高校二级学院办公室

高校二级学院办公室（精选12篇）

高校二级学院办公室 篇1

高校二级学院办公室, 其主要任务是进行学院教学、科研与后勤等日常事务性工作。工作的主要对象是教师、教学辅助人员、相关管理人员、在校研究生和本科生等。二级学院办公室日常虽与本科学生接触频繁, 但主要涉及的是排课、查分、安排教室及实验室, 打扫环境卫生等多项非常具体的事务性工作。至于本科学生的思想教育工作, 则是在二级学院党组织的领导下, 由辅助室、团委负责本科学生思想政治工作, 教师在日常的教学活动中也进行学生教育。对于高校的本科生, 接受专门人员、专门机构开展的专门思想政治工作和教师教书育人工作是非常有必要的, 并且也收到了令人满意的效果, 而学院办公室除了对学生进行相关日常事务性工作外, 不需要对学生进行思想教育工作。但是, 对于当今的在校本科学生, 作为20岁左右的青年人, 他们正处在人生价值观形成的重要时期, 周围的任何事物都可能对他们的思想产生影响, 更何况作为每天都与本科学生接触的二级学院办公室, 其工作人员的行为举动, 说话等不可避免的要对他们的思想意识产生潜移默化的影响。因此, 为培养具有更健全思想意识的本科学生, 在多年的二级学院办公室的工作中, 研究者不断地强化了在工作中对本科学生进行思想教育重要性的认识, 提出了“办公育人”的观点, 并对其进行了探索。这里所指的“办公育人”是指办公室工作人员在与学生进行日常事物的接触中关爱学生, 以自身的行为、魅力以及道德等引导学生, 帮助其认识人生的意义、实现价值的追求、塑造完美的人格, 虽目前已有教书育人的相关研究报道, 但迄今未见办公育人相关探索的报道, 本文从以下三个方面进行了办公育人的相关讨论, 以说明其对学生的重要性。

一、平等对待学生, 拉近师生距离

如今, 在高校工作、学习的人员主要包括教师、教辅、管理及后勤人员、研究生和本科生。虽然各高校未将上述人员划分等级及层次, 但实际情况中, 在校的本科学生在学校的地位却是处于劣势的, 这不仅由于本科学生的资历低、年龄小, 同时也存在一定的歧视原因。因此, 本科生在教师和相关管理人员进行接触时, 都表现出极为的小心, 过度的毕恭毕敬, 甚至不敢轻易接近, 这使得师生之间产生了明显的代沟, 无法进行深入的沟通。为此, 在多年的办公室工作中, 本着办公育人的理念, 研究者首先要做的事情就是, 在日常的办公事务同学生的接触中, 注意平等对待学生, 拉近与他们之间的距离。如:本科学生到办公室进行文件办理、咨询问题时, 研究者要主动拉把椅子, 让学生坐下说话。日常在路上或是走廊等处遇到学生, 研究者要首先同他们打招呼, 体现出对学生的关爱。虽然只是一些日常的接人待物, 却会让本科学生感到十分温暖, 自然就给学生一个老师没有架子、容易接近、是一个有爱心人的印象, 从而也拉近了师生的距离, 使师生之间成为一种朋友关系, 学生也会更加的信任老师, 更愿意同老师们进行交流, 说出内心的真实想法。同样, 老师也便于发现学生的困惑, 可以及时帮助学生解决疑难, 从而提高学生对事物的认识水平。例如, 两年前一位性格内向、寡言少语的男同学把我拉到一边, 悄悄地对我说他最近恋爱了, 并准备确定他们之间的最终关系, 虽然平日与老师接触不多, 但同学们都觉得老师很亲切, 所以在自己犹豫的时候, 想听听老师的意见。我认真地为他分析了当时的情况, 并考虑到对方的条件以及他本人的感受, 建议他不要急于确定最终关系, 先以好朋友的关系相处一段时间, 有了较深入的了解后决定也不迟。年轻人在20多岁的年纪是非常容易冲动的, 对于恋爱结婚这样一件人生大事, 短时间内作出决定, 在日常的生活中往往会出现一定的问题, 甚至更为严重。他听了我的建议后, 又以好朋友的关系相处了约一年的时间, 之后他主动告诉我, 他们之间的性格存在着差异, 不适合成为恋人, 只能做一般的朋友。本科学生能把这样的事情告诉我们, 是因为他感到我们平易近人, 我们之间没有距离, 是很好的朋友。同时, 在处理这样的事务当中, 也使学生对问题的认识得到了提升, 身心得到了锻炼。

二、以身作则, 为人师表

高校的作用除了向学生传授知识外, 也是最重要的育人场所之一。而育人包括两种方式:一是言传, 二是身教。二级学院办公室的工作, 虽没有走上讲台给学生讲课的任务, 也不需有意识地对学生进行批评教育, 自然也没有言传的责任, 但在常规工作中需要频繁的与本科学生接触, 这也一定会发现学生的不足甚至是明显的缺点。例如:如今高校就读的本科学生, 几乎都是独生子女, 由于在家多年的娇惯, 同时, 大学前几乎所有的时间都用在了学习上, 使他们养成了眼中无事、惰性较强、无法自理的陋习。对于纠正学生的不良习惯, 并不是一两次的谈话以及简单的说教就能解决的问题, 相反, 学生对于老师和相关工作人员的说教往往会产生逆反心理, 这样使得说教的作用也适得其反。那怎样才能达到良好的效果呢?身教重于言教。对于二级学院办公室的工作而言, 一些说教性的语言对于本科生的影响远不如老师们的以身作则。这正如孔子而言:其身正, 不令而行;其身不正, 虽令不行。例如:我们生命科学学院是2012年由市内老校区搬到郊区新校区的, 教学楼及内部教学设施都是全新的, 格局设计也非常合理, 但在几次的教学环境的检查中, 总会在个别教室的地面上发现纸屑, 即便告诉了相关负责同学, 地面干净了几天后这种现象又会发生, 显然这与个别同学有扔纸屑的陋习有关。对此, 我没有对学生进行严厉的批评指责, 而是多次在下课后到这样的教室去, 亲自将地面上的纸屑捡起来。有的同学看到我在捡纸屑, 就会很主动地将自己周围的纸屑捡起来。经过我连续十多次的行动后, 教室地面上的纸屑不见了, 保持了地面的卫生, 同时也将同学的陋习得以纠正。再如, 一次我去卫生间时, 正好看到两个大二的男同学在抽烟, 他们看到我后很难为情。学生抽烟本是一种违反纪律的行为, 但我当时没有对他们严厉批评, 只是了解了一下他们的烟龄和现在的嗜烟程度, 并告诉他们我也吸烟并且有二十多年的烟龄, 同时吸烟影响了我的身体健康, 我早有戒烟的想法, 因此, 我们相互约定一起戒烟, 虽然这是很不容易的事情, 但在我们的相互监督下, 一个月后我们都戒掉了烟。

二级学院办公室虽没有教育学生的任务, 但与学生的接触比较频繁, 办公室的老师采取以身作则的方法可以及时地纠正学生的不良习惯或缺点, 符合认知的规律, 这比单纯的讲道理或采取强制的方法收到的效果更加良好。身教重于言教, 二级学院办公室的老师处处为学生作榜样, 事事做出表率, 严于律己、以身作则, 不仅能达到为人师表的目的, 而且会收到良好的办公育人效果。

三、处理日常事务, 要站在学生的角度上看问题

当今社会, 正以前所未有的速度发展变化, 这也使得当代本科学生的思想认识快速的变化, 加之学生本身对于新鲜事物的适应性强, 又都是独生子女, 在学生的身上易形成较为明显的特点。比如做事丢三落四, 不灵活变通是很多学生身上存在的缺点, 如果老师发现学生这样的陋习所引起的不良影响, 不进行一定的研究调查就直接批评说教, 不仅难以收到预期的效果, 还会与学生之间产生隔阂, 久而久之只会使出现的问题不断地增多。在多年的办公室工作中, 每当看到学生出现了问题, 我几乎很少直接批评说教, 而是对其问题认真研究推敲, 站在学生的立场上考虑以找到根本原因, 再提出解决方法。例如:我们学院无论是搬迁前和搬迁后, 教学楼门窗擦玻璃的任务大都由本科学生来完成。在老校区, 玻璃每次都会擦得很干净, 但搬到新校区后, 前三次擦完都有未擦的感觉, 效果十分不理想。对此, 我没有直接找来相关负责同学进行批评教育, 而是认真地琢磨了这个问题, 却没有找到问题所在, 但在老校区都会擦得十分干净, 这应该不会是学生的思想发生了变化, 其中一定有我不知道的原因。于是, 我亲自去擦完了学院四楼的一个窗户的玻璃, 结果发现新校区与老校区门窗设计略为不同, 虽均为双层玻璃, 但新校区的双层玻璃是安在同一扇窗户上, 同时安装时玻璃之间有污物, 但因封闭在中间无法清除, 另外新校区窗户外侧的窗台不仅窄而且倾斜, 在擦玻璃时无法踩住, 新校区窗户中间封闭部分比较大, 两边能打开的窗户又比较小, 这给清洁中间部分的玻璃造成很大的阻碍, 因此是由于新校区窗户设计的不合理使得玻璃擦不干净, 并且擦新校区的玻璃还具有一定的危险性, 稍有不慎, 还有可能发生坠楼事件, 从而导致可怕的后果。正是因为我站在了学生的角度考虑问题, 从而找到了问题的关键, 自然不会对学生产生懒惰或是不认真的偏见, 同时也发现了安全隐患并采取了相应有效的措施。如若我没有这样做, 而是直接指责学生, 不但难以发现问题, 同时对学生产生了误解, 师生之间将难以沟通和交流。

站在本科学生的角度看问题, 就要求我们放下身份和主观态度, 设身处地地去感受学生所处的实际环境和他们的内心体验, 体会他们所做所想的动机缘由, 不能以个人的标准去判断学生的是非得失, 甚至进行批评指责。要站在他们的立场上, 对其言语、举动中的阳光面、积极性, 以及表现出来的长处、优点予以关注和肯定, 不仅可以使学生感受到办公室老师给予家庭的温暖, 也有利于及时发现缺点、克服不足, 使他们的思想得以健康的发展。

四、结论及结果

总之, 作为一名二级学院办公室的工作人员, 在日常工作中树立办公育人的理念, 就会把工作与育人有机的结合起来, 使二级学院办公室这个没有育人任务的区域, 也成为育人的领域, 从而有利于学生塑造完美的人格, 更好地融入到社会。

参考文献

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[4]马振远, 郭建, 柴艳萍.高校实践育人工作统筹的必要性与可能性[J].高等农业教育, 2012, (4) :11-14.

[5]王芳.加强高校时间育人工作[J].才智, 2012, (20) :212-212.

[6]刘振泉.高校实践育人现状及对策的研究[J].青春岁月, 2012, (8) :152-152.

