公文知识手册

公文知识手册（共6篇）

公文知识手册 篇1

国家行政机关公文

处 理 手 册

前 言

为帮助国家行政机关文秘人员更好地学习、掌握国家行政机关公文处理办法，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文处理实用手册》关于国家行政机关公文处理的有关规定以及省、市人民政府关于公文的处理办法，XX政府办公室编制了本处理手册，以进一步规范公文处理程序和格式，提高公文质量。

党的机关公文和行政机关公文处理办法是有所区别的，本手册中所述公文处理办法是指国家行政机关公文处理办法，不包括党的机关公文处理办法。

XX政府办公室 xx年x月x日

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国家行政机关公文处理办法

第一章 基本知识

（一）公文的定义。

国家行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

（二）公文处理的定义。

公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（三）公文处理的原则。

各级行政机关的公文处理，必须坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

（四）公文处理的管理部门。

各级行政机关的办公厅（室）或秘书科（股）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作，应当配备专职人员负责公文处理。

（五）文秘应当具备的基本素质。

负责公文处理的文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，忠于职守，廉洁奉公，工作积极，作风严谨，遵守纪律，严守机密，具备公文处理的专业知识。

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第二章 公文的种类和适用范围

（一）行政机关公文的种类。

行政机关的公文主要有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（二）行政机关公文的适用范围。

1．命令（令）的适用范围。命令（令）适用于省级人民政府依照有关法律规定发布行政规章，县级以上人民政府宣布实施重大强制性行政措施，奖惩有关人员。

2．决定的适用范围。决定适用于对重要事项或重大行动作出决策和安排；奖惩有关单位和人员；变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

3．公告的适用范围。公告适用于各级行政机关向人民群众宣布重要事项或者法定事项。

4．通告的适用范围。通告适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。

5．通知的适用范围。通知是应用最广的一种公文，主要适用于：一是批转下级机关的公文；二是转发上级机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；四是人事任免。

6．通报适用的范围。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况。

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7．议案适用的范围。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表或者人民代表大会常务委员会提请审议的事项。

8．报告的适用范围。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9．请示的适用范围。请示适用于向上级机关请求指示、批准的事项。

10．批复的适用范围。批复适用于答复下级机关的请示事项。11．意见的适用范围。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12．函的适用范围。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13．会议纪要的适用范围。会议纪要适用于记载、传达会议精神和决策事项。

第三章 行文关系和行文规则

（一）行政机关的行文关系。

各级各类行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大或者紧急情况外，一般不得越级请示和报告。

（二）政府部门的行文规则。

1．政府各部门依据部门职权范围可以相互行文。

2．政府各部门可以向下一级政府相应的主管行政部门行文。3．隶属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直—4—

接报送上级主管行政部门处理。

4．部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。5．政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。

（三）联合行文。

1．同级政府、同级政府各部门可以联合行文。2．上级政府部门与下一级政府可以联合行文。3．政府与同级党委和军队机关可以联合行文。

4．政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。5．政府部门与同级人民团体和具体行政职能的事业单位可以联合行文。

（四）联合行文的规则。

1．必须是涉及两个以上部门职权范围内的事。2．必须明确主办部门。

（五）两个以上部门行文的规则。

两个以上部门行文要注意充分协调，尽量取得一致意见。取得一致意见后，可以由一个部门行文，也可以联合行文，不得交叉重复行文。未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关有权责令纠正或者撤销。

（六）政府与部门向下行文的规则。

1．属于部门职权范围内的事务一般由部门自行行文或者联合行文，联合行文应当明确主办部门。

2．需经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，—5—

但文中应当注明“经政府同意”。

3．属于部门职权范围的事，但为了增加公文权威性，可请政府转发。

4．政府及其部门向下级机关或者本系统的重要行文，应当直接抄送上级机关。

（七）请示的行文规则。1．请示应当一文一事。2．一般只写一个主送机关。

3．需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

4．不得将请示夹带在报告里，因为请示需要批复，而报告则不必批复。

5．除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。

（八）有双重领导关系的行文规则。

1．受双重领导的机关向上级行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、答复。

2．上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。

（九）行政机关和党委机关的行文规则。

各行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，应当与同级党委联合行文。

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第四章 发文的办理程序和要求

（一）发文办理程序。

发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（二）公文草拟的原则。

1．符合国家的法律、法规及其他有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行本加以说明。

2．情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3．公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。

4．拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5．人名、地名、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义。

6．应当使用国家法定计量单位。

7．使用规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

8．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他均应当使用阿拉伯数字。

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9．公文的结构层次。公文的结构一般分为4个层次，第一层为“

一、”，第二层为“

（二）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（三）公文的审核。

1．草拟公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报上级机关协调或者裁定。

2．发文审核的重点。公文送负责人签发前，应当由机关的办公厅（室）或者秘书科（股）进行审核。审核的重点为：一是是否确需行文；二是行文方式是否妥当；三是是否符合行文规则和拟制公文的要求；四是格式是否符合规定。

3．公文的签发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或者平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。

4．公文印制前的复核。公文印制前，文秘部门应当进行复核，复核的重点为：一是审批、签发手续是否完备；二是附件材料是否齐全；三是公文格式、文种使用、文字表述是否统一、规范。

第五章 收文办理的程序和要求

（一）收文办理的程序。

收文办理的程序是指收到公文的办理过程，包括签收、登记、—8—

审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（二）收文的审核。

收到下级机关上报需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核重点为：

1．是否应该由本机关办理。2．是否符合行文规则。

3．内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。4．涉及其他部门或者地区职权的事项是否已协商、会签。5．文种使用、公文格式是否规范。

（三）公文的拟办。

对符合《国家行政机关公文处理办法》要求的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。对不符合要求的公文，经办公厅（室）或者秘书科（股）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

（四）承办公文的时限。

承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，一般要求一个月内必须答复，若不答复，则视为同意，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜本单位办理的，应当及时退回文秘部门并说明理由。

（五）公文的审批。

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意

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见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

（六）公文的催办。

送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第六章 公文的归档

（一）公文归档的要求。

1．公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》以及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

2．归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

3．归档公文应当明确定期保管时限，按照有关规定定期向档案部门移交。

（二）联合办理公文的归档。

联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。

（三）本机关负责人兼任其他机关职务形成的公文归档。本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程—10—

中形成的公文，由兼职机关整理（立卷）、归档。

（四）归档公文的书写要求。

拟制、修改和签批公文应当按照档案管理的要求，使用钢笔、毛笔或者专用签字笔书写。公文用纸和字迹材料必须符合存档要求。不得用不符合存档要求的纸、笔草拟、修改和签批公文，也不得在文稿装订线左侧书写、签批意见或者修改公文。

第七章 公文管理的基本要求

（一）公文的统一管理。

文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。公文由文秘部门或者专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）公文翻印的要求。

上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级机关经负责人或者办公厅（室）、秘书科（股）负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

（三）公文的公开发布。

机关公文不能随意公开发布。公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经过批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

（四）公文复印件的使用规定。

公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明印章。

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（五）公文被撤消和废止的效力。

公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（六）没有保存价值公文的处理。

经过鉴别，不具备归档和存查价值的公文，经过办公厅（室）、秘书科（股）负责人批准，可以销毁。

（七）秘密公文的销毁。

销毁秘密公文应当到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

（八）机关合并时公文的处理。

机关合并时，全部公文应当随之合并管理。

（九）机关撤消时公文的处理。

机关撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后，按照有关规定移交档案部门。

（十）工作人员调离时所保存公文的处理。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。个人不得擅自销毁公文。

第八章 公文格式

（一）公文格式的定义。

1．字。表示标识公文横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占的空间。

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2．行。表示标识公文纵向距离的长度单位。正文以3号字高度加3 号字高度7/8倍的距离为一基准行；标题以2号字加2 号字高度7/8倍的距离为一基准行。

（二）发文机关标识。

发文机关的标识由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成。如：“云南省人民政府文件”、“云南省人民政府办公厅文件”、“昭通市人民政府文件”等。一些特定的公文在发文机关名称后不加“文件”二字，如“国务院任免通知”、“云南省人民政府决定事项通知”等。但这仅限于特定公文，一般情况下，行政机关的平行文、下行文和上行文都应当加“文件”二字。用红色标识。

（三）平行文和下行文发文机关标识的位置。

用于平行文或者下行文的文件红头，发文机关标识上边缘至上页边为62毫米，发文机关下边缘至红色反线为30毫米。

（四）上行文发文机关标识的位置。

凡上报的公文，发文机关标识上边缘至上页边为117毫米，发文机关下边缘至红色反线为30毫米。

（五）发文机关标识字体。

由于发文机关的标识是有执法职能的国家行政机关的公文，为体现庄重，《国家行政机关公文格式》中，国家标准推荐使用小标宋字体，其他带有书法艺术成分的字体，不适于发文机关标识使用的字体。

