企业公文

企业公文（精选12篇）

企业公文 篇1

有位负责办公厅的领导在视察基层工作的时候, 要求办公室的人员要争做“四能干部”, 即“坐下能写, 站起能说, 遇事能办, 问策能对”。他说:“在机关当公务员, 如果不会起草和办理公文, 还能干什么?”的确, 我们作为在企业总部机关工作的同志, 肩负着企业管理、指挥、决策、监督和服务的职能, 而办文作为基本职能之一, 如果不能优质高效地完成办文任务, 那我们还能办什么?

一、《条例》和《格式》存在的疑难问题及处理办法

问题一:份号、密级和保密期限、紧急程度。企业文件一般不涉及份号、密级和保密期限和紧急程度, 涉及密级的根据企业的规定定级。如《中国建筑第二工程局有限公司保密工作规定》和《中国建筑第二工程局有限公司秘密文件管理制度》。

问题二:发文机关标志。《格式》中规定:“发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 推荐使用小标宋体字, 颜色为红色, 以醒目、美观、庄重为原则。”《格式》并未对字体大小作出明确规定, 这给企业在实际操作中造成了一定困惑。

在企业文件中, 当机关标志为一排时用小标宋体小初字, 如“中国建筑第二工程局有限公司文件”;当机关标志为两排时, 机关名称字体采用小标宋体一号字, “XXX文件”采用小初字, 两行居中排版, 如“中国建筑第二工程局有限公司办公室文件”。企业根据机关名称字数的多少确定排版格式, 原则上标志大小不超过上级机关标志。

问题三:发文字号。《条例》规定:“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。”《条例》并未对发文字号的代字作明确的规定, 这给企业在实际操作中带来新的问题。如, 是否采用“发、字、函”等字?是否统一由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成?

企业为了统一标准, 笔者所在单位中国建筑第二工程局有限公司规定, 代字应由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成, 以简洁、明了、不产生歧义为原则, 不采用“XXX发、XXX字”等代字;年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注 (3号仿宋_GB2312) ;年份应标全称, 用六角括号“[]”括入;发文顺序号不加“第”字, 不编虚位 (即1不编为01) , 在阿拉伯数字后加“号”字。

问题四:页码。《格式》规定:公文的版记页前有空白页的, 空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时, 页码应当连续编排。

但企业在实际应用中, 由于大部分都采用微软公司制造的办公软件, 在一个文件中编页码是统一设置, 最后空白页和版记页均不编排页码, 只能单独再做文件, 最后将有页码的页面和没有页码的页面合并。给排版人员造成了很大工作量。

此外, 在公文处理过程中容易出错的地方。当附件与正文一起装订时, 版记应在附件最后一页;当附件不与正文一起装订时, 版记应在正文后、在附件前。

二、公文写作的技巧

一是要正确领会领导意图。领导意图是指领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。获取领导意图的途径:从主动询问中获得;从领导批示中领会;从平时言谈中捕捉;从讲话材料中把握;从积零为整中综合。把握领导意图的要求:一方面要准确、全面、提炼、增强“贴近度”。另一方面要善于换位思考:从现实角度看问题 (当前企业发展的主要问题) , 从全局角度看问题 (与其他企业的主要差距) , 从未来角度看问题 (对企业发展的独到见解) , 从实践角度看问题 (怎样立即解决问题) , 从上下结合角度看问题 (与上级要求相衔接) , 从理论和政策高度看问题 (提升眼界与格局) 。

二是要遵循公文写作流程。明确公文主题。在把握领导意图后, 确定公文文种, 动笔之前, 要做到胸有成竹。收集相关材料。根据主题收集真实、准确、新鲜、典型的, 能反映事物本质特征的资料。

很多长期在办公室给领导写材料的人, 都有过“江郎才尽”的体会。的确, 给领导写文章是一项有较高难度的工作。一是知识更新非常快。二是一个好的企业, 管理行为是持续的, 不会有太多创新和变化。但是, 作为秘书每次给领导写材料不能雷同, 还要不断变化, 争取给人耳目一新的感觉。这就需要秘书想尽办法搜集材料 (本人更趋向搜集, 而不是收集) , 平时决不能“偷工减料”, 一定要有竭泽而渔的魄力。总之, 搜集资料越多越好。

拟定写作提纲。确定公文内容的组成情况, 表达顺序, 安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐。

正式起草成文。注意时效性, 注重文字规范、字号、排版等要求。起草材料的时候, 切忌主观臆断, 凭空编造。文字材料中, 每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依, 一定要在收集的资料中找到出处。所谓文以载道, 载的不是秘书个人的思想, 而是领导集体的智慧。在起草的过程中, 一定要做到忘我的境界。这样才能更好地领会领导的意图, 把握领导的思想。

加工修改阶段。对于文字材料后期的加工修改, 我有切身体会。本人到办公室工作已经两年多, 先后起草了很多重要的文字材料, 包括每年年初和年中的行政工作报告。可以说, 每篇重要材料的出炉都经过了“大手术”, 有的甚至反复修改十多次。

所以, 秘书加工修改材料一定要有壮士断腕的勇气, 敢于挑战自己的极限, 要始终牢记, 秘书是为领导服务的, 公文体现的是企业的行政管理意图。秘书要讲政治, 讲奉献, 讲大局。

企业公文 篇2

000001

工作秘密

6个月

特急

×××××××××××公司文件

3号仿宋_GB2312仿宋字，下行文居中排列，；上行文居左空一字

××××办〔2014〕1号

签发人：姓名

红线下空2行，2号方正小标宋__GBK字2号，不加粗

“签发人”3号仿宋_GB2312字，“姓名”3号楷体楷体_GB2312字（居右空一字）。另：下行文无需标注签发人

关于文件格式调整的请示

标题下空一行，顶格，3号仿宋__GB2312字

主送机关：

正文使用3号仿宋仿宋_GB2312字，两端对齐，首行缩进2字，行距为30磅

正文内容(首行缩进2字符，行距为30磅)内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文一二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八。：

一、第一层（小标题用3号黑体，不加粗）

(（一)）第二层（小标题用3号楷体_GB2312，加粗）

1．.第三层（小标题用3号仿宋_GB2312字3号仿宋体，阿拉伯数字后标注圆点“.”，不是顿号“、”）

(（1)）第四层（小标题用3号仿宋_GB2312字3号仿宋体）

正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容内容正文内容正文容正内容正文内容正文内容内容正文内容正文容正内容。正文内容正文内容正文内容正文11行内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容。

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正文下空一行

妥否，请批示。

附件：1．.附件标题附件标题附件标题附件标题附件附件标

题

附件标题（回行与上一行文字齐平，断行不可分离词组）

印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内

2．.附件标题

以成文日期为准居中排列

居右空4字，用阿拉伯数字

×××××公司

2014年1月17日

印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内行

（（联系人：姓名，电话：***））

“请示”需标注联系人和电话，3号仿宋_GB2312字仿宋_GB23123号字，左空2字

3号黑体字，顶格

“附件1”下空一行，2号宋体字

附件1

标题标题标题

正文使用3号仿宋仿宋_GB2312字，两端对齐，首行缩进2字，行距为30磅

正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文一二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八：。

4号仿宋_GB2312仿宋字，左、右各空一字

抄送：办公室，信息中心计划部，新闻中心，培训与评价中心，物流服务中心，退休中心。

×××××公司办公室

企业公文 篇3

【关键词】指令性；知照性；语体；词汇特征；对比

【中图分类号】G643 【文献标识码】A

一、引言

公文是人们进行信息交流的重要工具，依托于一定的社会环境、技术手段、制发单位、工作缘由、制度规范。近年来，从语体角度对公文进行的研究越来越多：对某词类在公文中的运用的研究，如刘玉福（2007）对公文语体专用词语的研究；对公文下位语体的研究，如曾凡云（2010）探讨副词在通知类行政公文中的分布等。虽然基于语料库的定量研究很少，但给我们展示了各种语体研究的方法，留下了值得借鉴的经验。狭义的公文专指国家有关部门正式规定的公文文种。笔者参照最新的《党政机关公文处理工作条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定的文种，同时参考《现代公文写作与公文处理简明教程》对公文的分类，将其归纳为7大类，指令性公文与知照性公文就是其中的两类。前者是由党政领导机关制发，用以确定工作的开展和对重大事项做出安排的公文；后者是用来在特定的对象中通知事项、通报情况、提出要求的公文。本文结合定量与定性的研究方法，对两类公文的词汇特征作定量的统计与分析，以考察其语体方面的差异。希望本文的研究成果可以为语体研究提供一些新的发现和思路，为应用写作的教学提供帮助；也希望能为公文工作者在公文写作过程中恰当地运用词语提供参考意见。

二、语料的选用和方法

语料来源主要取自国家语委现代汉语语料库——标注语料库；少量取自中国知网，是对前者的补充。为了体现公文的总体特征，本文选取语料时，尽量使其内容丰富、层次多样，使得语料更具有典型性和代表性。经过对语料的筛选，所得语料总字数为87661。为了减少影响研究的干扰因素，保持平均每篇语料约为1000字，每小类的总字数约为1万字。

三、指令性公文与知照性公文词汇特征的统计与分析

两类公文在词汇特征方面的异同主要体现在词长分布、词类选择、词语运用等方面。

（一）词长分布

如表2所示，两类公文的词长分布并不均匀。双音节词最多，单音节词次之，单双音节相加，比例约为90%；三音节词与四音节词则少得多；五音节及以上的词主要是马克思列宁主义、加利福尼亚州等，所占比例更小。

指令性公文双音节词所占比例高于知照性公文，单音节词比例则相对较低。而单音节词比双音节词更具口语色彩，可以说明，前者的书卷化程度高于后者。这与其受文对象及权威性特点有关，前者的受文对象一定，主要是国家机关、行政机关等，而后者的受文对象广泛；前者权威性、强制性、严肃性较强，一经发布，其下属机构必须严格遵守，认真落实，不得违背。如命令（令）就是权力威望的体现，“令行禁止”“军令如山”即表明了命令的权威性、强制性。因此，指令性公文的书面用语、双音节词较多。

指令性公文和知照性公文的平均词长分别为1.82个音节和1.84个音节，前者稍低于后者。一般来说，平均词长越小，表明文中的长词越少，文本也就更加通俗易懂，可读性越强，语言变化更少。因此，指令性公文长词较少，用词变化较少，文本可读性较强。这与对指令性公文四音节及以上音节的统计结果一致，其所占比例低于知照性公文。

（二）词类选择

不同的词类在文本中的使用频率是构成文本风格的一个重要特征。因此，对比分析两类公文的词类选择，可进一步了解两者文本风格的异同。

从图1可知，两类公文的词汇密度相近，实词所占比例差异不明显，均约为85%。其中，名词和动词所占比例高，比例之和约为65%；形容词、副词和代词等比例小。拟声词、叹词在语料中没有出现，与袁辉、李熙宗在《汉语语体概论》中提到的拟声词和叹词基本不存在于公文语体之中的结论一致。

为了进一步考察两类公文在词类方面的特点，我们又对其中的一些词类作了具体的对比与分析。名词和动词在所有词类中占比较高，所以两者比例的高低更能说明各类公文的语体特点。两类公文名词、动词的对比如表3所示。

