如何做好行政秘书（精选8篇）
如何做好行政秘书 篇1
行政秘书如何做好会议记录
会议记录是公司里行政秘书的一项日常工作，看似简单，真正做好并不容易，它需要在会前、会中、会后投入足够的时间和精力，充分考虑多种细节与因素。做好会议记录应着重把握好以下三点：
1、准备细致到位
认真细致的.准备工作是做好会议记录的重要保障。会前，记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况、会议决议等做到心中有数。
会议记录通常采用现场文字记录(笔录或电脑记录)和录音(或录像)记录相结合的方式，一方面可以确保记录内容的全面、准确;一方面也对有关准备工作提出了较高要求。
对此，记录人应养成一种职业习惯：提前到达会场、提前调试记录设备，避免因准备不足而影响会议记录效果。
2、记录完整真实
一份完整的会议记录，除了会议主要内容外，还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素，
会议记录的目的，就是要忠实记载会议召开时的情景，以便日后查阅。这就要求会议记录必须真实，不能夹杂个人观点，更不能有意增减发言内容。要尽量将发言人所说内容全部记录下来，保持语言的原汁原味。
3、整理准确及时
会上记录的内容只是一个草稿，会议结束后，须在草稿基础上尽快整理成要素完整、文通字顺、格式规范的会议记录。
在此过程中应注意以下几点：一是对记录内容查漏补缺。根据会议录音等对记录文稿进行核对，对遗漏内容进行补充，对记录有误处加以修正。二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实。对个别无法确定的专有名词，应根据录音记录，标注拼音。三是对记录文稿进行全面整理。在不影响记录真实性、完整性的前提下对文稿内容进行适当整合，确保记录体例的规范统一。会议记录经有关部门审批后，应及时归档留存。
如何做好行政秘书 篇2
一、高校院系行政秘书的角色定位
1. 高校院系行政秘书是院系行政管理层的参谋和助手。
现代信息具有多样性、复杂性的特点, 导致领导决策难度增大, 决策风险增多, 行政秘书在院系所扮演的角色既是领导的参谋, 又是领导的助手, 辅助领导做好决策, 使决策更加科学、有效。通过多种途径, 经常深入教学、科研基层工作实际, 围绕领导的决策活动, 开展调查研究, 掌握真实情况, 实事求是向领导汇报, 并提出有效的工作方案和阶段性工作的建议和决策。对于院系领导在决策中的某些疏漏, 要采取有效方式, 提醒院系领导及时弥补, 努力促成决策的科学性和完美性。
2. 高校院系行政秘书是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。
高校院系行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手, 又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。在“上传下达”学校的有关精神, “左右联系”学院师生及同事之间的团队合作, “内外沟通”院系内部及院系与其他职能部门之间的公关协调中发挥着重要的作用。
3. 高校院系行政秘书是管理队伍中的一支重要力量。
协助院系领导按既定计划为实现行政管理等工作目标而开展组织与协调、控制与监督等一系列管理活动。作为院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带, 行政秘书的素质和工作能力直接影响着院系的行政管理水平、管理效率和管理质量。这项管理工作千头万绪、烦琐复杂, 在具体操作过程中如果不能做到科学而有效的管理, 工作就会显得杂乱无章, 达不到事半功倍的效果。因此, 从管理学的角度看, 一名合格的院系秘书也应该是科学的管理者, 是管理队伍中的一支重要力量。
二、高校院系行政秘书工作的特点
高校院系行政秘书主要是服务于教学、科研和学生管理, 其特点主要有:
1. 协调性。
