高校学院办公室秘书

高校学院办公室秘书（精选8篇）

高校学院办公室秘书 篇1

2017年厦门工学院校长办公室秘书岗招聘2名启

事

厦门工学院是经国家教育部批准的全日制普通本科高校，因工作需要，现面向校内外公开招聘校长办公室行政秘书、文书秘书各1名，具体要求如下：

一、招聘要求(一)行政秘书

1、全日制本科及以上学历，中共党员，年龄不超过30周岁;

2、具有较好的语言表达能力、人际沟通能力和合作精神，形象气质佳;

3、政治可靠、吃苦耐劳、处事稳重、工作认真细致，责任心强;

4、能熟练使用各类常用电脑办公软件;

5、具有高校相关工作经验者优先。(二)文书秘书

1、全日制本科及以上学历，中文(含文秘)、法学、行政管理等相关专业，中共党员，年龄不超过30周岁;

2、具有较强的政策理论水平，公文写作能力强且熟悉各类公文写作流程及要求，具有较强的沟通协调能力及语言表达能力;

3、英语水平大学英语四级及以上，具备基本的英文听说读写能力;

4、计算机一级水平及以上，熟练使用各类常用电脑办公软件;

5、具有高校(或知名企业)文秘工作经历者优先。

二、岗位职责(一)行政秘书

1、负责接待上级视察、兄弟院校及其他校外来宾，妥善安排来宾的日程及相关活动;

2、负责对外联系工作;

3、参与学校重大活动、会议以及重要接待的筹备服务等工作;

4、负责校领导、院士、杰出教授的出行服务和事务性工作的安排;

5、负责重要活动的联络和协调工作，协助安排全校性活动和会议;

6、协助其他科室完成工作;

7、完成校领导和校办主任交代的其它工作。(二)文书秘书

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1、负责校内各基层单位呈送的请示、报告的登记、编号、呈报呈批、反馈、协调落实、保密及归档等工作;

2、负责职能部门报送发布的公文(文号为厦工教、厦工学、厦工人、厦工后、厦工财)的审核、签批、反馈、印制、发布、立卷、归档工作;

3、协助主任做好全校教职工大会、校长办公会议、学术工作委员会、中层干部会等学校重要会议的会务组织工作;

4、负责学校重要会议的议程安排、主持稿等的撰写工作，负责学校重要会议的会议记录和会议纪要起草、签批工作;

5、负责学校重要会议的会议纪要、决定的抄告、督查督办工作;

6、协助主任进行学校信息调研工作，为学校领导决策提供参考信息;负责国内外日常教育信息的收集、整理，编辑《高校信息动态》(季度)，供校领导和董事会了解省内及国内外高校发展动态提供依据;做好《舆情动态》编辑，不定期报送校内重要舆情信息，供领导决策参考;

7、协助主任做好校长重要讲话、发言稿等的起草工作;

8、协助主任做好学校有关法律文书的校验;

9、完成校领导和校办主任交代的其它工作。

三、报名方式

校外应聘者请登录学校招聘报名系统在线报名，并根据系统要求上传身份证、毕业证书、学位证书、获奖证书等相关证明材料扫描件。系统提示报名成功之后，请填写《厦门工学院应聘报名表(非教学岗位)》(可从通知下方附件下载)并通过电子邮件附件的方式连同相关材料扫描件发送至学校邮箱xmgxyjy@163.com，邮件主题以“应聘*****岗位-姓名-报名系统报名成功”这一格式命名。

校内应聘者可下载并填写《厦门工学院应聘报名表(非教学岗位)》，交至图书馆四楼人力资源处现场报名。

四、报名截止时间 即日起至2017年2月15日

五、联系方式 联系人：于老师

地址：福建省厦门市集美区孙坂南路1251号厦门工学院

六、薪酬待遇

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1、薪酬：按学校薪酬制度执行。

2、福利：学校为教职工办理五险一金，提供健康体检、夏季防暑降温费、过节费、慰问金、结婚礼金、生日礼金及生育礼金等优厚福利。

3、录用人员与学校签订聘用合同，人事关系由厦门市人才服务中心代理，户口可落入学校集体户。

4、厦门无住房的教职工可凭借厦门市行政服务中心开具的无房证明申请学校租赁房。

七、其他事项

1、坚持公开、公平、公正、竞争、择优的原则，任何人不得弄虚作假或通过任何关系影响招聘工作。违者取消应聘和聘用资格，已被聘用的，将予以解聘。

2、应聘者往返交通及食宿等费用自理。

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高校学院办公室秘书 篇2

关键词：独立学院,办公室秘书,工作职责

0 引言

近年来, 在扩大招生的大环境下, 独立学院以其新型的办学模式发展迅速, 成为我国高等教育发展的重要组成部分。独立学院办公室是学院的综合协调部门, 具有上传下达、协调各部门的重要作用。办公室秘书作为办公室成员的重要组成部分, 其素质、形象无形中直接反映了整个学院行政与教学管理的整体风貌, 并在一定程度上直接影响到学院行政与教学工作的正常运行, 所以如何做好独立学院办公室秘书工作对提高独立学院办学质量具有重要的现实意义。独立学院由于其独立办学的特殊性, 使得办公室秘书要身兼行政管理与教学管理两项职责, 具体包括以下几个方面:

1 行政管理工作

1.1 财务工作

主要是向上级主管部门申报分院已发生的费用, 包括:差旅费、探亲费、交通费和集体活动等费用的报销手续。协助财务部门通知分院教师办理相关手续, 并辅助分院院长上报2012年度财务预算给财务部门。

1.2 人事工作

(1) 向人力资源部门上报每月的考勤。 (2) 统计教师每个学期的工作量和教师进修计划并上报人力资源部。 (3) 上传下达分院教师签订劳动合同, 进行培训等通知。 (4) 汇总并上报分院教师的评职称情况。

1.3 后勤工作

(1) 管理学院的固定资产购入登记、低值易耗品的购入登记、电脑、办公家具的领用和保管等相关事宜。 (2) 协助后勤保障部门登记校产、对校产进行清查。 (3) 为分院教师申请、分发和报修办公用品。

1.4 工会工作

(1) 组织分院教师参加城市学院举办的运动会、排球赛、台球赛、打滚子比赛等多项活动。 (2) 组织分院教师参加工会组织的体检。 (3) 负责分院教师的结婚、生育等福利金的报销。

1.5 办公室工作

(1) 负责接收、传达城市学院下发的各类文件、通知等。 (2) 组织分院的各种会议并做会议记录。 (3) 负责协助院长起草上报材料等。 (4) 负责管理学院新网站的建设工作, 对网站的资料进行汇总、上传和更新。 (5) 负责统计每学期教师和学生获奖情况, 并上报相关部门。

