高校无纸化办公

高校无纸化办公（精选10篇）

高校无纸化办公 篇1

随着我国高等教育的快速发展和深化改革, 高等教育已由“精英”教育阶段转向了“大众化”教育阶段。“大众化”教育阶段初期, 其发展模式的主要特征就是“扩大规模, 增加数量”, 自1992年高校合并, 截止2007年我国有665所高校合并组建为274所, 自1999年高校扩招, 据统计2007年高校招生人数是扩招前的5倍多。随着“扩招合并”浪潮的逐步平稳, 我国高校逐步转变为以“提高质量”为主要特征的发展模式, 高校教务管理作为高等教育管理工作中的一个重要环节, 是高等学校教学管理工作的核心和基础, 是学校、教师、学生之间沟通的桥梁, 在学校的教与学中发挥着举足轻重的作用。面对现代高校多校区教学、学生人数庞大的特点, 高校教务管理的工作量、工作难度以及重复性大大增加, 传统教务管理已经无法适应现代化教学管理需求, 因此如何有效地提高教务管理效率已成为高校管理中的核心问题。笔者在高校从事教学管理工作多年, 从工作实际出发, 借鉴企业无纸化办公的思想和经验, 基于现有计算机技术、网络通信技术的快速发展和广泛应用, 对高校教务管理实行无纸化办公的必要性、可行性以及如何实施进行研究。

(一) 无纸化办公的概念

“无纸化办公”是指利用现代化的网络技术, 以计算机、手机等电子产品为载体实现办公自动化, 从而减少传统办公模式中纸张使用及书写的环节, 最理想的状态是实现完全不用纸张或笔进行各种业务以及事务处理。无纸化办公的主要优点在于信息传播迅速、流动性强, 便于数据的查询、维护、携带, 节约办公成本, 提高办公效率。美国未来学家托夫勒在《在第三次浪潮》里预言:“后工业社会将必然进入无纸化办公的时代”。自20世纪末, 随办公自动化系统的发展, 无纸化办公的概念被提出并在部分企业中得到应用, 至今无纸化办公已然成为现代化办公的一种标志。

(二) 高校教务管理的现状

高校教务管理实质是设计和保持一种良好的教学环境, 组织教学人员进行各项活动, 使教师和学生在教学活动中高效率的实现制定的教学目标, 它对稳定教学秩序、提高教学质量、培养全面发展高素质人才有着重要的作用。现代高校多校区、形态多样、学生人数庞大等特点, 使得教学组织及其管理日趋复杂化, 因此教务管理不再是单纯的行政管理, 它已成为一项涉及教学组织、学籍管理、考试管理、成绩管理、学位审核等工作的复杂的系统工程。

1. 现代高校教务工作采用教务管理系统情况

国内高校应用的教务管理系统主要有正方现代教学管理信息系统、青果高校教务管理系统、清华大学教务管理系统以及其他教务管理软件等。学生可以通过教务管理系统进行选课、查询成绩, 教师可以通过教务管理系统提交成绩、办理调停课及借用教室等相关手续。笔者所在学院应用的是正方现代教学管理信息系统, 虽然在一定程度上降低了教务管理人员的工作量, 但仍只是对原有教务管理工作进行辅助规范作用, 比如教师网上提交成绩后, 依然需要打印成绩单存档, 调停课网上办理手续后依然需打印几联单据各部门签字盖章, 学生进行网上申请补选课后仍需打印纸质单据各部门走流程。

2. 多校区管理造成文件审批流程过长、耗时过多

多校区教学管理给教务管理工作带来了新的挑战和压力, 教务管理文件审批方面流程长、耗时多直接影响了教务管理工作效率。笔者所在学校现有三个校区, 教务处总部设在A校区, 其他B校区和C校区各设一个教务处的办事点, 各校区内各学院设立教学部, 整个教务管理工作由A校区教务处牵头统一管理。在现有教务管理工作方式中, 凡涉及师生相关教务管理工作基本流程是相关师生通过学院教学部提出申请后, 提交校区教务处再提交至A校区教务处各相关部门处理, 然后按此流程倒转回来, 此流程过长耗时过多, 且文件跨区交换, 经手人太多常出现资料遗失或信息传递失真。

3. 教务管理工作纸张使用量巨大

教务管理涉及高校教学的方方面面, 现代高校多校区、学生数量庞大的特点, 使得高校教务管理工作纸张耗费量颇为惊人。笔者所在学院现有毕业生1760人, 每到毕业学期单纯存档成绩单、学籍表、毕业论文、各类评议表等等 (不计日常各类成绩查询单、缓考申请及收发各类资料的签收单等) 至少耗费纸张在20万张以上。纸张消耗巨大, 既不利于环保也带来巨大的经济投入, 同时也给档案管理造成压力。

(三) 高校教务管理实行无纸化办公的必要性和可行性

1. 高校教务管理实行无纸化办公的必要性

基于上述当前高校教务管理的巨大压力, 而无纸化办公具有异地办公、传输快捷、节约耗材、提高办公效率等优点, 因此无纸化办公势必成为高校提高教务管理效率和管理质量的趋势。

(1) 在教务档案管理方面, 可建立无纸化办公与档案管理实现无缝连接, 减少档案管理工作成本, 提高档案管理工作效率, 使得档案资料的收集、整理等工作变得非常方便, 并有助于提高检索和利用效率。

(2) 在文件审批流程方面, 无纸化办公可消除跨校区管理的地域差异, 师生的业务申请可通过系统提交, 相关部门通过电子签名在系统里审批, 一方面缩短其审批流程, 提高审批效率, 另一方面教务管理工作人员只要有网络随时随地都可办公, 从而摆脱必须到办公室才能工作的传统理念。

2. 高校教务管理实行无纸化办公的可行性

实行完全理想状态的无纸化办公不是一朝一夕就能完成的, 但高校实行教务管理无纸化办公也并不是天方夜谭的, 在现有条件下是可以逐步推进的。

数字技术的高度发展, 电脑日趋普及, 互联网全面开通以及手机上网等, 使得高校教务管理具备实行无纸化办公的硬件条件, 同时各大高校目前都已采用教务管理系统、网络协同办公系统和门户网站, 数字化电子文件已在现代办公中大量出现, 高校教务管理的软件条件也已经部分具备。

原有手工教务管理工作方式已经无法满足现代高等教育的特点, 教务管理系统的普及已推动教务管理人员的更新换代和进一步学习, 以笔者所在校区为例, 现有从事教务管理工作共14人, 其中硕士学历4人, 本科学历9人, 这批高素质的教务管理人员具有良好的计算机操作能力和较强的软件学习能力。

国内无纸化办公自80年代中期开始发展起来的。最初是以个人电脑、办公套件为主要标志, 实现了数据统计和文档写作电子化, 完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。随着以Lotus Notes为代表的工作流群件技术的出现, 办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征, 实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。同时国内企事业单位实施无纸化办公至今近30年的经验和教训可以为高校教务管理实施无纸化办公提供很好的借鉴。

(四) 高校教务管理如何实行无纸化办公

高校教务管理实行无纸化办公虽然有十分光明的前景, 也具有良好的可行条件, 但实施起来依然是非常困难的。虽然很多人都知道无纸化办公的含义, 但没有哪个公司真正实现了无纸化办公。现有的传统教务管理工作方式无法满足现代高校教务管理需要, 以下分析如何实行无纸化办公。

1. 观念先导尤其是革新领导思想

人类社会的每一次进步和发展, 都会面临与传统观念的对抗, 高校教务管理打破传统教务管理方式实行无纸化办公也不会例外, 尤其是在现有电子文件管理还存在一些问题的情况下, 许多人的传统观念是, “白纸黑字”具有一定的权威性, 是真实可信的, 领导人还可以直接在纸上圈阅或作批示, 从而会对无纸化办公资料是否安全、电子签名能否认可等等提出质疑, 因此改变教务管理工作人员的观念和习惯是非常重要的。在这种情况下, 首先要彻底革新领导思想, 目前实行无纸化办公失败的案例很大原因在于领导的观念没有改变, 而无纸化办公的有力推动是一个自上向下的过程, 领导的观念改变后, 请专家或校方主要负责人为所有教务管理工作人员示范解惑, 直到所有教务管理工作人员都接受为止。

2. 系统集成打破“信息孤岛”现象

现有教务管理系统集成化程度低, 完整的教务信息数据库体系尚未形成, 教务信息资源开发利用不充分, 系统整体效益不高。笔者所在高校各相关部门各自采用自己的系统, 比如除教务管理系统外, 人事处有人事管理系统, 学生处有学生管理信息系统, 财务处有财务管理系统等等, 各个系统都是离散的, 无法进行有效的数据联系, 无疑形成一个个“信息孤岛”。教务管理是连接教师、学生以及学校的桥梁, 必然与人事处、学生处以及财务处都是直接相关的, 因此要实行真正的无纸化办公必须在全校范围内对原有各个系统重新进行统一规划和统一构思, 建立整体性信息系统模型, 实现系统集成打破原有的“信息孤岛”现象。

