校教务管理部门与具体教学单位间的桥梁,是师生沟通的纽带,起着上令下达、下情上报,联络师生的重要作用。比如,学校教务主管部门的下达任务、指导和通知日常工作、提供教学信息,都由教学秘书通知师生和相关领导,教学单位执行任务的情况、学生的意见和建议又由教学秘书及时反馈给教务部门,教学秘书是学校教务部门与具体教学单位的桥梁。同时,教师调(代)课和停课、教学安排、学生对教师教学手段与教学方法的意见和建议等,也通过教学秘书联系和传递,是师生联系的纽带。

1.3 热情周到的服务员

全面地服务教学、服务教师、服务学生,是教学秘书的中心任务和本职工作。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理,是对教学计划实施过程中的常规管理,其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。教学秘书应加强与教师、学生的沟通,主动为广大师生着想,及时反馈教学信息,切实做好本职工作,真正把服务落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的顺利进行保驾护航。

1.4 严谨的档案管理员

在教学管理工作中,针对学校教学工作中发生的各类具有保存价值的文字、图片、图表、影像以及数据资料,教学秘书要有计划地将其按一定顺序或规则进行收集、整理、补充、存档。比如,培养方案、教学大纲、教学工作量、教学日历、教学进度表、教学课表、学生档案、学生成绩表、过往试卷、实习材料、毕业论文等等,这些作为教学活动不可或缺的证据资料,是改进教学工作、提高教学质量的重要信息资源,也是迎接相关评估检查的重要材料,所以必须做好教学档案收集、整理、存档工作,确保档案的条理性、完整性和正确性。教学秘书的工作特点

2.1 时效性和繁杂性

教学秘书工作的时效性,主要现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪,必须讲究效率,以最快的速度保质保量地完成工作。有的事情是突发性的,或者临时的通知需要立即完成的,必须有效统筹规划,在不影响正常工作的同时及时解决这些首要事件。教学秘书工作的繁杂性主要表现在工作的难度大,既有常规性的日常管理工作要做,又有一些突发性的教学情况要处理,工作重、责任大,哪怕是再小的疏漏都可能酿成严重后果。另外,工作的内容和范围几乎涉及学院教学管理工作的各个方面,既繁又杂,许多工作都牵涉到具体的人或物,涉及教师和学生的切身利益。

2.2 服务性

教学秘书工作就是为学院领导和师生提供优质服务的,要为领导的决策性工作创造方便条件,提高工作效率和质量。教学秘书要为学院各系服务,为教师和学生服务,只有全心全意为这三方面服务,才能保证学院系教学任务的顺利完成。

2.3 综合性和灵活性

教学秘书的工作涉及本院的全部教学工作,既要协助领导管理教学,又要处理教学方面的具体事务,协调方方面面的关系,还要完成教务处和学院领导临时交办的工作,教学秘书工作实质上是综合性很强的复杂工作。教学秘书工作的灵活性表现在工作中常常会遇到的一些突发性、偶发性事件,这需要教学秘书在执行决策以及处理时,根据当时的情况,在不违背原则的情况下需要及时灵活地处理和解决问题,尽可能减小影响,保证教学秩序的顺畅运行。

2.4 政策性

任何一个单位,任何一个领导都要在自己的的工作中贯彻执行党和国家的方针政策,作为助手的教学秘书工作内容都与政策密切相连,无论是辅助领导还是办文、办事都要认真贯彻执行相关政策和规定。高校教学秘书队伍存在的问题

3.1 对教学秘书工作重视不够

随着我国高等教育的发展,教学改革不断深入,专业方向不断拓宽,办学层次不断增加,教学秘书工作量也不断增大,而教学秘书队伍的编制没有增加,大多仍是一个人顶着干,一个院系即使有上千名学生,也仅仅只有一名教学秘书。长期以来,人们往往对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价,轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用,认识不到优质的管理能出质量、出效益,有些人甚至认为教务管理是一些简单的事务性工作,教学秘书是从事这些事务性工作的“勤杂工”,他们的劳动只是简单的、机械的劳动。因此,在教学秘书人员的配备、业务学习、岗位培训等方面,重视程度远远不够,加之教学秘书平时工作任务重、责任大、难度高,付出的劳动却得不到尊重和理解,取得的成绩得不到公正的评价和认可,从而造成教学秘书工作积极性不高,思想压力大,精神负担重,心里不平衡。

3.2 缺乏专业培训,管理水平不高

尽管一些重点高校为了提高学校管理队伍的整体素质,聘用了一批具有硕士(或以上)学位的教学秘书,但教学秘书的专业性、知识性仍未得到足够重视,绝大多数学校未对教学秘书进行过培训。由于他们长期以来得不到现代高教管理方面的系列培训,没有经过专门、系统的学习和训练,不熟悉现代教育管理思想和管理理念,导致理论知识和技能严重欠缺。在信息瞬息万变的新形势下,教学秘书队伍对教学工作仍以经验型管理为主,根本谈不上教学管理的科学化、规范化、专业化,这已适应不了教育发展的需要。

3.3 缺少工作热情,积极性不高

由于教学秘书工作没有引起足够的重视,在政治待遇、利益分配和职称评定方面存在一些不合理的现象,在诸多方面与其他人员差距拉大,而工作量繁重,造成心理上的不平衡,导致他们认为担任教学秘书没有前途和出路,严重挫伤了工作积极性。在部分教师眼里,他们认为只有低水平、没有教学能力的人员才去从事教学秘书工作,不仅否定了他们的教学水平,而且抹杀了其在基层教学管理中发挥的不可替代的重要作用,这样不仅严重挫伤了教学秘书的工作积极性,让他们产生自卑、嫉妒等种种不良心理。

3.4 教学秘书待遇低,稳定性差

教学秘书培训深造的机会少,被提拔的机会也很少,和专职教师及其他教学管理人员相比,教学秘书的工资、津贴也比较低。平时教学秘书忙于繁杂的事务,为了尽快忙完手头的工作,很少去考虑个人的前途及利益问题,只有等到假期,才会去考虑这些,当看着别人的工资、津贴高出自己很多,便产生失落感,从而想方设法逃离这个岗位。加强教学秘书队伍建设的对策

4.1 各级领导要充分重视教学秘书工作,加强对教学秘书工作重要性的认识

认识到教学秘书工作性质的繁杂性和时效性,以及教学秘书个人做好这份工作的高度责任心和牺牲精神,为解除教学秘书对以后个人评职和事业上的焦虑,各级领导应根据教学秘书工作的特点,对这一群体在评职、进修上给予优惠政策,鼓励他们安心搞好教学管理工作。

4.2 重视教学秘书队伍整体素质的提高,加强教学秘书人员的继续教育

在教学秘书人员培训和知识更新方面,学校要加大投入,并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划,多渠道、多形式加强教学秘书人员的培养。如定期或不定期地组织他们学习高等教育学、教育心理学、教育管理学、高等教育行政管理学、高等教育法规、社会学、人际关系学、秘书学等专业学科知识,提高其专业素质和理论水平;经常组织教学秘书参加校内外教务管理研讨会和经验交流会,学习先进的管理经验和科学的管理思想,改进管理方法,提高管理水平;定期或不定期组织岗位培训,尤其是对计算机的运用和操作技能以及对教务管理系统软件的培训学习,提高工作效率。除此之外,还应鼓励教学秘书利用业余时间自学一些与自己的专业工作相关的学科知识,多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。

4.3 通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧,激发其工作积极性和主动性

教学管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持,学校各级领导要主动关心教学秘书人员的工作、学习和生活,无论是在奖金发放、职务晋升、职称评定方面,还是在开展教学管理、科学研究等问题上,都要建立相应的激励机制,通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧。同时,在教学管理活动中,要充分肯定教学秘书的地位和作用,对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的教学秘书人员,学校要在适当的时候,给予一定的物质奖励和精神激励,激发教学秘书的工作热情,充分调动其工作积极性和主动性,促使其开拓进取,大胆创新,为高等教育事业的改革和发展,奉献自己的聪明才智。

