行政机关公文写作规范

行政机关公文写作规范（精选8篇）

行政机关公文写作规范 篇1

机关行政公文写作规范及常见问题分析

一、行政公文法规框架

1、行政公文定义

广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文字材料，除通用公务文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。

狭义的公文专指法定公文。是指《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文和中共办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。这是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

2、行政公文法规框架

《国家行政机关公文处理办法》 《中国共产党机关公文处理条例》

《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）《中国科学院公共事务管理标准》 《国家公文主题词表》

3、行政公文法规框架历史沿革

1988年，国家技术监督局发布了GB/T 9704—88《国家机关公文格式》国家标准，这是世界上第一个公文格式的国家标准；

1999年，根据国务院办公厅指示，中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局组织对GB/T 9704—88国家标准进行了修订，国家质量 技术监督局于1999年12月27日发布了GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准。

二、行政公文写作规范

1、特点（1）法定性

（2）政策性（3）实用性（4）时效性（5）规范性

2、基本功用

（1）颁布法规，传达指示；

（2）反映情况，请示工作；

（3）联系工作，商洽公务；

（4）宣传教育；

（5）依据凭证。

3、文种及分类 文种：

每一份文书都有各自的名称，公文的名称就是公文的种类，简称文种。《国家行政机关公文处理办法》将公文的种类规定为13类13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种公文：决议、决 定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

分类：

（1）依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。

（2）按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类。紧急公文又分为“特急”和“急件”两种。

（3）按照有无保密要求和、及秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类。保密文件又分为绝密文件、机密文件和秘密文件三类。

（4）按照具体职能的不同，可将公文分为按照具体职能的不同，可将公文分为法规性公文（如命令、令）、指挥性公文（公告、通告）、报请性公文（请示、报告）、执照性公文（批复、意见）、联系性公文（最典型的就是函）、实录性公文六大类（会议纪要）。

4、构成要素及格式

《国家行政机关公文格式》将构成公文的诸要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

（1）眉首

又称文头部分，通常有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。

发文机关标识

发文机关标识就是我们通常所说的“红头”。它一般由发文机关名 称加“文件”两字组成。一般用“小标宋”字体。需要注意：发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。几个机关联合发文，要把参与发文的机关都排上，主办机关排在前，其他依次，机关名称后的“文件”二字居纵向中央。

如：××市教育局

××市教育局 文件

××市教育局

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。份数序号

份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号。同一文稿印制若干份时，每一份的份号都不同，这在秘密公文的管理过程中具有重要意义。序号用阿拉伯数码顶格票识在版心左上角第一行。位数无限制。

紧急程度

对于事关重大、需要紧急传递和办理的公文，应标明紧急程度，以便跟一般公文区分开来。紧急程度分为两级，行政公文分别叫做“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标注在首页右上角第1行。

发文字号

位于发文机关标识的正下方、眉首部分与主体部分的间隔红色的正上方，用3号仿宋字体。如有“签发人”，则移至左边（左空1字）。，两字间空1字。如同时标识秘密等级，则居右上角第2行，在秘密等级下方。签发人

位置标在发文机关标识下方右侧，也就是发文字号右边。“签发人”3字用3号仿宋体，后加全销冒号；签发人姓名用3号楷体字，右空1字。

（2）主体

又称行文部分，通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。

公文标题

公文标题位于红色反线下方，与红色反线之间空2行，居中排列，字号用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布，折行时，要注意做到词意完整。

标题由发文机关名称、主要内容、文种组成。名称根据情况可以省略。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送机关

主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型 机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，与标题之间空1行，与正文之间不空行，左侧顶格用3号仿宋字体。

下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。

向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送 机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文，没有明确的主送机关，可以没有这一项。

正文

正文位于主送机关名称下方，用3号仿宋体排印。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

附件标注

公文如有附件，就当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。标注的位置在正文下行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”二字，后标全角冒号和名称。如有序号，用阿拉伯数字后加圆点，如“附件：1.××××××”，附件后不加标点符号。

成文时间

时间一般以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。会议通过的重要公文，以会议通过日期为准。

成文日期要写明年、月、日，不得简写，用汉字书写，位于正文或机关署名下方，右空4字。联合行文由于公章较多，成文时间位置有特殊要求，后面会介绍。

会议通过的重要公文，成文日期不放在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。

印章

除会议纪要和以电报形式发出的以外，公文均应加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖公章。联合下发的公文，都要加盖公章。当公文排版后最后一页所余空白处不能容下印章位置时，就调整解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

单一发文印章

落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，右空4字；印章上距正文1行之内。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；只能采用同种加盖印章方式，互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并在其上加盖印章。主办机关印章在前，每排最多排3个；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

附注

公文如有附注，加括号标注于成文日期下一行，居左空2字用3号仿宋字体标注。无须特别说明者，可以省略此项。

（3）版记 又称文尾部分，通常是由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成的。

主题词

公文主题词是为适应办公自动化的需要，在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词和词组。

除类别词外不超过5个主题词。“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

抄送机关

抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于主题词下方，印制版记（印发机关和时间、份数）上方。左空1字用3号仿宋字体标识“抄送”二字，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

印发机关和印发时间

印发机关和印发时间位于公文末页下端，用3号仿宋字体，印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发机关，一般是发文机关的办公机构。印发时间，是实际复印的日期，与公文的成文时间意义不同。

版记的各项之间，均加一条反线，宽度同版心。

三、行政公文写作常见问题分析

从受文单位和人的角度考虑公文写作，其生硬的规范就变得有人情味，变得容易理解;一些常犯的错误也就容易避免。基本的逻辑：哪来的文件——说的是什么事，和我们有什么关系——我们该怎么处理(落实、反馈)——来文“质量文采”怎么样。

1、哪来的文件

涉及到公文写作中的两个方面：正确使用公文标题和正确使用印章。

常见的错误：

1）上行文和平行文省略发文单位

2）印章模糊，或使用不规范（倾斜、倒置）建议：

1）上行文和平行文不省略发文单位。2）规范使用印章。

2、说的是什么事，和我们有什么关系

涉及到正文写作正确、得体：要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。常见的错误（能说明白但写不明白事）：

1）开篇不明义：开篇即描述过程，最后说需要别人做什么 2）文章层次不清：写作手法不对。

建议：了解规范、开门见山、找到逻辑、形成针对 介绍几种常见公文的写作手法：

1）通知——让读者以最简单的方式知道该做什么和怎么做 用途：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

特点：通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。

分类：按内容和功用的不同，通知可以划分为批示性通知、指示性通知、告知性（事项性）通知、任免通知四大类。

写法：

标题：通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题，省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况：省略发文机关；省略多余的“关于”和“通知”字样；省略发文机关和事由。

正文：通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。主体在事 项部分。

指示性通知的写法。指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。指示性通知的事项，一般具有影响面较大、比较紧急和有一定的政策性的特点。

批示性通知(批转、转发性通知)的写法。批转与转发性通知正文写法大体相同。可以把这两种通知称为“批语”，把被批转、转发的文件看做是通知的主体内容。批语的内容主要有如下三个方面：说明批转的目的或陈述转发的理由；对受文单位提出贯彻执行的具体要求；

根据具体情况做出补充性的规定。

事项性通知的写法。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容(即事项)，以及做什么，怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。第一部分是开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。第二部分是主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作，因此也有人称之为“工作通知”。第三部分是结尾，多提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”等习惯用语，也有的通知结尾不写习惯用语。

写事项性通知，要开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知主要以叙述为主，对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性，只要抓住关键问题，用简洁的语言把道理阐述清楚即可。

知照性通知的写法。知照性通知的正文，只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。

2）报告——知道自己的目的；根据自己的目的选择材料，说清楚事件

用途：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

种类：按性质的不同划分为：综合报告、专题报告；按行文的直接目的不同，可将报告划分为：呈报性报告、呈转性报告

写法：

标题：报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成；另一咱是由事由和文种构成。

正文：报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将××情况报告如下”一语转入下文。主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点 提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。建议报告的重点应放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。递送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。结语。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。

落款：如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。

3）请示——衡量请示成功与否的唯一标准是对方是否批准。说服对方相信，站在对方的角度，考虑对方的想法，化解对方的顾虑。

用途：请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。

分类；根据内容、性质的不同，请示分为请求指示的请示、请求批准的请示。

写法：

标题：请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事和文种构成。

主送机关：请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。正文：其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。

