办公室档案管理分类（精选11篇）
办公室档案管理分类 篇1
办公室档案管理分类
一、档案建设
1、人事档案分为: 入职（离职）员工档案、考勤、目标责任书、健康证、请假单、信息资料（按月统一归档，一年更新一次）
2、行政档案分为：调令、工作计划、通知、会议资料、（按季度统一归档，一年更新一次）
二、外部收发文件
1、公司内部对外发布的文件资料，首先需经过朱总确认，然后办公室建档案登记。
2、外来文件分为：a质量安全文件，b卫生防护文件，c行政事业单位文件。外来文件交由各部负责人后，办公室备份，进行编号分类归档。
附件：1档案借阅登记表
2外部收发文件登记表
办公室档案管理分类 篇2
一、档案分类
1. 档案实体分类, 亦称为保管分类或排架分类, 档案实体分类
是实实在在地对每一份档案文件划分或组成保管单位, 使档案文件从无序到有序, 固定其排放位置, 即对档案的分类排架与分类整理。档案实体分类包括三个层次。
(1) 国家档案全宗的分类。这是对国家全部档案进行的最高层次的分类, 是按照档案的若干重要属性 (形成机关的级别属性、历史时期属性、专业部门属性、档案制成材料属性等) , 从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如, 我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆;按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆;按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆;按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。
(2) 档案馆馆藏档案的分类。这是对一个档案馆全部档案的分类, 一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同, 可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如, 我国各地方综合性档案馆, 首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案;建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群等。
(3) 全宗内档案的分类。这是对一个全宗的全部档案的分类, 一般是按组织机构、时间、形式、问题等特征进行分类。例如, 一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部等若干类;一个企业的全部档案可以按照职能分为行政管理类、业务管理类、基本建设类、会计类等。
2. 档案信息分类, 亦称为条目分类、目录分类或检索分类, 档
案信息分类是将每一份档案文件或每一个保管单位乃至所含的信息内容, 著录成条目, 然后再对条目进行分类, 即对档案的分类编目与分类检索。为了建立统一的档案检索系统, 我国于1987年出版了《中国档案分类法》, 并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》, 作为全国通用的档案分类标准。以《中国档案分类法》为例, 它的第一级类目是按照政治、文化、经济的顺序分为A中国共产党党务、B国家政务总类、C政法、D军事、E外交、F政协、民主党派、群众团体, G文化、教育、卫生、体育, H科学研究、J计划、经济管理, K财政、金融, L贸易、旅游, M农业、林业、水利, N工业、P交通、Q邮电、R城乡建设、建筑业, S环境保护、土地管理, T海洋、气象、地震、测绘, U标准、计量、专利, 共十九大类。在政治上, 它概括了国家的全部职能;在文化上, 它与人类知识分类是一致的, 反映了一切知识门类;在经济上, 它反映了经济的各个领域。
二、档案实体分类与档案信息分类的相同点
1. 分类对象相同。
实体分类和信息分类都是以档案为对象。实体分类是对一件件档案划分类别, 信息分类是对档案文件或案卷著录成的条目划分类别, 它虽然不是直接对档案文件的分类, 但条目是相应文件或案卷的缩影, 所以, 信息分类对象也是档案。
2. 分类目标相同。
实体分类与信息分类, 都是为了揭示档案的内容和成分, 将其系统地组织起来, 实现对档案的科学管理和合理利用。
3. 两种分类都包括划分和归类等工作, 一般应遵循逻辑原则。
三、档案实体分类与档案信息分类的区别
1. 分类范围不同。
实体分类只限在一馆所藏的档案范围内进行, 其中档案的分类整理, 大都限于一个全宗之内。而信息分类, 一般都超越全宗甚至档案馆、档案室的界限, 在更大的范围内进行。为了全面开发档案信息资源, 充分发挥档案的作用, 实现档案资源共享, 可以在全国或一定地区内, 进行统一编目, 组织目录中心。我国从20世纪80年代开始, 在国家档案局的统一规划和组织下, 以中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆为主分别筹建了革命历史, 明、清和民国档案资料目录中心。
2. 分类标准不同。
实体分类主要是遵循档案的形成规律, 维护档案之间的有机联系, 用历史的方法来划分和集中档案。这种分类采取的是来源原则, 即作为一个机构、组织或个人在职能活动中积累起来的全部种类的文件, 应当作为一个单独的整体集中保存, 不同来源的档案不能混合, 以档案的来源作为分类的主要依据和标准。整理档案中采用的全宗原则, 将一个全宗的档案看作一个有机整体;全宗内档案以年度、组织机构等客观存在为标准进行分类;保持文件之间历史联系的立卷原则等, 都主要是根据档案的形成规律和特点来确定的, 多年来的实践充分证明, 这些原则和方法对于档案实体的分类是科学的、适用的。信息分类以档案内容记述和反映的国家机构、社会组织的职能分工为主要分类标准, 我国目前正在使用的档案信息分类标准是国家档案局编写出版的《中国档案分类法》, 它是一部具有中国特色的分类法, 从我国档案信息资源构成的实际出发, 分类法能够容纳各个历史时期、各项社会实践活动所形成的各类档案。
3. 实施阶段和具体做法不同。
实体分类在整理阶段完成, 属于整理工作的内容, 其具体做法是:现行机关在拟制立卷类目时首先要选择本机关采用的分类方法, 确定分类方案, 然后在类目下确定案卷的条款, 立好的案卷应根据分类方案的层次和顺序进行排架, 并据此编制案卷目录。机关档案移交给档案馆后, 档案馆对档案实体的分类主要表现为根据立档单位的情况区分全宗、编制全宗号以及进行全宗排列。至此, 每一件档案便有了完整、固定的档号和最终的排架位置;信息分类是在编目阶段完成的, 属于检索工作的内容, 其具体做法是:对一份文件、一个案卷通过分析题名、审读正文等方法将其主题及其诸因素分析出来后, 根据《中国档案分类法》准确判断类别, 按照分类规则进行标引, 然后对其进行系统排列, 如给予分类号等, 将其编制成分类目录。
4. 作用不同。
档案实体分类使档案文件从初始的凌乱状态有序化为合理科学、层次分明的单线排列, 是档案整理工作中的重要环节, 全宗内的档案只有经过分类, 才能进行立卷、排列和编目, 档案实体分类对于现行机关平时的立卷归档和档案馆 (室) 的案卷整理排列、编目和上架, 都有着现实意义。档案信息分类是对档案信息进行分类并使信息有序化, 方便用户对档案的检索利用, 满足社会各方面对档案信息资料的需求和利用。
档案实体分类和档案信息分类既有同一性, 又有差异性, 两法应该并存, 各展所长。
参考文献
[1]陈智为等.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2008.