（六）发文机关标识的字号。

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按照《国家行政机关公文格式》国家标准的规定，发文机关标识的字号以22毫米×15毫米为标准，现行“国务院文件”的字号即是22毫米×15毫米。以此为高限，要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”使用的字号，以显示国务院作为国家最高行政机关的地位。具体用多大字号，由各级行政机关根据机关名称的字数多少来确定，一般要小于22毫米×15毫米，以醒目美观为原则。

（七）联合行文的公文机关标识的排布。

联合行文时应使主办机关名称排在前，其他机关自上至下排列，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。如果联合行文的机关过多，可能出现将正文挤出首页的情况时，只能挤发文机关，不能挤正文，以保证公文的严肃性；可以将发文机关标识字号缩小，行距缩小，保证公文首页留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位臵。

第九章 公文各要素标识规则

（一）公文各要素的划分。

国家行政机关公文的各要素主要划分为眉首、主体、版记三个部分。

1．臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。一般包括文件份号、密级、紧急程度、发文机关标识、文件字号、签发人姓名等内容。

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2．臵于红色发线（不包含）以下至主题词（不包含）之间的各要素统称主题。一般包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注等内容。

3．臵于主题词以下的各要素统称为版记。一般包括主题词、抄送机关、制文机关、制文时间、打字人姓名、校对人姓名等。

（二）公文份数序号的标注。

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需要标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上第1行。序号的位数，由发文机关根据公文份数确定，至少不能少于两位，即“1”编为“01”。

（三）需要编序号的公文。

按照《国家行政机关公文处理办法》规定，带有密级的公文要编制份数序号。如考虑有的公文的特殊情况，不带有密级的公文也可编制份数序号，以便准确掌握公文的印制份数和分发范围。

（四）公文的秘密等级和保密期限。

密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。需标识秘密等级的公文，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字，如需同时标识保密期限的，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级的两字间则不空1字距离，以使该字段不致过长。具体标识方法是：“绝 密★三个月”、“机 密★一年”等。除特殊情况外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年以上的以年计，在一年以内的以月计。

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（五）公文的紧急程度。

紧急程度是对公文送达时限的要求，分为“特 急”、“急 件”两种。需标识紧急程度的公文，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。

（六）电报的紧急程度。

凡电报都应按照规定在指定的位臵，分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种紧急程度。各种紧急程度的时间按照以下原则把握：“特提”是要求一天之内办完的电报；“特急”是要求三天之内办完的电报；“加急”是要求五天之内办完的电报；“平急”是要求十天之内办完的电报。

（七）公文发文字号的编排。

各级行政机关的公文都要编发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。位臵在发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布。年份和序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，如“2006”，不应标为“06”，用六角括号“„‟”括入；发文序号不编虚位，即“1”不能编为“001”，不加“第”字。标准格式为：“大政发„2006‟1号”、“大政请„2006‟1号”、“大政函„2006‟1号”或“大政办发„2006‟1号”、“大政办请„2006‟1号”、“大政办函„2006‟1号”等。

（八）上报公文发文字号与签发人的排列。

签发人标识仅在上报的公文中才出现。上报的公文需要标识—16—

签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字（不顶格），签发人姓名居左空1字，也就是和发文字号同处在第3行，这样排列对称、美观。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（九）多个签发人的排列格式。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4毫米。

（十）公文标题的标识。

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，无论是上行文、平行文还是下行文，一般应标明发文机关、发文事由和发文文种。

（十一）公文标题中的标点符号使用。

公文标题中除法规、规章或转发的文件标题名称加书名号外，一般不使用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容。

（十二）公文标题的字体和排列。

公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋字体，可分一行或多行居中排布；回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。有两行或者以上的标题之间的宽度为固定值40磅（在Word文档格式中的段落处理菜单中）。

（十三）主送机关的字体和排列。

主送机关在标题下空1行，用3号仿宋字体顶格标识，回行

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时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。

（十四）公文正文的标识。

正文的标识方法与写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字，回行顶格。数字、年份用阿拉伯数字标识的不能回行。

（十五）公文附件的标识。

公文如有附件，在正文的最后一行下边空1行左空2字，用3号仿宋字体标识“附件”二字，后标全角冒号，冒号后边标注附件名称。附件有2件以上的，要用阿拉伯数字标识序号，如“附件：1．××××”。附件名称后边不加标点符号。附件应当与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行用3号仿宋顶格标识“附件”二字，有序号的要标识序号，如“附件1”，附件的序号和名称前后标识要一致。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（有序号的带序号）。

（十六）公文成文日期的标注。

成文日期是公文的生效时间。是公文的一项重要内容。为增强其准确性，成文日期一律要用汉字标注，不能用阿拉伯数字与汉字混用；年、月、日要齐全，“零”要写成“○”，“壹”要写—18—

成“一”。单一机关发文的公文，成文日期右空4字；两个机关联合发文的公文，应当将成文日期拉开，左右各空7字；三个机关联合发文的公文，在最后一排印章之下右空2字标识。

（十七）公文成文日期的确定。

公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准。电报以发出日期为准。

第十章 公文使用印章的规定

（一）国家行政机关印章的尺寸。

1．国务院的印章，直径6厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行。

2．各省、自治区、直辖市人民政府和国务院办公厅、国务院各部委的印章，直径5厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行。

3．自治州、市、县级和市辖区人民政府的印章，直径4.5厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行。

4．地区行政公署的印章，直径4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环行。

5．乡（镇）人民政府的印章，直径4.2厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环行。

6．国家行政机关内设机构或直属单位的印章，直径不得大

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于4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行或名称前段自左而右环行，后段自左而右横排。实行民族区域自治的地方人民政府的印章，可以并列汉字和相应的民族文字。

（二）各级行政机关印章的制发。

国务院的印章，由国务院自制。各省、自治区、直辖市人民政府和国务院办公厅的印章，由国务院制发。自治州、市、地区行政公署、县级和市辖区人民政府的印章，由省、自治区、直辖市人民政府制发。乡（镇）人民政府的印章，由县级人民政府制发。国家行政机关内设机构或直属单位的印章，分别由国务院各部门和地方各级国家行政机关制发。

（三）单一发文印章的盖法。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，加盖印章应上距正文1行字之内，端正、居右下压成文时间，即上不压正文，下要骑年跨月。印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。印章用红色。

（四）两个单位联合行文印章的盖法。

当两个单位联合行文需盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，主办机关印章在前，两个印章横排均压成文日期。两印章间互不交叉或者相切，相距不超过3毫米。

（五）三个以上单位联合行文印章的盖法。

当联合行文需要加盖3个以上印章时，落款处应将各发文机关名称（可以用简称）按照加盖印章顺序排列署在相应位臵，再—20—

把印章加盖或者套印在其上。排列时，主办机关在前，每排最多排3个印章，两端不能超出版心；最后一排如余一个或者两个印章，均居中排布；印章上下、左右之间不能相交或者相切。

（六）公文最后一页不能容下印章时的处理办法。当公文排版后所剩余空白处不能容下印章位臵时，应当采取调整行距、字距的办法加以解决，务必使印章与正文末尾同处在一页上，不得采取标识“（此页无正文）”的方法解决。

（七）公文附注的标识办法。

公文如有附注，用3号仿宋字体，在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。附注一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明，如“（此件发至县团级）”、“（此件可登报）”等，而不是对公文内容作出解释或者注释。一般来讲，上行文和平行文均要标注附注，内容为联系人和联系电话，以方便联系。规范标注为：“（联系人：×××，电话：×××）”。

第十一章 版记各要素的标识规则

（一）主题词的概念。

主题词是用于揭示公文内容，便于检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。

（二）主题词的字体和位置。

“主题词”3字用3号黑体字，在“（附注）”之下居左顶格

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标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋字体，词目之间空1字，不能用顿号。主题词下边用一条黑色反线与抄送机关隔开。

（三）主题词的标识办法。

按照《国务院公文主题词表》（国务院公文主题词表附后）规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个词，不少于3个词。如省政府转发国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知一文，标注的主题词是“文秘工作 公文 办法 通知”。“文秘工作”是类别词，“公文 办法”是类属词，“通知”是文种。通常情况下，类别词在《国务院公文主题词表》里面都有，只有一些特殊内容的公文没有类属词，需要办文部门自己编写。凡是自己编写的类属词，必须在词的后边加一个三角符号，以说明是自己编写的类属词。

（四）公文抄送机关的标识办法。

公文如有抄送机关，在主题词下居中左空1字，用3号仿宋字体标识“抄送”二字，后标全角冒号；抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐；抄送机关之间用逗号或者顿号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。

（五）印发机关和印发日期的标识办法。

印发机关的标识位于抄送机关之下左空1字，用3号仿宋字体。印发日期以公文付印日期为准，右空1字，用3号仿宋阿拉伯数码标识。

（六）打字人和校对人的标识办法。

为对公文质量负责，也便于存档查询，公文必须标识打字人—22—

和校对人。标识办法为：“打字”二字用3号仿宋字体，左空1字，标识在印发机关下1行，“打字”后标全角冒号，冒号后署录人姓名；“校对”二字用3号仿宋字体，右空1字标识在印发日期下，与打字人同处于一行上，“校对”后标全角冒号，冒号后署校对人姓名。