2 教学辅助工作

(1) 协助分院副院长安排并上报每个学期的教学任务、教材选用计划和实践计划并核对下一学期的开课计划、上课清单。

(2) 汇总分院教师每个学期的教学任务书、教学日历和进度表、多媒体教学申请表、教师的相关证件等, 并上交教学管理部。

(3) 核对分院教师及外聘教师每个学期的教学工作量和酬金。

(4) 辅助分院副院长及教研室主任制定下一年度的学生培养计划和教学大纲。

(5) 辅助分院副院长及各教研室主任对分院教师的教学工作进行自查, 将检查结果进行汇总并上报教学测评部。

(6) 配合教学管理部门完成各年级学生的选课、转专业、重修报名的统计整理工作。

(7) 辅助副院长和各教研室主任报评城市学院精品课、实验室建设、申报课题项目等。

(8) 负责组织分院学生及教师的考试与监考工作。

(9) 负责学生参加普通话考试、英语四六级考试、计算机等级考试、大学生英语竞赛、NTC认证等考试的报名、收费、和相关证件的发放工作。

(10) 协助其它部门组织学生进行各项测评工作。

(11) 负责履行教师调课审批手续等相关工作, 领取并发《调课通知单》。

(12) 配合各部门做好迎新工作, 组织每年的新生办理学生证和信息卡并对个人信息进行核对, 统计新生报到和专业调整情况, 组织学生进行新学期的注册工作。

(13) 协助导师为部分学生制定个性培养方案, 并汇总每个学期的学籍异动表上报教学管理部门。

(14) 配合各教研室完成2011届毕业设计答辩日程安排工作及教室申请, 并协助教学测评部门专家做好2011届毕业设计的检查工作。

3 如何提高办公室秘书工作

办公室秘书的工作繁杂琐碎, 要将行政工作和教学工作双肩挑。在这种特殊的条件下, 就要求办公室秘书要有过硬的综合业务素质, 更要有责任心和无私奉献的精神。这就使得提高办公室秘书业务方面的综合素质以及精神层面的心理素质和责任心不仅成为未来办公室秘书自身发展的关键因素, 也将直接影响到学院是否能够高质有效的开展各项工作。

3.1 如何提高办公室秘书业务方面的综合素质

在高速发展的现代化社会, 办公室秘书应强化学习意识, 养成不断学习的习惯, 这样才能使自身的综合素质得到不断提高。目前, 日常工作中很多环节都已经实现了办公自动化, 这就要求办公室秘书紧跟时代步伐, 能够熟练运用Office等办公软件, 以提高工作效率。

办公室秘书工作无小事, 尽管是一些琐碎的、细小的工作也要用严谨细致的态度对待, 因为哪怕有一点疏漏, 就有可能会给整体的大局工作带来难以估计的影响, 使正常的工作造成严重的教学事故。尽管秘书没有决策权, 但是在一些特殊的情况之下秘书还是要对一些问题进行处理和控制, 以防止问题扩大化, 避免更大的损失出现。

由于自身工作性质的原因, 秘书经常需要将上层的各项工作精神传达给各个部门、本学院教师、学生, 还要解决各个部门人之间产生的矛盾和问题, 因此, 秘书要具备良好的沟通协调能力, 多与师生沟通, 主动征求和听取学院师生对学院日常工作的建议, 并及时将这些信息反馈给学院领导, 这样才有利于学院各项活动的顺利进行。

秘书不仅仅是应付一般性的日常管理工作, 要积极主动、开拓进取, 大胆创新, 培养较强的创新能力。秘书应对工作有见解, 善于发现问题, 积极思考, 努力探索管理的新途径、新方法, 在工作中寻求新的突破, 保证工作有序进行。

3.2 如何提高办公室秘书精神层面的心理素质和责任心

秘书在工作过程中会遇到各种困难, 工作繁杂容易出错, 有些教学上的事故秘书都要承担很大的责任, 这给秘书工作带来很大的压力。而且秘书工作虽然很多, 但是都是分内事, 很少能出成绩、显成效。这些都会影响秘书的心理和情绪。这就要求秘书不断调整自己的心态, 正确认识自己、评价自己, 适应环境, 乐观向上, 不消极, 不懈怠, 以开朗豁达和轻松平和的心态面对工作。

办公室秘书是学院管理工作中最基层的执行人员, 日常的管理工作中既有周期性的常规工作, 又有突发性的异常情况发生, “早到晚退加班”对办公室秘书来说是家常便饭, 这就要求办公室秘书要有爱岗敬业、无私奉献的职业操守, 不计个人得失, 不断增强服务意识, 把全部热情和精力投入到为学院、教师、学生服务中去。

在新时期下, 秘书还应具备谦虚谨慎的态度, 认清自己的位置, 不能因工作的特殊性而滋生优越感。在工作中要树立服务意识, 不但要虚心接受领导的批评指正, 更要积极的采纳一般教职员工的正确意见, 并以此提高自己的工作水平。

总之, 独立学院的办公室秘书工作看似简单平凡, 但却是学院日常工作中不可或缺的, 在新时期下, 办公室秘书要立足于学院发展的需要, 认真履行自己的岗位职责, 不断提高个人素质, 将自身的发展与学院的发展紧密联系起来, 为学院的建设提供更优质的服务。

参考文献

[1]吴学梅, 张少文.独立学院教学秘书工作现状及其对策分析[J].科技信息, 2012, (31) .

[2]张红艳.独立学院教学秘书队伍建设现状及其对策研究[J].中小企业管理与科技, 2011, (1) .

[3]卜丹.浅谈高校教学秘书工作职能与职业道德[J].价值工程, 2012, (9) .

独立学院办公室秘书工作初探 篇3

独立学院的领导和职工的高文化层次决定了办公室对秘书素质和工作能力上的高要求。在独立学院管理干部队伍中，办公室秘书一般都是政治强、纪律硬、业务精、作风正、观念新和素质高的群体。秘书的修养是多方面的，但就其参与政务来说，一般应具备的素养有：

(一)四项素质

(1)有较强的党性修养和纪律性；(2)有敢于创新的精神和务实肯干的工作作风；(3)有渊博的基础知识和扎实的专业知识；(4)有过硬的秘书工作技能。

办公室秘书要起到领导助手的作用，就应该是文秘工作的行家和从事其他工作的“杂家”。不仅要懂得秘书专业知识，而且要懂得教育科学、社会科学和自然科学的基本知识。其中，掌握并熟悉教育管理科学知识和独立学院发展状况，是对独立学院管理干部的共同要求，也是独立学院秘书的必备素质。在独立学院秘书应具备的诸多素质中，理论水平和文字水平是必须具备的看家本领。要当一个成功的秘书的确不容易，一些高学历的人员进入党政办公室后，之所以最终没能适应文字综合岗位，究其原因，更多的可能还是由于没有真正掌握语言文字这一工具；“文字关”成了他们难以逾越的障碍。秘书人员除加强平时积累之外，在具体写作实践中，要从三个方面人手锻炼文字表达的能力。一是在大型会议文稿撰写过程中，采取“集中讨论、分头起草、统一串联”的方式；二是在日常文稿的起草过程中，采取“以老带新”的方式；三是在文稿修改过程中，采取“校读”的方式，力求文章表达准确。

(二)七种意识

独立学院秘书所处的办公室是贯通上下、衔接左右、协调业务、综合事务的一个综合职能部门，有参与政务、管理事务、搞好服务等职能，要履行好这些职能，要求秘书人员必须具备七种意识。