4.4 强化管理建立目标竞争激励机制

奖优罚劣、优上劣下,开展教学秘书之间的岗位竞优活动对工作责任心强 业务水平高,业绩突出的给予表彰和奖励;对在工作中推诱扯皮,不负责任,管理能力差,不适合教学秘书这一岗位的应给予处分或调离,这样能有效调动教学秘书的工作积极性,促进教学管理事业的发展。

总之,教学秘书在教学管理中发挥着重要作用,应引起学校各级领导的重视。只有建立有效的机制,制定合理而人性化的政策,才能激发教学秘书的工作热情,才能建立一支稳定的教学秘书队伍,从而切实地提高学校教学管理工作。

参考文献

怎样做好高校教学秘书 篇3

【关键词】高校 教学秘书 思考

高校教学秘书在高校教学管理者中起着至关重要的作用，是顺利开展教学管理工作过程中的关键性角色。全面提高其综合素质，掌握扎实的工作技能，对于教学秘书人员十分重要。

一、教学秘书的职责

服务性、从属性是从事教学秘书工作的基本要求，全面地服务教学、服务教师、服务学生，是教学秘书的中心任务和根本职责。教学秘书要做好上级相关部门（特别是主管部门教务处） 的安排，这是高校教学秘书正确的角色定位，也是做好教学秘书工作的立足点和出发点。

教学秘书的职责是协助分管教学的院长或系主任进行常规教学管理和处理日常教学事务，它大体可以归纳为以下几个方面：

1.协助制定与实施专业教学计划是高等学校教学管理、运行的法规性文件。它是组织教学过程、安排教学任务的基本依据。制定专业教学计划必须根据教学目标和本院的实际情况，科学地安排各学期、各年级、各专业的教学环节，以保证教学秩序的正常运转，直至作为最终检查学生是否合格毕业的依据。

2.教学秘书工作是一个需要有积极认真态度的工作，不仅要做到上传工作，下传工作也不容忽视。教学秘书是学校各部门中在教学管理过程中的纽带，应及时将各种教学管理信息上传下达，同时也承担着联系学校各部门、学院、教师和学生的责任，这些都是身为教学秘书应该做的基本工作。

二、教学秘书的应具备的工作能力

1.扎实的写作功底

教学秘书是秘书行业中的一个特殊岗位，而扎实的写作能力是秘书行业的一个必备技能。

2.较强的沟通协调能力

教学秘书接触的部门和人比较多，有学校机关各部门、学院、学院各位领导和老师，以及学院的各位同学，这就要求教学秘书应有较强的沟通协调能力，及时保质保量传达各项信息，处理各项教学事务，保证各项教学事务井井有条地完成，努力为教学管理的顺利进行创造良好的环境。

3.信息处理能力（总结归纳，及时汇报）

教学秘书应及时处理学院每天的来信、来电、红头文件等信息，整理归纳，并对整理后的信息进行分析、分类、总结和概括，积极向学院相关领导汇报，做到及时沟通，协助领导完成工作。

三、如何做好教学秘书工作

1.工作严谨细致，态度认真

教学工作是各个高校的命脉工作，教学工作的顺利开展对学校的发展起着至关重要的作用。教学秘书是一个集很多繁琐事于一身的工作，涉及方面广泛的工作，很多事情都要经过教学秘书的处理，与此同时就存在着责任，这就要求教学秘书工作者严谨、细心，保证各项工作、有条不紊的进行。

2.保持心态平和，有耐心

无论做什么工作都要保持良好的心态，特别是教学秘书是一个枯燥的工作，同时又需要细心、耐心，因此在工作中应正确对待，做到戒骄戒躁，不能急于求成，更不能丢三落四。

3.爱岗敬业，吃苦耐劳

首先，教学秘书的工作是一项比较枯燥的工作，是有关信息的搜集、整理、传递，在这一过程中需要持饱满的工作热情，要经得起历练。同时教学秘书的工作是十分重要的，教学秘书本身要充分认识到这点，要为自己的工作感到骄傲和自豪。其次，若想做好教学秘书工作，就要有吃苦耐劳的精神。教学秘书是一种服务性工作，事务琐碎，很大一方面是起到上传下达的作用。

4.加强合作

和学院办公室的老师合作，共同完成工作。任何工作都不可能一个人完成，作为一名学院办公室的教学秘书，一方面应该加强和学校主管部门的联系，一方面要和学院的教师、同学做好沟通。

5.加强学习

教学秘书工作虽然看起来只是资料收集和信息传递的简单工作，但是它也具有自身的特点和规律，并不是不需要学习就能做到的，如何将工作做到尽善尽美，这就需要我们在各个方面不断地学习和思考，提高自身的知识水平和业务工作技能。首先要明确职能，熟悉和掌握管理学的规律和技巧，不断掌握与人沟通的技巧，这样才能使得工作更加顺畅地完成。并对管理知识要不断完善和更新，对于具有悠久历史的管理模式和教学模式应予以肯定，但是更要注重新的教学管理的培养方式，不断地学习先进的东西，这样才能不被时代抛弃。

高校里，教学秘书工作是关系到学校的教学管理的重要环节，是十分重要的，是保证学校教学管理正常进行的保障。同时又是一个涉及面比较广泛、比较复杂，同时又是很枯燥的工作。身为教学秘书，应该在充分认识教学秘书这项工作的同时，充分认识自己的特点，结合工作岗位，不断提高自身的业务能力和思想觉悟，为教学管理工作做出应有的贡献。

【参考文献】

[1]任丽清.论校教学秘书专业化[J].宁波大学学报（教育科学版），2008.

浅析如何做好高校教学秘书工作 篇4

教学秘书是高校教学管理团队中不可或缺的一部分, 在各项教学工作中起到重要的纽带和桥梁作用。教学相关信息的搜集、整理、规划以及对教师、学生的服务等一系列日常工作的有序开展都离不开教学秘书的劳动。教学秘书工作水平的提高, 直接影响到高校教学管理团队整体素质的提高。

1 教学秘书在教学管理中的重要作用

1.1 教学秩序正常运转的保证

课程时间和地点的安排及通知、任课教师能否按时开课、多媒体及机房的使用、调停、补课等情况, 直接影响着教学任务的完成和教学秩序的维护。教学秘书要做好教学管理中统计报表、基本数据的整理工作、收发教学管理文件、资料的归档和保存工作、制定好各个专业教学计划、记载重要的教学活动、总结教学工作及各项教学经验材料的整理和归纳。教学秘书作为这些日常工作的直接操控者, 每一项都不容忽视, 都需要认真实施和掌握, 以确保整个教学过程的正常开展、教学秩序的正常运转。

1.2 枢纽和桥梁的作用

教学秘书是连接上下级以及各部门的桥梁, 教学秘书既是学校教学管理制度的执行者, 又是各院系教学活动的安排、落实和检查的承担者。一个优秀的教学秘书, 应始终保持与主管领导、任课教师和学生之间的密切联系, 将单位的相关决策和主管领导的指示及时传达给任课教师和学生, 要得到及时落实。同时还要将任课教师和学生的意见、建议和要求及时地向主管领导反映, 真正地起到一个沟通上下级的枢纽与桥梁的作用, 以保证教学工作的顺利进行。

1.3 主管领导的助手

高校教学秘书作为学院主管领导实施教学管理的得力助手, 直接参与教学管理工作, 他们是高校教学管理队伍中的主力军之一。教学秘书帮助主管领导处理大量的教学日常事务, 在日常的教学管理工作中做到一旦发现问题, 及时与领导沟通并采取措施解决问题, 为主管领导提供准确直接的教务信息, 以便领导制定相关的教学政策。

2 教学秘书应具备的素质

2.1 脚踏实地, 严谨认真的工作态度

教学工作是各个高校的命脉工作, 教学工作的顺利开展对学校的发展起着至关重要的作用。教学秘书的工作繁杂, 涉及面广泛, 很多事情都要经过教学秘书的亲自处理, 这就要求教学秘书在工作中要有脚踏实地、认真严谨、细心的工作态度, 保证各项工作有条不紊地进行。

