办公室公共管理（共8篇）
办公室公共管理 篇1
第1题: 礼宾次序亦称礼宾序列。它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾(尊卑有序)平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题。
第2题: 会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流交换意见、达成协议等。会谈的内容比较正式，而且(专题性)较强。
第3题: 应邀赴家宴时，到达时间应该(稍晚几分钟)。
第4题: 会议的其他要素包括(内容要素、财务要素、程序要素、形式要素)。
第5题: 从系统工程的角度看，会议是组织运作中的一种管理方式。会议能在如下哪些方面发挥管理（协调行动、管理监控、决策部署、上下沟通）
第6题: 以分散方式召开的会议包含(广播会议、网络会议、电视会议、电话会议)。
第7题: “会海”的危害有(滋长不正之风、造成经济的浪费、造成时间、精力的浪费)。
第8题: 提出会议议题有(由秘书部门上下广泛征求意见后，按照重要程序、缓急程度提出由领导提出)种情况。
第9题: 确定会议场所要做到(地点合适、附属设施齐全、大小适中)。
第10题: 日常办公会、座谈会等小型会议，宜采用的桌形有(椭圆形、长方形、圆形)。第11题: 会前准备应注意的问题有(集中力量，确保时限、反复检查，杜绝隐患、安排周密，不丢不漏)。
第12题: 签到方法主要有(证卡签到、工作人员代签、簿式签到、电子计算机签到)。第13题: 会议经费预算的原则为(精打细算，厉行节约、量人为出，收支平衡、遵守制度，严格手续)。
第14题: 分发会议文件时要注意(登记手续完整无误、保密性、准确性)。
第15题: 会议记录内容包含对会议的描述，即要交代(开会时间、会议主办方、会议名称、会议地点)。
第16题: 会议简报的要求是（实、新、快、短)。
第17题: 会议通讯录的主要信息包括(通讯地址、邮编、单位、姓名、联系电话)。第18题: 做好会议后的检查催办工作必须依靠一整套科学的方法和制度来保障，包括(健全登记制度、加强催办人员的责任感、建议反映汇报制度)。
第19题: 工作会议的特点是(会议时间、地点、与会人员相A稳定、议题相A集中、具体)。
第20题: 代表会议的特点是(代表必须依法选举产生，并经过严格的程序和相应的资格审查、代表会议是权力最大的会议、代表会议依法定期召开，与会必须达到法定人数)。第21题: 与会人员一般包括(来宾、记录人员、主持人、会议代表)第22题: 签约必须在(形成表达清晰、周密的文本、双方或多方充分讨论、平等协商、达成共识)的基础上进行。
第23题: 五位公司高层开会讨论公司重大人事变动事项，从会议规模和涉密角度看，这个会议应分(机密会议、小型会议)第24题: 会议策划方案一般包括会议(筹备方案、预算方案)。
第25题: 检查会场布置的情况应注意的方面是(旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体、会标是否庄严醒目、领导者名签安排是否委当)。
第26题: 在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到(及时将纠偏的结果进行通报、在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备)。第27题: 提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要(进行会商、广泛征求意见)。第28题: 会议营销预算内容中一般包括(寄送宣传物品的邮寄费用、宣传材料的制作成本、宣传广告的花费)。
第29题: 会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括(会议场地定金、展览区位定金、视听设备定金)。
第30题: 提出会议预算方案，要拥有（时间观念、成本观念、效率观念)。
第31题: 会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持(时间性、全面性、及时性)原则。
第32题: 会议总结的目的在于(检查会议目标实现情况、积累经验)。
第33题: 举办会议既要确保会议质量，又应遵循(勤俭节约)的原则。
第34题: 会议纪要的拟写要求是(忠于会议实际)。
第35题: 会议文件的归档应(遵守档案制度)。
第36题: 在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容(是否偏离会议主题)。
第37题: 在会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为(损益平衡法)。
第38题: 会议的主题除了要有切实的依据之外，还要(结合本单位的实际情况)。
第39题: 与会人员交费的计算公式正确的表述是(预期的与会人员数X交费额+预期陪同人数X资费额—交费折扣额)。
第40题: 在会议文件审核修改之后，要由(主要领导或主管领导)进行终审。
第41题: 在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可(直接使用带有免提扬声器的电话机)会议。
第42题: 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现的同步传输，因此需要(配置视频设备)。
第43题: 《国务院关于加强水土保持工作的通知》，其主题词是(农业 水土保持 通知)。
第44题: “人是能够制造和使用生产工具的动物。”此句话所用的说明方法是(定议)。第45题: “××省商业储运公司关于××FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的()”，括号处应填写的最恰当的文种是(商洽函)。
第46题: 刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X表示每秒钟能够传输(1200KB)的数据。
第47题: 一般研讨会、汇报会、座谈会等小型会议最好用(精要)记录法。第48题: 会议决定事项的传达要求是(及时到位)。
第49题: 会后不需要立卷归档的会议文件资料有(重份文件)。
第50题: 会议文件分发传递的正确步骤是(登记、附清退目录、装封、发出)。第51题: 会议信息从内容方面划分可分为(指导性、宣传性信息)。
第52题: 会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适，一般不用考虑会议的(时间)。第53题: 小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于(远离入口处、正A门)的位置。
第54题: 为了压缩会议的时间，提高会议的效率，对于代表的口头报告一般要求(只涉及最重要的项目或者需要集体进行讨论的事项)。
第55题: 制定会议的议程首先要明确(会议的目标)。第56题: 会议中心文件不包括(讨论稿)。第57题: 会议日程表属于(会议程序性文件)。
第58题: 在庆祝开业时，用的花饰形式是(花篮)。
第59题: 召开人代会应该在会场装饰的花卉是(君子兰、铁树、万年表)。第60题: 会议记录主体部分是会议内容的记录，这部分不包含(出席情况)。第61题: 哪一项不属于会议保健工作(会场设置保安人员)。第62题: 会议简报编写要求“新”，指的不是(要提出新人)。
第63题: 董事会、院务会等会议属于(工作会)。
第64题: “朝鲜核问题六方会谈”是涉及朝、中、俄、韩、美、日六国之间的谈判，这种多边会谈，应该将会场格局布置为(多边形)。
第65题: 签字仪式会场布置时不应该(准备好签字双方座位，主方座位居右)。第66题: 以与媒体单向沟通为主，重点在组织发言人将事先准备好的内容报告给记者们以期理解和支持并广为宣传的会型是(新闻发布会)。
第67题: 报告会“会务要点”说明有误的是(报告会结束就算完成了报告会所有工作)。
第68题: 会议通讯录的主要信息一般不包括(出生年月)。第69题: 不属于会场装饰物的是(饮用水)。第70题: 展览会布置要求(新颖别致)。
第71题: 隆重典雅是(纪念会)会场的装饰要求。
第72题: 电脑、投影、白板属于会议的(演示设备)。
第73题: 不属于书面形式的会议通知的是(电话通知)。