高校二级学院办公室 篇2

学生会办公室，是学生会的重要部门，是学生会的中枢机构。作为学生会的一个重要职能部门，办公室具体负责以下工作：

（一）配合主席团开展、协调各项工作，处理好学生会的各项日常事务；

（二）收集各部门的计划、总结等资料，进行整理存档；

（三）整理及起草各类文件，草拟各种条例制度，并提交主席团审议；

（四）定期公布学生会工作进程，增加学生会工作透明度，反映同学们的意见和建议；

（五）为各部门提供资料；

（六）代理主席团对各部门的工作进行全面的监督，做好存档备案工作；

（七）对学生会办公室的管理。

办公室成员包括办公室主任、干事。成员之间分工细微、明确，互相配合来挑起办公室中各项工作的重任，无私为同学们服务。

办公室是学生会主席团与下属部门之间的桥梁。办公室坚持以“严谨、认真、细腻，耐心与责任并重”为宗旨，第一时间把学生会的新情况、新动静传达给各部门、各班级。同时加强各部门之间的交流与合作，使各部门联系更加紧密。

高校二级学院办公室 篇3

【关键词】高校；二级学院；管理

随着高校的扩招，校级办公司的任务日益繁重。高校二级学院办公室的主要任务就是保证学院的日常工作得到正常开展，此外还是学校和学院教师的传递枢纽，一方面将教师的意见反馈到学校，另一方面将学校的指示下达到教师，正是因为如此所以才使得高校二级学院办公室的工作非常繁杂，高校二级学院办公室在日常办公中也会出现较多的管理问题，这将会使得办公室的工作效率低下，并影响学校的发展。高校二级学院办公室的主要工作是服务教学、服务科研，其管理对于学校的发展有着极其重要的作用，并且在一定程度上显示出学校的整体水平，因此加强高校二级学院办公室工作的管理在高校加速发展中有着极其重要的地位。

一、高校二级学院办公室管理工作中存在的问题

高校二级学院办公室工作繁多，不僅要涉及到学校下达的各项任务，而且还要协调院系内的各项工作，并对于教师和学生反映的情况及时进行处理，那么在如此繁忙的工作中二级学院办公室管理工作就会出现多种问题，下面将进行详述。

1.工作项目繁多

高校二级院校办公室的工作项目非常多，不仅涉及到学校领导方面的工作，而且还涉及到教师学生的工作以及对外的接待工作。那么其工作量就会非常繁重。高校二级学院办公室的首要工作就是要完成学校领导和下属教师的上传下达工作，这项工作本来就十分繁重，尤其在完成学校领导下达工作的过程中非常困难。此外高校二级学院办公室还承担着接待外来访问工作，这些事情都非常繁杂，如果稍有不慎就会使得部分工作无法及时有效的完成。

2.缺乏较好的管理方法

目前高校的电子校务工作并没有得到较好的落实，高校的电子校务工作就是通过计算机网络技术来更加高效的进行日常工作的处理，现今计算机网络技术得到了很好的发展，但是高校在管理的过程中理念不够现今，高校仍然沿用着传统的管理理念，这就使得信息传递存在着较大的问题。影响了工作的完成效率以及完成质量。运用传统的管理方法在进行日常工作中会极大的降低工作效率。

3.缺乏规范的管理制度

我国高校二级学院办公室没有严格规范的管理制度，那么办公室内的行政人员在日常工作中就没有较大的积极性，并且给其造成思想上的认识偏差，其认为在办公室内做较多的工作和做较少的工作没有差别，做工作和不做工作也没有差别，在这种情况下教师的工作积极性很难被有效的调动起来，这样在学校领导下达相应的任务之后教师不会较认真的去完成任务，反而是期待其他的教师去完成该项任务，这样学校所下达的任务就很难在较快的时间内完成。之所以会存在这种情况主要是由于教师的表现和晋升机会以及分配制度都没有较好的结合在一起，所以不能够较好的约束教师的工作效率。

二、提高高校二级学院办公室管理工作的方法

高校二级学院办公室的管理工作对于高校的发展有着非常重要的作用，基于高校二级学院办公室管理中存在较多的问题，所以就需要提出相应的办法来提高高校二级学院办公室管理工作的效率，下面将进行详述。

1.运用网络进行管理

现今高校的学生日益增多，那么在处理学生工作的过程中很难及时有效的通知学生，那么运用网络就可以有效的解决这个问题，通过网络二级学院办公室管理人员可以及时有效的与学生进行交流，这样将会极大的提高办公室的工作效率，使得高校二级学院办公室的管理工作更加高效。

2.建设专业化的行政管理团队

高校二级学院办公室的工作对于学校的工作开展有着非常重要的作用，所以二级学院办公室的管理工作尤为重要，那么在这种情况下就要完善办公室的行政管理团队，提高团队成员的素质。这样在管理过程中将能够更好的服务于学生服务于科研人员。此外还要对办公室行政管理人员定期进行培训，使其素质得到不断的提高，并可以面向社会招聘相应的管理人才来弥补办公室管理人才的缺乏，使得办公室管理人员整体素质得到极大的提高。

3.建立规范的管理制度

没有完善规范的管理制度办公室管理人员就无法提高工作积极性，在工作中会产生懈怠的情绪，那么针对这种情况就要建立相应完善的管理制度，即通过管理人员的工作绩效来决定工作调动和晋升机会，对于在工作中表现出色的工作人员要进行相应的奖励，同时对于工作中表现较差的管理人员就要进行相应的处罚，完善的奖惩规定以及规定的管理制度将会使得管理人员在日常工作中更加高效的完成各项工作，从而推动学校管理工作的更好进行。

三、总结

高校二级学院办公室管理工作是一项较为艰难的工作，管理人员需要不断的完善自身素质才能够将工作做的更加完善。

参考文献：

[1]蔡荣荣，胥亮.新形势下高校二级学院办公室管理效能的影响因素分析与对策研究[J].湖北三峡职业技术学院学报，2013，01：67-69

[2]曹红珍，郑奇茹.高校二级学院办公室管理效能：影响因素与对策分析[J].教育教学论坛，2012，18：95-96

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高校二级学院办公室 篇4

1. 二级学院办公室服务教学工作的客观性

高等学校作为先进科学文化的集散地和创造源, 是人才培养的摇篮, 负有不可推卸的服务社会的责任, 决定了高校根本任务是培养服务社会的优秀人才。教学是培养人才中最基本的活动, 在学校教育体系中应居于中心地位。把教学工作作为高校的中心工作, 由高校的根本任务和教育工作特点所决定。教学质量是高校生存和发展的生命线, 坚持教学工作的中心地位是保证教学质量的需要, 是服务地方经济发展的需要, 坚持“质量立校”之路的需要, 只有突出教学工作中心地位, 加大教学改革力度, 增加教学投入, 才能不断提高教育教学质量, 确保各项工作全面、协调、可持续发展。地方本科高校服务地方经济和社会发展不仅是自身的功能所在, 而且是时代赋予的重要责任, 要坚持教学工作的中心地位, 各项工作均围绕中心开展, 因此二级学院办公室必须服务于教学工作。

2. 二级学院办公室性质决定服务教学工作的必然性

高校二级学院办公室作为学校的综合管理部门, 是承上启下、联系内外、沟通信息的枢纽。它的职责主要是参谋、宣传、协调和服务。二级学院办公室的工作性质决定了其工作必须围绕学校的中心工作展开, 也就是说二级学院办公室工作必须服从和服务于教学这个中心, 必须树立为教学中心服务、为培养人才服务的理念, 紧紧围绕中心工作来转变职能、转变作风、提高服务, 想教学之所想, 急教学之所急, 办教学之所需, 保障良好的教学工作环境。

2.1 参谋和助手职能

二级学院院领导人多是学术方面的专家或学科带头人, 专业业务工作繁忙, 二级学院行政管理方面的工作不可能事必躬亲, 许多行政管理方面决策须通过办公室来提出组织实施意见。这要求二级学院办公室工作人员须有扎实的专业背景知识, 了解、掌握工作动态, 深入调查研究相关政策, 把握决策取向, 抓住重点问题, 搜集整理与二级学院改革发展有关的新信息、新资料, 做到有分析、有判断、有建议, 对落实学校要求和本学院工作方向等提出参谋意见, 对即将落实或实施的工作考虑可能出现的问题和应对措施, 为领导决策提供具体可操作性的依据。要对职能部门的工作动态、兄弟学院成功经验和失误教训、学院内部信息反馈及时了解和掌握, 为领导科学决策提供帮助。同时还要承担“善后”服务, 发挥好助手作用。但在工作中要明确与领导从属关系, 切忌越俎代庖。

2.2 协调职能

工作中职能部门与学院、领导与教师之间所处的位置、立足点不同, 对一些问题的认识和处理可能存在分歧, 易产生矛盾, 二级学院办公室工作人员需要在协调、沟通上下足工夫, 承担工作协调、信息协调、关系和矛盾协调等工作, 协调工作中需主次分明, 明确重点, 围绕师生关注的热点和难点问题, 做好日常工作的目标、任务, 消除矛盾, 加强管理过程中环节配合, 消除不和谐现象, 审时度势, 以与时俱进、积极进取的精神状态保证各项工作顺利开展, 形成宽松和谐的育人环境。

2.3 宣传职能

二级学院办公室是二级学院的“窗口”, 主要联系渠道就是与同行、合作单位、教师、学生之间的联系, 在市场经济条件下, 高校之间的竞争越来越激烈, 社会、家长、学生的需求日新月异, 必须加强自我宣传, 树立形象, 创造良好的舆论氛围, 通过各种媒合传达校院有关方针、政策及其办学策略和措施, 将学院的各项教科研成果能够及时地全方位地向社会各界展示。

2.4 服务职能

二级学院办公室工作人员须树立以人为本、科学发展、服务第一的观念, 通过对二级学院领导、师生、院内外各部门等对象的服务, 实现工作职责。工作中须具备主动服务意识, 提高服务质量, 做一个踏实的服务员。妥善处理好与师生的关系, 及时传达学校的教学科研信息, 始终绷紧为师生服务这根弦, 给学生以理解和关怀, 充分发挥服务育人的功能, 主动深入各层面, 了解师生工作中遇到的困难, 在职权范围内的设法加以解决, 在职权范围外的及时反馈给领导和上级部门, 争取按时解决, 避免类似问题扩大化, 避免矛盾扩大化。

3. 办公室工作要更多地融入教学工作

3.1 指导思想上增强服务性

二级学院办公室各项工作都要教学为中心。教学工作涉及多部门的系统工作, 教师担负着繁重的教学、科研任务, 困难多, 压力大, 工作十分辛苦, 仅仅有教师和教务部门的努力还远远不够的, 须依靠各部门密切协作和互相配合, 而学校几乎所有的工作领域, 都可能涉到二级学院办公室工作。二级学院办公室要通过为师生员工提供服务来实现管理目标, 思想上具备主动服务意识, 提高服务质量, 增强责任观念、服务观念, 把服务作为二级学院办公室工作的指导思想和根本宗旨, 在完成工作职责同时, 努力为师生服务, 当好教学工作的“后勤部长”。