落款：一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。

掌握撰写请示应注意的事项：

要正确选用文种；要做到一文一事；要避免多头请示；要避免越级请示。

掌握报告与请示的区别：具体功用不同；内容含量不同；行文时机不同。

4）批复——写明同意还是不同意；做出必要的修正、补充。用途：《办法》规定：批复适用于答复下级机关的请示事项。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还 对请示事项作出修正、补充。

批复同复函的区别：第一，行文方向有所不同；第三，重要程度有所不同。

写法：

批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款几个部分。标题：批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。

主送机关：批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。

正文：正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。

落款：一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机 关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。

了解写作批复的注意事项：态度鲜明；全面周详；迅速及时。

5）函

用法：《办法》规定，函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项。

分类：按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。按内容的不同，划分为知照函、催办函、邀请函等。

写法：

标题：公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

正文：其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。开头：主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

主体：这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注 意答复事项的针对性和明确性。

结尾：一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等

结语：通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

结尾落款：一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

掌握写作函的注意事项：第一，文种的选用要正确；第二，内容要简洁；首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性；第三，措辞要得体。

6）会议纪要

用途：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

种类：按内容和功用的不同，划分为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。按会议性质的不同，划分为日常行政工作会议纪要、大型专题工作会议纪要。

写法：会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款构成。

标题：会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。1）单标题： 由“会议名称＋文种”构成。如《全国城市爱国卫生现场经验交流会纪要》、《关于改革××局、××局管理体制的会议纪要》等。2）三要素构成的标题：发文机关、会议名称和文种构成，如《××集团公司经理办公室会议纪要》。3）双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。

正文：公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。前言：首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。具体写法常见的有两种：第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。

主体：是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。常见的写法有三种：第一条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公 会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。第二综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。第三摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。

结尾：属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。落款：包括署名和成文时间两项内容。

落款署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要则不需要署名，不加盖公章。至于成文时间，如果在首部已注明，就不再写。

了解写作会议纪要的注意事项：第一，要作好会议记录；第二，要突出会议要点；第三，要善于整理会议意见。

——写作公文，不必过于关注所谓写作手法、层次，只要做到“了解规范、开门见山、找到逻辑、形成针对”，就会写出好公文！

3、我们该怎么处理(落实、反馈)涉及到公文写作中的两个方面：正确回复文件；正确部署落实。常见的错误： 1）因对来文理解错误导致回复错误。2）因对来文理解错误导致内部部署落实不力。建议：

1）对来文一定要回复，或正式批示、或口头反馈

2）以转发文件形式落实上级部署的，要尽可能提些具体要求 3）以内部通知方式落实上级部署的，要有具体落实措施

4、来文“质量文采”怎么样 涉及到公文写作中的语文基本功问题 常见的错误：

1）行文逻辑性差，思路混乱

2）文字、修辞使用问题，出现错别字、修辞错误 3）序码使用错误 4）标点使用错误 建议：

1）学习形式逻辑，提高文字能力； 2）正确使用公文结构用语

一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。

二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。

三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述 等。

四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。

五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该等等。

例子：

关于在全所开展深入学习实践三个代表重要思想活动的通知 所属各单位：

根据所党委的指示精神，按照院党组的具体部署，依据所党委年初制定的工作计划和所长办公会关于加强所政治思想工作和文化建设的有关决议，经分院党组批准并经所党委研究决定，为全面提高全所职工对三个代表重要思想的认识水平，拟于近期开展深入学习实践三个代表重要思想活动。有鉴于此，现就有关事宜通知如下：

活动时间： 活动目的： 活动事项： „„

改正： 关于在全所开展深入学习实践三个代表重要思想活动的通知

所属各单位：

根据院党组的的指示精神，按照所党委具体部署，于近期开展深 入学习实践三个代表重要思想活动。现就有关事宜通知如下：

活动时间： 活动目的： 活动事项：

3）正确运用序码。常用顺序是

一、（一）、1、（1）共四层。4）减少使用错别字

按(安)装

针贬(砭)精萃(粹)渡(度)假村

防(妨)碍

幅(辐)射 言简意骇(赅)震憾(撼)既(即)使

一如继(既)往

不径(胫)而走

峻(竣)工

烩(脍)炙人口

鼎立(力)相助

再接再励(厉)默(墨)守成规

沤(呕)心沥血

凭(平)添

出奇(其)不意

修茸(葺)亲(青)睐

声名雀(鹊)起

发韧(轫)欣尝(赏)有持(恃)无恐

追朔(溯)趋之若骛(鹜)寒喧(暄)不能自己(已)尤(犹)竭泽而鱼(渔)滥芋(竽)充数

蜇(蛰)伏

装祯(帧)饮鸠(鸩)止渴

坐阵(镇)姿(恣)意妄为

编篡(纂)永保(葆)青春

备(倍)受关注

“的、地、得”的使用„„

反映－反应、扼制－遏制、营利－赢利、交纳－缴纳、累计－累积、认证－论证、截止－截至、过度－过渡、有力－有利、公关－攻关、自己－自已

关注国家教育部、国家语言文字工作委员会2002年发布的《第 一 批 异 形 词 整 理 表》。

5）减少标点使用错误 顿号使用错误： 例：加快东部沿海地区和中、西部的全面发展。

解：有些并列词语相互联系紧密又为人们熟知，这些词语中间不用顿号。

例：上世纪八、九十年代

解：概数中间不能用顿号。

例：在五六月份，全分院开展了学习实践科学发展观活动。

解：“五六”不是概数，而是相邻的两个数字，是确指，中间要用顿号。

冒号使用错误：

例：光机所来函的意思是：“此事他们无法独立完成，需要分院帮助”

解：转述的文字不能用冒号，例句中的冒号应改为逗号，引号应去掉。

例：参加分院运动会的有：光机所，应化所，地理所三支劲旅。

解：句中短暂停顿不能用冒号，例句中的冒号应去掉。

例：所长在会上宣布：“今后每个研究室必须做到三点：一是申请课题不能恶意竞争，二是主动缴纳项目管理费，三是不能私设小金库。”

解：同一句子中不能用两个冒号，例句中的后一个冒号应改为逗号。

例：“今年全所科研合同额要超过6个亿”所长指示说：“特别是基础研究，要达到2个亿。” 解：“某某说”、“某某想”放在所说话的中间，不能用冒号，要用逗号。引号使用错误：

例：“今年全所科研合同额要超过6个亿”所长指示说：“特别是基础研究，要达到2个亿。”

解：使用引号时，若是完整地引用原话，而引文又独立使用，则引文末尾的标点不能改动，并要写在后引号内。

例：看看我们所的科研合同额，现在我们才体会到“管理出效益，而且出大效益。”这句话的真正含义。

解：引文不独立，引用的话只作为作者自己的话的一部分时，不管它是不是完整，后引号前都不能用点号（问号、叹号除外）。

例：分院的发展，正如院领导所说的那样，“定位准确，改革深入，前景广阔”。

解：引用的话作为句子的一部分，句末点号应写在后引号外。括号使用的错误

例：此次事件涉及到XXX同志（他是事件发生研究室的副主任。），所以在调查中要求他能回避（对于领导干部干私活问题，要坚决查处，决不姑息）。

解：句内括号里面的解释文字末尾不能用点号。

解：括号里的文字如果是注释句中的一部分，括号应紧贴被注内容之后；如果是注释整个句子，应放在句号外

书名号使用的错误 例：为提高管理部门人员公文写作能力，我院决定购置《国家行政机关公文处理办法》（以下简称“办法”）用作培训教材。

解：书名、报名、刊名、篇名、剧名等的简称仍用书名号，不用引号。

四、提高行政公文效力的几点建议

1、关注附件的使用

2、注重行文前与受文单位的沟通

3、妥善使用代拟文

行政机关公文写作规范 篇2

一、规范公文制发权限, 严把行文入口关

市委和市委办名义所发文件原则上只管宏观, 管党务群团工作, 对具体工作严格按工作职责权限, 归口政府或有关部门办理, 相应地行文也由政府或部门来实施。一是明确应该由部门制发的文件, 一律由部门制发。在文件制发过程中, 我们经常会遇到有关部门为了提高文件效用, 将部门的工作上升到市委或全局的高度, 以市委或市委办的名义下发文件。遇到这种情况, 我们会根据有关规定退回文件起草单位, 要求其自行发文。比如, 市国土局在起草关于增强对国土管理行政问责的绩效考核文件时, 代拟了市委办、市政府办《关于将各县市区国土管理责任纳入绩效考核》的文件, 收到该文件草稿后, 我们办文科就该文件进行了分析, 认为以市委、市政府的名义实施绩效考核涉及到众多部门的工作, 国土局代拟的考核文件的主要内容是国土管理工作, 考核的主要实施者是国土部门, 没必要上升到市委、市政府的高度, 为防止其他有考核内容的部门效仿, 不适合以市委办、市政府办名义联合下文, 因而建议国土局自行发文, 国土局有关负责人先后与分管办文工作的办公室副主任和常委秘书长报告, 我们就将我们的拟办意见向领导进行了汇报, 得到了领导的支持, 最终该文件由市国土局自行发文。二是主要工作职责在政府和政府部门的有关文件, 一律由政府办制发。比如, 对于成立工作领导小组的有关文件, 如果领导小组的组长、副组长等主要负责人都是市政府领导的文件, 我们明确要求由市政府办制发文件, 对于主要工作职责是政府部门的有关文件, 我们也要求由市政府办制发文件, 而不以两办名义行文。通过以上措施, 近年来, 我市党委机关的发文在数量上有较大幅度的下降。

