高校办公室管理工作

高校办公室管理工作（精选12篇）

高校办公室管理工作 篇1

1 高校办公室工作的任务

高校办公室是在学校党政直接领导下的综合办事机构, 是一个集综合性、协调性和服务性于一体的多功能部门, 在管理系统中处于沟通上下、协调左右、联络内外的中心枢纽位置, 具有领导的参谋和助手的功能, 承担着“参与政务、管理事务、搞好服务”的重要职责。

参与政务、管理事务、搞好服务三者的关系, 前者是重点, 后两个是通过自身服务和外部服务来实现整体协调一致, 这两个部分的结合是做好办公室工作的根本保证。

2 高校办公室的工作职责和作用

2.1 当好工作助手

作为办公室工作人员要当好领导的助手, 做好调查研究工作, 多研究国家有关教育方面的政策、法令、制度、上级文件等, 在领导决策时, 及时提供政策、法令方面的参谋咨询意见。为领导出主意、想办法, 协助领导安排好一个时期的工作布局。

2.2 当好信息助手

办公室要收集到大量有用的、“活”的信息, 并进行分类整理, 及时送给有关领导和职能部门, 为领导工作的信息“交流”做出贡献。

2.3 当好服务助手

办公室要担当起服务助手的任务, 代替接待方方面面的领导、客人和办事人员, 以减轻领导的负担和压力。坚决按章办事。对于交办的事情, 只要符合原则, 该办则必办、速办。同时, 对于不该办的事情, 必须坚决回绝

3 高校办公室对工作人员的要求

3.1 要具有较高的政治思想水平

由于办公室沟通与协调的活动具有较高的政策性, 因此, 办公室工作人员学习和领会党的各项方针政策十分重要。只有具备较高的政治素质, 才能发挥好沟通协调的作用。

3.2 要具备较强的处理人际关系的能力和技巧

一方面, 办公室的沟通与协调功能的发挥, 前提之一是要得到领导的信任和支持, 因此办公室人员既要善于理解领导的工作指示, 又要善于谋求领导的信任与支持;另一方面, 办公室人员如果不能熟练地运用人际沟通的技巧, 是难以收到理想的工作效果的。办公室人员只有具备较强的处理人际关系的技能, 才能有效地使上情下达, 下情上达, 使领导之间、部门之间, 职工群众之间和学生之间在思想上、行动上协调一致, 把各项管理工作搞好。

3.3 要具备较高的语言文字技巧

语言文字是沟通与协调的基本手段。办公室人员必须在工作中积极地、不断地探索和提高准确、熟练地使用语言的能力和技巧。

3.4 要熟悉掌握现代办公系统的技术手段

电子政务以其存储密度大、传递速度快、共享程度高的特点, 极大地提高了办公效率。在工作中, 加强保密制度的学习, 严格按照国家有关保密法规管理电子政务;做到专人、专用计算机接受电子公文, 做到及时下载、登记, 按相关程序交有关领导处理, 随时了解文件的流向, 努力提高文件流转速度。

4 怎样做好办公室工作

4.1 提高认识, 牢固树立对上与下、为领导与师生服务并重理念

为师生谋利益是高校一切工作的出发点和归宿, 为基层和师生服务是办公室工作的落脚点和本职。只有做好为院系的服务、为广大师生的服务才能更好地为领导服务。在实际工作中, 要始终把为基层、为师生服务作为办公室工作的头等大事, 办公室全体成员更要树立“尽我所能, 解您所难”的服务理念, 并以此作为办公室工作的职业信念、行为准则、价值追求和精神动力, 强化服务意识, 优化服务态度, 转变服务方式, 面向基层, 了解民情, 掌握民意, 体察民心, 集中民智, 真正做到上为领导分忧, 下为师生解难, 把为领导服务、为院系服务、为师生服务更好地体现到办公室各项工作中去。

4.2 服从领导, 服从中心

高校办公室的一切工作都要服从领导、服从全局、服从中心。办公室是协助决策、执行决策, 重大事情一定要及时请示和报告;但无权代替领导决策;办公室成员要服从单位所有领导, 也要尊重分工, 要经常向主管领导汇报工作, 不要越级汇报;服从不等于盲从, 对事业有利、对学校改革发展有利、对中心工作有利的意见和建议应当适时提出, 并要在不折不扣执行决策的基础上, 充分发挥个人的聪明才智, 创造性地开展工作, 切实把领导意图转化为工作现实, 把原则意见转化为具体实践。

4.3 注意基础工作, 强化细节

办公室的工作归结起来不外乎办文、办会、办事。在工作中要注意这三个方面的基础细节, 从拟定文件材料、公文审核稿、按领导要求组织各种会议及活动、接待安排和对外联络以及进行各种工作协调、督办、检查的过程入手, 注重领会和把握领导意图。严格遵守工作流程, 注意工作的方式和重点环节的细节, 强化对工作过程中特别是对基础工作细节的把握和处理。

4.4 强化团结意识, 营造和谐氛围, 注重团队建设, 提升工作效能

4.4.1 办公室工作人员要有办公室整体“一盘棋”的思想, 团

结一心, 密切协作, 加强修养, 努力营造团结和谐的气氛, 紧紧围绕学校党政工作, 树立管理服务一盘棋的思想, 同心同步, 形成合力, 保证办公室工作高效运转。

4.4.2 高校办公室必须顺应新形势要求, 与时俱进, 努力加强

学习型、服务型、创新型、高效型团队建设, 充分发挥整体效能。办公室要从培育团队精神入手, 并以“精诚、团结、廉洁、高效”的办公室精神凝聚人心, 充分调动起办公室全体人员的工作积极性和创造性。

高校办公室工作的地位举足轻重。高校办公室工作人员要努力提高自己的综合素质和服务能力, 适应新形势下办公室工作的要求, 促进高校各方面工作有序、高效地运转。

高校办公室管理工作 篇2

根据学校新学年的工作思路，在学校领导的正确领导下，发扬团结协作、敬业奉献精神，以促进学校发展为根本，全面贯彻落实学校各项工作计划，推进学校各项工作顺利开展。

二、工作思路

(一)服务一个重心：师资建设

(二)增强两种意识：责任意识、效能意识

(三)做好三项工作：办文、办事、办会

(四)实现四大提升：服务有力、协调有方、督办有果、参谋有策

三、工作目标

充分发挥办公室的服务、协调、督办和参谋职能，努力改进工作方法，转变工作作风，完善制度建设，提高工作效率，使办公室工作达到制度化、规范化、科学化，加强办公室团队建设，努力提高办公室成员的整体素质和服务意识，为学校师资建设年创设和谐环境。

四、工作重点及措施

(一)队伍建设

1.加强办公室人员自身学习。努力提高办公室人员自身的政治理论素养;加强岗位业务能力的提升，结合学校工作定期开展对办公室工作的总结和交流;围绕师资建设年，加快学历和职称提升，积极参与各类教育教学活动，提升专业能力。

2.进一步健全完善办公室的各项规章制度，加强办公室工作的规范化管理。办公室部分人员调整，对工作职责进行梳理，进一步明确工作分工，加快角色转变，增强工作责任心;修订完善办公室工作制度，明确办公室相关工作程序，推进办公室的各项工作规范化、制度化。

3.增强服务意识，牢固树立为上级机关、校领导、其他系部、师生员工服务的思想，不断提高服务水平和质量。

(二)办文办会

1.认真做好文件的收发、登记、批办和分类存档，及时做好重要文件和通知的催办督办工作。

2.起草全校性计划、总结、通知、决定等，规范学校的各类公文，提高文稿质量，严格发文程序。

3.做好学校制度的梳理和汇编。

4.做好学校大事记和年鉴材料撰写上报工作。

5.做好校长办公会议、校务会议、教职工会、上级视导检查及兄弟单位交流等会务准备工作，做好会议记录，撰写重要的会议纪要，做好会议决定的传达和督办工作

(三)党建工作

1.加强党员的政治学习，积极开展党的群众路线教育实践活动活动。

2.加强党校建设，把党员发展“关口前移”。举办两期业余党校培训班，开展培训，加强对要求入党的师生教育培养。

3.做好党员发展、转正和组织关系接转工作。

4.做好党员民主评议工作。组织好院系两极开展民主生活会，公开公正的进行民主评议，上报优秀党员和优秀党务工作者名单，并进行表彰。

5.做好全院党费的收缴工作，强化党员交纳党费的主动意识。

6.协助党委做好干部培养和考察工作。

(四)人事工作

1.围绕师资建设年，深入调研完成学校人员、职称结构、学历、年龄和适应学校专业发展的人才需求预测规划、提高学校教师专业职称的计划。

2.做好教师资格证申报和职称评定工作。进一步规范教师资格证申报和职称评审工作的程序，严把申报关，保证质量，创造公平、公正的竞争和成才环境。继续实施与完善全员聘用制。订立《教职工聘用合同》，进一步规范临聘人员管理。配合各系部做好岗聘人员的聘用与安排。

3.配合领导和相关系部，制定各项政策，选拔培养学校的专业带头人、职教专家和“名师”， 做好各级各类高级人才申报和各类优秀的推选工作;配合校领导做好教师外出培训工作，努力提升教师队伍的质量。

4.做好人员变动工作，及时整理、核对人事信息，办理有关人员辞职、调出、退休等手续。

5.做好统计工作。组织好师资统计、人事年报、高校和中职校教育统计、职教工作年报、人才培养工作状态数据采集等各级各类统计。

6.考评工作。完成相关数据的收集整理，做好考评资料的归档工作。进一步优化教师、系、部门学期综合考核、年度考核工作。

7.完善教职工请假制度。

8.做好感动校园十大人物和十件大事的评选和年会的表彰工作。

(五)宣传工作

1.加强信息报送工作，完成省市县信息考核指标。加大系、部信息工作考核力度，完善信息考核办法;提升信息的收集、整理、汇总和发布效率，加大信息的管理与监控力度，进一步发挥信息的辐射功能，不断提高对外发布信息的数量和质量。