3.2 职能发挥上突出主动性

二级学院办公室工作要切实发挥信息主渠道的作用, 围绕教学中心工作, 根据要求, 跟踪教学工作的重点、教学研究的热点问题等, 挖掘高质量的信息, 捕捉教学改革动态, 为领导把握全局、制定决策、指导工作提供参考和依据。要发挥二级学院办公室的协调职能, 处理好与职能部门的关系, 实现同轴共转、齐心共抓。对于有些工作中亟待解决的问题, 要了解真情, 及时汇报为领导作出正确判断提供依据;注意发现和弥补工作中的漏洞, 适时提醒领导解决突出的问题, 把二级学院办公室的参谋作用充分地贯穿于日常工作之中。

3.3 工作取向上体现务实性

服从和服务于教学工作不仅在指导思想上应将其纳入二级学院办公室整体工作中去认识、去把握, 在具体工作中也应紧密结合各项业务工作, 与各职能部门及时沟通, 形成力量上相互支持、工作上相互配合、效果上相得益彰的良好局面。二级学院办公室人员必须围绕教学工作, 更要紧紧盯住教学工作中的重点、难点、热点问题思考、设计和开展工作, 更多地关注教学工作, 转变作风、提高服务, 想教学之所想, 急教学之所急, 办教学之所需, 保障良好的教学工作环境。

4. 服务教学的工作创新

创新是一个民族进步的灵魂, 是国家兴旺发达的不竭动力。教育在发展, 学校在发展, 二级学院办公室工作面临许多新课题, 这就需要我们在继承优良传统和宝贵经验的基础上, 在服从、服务于教学等具体工作中, 与时俱进, 开拓创新。

4.1 创新服务领域

从一定意义上说, 二级学院工作涉及领域有多宽, 二级学院办公室工作服务领域就应有多宽。要服务教学工作, 就不能局限于自己的“弹丸之地”, 要走出二级学院办公室狭小的活动范围, 敢于跳出二级学院办公室的“小天地”。这就要求二级学院办公室把触角不断向外延伸, 不断开拓新的工作领域。凡是二级学院工作需要的, 凡是师生要求的, 都应纳入办公室工作的范围, 尽全力完善。行文、会议、领导活动安排、信息上报等工作应力求完善和细化, 为领导决策提供有选择的方案。协调要全面权衡利弊, 参谋缓解利益冲突, 使有关各方达成共识, 达成可接受的方案, 不断扩大服务领域凝聚合力, 共同干好工作。

4.2 创新服务方式

二级学院办公室是一个纯服务部门, 要通过服务教学的实际工作, 更多地考虑如何创新管理, 创新服务方式, 为二级学院的改革和发展服务, 要从被动服务向主动服务转变。凡事预则立, 不预则废。二级学院办公室应立足于二级学院工作大局, 对各项工作超前把握, 对有关工作早考虑、早研究。尤其应当在增强政治敏锐性上体现主动服务, 在重大问题上发挥主动作用。从一般性服务向优质服务转变, 紧紧围绕每阶段二级学院的总体部署和中心工作, 创造性地开展工作。

4.3 创新服务机制

在服务教学的工作中, 二级学院办公室工作的内容和领域也不断增多, 节奏明显加快, 面对纷繁艰巨的工作任务, 二级学院办公室需要建立和完善各项工作程序、标准和规范, 理顺关系, 统一协调工作程序, 形成信息灵敏、反应快捷、科学合理、优质高效的服务机制。创新服务机制, 必须处理好三个关系。一是宏观与微观的关系。二级学院办公室是二级学院综合性部门, 这决定了二级学院办公室工作要站在宏观综合的角度, 着眼于全局, 从整体需要出发, 辅助学院领导决策, 求取最好效果。同时, 二级学院办公室也有着微观具体的工作内容, 开拓信息、管理、后勤工作等。二是全面与重点的关系。二级学院办公室工作无小事, 不可出现闪失, 必须以高度负责的精神做好每项工作, 高标准严要求地处理好每件事情。但是, 事物本身有人小、主次之别, 必须突出重点, 抓住主要矛盾和重点工作, 在工作精力上有所侧重;同时, 对一些小事也不能不顾及, 不事不抓, 日积月累, 就会酿成大事, 贻误工作。三是为领导服务与为师生服务的关系。为领导服务是二级学院办公室义不容辞的职责, 领导交办的事要不折不扣地去完成。但为领导服务和为师生服务是一致的, 为领导服务的出发点和落脚点是为了更好地为师生服务。因此, 在为领导服务的同时, 更应突出为师生服务。为师生服务也是改进作风的必然要求, 要克服形式主义。

5. 结语

学院办公室工作要点 篇5

一、指导思想

以学校总体工作部署为指针，以教育教学工作为中心，以“运转有序、协调有力、督促有效、服务到位”为目标，贯彻服务宗旨，发挥协调作用，抓好内部建设，努力提高素质，在全院教职工的支持和配合下，有目的、有条理、高效益地开展工作，为学院提质量、创成绩而服务。

二、主要工作目标

1．协调好校内外各种关系，促进两校融合；

2．制订“规范管理主题年”工作方案；

3．制订方案并组织实施绩效（目标）管理；

4．继续开展机关作风建设，建设机关作风建设长效机制；

5．完善、印制学院制度汇编；

6．制订宣传工作方案，宣传工作再上台阶；

7.举办好建党90周年和辛亥革命100周年纪念活动

8.办公室全体工作人员思想、业务素质再上台阶；

三、主要工作内容与措施

（一）加强工作人员思想作风建设，开展优质文明服务

进一步加强办公室人员的理论业务学习和技能培训，根据学校安排，认真学习党的十七大和第十八次全国高校党建会议精神，同时认真学习

高等职业教育理论以及办公室工作的有关业务知识；加强办公室人员思想作风的锻炼培养，增强事业心、责任感，增强服务意识，改进工作作风，全心全意为教学科研和广大师生员工服务。巩固去年机关作风建设成果，制订方案，会同有关部门切实有效地组织开展机关作风建设活动。办公室全体人员要率先垂范，将机关作风建设常态化，使作风建设贯穿机关全年工作的始终和方方面面，体现在每一位人员的思想认识和具体工作中。

（二）加强办公室工作规范化建设，进一步提高工作水平

根据学院《目标（绩效）管理办法》，结合自身实际，制订处室内各个岗位的工作目标，完善并落实办公室的各项管理制度，明确岗位工作职责，规范工作程序和工作环节，提高工作质量和效率，落实目标责任制。在办文、接待、会议安排、内外交流与宣传、公务出车等各方面进一步推行规范化服务，继续实行首问负责制，创建办公室文明窗口形象；本举办1-2期系（院、部）办公室主任学习班，加强对系（院、部）办公室和机关文秘人员的业务培训，提高全校办公室工作水平。

做好学院月度例会和周安排工作，坚持处室内每周例会制度和周工作安排制度，加强内部沟通协调，使集体决策和分工负责相统一，促进处室内和的协作、补位和配合。

（三）围绕两校整合，做好协调与服务工作

两校整合是今年学院工作的重要内容，全体工作人员要围绕这一工作

重点，顾大局，识大体，服从安排，积极投入，充分发挥集体与个人智慧，推动整合工作科学、高效、有序的进行。

（四）做好党建工作，为学院科学发展提供坚强的政治和组织保证

一是扎实推进学习型党组织建设，会同组织部门制定全院学习计划，明确学习内容和要求，加强学习督查和效果检查。在院党委的领导下，组织好党委中心组学习和领导班子民主生活会。二是加强对党总支（支部）工作的指导，推进党支部工作创新。指导和督促各总支制订制度，过好组织生活，开好民主生活会，凝聚各系（院、部）活力，推动学院各项工作不断朝前发展。三是开展一系列“学党史，知党情，跟党走”的教育和实践活动，让广大党员学有所获，行有所成；举行隆重简朴的纪念活动，表彰一批先进党员和先进党组织，鼓励广大党员干部的斗志，宣传党的正面形象，强化党在学院工作中的核心引领作用。

（五）加强宣传工作，提升学院良好形象

制订宣传工作方案，巩固和扩大已经取得的宣传成果，创新宣传形式和方式。今年宣传工作的重点是树立典型，引导校园风尚，继续扩大学院在社会上的知名度和美誉度。要大力宣传教育教学改革中的亮点，挖掘师生中的先进人物与事例，进行宣传策划与提炼，充分利用本地主流新闻媒体，对学院的正面形象进行立体式宣传报道。做好宣传统计与表彰工作。

1．整合校内宣传资源，创新宣传思路，形成宣传合力

清理、整合校内各种宣传资源，利用现代信息技术，充分发挥网、报、刊、橱窗、简报、电子屏、短信、广播等媒介的平台作用，形成宣传合力。规范宣传行为，统一宣传口径，推行新闻发言人制度。继续加强宣传队伍建设，构建相对稳定的教师和学生的宣传网络，本举办1-2次宣传人员专题培训。

2.继续加强学院网站工作

以两校融合，网站对接为重点，以提高队伍素质，规范网站管理为抓手，对现有网站进行改良，在版面设计、内容结构上高水平体现学院办学实力。继续加强对各系（院、部）、处室子站建设的指导，督促各子站的规范化建设。监控网络舆情，关注网络信息，及时反馈，提供资讯，为树立学院的良好形象再作贡献。

3.加强院报和院刊的建设

主动出击，广泛联系，深入教育教学一线调查研究，挖掘、采写高质量的信息稿件，特别要注意捕捉导向性、综合性、创新性的信息。把握方向，强调院报党的喉舌功能；提高文字水平，增强稿件的可读性；科学编排栏目，贴近生活，增加稿件的趣味性。继续加大向市委、市政府、省市教育主管部门信息上报力度。继续办好《野芷湖文丛》，挖掘稿源，提高质量，增加出版期数，使之成为师生校园文化、科研、生活的品牌。

4.广泛开展对外宣传

充分利用社会新闻网络，与各主流媒体建立广泛联系，做到为我所用。本重点宣传两校整合、教改成果，保持每月在各主流媒体上有2-3篇专题或软性的报道，争取在《中国教育报》、《长江日报》等权威媒体上对学院有1-2篇综合报道。精心策划，树立典型，重点推出一名优秀学生，挖掘一名优秀教师，让广大师生员工学有榜样，赶有目标。

（六）加强信访稳定工作

按照国家新修订的《信访工作条例》，进一步明确信访工作要求，规范信访工作程序，积极主动地处理好各类信访问题，加大对重要信访事项的督促检查力度，确保“件件有着落，事事有回音”。继续坚持“院长接待日”制度，做好“书记、校长信箱”以及来人、来电、来信的接待受理工作，加强督办落实，妥善处理好师生关心关注的突出问题和涉及师生切身利益、事关教学科研中心工作，以及影响学校改革发展稳定大局的信访问题。按照教育部颁布的新的《教育系统突发事件应急预案》，修订、完善《武汉城市职业学院突发事件应急预案》，建立健全安全稳定长效机制。

