办公室管理问题

办公室管理问题（精选12篇）

办公室管理问题 篇1

一、工程建设单位办公室工作特殊性

办公室对上是“外脑”, 对下是“桥梁”, 对内是“枢纽”, 对外则是“窗口”, 工程建设单位办公室不仅具有这些特征, 而且有其自身特殊性。

(一) 职能涵盖范围的特殊性

由于工程建设单位的关键是工程建设, 一般而言, 内部工程部门分类较多、较细, 而办公室除了本身的职能工作外, 内部管理的人事组织、纪检监察及党建工作等均纳入了办公室。仅管当前办公室地位得到突出, 但产生的问题也更多、更复杂。

(二) 业务要求的特殊性

工程建设管理的职能要求办公室首先要对工程建设程序非常清楚, 以工程管理知识有一定的掌握, 对工程建设各环节、重点或控制重点要了然于心。

(三) 人员组成的特殊性

工程建设单位一般施工人员、专业技术人员占大多数, 特别是施工人员一般是由农民工或其他普通工人组成, 文化水平相对较低, 加上专业技术人的专业的特殊性与工作特点, 与办公室人员组成存在较大差别, 一定程度上影响沟通效果, 是矛盾冲突的易发因素。

二、工程建设单位办公室工作存在问题分析

由于工程建设管理单位职能的特点及其办公室工作的特殊性, 目前工程建设单位办公室管理工作普遍存在两大问题。

(一) 重工程建设, 轻办公管理

工程建设单位推进工程建设是第一要务, 因此, 在很大程度上都将办公室工作置于后位, 特别是部分工作人员, 在思想上没有认识到位, 将办公室工作视为可有可无的一部分, 或者认为办公室工作是工作建设的附属品, 不宜花太多精力, 在一定程度了对办公室工作的重视程度往往没有如工程建设一样, 影响了办公室管理工作的发展和实力。

(二) 标准化管理缺乏, 职责分工不明, 影响工作效率

由于工程建设单位办公室职能涵盖范围较广, 不仅要完成办公室的职能工作, 还要负责组织、人事、党建及纪检监察、工会等职能工作, 很容易造成分工不清, 管理不明, 操作程序的规范及管理的标准化有待进一步提高。

三、“带着问题去管理”对工程建设单位办公室加强管理的借鉴运用

(一) 建章立制, 确保日常工作效率

1. 加强标准化建设。

所有日常工作都有标准, 标准化建设不仅有利于增强工作的规范性, 也有利于提高日常工作准确度和办事效率, 对于工程建设单位办公室, 由于工程建设程序的固定性, 办公室的标准化建设也有助于协助工程管理部门搞好相关申报工作。对常规性工作开展流程再造, 建立起一套有章可循、责任明确、反应灵敏的工作规范, 实现办公室各项工作地高效运转。

2. 建立工作轮换制。

着眼于“人”, 一方面要设轮流值班制, 处理急事和杂事, 忙闲有度, 张驰有节。另一方面要实施AB岗位制, 使每人都有多项技能, 每项工作都有人胜任, 可以及时补缺, 避免因人误事或因事忙人。

3. 引入项目负责制。

引入工程管理的“项目经理制”, 将具有突发性或临时性、阶段性的重大工作作为一“项目”明确一人全面统筹, 避免一事“多人管”或“无人管”现象。

4. 实施工作预案制。

所有重大活动, 事前梳理, 谋划在前、安排在前, 问题考虑在前, 减少被动。事前确定较为完成的工作实施方案, 并考虑相应的应急措施, 长备不患。

(二) 逐个突破, 化解个性问题

办公室工作“没有最好, 只有更好”。遇到问题解决问题的过程便是“更好”的过程, 需要逐个突破, 一一化解。

1. 会议效率问题。

为增强办公会议的成效, 要规范会议程序, 各部门需要提交办公会议讨论决定的事项要在会前以文本形式征求其他相关部门意见, 会上可借助多媒体进行示范讨论表决。

2. 督办成效问题。

督促检查是办公室的一项重要职能, 特别是对于工程建设管理, 工程推进环环相扣, 工程建设单位办公室如何有效提高督办成效, 不仅关系到办公室自身工作成效问题, 更影响到工程进度推进问题。为提高督办成效, 可简化会议纪要形式, 以《会议议定事项通知单》形式下发各关键指令, 同时要强化督促检查, 对单位重大决策部署落实的环节进行全程跟踪、全程督办, 狠抓落实。

3. 员工素质提高问题。

为提高办公室员工素质, 一方面是实施岗位轮换制, 使其全面熟悉办公室各项业务工作, 另一方面要使调研工作日常化, 结合工程建设推进程度, 要求办公室员工深入工程管理部门、工程实施工地等加强工程业务调研, 增强实践经验。

“带着问题去管理”使办公室每项难题都有了解决和持续改进的方法, 有利于逐步形成“用制度管人, 按规章办事, 实施规范化服务”的格局, 让办公室成为“和谐高效”的战斗集体。

摘要：“问题管理”是一种简单而有效的管理模式, 它认为无论企业还是管理单位的问题普遍存在, 优秀管理单位的问题并不比普通的问题少, 解决问题时不仅要对症下药, 而且还要对人下药、对财下药、对愿下药。“带着问题去管理”根本上就是以发现问题为着力点, 以解决问题为手段, 以预防问题为目标。将问题管理的系统理论或思维模式运用到办公室日常管理工作, 特别是运用于工程建设管理单位办公室日常管理, 有利于进一步对存在问题进行梳理分类, 有利于进一步提高解决的问题的成功率, 有利于进一步提高办公室管理成效, 促进上下左右协调发展。

关键词：工程建设,问题管理

办公室管理问题 篇2

查剖析问题清单

一是工作人员的责任心和能力需要加强。案管办工作人员中有三分之二是招聘人员，他们现在所肩负的工作并非原先单纯的部门内勤工作，而是集服务、管理、监督为一体的工作职责，这就要求工作人员要有很强的工作责任心和能力，不然难以完成工作任务，因此，需要加大对工作人员的管理和监督，不断提高综合素质。

二是对内对外的联系和沟通需要加强。案管工作在一定程度上就是一个“进出口”，繁杂的事务都通过这个“进出口”对内对外进行联系，由于是一项全新的工作，在近一年的实践中，我们还存在许多联系和沟通上的问题，特别是工作处于“粗放型”状态，还没有达到“精细化”的程度，因此，需要我们不断改进和加强。

三是制度机制的制定和落实需要加强。要用好的制度规范工作，好的机制激励工作，近一年的工作，我们的管理、服务职能得到一定的体现，但监督、参谋、评价职能还停留在应付工作的程度，各项制度、机制还处在不断建立和完善的过程，特别是监督、评价工作只作了一些有益的探索，尚未完全开展，因此，需要我们尽快打开这项工作局面。

案件管理办公室纪律作风整改行动

整改措施

一、针对工作人员的责任心和能力需要加强问题，一是从干警的世界观、人生观和价值观入手，教育干警时刻牢记全心全意为人民服务的宗旨，不断提高个人的服务意识，增强干警的责任心；二是要稳步摸索统一业务系统，要求每位干警都要不断摸索统一业务系统，做到挖精系统功能中的各个流程和环节,娴熟操作运用,拓展监控领域,最大发挥系统应用潜力,使其服务于案件质量和效率这个总目标。三是要注重法律业务知识的积累，一方面以帮帮带的方式，由业务经验丰富的老同志一对一的指导新人业务知识和操作规范。另一方面，加强平时的学习，由部门负责人指定学习书目与学习内容，统一组织全部门干警定期学习法律知识，并向业务科室干警请教，参与业务科室法律知识有关的讲座、学习会等，进一步提高法律知识和素养。

二、针对内对外的联系和沟通需要加强，一是建立内部部门联络人制度，联络人作为案管部门与业务部门沟通桥梁，及时收集本部门统一业务应用系统使用中遇到的问题以及业务需求，报送至案管部门，案管部门做好问题的解决及反馈工作；同时案管对于日常事务性工作也及时与联络人联系。二是建立对外重点数据反馈联系人制度。与法院的刑庭、公安的预审科建立联系人制度，定期对公安捕后变更强制措施、捕后不作犯罪处理、检察院不批捕、不起诉、法院审结案件数、上诉案件数等数据进行沟通了解，畅通信息数据沟通渠道。三是不定期召开工作联席会，针对案件受理、文书移送、案件流转、涉案财物管理等涉及多部门多单位的业务操作规范，不定期与对口部门或单位召开工作联合会，商讨相关工作内容，明确分工、制定相关规范，确保案件管理工作高效有序进行。

办公室管理问题 篇3

关键词：企业;办公室管理;对策研究

中图分类号：C931.4 文献标识码：A

随着我国社会主义市场经济和企业内部的不断改革发展，办公室工作面临更多的困难与压力，做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的问题。当前，办公室工作要紧密结合企业实际，坚持固本强基，充分发挥职能，促进企业内部各项工作全面高效开展。

一、综合办公室管理概述

全面深入地认识办公室的职能、作用、特点，是做好办公室工作的基础与前提，也是对办公室工作人员的基本要求。

（一）综合办公室的基本职能

根据办公室的工作性质及其所处位置，其主要职能可以概括为“办文”、“办会”、“办事”。“办文”主要是围绕文书、文件、文字材料开展工作;“办会”是对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作;“办事”主要是信息工作、技术工作、日常行政事务和临时交办的工作[2]。