从表3可看出指令性公文的名词和动词的型/次比较低，使用的词型较少，这也说明其内容较为集中。其名词和动词占总词次的比例高于知照性公文，因为它的实用性强，制发目的就是解决实际问题；需要更多的动词来做出决策、下达命令等。名词出现频次较高的有：国家、企业、农业、人民、问题等。这些词语的高频出现再次验证了公文本身固有的性质，为人民解决实际问题、为人民服务的宗旨。高频出现的动词有：要、是、有、发展、应等。指令性公文严肃、庄重、原则性强，选用词语必须明确表示应该怎样，不应该怎样，因此，常用“要”“应当”等能愿动词。

两类公文的虚词使用情况差别不大。助词在虚词类中比例最高，分别为7.22%和6.87%，主要是“的”的频次最高；“将、进一步、已”等副词在两类公文中大量出现，一方面使得语篇带上了较浓的书面语体色彩，另一方面，这些意义单一、在古汉语中常用的副词的使用，使语言更为典雅、庄重。公文中的陈述句最多，但却很少使用语气词，且只是在“通报、通知、决议、决定”等文种中出现了表示语气的“了”。介词在两类公文中出现频率相当，相对其他虚词小类高。高频使用介词是由公文语言的简洁性、严肃性、固定性特点决定的。介词具有引介对象的作用，介词结构能使语言表意更加准确、明了（图2）。

知照性公文涉及较多的时间、地点、具体的场景，具有较强的时效性，如通知所办理的事项有明确的时间限制，受文机关要在规定时间内办理完成。因此，知照性公文中会有较多的处所词、时间词、数词、量词等，如表2，知照性公文中这些词所占比例远远高于指令性公文。

（三）词语运用

简洁明了的公文，才易于让人们看懂，才能得以更好地贯彻执行，充分发挥其效用。公文语言的简洁主要体现在其语言结构和表达上，使用成语、习用语、文言词语、缩略语等正好可以满足这些需要（图3）。

从图3可知，指令性公文的成语、习用语、文言词语所占比例都高于知照性公文，成语、习用语的比例较高，从上文对四音节词的统计也可以看出。现在的文章很少使用文言，但在公文中还保留了一定的文言成分，如文言词语、文言句式。公文表达出的庄重色彩、简明特性一定程度上也是得益于此。缩略语由较长的语词缩短省略而成，因此可使语篇简明，而模糊词语的恰当使用，也能使语言更加准确，增强语言表达的灵活性。因此，指令性公文更为简明扼要。

对超用词、罕用词、词型覆盖面等方面的考察，我们可以了解语料内容方面的差异。指令性公文的超用词比例较高，罕用词较少，词型覆盖面稍大，说明其词型使用集中，同一个词型的复现率高。超用词多、罕用词少，则其词型变化就较小，词型覆盖面较大。对两类公文词型覆盖面的统计，也显示前者的词型覆盖面高于后者。

四、结语

通过对指令性公文与知照性公文词汇特征的计量对比与分析，发现在词长分布方面，两类公文的词长分布不均匀。前者双音节词占比高于后者，单音节词占比低，这可以说明，前者的书卷化程度略高于后者。在词类选择方面，名词和动词在实词中占比较高。前者名词和动词的型/次比较低，使用的词型较少，说明其内容较为集中；后者具有较强的时效性，因此处所词、时间词、数词、量词等出现较多。在虚词中，“的”的高频出现，使得助词的比例较高；其次是介词，使用介词结构可以满足公文简洁性、严肃性等特点的需要。在词语运用方面，恰当地使用成语、习用语、文言词语等使得两类公文的语言简明、准确。关于超用词、罕用词和词型覆盖面的统计，也表明指令性公文的内容较为集中。

参考文献

[1]刘玉福.公文语体专用词语研究[D].济南：山东大学，2007.

[2]曾凡云.副词在通知类行政公文中的分布考察[J].吉林省教育学院学报，2010（3）.

[3]陆亚萍，詹丹，张彪.应用文写作教程[M].上海：复旦大学出版社，2015.

[4]《现代公文写作与公文处理简明教程》编写组.现代公文写作与公文处理简明教程[M].北京：中共中央党校出版社，2005.

[5]袁晖，李熙宗. 汉语语体概论[M].北京：商务印书馆，2005.

附注：基金项目：本研究得到国家社会科学基金项目“汉语语体多维度、多特征计量研究”[项目编号：13CYY038]的资助。

公文流转系统在企业的应用 篇4

1 张家口卷烟厂有限责任公司公文流转系统

1.1 系统需要实现的功能

需要实现和河北中烟工业公司、单位内部各部门间发文、收文网上流转办理功能;实现文档一体化、公文自动归档、分类整理及利用;实现各文种的办理过程应依据公文处理办法规范签批流程, 确保公文办理过程中的修改留痕、意见分类、流程状态跟踪监控以及文件实时查询, 并采用电子印章技术保证电子公文的安全有效。

1.2 系统运行的环境和工作模式

1.2.1 系统运行的环境

应用服务器:

1) We b Logic 6.1/7.0/8.1/9.0;2) We b Sphe re 5.1;3) Tom cat4.x。

数据库:

1) Oracle 8i/9i;2) SQL Se rve r 7.0/2000;3) DB2 8.1;4) Sybas e。

1.2.2 工作模式

1) 系统管理员或者工作流应用建模人员通过We b浏览器启动可视化流程设计器, 进行应用系统的建模, 即实际工作流程的定义, 建模的结果以XML文档保存在服务器中, 并可反复修改。2) 客户端用户通过浏览器登录到Web服务器, 可以启动新的流程、处理其工作项等。在此过程中可以与数据库系统进行交互, 如查询数据库中信息, 或将某些应用数据保存到数据库中等。处理完成之后可将其提交, 然后工作流执行机将根据表单中数据生成下一个工作项, 并通知相应的用户进行处理, 如此直至整个流程的完成。3) 管理人员使用工作流管理监控工具对工作流的运行实例、活动实例的状态情况进行监控和管理, 如挂起、重启动、终止某个过程实例。

1.3 系统主要技术的实现

1.3.1 系统特点

1) J 2EE架构, 纯B/S模式, 无需客户端安装;2) 可视化的流程设计和管理;3) 可尽可能简化领导操作的步骤, 把领导使用的界面简化;4) 为领导提供手写批注功能, 尽可能贴近领导办公习惯;5) 为领导提供常用批语, 减少领导在批阅公文时文字输入量;6) 提供授权功能, 领导可以把操作权限交给秘书或办公室进行业务处理;7) 在审核修改稿件时, 可以保留不同版本和修改痕迹。不同的人所表现的修改痕迹可用不同的颜色加以区分, 同时附加签名。

1) 通过CA数字证书实现数字签名和数字签章功能, 可实现对公文进行数字盖章, 所盖公章不能盗用, 不能修改, 红色印章的打印份数有限制, 超过打印份数限制, 所打印出来的公章颜色为黑色。2) 对用户身份进行验证, 设置密码保护。3) 根据不同用户需求, 进行权限分配。4) 对传输信息进行加密。5) 系统生成用户操作日志记录, 便于以后查询。6) 定时对系统数据进行备份。

1.3.3 主要相关技术

1) 工作流引擎:是为工作流管理系统在定义时提供支持、同时在运行时提供解释和执行服务的一组数据模型和软件。其功能是负责对解释过程定义、控制过程实例的执行、控制工作流中各个活动的执行顺序。2) 可视化流程设计器:采用图形化的工具来对业务过程进行描述, 定义过程运行中的活动和所涉及到的各种信息 (包括过程的开始和完成条件、构成过程的活动以及进行活动间导航的规则、用户所需要完成的任务、可能被调用的应用、工作流机的引用关系以及与工作流数据的定义) 。然后将其转换成如机构模型和信息模型中所述及的关系结构, 从而建立起工作流引擎的数据模型。其功能是为用户提供一种对实际业务过程进行分析、建模的手段, 并生成业务过程的可被计算机处理的形式化描述。3) 可视化流程管理器:采用图形化的工具来对工作流中过程实例的状态进行监控与管理, 可以对运行中的所有业务流程的运行状态进行察看, 包括流程的运行状态、流程运行到哪个业务环节、该业务环节的参与者、处理该业务环节持续时间、整个业务流程开始的时间以及结束时间等;同时对执行中的业务流程实例可以进行暂停、终止、继续、跳转、回退、重新授权等流程操作。4) 页面设计器:用于生成工作流中各个业务活动模型的工具, 其工作机制是:用配置文档描述业务活动及业务活动的各个组成元素, 并对组成元素的类型、数据类型、数据有效性、显示模式等属性进行描述, 然后通过页面发布工具自动将配置文档转换成可执行的JAVA类, 生成可供工作流引擎调用的应用。

1.4 系统各功能模块的简介

1) 河北张家口卷烟厂有限责任公司公文处理系统主要包括公文流转平台、个人办公平台、事务管理、系统管理四大模块。公文流转平台:主要用于企业内部及企业与上级部门的公文流转。通过这个模块, 可以实现处理公文流转过程中的拟稿、审核、会签、签发、初核、复核、签发、编辑、排版、校对、电子签章、分发、存档等业务。它包括公文流转、公文查询、公文设置、公文监控、流转委托等模块。2) 个人办公平台:主要用于在个人文档和信息的设置与管理。它包括公文交换 (用于与个人办公相关的公文文件接收和转发) 、日程管理、个人设置 (用于设置个性化操作界面等个人信息) 模块。3) 事务管理:主要用于对企业内部办公人员设置。它包括人员分配、员工信息、人员查询、人员浏览模块。4) 系统管理:主要用于系统管理人员对系统进行维护和管理。它包括系统设置 (修改系统模块、管理用户签名、管理系统皮肤、设置首页显示模块等) 、权限管理 (管理系统中用户和角色的权限) 、日志管理和用户登录管理模块。

2 结语

企业公文写作体会 篇5

企业公文写作体会

作为一名主要从事企业公文写作的人员，我已与工作报告、领导讲话、汇报材料、经验材料、各类文件等综合性文字工作打了九年多的交道。从时间上来讲，说短不短，说长也不长，但要说清楚究竟写了多少篇，我已记不清了。九年多来，我在这条路上一直摸索着前进，尽管感觉很艰辛，但是也有快乐工作的时候，奉献不少，收获也不少。回顾过去，审视现在。唯一让我感到快慰的是，自己付出心血的材料和文件得到了上级机关、单位领导和广大同事的肯定与好评。生平第一次参加文字工作人

员业务培训，我十分珍惜这次机会，愿将这九年多来的公文写作体会奉献给大家，仅供参考阅读。

体会一：在虚心学习中追求进步

人生有许多第一次。对于我们来说，公文写作也有第一次，而且不同类型的公文都有可能第一次遇到，最要紧的是要求交稿时间很短，这给写作带来了很大难度。现实告诉我们：不可能等我们样样都学会了，才领受公文写作任务；不可能让我们都精于写作了，才对文字工作要求严格。那么，我们该怎么办呢？一言以蔽之，非虚心学习不可！向前辈学习，向高人学习，向领导请教。向前辈学习，即是通读或精读本单位写作前辈留下来的有关公文，仔细观察公文编辑版式，特别注意字体、字号、排版等，以便自己写作时追求“形似”，给领导留下一种旧人写新文的感觉；然后认真分析公文的结构和布局，了然于胸便于写作时切入相关内容，达到文章“神似”的目的。如此一般写成的公文，较容