（七）积极开展中外合作与交流

重点定位英国、澳大利亚、新西兰等具有先进职业教育模式和经验的国家，加强与其沟通和联系，积极探索高职教育国际间合作交流，引进其先进的高职院校教育理念，拓宽人才培养渠道。今年力争开启1-2

个中外合作办学或交流项目。与市教师出国培训项目相对接，选送3－5名教师到国外进修学习。

（八）做好档案管理，促进档案的开发利用

本继续规范档案的搜集、整理与利用工作。根据合校后的新情况，加强档案工作规范化建设和档案文书人员的业务培训，认真做好2011年文书档案立卷和武工院档案的移交、归并、整理工作，按统一标准建立学院档案；做好大事记。

（九）规范服务行为，确保公车运转有序

继续强调车队工作人员服务意识，严格考勤管理，强化安全责任意识，做到定车、定岗、定人、定事。公示出车动态，进一步严格工作量管理与记载。结合实际情况，执行好出车预约与审批制度。做好公务用车的保养与管理工作。

（十）服务学院发展大局，做好专项性工作

认真思考，精心策划、配合学院工作重点，在党委的领导下制订并组织实施“规范管理主题年”工作方案和《绩效（目标）管理办法》，通过党委会、院长办公会最终完善、确定学院制度汇编文稿，印制学院制度汇编。

（十一）建立良好的部门文化

按照爱岗敬业、乐于奉献，团结协作、和谐友善，开拓进取、追求卓越的工作要求，在全体工作人员中牢固树立大局意识、服务意识、责

高校二级学院办公室 篇6

关键词：二级学院 办公室 信息管理

二级学院办公室作为高校的基层综合性办公机构，处于二级学院的中心枢纽位置，是学校和二级学院教学、科研、管理等各类信息的重要集散地，起着承上启下、联系内外、沟通左右的桥梁作用，承担着为学院领导、老师和学生服务的重要职能。因此，新时期面对高等教育的巨大变革，深入研究二级学院办公室如何不断加强信息管理工作，提高办公室工作效能，提升服务水平，是办公室工作人员都应思考的一个重要课题。

一、加强二级学院办公室信息管理工作的重要意义

信息是高校实现现代化管理和内涵式发展的重要资源，对高校的稳定发展起着重要的推动作用，而且高校各项工作的顺利开展也离不开信息工作的大力支持。随着高校的不断扩招，师生数量迅速增长，二级学院办公室的工作量和工作范围都大量增加，工作任务更加繁重，汇聚的信息更是保罗万象，信息管理工作的重要作用也愈加突显。因此，加强高校二级学院办公室信息工作的管理，具有重要的现实意义。

一是为领导作好参谋作用。决策的基础是掌握有效的信息资源。二级学院的信息工作可以为二级学院战略性发展决策提供所需的关键性信息，使学院领导熟知校情、院情，捕捉学科发展新动态，发现学院新问题，从而做出科学的决策。因此，在在领导做重大决策的时候，办公室一定要做好信息调查研究工作，收集掌握大量详实的基础信息，为学院领导的各类决定提供基础依据，当好领导的参谋助手。

二是提高基层工作服务水平。加强信息管理工作，能够及时掌握二级学院院情，了解师生思想动态，化解各类矛盾。做好信息管理工作，就能够不断提高办公室工作的服务质量，改进服务方法，提高办公室工作效率，充分发挥办公室的管理与服务保障功能，保证学院各项工作的顺利开展。

三是把握高等教育发展新形势。随着高等教育的深入改革，二级学院办公室成为了学院内外各种信息的聚集地和中转站。面对纷繁复杂的各类信息，只有做好对信息的收集、处理和提炼工作，才能有助于把握高等教育发展的新形势。

二、二级学院办公室信息管理工作面临的问题

信息是领导进行规划和决策的重要依据，是实现管理目标的基本手段。加强信息工作管理，对于促进高校实现决策民主化、科学化，深化高校改革、确保高校稳定发展发挥着日益重要的功能。但在实际工作中，高校二级学院办公室信息工作普遍面临以下问题：信息管理工作不够重视，信息工作队伍不健全，信息工作管理制度不够完善。

1、信息工作的重要性认识不够

部分二级学院领导在实行管理和决策还主要依靠以往经验， 没有认识到信息工作在科学管理、转变工作作风和民主办学等方面的重要性，认为信息管理工作可有可无。对二级学院信息工作的开展政策支持不够、人员安排欠少、指导关心欠缺、任务分配不多，严重影响了二级学院信息管理工作的开展。

2、信息工作队伍建设不健全

由于缺乏重视，多数高校和二级学院均未设立专门的信息管理工作人员，反而多为办公室行政管理人员兼任，其队伍建设严重滞后。同时信息管理工作人员能力不足，业务水平不高，不能适应当前形势发展需要。而且不少信息工作人员信息意识不强，缺乏对信息管理工作的必要认识。

3、信息工作管理制度不够完善

由于主客观方面的原因，多数高校还未建立起完善有效的科学考核、奖惩、信息报送、人员培训、定期分析、重大信息失职责任追究等信息工作机制，信息工作还未走向制度化、规范化和科学化。

4、信息工作质量不高

作为学院的中枢，办公室工作人员收集的信息往往较多，但大多信息工作人员仅仅满足于就事论事，单纯、平面地反映学院在各个方面存在的问题，而对产生这些问题的原因却不加分析或分析肤浅，对信息的加工、凝练太少，没有提出解决的意见和建议。同时由于信息工作的目标通常不确定，工作人员反映大多是学院教学、科研、综合管理等方面的日常工作，没有抓住学院校的中心工作和阶段性主要工作，导致信息的参考价值和服务功能不能充分发挥。

三、加强二级学院办公室信息管理工作的措施

1、加强信息管理工作的再认识

信息是管理的基础和保证，没有信息，科学管理就无从谈起。当前随着计算机网络、通信等信息技术的飞速发展，社会信息化已是大势所趋。传统的信息傳递的内容、方式等都发生了根本改变，信息管理工作面临着诸多挑战。因此，高校二级学院办公室的管理工作者必须转变观念，进一步提高对加强信息工作的重要性、紧迫性的认识。同时还要认清信息工作飞速发展的客观现实，采取科学的应对措施，才能实现对信息工作的有效管理，促进高校二级学院办公室的信息管理工作的发展。

2、建立、健全信息管理工作队伍

要做好高校信息工作，一支数量充足、质量高的信息管理工作队伍必不可缺。因此，在选拔信息工作人员时，要注意遴选业务水平突出和工作作风优良的人员。同时还要加强对信息管理人员的业务培训，要求能够熟悉高校工作，有较强的计算机操作能力、文字表达与综合分析能力等。要组织信息管理工作人员与同行进行交流，取长补短，汲取先进的信息管理工作经验。最后要强化对信息工作队伍的管理，完善队伍管理制度，能者上、庸者下，始终将优秀人才保留在队伍中。

3、完善信息管理工作机制

建立健全的信息网络是信息工作的基础，只有在全面掌握各类信息的基础上，才能有效地调整工作动态，有效地实行管理和服务。要建立健全灵敏高效的信息工作运行机制，明确信息机构、信息载体及其职责，明确学院内部信息工作分管负责人和信息人员，落实工作责任制。明确信息管理考核奖励机制，要加强制度建设，健全科学的信息编写、报送、审核机制，确保信息的质量，建立信息、评比制度，定期召开会议，通报信息开展情况，交流心得体会，推动工作深入开展，并将信息工作纳入岗位目标管理之中，使信息工作有章可循、有制可依。

4、拓宽信息收集渠道

二级学院办公室信息工作必须突破旧的封闭体系，充分发掘社会信息资源，要积极整理、收集教育、经济、科技等其他方面的信息，特别是要分析社会经济和科技等方面的发展对高校人才培养和科研工作、教研工作的要求，从而增强高校适应社会发展、参与社会竞争和争取社会支持的能力，不断加强高校与社会各界的联系与合作。

参考文献：

[1] 朱娜.办公室信息管理研究[J].中国管理信息化，2011（12）.

[2] 朱盈.论高校办公室信息工作的发展趋势与具体对策[J].科技风，2013（7）.

高校二级学院教学办公室工作探讨 篇7

关键词：教学办公室,二级学院,教学管理,教学工作

高校二级学院教学办公室是大学中教学单位的一个枢纽机构, 它主要是安排与教学管理的相关工作:修订培养计划、安排教学任务、维持教学秩序以及监控教学质量工作。目前大量高校二级管理部门的教学办公室任务量在原有基础上急剧增加, 原因包括有:高校扩招带来学生数量激增、二级管理导致大量事务下放、各类各层次的评建工作。在人员基本保持不变的前提下, 教学办公室工作越来越多, 教学办公室的工作人员越来越不堪重负, 教学秘书、教办主任加班加点现象很严重, 部分人员要求调离教学办公室的现象越来越普遍, 以至于很多新教职员工对教学办公室敬而畏之、畏而避之。为厘清二级学院教学办公室的相关职责、发挥教学办公室的核心职能、实现更有效为教学服务的目标, 本人在结合多年的教学办公室工作经验, 针对高校变化的新形势, 对教学办公室的工作提出以下几点探讨:

一、充分认识到教学办公室的枢纽作用

大学作为一个教书育人为主业的地方, 教学工作毫无疑问在整个工作中处于核心地位。

因此教学办公室也就成为协调二级学院领导、教师、学生的一个“枢纽”作用。大学主旨是培养适应社会的合格人才, 教学才是大学和院系应该更侧重的中心工作。教学办公室是从事教学管理工作, 是教学工作的中心环节, 因此也就当仁不让地成为了教学单位的“枢纽”。学校领导和学院领导应从内心深处和实际行动上认可教学工作的中心地位, 进而支持教学办公室的核心工作。学院教师也应充分认识教学的中心地位, 并把大部分的精力用于教学工作, 在此基础上, 接受教学办公室的调配和管理, 并从教学办公室得到相关的教学信息, 完善自己的教课内容, 虚心接受专家教师的相关意见, 勇于参加各类教学质量大赛。在校学生更应该以学校的教学工作为中心进行学习, 故此应接受教学办公室的领导, 努力学习并配合教学办公室的管理工作, 及时反馈教师的课堂效果, 达到更好的学习目的。因此, 无论从二级学院领导的角度, 还是从教师学生的角度来说, 教学办公室都是其教学管理工作的重要一环, 因此教学办公室的确可以起到二级学院领导、教师、学生的一个“枢纽”作用。

二、加强教学办公室的人才队伍建设

教学办公室的工作极为琐碎繁杂, 因此教学办公室的工作人员的素质具有如下特殊要求。 (1) 首先应该热爱教学相关管理工作, 努力为教师和学生提供更好的后勤保障, 并对教学相关管理工作具有较强的责任感和敬业精神。 (2) 由于教学工作的重要性和繁琐性, 也要求教学办公室的工作人员能够具有原则性和灵活性相结合的处理能力。对于学院的教学纪律规定, 必须讲究原则性, 按照严格的办事规定进行办理。但对于具体的事务性工作, 从为教师学生服务的管理出发, 在不违背相关规定的前提下尽可能地为教师学生进行灵活处理。 (3) 要求教学办公室的工作人员具有教学管理相关工作的专业知识。特别是熟练掌握和运用学校和学院的教学管理专业软件, 并能够解决教师和学生对软件简单问题。