秘书协调是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程, 是领导工作的补充和延伸。在高校院系中, 部门与部门、部门与院系、院系与院系等各环节呈现纵横交错的网络关系, 许多行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书处在院系各行政管理部门、教师、学生的信息交会点, 是各种行政矛盾最集中的地方, 因此, 院系行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力, 善于分析和处理各种错综复杂的关系, 才能辅助领导处理好院系各种矛盾, 调动积极因素, 营造和谐有序的工作氛围, 以“内求团结、外求发展”的原则, 上下沟通、协调左右、联络内外, 处理日常行政事务。
2. 辅助性。
一般来说, 辅助就是在领导的指挥和控制下帮助领导完成共同的任务。院系行政秘书工作最核心的职能就是要帮助领导完成其交办的任务和工作, 做领导的助手。由于院系领导在行政、教学与科研等方面工作繁多、任务重, 不可能面面俱到, 这就要求行政秘书对领导布置的不仅要及时完成, 还要对工作的进展状况进行跟踪和督促, 及时汇报和提醒重要的事项。
3. 参谋性。
院系行政秘书在领导遇到难题和疑惑时要从基层的实际出发, 综合考虑多方实际情况, 为院系行政管理层提出工作建议和设想, 提供决策的参考依据和方案, 当好学院领导的“参谋”和“助手”, 及时协调领导处理党、政务、教学、管理的矛盾, 使领导可以集中精力开展领导活动和决策。院系行政秘书要善于分析形势, 把握事物发展的趋势, 增强预见性, 提高对谋略的实效性, 把为领导出谋献策渗透到工作的各个方面和全过程。
4. 广泛性。
秘书工作的广泛性特点是事务繁杂, 范围扩大, 头绪众多。在日常工作中除了起草文件和会议通知外, 还要为院系领导出谋划策、参谋咨询, 其工作从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与院系领导、各教研室主任以及与院办、工会、教务处、人事处、保卫处等职能部门之间的上下沟通、协调联络, 几乎包罗万象。这要求秘书人员培养自己的细心和耐心, 有条不紊地安排工作, 从大量琐碎的工作中整理出头绪, 统筹安排。
三、院系行政秘书应具备的素质
高校院系行政秘书要想提高自己的工作能力, 适应行政秘书角色要求, 必须不断提高自身的素质修养。高校管理的学术性特点要求院系行政秘书除具备秘书专业的相关知识之外, 还需要了解院系的专业知识和发展历史, 才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。
1. 思想政治素质。
(1) 行政工作需要明确的政治方向性, 一定要贯彻党的路线、方针和政策及按照学校各项规章制度办事。高校的院系行政秘书要有坚定的思想政治立场, 懂得国家有关政策, 熟悉学校的工作方针和政策, 认真学习领悟相关领导的讲话精神。
(2) 院系行政秘书要具备高尚的思想水平以及精神风貌, 要有很强的事业心和责任心。同时要形成良好的职业道德规范, 不断地在工作中充实自己, 完善自己;作风严谨、恪守职责、爱岗敬业、乐于奉献, 提升自身的业务能力和工作效率;为人谦虚、平等待人, 热心为广大师生服务。
2. 文化和心理素养。
(1) 行政秘书工作不是简单的重复性工作, 不像技术活熟练就可以做好的, 作为院系行政秘书, 要有积极的心态和坚强的信心, 这样才能在工作中激发潜能和毅力, 形成恰当的自我意识和正确的价值判断。
(2) 高校行政工作事务繁杂, 突发性和临时性的事情经常发生, 这使行政秘书承担很大的心理压力。院系行政秘书要能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作, 必须具备健康良好的心理素质。
(3) 院系行政秘书遇事沉着冷静有耐心, 要养成对人、对事、对物的平常心态, 在工作中要具有坚定的意志、热情真诚的心态。
3. 业务技能素质。
(1) 组织管理能力。遇到紧急情况和突发事件, 院系行政秘书能沉着应对并及时寻求出解决问题的方法, 妥善处理职责范围内的工作和任务;能不断发现实际工作中的新问题, 用创新思维提供解决问题的方案;能够独立地完成自己所分管的一切工作。
(2) 协调合作能力。院系行政秘书在院系内部, 不仅要协调与师生员工和领导的关系, 还要与其他科室成员合作任务;在院系外不仅要和上级职能部门协调, 还要与合作单位其他院校等进行协调。因此, 院系行政秘书要熟知社交礼仪, 这样才能在协调和合作过程中, 营造出和睦融洽的工作氛围。
(3) 语言表述能力。院系行政秘书工作中, 为院系的领导起草各类文书和通知以及与人交流占有很大一部分的比例。语言表述不仅要做到言简意赅、清晰明了、贴切自然, 而且要具备一定的外语交流和沟通能力。