二、规范公文制发程序, 确保公文的严肃性

公文的严肃性、规范性对其制发程序提出了严格的要求, 我市对党委机关公文的制发制定了相应的工作流程, 以程序的规范来保障公文的严肃性。一是规范受理程序。有领导初审是受理公文的前提条件。所有公文都必须有相关单位的主要负责人签字并加盖单位的公章, 经联系相关工作的市委副秘书长认可后方可进入办文程序。规范公文受理的途径。从保密和规范的角度考虑, 市委办公室自2008年起只从内网受理公文, 电子政务内网是公文受理的唯一渠道。二是规范核文程序。所有以市委办或市委名义制发的文件, 都由文件起草单位提供文件起草的相关背景资料、有关依据, 由分管核文的副科长进行审核后, 再由科长审查, 再送分管办文的室务会领导把关。三是规范审签程序。对于以市委办名义制发的公文, 先由市委分管该项工作的副秘书长签署办文意见后进入办文程序, 由办文科对相关依据、文稿的体式、文稿内容初步审核把关, 最后呈报常委秘书长和分管相关工作的常委领导审发;对于以市委名义制发的公文, 经核文后呈报常委秘书长和相关市领导审查后, 最后都由市委书记签发;对于市委办、市政府办联合行文, 先由市政府办对文稿进行初核, 然后由市委办复核, 再按照审核领导的职务高低在市政府和市委之间交叉审核, 最后由常委秘书长或分管相关工作的常委领导审发;对于市委、市政府的联合行文, 审签程序与两办行文基本相同, 最后由市长审签后呈市委书记签发。

三、规范公文制发内容, 确保公文质量

公文质量是公文的生命线, 公文内容是公文的灵魂, 质量优的公文能够用最简洁的内容清楚表达制文单位的意图, 也能够最有效地实现行文的目的。一是严格体式要求。组织公文办理人员认真学习《中国共产党机关公文处理条例》, 熟悉领会党的机关14类公文所使用的条件, 严格根据公文的内容, 我们先对公文的类别进行界定, 该以《意见》下发的文件以《意见》下发, 该以《通知》下发的文件以《通知》下发, 以规范的文种制发文件, 确保公文的体式文题相符、规范有序。二是确保公文的有用性。说到底, 制发公文的目的是为了加强管理、推动工作、促进发展, 而不是单纯地为了制发文件而制发文件, 因此, 公文的有用性是公文制发者应该突出把握的要义。发有用的文, 不发无用的文和作用不大的文是我们在公文处理过程中把握的准则。在公文处理过程中, 我们就把公文的有用性放在突出重要位置。比如, 对于有关活动的实施或会议的召开, 为领导安排相关活动提供有效服务, 以便领导科学安排, 有效避免了有关活动或会议的撞车, 我们要求明确具体的时间, 有时为了确定某个时间点, 我们经常要与市委总值班室等有关会议部门衔接多次;对于有关体制机制改革的文件的制发, 我们反复召集相关方面的座谈会, 着力对文件制发后对相关群体的影响进行全面评估, 尽可能将文件的可操作性达到最优, 力求准确。三是严把文字关。党委机关的公文一定程度上代表了党委机关的形象, 绝不容许错字、别字、生僻字、歧义字出现, 以免影响受文者对文件内容的领会、理解和执行。我们在核文过程中采用初核、复核、终审的多重审核工作模式, 通过对文件文字的层层把关, 有效地避免了公文文字方面的差错。

行政机关公文写作规范 篇3

关键词：党政机关公文；发文字号；机关代字；规范化建设

2012年《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文发文字号由机关代字、年份号和顺序号三部分组成。机关代字的要素构成，学界观点较多。有所谓机关代字和发文性质代字的二要素说[1]，也有机关名称、主办部门和文类的三要素说[2]。但无论哪一种观点，还只是停留在本体讨论，即“机关代字是什么”的阶段，没有对其具体编写规范即“怎么办”提出明确意见。基于此，笔者针对当下党政机关公文机关代字编写随意、混乱等弊端，就其编写原则、涵括要素的编写规范，以及今后的规范化建设陈述陋见，抛砖引玉，以求教方家。

1 党政机关公文机关代字编写原则

要阐释党政机关公文机关代字的编写原则，不能不探讨发文字号的功能。发文字号肇始于古代勘合制度，真正作为政府公文必备格式要素的是在民国。1912年临时大总统公布的公文程式令第十八条规定：“本令所揭各项令状，各依年月日先后编号，每一年更易一次，自第一号起至何号止，于政府公报公布之”。由此可见，发文字号的原初意义在于防伪与统计，对机关代字编写并不十分重视。北洋政府时期，形成由机关名称、文种和号数三要素的编写成例。如“某机关训令第某号”“某机关饬令第某号”等。1929年国民政府颁布的公文用纸训令中，在规定稿面格式时开始使用“来文字号”“去文字号”的称呼[3]。由此可以推断，从彼时起发文字号的功能已不再限于防伪与统计，更多在于公文拟写、办理与档案管理等诸环节的指称。中华人民共和国成立后，1957年《国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》中，提出公文编号目的在于“便于公文的检查和处理”，能够“反映公文的认办单位”“给予收文和发文的分类登记工作以方便”[4]。这是建国后首次也是唯一一次对公文发文字号功能进行比较全面而权威的解释。

在公文拟写方面，发文字号往往是具体公文的替代。直到现在引述他文时，通常都要在其标题后面括注其发文字号，以增强区分性和权威性。在公文办理方面，如批复、函等文种在开篇也必须引述请示标题及其文号。当某一公文附件不能与主件一起装订时，建国后历次党政机关公文处理规约文书都规定“应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号”，以标示主件与其领属关系。在档案管理方面，国家档案局《机关档案工作业务建设规范》规定，档案尤其是文书档案卷内目录编写时，发文字号是要素之一。不仅如此，现代档案管理技术发展之后，在编制电子档案文件目录时，发文字号也是要件之一。从上述党政机关公文发文字号的历史传承与功能演化可以看出，党政机关公文发文字号中的机关代字编写必须坚持如下原则：

1.1 区分性。所谓区分性就是机关代字的各要素和整个机关代字应该做到唯一性。正如有学者所说，其应该成为公文的“身份标识”，不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复[5]。同一地方的安监局、质监局，发文代字如果都缩写成“×省监”，那么就会出现文件不同而发文字号相同的情况。如按照以上，《河南省安监局关于加强安全生产工作的通知》和《河南省食品药品监管局关于加强春节期间食品安全管理的通知》两个文件，可能会因发文年份相同、顺序号相同，发文字号就完全相同，这就失去了不同公文的区分性。再如标题同为《关于加强国庆期间安全工作的通知》两篇公文，如果是江苏省政府发的，机关代字标识为“苏政发”；如果是浙江省政府发的，机关代字标识为“浙政发”。虽然两篇公文标题的主体内容相同，但由于机关代字不同，即使同时引用、称述，人们也能一眼看出它们在发文机关上的区别，这就是机关代字的区分性在发挥作用。

1.2 通用性。所谓通用性，就是指机关代字的编写规则必须得到业界和社会的普遍认可，成为各级文书撰写机关的共同准则。这里包括两层含义：首先，机关代字的编写规则必须尊重历史传统、符合约定俗成或遵守已有规定。如在既往成例中，“中”往往指代“中共中央”，“国”往往指代“国务院”，这就是约定俗成。再如河南省简称“豫”，安徽省简称“皖”，这既是长期历史传承的结果，同时也得到国家机关的权威认可并写入国民地理教科书中的，其称呼不容随意更改。其次是指基本规则确定之后，从中央到地方，从党政机关到一般单位，都必须按此规则进行编写。工作中我们经常遇到这样的情况，甲政府编写的机关代字是“×政发”，而乙政府编写的机关代字又变成“×府发”，同为行政机关，一个简为“政”，另一个简为“府”，这显然是编写规则出了问题，当然也从一个方面更加看出机关代字编写通用性的极度重要。