2.及时更新校园网站校园新闻内容，更好地展现我校办学的良好形象。

3.建立立体化宣传网络,利用网络、微信、报刊、电视、彩信、展板等宣传平台,积极策划，宣传学校的办学经验、办学成果。重大活动做好宣传的策划。

4.做好《弘道人》的编排印发。

(六)接待工作

1.根据学校《关于进一步规范公务接待工作的通知》，结合新的形势，探索和改进接待工作的方式，确保各项重要活动的顺利开展。

2.坚持“热情、周到、节俭、廉政”的原则，对口接待、扎口管理、申报审批的原则，内容不超越有关政策的规定范围，厉行节约，严格接待标准，严控陪客人数，严守接待流程。

(七)车辆管理

1.坚持安全、优质、高效的原则，严格落实我校《车辆管理规定》，严格实行用车呈批派车制，在保证教育教学及管理工作正常用车的前提下，最大限度地降低车辆耗费。

2.进一步规范和完善学校车辆管理档案。

3.进一步规范对学校车辆驾驶员的管理，定期对车辆驾驶员进行交通安全教育，切实明确其职责和义务，确保车辆安全行驶无责任事故。

4.积极做好对车辆的定期审验和保养等工作，做到各类手续健全。

(八)档案建设

1.加强档案管理员的业务培训和学习，熟悉岗位职责及档案归档、建档、借阅等工作流程，不断提高档案管理水平。

2.根据上级档案管理要求及标准，借鉴其他兄弟学校档案管理的先进经验，完善相应软、硬件设施，推进档案信息化建设全面提高我校档案管理的精细化管理水平。

3.加强对各部门档案的检查和指导工作，督促做好每学期、学年的教育教学档案资料的交接工作，确保各类档案资料及时完整归档。

4.进一步健全完善档案管理工作制度，及时做好各类档案资料的编排、归档等工作。对归档的档案资料要本着规范、精细、便于查阅的原则，进一步细化管理，并定期检查有关档案资料的建档情况，保证各类档案资料的安全性、准确性。

5.进一步规范教职工工作档案管理，根据教职工档案归档范畴及时做好有关资料的归档工作，不能在教职工正式档案归档的，要及时将移交档案室的教职工档案在学校教职工个人工作档案建档，保证教职工工作档案的全面性和可参考性。

6.严格落实档案室安全及管理规定，保证档案资料的安全、完整。

(九)日常工作

1.加强印章使用管理。坚持原则，规范程序，确保规范使用印章。

2.做好学校每大周工作日程安排与完成情况汇总，学校工作行事历，做好各类值日、节假日假期通知及值班安排等工作。

3.做好办公室值班工作，保证通讯畅通，做好电话接听处理和来访接待工作。

4.做好各类呈批件和发票的报批工作。

5.做好相关报刊征订和收发工作。

6.做好市、县年度考核材料准备工作。

7.积极参与学校的各项创建工作。

8.做好网络舆情工作。

新时期高校办公室管理研究 篇3

关键词:办公室管理;二级管理;创新管理

随着国家经济建设的发展,高等教育进入了一个前所未有的大发展时期,伴随着办学规模的不断扩大,为适应学科建设和发展的需要,许多高校不但建立了二级管理建制,而且各高校在二级管理建设方面各有特色,有着不同的成功经验。二级管理的深入发展,对高校办公室提出的更高、更新的要求。作为管理的综合协调办事机构,办公室是保证高校各项工作正常运转的中枢,是上情下达、下情上传的纽带,它的职能涵盖了现代高校管理系统中的决策、执行、监督、检查、反馈等各个子系统,而且又具有特定的服务及信息传递功能。作为学校的一级综合性管理机构,其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转。目前,高校办公室在管理工作中有些方面可以做得更好。主要表现在:管理理念的创新方面、管理制度的规范方面、管理工作的效能方面、管理意识的服务方面、管理队伍的建设方面。扬弃传统的经验式管理,不断创新办公室管理工作,是新形势下,我们要重点研究的工作。

创新化的管理理念

办公室管理创新,不仅仅是管理方式的创新,更重要是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是高校办公室管理创新的核心。从实践看,高校办公室管理创新理念包括以下内涵[1]:

第一,明确科学观的理念。科学的管理是基础,只有科学管理,才能实现管理创新。

第二,树立全局观的理念。高校办公室是高校的“枢纽”,因此办公室管理者要总揽全局,把握学校的中心工作,懂得合理分配人力、物力、财务,处理好重点和一般,近期和长远的关系。

第三,强化服务观的理念。高校办公室原来基本都是传统的经验型管理,管理重点是“办事”,而且是“交办型”的经验管理。创新型的管理理念要求我们由经验型管理走向科学化管理,不能只停留在办好领导交办的日常事务,还必须在学校的发展、建设、管理等方面进行思考,要站在“参谋服务型”的管理高度,在全局观念的指引下,主动帮助领导出思路、出办法,为领导科学决策出智囊。

第四,发扬集体观的理念。高校办公室是一个集体,管理创新就是要发挥集体智慧。从领导到工作人员,全员参与,围绕工作高效和优质服务,求同存异,搞好管理,要换位思考,加强团结。办公室的管理人员还应该经常与其他部门沟通联系,开阔眼界,开阔思路,有利于创新的层次,还要吸收其他高层次和同类学校在管理工作中的做法,并结合实际,使创新理念更实际化,更易开展工作。

规范化的管理制度

办公室工作头绪多,比较繁琐,很多在规范化建设上还比较欠缺,工作无序且有一些的随意性的现象,而解决这类问题的关键是规章制度的建立与执行。办公室要根据新形势,制订和完善各项工作制度,明确岗位职责,实行目标管理,形成分工合作、职责明确的运转机制,处理好分工与协作的关系,将各项工作落实到实处。而且明确岗位责任,符合现代管理理念,只有职责明确、奖惩分明,各项工作有章可循,才能充分调动工作人员的积极性和自觉性,极大限度地发挥办公室的整体效能。

规章制度的制定要遵循科学性、系统性、全面性、稳定性的原则,以使办公室这个有机的整体形成最大合力,高效、高质、高速、低耗地完成自身所承担的工作。

精细化的管理工作

实施精细化管理,对充分发挥办公室的综合职能,提高管理水平和质量、提高执行力和执行到位率有着积极意义。

办公室管理的核心主要是人和事,是通过制度、通过岗位对人实施管理和通过流程对事进行管理。要处理日常繁琐、复杂的具体事务,首先要有能够执行到位的制度,还要有健全和完善的岗位责任制,更要精细化的管理流程,这样才能发挥管理者的主观能动性,减少人为损失,减少工作的误区,提高工作效率,提升管理水平。

精细化的管理工作,就是将管理工作过程纵向精细化分解为工作流程,管理者明确流程的各个单元的各个细节,抓住核心细节,从而提高管理工作效率。细节决定成败,对细节的把握,需要管理者具有精细管理意识,并认真分析管理工作的内涵和外延。这项工作需要定岗、定责、定标准,也就是建立健全的岗责体系,在机制上保证职权责利一致。当然岗责体系,需要有相应综合、科学的考核评价体系,对能够标准量化和非流程、主观因素较强的其他工作设计必要的评价指标,这样才能发挥主观能动性,提高工作效率,推进管理水平。

信息化的管理方式

办公室是信息的中心,是学校各种信息的一个交汇点和集散地。国家教育主管部门的方针、政策,学校上层管理机关的指示、指令,各个系的总体规划、目标管理、领导决策、重大事件、重大活动等都要通过办公室的上传下达。办公室作为信息中枢,实施信息化管理,十分必要,这也是高校办公室工作的发展方向和趋势,更是提高办公室管理效率的有效途径。我们必须树立信息化管理的观念,大力推进信息化建设,并以此带动学校的其他方面的建设。

信息化管理,可以从以下两个方面着手:

一方面建立办公管理系统,包括基于校园网络系统的无纸化办公平台和基于计算机管理的档案系统。无纸化办公平台是高校办公室信息化管理的工作重点,可以实现行政管理、教学管理、学生管理、校园新闻公告、文件的收集、整理、传输,而且可以通过信息库对信息进行分析、筛选,从而提高管理水准。档案的信息化建设也是高校院系办公室信息化建设的重要工作方面。档案的重要性不言而喻,必须实现有效的管理。但是,长期以来档案的重要性和其在实际工作中的地位不尽相符,因为档案管理的复杂繁琐造成了管理者对其望而却步,这也给高校院系办公室的日常管理带来了极大的困扰。要解决这个问题,提高档案管理的效率,只有依靠信息化,信息化特有的科学性、便捷性和可操作性能够极大地改变传统的档案管理方式,能把管理人员从繁琐的档案管理中解放出来,提高办公效率[2]。

另一方面是建立校园内外的信息发布系统。高校办公室可以将高校新闻、特色在第一时间在内外网发布,对外实现与管理部门、其他同类高校的互联沟通、信息共享,展示校园文化及高校形象;对内将信息及时传达给学生、教师,这是教学活动得以顺利组织与调整的必要条件。

主动化的服务意识

服务性、服从性是办公室工作的一个鲜明特点。很多工作都可以根据办公室工作的规律性提前预测,主动开展。主动开展工作,一要有超前意识,要有预见性。凡事越早越主动,越晚越被动。二要树立服务意识。为领导服务、为部门服务、为师生员工服务是办公室的最基本的职能。在开展工作的过程中还要注意服务对象的多层次性和服务内容的多样性,坚持把服务作为工作的着力点,无论是文稿起草、内外宣传、会议安排,还是车辆调度、教学督察、后勤协调都要围绕“主动服务”这一中心,并不断创新服务方式,提升服务水平,提高服务质量办公室的工作。

无间化的管理队伍

管理队伍的素质,影响整体工作效率。办公室人少事多,要做好工作,首先要讲无间化合作,也就是团结合作,相互支持,相互帮助,相互谅解。只有无间化合作的队伍,才能充分发挥出团队整体效能。而且每位办公室工作人员代表的都是整个学校的形象。无间化合作的态度,能够影响整个校园,如果说教育是“立人”“达人”,那么无间化合作的态度,能够“立校”“达校”。办公室管理人员还要树立终身学习的理念,终身学习的内容主要有:人际关系沟通能力、表达能力、观察能力、应变能力、竞争能力、理财能力以及分析判断能力、决策能力、创新能力、组织管理能力等。而这些能力的培养只有通过不断的实践,在实际的工作得以不断的提高[3]。只有通过终身学习,才能使管理队伍不断在新的起点上不断创新,不断得取得各方面的佳绩。

高校办公室管理是教育管理的一个重要组成部分,研究办公室管理的问题既有理论意义,也有很强的现实意义。“莺其鸣矣,求其友声”。愿与同行们共同探讨、共同进步。

参考文献

[1]苏秀章.论高校办公室管理创新的内涵及其特征.山东省青年管理干部学院学报,2005.