四、结束语
总之, 高校院系行政秘书必须把握好自己的角色定位, 不断提高自身业务素质, 协助领导处理政务和日常事务, 为领导决策提供参考。当好领导的参谋和助手, 做好领导和教职工的桥梁和纽带, 用过硬的业务素质更好地为广大师生员工提供服务。
摘要：行政秘书是高校院系行政工作的主要承担者, 既是领导的助手和参谋, 也是办公室的协调和督查人员, 同时还是院系师生的服务员。高校院系行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及院系的各项工作是否有序和能否顺利开展。本文主要通过分析高校院系行政秘书的角色定位与工作特点, 阐述院系行政秘书在工作中必须具备的素质, 从思想政治素质、文化和心理素养、业务技能素质等方面详细探讨了如何做好院系行政秘书工作。
关键词：高校,行政秘书,角色定位,素质要求
参考文献
[1]杨春艳.浅析高校院 (系) 行政秘书的角色定位及素质要求[J].教育教学论坛, 2012 (35) .
[2]肖荣英.浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状[J].中国校外论坛 (理论) , 2010 (8) .
[3]苏兰.高校行政秘书岗位职责现状分析及探讨[J].教育界, 2011 (30) .
如何做好企业秘书 篇3
以领导活动为中心
直接为领导提供服务是企业秘书人员的重要职责，企业的秘书工作是为满足领导活动的需要而产生和展开的，领导活动为主，秘书工作为辅，就决定着企业秘书工作始终要以领导活动为中心，否则，不是越位就是不到位。企业秘书就应该围绕这个中心安排自己的工作和生活，对领导的指示做到招之即来，来之能战，战之能胜，正确理解领导思路，按照其思路进行工作推进，及时参谋，对领导安排的工作一旦接受，即排除一切干扰，全身心地投入，高质量地完成任务，力求达到领导满意。
牢固树立十种意识
学习意识。知识就是力量，企业秘书的成功更离不开知识的积累，而知识的积累主要靠学习。作为一名合格的企业秘书，要养成习惯，把学习当作一种乐趣和追求，作为提高自身素质的有效途径，贯穿于工作生活始终。作为一名炼化企业的秘书工作人员，一是要加强有关的国家法律、法规知识学习，还要特别学习与炼化企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握与本行业密切相关的法律法规。二是要学习生产方面的知识，了解炼化生产现场设备和装置的性能，了解生产工艺流程等。三是运用向报刊学习、向书本学习、向领导学习、向实践学习、向群众和同志学习等多种方式提高自身素质，学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。只有经过长期的努力，既做到深知熟记，又能在处理问题时融会贯通，才能提高整体素质。四是要注重效果。秘书在学习上切忌蜻蜓点水，一曝十寒，而是要联系思想和工作实际，从工作实践中找学问，达到学以致用，提高素质，指导实践的目的。
效率意识。树立强烈的时效观念，培养雷厉风行的办事作风，是企业秘书工作的基本要求，也是企业发展形势的需要。“天下大事必作于细，天下难事必成于易”，秘书人员办理任何事情，都要思维敏捷、雷厉风行，加快工作节奏，每做一件事都要高标准、严要求，竭尽心力、力求完美。秘书人员不仅要立足于抓大事，还要不疏漏任何一件小事，在办文、办会、办事等方面，特别要注重时效，不能出现拖拖沓沓、慢慢腾腾的现象，抢时间、赶速度，争取最快的速度和最好的质量办好每一件事。
奉献意识。爱岗敬业就是奉献，作为一名企业秘书工作人员要有任劳任怨、无私奉献的精神。秘书工作是一项时效性强、任务繁重、生活清苦、默默无闻，责任重大的工作，秘书人员加班加点撰写材料、协调办事、接待来访而不分上下班、节假日是家常便饭，这就要求秘书人员必须要有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干的精神，必须发扬“俯首甘为孺子牛”和甘当“无名英雄”的精神，绝不能为权力、名利所动，殚精竭虑地做好本职工作。
严谨意识。秘书工作无小事，秘书人员在工作中要仔细，必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真，细致、细致、再细致的原则。面对千头万绪的工作，要分清轻重缓急，理清思路，对每个细节都要清楚掌握，不漏办、不误办、不错办，高质量地处理和起草每份文件，高效率地办好每件事情，对领导交付的每一项工作都要做到事事有回音，件件有着落。切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍了事。