3. 加强技术支持及应用辅助软件

在高校教务管理中推行无纸化办公过程中, 信息安全问题以及办公便利与否是人们担心的主要问题。在教务管理系统开发商加强技术支持、增强信息的安全性、保密性以及系统的稳定性的同时, 学校必须在组建教务管理队伍时注重引进计算机及网络信息专业方面的人才, 从教务管理工作实际流程出发, 随时以提高工作效率和工作便利为目的及时对教务管理系统进行技术上的维护支持甚至是进行二次开发。此外要充分利用辅助软件, 如利用QQ、飞信、MSN等将所有的师生和学校联结为一个信息整体, 不仅有效弥补教务管理系统灵活性、信息通畅性不足的问题, 也不失为成为师生民意上传, 实现教育者与被教育者沟通的一种有益尝试。

(五) 结束语

传统的教务管理工作方式已不适应现代高校多校区教学、学生人数庞大的特点, 为提高现代高校教学质量, 教务管理系统发展实行无纸化办公是必然的, 但无纸化办公的实现不是一蹴而就的而将会是一个漫长的过程, 我们只能在现有阶段逐步逼近“无纸化”办公, 从而推动高校教务管理向“信息化、流程化、规范化”发展。

摘要：文章对高校教务管理实行无纸化办公的必要性、可行性以及如何实施无纸化办公进行研究。随着高校扩招以及高校合并政策的实施, 多校区管理、学生人数众多等因素使得传统教务管理已经不能满足现代化高等教育管理的要求, 而无纸化办公以网络为依托具有异地办公、传输快捷、节约耗材等优点。

关键词：教务管理,无纸化办公,教务管理系统

参考文献

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[5]无纸化办公卡壳都在领导层[OL].http://gd.news.sina.com.cn, 2010-12-11

无纸化办公能解除打印危机 篇2

虽然还不能最后确定打印机墨粉是否真的有毒，不过无纸化办公可以完全避免这种可能；而企业中很少有人在意打印质量，这也为无纸化办公铺平了道路。

加拿大安大略省省长在任上花了4年的时间，尽其所能使烟民的日子“苦不堪言”。他印制了大量反烟政策的备忘录和研究文件，但他万万没有想到，那些印刷机器对肺带来的伤害和烟相差无几。日前，一名澳大利亚教授的研究表明,激光打印机中的墨粉颗粒会释放出潜在的致癌物，引发呼吸和心血管问题。

这算得上是打印机史上遭遇过的最严重的困境了。

尽管澳大利亚教授报告的内容还需要进一步的核实和验证，但它对公司IT经理们的影响还是相当大的。如果通过了限制排放的规定，公司购买和维护的打印机类型将会有重大改变。很可能规定不是基于设备本身，而是基于它们所使用的墨粉盒，那么就又是另一种情况了。

去年，我曾参观了惠普公司在爱尔兰都柏林的印刷实验室。我在那里花了两天的时间研究墨粉的确切原理。实际上，我记了一大摞的笔记。我很高兴能有机会把我所知道的和大家分享：顶级墨粉颗粒的形状都尽可能的圆，从而使得墨点可以分布得更加平均、干净和可靠；而劣质的墨粉颗粒——可能是从墨盒再制造商处购买的——形状很不规则。这非常糟糕。

当然，现在问题的根本还在于哪种墨粉的伤害性最大，而不是对于普通的企业级打印机来说使用寿命最长。如果这还不足以说明无纸化办公的重要性，那就没什么能说明了。惠普已经表示正在研究该项报告的结论，并认真考虑环境政策。不过，我想一旦研究了所有墨粉粒子，要么会出现纠纷和竞争，要么就是再生产商会受到指责，而且后者的可能性更大一些。

我认为在大型企业中，没有很多人在乎打印的数量，当然，那些必须为纸张和墨盒买单的人们例外。这也是实现无纸化办公的一大有利因素。

但是如果澳大利亚教授的这份报告属实，用户也许不得不在打印性能方面做出一些让步。也许释放更少的墨粉意味着稍微逊色的打印，比如墨色浅了，又或许销售商被迫要生产墨粉节约型的打印机，而这些墨水和墨粉的销售恰恰是销售商的利润来源。

浅析焦煤集团的无纸化办公 篇3

焦煤集团实现无纸化办公建设, 是科技发展和信息应用的必然趋势, 是企业现代化办公的基础和保障, 是充分利用网络资源, 真正实现企事业单位的办公高效化、传递网络化、信息资源化、管理决策智能化的途径, 是积极推进电子政务系统建设, 实现网上信息化办公, 以达到提高办公自动化水平, 增强办事效率、理顺管理机制, 促进企业现代化办公系统的必然要求。

1 现状分析

1.1 概况

尽管未来几十年之内也不能全部变成无纸化办公, 但随着更多的信息都是以数字或电子的形式储存和维护, 因此, 管理数据的更新应用也就浮出水面。焦煤集团未来一定要向无纸化办公迈进。在会计方面, 人们对电子工作报告具有新鲜感。在零售市场, 电子工作流程正在取代传统的装货单、发货单、发票和其他纸单据。很多人都知道无纸化办公的含义, 可目前还没有哪个企业真正实现了无纸化办公。那么无纸化办公还有提的必要吗?

1.2 存在的问题

目前, 焦煤集团作为大型国有企业, 虽然办公自动化系统已经和知识管理等新的管理思想相融合, 可当我们在企业中进行调研过程中发现, 目前还有很多不尽如人意的方面, 影响了无纸化办公的进程。

(1) 对办公自动化系统的理解差别很大。

在很多人眼里, 办公自动化系统主要是处理一些公文、收发电子邮件, 实现纸面作业计算机化。实际上有这样思想的大有人在, 殊不知办公自动化大有学问, 涉及行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科, 办公自动化的应用已成为企业管理现代化的标志之一。

办公自动化的核心问题是如何提高日常的办公效率。因此, 我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴, 如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售, 甚至库存管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管理、人事管理等, 都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。

(2) 领导和使用人员的思想意识还需提高。

无纸化办公要成为现实, 改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中, “白纸黑字”具有一定的权威性, 是真实可信的, 领导人还可以直接在纸上圈阅或作批示。人们阅读纸上的东西比较容易放松, 而且不受时间地点的限制, 书面的东西便于携带。另外, 纸张有明显的优点:同电脑屏幕相比, 对于印或写在纸上的内容, 即使在照明条件很差的情况下, 我们也能看得比较清楚, 可以很容易地在纸上随意评注修改。同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多, 身体语言流露其中, 通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。

也有很多使用人员不愿意使用办公自动化系统的原因很简单, 就是系统要求输入很多原始数据、信息, 工作量要加大, 特别是涉及一些部门和个人利益的数据, 大家潜意识中就不愿意公开。所以在系统的推行过程中会存在一些阻力, 特别是项目要有一把手的参与, 这里提出的一把手不仅仅是企业的一把手, 还应包括各部门的负责人。

(3) 办公自动化技术也需要不断创新。

在办公自动化系统的应用过程中, 一些技术的应用也会推动其发展。很多领导提到的一个重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善, 像网络签名认证技术、局域网络通信、文件网络广播等。

举个例子来说:在应用计算机实现文件批签流转过程中, 当用户都在计算机上批签修改文件时, 如何保留不同用户的修改痕迹, 是用户十分关心的问题。在手工批签时, 不同人有不同的笔迹, 因此很容易识别, 但在计算机上修改编辑文件, 要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。有的系统对这一问题的处理方法是:对每个人修改过的文件都做一个拷贝, 然后比较两个拷贝之间的不同点。这种方法不够直观, 也不符合用户平常的工作习惯, 而且由于要保存多个拷贝, 严重浪费空间。

相信这些问题, 大家都已经看到了, 并且一些公司已经有了很好的解决办法。可在目前的应用过程中还存在你有的技术, 我没有;我有的技术, 你没有。导致了很多办公自动化软件公司的水平参差不齐, 不能合作利用对方的优势, 特别是在我们身边很多中小型的软件公司不能充分合作, 经常出现恶性竞争, 导致双方都得不到长足发展。

(4) 与其他系统的集成必将成为瓶颈。

由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设, 他们之间很少能够紧密协调起来。各个系统之间无法进行数据联系, 导致大量的重复劳动, 也导致数据不准确。信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余, 存在大量的垃圾信息, 信息交流的一致性无法保证, 个人、部门之间难于进行信息共享, 领导也难于统揽全局。由于系统是由多个供应商提供的, 即使想集成也存在很多难度, 特别是数据库不统一造成集成难度增加, 更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。目前中国具有信息系统的绝大部分企业都存在这样的现象。