（二）综合办公室在机关工作中的重要作用

办公室作用是办公室通过其职能发挥在组织运转中所起的作用，包括以下五个方面。

1、参谋助手。主要表现在办公室必须准确理解上级精神，了解和掌握本单位的实际情况，对各方面信息进行处理，同时还要做好决策的督促、检查和执行。

2、中心枢纽。假如把单位比作一个人，办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏，所以对于一个组织来说，办公室是不可或缺的部门。

3、协调关系。办公室要协调各方关系，如要协调领导与领导之间的关系、协调领导与群众的关系、协调本单位与上级相关部门的关系等。通过加强内外协调、互通信息、理顺环节、统一认识、确保和谐。

4、窗口形象。办公室是组织对外展示形象的窗口，一个组织的精神风貌、政策水平、工作作风、办事效率都可以通过办公室这个窗口反映出来，

（三）综合办公室工作的特点

办公室工作虽然千头万绪，琐碎而繁杂，但也具有一定的特点，主要体现在[1]：一是从属性。办公室的工作要始终遵循为领导服务、为基层服务、为员工服务的基本指导思想。二是政治性。办公室的工作是体现、执行、贯彻领导意图的工作，具有很强的政治性和政策性。三是事务性。办公室的工作大多很具体，电话、文件、会议、接待等等，事务尽管琐碎，却非常重要。四是中枢性。办公室是承上启下、沟通内外、联系左右、协调四方的桥梁，是名副其实的中枢机构。五是临时性。办公室工作最大的规律就是“没有规律”，经常会接到领导紧急交办的任务，工作临时性、突发性特点比较突出。六是保密性。办公室是领导的手脚与喉舌，得知组织信息更多更早，对于不能公开或者一定范围内不能公开的信息就必须做好保密工作。

二、长庆油田油气销售分公司综合办公室管理现状

该公司办公室现有员工7人，其中科级干部2人，一般员工5人。主要负责该公司党、政、工、团、督察督办、企业文化、宣传、信访、保密、电子公文、档案、计生、维稳、企地关系、精神文明建设等十五路工作。近年来，该室认真贯彻长庆油田战略、工作目标和销售公司党委、销售公司的各项决策和部署，依靠办公室全体人员的智慧和力量，扎实推进各项工作，突出综合协调和参谋助手作用，解放思想，勇于创新，在主动沟通、真诚服务中树立了形象，该室各项工作均取得了显著成效，党、政、工、团等各路工作分别获得长庆油田、地方政府、销售公司各级各类荣誉20余项，部门30余人次先后被长庆油田评为先进个人，该室荣获长庆油田办公室系统先进集体荣誉称号。

（一）实践经验

1、围绕中心，为企业科学决策做好服务

（1）深入调查研究，为领导决策当好参谋。近年来，围绕落实长庆油田战略、工作目标和销售公司党委、销售公司的各项决策和部署，多次组成调研组深入基层，在深入调研、沟通、思考的基础上，形成了高质量的调研报告，提出了供领导决策的建议和意见，为销售公司经营业务稳定发展奠定了基础。

（2）抓好建章立制，为领导决策提供制度保障。为完善公司的决策运行机制，按照长庆油田要求，本着“重复的取消、矛盾的统一、过时的废止、分散的合并、不全的弥补、不明的核清”思路，及时修订了《销售公司党政领导议事规则》，明确了议事原则、内容和程序;完善《销售公司会议制度》，明确会议内容，明晰职责及承办部门，为领导层的高效运行提供了制度保障。在日常工作中，高度重视经理办公会、党政领导联席会等的准备，会前及时将部门汇报、需公司决策的议题印发给班子成员，为公司领导提前谋划、集中议事、集体讨论、民主决策、科学决策创造了条件。

2、围绕中心，为公司各单位、部门有效运行做好服务

（1）强化公文处理工作。进一步修订了销售公司公文管理规定，有效确保了公司各类收文、发文都得到较好的处理。办理的各类收文均按照公文流转规定和期限进行了处理，公文的清理、归档、退还及时。同时严格发文程序，严把发文关，做到核稿及时，确保了公文质量。

（2）强化协调服务工作。坚持“无差错服务理念”，无论是年度工作会等大型会议，还是厂情发布会等中小型会议，从材料组织、会场布置、后勤服务等各个环节都进行认真细致的组织安排，做到会前准备充分、会中服务积极、会后总结落实及时。

（3）强化维稳保密工作。坚持定期开展矛盾纠纷排查活动;坚持开展节假日、重大政治活动等敏感时期专项排查调处活动;实行零报告制度，做到了维护稳定工作万无一失。同时注重保密工作的规范化、制度化建设，加强了保密教育，严格保密管理，落实保密监管措施，确保无失、泄密事件发生。

3、加强学习，转变作风，服务意识和敬业精神明显提高

（1）加强学习与教育，提高员工思想认识。该室坚持定期、不定期的思想政治理论、长庆油田及销售公司各项文件会议的学习，及时传达有关会议精神，合理部门分工，推行a、b、c岗管理，充分调动全员的积极性。

（2）突出岗位培训，提高员工的综合素质。每年通过选送人员参加各级专业培训、岗位交叉、互动学习及加强日常培训与定期培训，提高科室工作效率和管理水平，充分挖掘和调动了员工的积极性和创造力。

（二）当前综合办公室管理中存在的普遍问题

以油气销售公司为例，近几年来，该公司综合办公室在公司、公司党委的正确领导下，紧紧围绕中心，扎实工作，主动作为，较好的发挥了职能作用，但与长庆油田建设西部大庆的新形势和攀登油气销售新高峰的新要求还存在较大差距。归纳起来，主要存在以下几个方面的问题：

1、对办公室职能在认识上存在误区。对上级安排的有些工作，虽然得到领导的重视和支持，但在机关业务部门、基层单位却没有真正贯彻落实，认为办公室工作无技术含量，谁都能做;有的认为办公室就是后勤部门，就是干杂事的;有的还认为办公室工作量少，所以经常组织活动、学习给他们添麻烦，种种原因造成办公室工作难以有效开展，办公室的职能作用没有真正发挥。

2、办公室工作人员素质参差不齐。办公室各项工作的实施，最终要靠办公室人员去完成，没有一支精干高效的办公室人员队伍，各项部署措施的落实也就会大打折扣。因此，办公室工作，人员素质最关键。而该公司综合办公室中由于人员编制少、工作路数多、个别员工文化水平有限、员工之间岗位职责不明确、团队理论知识学习缺乏等等，削弱了办公室职能，在工作作风上，更容易出现“推、拖、拉”等不良现象。

三、完善企业综合办公室管理的对策

（一）领导重视是做好综合办公室工作的前提

领导重视办公室工作，不把办公室单纯的当作后勤单位，而是重视其参谋、助手作用，将素质高、业务精、能力强的员工配属到办公室工作，有关重要的工作都要求办公室人员参与，多给办公室人员外出学习调研的机会，生活上多关心、多支持，必然会激发办公室人员的积极性，办公室工作就会迸发出新的生机和活力，用工作实绩赢得领导和其它部门的支持与配合。

（二）发挥好办公室主任的作用

办公室整体作用能否有效发挥，关键在于办公室主任。在办公室内部，办公室主任是一室之长，对办公室全面工作负有领导之责，对办公室人员的精神状态、工作水平、工作效能、工作作风起着极为重要的作用;对于领导，他是“服务员、大秘书、参谋”;对于同级阶层的领导工作也有着直接影响。因此，一个称职的办公室主任必须是一个“全能”的办公室主任，要具有杰出的办事能力、突出的管理能力、超强的应变能力、非凡的沟通能力，还要具备一定的知识能力，才能驾驭着办公室各项工作有序开展。

（三）全面加强办公室队伍建设

办公室工作要实现科学化、规范化和精细化，必须有一支在政治上坚定、业务上高效、作风上过硬的人员队伍，才能提升办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为基层、为员工服务。

（四）不断提升专项工作水平

办公室要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一个重要任务来抓。必须在充分调查研究的基础上制定各项实施方案和意见，为领导决策提供最准确、真实的依据。

（五）健全完善各项管理制度

行之有效的管理制度是推动企业综合办公室工作正常运行、提高工作效率和保证工作质量的基础。建立健全岗位责任制，明确办公室每位工作人员的职责范围，划分岗位权责，使员工各负其责、各尽其能，高效率、高质量的完成各自的工作;完善考核激励机制，激发办公室人员的工作积极性与主动性，提高工作效率，促进部门内部团结与和谐;严明办公室各项工作纪律，强化团队意识，提升办公室凝聚力;完善ABC岗制度，避免因个别员工外出培训、休假等造成的工作停滞现象;建立个人主动汇报制，即变被动工作为主动，待事情办结后，个人及时向办公室主任汇报工作情况、反馈办理结果，使办公室各项工作有始有终，避免工作差错与失误。

（六）树立良好形象

办公室是每个单位的“窗口”，办公室的工作质量、效率不但直接反映整个机关的精神风貌，一定程度上也影响到领导在群众中的威信和形象。因此，办公室工作人员必须始终保持较高的政治觉悟，树立正确的人生观、价值观、利益观，处理好各方关系，注意自身的言行，杜绝不良工作作风，扎扎实实做好本职工作，带头发挥作用，做好表率，努力树立良好形象。