易受到领导的认可。

可是仅受到领导认可的公文算不上好文章，领导通常喜欢更有特点、特色、独见的文章。因此，我们只得向高人学习，找来他们的佳作细细品读，包括向网络、报刊登载的相关公文，从文章的审题立意、谋篇布局、整体结构、选材组材、详略安排、锤词炼句等方面，深入剖析研究，再结合本单位实际情况，立足于写作背景进行精妙构思，拟好写作提纲。

由于领导的工作经历和领导风格不同，有时我们必须在公文写作前征求领导的意见，这是搞好办公室文字工作的关键因素。根据领导意见，明确写作意图、写作框架、写作内容，必要时在写作风格上也应与有关领导的喜好保持一致，充分体现出领导的风格特征。

体会二：在平时积累中丰富知识

搞好公文写作的另一项基础工作莫过于加强信息综合工作，这是搞好办公室文字工作的重要基础。巧妇难为无

米之炊。没有丰富、翔实的各方面资料和信息，我们写出来的材料只能是空洞无物，缺乏生命力的。为了积累素材，掌握大量的第一手资料，不断充实“信息库”，我们做了许多工作。

发挥信息主渠道作用。通过审查文件和搜集报送单位综合信息这条获取大量原始信息的主渠道，对各种信息进行全面筛选，深入挖掘，把具有较高或重要价值的信息重新编辑加工，既可达到及时报送上级主管部门、较好完成信息考核指标的目的，又便于自己掌握了解单位各项工作大量而准确的第一手资料，此乃一举两得。

发挥办公室信息整体功能。我们一贯注重发挥办公室同志集体的智慧来加强综合信息调研工作，全方位、多角度、分层次地扎实做好信息收集工作。办公室同志要有高度的责任心和敏锐的观察力，平时注意通过走、听、看、问等方式，加强收集上级、基层，机关、地方等来自纵向和横向的各种信息，将有价

值的信息反馈给文字工作人员。特别强调要经常深入基层，搞好综合调研，主动发现问题，积累写作素材，从中汲取营养。这样也能进一步增加对单位各项经营业务和生产作业现场的感性认识，有利于拓宽写作的发挥空间，使文章更加贴近工作实际，措施和内容更加具有针对性和实效性，使文字工作不断适应企业的发展要求。发挥业务部门“信息源”作用。各业务部门是一个较大的专业信息源，抓住这一有利条件，极大地丰富了“信息库”。一是主动参加各种综合性和专业性的会议，不但一一做好公司领导讲话的记录，还尽量详实记录各部门负责人及专家们的发言。二是经常与业务部门负责人及相关专业人员保持沟通，努力获取有价值的信息和丰富相关专业的知识。三是对于理解不透的主体专业常识，还时常主动向老

专家请教，他们总是乐于耐心地讲解，直到我弄懂为止。了解了这些信息和知识，使我在起草各种材料和审核文

件时对专业领域的文字表述不再茫然，并能及时指出和纠正其不正确的文字表述，使文稿符合精、准、细、严的要求。

实践证明，只有我们在日常工作中做个有心人，才能收集到大量有价值的资料和信息，才能提炼、归纳出正确而有力的观点，才能撰写和审核好各类材料和文件，才能在综合文字工作中避免出现纰漏。

体会三：在领会意图中理清思路

公文写作有着很强的目的性。要搞好公文写作，就必须深刻领会领导意图。如果不能很好地领会领导的意图，那么我们就看不清写作的方向，无法形成创作的思路。因此，我积极采取各种有效的途径和方法来努力获取领导的正确意图。一是在增强战略思维和大局意识上下功夫。我时刻把目光放到行业的发展大势上，放到四川油气田科学发展、构建和谐企业的发展脉搏上，放到本单位的发展战略上，搞清楚每个层级实施的总体战略和对下级单位特别是对本单位

的战略要求，弄清单位和中长期发展的工作目标及重点任务。只有做到对大势了然于胸，才能写出具有战略高度的文章来。

二是在熟悉领导工作思路上下功夫。领导特别是主要领导是一个企业的核心人物，他们的领导观念和工作思路，时刻影响着企业的发展。所以熟悉他们工作的思维、思路和方法对于搞好文字工作至关重要。主要通过多听、多看、多问等直接方式获取有价值的信息。听，主要是多参加各类会议，记录领导现场发表的想法、看法和要求。看，主要是看领导对各项工作的批示、指示和要求。问，主要是对某一项问题不明白、不理解时，直接找机会，向领导请教。通过多听、多看、多问，收集领导观点，把握领导意图，这样写出的材料才符合领导的思路，符合单位的实际。

三是在提高对领导个人感性认识上下功夫。领导意图不仅表现在对文稿中心思想、结构层次的把握上，还体现

在文稿的意境上。一篇文稿，特别是领导讲话和发言材料，代表着领导个人在公众面前的魅力展示。因为一个领导的能力如何，可以从他的讲话中体现出来，讲话水平的高低直接影响到公众对领导个人能力的评价。所以，我们要充分利用一切机会，包括工作机会和生活机会，尽可能多地与主要领导接触，尽可能多地了解他的语言风格，尽可能多地在文稿中采用他的原始语言、常用语言，真正把文稿变成领导自己的思想和语言，这样的文稿才能与领导本人有机地融为一体，让人听起来自然、亲切。

把握住上述三点，领导的意图我们就能够拿得准、把得住、吃得透，写材料就有了中心思想，有了方向性，写作思路也就自然清晰了，在领导决策的过程中才能够“参”到点子上，“谋”到关键处，切实发挥我们以文辅政的积极作用。体会四：在勤奋实践中提高能力

业精于勤荒于嬉。如果自己不动

笔、勤耕不辍，那么就成了纸上谈兵，毫无长进。听过不少写作前辈说过：以前我也不是搞文字工作的，到了这个岗位，都是被“逼”出来的。我也略有同感。记得我刚到这个岗位的第二天，主任就安排我立马熟悉机关部门和基层单位的工作总结及其他有关资料，一周内把工作报告初稿拿出来。我坦然领受了任务，一门心思扎进资料堆，一周内完成了12000多字的工作报告，几位领导传阅后仅要求增加了一小段文字，自己受到了很大鼓舞。从此，我几乎包揽了单位所有的信息、文件、报告、总结及其他材料的写作。通过多年的工作实践，我认为勤奋要得法，方能达到事半功倍的效果。现在我简要谈谈自己的实践心得：

多写信息和文件，重在锤炼语言文字基本功。信息和文件是具有很强规范性的标准文体，对语言文字有着严格的要求，须做到内容庄重、层次分明，用语准确、语言凝炼，文字通俗、语句规范，文稿朴实、篇幅简短。根据这一要

求，将资料内容按照相应格式要求组织语言，反复推敲语句，增强文章逻辑性，做到行文流畅易懂。经常撰写信息和文件，对于提高我们的文字功底非常有帮助。多写报告、讲话和汇报材料，重在研究学习谋篇布局。这一块文章通常又叫作“大块文章”，领导历来十分重视，也是我们文字工作人员的重点和难点工作之

一。任何材料都有一定的写作背景和受众对象，这给予我们重要启示：根据这一

写作背景和受众对象的身份或领导风格，结合本单位的实际情况，按照相应体例进行谋篇布局、安排详略，然后组织语言材料。

多写经验材料等介绍性文章，重在练习掌握审题立意。这类文章与上述文章在写作要求上有着明显的不同，写法上较为灵活，风格上稍显活泼。但写起来并不让人感觉轻松，反而更加考验作者审题立意的智慧和驾驭文字及素材的

能力。唯有深入分析题意、写作意图和写作要求，方能把握写作主旨，切实搞好现有信息资料的分析和提炼，这样才能从看似平常的工作中找到写作灵感。在文字要求上更加注重锤炼语句，新颖独特而不失特色，高度概括工作措施，适时插入业绩或案例予以印证。值得注意的是，切忌步入写作报告和汇报材料的套路。体会五：在思考体悟中力求完美

综合文字工作不仅清苦，而且涉及到的知识面很广，比如时事、政策、法律、礼仪、专业……等诸多领域，考验的是我们的综合素质和能力。然而，文字工作在很大程度上代表了一个单位或一个领导的经营管理水平或领导能力和风格，其重要性不言而喻，要求文字工作更加严谨。所以，我们在学习公文写作的同时，还必须不断地加强各方面知识的学习，并学会在学习中思考，在思考中完善，在完善中进步。

学而不思则罔，思而不学则殆。思

考和体悟才是学习的根本。要提高自己的综合文字能力，我认为应该加强思考和体悟。在阅览各科知识的同时，到了关键处或重要点要停下来，多思考，一方面展开联想思维，拓展自己的思维能力；一方面结合工作实际，看看如何联系上能用。在公文写作的实践中，要深入思考如何立意布局、锤词炼句等，如何把平时搜集的有关知识点或信息资料自然地切入文中，为文章增加色彩。文稿完成编辑打印时，要多想想如何编辑、调整文本，用什么方式打印装订，才能使文稿整体美观、洁净、耐看，为此，2002年我为单位起草制定了《文档起草规范》。领导审阅文稿后，自己还要反复思索领导的意见或要求，一定要让自己明白个中原由，争取下次把这层意思考虑进去，追求更加完善、完美。

解读公文筐测验 篇6

为什么要采用公文筐测验

大家知道，针对不同岗位、不同层级的候选人，评价内容和参照点自然也不相同。面对较低层级人员的评价，不管是用面试，还是一般的心理测验，都比较容易解决。但当评价中、高层管理人员时，因为他们在日常工作中面对大量复杂的经营管理问题，使单纯的面谈、案例分析和个性测验，都不足以反映其岗位要求的复杂性和重要性。而公文筐测验通过选择带有“高仿真度”的典型工作场景，使测评对象置身于接近真实的工作事务中，在有限时间内形成处理意见，从而能较好地综合评价其管理能力。

具体看，公文筐测验的优势主要表现在以下三个方面：一是评价内容和情景具有很强的针对性。公文筐测验汇总了涵盖多个经营管理问题的任务情景，且这些任务情景是测评对象在今后的工作中必然要面对的，它比单纯的情境面试、案例分析和角色扮演更加丰富，更具有逼真性；二是全方位、立体地勾画出了测评对象的能力素质状况。因为是多个文件组合，所以当对某个能力指标的评价有异议时，可以参考其他文件进行佐证评价；三是公文筐测验所采用的文件取材于实际管理活动，是测评对象拟任职位需要处理的文件。大量案例证明，层级比较高的测评对象比较容易接受这种测验形式和测验结果，特别是在晋升评价时。

适合评价哪些能力素质

鉴于公文筐测验较高的开发和使用成本及其适合评价指标的特点，目前它主要应用于中高层管理人员的评价。由于它可以将管理情境中可能遇到的各种典型问题抽取出来，以书面的形式让测评对象来处理，所以它可以考察测评对象多方面的管理能力，特别是计划能力、决策能力、分析和判断问题的能力、给下属布置工作并进行指导和监督的能力等等。相对而言，人际沟通、团队合作等基础类、潜能类指标，不宜采用这种形式进行考察。