2 无纸化办公解决方案

2.1 易学易用性

可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息引入到办公自动化网络系统当中。通过对文件传阅、审批流程的定义, 各用户便可在网络中对文件进行亲笔圈阅、批注和签名, 从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署, 用户对文件进行的亲笔圈注、签名信息均可被保存, 并可进行打印输出。用户只要会写字, 不需要学习烦琐的键盘输入方法, 就和日常在纸上办公时批阅、签署文档一样, 就能方便地使用含有电子笔迹技术的办公自动化系统, 从而大大减少了培训工作量, 这对最终用户和开发商都有利。

2.2 高度的网络安全性

领导办公可以与工作的各环节紧密结合, 动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证实现可靠的身份确认功效, 比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证, 极大增强了系统中信息的安全性, 而且使用更加方便, 更加容易。

2.3 高度自动化

含有电子笔迹技术的办公自动化系统可以大大减少重复劳动, 它可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来, 同时也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字, 同时也可以进行不同环节批复的查询。不仅解决了传统办公的效率低下和纸张浪费状况, 而且也解决了因领导无法使用烦琐的现代办公自动化系统而闲置的信息化投资。

3 无纸化办公的效果

无纸化办公系统通过对各办公要素的闭环整合, 实现了工作流、信息流和知识流的整合管理, 提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台, 实现办公自动化, 并进行远程办公或在家办公。

无纸化办公将人从烦琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务, 整体提高了单位办事效率和对信息的可控性, 降低办公成本, 提高执行力, 使管理趋于完善。通过信息化建设, 开展电子商务、电子政务, 快速提升核心竞争力。其具体效果有以下四个方面:

3.1 整合资源

通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用, 实现各种资源的互相促进和增值, 形成正规、科学、开放的单位制度和文化, 保持单位旺盛的生命力, 保证单位健康持续发展。

3.2 加快信息流通

领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员, 无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层, 便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平地发言、交流, 建立融洽的团队关系和单位文化。

3.3 规范办公流程

建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制, 让单位充满活力, 促进单位持续发展, 使工作人员责任明确, 权限分明, 具体事务落实到人, 查有所依, 杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真, 保证正确、及时的反映情况。

3.4 提高办事效率

有效协调多部门之间的协同工作问题, 实现高效协作办公, 领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况, 跟踪监督, 提高执行效率和力度。

摘要：随着计算机的普及应用和网络的迅速发展, 无纸化办公改变了传统的办公方式, 极大地促进了办公自动化。它有着节省办公资源, 提高办公效率, 实现异地办公等优点, 是未来办公的新趋势。本文通过分析焦煤集团的办公现状, 探讨如何加强无纸化办公。

高校无纸化办公 篇4

【关键词】无纸化办公 报纸 校对

21世纪以来，一方面，随着人们知识文化水平的提高，读者对报纸出版质量、新闻准确率的要求越来越高；另一方面，随着电脑的普及，无纸化办公已经进入报纸行业，对报业的发展产生了巨大影响，包括报纸的校对工作。笔者根据本人多年的报纸从业经验，就无纸化办公环境下如何做好报纸校对工作谈几点想法。

一、无纸化办公后仍需要专业校对人员

在早期，校对由作者、编辑甚至主编等非专职校对人员兼任，即编校合一。随着报业的发展，分工越来越细，逐渐分离出编辑、录入、排版、校对等多个职业。但目前，随着无纸化办公时代的到来，有人认为校对工作可回归到编辑身上，对是否还需要专职校对人员表示怀疑。笔者认为，新时期，专职校对人员不仅需要，而且其工作更加重要。

众所周知，校对是报纸出版流程中不可缺少的环节，直接影响着报纸的质量。一张报纸，要在激烈的市场竞争中脱颖而出，赢得读者，除了在内容上、版式上、特色上不断翻新吸引眼球外，杜绝差错、提高编校质量也是最基本的，极为重要的一点。在无纸化办公环境下，无论原稿形式如何变化，排版工艺如何演进，即使实现电脑化、无纸化办公，编辑、校对在只需在荧屏或磁盘复印稿上进行编稿校稿，仍然要求专职校对充分参与。专职校对人员在消灭作者、编辑、排版各环节出现的差错方面，因其专业而不可替代。

二、无纸化办公后报纸校对工作出现的新变化

实现无纸化办公后，校对工作与传统模式相比，有了很大改变。

一是校对媒介的改变。过去，校对工作是校对人员一边看纸质原稿，一边看录入排版后的纸质校样；无纸化办公后，纸质原稿减少甚至没有，校对工作大部分或全部在电脑上完成。

二是校对方式的变化。实现无纸化办公后，由于实行了电脑操作，无纸质的原稿可做比较，校对工作将不再是以传统意义上的“校异同”为主，而是以实施“校是非”为主。

三是校对功能的改变。由于校对工作由“校异同”为主向“校是非”为主转变，这就要求校对的功能也有所改变，有所扩大。校对工作，在提升和扩大原来校对功能基础上，实行“编校合作”，形成更密切的“编校合力”。这是新闻编校电脑化的必然要求，这一变化意味着必须强化校对工作，加强校对“对编辑工作的监督、检查、补充和完善”的功能；校对工作将由传统的专一校对向编校或校审方向发展。因此，笔者认为，在无纸化办公后，我们称报纸“校对人员”为“编校人员”或“校审人员”或许更为准确。

三、无纸化办公对校对工作的要求

实行无纸化办公是对报纸传统作业方式的一次革新，对报纸出版过程中的每道环节都提出了新的要求，包括校对。因此，新时期，我们在强化校对功能的同时，也对校对工作提出了更新更严的要求。

首先要加强业务学习。校对人员不仅要学习科学文化知识，还要学习党的路线、方针、政策。作为新闻工作者，只有牢记党的路线、方针、政策，才能增强政治鉴别力和舆论导向的把握能力，才能在工作中避免政治性差错。一名优秀的校对人员还应该是一个杂家。一张报纸涉及古今中外、天文地理、政治、经济、法律、科技等方方面面，这就要求校对人员知识面广，专业知识过硬，练就“火眼金睛”，不放过“文字堆”里隐藏的差错。笔者的经验是，经常翻看《现代汉语词典》等工具书，既增长知识，提升文化品位，又能拓宽视野，提高个人修养，对搞好校对工作大有裨益。

其次要善于总结。无纸化办公在给校对工作带来便利的同时，也不可避免地带来了一些新情况、新问题。这就要求在校对工作中要严格按照规程运作并及时总结、归纳其在运用中出现的新情况、新问题。如：记者在用电脑写稿、照排人员在输入外来稿件时，由于打字不熟练或误操作，容易造成文字差错，甚至还会出现一些政治性差错；编辑在网上直接选稿、改稿，但在电脑操作过程中难免会有失误，差错产生的可能性也就大大增加；拼版过程中，由于不同电脑使用的操作系统、文字排版系统，甚至由于输入法的不同，会出现一些现拼字（电脑中没有的字，由记者写稿时拼凑而成）在拼版后显示的却是一个空格或另外一个字的现象；编辑、总编等在各个环节随意换稿、改稿引起的错误等等。总之，在无纸化办公环境下，每个环节的差错“无纸可查”，更加隐蔽，这就需要校对人员更加细心，更加认真，善于总结，善于发现，提升自己纠错的能力。

第三是规范校对程序。由于实行无纸化办公，不再有纸质原稿，有些校对人员思想上松懈，认为将校样通读一遍即可，反正原稿与校样内容是一样的。笔者认为这是很危险的，因为无纸质原稿，差错更隐蔽，更无据可查，特别是编辑、总编在每个环节的改动，我们都要及时与他们沟通，了解改动的地方，及时校对，不留空白。我们要严格按照一校、二校、校红的程序运作，并在最后辅以校对软件进行校对，不留下任何出错的机会。

无纸化办公的难点与对策分析 篇5

关键词：无纸化办公,难点,对策

无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公, 主要传媒工具是计算机等现代化办公工具, 可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。随着计算机和网络技术的发展, 无纸化办公的概念逐步提上日程。无纸化办公不仅能带来便利, 还能节省大量的人力、财力、物力, 同时能节约社会资源, 利于环保。

我国政府信息化工程起步较晚, 目前大部分中小城市和绝大部分县级以下城镇办公基本还以纸质文件为主, 中等以上城市不同程度地采用“双轨制”[1], 发达城市和某些发展较快的部门无纸化办公的成份比较多。如:北京约90%的政务部门实现了50%的业务无纸化办公。再如昆明市政府于2008年1月28日提出从3月1日起争取三年内实现无纸化办公。总的来讲, 目前我国政府公文运行及存在的状态比较混乱, 这是由于地区和部门发展的不平衡导致, 也说明在实际办公中无纸化办公存在诸多阻力和难点。