2.2 爱岗敬业, 吃苦耐劳的精神

教学秘书的工作处于高校教学管理工作的最基层, 从事具体的教学事务, 工作量大, 事务繁琐, 时间要求严格, 稍一疏忽就会直接影响高校教学活动的教学管理工作。因此, 爱岗敬业、不辞辛苦, 对于教学秘书来说是一项基本要求。教学秘书要时刻想到教学工作是为培养合格人才服务的, 一个人只有热爱自己的工作, 才能激发出强烈的工作动力, 就会发挥出持久的工作热情, 从而想方设法把工作干好。教学秘书只有充分认识到自己工作的重要性, 从为学校教学提供优质服务的立足点出发, 以强烈的事业心和饱满的工作热情, 积极努力、严肃认真对待工作, 这是优秀教学秘书的首要前提。

2.3 全心全意的服务意识

教学秘书在日常工作中, 除了协助各部门和院领导做好各项管理工作外, 还要树立全心全意为教学服务的意识。高等院校的主要任务是教学, 学校的中心工作是培养德、智、体全面发展的社会主义建设人才。因此, 教学秘书必须围绕学校这一中心工作, 为教学服务。教学秘书要有服务于师生的思想, 经常了解和掌握师生的意见和要求, 满腔热情地他们排忧解难, 以自己的行为赢得大家的理解和尊敬, 为高校的教学管理工作和高校的发展尽心尽力。

3 培养优秀教学秘书的建议

3.1 加强思想教育, 提高教学秘书的服务意识和创新思维

加强思想教育, 让教学秘书深刻认识到高校教学管理是为教学服务的, 教学秘书也应以服务教学为己任, 要把自己当成一个服务者, 抱着对师生认真负责的态度开展工作, 站在他们的角度上看问题, 为他们排忧解难, 切实增强服务意识, 树立良好的职业道德。基于当前的教学管理形势, 需要教务秘书在纷繁复杂的日常工作中, 潜下心来认真钻研, 在千变万化的形态里提取出新的教学管理方法, 理出新的工作思路, 从而让教学管理工作紧跟时代步伐, 不断创新。

3.2 定期组织专业培训, 提高教学秘书的专业素质

当今高校基本上都实现了信息化管理, 各类教学信息的传递和知识的更新都非常迅速, 就教学秘书来说, 承担许多教学管理工作, 需要与时俱进, 不断学习新知识, 掌握最新信息, 这样才不会停留在原有的、低效率的管理方法。所以, 定期组织教务秘书学习培训就显得非常重要。通过培训及时吸收新的教育理念、先进的管理办法, 并将学到的东西运用到实际工作当中, 提高工作效率。作为教学秘书本身, 首先要有改进的意识, 不能总是埋头苦干, 不思进取。在学校层面, 应积极为教学秘书创造学习交流的机会, 围绕他们实际工作的需要, 侧重提高教学秘书各方面素质。

3.3 制定合理激励政策, 鼓励提升管理水平

科学培养教学秘书的前提是分析和研究教学秘书的思想、情感与需求。要根据社会的需要和本校实际情况, 以提升教学管理水平为目标, 从制度上、政策待遇和工作环境等方面建立保障, 研究制定一系列工作制度和激励制度。同时尽量纠正以往的偏差, 要根据实际制定相应的岗位能力要求, 在职务晋升、职称评定以及业务进修等制度的制定上考虑教学秘书的发展需要, 并予以落实。在政策许可的范围内, 尽可能去帮助他们解决关系切身利益的问题, 给予他们正确的价值导向, 要充分肯定和正确认识教学秘书工作。通过教学管理评估等方法, 引入奖励机制, 对工作业绩有突出表现和取得教学管理科研成果的教务秘书加大奖励力度。在合理满足教务秘书需求的同时, 注重教务秘书素质和技能的提升, 激发他们的工作热情。

4 结语

总之, 高校教育教学质量的提高, 离不开教学管理人员自身综合素质和全面能力的提升, 教学秘书要从自身做起, 做好服务者和管理者的双重角色, 切实提高服务意识, 增强管理水平, 全心全意为教学服务。

参考文献

[1]吴贝贝.如何做好高校教学秘书的几点心得体会[J].散文百家·学术百家, 2011 (7) :90.

[2]王勇.如何做一名称职的教学秘书[J].佳木斯教育学院学报, 2013 (11) :199.

[3]吴小琼.浅谈新时期如何做好高校教学秘书工作[J].湖北函授大学学报, 2014 (9) :15-16.

怎样做好办公室秘书工作 篇5

世纪之交，随着社会主义市场经济深入发展、科学技术突飞猛进，一个全新的信息时代扑面而来，对秘书队伍的服务质量有了更高的要求，秘书队伍社会化服务的特征逐步呈现。在信息社会里，怎样才能做好办公室秘书工作是一个值得研究的课题。

一、秘书的概念

秘书，《辞海》的解释为:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。该项工作的性质要求秘书工作者:

首先，要有坚强的政治素质，能够较好的掌握马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，牢固树立为人民服务的思想，善于运用“xxxx”指导实践工作。

其次，要有较强的业务能力，能够熟练的运用各种文章体裁，通过调研撰写出具体的材料。

再次，要具备广泛的知识面和耐心细致的工作作风，善于站在全局的高度发现问题，思考问题，处理问题，当好领导的助手和参谋。

二、秘书的职责

50年前，典型的秘书工作，便是抄抄写写，收收发发，值班守摊，迎来送往，办事打杂，在参谋辅助上很少发挥作用。今天的秘书比以往任何时候都更加独立，秘书可以解决大量与信息相关的工作，也能肩负很多管理层面上的责任。秘书工作高效，知识丰富，技能娴熟，掌握了最新的办公技术和高超的沟通协调能力。

随着知识经济到来、社会信息化和管理工作的复杂化，秘书工作越发显得重要，其技术性、专业性的特点日益被人们所认识。领导的正确决策和科学管理特别需要秘书提出高质量的信息分析和献计献策。为此，秘书要善于学会利用和发挥内外信息网络的功能和作用，准确领会领导意图，围绕中心工作采集信息并进行分析、加工、处理，提出预案，供领导参考。这既是领导管理决策的需要，也是秘书人员的重要职责。

秘书参谋辅助性是秘书工作的根本要求。秘书的参谋辅助性也是智能化和事务化的高度统一，过去那种“承上启下、收收发发、接传电话、写写报报”的事务性辅助工作，已不能体现现代秘书工作的本质含义。新时期的秘书不仅要熟悉国家大政方针，掌握国内外经济技术最新动向，了解单位的动态、会经营管理，而且还要具备较强的运筹策划、组织协调、随机应变和综合分析能力，这就对秘书的智慧、知识、能力和水准提出了更高的要求。随时以高度的职业敏感，从苗头性、倾向性、超前性问题和诸多表象中，捕捉各种信息，判断预测事物发展的趋势，辅助领导做好决策和决策的贯彻落实，这已成为现代秘书工作重要标志和一切工作的出发点和归宿。

三、秘书工作的特点和成就

新时期秘书工作的指导思想，这就是紧紧围绕党的总目标和总任务，做好“三服务”，即为党中央服务，为各级党委领导工作服务，为人民服务。为了做好“三服务”，对业务工作提出了实现“四个转变”的基本要求，即从侧重办文、办事转变为既办办事又出谋献策，从收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为科学化管理，从被动服务转变为力争主动服务。“三服务”、“四个转变”的提出，有其深刻的历史背景。在长期“左”的错误思潮影响下，秘书工作领域里存在着一些简单化、片面化、绝对化的错误认识，从而严重束缚、阻碍着秘书工作职能作用的正当发挥。它的提出是秘书工作系统贯彻落实党的解放思想、实事求是的思想路线、高举邓小平建设有中国特色社会主义理论的伟大旗帜，开创秘书工作新局面的伟大成果;它鲜明地标志着党的秘书工作指导思想的升华，对推动秘书事业的发展具有划时代的深远意义;它是推动办公室工作和秘书工作适应新形势，解决新课题，开创新局面的里程碑，将永载秘书工作的史册，并成为新时期办公室工作和秘书工作的一大成就。