创新意识。企业秘书要充分发挥主观能动性，努力适应新形势下企业的发展状况，不断学习新知识，研究新情况，考虑新问题；多动脑筋，想办法，为领导出点子，出好点子，出新点子；多请示，勤汇报，主动为领导分忧解难；开拓进取，大胆创新，力诫墨守成规、大出风头。
超前意识。“凡事预则立，不预则废”。要做好企业秘书工作，就必须增强超前意识和主动意识；既要雪中送炭，更要“雨前送伞”，做到未雨绸缪。秘书工作是一项与时俱进的工作，秘书在做好领导参谋和保障工作的同时，还要加强对自身世界观、价值观和人生观的改造，同时还要注意自身文化素养、知识层面等方面的提高和拓宽，超前接受新知识、新观点，学会创造性地开展工作，力争考虑问题快半拍；还要注意收集资料，掌握动态，筛选出有价值的材料及时提供给领导。
形象意识。秘书代表着领导和机关的形象，因此秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现，更体现了所服务的机关和单位的形象。每天都有很多人来找公司领导，有基层车间的技术干部、一般的员工，还有外单位来的领导及一些办事人员。针对各种各样不同的人群，秘书人员都要做到一视同仁，热情、礼貌、周到、耐心地去接待每一位来访者，使来访者有宾至如归的感觉，并以主动大方、有礼有节、不卑不亢的职业精神给来访人员留下好的印象，让来访人员由此观察到公司认真严谨的工作作风和蓬勃向上的精神风貌，从而无形中提高公司的知名度和美誉度。
全局意识。企业秘书工作无论大小事，事事关系全局，无论是参与行政管理，搞好服务，还是提供后勤保障，都必须心系全局，善于从企业工作的大局考虑问题、处理事情，集中精力帮助企业领导解决重点和难点问题，自觉地服从服务于企业工作的大局。
守纪意识。秘书人员在领导身边工作，处于一种特殊位置，面对当今社会的种种诱惑，秘书人员要志存高远，淡泊名利，艰苦朴素，守得住清貧、耐得住寂寞，守得住阵脚，不以物喜，不以己悲；要严于律己，廉洁奉公，不断加强道德修养，铸就正确的人生观、价值观；要切实自觉抵制社会上存在的拜金主义、享乐主义、极端个人主义思想的侵蚀，正确对待个人利益，严格要求自己，不以领导名义办个人私事，不打领导的旗号托人情、拉关系，努力做到自重、自省、自警、自励。
保密意识。保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，在工作中慎言、慎行、慎交，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保密的好习惯。
企业秘书必须具备并不断提高四种素质
过硬的政治素质。秘书工作是一项政治性很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备较高政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，不在工作中犯原则性、政策性错误。因此秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，学习党和国家的路线、方针和政策，多了解国际风云，不断接受新信息，更新观念，用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题，透过现象看本质，发挥好参谋和助手作用。
扎实的文字功底。有一定的文字功底是对秘书人员最基本的要求，撰写材料是秘书基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品，使人看后一目了然，但没有一定的功底不可能一蹴而就。公文写作作为一种特殊文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，不像诗歌、小说、散文那样可随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的生活实践，深厚的文化积累，系统的写作技能，关键是要做到“三心”：一是留心写作。要务一行勤一行，注意各种结构和格式的作品，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。二是潜心写作。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯，自加写作压力，随时做好接受任务、写作材料的工作。三是用心写作。写作材料要专心专意，一丝不苟，精心写作，清楚自己写作时所代表的身份后，那种在思想高度集中下对事务方方面面的深思熟虑，具体到某个环节时所迸发的独到见解，及对某些事务防患于未然的预见性想象，就如一位运筹于帷幄之中而决胜于千里之外的指挥官。切忌敷衍塞责、应付差事。