（七）版记中反线的划法。

版记中各要素之下（除“打字”和“校对”外）均要加一条反线，宽度等同版心。一是为了显示各要素之间的区别；二是显得美观。

（八）版记的位置。

版记应臵于公文最后一面，版记的最后一个要素臵于最后一行。如果公文主体之后的空白容不下版记的位臵，可以另加一页在最下面标识版记，前面完全空白也没有关系。

（九）公文页码的标注办法。

公文的页码用4号仿宋半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，左右各致一条4号一字线，一字线距版心下边缘7毫米。单页码右空一字，双页码左空一字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

（十）公文附表的规定。

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四应为空白，—23—

将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件的最后一页上。

第十二章 公文的特定格式

（一）信函。

在制发机关公文的过程中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或者下行文，而且使用频率较高。这种公文除了不标识签发人外，其他各要素均与“文件式”公文相同。具体格式为：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30毫米，用红色小标宋字体，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4毫米处为一条红色武文线（上粗下细），距下页边20毫米处为一条红色文武线（上细下粗），两条线均长170毫米。每排28个字，首页不显示页码。发文字号下空一行标识公文标题。如需要标识份数序号、秘密等级、紧急程度，可臵于武文线一行版心左边缘顶格标识。

（二）命令。

命令标识由发文机关名称加“命令”或者“令”组成，用红色小标宋字体，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距上白边57毫米，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文，中间没有红色反线；正文下空1行右空4字标识签发人亲笔名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或者令的签发人职务应标识全称。签名章之后下空1行右空2字标识成文日期。

（三）会议纪要。

—24—

会议纪要（即红头）标识由主持召开会议的机关名称、会议名称和纪要组成，如“××省人民政府常务会议纪要”。用红色小标宋字体，字号由发文机关自定。位臵和格式同“文件式”发文机关的下行文和平行文标识方法一样。会议纪要不加盖印章，不标识主送机关。

（四）命令（令）的字号和序号的标识办法。

命令（令）应当在发文机关之下空2行居中标识令号，令号用黑体字，前加“第”字，即“第××号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年限限制，一直顺编下去，这与发文字号以年度为限不同。

（五）命令（令）的版记与公文的版记的区别。

命令（令）的版记格式与公文的版记格式基本上都相同，只有一点不同，即命令（令）不分主送、抄送，而用“分送”这一特定格式。

第十三章 公文用纸和排版、印刷与装订要求

（一）公文用纸的幅面尺寸。

公文用纸采用GB/T148中规定的A4纸型，其成品幅面尺寸为：210毫米×297毫米，尺寸的允许偏差度为正负3毫米。

（二）公文用纸的技术指标。

公文用纸一般使用纸张定量为60g—80g的胶版印刷纸或者复印纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度

—25—

≥85%，PH值为7.5—9.5。

（三）公文的图文颜色。

未作特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。

（四）公文页边与版心的尺寸。

公文用纸天头（上白边）为37毫米，允许误差正负1毫米。公文用纸订口（左白边）为28毫米，允许误差正负1毫米。版心尺寸为156毫米×225毫米（不含页码）。

（五）公文的排版。

公文的排版规格为：正文用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号小标宋或者黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。

（六）公文的制版。

公文制版的要求是：版面干净天底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准、版心不斜，误差不超过1毫米。

（七）公文的印刷。

公文的印刷要求是：双面印刷，页码套正，两面误差不超过2毫米。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%或者M80%。印品着墨匀实，字面不花、不白、不断划。

（八）公文的装订。

公文应左侧装订，不掉页、不脱落、不空白。两页码之间误差不超过4毫米。骑马或者平订的订位为：两针钉锯外眼距书芯上下各4/1处，允许误差正负4毫米。平订钉锯与书脊的距离为3—5毫米，无坏钉、漏钉、重钉。裁切成品尺寸误差不超过正负1毫米，四角成90度，无毛茬或缺损。

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国务院公文主题词表

01．综合经济（77个）01A计划

规划 统计 指标 分配 统配 调拨 01B经济管理

经济 管理 调整 调控 控制 结构 制度 流通 产业 行业 改革 改造 竞争 兼并 开发 开放 协作 资源 土地 资产 资料 产权 物价 价格 投资 招标 经营 生产 转产 项目 产品 质量 承包 租赁 合同 包干 国有 国营 私营 集体 个体 企业 公司 集团 普查 工商 商标 注册 广告 监督 增产 效益 节约 浪费 破产 亏损 特区 展销 展览 所有制 股份制 责任制 合作社 开发区 保税区 商品化 横向联系 第三产业 生产资料

02．工业、能源、邮电（69个）02A工业

冶金 钢铁 地矿 机械 汽车 电子 电器 仪器 仪表 化工 航天 航空 核工 船舶 兵器 军区 轻工 盐业 食品 印刷 包装 纺织 服装 丝绸 设备 原料 加工 手工业 有色金属 02B交通

铁路 公路 桥梁 民航 机场 航线 航道 飞机 港口 码头 口岸 车站 车辆 运输 旅客 空中管制

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02C能源

石油 煤炭 电力 燃料 煤气 沼气 天然气 02D邮电

通信 电信 邮政 网络 数据 民品 厂矿 空运 三线 通讯 水运 运费

03．旅游、城乡建设、环保（42个）03A旅游 03B服务业 宾馆 饮食业 03C城乡建设

城市 乡镇 基建 建设 建筑 建材 勘察 测绘 设计 市政 监理 环卫 征地 工程 房屋 住宅 装修 设施 出让 转让 园林 岛屿 房地产 公用事业 风景名胜 03D环保

植物 动物 污染 生态 生物 风景 饭店 城乡 国土 沿海 保护区

04．农业、林业、水利、气象（56个）04A农业

农村 农民 农场 农垦 粮食 棉花 油料 生猪 蔬菜 糖料 烟草 水产 渔业 水果 副业 农膜 种子 化肥 农药 饲料 灾害 扶贫 畜牧业 乡镇企业 以工代赈 经济作物 农民负担 农副产品 04B林业

绿化 木材 森林 草原 防沙治沙

—28—

04C水利

河流 湖泊 滩涂 水库 水域 流域 节水 防汛 抗旱 三峡 水土保持 04D气象

气候 预报 预测 烟酒 牧业 土特产 有机肥 多种经营 05．财政、金融（57个）05A财政

预算 决算 核算 收支 财务 会计 税务 税率 审计 债务 积累 经费 集资 收费 资金 基金 租金 拨款 利润 补贴 折旧费 附加费 固定资产 05B金融

银行 货币 黄金 白银 存款 贷款 信贷 贴现 交易 期货 利率 利息 贴息 外汇 外币 汇率 债券 证券 股票 彩票 信托 保险 赔偿 现金 留成 储蓄 费用 侨汇 折旧率 信用社 流动资金 通货膨胀 06．贸易（62个）06A商业

商品 物资 收购 定购 购臵 市场 集贸 酒类 销售 消费 批发 供应 零售 拍卖 专卖 订货 营业 仓库 储备 储运 货物 日用品 副食品 06B外贸

军贸 进口 出口 引进 海关 缉私 仲裁 商检 外商 外资 合资 合作 关贸 贸易 倒卖 议购 议售 垄断 经贸 贩运 票证 外经 交易会 外向型 许可证

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对外援助 驻外企业 07．外事（42个）07A外交

领土 领空 领海 建交 公约 大使 领事 条约 协定 协议 照会 国际 抗议 议定书 备忘录 涉外事务 外交人员 对外政策 对外关系 07B外事

出访 出国 签证 护照 邀请 来访 谈判 会谈 会见 接见 宴会 外宾 涉外 出入境 招待会 外国人 国际会议 国际组织 对外宣传 对外友协 外国专家 08．公安、司法、监察（46个）08A公安

警察 武警 警衔 治安 安全 保卫 禁毒 消防 防火 检查 扫黄 案件 处罚 户口 证件 事件 游行 海防 边防 边界 边境 危险品 非法组织 08B司法

政法 法制 法律 法院 律师 检察 程序 公证 劳改 劳教 监狱 08C监察

审查 纪检 执法 行贿 受贿 贪污 处分 侦破 廉政建设

09．民政、劳动人事（85个）09A民政

选举 地名 人口 社团 救灾 救济 募捐 婚姻 移民

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抚恤 慰问 调解 烈士 纠纷 基地 殡费 残疾人 基层政权 行政区划 双拥工作 社会保障 老龄问题 社区服务 09B机构

体制 职能 编制 精简 更名 驻外机构 09C人事

干部 考核 录用 职工 家属 子女 专家 参事 院士 履历 聘任 任免 辞退 退职 职称 待遇 离休 退休 交流 安臵 调配 模范 表彰 奖励 公务员 行政人员 知识分子 文史馆员 09D劳动