四、做好办公室秘书工作的基本思路

做好办公室工作首先要理清工作思路。新时期党的秘书工作的基本思路是:一个目标，两个结合，三个重点，四项建设。具体说来就是:

“一个目标”，即坚持以邓小平理论和党的基本路线为指针，紧紧围绕党的中心工作，当好领导的参谋助手。办公室是各级党政的综合办事部门，处于承上启下、协调左右、联系内外的中枢地位。做办公室工作，必须从坚持和改善党的领导的高度，从保障改革、发展、稳定这个大局的高度，从推进领导决策的民主化和科学化的高度，切实负起辅助政务，党管事务，综合服务的职责，充分发挥领导工作的左右手作用。

“两个结合”，即“一般和个别相结合，领导与群众的相结合”。“两个结合”本来是我党传统的工作方法和应有的领导作风，毛泽东同志早就提出过从群众中来到群众中去和“集中起来，坚持下去”的教诲，问题在于近些年来，有的秘书思想上有所淡漠。对办公室秘书人员的要求:一要对领导“帮助参谋提醒”，帮助领导者保持优良作风，改进工作方法，不可脱离群众。二要在办公室的信息调研、督促检查等工作中，注意深入群众，深入实际，抓好典型，以点带面，实行“两个结合”的工作方法。

“三项重点工作”，即信息调研、督促检查和保证日常工作正常运转。这是根据新形势的需要而提出的，从而使多样的秘书工作，有了明确的重点方向。

“四项建设”，即秘书队伍要注意抓好思想建设、组织建设、业务建设和作风建设，以加强自身建设来保证把办公室工作提高到一个新水平。从素质角度来说，秘书应具备良好的政治素质，高尚的个人品行，敬业乐业的工作态度，宽厚的文化及业务知识基础。从业务上来说，要求办公室秘书通晓各方面的知识。总体来说，对办公室秘书的要求在逐步提高。

五、做好办公室秘书工作，必须加强自身建设

试谈如何做好高校教学秘书工作 篇6

1.教务秘书的主要工作职责

1.1及时准确地做好教务处与学院的上传下达、沟通协调工作, 督促教师及时完成各项教学任务。

教学秘书是学校教学管理的基层岗位, 其岗位职责就是将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度、相关规定及各类通知及时、准确地传达到院系各位教师及全院学生, 使教学常规工作正常运转。 教务秘书岗位是协调和沟通的桥梁, 上下左右关系的协调都要由教学秘书承担, 是学校职能部门、院系主管领导、教师和学生之间的信息传递的重要渠道。例如, 教学教学计划及教学任务的落实, 教学检查的通知, 调 (停) 课的通知, 教师监考安排、实习安排、学生各类考试安排, 重修、补考、公共选修课报名通知, 等等, 都必须及时、准确地通知到教师和学生, 使教学工作正常有序地开展。

1.2合理有序的完成教学管理的各项日常工作

1.2.1考务及试卷管理工作

考试管理工作主要包括每学期期中、期末及重修、缓考考试、自行组织考试, 落实考试通知, 提前安排监考教师, 通知学生查询考试时间、地点及考试课程, 办理学生与考试相关的免考、缓考等手续。 试卷管理;试卷打印、集中安排教师正考、补考阅卷、运送试卷, 严格按照保密制度, 杜绝泄密, 确保试卷的安全。

1.2.2等级考试工作

常规等级考试包括:全国计算机等级考试, 自治区计算机等级考试, 教育学心理学考试, 全国大学英语四、六级等级考试, 汉语水平考试、自治区计算机加试等。 主要工作包括:协助上级教务部门组织各类等级考试报名, 缴费等工作, 考试前一周发放准考证及成绩单及证书的发放及统计存档。

1.2.3学籍预警及学籍清理工作

学籍清理及预警工作包括:成绩审核、上报、办理学籍清理中学生降级、退学、跟班试读以及办理后续重修、免修等手续。 学籍预警时先向各班主任发放各班学籍预警成绩单让其了解班级成绩和学生学分情况, 向班主任下发学生及学生家长预警通知书并做好回执存档工作。

1.2.4教学管理工作、常规教学检查工作及教学活动

教学秘书要协助领导做好日常教学管理工作和常规教学检查工作并处理好具体事务, 及时向上级领导汇报有关情况并提出建议。 如做好教学会议记录, 计划和安排期初、期中、期末的教学检查, 起草各项检查的实施方案和总结及其他教学管理文件。 完成教学活动比如:实验教学竞赛、青年教师讲课竞赛的计划安排、听课安排、评分汇总、总结、上报参赛人员名单等工作。 做好大学生创新创业训练计划项目的申报、安排指导教师、开题、中期检查及项目结题工作。

1.2.5建立科学、准确、齐全的教学档案

在日常教学管理工作中, 教学秘书要注意有关资料的收集、整理、统计和归档。 在档案管理中要有计划地对资料分门别类进行整理, 并及时收集和补充以保证有关资料的连续性与全面性, 尽量做到不遗漏、不出错。 不仅要把纸质材料立档, 而且要实现计算机统一管理, 以便查找利用, 重要的文件应另保存在移动硬盘, 还可按一定的原则和方法将档案分门别类组成电子档案, 使之成为具有记载功能和利用价值的电子档案。

1.3收集信息与反馈信息的职能。

教学秘书要及时、准确地收集信息, 这些信息包括教务处传达的教学信息及通知, 教学领导下发的教学管理通知及教师、学生反馈回来的教学执行情况等。 教学秘书要主动收集、整理各方面信息, 耐心听取各方人员具体的意见和建议, 积极发现问题并提出相应解决方法及应对措施, 同时要及时准确地把相关情况反应给相关部门、领导和个人。

2.新时期教学秘书必备的素质要求

2.1保持优良的职业操守, 凸显服务意识。

作为教学秘书要有高尚的职业道德和优良的职业操守。教务秘书从事的工作多是一些日常的、具体的, 甚至是繁琐的事务, 但教务秘书必须具有强烈的责任感和敬业精神。 “教务无小事”, 工作中的任何疏漏都可能带来一些严重后果, 这就要求教学秘书恪尽职守, 增强工作的计划性、 主动性和预见性, 从全局出发考虑问题。 教学秘书要牢固树立服务意识、合作意识及大局意识, 使自己真正服从服务于教学工作。

2.2要有扎实的专业技能素质。

教务秘书既是教务管理的具体执行者和实施者, 又是各项教学活动的组织者和安排者, 更要协调教学关系。 这就要求高校教学秘书不仅熟悉自己本职工作的专业知识, 而且熟悉自己服务对象的专知识, 不仅掌握足够的知识, 而且有合理的能力结构, 胜任组织与教学相关的活动。 要充分认识到提高业务素质的紧迫感, 学习运用现代化的办公技术, 使自己的理论水平和业务水平适应不断变化发展的新形势, 跟上时代的步伐。 在此基础上, 还要广开视角, 向群众学习, 在实践中打牢理论、业务和文字功底, 努力提高自身素质, 迎接时代的挑战。

2.3要有统筹规划的能力。

教学秘书工作是一项计划性强、内容丰富、繁杂琐碎的综合性服务工作, 教学秘书要处理好日常各项教学事务, 保障教学工作的顺利完成, 这就需要教学秘书在工作中懂得区分轻重缓急, 统筹规划教学工作。

2.4要有创新意识和勇于创新的能力。

创新是时代的要求, 是学校兴旺发达的不竭动力, 作为高校教学秘书, 要紧紧跟上高等教育发展的新形势, 解放思想, 树立全新的意识和观念, 通过学习和研究, 在日常工作中提取出有价值的新思想与新方法, 不断创新, 在工作中发挥主动性、积极性和创造性, 具备较强的创新能力, 以适应知识经济时代的发展需要, 推动教学管理工作。 教学秘书要在不断的学习中与时俱进, 在实践和探索中敢于创新, 勇于创新, 逐步产生新的工作感悟, 产生进步的工作能力。 工作创新能力, 会使教学工作做得更有特色。