过硬的技术素质。随着现代化办公机具的普及，企业秘书已经不能再满足于传统的工作方式和素质，现代企业秘书如果不会电脑操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息，就不能干好本职工作。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代企业秘书工作者。
健康的身体素质。常言道：“身体是革命的本钱”。没有好的身体，就不能更好地为领导服务。作为企业秘书常要承担繁重的任务、不分昼夜和节假日去完成的工作，身心经常处于高度紧张状态，稍不注意，身体可能就会被累垮。所以企业秘书工作者，必须加强体育锻炼，始终保持乐观向上的精神状态。
具有良好的性格品质和精明的办事能力
良好的性格是秘书人员的职业要求，决定着一个人的行为方式和价值取向，决定一个人在职业中的成就和人生价值的实现。良好的性格主要来自于平时的养成，最关键的一点就是要做到严于律己。秘书人员要具有海纳百川的胸襟和气度，能兼收并蓄，见贤思齐、广纳善言，听得进批评，受得起委屈，耐得了刺激，要服从领导，团结同事、尊重群众。
秘书在日常工作中还要具备一定的理解和领悟能力、分析和驾驭能力、应变能力、交际能力、语言能力。企业秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，不仅要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当、有条不紊，还要克服困难，处理好上下左右各方面的人际关系，因此必须善于交际，上传下达、接待来客、洽谈工作都要恰到好处。同时还要注意说话的艺术：感染力、說服力、风度、礼貌、机警、幽默等。
新的形势给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务，给新时代的企业秘书工作者提出了更高的要求，秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神。从我做起，从现在做起，从小事做起，在工作中不断提高自身素质，完善自我，做一名合格的企业秘书。
如何做好领导秘书 篇4
1、了解领导，包括习惯，思维方式，喜恶偏好等；
2、试想一下，如果自己当领导，会喜欢什么样的秘书；
3、少说话，特别是少评价，你说的话别人会认为是领导的意见或想法；
4、多用笔记录一些事情，不能靠脑袋记，不可靠；特别是为领导记录工作日程安排等，以便提醒领导；
5、要知道领导说的话有时候不一定是真心话，要学会判断；有的话领导说了，你不一定要办，只要记住并能证明领导说过就行了。有的话领导不能说，但是他想办，你就不用告诉他，直接办了就行了；
6、要体会领导难处，如果你能做到替领导解决领导为难的事，你的功夫就到家了。
如何做好秘书这个工作 篇5
1、高效的工作能力。
能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。
2、善于人际沟通。
秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。
3、有外交家的平衡术。
跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点。
4、能担当重要责任。
高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。
5、有良好的社交能力。
熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。
秘书该如何做好会议通知工作 篇6
办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对会议题相关的职能部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对其额外叮嘱下周办公会时间即出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。
秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用电话再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和参会地点。
案例1：
天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下： 会议通知 致：各部门经理
定于12月16日（星期三）下午1.:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之间打电话告知秘书初萌。电话：51426398
总经理秘书沈君
初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，已经是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。
分析：
会议通知，对于公司来说，是非常重要的，尤其是比较重要的会议。若无特殊情况，相关人员应当务必出席。在此案例中，秘书初萌犯了一个很大的错误。她认识到会议的重要性，却没有为此做好准备。重要的通知应该拟好后亲自分发到各部门主管各一份，由各部门通知内部员工，然后再在公司布告栏张贴，一定要落实到位，这样才会万无一失。否则，由于疏忽，落下一名重要人物，会议有可能无法正常进行，公司的损失可能无法估计。就像上面案例一样，秘书初萌就犯了这种错误，导致严重后果。
案例2 某公司决定于某月某日召开一次重要会议，公司董事长指定公 司业务部王经理一定要参加。交办此事的一位办公领导还特别交代，要提前发通知，以便于王经理预先安排工作等等。值班人员马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到王经理的秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，王经理有事与董事长通电话，电话中王经理说：“没有接到通知，我已安排明天有会，有几十人参加，怎么办？”董事长马上找发通知的人员查问，经查实，某月某日某时已通知到王经理秘书。为什么会出现这个问题，关键在哪里。经过与王经理的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但因为王经理当时正忙，所以没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后只能服从董事长的安排，取消了王经理安排的会议。分析：
如何做好高校教学秘书工作 篇7
一、教学秘书在高校教学管理中的作用
1. 桥梁与纽带作用。
在教学管理中,教学秘书承担着将有关教学任务传达给教师,将课堂教学建议的情况反馈给教师。同时,将学生、教师对教学管理工作的意见和建议整理提交给院(系)领导,起着桥梁作用。
2. 对日常教学能否正常进行具有决定作用。
教学秘书在教学过程中,负责课程安排、教学计划、教学调研等日常事务,其中每一项工作都关系到正常教学和教学质量,是教学管理的基础和执行者,也是保证教学正常进行的关键所在。
3. 促进教学质量提高、教学方法改革作用。
《教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见》中指出,高等教育要巩固本科教学的基础地位,大力推进教学改革、加强教学建设、提高教学质量[1]。教学秘书参与教学工作的各个环节,对促进教学质量提高、教学方法改革有着十分重要的作用。
首先,作为教学管理人员,应该树立全面的质量观,教学秘书要经常深入课堂,协助学校领导进行教学质量检查,了解教师授课情况和学生学习情况。定期总结学生对教师上课的意见和建议。组织开展师生座谈会,实时准确反馈有关教学意见,从而逐步提高教育教学质量。
再次,教学秘书要协助教研室主任组织富有成效的教学研讨活动,积极探讨高校教学方法改革的途径,创新教育教学方法,倡导“以学生为中心”的教学法。对于一些课程,可以灵活变动,增加实训课时,切实培养学生实际操作能力,鼓励支持学生参与技能大赛和科研活动。
二、如何做好高校教学秘书工作
1. 具备吃苦耐劳、爱岗敬业的态度。