就业 失业 招聘 工人 保护 劳务 事故 合同制 第二职业 09E工资

津贴 奖金 福利 收入 老年 简历 劳资 人才 招工 待业 补助 丧葬 奖惩 拥军优属

10．科技、教育、文化、卫生、体育（73个）10A科技

科学 技术 科普 科研 鉴定 标准 计量 专利 发明 实验 情报 信息 卫星 地震 海洋 计算机 自动化 10B教育

学校 教师 招生 学生 培训 毕业 学位 留学 教材 校办企业 10C文化

—31—

文字 文史 文学 语言 艺术 古籍 图书 宣传 广播 电视 电影 出版 版权 报刊 新闻 音像 文物 古迹 纪念物 电子出版物 10D卫生

医院 中医 医疗 医药 药材 防疫 疾病 检验 检疫 计划生育 妇幼保健 10E体育

比赛 馆所 院校 校舍软科学

11．国防（24个）11A军事

军队 国防 空军 海军复员 文职 后勤 装备武器 弹药 人武 退伍12．秘书、行政（74个）12A文秘工作

机关 国旗 国徽 机要档案 会议 文件 秘书总结 批示 汇报 建议办法 细则 规定 方案公告 通告 通知 通报12B行政事务

行政 休假 着装 参观礼品 馈赠 服务 出席—32—

社科 运动员 教练员 地方志 征兵 服役 转业 民兵 军衔 战备 作战 训练 防空 军需 预备役 印章 信访 督察 保密 公文 电报 提案 议案 谈话 讲话 意见 文章 题词 章程 条例 布告 决议 命令 决定 指示 报告 请示 批复 函 会议纪要接待 措施 调查 视察 考察 发言 转发 名单 批准 审批

信函 事务 活动 纪要 督察 工作制度 纪念活动 庆典活动

13．综合党团（54个）13A党派团体

团体 工会 协会 学会 文联 学联 妇女 儿童 共产党 共青团 基金会 民主党派 民间组织13B统战

政协 民主人士 爱国人士 13C民族

民主事务 民族自治区 13D宗教 寺庙 13E侨务

归侨 侨乡 外籍华人 13F港澳台

香港问题 澳门问题 台湾问题 13G综合

整顿 形势 社会 法人 发展 其他政治 范围 党派 组织 领导 方针咨询 中心 清除 精神文明

试点 推广政策 党风青年 事业 —33—

公文校对和修改基本符号

1．改正 10．加大空距

增高出版物质量。校对程序。

2．删除

提高出版物质量质量。

3．增补

要搞好校工作。

4．对调

认真经验总结。

5．接排

要重视校对工作，提高出版物质量。

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11．减小空距 校对程序。12．保留 认真搞好校对工作。13．代替 从浅兰到深兰〃〃〃 14．说明 第一章 校对职责

兰色的程度，6．另起段

15．分开

完成了任务。明年要〃〃〃 Goodmorning！

7．转移

16．空1字

校对工作，提高

出版物质量要重视。

8．上下移

校对 的用法。16=42 符号 H2SO4 0

9．左右移

要重视校对工作，第一章校对职责 17．改正上下角 九.一八

〃5 18．排齐 校对 非常重要。

工作

国 家 标 准

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公文知识手册 篇2

日前 , 安徽省青阳县农机局联合县安监局组织专门人员精心编撰了《农机安全知识手册》, 以深入推进全国“平安农机”示范县创建进程, 进一步加强农机安全生产, 提高广大农民群众的安全意识和农机手安全行车的自觉性。目前已印制成册2 000本。新编撰的《农机安全知识手册》分为安全知识、安全管理、安全警示、违章处罚4个部分, 共59页, 内容详实。广大农机手通过学习《农机安全知识手册》, 能基本了解掌握道路交通安全、安全操作、农机牌证办理、农机安全教育培训、年度检审、农机事故责任认定、违法违章以及农机有关法律法规知识。

公益旅行知识手册 篇3

类型：志愿者型

目的：对旅游目的地进行志愿服务，其旅游性被弱化，更多的是强调志愿服务。

形式：通常组织者会在网络上发起活动（一般会以公益组织的面貌出现），通过社交网络平台传播自己的活动，争取符合自己机构愿景和要求的人员参与。对于参加者来说，通常要非常清楚这次公益旅行的目的，不但要有强烈的参与意愿，更重要的是，自身要具备一定的公益服务的技能。比如具备摄影、活动组织等能力，或是可以做到对于某一专业领域知识的普及和传播。这样，就能够在旅行的过程中，真正投入到其中，而不是简单地走走、看看。这类公益旅行集中在支教等方面。

主要参与者：暑期实践的大学生，有充足时间的社会人士。

活动范围：中西部地区的山区为主要行走线路，如：大凉山、宁夏西海固地区。

代表机构：多背一公斤

类型：体验型

目的：强调爱好兴趣，更多的是要参与者体验诸如自然环境的美好、人文的丰富多彩，以达到人们对自然环境、人文环境的认识和保护，此类型的公益旅行最为接近旅行。

形式：发起者多数为某种爱好的狂热分子，其组织的活动也带有强烈的个人爱好倾向。参加者多与发起者有共同的爱好，在组织形式上更像是兴趣小组，其对于旅行目的地的社区建设意义不大，甚至不与当地社区的人员产生过多的交流，此类旅行更多希望参与者有所获取，以达到反向推动保护的目的。

主要参与者：对自然和社会有了解意向的社会人士，学生较少。

活动范围：城市周边的自然景观，如河流、山川；古建筑较多的地区，如山西、陕西、河南等地。

代表机构：自然之友乐水行、山西古建民间保护小组等

类型：资助型

目的：对目的地进行物质资助，并以体验当地的生活为自己找到一种生活的动力，颇有点忆苦思甜的意思。

形式：活动通常出现在某个社区网站上，这是一种社区化的却又较为松散的公益活动形式。发起人往往是社区内的热心人士，在偶然之间看到一些贫困地区的消息，或者自己本身就来自那个地方，然后发起活动，通常是以车友会或者社区公益活动为依托，是他们日常生活的一部分，主要是先富群体对后富群体的财力支持。一般活动参与者都会根据要求提供一定数量的钱财或物资。

主要参与者：城市中产。

活动范围：中西部贫困地区。

代表机构：社区联盟

类型：建设型

目的：这种活动的组织机构，往往要求旅游者参与到旅游目的地的社区建设中去，相对其他旅游，这类公益旅游更多强调付出，参与者在一种公益活动中找到存在感。

形式：活动仍然以玩为主，但是更多强调旅游者对当地社区的建设，要求以实际行动参与到目的地的建设中去。不是志愿者型的技能帮助，不是资助型的扶贫活动，而是强调对社区的建设。通过购买服务或者给当地社区居民提供帮助，换取自己旅行的所需费用和食宿等。这种旅游形式在国际上较为常见，也是国际青年全球旅行的热门选择。

主要参与者：愿意付出时间和金钱的任何人。

活动范围：国际卜来说集中在东南亚、非洲等地；国内主要集中在西南部或者城市周边的景点。

代表机构：仁人家园、乡村益站

类型：社会责任型

目的：为了体现机构或企业的社会责任。

形式：这类公益旅游多数是由某家企业发起的，或是组织客户或是带动员工前往某地进行服务，一方面能旅游，另一方面体现了自己的社会责任，获取了社会上的良好口碑。对内凝聚了员工的向心力，对外拓展和维护了自己的良好声誉。对参与者来说，这种活动既能让他们放松，又能体验帮助人的乐趣，颇有成就感。常见的活动有：在某些景点捡垃圾，清理沙滩，清理珠峰上的垃圾等。

主要参与者：企业员工、企业客户等。

活动范围：世界各地

代表机构：上航假期、安利公司

公文知识与公文写作 篇4

一、什么是公文

公文是公务文件的简称，所指的是机关办公时使用的各种

收发文件、电报、报表、会议文件、调查材料以及各种记录、登记表册等。

公文的定义：

定义一：公文是法定机关与组织按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、办理公务与记载工作活动的一种工具。

定义二：《中国共产党机关公文处理条例》中指出：党的机关公文是党的机关实施领导、处理业务的具有特定效力和规范各式的文书。

对这段定义的四点说明：

（一）公文是各类机关与组织在其工作活动中普遍使用的一种工具。

“各类机关与组织”不仅包括各级政府机关及其各个部门，也包括党的机关以及各种团体、企业、事业单位在内。

（二）公文是一种记录和传递信息的书面文字。

各类载体和传递形式的文书，都是一种记录信息的书面文字，这是文书与其它信息记录的区别。除了书面文字外，还有用声音、图象等记录的材料，如照片、录音带、光盘等等，这些又叫声相记录。无论声相记录反映的内容是否属于公务活动，它们都不属于公务文书的范围，因为它们不具有公文的性质和特点。有时可能作为公文的附件。