3.如何做好高校教学秘书工作

3.1提高心理素质, 保持良好的心态。

教学秘书的工作性质, 决定了我们的工作既繁杂琐碎又枯燥劳累。 面对看似简单但内涵复杂而又重要的工作, 仅靠业务能力和业务水平是胜任不了的。 在实际工作中, 由于工作千头万绪, 临时性工作繁杂, 工作内容单一, 每天都会面对众多的教师和学生, 难免会产生一些烦躁、抱怨等不良情绪。 这就要求教学秘书用平和的心态化解心中的不快, 注重减压方式, 用积极乐观的心态面对工作, 有助于提高工作效率和质量。

3.2要有较强的服务意识。

作为连接领导、 教师和学生的桥梁, 协调各方关系的纽带, 这一客观地位决定了教学秘书在工作中必须具有服务意识。 教学秘书是管理者, 更是服务者。 而管理从本质上讲也是服务, 因为整个学校的工作最终都要落实到为学生服务。 因此, 全心全意地服务教学、服务教师、服务学生是我们工作的中心任务。 通过热忱周到的服务、高效的工作, 通过不断提高自身修养赢得师生的理解、支持、尊敬和信任, 做到寓教学管理工作于育人之中, 为高校的教育管理事业尽心尽力, 作出自己的应有贡献。

3.3具备较强的协调和沟通能力。

现代教学管理活动处处离不开有效的协调和必要的沟通。 在日常的教学管理中, 经常有不和谐的因素存在, 教学秘书要在协调的基础上沟通信息, 化解矛盾, 融洽关系, 统一认识和行动, 保持良好的教学秩序, 达到较好的教学效果。

3.4勇于创新、 大胆实践, 是做好教学管理工作的重要方面。

教务秘书具有创新精神, 是现代高校发展的客观要求。 随着高校改革的进一步深化, 现代教育理论的大量引进, 今天的教学管理不断出现新观念、新理念, 这就需要教务秘书在熟悉本身业务的同时, 努力掌握新知识、发现新规律、善于研究创新、敢于实践, 把诸多工作经验上升到理性认识, 以教育理论为指导, 不断创新、改进, 从理论层面上认识和总结自己的工作。 教务秘书不能仅仅满足于应付一般性的日常管理工作, 要有开拓创新精神, 对教学管理工作要有见解, 善于发现问题, 积极思考和努力探索教学管理的新途径与新方法, 做到与时俱进, 这样才能将平凡的工作做出新意和特色。

4.结语

高校教学秘书是秘书队伍中的一个特殊群体, 是教学管理的执行者, 其工作具有鲜明特点。要具备良好的综合素质, 并非一日之功, 而是靠不断地学习和实践, 日积月累地慢慢完善。 只有树立扎实的工作作风, 并不断探索, 服务好各个阶层的人员, 做好本职工作, 才能成为合格的教学秘书。

参考文献

[1]王丽珍, 杜永光.浅谈如何做好高校教学秘书工作[J].中国集体经济, 2008 (2) .

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[3]游佩林.试论高等学校院 (系) 教学秘书队伍的建设[J].平原大学学报, 2003 (4) .

浅谈如何做好高校教学秘书工作 篇7

1 教学秘书工作职责

1.1 及时准确传达上级通知

教学秘书要做好传达工作, 要将上级教务部门的各种通知, 原原本本地传达给全院教师及学生。比如, 教学任务书落实, 教学质量评估, 学生选课通知, 补考、重修通知等, 都必须及时地通知到教师和学生确保教学工作达到预期目标及教学秩序正常运转的基本手段。

1.2 日常教学管理

一切日常教学管理工作都围绕着教学活动进行, 所以根据教学计划安排做工作, 不能出现遗漏和差错。

学生工作方面:专业分流;选课组织;课程表;补考、重修考试;学籍异动材料;学籍处理;毕业资格审查等。教师方面:教学任务安排;教师课程表;调课、停课;考试安排;教师期末考试试卷收集;教师工作量统计;教师课堂教学质量评估等。

1.3 档案材料管理

档案资料管理主要有四类。第一, 教学计划、教学大纲、教学工作量等信息, 可为学院领导搞好教学管理提供基本依据, 保证教学管理顺利进行。第二, 教学进度表、教学课程表等, 为学院领导提供日常教学信息, 便于安排听课等教学检查督导活动。第三, 学生点名册、学生成绩表等, 为学院领导和教师提供学生的信息, 使教师在教学中全面地掌握学生的情况。第四, 过往的试卷、毕业论文、毕业实习材料等, 作为资料参考和本科教学评估的原始资料。

1.4 做好服务保障工作

教学秘书从事的工作是教学管理, 是对教学计划实施过程中的常规管理, 教学秘书扮演的是“服务教学、服务教师、服务学生”的角色, 因此加强与教师、学生的沟通, 主动为广大师生着想, 及时反馈教学信息, 切实做好本职工作, 真正把服务落实于各项教学管理工作中, 为日常教学活动的顺利进行保驾护航, 成为教学秘书工作的重要内容。

2 教学秘书的基本能力要求

教学秘书的工作出发, 教学秘书的能力是影响顺利完成教学秘书工作的必备条件。因此, 我认为做为教学秘书的基本能力要求主要体现在以下三个方面:

2.1 沟通协调能力

沟通是现代管理过程中最为核心的组成部分。因为, 只有与人进行良好地沟通, 才能得到别人的理解与支持, 才能获得他人的大力相助, 进而得到想要的信息。教学秘书最为重要的职责是经常协调本院教师和学生有关教学方面的相关事宜。因此, 为达到沟通畅通要根据各个目标群体的具体情况, 本着“原则性和灵活性”相统一的原则, 做出不同的工作安排, 既要讲究原则, 又要讲究方式方法。另外, 教学秘书还要善于交往, 适当地制造一个与同事和谐相处, 与学生和平共处的舒畅的工作环境。因此, 在教学过程中的每个环节都是离不开教学秘书的沟通协调。

2.2 管理能力和写作能力

随着教育教学改革的不断深入, 教学管理工作越来越规范化, 教学秘书承担的工作任务也越来越多。如何在时间紧、任务重的情况下圆满地完成工作, 是新时期教育教学改革对高校教学秘书提出的更高要求, 即教学秘书要有较强的管理能力。也就是说, 面对着大量的文件、资料和信息, 教学秘书必须具有迅速、准确地处理对手头上的资料分门别类, 收藏存档, 并向院领导及时汇报, 向有关教师和学生及时通知。同时, 写作能力也是教学秘书完成工作的基本功, 无论是学院内部沟通或者是对上级部门沟通, 都离不开文稿的撰写。下通知或者写审请材料要准确、简洁地使用书面语言, 完整地表达思想, 因此文字写作能力对于教学秘书来说是必不可少的, 是一个合格教学秘书的基本要求。

2.3 现代化信息处理能力

随着计算机等现代信息设备已广泛地运用到实际工作当中, 现代网络特别是校园网络的使用也使得教学管理工作日益摆脱过去的手工实操模式, 逐渐趋向于数字化、智能化、网络化。学校逐步实行信息化教务管理, 以教务管理为中心, 将课程管理、教学计划管理、学籍管理、学生网上选课、网上评估、教室管理、成绩管理、毕业资格审查等纳入综合教务管理系统, 基本实现教学管理的现代化、信息化、网络化。学校实行网上办公, 要求教学秘书必须熟练使用现代信息技术, 掌握电脑的应用;能够熟练进行文字编辑、图像图形处理、表格处理、数据库处理等, 可以用现代化的手段安排考场, 现场办公, 既提高了工作效率, 减轻劳动强度, 又为师生提供了方便快捷的服务。

3 如何做好教学秘书工作

教学秘书是一项既平凡、又繁杂的工作。我作为一名教学秘书, 本着一切为师生服务的思想, 努力做好每一项管理工作。在这几年的具体工作中有以下几点体会:

3.1 培养服务意识

教学秘书是教学管理中基层的人员, 从事着复杂而又繁琐的工作, 如每学期课程安排、学籍管理、教学计划制定、期末试卷、成绩管理等。有时任务急, 还得同时完成几项任务, 不得不加班加点, 节假日也不休息。有人认为这是一种简单劳动, 教学秘书工作就是“勤杂工”“跑腿工”, 所以在工作中得过且过。其实, 教学秘书工作的特点要求具有良好思想素质, 要培养服务意识, 服务于分管领导, 服务于教师, 服务于学生, 把教师和学生当做亲人和朋友, 多换思考, 把全部的热情和精力投入到服务活动中去。

3.2 开拓创新能力

开拓创新是新时代赋予的新的要求。教学秘书在平时的工作中要不断地去思考总结、推陈出新, 要利用新方法、新思路提高日常工作的效率:在工作中发挥主动性、积极性和创造性, 解决问题, 使工作再上一个台阶;才能符合时代的要求, 为提高创新能力奠定坚实基础, 这才是真正的做好本职工作才能推动教学管理工作。

3.3 认真勤恳

教学秘书工作庞杂, 日常排课表, 调课串课, 每件小事教学秘书都要考虑周全, 认认真真、勤勤恳恳地去做。审核毕业生成绩问题时, 稍有疏忽, 就可能影响学生的一生, 造成无法挽回的结果。所以教学秘书在教学管理工作中, 在与教师、学生交流沟通的过程中必须能够提供及时、准确的指导和帮助, 解释要清楚到位, 杜绝冰冷生硬, 提供尽可能的帮助, 才能进一步提高工作质量和效率。

3.4保持心态平和

教学秘书工作繁杂, 他们在默默无闻地为学院的教学管理工作做贡献。他们做的似乎都是日常小事, 而一旦出事却都是大事。不要把自己工作中的不顺心挂在嘴边, 写在脸上。向领导, 教师、学生和你身边的人展示灿烂的笑容, 用微笑带走心理的烦恼。无论遇到什么都要记得微笑, 保持心态平和。

3.5 良好的写作能力和沟通能力

教学秘书经常要根据教学中的实际情况写一些教学文书, 如教学通知、申请、记录等, 就要有一定的写作能力:在调整课表、考试管理、学籍处理等工作中需要与工作对象反复沟通, 沟通过程中教学秘书要认清自己的角色位置, 充分考虑对方的特点和需要, 互相尊重, 互相理解, 注意谈话的艺术, 灵活应变, 热情机智。同时教学秘书要善于交往, 营造一个与同事和谐相处, 与学生和平共处的舒畅的工作环境。

4 结语

总之, 高校教学秘书, 应该具有服务意识, 开拓创新能力, 认真勤恳的工作精神, 平和的心态, 良好的沟通与写作能力, 责任心事业心强, 熟悉业务、懂管理、会操作计算机, 同时要及时有序, 客观准确, 坚持原则, 保守机密, 公正廉洁, 兢兢业业, 当好院领导的参谋和助手。

参考文献

[1]纪东.周恩来总理教我做秘书[J].秘书之友, 2009, 2.

[2]卢鑫.浅谈高校教学秘书如何做好本职工作[J].黑龙江科技信息, 2007 (3) .

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[4]白丹.现代企业教育[J].2012, 7 (7) .

怎样做好高校教学秘书 篇8

关键词：教学秘书,解放思想,勤快

0 引言

随着高校教育的改革以及教育管理信息化、现代化发展的新形势,对教学管理工作者提出了更高的要求。教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分,在教学管理系统中发挥着重要的作用,因此,教学秘书应当理清思路,运用各种方式方法不断强化工作意识,提高个人综合能力,为高校教学工作贡献自己的力量。

1 思想是行动的先导,解放思想是适应新形势,完成新任务的根本行动纲领

解放思想是个人乃至整个社会发展的重要推动力,发展永无止境,解放思想也永无止境。

1.1 解放思想,树立正确的价值观

首先,教学秘书岗位是学校的正规编制岗位,与同等级别的其他行政工作人员享受相同的待遇,不存在厚此薄彼的差别待遇。其次,教学岗与教辅岗同样是服务于师生,并没有高低贵贱之分,只不过服务的形式与对象有所偏差。最后,教学秘书岗是一条基层线,干事干事,天职就是干事,必当各司其职各尽其责,戒骄戒躁。故而,秘书自身应该摒弃岗位差别歧视这种思想,尊重自己的职业、尊重自己的工作、尊重自己的才能。工作本身的价值是干出来的,解放掉陈旧的思维定势、摆脱以往行为习惯的束缚,学习并吸收先进的开放性思想,凡事开动脑筋多思考,多问几个为什么。

1.2 转变观念,激发工作热情;创新思路,开拓进取

教学秘书可算作系部的大管家,上上下下、里里外外能沾边的都少不了秘书,教学秘书工作岗位本身的特点和性质决定了秘书工作非常繁琐、非常辛苦,所以秘书在思想和心理上容易走入工作倦怠期,激发个人的工作热情并向工作本身注入活力对做好秘书工作显得尤为重要。转变“过一天算一天得过且过”的观念,树立“干一行爱一行才能通一行”的观念,无论学习还是工作,热爱学习才能学得好、学得精;热爱工作才能干得好、干得精。对工作有了热度,那么就能缩小工作的难度,提高工作效益。

思路创新是工作创新的前提。面对新形势,教学秘书必须转变思路,牢固树立“三个意识”,一是树立爱岗敬业的意识;二是树立服务育人的意识;三是树立主人翁意识。教学秘书不但要认真工作,还要在认真的基础上有创造性的开展工作,积极开动脑筋,善于发现问题、分析问题、解决问题,善于总结工作经验。同时需自觉加强理论学习及研究,有针对性的学习相关专业知识体系,开拓自己的知识面,推进理论创新,理论联系实际,争取在工作中获得更大的进步。

2 勤快是做好教学秘书工作的先决条件

勤快不一定就能做好教学秘书工作,但不勤快就一定做不好教学秘书工作。教学秘书岗位属于服务性工作岗位,服务面广,服务性强,实际工作内容非常繁杂,养成并保持勤快的工作习惯是做好秘书工作的前提。

2.1 勤思考、勤钻研

在工作中勤于思考,在解决问题中勤于钻研。在具体工作环节中,养成并保持勤于思考善于思考的习惯,只要以一种不断学习、刻苦专研的态度投入到实际工作当中去,工作性质不变、工作内容也不变,只要工作的方法变了、思路变了、效果自然也就大不同。秘书除了掌握一般的办公软件操作之外,还必须学会熟练运用基于网络技术的教务管理信息系统,在提高专业理论水平的同时注重电脑操作能力的培养,钻研现代信息化管理技术和本职工作相结合,做到娴熟、高效的应用教务管理信息系统。

2.2 勤分析、勤总结

教学秘书工作是一项复杂的系统工作,工作过程就是对围绕教学活动的若干环节进行科学排序,加以整理、提供。实践中,教学秘书可将杂乱、随机、零散的分布在教学活动这条主干线上的工作内容化整成以周、以月、以学期、以学年为单位的具体工作时间段,以点连成线再连成面,分析具体工作中各个环节隐藏的潜在联系和规律,总结工作过程中什么事项应即办、什么事项可缓办;什么事项应追踪、什么事项可连带办等等,积累宝贵的实践业务经验,进一步摸索出实践业务技巧,提升自身的工作业务能力。

2.3 勤记、勤跑、勤汇报

教学秘书在行政上受学院和系部领导指导,在业务上还受教务处指导,岗位信息获取和行政指令来源是多渠道的,这就意味着教学秘书须根据信息来源或者工作指示来回上下跑动,及时上传下达,及时反馈,力求工作完成的实时性与实效性。教学秘书对工作要想做到乱中有序、心中有数就必须学会勤记,形成简明扼要的工作日志,然后根据工作日志上具体事项的轻重缓急以及连贯性整理思路,最后条理清晰、层次分明的将繁冗的工作事项逐项逐项科学有序的展开,如此一来既能保证按时按质的完成工作任务,又能避免因为工作任务累积所致的疏漏,即便是有所疏漏根据日志也能及时做出反应采取响应的措施加以补救。

