项目管理办公室

项目管理办公室（共12篇）

项目管理办公室 篇1

自20世纪80年代开始,随着项目管理理论的提出和实践,项目管理的应用范围日趋广泛——从传统的航天、建筑、工程领域扩展到信息技术、通信等新兴行业,据研究,超20%的全球经济活动是以项目形式运作的,在新兴经济体中该比例超过40%[1]。但是,由于缺少多项目协同的战略思考,常常导致项目与企业目标的不和谐,许多企业都在努力寻求经营战略与其众多项目执行的统一方法。与此同时,传统的战略管理理论在日益激烈的竞争、多变的环境以及多元变化的市场需求下因难以保证企业的市场竞争优势而遭受质疑,企业战略管理与项目管理的融合趋势逐步引起学术界的关注,美国学者David曾指出:“在应付全球化的市场变动中, 战略管理和项目管理将起到关键性作用”[2]。伴随着理论和实践的发展,企业战略项目管理和项目管理办公室应运而生,企业战略项目管理所关心的是企业内所有并行项目目标的实现,进而实现组织的战略目标[3],而项目管理办公室则是实施企业所有项目管理的责任主体。战略管理主要关注对外部竞争环境以及自身拥有资源的分析并制定战略的过程,而项目管理则提供了保证战略有效实施的手段,如何充分发挥项目管理办公室的战略功能,促进战略管理与项目管理的一致作用,已经成为企业和项目管理者所关注的课题。

1 理论回顾

1.1 多项目管理

项目管理是运用各种相关知识、技能、方法与工具,为满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望,所开展的各种计划、组织、领导、控制等方面的活动。

企业战略项目管理是通过项目、项目群以及项目组合的成功实施来实现组织战略目标的方法,它站在组织层面对当前所有的项目进行评估、筛选、计划、执行与控制,假定存在多个项目的前提下协调和分配项目人员、资源和资金,以求获取基于战略的最佳项目实施组合。

1.2 项目管理办公室

随着项目管理应用的范围日趋广泛,一个组织中项目的数量越来越多,项目规模也越来越大,随之而来的是人员、设备、资金等资源分配冲突愈发尖锐,而传统的项目管理受限于其作用范围已无法解决这些矛盾。项目管理办公室作为负责对所辖项目进行集中协调管理的组织部门,其职责可涵盖从提供项目管理支持到直接管理项目,它作为项目管理结构中的一个组织部门,既可以扮演操作性角色,也可以扮演战略性角色:操作性角色负责不同项目不同资源的具体实施工作,协助项目经理达成项目目标;战略性角色则利用其地位优势,充分掌握组织中的项目信息,协助制定公司战略计划、做出战略性决策。

1.3 战略管理

对于企业而言,战略是指为求得生存和长期稳定的发展,根据企业内外部环境及资源而进行的长远性、总体性谋划,它包括企业在一定历史时期的经营总目标和实现这一目标的基本途径及手段,是制定企业规划和计划的基础[4]。企业战略可以分为实质性战略和导向性战略,前者直接体现战略目标的规划,后者则指明方向的战略。

战略管理是指企业确定其使命,根据组织外部环境和内部条件设定企业的战略目标,为保证目标的正确落实和实现进度谋划,并将这种谋划和决策付诸实施,以及在实施过程中进行控制的一个动态管理过程。战略管理包括战略制订、实施和控制三大项工作,其中战略制订是按必要的程序和方法把战略制订出来的过程,战略实施是通过组织系统把战略贯彻下去到具体行动的过程,战略控制是评估战略实施结果保证正确实施的过程。

1.4 项目管理与战略管理的融合

根据学术界的研究结果和实业界的经验总结,项目管理与战略管理的融合模式得到了较大的发展。

Turner提出了Cascade模型,该模型将企业战略目标逐层分解至项目群、项目、小组和个体,每个层级的每个对象都有相应的策略。但是Truner没有阐明战略在项目群和项目组合等中间层级上的具体实施方法。

Morris和Jamieson提出了“结构化方法”,和Cascade模型类似,但是考虑了突发信息,可以在过程中不断的对战略进行修正。

Thiry和Deguire提出了一种横向整合的模型,项目群通过对一个业务单元内的多个项目进行协调来为利益相关者创造价值,也在该模型中首次提出将项目管理办公室作为多项目管理与战略管理融合的核心主体。

尽管在该领域的研究和实践有了长足的发展,但相对于企业实际实践而言仍然十分欠缺,需要我们进行更深入的研究。

2 项目管理与战略管理融合的难点

根据战略、战略管理、项目管理的定义和分类来看,战略是一项较为宏观的内容,而项目则是比较具体的工作,如何将宏观的战略分解为具体的工作,并妥善对具体工作进行组织,使其能够对战略起到有效支撑的作用是项目管理与战略管理的难点。

2.1 战略与项目的内容异位

众所周知,企业战略是企业发展的方向性和指导性原则,较为宏观,而项目则是完成特定目标的工作任务,是非常具体的。将企业宏观的战略活动分解为一个个具体的项目,涉及到项目的筛选、优先级排序、资源配置等因素,而且要在项目管理和战略管理过程中进行实时监控、调整,既要保证项目顺利实施,也要保证企业整体战略的实现,这需要对战略和项目有充分的理解和非常严谨、细致的制度性和操作性安排。

2.2 战略与项目的周期异位

项目具有“临时性”“一次性”特点,而企业战略是长期性,项目管理与战略管理在时间上天然存在着不协调的因素。各个“项目”追求自身目标的实现,结果可能是部分“项目”的短期目标虽然实现了,但整个组织的长期目标却无法实现。企业作为长期性组织要实现长期战略性目标,需要建立一套与战略管理相适应的项目管理体系,以使能使项目管理所要求的“临时性”和“柔性”需求也能同时满足战略管理所要求的“长期性”和“刚性”要求。

3 项目管理办公室的战略功能

项目管理办公室,一方面作为责任部门对上承接企业战略在项目方面的具体工作,另一方面作为协调管理部门对下则指导、支持具体项目达成工作目标,用好项目管理办公室的战略管理功能,对于战略管理与项目管理的融合能够起到很关键的作用。项目管理办公室可以行使的战略管理功能主要有:

3.1 项目管理成熟度提升功能

项目实施是企业战略落地的终端环节,而项目管理成熟度则决定了项目实施的成功概率,项目管理体系是项目管理成熟度的载体,是项目实施过程控制文件,是实现项目规范化、标准化管理的制度保障。

项目管理办公室作为项目管理体系建设的责任主体,应根据企业管理现状和项目特征建立科学合理的项目管理体系,避免“随机性”项目异变的出现,重点关注:

1)根据企业战略目标制定项目筛选、优先级评估、绩效管理的管理机制和原则,为所有项目与战略的本质一致性奠定基础;

2)根据企业战略目标要求制定项目建设的具体策略和管理要求,保证项目管理过程中的任何一项策略都不与企业战略目标发生偏离,保证项目能够有力推动企业战略的实现;

3)根据企业战略性协作要求,在项目管理体系设计过程中注意与其他领域工作要求和整合,使项目管理与其他的企业管理领域融为一体,共同支撑战略目标的达成。

3.2 项目绩效匹配功能

战略控制的主要手段之一是绩效管理,具体到每个项目,应全面分析涉及项目管理的诸多要素,建立一个既满足具体、可行、可衡量的要求,又与企业的战略目标、项目的发展阶段、现实工作基础相符合的绩效目标,并对其进行考核,从而实现战略目标与项目目标的正确传递。

项目管理办公室作为项目绩效管理系统的所有者,应承担起这样的工作,尤其是对于绩效管理系统的重中之重的项目绩效指标设计,应遵循以下原则:

1)以组织战略为出发点。从战略目标开始,逐步分解为具体项目的目标,这样就保证了项目目标和战略目标的一致性,项目绩效指标能够体现项目对企业总目标的贡献;

2)最终结果和中间过程都要关注。不仅要对项目最终结果设定指标,对于关键的控制点,如阶段性进度和成本控制也要进行管理,这样不仅注意管理目标本身,同时也关注到了项目对企业发展潜力的影响。

3.3 项目文化促进功能

项目往往是由跨部门的团队所完成的,在部门墙等因素的天然阻碍下,更需要合适文化的支持。项目作为战略执行的最小单元,既是文化的接收方也是文化的产生源头,项目管理办公室需要重视项目文化的建设,做好两方面的工作:

1)做好企业文化在项目中的落地工作,在符合统一文化的基础上坚持共性和个性的有机结合,彰显项目特色;

2)努力打破企业内部各部门之间的隔阂,实现跨部门的横向高效合作,将项目实施过程中引导形成“项目文化”并反馈到组织层面进行沉淀。

3.4 项目筛选及评估功能

企业的决策者在面对众多的潜在项目的时候,需要对项目进行筛选和优先级设定,在资金、资源有限的情况下对优先级别高的项目采取人力、资金资源优先供应的方案, 使得对于企业的所有项目而言收益最大、风险最小。

项目管理办公室作为所有项目的管理和协调机构,掌握了充分的信息也有足够的协调权力,应对项目期望收益、项目风险、项目组合的风险水平、项目组合的资源资金约束、项目间的依赖与互补关系等因素进行分析,以企业战略为导向,为高层决策者提供信息和支持决策,尽力避免因为过多的项目而占用众多的显性资源、消耗大量的隐性成本。在此过程中主要进行三个层次的比较和选择:

1)第一个层次是潜在机会项目的排序选择, 即以企业战略目标为导向,对潜在的项目机会进行排序和优选,主要解决的是“做”还是“不做”的问题;

2)第二个层次是对即将执行的项目进行排序选择,主要解决的是“先做”还是“后做”的问题;

3)第三个层次是对于已经进入执行阶段的项目进行资源配置,主要解决“快做”还是“慢做”“多做”还是“少做”的问题。

3.5 项目资源整合功能

项目作为跨部门组织自身不拥有资源,但由于其居间管理协调的特殊地位,有权在项目范围内协调任何部门的资源,包括客户资源、人力资源、设备资源、资金资源、能力资源。这些资源的使用由于其粒度分割等原因使得“非最优配置”情况一直存在,项目管理办公室可以扮演资源整合的角色,为战略实施提供合适的资源配置:

1)项目管理办公室可以根据企业的发展战略和市场需求对有关的资源进行重新配置,并寻求资源配置与客户需求的最佳结合点;

2)通过组织和协调,把企业内部彼此相关但却彼此分离的职能,把企业外部既参与共同的使命又拥有独立经济利益的合作伙伴整合成一个为客户服务的系统,取得1+1大于2的效果。

4 结束语

我国企业对项目管理的认识和实践与西方发达国家的企业有一定差距,对于战略管理与项目管理融合的复合实践更是落后甚多,需要奋力齐头赶上,本文以项目管理办公室作为战略管理与项目管理融合发展的责任主体,提出了项目管理办公室战略功能的具体内容,希望能为企业实施战略项目管理提供参考。

参考文献

[1]ANBARIFT,BREDILLETCN,TURNERJR.Perspectives on re-search in project management[Z].In Best Papers Proceedings,Academy of Management 2008 Meeting.Anaheim,CA:Academyof Management,2008.

[2]David I C.Project Management:Strategic Design and Imple-mentation[M].Lewis R.Ireland:P R Donnelley,2002.

[3]Tobis M,Tobis I,Managing multiple projects:a briefcase book[M].Chicago:Mc Graw-Hill Professional,2002.

[4]刘冀生.企业战略管理[M].北京:清华大学出版社,2003:1-24.