一是全局意识。秘书岗位尽管职责分明，但由于办公室工作具有突发性、偶然性、急办性和特殊性，往往会有很多无定位、无定时的工作。遇到这种情况，就要求秘书人员从办公室乃至学校的全局出发，以大局为重，分工不分家，把个人和集体、局部和全局紧密联系在一起，珍视团结，识大体、顾大局，相互理解，相互支持，相互补台，使整个部门形成一个风雨同舟、团结协作的战斗集体，充分发挥整体功能。

二是奉献意识。文秘工作人员“不显荣于人前，却辛劳于人后”，经常需要加班加点、夜以继日超负荷工作，而且很少能出头露面、留名得利，物质待遇尚不是很高。对此，文秘人员要充分认识到秘书活动的辅助性决定了秘书工作名义的假借性、过程的幕后性和成果的潜在性。奉献是秘书的天职。首先要甘于奉献，爱岗敬业，始终以事业为重，认认真真做好每一项工作，不计个人荣辱得失，扎扎实实，乐观向上，无怨无悔，甘于在奉献中实现自己的人生价值。其次是乐于吃苦，无论是起草文件、组织会议，还是处理突发事件、协助重大决策，都十分繁杂而具体，时间紧、任务重、要求高。很多工作看似小事，但没办好就会出大问题。

三是超前意识。独立学院秘书要当好领导参谋，必须具有一定的超前意识，独立学院的举办本身是一个新事物，故而要密切关注其发展动态，要想领导思而未言、思而未举的问题。有些事虽然领导想到了，往往因事务较多，头绪杂乱，以致遗忘；或因还未来得及进行更深入思考，事情就发生了，使领导处于举步维艰的境地。在这种情况下，秘书如果进行了超前思维或早有准备，就能为领导提供解决问题的最佳方案，使领导摆脱窘境。长此以往，自然会得到领导的信赖和同事的崇敬。因此，要求秘书人员必须熟悉全局，培养自己洞察和分析问题的能力，提高驾驭全局和树立远见的工作意识。

四是效率意识。独立学院的管理人员一般非常精简，办公室工作更是头绪繁杂，办公室秘书普遍有这种感受：忙忙碌碌无头绪，兢兢业业无成绩，一天到晚不歇气，领导抱怨无能力。文秘人员要适应经济社会快速发展的新要求，就必须讲求效率，增强工作的时效性。要提高快速反应能力，遇到紧急情况要立即反应、马上行动，抢时间、争主动，不能有丝毫拖延，否则就有可能误大事、出大错。要灵活应变，对任何问题的处理都不能墨守成规、按部就班、一成不变，要在保证质量的前提下减少环节、简化程序、提高效率，在办会、办事、办文等具体业务中要充分体现高质量、高效率，有条不紊，杂而不乱。

五是服务意识。独立学院的管理工作，就是服务。因此，要转变观念，树立管理就是服务的思想。要明确人与人之间的关系就是服务与被服务的关系，自己在服务别人的同时也会接受别人的服务。独立学院的秘书工作，主要是为学校、系(部)领导服务，为学校、系(部)各职能部门服务，为广大教职员工和学生服务，重点是为学校、系(部)领导服务。要做到党政领导需要什么就提供什么，什么时候需要就什么时候提供，以满足领导总揽全局和处理问题的需要。

六是求知意识。独立学院办公室秘书工作是一个知识、信息高度密集的领域，文秘人员知识的质量、深度、广度乃至层次，直接影响着文秘人员的工作能力与思维能力。对于独立学院办公室的文秘人员而言，强化求知意识非常必要，需要学习的知识也有很多。首先，要提高学习的自觉性。文秘人员如果仅仅满足于过去已有的知识，停留在目前的状态水平，不去摄取新知识，吸收新的营养，看问题就不会有新的见解，写文章就不会有新的观点，办事情就不会有新的招数，搞调研就不会有新的成果，为领导服务也就不会有新的起色。因此，文秘人员要树立终身学习、终身提高的追求和理念，增强学习的自觉性，真正使学习成为一种生活习惯和自觉行为。其次，要保持学习的广泛性。丰富广博的基础知识是秘书知识结构的根基，扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分，所在工作部门的专业知识是秘书人员知识结构中的核心层次，此外还有各种相关辅助知识等。文秘人员，要学贯中西、精通古今，构筑起自己全面的知识结构。

七是形象意识。办公室秘书人员由于在领导身边工作或接触领导的机会较多，其言行常常被当成领导意志和行为的反映。所以，每个秘书人员都要有塑造自身形象、维护领导良好形象的意识。首先，要严格规范自己的行为。时刻保持清醒的头脑，充分把握好自己的角色地位和作用，把自己置于各项制度的有效约束之下，时刻接受组织和群众的监督，自觉维护领导和单位的形象。要严格遵守各项规章纪律，谨言慎行，遵纪守法，管住自己的嘴、手和脚，做到不该说的话坚决不说，不该做的事坚决不做，不该去的地方坚决不去。其次，要培养良好的道德品质。诚实正直，说老实话，做老实人，办老实事，是做人的基本准则，也是文秘人员最基本的行为规范。要有正直的人格，是非分明，公道正派，对人对事不带主观偏见，对上对下一个标准，人前人后一个模样，本本分分做人，兢兢业业工作，以一流的作风、一流的业绩来展示形象，树立威信，体现自身的价值。再次，要塑造良好的仪表举止。文秘人员无论是在工作还是社交场合都应该注意自己的仪表举止，体现出优雅

的风度和较高的修养。穿着要端庄，打扮要得体，仪容要整洁，举止要文雅，不能标新立异，穿奇装异服，也不能扭扭捏捏，矫揉造作，不管什么场合，都应站有站相，坐有坐姿，精神饱满，以显成熟、精干、高效。此外，办公秘书还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯，多讲文明用语，谈笑要有节制，处事体现水平，努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情，充分表现良好的道德素养。

二准确定位，严履职责

独立学院的办公室是学校的综合办事机构，秘书岗位的主要职责有两大类：一是办事；二是当参谋。秘书在学校、部门、系(部)主任直接领导下，参与办文、办会、办事，与学校领导或部门负责人的工作目标是一致的。但目标的一致性并不意味着职权的一致性，二者是主从关系。因此，秘书在日常工作中，应找准自己位置，不能越位，力求做到思想到位、服务到位。平时我们常常看到这样一种现象，有些秘书，在上级布置的任务或形成的材料完成后，不知向谁汇报请示，材料送给哪位领导审定，甚至不经过直接领导审阅、批示，自作主张，直接上报，酿成错误，结果自己出了力，领导不满意。

三处好关系，做好参谋

独立学院不论是哪一层级的秘书，在工作上都与直接领导有着密切的关系。因此，处理好与直接领导的关系是非常重要的。

(一)尊重而不迎合

秘书和直接领导在政治上、人格上是平等的。但由于分工的不同，工作的性质不一样，也就出现：领导在“台前”，居主导地位；秘书在“幕后”，处从属地位，受直接领导支配，这一点必须明确。既要尊重领导，又要有自信心，不卑不亢，充分发挥好自己的内在潜能和主动性，为实现共同的目标而努力工作。尊重领导一是维护领导威信，从内心尊重领导；二是尊重领导个性，给领导“补台”。