为保证办公室人员具有上述素质, 应该从办公人员的招聘就开始入手。办公室工作人员尽可能招聘具有档案或管理专业出身的人员, 以保证从一开始工作人员就容易上手。而且要求这些工作人员具有乐观向上的健康心态, 以保证这些工作人员能在繁琐细杂的工作中仍然能够尽心尽责地工作。当然, 无论是专业出身的工作人员, 还是非专业出身的工作人员, 进入教学办公室之后, 均要进行新旧人员交接, 由之前的工作人员把相关技巧和相关管理内容交代给新的工作人员, 例如教学软件的使用、教学档案的交接以及教学管理重点注意事项等内容。对于上岗后的工作人员, 应定期或不定期进行培训, 包括脱产或半脱产培训相关教学软件、培训相关教学档案, 或者组织工作人员参观学习其他典型教学办公室的规章制度及做法。

三、高度重视教学办公室的相关工作

由于教学办公室能够起到协调二级学院领导、教师、学生的一个“枢纽”作用, 二级学院应该高度重视教学管理工作。 (1) 首先应该在制度上, 因地制宜地制定合乎实际的规章制度, 从制度层次确定教学办公室的中枢纽带作用。通过制度, 可突出教学办公室地位, 努力树立一切为教学服务的思想, 从而促使教学办公室人员能够积极主动做好教学服务工作, 有效保证高校人才能够达到培养目标。 (2) 思想和行动上高度重视教学工作。教学管理工作不能流于形式, 而应该通过教学办公室的积极组织来服务教学过程, 并把教育教学的新思想、新举措经广泛验证后贯彻进整个教学过程, 从而使教学改革能够真正提高教学效果, 达到良好的课堂教学效果。 (3) 十分重视教学办公室的团结工作。教学办公室的很多工作要靠大家共同协作完成, 教学办公室各成员之间应加强协作、团结互助, 使教学办公室成为一个具有凝集力和战斗力的团队, 这样教学办公室的各项工作才能顺利开展并高效完成。

四、结语

教书育人是高校的核心任务。作为教学管理的中枢机构, 二级学院教学办公室在大学教学工作中具有重要地位。通过充分认识到教学办公室的枢纽作用, 学校和学院应在思想上高度重视作为教学工的中心环节的教学办公室;通过加强教学办公室的人才队伍建设, 可以使教学办公室人员素质更适应新形势下高校教学工作变化;通过高度重视教学办公室的相关工作, 保证教学办公室的各项工作顺利开展并高效完成。

参考文献

[1]刘必荣, 凌福林.高校二级学院办公室服务教学工作探讨[J].文教资料, 2011.8, 213-214.

高校二级学院办公室 篇8

关键词：二级学院,办公室,工作质量

一、提高学院办公室工作质量的重要性

高校二级学院办公室是二级学院行政、教学和科研工作顺利开展的重要机构。作为学院的综合办事机构, 办公室在学院整体运转过程中, 发挥着承上启下、协调左右的重要作用, 肩负着组织、协调、服务、参谋、督办、信息传递等基本职能。随着近年来扩大招生工作的稳步推进, 学院办公室也在适应发展的需要, 尝试进行各种不同程度、不同方式的变革。尤其在以信息获取为特征和任务的新时期, 信息化正在影响和改变着师生的生活、学习和工作方式。如果无法及时适应时代的需要和变化, 则会令办公室工作难以做到与时俱进、根据形势齐头并进, 相应地提高工作质量, 进而最终影响学院的行政、教学和科研工作。因此, 在新时期必须更加清楚地认识到办公室工作的重要性, 要树立与时俱进的时代意识, 要善于抓住信息加快这一契机, 不断适应社会发展变化, 摒弃某些陈旧过时的管理观念, 积极探讨如何进一步提高办公室工作的质量, 使学院教学科研工作正常运转, 为领导和广大师生工作提供较高水平的服务质量。

二、制约学院办公室质量提高的因素

(一) 信息化令应对的任务名目更加繁多, 工作量和强度有形加大

首先, 许多高校的行政机构主要按照政府机关的模式进行建制, 甚至一些高校所设机构在行政分工中有增无减, 行政部门加上党委部门, 数量相当可观。学院办公室不但要做好学校校办、行政机关部处、和党办及党委部门下达的工作任务, 还要做好本学院领导下达的各项任务和日常业务。其次, 随着电子信息系统的引入, 办公室从设备到软件, 再到管理模式和上级部门的工作也逐渐向信息化过渡。而这种过渡并没有取代传统工作模式, 而是在此基础上平行叠加任务, 这就使得工作量有形加大。再次, 学院办公室作为学院对外的窗口, 还将面临着由于扩招以及体制改革而逐渐增多的各种校内外来访、接待和应酬等工作。工作量和强度的提高, 容易致使工作效率和质量形成向下波动的趋势。

(二) 对办公室人员的协调能力提出更高的要求

办公室是一个较为敏感和微妙的工作位置, 处在学院领导、教师以及学生之间的位置。由于面向的各个服务对象属性不同且各自的立足点不同, 他们对一些问题的认识和处理可能存在分歧, 容易产生不同的意见和看法。尤其在信息时期, 由于工作应对的对象更加复杂化和多元化, 各种不同的意见, 甚至各方的利益表达也可能比以前更加明显和重要。这对办公室人员提出了更高的应对和协调能力要求, 需要在协调、沟通上掌握具备较丰富的经验和较高的能力。

(三) 老旧的管理方式在新时期将面临更大挑战

随着计算机网络技术的广泛应用, 一些传统的管理观念、手段和方式在新时期将会面临更大的挑战, 如不及时调整, 可能将落后于时代发展的需要和现代化的管理需要。过去一些管理方式的不足之处在于过分拘泥于形式, 难以充分利用现代信息、网络和通信技术, 超越时间、空间与部门分隔的限制将行政管理和服务加以整合, 形成效率提高不明显的局面。

(四) 办公室队伍结构仍需进一步优化

目前许多高校二级学院对办公室管理工作尚缺乏正确的认识, 普遍把办公室工作当作一般事务性工作。不少办公室人员较少接受管理学、教育学、心理学方面的专门学习和培训, 其现代管理岗位知识有所欠缺。另一方面, 在学校的人才培养规划中, 对办公室人员的培养、进修和提高都缺乏有力的政策支持, 学院管理人员较难得到有效的进修和提高的机会, 导致办公室人员知识结构单一。在讲究人性化的社会发展时期, 具备管理学、教育学、心理学等更加多元的知识结构是大势所趋和未来工作需要。再者, 随着招生规模的大幅度增加, 学院办公室人员编制严重缺乏。早在八十年代末, 学校在校生只有几千人的时候, 办公室人员的编制一般有3人, 现在有些高校在校生已经有4万—5万人, 但是学院办公室成员基本在4—5人, 工作负荷远远超过八十年代末, 九十年代初。急需增补人员, 调整结构。

三、提高学院办公室质量的对策建议

(一) 不断提高敬业意识与责任意识

办公室工作不仅量大事杂, 而且忙碌辛苦, 特别是信息化令办公室必须应对的任务名目更加繁多。在工作量加大的情况下, 办公室人员更加要坚持以身作则, 以强烈的事业心和高度的责任感, 恪尽职守、不辞辛苦、不计得失, 认真负责地完成各项工作和任务。同时, 还应该主动认真钻研业务, 真正地体现出爱岗敬业、乐于奉献的职业精神。只有稳固地树立敬业意识与责任意识, 才能拥有良好、积极的心态应对各项日益繁重的工作, 才能以最好的服务态度为学院、领导和广大师生奉献更优质的服务和更高的办公室工作质量。

(二) 积极做好领导的参谋和助手工作

办公室作为上级领导的重要参谋和助手, 担负着重大责任。办公室人员必须树立对上级负责的强烈责任意识。对上级要服从, 不折不扣地完成交办的任务, 对于办公室业务范围内的, 或是领导交办的事情, 都要尽心尽责、责无旁贷地完成好, 不断提高相关业务能力和责任意识。对于自己业务范围外却事关学校、事关领导的其他事情, 也要以积极的态度认真对待, 并积极反映给相关方面或协助解决。要当好领导的参谋和助手, 需要注意以下几点:第一, 注意把握时事动态, 加强理论学习。只有掌握一定的时事、政策、方针, 加强理论知识的学习, 特别是准确把握有关教育发展改革的大政方针, 熟悉与学校教育、教学等各项工作有关的政策法规, 树立科学发展和改革创新的新观念, 才能从奉命办事向参谋智囊转化, 为领导开展工作提供较为全面、系统、周密的建议。第二, 需要身体力行, 深入实际调查研究。要利用面向师生和社会收集各类信息与数据的优势, 积极听取各方意见, 捕捉有价值的材料, 做好数据分析工作, 为领导决策提供准确可靠的资料或可行性方案。第三, 要从大局出发, 以事业为重。把“做好参谋, 当好助手”作为己任, 协助领导做好对工作方案的实施和督查工作, 及时将有关信息反馈给领导和上级部门, 保证决策工作的科学性和实施方案的可行性。

(三) 努力做好协调与组织工作, 尤其是群众层面的工作

除了对上级领导负责, 办公室同时承担着对师生服务的工作和义务。日常工作应该注意走群众路线, 树立群众观点, 提高对师生工作的服务质量。师生的满意度很大程度决定了办公室工作质量评价的高低, 因此需要谨小慎微地处理好师生工作。随着各种改革的不断深入, 各方的利益日益多元化, 办公室面对来自各方面的矛盾越来越多, 需要协调的关系也越来越复杂, 办公室人员要注意做好师生的工作协调、信息协调、关系和矛盾协调等工作。这就要求做到:对内组织协调各部门和各方面群体的利益关系, 保证工作的正常运转和有条不紊地开展, 营造良好的内部氛围;对外则注意多方沟通, 争取更多部处资源的支持, 为学院的改革和持续发展创造良好的外部环境。协调工作中需注意主次分明, 明确重点, 围绕领导、师生关注的热点和难点问题, 加强管理过程中各个环节的配合, 消除不和谐现象, 以做好协调和师生层面的工作。

(四) 与时俱进, 积极探索网络化管理手段

高等教育事业正处于蓬勃的发展阶段, 在各学院办学规模日益扩大的形势下, 传统的行政办公模式可能将逐渐不适应现代办公室的需求。从长远的眼光看, 积极主动探索新时期下新的管理观念和手段成为高校发展的内在要求和必然趋势。另外, 在信息时代背景下, 实现网络化管理才能更好地实现信息资源共享、增强科学决策, 提高学院的管理水平和工作效率。因此, 紧跟时代步伐, 积极探索网络化管理手段, 抢占管理制高点显得尤为重要。

(五) 努力打造专业化、结构合理的行政管理队伍

如果没有优质的办公室管理队伍加以组织和管理, 即使有优秀的教师和科研人员, 也难以造就出高水平的人才和成果。办公室人员自身的素质不仅直接影响管理的效率和服务的质量, 更是影响着学院教学科研事业的健康发展。新时期要求办公室人员必须拥有丰富的管理理论知识, 树立现代化的管理理念, 掌握现代化管理技术, 运用先进的管理手段, 才能提供优质的服务和高效率的管理。因此建设一支精干的、知识化的、专业化的高素质管理队伍至关重要。学校、学院应该重视现有办公室人员的知识化、专业化培训, 提供各种学习的机会, 以提高他们自身综合素质。在条件许可的情况下, 配备有现代信息技术专业背景的年青应届毕业生充实和强化学院办公室管理队伍。

参考文献

[1]王合清.搞好办公室工作需要把握的四组方位词[J].领导科学, 2011, (7) :38-39.