公文筐测验考察的能力素质归纳起来，可以分成以下两类：一类是与事有关的能力。公文筐测验的各种公文会涉及到组织中的各种事件，测评对象搜集和利用信息的能力(洞察力)会首先体现其中。另外，有的事情需要测评对象做出分析、综合、判断(分析判断能力)，有的事情需要做出决策(决策能力)，有的事情需要组织、计划和协调(计划能力、组织协调能力)，有的还需要分派任务(授权能力)，而且在纷繁复杂的事情中需要分清轻重缓急等等，这些能力都可以在公文处理中得到反映。同时，由于与其它测评方法相比，此种方法提供给测评对象的测验材料及其作答都是以书面形式实现的，所以还能有效地考察测评对象的文字与写作能力。

另一类是与人有关的能力。在公文中会提到各种各样的人物以及他们之间的关系，好的公文筐测验会把人物的特点勾勒得淋漓尽致。测评对象除了处理公文中的事情之外，还需要对与文件有关的人物非常敏感。因为，很多情况下，事情处理得是否得当，取决于当事人是否能够正确理解他人的意图、愿望和人物之间的关系。

另外，从能力素质指标的复杂程度来看，我们可以将公文筐测验的评价指标划分成综合性管理指标和管理风格类指标。前者考察诸如组织计划、协调、决策和资源整合等综合性管理素质。而管理风格类指标主要考察测评对象的决策风格、行事风格、团队管理风格等。正如有人曾指出的，即使你不知道如何评价公文处理结果，你也能从他的整体回答情况中看出他的管理风格和大致水平。

公文筐测验的流程

最简单意义上的理解，公文筐就是“一大堆待处理公文的累积”，而且，这些“待办事项或公文”是处于具体背景之中的(比如特定的组织背景或行业背景)。可能是由各部门送来的报告、备忘录，上级下发的各种文件，与其他业务单位的信函等等。要实施公文筐测验，必须准备好这些公文。作为评价者，还需要具备指导语(指导测评对象如何作答)、场地布置图(指导场地如何布置)等相关资料；从评分的角度来看，还需具备评价标准和评分记录表等。从实际组织与实施角度出发的公文筐测验流程如图一所示：

有些公文筐测验完全是各种待处理文件的组合，在测验实施上不讲究环境的仿真和模拟，此即“文本模式”的公文筐测验，这种评价组织起来相对容易，适合大规模人员同时测评。而有的公文筐测验在实施上比较讲究对测评环境和情境的模拟，比如在环境布置上尽量与真实办公环境相似，而不是布置成考场的样子，这种方式也被称为“理想模式”的公文筐测验，其组织成本要高一些，适合人数较少时的测评。

如何开发

上面提到的“文本模式”的测验是按照事先想要评价的指标设计的，这样设计的好处在于：具体评分的时候比较容易操作，哪个文件对应哪个指标比较清楚，且文件也确实可以考察出相应的能力素质。可能存在的问题是：公文中的待处理事件不一定是候选人目标岗位上的典型事件，这些事件可能超出了目标岗位的职责范围，很多不该发生在该岗位上的事件却在公文中发生了，仿真性大为降低。

与“文本模式”相对应的则是“理想模式”的测验。因为，公文筐测验的初衷就在于尽量模拟真实的管理情景和问题，以提高对他们未来工作绩效和管理能力的预测准确度。所以，“理想模式”操作的关键在于：根据目标岗位管理人员的日常工作习惯、情景、面临的问题、经常接触的人和物来设计公文筐的内容和结构。通常而言，一个好的公文筐测验在设计时要遵循如图二所示的流程。

下面，我们依次看一下各个环节所包括的具体内容：

确定测评指标

浅谈企业办公室公文处理的规范 篇7

关键词：石油管道,办公室,公文处理,规范

一、引言

公文具有规范格式的外在特征, 这是由于公文严肃性原则的根本体现。公文与其他一些办公室文件不同, 具有严肃和重要性的特征。而公文处理则是办公室在日常的经营与工作中, 对公文的进行拟定、办理以及管理等工作。公文的处理包含了公文的制定与发放、公文的传递、公文的归档等。公文是办公室发挥其有效职能的重要载体和工具, 石油管道企业是国有企业, 石油管道办公室的作用是参与政务, 管理事务, 搞好服务。办公室的一切管理决定和发展规划对于石油管道企业未来的发展具有十分重要的影响。而公文则是石油管道企业在在管理活动中形成的具有法律效力与规范化的格式。公文是石油管道企业在日常的经营管理中, 传达党和国家政策, 发布相关的规章和制度, 实施行政管理以及经验交流的重要工具。当前石油管道企业面临着重要的发展任务, 作好公文规范工作, 对于提高石油管道企业的经营效率, 提高相关制度的执行力和实施效果具有十分重要的影响。

二、石油管道企业公文处理中遇到的问题

(一) 公文书写不规范

公文的书写规范是公文的基本要求, 例如标题、主送机关以及正文或落款等。尤其是标题的写法更是有严格的要求, 例如“关于做好二级单位领导学习安排”这个标题的这种写法并不正确, 它存在的问题主要是要素不完整。公文的主要要素包括了:机关单位名称、事由以及文种等。其中事由属于不可或缺的要素, 而其他两项可根据需要进行省略。因此例文中的正确写法是“关于做好二级单位领导学习安排的通知”。其中通知就是一种下行文的文种, 不能省略。再如“某石油管道公司关于关于企业组织机构设置的请示报告”, 这种公文写法属于混用或者乱用的现象, 用了“请示”和“报告”两个文种。报告主要是下级向上级汇报工作, 反映工作情况, 不需要上级批复。而请示则属于需要上级给予批示的公文, 因此上文中的公文的正确写法是:“某石油管道公司关于企业组织机构设置的报告”。

(二) 公文处理程序不科学

公文处理是非常严谨的, 因此公文处理必须有一套完整的程序, 如果公文处理缺乏合理性, 就容易造成相关工作出现一定的纰漏, 直接影响办公室的工作效率和质量。公文处理的程序包括了: (1) 签收; (2) 拆封及登记; (3) 分办和传阅: (4) 催办督办; (5) 归档:指按照公文处流程已处理完毕的公文, 按照时间或事件等一定的方式将文件分类归档, 交档案部门保存, 以便查阅。在公文处理过程中, 应该根据公文的特征, 严格按照流程, 及时的传达文件, 及时登记文件, 在办公室处理公文的过程中, 经常出现催办督办没有尽力尽责, 没有按时按照规定归档等情况, 这些都是在办公室公文处理当中需要改进的。

(三) 办公室公文处理方式有待创新

办公室公文处理具有内在的规律, 应根据这些规律和方式来进行公文处理方式的创新。尤其是石油管道行业办公室人员普遍很少, 有些办公室人员经验不足, 工作繁忙, 导致在任务重的情况下, 处理公文缺乏条理性, 无法高效的开展公文处理工作。任何通过公文处理的制度创新和处理方式创新来提高公文处理的效率和质量, 是石油管道企业办公室人员需要解决的一个重要课题。

三、提高企业办公室公文处理效率的策略

(一) 建立严格的公文处理体系

石油管道企业办公室文秘人员, 应该按照《中华人民共和国国家行政机关公文处理格式》相关要求, 建立关于公文处理的科学体系。一方面要积极的建立科学办公文制度, 积极探索公文处理的相关规律。无论是国家部委, 还是石油集团公司, 或者省里下发的文件, 还是一些请示或者报告, 政府来函等。都应该由一个办公室来直接负责管理, 要进行发放的统一管理, 不能直接送给领导。对于越级权限不守规矩乱送文件的, 都应给予退回。文件传阅要按一点辐射式进行, 不能横传。办公室接来的文件, 应该认真阅读, 按类分开, 分流管理, 要充分作到重点材料不遗漏, 紧急材料不耽搁。另一方面对于文件的倒流, 要及时给予阻止, 采取相应的补救措施。要充分认识文件倒流所产生的危害与原因, 对于一些倒流文件要给予坚决的阻止, 并拒绝签收。

(二) 加强办公室公文处理的创新

公文处理创新, 主要表现在两个方面。一是工作创新, 即管理方面的创新, 二是具体的处理方式的创新。做好这两个方面的创新, 对于提高办公室公文处理的效率和质量具有十分重要的意义和价值。要重点作好制度创新, 在公文处理的相关工作中, 石油管道企业办公室应该建立完善而又科学的公文登记制度、校核制度以及审签制度, 要使公文处理的每个环节都有依据的, 要落实责任, 将公文处理的每个环节都分解到具体的岗位, 实施明确分工, 责任到人的处理原则。在措施创新方面要通过实行限时办理的监督责任机制, 在文件的收办过程中, 要争取做到当日送签, 送批, 需要转办的, 领导批示当日转办;需传阅的, 随签随传;凡领导批示有关部门办理的, 有时限要求的在规定时限内办结。

(三) 提高办公室人员综合素质提高公文处理效率

公文的处理效率的最直接的影响因素是人的因素, 公文处理人员的素质将直接决定公文处理的效果和质量, 因此提高办公室公文处理人员的综合素质, 是十分重要的。要重点提高公文处理人员的政治素质、业务素质以及职业道德素质。在提高政治素质方面, 要积极的加强理论学习, 提高理论水平, 要

要发扬敬业爱岗, 无私奉献精神。在提高业务素质方面, 办文人员不仅要有较高的政策理论水平, 还要有广博的知识和精良的业务技能, 石油管道系统的行业规范, 着力提高办文人员文字表述能力, 调研和参谋能力, 协调综合能力, 组织管理和办文能力, 从而提高办文人员的工作质量和服务水平。在提高道德素质方面, 办文人员接触领导多, 要求办文人员必须具有过硬的思想素质和良好的道德素质。办公室人员要努力做到待人接物满腔热情, 谦虚谨慎, 工作求实创新, 开拓进取, 不做形式主义, 不急不躁。

四、结束语

总体来看, 办公室公文的处理和规范关系到石油管道企业发展和经营, 因此应该做好公文处理工作, 提高石油管道企业办公室处理相关事务的效率, 促进石油管道企业的顺利发展。

参考文献

[1]刘燕婷.公文处理规范化中存在的问题和对策[J].广东行政学院学报.2008, (3) .

[2]熊德勇.浅谈当前企业公文处理公理过程中常见问题及对策[J].办公室业务.2008, (1) .