第74题: 会议为议事而开，要讨论的核心内容，即为会议的(议题)。第75题: 按照会议的规模分类，数人到数十人的会议，算(小型会议)。
第76题: 会议主持人评估的要素包括(对会议进程的控制能力、对会议时间的控制能力、业务水平)。
第77题: 在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列、(按时间顺序排列、不排列、按来宾身份排列)第78题: 选择恰当的会议地点要综合考虑的因素有(交通便利、良好的设备配置、场地租借的成本合理、会场的大小应与会议规模相符)。
第79题: 在确定会议住宿地点之前，应随意抽查(一个套房、一个单人房间、一个双人房间)的设备。
第80题: 会议组织方在去接待会议的酒店做考察之前，应先具备以下条件(报价方（酒店）拟订的合同条款能否基本接受、报价方（酒店）是否接受会议明细表中各项事宜、报价方（酒店）是否是候选名单中较好的一个，领导是否已审核认可)。
第81题: 会场的主席台和场内座次一般根据(是否是正式代表、职务的高低、选举的结果)安排。
第82题: 会场的附属性声像设备包括(立体电视、电脑控制的多镜头幻灯)。
第83题: 会议召开前，秘书一般应在会议主席的桌位上放置(上次会议的记录、会议文件、会议日程)。
第84题: 会议议题性信息包括(各项决议的草案、预算决算报告)。
第85题: 会议签到时发给与会人员的文件一般有(会议须知、工作报告、日程安排、会议议程)。
第86题: 提供给新闻单位的图片、表格和音像资料要重点审核(是否涉及商业秘密、是否涉及知识产权)。
第87题: 会议安全保卫人员的职责包括(熟悉地方和国家法律、法规、能够协助公安人员冷静制服滋事者、监督装卸货，防止会议有关的财产或展品被盗、向领导汇报事故情况、熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序)。
第88题: 影响接待规格的因素有(上一次的接待标准、突然的变化、对方与我方的关系)。
第89题: 了解来访者的基本情况，应包括其所在单位的全称、(业务范围、来访者人数、发展态势、来访的目的)、姓名、性别、身份、民族（国籍）、宗教信仰等。
第90题: 在拟定接待计划时，要与(下级单位、本单位相关部门)沟通情况并报请上司审批。
第91题: 劳动标准法的构成为(工资法、工作时间法、劳动安全卫生标准法)。
第92题: 劳动保障法的构成为(职业培训法、劳动福利法、社会保障法、促进就业法)。
第93题: 劳动关系转变为劳动法律关系的条件为(存在现实劳动关系、存在调整劳动关系的法律范畴)。
第94题: 劳动法律关系主要包括的类型为(劳动行政法律关系、劳动服务法律关系、劳动合同关系)。
第95题: 劳动法律关系的特征包括(具体国家强制性、其内容是权利和义务、双务关系、是劳动关系的现实形态)。
第96题: 劳动者成为劳动法律关系主体的前提条件是必须具有(行为能力、劳动权利能力)。
第97题: 劳动法律关系的构成要素分别为劳动法律关系的(客体、内容、主体)。
第98题: 法律通常将自然人分为(无劳动行为能力人、限制劳动行为能力人、完全劳动行为能力人)。
办公室公共管理 篇2
一、办公室档案管理工作的现状
办公室档案管理工作是所有企事业单位都会涉及的管理工作, 所以了解办公室档案管理的现状, 从而创新办公室档案管理工作对于企事业单位是非常重要的。
(一) 办公室档案管理工作思想方式落后
现在企事业单位中, 领导负责人对于档案管理工作不够重视, 对于文件的保管和整理没有一个管理流程, 只是做做表面工作。管理意识低下, 传统工作思想的制约, 使大多数人没有认识到档案管理对于单位内部的重要性。
(二) 专业档案管理人员缺失严重
就目前档案管理工作现状来看, 办公室档案管理工作人员的素质普遍不高, 缺乏相关的专业知识, 有的甚至只是兼职档案管理。自身专业水平不高, 能力不足, 这一现象势必造成办公室档案管理工作的效率低下, 从而影响单位内部工作运行。
(三) 档案管理对信息化建设缓慢
长久以来, 档案管理工作繁琐复杂, 资料文档非常之多。而传统的管理方法是纸质保存, 这不仅容易丢失, 也造成了不必要的浪费。在不断要求信息化时代发展的前提下, 档案管理工作在这方面的发展还过于滞后, 电子文档代替传统纸质文档的方法未得到足够重视, 造成了管理不便, 信息不足的漏洞。
(四) 相关规章制度不够健全
虽说办公室档案管理工作在单位中的作用十分重要, 但许多单位并没有一套完整的制度来完善和巩固档案管理工作的职能;没有一个系统、健全的管理模式制度, 就会使工作太过分散, 工作人员工作时也相对涣散, 没有明确的工作目标, 这完全不利于档案工作的开展。
二、改进办公室档案管理的工作方法
就档案管理工作在单位中存在的问题, 结合实际, 创新思维, 找到改善档案管理工作的方法, 提高工作效率。个人认为可从以下几方面入手进行改进:
(一) 改进管理方式, 强化档案管理工作
办公室档案管理工作与单位各项业务相关, 档案是否管理到位, 很有可能直接影响着公司业务合作。所以, 单位领导或负责人应结合我国档案管理工作的发展状态, 加强对档案管理的监管工作, 了解档案管理相关工作, 制定档案管理相关目标, 要求工作人员细化档案分类, 管理好重要文件, 以方便工业查阅以及使用。只有管理模式合理化, 才能使档案管理工作正常有序的进行;只有强化办公室工作人员对档案管理工作的重视, 才能保证工作效率的提高。
(二) 引进专业档案管理人才, 加强专业知识培训
可能就目前我国教育体制培养的专业档案管理人才还没办法满足大量单位的实际需求, 但相交兼职档案管理人员, 单位还是应该努力招收与之相关或相近专业的人才, 以改善档案管理工作方式方法落后的难题。另外, 单位可对相关档案管理工作人员进行定期专业知识培训, 以增加管理人员的专业技能, 提高工作人员素质, 在运用办公软件方面有足够能力, 从而应对随着社会经济发展, 现代信息技术不断提高而跟不上时代需求的难题。
(三) 加快建设信息化步伐, 实现信息实时化和同步化
档案信息资源一直是单位内部的核心, 妥善保管对于单位自身发展有着重要作用。所以, 应响应时代发展的需要, 加快建设信息化步伐, 以电子信息化管理代替传统管理模式。利用计算机技术存储, 充分利用网络信息平台, 建立电子档案数据库, 方便信息资料的保管和查找。尽可能的把档案管理工作程序简单化操作, 提高档案管理工作效率。
(四) 建立完善相关的规章制度, 使档案管理制度化
在这个不断要求自主创新的时代感召下, 单位要想长久且稳定的发展下去, 需有一套属于自己的制度模式;办公室档案工作又直接影响着单位内部工作效率, 简而言之就是直接影响着单位的发展, 那么单位负责人就应该针对档案管理工作制定一系列的体制和机制。科学的管理, 才能保证工作效率和工作质量的提高。使档案管理工作制度化, 严格按照制度规则进行, 促进档案管理工作的有序进行。
(五) 强化档案收集
档案管理的基本工作便是收集档案, 所以强化档案收集是非常重要的工作。档案收集包括很多方面, 比如文件归档、材料归档以及人事资料归档等等;这就要求需要规范档案分类工作, 甚至可以细化到文档格式规范, 以及具体存放位置等等。制定统一流程, 保证资料、文件的完整。
如何提高办公室档案管理工作一直都应该是单位注重的话题;单位应针对档案管理工作问题, 创新档案管理工作方法, 积极吸收引进专业管理人才, 提高单位管理人员档案管理规范化意识, 提高现代信息技术的采用, 建立健全档案管理工作的制度, 提高档案管理质量, 进而为单位内部工作效率的提高提供保证, 推动单位可持续发展。
摘要：办公室档案管理工作长期以来一直是各单位不能忽视的工作内容, 为进一步强化档案管理工作职能, 创新办公室档案管理工作, 提高单位整体工作效率, 应在改进办公室档案管理工作方法方面做进一步的探讨。本文就办公室档案管理工作所存在的不足进行了分析, 以更好的改进档案管理工作。
关键词：办公室,档案管理工作,方法
参考文献
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[2]白宇红.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务, 2012 (2) :113.
[3]肖荣英.浅析高效院级办公室档案管理[J].中国科教创新导刊, 2010 (19) :215.
[4]张晓光.试论如何改进办公室档案管理工作[J].黑龙江科技信息, 2013 (9) :141.