（三）公文是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。

公文同一般文章、作品、新闻报道等有所不同，它有规定的体式，并且要经过一定的处理程序。

（四）公文是党和国家机关具体领导与管理政务，机关与组织处理工作的一种工具。

通过公文制定发布政策、法令，传达贯彻方针政策，部署指导工作，交流工作情况与经验，记载工作活动情况等。

二、公文的特点

（一）鲜明的政治性。内容必须具有明确的政治意图，这是公文最本质的特征。

（二）法定的权威性和效用。来源和出处上与其它文章、作品不同，不是谁都可以写的。必须是“法定的作者”，指的是依据法律的有关条例、章则、决定成立的，并且能以自己的名义行使法定的职能、权力和担负一定任务、义务的组织。（党的机关、企业、事业单位等都可依据自己的职能权限发文，都是法定的组织）用领导人名义作为文件的作者，也是代表所在机关的身份来发文的，是行使自己法定职权的一种表现。对每一份具体文件来说，都有它的特定效用，代表它的制发机关赋予它的作用。这种效用具有一定的时间性，但时间长短不等。

（三）严格的程式性。是指公文的撰写和办理具有一系列的原则、方法、程度和格式。公文一般具有标题、正文、签发机关等基本组成部分，每个部分又有各自的行文格式、写法和要求，任何机关部门不能自行其是，更不允许随意“创造”，自搞一套。

（四）语言的简明性。一是内容集中，力戒空话套话，避免不必要的旁征博引；二是造词用句精炼，概括力强，行文力求用较少的词语表达较多的思想内容。明快就是开门见山，直叙其事，一目了然；避免使用意义含蓄、模棱两可的词语，也不宜用文学作品中的比喻、夸张和双关等修辞方法。

三、公文的作用

（一）制订政策与发布法规的作用

（二）管理与指导的作用

（三）联系公务的作用

（四）宣传教育的作用

（五）凭证与史料的作用

四、公文的分类

（一）按性质和作用划分

1、指令性公文。内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级必须严格贯彻执行。主要文种有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施，是下级机关开展工作的依据。主要文种有：指示、批复、通知、函等。

3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答复时使用的文件。主要有报告、请示等。

4、决策性公文。对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。

5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。

6、记录性公文。会议纪要。

【范文网】

（二）按引文关系划分

1、下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命令、指令、指示和批复等。

2、上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、工作报告和上行函等。

3、平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公函、通知等。

（三）从文件的来源划分

两大类：一类是由外机关发送到本机关的文件，叫收文。另一类是由本机关制成的文件，叫发文。（包括内部使用的文件，如工作计划、总结、规章制度等）

（四）从文件的制发机关及其性质划分

三类：法规文件、行政文件、党的文件

（五）从文件的阅读范围和机密程度划分

三类：公布文件、机密文件、内部文件

五、公文的格式

公文的格式，是指公文的各组成部分在文面上所占的位置，相互的关系及排列的规定。包括用纸规格、印刷格式、书面格式等。

书面格式，主要包括：文件头部分、正文部分和文件尾部分。

（一）文件头部分。位于公文首页上端，一般约占16开公文用纸的三分之一面积，印有发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。

（二）正文部分

1、标题

标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。如《国务院关于重组和加强农村工作的指示》。从语法结构上看，公文标题是一个以文种为中心词，以发文机关名称和发文事由为限制成分的较为复杂的编正词组，其中事由部分一般是由介词“关于”组成的介词结构。标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并例的词或词组中间加顿号或书名号。

另外按惯例，有些文种的标题结构只有两部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等专业学校招生简章》，这个标题只有事由和文种两部分。发文机关应是北京市教育局，后面的“简章”是文种，也就是章程。又如：《中华人民共和国全国人民代表大会公告》，这个标题只有发文机关和文种。公告一般不标出事由。再如法院的《布告》和机关内部事务性的《通知》，通常只标出文种。为了醒目，使人从远处即可看到。

撰写公文标题要注意以下几个问题：

（1）标题应准确、扼要、明快地揭示出全文核心内容和主要目的。特别是发文事由部分，应有极强的凝练性，能把全文的核心内容集中到一点上，不宜过长，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青县粮食局关于提请上级部门积极解决我县增加建设粮食供应点需用资金的请示》，事由罗索、冗长，应压缩成《高青县粮食局关于增建粮食供应点需用资金的请示》。

（2）要避免转发文件时文称重叠的现象。公文文种名称虽已固定化、规范化，但不能一级一级地套用。转发的公文，在被转发的文件标题前加上“转发”二字即可，不必再加上“通知”文称，尽量避免“通知的通知”这类现象。

（3）标题排列组合要美观、匀称。尽量照顾阅读时醒目，排列整齐美观。字体宜稍大些。排列格式有七种：

两行等长、上短下长、上长下短、倒梯形、上下短中间长、上下长中间短、正梯形

2、正文

正文是公文的主体部分，是公文最基本最重要的内容。正

文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有说明，其效用与正件相同。主要作用：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。

（1）附件应在正文末尾另起一行空两格注明,标题要具体明确，不得随意简化，也不能标书名号，末尾一般不用标点符号。如：

附件：

1、二○○五年各类产品出口计划

2、二○○六年技术改造安排

（2）正文已注明的附件名称，文尾可不标出。

（3）附件本件放在正文末页之后。

4、公文签发机关

即公文成文机关名称。落款时要写机关全称，不得滥用简称。如“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。几个机关联合发文，主办机关在先，其它机关按公文内容涉及面大小依次排列。如党政机关联合发文，党的机关在先。有固定文件版头的情况下，正文之末可不写签发机关名称，直接落发文日期盖章即可。

5、发文日期

即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一个机关的领导签发之日为准。

6、印章

公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下部边缘骑年压月，上大下小。联合发文的排列顺序应与文件头上的排列顺利一致，可不压年盖月。

7、附注

公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括号注明，顶格标在发文日期的左下端。

（三）文件尾部分

文件尾部分在公文末页下部，用间隔横红与正文部分加以区别。主要包括主题词，抄送机关，印发机关和印刷份数等。

1、主题词。公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题而确立的，可以从全文的整体中筛选、提炼。书写排列一般不用考虑语法结构，不一定表达完整的意思。其位置在文件尾部分横线之上，由左向右排列。词与词之间空一格，不用标点符号。一般由三至五个词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属类别。如《关于调整<淄博市征收教育费附加暂行办法>中有关规定的通知》一文的主题词：调整教育费附加通知

“调整”—高度概括了全文内容实质；“教育费附加”—点明了此文属于“教育经费”类；“通知”—显示出公文种类。

2、抄送机关。抄送机关是送达的平行机关、下属机关。

3、印刷份数。用阿拉伯数字标明“共印××份”并用圆括号括上。

标准体式：

编号：×××特急

国务院文件

国发〔2001〕×号〔绝密〕

国务院关于×××××××的决定

各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：

1、×××××

2、××××××××××中华人民共和国国务院

二○○一年三月二日

（此件不登报）

主题词：××××××××××××××

抄送：×××××××××××

国务院办公厅秘书局二○○一年三月十一日印发（共印××份）

六、公文写作

发文首先要撰稿，撰写文件叫公文写作，指的是文件的起草和修改工作，它是文书处理的一个重要环节。这个环节比文件收发、登记、传阅、催办、打印、校对等工作环节难度要高。它要求掌握有关政策精神与熟悉本机关的业务，并经过周密慎重地思考，针对具体工作问题提出处理方案。尤其是起草重要的领导性文件及方针政策性文件，更是一种艰苦细致的高水平脑力劳动。

发文的效果好与不好，不仅在于文字的表达是否清楚准确，更重要的还在于文件的思想内容，在于提出的决策与措施等的水平高低。

撰写文件的构思过程，主要是对于工作问题的调查研究，做出决策性的处理意见过程，其次才是对于文字表达方面的考虑和选择。因此，撰写公文是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，同时也是一项非常严肃细致的文字工作。

（一）怎样提高公文写作的能力

写文章一种综合能力，要有正确的观点，掌握丰富的实际材料，还要有相当的文字表达能力。公文是一种应用文，要把公文写好，就要从各方面加强修养，练好基本功，提高撰写文件的能力。

第一，要努力学习政治理论，学习与研究政策法规，提高政策思想水平。

政治理论是指导实际工作的指南。政治理论和政治觉悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。要有正确的政治理论作指导，有清醒的政治头脑，才能保证在起草公文时不迷失方向。同时必须注意学习党的政策法规，认清形势，积极地贯彻执行国家的方针政策。