四、结语

企业综合办公室工作虽然是千头万绪，任务繁杂的，但也是一个创业兴业、炼石成钢的部门，只要办公室全体人员凝心聚力，紧紧依靠企业行政党委，在思想上高度重视，在行动上积极作为，不断加强办公室基础管理，持续推进管理创新，使办公室各项工作的流程更加优化、岗责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密，就必然会在企业改革发展过程中做出突出的贡献。

参考文献：

[1]著作：李学珍、王淑文.新编办公室管理实务[M].水利水电出版社.2011年7月

[2]著作：孙荣.现代办公室管理[M].复旦大学出版社.2012年2月

[3]学位论文：侯婧;企业办公室和谐管理研究[D].山西财经大学;2010年

办公室管理问题 篇4

一、电力单位办公室管理中的问题

(一) 电力单位办公室效率偏低

电力单位办公室的效率偏低是一个普通存在的想象, 这里面的原因当然是有很多种, 但是没有专业的支撑, 没有实际的权力, 这是其中影响最大的两个原因, 办公室工作人员在实际的工作感受不到存在感, 或者是有一种被替代的感觉, 这种心理上的落差必然带到工作上来, 从而导致工作效率的偏低。

(二) 电力单位办公室权限偏小

电力单位办公室虽然在电力单位中是一个不可或缺的部分, 并且管理的内容也是十分的繁杂, 但是其权力却非常的小, 只是拥有电力单位的办事权, 以及执行电力单位领导层的决策, 在涉及到电力单位的一些重要决策与会议讨论时, 办公室是没有权力参与的。所以, 办公室在电力单位中是一个并不被人重视的部门, 再加上一些办公室人员做事的风格与效率问题, 致使电力单位内部人员对办公室也有一定的意见存在。

(三) 工作杂乱且无序

电力单位办公室在日常运行涉及到的内容与事情十分杂乱且无序, 比如要负责日常的文件处理、综合事务、对外联络、内部的领导行程安排、各类数据的统计与分析、各类会议的安排, 甚至在一些电力单位内部其它职能部门, 比如员工的考勤、安全保卫等工作, 从中可以看到, 电力单位办公室在日常的工作中扮演着重要的角色, 由这些工作的繁杂, 也会导致日常工作的效率偏低, 严重时会影响到电力单位的管理水平。

(四) 电力单位办公室待遇相对偏低

在电力单位中办公室作为电力单位领导层的协助者, 其地位是十分重要的, 对于电力单位的正常运行与发展有着重要的作用, 但是在实际中, 电力单位办公室的地位却是很不受重视的, 在很多电力单位的普通的职工甚至是领导层中只把办公室作为一个协调的角色, 在观念上并不重视办公室的作用, 在一定程度上忽视了办公室工作人员在电力单位日常管理与运行中的作用, 而这则直接影响了电力单位办公室工作人员的办事积极性, 从而导致电力单位的管理出现迟缓的现象, 影响了电力单位的正常运行与发展。

二、解决电力单位办公室问题的对策

(一) 重视电力单位办公室的地位与作用

从观念上认识到电力单位中办公室的重要作用。首先, 电力单位的领导层应高度重视办公室的建设工作, 不要把办公室仅仅作为一个参谋或后勤机构, 而应该充分认识到办公室在电力单位日常运行与发展中的重要作用, 为办公室赋予相应的权力, 把一些工作认真、处事灵活而又有原则性、工作能力强的员工调到办公室工作, 以加强办公室的实力;其次, 办公室工作人员自身也要认识到办公室工作的重要性, 杜绝以往工作上的懒散、工作效率低下等问题;最后, 电力单位要鼓励办公室工作人员对日常的运营维护与管理, 以及为电力单位的长远发展提出自己的见解。

(二) 提高办公室工作人员的整个素质

办公室工作人员的素质决定了办公室的办事的效率与办公室的形象, 进而会影响到电力单位的日常运营管理与长远的发展。首先, 在决定办公室人员组成时要严格把关, 抽调自身过硬的员工组成, 并且要在正式开展工作前, 进行专业的培训, 以保证工作人员对办公室工作的胜任;其次, 在定期对办公室人员进行培训, 以使得办公室人员可以跟上电力单位的发展步伐, 以提高其办公的能力;最后, 对于自身能力已不适应办公室工作的人员要运用谈话、诫勉等方式, 使其认识到自身的问题, 对其中依然无法胜任办公室工作的人员要坚决地进行工作调整。

(三) 改变办公室工作方式

首先, 办公室工作人员要走出去, 改变以往呆在办公室里的呆板办事形象, 对整个电力单位的具体情况进行摸排, 以获得关于单位的第一手资料, 并对这些资料进行汇总、分析、整理, 这样办公室才能为电力单位领导层提供真实可信的关于单位的第一手资料;其次, 要全面为单位领导提供服务, 作为电力单位领导层的协助者的角色, 要求办公室工作人员要有超前的意识、整体意识, 想到领导所没有想到的地方, 将所提供的服务向更深层次迈进。

三、结语

随着国民经济的迅猛发展, 整个社会对于电力的需求越来越大, 这就对电力单位提出了更高的要求, 而作为电力单位重要组成部分的办公室的工作就显得极其的重要, 因此, 电力单位办公室的工作, 对电力单位的正常、稳定运行有着重要的作用。电力单位办公室也要不断地提高自身的素质, 以使自身可以适应电力单位的发展。本文就电力单位办公室管理中存在的问题及相应的对策进行了分析, 希望能对这方面的研究有所帮助。

参考文献

[1]唐建辉.浅谈如何做好电力企业办公室管理工作[J].低碳世界, 2013, 10:104-105.

办公室管理问题 篇5

李超良

在建设服务型、节约型政府机关的大背景下，具体负责各级政府办公楼日常运行管理的机关事务管理部门，正逐步尝试用市场化手段引入社会企业，把政府机关办公楼的安保、卫生、绿化、会务等物业管理工作面向社会外包，以便提高服务保障能力。在这一过程中，不少现实问题还需不断加以研究：

一、目前政府机关办公楼物业管理存在的问题

1、相关法律法规的缺位。

一是《物业管理条例》、《物业服务收费管理办法》等法规、规章不尽完善，其相关规定主要针对住宅区物业，而写字楼物业尤其是机关办公楼（区）类的特殊物业还无相应条款，一旦管理方、服务对象、物业公司在政府机关内部的财产被盗、公用设施伤人、服务质量等方面发生纠纷，便会出现无据可凭的情况。

二是机关事务管理工作立法仍未完成。各级政府的机关事务管理（后勤）工作由于主要向同级党政机关提供内部的保障和服务，各级机关事务管理部门未经法律授权而长期存在是既成的客观事实，是特定历史条件下适应机关政务工作发展需要的产物。从中国党政机关内部事务管理、服务、保障的实际需要来看，因为没有相应法律法规的授权，机关事务管理机构不得不靠行政命令、政府文件作为其管理依据，在对政府机关办公楼实行社会化物业管理时，其产权人地位、与使用服务对象的关系、对物业管理的监管职能等诸多关系尚无明确的法律界定。

2、经费保障难以规范。

一是尚无相应收费标准。目前物业管理市场以住宅小区为主，房产、物价等主管部门的物业管理收费指导文件也仅用于规范住宅小区管理，政府机关办公楼物业管理收费尚无相应的规范和标准。在实际操作层面，业主（机关事务管理局或服务中心、行政处）在选择物业公司时往往采取竞价方式，结果最低价中标往往与高质量服务要求初衷相背离，如不用竞价方式又易出现暗箱操作，滋生腐败，且引入的物业管理质次价高。

二是物业管理消费意识尚须培育。机关办公楼物业管理的消费者是广大的机关公务员，他们长期习惯于福利化服务，由于对物业管理也是一种需付费的商品的意识认识不到位，随意提高服务质量档次、增加服务范围和次数的现象时有发生。

三是财政支付政策不明。自主管理通过养人搞服务，机关管理成本主要反映为人员工资和各种福利，虽然数额不小，但可以按编制数由财政保障。实施物业管理主要体现为花钱买服务，其费用虽比前者明显降低，但却要超出自主管理不计人员成本后的费用，且由于物业管理范围不

一、标准不一，物业管理定价往往是物业管理公司、机关事务管理局、财政局等多轮会商确定。如不针对机关办公楼物业管理制定财政支付政策，其发展前景将很不明朗。

3、物业管理企业运行问题多。

一是物业管理市场发育不足。由于物业管理在中国发展时间不长，市场进入门槛低，导致良秀不齐，管理型、专业型、大型、小型各类物业管理企业混杂一起，市场选择机制尚未完全形成。

二是人员素质不高。主要表现为实际从事物业管理的人员中取得职业资格的人数不多，具备高级管理资格的人员更少，如2008年深圳市有物业管理项目5981个，但全市物业管理师仅137名。

三是员工流失率高。由于物业管理公司需靠低价位中标来取得市场，其员工工资水平整体偏低，导致了较高的员工流失率，这在机关办公楼的管理中显得尤为突出，机关工作人员工资数倍于物业公司一线员工工资，导致的距离感太大，从事安保、会务的年轻人往往嫌工资太低而频繁跳槽。而对机关而言，管理人员的流动不断，往往意味服务质量的不稳定和风险的形成。