项目管理办公室 篇2

关于政府投资工程项目管理暂行办法

为使我市政府性资金建设工程项目管理的规范化、程序化、制度化、科学化，以期达到工期、质量和投资的良好控制，实现效益最大化，促进经济社会快速发展，结合宜城情况，制定本办法。

第一章 对施工现场的总体要求

第一条、施工单位按照合同规定设置满足工程施工需要的项目部。在开工前将企业营业执照、资质证书和相关人员的资格证书及施工组织设计方案等资料、按程序报送监理部和项目管理办室审核备案。

第二条、施工单位依据劳务队伍及其劳务人员的资格和能力针对相应工程根据工程进度编制劳动力组织计划。

第三条、施工单位项目部必须服从项目办、监理部的通知、指令等现场管理。对于不服从管理，则视为不配合工作或违约；

第四条、对业主要求的进度提前完成、工程质量优良、施工安全文明的优秀施工单位，依实际情况进行奖励，并可优先考虑承建公司后续工程；对进度缓慢，质量低劣，安全文明施工较差的施工单位，根据合同予以处理；

第五条根据工程需要，项目办有权委派工地各施工单位完成某项临时工程或紧急工程任务，各单位必须服从安排，否则处罚1000—5000元；

第六条、各单位工作人员在现场施工期间必须保持通讯畅通，施工单位项目经理离开工地一天以上必须经项目办同意，施工单位主要岗位负责人（技术负责人、施工员、质检员等）离岗必须有相应资质的人员接替工作，并报监理部、项目办，重新审查相应资质；

第七条、参建各方应加强信息管理、合同管理和资料档案的管理工作，保证施工资料随工程进度同步归档，否则发现一次处罚1000—5000元。

第二章 会议管理

第八条、与会人员必须签到，否则视为缺席处理；

第九条、会议原则上由施工单位第一顺序人带队参加，若不能出席，需向监理部总监请假，批准后由第二顺序人带队参加（第一顺序人要向第二顺序人进行会议准备内容的交底，第二顺序人也能对工程现场情况有较详尽的了解）。如果第二顺序人在会议上不能就工程进展如实汇报并反映问题，视为缺席，并按缺席处罚一次1000元；

第十章、施工单位参加会议的受委托人发生变更，必须由施工单位再次进行正式的委托；

第十一条、参加会议的人员必须按时到达，如有紧急情况必须提前一小时请假并要得到准许，否则视为迟到。一次罚款50元并要当天缴纳，不能当天缴纳由工程款中2倍扣除；

第十二条、缺席一次罚款1000元并要求于次日缴纳，否则由工程款中2倍扣除；

第十三条、会议中根据会议召集人的安排依次发言，矛盾和意见统一由会议召集人解决，当场解决不了的会后再议。不得争论喧哗，否则视情节轻重处以100至1000元的处罚； 第十四条、会议中手机要置于无声状态，否则一次处罚50元； 第十五条、施工过程中，监理工程师发现施工方施工存在普遍性问题或比较严重质量安全隐患将产生恶劣影响、后果时，有权监督或组织召开现场会，提出问题，制定对策，做出处置意见。

第十六条、总监理工程师根据工程施工的状况，组织召开专题会议，应有针对性的对施工组织设计、施工方案、专业技术、施工措施等进行研讨，对质量、进度、安全、文明施工管理方面的要求、安排、部署、总结等；

第十七条、有关人员接到会议通知后，必须抓紧时间赶到现场，不得无辜缺席。否则对其处以500――1000元的罚款。

第三章 投资管理

第十八条、遵照执行工程建设的法律、法规、规范、标准、合同等相关规定。

第十九条、各参建方必须认真熟悉设计图纸，了解工程特点、施工要求、技术措施和有关注意事项，提出图纸中存在的问题和降低成本造价的建议，拿出相应的对策和措施，在保证工程质量和满足使用要求的前提下节约成本降低造价；

第二十章、加强施工现场材料、设备检查验收，严把质量关，严防错用和使用不符合要求的材料和设备，建立材料、设备跟踪档案记录。如发现问题及时与现场负责人沟通并向上反映；

第二十一条、对工程所有需建设单位、施工单位双方共同确定的材料价格，参建方应提前与现场负责人沟通并向上反映； 第二十二条、凡是须建设单位、施工单位双方共同确认价格的材料，为不影响施工进度，施工单位应提前15天有计划的上报建设单位，进行材料价格调查认定；

第二十三条、凡未经建设单位签字认定的材料价格拨付工程款和工程结算时，将不予承认和计算；

第二十四条、严格对所有签证（现场签证、材料价格签证）变更和工程量增减手续，应有相关人员签字，注明日期和编号，作为拨付工程款和工程造价的依据。

第二十五条、严格拨付工程款手续，施工单位的拨付款申请经监理部核实后再由预算部、财务部审核，最后报项目办主任批准。

第二十六条、招标文件、施工合同的内容文字和具体条款要认真细致，谨防差错。招标文件、施工合同成文后，经项目办主任批准签字后生效。

第四章 质量管理

第二十七条、所有进入施工现场的机械设备，均应上报监理部进行验收，从其它施工项目下来的机械要做到表面干净、维护正常、防护措施到位、运转正常。施工机械安装就位，由项目企业安全质检部门检查验收签署意见后上报监理部。

第二十八条、大型机械设备安装应上报监理部，且须经有资质的检测单位检测合格后方可运行，否则立即停止运行，并处以5000元处罚。

第二十九条、监理部审核施工作业队伍的资质、操作人员的岗位证书、施工指导书，设备基础隐蔽报验资料及相应保证资料（混凝土试块、配合比、钢筋合格证等），违者罚款500元。

第三十条、工程上所用的材料应按建设单位合同条款指定品牌、规格采购,违者罚款1000元，并予以封存，两天内退场，否则责令停工；对建设单位项目部指定使用的材料，要在材料进场前上报材料样品、资料（合格证，检验报告）到监理部认定后，方可批量进场，且进场后和样品对比无误复试后合格，方允许使用。违者罚款500元；

第三十一条、浇筑混凝土应使用中砂，必须使用河砂，严格控制含泥量，含泥量不得超过3%，杜绝使用风化砂、粉砂、两掺砂等材料。违者要求立即清理出场且罚款1000元；

第三十二条、所有原材料进场后均应报验，待复试合格后，才能投入正常使用，材料进场应见证取样，并由监理陪同送至有资质的试验室，办理相关手续，违者罚款1000元。

第三十三条、对于在材料上弄虚作假、以次充好，应严格处理。发现一次罚款5000元，并限期退场。

第三十四条、工程上所用的材料原则上一次进齐（砂、石、钢筋、水泥、除外），不能一次进齐的材料要分批次逐项报验，验收合格后才能投入正常使用，违者罚款1000元。

第三十五条、对大型预制构、配件选定，项目部要提前上报生产企业资质、营业执照、企业法人、经监理审定后，防止以次充好或生产能 4 力不能保证进度要求，杜绝使用未审核或审核未予通过的构件厂生产的产品。违者罚款10000元，并限期退场。

第三十六条、装饰构件预制时预埋铁件，应采用镀锌制品，以提高使用年限，防止脱落。违者罚款500--3000元；

第三十七条、要求各施工单位在施工开始至交工，建立材料进场台账、材料见证取样台账、施工试验台账、隐蔽验收统计台账、坍落度测试台账、工程变更技术核定单统计台账、现场签证统计台账，监理部对各施工单位不定期进行检查。违反规定每次罚款100--500元；

第三十八条、原材料进场必须有出厂合格证，进场后进行复检，合格后方能使用。

第三十三条、如设搅拌站后台计量必须严格，有过磅记录，做到每盘过磅。发现一次不过磅的，罚款500--1000元。对多次提醒而不改的，加倍罚款。

第三十九条、在工程施工中，无论哪项工程发生质量问题，施工单位都应立即口头上报监理，并在6小时内上报书面资料，必须经过监理现场检查鉴定，施工单位编制处理方案，经有关方认可后，在监理现场监督下进行处理。违犯规定，罚款1000-20000元，严重者将追求其法律责任。

第四十条、各项目班组施工完毕后自检合格后报项目部质量检查人员，项目部质检员验收合格后，随报验资料报监理部门验收，监理部门会同项目办共同验收，合格后方可通知下道工序的施工或进行外部检查验收。如不按程序检查验收每次罚款200元； 第四十一条、资料必须及时报送，监理通知单必须根据要求整改后在要求的时间内回复，如未按期回复超过一日罚款50元，如暂时无法整改必须说明情况并写出整改方案，并限定整改日期。

第四十二条、按照工程设计要求对基础工程、模板工程、钢筋工程、混凝土工程、砌体工程、抹灰工程、外墙面工程、水暖工程、电气工程、消防工程、防水工程做到质量细节控制（见附件）。

第五章 进度管理

第四十三条、以项目工程建设施工合同工期为管理目标。施工单位应按规定时间编制出项目总进度计划，阶段性进度计划，月计划和周计划，经项目办、监理方认可后实施。未及时上报处罚1000—5000元；

第四十四条、各施工单位必须按计划严格执行，认真组织施工。业主有提前工期要求的，按双方制定的补充协议实行奖罚。

第四十五条、各种计划检查时发现滞后，根据滞后的严重程度施工单位按违约承担责任或终止合同请出施工现场。

第四十六条、施工单位要及时将周计划、月计划、计划及相对应的上个计划段的完成情况和对比以报表形式上报监理和建设单位，各报表必须有项目经理签字盖章、监理认可签字后上报项目办。

第四十七条、每周五上午10：00前以书面形式将下周计划报监理和建设单位，经建设单位、监理认可后方可予以实施；

第四十八条、周计划要求按每天的工作内容排列，并有人力分配分析。月进度计划应于每月25日前报于建设单位、监理，经建设单位、监理认可后实施。月计划、月统计报表要求送交监理、建设单位。年计划 加盖施工单位章，月、周计划加盖项目部章；

第四十九条、对于安排的周计划，施工方应认真组织、精密安排、科学管理以保证实施，不能完成者，在下周必须加班赶上。建设单位、监理对施工方编制的计划应认真审查。当实际进度滞后于计划进度时，要书面通知施工单位采取纠偏措施，并监督其实施；

第五十条、各种报表项目负责人要签字，并盖公章。无此两项者，一次罚款100元；未在规定时间内报各类计划报表。一次罚款200元；

第五十一条、不能按周计划完成施工进度的，视情况给予1000—2000元的罚款；不能按月计划完成施工进度的，视情况给予10000—20000元的罚款；影响进度目标的按合同约定条款处理；

第五十二条、施工单位人员、材料、机械设备组织滞后影响正常施工2天以上的，将处罚1000—5000元/天；

第五十三条、施工方对于图纸外工程签证，应提前至少两天向项目办汇报，并应附说明（方案），报监理、项目办签认。否则，因此影响工作的由施工方负责。

第六章 安全管理

第五十四条、办公室内管理制度上墙，现场应在醒目位置树立“七牌二图”，设备前一律配挂操作规程及安全提示牌；

第五十五条、注意施工临时用电及消防设施规范、安全。第五十六条、基础开挖深度超过规范允许安全深度时，必须进行放坡或做护撑，防止槽壁坍塌，擅自更改施工方案进行施工的，责令改正，并给予2000元/次罚款。第五十七条、施工用架子必须牢固、平稳，上面堆积的施工材料不准超过承载能力，脚手板必须两层铺设，宽度在90cm以上，两端必须支撑牢靠，严禁有探头板，否则停工整改，并给予200元/次罚款，脚手架的搭设和拆除均需要有专项施工方案，报监理、建设单位审核后方可实施；

第五十八条、模板支设支撑要牢固、平稳；支撑间距要根据施工方案施工，不得随意加大，否则应拆除或停工整改；

第五十九条、砼浇筑等悬边作业时应设操作台，操作台必须牢固，架板满铺，加设防护栏杆，否则停工整改；

第五六十条、起重工、电焊工、电工、架子工、机械工、塔吊司机等特殊工种要持证上岗，严禁无证作业。非操作人员不得操作机械，操作振动棒、打夯机等要穿绝缘鞋、戴绝缘手套，无证作业发现一例罚款200元，违章操作振动棒、打夯机50元/人次罚款并责令立即改正；

第六十一条、所有施工用电机械必须要有安全合格证，所有机械操作人员必须要持证上岗，如机械设备有安全隐患必须立即排除，不排除禁止使用。如擅自使用将处以100-300元的罚款，如机械故障无法排除并影响安全的必须清退出场，机械操作员必须持证上岗，如无证操作者发现一人交处以100元罚款，发现三次清退出场。机械操作必须专人专职如非专人专职操作发现一次首先对项目部处以300元罚款，对当事人处100元罚款并清退出场，吊蓝禁止坐人如发现对项目部处以500元的罚款，当事人处以100元处罚，机械操作员200元处罚；

第六十二条、各种必须搭设防护架的通道、机械、设备及机械操作人员位置，应按照规范执行。无防护架的一处罚款200元；

第六十三条、塔吊、施工电梯的通道和卸料平台与脚手搭设时必须分开，其固定的附着点按要求设置，安全防护措施齐全完好。否则每项罚款500元，并要求停工整改；

第六十四条、施工用各种机械设备要经常保养、保修、保证其运行良好，严禁使用带病机械作业，并应有定期检查及安全运行记录，否则每项一次罚款200元，并要求限期整改；

第六十五条、进入施工现场所有人员必须佩戴安全帽，脚手架施工必须戴安全带且持证上岗。如发现未佩戴安全帽及安全带每一次每一人处以50元罚款，如脚手架施工人员无证上岗一人次处以100元罚款发现三次清出现场；

第六十六条、如存在安全隐患，监理单位口头及书面通知后拒不整改，处罚施工单位50-500元，如发生质量事故或安全事故造成一定的经济损失，处罚上限将根据实际情况进行相应调整；