第二，要学习和熟练掌握本机关、本部门的业务。

机关各部室都有本职业务，政工部门虽属于“大政工”的系列，但工作性质和职能各有不同。毛泽东同志有段名言：“不论做什么事情，不懂得那件事的情形，它的性质，它和它以外的事情的关联，就不知道那件事情的规律，就不知道如何去做，就不能做好那件事。”这段话讲得是做什么就要学什么，钻研什么。一个对本部室业务生疏的外行，不可能写出指导工作的高质量的文件。由于业务上似通非通，似懂非懂，写出来的文件很容易出现这样或那样的毛病。比如，写反映工作情况的报告，抓不着要害和重点，胡子眉毛一把抓，轻重不分，废话连篇；写指导工作和解决问题的文件，抓不住症结和关键，提出的措施和办法行不通，让人无法下手工作，甚至造成工作上的失误等等。因此，必须熟悉和钻研本职业务，为公文写作打好基础。

第三，要研究文章（公文）写作知识，不断提高写作水平。

有了理论指导，掌握方针政策、业务知识和实际工作情况，就可以研究解决问题的关键，明确需要制发的文件应该写什么内容。但是，要把意图表达出来，还要靠一定的文字表达能力。因此，要学习有关写作知识，包括形式逻辑、语法修辞，避免文理不通，要懂得如何确立观点、选择材料、安排结构。学习写作知识，关键在于能够熟练掌握运用，还要在多读常写上下功夫。自己拟写的文稿经过别人修改的地方，一定要认真总结经验。要经常练习，可先从公函、通知等篇幅小的文件写起，再逐步写较长的重要文件。文笔是磨炼出来的，必须在实践中不断总结，逐步提高撰写文件的技能。

（二）撰写公文的基本要求

公文的写作有一些特殊要求：

1、准确、实际

公文是办事的工具，要用它指导工作和处理问题，这个根本性质要求撰写公文必须实事求是，一就是一，二就是二，不能凭主观想象，把事实夸大或缩小，或说假话空话。否则，由于脱离实际，不是一纸空文难以实行，就是干扰工作，甚至会造成工作损失和影响。要文字朴实，注意用词分寸。引用和涉及的事实、数字、人名、地名等，必须认真核对，避免差错和出入。

2、生动、及时

生动：一是能够生动地指导实际工作。运用文件指导和推动工作，既要坚决遵循上级精神，又要善于发现和创造本单位典型经验，指导工作和创新局面。不要照抄照转上级指示，千篇一律地转发通知，只起到收发室、运转站的作用，不能因地制宜创造性地加以贯彻。二是使用的语言和选用的材料也要生动活泼，吸引人阅读并具有说服力。文件的语言注重朴实、精确，不使用华丽的词藻，不运用过多的形容和描述。但并不等于写得呆板枯燥。特别是写工作简报、讲话稿、工作报告、经验总结等文件，要注意在比较抽象概括的叙述中穿插一些具体数字、事例和思想反映，选用一些适当的比喻、群众的语言等。使叙述的语言适当形象化，有感情、有趣味，生动真实，具有说服力，使人读后留下深刻的印象。

及时：文件的时间性很强，发文及时与否关系到文件的效用。无论反映情况还是指导工作的文件，都要发得及时，否则变成“马后炮”。比如，当年的计划迟到第二季度才写出来；一份工作指示到了面上的工作已经进入收尾阶段才发出去；总结在工作结束半年后才着手写等等。行文拖拉，就会贻误时机，造成工作被动。

3、简练、明确

公文便于阅读和处理，需写得简练。比如一份工作报告不能象报告文学那样把人的思想感情和活动写得很细腻；一份指示、规定和通知，也不能象学述论文那样详细论证它的道理。文件的篇幅要尽可能短些，语言要经济，用最简练的文字把发文意图表达清楚。

要把文件写得简炼、明确，首先要对工作情况、存在的问题、采取的措施和步骤等，有清楚的分析和概括能力。如果认识模糊，抓不住症结和主要问题，写起来就不能层次清晰、文字简练而又明确。其次要在炼字、炼句上下功夫，学会用最简练的文字，准确说明问题。初稿拟出后，要反复删改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以简缩的字句。

从写作方法说，要开门见山，如公文常用“根据……”、“为了……”、“关于……”、“目前……”等作开头语，直截了当提出问题。文件的开头，不必写一大串一般化的形势、口号等套语。正文的首段宜点明主题，以下分清段落或者列出条目，使全文层次清楚，眉目鲜明，便于阅读。

4、符合规定体式

撰写公文必须符合统一规定的体式，不能随意出手，不伦不类。

（三）撰写公文的方法

1、明确发文的主题和目的

主题是作者在说明问题，通过全部文章内容所表达的基本意见和中心思想。主题的形成大致有三：一是主题在成文前确定。即“主题先行”，这是公文有别于其它文体的主要特征之一。主题不是通过提炼产生的。成文前，根据领导意图、上级的有关精神，或有关文件、政策等规定要求，预先确定一个主题，然后再组织材料，实施写作。二是主题在调研后产生。在得到材料后，进行分析、归纳，最后产生的结论就是主题。三是调研后主题的改变。通过调研，又获得丰富材料后，与原既定主题有差别，重新确定主题。

弄清发文的主题和目的主要包括以下几点：

（1）文件的中心内容写什么？抓什么问题？解决问题的主要意见、措施是什么？请示时拟请上级机关主要解决什么问题？

（2）准备用什么文种？文种不同，写法有所不同。如向上级汇报工作，是写专题报告，还是情况简报？

（3）发送和阅读的对象是什么范围？如写工作总结是上报领导机关，还是向下属单位介绍工作经验？阅读对象不同，语气和详简程度有所区别。

（4）发文的具体要求是什么？如要求对方了解，还是答复批转？要求对方贯彻执行，还是供对方参照参考等。

2、收集有关材料，进行调查研究。

发文的目的和主题确定后，要围绕主题收集材料，进行一定的调研工作。这一步工作，并不是对每个文种的写作要求。比如，写一个通知、公函、请示等。一般并不需要专门收集材料和调研。而对较复杂的，往往需要收集材料和调研。如工作计划、调查报告、工作总结、规章、条例等。收集材料和调研是一个充分酝酿和构思的过程，不仅可使基本观点逐渐深化和成熟，还可以收集典型材料、有关统计数字等，为文件的写作奠定基础。

3、拟出提纲，安排结构。

简短的文件不需要拟提纲就可以直接写了，篇幅较长的文件，就需要先拟一个写作提纲，对文件的结构先有个通盘设计，把它的主要框架勾画出来，才有利于顺利进行写作，避免半路返工。

提纲可根据篇幅大小确定，不太长的，可安排一下正文的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，一共分为几段、几层意思等。长的、非常重要的文件，需拟出较详细提纲，包括正文几个部分，每部分讲几个问题，各问题的题目要点，哪一部分、哪一个问题准备使用什么具体材料说明等。重要的领导指导文件，主要执笔人拟出提纲后，还要反复讨论修改补充。几个人共写的文件，更要先拟提纲，以免写的前后重复、脱节或互相矛盾。

4、起草正文

一是要注意观点鲜明，观点和材料结合得好；二是文字要简练，交代的问题要清楚。观点和材料结合得好，才能符合准确性、鲜明性、生动性的要求。只有观点，没有材料，使人理解不深；堆积了些材料没有鲜明的观点，则使人不了解要学什么、贯彻什么、吸取什么教训。交待问题要清楚，主要是：什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见，向对方有什么要求等。

5、反复检查，认真修改

初稿拟定后，自己一定要反复看几遍，耐心地仔细地逐字逐句检查修改，连每个标点符号也不能马虎，修改可提高文件质量，也可从中提高写作能力，并为领导人审核签发这份文件打下良好基础。

（四）常用公文的写作

1、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。国家各级行政机关常用的报告有两大类：

（1）呈报性报告。以汇报工作、反映有关情况为主要内容，行文的目的是供上级机关了解掌握工作情况。为上级机关制订有关方针政策提供依据，以便更好地指导和开展工作，所以不要求上级机关批转。其正文通常分三部分：

第一，开头。用来总述开展工作的主要背景、主要做法或存在的主要问题等，作为发文的依据，然后常用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡，领起下文。这部分内容要落笔入题，向上承接标题中事由，向下引起正文的主体内容，语言要尽量简洁扼要。

第二，主体。阐述报告的具体内容，如内容复杂，可采用分条式或分题式结构进行阐述，具体写法，要因文而异。如果侧重汇报工作情况，就要写出主要做了哪些工作，进展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么样的效果，还有哪些不足等，可以按工作先后顺序来写，也可按工作性质、内容来安排层次段落。如果侧重于反映有关问题，需阐述产生问题的原因、问题的危害性及解决问题的方法途径等。如果侧重于总结经验体会，就需对取得的成绩和存在的缺点进行必要的分析，探索规律性的东西。总之，要详略得当、重点突出，切忌冗长琐碎，象本流水帐。

第三，结尾。常用“特此报告”、“以上报告如有不当，请指出”等惯用语收束全文。也有的呈报性报告结尾部分提出有关建议和安排，但不易多，以免喧宾夺主。例文1

关于××××公司承担土地税问题的报告公司：

××××公司于三月中旬召开承担土地税工作座谈会。各有关部门对实行《淄博市城镇土地使用税暂行条例》提出了一些意见，认为土地税务负担过重，物业公司无力承担。现将情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