4、服务质量监管体系不齐。

一是监管方行政色彩太重。目前，机关事务管理局作为业主代表，其“办后勤”向“管后勤”的角色转换尚未全部完成，局机关所属处室仍按计划经济色彩设臵，有房产处、设备处、综合（会务处）等，对现代社会化专业化的物业管理具体内容、标准研究尚不够，对与物业公司等契约关系尚难以接受。

二是服务对象参与度不高。好的物业管理必须是服务者与被服务者的双向互动，而现实的机关办公大楼物业管理除少数服务对象的投诉外，缺少集中服务对象意见的制度性安排。

三是质量监控体系不全。对于物业管理公司的具体运作，机关事务管理部门在制订监控标准、工作流程控制、强化考核等方面尚需作大量研究。

二、解决存在问题的对策

1、完善行业法律法规。

物业管理行政主管部门要加强对行业行为、各方关系的研究，尤其要针对办公楼、写字楼的具体特点，加快完善相关的法律法规，促进依法管理，建议具体区分物业管理公司类型，将其资质细化。制订针对办公楼（区）的条款，解决目前《物业管理条例》太笼统、不便操作等问题。就机关事务管理部门地位而言，国家层面应加快立法速度，就各类党政机关的国有资产管理、办公用房分配、机关物业管理、公务消费等方面分层级制订标准，尽快出台《机关事务法》或《机关事务条例》。

2、逐步规范经费保障标准。

一要尽快制订相关收费标准。目前，政府物价、房产等行业主管部门对住宅小区、高级写字楼物业管理收费有相应的指导性政策，而对机关办公楼、医院、学校等特殊物业尚无具体收费标准。具体到政府机关办公楼的物业管理收费，可由省一级机关事务管理部门牵头，联合物价、房产等行业主管部门，根据办公楼的层数、面积、设备数量、服务项目内容、各地人员工资水平等因素，定期发布物业管理收费标准，以避免无序竞争，促进行业发展。同时，具体的物管收费标准也使财政部门有了拨款依据。

二要逐步在政府内部实行租金制。美国、澳大利亚政府各机构办公用房都要交纳租金，租金列入部门预算每年交国会审核。这一做法在中国尚无先例，但其优点是显而易见的：既可抑制使用单位的过度需求，又可培养公务人员服务即商品的意识，更有利于促进节约型机关建设。考虑到现阶段党政机关的实际情况，有学者建议，现阶段可以对各部门占用超过核定面积的部分收取租金，对企事业单位占用行政房产而不能腾退的部分收取租金，并逐步将租金提高到市场租金水平，抑制各单位过度需求。[3]在此基础上，对各部门核定使用面积内的部分也要逐步收取租金，可以从新组建的机构进行试点，总结经验，逐步推开。办公用房租金分别纳入使用部门和产权部门预算，用于办公用房维修、改造和物业管理经费开支等用途。

3、大力培育专业化物业管理市场。

中国城市化的迅猛发展催生了对物业管理的需求，就政府机关办公楼这一特殊物业而言，除相应的法律法规、行业标准需更要有针对性外，物业管理主管部门和机关事务管理部门应加大对政府物业管理的指导和管理力度。目前，由于建国初期建设的政府办公楼使用寿命到期和城市化迅速发展等因素的影响，省、市、县直至乡镇级的党政机关都已建设或正在建设新的办公楼（区），这一类市场规模特别庞大，为促进行业发展应具体做好以下工作：

一是行业主管部门（住建部）应尽快细化物业管理资质标准，启动专项的政府办公楼（区）物业管理市场，将其从住宅区物业管理市场中区分开来。

二是机关事务管理部门（国管局）应制订全国性党政机关物业管理的统一要求，如保密性工作规定、安全保卫规定、机关会议标准流程、车辆管理规定等等。

三是加强人才队伍建设，物业管理行业协会应针对机关、医院、学校等不同类型物业的特点，从职业经理人、专业人才、操作员工等层面加强培训交流，引入国外先进的管理模式和技术手段，依靠高素质队伍提升行业服务质量。

4、建立健全服务质量监管体系。

一要实行集中统一管理。各级党政部门应从降低机关运行成本出发，将保障机关运行的绿化、保洁、安保、会务等事务工作交由机关事务管理部门集中管理，以促进效率提高和专业化市场形成。

二要建立完善质量监管体系。主要是机关事务部门要改革内部职能组织结构，按服务质量监管的要求成立专门的机构。其次要制订各专项标准，如设备维护、安全保卫、会务保洁、车辆管理等各项物业管理服务的工作流程、质量标准。再次要加强考核，机关事务部门应充分运用现代管理手段，通过日常巡查、月度考核、发放意见征求表、邀请外部专业部门鉴定等方式，对物业管理公司运行情况进行考核管理。

办公室暖出的健康问题 篇6

在某事业单位做行政工作的叶小姐，近日发现自己脸上、手上出现星星点点的脱皮现象。嘴唇上的皮一块一块结痂后凸起来，身上每天痒得难受，前天不得不特地请假到医院皮肤科求治。像叶小姐这样的病人，入冬以来实在太多了。

进入冬季以后，在写字楼、办公室上班的人纷纷开启空调，并将温度尽可能往高处设置；门窗整天不开一丝缝隙，办公室温暖如春，使人感觉十分舒适。却不料，感冒、咳嗽、咽炎、皮肤病……纷至沓来。

皮肤科专家介绍说，像叶小姐这样长期待在空调房里，又缺乏必要的水分补充，出现皮肤缺水的人比较多，大多表现为身上、四肢奇痒难忍，然后不停地抓挠，以致出现皮肤破溃。除了这类皮肤病，更有些人患上了空调综合征。患者表现为鼻塞、咽喉肿痛干燥、口干、头晕头痛、免疫功能下降、全身乏力等，有的人还出现了呼吸道疾病。室内外温差如过大，室内的人一旦有事外出，极易患感冒；一些心脑血管疾病的患者则容易发生心肌梗死、中风、面神经瘫痪，甚至死亡。

此外，办公室门窗紧闭危害也相当大。在某大医院输液室，某单位三位同事正在同时输液。原来，其中—位上周冻着了，结果连续感冒了好几天。由于怕冷，办公室里除了空调高打，门窗更一天到晚紧关着，想不到，两天后，同一办公室的另两位同事也出现咳嗽、感冒症状，只得天天一同上医院吊盐水。

据专家介绍，冬季门窗整天紧闭，会减少空气对流，可使室内温度上升，但由此带来的空气不流通危害更大。人体新陈代谢过程中会产生500余种化学物质，其中从呼吸道排出的有149种，结果使空气中含有大量细菌、病毒、二氧化碳和尘粒，这些物质又会造成呼吸道损害等，因而经常闭窗的人易患感冒、咳嗽、咽炎等。

办公室管理问题 篇7

(一) “以人为本”办学理念的宏观要求。国家中长期教育改革和发展规划纲要 (2010-2020) 提出要坚持“以人为本”的办学理念, 同时, 在高素质人才培养工程中也提到建设一支高素质、创新型教育人才队伍, 以完善人才管理体制。这就要求高校领导在行政管理中, 要将教育管理人员置于管理的核心位置, 确立主导地位, 塑造和谐环境, 注重人文关怀, 通过沟通协调管理目标来调动教育管理人员的积极性与创造性, 以提高教育教学质量的高校内涵建设。

(二) 提升高校办公室管理人员综合素质的内在要求。高校办公室作为重要的行政组织机构, 主要围绕高校整体部署和中心工作, 负责日常管理的综合协调、重要工作的督促落实等工作, 发挥着承上启下、联系左右、协调各方的桥梁和枢纽作用, 拥有服务、协调、参谋、督办四项职能, 具有其他部门不可替代的作用。高校办公室工作的特殊性和重要性对办公室管理人员的思想觉悟、业务能力、职业道德等综合素质提出了更高要求和巨大挑战。

二、新时期高校办公室管理中存在的问题

(一) 宏观管理不完善。1.管理运行机制不健全。在实际工作中, 高校办公室管理工作往往处于被动状态, 管理人员缺乏工作的动力、热情以及对工作的敬畏之心, 工作效率不高。究其原因, 主要是缺乏一套健全的管理运行机制, 难以形成一种有效的竞争机制和淘汰机制, 缺乏自我评价标准和工作业绩评估制度等, 导致管理人员工作积极性不高, 办事效率低, 严重影响了办公室的管理效益。

2.管理方式缺乏创新性。随着科教兴国战略的实施和高校教育管理体制的改革, 高校逐渐由社会边缘进入社会中心, 高校与政府、社会、企业联系日益增多, 因此, 高校办公室业务范围也在不断扩展, 这就要求高校办公室管理能够做到与时俱进, 开拓创新。目前, 高校办公室管理方式大多是在长期工作中逐渐形成的固定模式, 工作靠会议、靠文件、靠指令, 忽视管理者自身的创造力和抽象思维能力。

(二) 微观管理人员综合素质不高。1.服务意识淡薄。高校办公室工作既具体又繁杂, 在沉重的工作压力之下, 有些高校办公室人员易出现服务意识淡薄、工作态度不端正、工作应付过关, 或将工作像推皮球一样, 能推则推, 缺乏勇于承担的精神, 甚至出现“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象, 官僚作风严重。