1.3 简洁性。有的机关为了追求机关代字的区分性，机关代字有八九甚至十几个之多。如笔者所在学校行政发文的机关代字是“通师高专校”，这个代字显然存在简明性不够的毛病。机关代字太长，给公文的登记、引用、转述包括档案管理等都带来麻烦和不便，使人一望发怵。机关代字虚长，往往是犯了“该省不省”和“妄加”的毛病。前者往往是编写者瞻前顾后，生怕机关的简称、性质、类别说不清楚，编写时大费笔墨。后者往往是过于放大机关代字的功能，什么菜都往机关代字这个篮子里装。如某省国有资产监督委员会文件《关于加强防汛工作的紧急通知》的机关代字编写为“×（该省的简称）国资考核字”，该机关代字除“国资”二字还可进一步简化外，“考核”二字本身与公文主题毫无关系，纯属画蛇添足之举。建国初期有的机关甚至把签发人的名字也嵌入其中，那就显得更不严肃。如何做到简洁？主要有两条：一是组成要素不宜太多。目前公文实践样例中已经包含机关简字和文件格式简字两个要素，笔者认为仍有简化的可能（下文还要专述）。二是各个要素简字要做到字字珠玑，言简意丰，力求以少胜多。

2 当下党政机关公文实践样例中的机关代字编写规范设想

从目前党政机关公文实践用例可以发现，机关代字通常由机关简字和文件格式简字两部分组成。如国务院发文字号的系列机关代字中，就有“国函”“国发”“国发明电”诸类。笔者认为，在机关简字之前很有必要加注机关所在地的简字，理由一是在我国社会信息化水平不断提升的大背景下，机关代字要更有利于党政机关公文的全国流通与快速辨识。二是虽然机关简字从党政机关的规范化简称中选择可能最好，也最方便，但问题是我国党政机关规范化简称的领属区域范围太小，不能反映其所在的省份。《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》中，规定国家行政机关印章所刊名称“可以采用规范化简称。地区（盟）行政公署的印章，冠省（自治区）的名称。自治州、市、县级人民政府的印章，不冠省（自治区、直辖市）的名称。市辖区人民政府的印章冠市的名称，乡（镇）人民政府的印章，冠县级行政区域的名称”。这里以县级政府为例，如“中华人民共和国河南省平顶山市宝丰县人民政府”的规范化简称，按规定应该是“宝丰县人民政府”，前面不能冠以“河南省”。如果在编制机关简字时编制为“宝政”二字，在河南省平顶山市范围内人们可能还能知其所指，但如果其所发公文超越了特定区域流通，人们就可能不知所云，那么机关简字的替代和符号意义就很不明显甚至没有意义。但如果我们在其前面加注其所在区域的省份简字“豫”，则人们至少从机关代字上就可以一眼看出这是一份来自河南省的公文，这就使公文具有通行全国、普遍天下的价值。正是在这个意义上，笔者认为，当下党政机关公文实践样例中的机关代字应细分为区域简字、机关简字和文件形式简字三项。

2.1 区域简字。党政机关区域简字应该由省份简字加市（县、镇）简字构成。如河南省委、河南省政府，自然直接简称为“豫”，这与中共中央、国务院直接简称为“中”和“国”一样。全国各省、自治区、直辖市的简称相关文献已有介绍，此不赘述。有的同志在简称省份时过于随意，如把海南省的简字确定为“海”。如果再有人把上海市的简字也确定为“海”。这样就不能保证全国各省、自治区、直辖市简字的唯一性，因此也就没有区分价值，当然也不易为社会大众所接受。

如果是某省（自治区、直辖市）的下一级机关，如省辖市级党委、政府的发文，其区域简字就宜于使用两个字。如河南省平顶山市，其区域代字应确定为“豫平”为好。在实际用例中，河南省平顶山市政府办公室文件的机关代字编为“平办发”[6]，似乎就不够妥当，理由是其不利于全国通行。若非河南省平顶山市本地人，阅文者很难从区域代字上看出平顶山的地域归属。依次类推，河南省辖市下面的县、镇，也宜于标注“豫”字，以显示其所属区域所在。如河南省洛阳市伊川县，宜标注为“豫伊”，不能仅标注一个“伊”字。至于有人提出，如果是县、镇一级，是不是一定要标全省、省辖市、县、镇各级的区域简字？笔者以为不必过于拘泥，可以统一规定：除国家和省本级之外，从省辖市开始至县、镇一级，一律标注为“省简字+省辖市简字”或“省简字+县简字”“省简字+镇简字”。

2.2 机关简字。仅从党政两类机关的公文来看，首先要确定党的机关和行政机关的区分简字。笔者建议把党的机关简称为“党”，行政机关简称为“政”。有人把党的机关简称为“委”，行政机关简称为“府”，这种用例不常见也不统一，还是统一为好。如党的机关简为“委”，似乎只有党的委员会才适宜这样简。但事实上党的机关还包括党组、党总支、党支部等，如果统一简为“委”，就显得狭窄。而且党政机关也经常成立各种松散型组织如“×市人民政府经济体制改革委员会”，以及在其他社会组织尤其是社会团体组织中，也有不少冠名为委员会的。如果它们也简之为“委”，那么党政机关与社会团体之间就难以区分。

其次，还有党的机关和行政机关部门的简字编写问题。笔者认为如果能够直接从简字上看得出党或政机关类别的，就直接标注。如组织部简为“组”，宣传部简为“宣”，统战部简“统”；教育局简为“教”，建设局简为“建”等，这些可以直接约定俗成为党的机关或行政机关部门，不必在其简字前面叠床架屋地加上“党”或“政”字。反之，如果不能从简字上看出“党”“政”类别，就宜于以“党”或“政”标注（日常用例中，党的机关及其部门通常都要标注“党”。如果某一机关及其部门没有标注“党”字，通常就视为行政机关或行政机关的部门）。如河南省开封市教育局党组发的文件，可以编写为“豫开教党”，其中“教党”就是机关代字；如果是河南省开封市教育局发的文件，编写为“豫开教”即可，也不要画蛇添足地编写为“豫开教政”，这也要成为一个定规。

2.3 文件形式简字。目前可见的文件形式简字通常为“发”“函”。在上个世纪还出现过“字”，这是旧式公文的沿用，当下没有实在意义。“发”“函”等简字有什么意义？有学者认为“发”表示某文件是领导机关的下行文，“函”是代表某文件的发文机关与主送机关是不相隶属关系的机关。据此，认为“发”用于普发性下行文，“函”用于平行文及发文对象单一的下行文，“字”主要用于上行文，“电”主要用于明传电报，“联”主要用于联合行文。如果此观点成立的话，那么《国务院关于同意将浙江省湖州市列为国家历史文化名城的批复》的发文字号又怎么编制为“国函〔2014〕88号”呢？其实对照《国务院关于优化建设工程防雷许可的决定》的发文字号“国发〔2016〕39号”，就可以发现，目前公文实践用例中的“发”“函”，前者指的是公文形式是普通文件格式，后者指的是信函格式。《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中的文件格式共四种：普通文件格式、命令格式、信函格式和纪要格式。在编写简字时如何使用，笔者有两种意见：一是省略文件形式简字。二是如果一定要标识，那么上述四种文件格式分别简为“发”“令”“函”“纪”四字。实际用例中还发现，有机关使用明传电报的，还标识“电”字，国务院公文中也有不少这样的样例。其实“电”字与前面的“发”“令”“函”“纪”四字的含义是不同的，前者指的是文件形式，后者指的是文件载体，根本不是一个类项。笔者认为还是不要标注为好，包括国务院在内就应停止此种用法。