办公室公共管理 篇3
关键词：办公室绩效管理办公室管理
实行绩效管理是提高办公室管理水平的重要途径，而推行绩效管理的关键在于加强交流沟通、保障绩效管理的公平性、客观性及有效性，具体体现在下述多方面：
一、制度建设是办公室部门绩效文化的基础
绩效文化，要求企业办公室管理有明确的价值观和是非观，需要建立健康的企业办公室管理管理制度。一个凭印象和兴趣管理、随意性较强的企业办公室管理，想实现良好的绩效管理目标是不可想象的。绩效文化的建立，应从约束机制的建设开始。无约束，则无秩序，则混乱，则不能判定是非，绩效就无从可言；约束是制度、是法制，一般以直接的奖罚处理。
1、 建立明确的管理制度和规范
建立明确的管理制度和规范，包括作业标准和流程，主要目的是为营造一种价值取向和秩序导向。制度的涵盖内容，与企业办公室管理性质、规模和发展阶段相适应，与企业办公室管理業务性质相适应，应被明确和得到有效执行。企业办公室管理制度，至少应包括岗位职责、员工行为规范、考勤管理制度、各类作业规程规范、作业程序等
2、 明确并得到执行的奖惩标准
奖惩标准是落实制度和规范的有效手段，是实现有法必依的基础。有规定就应得到实施，目前难以实施的，你就不要明确规定，除非你有自上而下坚强的决心。有许多时候，我们想怎样，怎样，因为那样更规范，但又缺乏执行的条件，强推不一定会有好的效果。因势利导，由易到难可能是一种更有效的办法。
3、 有日常的维护和督促
制度和标准不能只高高的挂在墙上，应得到有效实施。没有日常的监督和维护，就没有管理。日常的维护，应该成为每一级管理人员的共识，而不应该仅仅是行政部门的事情。一个制度不明、执行不力的企业办公室管理，就不可能建立有效绩效管理的文化，就不可能实现绩效管理共识，绩效管理也就不可能达到预期效果。
二、在办公室部门制定相关工作规则
从规范管理行为层面看，要求结合企业的实际状况有针对性地制定相关工作规则，如信息工作规则、调研工作规则及督查工作规则等。同时还应构建一套完善的企业管理秩序，其内容涉及到日常管理运转、管理秩序及决策程序等。之后要求企业以所制定的相关工作规则为准绳，严格按照企业管理秩序以规范企业各项管理行为，从而为实现企业持续稳定发展提供保障。从指标体系层面看，要求企业严格依照上级单位的考核打分、自身内部机构的抽样检查及外部机构的测评等以增强数据的真实性、可靠性，以此作为企业进行各项决策活动提供有力信息支持。
构建企业办公室管理绩效考核规则。要求开展绩效管理时严格遵循公平性、公开性及客观性原则，即切实保证员工的付出与收获成正比，若非如此势必会影响到员工对公司的满意度、忠诚度，导致员工的工作积极性难以得到保证。为此则需要企业既要做到过程客观公正，又要做到结果客观公正。对于过程客观公正而言，要求构建健全的信息沟通制度，即由考核双方共同协商制定绩效管理内容与绩效管理指标，通过绩效管理考核让各级员工能够全面、准确了解到自身的工作实际状况，从而使员工及时发现自身的不足，之后予以改正；对于结果客观公正而言，要求规范及运用评价标准，切实保证评价结论的准确性、合理性、公正性。特别注意的是若要规避绩效管理考核主观随意现象的发生，则需将定性化的指标以定量的形式予以展现。
三、企业办公室管理绩效体系构建策略
1、BSC 方法应用到企业办公室绩效管理中
根据BSC 方法，对企业办公室员工的整体绩效管理按平衡记分卡中关于办公室部门整体效益与功能、内部管理、外部管理以及学习与创新的各项指标分别进行评分，计算的分值分别对应不同评价等次，并对应该办公室整体绩效管理薪酬系数，即可得到不同等级的薪酬水平。需要注意的是，评价等次与办公室员工整体绩效管理薪酬系数应根据一定的程序，在一定的范围或层次进行充分讨论后确定。另外，由于不同办公室员工对企业整体绩效管理的贡献是不同的，办公室员工整体绩效管理薪酬的总额应纳入办公室员工个体绩效管理薪酬计算的分配总额之中，以办公室员工个体绩效管理评价值为权重进行非等额分配。
企业办公室员工的绩效管理考核评价，可通过建立评价指标体系和数学模型，对能够体现企业办公室员工的共同特点及绩效管理价值的诸多非货币性因素进行综合定量评价。
2、构建企业办公室员工绩效管理评价体系
针对企业办公室员工工作绩效管理和工作成果，建立相应的绩效管理评价指标体系。指标体系设定应遵循以下原则：一是不同岗位、等级的企业办公室员工对该评价指标具有可比性；二是能客观、真实地反映企业办公室员工在主要方面的差异；三是能系统、全面地反映不同企业办公室员工的工作业绩；四是可通过直接的观察给予较准确的测量估计；五是每一个指标体系之间既有独立存在的意义又有独立的内容。指标体系的确定可以采用目标管理法、专家评定法、或企业集体讨论与专家咨询相结合的方法等。
3、纵向等级结构的调整
一是增加绩效工资结构等级。增加等级的主要目的是为了将岗位之间的差别细化，从而更加明确按岗付酬的原则。工资等级增加的方法很多，关键是选择在哪个层次上或哪类岗位上增加等级，例如，是增加高层次岗位，还是中、低层次的岗位；是增加管理企业办公室员工的等级层次，还是企业办公室员工等专业技术办公室员工的等级层次；增加以后，各层次、各类岗位之间还需要重新匹配。
二是减少绩效工资等级。减少等级的直接结果是等级结构“矮化”，即合并和压缩等级结构。其优点在于：首先使企业在薪酬管理上具有更大的灵活性；其次有利于企业内部一些非专业化的、无明显专业区域的工作岗位的薪酬平衡；最后有利于增强企业办公室员工的创造性和全面发展，抑制企业办公室员工仅为获取高一等级的薪酬而努力的短视倾向。
4、横向绩效工资结构或工资要素构成的调整
横向绩效工资结构调整的重点是考虑是否增加新的工资要素。在绩效工资构成的不同部分中，不同的工资要素分别起着不同的作用。其中，基础性绩效工资主要承担适应劳动力市场的外部竞争力的功能；而奖励性绩效工资则主要通过工资内部的一致性，达到降低成本与刺激业绩的目的。绩效工资要素结构的调整有两种方式：一是在绩效工资水平不变的情况下，重新配置固定部分与浮动部分之间的比例（包括基础性绩效工资与奖励性绩效工资的比例及其中各部分之间的比例）；二是通过绩效工资水平变动的机会，增加某一部分工资的比例。绩效工资要素结构的调整需要与企业办公室薪酬管理制度和模式相结合，使绩效工资要素结构调整符合新模式的需要。三是绩效工资等级结构不变，调整不同岗位或等级的办公室员工规模，控制企业办公室绩效工资总额。调整不同类别、不同绩效工资等级中的办公室员工规模和结构比例，实质是通过岗位或职位等级办公室员工的变动进行薪资总额的调整。例如，通过对不同类别企业办公室员工，或高、中、初级不同层次的企业办公室员工进行缩减或增加，企业办公室从宏观上可以达到三个目的：一是降低或控制人工成本；二是增强企业办公室内部薪资总额的平衡性；三是加大晋升和薪酬激励。
四、结论
总之办公室是企业一个综合管理部门，是沟通上下、协调左右、联结内外，保证各项管理工作正常运转的枢纽。绩效考核是绩效管理的核心，是对经营结果与成效的评价，通过它企业能了解经营目标的达成情况，能找出实际与战略要求之间的差距。
参考文献：
[1]王玉. 新形势下的企业办公室工作职能浅谈[J].企业导报，2011（10）.