[2]中国档案分类法编委会.档案分类文集[M].北京:档案出版社, 1990.
员工分类方法及其分类管理 篇3
企业与企业的惟一区别就在于人力资源,人力资源与人力资源的惟一区别就在于对员工的管理方式。因此,当我们经常以“竞争对手拥有更优秀的人才”来掩饰业绩差距的时候,一定要深入思考“我们能否将一个平凡的员工打造成优秀的人才”?要打造出优秀的人才,需要对员工进行科学的分类和管理。
常规分类方法
◎ 职能分类法
职能分类法是指把企业中所有职能依据工作性质、权责大小、难易程度以及所需的资格条件的顺序,先横后纵地归入不同的等级,以此作为员工劳动报酬、任免及考评的基本依据。该分类方法的最大优点在于以“事”为中心,因此被大多数企业采用。
职能分类法下的员工管理主要依据职能的横向以及纵向分类标准。处于不同的横向类别之中的员工,其工作职责肯定有所不同。对不同职能进行科学的横向划分以及在同一类别的职能中进行科学的绩效评估就成为职能分类法的关键所在。
◎ 品位分类法
品位分类法是将品(官阶,等级)和位(职位)作为分类评价的基本要素,以员工所具有的资格条件为主要依据,以职务或级别高低来确定待遇。品位分类法更多地应用于公共部门的人力资源管理过程中,比如法国将其公务员分为A、B、C、D四类,具有严格的等级特征;而德国则分为简单职务、中等职务、上等职务和高级职务。在业务比较单一、已经形成明显的核心竞争力或者是组织结构比较简单的企业以及企业内部某一特定部门,这种员工分类方法还是比较实用的。比如以销售为主导业务的企业,可以根据市场执行情况,分为总经理、区域市场经理、门市经理三个等级。品位分类法的最大用途是提供人员考核、晋升、薪酬的依据。但是以“人”为依据而不是以“事”为依据的品位分类法,最终还是无法得到企业界普遍采用。因为,“事”作为企业有序运营的根本,是无法严格地划分出等级的。
◎ 混合分类法
总体来说,职能分类法以及品位分类法是目前企事业单位中应用得比较多的员工分类方法,也得到了实践的认可。企业在人力资源管理实践中,更多的是将职能和品位分类方法结合使用,前提是以职能分类法为主。这种混合分类法,在大规模、集团化运作的企业中运用得尤其频繁。
市场价值导向的分类方法
◎ 基于人力资本视角的分类法
D. Lepakt和S. Snell从人力资本理论视角出发,认为人力资本的特征主要是价值性和稀缺性。按此标准,可以将员工划分为核心员工、独特员工、通用员工和辅助员工。
核心员工:高价值-高稀缺的员工。他们掌握了特殊的知识和技能,而这些知识和技能与企业的核心能力密切相关,能够为企业战略目标做出卓越贡献,比如微软的研发工程师就属于此类。
独特员工:低价值-高稀缺的员工。他们有非常特殊的、不易习得的知识和技能,因此相对紧缺,其价值贡献是至关重要的,但不与企业核心能力直接相关,比如企业的法律顾问等。
通用员工:高价值-低稀缺的员工。他们掌握的知识、技能能够为执行企业的战略目标贡献价值,与企业核心能力相关,但是在劳动力市场却很容易获得,比如会计、营销人员等。
辅助员工:低价值-低稀缺的员工。他们掌握普通的知识和技能,极易在劳动力市场获得,对于企业来讲,他们主要从事操作性工作,其贡献价值与企业核心能力间接相关。
对于这四类员工的管理,应有所区别。必须注重核心员工的内部开发和长期承诺,为了使他们的贡献最大化,企业可以考虑适当授权鼓励他们参与决策和工作上的自主。此外,可以考虑因人设岗、量身定制,根据员工的特点建立以培训开发结果为导向的考核制度和以激励为目的的高薪酬制度。对独特员工的管理比较简单,主要是建立长期合作的伙伴关系,注重合作、联盟关系的维护即可。这一类员工最好采取团队方式进行管理,注重与这些知识团队的沟通、信息共享以及为其知识支付合理报酬等。对通用员工的管理,要以职位为核心,关注围绕岗位需要来考察任职者的专业特长和技能,注重直接获得员工即期的生产效率和价值。因此,在招聘环节,要建立合理的工作分析,明确任职资格,执行严格的招聘流程;在培训开发环节,要让员工在短期内熟悉业务,尽快上岗;在考核环节,必须围绕近期绩效,建立内部相对公平、外部具有竞争力的薪酬体系。最后,对于辅助员工,可采用租用式、短期合同等方式来获取。很多企业都将其辅助员工外包管理,投入较少。
◎ 基于波士顿矩阵的分类法
波士顿矩阵是一种极为有用的战略管理工具,有助于理解多元化业务和帮助管理者建立资源分配决策的优先目标。有些学者从这一视角出发发明了人力资源管理的波士顿矩阵。如图1,横轴是“员工对企业的贡献”,纵轴是“企业对员工的控制力”,可将企业的员工分为以下四类:明星类员工、问号类员工、金牛类员工和瘦狗类员工。
明星类员工:贡献大-控制力强,包括研发人员和市场开发人员等。
问号类员工:贡献大-控制力弱,主要来自于战略部门的员工。
金牛类员工:贡献小-控制力强,包括一般秘书、办事员、行政服务人员、车间操作工等从事事务性工作的员工。
瘦狗类员工:贡献小-控制力弱,包括由于外包业务形成的后勤人员、保洁员等。
对于明星类员工,要进行整体管理(holistic management),即为他们提供富有挑战性的工作,创造良好的工作环境,建立公平合理的薪酬制度以及公平的晋升制度,能够提升他们的工作满意度并赢得员工忠诚。但是要获得他们的组织承诺,就需要通过实现共同愿景来达成他们的职业发展需求,使他们产生“主人翁意识”;对于问号类员工,要更多地关注他们的工作环境,在管理过程中应该将他们视为超越伙伴关系的战略盟友,给予更多的信任,甚至在必要的情况下提供更多的服务,比如为他们提供培训机会,提供沟通、交流的平台等;对于金牛类员工,要在人力资源管理中引入营销观念,把他们视为内部顾客,研究并满足他们的需求,最终赢得他们的满意;对于瘦狗类员工,实质上就是企业将非核心业务通过外包给合作企业来完成,对于这类员工的管理主要通过企业和合作企业之间的市场机制和合同管理来实现。
上述两种分类方法及其管理有些相似,但是不得不承认,这两种员工分类管理方法是管理者必须重视的。因为员工忙碌并不等于创造了价值,即便创造了价值,这种价值的本质与公司的核心能力是否相关呢?科学确立分辨各类员工的标准,是实施这两种员工分类管理方法的关键。
人本管理导向的分类方法
以人性为中心、按人性的基本特征进行管理,就是“人本管理”。这种管理方式能够实现员工与企业的双赢,因此也是最有可能成功的管理方式。
◎ 基于企业和员工价值观匹配的分类法
马云始终强调“对于阿里巴巴来讲,有共同价值观和企业文化的员工是其最大的财富” 。研究证明,员工价值观在所工作的企业得到实现的程度与企业价值观通过员工贡献价值的实现程度匹配较高,就会对企业与员工产生积极促进作用,反之则不然。按照这一标准,可以将员工划分为三大类:一类是与组织价值观匹配的员工;第二类是与组织价值观不匹配的员工;第三类是与企业价值观弱相关的员工。
与企业价值观匹配的员工,他们的价值观与组织目标、经营理念相一致,希望在实现自我职业理想的同时达到组织发展的目标,他们能够与组织同甘共苦,拥有一种强烈的企业“主人翁”意识。对于这类员工,要给予充分的信任,建立授权机制。
第二类员工指的是那些为了实现自身职业理想、经济利益等目标,不惜违反企业制度,甚至是损害企业利益的员工,必须将这类员工清理出企业。2002年,马云在创业初期,给自己的公司立下了这样一个规定:所有销售人员都绝不能以任何形式向任何一个客户发放回扣。几个月后,公司的销售冠军公然违反这项规定。尽管他的年销售额占到整个公司年销售额的70%以上,马云仍然毫不犹豫地开除了他,理由是:“价值观不相同的员工,我们一律不留!”