一、无纸化办公的难点分析

1. 文化习惯因素。

在人们的传统观念中, “白纸黑字”具有一定的权威性, 是真实可信的, 领导还可以直接在纸上圈阅或作批示。人们阅读纸上的信息比较容易放松, 而且不受时间地点的限制。另外, 纸张有明显的优点:同电脑屏幕相比, 对于印或写在纸上的内容, 即使在照明条件很差的情况下, 我们也能看得比较清楚, 还可以很容易地在纸上进行评注修改。同样的篇幅纸质文件比电子文件可显示的信息量更多, 并且身体语言流露其中, 通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。无纸化办公要成为现实, 改变人们的观念和习惯非常重要。

2. 硬件及网络搭建。

要实施无纸化办公, 首要问题就是硬件搭建, 主要包括计算机网络设备和办公设备。这些设备在购置时既要着眼当前实际, 又要兼顾长远。尤其是网络设备及服务器, 既要考虑效用又要考虑安全。网络设备的购置与计算机不一样, 计算机及终端升级和更换相对容易, 而网络设备的更换及升级极为不便 (有的电缆、光缆在群山峻岭之间, 也有的在海底下或是隧道中) , 这又给网络搭建增加了一次性投入成本。总之, 无纸化办公需要硬件搭建, 这给我们这样一个幅员辽阔、地区差异巨大的发展中国家带来很大困难。

3. 无纸办公软件及电子政务平台建设。

由于客观国情和地方保护主义的存在, 出于系统安全性和地方政府利益 (税收) 的需要, 电子政务的系统软件将不得不主要由国内软件开发商来做。从标准化和经济效益的角度来看, 这种各地自己“订制”电子政务系统的做法是不可取的, 这将使电子政务一体化的难度加大。因为要想实现“一站服务”或“无站服务”这一目标, 涉及跨部门和跨地区的政府业务处理就必须实施一体化。而各不相同的软件势必会减缓政府部门间信息系统的一体化及中央与地方政府间的信息系统的一体化的进程。如果采用个体经济的办法, 任由各部门“定制”采购自己的系统, 不仅会浪费大量的资源和时间, 造成重复建设, 更由于缺乏标准化和规范化, 政府之间、部门之间的各种系统难以兼容, 信息资源难以充分共享。这种“量体裁衣, 自给自足”的小农经济做法, 已经为世界各国所摒弃, 因为这与规模经济彻底相悖。

4. 电子公文法定地位受到挑战。

传统的纸质文件, 其字体、字迹、图像、印章等清晰可见, 内容真伪易于判别, 司法部门还有一套成熟的物证鉴定技术, 因此其证据作用和法律效力已无异议。但是, 电子文件却面临着证据作用和法律认可方面的障碍, 这一问题长期以来悬而未决, 困扰着相关部门, 影响着电子政务建设的进程[2]。当前, 我国法制环境还很不成熟。虽然《中华人民共和国电子签名法》于2005年4月1日施行, 但还缺少《电子政务法》维护网络安全及对计算机、网络犯罪处罚的相关法律。另外, 在电子签章技术和认证机构没有制定统一规范之前, 法治环境不足以得到电子文件受益人的认可。

5. 电子签名和批示存在难点。

在手工签批文件时, 不同的人笔迹不同, 很容易识别, 但在计算机上修改编辑文件, 要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。有的系统对这一问题的处理方法是:对每个人修改过的文件都做一个拷贝, 然后比较2个拷贝之间的不同点。这种方法不够直观, 也不符合用户平常的工作习惯, 而且由于要保存多个拷贝, 浪费磁盘空间。有些软件开发商自己编写编辑软件, 不同用户修改的痕迹可以较方便地显示, 但与OA系统不能无缝紧密地连接, 所以很难与主流管理软件相比。

6. 无纸化办公的局限及不可调和的矛盾。

特殊文件如建筑图纸、施工现场所用公文及纵向 (地区) 发展的不平衡是无纸化办公将长期面临的问题, 在实施过程中必将遇到挑战。在特定条件下, 一定要实施无纸化办公可能会劳民伤财, 得不偿失。另外, 一些文书可能在相当长时间内会一直“双轨”运行, 如公告类。还有一些特殊文书可能只有纸质和其他形式, 如拘捕令、搜查证、传唤通知等, 不可能说让犯罪嫌疑人上网去确认之后再拘捕或是传唤。无纸化办公的初衷就是方便快捷, 如果为了无纸化而无纸化就会失去了方向。

无纸化办公虽面临诸多挑战, 但其具有传输方便、易于共享、增加管理及服务透明度[3]、提高办公及经济效益、降低管理成本、节约社会资源, 有利于环保等优势, 而且这些特点都顺应了当今时代的发展方向, 都是应该提倡的准则。因此, 政府应当加快电子政务实施步伐, 在电子公文的安全性、唯一性与法定地位等难点解决之后, 尽快采用网络办公, 实行无纸化办公。

二、无纸化办公实施策略与步骤

1. 观念先导。

纵观人类社会的发展进程, 每一次革新、每一次进步都会面临与传统观念或行为的对抗现象, 无纸化办公也不会例外。尤其在电子文件管理还存在一些难点的情况下, 许多人会提出安全、法定地位、文化观念等因素来驳斥无纸化办公的可行性。具体来讲, 可以在权威和官方媒体上广为宣传并示范, 也可以请专家或官方负责人在媒体上为大众咨询和解惑。这种宣传应该在无纸化办公推行前就开始, 直至大众普遍接受为止。这种宣传已经迫在眉睫。

2. 技术突破。

电子公文存在的主要技术问题有系统稳定、安全、唯一性、身份识别和时时备份等几个方面。电子文件的安全问题是一个处于永久博弈状态的难题, 但也并非无计可施。内部文件可采用专网与外网物理隔绝的办法, 将政务文件细分, 将公开类文件与秘密类文件分开传送和办理。对于可公开的文件则主要解决恶意攻击、非法修改和冒名顶替几个问题, 将可公开的文件用专门服务器与广域网相连并启用灾难备份系统。而专网内的文件则主要解决真实性、唯一性等问题, 这主要依赖严格的管理制度和加密、签署技术。2005年4月1日, 我国正式颁布实施《电子签名法》。它的出台解决了电子签名的法律效力这一基本问题, 并对电子商务认证机构、电子签名的安全性、签名人的行为规范、电子交易中的纠纷认定等一系列问题做出了明确的规定。

3. 资金保障。

任何一项工程均需要资金作后盾。无纸化办公必须基于稳定的硬件环境、较为成熟的软件技术、有力的法制基础和严格的管理制度才能得到有效实施, 而这其中的软硬件技术需要大量资金。尤其在硬件需要兼顾长期的前提下, 资金的投入就更是一个关键性的壁垒, 如果资金不到位, 硬件的购置只能舍优取劣, 这无疑会导致短时间内的重复购置, 其重置成本更高, 造成浪费。另一方面, 如果盲目求好, 发展多年还有“容量剩余”也纯属于浪费。所以, 在做投资规划时, 既要立足于当前的实际又要兼顾长远, 综合考虑政府需求、硬件发展规律和经济基础等因素, 用经济、实用的尺度去衡量, 做出符合我国国情的投入决定。

4. 法律护航。

立法是赋予电子公文法定地位及权威性的唯一途径, 只有立法才能让大众接受并认可电子文件, 电子政务立法和制定相关政策是实施无纸化办公和电子政务得到高速、稳定发展的基本保障。可喜的是我国《电子签名法》已经施行, 使得电子文件具有了法律地位, 为无纸化办公提供了法律支持。虽然《电子签名法》给经过电子签章的电子文件赋予合法的法律地位, 但还缺少《电子政务法》、维护网络安全及对计算机、网络犯罪处罚等相关法律, 单凭《电子签名法》还满足不了电子政务的护航需求。目前, 实现电子文件签章等具体办法和细节还没得到很好推广, 法治环境也还不足以让电子文件受益人认可, 所以必须尽快完善法制才能为电子文件发展保驾护航。

5. 区别对待, 逐步实施。

虽然无纸化办公是政府办公的必然选择, 但政府文件的重要性决定了政府无纸化办公必须慎行。只有等电子政务硬件平台搭建好并稳定使用, 电子文件的长期和广泛可读性有了保障, 电子文件及网络安全有了可靠的解决方案, 电子签章技术成熟运用后, 无纸化办公的条件才算成熟。

随着技术的不断进步, 社会信息化的不断推进, 法制环境的不断完善, 人们阅读及办公习惯的不断演进, 社会运转节奏不断加快, 我们有理由相信无纸化办公时代必将到来。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案, 2003 (12) .

[2]孙兆伟.关于用电子签名技术及其法律效力[J].浙江档案, 2007 (5) .