(二)相处而不相聚

工作中经常会有直接领导因年龄、性格、阅历、气质不同，从事专业和分管范围不同，处理问题的方式和风格不同，造成领导之间或领导与下属之间的工作矛盾，有时也导致秘书和办公室主任产生工作矛盾，从而使秘书处于左右为难的境地，这时很重要的一点就是保持“等距离关系”，做到和睦相处，而不相聚议论。如两位直接领导给秘书布置的工作任务在时间安排上发生冲突时，秘书应当先表示愿意接受任务，同时应该表明自己已经接受了其他领导安排的工作，时间上有冲突，能否将时间推迟一些。这样，后布置工作的领导一般都会体谅并同意调整时间或采取别的办法。同样是这件事，如果秘书说：“不行，某校长(或某处长、某院长、某主任)已安排了其它工作”。这样，效果就会大不一样。在类似上述的矛盾中，秘书保持“等距离关系”至关重要。

另外，在独立学院秘书人员中，有时还会遇到“多层次领导”。比如系(部)秘书有时和学校领导、教务处、学生处等部门领导以及本院系的直接领导发生工作关系。常使刚做秘书工作的同志感到无所适从。窃以为：一是都尊重。学校领导、部门领导、系(部)领导，理所当然都应尊重。但要避免两种情况：一种是按照一级管一级的老规矩，只服从直接领导，而怠慢学校领导和部门领导；另一种是与学校领导或部门领导接触多了点便飘飘然，目无直接领导。在对待直接领导班子成员和办公室主任时，也会发生上述类似情况，都应避免。二是勤工作。“多层次领导”往往造成多头布置工作的现象，使秘书任务重叠、繁忙。作为秘书，要尽可能完成各级领导布置的任务。如实在超负荷或时间不允许，秘书可主动向领导说明情况，由领导根据缓急，做出定夺。秘书不可擅自压掉领导布置的任务。三是多联系。独立学院秘书日常工作一般由直接领导或办公室主任安排，但有时学校领导、部门领导和其他人员也会突然安排一些工作。这时秘书就要设法与他们联系，使他们知道情况。另一方面，也好了解领导行动，以便及时请示汇报。四是少议论。秘书工作在领导身边，掌握大量的机密。因此，对外对内都应守口如瓶，不要传播领导说过的话，不要说不利于团结的话，要维护领导的威信。做到少说话、多做事，少议论、多工作。五是讲分寸。秘书人员在工作中要随时随地把握好一个“度”字，不然会失体。领导召集的会议，秘书要少说、少做或后做。办公室主任请示领导的工作，秘书不可越俎代庖、喧宾夺主。对待服务工作，秘书则不可退缩。对所有领导都要一视同仁，努力做到服务得体，妥当适度。

(三)办事而不吹嘘

执行领导交办的工作任务要把握两个环节，一是接受任务要正确领会领导意图，明确要办什么事。二是明确领导的要求是什么，包括工作质量要求、时间要求、注意事项等。如果领导交待任务零乱冗杂，要加以归纳，提出一个简要方案请领导审定；如果领导布置任务过于简单，要作出部分补充，请领导认可；如果认为领导的要求超越现实条件，完成任务困难太大，不要轻易提否定意见，要从指标调整上提出自己的见解，供领导参考。明确任务后，应作肯定的答复，如“我马上去办好”；如果把握性不大，可以说“我尽力去办好”。切忌无论有无办好的把握，事先在领导面前说大话。办事不论采取那种形式，首先，要明确重点，做好关键性工作，防止眉毛胡子一把抓。具体工作中没有孤立抽象的大事，大事往往是由小事积累起来的。其次，要明确工作质量与速度的关系，既保质保量，又要在规定时间内完成，决不允许拖延推诿。工作任务全部结束，或告一段落后，应向布置任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间讲明遇到的问题，以及对后续工作的看法和打算等。汇报要实事求是，不扩大，不吹嘘，不借机夸耀，不诉苦，不趁机提条件、讲要求。

(四)深入而不冗长

独立学院办公室秘书工作繁杂，大多是事务性的具体工作，但不能只当收发员、传声筒，而应积极主动地围绕学校的中心工作，全面了解各方面的情况为领导决策提供建议和方案。调查研究是务实与务虚的最佳结合点，也是检验参谋服务水平高低的一个重要标志。如何把调查研究搞得更加扎实深入、更有成效，应从以下几个方面加强。一是勤学多想，能够从大量的文件资料中捕捉调研信息；二是统筹兼顾，善于从浩如烟海的信息中筛选调研课题；三是善抓要领，善于从纷繁复杂的事物中找准问题。

四加强沟通，协调配合

独立学院不管哪一层级的秘书，其工作离不开与其它处室、系(部)的配合，讲求沟通艺术十分重要。

第一，要牢记服务宗旨，待人要热情、大方、和蔼。秘书既有为领导服务的职责，更有为学校其它处室、系(部)服务的职责，思想认识不能有偏差，不能对上热情有余，对下严肃过度。无论哪个部门、哪一级人员，哪怕是学生，都应以诚相待，保持正常的人际关系，广泛团结同志，绝不能搞人身依附，把个人的前途寄托在个别领导人身上。

第二，相互交流，取长补短。要经常与学校其它部门、系(部)的秘书联系，交流从事秘书工作的经验、教训。这样，既可取长补短，又能增进同行之间的彼此了解，保持工作中的经常协作关系。

第三，经常听取群众意见，自觉接受群众监督。待人要有礼貌，要尊重群众；一个自负清高、对校领导或直接领导以外的人员持不屑一顾态度的秘书，只会断绝和人们的交往，最终孤立自己。

第四，克服沟通过程中的自卑心理。对独立学院办公室秘书来说，要全方位地为领导、师生服务，工作任务重、责任大、难度高，因而强烈地渴望得到人们的理解和尊重。但是，独立学院办公室秘书既没有党政机关秘书显要的地位和身份，也不如其它系列如教师等人员的工作有主动性，加之学校内部对行政人员包括秘书人员的偏见，秘书人员极易产生自卑心理。因此，在搞好协作关系的同时，尽力克服自卑心理。

五遵法守纪，保守秘密

高校学院办公室秘书 篇4

【摘要】介绍了当今流行即时通讯软件-微信，并研究微信在高校系部办公秘书工作中的应用及办公活动中使用微信应注意的几点事项。使用微信，对办公秘书而言，找到一条能更好地为领导及广大师生服务的新途径。