第六十七条、安全通道要平整，无任何障碍和垃圾，要有防护栏杆加围挡，要有防护棚，悬挂安全通道标志牌和照明灯，缺一项每项罚款200元。

第六十八条、“四口”和“五临边”要有明显的警示标志及防护装置，少一项罚款200元。依外脚手架做为模板支撑的，施工单位应及时整改并罚款500元/次；

第六十九条、外架拆除时，必须依照施工方案或施工组织设计进行技术交底。严禁拆卸物件向下抛扔，不得先拆除附着件，地面挂出示警示标志或拉围栏，违章罚款2000元；

第七十条、塔吊、施工电梯拆除时，必须写出施工方案及安全保证措施，对施工人员进行安全施工技术交底，在拆除地点10m内用网围起，并出示拆除警示标志，有专人看护。违章罚款2000元。

第七十一条、砼模板拆除时，应遵循“先支的后拆，后支的先拆”的原则，先拆围档，斜撑，最后拆紧固件。模板拆除后要码放整齐，严禁乱放。违章罚款500元。

第七十二条、严禁高空抛物，发现一例罚款500元。

第七十三条、施工作业人员必须身体健康，严禁有心脏病、精神病等病人进入作业区，如发现责令辞退，并处罚500元，若因施工人员患病施工造成伤亡，则由招收方承担全部责任。

第七十四条、开工前各施工单位和劳动作业人员签定安全责任书，应给劳动作业人员购买意外伤害保险，缺一项罚款200元。若因施工过程中意外，造成作业人员伤害，则由其所在施工单位承担全部赔偿责任，建设单位不承担任何责任；

第七十五条、各项目部要设专职安全员，建立安全管理体系，安全员要确保教育时间不少于70小时/每栋楼，每道工序作业前，要进行安全技术交底和监督班前安全教育活动。经常检查施工机械、电器、架子、防护等安全工作；要有检查评分与教育记录。否则缺一项罚款100元。

第七十六条、施工单位安全人员要现场巡检和专项检查相结合，发现问题及时提出整改，对存有安全隐患的问题，按“三定措施”（定整改措施，定整改时间，定整改人），做到每发现一个问题，监督整改一个问题；

第七十七条、木工房及易燃材料堆放处，应配备灭火器材，并悬挂防火警示标志。否则罚款500元。

第七十八条、施工现场大门设门卫，来往人员实行登记制度，禁止社会闲散人员随便出入工地。

第七十九条、对安全检查发现的问题必须按限期整改。不能按限期完成整改的应停工整改，视情况给予500—2000元的罚款；

第八十条、施工单位夜间加班需报监理部、项目办以便安排人员值班。超过三次不报视为无工作纪律，以后每发现一次罚款500元，以示警告。

第八十一条、施工单位要建立发生人身伤害、工程险情、火灾、食物中毒的应急救援预案，并报监理部备案。未报预案的一项罚款3000元。发生重大伤亡及其他安全事故，施工单位按有关规定立即上报有关部门并通知项目办、监理部，出现事故隐瞒不报的一次处以10000元以上罚款。

第七章 文明管理

第八十二条、施工现场按市文明标准化工地合理布置，要有施工现场总平面布置图，分别划出各种建筑材料的堆放场地位置，否则罚款100元。第八十三条、施工单位不得侵占施工道路，否则视情节轻重处以100—500元罚款，并清理出所占道路。若因侵占道路造成事故，责任由直接责任人自己承担；

第八十四条、通往施工现场的道路和施工现场要平整、无积水。否则罚责任单位款500元；

第八十五条、施工道路两边严禁堆放建筑材料和垃圾，垃圾必须远离施工现场或按规定的地点堆放，工地内必须设生活垃圾池和建筑垃圾池。如发现一次或一处罚款200元；

第八十六条、现场周围要清理干净，垃圾及时清理出去。发现一次罚款200元；

第八十七条、施工现场、办公室地坪要硬化，墙体要刷白、吊顶，桌椅和办公用品摆放整齐，室内要明亮整洁，禁止住宿、办公混在一起，办公室要有“三图一表和各项规章制度安全”等标牌，不符合要求的罚款100—200元。并要求限期整改；

第八十八条、施工现场要挂有各项施工制度与操作规程，标牌和安全警示标牌，有配合比、安全、质量、文明施工标准标牌，不符合要求的罚款200元，并要求限期整改；

第八十九条、施工现场的建筑材料和周转材料要成方、成垛、整齐美观，有材料标牌，有建筑垃圾池，否则每项罚款200元，并要求限期整改；

第九十条、混凝土输送设备下要经常清扫，保持干净，无积砂、积水，发现一处罚款100元； 第九十一条、塔吊、施工电梯、安全通道和“四口”边防护栏要刷黑黄间隔标志漆，并设夜间照明，防护棚要搭设双层，下层要防雨水。否则每项罚款100元；

第九十二条、施工层内每道工序施工，都要做到工完、料清、场地清、无建筑材料和建筑垃圾，清扫干净后进行下道工序。否则每发现一次或一处罚款200元；

第九十三条、外架密目网要平整，无破损，搭设牢固方正、美观大方。否则发现一次罚款100元；

第九十四条、施工场地内不准乱写、乱画。发现一处罚款50元； 第八十六条进入工地严禁穿拖鞋或光背，不准说脏话和骂人。发现一次罚款50元；

第九十五条、施工现场不能随地大、小便。发现一处罚款100元。并要求责任单位负责清理；

第九十六条、严禁在工地打架、斗殴、赌博、聚众闹事。发现一次罚款200—2000元，情节严重的交司法部门处理；

第九十七条、施工单位必须将工人及其家属合理安排在生活区住宿，生活区与作业区分开，严禁在施工的楼层内住宿；工地内严禁闲杂人等进入包括未成年人；

第九十八条、施工现场要有板报和宣传专栏，有技术、质量、文化、生活和表优评劣等内容；

第九十九条、对下发的文明施工整改通知单落实不力，或不整改的。处以200—1000罚款； 第一百条、生活区室外场地平整，排水畅通，四周无积水、垃圾清理干净，生活垃圾要有池，垃圾及时清理，倒在指定地点，发现一次处以200—1000罚款；

第一百零一条、职工伙房通气良好，地坪硬化，四周炉灶贴瓷片并建有垃圾池，垃圾池加盖，保持室内清洁干净。伙房门窗有纱门、纱窗。生熟食案板分开，食品有纱罩。伙房内不能住人，发现一次处以200—1000罚款；

第一百零二条、伙房有卫生许可证，工作人员有健康证，穿工作衣、戴工作帽，有伙房卫生制度，发现一次处以200—1000罚款；

第一百零三条、施工现场管理人员及现场施工人员酒后严禁进入施工现场。如管理人员酒合进入施工现场罚款100元。现场施工人员酒后进入施工现场罚款50元并立即清退现场。

第八章 竣工验收管理

第一百零四条、监理单位须督促施工单位在完成设计图纸和施工合同约定的全部工程项目并自检合格后，提前向监理单位提交《工程竣工初验申请报告》。

第一百零五条、监理单位须在施工单位《工程竣工初验申请报告》后，根据该报告审签《工程初验方案》并报项目管理办公室审批。

第一百零六条、按照批准同意的《工程初验方案》，由监理单位组织本单位专业工程师和项目管理办公室并会同质监、勘察、设计、施工、物业管理等单位及公司相关部门的人员对申请初验的工程项目予以检查初验，同时审验施工单位提交的各类工程竣工资料。第一百零七条、监理单位会同项目办组织召开工程竣工初步验收会议，汇总并整理初验中发现的各类问题，形成《工程竣工初步验收整改意见》后，由监理单位下发给参与工程初验的有关各方，同时项目监理成员督促相关施工单位按限期进行整改。

第一百零八条、施工单位按《工程竣工初步验收整改意见》的内容整改完成后，由监理单位及时向项目管理办公室报告。同时，由项目办提请规划、消防、环保、质监、城建档案、燃气、民防等有关部门对项目工程进行专项验收。

第一百零九条、项目工程专项验收中发现的问题，须由项目监理成员按专项验收部门提出的意见下发《专项工程验收整改意见》并督促相关施工单位进行整改。整改完成通过后取得的合格证明文件或准许使用文件，由监理单位督促各专项施工单位提交给监理单位，并报项目办。第一百一十条、项目办须督促施工单位在工程竣工初验及专项验收问题整改完毕后，提交《工程竣工核验申请报告》。

第一百一十一条、项目办须在施工单位提交《工程竣工核验申请报告》后，根据该报告组织项目监理成员编制《工程竣工核验方案》并报上级审批。

第一百一十二条、按照批准同意的《工程竣工核验方案》，项目办会同质监、勘察、设计、监理、施工、物业管理等单位及公司相关部门的人员对申请竣工核验的工程项目按政府主管部门的要求进行全面检查验收，同时核查施工单位提交的各类工程竣工资料的完整性与合法性。第一百一十三条、项目办组织召开工程竣工核验会议，形成《工程 竣工核验整改意见》后，责成监理单位下发给相关施工方。

第一百一十四条、项目办相关专业工程师及项目监理成员督促并跟踪相关施工单位按《工程竣工核验整改意见》限期整改。

第一百一十五条、施工单位按《工程竣工核验整改意见》的内容整改完成后，项目办应及时向上级报告，由项目办及时组织项目监理成员对整改结果予以终验。终验合格后，项目办须督促监理单位按政府建设主管部门的有关规定，会同项目办组织项目监理成员和施工单位对验收工程项目作质量等级评定，并填报相关质量评定表格。

第一百一十六条、项目工程终验合格后，项目办须编制项目建筑工程竣工验收报告，经建设、设计、施工和监理等单位分别签署验收意见并加盖各单位公章后，连同其它验收资料按有关规定向政府建设主管部门申请备案。

第九章 竣工资料移交管理

第一百一十七条、工程施工过程中，应妥善保管由建设单位下发或由监理单位、施工总包单位、分包单位提交的各类工程资料。

第一百一十八条、工程竣工验收后，根据政府建设档案部门有关工程竣工验收资料的存档规定，将相关工程资料提供给施工总包单位编制工程竣工验收资料，并附上列明所提供工程资料的清单，以备备案。

第一百一十九条、项目管理办公室督促施工总包单位按规定时间向建设单位提交的工程竣工验收资料须一式四套，并每套附有列明工程竣工验收资料的清单。其中，一套送政府建设档案部门，一套送政府规划国土产权部门，一套存公司档案室，一套移交给物业管理公司。第一百二十条、项目管理办公室移交工程竣工验收资料，除施工总包单位和各专项分包单位以及监理单位提交的以外，还应包括政府建设档案部门存档规定以外的其它工程竣工验收资料（特别是各专项验收取得的合格证明文件或准许使用文件的原件）。移交时，项目管理办公室须按项目一次性地完整移交并附上列明工程竣工验收资料的清单。其中，建设单位留存原件，物业管理公司留存复印件。

第一百二十一条、工程竣工资料须包括工程竣工图纸、工程竣工图光盘、主体工程竣工验收合格证书及其它各专项工程竣工验收合格证书（或许可证、使用证）等。

项目管理办公室 篇3

关键词：办公室；信息工作；纵向管理；横向管理

办公室是将企业内外、上下、左右联系在一起的中心枢纽，是企业各类信息聚集和中转的地方，为充分发挥办公室信息工作的作用，企业应该注重办公室信息工作的纵向管理和横向管理。

一、信息工作的作用

信息工作主要包括以下几个方面：传达公务文件，确保指令执行到位；及时反映工作状态，及时掌握情况；广泛征集建议，提前发现苗头；收集舆情信息，控制形势稳定等[1]。

二、办公室信息工作纵向和横向管理特点

（一）整体性

信息的传达不是单一的传达，往往以纵向与横向相互结合的方式传达，为了实现共同的传达目标，纵向和横向信息传达应彼此互相补充、互相完善，因此对办公室信息工作的管理应该结合实际情况，灵活的进行管理，以达到更全面的处理信息的目的，除此之外，管理者还要谨慎的规划办公室信息管理工作的总纲，避免出现脱离实际的现象。

（二）差异性

纵向和横向传达的信息存在着本质的区别，信息的接受对象和与预期效果也不同，因此，传达的信息的作用也不同。办公室的纵向管理要求信息高度综合，可以很好的将信息进行集中处理，减少层级，但常常造成办公室管理压力过大。办公室信息工作的横向管理不要求信息的高度集中，可以对专业信息分别进行处理，在处理过程中要求分工要足够细化，加强对信息的审核，因此，办公室信息工作的管理往往互相重叠且管理环节十分复杂。

（三）精确性

传达信息的准确性对办公室信息工作管理具有重要的影响，因此，进行信息的传达时要客观实在、言简意赅，一定要确保信息的来源真实可靠，信息汇报时要实事求是，收集有用的信息，围绕信心中心进行信息的编写，反应问题时应客观准确，贴近基层收集关键信息，除此之外，对信息的分析应定要深刻精确，对反馈信息应持续跟进并及时分析，对发现的问题进行深度分析并立即解决。

（四）时效性

信息是具有时效性的，因此，无论是办公室信息工作的横向管理还是纵向管理都应该把时间作为管理工作的执行标准，把“第一时间”的观念贯彻到办公室信息工作的各个环节，争取在最短时间内掌握信息并及时提出处理信息的决策，在最大程度上实现“整体覆盖、快速反应、制度规范”的要求，以最快的速度建立起上下衔接、左右联动的工作网络[2]。