对于教学秘书来说,在教学管理工程不仅仅是常规日常教学管理工作,时常还会有突发性教学异常情况。很多时候任务比较急,甚至在短时间内要同时完成几项任务,不得不加班。因此,作为一名教学秘书,必须具有良好思想素质,和吃苦耐劳、任劳任怨的精神。在工作中,必须做到脚踏实地,并在实践努力中提高分析问题和解决问题的能力,从而提升服务质量。爱岗敬业是每一位教师的基本职责,本着全心全意为教师,为学生服务的原则,无论是上级指示,还是日常的教学工作都要想方设法的及时完成。
2. 必须具有较强的统筹、沟通和协调能力。
教学秘书是最基层的教学管理人员,工作内容又多又杂。如每学期教材订购、课程安排、客座讲授讲座计划申报、兼职教师管理、教师调代课管理、组织教师教学竞赛、教师工作量的统计等,教学任务繁杂,要分清工作的主次关系,合理统筹好每个时间段的工作任务,做到有得有失。这就要求教学秘书在坚持原则的前提下,灵活而又机智、幽默地传递信息。教学管理工作需要协同所有教师才能完成。要充分考虑每个教师特点,分析各项事情的轻重缓急,综合各方面的情况,有条不紊地安排各项教学活动。综上所述教学秘书须具有较强的统筹、沟通和协调能力应有这种能力,才能推动系里工作顺利进行。
3. 具备与时俱进、改革创新的精神。
创新是时代的要求,是社会主义市场经济对社会各行各业提出的要求。教学管理也必须要改革创新,只有不断创新,才能有所发展。作为教学秘书,应该具有改革和创新的能力,经常关注职业教育相关的政策和措施以及社会对人才需求规格的信息。对想关信息材料综合分析整理后,向系领导汇报并提出教学管理的新建议。从而有效地获取最新的发展信息,给领导的决策提供科学的依据。例如:如何建立科学的教学质量监督保障措施?如何建立有效教学督导制度?如何改进现行的教学管理措施才能适应教学改革的需要?等等。只有不断改革创新,教学管理工作才能跟上教学改革的步伐,才能与时俱进,不断提高。
4. 要有良好的生理、心理素质。
作为一名高校的教学秘书,仅仅有较强的业务工作能力是不够的,我们更应该具有良好的心理素质,心理素质的好坏,心理承受能力的大小,直接影响着每工作状态。要在繁琐的教学管理工作中,保持平静的心态,并在此过程中不断地培养开朗豁达的性格。除了心理素质之外还得有良好的身体素质。古人常说,身体是革命的本钱,有了健康的身体,才能更好地完成自己的工作。
总结
当前,高职院校可以说是专业应用型人才培养的重要途径,对社会人才的输出起着非常重要的作用。因此,必须加强高职院校的教学管理,提高教学管理水平。而教学秘书是整个教学过程中的最基层的教学管理人员,在教学管理中起着重要作用,由于其工作具有鲜明的特点,这就要求教学秘书具备良好的综合素质。
参考文献
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如何做好行政秘书 篇8
关键词：教学秘书；高校教学管理；素质
1 高校教学秘书工作岗位的重要性
在高校教学管理工作中，教学秘书起着非常重要的作用。教学秘书是高校最基层也是最直接的教学管理人员，是日常教学活动中积累的与教学相关的一切文件资料的保存者与管理者。高校教学秘书是联系学校教务处与学院、学院与各系及教研室、老师和学生之间的桥梁和纽带，是院系领导在教学管理工作中的助手，协助领导维护好正常的教学秩序，保证教学的正常运行。高校教学秘书工作的好坏直接影响高校教学管理水平的高低。
2 高校教学秘书的岗位职责
认真贯彻执行教学管理的各项规章制度，根据教务处统一部署，协助主管教学领导做好教务工作。主要包括以下几个方面：
2.1 本学院（系）日常教学运行管理工作。组织协调各教研室完成教学计划，教学任务安排工作，并协助主管领导检查教学计划执行情况；协助领导做好本部门开学、期中、期末的教学检查工作；协助领导做好学院（系）日常教学质量监控相关工作，加强教学质量管理；维护好正常的教学秩序，掌握教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题；按照教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续；协助教务处完成下学期教材征订工作；负责本院（系）学生实习、毕业设计（论文）等实践环节的安排工作；负责本学院（系）教师工作量的统计等。
2.2 学生考试及成绩管理工作。协助教务处做好各类考试（如期中考试、期末考试、大学英语四六级考试等）的考务工作，并安排教师监考；负责审查学生考试资格并办理缓考手续；负责收齐本部门所授课程的班级成绩表并上交教务处存档；负责学生成绩的查询、打印等工作。