3 有效沟通、灵活协调是做好教学秘书工作的基础

教学秘书是沟通者,为学院教务处、系部领导、师生之间传递信息,灵活转换角色,协调好多重关系才有助于顺利开展工作。

3.1 与系部领导以及师生之间的沟通与协调

在系部有主任有书记、有分管教学主任助理以及教研室主任。由于各级领导各自所处的职位不同、分管的工作不同,其权限也不一样,导致考虑问题的角度、处理问题的思路和方法也不尽相同,所以作为教学秘书应当明确定位教学秘书岗位性质、树立岗位职能意识,不能机械的上传下达而是灵活机动的面向各个层面的服务对象,以沟通协调的手段来达到圆满完成各项工作的根本目的。教学秘书除了完成日常教学中所涉及的工作任务,教学秘书有时还要面临关系老师、学生一些个人利益的许多非常规性问题,比如认真统计参与年底二次分配的各项工作量,认真审核学生考试成绩并提供精准的成绩排名信息等,解除师生的后顾之忧等。

3.2 与其他系部教学秘书之间的沟通与协调

学院是由若干个系部和行政职能部门组成,每个系部都设有教学秘书岗。系部教学秘书既统一归属教务处,又分别归属各个系部。有的教学工作需要系部与系部之间相互配合、相互协调,共同合作完成。比如组织非英语专业的学生进行大学英语模拟考试,就需要各个教学系部的秘书与大学英语教学部的秘书协调好考场、考试时间等问题,共同组织完成考试。教学秘书在教学管理活动中应树立沟通协调意识,主动与其他系部教学秘书成为协作伙伴,加强与其他系部秘书在教学、科研、竞赛等多方面工作的交流,共同切磋、共同进步。

3.3 与学院各职能部门之间的沟通与协调

教学秘书的工作职责中,最基本的就是每学期组织落实完成各项教学工作,如专业教学培养方案的修订、教材征订、期末考试工作等教学活动,都由教学秘书协同分管教学的副主任与教务处及其他职能部门共同合作完成。协调是在沟通的基础上进行的。教学秘书随时接受并完成教务处下达的工作任务,同时随时接受并完成系部下达的工作任务,这就要求秘书学会借助有效的沟通来协调系部与学校职能部门之间的关系,根据任务与任务之间的内在关联灵活调整工作节奏和工作环节,把握工作的正确方向,保证高质高效完成教学工作任务。

4 加强档案管理工作

4.1 强化归档意识,尽职尽责

当前,高校教学秘书多数并非来自档案专业,故而普遍缺乏对于文件资料的整理分类意识和归档意识,而事实上,教学秘书工作和档案管理工作无论是从组织制度上看还是从具体程序上看都是一个有机的整体,二者相辅相成。首先,教学秘书应正确认识到档案工作是教学秘书工作的一部分,主动把档案工作纳入教学秘书工作职责范围以内,积极地将档案工作这一块做起来、管起来。其次,依据系部的办学特色,建立健全文件资料归档制度并严格执行,确保每一份文件出处、去处明朗。对于特殊的纸质文件档案加以特殊保管,比如历年试卷、学生学期课程成绩单、各类红头文件等等都应该及时整理装订成册,以备保存,力求归档工作流程逐步科学化、合理化、规范化。最后,有了可查可调可复制的规范性档案资料库做基础,教学秘书便可随时利用这笔宝贵的资源联系工作实际,对档案资料进行综合分析,提炼出有效信息,给系领导决策提供及时、可靠的参考依据,从而充分发挥教学秘书的参谋与服务作用。

4.2 熟悉业务,积累经验

教学秘书工作在日常工作中的表现形式往往是繁杂无序的,尤其对于新手教学秘书来说,从文件档案入手来熟悉业务是最直接最可行的途径。通过文档来熟悉业务、通过熟悉业务来加强档案的科学规范管理,经历一年到两年的工作时间后,教学秘书便可以结合实践工作经验对文件档案进行更合理更科学的分类归档,从而使日常工作和归档工作相互协调相互促进,最终达到提高工作效率的目的。教学秘书工作干得好与坏关键还取决于工作经验的积累,业务流程摸透了,工作开展起来才能有一个整体的思路,把握好了宏观,在工作具体细节上才能有条不紊,事半功倍。

4.3 相互学习,取长补短

每个系部都有自己的办学特色,教学秘书除了加强自身理论学习之外,还可自发的组织开展全校性的关于文件档案管理工作方面的交流会,大家坐下来共同交流、探讨、学习有关高校系部档案管理方面专业知识,对于档案管理工作这方面做得好的系部大家可以加以借鉴进而在全校各个系部推广开来,使大家在学习和交流中不断提高业务水准,摸索实践工作技巧,总结实践工作经验,取人之长补己之短,逐步形成一种开放式的工作模式。

参考文献

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[4]刘晨凌.关于高校系级教学秘书工作的几点思考[J].高校讲坛,2007,(29).

怎样做好高校教学秘书 篇9

近年来, 由于教育体制改革的不断深化, 教育事业发展迅猛, 高校扩招的现象普遍发生。高校学生数量的增加使得高校院系教学秘书的工作任务也越来越多。但是, 很多高校由于受到长久以来的“重科研、轻行政”思想的影响, 教学管理的队伍建设并没有得到高校领导的充分重视, 出现了诸多问题:

(一) 整体素质不均衡

从高校院系教学秘书的队伍构成来看, 他们有的是从专业技术岗位上中途转行的老师;有的是刚从学校毕业的硕士生、本科生;有的是身兼多职的学校在岗老师, 还有的甚至是学校为解决职工亲属就业难题而特聘的职工子弟。如此复杂的队伍构成, 使得教学秘书队伍的整体素质水平很不均衡。

(二) 忽视教学秘书队伍的建设

这是由于很多高校受到传统的“重科研、轻行政”思想的影响, 忽视了高校院系教学秘书队伍的建设导致的。在职称评定、职务晋升等方面与其他工作岗位机会的不均、福利待遇与其他工作岗位的差距, 还有繁重、复杂的日常工作, 都在很大程度上挫伤了高校院系教学秘书的工作积极性, 使得教学秘书的队伍不稳定, 人员流动性大。

(三) 队伍管理理念落后

教务秘书队伍教育管理理念无法适应现代教学管理发展。高校院系教学秘书工作任务的繁杂, 使其很难有精力去思考和总结自身工作的不足, 寻求自身教学管理理念的提升;很少有时间去进行先进高校教学管理理念的学习;更缺乏深层次学习和进修的机会。因此, 高校院系教学秘书队伍整体缺少开拓创新的精神和意识, 也落后于高等教育改革发展的脚步。

二、强化高校院系教学秘书队伍建设的策略

(一) 提升对于高校院系教学秘书队伍建设的重视度

高校的领导干部应当及时转变传统的“重教学科研、轻管理”思想的认识偏差, 充分认识到院系教学秘书对于学校的教学秩序管理和教学水平提升工作中承担的重要作用, 提升对于高校院系教务秘书队伍建设的重视度, 力求建设一支符合新形势要求的、能够适应教学改革现实情况的、高素质院系教学秘书队伍。

(二) 提升高校院系教学秘书的入职门槛

在进行高校院系教学秘书的选拔时, 我们要切实提升其入职门槛, 对于应聘者, 不仅需要懂得高等教育, 也要具备教学管理的相关知识, 会管理, 且能够做到语言文字的熟练表达, 能够进行办公软件的行规操作。与此同时, 我们也要拓宽教务秘书的招聘思路, 在优秀的院系毕业生当中选择合适人选作为教学秘书的培养对象, 或者干脆就向社会公开竞聘。