三、纵向管理和横向管理在信息工作中的实际应用

（一）信息收集阶段的应用

对于信息的收集应该从横向和纵向两个方面进行，实现对所需信息的全面覆盖收集，在扩大信息的覆盖面积时，应该注重把握高层领导关注的重点问题和员工关心的热点问题，并及时反应发展过程中的难点问题。为提高信息的收集效率，办公室信息工作的管理应该对信息工作进行标准化和制度化，编制一套客观、量化、可操作的标准，对信息收集工作进行明确，将一些具体工作分配到相应的岗位职责上。在办公室信息工作的纵向管理上，可以采用上下多级联动模式，即借助数字化平台、电子办公系统等现代工具的优势，利用工作报表、公务文件以及图片视频等方式，收集基层信息，建立信息资源库；在办公室信息工作横向管理上，可以采用左右全多方位合力的模式，在企业内部，组织各部门之间进行工作协调例会、信息分享以及学习观摩，帮助企业内部各部门学会换位思考并实现各部门联合办公，在信息收集时做到广泛收集、精细分类以及一体化掌握。除此之外，为强化信息的质量，办公室信息工作的管理还应该有计划有针对的进行信息收集工作，盲目的进行信息的收集，虽然可在短时间内获得大量信息，但是一部分信息根本就是无用的信息参考价值不高，而且进行信息的整理非常困难，因此，在进行信息的收集工作时，要尽可能的在最短的时间内收集到大量有用的信息；在纵向管理上，可以围绕企业的重点工作进行信息的收集，如企业的生产建设、经营管理以及安全环保等，也可以围绕企业重点工作中出现的新情况和新问题以及新型发展中的新形势和新举措收集信息，提前拟定信息收集的提纲，划出具体的信息收集范围，信息收集人员可以通过对企业基层进行调研、专题讲座以及会议等方法，对信息进行定向收集，并且在企业的日常运作中要持续进行。在横向管理上，要谨慎处理信息工作中出现的交叉环节，以确保信息收集工作可以正常进行，企业内部的各部门必须学会信息分享，实现信息的多点收集，另外，办公室应该将其内部各个方面的信息进行统一汇总，避免出现信息缺失造成管理决策不全面的问题。

（二）信息筛选阶段的应用

信息的筛选工作主要是将真伪并存、零星分散、复杂多样的信息进行优选、整理以及修改，之后提供给企业高层领导，作为他们提出决策的信息参考，因此，信息筛选是信息管理工作的关键。随着信息技术的不断发展，对信息筛选的精细化要求也日渐增高，为适应这种变化，企业相关人员应该在信息收集的基础上，不断地进行信息的精选，提炼出有用的信息，做好初步的信息筛选工作。在进行信息筛选工作时，同样应该从纵向管理和横向管理两方面进行考虑；在信息工作的纵向管理上应该考虑管理工作的深入程度，不应该浅尝辄止，与此同时，还要保证筛选出来的信息的内容足够真实，确定信息的实际来源，排除没有实际来源的空话与没有实质内容且缺乏实际意义的信息，因为，这些信息不但不能为企业管理高层提供有效的信息依据，而且，还可能因为信息有误对企业高层领导造成误导，提出不合理的决策，导致企业不能正常运营，造成巨大的财产损失；因此，在进行信息筛选时，特别是对数据图表进行筛选时，要在企业内部不断地进行上下沟通、反复核实，在最大程度上保证信息的真实性。在信息工作的横向管理上，因为信息的基数一般比较大、种类多并且信息的更新速度也较快，因此在信息筛选时要严谨，划出规定的范围进行信息筛选，排除一些内容空洞的假信息和无意义的口号性的大字报，优选出专业性和针对性强的信息，用简练的语言、朴实的文字对信息进行整理，以点带面，保证整理出的信息具有代表意义，可以作为高层领导提出决策的参考依据[3]。

（三）信息传递阶段的应用

信息的传递方式主要包括横向传递和纵向传递两种传递方式。纵向传递指企业高层领导决策的具体落实和对基层信息的收集，具体表现为上情下达，下情上传；在纵向传递过程中，一定要做好信息的保密工作，生产信息和管理信息内容都要进行严格的保密，纵向信息传递的接受群体是固定的，因为，提供给企业高层领导的一部分信息是不能够在企业内部的全面公开，而且，企业高层下达的管理信息也有专门针对的部门，必要时，为做到信息的保密传递，相关信息应该有企业高层领导专门指派的人员通过纸质文件传达或进行口头传达；利用网络进行信息传递时，虽然传播速度快，但是保密性相对较差。办公室信息的的横向传递是指企业内部部门之间互相进行工作的协调与监督，主要表现为平行的督促与沟通；横向信息传递呈辐射状，信息的发射点和接收点都是办公室，因此，办公室信息的传达必须准确，确保没有被遗漏的传达对象和信息内容，以保证生产管理工作执行到位，促进正确管理决策的形成。

（四）信息反馈阶段的应用

纵向信息落实情况需要按时反馈。企业应将高层领导的下发的管理信息及时地传达到企业内部相关部门，对于一些必要的信息应对信息的落实情况及时进行反馈，并针对反馈信息进一步提出详细要求，例如，阶段性的工作总结和落实情况报告等，办公室也应该对信息的落实情况进行监督与追踪，在特殊情况下，企业相关部门要对企业内部多个部门的反馈信息进行汇总，针对具体情况整理出有效信息，汇报给上级或高层领导，为决策的提出提供更具体的参考信息。横向信息执行效果需要主动反馈。为提高管理措施应有的作用，企业应该培养企业内部职员形成主动总结经验的良好习惯，对信息的运行情况进行真实的反馈，不仅要将好的效果及时进行上报，还要将不好的效果及时的反馈，以便企业高层领导可以及时地对决策进行改正，使管理决策更科学有效；及时地进行信息的有效反馈有益于信息工作更好的发挥其参谋助手的作用[4]。

四、总结

综上所述，办公室信息工作的纵向管理和横向管理充分地体现了系统管理思想，良好地运用这种办公室信息管理方法，可以帮助企业高层领导提出更合理的决策，推动企业持续健康的发展。

参考文献：

[1]常夏玮，杨智荣.浅议办公室信息工作的纵向管理和横向管理[J].办公室业务，2014（7）：11-12.

[2]马庆.做好新形势下企业办公室信息工作[J].内蒙古煤炭经济，2013（12）：17-18.

[3]林浩然.浅谈如何做好当前办公室信息工作的思考[J].企业文化（中旬刊），2016（7）：319-319.

项目管理办公室 篇4

项目管理在企业中的应用越来越广泛。“按项目进行管理”的思想颠覆了传统的作业型任务的运作模式, 然而企业规模扩大的过程中, 出现多项目管理情况。如何协调项目之间, 项目与组织之间的资源已成为管理者首要关注的问题, 由此项目管理办公室应运而生。它的不断发展, 标志着组织级项目管理能力的日趋成熟。

1 项目管理办公室的发展

项目管理办公室出现于20世纪90年代初期。在欧美企业内部推行项目管理的同时也开始搭建项目管理办公室 (PMO) , 也称项目办公室 (PO) 或项目支持办公室 (PSO) 。

项目办、资源库等都是传统意义上的项目办公室 (PO) , 它的出现可能是由于企业临时性任务的出现带来管理方法及流程上的缺陷, 以及参与项目成员的绩效考核带来的问题等。项目化管理的引入也对企业的组织组织结构提出更高要求, 其中项目管理办公室对于企业来说, 有着不可忽视的作用, 进而实施项目管理。但企业中的项目管理活动在企业项目化管理迅猛发展的背景下, 尚处于孤立地位。

对若干个具体项目采取对策, 缺乏对多项目的战略思考, 常导致企业执行的项目与战略目标的不和谐。许多企业都在努力寻求一种方法, 以实现其经营战略与其执行的众多项目的联结[1]。

美国项目管理协会 (PMI) 定义:PMO就是为创造和监督整个管理系统而负责的组织元素, 这个管理系统是为项目管理行为的有效实施和为最大程度的达到组织目标而存在的。PMO处于企业级别, 在组织中被赋予更高的权限, 负责组织级项目管理, 主要职责包括:多项目协调与控制、提供专业项目管理资源与咨询服务。

项目管理办公室针对单个项目管理和多项目管理的作用不同。多项目管理应当注重信息共享, 这样可以使资源使用更加有效率。既要关注每个项目的独立性, 又要侧重项目之间的相互影响性。将项目进行整合, 从计划开始, 更好的同时管理多项目。

然而项目管理能力建设中心已不再单独的管控项目、大型计划或项目组合, 而是从战略角度关注组织整体项目管理能力的建设及提升, 作为支持部门为项目管理提供更多的服务:包括规范、建设项目管理标准;组织文化建设;组织结构建设等。组织中同时存在项目管理办公室、大型计划或项目组合办公室负责项目层管控活动。

PMO可以视为组织系统的一部分, 是组织环境构造的实体[2], 为组织管理流程提供的资源。它可以成为检验一个组织项目管理能力成熟度的又一新标准。

2 企业PMO成熟度模型

现存项目管理办公室有关文献显示, 它扮演的角色为支持、合作和项目控制工作[4]。项目管理办公室是一个规模不大, 但却是高端的核心战略层次的工作组, 它将企业所进行的项目管理工作与企业的战略、商业目标、高层的管理思想联结在一起[4]。PMO的建立有两方面的驱动因素, 即内部拉动和外部推动。由企业内部追求项目效益及管理水平持续提升为牵引, 保持与客户及其他第三方良好关系为推动, 不断完善和扩大PMO的规模及职能。以下是为组织建立的PMO发展成熟度模型, 如下表1。

模型解释:

单项目管控级:

PMO的初级形态, 在组织中针对单个项目而设的临时性组织。主要面向对象为各项目团队。它作为跟踪工具监督项目进展情况, 编制项目进度报告书, 便于向组织高层及时汇报, 发现问题。它密切关注项目进展, 却不直接影响或者控制项目[5]。

注重专业技能, 帮助项目经理解决单个项目面临的管理流程、计划控制等问题。注重开发建立管理方法提高项目管理技能, 识别工作缺陷及风险等, 并提供解决现存问题的方案。它尝试直接参与项目经理及其团队的活动并给予支持。该阶段只关注项目管理方法论和组织, 不注重操作性和实践性[6]。同时PMO成为项目经理不断提升技能的培训场所, 为项目团队提供组建资源, 此时组织应给予它一定的权限与地位, 授予其单个项目的独立决策权, 才能保证项目经理顺利展开工作, 保证项目有效完成。

多项目协调级:

该阶段的PMO部门规模稳定, 拥有成熟的管理技术和专业管理人员, 能够管理规模不同多个项目, 为项目分配资源, 提高利用率。管理过程中, 实行标准化, 并保持标准的兼容性和持续性。

PMO还对项目实施战略控制, 以战略为依据对项目进行匹配和筛选, 负责资源分配与再分配, 改善资源利用状况, 保障快速分配, 保证资源供给;实施跨项目与跨部门协调, 缓解项目与项目之间, 项目与职能部门之间, 职能部门与职能部门之间的冲突, 解决权力斗争, 调解项目经理之间的冲突;为项目组合的决策建立、升级和提供信息库, 提交改进措施以支持高层管理层;保证信息收集、改进信息管理, 确保提供可靠、充分、准确、及时的单项目与职能结构的信息, 以促进项目与职能结构的整合;为单项目或多项目领导提供服务, 例如制定计划、准备报告、制定企业内的项目管理标准。改善项目组合管理中的项目经理及其他人的技术水平, 减少项目实施中的方法错误, 贯彻落实标准和统一的规章, 保证组织在项目管理方面始终是一个学习型组织[7]。

项目管理能力建设级:

该阶段的PMO已发展成为一个长期性组织, 与顶层管理层直接联系, 关注企业的战略决策。并以企业长远发展战略为导向, 为组织的项目管理能力建设提供支持, 而把对于多项目管理的具体管控工作分别交给项目管理办公室和大型计划/项目组合办公室分别进行。该PMO成熟度模型主要呈现出项目管理办公室在组织中不同阶段分别扮演的不同角色, 并给出其主要特征, 帮助企业判断自身处于哪个阶段, 后期该往哪个方向进行调整和发展。

3 展望

本文给出了项目管理办公室的发展模式以及发展方向, 定位组织项目管理能力发展阶段, 给组织的项目管理能力建设提供指导。

摘要：随着企业的任务日趋项目化, 项目管理在企业中的应用日益深入, 企业转向多项目管理。基于对项目管理办公室不同阶段职责的分析, 建立项目办公室成熟度模型, 为企业不同发展阶段对于项目管理如何应用提供指导, 也为企业的组织级项目管理能力建设提供依据。

关键词：项目管理办公室,成熟度模型,多项目管理

参考文献

[1]欧立雄, 余文明.企业项目化管理中战略层次的项目组合选择模型[J].科学技术与工程, 2007.