【关键词】微信；办公秘书；应用；注意事项

中图分类号：TP311.52

“互联网+”时代的到来，在通信领域，有了即时通信，现在几乎人人都在用即时通信App进行语音、文字甚至视频交流。微信作为一款新生的即时通信工具，以其简便操作、适应性强、传播迅速等特点，迅速得以推广，它不仅改变了人们的私人社交方式，而且也逐渐渗透到人们的工作当中。高校系部办公秘书工作是专门从事高校二级部门系部的办公室工作，在高校中扮演着重要角色，协助领导处理财务及日常事务，及起着承上启下和领导与教职工联系纽带等作用。而以信息传播为生存之本的微信逐渐渗入到秘书工作当中去，并在秘书工作中发挥其优势作用。

一、微信在秘书工作中的应用

1.微信公众平台的应用

个人或者组织都可以通过申请微信公众号构建一个平台，在这个平台上可以向目标用户群推送文字、图片、语音、视频等内容。建立一个系部微信公众号，该微信公众号就是系部的一个窗口。在秘书工作中，由于“受众”群体都是其工作的服务对象，受众更加明确、固定，用微信来实现信息的传播更加便利。可以充分运用微信的消息群发功能，定时或者不定时发送有关系部的服务信息，沟通联络工作，既可以提高秘书的工作效率，也可以树立系部的良好形象。通过微信公众号及时发布消息，既凸显了服务功能，又降低了秘书工作所谓的神秘感，更加地开放、开明，更有利于工作的开展。

2.微信语音聊天功能的应用

一般来说，一个系部的教职员工大概有40-80人，建立办公微信群，作为用来传递公文、交流信息、组织学习、发布通知等的主要便捷窗口，充分利用微信群的即时平台和共享平台提高办公效率。对于那些懒得打字的人或者年纪大点的老教职工来说，运用微信的语音聊天功能让他们感觉到非常的方便和实用，通过微信语音聊天平台他们也愿意跟系部秘书进行各种交流。另外，在微信里，对老师提出的问题要礼貌耐心地予以解答，在群里发通知时，不能用命令的语气，可以改为更可爱的语音聊天方式，如现在流行的淘宝体：“亲们，该交材料了。”这样能增加彼此的亲密感。

3.微信互动功能的应用

微信具有比手机短信等更强的社交功能，微信的信息传播中增加了一对一和一对多的交互功能，信息发出之后，可以回复、可以对话交流、可以互相探讨甚至可以通过回复功能来确定信息是否被受众准确接收，有疑问的也可以及时进行交流反馈。这样秘书在微信群里既准确表达领导意图，又及时向领导反馈信息，让领导掌握第一线的最新动态。因此系部秘书应用微信开拓了新的信息渠道，能更好地为领导当好参谋和助手。

4.微信推送的针对性应用

微信社交，大部分是熟人社交，信息传播的针对性更强，可以实现一对一或者一对多的传送，也更加具有私密性。系部秘书通过微信的朋友圈功能进行分享推送的信息、资料等，需要此类信息的教职员工可以主动接收，不需要此类信息的教职员工也可以进行过滤，既强化了信息服务和沟通联系的功能，也避兔了信息推送的‘打扰”等麻烦。另外微信公众平台或微信群因为用户群特定，可以将“正确的信息”发送给“需要的人”，使信息推送更具针对性。

5.微信快捷性应用

微信是一种信息能在瞬间生成、瞬间传播、瞬间互动的传播载体，信息的发布和获取可以随时随地地进行，这使得微信的使用者可以在任何时间、任何地点接受到发布的信息。比如系部里发生突发事件，系部秘书就可以通过微信载体在第一时间向广大师生发送实时信息，让他们能够正确的认识突发事件，使他们保持镇定不传谣不盲从，防止事态扩大化，并及时消除由此引起的心理恐慌等负面影响。

6.微信移动即时通讯的应用

微信作为一种新兴的生态媒介，基本上依托于智能手机等移动终端，下载应用及安装方便，携带更加方便，其运用也更加不受时间、空间、场地等客观因素的限制。秘书工作由于其特殊性，除了每天都有大量繁杂的工作要处理外，往往还要随时随地适应领导的工作要求，因此，有一部分工作就可以通过移动的微信来完成，这为秘书更好地开展良好的服务提供了条件。

7.微信红包的应用

微信推出了微信支付和钱包服务，并于2015年及2016年春节期间推出抢红包游戏。很多人都在乐此不疲地抢红包，事实上，许多人抢到的也仅仅是几元，甚至是几角、几分钱，但它给人们带来的乐趣，带来了一种参与感，这些远远不是金钱所能衡量的。

二、办公活动中使用微信应注意的几点事项

1.禁止发布与工作无关的信息。建立微信群是为了大家更好地工作和交流，但有些人喜欢发无聊的话题，或者在群里帮朋友打广告，甚至有些人发一些未经证实的谣言或小道消息，这就需要加强对微信群的管理。

2.要消除和克服信息失真现象。办公室实际管理工作中，上传下达或下传上达，都可能出现信息内容的添加、省略和改变的失真现象。所以，在信息传输过程中要研究失真的原因，预防和及时排除信息失真的现象，保持办公室工作的谨慎、认真的工作态度[6]。

3.提高保密意识和防范意识。任何涉密信息和重要信息都不经过微信等传送；传送信息前，应向上级核对，不能传送给未被授权的人；注意涉密计算机及网络的使用；不得将手机带入重要涉密场所。

三、结语

总之，微信作为即时通讯工具应用于高校系部的办公秘书工作中，要在掌握微信的特性前提下，合理使用其功能，使其在工作中能更好地发挥作用，从而使在“互联网+”时代背景下的高校办公秘书工作能够与时俱进，充分发挥好其应有的职能。

[参考文献]

办公室秘书简历 篇5

智联招聘

姓名

性别：男 | 年龄：** | 目前所在地：**

民族：汉 | 户口所在地：**

联系方式：*********** 求职意向

期望工作性质： 全职

期望从事职业： 办公室秘书

期望从事行业： 不限

期望工作地区： 北京

期望月薪： 税后2500以上

目前状况： 我目前在职，正考虑换个新环境(如有合适的工作机会，到岗时间一个月左右)批注：求职意向很明确，这样有助于成功求职

自我评价

多年的行政工作,使我深深体会到秘书工作的重要性，更喜爱上了这个工作。这是一个需要更多责任心和细心去完成的工作。我使用五笔字型的中文录入速度每分钟100字以上；英语的听、说、读、写能力达到四级水平(目前正在进修行政管理本科学历)；较擅于进行社交活动，更有组织各种文艺活动的经验；能够熟练的运用Microsoft Office(如：Word、Excel、Exchange、PhotoEditer、Powerpoint、Frontpage、Ulead Iphoto Express等)的各种功能进行高效的办公室日常工作。本人工作认真、负责一丝不苟、且具有很强的责任心和进取心。

批注：我评价是很重要的部分，很多HR看一眼这，就决定了是否会面试此人，所以一定要在此处将自己的优势展现，而不是泛泛地说自己性格多好，能力多强，内容应该言简意赅。

工作经历

2005年-2007 xx公司

工作职责： 前台接待在此期间工作认真负责，深受领导和同事的好评

2007年-今 **公司，办公室秘书

工作职责：

负责文档管理工作/文书写作、文件打印等/机票、酒店预订及其他外联工作/协助负责人进行重要日程安排/协调同其他各部门的关系，做好沟通工作/收发来往信件,定购办公用品及其