2.业务能力不强。高校办公室工作的特殊性和重要性, 对高校办公室工作人员的业务能力提出了更高的要求。业务上既要了解国家的政策方针和学校的相关政策, 又要具有较强的沟通、协调和应对突发事件的应变能力, 还要具有熟练使用电脑、传真机、网络等现代化设备的能力。目前, 高校办公室工作人员大多数是从党政机关、教师、辅导员、教辅人员中抽调, 或是留校的本校毕业生, 都未经过专业的培训, 业务水平参差不齐, 这些都不同程度地制约办公室作用的有效发挥。

三、推进高校办公室管理的对策

(一) 完善运行机制, 调动工作积极性。第一, 实施竞争机制, 可根据岗位空缺情况, 通过设置严格考核程序, 包括资格审查、笔试、面试等环节, 面向社会公开招聘。同时, 可设置轮岗制度, 最大限度地激发管理人员的工作潜能。第二, 完善奖励机制, 实施绩效考评, 将绩效考核、绩效工资和年度评优相结合, 真正做到奖惩公平, 调动工作人员积极性。第三, 引入淘汰机制, 对于不作为、工作拖拉推诿、不能完成绩效考核的管理人员, 可根据情节严重程度, 调离本部门, 调入后勤等附属机构或直接解除聘用关系, 以改善部门工作氛围, 提高工作效率。

(二) 创新管理方式, 逐渐施行去行政化管理。在管理方式上, 突破以往的工作靠会议、靠文件、靠指令模式, 在坚持基本原则的基础上, 创新管理方式, 积极发挥管理者自身的创造力和抽象思维能力, 善于发现新的问题, 提出新的见解。另一方面, 应避免行政过多的干预学术研究和教学管理, 逐渐实行去行政化管理。

高校行政化是指高校像行政组织一样依靠行政命令, 行政权力全面支配组织的决策和管理。过度的行政化管理将制约学术研究和教学管理的顺利开展, 阻碍中国特色现代大学制度的完善和推行。

(三) 增强服务意识, 塑造和谐环境。高校办公室属于窗口服务单位, 办公室工作人员的一言一行, 一举一动都代表着学校的整体形象。在办公室管理工作中, 增强服务意识, 树立“以人为本”的服务理念, 注重对人性的理解, 做到尊重人、关心人、爱护人、教育人。作为学校领导, 要注重对下属工作人员的人文关怀, 把握下属的工作进展、生活状态和心理情绪, 让下属体会到领导的人文关怀;作为办公室工作人员, 要端正态度, 不仅对领导积极主动, 更要对教师和学生做到服务周到热情, 塑造一个和谐向上的工作环境。

(四) 加强业务能力, 提高管理效率。第一, 在思想作风建设方面, 应不断加强政治理论学习, 提高思想政治道德修养, 保持优良工作作风, 以高度的政治责任感与使命感去做好各项工作。第二, 在业务能力培养方面, 应加强专业技能培训。通过持续的培训和“干中学”相结合的方式, 增强工作人员的组织沟通协调能力、应变能力、文字编辑表达能力以及现代化办公设备的熟练使用能力, 提高办公效率。

摘要：本文在阐述推进高校办公室管理必要性的基础上, 从宏观和微观视角提出高校办公室管理中存在的问题, 并在此基础上有针对性地分析了推进高校办公室管理的对策。

关键词：高校办公室,管理,以人为本,去行政化

参考文献

[1]严发萍, 赵琦兰.高校去行政化与以人为本理念关系探析[J].赤峰学院学报, 2014 (11) .

[2]孙平."高校去行政化"命题之反思[J].教育考试, 2010 (5) .

办公室管理问题 篇8

一、提高高校办公室管理工作的必要性

高校办公室作为高校中智能且重要的管理部门, 其服务对象是全校师生, 是全校信息的集中汇总与发布、协调内部的智能部门, 是整个学校运转过程中离不开的中枢神经系统, 办公室工作效率的高低直接影响高校的整体运作效率, 同样也能彰显出高校整体管理工作的水平。尤其是在近年来, 随着各个高校的不断扩招, 高校办公室的任务也相应的越来越沉重, 工作面越来越细化, 在此挑战之下不能抱怨、不能有消极的情绪, 反之应该从多方面寻求工作的进步与发展, 使高校办公室在组织、控制和协调等各方面都有所提升, 将高校教育各种过程中产生的压力与挑战转化成办公室管理工作进步的动力, 从而提升高校管理的整体水平。

二、新形势下高校办公室工作所面临的问题

(一) 办公室内部人员职责不明确

办公室工作能否发挥其在整个高校发展中的最大潜力, 首要任务需要将任务明细化。随着高等教育事业的不断发展与进步, 办公室管理工作处于一种不断的扩展状态之中, 一批批涌现出来的新业务, 因为归属问题未能得到良好的落实与管理, 这一现状说明办公室正面临着认清各自职能与完成职能方面等巨大的挑战。另外, 办公室内部职员的职能方面未划分清楚, 个人的思想上也没有给予足够的重视, 久而久之形成一种懒惰、推搡的不良风气, 导致办公室业务的开展极为困难。以上几种情况不仅影响到工作效率而且直接影响整个办公室甚至学校的整体发展。

(二) 办公自动化的应用不完善

随着信息技术的不断发展, 计算机系统及相关技术在越来越多领域得到广泛应用, 给社会各方面的发展带来巨大的前进动力, 教育领域的发展方向也在向信息化方向靠拢, 同样高校院系办公室的管理也离不开信息系统。但是在应用先进的设备与技术的同时, 突显的一些问题如:应用人员素质不高、技能不够;缺少专门负责办公室管理软件的开发与维护的专业人士;不能及时对相关的操作人员进行技术和技能培训, 直接导致的结果是对先进设备的利用率较低, 很多的办公室只局限于文件的打印等工作, 信息化技术不能普遍的应用影响院系各项工作的开展以及办事效率。

(三) 人员整体素质需要提高

良好的政治素质是办公室人员工作的指南针, 没有过硬的政治素质, 那工作就没有方向性, 那在处理问题的过程中就很难做到依据政策和法律相关规定进行解决和处理。另外, 在工作中所有人员均要端正自身的工作态度, 现在部分的部门出现一种不良的状况是:遇到事情之后, 像推皮球一样, 能推则推, 缺乏勇于承担的精神, 办事效率低, 不容许个人利益受到一丁点的威胁。再者, 办公室人员的综合能力有待提高, 高校办公室因为其工作的特殊性, 需要相关人员有较强的沟通和协调能力、应变能力, 还要具备一定的公关能力, 只有具备了这几种能力之后, 才能使工作中遇到的难题迎刃而解。

三、关于提升高校办公室管理工作的相关措施

(一) 建立健全高校办公室工作中的规章制度与管理体系

为了更好的适应高校的发展, 办公室工作中必须要建立和健全各项规章制度与管理体系。沟通协调是办公室工作的主要内容, 管理人员要做好协调工作, 要坚持公正平等的原则, 分析问题要有一个全局观念, 充分考虑到全体人员的利益。管理体制的健全是提高行政效率的实质性前提。另外, 对于高校办公室的职能要进行重新定位与细化, 要充分的考虑到改革之后的高校管理体制下, 办公室在其中发挥的是什么样的具体作用, 然后明确任务之后要详细规定办公室的具体工作与业务内容, 根据指定的业务内容, 明确一下办公室各人员的具体职责, 指定出科学、可行的工作计划, 以保证办公室工作的顺利实施。

(二) 完善人事档案管理工作

完善人事档案的收集、鉴别以及归档工作, 不断的规范和充实档案内容在此过程中要严格按照干部人事档案材料的归档制度, 通过及时收集与档案有关的材料, 按照规范中的相关规定, 认真的鉴别、审核以及整理加工, 以保证归档材料的真实性和可靠性。人事档案管理的首要前提是要把好入口关, 一定要做好入档初审工作, 档案管理是一项不容有任何失误的细致工作, 对于初期手续不全的档案要退回有关部门进行补充和完整, 另外要保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

(三) 转变自身的服务意识, 提高业务水平

服务理念是行政工作者的基本思想意识, 但是在现实工作之中, 部分办公室人员自我定位不恰当, 服务意识匮乏, 处理任何事情都是一副高姿态, 这对高校行政管理改革造成了极为不利的影响。因此, 要切实提高高校办公室行政管理工作的水平, 首先要提升行政管理人员的服务意识, 在办公室内部建立和健全有效的管理机制, 促使办公室人员保持高度的工作热情。另外, 在办公室管理过程中, 采用目标管理方式, 在开展办公室目标的过程之中, 要将项目进行具体化、明确化, 所有人都明确了自身的奋斗目标之后, 这样使整个办公室的工作有条不紊的进行。

(四) 加强办公室人员的技能与素质培训, 提高人员的整体素质

办公室人员政治思想的高低直接影响工作的完成程度, 高校学习不仅仅是要培养学生的技能, 思想政治教育也不能放松, 那作为办公室工作人员培养过硬的政治思想是做好一切工作的前提, 在日常工作中要组织全体人员加强政治理论的学习与党性的修养, 领会三个代表与党的十八大思想精髓, 有针对性的提倡为师生无私奉献和服务的精神。再者, 强硬且扎实的业务素质是完成任何工作的前提条件, 随着科学技术的不断进步, 知识的更新速度也是越来越快, 办公室人员必须要有超前的意识, 尽一切可能给自己充电, 特别注意的是信息技术的发展, 未来是信息化时代, 信息技术与我们的工作息息相关, 电脑技术的普遍与熟练应用是适应时代发展的根本要求, 因此, 应该聘任专业的人员对所有人员进行知识充电, 以适应瞬息万变的时代发展。