[2]Monique Aubry, Brian Hobbs, Denis Thuillier.Organisation-al project management:An historical approach to the study of PMOs[J].International Journal of Project Management 26 (2008) :38-43.

[3]Karlos Arttoa, , Iiro Kulvika, Jarno Poskelab, Virpi Turku-lainena.The integrative role of the project management office in thefront end of innovation.International Journal of Project Management29 (2011) :408-421.

[4]尹贻林, 周培.PMO——企业多项目管理组织新形式[J].哈尔滨商业大学学报, 2008, 99 (2) .

[5]杰弗里K.宾图.项目管理[M].机械工业出版社, 2006.

[6]David I.Cleland, Lewis R.Ireland.Project ManagementHandbook[M]. (2007) 315-338.

行政管理-办公室管理题库 篇5

A.小型会议 B.中型会议 C.大型会议 D.特大型会议

A第2题: 会议为议事而开，要讨论的核心内容，即为会议的()。

A.议题 B.议程 C.日程 D.文件

B第3题: 不属于书面形式的会议通知的是()。A.请柬通知 B.电话通知 C.海报通知 D.文件通知

C第4题: 电脑、投影、白板属于会议的()。

A.装饰用品 B.照明设备 C.演示设备 D.特需用品

A第5题: 隆重典雅是()会场的装饰要求。A.纪念会 B.党代会 C.座谈会 D.庆祝会

B第6题: 展览会布置要求()。

A.庄严隆重 B.新颖别致 C.隆重典雅 D.喜庆热烈

D第7题: 不属于会场装饰物的是()。A.会徽 B.旗帜 C.花卉 D.饮用水

B第8题: 会议通讯录的主要信息一般不包括()。

A.姓名 B.出生年月 C.单位

D.联系电话

D第9题: 报告会“会务要点”说明有误的是()。

A.报告主题和报告人都要慎重选择

B.报告会时间不宜过长，一般一两个小时为宜 C.邀请报告人时，可以就报告内容提出要求 D.报告会结束就算完成了报告会所有工作

B第10题: 以与媒体单向沟通为主，重点在组织发言人将事先准备好的内容报告给记者们以期理解和支持并广为宣传的会型是()。A.记者招待会 B.新闻发布会 C.座谈会 D.报告会

C第11题: 签字仪式会场布置时不应该()。

A.用长方形桌子，铺设台布 B.摆放好签字文本和签字笔

C.准备好签字双方座位，主方座位居右 D.签字桌中间摆放旗架，悬挂双方旗帜

B第12题: “朝鲜核问题六方会谈”是涉及朝、中、俄、韩、美、日六国之间的谈判，这种多边会谈，应该将会场格局布置为()。

A.长方形 B.多边形 C.正方形 D.半圆形

C第13题: 董事会、院务会等会议属于()。

A.代表会 B.座谈会 C.工作会 D.报告会

D第14题: 会议简报编写要求“新”，指的不是()。

A.要提出新情况 B.要提出新问题 C.要提出新经验 D.要提出新人

A第15题: 哪一项不属于会议保健工作()。

A.会场设置保安人员 B.会场消毒 C.会场通风

D.会议用餐具严格消毒

D第16题: 会议记录主体部分是会议内容的记录，这部分不包含()。

A.会议议题、议程 B.发言情况 C.决议事项 D.出席情况

B第17题: 召开人代会应该在会场装饰的花卉是()。

A.月季、玫瑰、一品红 B.君子兰、铁树、万年青 C.扶桑、米兰、茉莉花

D.百合花、康乃馨、太阳花

C第18题: 在庆祝开业时，用的花饰形式是()。

A.盆花 B.花环 C.花篮 D.花束

A第19题: 会议日程表属于()。

A.会议程序性文件 B.会议参考性文件 C.会议管理性文件 D.会议中心文件

D第20题: 会议中心文件不包括()。

A.发言稿 B.会议通知 C.工作报告 D.讨论稿

C第21题: 制定会议的议程首先要明确()。

A.会议的时间 B.会议的规模 C.会议的目标 D.上级的精神

D第22题: 为了压缩会议的时间，提高会议的效率，对于代表的口头报告一般要求(A.与提交的书面报告完全一致 B.比书面的报告更充实 C.只讲书面报告的提纲)。D.只涉及最重要的项目或者需要集体进行讨论的事项

B第23题: 小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于()的位置。

A.接近入口处、正门 B.远离入口处、正门 C.接近入口处、背门 D.远离入口处、背门

D第24题: 会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适，一般不用考虑会议的(A.性质 B.规格 C.规模 D.时间

C第25题: 会议信息从内容方面划分可分为()。

A.会议保密信息 B.公开性会议信息 C.指导性、宣传性信息 D.内部性会议信息

B第26题: 会议文件分发传递的正确步骤是()。

A.清点、登记、装封、发出

B.登记、附清退目录、装封、发出 C.附清退目录、清点、登记、装封 D.登记、装封、发出

C第27题: 会后不需要立卷归档的会议文件资料有()。

A.开幕词 B.闭幕词 C.重份文件 D.决议

D第28题: 会议决定事项的传达要求是()。A.实用主义 B.利己主义 C.建立催办制度 D.及时到位

D第29题: 一般研讨会、汇报会、座谈会等小型会议最好用()记录法。A.完全 B.精详 C.补充 D.精要)。

C第30题: 刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X表示每秒钟能够传输()的数据。

A.400KB B.800KB C.1200KB D.1600KB

C第31题: “××省商业储运公司关于××FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的()”，括号处应填写的最恰当的文种是()。A.问复函 B.请准函 C.商洽函 D.知照函

C第32题: “人是能够制造和使用生产工具的动物。”此句话所用的说明方法是()。

A.分类 B.比较 C.定义 D.诠释

B第33题: 《国务院关于加强水土保持工作的通知》，其主题词是()。

A.水土保持工作通知 B.农业

水土保持

通知 C.水土保持农业通知 D.工作 水土保持

通知

B第34题: 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现同步传输，因此需要()。

A.提前发放会议的日程表 B.配置视频设备 C.做好会议报到工作

D.做好会议书面信息的分类

A第35题: 在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可()会议。

A.直接使用带有免提扬声器的电话机 B.免费

C.使用麦克风

D.使用专用视频电话

B第36题: 在会议文件审核修改之后，要由()进行终审。A.主管秘书

B.主要领导或主管领导 C.文件起早者 D.办公室主任

D第37题: 与会人员交费的计算公式正确的表述是()。

A.预期的与会人员人数*交费额+预期陪同人数*交费额 B.预期的与会人员人数*交费额+收入项目

C.预期的与会人员人数*交费额+预期陪同人数*交费额+收入项目 D.预期的与会人员人数*交费额+预期陪同人数*交费额-交费折扣额

B第38题: 会议的主题除了要有切实的依据之外，还要()。A.有细化的议题

B.结合本单位的实际情况 C.有充足的讨论余地 D.在会上反复协商

A第39题: 在会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为()。A.损益平衡表法 B.比率分析法 C.质量法

D.报告和会议法

C第40题: 在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容()。

A.是否做到了层次清晰 B.是否与实际相符

C.是否偏离了会议的主题 D.是否进行了会商

D第41题: 会议文件的归档应()。A.越简单越好

B.放在会议进行过程中 C.自行建立一套文件制度 D.遵守档案制度

A第42题: 会议纪要的拟写要求是()。

A.忠于会议实际 B.确定印发范围 C.面面俱到

D.有领导签字确认

B第43题: 举办会议既要确保会议质量，又应遵循()的原则。A.扩大企业影响力 B.勤俭节约 C.服务社会

D.提高企业竞争力 B第44题: 礼宾次序亦称礼宾序列。它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾()平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题。

A.尊重个人 B.尊卑有序 C.各国平等 D.以右为尊

C第45题: 会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流交换意见、达成协议等。会谈的内容比较正式，而且()较强。A.操作性 B.事务性 C.专题性 D.针对性

D第46题: 应邀赴家宴时，到达时间应该()。

A.早到20分钟 B.晚到20分钟 C.早到30分钟 D.稍晚几分钟

ABCD第47题: 会议的其他要素包括()。A.形式要素 B.内容要素 C.程序要素 D.财务要素

ABCD第48题: 从系统工程的角度看，会议是组织运作中的一种管理方式。会议能在如下哪些方面发挥管理功能()。A.上下沟通 B.协调行动 C.决策部署 D.管理监控

ABCD第49题: 以分散方式召开的会议包含()。A.电话会议 B.广播会议 C.电视会议 D.网络会议

ABC第50题: “会海”的危害有()。

A.造成时间、精力的浪费 B.造成经济的浪费 C.滋长不正之风

D.能获得很多有益信息

BD第51题: 提出会议议题有()种情况。A.由参加会议的人在开会时提出 B.由领导提出

C.由出席会议的领导在开会时提出

D.由秘书部门上下广泛征求意见后，按照职能重要程度、缓急程度提出

BCD第52题: 确定会议场所要做到()。A.风景优美 B.大小适中 C.地点合适 D.附属设施齐全

ABD第53题: 日常办公会、座谈会等小型会议，宜采用的桌形有(A.圆形 B.长方形 C.多边形 D.椭圆形

ABC第54题: 会前准备应注意的问题有()。

A.安排周密，不丢不漏 B.反复检查，杜绝隐患 C.集中力量，确保时限 D.热情服务，善始善终

ABCD第55题: 签到方法主要有()。

A.电子计算机签到 B.簿式签到 C.证卡签到 D.工作人员代签

ABC第56题: 会议经费预算的原则为()。A.遵守制度，严格手续 B.量人为出，收支平衡 C.精打细算，厉行节约

D.不被制度约束，灵活方便掌握

ABD第57题: 分发会议文件时要注意()。

A.准确性 B.保密性

C.检查与会者身份证 D.登记手续完整无误

ABCD第58题: 会议记录内容包含对会议的描述，即要交代()。)。

A.会议名称 B.会议主办方 C.开会时间 D.开会地点

ABCD第59题: 会议简报的要求是()。

A.快 B.新 C.实 D.短

ABCD第60题: 会议通讯录的主要信息包括()。A.姓名 B.单位

C.通讯地址、邮编 D.联系电话

BCD第61题: 做好会议后的检查催办工作必须依靠一整套科学的方法和制度来保障，包括()。

A.文件人手一份

B.加强催办人员的责任感 C.健全登记制度

D.建立反映汇报制度

AB第62题: 工作会议的特点是()。

A.会议时间、地点、与会人员相对稳定 B.议题相对集中、具体

C.参加人员很多，属于大型会议 D.都是定期召开的

ABD第63题: 代表会议的特点是()。A.代表会议是权力最大的会议

B.代表必须依法选举产生，并经过严格的程序和相应的资格审查 C.代表会议从不进行选举

D.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数

ABCD第64题: 与会人员一般包括()等。

A.主持人 B.记录人员 C.来宾 D.会议代表

AC第65题: 签约必须在()的基础上进行。

A.双方或多方充分讨论、平等协商、达成共识 B.签约双方陪同人员无一人缺席 C.形成表达清晰、周密的文本 D.安排签约人宴会

BC第66题: 五位公司高层开会讨论公司重大人事变动事项，从会议规模和涉密角度看，这个会议应分别属于()。

A.公开会议 B.小型会议 C.机密会议 D.中型会议

BC第67题: 会议策划方案一般包括会议()。

A.议程

B.筹备方案 C.预算方案 D.日程

ABD第68题: 检查会场布置的情况应注意的方面是()。

A.会议是否庄严醒目

B.领导者名签安排是否妥当 C.投票设施是否完善

D.旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体

CD第69题: 在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到()。A.必须由领导对问题提出处理意见 B.不扩大问题的影响面

C.在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备 D.及时将纠偏的结果进行通报

AB第70题: 提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要()。A.进行会商

B.广泛征求意见

C.由各部门分别提出意见

D.只由牵头部门提出意见

BCD第71题: 会议营销预算内容中一般包括()。

A.宴请联谊的费用

B.宣传材料的制作成本 C.宣传广告的花费

D.寄送宣传物品的邮寄费用

ABC第72题: 会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括(A.会议场地定金 B.展览区位定金)。C.视听设备定金 D.会议服务定金

ACD第73题: 提出会议预算方案，要拥有()。

A.成本观念 B.人文观念 C.效率观念 D.时间观念

BCD第74题: 会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持()原则。A.细致性 B.时间性 C.及时性 D.全面性

BC第75题: 会议总结的目的在于()。A.确定考评标准

B.检查会议目标实现情况 C.积累经验

D.落实岗位责任制

BCD第76题: 会议主持人评估的要素包括()。A.领导能力 B.业务水平

C.对会议进程的控制能力 D.对会议时间的控制能力

ABD第77题: 在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列、()。A.按时间顺序排列 B.按来宾身份排列