(三) 设置高校院系教学秘书专岗

近年来, 高校普遍扩招, 使得学生的数目迅速增加, 这也给高校的院系教务秘书带来了更为繁重的工作量。从教学计划的安排、教学评估材料的准备到学生的日常学籍管理、考聘管理, 再到教师的课表编排、工作量统计, 再到学生四六级英语考试、学生补考等, 教务秘书的工作越来越多。为了有质量地完成这些任务, 很多高校院系教学秘书常常加班加点。而且, 很多高校的院系教学秘书常常是一个人“身兼多职”, 这样就使得教学秘书很难有精力去全身心投入工作, 更别提向教学管理要质量了。因此, 高校有必要设置专门的高校院系教学秘书岗位, 按需设岗, 合理调配。

(四) 增加对于高校院系教学秘书的岗位培训

我们应该建立一套完善的高校院系教学秘书岗位培训制度, 采取短训班或进修班的方式, 对教学秘书进行定期或不定期的岗位培训。培训的内容既应该包括办公软件操作、教务管理软件应用、语言文字表达等基本功, 还应该有教学管理方法、先进的教学管理理念以及教学管理中涉及的管理心理学等。

(五) 提升高校院系教学秘书的工作积极性

对于高校院系教学秘书工作积极性的提升有两种方式:一是在职务晋升、职称评定等方面, 制订合理的政策, 使其与其他工作岗位的人员拥有同等的升值空间;二是有奖有惩、赏罚分明。通过绩效考核, 对于绩效表现优秀的高校院系教务秘书, 给予现金奖赏或者增加其福利待遇。对于绩效不佳者, 采取扣除适当工资的惩罚, 以此增强教学秘书间的竞争, 营造一个积极向上的工作环境和氛围。

三、结束语

对于高校院系教学秘书队伍的建设工作, 是一项具有重要意义的、需要长期开展下去的工作。这需要学校的高层领导干部从思想上转变观念, 提升对于高校院系教学秘书队伍建设的重视度, 提升高校院系教学秘书的入职门槛, 增加对于高校院系教学秘书的岗位培训, 提升高校院系教学秘书的工作积极性, 甚至是设置高校院系教学秘书专岗来逐步实现。

参考文献

[1]张恩旭.高校院系教务秘书工作的实践与认识[J].安徽电子信息职业技术学院学报, 2009年, 第5期.[1]张恩旭.高校院系教务秘书工作的实践与认识[J].安徽电子信息职业技术学院学报, 2009年, 第5期.

[2]吴代夫, 杨建华, 朱方枝.论高校创新型教务秘书队伍的构建[J].中国电力教育, 2010年, 第10期.[2]吴代夫, 杨建华, 朱方枝.论高校创新型教务秘书队伍的构建[J].中国电力教育, 2010年, 第10期.

做好高校教学秘书工作的几点思考 篇10

关键词：高校,教学秘书,工作

教学秘书是学校和师生之间工作的桥梁, 需要细致的工作和较强的责任心。教学秘书是学校教学管理队伍中的基层服务人员, 又是系级教学管理工作的主要力量。教学秘书的综合素质和工作能力直接影响着教学管理工作的好坏和教学工作的效果。所以, 做好高校教学管理工作, 除了学校应具备规范的制度体系外, 教学秘书的职业道德和职业水平也同样重要。

一、要求教学秘书要懂业务。

任何工作都是一门业务, 但有着业务强弱之分, 举个例子, 营销有营销之道, 如果掌握较高的技巧, 那么营销者能为单位创造更多的财富, 但不懂得营销的人, 要他去推销自己的产品, 他可以没有学过, 只要有良好的沟通能力, 可能就能够胜任这份工作, 但秘书工作不同, 尤其教务秘书, 如果你不懂得教学法则, 不了解工作流程, 那么你将无法开展工作。教学秘书每天都要坐在电脑旁边, 及时接收各级传送的文件, 并争取第一时间内传达到位、反馈落实情况。工作的职责是通知各级会议安排、辅助主任处理一些事务性工作, 同时做好教师、学生的教学辅助工作。为教师计算工作量, 统计学生的考试情况, 要掌握好各项数字, 以备不时之需, 要做到最了解本部门的情况, 包括人员基本信息、教师日常的出勤考核、教师的停串课, 一切与教学有关的内容都要精确掌握, 教学秘书的工作是系内最基础的工作, 就像高楼大厦的地基, 只有根基牢固, 才可以继续加高、加厚。

二、要求教学秘书具备较强的统筹能力。

作为教学秘书, 需要处理的事情比较繁杂, 又都需要时效性, 这就要求秘书能分好轻重缓急, 统筹安排工作, 尽量高质高效地完成各项工作。工作要有计划性, 每天列出今日工作条目, 分清主次, 尽量以最短的时间完成所有工作。

三、要求教学秘书工作要十分细致。

教务秘书作为基层教学管理者, 必须保证工作要有耐心且细心, “千条线, 一根针”, 如果摆正不好自己的位置, 或是工作稍有疏忽, 那么整个系内甚至是学院的教学质量都会受到影响。教学工作是通过教学秘书来完成的, 必须及时、准确的传达学院下达的精神, 包括课程的要求和安排, 如传达有误, 就会造成教学事故, 后果无法弥补。重视每个细节, 是衡量一个秘书合格与否的重要标准。

四、要求教学秘书要有耐心。

教学秘书的工作很繁杂, 无论是排课还是协调、统筹, 都需要秘书能够耐心工作。例如, 教材的发放, 学生人数众多, 为确保书不发错, 不给学生带来损失, 要求秘书亲自过目, 核查清楚, 并安排好学委, 一刻也不能疏忽。有时, 在学生涉及重要考试的报考、一些实践的报名工作时, 必须传达到位, 同时耐心的核查, 因为一旦出现问题, 全部责任都由秘书承担。学生身份信息的核对、重要通知收到与否, 都需要亲自检查, 只有这样, 才能保证工作质量。

五、要求教学秘书有较强的协调能力。

秘书的工作也是需要不断对外联系的, 几乎要与学院里的各个部门打交道。诚信不是一朝一夕能建立起来的, 它需要长时间的了解做铺垫。得益于从前没有给他人留下坏的印象, 协调起来也容易一些, 但也会有棘手的时候, 比如很急的事, 其他部门也因一些客观原因不能按时配合, 这样就会影响到工作, 所以, 摆正心态, 在沟通的时候要有技巧, 这样让人易于接受, 工作也会顺利许多。

六、要求教学秘书要会教育学生。

教育学生不只是德育老师的工作, 身为系内的秘书, 也要肩负起教育学生的任务。当然, 与秘书接触最多的, 只有各班级的学委。只有好的教育, 才能培养出好的学生干部, 好的学生, 秘书应及时给学委召开例会, 确定学委的工作职责, 对他们提出要求和希望。严格要求下的学习委员大部分都能够尽职尽责, 尽管他们对工作的熟悉程度还有所欠缺, 但工作态度最关键, 只要有正确的引导, 加之学生的努力, 就一定能够做好;即使不是一百分, 但他的汗水加上他的付出, 也会达到九十分, 一个人努力换来的九十分, 要比他因聪慧得到的满分更让人尊敬, 更值得珍惜。

七、工作中要树立“全心全意为师生服务”的思想。

秘书不仅要负责本系的教学管理工作, 同时又是一个“大服务员”。从性格的角度讲, 我个人称得上一个“热情”的人, 我愿意别人这样评价自己, 所以, 时刻不忘热情待人, 这种热情, 不能有选择性, 相反, 对于越基层, 越需要帮助的人, 越要更加耐心地帮助他们。不为口碑, 只是这是一种良好素质的体现, 即使有时遭到质疑或莫名的抨击, 秘书也要尽力去化解矛盾, 真正让阳光驱走乌云。教学秘书现在几乎都要利用网络发布信息, 传达消息, 或是与教师、学生沟通, 尤其是在外实习的学生, 这种方式既方便省时, 又高效节能。所以, 要尽快地掌握网络交流的特点, 全心全意地为广大师生服务。