3 尽快建立、实施党政机关公文机关代字的国家标准，推进规范化建设

机关代字虽然属于党政机关公文发文字号的组成部分之一，但在发文字号中却起着根本作用。发文字号作为党政机关公文格式众多要素中的一种，其公文的身份性、替代性、统计性、防伪性等诸多功能，决定其绝非可有可无。正因为如此，其作为党政机关公文规范化建设的重要组成部分，不仅不可小觑，而且对其编写应该有更为周详的规定。建国后，历次党政机关公文处理的规定文书中，在内容方面对发文字号的标识规定为“包括机关代字、年号、顺序号”，在编写格式方面也只是规定了年度号、顺序号的编写要求，虽然具有一定的操作性和针对性（注：规定文本本身漏洞仍然不少。如2012年新版党政机关公文格式中，规定发文顺序号不加“第”字。在同一文本中，对命令格式的令号前面要不要加“第”字又没有明确表述，在实际工作中恰恰又是使用“第”字的。既然如此，在规定文本中关于发文顺序号前加不加“第”字，就要限定适用范围。），但仍显笼统，实践性欠缺。尤其对机关代字的编写语焉不详，这种现象在讲究公文格式规范化的今天，应该得到根本性转变。

如何消除当下机关代字编写的杂乱现象？解决途径有两种：第一种是回归本原，即发文字号真正由机关代字、年份号和顺序号三部分组成，机关代字就是机关名称的缩写称呼，由地区简字和机关简字构成。各省（自治区、直辖市）已有通行简称，省辖市、县、镇等三级党政机关的简字应分别由上一级行政机关确定，并统一印制简字表送国家文书部门备案；机关简字的编写规定为：党的机关简字为“党”，政府机关简字为“政”；党政机关部门的简字编写以中共中央、国务院组织机构设置的名称为依据，统一确定简字印发全国。如组织部简为“组”，宣传部简为“宣”，办公室（厅）简为“办”等，要求全国各级机关都要按统一称呼编写，不得各行其是。同时去掉公文实践中使用的文件格式简字“函”“发”“令”“纪”等。如国务院发的文件，发文字号就编制为“国〔××××〕×号”，不再编制为“国发〔××××〕×号”；国务院办公厅发的文件，发文字号编制为“国办〔××××〕×号”，也不再编制为“国办发〔××××〕×号”“国办函〔××××〕×号”等。第二种途径就是在区域简字、机关简字之外，继续保留文件格式简字，维持现在的结构组成。这种编写规范固然一方面是较好地延续了传统做法，容易被学界和写作实践所接受；另一方面能够从发文字号上看出公文格式。

权衡二者利弊，本着发文字号简明、区分、便捷、实用的要求，笔者更倾向于使用第一种途径。理由：首先，正是因为机关代字组成要素多元，而使其在写作实践中的编写变得自由随意起来。其次，公文格式从公文文面上能够一目了然且有诸多明确标志。如：命令格式令号编排在发文机关标志之下且下面直接标注正文，二者之间没有分隔线，发文顺序号前加“第”字；信函格式的首页上下均有一条红色双线且首页没有页码，发文字号标识位置右靠。如此等等，都无需再在机关代字部分做一些画蛇添足的标志。这样使发文字号更简明、醒目，对发挥其替代、统计、引用等作用都有好处。

这里要特别强调的是，包括机关代字在内的发文字号编写规范一旦确定之后，一方面国家文书标准制订部门要及时做出修订或说明，另一方面更需要各级党政机关尤其是文书人员认真遵守。各级党政机关的文书处理部门，在文稿审核阶段就要对机关代字编写规范情况严格把关；上级文书处理部门对下级机关代字编制不规范的，要通过警示甚至发回重报等途径，提出严格要求，加强规范督查。只有这样，通过建章、督查等多种手段，才能使发文字号机关代字的规范化水平得到有效提升。

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（作者单位：南通师范高等专科学校 来稿日期：2016-07-19）

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（作者单位：苏州大学社会学院 来稿日期：2016-06-28）

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[5]廉清.《图书情报工作》核心作者群分析研究[J].现代情报，2004（11）：55～59.

谈行政公文成文日期的规范化 篇4

成文日期看起来是个小问题实际上它的作用很大。从成文日期可以反映出公文内容的时代背景。如果没有成文日期阅读公文的人就不知道公文内容出于何时就很难处理公文中要求办理的事项还会给公文的立卷归档带来困难。

一、确定成文日期的原则 自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》国发〔2000〕23号国务院2000年8月24日发布见国务院公报2000年第31号以下简称《办法》规定“成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准”。据此 1重要的命令、决定、通告、通知等以领导人签发日期为准 2两个以上机关联合发文以最后签发或签署的日期为准 3会议通过的公文以通过的日期为准 4一般性的公文可以实际印发的日期为准 5电报以发出日期为准。

二、成文日期的格式规范 国家质量技术监督局1999年12月27日批准发布2000年1月1日起实施的国家标准《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 以下简称《格式》规定“印章一般要盖在成文日期上因此成文日期的位置要依印章的位置而定”。成文日期的具体位置通常有两种情况一是文尾标注二是题下标注。文尾标注行政公文大都采用文尾标注的方法。其标注位置因单一发文或联合发文而不同。按照《格式》的规定单一发文只有一个印章时“成文日期右空4字”两个单位联合行文且有两个印章时“应将成文日期拉开左右各空7字”即居中排布3个以上不含3个单位联合行文且有3个以上印章时“在最后一排印章之下右空2字标识成文日期”。题下标注是指那些经会议通过的公文如章程、条例、细则以及开头即分章列条或直接发布的规定、办法等范规性公文其成文日期一般都放在标题之下正文之上并加括号通常写成“×年×月×日”或“×年×月×日发布。”如是会议通过的公文应写明会议名称和通过日期。

三、成文日期与盖印的位置要协调 《格式》规定单一发文印章时“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期。成文日期右空4字加盖印章应上距正文2mm4mm端正、居中下压成文日期”。《格式》对印章与成文日期的相互协调也作了规定“当印章下弧无文字时采用下套 方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上”。印章是公文生效的标志。一般情况下行政公文除会议纪要外不加盖印章的公文是无效的。行政公文印章与成文日期的位置要协调一致相互呼应。1单一机关发文时印章要压盖成文日期 只需盖一个印章的单一机关发文落款处即成文日期之上不署发文机关名称只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字纵向与正文的距离要依印章的大小而定其标准是印章加盖在成文日期上后印章的上弧距正文2mm4mm即不到一行的空白。这样要求是为了防止变造公文如果空白过大就容易被人私自加入其它内容。盖印要端正居于成文日期之中。国家行政机关的印章大多都带有国徽如把国徽盖歪了是极不负责也是极不严肃的。考虑到有的行政机关印章有国徽有的印章没国徽有的印章下弧有文字有的印章下弧没文字《格式》规定了“下套”和“中套”两种盖印的方式。“下套”的方式适用于带有国徽或图案、下弧没有文字的印章。仅以下弧压在成文日期上既可完整地显示国徽或图案显示印章的庄重性和严肃性也可防止因国徽图案或文字压住成文日期而让人难以辨认使成文日期清晰易辨。“中套”的方式适用于下弧有文字的行政机关业务主管部门的印章。中套的要求是把印章的中心线压在成文日期上避免因印章下弧的文字与成文日期重合而造成辨识不清。2两个单位联合行文时成文日期要居中 《格式》规定“当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文日期印章用红色。只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切相距不超过3mm”。两个单位联合行文成文日期的标识位置要向中间移动居中排布将成文日期的字距拉开成一行左右各空7字。两个印章均压成文日期主办单位印章在前。为了保证印章排列整齐《格式》规定“只能采取同种加盖印章的方式”。即不管个别印章适合哪种加盖方式要下套都下套要中套都中套要统一起来以保证印章排列庄重、整齐、匀称、美观。3三个单位联合行文时印章不压成文日期 “当联合行文需加盖3个以

上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称可用简称排在成文日期和正文之间。主办机关印章在前每排最多排3个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文日期”。三个或三个以上单位联合行文所有参与联合行文的单位都要署单位名称印章压在单位名称上。因为三个以上单位联合行文如仅署成文日期不署单位名称就会出现至少有一个以上印章无法压在成文日期上就会出现至少有一个以上印章是空白印章。现在印刷公文大多采用现代化的印刷设备套印印章是最基本的做法。套印印章的方法就是将一个印在白纸上的空白印章作为印模直接制版。如果公文中出现空白印章即印章没有压盖任何文字就等于把本单位的印模送给了所有收文对象极易给伪造印章者提供可乘之机。而要求所有参与联合行文的单位都署单位名称将印章加盖在单位名称上就会避免这种情况。这时的成文日期应放在最后一排印章之下空1行的位置右空2个字。成文日期上不再加盖印章。

四、行政公文成文日期的用字规范 《格式》规定“成文日期用汉字将年、月、日标全„零‟写为„○‟”。《办法》规定“公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字”。按此规定行政机关公文的成文日期属必须使用汉字书写的范畴这是毫无疑问的。要注意的是零要写作“○”如“二○○一年一月一日”。不能阿拉伯数字与汉字混用且年、月、日要写全。有的机关公文不写年代仅写月日这在当时也许不会引起误解但年代一久后人要想知道确切年代就要花许多时间进行考证。