[2]万承华.高校院系办公室的信息化建设.重庆职业技术学院学报,2007.

浅谈当代高校办公室管理工作 篇4

一、时间要会“巧”管理

研究表明, 办公室中平均每8分钟就会被打扰一次, 所以分清轻重缓急就显得特别重要。具体而言, 办公室工作可划分为常规、非常规两大类, 往往重要而不紧急的事情都存在于常规工作中。比如学期初要列计划、学期末写总结, 试卷存档、每月的交通、计生登记的工作, 这些常规工作可以列成表格, 总结出规范的处理程序, 在比较空闲的时间内提前完成。特别是象年底总结之类, 要注意在日常工作中及时积累素材。

对于非常规工作, 又分为可预见和不可预见的。可预见的包括每天及时查看校内通知, 如人事处、财务办、保卫办、计生部门等的通知, 在规定时间内及时处理。而对于不能预见的, 如师生突然来访、票据报账等, 要在第一时间内反应。因为立刻着手处理, 会省去重新了解情况的时间, 也防止因日久而遗忘, 然后及时反馈办理结果。

办公室的资料繁多, 如果不注意及时清理归置, 就容易忘记。比如票据、档案资料、印章凭证、电脑备份等等, 在办公过后及时收归固定位置, 不仅办公环境井井有条, 也有助于理清思路, 节约查找的时间。

善于进行时间盘点。“一日之计在于晨, 一年之计在于春”, 在学期的开头做好计划, 在每天清晨做好一天的计划, 最好用四种颜色的笔逐一标注重要而不紧急、重要而紧急、紧急不重要、不紧急不重要的事情, 并在每日工作结束、期末的时候加以盘点, 这样也会提高时间利用的效率。

二、服务要有“巧”理念

高校办公室要做到“三个服务”, 即是为领导服务、为教师服务和为学生服务。

办公室工作人员和领导在行政上是上下级关系, 必须服从;在工作上是主辅关系, 要当好助手;在生活中, 是同志关系, 要对领导给予关心。在为领导服务的过程中, 应该设身处地为领导着想, 积极主动为领导分担, 而不是等着吩咐, 亦步亦趋。在实际工作中一方面要做到严谨踏实, 件件有交代, 件件有落实, 另一方面要善于提前服务, 领导的工作常要作出超前决策, 因此要站在学校发展的制高点, 尽可能延伸视野, 力争向前探索。

对于师生和外部人员而言, 不管办公室工作人员地位是高是低, 都代表了学院的形象, 对他们要热情招待, 对任何一件经办的工作, 要在严谨认真的前提下快事快办, 不让到办公室办理工作的同志在我这受到冷落, 不让学院的形象在我这受到影响。

总之, 办公室人员要培养和坚持求真务实、反应迅速的良好作风。对能办的事情, 要热心办、赶快办、认真办;对可办可不办的事情, 也要努力办;对不能办理的事情, 要做好细致的解释工作, 让师生谅解。在实际工作中, 紧紧围绕中心工作, 积极开展调查研究, 及时了解和掌握各方面的情况, 体察师生所愿所想、所忧所虑, 以人为本, 以学生为本, 当好领导的参谋和助手, 当好广大师生的贴心人。

三、沟通要有“巧”艺术

办公室的工作需要多方的通力配合, 因此, 要抱着“先交朋友再办事”的观念, 和同事们保持良好的关系。可以通过发现共同的爱好、培养共同的兴趣来扩大和同事的交集, 比如都喜欢品茶、逛街、唱歌、打网球等等……在这些非正式场合相聚, 可以发现同事更日常的一面, 也更容易成为朋友, 从而培养精诚合作的办公室团队精神。

与领导的沟通要谨记举止恭敬, 言语谨慎。举止恭敬, 比如非直属领导吩咐你做事, 都要先请示直接领导;出去办事要跟领导打声招呼;领导交代的事情办完了及时回复等等。言语谨慎, 不仅是工作机密, 还包括个人隐私。比如昨天某领导喝多了, 某领导忘记带钥匙急得团团转……这些生活细节, 因为我们离领导比较近, 看到的机会比较多, 但切不可津津乐道, 更不能添油加醋, 要自觉维护领导形象。如果有事情拿捏不准, 需请示领导, 此时最好请示直接分派此项任务的领导, 否则, 直属领导、分管领导和直接分配任务的领导在意见上可能有分歧, 反而难办。

四、创新要有“巧”想法

创新是一个民族进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达的动力, 也是一种工作方法。做任何工作都要强调求实创新, 与时俱进, 要想做好新形势下高校办公室管理工作, 具体说来, 主要要实现学识素质和业务素质的提升。

如何提升高校办公人员的素质?首先是学习, 办公室工作人员除了具备秘书知识外, 还要了解本院各学科的相关知识, 另外还要掌握时事政治、经济、管理、心理、礼仪、决策科学、档案管理、高等教育、校史院情、计算机网络等知识。这些知识能有效增强办公室人员的工作能力, 也会提升办公室人员的气质修养, 从而为学院的思想境界和精神风貌加分。

提升办公室工作人员素质最有效的办法是自学。高校办公室工作为我们自觉追求知识提供了很多便利, 比如我们能接触大量的新知识和新信息, 办公室工作联系广, 接触人员多, 渠道广;办公室人员在领导边工作, 近水楼台先得月……高校办公室人员要充分利用这些条件, 为高校的全面发展添砖加瓦。

提升办公人员的学识素质, 这只是培养创新思维的第一步, 更重要的是提升业务能力素质。办公室的工作地位和性质决定了它具有服从性和服务性等特点。同一件事情, 不同的人去办, 效果不同, 结果也不尽一样, 这就是主动性、创造性在起作用。随着办公室工作的内涵不断丰富, 外延不断扩大, 新事物和新问题不断涌现, 以往的习惯做法、工作经验和程序规范已经不能完全适应形势发展的需要。这就要求办公室人员适应新的形势, 解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新, 在观念、思路上有所更新, 在方法、措施上有所创新, 不断探求解决问题的新途径和新方法。第一, 独立思考能力。在做一件事情之前, 先想好最佳路径。实践是创新的源泉, 在做完一项工作之后, 总结一下有什么地方可以再改进, 给常规工作设立一定的规章制度, 实现制度化管理。第二是自主创新能力, 要善于借鉴国内外先进的管理理念和管理技术, 善于结合自己的工作责职和学院的发展目标提出新的措施和办法, 具有克服困难为实现工作目标努力进取的自主创新能力。

结语

“千针万线巧安排”, 高校办公室的工作千头万绪, 如何合理安排时间, 有条不紊地处理好工作, 最需要一个“巧”字, 巧于进行时间管理, 巧于与人沟通, 巧于开拓创新, 因为大部分工作都是细碎的, 所以需要的是心思的精巧, 而不是大刀阔斧地勇于改革。真正的创新就是在99%模仿的基础上加上1%的创造。如果每个人在工作中都能从从细微处提升效率, 那高校行政的高效运转就指日可待了。

摘要：随着高校管理体制改革的深化、权力不断下放到学院, 高校基层学院办公室所承担的任务也随院系职能的延伸而不断变化, 只有千针万线巧安排, 才能在时间利用、服务沟通、工作思路上进一步优化, 才能充分体现其在高等学校管理系统中的重要地位和“窗口”职能。

关键词：高校管理,办公室,效率,创新

参考文献

[1]杨歌.对新时期高校基层学院办公室工作的思考.科教导刊, 2010, (6) (上) .

[2]屈跃能.高校教学院系行政秘书工作的探讨.高等函授学报 (哲学社会科学版) , 2010, 23 (4) :4.

[3]王眉.博学.慎思.明辨.笃行——浅析如何提高高校办公室人员工作水平.管理, 2010, (09) (上旬刊) .