高校无纸化办公 篇6

现在的大、中、小学生不仅普遍不会写毛笔字, 就连钢笔字、铅笔字也写得很不近人意。东倒西歪, 张牙舞爪, 潦草零乱十分难以辨认。更不用说有笔法的讲究、结构的美感了。更让人担忧的是写字习惯已到了不能再糟糕的地步。多数学生写字的坐姿严重影响身体的健康成长。握笔姿势极不规范, 有不少学生的执笔姿势简直就像残疾手动态。甚至由于长期错误的动作, 手指骨骼已变成了奇形, 形成了习惯, 极难矫正, 并且导致近视、斜视、偏颈、驼背等病态率不断增长。

二、书写能力退化的原因

目前, 电子产品风靡全球, 键盘、触摸屏正在取代“执笔书写”, 很多公司、部门已提倡“无纸化办公”。就连学校也由多媒体、课件代替了黑板和粉笔。所以“字的好孬没关系”;“把字写好有什么用?”“练习写字简直是浪费时间”等等, 这些观点不仅学生普遍存在, 就连不少家长、教师以及部分领导也这么认为。

由于应试教育等多方面因素影响, 学生、家长以及部分老师的功利太重, 缺乏长足的大爱观念。语文教师偏重对学生进行语言文字的理解和表达能力的提高, 而忽视了学生写字能力的训练;而学生由于过重的作业负担, 也不会去注意书写的质量, 教师批改时也正注重字写的对与错, 仅管对写得潦草而影响批改心情时也偶尔发点脾气, 但并不涉及到学生学业成绩;而其他学科的教师又认为写字教学是语文学科的任务, 对学生的书写关注就更少了。家长呢?只要自己的孩子能考高分进名校就行。

三、国家对写字教育的态度

早在1990年10月, 国家教委就颁发了《关于加强义务教育阶段中小学生写字教学的通知》。并明确要求:“……对书写潦草的要采取措施, 及时纠正, 必要时可适当降低作业、作文和各科考试的成绩。”1998年教育部又发布了《九年义务教育全日制小学写字教学指导纲要 (试行) 》, 2002年5月17日, 又发布了《教育部关于在中小学加强写字教学的若干意见》也明确指出:“……一些地方和学校的的写字教学没有得到应有的重视, 不利于学生基本文化素养的普遍提高……现就中小学加强写字教学提出以下意见, 请结合中小学教学实际, 认真贯彻执行: (1) 充分认识写字教学的目的和意义。 (2) 明确写字教学的要求。 (3) 各门课程都应重视写字教学。 (4) 为学生写好汉字创设环境, 提供必要条件。 (5) 改进写字教学评价。”2011年8月2日, 再一次下发了《教育部关于中小学开展书法教育的意见》, 并从“1、充分认识开展书法教育的重要意义;2、中小学书法教育的总体要求;3、为落实书法教育提供条件保障”这几方面作了很具体的要求。每次文件都是“加强”或“进一步加强”的措词, 并从写字提升到书法的高度。可见其鲜明的态度和重视程度。

四、书法教育的意义何在

书法的实用性在明显的减退, 这是不得不承认的事实。而且电脑打出来的字的确比人手写的字更统一, 整齐, 便于阅读、那么要求进一步加强书法教育到底有何意义?

1. 文化的传承。

书法艺术是中华民族优秀文化的重要组成部分, 它是以汉字书写为载体的精湛艺术, 被誉为“无言的诗, 无行的舞, 无图的画, 无声的乐。它是五千年文明史的见证, 它代表着民族的尊严, 民族的精神, 写好汉字, 是爱国的表现。它的继承与发展, 是我们这一代人不可推卸的历史责任。我们要站在历史的高度清醒地审视它的未来, 为弘扬与振兴中华民族优秀文化作不懈的努力。

2. 写字是学习能力的奠基工程。

学习能力是由识字、阅读、写作、计算这几方面的能力构成, 而一切都要以识字为基础, 可识字又与写字密不可分。表面上认识一个字, 与深刻认识一个字是有距离的。不写, 只读, 印象是不深刻的, 通过写字可以更好地识字。在计算机打字普及的情况下, 尤其应重视手写。因为大脑细胞对手写和打字的刺激反应是不同的, 打字比较机械、缺乏情感, 写字则需要更多思考, 现在不少人, 键盘玩得精熟, 而提笔忘字。徐特立先生说过“不动笔墨不读书”, 告诫大家, 读书不能光是眼到, 还要心到, 手到, 脑到。边读边勾画出自己的疑难与不解, 记下自己的心得与体会。才能使你记忆深刻, 掌握书中的难点、要点;有利于你储存资料, 积累写作素材;也有利于你扩大知识面, 提高你的分析、综合能力。从而可见其手写汉字对识字以及整个学习能力的培养的重要性。

3. 写字仍然是现代人不可缺少的重要技能。

手写汉字, 具有方便, 实用, 不择场地。不需要什么特别设备的优势。永远都不会被什么先进技术所代替。它就像交通工具无论多么发达, 永远也不会代替人走路一样。学生在学习过程中, 记笔记、做作业、各级各类竞赛、考试都需要动笔并且要求规范、工整的书写;单位之间订合同、公司之间签协议、以及国家领导人签订国际条约, 都是手写签字才生效。银行取款, 司法机关作笔录后都需要当事人签字确认。这些都是电脑不可代替的。

4. 书法育人, 是学校特色教育中最贴切的举措。

现在全国各地各校, 都在挖空心思抓特色, 创建与众不同的名校。如“跆拳道”特色、象棋特色、某某地方戏特色、消防警校特色、拉丁舞特色……等等。不少学校的选项, 虽然对学生都有某方面的育人作用, 但毕竟太间接, 大有华众取宠, 引人注目, 急功近利, 不切实际之嫌。笔者认为, 对于普通的中、小学抓好书法教育, 是再贴切不过的了。

一是写字与学校师生的教和学息息相关, 既是职责, 也是任务, 毫无转弯磨角之举。二是无论教师、家长、社会各界以及学生本人, 都喜欢工整、漂亮的一手好字。只不过受应试教育所迫而已。三是书法教育会给教师、学校带来日盼夜想的好学风、好校风。为治校立校之本, 也是当今书法教育的主要意义所在。这也是笔者想主要阐述的观点:当今社会最突出的现象是什么?是浮躁, 急功近利。最缺乏的是静心为学的心态。常听老师责怪自己的学生听课不专心, 作业马虎, 不善观察, 分析事物一知半解, 粗心、毛躁;校长常为学校学习风气不浓, 班纪班规不严, 清洁卫生不良等而烦恼。而社会呢, 呼唤的是踏踏实实做事, 宁静致远, 淡泊名利的人。这些都可以通过真正落到实处的书法教育而得以实现。

常言道:“字无百日之功”。王羲之临池学书, 池水尽黑;王献之练字用水“十八缸”;怀素“写穿木板”的传说等等, 无不说明写字需要持之以恒的态度, 坚忍不拔的毅力。写字训练就是磨炼一个人能坚持不懈的耐心, 不怕苦不畏难的坚强意志。

书法的基础阶段, 就是临写优秀范字的过程, 对范字的用笔 (起笔、行笔、收笔) 要潜心研习, 对范字的外形特征, 点画间的位置关系, 笔画的长短和组块的大小, 从结构的疏密到形位的斜正, 从体势的收放到整体的呼应, 都需要静观细察, 仔细比较, 认真思考。若以这种态度写下来的字, 肯定有些范字的影子了。第一遍写下来到底有几分像呢?再回头与范字一一比较, 找出哪里像, 哪里还不像, 然后再写一遍, 力争克服前面还存在的问题, 如此往返进行, 直到满意为止。做到字不在写得多, 换得快, 关键在于“好、准、精”, 练好一个有代表性的范字, 可举一反三的写好一群同类的字。这个过程实际是训练学生细心观察, 认真比较。培养审美能力的过程。可是有的同学写字时, 也在观察, 可他观察的只是一个什么字, 有几笔, 几画, 注意的是不多写一笔, 不少写一画, 不写错字, 没有去感悟它的美所在之处。有的在临写范字时, 第一遍还有几份像, 第二遍本应更好一些, 但反而还不如第一遍, 三遍四遍与没练前一个样。前者还不能算观察, 还没有观察的意识和方法。后者观察了, 但没有稳定的观察和比较的习惯, 显得浮躁, 一知半解, 缺乏耐心。