[2]谢逸范. 绩效管理推动过程中的问题思考[J].河北企业，2008（06）.
[3]钱树森. 建筑企业开展绩效考核初探[J].广西城镇建设，2008（11）.
[4]达梦辉. 浅析企业绩效管理[J].现代商业，2010（06）.
办公室公共财物的管理及维护 篇4
空调管理制度：
为了大家有一个舒适的工作环境，又节约用电，科学耗能，延长空调使用寿命，特制定本制度。
1、科学使用，夏季室内温度高于30摄氏度时，方可开启制冷系统。
2、合理调控；夏季室内空调温度设置不得低于26摄氏度，应根据温度科学定时。
3、空调运行；应关闭门窗（一楼卫生间的门），行政人员负责关机及开机（严禁空耗，和晚上忘记关空调）如有发现者视情结严重给予50-200元罚款。
4、5、夏季遇雷雨时，应立即拔下插头，以免遭雷击，导致空调损环。长时间不用空调，应将插头拔下，作好防尘处理，同进将揺空器内电池取出。
6、7、由于个人使用不当，空调损坏或不能运行的，则按损失赔偿。为了他人健康开空调期间不允许抽烟。
办公桌椅：
为确保我公司公共财产正常使用，为大家提供优美的工作环境，特制定本制度。
1、大家要自觉爱护办公桌、凳子、严禁刻、划桌面。对故意损坏的（因追、捉、打、闹造成损坏的也属故意损坏）除按视情节给予赔偿，并通报批评。
2、办公桌椅（包括桌上的物品）要摆放整齐，其它物品的摆放要有
条理。废旧物品要及时处理。做到合理、方便、高效、整洁。
3、办公物品的管理责任到人，办公用的计算机，使用者为该计算机管理责任人。使用要妥善保管和维护好设备，设备丢失或人为损坏，使用者要负全部责任。
4、要爱护办公室内的公共财物。办公室内不开无人灯、无人空调。下班离开时要注意关锁门窗，以防被盗。要节约用电，确保用电安全。下班离开前要自觉将电脑、电灯及空调关好。
5、如发现灯未关一下，负责人罚款20/次。
6、如发现大门未上锁一次，负责人罚款100元/次。
办公室管理 篇5
现代文员专业办公室管理试题
2003年7月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)
1．社交场合很讲究次序礼仪，一般（）
A.以右为次B．以右为尊
C．以后为次D．以左为尊
2．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题?（）
A．有共同利益的话题B．夸耀自己的话题
C．保密的话题D．应当忌讳的话题
3．邮件的寄发不要考虑以下因素（）
A．时间B．便利
C．经济D．爱好
4．文员做会议记录时，可以在会议记录中（）
A．加入自己的主观意见
B．不记录议题
C．与发言者用词不一致但意思完全一致
D．对所记内容作评论
5．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?（）
A．按收件人姓名分拣B．按收件部门名称分拣
C．按私人公务标准分拣D．换邮件重要性分拣
6．传真机最好用来传送以下哪种邮件?（）
A．一般的图纸B．机密文件
C．很长的文件D．感谢信
7．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（）
A．订购B．制造
C．分配D．储备
8．文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种（）
A．初次写信，或有过激言行的B．有过激言行或漫骂领导的匿名信
C．已做结案处理的D．没有具体内容的匿名信
9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（）
A.口字型B．教室型
C．圆桌型D.U字型
10．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（）
A.按通讯者特征立卷B．按地区特征立卷
C．按文种特征立卷D．按作者特征立卷
二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分)
1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。()
2．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。()
3．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。()
4．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。()
5．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。()
6．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。()
7．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。()
8．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。()
9．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。()
10．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。()
三、简答题（每小题10分，共20分）
1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？
2．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。
四、设计题(每小题10分，共20分)
1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?
2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?
五、案例分析题(每小题20分，共40分)
1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。
某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者：“是利达公司吗?”
陈小姐：“是。”
来电者：“你们经理在吗?”
陈小姐：“不在。”
来电者：“你们是生产塑胶手套的吗?”
陈小姐：“是。”
来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打?”
陈小姐：“1．8美元。”
来电者：“1．6美元一打行不行?”
陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。
上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1．4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1．8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么?”上司说：“你犯了五个错。”
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些错?
2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?
试卷代号：2180
中央广播电视大学2002—2003学第二学期“开放专科”期末考试
现代文员专业办公室管理试题答案及评分标准
(供参考)
2003年7月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)
1．B2．A3．D4.C5．C
6．A7．B8．A9．C10．A
二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分)
1．√2．√3．×4．×5．×
6．√7．×8．×9．×10．√
三、简答题(每小题10分，共20分)
1．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
(1)受意是文员接受和领会上司意图。(1分)
(2)一种是直接受意。(1分)
(3)另一种是间接受意。(1分)
(4)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。(1分)
(5)但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。(1分)
(6)要做到：备好记录本，记录下指示要点。(1分)
(7)注意倾听，用心判断指示的用意。(1分)
(8)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。(1分)
(9)如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。(1分)
(10)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。(1分)
2．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。
(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(1分)
(2)密级、紧急程度。(1分)
(3)签发人姓名。(1分)