着眼于高校办公室所独具的细、繁以及杂与忙等特点, 要从根本上完成办公室工作, 首先要对工作的实质进行了解, 并且掌握良性运作的规律, 转变不良的工作作风, 强化全体人员的服务意识, 以促进办公室管理的智能化、科学化、信息化与网络化等全面发展。

摘要：高校办公室在整个院校的工作中起着沟通、协调的重要作用, 是根据专业性质不同进行分工的行政管理组织。当今社会, 随着高等教育改革与发展步伐的不断加快, 高校建设也面临着诸多的挑战, 扩大院校的办学规模、加快科研建设、智能化人事档案管理、提高整理教学质量与学术声誉等等各个方面都面临很大的压力, 在如此大挑战面前, 作为服务于整个高校教育管理事业的办公室, 如何处理并解决好这些难题, 是直接关系到学校整体运作以及学校整体形象的重要举措。

关键词：高校院系,办公室管理,存在问题,解决对策

参考文献

[1]朴成杰.浅析高校办公室管理工作存在的问题及改进措施[J].教育教学论坛, 2009 (09) .

[2]陈莉.浅析高校科研档案数字化建设中的问题及对策[J].中国管理信息化, 2012 (10) .

[3]郝秀英.略论高校档案管理信息化建设[J].河北经贸大学学报 (综合版) , 2009 (02) .

[4]郭禹青.高校人事档案管理工作存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案, 2011 (04) .

办公室管理问题 篇9

一、基层水文部门办公室管理工作中常见问题

(一) 管理人员缺乏现代化的管理理论和方法。基层水文办公室综合管理往往凭经验或者是延续前辈的管理经验进行。前辈的管理经验是要借鉴, 但未免带有主观性, 很难适应新形势对水文管理工作提出的更高要求。基层水文办公室工作往往处于被动状态, 突出表现在工作“四靠”, 即靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令指导工作和处理问题, 工作的计划性和针对性不强, “忙乱”现象十分突出。究其原因, 主要是缺乏一套健全的管理制度, 难以形成办公室工作人员共同遵守的办事规程和行为准则;缺乏一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制;缺乏自我评价的标准和方法等等。以上原因导致工作处于无序状态, 整体工作水平提升缓慢;现代化的管理理念和管理方法相对缺乏, 很多知识和理论不能及时更新, 缺乏创新意识和创新能力, 导致工作整体成绩不明显。办公室传统的工作方法和模式, 显然已经难以适应新形势下信息化社会发展的现实需要。实现基层水文办公室办公手段的自动化、信息化、网络化, 成为提高管理水平和工作效率的迫切要求。

(二) 一个部门应对上级机关多个部门。市级的水文机构综合管理部门只有办公室, 但这一个机构要对接省一级的水文部门如办公室、财务室、监察室、组织人事科、党办等数个部门, 再加上江苏地方水文部门的党组织、团组织等群团组织关系在地方, 办公室还要对接市级有些部门, 承担大量的党务工作和对外联系工作。工作量大、任务重是基层水文办公室面临的普遍问题。特别是高峰期, 上级部门的任务接踵而至, 使得下级部门应接不暇, 办公室往往就三五个工作人员, 很多工作都在挤时间完成, 很多工作只能疲于应付, 为了完成任务而完成任务, 导致工作完成效率低, 质量不高, 缺乏思考和创新的实践和机会, 久而久之, 工作进步小, 成效低。

(三) 工作人员专业性不强。基层水文部门办公室从事文字工作的人员大致分为三类:一类是专业的文秘专业出身, 积累了一定的写作技巧和文字功底, 但对水文业务工作不了解, 在处理单位业务工作总结、宣传报道等文字材料时往往缩手缩脚, 不知道从何下手, 写出来的文字材料也比较空泛, 不够深入。一类是水文专业出身, 对水文基础理论知识和业务工作掌握较好, 但这类人员是工科出身, 往往水文字功底不深。第三类是其他如社会管理、会计、经济、法律等专业出身, 也许在管理方面有特长, 从事文字工作确有压力。基层水文办公室文字人员突出问题是能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少, 岗位不稳定, 专业技能不强。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高, 对文秘人员的素质和水平不够重视, 认为文字材料写写画画差不多就行了, 只注重业务工作开展, 不注重业务工作总结和文档资料的收集;另一方面是从事文字人员缺乏专业性的培训和岗位锻炼, 再加上从事文字人员同时从事人事劳资、后勤服务、内部管理等大量工作, 提高文字功底的时间和精力有限。办公室作为综合管理部门, 专业的管理型人才也缺乏, 基本上都是门外汉, 缺乏专业的管理知识和管理经验, 导致管理上不够科学、存在不少漏洞。

(四) 单位缺少适当的激励机制和能力提升培训。基层水文部门的培训机会并不少, 近年来, 水利部、省厅、省局组织的如水生态监测与评价、水资源论证编制、水土保持方案编制、中小河流预报方案编制、遥测管理培训等各类专业培训很多, 培训人次也很多, 业务部门大部分职工教育培训机会基本能得到全覆盖, 每人每年的教育培训学时达到100左右, 业务能力有很大提升。但作为后勤部门的办公室人员, 培训机会很少, 甚至几年下来, 没有接受任何培训, 整天“家里待”, 这必然导致办公室人员能力水平提升有限。再者, 办公室作为后勤管理部门, 每天忙于工作, 但不出成绩, 业绩突出的往往是业务部门, 单位的激励机制也倾向于业务部门, 办公室人员相对缺少适当的激励机制。

二、提高基层水文部门办公室管理水平的对策及建议

(一) 实现办公室管理制度化、程序化、信息化。无规矩不成方圆。办公室管理要实现科学化必须遵循一定的规律, 建立一套切实可行的规范制度, 否则, 办公室规范管理就成为一句空话。

办公室承担着公文处理、会务管理、信息处理、印章管理、机要保密、车辆管理、后勤管理、公关接待工作以及领导临时交办的工作等大量的日常性工作。这些工作繁杂琐碎, 如管理不善, 极易造成混乱, 导致效率低下、服务质量差。因此, 为了确保办公室各项工作有章可循、规范有序, 提高办事效率, 就需要为办公室的管理工作建立一套切实可行的规章制度, 如文件办理流程控制制度、完善制度文件程序制度、公务用车管理制度、印章管理制度、物资采购保管制度等。将办公室的各项办事规程、行为准则以条文的形式确定下来, 把办公室人员的行为纳人管理规范之中, 使办公室的工作有章可循、有法可依, 而不是盲目无序。

为促进办公室管理进一步正常化, 使办公效率进一步提高, 对一些常规性的工作还应事项程序化, 即明确规定办事的先后次序、具体步骤及其相关要求等等。如建立人事劳资、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程, 形成一套完整的工作指导书。各项工作都依照既定流程运行, 才能做到有条不紊、高效有序。

随着科技的发展和网络的便捷, 办公自动化逐步兴起, 并为信息的收集和传递、文件的处理等各项工作提供了良好的前提条件。要依托先进的信息技术手段支持, 充分利用现代技术以适应形势发展需要, 有利于降低成本, 提高办公效率。办公室必须适应新形势和信息化的要求, 管理和维护好门户网站、OA自动化办公系统, 保证信息准确、及时, 只有熟练地使用、维护信息化办公设备, 才能提高工作效率。

(二) 建立合理的办公室人员结构, 明确职责。水文行业是一个专业性较强的行业, 基层水文部门办公室人员往往专业性不强, 所学专业大都和水文专业不相关, 工作起来往往比较吃力, 并且办公室管理往往缺少必要的岗位分工, 工作人员职责不是很明确, 往往出现“能者多劳”的现象, 这样必然会出现内部矛盾, 不利于工作的开展。因此, 必须建立健全岗位责任体系, 要按照“定岗、定则、定标准”的要求进行。即根据办公室工作职能和流程, 科学设置工作岗位, 明确界定岗位职责, 确定工作衔接的节点和程序, 做到分工明确、各司其职、协调配合, 即所谓的“分工不分家”。制定“岗位说明书”, 包括工作职责、工作目标、业务流程、工作质量、绩效考核、责任追究等要素, 把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上, 实现人人有事做, 事事有人管的管理目标, 使各个岗位的工作人员能够全面了解岗位职责, 确保严格按照管理标准和工作规范, 优质高效地完成本职工作, 有效地防止和克服相互推诿、扯皮、办事拖拉的现象。

(三) 加强文字功底, 注重文档管理人员的培训。实践证明, 办公室人员的知识面越广, 经验越丰富, 工作能力就会越强, 因此, 要注重办公室人员的教育培训。第一, 以办公室人员基本素质要求为条件, 在配备办公室人员时, 应选择那些有专业特长的有关人员。第二, 对在岗的专业人员应定期地进行教育培训, 使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高, 以适应新形势的要求。第三, 在所属业务管理部门的指导下, 对文字秘书、文档管理人员, 特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核。另外, 办公室人员自身要自觉加强学习, 提高自身业务素质, 不但要掌握一定文秘、管理、水文、法律、档案、公关等方面的专业知识, 还要熟悉水文法规和规章制度。既要对自己承担的本职业务深钻细研, 又要兼收并蓄, 熟悉全面, 做到一专多能、融会贯通, 并能经常深入基层, 开展调研, 理性地思考水文事业发展中遇到的新情况和新问题, 不断丰富工作经验, 提高应变能力和实际工作能力, 从而提高自身管理水平和办事效率。