由此可见, 要写好字, 必须具备严谨、认真、仔细, 专心致志, 精益求精, 一丝不苟, 持之以恒的态度和毅力。特别是毛笔书法, 笔豪钦, 笔画粗细极难控制, 临写时需要凝神屏息, 旁若无人的心态。而且毛笔书法需要纸、笔、墨、砚、笔架、镇子、毛毡等一系列工具材料, 既要准备齐全, 又要摆放有序, 而且一不小心, 手、脸、衣、桌、地板、墙壁, 很容易搞脏。所以毛笔书法的训练过程, 也是对学生自理能力, 自律能力和自制能力的培养过程, 久而久之, 这些要求都将养成习惯, 形成人生态度, 变成能力。我们想一想, 哪一门学科, 哪一个行业, 哪一个工作岗位不需要有这些习惯和能力的人呢?反过来, 具备了这些素质的人, 还有什么事情不会成功呢?书法教育修练出的这种淡定和静心做学问的德行以及自律, 自制能力不是我们校园里期盼的班风、学风和校风吗?可以肯定的说, 学习书法占用的时间, 不仅不会耽误学习, 而且会加倍的稳定的益及到习书者本人, 益及到各位老师的业绩, 益及到整个学校的声誉。

其实, 书法的育人功能在国家法规文件中和一些名人志士早有阐述:

《教育部关于在中小学加强写字教学的若干意见》中指出:“中国书法将汉字的表意功能和造形艺术融为一体, 有着悠久的历史和广泛的群众基础, 汉字书写的美学价值得到了超越国界和超越汉字使用范畴的承认, ……写字教学应当加强, 不应消弱。”

原国家教委主任柳斌先生说:“不要小看写字这一基本训练, 它关系到学生学习习惯的培养, 良好行为规范的养成, 认真写字中养成的一丝不苟的习惯, 将使终身学习获益匪浅。”

郭沫若先生也曾说过:“培养中小学生写好字, 不一定要使人人成为书法家, 总要把字写得合乎规格, 比较端正、干净、容易认。这样, 对养成习惯有好处, 能使人细心, 容易集中意志, 善于体贴人。草草了事, 粗枝大叶, 独断专行是容易误事的, 练习写字, 可以逐渐免除这些毛病”。

浅析无纸化办公的优势和风险应对 篇7

无纸化办公是对传统办公模式的数字化改造, 是现代科技带来的办公模式的巨大变革。无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的文字处理、文件传递等工作中解放出来, 集中精力从事核心事务, 整体提高了单位办事效率和对信息的可控性, 信息传播迅速、流动性强, 便于数据的查询、维护、携带, 节约办公成本, 提高办公效率。

同时, 无纸化办公脱离了打印机、纸张等物理媒介, 降低办公成本;以网络实时传输通信代替了人工传递, 提高了工作效率和执行力, 使管理趋于完善。美国未来学家托夫勒在《在第三次浪潮》里预言:“后工业社会将必然进入无纸化办公的时代”。自20世纪末, 随办公自动化系统的发展, 无纸化办公的概念被提出并在部分企业中得到应用, 至今无纸化办公已然成为现代化办公的一种标志。

1 相对传统办公模式, 无纸化办公具有很大的优势

1.1 能够更好的整合单位各种资源

通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用, 实现各种资源的互相促进和增值, 形成正规、科学、开放的单位的制度和文化, 保持单位旺盛的生命力, 保证单位健康持续发展。

1.2 加快信息传送效率

领导层下达的文件、通知、任务可以在很短时间内传同时传达到相关人员, 无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层, 便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流, 建立融洽的团队关系和单位文化。

1.3 规范办公流程, 易于发现工作疏漏

通过无纸化办公体系的建立, 在单位工作建立起一个紧密、协调、透明、高效的管理机制, 让单位充满活力, 促进单位持续发展, 使工作人员责任明确, 权限分明, 具体事务落实到人, 查有所依, 杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真, 保证正确、及时的反应。

1.4 提高办事效率

无纸化办公具有高度自动化的特点。文件的数字化, 使文件的创建、修改、存储变得简单易行, 文件、通知等打印之前可以随意修改, 不会出现纸质媒体修改困难的问题。信息产生、发送快, 省略了打印、复印、传递环节。数字化媒体取代纸质文件, 网络传输取代人力传送, 数字化签名取代层层审批盖章。这些优势能够有效协调多部门之间的协同工作问题, 使各个部门、各个环节的单独处理的工作串联起来, 同时也能处理流程上多环节的任务。实现高效协作办公, 领导层能够方便的随时查看分配过的任务、承办人及其进度情况, 跟踪监督, 提高执行效率和透明度。

1.5 有效杜绝腐败问题

无纸化办公将所有工作流程透明公开, 各部门工作情况一目了然, 账目支出收入闭环处理。有效杜绝虚开发票, 公款私用的腐败问题。

2 无纸化办公的普及带来的安全风险

2.1 对操作者提出更高的要求

大量高科技设备的引入, 对操作者对现代办公工具的使用提出了更高的要求, 很多操作者需要进行针对性培训, 而这期间肯定会有很多问题, 甚至一定的损失。

首先无纸化办公, 要求操作人具有一定的计算机和网络知识。在使用初期, 由于操作人员特别是领导层对计算机和网络使用水平限制, 使用不熟练、出错率高, 可能反而使工作效率变低, 甚至产生错误造成损失。

其次无纸化办公, 文件都是以数字形式创建、修改、存储于计算机中, 人为操作失误可能会造成比使用纸质媒体时更严重的后果。文件的误删除造成数据丢失, 发送对象错误导致信息泄露等等灾难性错误, 都比纸质文件时代要容易出现。

这些都要求我们, 要看清现代办公发展的趋势, 坚定无纸化办公对我们工作的促进作用, 积极推进人员水平培训来适应新的办公理念要求。

2.2 无纸化办公的脆弱性

无纸化办公必须引入大量数字化设备, 这些精密设备具有先进性的同时也不可避免具有其脆弱性。

处于无纸化办公核心地位的计算机等精密设备有其固有的易损性。硬盘、内存、电源损坏具有突发性、灾难性、不可挽回性的特点。重要文件的在修改、存储过程中如遇到停电、设备损坏等情况会造成数据丢失等严重后果。因此, 重要节点如存储、服务器、需要较长操作时间和需要存储的机器一定要配备足够负载的不间断电源。存储、服务器的不间断电源应足够支撑12小时, 以应对工作人员下班时间出现问题。重要数据的存储要使用磁盘阵列, 把硬盘物损带来的数据灾难降到最低。

2.3 无纸化办公受病毒及黑客攻击威胁加大

计算机的频繁使用, 网络的接入, 移动存储设备的使用, 使病毒及黑客攻击威胁加大。

互联网、移动存储设备是目前计算机病毒传播的主要途径。目前流行的计算机病毒如熊猫烧香、arp病毒等, 破坏性强, 导致系统崩溃、文件丢失、被盗取及局域网内制造广播风暴造成大片机器无法连接到网络等严重后果, 这些对依赖于计算机和网络进行工作的无纸化办公系统来说都是致命的。因此, 在每个工作机要安装杀毒、防火墙软件病及时进行升级, 重要节点如服务器、存储设备等需要加装等级更高的硬件防火墙设备来阻隔病毒和黑客入侵。工作机要做好备份, 遇到不可挽救的问题能及时恢复到可以用状态加强入侵检测, 遇到攻击和病毒侵害能及时察觉并提出合理解决方案, 把损失降到最低。

此外, 还要预防人为因素造成的系统故障和病毒传播, 积极对操作人员进行培训, 减少人为错误操作。提高计算机用户的安全意识、防范意识, 对防止计算机犯罪、抵制黑客攻击和防止计算机病毒干扰。

2.4 无纸化办公的安全措施无效化

无纸化办公对文件、数据的数字化, 传输的网络化, 使针对传统文件的保险柜、密封条等安全措施无效化。

文件以数字化形式存储在计算机中, 传统形式的物理隔断以不足以保护其安全。无纸化办公系统中, 往往储存和传输大量的机密信息, 这些信息有可能是单位人事数据、客户资料、产品研发机密信息等。在很多单位, 这些信息都通过明文的方式进行传输, 非常容易被截获;在系统中身份认证基本上采用了不安全的用户名/口令模式, 这种模式已被证明是不安全的, 通过穷举、猜测、社交工程等能轻易获取。

因此, 要加强数字身份认证, 使用加密传输协议和权限控制, 对接入系统用户进行严格的监控和管理。有重要和机密数据的存储设备要进行保密处理, 如禁止拷贝等设置, 每台操作机固定IP地址, 严格控制管理员权限, 对操作员和管理员的操作要留下清晰日志以备有问题时追查原因。

综上所述, 传统办公模式已经不能适应现代信息社会信数据量巨大、实时性强的无纸化办公再给我们带来办公高效、准确的同时, 也对软硬件安全配置, 人员对信息化设备的掌握水平提出了更高的要求。提前做好风险应对策略, 加强安全设施建设, 提高人员信息化水平, 才能使无纸化办公更好的发挥作用。

摘要：目前, 传统的办公模式已经不再适应现代办公理念的新形势, 随着计算机技术和网络技术的发展, 使得无纸化办公概念的内涵得到了极大的扩展并得以实现, 无纸化办公已经成为综合计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等学科的科学技术, 它将基于不同技术的办公设备, 以网络通信的方式连成一体, 将语言、图像、数据、文字处理等功能组合在一个系统中, 形成一个事务处理能力强、工作效率高、信息流转快、决策科学的体系。但无纸化办公在给我们的办公带来革新的同时, 也带了一些新的挑战, 人员水平不足, 计算机和网络安全问题都需要谨慎对待。

关键词：无纸化办公,网络,风险,应对策略

参考文献

[1]李涛.网络安全概论[M].北京:电子工业出版社, 2006.