[2]覃干超, 麦茂生.新时期大学办公室主任的职能特点和素质要求[J].学校党建与思想教育, 2011, (8) :73-74.

[3]徐玉.论高校办公室工作人员的角色认知[J].扬州大学学报 (高教研究版) , 2011, (05) :40-43.

高校二级学院办公室 篇9

二级学院办公室, 作为高校最基层的综合办事机构, 主要有两大职能:一是对内, 主要针对本院教学、科研、图书资料、师生管理和后勤服务等方面进行组织、协调、服务、管理;二是对外, 主要负责与本校平行院系及各职能部门的沟通和协调等具体工作。其工作内容庞杂, 类型多样, 重点主要包括:本部门人员的思想政治工作、文件起草、档案统计等。由此, 可以看出二级学院办公室工作的开展好坏, 人员素质的高低直接影响着在其所属高校中的形象以及本部门的各项工作能否顺利完成。当前的二级学院办公室的建设工作中无论是在体制建设、硬件设施建设、人员素质提高等方面均存在较多的不足。

二、高校二级学院办公室建设现状及存在不足

(一) 办公室制度不健全, 工作职责不清。

由于二级学院办公室属高校内部最基层日常行政部门, 随着高校办学事业的发展, 二级学院的办学规模也越来越大。但是二级学院办公室的人员并没有相应的增加, 规模大一点的二级学院办公室可能有五六人, 规模小一点的可能只有三四人, 所以渐渐造成办公室工作“事务多, 人员少”的典型特点。基于此往往使得办公室工作制度建设缺乏系统性;工作人员职责不明, 常常是“一人兼数职”, 造成了整体工作经常处于处理日常繁琐事务的低效率状态的现状。

(二) 办公室硬件设施建设不足, 同时与平行院系及上下级领导之间缺乏必要交流联系。

由于学校经费较为紧张, 使得办公室一些必要的硬件设施建设相对短缺, 影响了办公室的日常行政工作的正常开展;由于通讯手段陈旧与方式单一, 横向联系方面, 兄弟院系之间的互相交流经验次数有限, 共同参与研讨会、培训会的机会亦是少之又少;纵向联系方面, 办公室工作也缺乏与上下级沟通, 不能充分发挥参与政务、参谋助手的作用, 使得其在领导与同学之间的枢纽作用有所减损。 (三) 办公室人员素质有待提高。办公室工作人员的素质主要体现在政治素质、业务能力和工作作风等方面。因平时办公室人员多数时间忙于处理各类事务, 难以进行系统的政治理论学习, 政治素质得不到及时有效的提高;高校院系办公室人员, 缺乏专业训练, 跟不上形势发展的需要来进行科学管理和协调。

(三) 办公室人员素质有待提高。

办公室工作人员的素质主要体现在政治素质、业务能力和工作作风等方面。因平时办公室人员多数时间忙于处理各类事务, 难以进行系统的政治理论学习, 政治素质得不到及时有效的提高;高校院系办公室人员, 缺乏专业训练, 跟不上形势发展的需要来进行科学管理和协调。

三、高校二级学院办公室工作建设改进对策

(一) 建章立制, 科学管理, 努力提高办公室工作的整体水平和效率。

当前多数二级学院办公室工作人员不足, 但教学、科研、学工、行政、后勤等几乎全院所有对内对外琐碎事务都要由办公室来承担。面对如此复杂而繁重的工作任务, 实行建章立制, 科学管理, 即在坚持以人为本的前提下, 建立健全一套科学且行之有效的管理制度是尤为迫切与必要的。为此, 要加强办公室规范化建设, 制订符合实际的各项规章制度, 用制度去规范人、约束人, 努力实现办公室工作的制度化、规范化和科学化。实践证明, 只有这样做, 才能使办公室的各项工作都落到实处, 不断提高办公室工作的整体水平和效率。

(二) 加强办公室硬件设施建设, 增强“横向”、“纵向”沟通交流。

在高校教育教学开展的新形势下, 硬件设施的建设是办公室工作开展的物质基础, 对办公室工作开展的进程中起着至为关键的基础性作用。计算机、打印机、投影仪等现代设备的使用必将大大提高办公室的行政工作效率;同时网络技术的广泛使用改变了办公室传统的管理模式与思维习惯, 引起了办公室管理职能的内涵变化与发展, 使得二级学院办公室与兄弟院系、上下级之间的沟通交流上突破了传统陈旧的方式方法, 代之以通过计算机网络设置的网络专栏、建立集体QQ群、团体飞信等新方法、新手段, 更加快捷方便的实现了彼此间的经验交流沟通。

(三) 着重加强对办公室工作人员素质的培养与提高。

办公室的工作能否做好, 归根结底要靠办公室全体工作人员的努力。人的因素是第一位的, 没有一支高素质的干部队伍, 就不可能有一流的工作成绩。所以办公室工作人员的素质高低直接影响到办公室工作成效的好坏, 二级学院办公室职责多, 任务重, 这就必须要求办公室人员政治强、业务精、作风实、纪律严, 既要有热心服务的态度, 又要有无私奉献的精神。在加强加强政治理论修养的同时更应着重提高其提高服务意识、创新意识, 最终保证二级学院的办公室工作在高校顺利开展。

摘要：当前的二级学院办公室的建设工作中无论是在体制建设、硬件设施建设、人员素质提高等方面均存在较多的不足。

关键词：二级学院,办公室工作

参考文献

[1]陈博.新时期高校办公室信息工作管理初探.湖南师范大学教育科学学报.2010.10.

[2]张文元.首因效应在高校二级学院办公室管理中的应用研究.福建教育学院学报.2009.4.

[3]张金华.浅谈高校二级学院办公室工作的管理艺术.价值工程.2010.2.

[4]朱红峰.再论网络环境下公司办公室职能的转换与创新.广西教育学院学报.

[5]刘昌成.学习型组织:高校办公室建设的新视角.闽江学院学报.2007.2.

[6]阮晓昔.从“管理育人”的角度看做好学校办公室工作.福建教育学报.2004.6.

[7]余峰.高校图书馆办公室主任的素质与办公室职能.图书馆.2009.6.

高校二级学院办公室 篇10

一、目前在高校二级学院办公室管理与建设中面临的主要问题

(一) 二级学院办公室的职能定位不够准确

二级学院办公室的工作千头万绪, 要面对学校多个职能部门下达的工作的工作任务和服务数量众多的学院的师生员工。所以二级学院办公室工作的关键就是要有准确的职能定位, 要明确应有的职能和应达到的工作目标。一旦办公室的职责分工不明确, 工作中就会出现各种缺位或越位的现象。比如, 随着高等教育事业的发展, 不断出现各种新业务、新问题, 很容易与学校其他职能部门交叉, 有的工作看似归属办公室的工作, 实际上不属于管辖范围, 办公室工作人员容易越俎代庖、越权越位, 导致与其他职能部门的矛盾;而有的工作看似与办公室无关, 实际上是业务的扩展, 办公室就不能发挥应有的作用, 进而对学校的工作大局产生不利的影响。这些说明二级学院办公室也面临着认清职能与完成职能的挑战。

(二) 二级学院办公室人员的队伍建设有待提高

二级学院办公室人员的队伍建设体现在人员的结构问题和思想问题, 也就是人员素质问题。当前二级学院办公室队伍建设存在的几个问题:一是业务能力存在不足, 办公室工作人员需要全面了解学校的运转, 教学科研以及学生管理工作, 还需要了解学校各部门的工作职责, 而办公室人员多数时间忙于处理各类事物, 难以进行系统的学习;二是综合能力存在不足, 办公室工作人员要具备组织、协调、沟通、公关等方面的能力, 办公室工作人员缺乏专业训练;三是信息化能力不足, 办公自动化、网络化、信息化水平普遍不高, 直接影响着院系各项活动的办事效率和进程。

(三) 二级学院办公室管理缺乏有效的运行机制

二级学院办公室工作头绪多、任务重、要求高, 但是实际工作中往往处于被动的状态, 工作中主要是靠会议和文件、靠上级下达任务、靠行政命令和政策去指导工作和处理事情, 工作的计划性、针对性不强。主要原因:一是内部管理制度的不健全, 存在着办事程序不规范, 制度缺失的问题;二是激励机制的缺失, 缺乏对工作人员的激励、奖罚制度, 使办公室人员缺乏工作的热情和动力, 因此在工作中积极性不够, 办事效率低;三是培训机制的缺乏, 学校注重对于专任教师的在职培训, 忽视了对管理人员的教育培训, 使办公室人员缺乏新的管理理念, 不能适应高等教育发展新形势的需要。

二、高校二级学院办公室管理问题的对策探究

(一) 理顺管理体制, 转变办公室职能

作为二级学院来讲, 理顺管理体制就是要以转变管理职能为前提, 把高等教育发展形势、学院在某一时期的中心工作与二级学院办公室的工作实际有机结合起来, 形成新的工作理念和工作思路, 达到合理的职能配置, 全面地发挥二级学院办公室在参与政务、管理事务、搞好服务和对外联络等方面的作用。另外还要根据学校的管理体制, 弄清楚在新形势新条件下的二级学院办公室在学院工作中是处于什么样的位置、应当发挥什么样的作用, 达到什么样的目标, 进一步去细化和明确二级学院办公室的具体工作职责, 保证二级学院办公室工作的高效运转。

(二) 加强二级学院办公室的制度建设, 提高管理工作效率

“没有规矩, 不成方圆”。制度建设是管理之本, 二级学院办公室必须重视建章立制, 按照“从严、从细、从实”的原则, 结合学院自身特色和人员结构, 建立一整套符合新形势下管理要求的、科学的二级学院管理体制。只有加强制度建设, 把按章管理落到实处, 建立规范的运行机制, 做到制度完善、程序合理、责任明确, 人人有章可循、有规可依、按章办事, 减少不必要的中间环节, 大大提高管理工作效率。

(三) 强化二级学院办公室人员的道德素质, 强化服务意识

二级学院办公室人员的道德素质是做好工作的保障, 也直接决定其管理的水平和工作作风。学院办公室的工作涉及到方方面面, 因此显得繁杂、琐碎, 这就要求工作人员必须增强工作的责任感和使命感, 必须树立正确荣辱观、苦乐观, 必须富有任劳任怨、无私奉献的敬业精神, 必须在观念转变中寻求内涵式的发展。在工作中要树立“以人为本”的管理理念, 贴近师生员工, 不断强化为师生服务、为教学科研服务、为二级学院中心工作服务的“三服务”意识, 不断改进工作作风, 提升办公室的形象和地位。

摘要：随着社会的发展和高等教育改革的不断深入, 高校的管理体制也发生了深刻变化, 二级学院在履行高等学校教学、科研和社会服务三大社会职能中起着越来越重要的作用, 同时也面临着诸多问题。本文结合自己的工作实际, 阐述了二级学院办公室管理工作面临的主要问题, 提出了改进和完善高校二级学院办公室管理工作的具体对策。

关键词：高校,二级学院办公室管理,问题与对策

参考文献

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[7]张伏力.谈高校二级学院办公室的现状及建设路径[J].继续教育研究, 2013, 06.