C.按与东道主的关系远近排列 D.不排列

ABCD第78题: 选择恰当的会议地点要综合考虑的因素有()。A.交通便利

B.会场的大小应与会议规模相符 C.良好的设备配置

D.场地租借的成本合理

BCD第79题: 在确定会议住宿地点之前，应随意抽查()的设备。

A.一个商务间 B.一个双人房间 C.一个单人房间 D.一个套房

ACD第80题: 会议组织方在去接待会议的酒店做考察之前，应先具备以下条件()。A.报价方（酒店）是否接受会议明细表中各项事宜 B.报价方（酒店）是否已接到会议组织的考察通知

C.报价方（酒店）是否是候选名单中较好的一个，领导是否已审核认可 D.报价方（酒店）是否拟订的合同条款能否基本接受

ACD第81题: 会场的主席台和场内座次一般根据()安排。A.职务的高低 B.代表的性别 C.选举的结果

D.是否是正式代表

BD第82题: 会场的附属性声像设备包括()。A.耳机

B.电脑控制的多镜头幻灯 C.同声传译 D.立体电视

BCD第83题: 会议召开前，秘书一般应在会议主席的桌位上放置()。A.会议目标 B.会议日程 C.会议文件

D.上次会议的记录

BC第84题: 会议议题性信息包括()。A.会务管理文件 B.预算决算报告 C.各项决议的草案 D.会议典型发言

ABCD第85题: 会议签到时发给与会人员的文件一般有()。A.工作报告 B.会议议程 C.日程安排 D.会议须知

CD第86题: 提供给新闻单位的图片、表格和音像资料要重点审核()。A.是否已经过一定的技术处理 B.图片和音像资料的成本 C.是否涉及知识产权 D.是否涉及商业秘密 ABCD第87题: 会议安全保卫人员的职责包括()。

A.熟悉地方和国家法律、法规，能够协助公安人员冷静制服滋事者 B.熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序 C.向领导汇报事故情况

D.监督装卸货，防止与会议有关的财产或展品被盗

BCD第88题: 影响接待规格的因素有()。A.对方的要求

B.对方与我方的关系 C.突然的变化

D.上一次的接待标准

ABCD第89题: 了解来访者的基本情况，应包括其所在单位的全称、(份、民族（国籍）、宗教信仰等。

A.业务范围 B.来访的目的 C.发展态势 D.来访者人数

AD第90题: 在拟定接待计划时，要与()沟通情况并报请上司审批。A.下级单位 B.上级部门 C.来访者

D.本单位相关部门

CDE第91题: 劳动标准法的构成为()。A.劳动合同法 B.集体合同法 C.工作时间法 D.工资法

E.劳动安全卫生标准法

ABCD第92题: 劳动保障法的构成为()。A.促进就业法 B.职业培训法 C.社会保险法 D.劳动福利法

E.劳动安全卫生标准法

DE第93题: 劳动关系转变为劳动法律关系的条件为()。A.劳动合同关系 B.劳动行政法律关系 C.劳动服务法律关系 D.存在现实劳动关系)、姓名、性别、身

E.存在调整劳动关系的法律范畴

ABC第94题: 劳动法律关系主要包括的类型为()。

A.劳动合同关系 B.劳动行政法律关系 C.劳动服务法律关系 D.民事劳务关系

E.劳动关系的现实形态

ABDE第95题: 劳动法律关系的特征包括()。A.是劳动关系的现实形态 B.其内容是权利和义务 C.劳动服务法律关系 D.双务关系

E.具有国家强制性

DE第96题: 劳动者成为劳动法律关系主体的前提条件是必须具有()。

A.用工权利能力 B.用工行为能力 C.劳动休息权利 D.劳动权利能力 E.行为能力

ABC第97题: 劳动法律关系的构成要素分别为劳动法律关系的()。A.主体 B.内容 C.客体 D.出发点 E.归宿

新时期高校办公室管理研究 篇6

关键词:办公室管理;二级管理;创新管理

随着国家经济建设的发展,高等教育进入了一个前所未有的大发展时期,伴随着办学规模的不断扩大,为适应学科建设和发展的需要,许多高校不但建立了二级管理建制,而且各高校在二级管理建设方面各有特色,有着不同的成功经验。二级管理的深入发展,对高校办公室提出的更高、更新的要求。作为管理的综合协调办事机构,办公室是保证高校各项工作正常运转的中枢,是上情下达、下情上传的纽带,它的职能涵盖了现代高校管理系统中的决策、执行、监督、检查、反馈等各个子系统,而且又具有特定的服务及信息传递功能。作为学校的一级综合性管理机构,其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转。目前,高校办公室在管理工作中有些方面可以做得更好。主要表现在:管理理念的创新方面、管理制度的规范方面、管理工作的效能方面、管理意识的服务方面、管理队伍的建设方面。扬弃传统的经验式管理,不断创新办公室管理工作,是新形势下,我们要重点研究的工作。

创新化的管理理念

办公室管理创新,不仅仅是管理方式的创新,更重要是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是高校办公室管理创新的核心。从实践看,高校办公室管理创新理念包括以下内涵[1]:

第一,明确科学观的理念。科学的管理是基础,只有科学管理,才能实现管理创新。

第二,树立全局观的理念。高校办公室是高校的“枢纽”,因此办公室管理者要总揽全局,把握学校的中心工作,懂得合理分配人力、物力、财务,处理好重点和一般,近期和长远的关系。

第三,强化服务观的理念。高校办公室原来基本都是传统的经验型管理,管理重点是“办事”,而且是“交办型”的经验管理。创新型的管理理念要求我们由经验型管理走向科学化管理,不能只停留在办好领导交办的日常事务,还必须在学校的发展、建设、管理等方面进行思考,要站在“参谋服务型”的管理高度,在全局观念的指引下,主动帮助领导出思路、出办法,为领导科学决策出智囊。

第四,发扬集体观的理念。高校办公室是一个集体,管理创新就是要发挥集体智慧。从领导到工作人员,全员参与,围绕工作高效和优质服务,求同存异,搞好管理,要换位思考,加强团结。办公室的管理人员还应该经常与其他部门沟通联系,开阔眼界,开阔思路,有利于创新的层次,还要吸收其他高层次和同类学校在管理工作中的做法,并结合实际,使创新理念更实际化,更易开展工作。

规范化的管理制度

办公室工作头绪多,比较繁琐,很多在规范化建设上还比较欠缺,工作无序且有一些的随意性的现象,而解决这类问题的关键是规章制度的建立与执行。办公室要根据新形势,制订和完善各项工作制度,明确岗位职责,实行目标管理,形成分工合作、职责明确的运转机制,处理好分工与协作的关系,将各项工作落实到实处。而且明确岗位责任,符合现代管理理念,只有职责明确、奖惩分明,各项工作有章可循,才能充分调动工作人员的积极性和自觉性,极大限度地发挥办公室的整体效能。

规章制度的制定要遵循科学性、系统性、全面性、稳定性的原则,以使办公室这个有机的整体形成最大合力,高效、高质、高速、低耗地完成自身所承担的工作。

精细化的管理工作

实施精细化管理,对充分发挥办公室的综合职能,提高管理水平和质量、提高执行力和执行到位率有着积极意义。

办公室管理的核心主要是人和事,是通过制度、通过岗位对人实施管理和通过流程对事进行管理。要处理日常繁琐、复杂的具体事务,首先要有能够执行到位的制度,还要有健全和完善的岗位责任制,更要精细化的管理流程,这样才能发挥管理者的主观能动性,减少人为损失,减少工作的误区,提高工作效率,提升管理水平。

精细化的管理工作,就是将管理工作过程纵向精细化分解为工作流程,管理者明确流程的各个单元的各个细节,抓住核心细节,从而提高管理工作效率。细节决定成败,对细节的把握,需要管理者具有精细管理意识,并认真分析管理工作的内涵和外延。这项工作需要定岗、定责、定标准,也就是建立健全的岗责体系,在机制上保证职权责利一致。当然岗责体系,需要有相应综合、科学的考核评价体系,对能够标准量化和非流程、主观因素较强的其他工作设计必要的评价指标,这样才能发挥主观能动性,提高工作效率,推进管理水平。

信息化的管理方式

办公室是信息的中心,是学校各种信息的一个交汇点和集散地。国家教育主管部门的方针、政策,学校上层管理机关的指示、指令,各个系的总体规划、目标管理、领导决策、重大事件、重大活动等都要通过办公室的上传下达。办公室作为信息中枢,实施信息化管理,十分必要,这也是高校办公室工作的发展方向和趋势,更是提高办公室管理效率的有效途径。我们必须树立信息化管理的观念,大力推进信息化建设,并以此带动学校的其他方面的建设。

信息化管理,可以从以下两个方面着手:

一方面建立办公管理系统,包括基于校园网络系统的无纸化办公平台和基于计算机管理的档案系统。无纸化办公平台是高校办公室信息化管理的工作重点,可以实现行政管理、教学管理、学生管理、校园新闻公告、文件的收集、整理、传输,而且可以通过信息库对信息进行分析、筛选,从而提高管理水准。档案的信息化建设也是高校院系办公室信息化建设的重要工作方面。档案的重要性不言而喻,必须实现有效的管理。但是,长期以来档案的重要性和其在实际工作中的地位不尽相符,因为档案管理的复杂繁琐造成了管理者对其望而却步,这也给高校院系办公室的日常管理带来了极大的困扰。要解决这个问题,提高档案管理的效率,只有依靠信息化,信息化特有的科学性、便捷性和可操作性能够极大地改变传统的档案管理方式,能把管理人员从繁琐的档案管理中解放出来,提高办公效率[2]。

另一方面是建立校园内外的信息发布系统。高校办公室可以将高校新闻、特色在第一时间在内外网发布,对外实现与管理部门、其他同类高校的互联沟通、信息共享,展示校园文化及高校形象;对内将信息及时传达给学生、教师,这是教学活动得以顺利组织与调整的必要条件。

主动化的服务意识

服务性、服从性是办公室工作的一个鲜明特点。很多工作都可以根据办公室工作的规律性提前预测,主动开展。主动开展工作,一要有超前意识,要有预见性。凡事越早越主动,越晚越被动。二要树立服务意识。为领导服务、为部门服务、为师生员工服务是办公室的最基本的职能。在开展工作的过程中还要注意服务对象的多层次性和服务内容的多样性,坚持把服务作为工作的着力点,无论是文稿起草、内外宣传、会议安排,还是车辆调度、教学督察、后勤协调都要围绕“主动服务”这一中心,并不断创新服务方式,提升服务水平,提高服务质量办公室的工作。

无间化的管理队伍

管理队伍的素质,影响整体工作效率。办公室人少事多,要做好工作,首先要讲无间化合作,也就是团结合作,相互支持,相互帮助,相互谅解。只有无间化合作的队伍,才能充分发挥出团队整体效能。而且每位办公室工作人员代表的都是整个学校的形象。无间化合作的态度,能够影响整个校园,如果说教育是“立人”“达人”,那么无间化合作的态度,能够“立校”“达校”。办公室管理人员还要树立终身学习的理念,终身学习的内容主要有:人际关系沟通能力、表达能力、观察能力、应变能力、竞争能力、理财能力以及分析判断能力、决策能力、创新能力、组织管理能力等。而这些能力的培养只有通过不断的实践,在实际的工作得以不断的提高[3]。只有通过终身学习,才能使管理队伍不断在新的起点上不断创新,不断得取得各方面的佳绩。

高校办公室管理是教育管理的一个重要组成部分,研究办公室管理的问题既有理论意义,也有很强的现实意义。“莺其鸣矣,求其友声”。愿与同行们共同探讨、共同进步。

参考文献

[1]苏秀章.论高校办公室管理创新的内涵及其特征.山东省青年管理干部学院学报,2005.

[2]万承华.高校院系办公室的信息化建设.重庆职业技术学院学报,2007.