第三类员工是那些价值观与企业价值观有所不同,但不会造成冲突的员工,大部分是由于他们对企业缺乏深入了解而形成的。对于管理者来讲,他们是游离的,需要通过专门的培训、无形的企业文化来渲染、渗透,尽量使他们的价值观与企业价值观相一致,成为第一类员工的后备梯队。
◎ 基于员工特性的分类法
基于大五人格理论,员工的性格特征可以分为尽责程度、外倾程度、神经质程度、开放程度、宜人程度五个维度。尽责程度高的人富于胜任感、条理性、责任心、事业心、自律性、审慎性,做事有条理、有计划,并能持之以恒。外倾程度高的人在团队里经常是领导者,渴求刺激,喜欢明亮的颜色和喧闹的环境,很容易结交朋友,能熟练地应付社会环境,积极参加团体活动。神经质程度高的人具有情绪不稳定和难以调节的特征。开放程度高的人想象力活跃、自发接受新观念、发散性思维、好奇心强、感情丰富。宜人程度高的人乐于助人、值得信赖、富有同情心、注重合作而不强调竞争、往往具有利他性。基于大五人格理论,可将员工按照这五个维度划分为五类,分别管理。
第一类:尽责程度较低的员工,主要是违反企业规章制度者和不胜任岗位工作者。对于前者,一般都是毫不犹豫地辞退,因为留下这类员工会引起其他员工的不公平感,影响企业氛围,危及整个企业的利益。对于后者,必须使他们认识到,他们勉强留在企业,既耽误企业业务进度,也耽误个人发展。因此,要么设法提高他们的胜任能力,要么劝退他们。
第二类:外倾程度较低的员工。必须引入竞争机制,在规范竞争中激发他们的潜力。要给他们设置具有适当挑战性的任务,因为这可以激发他们的潜力和寻求其他员工合作的主动性。
第三类:神经质程度高的爱抱怨员工。员工抱怨有两种类型,一种是对企业的不合理现象向上级反映,这是正常的抱怨;另一种是在同事中传播不良情绪,影响企业氛围。对于第一种抱怨,管理者要进行认真调查并予以及时答复,加强沟通以消除误解,进行改进以消除不合理现象。这种抱怨其实是企业持续改进的催化剂,是企业发展的动力而不是阻力,因此,管理者一定要保持开放宽容的态度。对于第二种抱怨,则要与抱怨者沟通,了解抱怨者的真实想法,化解误解并动之以情、晓之以理,让他向第一种抱怨者转化。必要时要对第二种抱怨者进行劝诫,防止不良情绪蔓延。
第四类:开放程度较高的具有领袖气质的员工,要设法发掘他们的领袖能力,培养企业接班人。这主要通过授权给此类员工管理一个完整的团队的方式来实现。例如,柳传志培养出的杨元庆(联想集团)、郭为(神州数码)、朱立南(联想投资)、陈国栋(融科智地)、赵令欢(弘毅投资),已经成为联想系的联合舰队驰骋商海。
第五类:宜人程度较高,工作认真负责,任劳任怨,但不善言辞的勤恳型员工。对于此类员工,管理者要在企业规章制度范围之内,维护他们的合法权益,建立公平公正的团队文化。管理者必须认识到,这一类型的员工是企业的中坚力量,他们勤恳地执行任务,优化企业氛围,即使他们不具备领袖能力,但对于企业的稳定具有重大作用,必须高度重视。
特殊意图的分类法
上面的分类方法,都是针对企业全体员工的常规分类管理模式。但是,在企业管理过程中,对于核心员工、中高层人员的管理日益重要。随着社会分工越来越明细,企业越来越注重培养在某一领域的核心竞争力,与企业核心竞争力相关的员工也将得到更大程度的重视与关注。基于这一实践背景,本文着重搜集并整理了一些优秀企业的具备特殊意图的员工分类管理方法。
◎ Google的离职意愿程度分类法
据2009年5月20日的联合早报网、台湾联合新闻网报道,为防止优秀人才流失而影响竞争力,搜寻引擎龙头Google公司开发出一套人力评估演算公式,测评旗下2万名员工的跳槽潜力指数,并按照指数大小实施分类管理。
2009年,人才流失问题已成为Google的一大隐忧。跳槽的员工包括广告业务主管阿姆斯壮(Tim Armstrong)、显示器业务主管罗森布拉特(David Rosenblatt)等高层主管,几位中层主管也相继跳槽到热门新创公司Facebook与Twitter。其中,还包括Google中国区总裁李开复的离开。
据此,Google执行了这套名为“留才A计划”的演算公式,以协助Google留住优秀工程师、设计师与业务高手。通过搜集所有员工的访谈、升迁与薪资资料、问卷调查,以及同事间的互动报告,输入电脑后运用独门的演算公式,推算出每位员工可能的离职机率。并对离职指数较高的员工依次开展员工培训、协助评估人才的主管会议,以及正式员工沟通。
◎ 微软以获取优秀员工为目的的分类法
一般情况下,微软的员工粗分为3类。第一类是非正式员工(vendor employee)。这一类员工存在两种情况,一是员工的条件和资质已经达到要求甚至超出要求,但是企业或部门今年没有正式员工(full-time employee)的指标和预算,只能暂时提供非正式员工职位;二是员工本身的条件和资质还不能达到要求,但企业认为在未来的3～6个月,经过一定的培训和熟悉业务可以达到要求,那么在这段时间会先提供非正式员工的职位。第二类是正式员工。第三类是外包业务、临时性项目的员工(subcontract employee)。
办公室档案管理分类 篇4
2002-4-9 0:0 来源：法律教育网 【大 中 小】【我要纠错】
发文单位：北京市人民政府办公厅 文
号：京政办发[2002]21号
发布日期：2002-4-9 执行日期：2002-4-9 各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构：
为贯彻《中华人民共和国固体废物污染环境防治法》，提高城市生活垃圾的减量化、资源化、无害化的管理水平，在继续做好党政机关和企事业单位垃圾分类收集的基础上，自2002年开始，本市将大力推广在居住小区、大厦和工业区实行生活垃圾分类收集和处理。
现将有关事项通知如下：