(4)公文标题。(1分)
(5)主送机关。(1分)
(6)正文、附件。(1分)
(7)发文机关、成文日期、机关印章。(1分)
(8)注释、阅读(发送)范围。(1分)
(9)主题词。(1分)
(10)抄送单位、印发说明。(1分)
四、设计题(每小题10分，共20分)
1．(题略)
电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边，(2分)新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条，(2分)
各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；(2分)
公司印章放人办公桌带锁的抽屉内；(2分)
墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。(2分)
2．(题略)
(1)接受任务(1分)
(2)了解来宾(1分)
(3)制订计划(1分)
(4)预订食宿(1分)
(5)迎接来宾(1分)
(6)商议日程(1分)
(7)安排会谈(1分)
(8)陪同参观(1分)
(9)送别客人(1分)
(10)接待小结。(1分)
五、案例分析题(每小题20分，共40分)
1．(题略)
(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(3分)
(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3分)
(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(3分)
(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(3分)
(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)；(3分)
(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；(3分)
(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话；(2分)
2．(题略)
(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；(5分)
(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地，(3分)
(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；(4分)
(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议呷个方法遵照执行；(4分)
办公室管理 篇6
★
一、办公室的两大职能：政务（或业务）服务和事务管理。询问什么时候发送最合适。（3）每一份传真也许会经过许多人的手才能送达当事人，文员应注意保密，所以最好不用传真发送一些私人或机密的图文。如要罚，应请对方站到传真机前去等待收件。（4）事务管理是为政务服务而展开的辅助性工作
二、事务管理的特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。
★
三、办公室实务：就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。
四、我国文秘工作内容可以分为15项：
1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等）；
2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）；
3、文书处理（收发、传递、办理、立卷等）；
4、档案管理（归档、坚定、管理、提供等）；
5、会议组织（准备、记录、文件、善后等），6、调查研究（计划、实事、分析、研究等）；
7、信息资料（收集、整理、提供、储存等）；
8、信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）；
9、接待工作（日常工作来访与计划来访接待、安排、服务等）；
10、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）；
11、督查工作（政策推行或决议实施的监督、检查等）；
12、日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）；
13、日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）；
14、办公室管理（环境、设备、经费等）；
15、其他临时交办的事项。
五、国际文秘人员工作内容：
1、以速记记下上司交待的事项；
2、执行上司留在录音机中的吩咐；
3、档案管理（个人的、机密的）；
4、阅读并分类信件；
5、以电话往来维持和外界的良好公共关系；
6、替上司订约会并做好记录；
7、按上司的口头或书面指示完成信函；
8、在权限内按自己的意思发出信函；
9、接待来访宾客；
10、替上司接洽外界人士，例如记者、工会职员等；
11、自动处理例行的事务；
12、为上司安排旅行或考察；
13、替公司宾客订饭店的房间、定机位、发电报、打电话；
14、准备好公司要公开的资料；
15、替上司收集演讲或报告的资料；
16、协助上司准备书面的财务报告、研究报告；
17、整理并组织好粗略的资料；
18、替上司保管私人的，财务的或其他的纪录；
19、协助上司申报交纳所得税及办理退税；20、督导一般职员或速记员；
21、安排会议事务，并做好会议记录或纲要；
22、复印资料。
其中8、10、15、16、18、19、20属于高级秘书的职责，其余15项文员涉及或部分涉及。
六、我国外资企业或合资企业办公内容：
1、办公室环境的布置和整理；
2、通讯事务、电话、信函和邮件处理；
3、执行上司交办的事项；
4、照料上司身边的琐事；
5、接待宾客和员工的来访；
6、记录上司指令及会谈、会议内容；
7、打印文稿及表格；
8、收集及整理各种信息；
9、保管办公室设备及用品；
10、外出办事，如银行、邮局、税务所等。
七、主要办公器械的使用
1、★传真机的使用：应注意：（1）发送前邀监察原稿的质量，纸张太厚或太薄的文件，有皱褶、卷曲、潮湿或切边不齐的文件不宜发送，以免发生堵塞、损坏等现象，还应将文件上的紧固件如回形针、订书钉、胶带等除去，以防出现机器故障。（2）如果要发出的文件很长，那会占有对方的传真机很久，应该先打电话给对方，文员不要以为什么信息都可以用传真机来传送，如感谢信、祝贺信或吊唁信，或者是给一个尊敬的、有潜力的客户，最好手写在信纸上，或寄明信片。
八、办公用品的准备
1、★办公用易耗品主要有：（1）信封、纸张。（2）软盘、光盘等。（3）铅笔。（4）圆珠笔。（5）签字笔或钢笔。（6）修正液。（7）印盒。（8）个中小型机器。（订书机、切纸刀、计算器等）（9）小刀。（10）日历等。（11）其他。（直尺、绳带、大头针、粘胶带等）
★
九、办公室和接待室的管理：
1、要建立器具和备用品的台帐，简明记载购入时间、修理经过。
2、器具和用品脏了、坏了时，应立即找有关部门安排更换或修理。
3、注意保持室内的清洁，经常打扫。
4、注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生时的避难途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件也要放好。
5、对橱柜、房门等的钥匙，要认真管理，防止丢失，注意保密。
第二章 文员实务
★
一、文员工作指导思想：
1、计划的步骤。2实施的步骤。3检查的步骤。
★★
二、按照“优先顺序”处理工作（怎样决定工作的优先顺序）：（1—3）
1、先将自己想做的工作以重要程度为标准
（1）是否应该做的事？（2）是否做或不做都无所谓的事？（3）是否不可以做的事？
2、其次以紧急程度和重要程度为标准
（1）重要且紧急的事；（2）紧急但并不重要的事；（3）重要但并不紧急的事；（4）虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事。
3、同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。在考虑上司意向的时候，有必要先了解上司决定优先顺序的习惯；不能决定优先顺序时，最好直接找上司商量、请示。
三、文员管理时间的方法（略）
★文员怎样管理好自己的时间取决于工作性质。
四、文员的工作方法： ★★
（一）请示方法与报告方法
1、请示方法：
（1）文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示；（2）无权处理时，向上司请求批准；（3）上司必须作出答复或批复；
（4）请示必须事先。
2、请示注意：
（1）请示要对口；（2）请示要单一；(3)请示要简要。
3、报告方法：
（1）文员向上司反应情况；（2）文员向上司提出建议；（3）报告可以在事先、事中、事后；
（4）工作中发生的重大问题，让上司及时做出处理；（5）上司不一定作出答复或批示。
（二）计划方法和总结方法 ★★
1、计划方法：
文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排。
（1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。（要素）