高校办公室行政管理工作的创新 篇5

摘要：随着教育体制改革不断深化，高校行政管理工作越来越精细化，任务也更加繁重。行政管理部门作为高校管理系统运作的核心，在新时代背景下表现出新的特征。高校办公室行政管理工作人员应积极转变思维方式，运用新技术、新手段、新管理模式和指导思想，为实现高校的可持续发展增添新的活力。要注重创建自动化办公环境，建立健全行政管理规章制度，打造学习型行政管理环境，构建生态型办公室行政管理体系，不断提高管理水平。

关键词：高校办公室;行政管理;创新意识;立德树人;人才培养

一、新时代高校办公室行政管理工作的特征

高校办公室承担着一系列的行政管理工作，与高校各方面的事务相关，对于服务教育教学科研，促进高校可持续发展起着重要作用。综合来看，新时代高校办公室行政管理工作具有协调性、政策导向性、科学性和服务性。

1.协调性

高校办公室行政管理工作事务多，种类繁杂，从各层级领导到高校全体师生，均需要办公室的日常服务与管理。高校办公室行政管理工作人员在工作过程中遇到各种矛盾，或者是暂时无法解决的问题时，应积极进行协调。高校办公室行政管理工作人员同时负责组织学生活动、建设校园文化、引导教育教学与学术科研等工作，表现出工作的多层次性、综合性和全方位的协调性，必须做到统筹兼顾。

2.政策导向性

高校办公室行政管理工作人员应积极完成上级部门交代的各项工作任务，遵照政策规定、会议精神和规章制度，在行政管理工作中凸显出政策导向性。这就要求高校办公室行政管理工作人员应同时具备高效率的执行能力与高觉悟的政治素养。在此基础上，按照高校教育指导方针与相关政策办事，切实提升行政管理工作的执行效率。

3.科学性

快速发展的网络信息化技术，为高校行政管理工作提供了更多便捷化、高效化、科学化的管理模式，至此高校办公室行政管理工作进入了网络化时代。这对行政管理人员的综合能力与素质提出更加严格的要求。行政管理人员应积极学习网络技术，了解并熟练操作常用办公软件，与时俱进地提升自己的职业操作技能。

4.服务性

高校办公室行政管理工作人员要具有服务意识，不断创新服务理念，改进服务方式，履行服务职能，提高服务质量。要在科学、规范的指导原则下，为高校大学生日常学习生活、学校科研立项、领导制定决策、教师开展教学活动等提供切实的保障性服务。在高校办公室行政管理服务工作中，管理人员要具备高度的责任心，面对问题能够积极提出具有可行性的具体解决措施和建议。

二、高校办公室行政管理工作存在的主要问题

当前，高校办公室行政管理工作存在一些问题，如管理职能没有充分体现出来，管理工作有时也较为松散随意，影响了高校教育事业的发展。

1.管理职能没有充分体现出来

高校办公室行政管理工作涉及高校各项工作的有效衔接，但是，部分高校办公室行政管理工作偏重学生的制度性管理，没有充分重视办公室行政管理工作的其他职能。部分工作人员将其视为简单处理高校琐碎事情的管理部门，管理工作未能深入围绕高校管理事项全面开展，在教育教学管理方面存在一定的形式主义现象。

2.管理工作较为松散随意

高校办公室行政管理工作具有业务流程与内容的广泛性、工作执行的可操作性与原则性等特点。在现阶段，部分办公室行政管理工作人员虽然某种程度上认识到其在管理方面发挥的重要作用，但有时工作仍然存在随意性，没有有效地开展管理工作。这容易导致行政管理工作效率不高，影响高校教育教学质量的提高。

三、高校办公室行政管理工作的具体策略

当前，产教融合人才培养模式越来越受到广大高校的支持，尤其是应用型本科院校和高职院校。随着高等教育事业的迅速发展和教育体制改革的不断深入，高校的科研项目与学术交流机会日渐增多，一些教学内容与教学方法得到创新应用，这对高校办公室行政管理工作提出了新的要求。高校要研究办公室管理中存在的问题，适时求变，不断创新。要创新工作方法与管理理念，注重创建自动化办公环境，建立健全行政管理规章制度，打造学习型行政管理环境，构建生态型办公室行政管理体系，不断提高管理水平。

1.创建自动化办公环境

随着网络信息技术的快速发展，高校办公室行政管理工作人员应该树立现代化的管理理念，引进先进的自动化办公硬件设备设施，推动办公室行政管理工作方式的转变与升级，从而优化管理职能，提高工作质量。例如，引进计算机、投影仪或自动化会议室等现代化办公设备设施。当前的办公环境虽然自动化程度有所提高，但仍然存在一定的创新空间，如可以采用基于网络的自动化办公系统，其涉及的自动化设备设施包括终端服务器、个人电脑、校园局域网等，这能为高效的信息传输、资料处理和其他事务管理工作打下坚实的基础。高校办公室行政管理往往涉及各种资料文档，工作人员应在建立纸质版管理档案的同时，逐步建立电子版管理档案，利用网络信息存储功能提高信息传输与管理的效率。另外，也可以建立远程电子通讯系统，采用网络可视化视频会议、网络传真等形式高效地处理工作任务，避免传统单一化管理所带来的时空局限性。不同管理层的工作人员都可以利用网络终端设备第一时间获得自己管理范畴的工作内容，这在一定程度上降低了高校办公室行政管理工作的.运营成本。

2.建立健全行政管理规章制度

要想提高行政管理工作效率，高校就要建立健全办公室行政管理规章制度，努力推进各项管理工作的制度化、规范化、程序化、科学化。各项规章制度要涵盖办公室行政管理的各个方面，充分考虑各个方面的利益。在具体工作中，办公室行政管理工作人员要牢固树立规则意识，熟悉高校的各项规章制度，明确工作范围，严格遵守工作纪律，善于总结工作经验，熟悉办事流程、具体步骤及要求。高校要按照科学规范性、制度流程化的要求建立考核制度，对办公室行政管理人员的工作进行考核评价，要将具体的责任义务与岗位要求落实到每个办公室行政管理工作者身上，建立与之相对应的奖惩制度，通过制度的约束提高办公室行政管理工作人员的责任感和上进心，激发行政管理人员的工作热情。随着时代的快速发展，办公室行政管理工作制度也不是永久不变的，需要在贯彻落实中找到新的改革契机，不断通过理论联系实际进一步完善各项规章制度，提高工作效率。

3.打造学习型行政管理环境

现阶段，高校办公室行政管理人员虽有很多的交流与学习机会，但缺少有针对性的学习途径，这导致有些办公室行政管理人员缺少增长见识与本领的机会，一定程度上阻碍了高校办公室行政管理工作的正常开展。因此，高校要统一思想认识，树立正确的学习导向，处理好学习与工作的关系，合理安排学习时间与学习内容，积极打造学习型行政管理环境。要重视办公室行政管理团队的人文建设，提高办公室行政管理团队的核心凝聚力。要支持并鼓励办公室行政管理人员丰富理论知识，通过有效的方式提高办公室行政管理人员的学习主观能动性与参与意识，营造良好的学习氛围，调动办公室行政管理人员的学习积极性，使学习成为其工作和生活的一部分。办公室行政管理工作人员要遵循学以致用的指导思想，定期参加各种形式的管理培训，学习借鉴先进的行政管理理念和方法，提升自身的业务水平。

4.构建生态型办公室行政管理体系

生态型高校办公室行政管理模式的提出，为办公室行政管理工作提供了新的发展契机。高校是一个复杂的生态系统，各部分进行着多方面的信息交互与交流，而系统保持平衡与和谐，才能实现可持续发展。树立以人为本的管理思想，由刚性管理转向柔性管理，尊重个性的多样性，构建符合生态系统和谐原理的生态型办公室行政管理体系，有利于提高行政管理工作人员的职业自豪感与归属感，最大限度地挖掘人的潜能，优化高校办公室行政管理成效。构建生态型办公室行政管理体系时，要注重行政管理理念的创新，培养生态型管理团队，服务好每一个工作对象;要建设生态型校园文化，传播正能量，激发人的内在自觉性和工作主动性;要完善生态型评价考核体系，以人性化为出发点，突出科学性、合理性、生态性。要重视部分与整体的辩证关系，尽量使每一个人自觉地参与到高校办公室行政管理生态型循环系统之中，构建一条和谐的生态链。在工作过程中要注重平等沟通，相互尊重，真诚相待，开放包容，营造良好的生态管理环境，这样才能避免传统行政管理模式容易出现的缺乏人文关怀、职责不明晰、管理执行力不足、运行机制不畅等问题。

四、结语

总而言之，高校要创建自动化办公环境，建立健全行政管理规章制度，打造学习型行政管理环境，构建生态型办公室行政管理体系，全面提升行政管理工作的服务质量。要分析传统办公室行政管理工作中存在的问题，有效解决复杂化、官僚化、单一化的管理弊端。在“双一流”高校建设中，要从根本上保障行政管理工作的效能，为创建高水平的行政管理环境奠定良好的基础，为实现“立德树人”的人才战略目标做出应有的贡献。

参考文献：

[1]庞宝鑫.管理学视野下高校院系办公室提升行政工作效能初探[J].内蒙古师范大学学报:教育科学版,(01).

[2]江天森.新时期高校办公室管理工作的特征与对策分析[J].产业与科技论坛,(02).

[3]张学理,房亚明.治理现代化视角下大学生参与高校后勤管理的机制创新[J].社会工作与管理,(03).

[4]张东明.关于构建高校生态型行政管理模式的思考[J].闽南师范大学学报:哲学社会科学版,(02).

[5]涂麟俊,丁康.加强与完善高校办公室行政管理精细化的新思考[J].湖北师范学院学报:哲学社会科学版,2015(06).

刍议新形势下高校办公室工作 篇6

关键词：高校 办公室工作 创新发展

[FL（K2] 高校办公室作为高校的综合性管理部门，是学校组织协调的桥梁和纽带，同时也是学校内外交流的窗口和平台，工作内涵主要为辅助决策、综合协调、文字综合、制度建设、督查督办、信息报送、信访接待等。随着我国高等教育体制改革的深入进行，对高校办公室工作提出了越来越高的要求。如何在新的形势下，进一步提升办公室工作，服务于学校的整体发展，已经成为高校非常关心的一个重要问题。

一、新形势下高校办公室面临的挑战

在新的形势下，高校办公室被赋予了新的更高的要求，工作广度和深度不断发展，面临的挑战不断增多。

（一）高校办学规模不断扩大，多校区办学增多，对办公室综合管理工作提出了新要求

1999年高校开始实施扩招政策。2000年全国在校大学生为556万人，到2012年全国在校大学生达到2536.5万人。规模的扩大随之而来的就是：高校的管理者与被管理者人数增多；高校内部管理层级增加；新校区建设、多校区办学，高校管理空间扩大。因高校扩招，全球经济形势不景气，毕业生就业困难已成问题，高校间的竞争将形成优胜劣汰的格局，这也对高校办公室的综合管理能力和工作效能提出了更高的要求。

（二）高校开放办学，多样化办学形式，对办公室综合服务工作提出了新要求

随着教育与经济社会发展之间的联系越来越紧密，高校办学开放度越来越高，办学形式越来越多，对经济社会发展的服务能力越来越广泛深入。当前，许多高校不仅举办全日制教育，还与社会合作举办形式多样的继续教育，与国外合作举办多层次的合作交流活动；通过多种方式提高人才培养质量，与企业开展各类科研项目合作，做好各种社会服务工作。高校办公室服务对象越来越多样化，办公室工作逐渐变得复杂化。