[2]何莉, 许林英, 姚鹏海.计算机网络概论[M].北京:高等教育出版社, 2006.

[3]殷伟.计算机安全与病毒防治[M].合肥:安徽科学技术出版社, 2004.

[4]李飞.网络加密安全系统的设计与实现[J].计算机工程与设计, 2003, 12 (24) :87-91.

办公室的低碳时尚:无纸化 篇8

无纸化办公, 是指利用现代化的网络技术进行办公, 主要传媒工具是计算机等现代化办公工具, 可以实现少用乃至不用纸张和笔墨进行各种业务以及事务处理。无纸办公, 即少用乃至不用纸张而办公。

在无纸化办公环境中, 计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。

键盘一敲, 效率提高

提高效率、信息共享、协同办公是大多数机关、部门实行无纸化办公的最主要的出发点。此外还能达成节约造纸木材、低碳减排的生态环保效应。以至如今渐成一种办公室的低碳时尚。电子政务的方便快捷使大家受益匪浅, 许多原本繁杂冗余的工作都在手指的点击下轻松完成。

无纸化办公, 主要是在内部局域网的基础上建立起来的, 通过采用网络互联后, 实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。这种办公方式极大地提高了工作效率, 减轻了工作负担。过去, 非涉密的发文、会议通知、政务信息等, 都需要打印、复印, 然后由通讯员递送各个部门, 效率很低, 在印发上浪费了大量的时间、人力和物力。各部门的信息不能得到及时地沟通, 造成诸多不便。使用网络互联后, 信息交流非常畅通便捷, 工作效率也得到很大提高, 原来需要到处寄送的文件, 现在只要手指一摁, 几十份通知瞬间就发出去了。

鼠标一摁, 减少成本

除了“省力”外, “省钱”也是机关采用网络互联办公系统的另一个重要原因。网络互联就像一台无形的截流阀, 在不知不觉中节约了大量办公经费, 也在不知不觉中节约了大量纸张、木材和生态环境资源成本。既然是网络电子文件, 那么节约资源自然首先从节省纸张开始。实行网络化办公使得纸质文件大量减少, 随之而来的印刷、用纸等办公费用也相应缩减。而电子文件的使用及网络互联的开通, 则节约了发送纸质文件所需的邮资、路费、通讯费和人力, 不仅有效提高了办公效率, 而且节省了大量相关办公开支。此外, 随着电子文件的增多, 纸质文件的减少, 也将使各级政府部门在解决大量“文山”问题上节约大量人力和空间。另外, 电子政务的实现, 也能使现有固定资产充分发挥效用, 各尽其能。之前, 尽管许多政府机关都配备了电脑, 但由于没有实现网络互联, 许多电脑都沦为打字机或游戏机, 电脑的功能发挥得极少。而实现网络互联、无纸化办公后, 电脑的方便、快捷的作用才得以真正发挥。

电脑一开, 排放少来

无纸化办公在低碳运行中响应环保绿色理念, 从源头上节约了树木。众所周知, 纸张是由树木经过多层程序加工制成, 无纸化办公可以有效地避免过量砍伐造成土地荒漠化等严重后果。由此, 大面积的森林就可以涵养水源, 防止水士流失, 净化空气。

无纸化办公还能减少造纸分离纤维和木质素的过程中有效减少各种废水的排放, 其中包括蒸煮废液、洗浆废水、筛选废水、漂白废水、纸机废水, 这些废水中含有多种对空气、土壤的危害物。可见, 无纸化办公能有效地减少多重污染物的排放, 倡导低碳的办公新时尚。

高校无纸化办公 篇9

关键词：计算机网络；无纸化办公；探索

现代企业的无纸化办公是社会领域的一次重要变革。依托计算机网络进行日常办公业务处理，不仅可以高质量、高效率地大量收集、处理和存储各类信息资料，把管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，从事创造性地管理活勤，而且使决策和计划更加科学、合理，管理渠道更加畅通，调度更加及时，监控更加有效。

一、企业信息化平台建设的必要性

推广应用办公自动化系统，通过网上无纸化办公，主要实现如下三方面的目标：

（一）提高办公效率

传统办公方式中的信息传递，主要依靠机要交换、邮寄、传真等方式进行，准确性和时效性差。以我国某单位为例，每年要向各地下属单位制发一千多件公文、简报、资料；同时接收各地上报的数以千计的文件、资料和政务信息。这些工作过去主要依靠手工办理、邮局传递。应用办公自动化系统，公文办理和传递完全在网上进行，不但省却了办文和文件收发人员的往返劳顿，各地单位还可在文件签发当日从网上收到上级单位的文件，使办公效率大大提高。

（二）规范办公行为

传统的纸介质公文流转，较突出的问题是对公文流转过程、批办结果难以实施有效监控和跟踪，从而延误文件的办理。一些单位和人员不按公文处理规则办文，经常发生未经办公室核稿、有关单位会签就直送领导签批，还有文件横传、多头请示等不规范行为。办公自动化系统由计算机系统对用户权限和工作流程进行控制，全程跟踪文件流程过程，可避免不规范办公行为，提高管理水平。

（三）实现信息共享

传统办公方式产生的信息，主要是以纸介质存储，信息的共享程度低，查询不方便，从而影响了对信息的开发利用。应用办公自动化系统，办公过程在网上进行，办公所产生的信息直接存储在数据库中，便利查询，有利于实现大范围的信息共享。大力推进办公自动化建设，是适应信息化大趋势[1]。

二、实现无纸化办公的必要条件

（一）网络化办公的技术

实现无纸化办公必须有良好的技术支撑，考虑到网络化的授权和开放这两个特点，首选技术应该是互联网技术及标准，在此基础上采用相关技术。

实现无纸化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。现在随着Web技术的发展，基于Internet模式下的工作流软件也越来越多，这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便，并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的，因此基于Web的工作流软件将在未来的无纸化办公领域占主导地位。

（二）无纸化办公建设思路

1.在设计方法方面

考虑到我国网络办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合。在已有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵循统一规范和分布实施的原则。

2.在设计思想方面

从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行相关业务设计，并将面向对象的思想引入到系统设计中去。

3.在实现方法方面

从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统（CAS）理论进行实现，即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统。该系统能够适应环境变化，系统使用越久，积累的有价值的东西就越多[2]。

三、无纸化办公建设的举措

（一）开发工具与技术

现在开发OA的技术主要集中分为三大类：基于c/s结构的应用程序开发，结合c/s结构和Web技术的复合应用程序，基于B/S结构的动态网页技术。

1. c/s结构系统

c/s结构系统是传统开发模式，一般以数据库和客户端的两层结构实现，也有加人中间件的三层或多层结构。在OA早期是标准的系统模式，但随着计算机技术的发展和网络的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公，逐渐在被取代。

2. C/S+Web技术

为了补充C/S结构的不足，在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取，但拥有一定局限性，如数据及时更新、软件升级等问题就无法很好解决。

3. B/S结构系统

B/S结构系统是现代办公自动化系统的首选技术，它沿用动态网页技术，加入OA的开发理念，完全适应网络办公和移动办公的需求。对于B/S结构的开发，具体技术又有多种选择：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft.NET Framework。对于这几门技术，可以说又各有其特点：

（1）JSP技术：具有良好的跨平台性，加上J2EE功能十分强大，但是J2EE的布置使开发成本显得略高，而且没有良好的安装界面。

（2）PHP技术：是早期动态网页技术中的强手，但随着JSP技术与ASP技术的不断更新，使得PHP技术比较落后。

（3）ASP技术：类似于PHP技术，开发简便，快速，加上IIS的功能支持，是比较简易快速的开发技术。

（4）ASP.net：可以说是ASP技术的替代技术，也是ASP的一大进步，在Microsoft.NETFramework的强大支持下，可以使用C++，VB，Javascript三种语言来编写代码，采用预先编译技术，使得代码安全性加强。

针对中小型OA用户，可以采用ASP.net技术，原因在于该技术易于服务器的维护，成本相对较低，开发周期较短。

针对政府部门OA用户，可以采用JSP或ASP.net技术，原因在于政府部门服务器很多已经为Linux系统，在该平台下采用JSP技术较成熟；如果是Windows用户，则可采用ASP.net技术。