一、凡在2002年1月1日以后竣工投入使用的居住小区、大厦和工业区或已获得“全国物业管理示范住宅小区（大厦、工业区）”或“北京市优秀管理居住小区（大厦、工业区）”称号的居住小区、大厦和工业区，自2002年6月1日开始，必须实行生活垃圾分类收集和处理，大力推广在其它居住小区、大厦和工业区实行生活垃圾分类收集和处理。由市市政管委会同有关部门确定居住小区、大厦和工业区的具体名单。
二、居住小区、大厦和工业区的生活垃圾分类收集工作由市市政管委负责组织实施，市国土房管局会同市市政管委统筹和协调，市有关部门配合实施。各区、县政府统一协调本地区工作，各区、县市政管委和房地局负责组织落实。各街道办事处和居住小区、大厦、工业区的开发建设单位、物业管理单位（房屋管理单位）负责具体实施。
三、居住小区、大厦和工业区的生活垃圾分类按照“大类粗分，厨余垃圾就地处理”的原则进行，由市市政管委具体制定生活垃圾分类收集方法。本市将逐步推行居住小区、大厦和工业区实行厨余垃圾单独收集和就地处理。
居住小区、大厦和工业区的开发建设单位、物业管理单位（房屋管理单位）必须选定适宜的地点或场所配套设置生活垃圾分类收集的容器、设施和厨余垃圾处理设备。
生活垃圾分类收集须采用市市政管委印制的生活垃圾分类标志，并按统一的式样和颜
色，设置生活垃圾分类收集容器。
四、各居住小区、大厦和工业区的生活垃圾分类收集设施和厨余垃圾就地处理设备所需资金，由各居住小区、大厦和工业区开发建设单位、物业管理单位（房屋管理单位）负责筹措解决。为推动垃圾分类收集工作的进行，市、区（县）两级人民政府应安排专项资金予以
适当补助。
各居住小区、大厦和工业区的生活垃圾分类收集和厨余垃圾就地处理等日常管理和运行所需资金，由各居住小区、大厦和工业区物业管理单位（房屋管理单位）承担。实行生活垃圾分类收集的居住小区，按有关收费标准向居民收取的生活垃圾清运费可由物业管理单位
（房屋管理单位）统筹安排。
五、生活垃圾分类收集和处理工作要以“政府推动，市场运作，社会参与，科技支撑”为指导方针。各区、县人民政府要结合实际情况，制定生活垃圾分类收集工作计划和实施方案，明确责任和要求，并切实加强领导，加大管理和协调力度，充分发挥街道办事处、居委会、业主委员会和物业管理单位（房屋管理单位）等的作用，保证生活垃圾分类收集工作顺
利实施。
六、各区、县市政管委及城管监察部门要加强监督和检查，对不按要求实行生活垃圾分类收集和处理的居住小区、大厦、工业区，依据《北京市城市市容环境卫生条例》等有关法
规予以处理，并追究领导责任。
七、各有关部门和单位要积极做好垃圾分类的宣传教育工作，树立良好的社会风尚，大
力推进和规范生活垃圾分类收集工作。
二〇〇二年四月九日
垃圾分类管理介绍 篇5
垃圾分类管理介绍
中新天津生态城借鉴天津市多年垃圾分类工作经验，引进国内外先进理念和技术，按照“减量化、再利用、资源化”的原则，积极探索实施“源头减量—智能分类—资源再生”的垃圾智能管理新模式，以垃圾减量化、资源化和无害化为总目标，以生活垃圾分类为重点，以餐厨垃圾、可回收垃圾为突破口，以完善垃圾分类收集及处理处置设施为手段，以天津市、滨海新区和生态城各级政府政策支持及相关监管、奖惩考核体系为保障，优化部门监管鼓励为保障的工作机制，已经初步实现垃圾分类收集全城覆盖率为100%。
档案分类办法 篇6
一、分类原则
1、学校档案分类原则是以学校所形成的全部档案为对象，依据学校管理、教育教学的职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于学校的全部档案实体分类、归档和排架管理，有类设类，无类空类。
二、类别设置
学校档案原则上分为七大类：
（1）党政档案（代字：Ａ）；
（2）教学档案（代字：Ｂ）；
（3）科研档案（代字：Ｃ）；
（4）基建档案（代字：Ｄ）；
（5）设备、仪器档案（代字：Ｅ）；
（6）会计档案（代字：Ｆ）；
（7）特殊载体档案（代字：Ｇ）。
大类以下的属类用阿拉伯数字作代号，从左到右依次为“一级属类”、“二级属类”。
三、分类方法
Ａ 党政档案，已按组卷方法进行了整理的，原则上不动。未整理的按单份文件归档，按—保管期限—时间顺序排列单份文件。
Ｂ 教学档案的一级属类，按教育、教学、教师业务、学生档案设置4个属类，按学单份文件归档。
Ｃ 科研档案不设一级属类，按科研课题给予课题项目代号，然后在课题项目代号下排列案卷。
Ｄ 基建档案，不设一级属类，按建设项目给予项目代号，然后在项目代号下排列案卷。
Ｅ 设备仪器档案，按设备、仪器的种类给予种类代号，然后在种类代号下排列案卷。
Ｆ 会计档案的一级属类，按会计报告、账簿、凭证、其他设置4个属类。Ｇ 特殊载体档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带、光盘、幻灯片、荣誉实物设置7个属类。其中照片档案，按时间顺序—组别进行排列。其他属类档案按其形成时间顺序排列案卷。
四、编号方法
1、党政档案的编号，其结构模式为：大类代字++保管期限代号+件号。保管期限代号：永久为
1、长期为
2、短期为3。
例：
2、教学档案的编号，其结构模式为：大类代字+属类号++保管期限代号+件号。
佛山市中小学档案分类表
Ａ 党政档案
党务工作
上级党委来文和会议文件
本校党总支的工作计划、总结及指示、决定等文件
总支大会记录、领导同志重要讲话等
党员名册、统计报表、组织关系材料、党费、党员奖惩
等有关材料
组织建设、宣传教育、纪检监察等有关材料
校务工作
上级政府、教育机关来文和会议文件
校务工作会议记录及领导重要讲话、学校及各部门工作计划、规划、总结、规章制度、校长任期目标、述职报告、各项重大改革等
学校大事记、行事历、校史材料、校友材料、校庆材料、学校出版的刊物及各报刊发表的有关学校的材料等学校编制、机构设置、干部任免、教职工名册、工资、职称、教职工奖惩、离退休等文件材料