（2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定的余地。
做到：整段时间---做复杂、需连续进行的工作（如文件拟写）； 零星时间---做简单、可间断的工作（如信件处理、查阅资料）； 要善于控制某些工作（如接待来访者、通电话）时间的弹性。应养成过一段时间就记录自己工作时间的使用情况，再结合工作成绩、效率作适当调整。
（三）受意方法
受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意；另一种是间接受意。
★要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。
要做到：
1、备好记录本，记录下指示要点。
2、注意倾听，用心判断指示的用意。
3、必要时可以提问，直至明了以图为止，但不要打断谈话。
4、如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。
5、接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
（四）传达方法
要做到：
1、传达不走样，不可夹进自己的意见。
2、必要时可形成文字材料，照本宣科。
3、如果有些指示不便直说，可以根据上司授意，只传达大致意思。
4、注意保密。不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示。
5、重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。
（五）进言方法
1、进言的意义和作用：
（1）参谋作用。（2）补缺作用。（3）增进关系的作用。
2、进言的方法和要求：
（1）适事。（2）适时。（3）适地。（4）适度。
（六）变通方法和挡驾方法
（七）分工方法和合作方法
1、分工方法 ★应贯彻“集中领导，分工负责”的原则。
第三章 电话、电子通讯
一、打电话的方法：
1、将要谈的内容及说话的顺序记录下来，并准备必要的文件（因为使用电话必须付费，同时不可浪费对方太多时间，因而事先要做准备，谈话也应简明扼要）。
2、查清楚对方的电话号码，再拨电话（将常用的电话号码整
理成卡片，以便使用）。
3、当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名。
或：（代上司打电话给上级或长辈）3-1：对方也由文秘人员接听
3-2：在电话已拨通，对方尚未讲话时，便将话筒交给上司。3-3：如对方以讲话，就道歉说：“对不起，请稍 等一下”。
4、“我想与某某谈些关于某方面的事，不知是否方便。” 或：（对方不在时）4-1：再打。
4-2：留言：（1）告知简要的内容。
（2）方便的话，请对方回电。
（3）告知自己的姓名，并问清传话人的姓名。
5、将要讲的话，简明扼要地告知。
6、谈完话，将重点部分再确认一遍。或请对方再复述一遍。或：（电话中途断掉）
6-1：由打电话的那放再打，可表示：“对不起，刚才电话突然断了”。
7、最后，说些礼貌的结束语，在轻轻地挂上电话。
二、接听电话的方法：
1、电话铃响两遍，立即接听；如没能立即接听，应向对方道歉“让您久等了”。
2、左手持话筒，右手准备记对方的留言。或：（两个电话铃同时响起）
2-1：接听其中一个电话，让另一个电话稍等或再打，待接听第一个电话完毕，向另一点华表示：“刚才让您久等了，很抱歉！”
3、拿起话筒，先说出自己单位的名称，或自己的姓名，使对方确知是打对了电话号码。
或：（听不清对方声音时）
3-1：把这种情形告诉对方：“抱歉，听不清楚，请再说一遍好吗？”
3-2：如周围很吵，切换到安静处的分机收听。3-3：如由于电话本身的问题，则该用另一线电话。3-4：请对方调整说话的音量。
4、与对方寒暄几句：“承蒙您的惠顾，谢谢！” 或：（对方打错电话时）
4-1：告诉对方自己的电话号码，已确定对方是否打错。对方致歉时回答：“不用客气。”
5、接到打给上司的电话，留心确认对方的目的，不遗漏要点，如不清楚再加确认。
上司在会议或面谈中，如有紧急电话，可用便条传递给上司。或：（上司不在时）
5-1：如对方要求留言，则需问清留言的内容，需否回电，回电给谁，联络对象，并将内容复述一遍以便确定，并报上自己的姓名。
6、文秘人员将对方来电目的简要传达给上司（某某公司某某先生因合同事打电话来。）以胜对方复述。
或：（对访问上司私事时）
6-1：确认对方身份，并询问理由，不可随意告知。6-2：电话结束时，以结束语致意。6-3：等对方挂上电话，在轻轻挂上话筒。
7、如上司不能立即接听，则请使对方：“他现在有事，要稍等片刻才能接听，可否请您稍等，或请他回电。”
8、电话结束时，以结束语致意。
9、等对方挂上电话，在轻轻挂上话筒。
三、接电话要点：
1、电话铃响二至四声就应接听，如果有事耽搁，最好不要超过四声，否则会让人觉得机关或企业管理不善。
2、接到电话首先应传达必要的信息（例如公司名称、本人身份等）。说话声音清楚，语气应热忱、亲切，并且对来电者说的事感兴趣，迅速提供消息或满足他（她）的需求。
3、如果上司不在办公室，文秘人员询问来电者的姓名前，先告知他要找的人不在。
4、即使受到通话对方极大的责难，如投诉电话，也要保持礼貌和耐心。
5、通话结束时，应流露出很高兴接到对方来点的语气，应该用快乐的声音说“谢谢”，即使来电者态度很不友好。
四、打电话要点：
督促上司准时打电话给上级或要人、忙人。
文秘人员代替上司传达不利消息时，无论当这个信差有多么不舒服，你还是必须立即行动。
文秘人员传达上司的信息要有分寸。
五、因特网服务：
1、电子邮件---E-mail 2阅读新闻---USENET 3远程登录---TELNET 4文件传送---FTP2、5浏览---BROWSING(1)信息浏览Goopher(2)高级浏览服务WWW(3)ARCHIE(4)WAIS(Wide Information Server)
六、交互式电话会议：一种方便、省时、高效的会议形式。
第四章 邮件收发
一、邮件的拆封应注意：（P67共10点，以下为重点注意的部分）
1、公务信件是不允许手撕的。
2、信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。
3、文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。
4、文秘人员经授权阅看信件时，应把其中的重点部分用红笔划出，并提醒上司注意有关问题。
二、上司不在时邮件的处理（P71共8点，以下为重点注意部分）
1、文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已受到，告诉对方何时可能得到答复。
2、上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。
第五章 接待实务
一、初见来访者
★文员不要首先主动伸手去和客人握手，但是如果客人首先作出了握手的表示，文员则必须与其握手。（社交场合的礼仪：年长的、职位高的、女士一方应该先伸手，年轻的、职位低的、男士一方才能与其握手）。
二、如何接受对方的名片：★遇到名片上有较罕见的字时，不
可轻率地错读，可诚恳的请教对方。
★三传达时应注意的事项（P85以下为重点部分）
1、问清来访者的单位、姓名后，应该就其来访的目的、性质作全面的了解，再决定要不要向上司传达。
2、对接待来访者的工作，要怀着一生只有这次见面机会的心态去应付，珍惜每一次接待的机会。
3、根据上司健康状况及繁忙程度，对上司会客的次数与时间作好谈性调整。
4、牢记上司的日程安排计划，切勿作重复安排。
5、以谦和的态度聆听对方来访的目的，不可使用盘查的口气。
★
四、引见（P91,以下为重点部分）
1、来访者如带有物品，可以礼貌地为其服务。
2、到转弯处或楼梯口，停下来说：“往这边走”，并手掌朝上指示方向。
3、乘坐电梯的带路法：
二位客人：用一只手按着电梯门，可人进入电梯后自己再进电梯，站在电梯的按钮边；等到下电梯时，手按电梯门让客人先出去，自己随后出去。
来访者三位以上：“对不起，我先进去”。进了电梯站在按钮位置，按着“开”钮，并用手按电梯门，让客人陆续进入电梯；出电梯时，也同样按“开”钮，待客人都已出去，自己再出去。
五、内宾的接待程序：
1、接受任务
2、了解来宾
3、制订计划
4、预订食宿
5、迎接来宾
6、商议日程
3、按排会谈
8、陪同参观
9、送别客人
10、接待小节
六、外宾接待的程序
1.接受任务
2、了解来宾
3、制订计划4.预订食宿
5、欢迎来宾
6、商议日程7.礼节性拜访
8、宴请
9、正式会谈
10、签订协议书
11、陪同参观游览
12、互赠礼品
13、欢送来宾
14、接待小节
第六章 信访实务
一、对下列情况的信件，不再承办：
1.结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的； 2.病患者的来信；
3.具体内容和情节的匿名信；
4.激言论或谩骂领导、上司而无须转公安部门查处的匿名信；5.经过认定不再承办的信件。★★
二、接待来访的注意事项：
1、组织领导应该定期或不定期地亲自接待群众来访。
2、企事业单位一般都有接待室。
3、接待人员应该有比较高的思想修养和较强的业务能力。
4、接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签署接待者、承办者（单位）、姓名（名称）。
★★第七章 会议及会谈实务
一、会议的计划和准备（11项）： 1.举行会议的决定
2、参加会议的人选 3会议日期、时间的决定。