他办公事务

批注：工作经历内容描述很好，不但有工作内容还有具体成绩，更能吸引HR。

教育经历

南开大学中文系公关文秘专业

所学课程：秘书学、文秘写作、公关实务、谈判学、人际心理学、公共关系、公关语言、应用写作、政治经济学、哲学、外国文化史、档案管理学、中国文化史等。

另：其他培训情况

自修过许国璋英语一至四册。现正进修行政管理本科学历和英语二学历。且本人有驾驶执照。批注：应该有教育经历起止时间

语言能力

英语： 英语四级。具有较强的听、说、读、写作能力

批注：……

专业技能

本人有驾照

批注：

专业技能

爱好：爱好广泛，是公司的文艺骨干，性格踏实肯干，工作认真，责任心极强。

简历 办公室秘书师 篇6

---------内容--------

本人概况

姓名：XXX 性别：女 民族：汉 政治面目：团员 学历(学位)：大专 专业：公关文秘 联系电话：12345678 手机： Email Address：联系地址：北京市东城区XX大街10号 邮编：100007

教育背景

毕业院校：南开大学中文系

所学课程：秘书学、文秘写作、公关实务、谈判学、人际心理学、公共关系、公关语言、应用写作、政治经济学、哲学、外国文化史、档案管理学、中国文化史等。

另：其他培训情况

自修过许国璋英语一至四册。现正进修行政管理本科学历和英语二学历。且本人有驾驶执照。

工作经历

*1995年5月---1997年 XX公司

前台接待 在此期间工作认真负责，深受领导和同事的好评

*1997年6月---至今 XX公司

办公室秘书

负责文档管理工作/文书写作、文件打印等/机票、酒店预订及其他外联工作/协助负责人进行重要日程安排/协调同其他各部门的关系，做好沟通工作/收发来往信件,定购办公用品及其他办公事务

个人简介

多年的行政工作,使我深深体会到秘书工作的重要性，更喜爱上了这个工作。这是一个需要更多责任心和细心去完成的工作。我使用五笔字型的中文录入速度每分钟100字以上；英语的听、说、读、写能力达到四级水平(目前正在进修行政管理本科学历)；较擅于进行社交活动，更有组织各种文艺活动的经验；能够熟练的运用Microsoft Office(如：Word、Excel、Exchange、PhotoEditer、Powerpoint、Frontpage、Ulead Iphoto Express等)的各种功能进行高效的办公室日常工作。本人工作认真、负责一丝不苟、且具有很强的责任心和进取心。

业余爱好

爱好广泛，是公司的文艺骨干，性格踏实肯干，工作认真，责任心极强。

本人性格

温和、谦虚、自律、自信（根据本人情况）。

另： 最重要的是能力，相信贵公司会觉得我是此职位的合适人选！

期盼与您的面谈！

简历模板 软件工程师

---------内容--------

本人概况

姓名：XXX 性别：男 民族：汉 政治面目：团员 学历(学位)：学士 专业：工业电器自动化 联系电话：12345678 手机：139000234 联系地址：北京市东城区XX大街10号 邮编：100007 Email Address： 12345678@sohu.com 呼机：66881122-123

4教育背景

毕业院校：北京工业大学 1993.9--1997.7 工业电器自动化专业

主修课程：自控原理，电力拖动，电子技术，自动测试系统，计算机组织与结构，计算机硬件及接口电路设计，汇编语言程序设计，C.C++程序设计，软件工程计算机网络原理等课程

另：其他培训情况

*微软认证系统工程师培训，培训科目：Windows NT Technology,Windows NT Enterprise,Networking with TCP/IP on Windows NT,ⅡS4.0 WindowsNT

*英语通过国家四级考试，阅读和翻译能力较强，曾多次为机械工业出版社翻译计算机书籍，并获出版。

工作经历

*1998年5月---至今 XX公司

网络系统工程师

● Cisco、IBM网络产品的技术支持

网络系统方案（局域网和广域网）的设计和规划，解答用户的疑问，根 据用户需求提出最佳解决方案；Cisco、IBM网络产品的现场调试和系统维护

● 客户技术培训，及公司内部的技术交流与培训

网络基本原理及技术：LAN，WAN，TCP/IP，ATM等，以及Cisco、IBM 网络设备调试过程；讲解IBM AIX基本系统管理及高级系统管理、Netview、NFS、HACMP等

● 曾经参与的项目

设计，安装，调试“吉林97工程”--吉林省电信综合管理系统ATM网络及主机系统，长沙卷烟厂，锦州合作银行，人民教育出版社信息系统；设计云南省邮电办公信息集成系统，济南广电ATM宽带综合业务网、陕西有线电视宽带网。

*1996年9月---1998年3月 XX公司

系统管理员/工程师

● CHINAGBN Internet网络信息中心的系统管理

熟练掌握UNIX（SUN Solaris)操作系统、网络管理并参与组建了CHINAGBN Internet网络中心（包括网络设计，安装系统，联调，维护，网络编程）

● CHINAGBN 金桥网六城市网络站点的建设

参与各站点Internet网络中心的总体规划和建设及其与卫星主干网的连接，对主干卫星网、X.25分组交换、Frame Relay、ISDN和DDN及其相关设备有所了解

● CHINAGBN Internet网络中心Web系统管理员

个人简介

具备丰富的工作经验，认真踏实负责，且具备优秀的表达能力，曾多次主持对用户和内部的技术讲解和培训，获得用户和公司的一致好评。曾在电子工业部“三金工程展风采展示会”上向来宾讲解CHINAGBN专线集团用户解决方案。

本人性格

高校学院办公室秘书 篇7

1 不断提高文书写作水平

秘书, 现代汉语词典中指出“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。可见秘书工作当以办理文书为主。擅长书写文稿, 应该是秘书最起码的素质要求。在高校办公室的科室设置中, 一般分为文秘科、信息科、综合科等科室, 各科室秘书的工作都与文书写作有着密切的联系。每天, 秘书的工作离不开与文书打交道。所以, 只要是办公室的秘书, 文书写作是必备的技能。但我们不难发现, 目前高校办公室秘书的文书写作水平还有待提高, 甚至有些刚刚工作的秘书错误地认为, 写作在大学里都学过了, 平常为广播台、文学社写的文稿已经练得够多了, 文书写作根本难不倒他们。然而, 恰恰是他们写出来的文稿, 有的虽激情万丈, 但内容空洞, 脱离实际;有的则文体错误, 语法混乱, 根本达不到办公室文书写作的要求。因此, 高校办公室秘书要提高文稿质量, 必须苦练文书写作内功。首先, 平时要侧重学习党和国家的教育政策, 学习国家重要会议的精神, 学习经济、法律、计算机及现代市场与科技知识, 拓宽知识面;同时, 还要在实践中学习, 边工作、边学习、边总结、边提高, 使撰写的文稿血肉俱全。要多钻研文书写作的技巧, 特别是重点研究领导讲话和日常性公文的写作。其次, 高校办公室秘书要深入调查研究, 要尽可能多地进行实地学习考察, 不断填充自身的“资料库”, 并将来自方方面面、正正反反的信息, 汲取精华, 为已所用, 为文书写作提供第一手的资料来源。