高校二级学院办公室 篇11

【关键词】精细化 二级学院办公室 探索性研究

随着高校办学自主权向二级学院的进一步延伸，由原来的系、部办公室升格而成的二级学院办公室正逐渐承担起更多的管理职能，管理事务涉及面广、综合性强，处于承上接下、左右互联的关键节点位置，可谓是高校事务基层运转的重要中枢。对于二级学院自身来说，它又是本部门的核心办事机构，履行教学、科研和后勤保障等各类管理职能，综合协调本部门日常运转和事务处理，辅助本部门领导决策执行，为本部门师生提供各类服务。在高校事业快速发展的今天，二级学院办公室面临着提高管理效率、提升管理品质的压力和挑战。在不断创新以适应环境快速变化的管理改进过程中，“精细化”是管理改进的基础性条件，不断促进精细化方案的实施，可以大大提升管理水平。

一、精细化：从微观层面寻找规律

精细化首先是一种态度，即人们常说的“精益求精”。作为一种企业管理理念，精细化的努力体现着对卓越品质的追求，是针对传统的粗放管理而提出的企业文化，在这种文化氛围中，对细节的放大和持续改进是反复进行的。例如，日本丰田的生产方式就着眼于杜绝浪费、消除不能给产品和服务的最终用户带来好处的所有活动，不断寻找改进的方法。这就培育了一种精益文化，使得日本一直以来把经济增长建立在质量提升的基础上，最终成为世界经济强国。

精细化还必须是一种方法，在本质上是以把握管理的客体规律为基础的积极调控措施。这就意味着精细化的理念必须依托于一定的手段和方法乃至规则、程序和量化标准，才能切实改变粗放式的管理模式。即，将管理系统进行分解和细节放大、寻求细节特征的内在联系，从而找到有针对性地、最经济合理的改进方法。如同在显微镜下观察生物组织体细胞一样，通过对细胞内部细节的放大观察，科学家就大致掌握了细胞核、细胞壁、细胞质等的活动特性，并對其性状进行描述，在把握细胞活性规律的基础上寻求科学利用的可能性。现代工业进行石油提炼就是一个典型的精细化过程，这取决于其生产机理，即利用原油混合物中不同成分具有不同沸点的原理，通过调控不同的沸点将石油解析出多种产品，生产过程运用计算机控制系统进行调控，在控制系统中充盈着控制规则、数据信息和精确的标准，可以说是对精细化管理颇有意味的物理式映照。

不难理解，精细化思想的内涵在于对所关照系统的微观规律进行探析和把握，并力求在微观层面上进行调节控制、进而获得整体的最佳效能。强调数据化、精确性，不断改进和完善管理流程是其主要特征。可以说，精细化思想从本质上具有科学属性，并与西方现代工业生产的现代性相联系。

二、二级学院办公室管理的精细化探索

当前我国现代化建设从一定意义上说就是现代性的丰富与完善过程，管理必须走向现代化，而承载现代性、科学性的精细化思想与管理的结合是有较普遍意义的。将精细化管理思想引入高校二级学院办公室管理，是改进其管理的必然举措。从实施的角度来看，二级学院办公室管理的精细化过程可以从如下几方面进行改进和完善。

1、管理活动在时空分布上的程序化和合理化

二级学院办公室管理的事务林林总总，大体可划分为教学与科研管理、师资与后勤管理、辅助领导管理等若干方面。各种事务往往在空间上相互交叉、在时间上相互纠结在一起，必须对管理活动进行精细划分，缕出处理不同事务的特定脉络，即在时间和空间上把握事务的全貌以及内在稳定性。高校教育活动有着较强的周期性：一个学年分为两个学期，每个学期又分解为二十个教学周，每学期之前都要安排教学计划、制定课表、预定教材，定期修订教学培养方案，每年定期进行大学英语考试以及各类竞赛等，这些活动在时空分布以及管理主客体关系上具有高度重复性。运用和渗透精细化思想的方式是将这些教学管理工作的每一项都进行深入的步骤归纳研究，分析其中存在的效率损失和原因，并加以改进形成新的合理方案。例如，根据日常处理事务的实际情况，在计算机中建立分类管理的文件集合，建立稳定而又能适应更新的数据库——学生信息库、教师信息库、教务处指导性管理信息集合、科研信息记录、课表历史记录、办公行文表格库等。类似的，办公室大量的行政事务以及学院规章制度、也要加以分类整理，如此，经过精细化信息整理的计算机关联外部设备，并且处于校园网络环境中，形成一个信息处理系统。如果在信息管理上粗疏怠慢，缺乏精细的条理性，势必导致管理活动的效率损失。

管理活动的精细化其实也是信息管理的完善化，只有在对信息实现了合理有序的存储结构和实现合理操作流程的前提下，才能使管理活动在时间和空间分布上合理化。以学院办公室和教务处的书面行文为例，一些学生事项需要二级学院和教务处进行两级审批盖章，审批表上注明“此表一式三份，…”、“本表须在一周内办理完毕”等字样，并且在行文传递中按照规定的时间将该事项处理完毕，未办完的应专档留存以备后用，体现出精细意识和对管理漏洞的程序性控制和防范意识。这里的一个重要取向是管理活动应从依赖管理人员的记忆力转变为强调全面、全程的微观层面的精细构建。

2、管理部门职能定位、人员分工与协作的科学化

实行学院制后，学校的管理重心下移，学院成为了拥有相应权责的管上理实体，作为学院中心枢纽及综合管理部门的学院办公室面临着许多新的挑战，学校各职能部门的工作，如全日制本科生、研究生的教学管理、科研管理、行政管理、后勤保障、人事管理、综合治理、计划生育、校友联络、财务联络等工作，学院都相应地承担，职能的扩大要求人员配备应科学合理。学院办公室在人员配备上，应坚持精简、统一、高效的原则，科学设岗，既要精简人员、避免冗员，也要克服不重视管理的思想，必要的岗位不能缺员。一般的，二级学院办设主任一名，其他人员则根据工作职能设若干秘书岗位，如教学秘书、行政秘书、科研秘书等。在冗员的情况下，往往出现推诿扯皮现象，而在管理人员编制不足的情况下，由于办公室事务头绪多、工作随机性强，工作常常处于疲于应付的状态，管理人员长时间难能对改进工作进行有效的精细思考，这反过来又强化了低水平、低效率的模式，难以提升管理水平。精细思考需要作出系统周密的规划安排，要明确职责，细化流程，要落墨于纸面、落实于规章建制和改进性的行动上。

影響二级学院办公室事务量的因素还有：（1）管理人员自身的经验程度，一个经验老练的管理人员显然能避免许多低级错误和无效率的行为。（2）环境因素，如远离市区的校区日常管理，多有因空间距离造成的不便和额外管理成本，网络设备和线路老化、二级学院办公室自身电脑等设备的陈旧老化等，都会在很多方面降低办公效率，增加许多维修、等待的成本。（3）与其他垂直管理部门和平行部门在管理关系、职能分工和办事程序上的不协调、因规章制度模糊不清而在执行过程中的相互推诿和扯皮以及不严格执行既定程序的行为，都会使管理关系中的各方，包括相关教师、学生和管理人员付出额外的时间、金钱、精力的成本，这些明显都是效率损失。（4）往更大范围看，学院所处的社会环境因素也制约着管理的效率。以上各例说明，管理效率的损失是经常性的，既有物理条件的因素，也有人的因素，其中更重要的是人的观念亟待转变。对此，需要加大物质条件投入力度、合理而细致地对各部门进行职能定位、人员分工。对于管理人员来说，需要更为细致地明确自身岗位责任和相互间分工协作关系，并力求使之科学化、合理化，以精细化的意识将管理的事务分门别类，明确详略主次、职责边界，努力做到不缺位、不越界。

3、日常办公室环境和资源的精细化配置

学院办公室管理的精细化改进离不开日常办公环境的精细设置。办公人员整日忙于应付，往往会疏于办公室环境的精细设置。其实，办公室日常环境有许多细节可以进行细心设置从而提高效率。首先，办公室内设施用具的整体布局考虑要精细安排。办公桌椅沙发、文件柜、记事板、储物柜、电器设施、卫生洁具等的摆放要适合日常使用规律，在布局上区分或体现出办公桌面区、公共等候休息区、文件档案区、储物区、辅助处理区等功能模块，使之具有人本理念，在空间上使得功能区之间转换最合理、最经济，功能区之间相互支撑而非相互障碍。一般来说，办公区和文件档案区应居于办公室里部和临窗口光线充足的空间且二者应联系紧密，休息等候区应靠外并配备长沙发等设施，储物柜和洁具等应居于室内角落空间。此外，要将常用指示工具如课表、通讯表、校历、日历、教室位置显示表等布置于空间上的显著位置，贴于墙面、置于桌面固定一角，分配好桌面的办公物品布局，物品的空间放置要合理并有稳定性。

第二，室内光线、温度、干湿度、空气新鲜度、噪音的调节及地面卫生。光线状况受日光灯具质量影响最大，气温、干湿度通常在高校一般都实现了空调器调节，保持空气清新，需要定时定期打开门窗；噪音来自办公电脑、复印机等设备，合理使用并维护好机器运行可以有效抑制噪音；地面卫生要通过定期清洁实现。这些细节都很小，但能否综合运用好各种资源、并将一些良好措施潜移默化为办公室人员的长期习惯，决定了办公室物理环境质量的好坏，影响着人的心理环境和行为效率。

第三，室内信息流和物流的精细化管理。在管理信息的流动中，精细化思维的一个特殊运用点在于管理人员沟通或信息传递的精细化。管理任务从产生到完成离不开管理信息链的有效形成，信息流从信息链上单向或双向流动，信息链必须可靠，所有相关人员都被链接到这条链路上，成为其中的节点，任何一个节点的信息损耗和失真都会导致整个信息链上的信息扭曲。人员间的信息传递与沟通大多是通过语言、文本等载体，使用包括网络在内的现代通信设备进行。一项任务的语言和文本信息中包含时间、地点、人员、事项、限制性条件等要素。管理人员在信息传递中应养成精细缜密的思维习惯，办事力戒毛躁，加强周密性的同时要增强预见性，杜绝粗疏大意，从而减少不应有的损耗。由于信息管理活动中会产生纸张、笔、墨、装订器材等信息载体和辅助物料的流动和消耗，办公人员还须注意对信息的接收、加工、生成、存储、检索、传递等各环节的精细作业，增强资源利用的有效性。

三、结语

综上所述，高校二级学院办公室是高校基层日常事务运转的中枢单元，是与师生关系最为密切的管理部门，其日常工作效率的高低和提供服务的质量好坏，直接关系到广大师生的切身利益。这一层次也是高校各项政策措施的终端执行层和传感层，承担了信息流、物质流上下传递的管道作用，任务重、事务杂、涉及面广、随机性强。二级学院办公室的工作只有不断强化精细意识、不断反思，化被动为主动、导无序向有序，走科学化、规范化、精细化的道路，为提高效率、增进品质奠定基础性条件，才能适应面临的挑战。

【参考文献】

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Abstract： Elaboration is a kind of attitude， seeking increasing perfection for details. Function as wheel axle of dealing with college affairs， college offices face the pressure from outside and the challenge of increasing the efficiency and improvement of quality. Elaboration， both as one kind of idea and method， serves for the basic conditions of the management improvement. College office staff can make their best on Elaboration in three aspects： collocation for space-time； function setting and division of labor； office articles arrangement.