五、党委机关公文成文日期的用字规范与行政机关不同 中国共产党各级领导机关的公文其成文日期的用字规范与行政机关不同。二者的差别在于行政公文的成文日期要求用汉字书写而党委机关公文按中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》中办发〔1996〕14号的要求“公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定”。党委机关执行的是原国家技术监督局1995年12月13日发布的中华人民共和国国家标准《出版物上数字用法的规定》GB/T15836—1995按此规定“公历世纪、年代、年、月、日”“要求使用阿拉伯数字”。因此党委机关公文的成文日期用的是阿拉伯数字。

行政机关公文写作规范 篇5

湖北省高等教育自学考试本科毕业论文

(二号宋体居中）

论文题目：（2号楷体）

主 考 学 校：武 汉 大 学（四号宋体）专 业：行 政 管 理 准 考 证 号：„„„„„„ 学 生 姓 名：„„„„„„ 指 导 教 师：„„„„„„ 工 作 单 位：„„„„„„

二○一○年十二月（3号黑体）

学术声明示例：

郑 重 声 明（宋体粗体2号居中）

本人呈交的论文，是在导师的指导下，独立进行研究工作所取得的成果，所有数据、图片资料真实可靠。尽我所知，除文中已经注明引用的内容外，本论文的研究成果不包含他人享有著作权的内容。对本论文所涉及的研究工作做出贡献的其他个人和集体，均已在文中以明确的方式标明。本论文的知识产权归属于培养单位。

（宋体4号）

本人签名： 日期：

中文摘要示例：

摘□□要

（黑体小2）

目前对于CCD相机捕获的卫星图像的浏览和动态缩放这个比较棘手的问题的解决方案大多是通过对原始图像进行分割，然后分块显示。这些方法实现起来相对比较容易，开发成本也比较低，但是局限性非常之大，使浏览极为不便，移植性也较差。在本项目中为了解决海量图像方面的这个技术瓶颈，提出了大容量缓存加无级缩放算法的方案。(宋体小4)

„„ „„ „„

关键词：关键词1；关键词2；关键词3（黑体小4）（宋体小4）

目录示例:

目□□录（黑体小2）

一、绪论

□□1.□ 研究背景 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1 2.□ 图像处理领域的研究现状„„„„„„„„„„„„„„„„„„1 3.□ 本课题的研究内容 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2

(各段的名称黑体4号，其余宋体小4)

…… …… ……

二、关于海量图像无级缩放

□□1.概述„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 35

2.无级缩放算法原理„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 37

……

结论 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 57 参考文献 ……………………………………………………………………………… 59 附录 ……………„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 72

(结论、参考文献、致谢及附录黑体4号)

论文章节标题示例：

一、绪论（黑体小2）

（章标题段前为0.8行、段后为0.5行）

1.概述（黑体4号）

□□IP（Intellectual Property）就是常说的知识产权，IPCore（知识产权核）则是指用于产品应用的专用集成电路（ASIC）或者可编程逻辑器件（PGA）的逻辑块或数据块。

（宋体小4，正文行间距固定为23磅，字符间距为标准）

.....................（1）DDR IP Core的时序性描述（黑体小4号）（2）对DDR SDRAM的初始化时序（黑体小4号）……

□□通过DDR IPCore 对DDR 和DDR2 SDRAM进行初始化是有分别的，由于在本次项目设计过程中实际采用的是DDR SDRAM，因此本文仅仅对前者的初始化时序进行讨论。

（宋体小4号）

参考文献示例：

参考文献(黑体小2)[1] 戴军，袁惠新.膜技术在含油废水处理中的应用[J].膜科学与技术，2002，22（2）：59-64

[2] 毛侠，孙云.和谐图案的自动生成研究[A].第一届中国情感计算及智能交互学术会议论文集[C].北京：中国科学院自动化研究所，2003：277-279.[3] 王湛.膜分离技术基础[M].北京:化学工业出版社，2000：14-21，30.[4] 张志祥.间断动力系统的随机扰动及其在守恒律方程中的应用[D].北京:北京大学数学学院,1998.[5] World Health Organization.Factors regulating the immune response: report of WHO Scientific Group[R].Geneva: WHO, 1970.[6] 河北绿洲生态环境科技有限公司.一种荒漠化地区生态植被综合培育种植方法:中国,01129210.5[P].2001-10-24.[7] GB/T16159-1996,汉语拼音证词法基本规则[S].北京：中国标准出版社，1996.[8] 毛侠.情感工学破解“舒服之谜”[N].光明日报，2004-04-17（B1）.[9] 陈剑.上博简《民之父母》“而得既塞於四海矣”句解释[EB/OL］.简帛研究网站，http://．2003-01-18

(宋体小4)

„„ „„ „„

1、论文评审表没有电子版，也不能打印，这个是湖北省统一印刷的，如果来不及办公室领取和邮寄的，可以到武汉后找我们工作人员领取，然后及时填写。主要填写：封面、摘要、导师姓名及职称。

2、论文的打印：封面、声明、摘要、目录为单页打印，不需要添加页码（如果个别教授有特殊要求的，以教授为准，没有要求的，以这个为准），从正文起（也就是目录之后）双面打印，同时添加页码，页码从1开始，页面底端居中，与此同时目录中的各章节页码也要与正文中的一一对应。

公文写作格式规范 篇6

公文格式——即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文的效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。

公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

一、标题。“关于”要有,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《关于延华集团董事局关于表彰1997先进工作者的通知》这一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰1997先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。用3号仿宋体于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文要用中括号“[ ]”而不能用圆括号“（）”，另外发文应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加“第”字。标题位于红色横线下方空2行排印。用2号华文中宋体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名 1

号外，一般不用标点符号。

二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。

三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“1．”，第四层 用“（1）”。第三层的“1．”不能写成“

1、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况 下，第一层用“

一、”，第二层可用“1．”。在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4 种字体，均用3 号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第*小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。

四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。

六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。第一个词是标准用语,省里通知有固定格式,最后一个词是公文种类.七、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称标注在印制版记上方，主

题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。

八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发

[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公

文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”

置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用“附”,十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。

拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。

十五、印章。除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。

十六、印制版记。由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”；下行文平行文的，排印“印发”2字。

党政机关公文写作刍议 篇7

一、党政机关公文的特点

党政机关公文具有以下六方面的特点:

(一) 鲜明的政治性。

党政机关公文渗透和体现着党和政府的路线、方针、政策。党政机关公文的这一特点要求我们在写作公文的时候, 一定要了解和熟悉党和政府的路线、方针、政策, 保证公文的政治质量。

(二) 作者的特定性。

党政机关公文一般都是以机关的名义进行发文, 有的公文则是以领导者个人的名义发文。虽然它是以领导者个人的名义发文, 实际上是代表着领导机关的法定代表人。

(三) 法定的权威性。

党政机关公文是党和政府的上级机关制定的, 具有重要的领导作用和指导意义。一个公文出台以后, 下级组织必须坚决执行, 做到令行禁止。党政机关公文具有法定的权威性, 要求下级机关必须坚决贯彻, 严格执行。

(四) 严格的规范性。

党政机关公文具有固定的题材和格式。党政机关公文在融入权威性和政策性为一体的过程中, 无论从内容结构, 还是语言表达、外部形式等各方面都具有自己的特点。

(五) 很强的时效性。

注重时间和效率是公文的特点, 党政机关公文更不例外。无论是请示报告工作, 还是发布命令、指示, 都要有时间观念、效率意识。

(六) 一定的保密性。

党政机关公文涉及党和国家的一些内部事务, 有的还涉及一些机密。所以, 有的党政机关公文有明确的传达、传阅对象和范围, 有的在上面明确标有秘密、机密、绝密等级。因此, 要严格按照保密工作制作和处理党政机关公文。

把握好党政机关公文写作的六个特点, 对我们写好党政机关公文具有重要的指导意义。

二、党政机关公文写作的基本要求

《党政机关公文处理工作条例》对党政机关公文的撰写、格式、内容等都提出了基本的要求, 写作的时候要以其为依据。不同文种的公文有不同的具体要求, 但是无论哪种公文, 在写作的时候都必须遵循五个基本要求:

(一) 符合党和政府的路线、方针、

政策和上级的规定。党政机关公文的主要作用是传达党的路线、方针、政策, 发布重要的规定, 贯彻上级的指示, 对推进党和政府的工作、建设有着十分重要的作用和意义。党政机关公文的特点决定了党政机关公文写作本身具有很强的政治性, 因此, 我们在写作党政机关公文的过程中, 一定要对党和政府的路线、方针、政策深刻领会、认真学习, 不能偏离更不能背离。同时在写作的时候, 要把党和政府的路线、方针、政策以及上级的指示和决定, 与本单位的实际情况结合起来, 这样既能解决本单位的具体问题, 又能使所拟的文稿观点正确, 得出的结论、采取的措施都符合党的路线、方针、政策, 体现出公文的政治性。

(二) 坚持实事求是,

符合客观实际。撰写党政机关公文必须坚持实事求是的思想路线, 从实际出发, 尊重客观规律, 这是党政机关公文文风的基本要求。起草党政机关公文要紧密结合本单位的实际, 对本单位的实际情况进行认真的调查和研究, 使得写出来的公文有内容、有情况、有分析、有观点、有结论、有办法、有措施, 言之有物, 言之有理。

(三) 观点鲜明准确, 结构严谨,

层级分明。首先, 党政机关公文要有明确的观点, 观点是文章的灵魂, 特别是主体观点, 它是文章的主心骨。其次, 起草党政机关公文, 结构必须要严谨, 一般开头部分、主题部分、结尾部分都必须齐备, 不能无故残缺。再次, 起草党政机关公文必须要注意条理清晰、层次分明。必须明确一篇文章有几个部分, 分层之间要用同一个标准, 各个层次之间围绕主题, 还要成为一个有机的整体。此外, 还应当注意每个段落都应该具有完整性。

(四) 文字表述准确简洁,

讲究语法修辞。首先, 语言使用要准确, 做到文如其事, 恰如其分。对于表示程度上的一些提法, 应该讲究分寸。党政机关公文中涉及到的时间、地点、人名、数字等, 表达必须准确。其次, 在党政机关公文写作的过程中, 可以有意识地使用一些模式化的语句, 以达到文字表述简练的目的。有时运用一些模式化的语言, 既简洁方便又有效。使用模式化的语言对其他的文章来说可能是一种失败, 但对于公文写作来说却是必须的, 如果采用其他的写法, 可能就达不到这种效果。再次, 党政机关公文写作需要遵守语法规则。在写作的过程中, 单句、复句必须区分清楚, 句子中的主谓宾和其他的成分都应该完备, 否则就会造成文理不通, 从而影响文章意思的表达。因此, 党政机关公文写作中绝不能出现病句。最后, 党政机关公文写作需要正确使用标点符号。标点符号是现代书面语言中的有机组成部分, 它有助于分清句子结构, 辨明语气。在党政机关公文写作过程中要注意, 有时不仅仅是一字之差, 实际上有时一个标点符号的差别也能造成文意上的混乱, 甚至给工作造成损失。所以, 党政机关公文写作者一定要正确掌握标点符号的用法。此外, 还需要特别注意党政机关公文用语的严肃性。党政机关公文虽然也要求语言的生动性, 用语的丰富性, 但是毕竟不同于文学写作, 它有自己的特点, 因此要避免使用过于华丽的词藻和带抒情色彩的描写, 应当尽可能使用规范性用语。

(五)

符合文种体式, 篇幅简短精炼。根据《党政机关公文处理条例》规定, 现行的正式党政机关公文有十五种, 此外还有一些非正式的文种, 比如工作计划、总结、讲话稿、感谢信等, 多达几十种, 每一个文种的性质和用途都不相同。因此一定要根据实际工作情况正确选用文种。在确定所选用的文种之后, 公文的篇幅要尽量简短, 在准确表达大意的情况下篇幅要尽量短些。党政机关公文的写作者要对公文的内容进行深刻把握, 同时还要善于归纳。总之, 党政机关公文的写作要求文种体式得当, 篇幅长短以文种而定, 并在此基础上尽量做到篇幅简短。

三、党政机关公文写作的基本步骤

一般而言, 党政机关公文的写作有四个基本步骤:

(一) 领受任务, 领会意图。

党政机关公文写作的一个突出特点是受命写作, 即按照上级的指示和要求去写。这一特点要求党政机关公文的作者必须按照上级的指示和要求去写, 是通过自己的加工为机关立言, 而不能站在作者自己的立场去写。所以在写作的时候不仅要明确所受命的任务, 而且还要准确领会领导的意图。首先要弄清楚公文的性质、作用、用途, 以及完成时限、有几个人参加等, 这样便于拟写写作计划。其次, 要对领导者关于公文的基本观点和思路有准确的领会把握, 如不清楚尽快向领导询问。此外, 还要注意把握领导提示的公文写作背景、资料搜集等其他方面的情况。这样, 在准确领会领导的意图之后, 写起来会比较顺利。这一环节的关键是领会领导者的意图, 为把领导者的意图转写成公文准备条件。

(二) 调查研究, 搜集材料。

党政机关公文的作者平时要有意识地进行调研, 善于积累一些素材、资料, 但是对于一些比较重要的、篇幅较长的公文必须进行深入地调查研究。调查研究对象的方法、内容是根据写作公文的内容来确定的。调查对象可以到基层、下级单位、统计单位, 有时还可以向专家、领导请教。调查方法可以采用座谈会、个人访谈、抽样调查、普遍调查法等, 也可以组合运用, 目的是为写好党政机关公文搜集必要的材料。一般而言, 写作之前应该搜集以下资料:一是文件材料, 也就是搜集和撰写公文有关的党和政府的路线、方针、政策, 上级党委和政府的有关决议、指示, 这是写作公文的基本依据, 要很好地把它们搜集起来进行学习领会。二是典型材料, 也就是指典型事物、典型事件、典型人物这些材料。三是前后对比材料, 以前和现在是什么样, 应该做到心中有数。四是反面材料, 在调研的过程中正反两面的意见都要听取, 这样有助于得出正确的结论。五是数据材料, 指写作党政机关公文有关的数据。搜集材料是写作公文的必经阶段和备料阶段, 在这个阶段一定要做到多调查, 多记录, 多思考。同时对搜集到的材料, 在保证广泛性和准确性的前提下, 一定要懂得有所取舍, 要选择那些最有说服力、最恰当的材料来使用。这一环节的关键是根据领导者的意图对各方面进行调查研究, 搜集整理大量有用的材料, 并对材料进行加工整理。

(三) 分析材料, 拟写提纲。

按照“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的原则, 对搜集到的材料进行综合分析, 归纳分类, 之后就可以开始撰写文章的提纲了。拟写党政机关公文的提纲首先要勾画公文的蓝图和大体框架。一般而言, 公文的提纲分粗纲和细纲两种。所谓粗纲, 就是把公文的框架结构和主要层次分清列出来, 要勾画出公文的大致轮廓。所谓细纲, 是相对详细和具体的提纲, 把公文的段落、过渡等都要考虑周详, 把公文的主要思想观点、目的、措施、方法等都用明确的文字表达出来, 在一定意义上说, 细纲就是公文的雏形。这一环节的关键是对经过加工整理后的材料的综合分析, 经过排列组合, 勾画出文章的大体框架, 草拟出文章的提纲。

(四) 动笔起草, 修改定稿。

提纲列出来之后就可以进行文章的起草工作了, 所谓起草, 就是用规范、简明、恰当的语句把构思和提纲转化为实际的文字篇章, 完成党政机关公文的基本写作。不论采取何种起草方式, 都必须按照所列提纲的要求紧扣主题, 一鼓作气写下去。一般情况下, 不要打断原来的思路, 争取一气呵成, 有些东西确实需要补充, 也要等到初稿完成后再从总体的角度来进行衡量。文章初稿完成后, 还必须进行认真地修改, 特别是一些重要的部分, 往往要经过多次修改才能成文。在公文修改方面, 一般要遵循四个方面的原则。第一, 先大后小。先从全篇着眼, 从全局出发, 然后再看局部的细节, 也就是坚持从整体看到部分。先看公文的主题是否明确, 观点是否鲜明, 依据材料是否真实, 然后再看公文结构是否合理, 逻辑是否严密, 最后还要看标点、文字表述等细节问题。第二, 字少义多。在能准确表达大意的情况下, 尽量用较少的文字容纳较多的实质性内容, 也就是达到言简意赅的目的。第三, 增、删、更、移。增就是增添, 主要是对材料不足、内容比较空泛的公文进行修改, 该增添的就要增添。删就是对那些语言重复、表述不明确或者庞杂的内容, 应该删除的坚决予以删除。更就是更改, 主要是对表述不清楚、不严密的文稿进行修改。移就是移动位置, 对段落、词句进行前后移动。在修改的过程中, 要综合运用增、删、改、移等手段, 进一步完善整篇文章。第四, 务求精心。从一定意义上来说, 好文章都是改出来的。党政机关公文的修改是一项严肃认真的工作, 必须具有耐心、细致的作风, 进行反复修改和雕琢, 这样才能写出好的文章来。