企业公文 篇8

公文在石油企业中的应用非常广泛和重要, 做好公文处理工作, 不仅关乎企业形象, 体现各单位办公室管理工作的能力和水平, 衡量办公室有效发挥参谋助手、综合协调作用的重要方面, 更为重要的是公文对于企业提升管理效率、创造效益、减少不必要的损失, 加强内部控制、促进科学决策具有十分重要的作用。公文处理规范化工作是办公室一项重要工作, 直接反映着办公室以文辅政的层次、质量和水平。

尤其是煤层气行业, 相对于石油企业中的其他行业成立的较晚, 一般又都远离总部, 既是中国石油下属企业又在地方政府管辖范围, 单位人员少、节奏快, 工作头绪多、任务重。企业的生产经营离不开公文的支持, 公文为企业依法合规、安全生产提供有力保障, 可以说公文运用为安全生产的许多环节增砖添瓦。树立公文处理无小事、事事关大局的思想, 不断强化精品意识, 突出质量效率。结合当前国家简政放权政策, 油田公司提质增效, 运用好公文管理工作不仅可以缩短工作周期、提高办事效率、简化工作手续, 还可以引起地方政府高度重视、近距离沟通、商洽工作。更为重要的是可以有效处理好单位一些棘手工作。

二目前公文管理工作中的亮点

要做到规范、有序、高效地开展公文处理工作, 做到繁而不紊、杂而不乱、快而有序, 从而使公文处理水平在实际工作中得到提高, 首先是规范管理。按照公文处理规范化要求, 强化《国家行政机关公文处理格式》及行业体系文件的学习。无论是转国家、省里下发的文件, 地方政府来文来函, 还是下级报送的请示、报告等, 均由办公室文书专人统收、统发、统管, 实行一个渠道进出, 不直送领导。文件传阅由专人按“一点辐射式”进行, 不横传。办公室对接收的文件, 认真阅读, 准确分类, 做好文件的拟办工作。做到文件在自己手里不遗漏, 不延误。其次制度健全。制定收发文登记制度、校核制度、审签制度、排版印刷制度, 完善传阅记录、催办承办登记台账、文件归档交接手续等工作, 使公文处理的每个环节都做到了有章可循、有记可查。再就是责任落实。将公文处理每个环节的工作内容、具体要求分解到岗位, 落实到人头。做到分工明确, 责任到人, 确保公文处理工作运转畅通, 杜绝每个环节的漏洞。实行限时办理督办责任制。在文件办理过程中, 做到当日送签、当日批办, 遇特殊情况的, 以电话通知或发送邮件的方式批办办理;需要承办的, 做到文件批办当日送承办, 为工作的落实争得最充足的办理时间;有时限要求的在规定时限内办结。

公文处理工作是政务服务与事务服务兼而有之的工作。要求工作人员不能墨守成规, 必须不断拓宽政务与事务服务的广度和深度, 在做好以上三点的同时还要做到以下“三提高一加强”。

一是道德素质的提高。加强道德素质方面的修养, 培养高尚的情操, 树立正确的人生观和价值观。发扬爱岗敬业、无私奉献精神, 始终坚持服务大局意识, 待人接物满腔热情、谦虚谨慎, 说话办事有理有据、坚持原则。具备过硬的思想素质和良好的道德素质。“淡泊明志, 宁静致远”。二是政治素质的提高。公文处理人员属于对内外、上下兼而有之的工作。增强主人翁意识, 创品牌企业, 展示好企业形象。服务好领导、服务好机关, 切实为基层着想。政治素质的高低, 将影响到工作措施的贯彻执行, 工作之余应加强政治理论的学习。遇有急电、紧急材料不计较个人得失, 忽略上下班观念。三是业务素质的提高。办文人员不仅要有较高的道德、政治理论水平, 还要有精良的业务技能, 不仅要熟悉党的路线、方针和政策, 国家的有关法律、法规和地方性政策, 还要熟知本行业本岗位的行业规范和理论知识。为此, 在提高文字表述能力的同时, 也要提高调研、参谋及综合组织协调能力, 从而提高办文人员的工作质量和服务水平。

三当前公文管理中存在的重要问题

一是工作机制问题。当前, 各单位办公室文书人员一人多岗, 身兼数职的现象比较普遍, 有时工作繁忙, 往往不能“两头兼顾”, 对公文的质量产生了一定的影响。二是人员认识问题。办公室人员对公文规范化的认识不足, 致使公文格式不规范问题始终存在。其中, 主要体现在行文的目的意义不清楚、文种选用不得当、格式不规范。如文件要素不齐全、标题脱离内容, 不仅影响了公文的质量和美观, 更重要的是影响了公文的严肃性和应有作用的发挥, 甚至产生各种谬误。三是强化责任心。公文水平的高低, 直接反映了本企业本行业的管理水平, 作为公文管理人员, 应热爱本岗位工作, 要树立高度责任心、使命感, 严肃认真地对待每个自己经手的公文, 绝不带病发文。

四对公文管理工作的一些建议

要使公文处理工作高效、高质、有序地运行, 还可从下面几个方面入手:

企业公文 篇9

一、系统简介

1、系统概述

中国石油电子公文系统是中国石油天然气股份有限公司统一实施的办公自动化系统计划的一部分,在股份公司内部广泛的推广与应用,主要是完善各部门公文管理制度。本系统根据大庆油田公文管理的实际情况制定各类公文流转的简单流程,和复杂流程。通过发文流程、会签流程、收文流程使得各类公文在各机关,处室、各二级单位以及下面各矿大队,科室等进行流转。并通过角色、权限的制定保证公文的严密性。充分实现了各类公文的网上流转,提高了工作效率,极大地提高了公文发放的速度。

2、系统目标

中国石油公文管理系统是以中国石油公文处理有关制度为依据,在保证文件有效性、规范性和安全性的基础上,解决网上公文生成、传送、制发到归档的全过程管理。通过公文管理实现跨机构、部门的电子公文交换,提升公文处理速度,提高工作效率。在横向上,成为各部门办公人员之间协同工作的工具;在纵向上,成为中国石油及其各部门、各单位之间进行方便、快捷的公文传送的途径,从而达到有效改善公文流程控制,加速公文处理时效的目的。

3、覆盖范围

截至目前中国石油电子公文系统覆盖了整个股份公司各个油田机关及二级单位,在我们大庆油田(包括上市部分和未上市部分)该系统在油田公司机关处室到各二级单位部室,各矿大队、科室(*在研究院16个机关部室,39个基层单位全部安装)运行并取得了预期的效果,标志着大庆油田在电子公文系统建设上迈上了一个新的台阶。

二、推广应用的难点问题

中国石油电子公文系统实现了股份公司电子公文流转平台的统一,充分的实现了各类公文在整个股份公司内部的网上流转,提高了工作效率,极大地提高了公文发放的速度。使得公文无需打印后再送领导阅读,确实可以部分实现无纸化,从而减轻相关工作人员的工作量,节约办公经费。

但是,新系统推广有很大的难度,因为这不是同一架构OA系统的简单升级,而是在两种不同架构的OA系统间进行转换。毕竟老系统在大家的心理根深蒂固,大家使用已很熟练,很习惯,每天的工作都离不了,由于习惯使然,大部分工作人员都有顾虑,不愿用新系统,有畏难和排斥心理,担心用不好新系统,尤其是担心不能正常收文,影响工作。当时,对于我们也有很多顾虑,要让整个大庆油田公司上市部分和未上市部分单位都掌握新系统的使用更不容易,觉得过渡期会很难,会遇到很大的阻力。针对这种情况,我们多方取经,结合大庆油田及各二级单位的实际,反复研究,周密思考,作出了一系列布置,有条不紊地推进新系统的启用。

三、软件推广应用的具体做法

中国石油电子公文系统相对于以前的老的lotus公文系统从界面到操作完全不同,有一定的推广难度,我们通过一系列努力,最终顺利完成了新老系统的过渡。现总结出一些经验和教训,并希望得到批评指正。做法如下:

1、做法一、对于该系统地开发人员要做好深入调研,与用户紧密结合确保系统的实用性、完备性与人性化

对用户需求的了解直接关系到系统推广的成败,只有做好深入细致的调研,才能制定出出功能完善、操作简便,实用性强的应用系统,才能让大家乐意使用。因此与相关单位,细心询问、多方了解、耐心沟通,掌握各单位的实际需求,定夺流程模式,制定详细的发文流程和收文流程,为系统制定作好充分的准备。

2、做法二、对于推广人员更要熟悉各单位的系统特点,深入消化理解系统功能、各项操作及问题处理办法

对于大庆油田每个二级单位都有各自不同的机构设置,公文处理流程不尽相同,每个单位根据自己的情况有的应用的复杂流程,有的应用的简单流程;并且各单位的流程的也各有特点,比如研究院有研究院的流程,海拉尔有海拉尔的流程,其他二级单位又有他们的流程。所以为了更好的推广应用系统就要求推广人员对每个单位的流程都要熟悉理解并操作

3、做法三、在推广制定系统流程之后一定要制定有效的推广决策

公文系统的特点是涉及单位之广-大庆油田机关领导,各处部室,各二级单位,各集团公司;人员之多-单位领导、文书、各基层单位的信息员、各单位的系统管理人员。根据这样的情况制定决策是。

(1)从上到下———先在油田机关内部试行再逐一找试点单位。(研究院就作为首家推广应用的单位);

(2)以点及面———每个单位重点培养出一名文书,一名信息管理员,进而扩展;

(3)从简单到复杂———尽量建议用户使用简单流程,熟悉的系统以后再做进一步的推广。

4、做法四、推广任何系统首要的就是要对用户进行有组织有目的的分期分批的培训

(1)制定系统的完整的培训计划;

(2)对于有需求的用户进行现场培训--去消防指挥部进行培训;

(3)对不同用户进行有针对性地培训———文书———使用发文流程,收文流程;信息管理员———安装,系统的管理,解决问题;

(4)集中用户进行测试培训———即让用户自己更深一步的了解软件,又进一步测试了软件。

通过系列培训也使得推广人员和用户有了相互了解。

5、做法五、对用户近距离的,直接面对面的安装

在推广初期我们都对用户直接面对面的安装,安装过程中不断地向用户讲解安装方法,讲解安装中遇到的问题并如何去解决问题,安装后再向用户简要地介绍系统功能和一些操作步骤。通过安装的交流使得用户对系统有了更进一步的理解。

6、做法六、强制性的直接视觉效果,使得用户容易看到系统的相关链接及说明材料

在为用户安装系统中我们把有关系统的一些快捷方式,和说明材料放置在用户最容易看到的地方,增强用户视觉效果。比如计算机桌面上强行添加快捷键,桌子上强行放置简要说明卡片,人不在的时候在桌面打开一个Word留言。

7、做法七、提供热情周到的服务,确保新老系统的顺利转换

将管理寓于服务之中,用我们周到细致的服务来促进新系统的顺利推广应用:

(1)编写全面翔实的使用帮助手册供大家参考。结合系统的实际应用,针对用户实际使用情况,不断完善、修订使用帮助手册,在系统软件功能改进后,及时修订补充文档资料。

(2)提供各类系统设置及操作的视频演示供大家学习。对系统操作精心制作成视频演示文件,便于各单位用户下载后直观地学习使用系统中的各类功能操作。

(3)搭建内部论坛进行交流和解决应用中遇到的问题。及时对各单位用户在论坛中提出的问题予以答复,同时也鼓励各单位用户积极参与提问和解答,做到有效互动。还不定期地对一些集中共性问题予以整理,分发给各用户。

(4)开设软件下载栏目解决问题。提供电子文档、相关软件下载,以解决各单位用户在使用中遇到的各类问题。

(5)设立热线电话解答问题。耐心热情、快速有效地解答问题,同时做好问题记录和整理,以供查询了解各单位的使用情况。

(6)上门服务现场解决问题,对于有要求的单位并且无法自行解决的问题,我们就上门解决。

8、做法八、虚心采纳建议,确保系统功能的不断完善

在系统使用过程中,高度重视各单位用户提出的意见建议,对于合理的意见建议虚心采纳,及时予以改进。对系统功能进行不断完善,使系统能够更加符合工作人员的使用习惯。

四、保持一个良好的推广心态———阳光心态

1、用户往往对旧的系统念念不忘,总是会对新系统的不停抱怨,允许他们的抱怨,接受他们的抱怨;

2、移情—把用户的心情移到自己的身上,感受用户之所感;

3、换位—把自己换到用户的位置上,感受用户之所急。

通过以上一系列的工作举措,中国石油电子公文系统的应用终于走上了正轨,得到了大庆油田各使用单位的认可,顺利完成了系统的平稳过渡,取得了阶段性的成果。下一步,将继续努力,不断完善该电子公文系统。

摘要：本文重点讲述了中国石油电子公文系统的一些实用的推广方法和具体实现做法,这些做法不单单适用于该系统,也同样适应于其他软件的推广使用,对软件的推广应用有一定的参考价值。此外还简要介绍了该系统的功能,管理和软件组件介绍。

关键词：中国石油电子公文系统,发文流程,收文流程,复杂流程,简单流程

参考文献

[1]张磊.校对软件难以推广应用的四个原因[J].1999年Z1期.