（三）现代信息技术广泛应用，对办公室综合分析处理能力提出了新要求

随着信息技术的广泛应用，互联网、微信、微博、QQ等现代信息交流工具、传播手段不断更新、增多、功能日益强大，信息量之大、内容之丰富、传播速度之快成为信息时代主要特征，人们工作方式也逐渐以网络为主，实行无纸化办公，给高校办公室工作提出了更高的要求，比如面对浩瀚的网络信息，我们如何从中去伪存真筛选出有价值的信息为我所用，而不被信息吞噬。再如随着获取、发布信息渠道的增加、速度之快，这对高校办公室处理问题的能力和效率提出了更高要求。

二、高校办公室工作的创新发展

（一）管理理念的创新

办公室管理创新不仅仅是管理方式的创新，更重要的是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是高校办公室管理创新的核心，既涉及管理者的素质，又涉及办公室人员的能力。高校办公室管理理念的创新包括：

1.从传统的经验型管理走向现代化的科学管理

只有一流的科学管理，才能实现管理创新。高校办公室应把自己置于学校改革和发展的高度，改变过去重在“办事”的想法和做法，尽快实现从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变，用先进的思想和理念分析新情况，研究新问题，把握发展趋势，看准发展动态，提出新思路、新见解，真正成为学校党政领导的“智囊”、“外脑”和“高参”。要抓住学校事业发展中的“重点”、改革发展中的“热点”、基层工作中的“难点”、日常工作中的“亮点”、工作安排和政策执行中的“盲点”，在第一时间、第一现场快速掌握真实情况，及早反映事物本质，提出比较成熟的意见和建议，供领导决策参考。

2.以知识管理的视野和理念“运营”高校办公室管理工作

高校办公室的定位就是“协调、服务、督办、信息传递”等基本职能的优化。高校办公室的知识管理不等同于信息管理，其重点不是“技术和信息的开发”，而是“强调办公室管理人员个人创新和集体的创造力”。如果说信息管理使数据转化为信息，并使信息为高校所制定的管理目标服务，那么知识管理则使信息转化为知识，并用知识来提高高校办公室管理人员的应变能力和创新能力，全面提高办公室的管理质量和效率。知识管理有助于信息处理能力与办公室管理人员创新能力的相互结合，进而增强办公室管理的应变能力和预见能力。

高校办公室的知识管理的实施在于建立激励共享知识的机制。知识的增加来源于不断学习，而基于实践的学习尤为重要。知识管理视野下的高校办公室管理将使靠权力来组织、实施活动的权力型组织向通过学习来实施活动的知识共享型组织逐步演进；知识管理是知识共享机制的特征，它的最大作用在于培育和提高办公室内部管理个体和集体的创造力。

（二）管理方式的规范化、制度化和程序化，是高校办公室管理创新的根本出发点

在高校办公室目前的管理工作中存在着很多不规范的方面，如由于办公室管理人员对本组织应尽职责的划分不清，思想上也没有给予足够的重视，致使下属业务人员不知所措，从而导致一些事久拖不办，而另一些事又擅作主张、越俎代庖等，形成管理混乱和多头指挥。这些不规范的方面，不仅加重了工作人员的工作负荷，影响了学校办公室的整体形象，而且限制了管理工作的效率，甚至造成了不必要的时间、人力、物力的浪费。要解决这些问题，就要从大到管理体制、小到具体管理方式，形成一整套规范化、制度化、程序化以及可操作的办公室管理方案。

（三）管理过程的网络化

当前我国高校正处在结构性调整时期，联合办学、合作办学以及合并办学使校际之间、校区之间办公室的交流和联系空前加強；同时，高校办公室要提高办事效率和管理效能，就必须实行网络化管理。高校办公室实行网络化管理，将摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依托计算机网络和电子数据的无纸化办公的根本性转变，真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。如会议安排、通知、校内文件、传阅文件、校内各部门的信息资料上报等都可以通过网络迅速而准确地传送到各个办公室和学校领导的手中，这样既方便、快捷、高效，同时又为学校节约了人力、财力和物力，大大提高了办公室工作的质量和效率。

（四）增强协同创新意识，提升高校办公室工作效率和质量

在我国高等教育事业加速发展的新形势下，办公室工作的内涵也随之不断丰富，外延不断扩大，不断涌现的新生事物和新问题使以往的习惯做法、工作经验和程序规范已经不能完全适应形势发展的新需求。这就需要理工类、文科类、艺术类高校办公室之间相互交流协作，适应新形势的发展，解放思想，实事求是，在观念上和措施上有所创新，在机制和运行上有所改进。

参考文献：

[1]芦风.浅谈高校办公室工作的特点和作用[J].辽宁师专学报，2011.

[2]王忠山.新时期提升办公室工作水平的几点思考[J].潍坊学院学报，2008，5.

高校办公室管理工作 篇7

1 信息时代高校办公室档案管理工作存在的不足

1.1 信息风险意识差

信息时代下办公室档案管理工作环境更加开放, 管理理念上实现突破。但在互联网技术的应用下, 办公室档案管理的信息风险逐渐增加, 如黑客的恶意攻击等, 直接给信息安全带来隐患。办公室档案管理中包括重要部门的重要文件信息, 如上级部门文件、各机关部门政策方针等等, 都是重要的信息文件。这些文件中分为省级、学校文件, 具有单一性特征, 同时其保密性较高。目前办公室档案管理主要人员属于兼职, 由于工作量大, 工作内容繁琐, 因此忽视了信息安全管理[1]。另外, 即使在信息管理过程中按照正常的信息保存与管理, 但由于技术水平限制以及管理能力有限, 对信息安全的保护存在一定不足, 风险意识差, 易造成档案管理信息泄露。

1.2 信息化管理人员素质不高

信息时代下, 计算机应用和普及成为社会主流形势, 使高校办公室档案管理有了更高的管理水平和管理质量。但应用现代化信息技术进行档案管理, 除了具备专业的理论知识外还需要掌握全面管理方法, 实现对知识的管理, 促进信息管理科学化、自动化和智能化。例如, 在档案管理中要求管理人员能够实现数据库的建立和管理, 掌握专业技能。由于目前档案管理人员兼职较多, 面对高技术管理要求, 其自身综合素质不高, 制约了信息化管理的进一步发展。

1.3 管理组织不健全

在调查中显示发现目前高校档案管理中主要依靠行政部门进行管理, 缺乏独立的管理机制和管理组织, 且制度体系尚不完善, 没有实行岗位责任制, 即使一些高校设有独立的组织, 也往往流于形式, 忽视了内在管理的重要性[2]。由于管理组织的不完善, 直接造成档案管理工作缺失, 对保管、保密等工作都没有按照规定严格执行, 易造成资料流失, 影响档案应用效率。

2 加强档案管理工作创新的有效对策分析

针对目前高校档案管理工作形势来看, 在信息时代背景下, 无法实现高效应用和管理, 因此, 为实现管理工作的改革和创新, 要从多方面展开详细研究。要实现信息化管理平台的建立, 将数字化管理形式应用于档案管理工作中, 促进数字化管理方式的实现, 进一步推进档案管理工作改革。

2.1 档案材料信息化处理

高校办公室的档案材料来源于学校开展的日常工作和举办的各种日常活动中形成, 并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料。如会议记录、会议决定、人事材料、财产登记本、重要电话记录、收发电文、珍贵照片、录音带以及具有保留价值的各种文稿等。将档案材料信息化、数字化就是利用技术手段将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案, 统一由系统组织成具有有序结构的、完整的档案信息库、数据库, 使所有档案信息都以数字化的形式储存[3]。在系统长期管理工作中要建立数据库, 要应用层次化形式进行逐步建立, 从低到高, 逐步推进, 为信息化管理打好基础。

2.2 加强定义接口, 打好自动化管理基础

当前我国完全实现网络办公、自动化办公的高校比例很低, 有些高校办公模式仍处于半手工半自动化的管理模式 (计算机辅助管理模式) , 文件的生成方式大都以电子文件的形式存在, 多高校各学院缺乏全局和长远的网络资源建设规划, 各个部门之间的办公软件相对独立, 软件之间缺少接口定义, 信息数据兀余, 重复劳动。加之高校部门之间条块分割现象严重, 缺乏整体规划, 导致我国高校行政办公信息资源不能实现校内共享[4]。所以说, 高校管理过程中要加大统筹规划, 通过各部门之间的信息共享和配合, 定义通用接口平台, 进一步推进档案管理的信息化, 以最大限度发挥出信息时代下档案管理的行政职能作用。

2.3 建立档案信息资源管理系统

信息化管理形式的应用和创新, 要实现档案信息资源管理系统的建立。在系统中主要将各种档案资料转化为数字信息, 存储在信息系统中, 以便于快速检索、网络传输等等。实现资源管理系统的建立, 能够为各个不同部门的工作人员提供所需信息, 根据需要直接进行信息检索, 充分体现出信息资源共享, 提高信息应用效率[5]。在档案管理工作中, 要充分认识到管理工作创新的重要性, 要逐渐完善工作内部体系, 加大重视力度, 积极引进专业技术进行系统管理和完善。在高校档案管理中, 要将其管理系统与校园信息平台管理结合在一起, 统一管理条件下有利于管理工作创新进程的进一步推进。

2.4 实行全面管理策略

针对信息化背景下的高校档案管理工作, 为有效实现其创新管理, 促进档案管理改革, 就要运用全面管理模式进行推进。一方面, 学校要建立健全管理机制。完善管理机制的目的在于为档案管理打好基础, 在规定的标准下进行规范管理, 使管理行为有效落实[6]。同时, 在管理机制的影响下能够实现规范化、系统化管理, 将档案资料管理的全过程进行高效监督, 从资料的收集到资料的归档, 都以规范形式进行。另一方面, 要加大档案管理工作的人才培养。目前高校办公室档案管理工作主要是由非专业人士或兼职人员管理, 既缺乏专业管理知识, 同时信息化管理技术也有一定缺失, 使档案管理工作效率受到较大限制。因此, 在信息时代下, 要加强专业人才培养, 提高管理人员的责任感, 促进综合能力的培养和提高。主要可以通过教育培训的形式进行管理能力的培养, 在培训过程中促进管理人员的交流和学习, 提高培训效率, 达到自身素质提升的目的。另外, 还要全面增强档案管理人员的综合素质, 从安全意识、信息风险意识以及保密意识等, 完善管理人员内部结构, 优化管理效果, 在管理人员获得新技术、新理念的同时, 有效提高办公室管理效率, 推进管理工作改革和创新。

摘要：信息时代背景下, 高效办公室档案管理工作也以信息化手段为主。但就目前高校办公室档案信息化管理形势来看, 仍存在一定制约性问题, 影响信息化水平的提高。下面文章将以此为切入点, 对加强高校办公室档案管理信息化对策展开详细探讨, 使办公室档案管理工作在信息化时代背景下实现规范、高效、科学管理, 推进档案管理工作的创新和改革。

关键词：信息时代,高校,办公室档案管理,创新

参考文献

[1]徐淑凤, 董娟, 付燕.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报 (教育科学版) , 2004, 5:119-121.