2 不断提高礼仪修养

目前, 高校与社会的联系越来越密切, 高校办公室秘书作为领导的辅助者, 必须完成各种有助于领导管理、决策的工作与事务, 秘书不可避免地在各社会组织的公务行为中广泛地接触形形色色的人, 处理各种关系, 安排各种活动, 这些行为都含有礼仪的内容或直接就是一项礼仪活动, 如迎送客人, 宴请等等。因此, 作为领导的辅助者, 秘书有时候必须代领导处理各种交往接待事宜, 礼仪内容贯穿于秘书工作的全过程, 它在秘书的全部工作活动中具有重要意义并与秘书人员的其他工作结成了特殊的关系。

在各种交际礼仪中, 高校办公室秘书的形象会直接影响高校员工或社会人员对学校的态度和印象, 秘书的姿势、仪表、谈吐都会给对方留下重要的印象, 甚至是关键的印象。饱满的精神、真诚的热情、积极的态度、得体的举止本身也就是秘书人员素质高、业务精的体现。秘书工作是一个“外向”性的岗位, 与多种对象打交道, 如果不修边幅, 不注重言谈举止会直接影响来访者的情绪并影响学校及办公室的形象。因此高校办公室秘书必须加强学习办公室礼仪、服饰礼仪、饮食礼仪、涉外礼仪、外事礼仪、节日礼仪等, 使自身具备全面的礼仪知识和操办礼仪活动的能力。同时要在礼仪活动中分清主次、内外, 把握各种分寸、分量, 要对各国、各地、各民族、各宗教的文化风俗礼仪习惯有所了解并在实践中融会贯通。

3 不断提高参谋水平

高校办公室秘书要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展, 是不断发展变化的新形势的需要, 也是高校领导工作努力提高科学化水平和效能的需要。高校办公室秘书的参谋作用往往溶于起草的文稿、选送的信息、设想的预案、提出的建议之中。比如报告、讲话文稿中秘书对形势的分析意见、对问题的理解认识、对矛盾的处理办法、对今后工作的安排部署等都起着非常重要的作用。所以, 高校办公室秘书要注意以下两方面的学习:一是注重调查研究。在参谋工作中, 调查研究的目的在于掌握信息, 先人所知。而且此类调查研究应是高层次、高水平的, 特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果;应从宏观、政策、对策上想全局, 议大事, 求上策, 如对高等教育方向的把握、对本高校发展前景的预测等, 都需要秘书在充分调查研究的基础上做出准备的判断, 然后反馈给校领导进行最后的决策。二是善于广开言路、集思广益。善于利用集体智慧提高参谋的整体效用。在高校办公室里, 聚集了一批高素质的秘书人才, 他们都在各自领域直接或间接地为校领导服务, 于是, 善于团结这些力量, 会使参谋作用得到更好的体现, 有利于校领导全面、科学的决策。

总之, 作为高校办公室秘书, 必须不断提高文书写作水平、个人礼仪修养和参谋水平, 才能真正实现为高校和校领导服务的工作职能, 做好领导的参谋助手, 为高校各项工作的正常运行做出积极贡献!

参考文献

[1]段柄仁.浅谈秘书工作中的沟通艺术[J].秘书工作, 2007, (2) .

[2]王肖华.强化六种意识发挥“外脑”作用——做好新时期办公室秘书工作[J].办公室业务, 2007, (5) .

[3]王永刚.秘书应具备的“六种能力”[J].长江大学学报 (社会科学版) , 2007, (S1) .

高校学院办公室秘书 篇8

关键词：高等学校；教学秘书；换位思考

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589 （2011） 26-0141-02

一、关于“换位思考”概念的界定

换位思考是指从对方权益出发，为对方目标提供平台的一种思维方式。通过换位思考，可以让我们突破固有的思维习惯，解决常规性思维下难以解决的问题；重新定位自己的角色，重新认识自我；了解别人的心理需求，实现真诚沟通。所谓教学管理中的换位思考是指在管理过程中发生矛盾时，能站在对方的立场和角度出发考虑问题，真切体会对方的情感，适时调整自己的交往策略就能够引起交际对象的共鸣，实现有效沟通。其核心包括两个方面：一方面是考虑对方的需求，满足对方的需要；另一方面是了解对方的不足，帮助对方找到解决问题的方法，从而达到提高教学管理效率，推进学院实现“人本管理”的目的。这也是教学秘书与服务对象意见不一致时所采用的一种很好的心理调节方式。

二、提高高校教学秘书换位思考能力的必要性

教学秘书是联系领导、教务处及各系各部门的枢纽，在上级与平级、领导与群众的多维关系中，是上情下达、下情上传、沟通情况的载体。他们需要处理好上下级关系，沟通联络平衡左右关系，协调领导、部门之间的关系，要具有很强的沟通和协调能力。换位思考的方法可以营造一种宽松和谐的氛围，有利于进行有效的管理沟通，在沟通中通过换位思考，可以相互了解、相互尊重，增强信心，建立信任关系。换位思考的最大好处就是你能理解对方所处的实际情况，发自内心地为对方着想，让对方感觉到自己受到了尊重。笔者在二级学院从事教学秘书工作，当系部教学秘书与教务处等职能处室产生摩擦相互不理解时，换位思考成为沟通的润滑剂，取得了较好成效。

三、如何提高二级学院教学秘书“换位思考”能力

换位思考就是在观察、思考、处理问题时，要把自己摆在对方的角度，对事物、行为进行再认识、再把握，以便得到更准确的判断，使问题得到较合理地解决。目前，许多高校都提倡教师应学会换位思考，应站在领导、教师、学生和同事的角度多一些换位思考，从自身找原因，自觉地站在对方的角度来反省自己。换位思考，说起来简单，做起来并非易事。二级学院教学秘书如何进行换位思考，怎样让换位思考到位？笔者在此浅议一些个人看法。

（一）二级学院教学管理工作的内容特点——多头服务，多方协调

高等教育的中心任务是培养合格优质的人才，这决定了教育的一切工作必须以教学为中心展开，教学管理人员的工作必须紧紧围绕教学这个中心，努力做好为领导服务、为教师服务、为学生服务，同时协调好学校与学生的关系、教师和学生的关系、领导与教师之间的事务、教师与教师之间的事务，所以教学管理人员的工作是多头服务，多方协调。

1、面向学生

二级学院面向学生的教学管理工作概括起来有：每年的报到注册；上学期课程的补考及安排；重修课程报名确认；四、六级和计算机等级考试报名；选修课报名及指导；转专业报名；毕业生毕业资格及学位资格的审查等多项基本的教学管理工作。

2、面向教师

按照学校的管理模式，专业教师主要由各分院进行管理，这使得二级学院教学管理工作直接面向所在分院的教师。具体是按照学校相关规章制度对教学工作进行管理，保障教学有序地开展。比如调课补课、组织教学检查并及时反馈学生意见、宣传和贯彻学校相关管理政策、安排监考并督促成绩及时录入等。