2.3 学籍管理工作。负责统计学生报到注册情况，完成学生留级、转学、休学、退学、复学等审核统计工作；完成本学院（系）应届毕业生毕业资格审核工作，并上报教务处；负责办理学生重修手续等。
2.4 协助领导了解师生对教学工作的意见，配合主管领导做好教师教学质量考核及聘期考核相关工作。
2.5 负责本部门教学管理文件和资料收集、汇总、整理、存档等工作，包括学生毕业设计（论文）、考试试卷、教师任课表、学生成绩表等，并按规定时间将档案材料交给档案室。
2.6 负责组织召开与教学工作相关的会议。
2.7 解决与教学管理相关的其他突发事情。
3 高校教学秘书如何做好本职工作
从高校教学秘书工作岗位的重要性和高校教学秘书的岗位职责可以看出教学秘书在高校教学管理中起到了举足轻重的作用，要想做好本职工作，成为一名合格教学秘书具体应从以下几方面努力做起：
3.1 思想政治方面。认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”的重要思想、科学发展观和习总书记系列讲话精神，不断加强自身的思想政治修养，廉洁自律，不断加强自己世界观、人生观和价值观的改造，提高自身的政治理论水平，并将其落实到工作实践中。
3.2 职业道德修养方面。要热爱自己的本职工作，对工作认真负责，不推卸责任，不因事小而不为，不因事难而怕为，立足岗位职责，办事公道，诚实守信，恪尽职守，牢固树立全心全意为师生服务的意识，做好工作的每一个环节，为实现工作目标而努力奋斗。
3.3 自身素质和能力方面。①应具有较强的的综合分析能力。教学秘书工作繁杂多样，因此在工作中我们要始终保持头脑清醒，思维敏捷，有条理性，善于思考，分清事物的主次和轻重缓急，拿出行之有效的计划和方案，从而提高工作效率。在工作中我们要善于抓住每一次机会，培养、锻炼、提高自己的综合分析能力。②应具有良好的文字表达能力。教学秘书在工作中会经常遇到撰写计划、总结、申请、报告等各种材料、文件，这就需要有良好的文字表达能力。文字表达能力的提高不是一蹴而就的，需要我们善于动脑，随时积累、记录、归纳总结，勤读书，多练习，掌握写作基本功。③应具备与人沟通能力。教学秘书在教学管理工作中承担着上传下达、协调左右的重任，这就要求教学秘书秘书具有较强的沟通能力，教学秘书除了要和部门领导、教师以及其他部门进行有效的沟通外，还要和学生进行有效的沟通。良好的沟通能力是教学秘书能够发挥自身作用的有力保障，是保证教学工作有序、顺利开展的重要前提，因此，我们要不断提高自己与人沟通的能力，从而保证教学与管理工作顺利进行。④应具有熟练的计算机操作能力。随着计算机技术和互联网技术突飞猛进的发展，计算机的使用已经广泛进入高校机关的各个部门，熟练掌握和使用计算机已经成为教学秘书最基本的能力要求。现在很多高校实行信息化教务管理，将课程管理、培养方案管理、学籍管理、排课管理、教室管理、成绩管理、学生网上评教、网上选课、等纳入了教务管理系统。这些都需要有熟练的计算机操作能力。除此之外，教学秘书的许多日常事务性工作，如档案管理、教学工作量的计算、各种通知、总结的撰写、文件的打印等工作都利用计算机完成。教学秘书要不断加强使用计算机的能力和技巧，成为技术型、复合型的高素质教学管理人员，以不断提高教学管理工作的效率。⑤应具有勇于创新的能力。创新是时代的要求，有创新才有发展。信息化时代要求教学秘书要有现代化的管理方法和手段，能迅速、准确地收集信息、处理问题。这就需要教学秘书不断更新观念，收集好的经验和做法，勇于改革创新，为领导提出好的建议，给领导的决策提供科学的依据，使教学管理制度更加合理化、规范化和科学化。
除此之外，教学秘书为了提高自己的业务能力，还应定期或者不定期地参加有关教学管理方面的培训，从而能够系统地学习到教学管理方面的知识理论，还可以去其他院校参观学习，借鉴其先进的教学管理经验，接触新思想、新理念，和其他教学管理人员相互交流探讨，不断提高自己的业务水平。学校还应给教学秘书学习进修的机会，不断加强理论知识的学习和全面素质的提高。
总之，作为教学秘书，我们要有一个积极主动的工作态度，发扬敬业思想，明确自己的职责，摆正自己的位置，不断学习，全方位提高自身素质，一门心思干工作，就一定能做好自己的本职工作。
参考文献：
[1]胡晓萍.论新时期高校教学秘书的素质要求[J].宁波工程学院学报，2007（3）.
[2]邓媛.高校教学秘书的工作职责与素质要求[J].黑龙江科技信息，2009（1）.