学校学自评材料、督导、评估、经验交流有关材料社会调查材料
教师政治业务学习材料
普
九、普高等各类数据统计、校产登记统计
工会工作
上级工会的来文
工会工作计划、总结、报告、决定，表彰工会先进集体、个人材料及名单，工会委员、工会会员名册、登记、会议记录、经费等材料，教代会通知、代表名单、报告、计划、总结、活动记录等
团委、学生会工作
教师团支部、团委、少先队、学生会、青年党校的机构、工作计划、总结、会议记录、大型活动的方案等 Ｂ 教学档案
Ｂ1 教育档案
学校德育、家长学校、共建文明单位、关工委等组织的机构、计划、总结、记录、国旗下讲话等材料
学生心理健康、学生操行评定、后进生帮教、文明学生、文明班的评比、学生参加的文体科技、劳动教育和社会实践等的材料（含学校的计划、措施、总结）
级组长、班主任工作材料（含计划、总结）
Ｂ2教学档案
学校、各科组工作材料（含计划、总结）
历年各学科期末试题
各次测试试卷分析、各科成绩统计表
教职工分工表、课程表、教学计划表、时间表
毕业生中（高）考上线、录取情况，专业技能等级考试情 况、中（高）考模拟考、毕业考、会考成绩统计等教学质 量评测
上级教育行政管理部门下达的有关教学任务、教学工作的 重要文件，校长兼（听）课、活动课程落实、教学常规管 理、学生减负、推普工作、体卫工作等的安排、记录、总 结、分析、制度、措施
Ｂ3教师业务档案
课题研究实施方案、课堂教学典型教案、公开课评讲记录 及教研活动、教学经验、教师个人计划（含总结）、教育 教学研究论文等有关材料
教师业务进修、培训和业务考试成绩
教师教学基本情况登记表、教学鉴定、教学成绩、评教情 况登记
教师先进事迹、经验材料、报刊有关教师个人的报道
Ｂ4学生档案
新生录取名册、学生名册、学生学籍册
学生成绩册
转学、休学、辍学材料、历届学生毕业验证呈报表、毕业去向表（含升学、就业）、三好学生、优秀学生干部名单、市级以上审批表、学生先进事迹材料、处分材料学生保健及体检情况
Ｃ 科研档案
Ｃ1 甲科研项目
科研课题计划、立项申报材料
研究实验材料
总结鉴定材料
成果申报奖励材料
推广应用材料
Ｃ2 乙科研项目
Ｄ 基建档案
Ｄ1甲基建项目
Ｄ2 乙基建项目
Ｅ 设备仪器档案
Ｅ1甲台/套设备或仪器
Ｅ2乙台/套设备或仪器
Ｆ 会计档案
Ｆ1 会计报告
Ｆ1·1 会计报告
Ｆ1·2 月、季会计报告
Ｆ2 会计账簿
Ｆ2·1 现金账、银行账
Ｆ2·2 总账、分类账、明细账等
Ｆ3 会计凭证
Ｆ4 其他（移交清册、保管清册、销毁清册）Ｇ 特殊载体档案
Ｇ1 照片
Ｇ2 底片
Ｇ3 录音带
Ｇ4 录像带
Ｇ5 光盘
Ｇ6 幻灯片
学校档案实体分类及其管理方法 篇7
关键词：学校档案,实体分类,管理办法
学校档案管理工作对于学校的发展有着重要意义, 不仅是学校管理水平的体现, 还是学校综合能力的体现。档案的分类与管理是学校档案管理工作的难点和重点。对学校档案如何进行分类, 进行分类的标准是什么以及如何管理学校的档案都是学校档案管理工作者需要思考和研究的问题。随着教育事业的发展和信息化社会的到来, 学校的档案在数量上明显增加, 形式和内容上也发生了改变, 如何做到做好对档案的分类与管理是当下的重要任务。
一、什么是档案实体分类
所谓档案实体分类就是指依照档案的内容、时间、来源对档案进行分类, 这样就可以有效地的对档案进行排列, 按一定顺序来进行编号排列, 从而固定档案的位置, 实体分类是档案分类中最基本的一种分类方式。
二、档案分类面临的问题
首先, 学校里各种类型的专题和文件资料在不断的增加, 需要进行归档的材料越来越多, 如果仍然用传统的分类方法分为文书和教学两种档案, 对于现有的材料进行分类和归档将非常的困难, 而且传统的分类方式在管理时布局不具备系统指导理论。所以实体档案的管理方法不能有效的管理专门档案;其次, 学校的档案管理过程中, 管理者经常把学校的主体材料和部分来源分到专业档案一类, 这样为档案的管理工作带来了很大的不便, 在以后的档案查询时需要计费大量的时间来寻找, 也不利于对档案材料进行保管, 开发和利用, 无法保障档案的安全性。最后, 学校在实体分类中出现混乱的现象会给档案资料的开发管理带来不利影响, 很容易在档案的开发与管理中发生错误。因而, 为了避免这种现象的出现, 学校要有条理的进行档案实体分类, 采用科学的实体分类管理方式。
三、学校档案实体分类的管理方法
(一) 熟练掌握分类管理的概念
要想提高学校档案的分类与管理, 首先要充分的认识和了解到什么是档案分类管理。一般而言, 档案在内容上是相互包含和涉及的, 不同的档案从不同的角度来看待事物, 反映事物的性质各有不同。这样就可以根据档案的性质, 对档案进行有效的分类和管理。对档案进行实体分类主要是固定档案的位置, 减少不同档案间出现交叉的现象, 保管和利用好档案资料。因而, 学校一定要加强档案管理者和工作人员对概念的学习和认识, 提高自己的知识素养和能力, 做好学校档案的分类与管理工作。
(二) 学会鉴别档案的价值
学校的档案管理工作者要学会运用全面的观点来鉴别档案的价值。在档案归档时, 档案部门要依据档案材料的分类目标来建档, 按照档案的形式和内涵来划分档案。需要注意不同的档案可能会有比较明显的相关性, 因而在进行档案选择时, 要运用全面的观点来把握档案间的关联性, 并对档案的特征进行有效的分析, 综合判断档案的价值。档案的分类与管理人员在工作中要注意以学校的实际需要为主, 不能只考虑到当前学校和档案的需要, 要从长远的角度来考虑档案与社会需要, 从效益目的角度发出, 分析判断档案是否具有保存价值以及需要的财力与物力, 对有价值的档案进行保存。
(三) 保证档案的管理与使用