解决的办法：一是减免土地税；二是大幅度提高储存费用，否则物业公司无法生存下去；三是××××××。

特此报告

××××公司

二○○六年四月四日

简析

是份物业部门无力承担土地税问题的专题情况报告。正文由三部分组成。

第一部分先概述情况背景，点明全文主题“物业公司负担过重，无力承担过多的土地税”，接着用“现将情况报告如下”一句自然过渡。这是呈报性报告开头的惯用写法。

第二部分是行文重点，分两个层次阐述。

第三部分提出解决问题的办法及问题严重性，其目的引起上级重视，为上级机关决策提供依据。

（2）呈转性报告。是某些业务部门针对工作中存在的问题或需要安排的事项，向上级机关汇报并请求给予批转的报告。例文2

关于在我公司开展侨、台情况普查工作安排意见的报告

公司领导：

根据省市人民政府侨务办公室《关于做好侨台普查的通知》精神，为进一步做好我公司侨务工作的对台工作，促进我公司对外开放和外向型经济的发展，现确定在全公司开展侨、台情况普查工作。普查工作的安排意见是：

一、普查对象和范围。××××××××××××××××××××××××。

二、普查方法、步骤。××××××××××××××××××××××××。

三、普查经费来源。××××××。

四、组织领导。××××××××××××××××××。

以上报告，如无不当，请予批转。××××公司侨联

二○○六年×年×月

简析

是就侨、台情况普查工作提出安排意见的呈转性报告。正文落笔入题，写明发文依据和目的，简洁扼要。无一多余笔墨。主体部分从四个方面阐述开展工作的安排意见、对象范围清晰明了，方法步骤翔实具体。结尾用语简练利落。（3）报告的写作要求

第一，情况要属实。实事求是，不能弄虚作假。

第二，中心要明确。主次分明，针对性强，围绕中心问题组织材料。

第三，条理要清晰。哪些先写，哪些后写，分几个方面写，每个方面又分几个小层次等等。

2、请示

是下级机关向上级机关就有关问题请求指示和批准时使用的公文。

写请示要简明，一文一事，才能便于及时处理。不要在一份请示中提出好几件事，免得送到上级机关后，由于这几件事需分别由几个部门办理，结果会使这份请示在各个有关部门辗转传递，拖延时间，问题得不到及时解决。

请示的正文，主要应写明请求上级给予批转或指示的问题，并简要说明提出的理由及本机关对问题的处理意见。两种以上处理方案和意见可同时提出，但应说明本机关倾向性意见和理由，供上级参考。为使正文篇幅简短，中心问题明确和突出，可将详细说明的材料作为附件，供领导参阅。

请示正文的末尾，应写明行文的具体要求作为结束语，如“请予批准”、“请速审核批示”、“以上请示当否，请批示”等。例文

关于加强备品、备件管理工作的请示

公司领导：

根据中铝公司《关于加强备品、备件管理的指示》精神，对我公司备品、备件实行了统一管理发放的办法。×××××

这一办法有效地制止了备品备件的流失和损坏……为此，提出以下意见：

一、×××××

二、×××××

三、×××××要追究责任，严肃处理

以上意见如无不妥，请批转各有关厂矿部门执行。装备能源部

×××××

简析

是要求上级机关批转给有关范围贯彻执行的请示。正文分三部分。第一部分交代了请示的背景；第二部分写请示事项，从三个方面提出安排意见，简洁明了，针对性强。第三部分是正文结尾，提出请求结语。

（1）请示的写作要求

第一，要坚持“一事一请示”的原则。

第二，不搞多头请示。

第三，请示理由要充分有力，具有说明力，引起上级重视，促使问题及时解决。

第四，要注意行文的语气，选项用词语要分寸得当，象“如问题得不到及时解决，其后果我单位概不负责”之类的语句，决不能写入请示中。

（2）请示与报告的区别

A、请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；报告则用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，供上级了解情况。为上级提供信息和经验，上级机关接文后，不一定给予批复。

B、请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。报告内容较广泛，可一文一事，也可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。请示起因、事项和结语缺一不可；报告行文较长，结构安排不拘一格，因文而异。

C、请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏；报告涉及事项大却已过去或正在进行中，可以事后行文，也可以事中行文。请求时间性要求强，报告时间性要求一般较差。

D、批准性请示，上级未作出答复前，成文单位无权安排和办理；批转性报告在上级未作答复前，成文单位即可进行安排和部署。

3、通知

是发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的公文。

通知的特点：

（1）使用范围广。使用的单位多，无论哪一级行政机关都可以用，不受级别限制。如下达指标、部署工作、告知事项、联合举办活动、转发上级、同级、下级机关的公文、，召集会议等，均可使用“通知”。

（2）使用频率高。约占各级行政机关收发文件总量的一半以上。因为“通知”适用范围宽，行文简便，写法多样。

（3）种类多。按形成情况划分有：联合通知、紧急通知、补充通知；按行文关系划分有：下行文通知、平行文通知；按内容性质划分有：发布性通知、告知性通知、会议通知、转发转批通知。

通知的写法：

发出通知的目的，在于告知对方有关的事项和本机关的意见，所以通知必须注意把问题写清楚。如，发文的依据是什么，要求对方在什么时间执行什么任务或协助完成什么工作，有什么具体要求等。再如，召开会议的通知，要写明时间、地点、什么会议、会期几天、中心讨论什么问题，要求什么人参加，分配名额、报到日期、准备什么材料等。

4、函

是相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等事项的公文。

函的特点：

（1）行文关系多样。可用于上行、平行、下行文和不相隶属机关。无论哪一级国家行政机关都可使用，这一点是其它种类的公文无法与之相比。

（2）使用范围广泛。除可以代行指示、请示、报告、批复等职能外，还有独特的相互商洽工作、询问等功能。

（3）写法灵活简便。内容可一个问题或一件事，开门见山直接入题。

函的种类：函的写作要求：（4）关系要摆正

5、计划

为实现一定时期的目标决策，制订总体和阶段的任务及实施的方法、步骤和措施的过程及其书面表达的形式。（在一定时期里要做什么，怎么做，达到什么标准和程度）

计划的特点

（1）预想性。科学的预见、预想性安排。设有预想就没有计划；是希望实现而尚未实现的。

（2）可行性。措施办法必须切实可行，指标经过努力可以达到的。没有可行性，就不能称为计划。

（3）约束性。计划一旦通过、下达，就要遵照执行。

计划的写作要求：

（1）方针政策性。体现党的方针政策，哪些该做，哪些不该做。

（2）要有全局观念。从整体利益出发，服从大局，整体弊多，失去存在价值。

（3）要走群众路线。集思广益，内容反复讨论、修改、切实可行。

（4）规定要明确具体。目标明确、措施具体，但不可过于具体，束缚创造性。

计划的三要素：

（1）制订计划的依据，计划本身成立的前提。

（2）制定计划的目标，达到要求和标准。

（3）实施计划的细则，主要是步骤与措施。步骤：达到目标完成任务几步走，先做什么，后做什么，何时完成；措施：什么手段，动员哪些力量，创造什么条件，克服哪些困难，如何分工协作等，必要时还要明确奖惩规定。步骤和措施是实现目标的保证，是计划的主要篇幅。

计划的写法没有固定不变的，但任何计划都有标题和正文两部分。

6、总结

对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究，从中找出经验和教训，形成文字，就是总结。（对实践的认识，是由感性认识上升到理性认识的过程）（在一定时期里做了什么，怎么做的，达到了什么标准和程度）

（1）总结的作用和种类

一是总结经验，发扬成绩；二是反思过去，展望未来；三是互通情报，共同提高。种类很多，一般按内容分，有综合性总结、专题性总结。

（2）总结的特点：目的性、客观性、理论性

（3）总结的一般写法成文阶段：1）标题：陈述式，一般由“单位名称、时间、事由和文种”四部分构成，大部分用于工作总结，如《山东铝业公司纪委2005年工作总结》。论断式，较鲜明地表现主题，大部分用于专题总结，如《医疗制度改革深入人心——山铝医院2005年医疗制度改革工作总结》。概括式，类似一般文章的写法，用于经验总结，如《完善经济责任制，深化企业改革》，常由上一级机关作出。

2）正文：由前言、主体、结尾三部分组成。前言，概述情况，交待背景，让人有个大体印象，为主体作为辅垫。主体，这是正文的重点，总结成绩和经验，指出问题和教训，提出改进工作意见三部分。常用结构有：惯用式，按“情况—成绩—经验—问题—意见”顺序叙述，适用于大型的综合性总结。条文式，将总结内容按性质和主次轻重逐条排列，分别使用“一、二、三……”等序号，往往在同一条里，把成绩经验、方法措施、问题教训溶为一体阐述。标题式，正文分若干大段分别列出小标题。适用于经验性总结。阶段式，把工作过程分成几个阶段，分别说明每个阶段的成绩、经验和教训。贯通式，围绕主题，总结事态发展全过程，文字前后贯通，一气呵成。按时间或事物发展顺序叙写。