(四) 抓好综合协调, 确保内部管理有序规范。协调工作是办公室工作的重要手段和基本职能, 也是水文内部管理工作正常运转的基本要求和必要条件, 是贯穿办公室工作各方面的一项重要任务。搞好协调工作, 对于办公室职能的有效发挥起着十分重要的作用。

一是要充分发挥中枢作用。要通过办公室这个中枢系统, 协调全局, 促使全局上下围绕水文事业发展中心、同心协力, 稳步推进各项工作。办公室通过办文、办会、办事等日常工作, 及时向下传达单位的工作指示和精神, 使单位的决策和部署能够迅速传达和落实。

二是要充分发挥统筹作用。对重大会议和活动组织, 办公室要提前策划, 周密安排, 精心组织, 狠抓落实, 确保按议程顺利进行。同时, 办公室要带头讲求效率, 精简会议, 精简文件, 降低管理成本。

三是要充分发挥牵头作用。协调工作要立足当前, 面向全局, 着眼长远, 兼顾各方, 要时刻保持政治敏感性, 正确处理“领导授权”与“主动督查”的关系, 对一些急事、难事、琐事, 要勇于承担, 敢于牵头, 要注意兼顾好多方的关系, 善于调动各方面的积极性, 努力形成一个携手并进的良好局面。

办公室管理问题 篇10

随着我国高高职教育的蓬勃发展, 作为高职院校综合办事机构的学院办公室, 担负着承上启下衔接各部门的重要任务, 其工作和管理效率、水平直接关系到学校各项工作的实施以及在社会上的形象。本文就学院办公室管理存在的一些问题进行探讨, 以期更好地发挥部门作用。“学院办公室”在本篇文章中简称“院办”。

1 当前高职院校院办工作存在的问题

现阶段的高职院校学院办公室工作问题主要表现在管理方式、管理理念上。

1.1 官本位思想残存

学院办公室的基本职能是为学院领导提供决策服务, 为师生的教育、教学、生活等服务。目前, 高职院校深受官位思想影响, 学院领导成为最具权威的决策者。其表现在决策时不民主不公开, 独断专行, 学院办公室从而也成为听从指示的从属部门。笔者认为, 学院的决策应更多地依赖于具有丰富经验的“管理专家”。管理也不再是由个人或少数人决定的事情, 而是一项系统化工作, 它需要建立各种不同层次的管理群体, 共同参与管理。

1.2 服务意识不强

目前, 高职院校院办的部门工作人员对工作重要性的认知不足, 思想观念和思维方式落后。归根到底, 服务意识不强是学院办公室工作的一个重要缺陷。学院办公室工作人员经常身心疲惫, 或多或少存在着不求有功、但求无过的思想。根据研究资料显示, 当前的高职院校学院办公室的工作多属于消极怠工、敷衍了事, 甚至对主动服务持一种不理解甚至抵制的态度。

1.3 工作效率不积极

随着我国高职教育的蓬勃发展, 新的教育理念、观点不断影响着传统的学院办公室工作。很多高职院校的学院办公室工作只局限于校内的工作职能, 缺乏主动进取的精神, 缺少对外的意识。

1.4 管理制度、管理体制有待健全

就部分高职院校而言, 学院办公室的工作普遍缺乏明确的工作目标, 工作没有计划性和针对性。往往处于被动的状态, 工作目的也不够清晰。为了解决上述问题, 首先需要建立健全管理制度;其次建立完善激励机制, 明确工作环节中的责任制度。

1.5 人员素质与能力方面的问题

总体上看, 大多数高职院校学院办公室的工作人员了解学校的教学、科研和专业设置情况, 具有较强的组织协调能力和较高的管理水平。但是, 办公室工作人员工作特别繁杂, 缺少自主学习和自我提升的时间和动力, 从而影响了办公室整体服务水平的提升, 因此很难在工作中有所创新和突破。

除了协调能力、公关能力和应变能力等, 院办工作人员还要了解教育行政管理知识, 掌握高职教育教学的发展规律, 熟练运动计算机操作, 有时甚至要有一定的理工科专业知识。

2 做好院办工作的措施及对策

目前, 我国高职院校院办管理中存在着诸多问题, 这些问题严重影响着院办职能的有效发挥。为此, 笔者提出几点问题解决的方法及策略, 以供参考。

2.1 对院办管理职能重新定位

院办是高职院校的“窗口”, 具有举足轻重的管理作用与服务作用。很多人认为, 院办就是一个“打杂儿”的地方, 其工作主责就是学校领导布置的“零活”、“散活”, 根本谈不上在整个学校管理系统中所处的重要地位。此外, 很多消极的思想也在院办蔓延, 如“多一事不如少一事”, “多做无益”, “不求有功, 但求无过”等等。这些错误的、消极的思想若不能纠正和消除, 重新定位院办管理职能就变得毫无意义。首先, 应树立院办在学校管理系统中的核心地位。其次, 要发挥院办的辅助作用和服务作用。办公室是领导工作的辅助机构。学校每天都有大量繁杂的事情要办, 学校领导的工作千头万绪, 院办应协助领导办文、办事, 做好协调工作。此外, 院办要为全校师生服务, 比如:承担协调、咨询、文件管理、档案管理等工作, 搞好服务。

2.2 提高综合素质, 打造优秀团队

随着高等职业教育改革的深化, 教育理念更新加快, 高职院校的办学理念及管理理念也发生了很大的变化。越来越多样化的新思想、新理念的融入, 给院办工作人员的综合素质提出了更高的要求与目标。院办工作人员不能被动的工作, 必须要主动、积极地适应各种变化, 在自身工作实践中不断提高和完善综合素质, 从而打造一支有战斗力的团队。首先, 院办工作人员必须具备良好的政治理论水平和大局意识。在沟通上下、协调左右、联络内外的工作中, 院办工作人员既要能坚持原则不放松, 又要灵活机动地处理各项事情, 这就要求院办工作人员始终要保持清醒的头脑, 牢牢把握政治方向, 根据问题表面看本质, 分清轻重缓急, 把工作处理地更加到位。其次, 院办工作人员应具备爱岗敬业、以人为本的精神。院办工作人员是最贴近学院领导的一批人, 是领导各项工作的有效拓展渠道, 这就要求院办工作人员必须廉洁奉公, 做好上传下达工作。此外, 工作人员应具备良好的知识结构。院办是对综合协调能力要求很好的机构, 这就要求工作人员不能只专于某一方面, 还要做能够应付多种工作的“全才”。不仅要学习本业务知识, 还要不断拓展各方面的知识, 从而更加有效地完成工作。最后, 院办工作人员必须具备锐意改革、积极创新的意识。由于高职院校的飞速发展, 部分学校在改革创新中也出现了或多或少的问题。院办工作不能脱离高职教育这个大环境, 独自为政。工作人员应加强这方面的修养, 从而为学院领导出谋划策, 提供参考意见。

2.3 更新领导者的观念

领导作用是院办管理职能转换的基础, 管理创新的关键所在。一个善于管理、精明能干的院办主任, 直接决定着整个办公室的工作氛围和成效。因此, 面临高职院校管理体制改革和教育改革不断深化的形势, 更新院办领导者的思想观念成为了重中之重。现代管理学认为, 人的因素是最重要也是最不稳定的因素, 必须坚持以人为本, 管理要以人为本, 在工作中突出人的地位, 实现以人为中心的管理。院办管理者在管理的过程中, 应强化三种观念。一是民主观念, 发挥工作人员参与管理和决策的积极性、创造性和主动性;二是法治观念, 党和国家的政策、法规, 以及学校的各项规章制度, 是管理的基础和依据;三是创新观念, 院办领导着应在各个环节注意培养和强化工作人员的创新意识, 引导和鼓励他们不断创新工作机制、方式和方法, 并努力为工作人员打造发挥其创造力的平台。

2.4 培养信息技术运用能力

随着信息技术的不断发展和计算机及网络技术的广泛应用, 越来越多的信息化办公软件及工具应用到院办实际工作中来, 如OA办文系统、新闻发布系统等等。因此, 院办工作人员必须学会计算机各种基本软件的应用, 掌握应用现代化信息技术的能力, 从而提高办公效率, 努力实现办公自动化。

摘要：由于新形势下高职院校学院办公室的工作职能发生相应的变化, 面临着很多新的问题和挑战。因此, 高职院校学院办公室需要不断增强服务意思, 完善管理制度, 改进和创新工作方法, 努力提高工作水平, 以此适应新形势下高职院校工作的需要。

关键词：高职院校,学院办公室,管理

参考文献

[1]杨翠明, 张国平.高职学生思想道德教育面临的问题及对策[J].湖南师范大学教育科学学报, 2006 (02) .

[2]雷永汉.浅析高职新生管理问题与对策[J].宁德师专学报 (哲学社会科学版) , 2008 (02) .