在对学校档案进行分类管理过程中, 要考虑到档案的实际保存以及使用的情况。因为不同载体不同形式的档案保存的要求也各有不同, 为了保障档案的更长的保存时间, 需要将形式或是载体一样的档案进行集中式的保存, 对内容具有关联性的档案资料分别进行保存, 这样就可以对档案进行有效的组合管理。此外, 在对档案进行管理与收藏时考虑到大多数档案使用者的需要, 在分类过程中经常会对档案实行便捷式分类。
结语
随着教育事业的不断发展, 对学校的管理工作越来越重视, 要求也越来越严格, 特别是对学校的档案管理工作的要求愈加严格。学校档案的分类与管理一直都是学校档案管理工作中的主要工作。传统的分类方法在档案的使用中已经出现了很多弊端, 实体分类法是适应当下学校档案发展要求的分类方法。但在档案的实体分类中仍有问题出现, 这就需要对实体分类进行有效的完善, 加强对档案的实体分类管理。
参考文献
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任人唯“型”分类管理 篇8
松榆西里社区地处东三环外的城乡接合部，是上世纪90年代初建成的老小区，总面积0.46平方公里。人口大部分为国有企业职工及家属和拆迁就地上楼的农转非居民。由于人员结构不同，素质不同，需求也不尽相同。面对老旧破艰苦工作条件，部分社区工作者也曾产生过畏难情绪。为了给大家鼓劲，俞燕萍当时就提出了“只要精神不滑坡，办法总比困难多”的口号，与社区党委班子成员和社区全体工作者互勉。
在工作中，俞燕萍所提出的“三个一”原则很快就发挥了作用。即树立社区一盘棋的思想，形成上下一条心的局面，建立党委、居委会一股劲的工作体系。工作中带领大家做到胸中有组织、心里有居民、工作有思路、管理有章法。
比如，为了搞好党建工作，她就在发挥党员作用上下工夫。她身带小本，逐家上门入户与党员沟通谈心，通过调查了解，党员的健康状况，文化程度，原工作职务，本人特长，个人爱好以及意愿等等，她了如指掌。她也发现了党员中普遍存在着失落感或无所事事的感觉。有的党员掏心窝子说，书记啊，我们是老党员了，特别愿意为居民多做点力所能及的事情，可却感觉“英雄无用武之地”……为此，她把自己的调查一一归类，并就琢磨出了一道“方案”。她大胆提出社区“党员分类管理”的新思路——将社区党员划分为谋划型、技能型、文体型和操作型四种类型党员。
俞燕萍书记介绍，她把谋划型的党员吸收到社区智囊团，共同策划并承担志愿者队伍的组织工作，见效很快。比如，“松榆西里社区业余党校”创办后，每次党课，她就邀请了曾经在单位担任过党委书记的老党员，为党员们讲党课，还编写了《松榆西里社区居民公约》，还与中小学师生开展了以公民道德规范为主题的讽刺、幽默画展等活动。她让文体型的党员在社区成立了“文体协会”，先后组织了老年健身秧歌队，健身舞蹈队，中老年时装表演队，乒乓球队，“社区彩虹合唱团”，太极拳队等，松榆西里科普教育型社区的品牌也因此在该街道地区颇有名气。
党员分类管理以来，小区的绿地养护问题也解决了。她把承担小区的绿地养护工作交给了从事过园艺工作的操作型党员，进一步美化了社区环境；她还把为群众处理小故障的事情交给了有电工、钳工、水暖等维修手艺的操作型党员……社区空巢老人的孤单问题解决了，她安排操作型党员与空巢老人结对子。那年，56楼有一位姓牛的老人忽然眼睛看不清东西了，楼里的邻居得知赶紧送到了医院。俞燕萍书记听说以后，立刻行动起来，该党小组的成员陈宏光、王学忠主动提出陪患者去医院输液，安排党员于淑兰在家做好饭菜送到患者家，解除了患者老牛的后顾之忧。
善待身边每一个人，11年的奉献无怨无悔
平时，俞燕萍注意关心社区工作者的生活。谁有个头疼脑热，她都要问候一下。思想上结了疙瘩，她就主动和其谈心，使之放下包袱轻装前进。她提议建立了社区聊天室，畅通了党员与党员、党员与群众、群众与群众之间交流与沟通的渠道。据悉，这些年来，在她手帮手辅导下，社区先后培养输送出好几名社区党委书记、副书记，好几名社区居委会主任、副主任，为街道和社区作出了积极贡献。
在扶贫帮困中，她救助残疾青年张光耀的事迹被居民们广为称赞。张光耀是一位患病多年的残疾人，父母双双下岗。她从自己微薄的收入中拿出资金，资助他上学。社区党委又出面联系，帮助小张的父亲在一个停车场找到了一份工作，缓解了他们的家庭困难。后来，小张没负众望，还通过自己的努力考上了大学。还有一次，她听说社区的一对夫妻双双下岗了，一家三口的生活就很困难了，还把家里最值钱的沙发都卖了。她听进耳里，记在心上。正好赶上社区电子监控系统要招一名操作值班员，她在班子会上提议安排了这个家庭中一员来上岗，这下这个家庭的生活才算有了着落。11年以来，她以苦为乐促工作，从未跟家人过过一个除夕夜，社区工作琐碎繁杂，加班加点成了家常便饭一位街道的干部告诉我，俞书记在社区努力做个好书记，而在家里，她是丈夫的好妻子，是孩子的好母亲。她家里有一位患病10多年的婆婆，因年岁已高，走路不方便，有事就叫喊，且一般在晚上叫喊，但每次俞书记均做到了一呼即应，她始终认为善待老人是晚辈应尽的义务。当记者跟她聊起这些时，她说自己这么长期地在做着社区的工作，接触的都零零碎碎的平凡事，但她无怨无悔，其实道理很简单，人是要有点精神的。即使事业与家庭发生冲突时，她始终选择以事业为重。
采访手记
基建档案分类方案 篇9
档号由档案分类号及案卷顺序号组成,档号采用如下格式：
B
1·5·1
—
案卷顺序号
三级属类代字
二级属类代字
一级属类代字
大类代字
（一）B表示建设单位档案分类中建设项目大类代字。
（二）一级属类代字：表示建设单位中的第N个项目。
（三）二级属类代字：按文件类型分类。
1表示立项审批文件；2表示设计基础文件；3表示设计文件；4表示工程管理文件；5表示施工文件；6表示监理文件；7表示竣工文件；8表示科研项目文件。（四）三级属类代字：根据本项目统一编写的参建单位代号，该级属类一般只存在施工文件类和监理文件类。
（五）案卷顺序号：从1开始的阿拉伯数字。