项目管理办公室 篇7

一、办公室档案规范化管理的现状

(一) 对档案工作重视程度偏低。

一般来说, 企业只注重经营这一个“一线”业务, 却忽视了档案与后勤这一类型的“二线”业务, 档案管理人员往往是由企业其余的人员兼职, 而档案设施与库房等准备也不够齐全。

(二) 管理水平无法跟上发展要求。

由于企业档案制度健全度偏低, 缺少档案管理方面的有效措施, 使得档案人员无法及时掌握法规规范;甚至出现部分企业未进行各个部门资料的收集整理, 也就无法涉及档案的规范整理与利用。

(三) 繁多的档案门类, 制约管理效率。

在《工业企业档案分类试行规则》中, 企业的档案管理分为专门类、科技类、管理文书类等方面, 又设置有一级类目十个, 二级类目若干个, 但是各种档案立卷归档的方式有所差异, 因此, 很难掌握新门类档案的归档问题。

(四) 档案人员素质跟不上档案工作提出的要求。

总体来说, 大部分档案管理人员都属于“半路出家”, 绝大部分档案管理人员都达不到档案管理业务水平的基本要求, 更谈不上高水平管理。

二、办公室档案管理规范化的有效途径

面对企业档案管理工作规范化现状时, 提出以下几点措施, 能够让相关的人员认识到办公室档案管理工作规范化的重要性, 提升办公室档案管理效率。

(一) 规范档案管理程序。

管理程序化是档案管理规范化最明显的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等档案工作开展时, 需要制定相匹配的工作流程, 并且在实际环节严格地遵守程序要求, 确保每一道工序都能做到真实、准确, 并且还有专门的负责人监督。另外, 尽可能简化档案管理程度, 在满足管理效率与管理质量的前提下, 简化工作程序, 避免管理人员花费过多的精力与时间在档案管理上。

(二) 紧跟时代步伐, 完善档案管理设施。

档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响。无论是任何企业, 都应该认识到只有投资才能有所回报。目前, 档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进, 这不仅能提高档案的安全性, 同时也避免纸质档案的过渡消耗, 并且相比传统的管理模式, 更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时, 应紧紧贴近时代潮流, 引入最新的管理方法与设备, 在培养人员实际操作能力的同时, 提升档案管理系统的应用能力, 确保工作人员将理论与实际相互联系, 提升档案管理工作效率。

对于企业而言, 只有认识到档案管理运转效率提升对企业发展的重要性, 能够及时地更新工作设备, 才能提高档案管理工作效率。信息化的档案管理是为了合理地运用信息, 最大化信息作用。当今社会强调智能化管理, 这也是社会发展大势所趋。在有限的财力之下, 审时度势、深入调查, 确保信息化建设最核心的部分能够得以有效运转, 确保硬件设施与档案管理工作人员的工作保持最大程度的贴合, 如此才能迎合可持续发展的要求, 为企业发展奠定物质方面的基础。

(三) 注意档案信息开发利用, 做好信息的反馈与收集。

开展档案管理是为档案的利用服务。在做好管理的同时, 档案管理人员还应调整原本被动的服务方式, 转变成主动出击, 完善档案的开发与利用, 可以编写《机构沿革》《大事记》等档案, 利用定期的分析、汇集相关的参考材料, 以便领导和相关部门在工作决策是有一定的参考依据。此外, 重视档案利用信息的反馈与收集。在日复一日的工作中, 档案人员从事了大量的工作, 而成果的利用、信息收集作为档案工作的延伸, 也能够成为最佳的工作成效证明, 因此, 注重信息开发利用, 就成为档案管理的核心。

(四) 提高档案管理人员的素质。

档案管理规范化工作的开展与办公室档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提高管理人员的基本素质, 就能规范化档案管理工作, 同样, 在档案管理工作规范化开展的进程中, 也能提高档案管理人员的基本素质。提升档案管理人员的综合素质, 不仅仅是专业素质与技术能力水平, 同时, 档案工作责任重大, 涉及到企业的机密, 思想品质也是档案管理工作开展不可或缺的一部分, 保持档案管理人员过硬的技术、高度的政治可信度也成为企业规范化档案管理必备条件。

三、结语

在国内企业的档案管理中, 办公室档案管理规范化是核心任务, 而规范化管理又具备积极作用。当然, 档案管理并非是档案部门人员努力就能提升效率的, 档案管理需要企业各个部门人员的共同努力, 才能提高档案管理工作效率, 确保企业档案可以更好的为企业服务。

摘要：在当前的市场经济条件下, 面对各种挑战与冲击, 只有做好档案规范化管理, 才能提升办公室档案管理效率。基于如此背景, 本文从办公室档案规范化管理现状入手, 介绍如何规范化办公室档案管理, 确保管理效率的提升, 希望对今后办公室档案管理有一定的借鉴意义。

关键词：办公室,规范化,档案,管理

参考文献

[1]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务, 2012 (15) :149-150.

浅谈企业办公室管理 篇8

一、办公室在企业中的作用

1. 枢纽作用

主要是完成承上启下、文件吞吐、信息集散的总枢纽。

2. 助手作用

(1) 协助领导制定决策;

(2) 协助领导实施各项领导或管理工作;

(3) 为领导处理文件、信息;

(4) 完成领导交办的一切事宜。

3. 参谋作用

4. 信息的反馈作用

5. 沟通协调作用

二、办公室管理职责

办公室管理具有明显的综合性特征, 所以, 其职责范围也包括了很丰富的内容。

1. 辅助领导决策。

办公室工作不但要对来自上下、左右、内外的各种信息、资料、情况等, 进行收集、加工和综合分析, 为领导决策提供有力的依据, 更要严把质量关, 把每一项工作都做到及时高效, 为领导的日常工作的顺利开展做好强有力的保障。

2. 协调内外关系。

办公室工作是一项综合性的工作, 所涉及的方面各种各样。不论是单位内部之间的联系还是与外界之间的交流, 这些都需要办公室去一一沟通、协调并组织落实, 因此协调工作是必不可少的。而这一项任务也只能由办公室部门来承担。办公室应当把协调工作当作是自己的一项经常性的任务来完成。

3. 健全规章制度。

健全各项管理制度, 是企业科学管理的必然要求, 也是企业发展的重要保证。所以制定以企业发展为中心的各项管理规章制度, 是办公室重要的工作任务。

4. 业务档案管理。

随着信息技术的发展, 企业不断壮大, 企业办公室要根据自身特点搞好包括文书、人事、科技等档案的收集整理、统计保管, 以便发挥企业档案的参评利用价值, 搞好企业档案管理服务工作。

三、不断提高企业办公室管理水平

1. 在建章立制上下功夫, 建立规范化的工作制度。

建立健全相关规章制度, 可以确保工作规范化、标准化、科学化地运作, 从而提高员工队伍的工作质量与效能。一要完善相关配套制度, 做到管人管事。要全面推行岗位责任制、服务承诺制等具体制度;要深化和推行政务公开, 以公开促效率, 不断提高工作水平。二要完善绩效考评办法, 做到明岗明责。确定目标考核的原则、对象、内容、方法、评价依据及标准等。在此基础上, 对岗位工作实行目标管理, 根据各部门工作的计划任务和目标, 按职能分解落实到人。三要抓好各项制度的落实, 做到有力有效。要在狠抓制度的贯彻落实上下功夫, 开展经常性的监督检查, 严肃查处违反制度的人和事, 做到令行禁止、违者必究, 努力使制度成为全体员工自觉遵守的行为准则。

2. 提高企业办公室人员素质。

办公室人员是进行办公室工作的主体, 只有他们的素质得以提升, 对办公室工作质量的提高才有所帮助。一是要注重实践锻炼, 要提高职工队伍的综合素质, 一靠学习、二靠实践。要加强员工的政治理论、政策法规、业务知识、现代管理知识等方面的培训;二是通过开展技能竞赛, 工作满意度问卷调查, 轮岗交流等方式, 促使办公室人员在实践中积累经验、提高素质、增长才干, 提高解决实际问题的能力。

3. 提高办公人员工作效率。

一是明确计划目标, 理清工作思路。办公室作为综合性服务部门, 工作事务纷繁琐碎, 既要辅助领导决策, 又要搞好服务全局工作, 这就要求必须明确自己的工作任务, 保持清醒头脑, 按照工作主次轻重, 做到先急后缓。为了梳理好自身工作思路, 在此建议大家准备一个随身笔记本, 在上面可以列明每日工作计划和临时任务, 一旦完成某项进行相应勾划, 当天工作结束前通过核对勾划来查看一天工作完成情况。二是严谨方法策略, 专注工作细节。办任何事都讲求方法原则, 要想高质量完成工作任务, 就必须抱着严谨负责的态度, 认真对待每一项工作环节, 不因事小而怠慢, 踏踏实实、精益求精。同时, 工作时要专注办公, 一心一意, 尽量避免不良情绪影响工作, 方可提高办事效率。

4. 做好档案管理工作。

档案的整理工作是一件既繁琐又需要重复整理的工作。档案管理工作人员严格按照相关制度规定对各类档案进行收集、整理、分类、调阅, 建立系统的管理模式。对于上级发文, 检查记录、政策性文件, 在整理过程中, 首先应对该文件进行鉴别, 审核文件属于哪一级别, 充分地重视和利用先前的整理基础, 以确定档案整理的任务和要求, 不要轻易打乱重整。因此应按档案整理规范要求装订后进行传阅, 阅办完毕后, 已初步进入归档程序, 进一步归整, 以备平时查阅。

随着现代化企业的发展需求, 以及新型企业管理制度的创新, 企业办公室管理工作面临着前所未有的挑战。要提高企业核心竞争力, 实现企业的发展目标, 需要不断解放思想, 转变观念, 与时俱进, 开拓创新, 推动企业办公室管理工作的健康发展, 开创企业高效发展的新局面。

参考文献

[1]杨延东.新时期办公室管理工作的实践体会[J].办公室业务, 2011 (07) .

[2]吕凤利, 浅谈对企业办公室管理的认识.

[3]杨惠敏, 论企业办公室管理工作, 科技信息, 2009 (22) .

项目管理办公室 篇9

高校院系办公室运用ABC管理法将工作任务根据一定的比重划分为A、B、C三类, 按主次关系进行分类管理, 集中精力抓住主要问题进行管理, 又能兼顾一般问题, 做到用最少的人力、物力、财力实现最大的效益。此外通过对此次高校办公室管理工作的研究发现, 运用ABC管理法对此方面的应用国内外还是比较少的, 所以此次研究结果对提高办公室管理工作效率还是具有一定的指导借鉴意义。

二、关于ABC管理法

ABC分类法是由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托首创。被广泛用于库存管理、成本管理等领域, 并取得了事半功倍的效果。在经济管理活动中, 也存在“关键的少数, 次要的多数”这一规律, 高校院系办公室可以利用ABC管理法来研究办公室工作管理规律, 总结归纳出重要且紧急影响较大和应该作为重点管理的事务, 采用行之有效的措施解决高校院系办公室管理过程中的问题, 对高效完成工作具有一定的借鉴和指导意义。

三、ABC管理法在高校办公室管理工作中的运用

院系办公室作为院系的服务机构和综合办事部门, 其工作内容及其工作职能决定了它具有一定的综合性。工作内容上包罗万象, 涉及档案、财务、网络、统计、接待、公共设备管理、后勤保障等各个领域。此外其工作职能也十分宽泛, 包括参谋、协调、管理、服务等方面。在新形势下, 院系相对独立地承担教学、科研等职责, 在发展过程中常常会遇到形形色色的新问题, 都要办公室处理解决。但是办公室工作范围越来越广泛, 头绪越来越多, 内容越来越复杂, 综合性日益突出, 工作人员未能调整好时序性和重要性较高事务的主次, 常常导致办事效率低下, 办公人员工作量大但服务质量也随之下降, 为了解决这些问题, 必须加强对办公室人员管理工作的研究, 采取有效措施加强管理, 改善服务, 维护学校形象。现将利用ABC管理法解决管理中存在的问题实例介绍如下。

1. 根据ABC管理法对公室工作量进行统计分类。

根据统计结合ABC管理法的分析方法, 西安科技大学2014年院系办公室工作量统计表统计表如下。

2. 对办公室工作量统计表的分析。

通过上表统计反映出, 2014年院系办公室工作量以学生管理最高, 信息管理和教务管理次之。将表中数据按ABC管理法进行分级。学生、信息、教务、管理上在工作内容类别上仅占37.5%, 工作量却累计达到61.6%, 应该列为院系办公室管理上的A级, 作为重点管理对象。其他类别内容, 在工作内容类别达到62.5%, 但工作量却累计达到38.4%, 应分别列为B级和C级。这正体现“关键的少数, 次要的多数”这一步均匀分布规律, 为提高办公效率指明了管理重点。

3. ABC管理法在院系办公室管理中的应用。

根据上表研究结果, 我校在院系办公室管理工作中对各类工作内容实行分级管理, 重点加强管理A类工作。对于A类事务, 充分发挥制度的约束力, 努力使办公室各项工作有章可循、有规可依, 是提高办公室运行效率和管理服务水平的有力保障;其次, 明确岗位职责。对办公室各个岗位职责进行明确, 细化分解任务。此外, 为避免工作人员因任务分配不均而产生矛盾, 办公室还应对A类工作实行轮岗制度, 既减轻了工作压力, 又让每一个办公人员得到了锻炼, 提高了办公效率。

对于作为管理次重点的B类工作也应该根据实际情况予以管理, 而对于作为一般管理对象的C类工作, 则采取兼顾的管理策略。根据实际情况分别采取“急事急办”“大事督办”“小事承办”的原则开展管理工作, 而且较好的处理了A类工作与B、C两类工作在分级管理上产生的问题, 对不同的工作需求得以满足。活到老学到老, 保持不断地学习才能紧跟时代的步伐。在新的竞争条件下, 办公室人员要对信息化知识有所了解, 掌握常用的办公软件并熟悉运用, 这样才能在纷繁复杂的业务中理出头绪, 找到思路, 事半功倍。