3、面向其他各个分院

在教学管理过程中与其他学院沟通和协调，包括分院之间教师互聘工作、学生转专业相关事宜、课程补考和重修等协调工作。

4、面向学校机关

所有执行的教学管理政策都是学校制定并下发的，二级学院教学管理很重要的一点就是将学校的教学管理政策负责传达到每位教师，并负责在日常的教学管理工作中予以贯彻。为了不断完善管理制度，还应该及时地将教师和学生对学校教学管理政策的意见和建议反馈到学校教务处，使管理政策更能够适应一线教学与管理。最后，积极配合学校督导组对分院各项教学工作的检查等。

教学管理人员的工作特点决定了除了要以教学为中心，为领导、教师和学生提供好服务之外，另外一项重要的工作就是协调好上下关系以及横向关系和内部事务关系。俗话说：“金无足赤，人无完人”，在工作中，上下级之间、同事之间以及老师与学生之间难免有产生误解的时候，在这时，我们应学会换位思考，多从自身查找问题。

（二）如何才能做到“换位思考”

1、做到换位思考，思想意识应先到位

具备正确的思想意识是进行换位思考的前提和基础。做好二级学院教学秘书首先应明确换位思考的重要性：通过换位思考有助于更好的构筑院系教学秘书与教师学生之间良好的沟通平台，增强教学秘书与教师学生之间尊重感与信任感。其次应认识到换位思考的必要性。只有意识到了换位思考的重要性和必要性，思想到位了，才能进行更加合理、有效的换位思考。

2、正确进行换位，深入进行思考

换位思考只宜律己，不宜律他。作为二级学院教学秘书只能要求自己进行换位，为教师、学生和学校机关着想，而不能要求教师、学生和学校机关为教学秘书着想。我们在教学管理工作中，要善解人意，对待教师、学生持平等、尊重和友善的态度。采取什么方式对待教师和学生，先要设身处地想一想，如果自己是对方，是否愿意受到这种对待。如果我们不愿意，那么我们就不能以此对待教师和学生。

与教师沟通、为教师服务要求做到礼貌待人、工作耐心、细致周到。能及时准确地回答教师在工作中碰到的问题，充分为教师着想，配合教师出色地完成各项教学工作。作为一名教师，要设身处地体察学生的思想感情，努力克服“自我中心”的倾向，培养自己“非中心化”的能力，经常把自己放在学生的位置去思考、去努力克服“自我中心”体验。鲁洁教授说过：“人对人的理解--德育的基础。”教师了解学生对某一问题、某一言行的看法和态度，以便和学生取得共同语言，并根据学生的心理水平，不断调整自己的教育内容和方法。为学生服务要求做到平等相待、语气和蔼、耐心细致。因为教学秘书工作的性质决定了教学管理人员要接触各种性格的学生，面对学生提出的各种各样的问题，在工作中既要坚持原则性，还要发挥灵活性，为学生做好服务工作，提高办事效率。关心他人、尊重他人、理解他人，是“已所不欲，勿施于人”的实质所在。如果我们时时处处都能够从教师和学生的角度思考问题，体验教师和学生的世界，我们就能融洽、友善地与教师学生相处。

3、要有一个宽广的胸怀

二级学院教学秘书在工作中经常与学校机关、各个分院以及老师和学生打交道，工作中难免会产生误解。在遭到他人误解时，不要为自己做更多争辩，更不要耍性子闹情绪，而要用行动证明自己，消除他人对自己的误解。当他人了解真实情况后，更会钦佩你的胸怀及涵养。教师与教师的关系是工作关系，是相互尊重与信任、爱护与关心、理解与同情的民主、平等、竞争、合作的同事关系。平日的工作中，常常因为工作中某些小事，与同事发生一些矛盾，如果此时冷静下来，换个位置思考，就会理解对方的心情，问题就会变得简单，解决起来也会减少难度。

4、要有大局意识，多从对方角度想问题，想人所想、理解至上

在教学管理中，关键的一点是教学管理者要学会换位思考。对待教师、学生的疑问要虚怀若谷，同样的事情，有可能会由于一两句真诚的解释而收到不同的效果。平时要替教师、替学生多考虑。在下发各种通知时要谦虚谨慎，切忌居高临下。教学秘书在日常的教学管理工作中，要经常与教师和学生对某些事物进行协调沟通，要建立起平等的沟通平台，倾听他们的呼声和想法，将教师和学生的建议在以后的工作中不断加以改进和完善，力争使自己的教学管理工作从教师和学生的角度来看是完善的，向他们提供了优质的服务。具体地来说，可以通过现代网络和通讯手段实现与教师和学生的沟通，通过建立教师论坛、学生BBS等形式，收集各种建议和意见，也可通过飞信、MSN、QQ等即时聊天工具实现与教师和学生的交流，使他们在第一时间了解教学情况，解答他们的疑问，为他们提供更好的服务。

具体到教学秘书的本职工作来说，如各种资料上交、下发之前都要设身处地为他人着想，上交资料的名称、内容要规范，让人一目了然，下发资料的注意事项要设计周全。因为许多具体事务自己是很明了，但别人却是要花一些工夫才能领会，如果领会得好，办事的效果自然不错。

5、要有自我批评的勇气

遇有被领导批评者或被他人误解的时候，不要把目光总盯在他人身上找原因，要多从自己身上查找问题。同时，自己还要善于同他人开诚布公地进行交流，增进相互了解，这样才能及时消除工作中的误解。

四、结语

“换位思考”讲的是一种思维换位艺术，它能促使人不断进取、挑战自我，其最直接的表现形式是：“假如我是你”。在教学管理工作中，每一次的“换位思考”，都是一次自我反思的过程，也使自己对问题有新的认识，对自己处理问题的方法和习惯进行检测，在下一次遇到类似问题时，会处理得更好。总结自己过去的教学管理工作，笔者深刻体会到：作为一名二级学院教学秘书，要与时俱进，树立全新的教育理念，要从多方面、多角度思考问题，多站在教师和学生的立场考虑问题，才能使管理工作有成效。在学校教学管理工作过程中，如果我们都站在对方的角度去辨析事物的是非、曲直，互相换位思考，则可以化解许多矛盾，形成理解、尊重、关心和合作的氛围。所以，树立换位思考意识是踏入“人本管理”的第一步，通过潜移默化形成一种和谐氛围，并且融入到每个工作对象的灵魂深处，落实到每个教职员工的日常行为中，在让周边人感到幸福的同时，自己也享受幸福，从根本上感化服务对象，形成管理上的良性循环，促进学校管理和谐健康发展。

参考文献：

[1]吴哲.浅析教学秘书应有的角色意识[J].经济与社会发展,2007,(11).

[2]朱力.新形势下二级学院教学管理的探讨[J].技术监督教育学刊, 2006,(1).

[3]苏俐云.浅谈新形势下高校教学管理服务意识提升问题[J].上海 工程技术大学教育研究,2009,(3).