[2]张玉华.关于信息时代高校档案管理工作可持续发展问题的思考[J].北京交通管理干部学院学报, 2005, 3:34-37.

[3]李钰.中外合作办学模式下高校档案管理研究[D].苏州大学, 2013.

[4]郑国红.论信息时代档案管理工作的创新—以高校档案管理工作为例[J].中国集体经济, 2014.

[5]邹波.基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用[D].山东师范大学, 2004.

高校校长办公室工作研究 篇8

(1) 参谋咨询和耳目作用。

办公室作为辅助领导决策的主要部门, 承担着为领导收集信息、传递信息和提供咨询意见的重要任务, 为领导提供全面、及时、准确的信息, 从而促进和提高领导的决策水平。

(2) 参谋助手作用。

校长办公室人员要为领导出主意, 想办法, 解决实际问题, 为领导决策发挥办公室的参谋助手作用。

(3) 督促检查作用。

校长布置的工作落实情况如何, 进展情况如何, 办公室受校长的委托, 有责任进行督促、检查和催办, 并向校长报告。

(4) 综合协调作用。

校长办公室不仅是学校领导的综合办事机构、信息参谋部门, 而且是沟通、联系和协调领导与部门之间、部门与部门之间、机关与基层之间的桥梁和纽带。

2高校校长办公室工作中存在的问题

(1) 政治理论学习不够, 有待加强。

校长办公室作为高校的一个综合办事机构, 在实际工作中, 更多的则侧重于一些事务性工作, 停留在处理日常琐碎事务的低水平状态, 而忽略了政治理论学习, 参谋助手作用被淹没, 因而校长办公室工作并没有起到应有的效用。

(2) 服务意识有待增强。

高校校长办公室工作有很强的服务性, 归结起来, 就是“三服务”, 即为党委、行政服务, 为基层服务, 为广大师生员工服务, 归根到底是为教学、科研服务, 为培养有理想、有道德、有文化、有纪律的社会主义建设者和接班人服务。可见, 高校校长办公室工作是很辛苦的, 做的大多也是默默无闻的工作, 同时待遇又不好, 有时还要挨批评、落埋怨、受委屈。一些办公室人员在长期的工作中难免会产生逆反心理, 造成服务意识下降, 影响工作。

(3) 校长办公室工作缺乏创新。

校长办公室工作繁多, 既有全局的参谋工作, 承上启下, 协调左右;又有繁杂的行政事务和后勤服务工作, 涉及办文、办事、办会、信息督查、协调综合、群众来访、行政接待等。办公室人员办事往往凭借过往经验, 没有创新之举, 不能很好地提高工作效率。

3提出解决办法, 提高校长办公室工作水平

(1) 加强校长办公室人员政治理论学习, 增强服务意识。

讲政治, 重学习。校长办公室工作人员不仅要学习各方面的政策法规, 学习本职业务知识, 还要广泛涉猎各方面的知识。当前, 高等教育领域正发生着深刻的变革, 要在政治上过硬、业务上熟练, 关键在于加强学习。学习邓小平建设有中国特色社会主义理论, 学习市场经济知识、高教管理知识、法律知识等。切实解决好政治方向、政治立场、政治观点、政治纪律等问题, 不断增强政治敏锐性和政治鉴别力, 增强从事校长办公室工作的光荣感和责任感, 使办公室的同志做到任劳任怨、淡泊名利, 真正做到以事业为重、敬业奉献。

(2) 推进工作创新, 提高工作效率。

①管理创新。

校长办公室是联系学校领导和师生员工的纽带, 工作量大, 涉及面广。因此, 在高等教育体制深人改革的今天, 应根据新形势新任务的要求, 根据学校中心工作, 不断改进和完善制度, 既要重视作好具体工作, 又要善于结合工作实际进行理性思考, 不断探索各项工作的内在规律, 使其达到灵活、规范、科学的目的。办公室工作要在管理上创新, 提高工作效率, 必须加强制度建设, 如建立岗位竞聘制度、工作实藏细则、理论学习制度、年度考核制度等等, 做到有章可循, 并在工作实践中不断调整工作流程, 使办公室工作逐步实现科学化、规范化、制度化。

②工作方法创新。

校长办公室在收集信息、处理公文、统计数据、发文等方面的任务繁重, 必须充分借助现代化的信息手段提高工作效率。校长办公室应充分依托高校技术优势, 加强办公自动化系统的开发, 形成良性运行的高校信息网络, 实现无纸化办公, 共建节约型校园。

③加强对外联系, 营造良好环境。

浅谈高校办公室工作创新 篇9

(一) 高校办公室工作的特性

高校办公室的工作主要有“参谋决策、处理事务、协调关系、提供服务”四个方面。具体而言, 主要包括办文、办会、办事、协调、信息、调研、督查、保密、外联和接待等工作。根据主要工作职能可归纳出校办的工作特性是:既是一个综合性职能部门, 又是一个服务部门;既要给领导当好参谋助手, 又要为领导搞好服务。因而, 办公室工作具有明显的综合性、服务性和机要性, 协调校内各职能部门, 处于政令长传下达、沟通内外的枢纽位置, 其工作要求:办事要掌握分寸、合情合理, 办会要缜密细致、考虑周全, 办文要滴水不漏、符合规范。

(二) 做好办公室工作必须进行创新

1.创新的重要性。创新是人类文明进步的重要动力, 创新能力和创新精神是决定一个国家竞争力和国际地位的重要因素。江泽民同志指出:“创新是一个民族进步的灵魂, 是国家兴旺发达的不竭动力”。近几年, 随着现代科学技术的发展和社会主义市场经济的建立, 高校办学规模的不断扩大和高教改革的不断深化, 高校行政管理的现代化进程显得日益迫切。如何培养和提高高校办公室工作的创新能力和水平, 也就成为当前我国高校面临的新课题。

2.创新是实现高校办公室功能最优化和工作效率最大化的根本保证。 (1) 创新的对应联系制度。由于种种客观条件的制约, 高校办公室不能像政府办公室那样实行政务与专业相结合的科室设置, 因而无法实行专职秘书制度。所以, 许多方面的工作就必须由各职能部门和校领导直接发生工作联系, 失去了办公室这个中间工作环节, 反而可能会给工作带来不便。基于这些情况, 可以按照校领导分工实行联系秘书制度, 即按照校领导的分工或者学校的教学、科研、行政、后勤、学生工作等板块, 建立办公室工作人员与校领导分管或联系的职能部门一一对应的关系, 使办公室真正起到纽带作用。 (2) 创新提高工作的理论思维。提高高校办公室工作水平, 其根本在于用创新的思维和精神激活对高校办公室工作的研究, 改变传统的组织模式和管理理念, 学习当代先进的管理理论, 营造良好、和谐、积极向上的工作氛围, 努力创建学习型办公室, 推进办公室工作创新、体制创新和机制创新, 从而更好的、更有效的解决高校办公室工作过程中所出现的问题。 (3) 创新提高工作质量、效率和方法、要应对繁重的办公室业务, 办公室人员就应该善于总结, 能够从实际工作实践中发现新经验, 并开创性的探索出新的规律, 创造出既丰富多彩、灵活多样又行之有效的工作方法。 (4) 创新是提高工作水平的手段。高校办公室工作水平的提高离不开信息化、自动化的工作平台。高校办公室一方面要加强硬件设施的配置, 改进办公手段, 改善办公条件, 另一方面应要求办公室人员自觉转变传统工作观念, 树立现代管理意识, 熟练掌握办公自动化技能, 推进无纸化办公, 提高校园网应用水平。

3.如何进行创新。 (1) 根据高校党政群机构的特点及客观原因的制约, 不可能要求办公室为每一个方面的工作设立专职干部, 否则会出现设置臃肿的办公室队伍, 而是应该由办公室工作人员兼任, 其职责主要是有针对性的全面链接领导分管的工作板块和职能部门的实际情况, 并对情况做充分掌握和综合分析, 更高效更深入的完成相应的工作。这样可以增加领导了解情况的渠道, 增强所掌握情况的真实性。同时, 办公室工作人员是“分工不分家”, 在处理日常办公室工作时, 仍然是一个完整的组织, 保证办公室工作的正常运行。 (2) 办公室人员要增强工作创新意识和独立思考的能力, 强化当参谋的意识, 加大研究工作的力度, 深入实际, 善于学习、善于对调查的材料和发现的问题进行综合分析和理性思考, 做到对问题了解全面、有深度, 对策建议针对性强、有力度。从事文字工作的同志要学会用自己的话写文章, 克服照搬照抄上级文件的倾向, 克服官腔和生搬硬套, 写真话、写实话、写能够解决问题的话。 (3) 创新的着眼点主要在于变被动为主动, 要改变传统的领导交办才去做的习惯, 充分发挥主观能动性, 善于根据学校工作总体部署, 提前做出工作预案和其他工作准备, 更好的为领导提供决策参考。