写作有章法 规范见成效 篇8

一、命题形式：新材料作文题型

近10多年的高考作文题型演变，是由话题作文逐步向新材料作文转变的过程。这种转变，在2013年表现得尤为明显，高考作文命题终于从话题作文占统治地位变为新材料作文占绝对优势：全国17套试卷中，几乎都不同程度的运用到材料。以提供材料的方式命题，主要有两种好处：能有效回避猜题押题，保证大规模考试的公平性；在考查写作能力的同时，也检测了考生分析问题的广度和深度。可以说，在今后相当长的一段时间内，高考作文命题必将以材料作文为主。

多年来，高考作文命题一直在开放性与限制性的艰难探索中前行。高考的选拔性决定了写作考查采用命题的形式，命题的作用在于防止宿构和抄袭，同时也是考查学生思维能力的重要手段。凡是命题，都会在构思方面对考生形成一定的限制，这种限制，有的是由词语构成，有的是文字材料构成的，同样出于选拔性，作文命题也必须坚持某种程度的开放，使考生才华尽显，个性张扬。高考作文，应该展现的是考生在某种限制下尽情飞扬的思维、情感、才华与个性，高考作文，应该引导考生由不分边界的汪洋肆意走向在既定领域的纵横。所以有人说，高考作文就是戴着镣铐跳舞。

一般来说高考作文材料所包含的意义不是单一的，往往一材多义，材料作文题就具备了价值多元化的特点，因而审题的时候，要多角度、多侧面的思考，从不同的角度，提出论点。即一个材料可以提出多个论点，这就给我们增加了选择论点的空间，但同时学生也要恰当把握限制开放的火候。

二、命题要求

第一个要求不少于800字，“不少于”就是达到或超过800个字。第二要求选好角度，好的角度即切中材料主旨，不偏不离，“好”之外就意味着有稍逊一筹的中等立意角度以及较差角度。确定立意，即文章观点要明确，不能含糊其辞，模棱两可。立意即文章中心，表彰什么，弘扬什么，批驳什么，否定什么要明朗。明确文体，就是记叙文、议论文、散文、小说这些文体要能明确辨识出来，记叙文人物事件要有来龙去脉、前因后果，叙述要严谨完整清晰；议论文要有论点、论证过程、有结论；散文做到形散神聚，有贯穿文章的神，即中心；小说，人物、环境、情节三要素齐备。文体意识要清晰，不能是不伦不类，成为四不像。自拟题目，即根据材料和写作中心，拟一个恰当的与文章内容一致的题目；第三要求不要脱离材料内容及含意的范围作文，即不要撇开材料，另起炉灶，一定要联系材料以及材料的含义。不要套作，不得抄袭，就是说不要去照搬别人的文章，借鉴小部分的好词句是可以的，但是不能大部分的生搬硬套。通俗一点来说就是不要模仿的意思，就是不要将你曾经背过的文章改动个别词语后就全盘抄过来。

三、内涵解析

2012年全国新课标卷作文材料讲述了一个修船工补船的故事。这个故事聚焦主流价值取向，有着强烈的现实针对性，故事叙述详实，材料的内容脉络很清晰。

2013年的作文试题继续采用新材料作文题型。本试题提供的是年轻徒弟在技艺高超的老切割师指导下勇敢并成功切割钻石的材料。试题具有开放多元，时代感浓，思辨性强等特色。易于考查学生的写作能力，同2012年课标卷作文题一样，是一个不可多得的好题。试题立意上具有多种选择，理解上不设阅读障碍，并将立意的自主权、文体的选择权和标题的拟定权交给学生，给学生留下了展智逞才的开放空间。

试题材料有比较多的写作角度可供选择。例如：

从倾向性角度，即从事件中心角度或重要角度立意。如“成功需要经验、技术，但更需要有勇气，以及抛开得失荣辱的良好心态”；“成功需要经验、技术，但更要有勇气”；“放下包袱，勇敢前行”。“内心无羁绊，牛犊不怕虎”，“有勇天下难事少，多虑人间成功艰”。

从老切割师德角度可正可反：正面立意即“成功既需要经验，更需要勇气”，“善于指导（知人善任）”；反面立意即“经验的羽翅上系上黄金，就不敢起飞了”等。

从商人角度立意，商人为了追求利益的最大化，不惜冒险赌一把，参考立意即“欲获多大的利益，就要敢冒多大的风险”等。

从钻石的角度立意，参考立意“钻石有瑕疵，敢变就升值”等。

从老切割师与徒弟之间的关系立意也未尝不可，如“优势需要互补，合作才能共赢”，“师傅放手，徒弟出手”等等。

还可有的立意：成功需要集思广益，凡事求最大价值，勇气最重要，打消顾虑，如何对待价值，经验与勇气，技术与勇气等。当然还有其他可选择的角度立意，就不一一列举，但只要所选择角度符合材料内容及含义范围的就属于“符合题意”。

其实写好或评判一篇文章，审题立意是前提，学生在明确文体、表达方式、选用材料、篇章结构、语言运用等环节上都不能忽视。

2012年和2013年的作文材料都属于记叙性材料，面对记叙性材料，分析时应找出材料的主要人物和主要事件，然后可以以主要人物和主要事件为视角，选择恰当的写作角度。主要事件因主要人物而生成，所以在立意时关注人物即可。除了分析人物和事件，还要再关注材料的主要事物。例如2012年作文材料中的船，船有了漏洞是万不能出海的，否则后果很严重，由此推及到人与社会，人心的漏洞、人性的漏洞、社会的漏洞，这些都得及时修补。2013年作文材料中的钻石，钻石有了瑕疵就得谋求改变，这样才能有价值，做人有了瑕疵也应该适时弥补，修正。

以上分析的各种立意角度都旨在弘扬人性之美，倡导社会主流价值观，所以应该是较好的立意角度。写文章重在以意取胜，立意不高，自然文章格调就不高。

四、备考建议

1.自古文章皆重“意”。前面所谈的文章的写作角度，即文章的“意”。文章要有“意”，并且以“意”取胜，这个”意”从哪里来，必须通过分析材料，研究材料，通过思考判断得来，这个思维过程即审题，所以材料作文写作的基础是审题。尽管新课程理念强调不在审题上为难考生，但在命题中，很难保证不出现有理解困难的题目；另一方面，同一则材料，理解的精深程度也会直接影响立意和构思的质量。在材料作文的构思训练上，要侧重训练学生多角度思考的能力，围绕一则材料，要有意提出多种构思方案，在比较中优选好的构思。材料作文的“选好角度”这一要求，看似开放，实则暗含限制，因为有好的，就意味着有中、差多个等级，所以好的角度，好的构思，是提高得分的关键。

2.不管作文材料的具体内容是什么，其联系的必然是我们的现实生活。近年来，高考作文命题指向稳定在四个方面，即关注生活、关注人生、关注时代、关注道德。所以高考语文复习，应突出“发现+思考”，要以自觉的主体态度关注社会，思考人生，要敏锐地发现生活中带普遍性问题，培养自己的理性思维和辩证思维能力，敢于发表自己的看法。

3.既然是材料作文，写作中就不能没有材料，因为我们的立意角度、我们的观点不是凭空而来，是从材料中产生出来的。完全撇开材料的观点是无源之水，无本之木，完全不顾材料的写作是盲目的写作，是无凭无据的写作，所以一定要用材料。对于材料作文，如何使用，如何转述材料内容大有学问，一般是对材料进行概括提炼，巧妙地放在文章的开头部分（最好不是第一段）或结尾部分（最好不是最后一段）。议论文的材料使用要恰如其分，叙述要简洁，引用材料不能太长，以免导致文体不清。

通过解析2013年高考语文新课标作文试题，我们不难看出，传递社会正能量，关注和引领时代风尚，是高考作文命题的方向和重点。近年来，社会问题常常聚焦在爱心、责任、感恩、荣辱、名利、廉洁等话题上，这方面的现象和思考必然映射到高考作文中，这既是人间美德的讴歌与弘扬，也是对消极现象的围堵和校正！希望我们的考生在平时写作训练中关注时代，放眼社会，写出佳作，成就自我。