Key words：Elaboration ，College office， Exploratory research

Title：Elaboration and Exploratory Research on the Management of College Office

Author：Gaoshuo

高校二级学院办公室 篇12

一、树立服务意识, 强化“以人为本”

服务, 是指为别人、为集体的利益而工作或为某种事业而工作, 搞好服务工作是办公室人员的一项基本职责。学院的教学、科研、社会服务、文化活动、计划执行等行政管理工作都是通过学院办公室具体组织实施。意识决定行动, 要把服务意识放在首位, 办公室是一个服务窗口, 学院办公室服务的对象分为各级领导、教师和学生。首先要树立“以人为本”的教育理念, 服务于师生教学, 提高师生满意度, 有利于实施教育方案。办公室人员要有强烈的服务意识, 增强服务的主观能动性, 要换位思考, 将心比心;以领导、教师、学生为本, 想领导、教师、学生之所想, 急领导、教师、学生之所急;做到以“教学为中心”, 围绕大局, 不断提高服务水平;既要服务好领导, 又要服务好老师;既要服务好校级职能部门, 又要服务好系级等基层单位。学院办公室主任肩负着领导职能, 无论对上对下, 对外对内, 都要以“服务”为理念, 从自己做起, 从小事做起, 发挥表率和引领作用;要讲究工作方法, 切实做好办公室人员的思想工作, 互相沟通、互相探讨问题, 培养办公室人员服务观念, 增强服务意识, 提升服务水平。

二、树立管理意识, 强化节约廉俭

管理, 是主体 (人) 通过客体 (对象) 来实现个人目的的一种活动。学院办公室管理工作有教学、科研、人事、设备、财务、信息、制度等带多方面的管理, 实施管理目的是为人才培养、科学研究等创造条件, 提高工作效率。二级学院办公室负责对学院的人、财、物、信息等方面进行具体管理工作, 可细化到每一事物或每一个人。办公室主任作为一个基本教育单位具体组织实施者开展领导管理职能, 在“服务意识”基础之上, 必须建立“管理意识”理念, 以科学的管理理念指导实际工作, 为学院培养高层次、高质量的人才做好优质保障。学院办公室管理主要是针对办公室内部而言, 具体要做好三方面工作, 一要宏观上把握办公室全局, 对外要主动密切配合学校各职能部门和学院党政领导, 做好教育改革与发展等重大事项的具体协调及有关政策实施的管理工作。二要主动加强办公室人员思想教育管理, 提高从人为主观意识转变为“以人为本”科学管理的理念, 提升责任意识, 规范工作程序。三要加强学院人、财、物管理等制度建设与绩效考核, 将日常工作纳入科学化、制度化、规范化管理, 合理安排各项经费的支出, 杜绝浪费, 降低各种使用和管理成本, 提高办公室的整体管理水平, 为学院发展提供强有力的保证, 具体做好方案设计、组织实施和工作总结。

三、树立危机意识, 强化知识学习

危机是对组织的基本价值和行为架构产生重要威胁, 要求组织在时间紧迫的情况下作出决策的情境状态。危机具有突发性、不确定性、紧迫性、破坏性、无序性、隐蔽性、扩散性等特征。《左传》曰:“居安思危, 思则有备, 有备无患”。“居安思危, 未雨绸缪”, 是一种超前的危机意识。危机意识是清醒剂, 能让人在危机来临之前保持清醒。众所周知的“温水煮青蛙”的故事, 曾经的辉煌并不意味着现在的成功, 人最好的时候可能是最不好的开始——“危机往往就是这时悄悄来临的。美国未来学家阿尔文托夫勒认为:生存的第一定律是:没有什么比以往的成功更加危险。因此, 我们不能陶醉于以往的成功经验, 必须永远保持如履薄冰的危机意识。不满足现状, 持续不断地挑战自我, 向更高的目标迈进。

随着社会发展, 知识更新越快, 知识折旧率越来越高。教育服务的对象都是具有较高的专业水准、文化层次和学科多样性, 这就要求办公室主任能适应深层次、全方位和不断改革发展的形势, 深感知识匮乏危机;要树立终身学习理念, 加强理论及实践方面的学习与总结, 不断拓宽知识。办公室主任应博学多识、做善于学习和善于创新的表率。

要努力学习国家有关教育方面的政策和科学发展观的理论知识, 增强贯彻执行党的教育路线政策的自觉性和坚定性, 在学习中提高理论水平, 提高科学判断形势的能力, 驾驭办公室的管理能力, 应对突发事件处理的能力。

要面对教育发展的新情况、新问题, 掌握新知识、提高新能力。只有不断学习、更新知识, 在实践中锻炼自己, 使自己真正适应新的形势和新的要求, 提高办文、办会、办事方面的能力, 努力成为办公室工作的“通才。

要根据履行工作岗位职责的要求, 深入了解不同学科背景, 系统学习专业知识, 拓宽、完善知识结构, 帮助提高业务素质, 努力提升领导科学发展与组织实施的能力。

四、树立创新意识, 强化科学发展

创新是个人在工作中保持蓬勃朝气和昂扬锐气的力量源泉。创新是一种锐意进取的精神面貌, 是一种勇于探索的工作态度, 是一种不断追求卓越、追求进步、追求发展的理念。

观念的创新是基础。思想是行动的指南, 观念是行动的先导。思想观念的创新应渗透于工作、学习、生活和一切社会事务中, 使创新成为自觉行动和永恒主题。当好学院领导参谋的前提下, 要进一步围绕高等学校“人才培养、科学研究、服务社会、文化传承与创新”的中心任务, 顺应高校改革发展形势, 不断促使思想观念创新, 冲破一切妨碍发展的思想观念, 突破思想的保守性、思维的陈旧性、思路的局限性, 走出因循守旧、墨守成规, 满足现状、不思进取, 顺其自然、温饱即安的思维模式, 用新观念、新思维研究新情况, 用新举措、新办法解决新问题。敢于竞争, 奋力拼搏, 勇攀高峰, 不断创造新业绩。

方法的创新是关键。办公室管理工作明确目标, 找准方向, 要下大力不折不扣地一以贯之。更多地深入进行调查研究, 充分运用会议协调、组织协调, 信息协调、逐个沟通等多种方式, 协助反映、分析和解决改革和发展中遇到的问题, 为领导、师生提供更多更好的服务。因此要全力推行求真务实、注重实效的工作方法;要大力提倡工作方式、工作手段的创新;通过创新方式方法, 大力提高整体合力和凝聚力, 从而提高工作效率;要注重在工作中边实践、边探索、边总结, 不断丰富创新内容, 完善创新措施, 要加大创新力度, 推动创新工作上水平、上台阶。

制度的创新是灵魂。创新就是一股气, 一股不甘落后的志气、奋起直追的勇气、后来居上的豪气;一股勇于探索的气势、敢为人先的气概、尊重个性的气量;一股鼓励创新的气氛、崇尚创新的气魄、竞相创新的气象。发展创新文化、培育创新精神, 需要观念的支撑。在强调工作规范的同时, 更应强调创新, 开创工作新局面;方法的执行, 更呼唤制度的保障。制度创新的灵魂, 是尊重人、服务于人、平等待人。既要建章立制, 要根据学院办公室人员的不同岗位, 明确工作职责, 规范具体工作行事规程;要培养办公室人员不断更新工作理念和方法, 树立创新意识, 认真学习科学发展观理论, 不断完善规章制度, 规范工作思路和办事规则, 以创新型管理方式, 提高学院的办学水平。

学院办公室作为学院的综合部门, 面对新形势, 管理工作要适应教育形势和知识经济时代的要求, 作为办公室的领导者, 要不断吸收借鉴先进的管理经验, 寻找工作规律, 注重工作观念、方法、制度的创新, 既要发扬务实精神, 更要有开拓进取精神, 真正做到科学管理办公室工作, 在办公室工作创新中发展事业。

五、树立发展意识, 强化能力培养

发展是指人或事物由小到大、由简单到复杂、由低级到高级的变化或指变化的趋势。二级学院办公室主任既是一个基层服务工作者, 又是一个具有一定专业知识的领导者。在实际工作中, 既要有责任与担当的气魄, 又要有自我发展的意识;科学发展观的第一要义是发展。学院教育事业要发展, 办公室主任事业也要发展, 办公室主任发展的前提是要有良好的素质和工作能力, 所以要准确定位, 身体力行, 加强自身修养和素质的培养和提升。一要笃学尚行, 在知识海洋的游弋中, 提高自身的素质能力。要向书本学习、向周围学习、向实践学习。既要学习管理知识、学科专业知识, 特别要多学习国学经典, 吸取精华, 从经典中扩展与提升思维。《大学》中提到笃学尚行, 止于至善;宋代著名诗人苏轼的《题西林壁》“横看成岭侧成峰, 远近高低各不同。不识庐山真面目, 只缘身在此山中。”要学会站在不同的角度、高度看问题, 形成观点不同、寻找不同的解决方法, 只有努力学习, 才能达到最高境界。二要善于处世, 学会理解, 在营造和谐的人际环境中, 提高自身的素质能力。既要做到宽宏大度、淡泊名利;又要学会换位思考, 针对学生、教师和领导等不同对象, 解决问题要扮演不同角色, 采用不同的方法达到解决同题的目的。三要修身养性, 在人格的塑造中, 提高自身的素质能力。坚定信念, 完美自我人格, 注重锤炼, 努力具备坚定不移的信念、诚实守信的品格、求真务实的作风、坚定果断的魄力、坚韧不拔的精神。