(三) 高校办公室工作应该处理好的“三个创新”

1.在继承和发展中提炼创新思路。一方面, 高校办公室在工作实践中探索和积累了许多好的工作做法和经验, 已经建立起了一套比较完备的规章制度, 形成了富有特色的工作体制和岗位特点。另一方面, 当前的高校办公室工作面临许多崭新的课题, 过去可行的制度现在不一定适合, 过去行之有效的做法现在不一定管用。这就要求办公室人员用新的眼光审视自己的工作, 用新的观念谋划思路, 必须认识到办公室传统的埋头苦干、奉命行事、照章办事等简单的工作方式方法已经过时, 不能适应当代高校的发展趋势。当前, 从拓宽工作思路的角度来看, 需要着重转变:从偏重写文办事转变为出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从被动应付转变为主动超前;从忙于机关事务转变为深入基层调研;从完成具体事项转变为加强综合协调。

2.在提倡创新精神和坚持实事求是中创新。高校办公室传统多、规矩多、经验多, 容易产生思维定势, 导致墨守成规、不思进取的结果, 所以必须牢固树立创新意识和紧迫感, 把创新当作办公室的重要工作职责和要求。创新需要勇气和敢于冒险的精神, 四平八稳和按部就班无法达到创新的目的。高校办公室的创新实践, 不可能一帆风顺, 也不可能一蹴而就, 要积极走出去、学回来, 勇于标新立异推陈出新, 使办公室工作不断出新意、上水平。同时, 也要坚持实事求是, 高校办公室的创新应该是在实事求是基础上的创新, 必须一切从实际出发, 以科学的精神和求实的态度, 深入研究和解决工作中的新情况、新问题, 只有这样, 办公室的工作才能不断取得进步, 有更大作为。

3.在思考与实干中融合互动地创新工作。要在“快、精、细、严、实、勤”六字上下功夫。“快”, 就是工作运转要快, 行动迅捷, 雷厉风行。如信息工作, 不仅政治敏感性要强, 反应要快, 而且报送渠道要畅通, 传递要迅速。“精”, 就是树立精品意识, 办文、办会、办事都要精心策划、组织、实施, 办出特色、办出水平。如综合材料要精益求精, 努力做到主题鲜明、条例清楚、表达准确。“细”, 就是要细致入微, 一丝不苟, 不出差错。如文稿审核, 务必认真审阅, 仔细琢磨, 反复推敲。“严”, 就是工作上要从严把关, 纪律上要从严要求, 作风上严肃认真。如机要文书工作, 要严格遵守规章制度, 不能出一点纰漏。“实”, 就是要扎扎实实工作、踏踏实实办事、实实在在做人。如督查督办工作, 必须落实到位, 做到立项督查件件有着落, 事事有回音。“勤”, 就是工作要勤勉努力, 爱岗敬业, 如行政工作, 要做到勤快、热情、周到等。总之, 要根据各项工作的特点和内容, 在实干和思考中创新。

参考文献

[1]王锋.高校办公室工作的实务与思考[J].丽水学院学报, 2005, 12.

[2]曹戈.高校办公室工作的创新性探索[J].现代管理, 2006, 8.

浅析如何做好高校办公室工作 篇10

一、高校办公室的主要职能

(一) 沟通协调职能

所谓沟通协调, 就是对资源和信息进行梳理, 将紊乱变有序, 将复杂变简化的过程。办公室的沟通协调工作包括了纵向协调和横向协调。纵向协调即构建畅通的上下级沟通渠道, 上令下行, 下情上知, 形成全校上下紧密配合, 协同一致的良好的局面;横向协调即做好联系高校与上级机关及学校内各教学部门、行政部门、党群部门的纽带, 使高校的各项工作都能融洽和谐的开展。

(二) 督查督办职能

督查督办职能是高校办公室工作的重要组成部分, 是衡量一个学校管理水平的标志。高校督查督办的职能对保证党和国家的各项方针、政策及时贯彻落实, 保证本单位重要行政决策、工作部署得以有效实施都起到不可或缺的作用。

(三) 辅助决策和参谋职能

辅助院校领导的科学决策就是高校办公室的辅助决策作用, 它要求能够为领导及时提供对策性建议和意见。高校办公室要很好的将参谋作用发挥出来, 那么就需要工作人员有全面的素质, 并且要对学校教学科研等方方面面的情况有所了解, 这样才能很好的辅助领导, 为领导提建议、出主意。

(四) 窗口职能

高校办公室这个的窗口是既对内又对外, 它代表着学校的形象。办公室对外是与兄弟单位、兄弟院校、外国高校、各级行政主管部门及研究机构联系和沟通的窗口, 对内是为学校各部门、师生和领导服务的窗口。

二、优化学校办公室工作的举措

办公室工作对高校的发展有十分重要的作用, 所以不断改进和优化办公室的工作有着十分重要的意义。

(一) 坚持以人为本的工作理念, 提高工作水平

对高校办公室来讲, 坚持以人为本就是要以师生为本, 做到一切服务为师生, 为师生的一切服务。在工作中要注重发展人、关心人、理解人、尊重人, 充分发挥人的主观能动性, 以实事求是、严谨谦虚、锐意进取的工作作风服务广大教职工, 促进学校各项事业稳步发展。

(二) 强化服务意识和服务理念

高校办公室工作职能涉及学校的各个方面, 作为学校的综合办事部门, 服务性是它的突出特点之一。只有具有良好的服务意识, 加强对自身服务工作职能的认识, 才能更好地服务于领导, 服务于全院教职工。对于办公室的日常工作, 不论是撰写材料、文件收发, 还是协调办事、接待来访、车辆管理、甚至端茶倒水、打扫卫生等各项工作都要细化, 并以高度负责的态度, 一丝不苟的进行落实。由于办公室的工作繁杂、琐碎、机动性强、预见性弱, 所有工作成绩不明显, 但是作为学校的核心部门, 办公室工作人员一定要认识到自己工作的重要性, 加强责任意识、服务意识要端正工作态度, 统筹兼顾的为领导分忧, 为科室解难, 为基层服务。

(三) 注重社交礼仪, 强化公关能力

学校办公室是学校与上级部门、兄弟院校及师生家长接触最频繁的部门之一, 是展现学校形象的重要窗口。这一特点不仅要求注重待人接物上的细节, 语言行动上的细节, 最注重的是以何种心态做好这扇窗口。只有办公室工作人员提高公关能力, 才能提高办公室的工作效率, 更好地为学院服务。

(四) 优化办公室文化, 创建和谐向上的工作环境

党的十七大报告明确提出, 要“积极构建社会主义和谐社会”“深入贯彻落实科学发展观”。学校发展的新任务、新要求、新目标对我们办公室工作提出了更高的要求。在压力大、人手紧、要求高、任务重的情况下, 我们要努力营造积极向上、和谐宽松的工作环境, 调动和激发全体成员的工作热情, 以凸现整体和整体能力和优势, 力求打造规范有序、公平民主、团结向上、人与工作和谐发展的办公室。

高校办公室责任大、任务重, 这就要求我们以科学发展观为指导, 不断加强和改进办公室工作。同时要求办公室工作人员充分摆正自己的位置, 开拓创新, 不断总结和提高各项能力, 使办公室管理更加规范, 决策更加科学, 服务更加周到, 为高校各项事业的全面发展做出贡献。

参考文献

[1]常华.浅议高校办公室工作[J].中华现代教育, 2009年, 第42期.

[2]卓文杰.新时期高校办公室工作探微[J].福建高教研究, 2008年, 第6期.

[3]郭红.对独立学院办公室工作的认识[J].中国校外教育, 2009年, 第9期.

新形势下如何做好高校办公室工作 篇11

【关键词】新形势 高校 办公室工作

办公室是高校综合、协调、沟通各方关系，为学校教学、科研及师生员工服务的一个管理工作系统，是领导实现管理职能的重要管理机构，其工作状态的好坏、工作水平的高低影响着学校整体事业的发展。随着我国高等教育事业的快速发展，高校面临的形势也日趋多样化、复杂化和现代化，高校办公室作为学校的综合性服务职能部门，在学校内部及对外关系中的地位和作用日益重要。本文就如何做好新形势下高校办公室工作进行了探讨。

被人们称之为“中枢神经系统”的高校办公室由于其自身工作的性质和内容，在高校发挥着承上启下、内联外引的功能。随着高校改革的深入，高校办公室的业务也在不断变化和扩展，其功能也面临着调整、扩展、深化与提高。

一、高校办公室主要承担着以下几项功能

（一）沟通协调功能

随着我国高校办学规模扩大，校区增多，高校办公室工作涉及的内容也逐步增多，办公室的接触层面也不断扩大，包括各级政府、上级主管部门、学校领导、合作单位等。办公室的沟通协调工作包括了内部协调和外部协调，涉及公务接待、会议会务、通知文件的贯彻落实等等。

（二）督查督办功能

高校经常有很多临时工作需要布置和安排，工作面牵涉教学、科研、学生、教师和上级领导部门，很多工作由于各种客观和主观的原因，造成有部署无落实或者是落实不力等，这类情况就需要办公室进行督办落实。

（三）参谋和辅助决策功能

办公室的参谋作用体现在辅助领导科学决策方面，就是要及时为领导提供政策性咨询、对策性意见和建议等。高校办公室要很好地发挥参谋作用，其工作人员就必须具备较全面的素质，要了解学校教学科研等各方面的情况，这样才能积极主动地为领导出主意、提建议。

（四）窗口功能

高校办公室是对内和对外的窗口，代表着学校的形象。高校办公室对内是为学校领导、师生和各部门服务的窗口，对外是与各级行政主管部门、兄弟院校、兄弟单位、外国高校及研究机构沟通联系的窗口。

二、开展学校办公室的工作的措施

（一）坚持以人为本的工作理念，提高工作水平

学校办公室职责的重要性不言而喻。正因为岗位的重要性，决定了学校办公室的工作理念、工作作风是其参与政务、管理事务、服务的关键。我们坚持以人为本的工作理念，就是要在工作中尊重人、理解人、关心人、发展人，充分发挥人的主观能动性，以谦虚谨慎、务实求真、奋发有为的工作作风提高服务水平，促进学校发展。