[2]李斌.R/3企业管理系统的推广应用计划[J].管理科学文摘,DIGEST OF MANAGEMENT SCIENCE,1998年05期.

把握公文结构 呈现公文形式之美 篇10

在公文写作中, 写作人员在取得材料的基础上, 如何对材料进行分析、构思和运用, 并通过一定的形式呈现出来, 恰当地表达出作者的观点呢?那还是需要下一定的功夫的。

一、如何在公文起草时做好公文结构安排

一篇优质的公文, 各要素应该组织合理、和谐统一。那么如何来安排好公文的结构, 使各要素之间相互协调、统一呢?根据笔者多年的办公室工作经验, 谈谈如何来做好公文的结构安排。

(一) 要本着为主题服务的原则来安排结构。要做好公文的组织和衔接, 实现公文内部联系和外部形式的统一, 要先领会写作意图, 也就是公文所要表现的主题。主题是公文的灵魂。公文的材料、结构都是为主题服务的。结构要为主题服务, 要围绕主题来进行布局, 公文的各个环节紧紧围绕主题展开, 在材料的选用上要为主题思想服务。当我们起草一篇公文时, 首先要正确领会写作意图, 确定公文的主题。在主题确立的基础上, 要考虑公文的选材与主体部分。对于能突出公文主题的材料要精心挑选, 对重点体现公文主题的部分要做到论证充分、说理透彻。抓住公文的重点后, 要统筹考虑全文的结构, 对整篇公文安排哪几个部分, 各个部分的先后顺序及详略, 层次与层次之间的过渡, 各部分之间的照应, 材料的选用等都要进行谋划。在此基础上考虑材料之间的联系, 通过合适的表述方式和逻辑关系来使材料紧密联系在一起。在行文时做到疏密有致、言之有据、论证有理、连贯通畅。最后形成一篇主旨明确、说理透彻、文笔畅通的公文。

(二) 要根据事物发展的内在规律及逻辑关系来安排结构。公文写作时要反映客观事物固有的规律, 按照事物发展的进程, 有层次、有条理地加以说明和阐述。在材料的运用上, 要按照事物发展的规律来使用, 按照有利于佐证观点的原则来使用。根据事物的发展规律, 一般我们可以按以下方法来安排结构:1. 按照提出问题、分析问题、解决问题、制订措施、得出结论的顺序;2. 按照时间的顺序;3. 从现象到本质的顺序;4. 由简单到复杂、由局部到整体的顺序;5. 由起因到结果的顺序。按照这样前后有序、环环相扣、层层递进的方法来安排主体结构, 公文表达的意思才能层次分明, 简单明了。

(三) 要根据公文的不同文种来安排结构。文种不同, 一般其结构也不一样。例如:请示一般采取“提出问题—分析问题—提出解决的意见和建议—请求批准”的形式;通知一般采取“告之目的—告知事项—执行要求”的形式;工作报告一般采用“背景概述—总述—分述具体做法、体会、经验等—存在问题和今后的打算”的形式。

二、如何在公文校正中把握好公文结构

任何公文写作者, 无论经验如何丰富、才思如何敏捷、文笔如何犀利, 在公文起草中还是会有思虑不周、疏漏失误之处。把握好公文校正的时机, 对公文结构不尽如人意之处进行再次调整, 对于公文质量的提升有一定的作用。

(一) 看公文的主题是否明确。公文的正文表达要体现作者的写作意图。如果意图不明确, 主旨不明确, 公文的效用就大打折扣。在对公文进行审核校正时, 要在通读全篇草稿的基础上, 体会全文的主题。如果主题不突出, 让读者难以捕捉主题, 就要考虑公文写作中主次是否安排合理、观点表述是否鲜明、材料使用是否恰当、论述论证是否逻辑清晰、总结性段落是否缺失等, 再根据具体情况予以修改完善。

(二) 看结构是否脉络清晰、层次是否分明。公文脉络清晰、层次分明就是文章的顺序和层次安排恰当, 做到每一段、每一层次要合乎逻辑地安排, 互相之间虽然相对独立, 但在整体上、实质内容上又保持紧密联系。公文的写作表达上要符合大多数人的思维习惯, 段与段之间联系紧密, 首尾及文中照应正确。要使公文具有内在的结构美, 需要遵循文稿的基本写作规律, 既可按“起承转合”的规律写, 也可采取“提出问题, 分析问题、解决问题”的办法, 在层次关系上使用并列、递进、分总、总分等恰当的方式, 确保文稿更加严谨、畅通、匀称和完整。如果发现层次关系混乱, 句与句之间逻辑关系颠倒的, 要予以调整, 确保文章的层次分明。

(三) 看过渡是否自然。公文的各个部分之间“前后连贯, 气脉相承, 通篇浑然一体”, 这就是好的过渡。过渡一般采用关联词、引文、小标题、序数词等进行过渡。在校正时要检查过渡的关联词语上使用是否准确, 如果关联词语选用不恰当, 就会影响上下文的连贯和流畅, 造成表意不明。层次与段落之间, 如果采用引文过渡, 引文与上下意思不管是在内容上还是在写作语气上, 都要承接自然。如果采用序数词衔接, 还要检查是否符合公文格式中对序数词的使用规定, 做到层级分明。

(四) 看有没有重复或与全文中心脱节之处。对于长篇的公文, 有时由于作者时间比较紧张, 占有的材料又比较多, 在写作时有时出现了前后文观点表述重复的情况, 有时某些章节所表达的意思与公文的主题没有关系, 对于这些部分, 一定要勇于舍弃, 突出公文的主旨意思。

摘要：在公文写作中, 一篇结构得体的公文, 能让阅读者尽快领略写作意图。在公文结构安排时要从服务公文主题、事物发展的客观规律和不同文种的要求来考虑, 做到公文脉络清晰、主旨明确、说理透彻、文笔畅通。

古代公文风格简论 篇11

一

古代公文有几千年的历史，出现了数以百计的鸿笔大家，脍炙人口的名篇佳作也不绝于载记。这些公文或庄重典雅，或生动活泼，或顺畅流利，或华丽富赡，或朴实无华，或清新奇巧——风格多样，各放异彩。兹将古代公文的主要风格类型介绍如下：

（一）典雅

古代公文中，很多篇章典雅古奥，特别是以皇帝名义下发的册、诰、制等文种，更讲求选言宏奥、古雅。试以清朝嘉庆朝的一道“敕命”为例加以分析：

奉天承运，皇帝制曰：委贽策名，资敬有作忠之义;推恩逮下，貤荣溥锡类之施。尔冯汇蕃，乃候补兵马司吏目冯廷德之父，善足开先，谋能裕后。衍弓裘之世业，令绪相承;表勤俭之家风，义方夙著。兹以尔子，遵例急公，貤赠尔为登仕佐郎，锡之敕命。于戏！殊恩特沛，用宏孝治于班联;庆典新膺，式表幽光于泉壤。

该敕命颁发于嘉庆九年（1804），是皇帝颁给候补兵马司吏目（从九品）冯廷德，赠他父亲冯汇蕃为登仕佐郎的诏令。嘉庆时期，以时代论已经不能算作古远了，但由于“敕命”是皇帝的诏令（明清时代，敕命用以授予六品以下官职），还保留了古代的古雅风格。开头部分的“奉天承运，皇帝制曰”是明清两朝皇帝诏令文书的惯用格式。其后的正文先用一组对句阐述封赠制度的依据和意义，接着点明封赠对象的姓名、身份，用两组对仗句表彰他教育儿子的事迹，带有夸饰美化成分。最后以“于戏”一个感叹词领一组对仗句，描述受封赠的荣耀。

这件封赠文书，是典型的“官样文章”，内容空洞，没有什么生机，但借此也可以看出古代公文一种很重要的风格。

（二）华美

古代公文作者中，有很多是文学高手，他们的公文表现出相当高的艺术水平。在臣僚上给皇帝的奏议公文中，这一特点更为明显。所以如此，是为显示对帝王的敬重，但更重要的是作者借机向皇帝炫耀自己的才华，以博得皇帝的赏识和重用。魏晋之后，公文受骈俪之风影响甚重，这一时期的上奏文书中，词采华美的篇章很多。下面节选的是曹植《求通亲亲表》中的一段：

若得辞远游，戴武弁，解朱组，佩青绂，驸马奉车，趣得一号，安宅京室，执鞭珥笔，出从华盖，入侍辇毂，承答圣问，拾遗左右，乃臣丹情之至愿，不离于梦想者也。远慕鹿鸣君臣之宴，中咏棠棣匪他之诫，下思伐木友生之义，终怀蓼莪罔极之哀。每四节之会，块然独处，左右惟仆隶，所对惟妻子，高谈无所与陈，发义无所与展，未尝不闻乐而拊心，临觞而叹息也。

曹植是建安时代最有成就的文学家之一，因聪慧才高，深得乃父曹操的喜爱，但在权力的角逐中败给其兄曹丕。曹丕继位后，为限制诸王的权力，消除他们团结起来篡夺王位的危险，下令禁止诸王互相往来。曹植的这篇表，就是为表达尽忠皇上和希望能与血肉亲人亲晤密交的愿望所写的。

上引的这段文字，多用典故，善用对仗，精练而整齐。但这种整饬的句式并不显得呆板、冗滞，而是节奏分明，词风清丽。加之文中情感饱满，情绪哀婉悲凉，内容与形式达到完美统一。文辞清新，波澜壮阔而又充满抒情，慷慨悲壮与清丽婉转交融为一体，给人一种美的享受。刘勰说曹植的表文“体赡而律调，辞清而志显，应物掣巧，随变生趣。执辔有余，故能缓急应节”，誉之为“陈思之表，独冠群才”[1]。

（三）质朴

古代公文也有崇尚自然朴实的一派。秦代公文，除个别篇章外多质朴无文，汉代武帝前的公文也多简要淳朴。三国魏晋时，诸葛亮等人的表章也很朴实。下面举汉高祖刘邦《手敕太子》一篇短文，以窥其一斑：

吾遭乱世，当秦禁学，自喜谓读书无益。洎践祚以来，时方省书，乃使人知作者之意。追思昔所行，多不是。尧舜不以天下与子而与他人，此非为不惜天下，但子不中立耳。人有好牛马尚惜，况天下耶？吾以尔是元子，早有立意。群臣咸称汝友四皓，吾所不能致，而为汝来，为可任大事也，今定汝为嗣。吾生不学书，但读书问字而遂知耳，以此故不大工，然亦足自辞解。今视汝书犹不如吾，汝可勤学习，每上疏宜自书，勿使人也。

汝见萧曹张陈诸公侯，吾同时人，倍年于汝者，皆拜。并语于汝诸弟。

吾得疾遂困，以如意母子相累。其余诸儿，皆自足立，哀此儿犹小也。

手敕是皇帝亲手所做的诏书。该文的受文对象是太子，作者和读者之间是父子关系。血缘至亲，行文如同晤对，繁文令词自然多余。读该文，如见一慈祥老父，披衣端坐，和对面而坐的儿子娓娓而谈。既有赞扬，也有批评，还有告诫。语气平和，词简情深。