项目划分与代字：
序号
工程名称
一级属类代字
教学楼工程
01
图书馆工程
02
实验楼工程
03
宿舍楼工程
04
……
05
项目文件类别划分与代字：
序号
文件类别
类别代号
前期综合文件
01
设计基础文件
02
设计文件
03
工程管理
04
施工文件
05
监理文件
06
竣工文件
07
科研文件
08
航运企业客户分类管理策略 篇10
在现代市场竞争中，客户是企业的命脉，客户资源已成为企业重要的战略资源之一。为提升核心竞争力，企业应当在科学管理思想的指导下，运用先进的技术手段，正确处理与客户的关系，满足客户不断变化的需求，从而维持并提高市场占有率。
航运业是典型的客户关系维护型行业，航运企业的运营主要依靠现有客户的重复购买，提高现有客户的忠诚度是航运企业实现销售增长的主要途径。为此，航运企业应当重视现有客户的维护，在客户分类的基础上建立健全客户档案，有针对性地实施运力、运价和服务策略，满足客户的个性化需求，使客户价值最大化。
航运企业客户有多种分类方法：（1）根据角色身份分为托运人、收货人、代理人、通知人等；（2）根据业务职责分为订舱人、控货人、付费人等；（3）根据规模大小分为零散客户、中小客户、区域性客户、全球性客户等；（4）根据主营行业分为电子行业客户、纺织行业客户、化工品行业客户等。航运企业通常根据客户的箱量、贡献值、活跃度、履约率等对客户进行排名和分析，以确定客户潜力和价值，并据此采取相应的销售策略。在此过程中，科学、合理的客户分类不仅为航运企业的客户分析工作提供便利渠道，而且使航运企业的客户销售工作更加具有针对性，为航运企业营销管理指明方向。
2 航运企业客户分类管理策略
2.1 纵向关联
纵向关联客户分类管理策略主要针对存在母子公司关系的客户。如图1所示：订舱客户通常是最底层的子公司；相同区域的订舱客户与区域性客户相关联；不同的区域性客户与全球性客户相关联。通过纵向关联，航运企业不仅能够了解全球性客户各子公司的出货量，而且能够统计全球性客户作为整体的全球出货量以及区域出货量，从而更加准确地了解客户的行为动态和货量分布，为销售策略的制定提供参考。
图1 航运企业客户纵向关联
2.2 横向关联
横向关联客户分类管理策略主要针对行业相关客户。通过横向关联，航运企业可以对特定行业客户的市场份额及其贡献值等进行分析，为开发行业潜在客户提供参考。
2.3 分级管理
客户数据是客户销售分析的基础。由于客户参与业务程度及业务职责不同，航运企业对客户数据的要求也不同。航运企业在客户分类的基础上，按照客户重要级别收集客户数据，不仅能够提高数据收集效率，合理分配有限的人力资源和系统资源，而且使客户维护工作更加具有针对性，从而为客户销售和客户服务提供有效的数据支持。如表1所示：控货人和付费人的重要级别最高，收集的相关数据应当尽可能完备；通知人和第二通知人的重要级别最低，只要收集其基本数据即可。
表1 航运企业需要收集的不同重要级别客户数据
医院科研档案分类管理方法的探讨 篇11
因此, 随着科研工作的发展, 科研档案的积累会越来越多。科研档案管理工作已成为医院管理工作中的重要组成部分。科研档案不仅在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著, 在竞争日趋激烈的医疗卫生行业中成为评估医院管理水平高低的重要依据之一。
但是科研档案纷繁复杂, 如何合理的界定科研档案的范围, 做好科研档案的分类工作, 科学、系统、有效的管理科研档案, 充分挖掘科研档案的信息, 实现科研档案的信息化管理, 就成为一个现实的问题。
一、科研档案范围的选定
科研档案众多, 要更好的发挥其作用, 就必须挑选那些有价值的材料存档。科研档案根据其进程, 大致可以分为以下几方面:
课题立项阶段:有关部门的课题批准立项文件, 课题立项合同;课题实施阶段:开题报告、调研报告、方案论证等材料, 研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料等;课题鉴定阶段:课题鉴定申请表、课题工作报告、技术报告、论文、专著、科研投资情况、课题鉴定证书、会议鉴定流程、照片等;课题报奖阶段:报奖申报书 (纸质版、电子版) , 获奖文件 (公告) 、获奖证书等。
二、对科研档案几种分类方法的探讨
科研档案的分类, 就是根据内容特大和形成原因, 把一定范围、一定时期内的科研档案划分成不同的类别层次, 形成具有一定从属和平行关系的不同等级的科研档案管理系统。档案部门对科研档案的全而整理或对原有档案的进一步整理, 都是从对科研档案的分类开始的。
要管理好科研档案, 就要对科研档案进行细化区分, 我们在科研档案的整理, 入档还要做进一步分明别类才能处理好:
(一) 按照课题级别进行分类
我院制定的分级标准如下:国家级科技计划项目包括国家高技术研究发展计划 (863计划) 、国家重点基础研究发展计划 (973计划) 、国家自然科学基金、国家科技支撑计划、国家社科基金项目等;省部级科技计划项目包括教育部人文社科研究项目、教育部留学回国人员科研启动基金项目、卫生部科研基金项目、国家中医药科学技术研究项目、国家人口计生委项目、全国统计科研计划项目、省杰出青年基金项目、省科技攻关计划、省优秀中青年科学家科研奖励基金项目、省自然科学基金项目、省软科学研究计划项目、省社会科学规划研究项目等;地厅级科技计划项目包括省高校科技计划、省高校社科计划、省医药卫生科技发展计划、省保健医学科研项目、省中医药科技发展计划、省计划生育科研项目、省统计科研重点课题、市科技发展计划项目等。
这也是我院科研档案分类的重要依据, 实践证明, 根据课题级别建档管理, 是行之有效的档案管理方法。
(二) 按照课题的进度分类