三、运用ABC管理法应注意的问题

办公室精细化管理浅析 篇10

一、精细化管理概念

精细化管理是一种理念, 一种文化。它是源于发达国家的一种企业管理理念, 是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求, 是建立在常规管理的基础上, 并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式, 是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。

二、精细化管理的特征

(一) 精。

精就是把自己所要做的事情和任务用百分之百的努力去追求最佳、最优。如何才能把事情做精从而追求效益的最大化, 要做到事先有计划。凡事预则立, 不预则废。这种提法由来已久, 但是真能做到的又有多少?凡事要想做精必然事先有计划, 要把做事所面对的种种困难做到预判, 提前想到解决方法。把整个事情的条理梳理清楚必然对办理事情有所帮助。

(二) 准。

准就是事事做到办理准时、处理准确。办理准时是执行力的一种体现, 领导交办的事项一定要准时办好, 不能让领导的话打折扣。这正是精细化管理最好的体现。凡事要做到处理准确有些难度, 但又要本着对自己对公司负责的态度做好每一件事, 事情处理不好、拿不准主意可以虚心向别人请教, 充分利用集体的智慧处理好每一件事。

(三) 细。

细就是对自己的工作做到细致, 具体是把工作做细, 管理做细, 流程做细。工作、管理做细最好的体现就是工作、管理的流程化。凡事都可以把它流程化, 流程是办事的标准、制度, 事事把流程做好做细, 就能够真正把细致体现在工作、管理的各个方面。

(四) 严。

严就是对交办事项严格执行, 对督办事项严格考核。主要体现在对管理制度和流程的执行与控制, 这也是领导执行力的一种体现。也是整个精细化管理的精髓。要想进行精细化管理就要加强执行力, 加强执行力的本质就是狠抓落实。只有落实到位, 精细化管理才能通过对流程的控制得到最好的体现。

三、做好精细化管理着重做好的工作

(一) 把复杂的事情简单化。

其实每一件复杂的事情都是由无数简单的事情组成的, 只要对复杂的事情进行分析、分解, 都可以把复杂的事情变简单。再复杂的事情都有其本质的内涵, 只有使用抽丝剥茧的方法, 透过事情看本质。这正是科学发展的重要内涵。只有把透过表象看本质、抓住事情的重点这项工作做好, 再复杂的事情也可以把它分解成无数简单事情进行处理。

(二) 把简单的事情流程化。

经过对复杂事情进行抽丝剥茧变简单后, 就要参照处理简单的事情流程进行办理。其实我们日常工作只要仔细总结都一定有它的流程, 流程可以说是我们日常工作中经验的一种积累, 也是经过日常工作验证了的一种程序化的工作方法, 所以日常工作的任何事情都必须有它一定的流程, 这样才能处理好日常工作, 才能够把简单的事情办好。

(三) 把流程的事情定量化。

量化管理是指在布置工作时, 将工作以量化的形式提出要求, 并使之涵盖工作全过程的一种管理方法。量化主要包括三个方面的要素, 即时间、数量和质量。“时量”主要是指完成工作的时间量;“数量”是指完成工作的数量;“质量”是指完成工作的标准。如果仅仅把事情流程化后不加以量的控制的话, 执行效果可想而知。要想加强落实、加强执行力的话, 就需要把每件事情给予其量化, 这样才能使工作不发生偏差, 不走样。

探讨办公室工作精细化管理 篇11

一、精细化管理的主要内涵

精细化管理是以组织战略清晰化、内部管理规范化、资源效益最大化为前提的,与办公室参谋、抓协调、督落实、办实事的工作职能和围绕中心、多点多面的工作特点相一致。实施精细化管理,有利于提升办公室服务水平,提升工作成效,提升队伍素质。精细化管理是源于发达国家的全新管理理念,它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求,是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的管理模式,其主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本。作为一种管理理念和管理技术,精细化管理通过规则的系统化和细化,运用程序化、标准化和数据化的手段,使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果,讲究专注地做好每一件事,在每一个细节上精益求精、力争最佳。

二、运用精细化管理推进办公室工作整体水平的全面提升

办公室工作千头万绪,纷繁复杂。细节决定成败,细节决定结果,办公室精细化管理有利于充分发挥办公室职能,推动办公室管理创新,促进办公室工作整体水平的全面提升。

(一)强化精细管理意识,提升专业队伍素质

思想是行动的先导。培养精细化管理意识,是精细化管理中不可缺少的一部分,能促使工作人员在工作中采用缜密思维,提高工作效率,确保工作成效。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事,每位办公室成员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风,把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度,从小事做起,把小事做好,从细微之处见精神、见水平。在办公室工作中,要善于发现细节,把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上。要坚持从基础抓起,从“细”上着眼,在“精”上下工夫,在“实”上做文章,真正使每位员工懂得并看到精细化管理所带来的良好效果,确确实实树立起精益求精、严密细致的工作态度,将精细化管理的理念积极融入到各自的日常管理、工作、学习之中。精细化管理最终的解决方案只能通过组织成员的整体素质提升的方式实现,提升办公室专业队伍综合素质是精细化管理得到顺利实施的基础和保障。高素质、高效率的办公室人员要求必须具备全面的办公室专业知识和丰富的办公室工作经验、政治素质过硬、责任感强、办事效率高,同时还必须具有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献的精神。

(二)狠抓规章制度建设,完善考核评议机制

推行办公室精细化管理,要求办公室工作走专业化、流程化、标准化之路。要按照精确、细致、深入的要求,明确岗位职责,优化工作流程,完善岗责体系,加强沟通协调。要抓住办公室管理的薄弱环节,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。要通过完善规章制度建设,努力营造高效有序的工作氛围,减少人为因素的介入和工作部署的随意性。狠抓管理制度落实,建立健全和认真执行办公室的各项管理制度、岗位责任制度和工作程序,坚持按制度办事,规范办公室管理和服务行为。要根据岗责体系的要求,积极推进办公室绩效考核,完善考核评议机制。借鉴企业绩效管理的方法,科学设定绩效考核指标体系,坚持定量考核与定性考核相结合、综合考核和分类考核相结合、内部考核与外部评议相结合的形式,以增强考核的科学性、公正性和可操作性。坚持将考核结果与奖优评先、职务晋升等有机结合起来,完善考核评议机制,推动办公室各项工作水平的提高。

(三)培育精细管理文化,不断提升办公室软实力

办公室要努力将精细化管理上升为一种文化,使之成为打造和提升办公室软实力的重要途径。美国管理学家、行为科学管理理论代表人物梅奥通过著名的“霍桑实验”表明,工人不仅仅是由金錢驱使的“经济人”,而且是“社会人”,精神的力量、社会关系的影响对工人的行为方式起着特殊的决定作用。推行办公室精细化管理,同样必须高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强队伍政治素质教育,积极营造出昂扬向上的文化氛围,形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。办公室人员要自觉实践服务育人、乐于奉献的核心价值观,努力做到围绕中心、服务大局,爱岗敬业、甘于奉献,雷厉风行、严谨细致。要把精细化管理当做一种工作要求：一种精神境界和一种文化素养,真正融入工作、生活当中,陶冶情操,提高能力,投身办公室工作实践,创造一流工作业绩。

总之,精细化管理是精在事前,细在过程,意在结果的管理理念。精心是态度,精细是过程,精品是成绩。精细化也是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。推行精细化管理是一个长期的过程,要有目标、有组织、有步骤,踏踏实实地向前推进。办公室要建立适合自身工作需要的精细化管理长效机制,把准行精细化管理与各阶段工作任务、目标、发展计划结合起来,切实提高办公室工作管理水平。

参考文献

[1]秦怀茂,从行政管理角度谈做好办公室工作的认识[J],新疆财经学院学报,1999,(4).

[2]段根良,努力适应新形势需要,不断提高办公室工作整体水平[J],西北工业大学学报(社会科学版),2001,(2).

（作者单位：佛山市公用事业控股有限公司）

探索当前办公室管理工作 篇12

一、办公室管理工作的重要性

(一) 办公室管理水平反映出领导者的决策能力

办公室的管理工作是有效辅助企事业领导决策的重要部门, 领导决策所需的大多数信息来自己办公室人员的搜集工作, 并且, 其还要负责为领导传递信息以及提供咨询建议。这些工作看似简单, 但是, 却直接决定着领导者的决策水平。因此, 只有采取科学化的管理模式, 才能更好的发挥出办公室的职能, 及时有效地为领导提供准确、全面的决策信息, 并提升企事业单位的整体管理水平, 有效地实现单位的战略目标。

(二) 办公室管理水平决定机关单位的办事效率以及服务质量

在机关单位中, 办公室主要负责公文、信息的处理工作, 以及一些会议和机要保密工作等。这些工作琐碎但是却重要, 一旦管理不善, 将会造成管理效率低下, 服务质量降低等不良后果。实行科学化的办公室管理模式, 能够理顺各项事务, 达到忙中有序、迅速执行的良好效诿, 达到提升服务质量以及效率的目的。

二、办公室的主要职责

(一) 沟通协调

办公室的管理人员在企事业单位当中一个主要的职能就是承上启下, 协调上下之间的关系, 做好两方面的沟通工作。因此, 其既要了解领导的决策意图, 做好执行工作。还要对基层的新情况进行了解与跟进, 及时地掌握发展动向, 以便于为领导提供准确、全面的反馈信息, 以利于领导者做出明智决策, 推进企事业良好发展。

(二) 领导者的参谋

当今信息化时代, 单纯依靠领导者自身, 很难将各类形势了然于心, 办公室的管理人员作为领导者的辅助人员, 应该在搜集准确、全面信息的同时, 做好一个称职的“参谋”。因此, 办公室人员应该充分的掌握各类现代化办公技术, 并顾全大局, 拓展思路, 准确掌握领导者的决策意图, 又要将正确的、可行的改革意见提供给决策者作为参考, 而且, 还要将正确的决策良好、及时的执行下去。

三、提升办公室管理水平

(一) 转变思想, 提升管理人员的服务意识

办公室的工作人员本身的存在意义就在于为企事业单位的基层和领导者服务, 并且, 其服务质量直接关系到单位的工作质量以及形象。因此, 立足于服务基础是非常重要的。然而, 很多办公室人员, 尤其是政府机关以及事业单位的办公室人员, 长期以来, 形成了一种养尊处优的工作意识, 严重地影响到了机关、事业单位的整体形象以及工作效率。要想有效的提升工作效率, 转变思想, 提升办公室人员的服务意识是必不可少的。要想真正做到这一点, 就必须:1.努力学习各类管理知识以及技巧。认真学习与职业相关的管理心理学、领导学以及组织行为性等, 并且, 了解中国国情, 认真理解马克思主义及其相关理论。2.切实做到实事求是, 理论联系实际。在收集各类信息以及进行信息交流的过程中, 要注重在实践中加以检验。为领导者提供切实可行的参考建议。3.完善各类管理制度。管理制度不仅要全面、严谨, 更要简单易行, 行之有效。

(二) 正确处理各类矛盾

1.大局和小局的矛盾。办公室作为一个综合部门, 要求办公室把“一切服从大局, 一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点, 当部门工作与机关的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候, 自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。2.主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性, 但要做好办公室工作, 又必须发挥主动性, 善于在被动中求主动, 变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作, 不要消极等待, 要主动着手, 提前准备, 对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作, 要有灵活的应变能力, 做到忙而不乱。3.“过”与“不及”的矛盾。为领导出主意、当参谋, 一定要把握“度”, 掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位, 不能缺位, 也不能越位。

四、结论

加入世界贸易组织以后, 我国的经济、政治以及文化等方面都在逐渐与世界相融。很多方面亦是应该打破传统的管理模式, 采用先进的现代化管理手段, 确保企事业单位充满活力。办公室的管理工作改革已经成为当前的一个关键问题, 其管理质量好坏直接关系到企事业单位的整体管理水平, 甚至关系到社会竞争力的强弱。因此, 应给予高度重视。本文重点探索如何加强办公室管理水平。

摘要：随着现代化管理制度的不断完善与发展, 企事业单位的办公室管理工作的重要性也是日益凸显出来, 加强办公室的现代化管理工作, 是规范企事业单位管理工作, 提升管理效率的重要保障。本文对办公室管理工作的主要内容以及重要性进行分析, 并提出加强企事业单位办公室管理质量的相关建议, 希望能够为有关的工作人员提供一些帮助。

关键词：办公室管理,管理内容,现代化管理模式

参考文献

[1]周冰婷.浅谈办公室电脑基础文件管理[J].现代物业 (上旬刊) , 2012 (09) .

[2]汤益诚.着力抓好三个重点加快提升全系统办公室工作质量和水平[J].中国合作经济, 2012 (10) .