（四）生动

以鲜明、生动的形象表达作者的思想和情感，是所有艺术门类共有的特征。古代公文在叙事、说理或抒发感情时，往往借助文学手段，描摹甚至想象出一些激发人们思想感情的形象，给人留下难忘的印象。

比如汉文帝刘恒的《恤民诏》：“方春和时，草木群众之物，皆有以自乐，而吾百姓，鳏寡孤独穷困之人，或阽于死亡，而莫者忧，为民父母，将如之何？其议所以赈贷之。”文章开篇运用比兴手法，以春天草木皆以自乐来反衬百姓生活之苦，情感真挚、表达巧妙。

古代公文的许多名篇，常常用简练的话语刻画出鲜明的人物形象，增加了公文的艺术性。比如著名的《陈情表》中，李密是这样陈说自己的孤苦境况的：“臣少多疾病，九岁不行，零丁孤苦，至于成立。既无叔伯，终鲜兄弟。门衰祚薄，晚有儿息。外无期功强近之亲，内无应门五尺之童，茕茕孑立，形影相吊。” “茕茕孑立，形影相吊”多么逼真，何其生动。读该句，如看电影，画面犹在眼前，人物栩栩如生。

古代一些公文大家，常常能将自己对社会的观察和思考结果，通过合理的想象，描摹为活生生的画面。如晁错的《论贵粟疏》：“今农夫五口之家，其服役者，不下二人;其能耕者，不过百亩;百亩之收，不过百石。春耕夏耘，秋获冬臧，伐薪樵，治官府，给徭役，春不得避风尘，夏不得避暑热，秋不得避阴雨，冬不得避寒冻，四时之间，亡日休息。又私自送往迎来，吊死问疾，养孤长幼在其中。勤苦如此，尚复被水旱之灾，急政暴赋，赋敛不时，朝令而暮改。当具，有者，半贾而卖;亡者，取倍称之息，于是有卖田宅、鬻子孙以偿责者矣。”即通过典型的概括将当时农民的贫苦现状描述得生动逼真，为“贵农重粟”的观点提供了重要依据。endprint

（五）新奇

古代有些公文作者，不拘家法，独出心裁，借用文学手段冲破公文的规范化要求，写出新奇别致、与众不同的文章。

在这方面最突出的人物是曹操，他的公文不仅内容上与人不同，形式上也大胆创新，丝毫不为规矩束缚。他的公文，有的没有公文所必须的主体部分，有的通篇使用比喻，有的则用反问，有的则用幽默，篇篇不同，风格各异。在古今公文史上，这样的作品为数很少，但却是一道极有生机、极其亮丽的风景。请看下面几例：

置屯田令

夫定国之术，在于强兵足食。秦人以急农兼天下，孝武以屯田定西域，此先代之良式也。

《置屯田令》写于建安六年（196年），当时因连年战争，农田荒弃，以致饿殍千里，解决粮食问题都为当务之急。曹操在其统治区域广泛推行屯田政策，为他统一北方奠定了坚实的物质基础。该文就是在这样的历史背景下写出的。

公文是处理具体事务的工具，所以无论何种文体都应该陈说处理意见或建议，这是公文的主体。但阅读这篇公文，却发现曹操并没有明确指令如何屯田，只是借助历史事实申明了屯田的价值和意义。这种缺乏主体的公文，非曹操大约没人能写，也没人敢写。

在阳平将还师令：鸡肋。

选留府长史令：释骐骥而不乘，焉皇皇而更索？

《三国志·魏志·武帝纪》记载，建安二十四年（219）三月，曹操引军攻打刘备，到达阳干关。刘备据险坚守，曹操想回师。裴松之注引晋司马彪《九州春秋》：“时王欲还，出令曰：‘鸡肋。官属不知所谓。主簿杨修便自严装，人惊问修 ：‘何以知之？修曰：‘夫鸡肋，弃之如可惜，食之无所得，以比汉中，知王欲还也。”[2]五月，曹操引军回长安。十月，又自长安回洛阳，任命跟随自己20余年、深得信赖的杜袭为府长史留守长安。“释骐骥而不乘，焉皇皇而更索？”的意思是舍弃千里马而不骑，还慌慌忙忙到哪里去找呢？

以上两篇公文，都用比喻手法，含而不露，却意在言中。《选留府长史令》更用反问加强语气。这样的公文使人读后感到新奇、别致，趣味横生，一反公牍文板着脸说话的传统。

（六）诙谐

公文的特点是庄重，但在古代公文写作中存在个性化、自由化倾向，在这样的大环境下，有些作者也敢于将幽默诙谐的手段运用于公文，让人倍感新鲜和欢快。

曹操的《与孙权书》，全文为“近者奉辞伐罪，旄麾南指，刘琮束手。今治水军八十万众，方与将军会猎于吴。”本文写于建安十三年（208年）赤壁之战前后。这年七月，曹操南征荆州，刘琮投降。曹操试图借势以武力威胁孙权投降，给孙权写了这一封信。这应该是一封挑战书，两国交兵，事体重大，但曹操却以其雄才，举重若轻，以半戏谑的方式处理，把打仗说成“会猎”，将极端严肃的事说得如此轻巧。阅读这样的文章时，读者的习惯性期待被远远突破，产生巨大的反差，在反差中显示出特异的审美效果。

苏轼的《代张方平谏用兵书》中，有一个奇妙的比喻，历来为人所称道：“臣闻好兵犹好色也，伤生之事非一，而好色者必死;贼民之事非一，而好兵者必亡。” 把“好兵”比喻为“好色”，看上去好像滑稽不经，但细想却很有道理，为作者奇特的联想所折服。

（七）铺排夸饰

古代公文兼有政论的性质，为强化说理效果，有些公文作者借用了汉赋“铺采攡文”的描写手段和战国纵横家夸张、蓄势等多种手法，把公文写得富赡华丽，气势磅礴，极具感染力。请看李斯《谏逐客书》中的一段：

今陛下致昆山之玉，有随、和之宝，垂明月之珠，服太阿之剑，乘纤离之马，建翠凤之旗，树灵鼍之鼓。此数宝者，秦不生一焉，而陛下悦之，何也？必秦国之所生而然后可，则是夜光之璧不饰朝廷，犀象之器不为玩好，郑、卫之女不充后宫，而骏马駃騠不实外厩，江南金锡不为用，西蜀丹青不为采。所以饰后宫、充下陈、娱心意、悦耳目者，必出于秦然后可，则是宛珠之簪、傅玑之珥、阿缟之衣、锦绣之饰不进于前，而随俗雅化、佳冶窈窕赵女不立于侧也。夫击瓮叩缶、弹筝搏髀而歌呼呜呜快耳者，真秦之声也。郑、卫、桑间，韶虞、武象者，异国之乐也。今弃击瓮而就郑、卫，退弹筝而取韶虞，若是者何也？快意当前，适观而已矣。今取人则不然，不问可否，不论曲直，非秦者去，为客者逐。然则是所重者在乎色乐珠玉，而所轻者在乎人民也。此非所以跨海内、制诸侯之术也。

据《史记》载：秦始皇十年，“秦宗室大臣皆言秦王曰：‘诸侯人来事秦者，大抵为其主游间於秦耳，请一切逐客。李斯议亦在逐中。”[3]李斯为了保住自己的地位，更为了纠正秦王的错误决策，写了这篇上书。在所引用的这段中，李斯不避其烦地列举宝玉、珍珠、宝剑、骏马、音乐等等宝物，用意是说这些宝物都不出产于秦国，而秦王都据为己有，并喜好有加，而来自秦国之外的客卿，却被驱逐，是“所重者在乎色乐珠玉，而所轻者在乎人民”的荒唐做法，而这种做法“非所以跨海内、制诸侯之术也”。可见，李斯列数各种宝物的目的，在于增强说理的力度和气势，同时使文章显得富丽华赡。

（八）讲求意境

意境是中国特有的美学术语，所谓意境就是作者主观情感与外在景物的有机融合而得到的审美境界。意境中，景中含情，情中有景，情景交融，极富神采和魅力。中国古代诗文，向来是讲究意境的，正如王国维在《人间词话》中所说“有意境则自成高格”。

意境在文学性的诗文之中，也不是随处可见的，只有那些优秀的篇章才能达到物我合一的艺术境界。可喜的是，古代公文的个别篇章却含有意境，读来绵长隽永、咀嚼不尽却难以言传。有意境的公文例子很少，曹丕《与朝臣论杭稻书》是较典型的一例，他说：“江表惟长沙名有好米，何得比新城稻邪？上风吹之，五里闻香。”[4]作者用“上风吹之，五里闻香”的夸张手法，把稻米的香味写出来了，让我们自然联想到宋朝大词人柳永《望海潮》中那脍炙人口的名句“有三秋桂子，十里荷花”，精炼、清丽、传神。

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古代公文存在于具体而复杂的历史环境中，与社会生活的方方面面均有关联，社会生活中的很多因素都对其风格的形成产生影响。

（一）文体因素

不同文体其内容、功能、表现手法均不同，因此风格也各有特色，这一点早被文论家们所认识。曹丕的《典论·论文》中说：“夫文本同而末异，盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。”[5]陆机在《文赋》中说：“诗缘情而绮靡，赋体物而浏亮。碑披文以相质，诔缠绵而悽怆。铭博约而温润，箴顿挫而清壮。颂优游以彬蔚，论精微而朗畅。奏平彻以闲雅，说炜晔而谲诳。”[6]

古代公文在行移方向、作用、载体和处理方式等方面有很多差异，依据这些方面可以划分出很多不同文体，每一种文体都有着与众不同的风格面貌。

“西山云：‘制诰皆王言，贵乎典雅温润，用字不可深僻，造语不可尖新，文武宗室，各得其宜，斯为善矣。” “东莱吕氏云：‘近代诏书，或用散文，或用四六。散文以深纯温厚为本;四六须下语浑全，不可尚新奇华巧而失大体。”[7]“制”“诰”“诏”等属于君命文种，所以要典雅、温润，深纯、温厚、浑全，遣词造句不能追求新巧，否则会失去雍容高贵的帝王之气。

“大抵表文以简洁精致为先，用事忌深僻，造语忌纤巧，铺叙忌繁冗。”[8]“迨后王尚书应麟有曰：‘奏议明允诚笃为本。若弹文，则使气流墨中，声动简外，斯称绝席之雄也。是则奏疏弹文，其辞气亦各异焉。”[9]这里所说的“表”“奏议”“弹文”都是上达皇帝的上奏文种，受文对象是至高无上的天子，所以要求“简洁精致”“明允诚笃”，与帝王的诏令文体风格大异。

不仅行文方向会影响公文风格，不同用途的文体风格也不相同。“弹事”本是奏的一种，因为它是专用以弹劾罪愆的，所以要求“必理有典宪，辞有风轨”，也就是必须依据典章制度来陈述，语言不能过于激烈有失风范。

除弹事外，因其特定用途而具备某一风格的文体，还有几个比较突出，一种是章，一种是判。

按汉代的规定，“章以谢恩”，其作用局限于祝贺帝王的寿辰、大典、节庆或感谢皇帝的封赏，没有多少实质内容，多为阿谀奉承和感恩戴德，因此其语言明显具有浮夸、澡饰和空洞的风格。