4、会议场所的选择。根据会议的性质及人数做决定。程表制作和执行方法。文秘人员必须配合议程，详细检查接待方式，会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。
旅行----旅馆信息资料库。8办理旅行保险。
二、办理签证：旅游签证：需要有效护照、两张一寸免冠照、签证申请表、旅行及在该国逗留期间费用担保证明（担保人或银行存款证明）、无不法滞留可能性的情况证明、已预定的往返机票的复印件。
5、会议通知的写法和传达方式：公司内部会议一般应在一周或十天以前通知；而公司外的人员也参加的会议，至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。
6、会议资料的准备。（1）文秘人员要向上司确定会议需要的材料（2）重新收集资料。（3）制作复印件，为参加者准备好需要的份数。
（4）制作资料时，尽可能逐项列出要点或绘制成图表，以便能很快地掌握议题要点。（5）资料如果和通知一起送出，有关部门或人员就能提前知晓情况，要作什么准备，更能节省会议的时间。会议议程包括：
1、宣读议程。
2、宣读并通过上次会议的会议记录（或备忘录）。
3、财务主管报告。
4、其他报告。
5、复议旧的议题。
6、讨论新的议题。
7、委员会人事任命。
8、提名并选举新的负责人。
9、通知。
10、休会。
7、会议场所的布置。
8、出席者的位置。
10、会议用品的准备。
11、为来宾安排膳宿等。
二、会议结束后的处理：
1、出席者离去时。：要替搭车回去的人安排车子。
2、文秘人员离去前：要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如油，则必须加以熄灭。打扫卫生。通知会场的管理单位，会议已经结束。
★★
三、会议后的工作：
1、制作议事录并分发；
2、如有必要，应寄答谢卡给出席者，应立即制作、发送；
3、将议事录和开会的各项资料分发给会议缺席者；
4、会议有关文件的整理和保管。
四、会议记录的制作方法(P136以下为重点部分)
1、迅速作出一张座位图，便于你识别会议上的发言者。
2、要一份议程表和其他文件。
3、重要声明、决定和结论等要一字不差地记录下来。4.文秘人员漏记了什么或需要额外的信息，可提示主席。
第八章 日程安排
一、日程安排计划表的种类：（表格制作为重点）
1、年预定表。2月预定表。3周预定表。4日预定表。
二、日程安排计划管理
日程安排计划表的制作、变更、调整是管理工作的主要部分。文秘人员经常要提醒上司在什么时间做某事，可以使用提示系统，包括电子提示系统和人工提示系统。
第九章 差旅事宜
一、文秘人员的职责：（为上司安排的准备工作）
1、准备旅行计划和旅馆信息。2制定约会计划。3为商务洽谈收集资料。4决定旅行用品。5行李问题。6安排差旅费。7建立
1、办理签证必须注意的是：
（1）所需文件不齐备的话，申请会不被受理。
（2）所有材料最好为原件，并随附复印件一份（中文材料英翻译成相应的英文或法文）。
（3）利用伪证或欺骗手法企图获得签证者，可能导致永远被拒签或禁止进入该国。
（4）拿申请表应提早，可在驻华使馆门口的箱内取到。（5）各驻华使馆收取申请、签证费时均不备零钱，只收取准确数目。
（6）有的大使馆申请签证需预约，如美国、德国。
（7）各国签证从申请到签发所用的时间不同，所有应根据自己的出发时间提前申请。
三、旅行结束后的工作：
1、整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
2、回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
3、尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。
4、把在出差时结识的有关人士、单位等情况做 好记录，以便将来有用。
5、对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
第十一章 交际与礼仪
一、喜庆的处理：（P210以下为重点部分）
得知有关人士获奖或受到表扬时必须尽早安排。如是上司亲近的朋友，则由上司亲自表达贺意。
上司收到请帖后，无论参加与否，都应该送礼给对方。
二、参加宴会礼仪：（P214以下为重点要求）
应准时到达酒宴场所，见到熟人应落落大方地打招呼，对生人要微笑致意。祝酒时，应由主人和主宾先碰杯。
第十二章 办公室用语
一、敬语的用法（敬语是针对）：
1、年长或比自己辈分高者； 2有较高职务、职称或社会地位者；3.给（给过）自己恩惠者；4.有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者； 敬语应按照说话者和对方的人际关系分别使用。
二、敬语的种类：一般分为尊敬语、谦虚语、客套语三种
三、接待用语的使用：接待用语方面，必须能够使用适当的敬语，口齿清楚地表达出尊重对方，并保持自然大方的态度。
四、听对方说话常用5W2H加以整理。5W就是：when(何时)、where(何地)、who（何人）、what(何事)、why(何故)；2H则是how(如何)、How much(多少)或How many(多少)。
★★
五、报告的方法：
1、不要失去报告的适当时机。2不要弄错报告对象及顺序。
2、文书立卷标准（立卷特征）：
（1）按问题特征立卷。（2）按作者特征立卷。（3）按文种特征
五、说服的要领：
1、清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么。2具体了解对方的立场和意向。3.以诚恳的态度为对方着想而发言。
六、拒绝的方法：
1、即使已经决定“拒绝”，也要很有耐心地倾听，让对方把话说完。
2、用诚恳的表情缓和对方的情绪，在言词及态度方面都要直率地表达出自己因无法答应对方的请求而觉得很抱歉的心情。
3、清楚而客气地拒绝。
4、告知补救方法 ★★
七、听话的方法：
1、用认真的态度集中精神聆听。
2、听话时一面在脑海里想5W2H,把对方所说的话整理好，并且能精确扼要地理解内容。
3、在适当时机适当地“附和”，如“是”、“嗯”、“我明白”等。
4、在对方谈话告一段落后再发问，若发问事项很多，就逐项列举，依照谈话的内容顺序发问。
5、对方说话时，不要挑语病或抢话。
第十三章 印信、值班工作
一、值班工作的任务：信息沟通和通讯联络。2 办理来访接待。3处理突发事件。4确保安全。5承办领导交办事项。
第十四章 文书和档案实务
一、公文的完全格式包括18项：版头；发文字号；印刷顺序号；密级；紧急程度；签发人姓名；公文标题；主送机关；正文；附件；发文机关；成文日期；机关印章；注释；阅读（发送）范围；主题词；抄送单位；印发说明。
二、收文处理（程序）：
1、签收和拆封。
2、登记。
3、分送。（重点：在进行文件传阅时，应以秘书为轴心，进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退回给秘书，注销后再由秘书送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。）
4、拟办。
5、批办。
6、承办。
7、催办
8、注办
三、发文处理的过程：
1、拟稿。
2、核稿。
3、签发。
4、编号。
5、缮印。
6、校对。
7、用印。
8、登记。
9、分发。
四、文书的保密管理：确定密级和保密期限。应该区分国家秘密、商业秘密、组织内部秘密。
五、立卷归档的标准和做法
1、立卷归档要求：
（1）归档范围。具有保存价值的各种文件材料，均应归档。（2）归档时间。应该在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档。
（3）归档要求。必须分类立卷，排列有序，表格齐全，填写无误，编号科学和符合要求。
立卷。（4）按时间特征立卷。
（5）按地区特征立卷。（6）按通讯者特征立卷。
3、立卷类目主要由类名和条款两部分组成。
4、案卷标题的结构及标法：通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分。标明卷内文件的问题是案卷标题的核心。
5、案卷归档：（1）案卷目录的编制。（2）文件检索工具的编制。（3）案卷的归档。文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”。
六、档案的保管和利用
文书档案的保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（15年以下）三种。
1、档案的利用途径和方法有以下几种：
（1）设置档案室，提供档案原件或复印件，方便借阅或直接阅读。
（2）通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等。
（3）根据档案原件制发各种复印本，实行档案的有偿交流，提供档案利用率。
（4）利用所收藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。
（5）以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务。
浅析高校办公室工作的管理 篇7
高校办公室是在学校党政直接领导下的综合办事机构, 是一个集综合性、协调性和服务性于一体的多功能部门, 在管理系统中处于沟通上下、协调左右、联络内外的中心枢纽位置, 具有领导的参谋和助手的功能, 承担着“参与政务、管理事务、搞好服务”的重要职责。