办公室管理问题 篇11

关键词：电力企业；办公室；问题；建议

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2015）10-00133-01

在企业管理当中，办公室的工作就是一条纽带，是联系企业领导层与各个管理部门，以及各个管理部门之间关系的桥梁，办公室工作的好坏，不仅影响到办公室自己的工作，也会对其他部门的工作产生影响，这就要求电力企业在日常管理当中要不断完善办公室的工作制度，创新工作方法，不断提高办公室工作的效率与水平。

一、电力企业办公室工作中存在的常见问题

（一）制度不完善、执行力较差。

完善的制度是电力企业办公室工作的前提和基础，通过完善的制度能够对办公室员工进行有效的规范和约束，明确办公室工作的任务和目标，增强工作的针对性和管理的实效性。但是，从目前来看，多数电力公司虽然针对办公室的工作制定了很多制度，但制度体系当中依然存在不少的漏洞，比如说如何对办公室的工作进行监督，如何对办公室的物品管理进行监督、检查等，这些虽然在现有的制度当中有所涉及，却没有作出比较详细的规定，导致办公室物品管理比较混乱，浪费现象比较严重。此外，一些电力企业虽然制定了比较完善的制度，但是制度缺乏有效的执行监督，执行力比较差，导致制度成为一纸空文。比如说在物品领用环节上，办公室可以随意的领用物品不进行登记，或者存在虚假登记，这些都说明目前很多电力企业办公室制度不完善，在执行力上存在一定的问题。

（二）服务意识不强、协调能力不足。

如果将电力企业看成一个家的话，那么办公室就是这个家的大管家，很多事情都需要办公室的服务才能完成，比如说福利发放、慰问老职工等，这就要求办公室工作人员必须具备良好的服务意识，将服务领导、服务其他部门作为自己的本职工作。但是，在实践当中，办公室工作人员却很难做到这一点，他们往往将自己看成是一个管理机构，而不是一个服务机构，在工作当中将工作看成被动的要求，缺乏主动服务的意识，非得等其它部门提出要求来办理某项工作，严重影响到整个电力企业的管理效率。此外，一些电力企业办公室并没有能够发挥出自己的协调能力，在遇到部门协调问题的时候总是相互推诿，导致一些问题迟迟得不到解决，这也抑制了办公室在电力企业管理体系中作用的发挥。

二、电力企业办公室工作常见问题对策建议

（一）完善管理制度、强化制度执行。

1.完善办公室管理制度。

电力企业办公室应该对现有的管理制度进行梳理，对照办公室工作的主要内容和职责，分析哪些工作尚未实现制度化，对没有制定管理制度的工作，由办公室自己拟定管理制度，交给人力资源管理部门进行评审，然后在企业内部传阅收集建议，形成最终的意见稿，报经企业股东大会审议以后，由公司总经理发布执行。当然，也需要根据现有管理制度的不足，对已经制定的各项管理制度进行修订和完善，确保其适合当前的办公室管理工作发展要求。当然，还要清理已经过时、已经不适应当前办公室的工作要求的制度，对该制度的内容重新制定管理制度。

2.强化办公室制度的执行力。

电力企业制定的各项办公室管理制度，只有真正贯彻到管理实践当中才能发挥其作用。强化办公室制度的执行力，可以从两个方面着手。一方面，办公室在管理当中要不断的增强自身的执行意识，办公室主任对各项制度的执行负有不可推卸的责任，在工作当中要加强其他员工的执行监督，严格按照制定的制度来安排各项工作，严格按照制度中规定的程序来完成各项工作，既要保证工作的质量，又要保证工作的效率，对办公室工作人员不遵守制度的行为进行批评、纠正。另一方面，电力企业应该建立有效的外部监督机制，发动各个部门对办公室各项工作，包括制度执行进行监督，通过有效的外部监督来促进制度的执行。

（二）增强办公室的服务意识和協调能力。

办公室工作人员在工作过程中，不能将自己看成一个管理者，而是要看成一个服务者，将部门工作看成服务领导、服务其它部门、服务企业发展的一个机构，正确的认识到办公室工作与其它部门之间的关系。在工作当中，及时完成领导交付的各项工作任务，为领导决策提供各种所需的资料、数据，适当的为决策提供一些建议。同时，要发挥办公室的保证、传达和协调的作用，帮助其它部门解决工作中的问题，比如说各个营业网点设施落后、效率低下的问题，可以按照他们的要求及时撰写设备更新采购报告，详细说明更新的原因和目的，更新的成本等，供领导审批以后，交给采购部门执行，让客户服务部门能够获得新的设备，增强客户服务工作效率。此外，针对部门之间工作协调的问题，由办公室出面协调关系，化解部门之间的矛盾，保证内部管理系统的流畅。

总之，新时期电力企业要正视办公室工作当中出现的问题，针对存在的问题采取相应的措施，不断提高办公室工作水平。

参考文献：

[1]王岚.对供电企业办公室管理工作的思考[J].重庆电力高等专科学校学报，2010年02期

办公室管理问题 篇12

一、文书档案管理办公自动化存在的问题

(一) 对档案管理人员自身的综合素质要求提高。在文书档案管理中, 电子档案与电子文件的管理归档是一项专业性和技术性结合比较强的工作, 这就从根本上决定了档案管理人员自身需要有很高的综合素质, 才能胜任此项工作。具体地说, 高层次的知识素养只是档案管理人员需要具备的一方面, 除此之外还要对计算机技术和数据通信技术的应用进行熟练的掌握, 同时对传统档案管理的技术、原则、方法和理论也要相当熟悉, 进而才能以较高水平的专业技能与业务素质将文书档案工作的管理水平进一步提高。

(二) 电子文件的保密性受到削弱。电子文件和纸质文件的区别在于缺少固定的形式同时又容易变化, 这就导致文件内容被人修改的可能性增加, 并且修改后很难发现改动痕迹。同时, 电子文件还缺少特定的字迹, 其字体、字号等都容易被修改, 另外电子文件还无法像纸质文件一样进行盖章和签名。因为这些电子文件的原始特性, 使得电子文件的保密性受到极大的削弱, 人们对文件是否是原件的判断根本不能通过字迹、印章等特点完成, 这也导致了电子文件自身的原始性无法被确定。上述问题考验着网络电子文件自身的保密性, 同时也严重削弱了文件自身的保密性。

二、提高文书档案管理办公自动化的有效策略

文书档案管理中, 办公自动化的有效应用具有得天独厚的优势, 同时也使文书档案管理工作迈上了一个新的台阶。与此同时, 文书档案管理的办公自动化依旧是亟待解决的问题, 针对这些问题, 本文从以下几个方面进行着手解决。

(一) 积极进行硬件建设, 促使硬件环境的改善。文书档案办公自动化应用的前提是必须拥有电子计算机、互联网以及其他类型的数字化设备, 所以, 加快硬件设备的建设速度直接决定文书档案管理办公自动化的程度。另外, 要想保证更多的工作人员可以更加主动地参与到现代化技术的学习与应用之中, 就必须对文档管理的硬件环境进行改善, 加快档案管理设备的硬件建设速度, 进而完成文档技术设备与管理技术手段的现代化, 使得档案管理水平得到进一步的提高。

(二) 促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合。在实现档案管理办公自动化的进程中, 档案管理人员的现代化是重要的保证。以往的文档管理模式较长时间使用导致现阶段的档案管理工作还存有工作人员的现代化技术水平不高亦或是技术“文盲”的现象, 这就致使部分现代化设备在档案管理的过程中不能充分地发挥出自身的优势与作用, 实现文档信息管理的办公自动化也就是天方夜谭。所以在当前科学技术水平发展迅猛的新环境下, 档案管理的工作人员必须要对自身的忧患意识与时代精神进行强化, 认清时代发展的形势, 借助学习或者是培训来主动掌握以往的档案管理的技术、原则、方法以及理论等专业技能, 除此之外, 还应该不断增强对计算机技术和数据通信技术的掌握能力, 进而完成自身专业化与现代化的有效结合。

(三) 加强对系统自动化外网和内网的合理布局。确保网络安全, 提高网络完全的最主要和最有效的措施之一就是对办公自动化的内网和外网进行有效的隔离。换言之, 第一步主要就是借助路由器对被屏蔽的IP地址与服务进行过滤, 随后在文档办公自动化的网络中选择部分可以放行的地址。第二步是借助防火墙实现有效的隔离防护。通常来讲, 网络中的防火墙基本都具有认证机制, 同时从整体来看, 防火墙通常具有以下几种基本功能:对部分被禁止的业务进行封堵;检测和告警网络攻击;管理进出网络的一些访问行为;记录经过防火墙的信息和活动内容。通过这样的途径不但可以保密文档信息, 还能将档案管理时效性进一步提高。

三、结语

总而言之, 文书档案管理工作是现阶段社会经济发展的大势所趋, 档案资料的完整性与文书档案管理水平息息相关, 衡量一个单位管理水平的重要标准就是是否实行全面科学化的文书档案管理。这就对相关部门提出了要求, 必须要提高档案管理者的素质, 加强对文书档案管理工作的重视, 促进各个部门之间的交流与合作, 完成文书档案管理的标准化、安全化和规范化, 保证我国文书档案管理工作向健康化与正规化的道路发展, 保障社会效益与经济效益的最终实现。

参考文献

[1]张亚平.浅谈办公自动化在文书档案管理的应用[J].山西档案, 2013 (07) :36-37.