判是司法审判文书，但古代的判文多采用俪语，铺排词章。徐师曾曾批评该风气说：“独其文堆垛故事，不切于蔽罪;拈弄辞华，不归于律格，为可惜耳。”[10]

（二）时代因素

刘勰说：“文变染乎世情，兴废系乎时序。”[11]每个时代都有其特有的政治氛围、文化潮流，文章作为社会生活的反映必然带着自己时代的色彩。加之，每个时代都有大致趋同的文风取向，也会对所有文章点染上时代印痕。与其他文章不同的是，公文具有很强的功用性，直接干预社会事务的处理，并直接受制于当代统治者主观意志，所以它对生活的反映更直接和敏捷，使它比其他类别的文章显示出更鲜明的时代特色。

通览中国公文史，赏读不同时代的公文佳作，我们可以明显感觉到确实一代有一代之文章，一代有一代之文风。对历代公文风格演变的描述，笔者将在下面的部分详细介绍，这里结合前人评论，以某些有代表性的文体为例，说明不同时代公文的文风表现。

明代徐师曾说：“古之诏词，皆用散文，故能深厚尔雅，感动乎人。六朝而下，文尚偶俪，而诏亦用之。”魏晋之前的诏书使用散行句式，因此具有深厚尔雅、感动人心的魅力;六朝之后，受骈体文影响，诏书多用四六句式，因为过于讲究形式，内容空泛，不能打动人。被骈体文风影响的不只诏一种文体，徐师曾接着说：“然非独用于诏也，后代渐复古文，而专以四六施诸诏、诰、制、敕、表、笺、简、启等类。”[12]六朝之后，作为对骈俪文风的反动，如隋朝、唐朝、宋朝、明朝和清朝，几乎每个朝代都曾进行过文风改革，以消除骈俪的影响，虽然取得了很大成绩，但仍然没有完全克服骈体文风的制约，使“诏、诰、制、敕”等君命文书和“表、笺、启”等上奏或准上奏文书还带有骈体文的明显痕迹。这也足以证明，上述文体因时代的演进，风格也发生着变化。

表自西汉始有，其作用为陈情，至东汉、魏晋，也常常用于庶政，与奏分庭抗礼，成为上奏文书的主要种类。隋唐之后，表逐步与用以谢恩的章合流，主要用于臣僚向帝王谢贺，脱离政务实践。功能的变迁，也导致其风格的变化。徐师曾说：“至论其体，则汉晋多用散文，唐宋多用四六。而唐宋之体又自不同：唐人声律，时有出入，而不失乎雄浑之风;宋人声律，极其精切，而有得乎明畅之旨，盖各有所长也。然有唐宋人而为古体者，有宋人而为唐体者，此又不可不辨也。今取汉以下名家诸作，分为三体而列之：一曰古体，二曰唐体，三曰宋体，使学者有考云。”[13]“古体”“唐体”“宋体”是依据表的语言形式划分的，将表同一文体在不同时代的语体表现当作为其子类命名的依据，可见其风格因时代变化之大。

（三）作者因素

曹丕《典论·论文》说：“文以气为主，气之清浊有体，不可力强而致。譬诸音乐，曲度虽均，节奏同检，至于引气不齐，巧拙有素，虽在父兄，不能以移子弟。”[14]文章的风格与作者的禀赋关系至为密切，即使在抑制主体个性的公文写作中，作者个人的风格也会极顽强地冲破封锁，显露信息。况且，古代公文与现在公文写作一个重要的不同是古代公文作者并非像现在的秘书一样是完全为公文而进行的“公共写作”，而是“公共写作”和“私人写作”的结合。古代公文大家，不会也不想在公文中隐藏自己的个性。所以，古代公文呈现出因人而异的多种风格。这也是古代公文较现代公文更有艺术品味的重要原因。

在中国公文史上，最有个性特色的公文大家，当首推曹操。曹操雄才大略，是伟大的政治家和军事家;才华横溢，是卓有成绩的诗文大家。同时，他还将自己的文才武略，施之于公文，成为风格卓异的公文大家。曹操的公文中也有庄重严谨、规规矩矩的作品，但最能表现其“清峻”“通脱”风格的是那些不拘一格、自由活泼的公文。鲁迅先生称他是“改造文章的祖师爷”，公文史著作中将其称作“自由派”。这与曹操豪壮不羁、雄才大略的个性是互分不开的。在古今公文史上这类公文如凤毛麟角，少而又少，是因为中国历史上如曹操一样的集文才、谋略、奸诈于一体的人物也少而又少的缘故。

当然，曹操的上述自由体公文不是古代公文的主流，甚至在曹操本人的公文集中所占份量也不是很大。但不能因此否定古代公文因作者个性的差异，而呈现的多姿多彩整体风貌。比如，同为表文名作，诸葛亮的《出师表》和李密的《陈情表》都以饱含情感而著称，然而作为“相父”的诸葛亮是大政治家，他在文章中所表露的感情主要是对国家“鞠躬尽瘁，死而后已”的耿耿忠心，而李密在文章中所表达的主要是一己拳拳孝子之情。两相比较，气度之高下，迥然不同。再比如，李斯的《谏逐客书》和魏征的《谏太宗十思疏》同为上书名作，但李斯之作带着战国纵横家的余风，铺排夸饰，绚美多姿;而魏征之文则严谨周密，沉郁朴实。除却时代的影响外，李、魏二人个性的差异是两篇公文风格差别的主要因素。

（基金项目：本文系江苏省社会科学研究基金项目[批准号：10ZD019]的阶段性成果。）

注释：

[1][11]刘勰著，陆侃如，牟世金译注：《文心雕龙译注》，齐鲁书社，1995年版，第309页，第542页。

[2]陈寿撰，裴松之注：《三国志·魏志·武帝纪》，中华书局，1959年版，第52页。

[3]司马迁撰，裴駰集解，司马贞索隐，张守节正义：《史记·李斯列传》，中华书局，1982年版，第2541页。

[4][5][14]《三曹集》（魏武帝集·魏文帝集·陈思王集），岳麓书社出版社，1992年10月版，第167页，第117页，第178页。

[6]萧统：《文选》，上海古籍出版社，1998年版，第118页。

[7][8][9]吴讷著，罗根泽校点：《文章辨体序说》，人民文学出版社，1962年8月版，第36页，第37页，第40页。

[10][12][13]徐师曾著，罗根泽校点：《文体明辨序说》，人民文学出版社1962年8月版，第128页，第112页，第122页。

企业公文 篇12

关键词：文书处理,公文传阅,功能与价值,原则与特点,技巧性

本文将从公文传阅的功能与价值, 有序性、及时性和安全性的原则与特点及如何灵活掌握公文传阅的技巧等三个方面, 谈一下自己的认识和看法。

一、公文传阅的功能与价值

公文传阅是上情下达、下情上达的重要途径之一。无论是党政机关、还是企事业单位的有关大政方针和命令指示, 很重要的一个途径就是通过公文传阅来实现的。一些急事、紧事、要事, 大多通过公文传阅进行指示落实, 一旦传晚、传错、丢失, 将会造成不可估量的损失。公文传阅, 追求“流水式”批示效应, 领导成员和有关部门依次阅文, 然后把批示 (意见) 内容集中起来才能形成民主决策。而且公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程, 通过公文传阅互相通气, 交换看法, 可以避免对一切问题产生歧义, 有助于领导之间取得共识。并可以实现公文处理过程的完整记录, 形成准确的文书档案。

二、公文传阅的原则与特点

在公文传阅过程中, 文书人员要准确把握, 灵活掌握其有序性、及时性和安全性的原则和特点, 切忌机械地、教条主义地、僵化地传阅。

公文传阅, 顺序很重要。在公文传阅过程中, 对于所有的公文, 文书一般先送办公室主任阅读、把关, 然后送其他需要阅读的对象。这里又有一般程序和特殊程序之分, 一般程序是, 阅件一般先传主要领导后传主管领导, 再传其他领导和有关部门;办件则应先传主管领导, 一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见, 另一方面又有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。公文传阅的特殊程序是, 紧急公文, 专送公文和需要某位领导直接阅批的公文, 应按照先办后传, 急用者先阅, 跳跃式传阅等方式处理。

公文传阅的时效性很强, 快速和及时是公文传阅的基本要求。怎样才能保证公文及时传阅呢?一是取送及时。收到文件后, 马上进行清点、登记、分发, 保证公文传阅的顺畅。二是适当调整阅读顺序。有些文件传阅范围很广, 需要很多领导和部门阅知, 如果始终按一个固定顺序传阅, 遇上领导外出开会或办事, 定会影响传阅的时间和进度。因此, 不失时机地适当调整一下传阅顺序, 便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件要某个或某几个部门承办, 并且时效要求较强, 如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处, 势必耽误部门办理。主要领导阅后, 即可给承办部门阅办, 然后接着送其他领导传阅。四是掌握领导阅文规律。捕捉时机送阅文件, 也可根据领导阅文快慢, 适当掌握领导每次阅文数量, 这样, 就能避免公文的延误、堆积。

公文传阅要注意安全性原则。保证安全是公文传阅的内在要求。这里安全指的是杜绝文件的遗失和密件的泄密。怎样才能有效地把握住公文传阅的安全性原则呢?一是要建立文件的登记、接收制度。登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样既做到了心中有数, 避免了盲目传阅, 一旦出现文件遗失的情况, 既便于查询, 也便于确定责任。二是杜绝文件横传, 公文传阅应以文书部门为中点进行传阅, 不允许抛开文书人员在应阅人之间横传, 以免传阅文件进行失控、遗失。三是公文传阅要由专人负责到底, 其他人员包括办公室主任都不得代行其职。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅, 既不能随意扩大, 也不能随意缩小。五是设置密级文件夹。封面贴有“密件:标志, 提醒领导不要带出办公室阅文, 密级文件即阅即退, 没有阅完的也要暂时收回, 以保证公文传阅的安全保密。

三、公文传阅有一定的技巧

公文传阅不是简单的蛮干、乱干, 还需要一定的方法与技巧, 如果文书人员掌握了这些方法和技巧, 就能取得最佳的传阅效果。

公文呈送要把好时间关。要求文书人员必须掌握领导的工作规律、工作动态和作息时间, 一般要选择领导不在的时间。这样, 既惊动不了领导, 又让你有时间做一下文件的整理工作。给领导呈送公文, 还要进一步考虑到领导的最佳精神状态。这需要文书人员细心, 时时处处为领导考虑, 做一个合格的文书。

公文摆放顺序把握好轻重缓急。给领导送文件, 还要注意一下公文的摆放顺序问题。一般是按文件内容的重要程度, 将最重要的文件放在上面, 依次类推。对于文件是否重要的判断, 需要文书人员先阅读一下文件的具体内容, 将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面, 而那些关系不大, 甚至没有多大关系的文件放在最后。

根据实际情况, 灵活掌握传阅顺序。虽然文件传阅有一定的顺序, 但也要根据实际情况, 灵活掌握。比如:领导的传阅顺序;如果遇有一领导外出, 要及时将文件传给下一位领导, 待这位领导回来后, 再补传, 如果后面的领导有批示意见, 还要传给前面的领导阅知, 如果文件的内容比较具体, 应先给分管的领导传阅, 其他的领导再延续阅知。如果涉及到具体部门办理时, 应先给这些部门办理, 再呈送给领导阅知。