（二）准确把握工作定位，当好参谋助手

准确把握学校办公室的工作定位，是开展好工作的基础。首先，到位不越位。办公室处于决策辅助地位，要把握好度，注意“临界点”，做到身在兵位，胸怀帅谋，参谋不主谋，献策不决策，管家不当家。其次，理解不曲解。对领导工作思路、决策意图要正确理解，深入调查研究，收集整理信息，想领导之所想，供领导之所需。再次，参谋不掺和。办公室不能因为接触领导机会多，不能因领导信任而乱“发号施令”。

（三）创新工作方式，拓展服务领域

学校办公室工作必须坚持科学的发展观，要具有创新思维，与时俱进，在发扬优良传统的基础上，进一步创新服务方式，拓展办公室工作领域。实现四个转变：

１. 由事务服务转变为强化政务服务。在参与政务中要谋政务，并做到参之有道，谋之有方，言之有术，在宏观指导和解决带有倾向性问题上，提出具有说服力的建议，实现由参与型向参谋型的转变。

２. 从收发传递信息转变为综合处理信息。不能满足于信息的收发传送，而应当在信息的收集、传递、加工处理和反馈等所有环节上积极开展工作，做到勤于捕捉信息，精于综合信息。

３. 从凭经验办事转变为实行科学化管理。对于过去长期积累下来的经验以及相沿成习的老观念、老办法、老框框，都要敢于突破;与新形势、新情况、新任务相适应的好办法、好经验，都应该敢于探索、采用和推广。

４. 从相对封闭型转变为开放型。办公室人员要熟知上下左右、方方面面的情况，对上要掌握领导机关和上级主要部门的决策意向和行动部署，增强工作的预见性、超前性和针对性。对下要经常深入基层开展调研，掌握工作动态，为领导决策提供第一手资料。对相关单位，要相互沟通，取长补短。

（四）优化办公室文化，创建和谐向上的工作环境

高校办公室管理工作 篇12

关键词：学院办公室,工作分析,目标管理

自从高校实行校、院、系的三级管理以来, 学院办公室发挥着越来越重要的基础性作用。它承担着服务、管理、协调的重要职能, 是保证学院正常运转, 提升教育教学质量的中枢机构。随着高校管理创新的不断深入, 使得一些成熟的企业管理方法逐步引入到高校管理创新中来。本文则是运用其中之一的目标管理来对学院办公室工作进行管理创新, 以提高学院办公室工作效率与服务水平, 从而更好地提升高校人才培养质量。

一、目标管理的内涵及特点

1. 目标管理 (management by objectives, MBO) 概念。

美国管理大师德鲁克认为, 企业的目的和使命必须转化为目标, 企业的各级主管必须通过特定的目标对下级进行领导, 以此来达到企业的总目标。那么现代的目标管理就是让组织的主管人员和员工亲自参加目标的制订, 在工作中实行“自我控制”, 并努力完成目标的一种管理制度或方法。

2. 目标管理特点。

具有以下特点: (1) 组织目标民主形成。这种方式打破了传统的由上级或由单一人员来制订目标, 而是上级给目标让下级来确定完成目标。 (2) 强调人文过程管理。工作内容逐步以事为中心转向以人为中心, 管理过程强调民主、平等、尊重等人文精神。 (3) 形成“目标—手段”链。目标管理以结果为导向, 首先确定预期总目标, 然后分解总目标到各部门、岗位及责任人, 在目标分解过程中同时明确权、责、利, 最后建立目标锁链与目标体系。 (4) 促使权力下放。目标管理无论是目标的制订还是目标的执行, 都通过参与管理协调了集权和分权的矛盾, 有助于在有效控制下营造良好的组织氛围。当然目标管理要力求组织目标和个人目标的协同性, 以增强员工的满足感、调动员工的积极性、增强组织的凝聚力。

二、目标管理的实施过程

由于各个组织活动的性质不同, 目标管理的步骤可能不完全一样。一般来说, 包括以下四个环节。

1. 目标设定。

实行目标管理首先要设定组织—岗位—人三级目标体系, 而且尽可能要求全员参与, 组织目标设定以后, 就要运用一定的手段把总体目标细化到具体岗位和人, 从而构成锁链式的目标体系。

2. 目标实施。

一旦目标确定, 就应该积极分权给下级, 自己去抓重点综合性管理工作。目标在执行过程中强调执行者的自我管理、自我控制, 管理部门及管理人员应该及时做好指导、协助、提出建议及创造良好的工作环境。

3. 目标评价。

在目标完成之前要有明确的评价标准、评价周期、评价反馈等。评价的方法可采用自检、互检和独立部门检查, 对于最终结果应该根据目标进行评价。

4. 奖赏。

为促进目标的达成和个体潜力的可持续发挥, 奖赏系统的设计是不可缺少的, 奖赏可采用物质的或精神的形式进行, 适当的奖赏有利于目标管理。

三、高校学院办公室工作分析

高校学院办公室是一个综合管理部门, 在高校部门中占有特殊地位, 它在职能上主要有服务和管理两大核心职能。

1. 服务。

随着公共服务理念的不断深入, 作为学院办公室更应该积极转变自己的观念, 作为服务部门主要包括对内服务和对外服务两个方面。 (1) 对内服务。学院办公室对内服务主要表现在对领导和师生两个方面, 做好领导的助手和参谋, 为师生及时、准时、方便的提供印章、档案、文件管理等方面的工作, 及时传达上级相关政策。 (2) 对外服务。在事权范围内积极向院外、校外提供规定性服务, 为已毕业学生提供便捷、高效的服务。主动挖掘本单位亮点, 借助媒介有效宣传学院形象, 提高对外服务水平, 提升本单位形象。

2. 管理。

学院办公室在学院管理中的中枢地位决定了办公室的管理功能, 主要表现在工作计划、活动组织、协调、控制等职能。 (1) 工作计划。办公室人员要充分了解国家教育相关政策、方针, 结合学校的战略制订本单位的年度、季度工作计划, 力求方案科学、合理、民主。 (2) 活动组织。办公室要按照工作计划组织和开展好各类师生活动, 通过内容丰富、形式多样的学术或非学术活动增进大家之间的交流, 为师生营造和谐的工作和学习氛围。 (3) 领导控制。办公室起着承上启下的功能, 办公室针对上级部门制定的政策要具体落实并监督执行, 积极向上级主管部门汇报本单位工作情况, 积极领导本部门人员围绕目标落实各项工作, 针对结果进行奖惩或目标的修正。

四、目标管理在高校学院办公室中的应用

高校学院办公室应充分发挥自己的职能, 采用目标管理的理念、方法及程序进行办公室工作创新, 并在实施过程中不断总结经验, 改进目标管理在办公室工作中的应用。

1. 明确概念, 形成共识。

(1) 学习先进管理理论, 做到理论联系实际。高校学院办公室人员要加强管理学理论知识储备, 结合高等教育管理特点, 积极借鉴企业管理成熟理论及工具。 (2) 懂得目标管理理论, 加大宣传取得认可。办公室要组织大家学习目标管理的理论、实施办法、流程等, 通过大力的宣传获得大家的认同, 为进一步的具体实施奠定基础。

2. 梳理岗位职责, 制订目标计划。

(1) 了解学校战略, 制订部门目标。在制订本部门目标之前, 要深入研究学校的总体战略及规划, 让全员参与制订本部门的工作计划和目标, 达成目标共识。 (2) 岗位工作分析, 部门目标分解。在完成本部门目标制定之后, 对各个岗位进行岗位职责分析, 明确其工作职责、工作目标、考核方法等。然后分解部门目标到岗位和人, 逐步形成“校—院—人”的目标分解体系。

3. 完善目标管理体系, 科学设定关键指标。

(1) 以服务为导向, 侧重“院—人”目标体系。由于学院办公室工作要服务学校战略, 对于战略的落实需要侧重“院—人”的目标体系构建, 形成双向的协调机制, 便于把目标落实到具体岗位和人。 (2) 全员民主参与, 科学设置关键指标。目标管理的一个重要原则就是需要全员参与, 需要上下级达成一致, 形成具有一定挑战性的目标。如管理职能中的活动组织可以设置为活动次数/月、活动人数、活动成本等。

4. 强调自我控制, 周期性提示目标进程。

(1) 人文管理, 增强软性约束。目标管理有刚性的一面, 由于高校职员的特点, 在目标管理过程中需要加强人文管理, 做到以情感人、以理服人, 增强办公室人员的自我管理、自我约束。 (2) 监督管理, 定期检查目标完成情况。目标体系和岗位职责明确以后, 需要有条不紊的执行, 办公室管理人员需要对下级进行必要的管控, 针对考核结果要及时的提醒, 保证目标的顺利进行和达成。

5. 考核定绩效, 奖惩促进步。

从目标的制订到实施, 充分经过了全员的参与, 针对实施结果则需要进行考核。考核办法可采用360度评价方法, 通过关键指标的考核, 再通过权重的办法来确定每个岗位人的完成情况并进行奖惩, 通过物质或精神的奖励不断促进办公室人员的工作积极性。目标管理是一个化战略为行动的工具之一, 针对高校学院办公室工作采用目标管理是办公室工作的创新, 也是针对行政和服务类工作进行细节管理和精细化管理的尝试。希望借助较为成熟的目标管理工具能提升高校学院办公室管理能力和服务水平, 更好地服务于人才培养质量的提升, 以促进高等教育的全面发展和进步。

参考文献

[1]杨文士, 焦叔斌, 等.管理学原理[M].北京:中国人民大学出版社, 2004:11.

[2]黄良英.论高校学院办公室的人文管理管理[J].浙江师范大学学报 (社会科学版) , 2007, (4) .

[3]黄文秀, 王斌, 等.高校学院办公室的科学管理[J].中山大学学报论丛, 2007, 9 (27) .