参与政务、管理事务、搞好服务三者的关系, 前者是重点, 后两个是通过自身服务和外部服务来实现整体协调一致, 这两个部分的结合是做好办公室工作的根本保证。
2 高校办公室的工作职责和作用
2.1 当好工作助手
作为办公室工作人员要当好领导的助手, 做好调查研究工作, 多研究国家有关教育方面的政策、法令、制度、上级文件等, 在领导决策时, 及时提供政策、法令方面的参谋咨询意见。为领导出主意、想办法, 协助领导安排好一个时期的工作布局。
2.2 当好信息助手
办公室要收集到大量有用的、“活”的信息, 并进行分类整理, 及时送给有关领导和职能部门, 为领导工作的信息“交流”做出贡献。
2.3 当好服务助手
办公室要担当起服务助手的任务, 代替接待方方面面的领导、客人和办事人员, 以减轻领导的负担和压力。坚决按章办事。对于交办的事情, 只要符合原则, 该办则必办、速办。同时, 对于不该办的事情, 必须坚决回绝
3 高校办公室对工作人员的要求
3.1 要具有较高的政治思想水平
由于办公室沟通与协调的活动具有较高的政策性, 因此, 办公室工作人员学习和领会党的各项方针政策十分重要。只有具备较高的政治素质, 才能发挥好沟通协调的作用。
3.2 要具备较强的处理人际关系的能力和技巧
一方面, 办公室的沟通与协调功能的发挥, 前提之一是要得到领导的信任和支持, 因此办公室人员既要善于理解领导的工作指示, 又要善于谋求领导的信任与支持;另一方面, 办公室人员如果不能熟练地运用人际沟通的技巧, 是难以收到理想的工作效果的。办公室人员只有具备较强的处理人际关系的技能, 才能有效地使上情下达, 下情上达, 使领导之间、部门之间, 职工群众之间和学生之间在思想上、行动上协调一致, 把各项管理工作搞好。
3.3 要具备较高的语言文字技巧
语言文字是沟通与协调的基本手段。办公室人员必须在工作中积极地、不断地探索和提高准确、熟练地使用语言的能力和技巧。
3.4 要熟悉掌握现代办公系统的技术手段
电子政务以其存储密度大、传递速度快、共享程度高的特点, 极大地提高了办公效率。在工作中, 加强保密制度的学习, 严格按照国家有关保密法规管理电子政务;做到专人、专用计算机接受电子公文, 做到及时下载、登记, 按相关程序交有关领导处理, 随时了解文件的流向, 努力提高文件流转速度。
4 怎样做好办公室工作
4.1 提高认识, 牢固树立对上与下、为领导与师生服务并重理念
为师生谋利益是高校一切工作的出发点和归宿, 为基层和师生服务是办公室工作的落脚点和本职。只有做好为院系的服务、为广大师生的服务才能更好地为领导服务。在实际工作中, 要始终把为基层、为师生服务作为办公室工作的头等大事, 办公室全体成员更要树立“尽我所能, 解您所难”的服务理念, 并以此作为办公室工作的职业信念、行为准则、价值追求和精神动力, 强化服务意识, 优化服务态度, 转变服务方式, 面向基层, 了解民情, 掌握民意, 体察民心, 集中民智, 真正做到上为领导分忧, 下为师生解难, 把为领导服务、为院系服务、为师生服务更好地体现到办公室各项工作中去。
4.2 服从领导, 服从中心
高校办公室的一切工作都要服从领导、服从全局、服从中心。办公室是协助决策、执行决策, 重大事情一定要及时请示和报告;但无权代替领导决策;办公室成员要服从单位所有领导, 也要尊重分工, 要经常向主管领导汇报工作, 不要越级汇报;服从不等于盲从, 对事业有利、对学校改革发展有利、对中心工作有利的意见和建议应当适时提出, 并要在不折不扣执行决策的基础上, 充分发挥个人的聪明才智, 创造性地开展工作, 切实把领导意图转化为工作现实, 把原则意见转化为具体实践。
4.3 注意基础工作, 强化细节
办公室的工作归结起来不外乎办文、办会、办事。在工作中要注意这三个方面的基础细节, 从拟定文件材料、公文审核稿、按领导要求组织各种会议及活动、接待安排和对外联络以及进行各种工作协调、督办、检查的过程入手, 注重领会和把握领导意图。严格遵守工作流程, 注意工作的方式和重点环节的细节, 强化对工作过程中特别是对基础工作细节的把握和处理。
4.4 强化团结意识, 营造和谐氛围, 注重团队建设, 提升工作效能
4.4.1 办公室工作人员要有办公室整体“一盘棋”的思想, 团
结一心, 密切协作, 加强修养, 努力营造团结和谐的气氛, 紧紧围绕学校党政工作, 树立管理服务一盘棋的思想, 同心同步, 形成合力, 保证办公室工作高效运转。
4.4.2 高校办公室必须顺应新形势要求, 与时俱进, 努力加强
学习型、服务型、创新型、高效型团队建设, 充分发挥整体效能。办公室要从培育团队精神入手, 并以“精诚、团结、廉洁、高效”的办公室精神凝聚人心, 充分调动起办公室全体人员的工作积极性和创造性。
办公室公共管理 篇8
关键词：电力企业；办公室管理；行政管理；精细化；对策
一、前言
在电力企业的发展过程中，办公室管理始终是企业发展的重要部分，是企业有效管理的核心，对企业的运作起着承上启下，相互沟通与协调的重要作用。因此，企业的办公室工作水平与工作效率的高低对企业的工作目标的完成以及公司的形象等方面都有着较大的影响。在电力企业的管理工作中，也要注重以电力企业的发展实际为基础，在掌握电力公司的发展规律与发展目标的基础上，不断推动精细化管理与电力企业的发展相结合。并树立创新意识，对办公室的工作流程以及工作步骤进行细化，明确各部门之间的责任与义务，制定严格的考核制度，强化落实办公室管理制度，提高管理工作的效率。
二、精细化管理的内涵
精细化管理是一种理念，一种文化。它是源于发达国家的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度的减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式[1]。
三、电力企業的办公室精细化管理的主要内容
首先，是对办公室各部门职能的精确化，在当今时代，随着科学技术与管理技术的发展，办公室工作已经不再是单纯的对办公材料进行编写，对相关活动材料进行组织等等。单纯的通过对材料的管理已经完全无法满足电力企业的发展需要。因此，电力企业必须要制定相关“定岗、定责、定标准”的要求，将办公室中的相关职能体系进行细化，明确各部门的职责与工作内容，将办公室工作尽可能的细化，以加强各部门之间的相互协调。
其次，办公室行政管理流程规范化。建立科学严密、规范的办公室行政管理工作流程，是推进电力企业办公室行政管理工作精细化的前提，同时也是电力企业行政管理精细化的重要内容。办公室行政管理精细化要求电力企业必须要根据企业办公室的具体职能以及企业的实际情况设计规范的行政管理工作流程，在提高了电力企业办公室行政管理效率的同时，减少出错的可能性[2]。
再次，管理制度的精细化。管理制度的精细化也是企业行政管理精细化发展的重要方向之一，电力企业的办公室行政管理工作的精细化的确立必须依托于行政管理制度的精细化管理。通过详细的管理制度的建立与健全，最终使得电力企业的办公管理中的各个环节都能够做到有章可循，减少在办公室管理工作中出现的漏洞与真空地带的出现。在对电力企业的办公室管理制度进行改革的同时要注意，对办公室的管理工作中现有的管理制度中的不足之处进行分析，对于合理的行政管理制度要及时给予保留与补充，对于那些不合理的行政管理制度必须要及时进行废止，进而实现办公室行政管理制度的精细化，从而为实现企业办公室行政管理精细化奠定基础[3]。
四、提高电力企业办公室管理精细化的对策
1.树立行政管理精细化理念
要想实现办公室行政管理的精细化，就必须要树立行政管理精细化理念，以此作为工作方针的制定依据和参照标准。首先，对办公室的行政管理人员进行相关的知识培训，提高其思维创新能力以及工作中的主观能动性。其次，推动精细化管理的具体实践。因为只有在实践中才能发现存在的管理问题，以及自身能力的不足，在后期可以进行更加针对性的学习，从整体上提高办公室行政管理的精细化标准。
2.推进办公室行政管理制度化
制定相应的办公室行政管理制度是保证各项措施有效执行并取得良好效果的关键。电力企业需要根据具体的发展需求和当前的工作状况，建立一个系统的、完整的、全面的且细致的制度体系，并在后期的管理工作中监督实施效果，使其最终成为企业精细化管理的主要依据。首先，要在电力且办公室建立科学合理的工作考核制度，并根据员工的工作能力和企业运行需求制定考评标准，保证考核结果的公平公正性。其次，制定与考核制度相配套的奖惩制。对于考核中长期表现良好的员工给予升职加薪机会或者相应的福利待遇；对于长期考核结果不理想的员工，对其执行相应的惩罚措施，以提高其他员工的工作积极性。
3.强化办公室管理人员的综合能力与素质
办公室管理人员的素质与办公能力等对实现行政管理精细化具有较大的影响，因此，应当着重加强对管理人员的综合素质与工作组织能力的提高。具体来说，一方面要强化行政管理人员的责任意识与效率意识，提高工作效率，以防治工作中出现相互推诿扯皮的事情发生，另一方面，端正管理人员的工作作风，使得每位管理工作者能够以认真负责的态度完成工作。
总而言之，电力企业的精细化管理能够有效提升企业的办公室行政管理水平，是提高管理工作效率，优化企业管理结构的重要方式。因此在电力企业的管理过程中，首先要树立对精细化管理工作的正确思想认识与管理理念，从各个方面入手，提高电力企业的精细化管理的水平，强化落实管理责任制。最终提高电力企业的企业竞争力与凝聚力，使得电力企业在我国能源行业的竞争中能够获得长远的健康发展。
参考文献：
[1]聂亚丽.探讨企业办公室工作管理精细化的实现同[J].办公室业务，2012，（5）：172-173.
[2]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013，（34）：32-33.