（二）系统结构的构建

1.系统客户端

网络OA客户端只是简单的数据操作界面，不安装任何数据库访问客户端，不包含任何业务逻辑对象，但可以呈现为多种形式，例如：基于Web浏览器的客户端、Windows用户界面的客户端，以PDA和手机等为硬件媒介的客户端等。客户端接收和传递的数据是经过XML。格式化的自定义格式的数据，为数据的安全和保密性提供了合理的封装。目前只是谢览器形式的客户端开发，同时可以开发各种形式的客户端应用于各种客户端需求，为不同形式的客户开拓不同的访问途径。

2.系统中间件服务

网络OA系统中间件服务可以使用XML Web Service封装所有的业务逻辑对象，它是基于三层结构的分布式应用系统。通过对办公业务逻辑的封装使客户端的运行速度、运行效率得到有力的保障。同样，客户端的升级更新维护也变得简单易行。当办公应用需要改变时，只改变封装的业务逻辑对象便使整个系统轻而易举地改变。使用XML Web Service封装业务逻辑对象为整个系统的拓展以及与其他系统的集成提供一个强大的解决方案，因为XML Web Service在不同的应用系统之间，乃至是基于不同操作系统的应用系统之间可以互相包含、调用。

3.数据库

网络OA系统的数据库平台可以基于MS-SQL Server。主要考虑到微软各系统之间的性能优化等因素。系统数据库可以轻易移植到任何基于OLE DB设计的数据库平台，因为系统中的数据库通信部分是面向接口的设计。可以与任何OLE DB数据库连结使用。

图1 无纸化办公系统结构的构建

四、结语

传统的无纸化办公系统是针对某个行业甚至某个企业而开发的，故有诸多的限制和代码固化，不利于灵活的OA定制和客户化，而且很多OA系统都具有相同的功能，只是表现手法和操作流程有所不同。现代的网络办公模块可以是统一的，在底层通用型OA平台上稍加修改，就可以成为一套具有很强针对性的网络OA系统。这样，既方便该系统的二次开发，也方便于针对不同性质部门单位的网络OA系统的定制，使网络OA既具有通用性，又具有可扩展性。

参考文献：

[1]黄仲开.无纸化办公平台的构建与应用[J].科技资讯，2014（03）.

[2]张鹏，刘建军.谈谈无纸化办公给档案管理带来的新挑战[J].今日科苑，2013（04）.

现代管理中的无纸化办公刍议 篇10

(1) 简化工作环节, 提高工作效率

提高效率、信息共享、协同办公, 这是无纸化办公最显而易见的益处, 也是多数现代企业实行无纸化办公的最主要的出发点。近年来以“公开快捷透明”为特点的电子政务深受百姓喜闻乐见, 这在以往是繁杂冗余的人力不可能办到的, 而今在公务管理中利用无纸化办公只要用鼠标的轻轻点击就可以轻松完成, 事半功倍。

以常见的行政机关、企事业单位对内对外发布公文、会议纪要、政务信息、公告、通知等为例, 以前都是把相关的内容形成文稿后, 交由文印室的工作人员打印、复印, 然后再由通讯员递送各个上级、下级部门, 工作流程长、受众面窄、影响小、效率低, 不仅浪费了大量的时间、人力和物力, 各部门信息也不能得到及时有效地沟通, 造成行政管理中的“真空地带”, 为下一步深入工作埋下隐患。而现在大家充分利用网络信息平台, 只需把要发出的文件, 通过电子邮件设置一个群发命令, 无论多少个接收单位, 多少级管理层次, 都能在同一时间内全部收悉, 多个环节缩减为一个环节, 极大地提高了办公效率。

(2) 便于查阅检索、实现节能降耗

原来利用纸张为载体的办公方式, 相关文件都要整理保存好, 长期的积累, 纸张越来越多, 而且需要空间存放, 最麻烦的是查阅检索, 常常出现档案员翻箱倒柜, 只为寻找一个文件。而运用电脑进行操作后, 文件的存档、查找等更加方便, 快捷, 特别省力。

此外, 低碳环保早已成为我们现在的生活理念, 公务管理中倡导的无纸化办公正是各级政府部门践行这一环保理念的切实行动。在削减了巨额办公经费的同时, 节约资源首先是从节省纸张开始。实行网络化办公使得纸质文件大量减少。全球因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数字, 一张纸呈现的不单是物质能源上的消耗, 在其背后还有为这一张纸而进行的琐细工作, 以及为此付出的宝贵时间, 这些更是一个追寻可持续发展的现代社会必须面对的现实问题。

从一个企业来讲, 节约了纸张也就是节约了钱, 降低了成本;从国家大局说, 每年减少砍伐树木的数量, 不但有效提高森林覆盖率, 而且保护环境, 造福子孙后代。实行无纸化办公除了节约大量纸张之外, 随之而来的其他办公用品的费用开支也相应缩减。开展无纸化办公, 即节能又环保。

(3) 规范办公流程、达到资源整合

过去许多相同的文件各部分都要分别存档, 使用无纸化办公不但可以大大减少重复劳动, 而且可以使各个部门单独处理的工作串联起来, 通过建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制, 让单位充满活力。在公务管理中, 对上对下最不能容忍的是部门之间的推诿、扯皮现象, 信息传递中的阻塞、延误、失真, 极易给公务部门造成办事拖沓、不尊重百姓利益的印象, 无纸化办公在这方面使工作人员责任明确, 权限分明, 具体事务落实到人, 查有所依, 保证正确、及时的反应, 促进部门持续发展。

此外网络技术将部门的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用, 实现各种资源的互相促进和增值, 形成正规、科学、开放的单位的制度和文化。资源的整合和共享有效地协调多部门之间的协同工作问题, 保持了单位旺盛的生命力, 能更好地保证单位健康持续发展。

(4) 信息流通加快, 扼制“文山会海”

信息时代的飞速发展不但改变了人们的生活方式, 也变革着管理部门的工作模式。电子文件使用及网络互联工作平台的开通, 领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员, 所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层, 便于及时发现问题、改进过程和发现人才。领导层也能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况, 跟踪监督。不仅有效提高了办公效率, 而且使得工作人员能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流, 有效协调多部门之间的协同工作, 建立融洽的团队关系和单位文化, 使得人才脱颖而出。

此外, 随着电子文件的增多, 纸质文件的减少, 也可以将机关、企事业单位许多人员从大量“文山会海”解脱出来, 客观上节约了大量人力和空间, 让机关、企事业单位的人们尽快地从重复的、繁琐的、机械的低级劳动中解脱出来, 抽出更多的时间和精力去从事更高级的、更有意义、更加有效的工作, 从而真正做到人尽其才, 物尽其用。

任何事物有其利必有其弊, 无纸化办公当然也一样。直到如今, “无纸化办公”这个网络时代的新生儿并未像人们所预期的那样茁壮成长, 在传统观念中, 书面的东西便于携带, 而电子文件却不具有这一直观性。时至今日, “无纸化办公”理念并未被社会公众广泛接受, 尽管推进电子信息化的努力继续在办公领域取得进展, 但本应与之同步的全流程数字化网络办公新理念依然没有深入人心。无纸化办公主要有以下不足之处:

(1) 信息保存的保险系数受到质疑。由于电子媒介会不可避免地受到各种因素的影响产生质变, 在将来的某一天都存在无法被打开的风险。从储存技术和形式日新月异的更新速度来看, 任何目前看来非常保险的存储介质, 都有被淘汰的可能, 如果不能被新的格式所支持, 就难以读出现在保存的很好的文档。众所周知, 最初的存储介质软磁盘早已不复存在。

(2) 如何保留人工痕迹。在文件批签流转过程中, 原始的手工批签, 不同人有不同的笔迹, 因此很容易识别。而计算机实现批签编辑修改文件时, 要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情, 需要多重命令完成。目前对这一问题的处理还没有足够科学简便的方法。

(3) 电子文档的安全性, 更是倍受关注。在公务管理过程中, 信息的安全性是最让人头疼的, 由于电子文档方便、快捷的可复制性, 往往别人辛辛苦苦的付出和努力, 只要被会使用电脑的有机可乘有条件打开你的电脑就可以轻易通过U盘、网络电子邮件和网络硬盘这类传播途径轻易获得。这样, 一些商业机密和企业内部机密就很容易泄漏出去。

(4) 无纸化办公虽然已经发展了很多年, 但是由于人们根深蒂固对白纸黑字这种观念的认可, 电子文档并不能完全取代纸质文件, 上下级部门上传下达的请示、批复、通知等公文还仍然需要以纸质形式打印出来, 盖上公章、领导签字然后才能生效, 用以证明其文的真实、有效和可靠性。