从课题立项开始, 按照每项课题的进展, 跟踪收集各项课题的相关材料, 建立科研档案。在此过程中, 我们力争做到“四同步”, 即下达科研计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的材料同步[3]。
在课题立项、实施、鉴定、报奖的各个阶段, 课题负责人都应将相应需要入档的材料准备齐全, 并且在各个阶段完成以后, 准时向科研科移交有关材料, 建立相关档案, 避免课题结束后, 课题负责人又以各种事由推诿, 拒交有关材料, 影响科研档案的完整性。
(三) 立项和自选课题分类
除了立项课题以外, 每年还有大批自选课题的档案需要整理。这部分课题与立项课题的管理存在一些不同, 由于不是立项课题, 对此类课题档案的管理, 主要体现在坚定前的材料审查环节, 需要注意的是, 由于近年来迫于职称晋升的压力, 自选课题鉴定呈现逐渐增多的趋势, 且鉴定后多以申报市级奖励为主, 所以, 很多自选课题质量不高, 多为重复和简单研究, 甚至出现了还未出现成果, 就已鉴定的现象。所以, 医院专家委员会要对课题的内容和各项指标进行重点审查, 合格后才能同意其组织鉴定。在这一阶段, 专家委员会的审查意见表, 不但关系到自选课题能否鉴定, 而且也成为档案材料的重要组成部分。
(四) 以职称系列分类
主系列和辅助系列医院由多重人员组成, 相应的职称系列也有很多种。一般情况下, 医、护、药、技四种职称系列为医院的主系列, 而档案、工程、统计、图书等系列则是医院的辅助系列, 通常情况下的科研档案管理多以临床即主系列为主, 而辅助系列由于职称晋升多以考试或考评结合为主, 其科研热情相对较低, 课题立项、鉴定、报奖较少, 科研档案的管理相对容易。正是由于数量少, 对这部分档案的管理往往不是很严格, 容易发生丢失现象, 所以, 应该特别重视辅助系列人员科研档案的管理。同时, 此种分类方法可结合对临床各专业如内外妇儿等科研档案的管理进行。
(五) 以是否完成或结转分类
每项课题都有完成期限, 但是由于课题负责人出国、退休, 或者其他不可知的因素, 有很少一部分课题会逾期未完成, 这部分课题中, 有的由于时间久远, 已不能对其组织成果水平鉴定, 只能结题。另一部分个别的尚有突出研究成果, 一定的论文或产生较大的经济社会效益的也可以参加鉴定。这部分课题, , 其科研档案是不完整的, 其材料的归档过程时间持续比较长, 需要单独存放, 待其结题或鉴定, 档案完整后再重新归档。
(六) 以是否建立信息化管理分类
传统的科研档案管理方法多以纸张式的保存, 管理人员首先要对这些科研资料进行整理、分类, 工作任务繁重, 而且如果想了解有关科研档案的信息, 就等必须亲自去科研部门查询, 程序繁琐, 耽搁时间。而信息化管理利用网络平台, 不仅查询形式多样, 而且大大缩短了了解信息的时间, 减少了信息传递的距离, 解决了信息传递的滞后性, 可以通过网络了解到最新的科研进展情况。
利用信息化技术, 将科研档案实现“四化”, 即科研项目管理数据化、科研资料管理标签化、资料信息整理标准化、科研档案交接、查阅记录的信息化, 逐步将积累的科研档案以上述标准分类后, 实现信息化。由于受到档案管理从业人员自身素质、信息化软硬件, 历年科研档案众多等因素的影响, 科研档案信息化的实现需要一个逐步的过程, 在此过程中, 可以以档案是否已信息化进行分类查询管理。
上述分类方法并非孤立静止, 可以相互结合运用到科研档案的管理中去。比如课题级别管理可与其进度、是否结题等结合管理, 这样可以做到大中有小, 小中有细, 真正实现科研档案的立体式管理。
三、档案分类管理的意义
要做好科研档案的归类, 就必须首先了解其分类。科研档案材料来源广泛, 名目繁多, 内容多样, 形式各异, 要提高档案质量和管理水平, 对档案内容进行科学分类, 就具有十分重要的作用和意义:
1.有利于档案的整理, 档案整理后有章可循, 能够使档案的归类、排列、编目等工作环节的顺利进行;
2.有利于提高档案质量, 分类管理可以使档案管理条理化和系统化, 从而形成有条不紊的有机整体;
3.有利于档案查阅利用, 分类管理可以使档案材料纲目清楚, 查阅方便, 科学组合, 规范明了, 极大地提高工作效率。
4.有利于突出重点, 防止遗漏, 比如一些历史遗留下来的未结题的课题, 其档案长期处于搁置状态, 时间一长, 档案管理人员出现更替, 对其的管理未免不出现疏漏, 而导致其档案遗失, 而实行分类管理, 则可以对其单独存放, 使其不混同于一般科研档案, 有效的避免遗失现象的出现。
四、信息化管理是科研档案管理的趋势
所谓档案管理信息化, 就是档案资料用计算机进行收集、筛选和通过不同层次的加工, 使之转化成为计算机机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。系统化的科研档案管理是保证科研顺利进行的基础, 是科研管理信息化及科学化发展的重要标志。
目前, 档案的分类管理的对象主要是纸质材料, 随着计算机和网络技术的发展, 单纯对纸质材料的管理已不能满足档案管理的需要, 为更好的发挥档案的作用, 进一步挖掘档案中的重要信息, 需要对档案进行信息化管理。档案信息化管理可以及时掌握科研工作的动态, 实现更多信息的共享;充分发挥网络的潜能, 提高查阅效率, 缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性, 还可以节省人力物力, 减轻劳动强度, 提高工作效率。
医院科研档案的分类管理, 能大幅度提升管理效率, 方便科研档案的查询, 有利于增强科研实力和成果共享。逐步实现科研档案信息化管理, 将为科研工作提供更加快捷、高效的服务, 有助于提升医院的科研水平和档案管理水平。
参考文献
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