3）结尾：概括全文主要内容，实事求是，有针对性，同时给人以鼓舞和力量。简短、有力和自然。

4）总结的基本要求：态度端正、抓住重点、写出特色，一分为二，实事求是；条理清楚、用语准确。忌空泛、忌笼统（也许、大概、差不多、少数、大体上）要少用、选用。忌夸张、忌虚假。

5）计划和总结的关系

计划是工作开始前对所要做的工作的打算，总结是工作结束后对计划完成情况的鉴定。

7、调查报告

是对某一问题或事件调查后，将所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告。一般在标题下写有“调查报告”等字样。

（1）调查报告的作用

第一，制定方针政策的重要依据；第二，扶植新生事物，传播典型经验；第三，揭露事实真相，回答社会问题；第四，克服官僚主义，培养求实精神。

调查报告按调查的范围、内容分为两类：综合性调查报告、专题性调查报告。

（2）调查报告的特点

1）明确的目的性、强烈的针对性；2）尊重客观实事，凭借事实说话；3）揭示事物的本质和规律；4）体现时代精神，有较强的时间性。

（3）调查报告一般写法

1）拟定写作提纲，根据确定的主题拟提纲。基本结构内容是：一要写出主题，就是调查的结论；二要暂定一个标题，是主题的重要表现；三要根据主题的要求对文章整结构进行安排，即开头写什么、中间写什么，结尾写什么。此时，把选定的材料分类，认真精选，使之进入文章中。拟提纲不可随意性，必须从宏观处着想，从微观处入手使调查报告能如实反映客观事物的本来面目。文字量少的可粗略些，只列主题、标题，每一层次的主要问题即可。

2）一般写作方法。标题、正文（前言、主体、结尾三部分）

前言部分，简要叙述问题的提出，即为什么对这个问题进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法等；介绍调查对象的基本情况，历史背景；调查后的结论等。

主体部分，主要写事实真相、收获、经验和教训。主要用大量的事实材料对调查人、事件、问题作具体说明。要写出指导思想、具体做法、困难障碍以及解决办法、获得的效益、影响和意义等。

（4）调查报告的写作要求

1）研究理论，熟悉政策2）深入实际，占有材料

3）整理材料，分析研究4）注意叙述和表达方法一般用第三人称的叙述方式。以叙述为主，如实反映情况，还得有议论，就是要有观点。语言除具有公文的准确、通俗、简洁等特点外，力求生动、活泼，主要是向群众学习和借助某些修辞方法。

8、讲话稿

讲话稿和发言稿都属于会议文件，是事先经过认真思考，精心设计而写成的文稿。它的作用是鼓动和指导。

讲话稿和发言稿，原则上应当由本人自己起草，能真实反映发言人的意见。有些重要讲话，实际是代表组织，需要先讨论或专门组织人员起草。

起草讲话稿，首先要拟一个提纲。在选择题目和确定主要内容时，需考虑以下几个方面：

一是弄清会议的性质和中心任务。讲话和发言一定要扣住会议的中心问题，不要不着边际、无的放矢，发表无关的议论，浪费与会人的时间。

二是要考虑讲话人出席会议的身份、职务，在会上讲什么合适。还要考虑听众对象，到会的是哪些人，需要从会议中了解和学习什么，最关心什么问题，需要得到什么教育和经验等。

三是要根据会议的中心议题，结合实际，有针对性地提出问题和发表意见，介绍经验，提出建议和批评等。讲话和发言要有内容，有份量，有话则长，无话则短。

讲话稿和发言稿的写法，没有固定格式，比较灵活，每位发言人都有的风格，不必千篇一律。要适当口语化，避免使用文言和生僻的字眼。要生动活泼、通俗易懂，富有教育意义和说服力。

9、会议纪要

是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行的公文。

特点：具有较强的提要性；具有决议的性质，一经下发必须贯彻执行，具有存查、备用的作用。

写法有三种：

（1）综合概述法。把会议基本情况，讨论研究的主要问题等综合在一起，用概括叙述的方法进行阐述与说明。多用于小型会议，问题单一，篇幅短小。正文的第一部分为会议概貌，先扼要写出会议时间、地点、参加人员和中心议题，再交代会议的主要议程，然后用一过渡句“现将联席会上议定事项纪要如下”转换内容，领起下文。

（2）归纳分项法。内容分门别类加以整理，归纳成几个大的方面或大的问题，然后加上标号或小标题分成几项来写。侧重横向分析，内容多、问题谈得细，多用大型会议。

（3）发言提要法。把会上具有典型性、代表性的言论加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按发言顺序或内容的类别加以阐述说明。这种写法能如实反映会议讨论的情况和与会人员的意见，适用于一些座谈会、讨论会和研究会的纪要等。

公文知识：公文使用说明书 篇5

1.会议有关：决议 (会议讨论通过)、议案 (政府→人大)、纪要 (记录主要内容)。

2.奖惩有关： 决定(奖惩，重大事项) 、命令(嘉奖、对象特定)、通报(批评、表彰、传达)。

3.用于公布信息：公报 (人口普查、经济计划)、公告 (国内外)、通告(一定范围、交通、银行)、通知(使用范围最广)。

4.上行文： 报告(汇报、反映、答复)、 请示(一文一事)、其中“请示”必须要求答复便是“批复”(被动行文)。

5.行文方向-意见 (行文方向最广)、 函 (不相隶属或平行)

6.记忆口诀

法定公文十五种，适用范围要分清。会议通过叫决议，会议记载叫纪要。

重大事项才决定，奖惩是个多选题。授予称号用决定，传达精神用通报。

命令只能求表扬，晋升衔级不一般。主席总理特定用，颁布法规和特赦。

公告公报常混淆，公告侧重国内外。通报专业限范围，通知适用范围广。

报告请示上行文，批复被动答请示。意见不用管上下，如果平级就用函。

政府提请成议案，两会负责来审议。多看多练分得清，细节区分才得分。

二、公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

1.发文办理的主要程序

复核-登记-印制-核发

2.收文办理的主要程序

签收-登记-初审-承办-传阅-催办-答复

3.办毕公文的整理归档

清退-销毁-暂存-立卷-归档

记忆口诀

公文办理分三步，拟制办理和整理。拟制先行走三步，起草审核和签发。

起草草稿无效力，办公厅室搞审核。审核不行可退回，审核合格要签发。

签发当属负责人，联合行文要会签。草稿签发变定稿，发收公文才可以。

复合无错细登记，印制无误可核发。收文办理像快递，签收登记要初审。

承办形式有3样，传阅催办和答复。办毕公文要整理，归档工作是归宿。

绝密错漏被撤销，未经审阅求意见。上述情形要清退，价值不大要销毁。

暂存公文还有用，查阅频繁求参考。一时不知如何办，一般情况先暂存。

三、模拟题

1.下列关于公文文种说法正确的是：

A.命令可用于批评错误 B.会议纪要是一字不差的记忆会议内容

C.向上级请求拨款可以用报告 D.批复适用于上级答复下级

1.【答案】D。命令适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员。会议纪要师记载会议主要情况和议定事项。向上级请求拨款应当使用请示。故答案为D。

2.下列关于公文办理说法错误的是：

A.核发属于发文办理 B.登记属于收文办理

C.绝密公文需要清退 D.未经本文审阅的领导人的讲话稿应当销毁

公文知识手册 篇6

【导语】公共基础知识考察的范围较广，主要包括：政治、法律、科技、管理、人文和公文写作等等，中公事业单位考试网为大家带来公共基础知识公文写作：规范性公文。

一、规范性公文结构

(一)总体结构

条例、规定、办法等规范性公文一般均包括：文件标题、发布或通过或批准的日期、章题(必要时还有节题)、正文。

(二)正文的结构

条例、规定、办法等规范性公文的正文一般均有这样几部分内容：制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施行程序与方式、有关说明等。

在写作实践中，上述内容多以条文形式表达，每条还可下分为款、项、目等层次。总则、分则、罚则、附则。

二、规范性公文特点

规范性公文是以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件。条例、规定、办法就是其中具有代表性的部分，与其他类型的公务文件相比它们具有如下特征：

公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提条件，具有极强的强制约束力;公文所针对的问题是反复多次适用的、涉及多数人而非少数人的一般的普遍性问题;公文生效程序更为严格和规范，特别是在审批手续和正式公布程序方面非常严格;在效用方面一般均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则;语言运用讲究高度准确、概括、简洁、通俗、规范。

三、规范性公文写作要求

撰写条例、规定、办法等规范性公文时，应遵循一些特殊的规律，特别应注意：维护文件的高度一致性、严密性、条理性、简明性、稳定性、连续性，尊重条例、规定、办法各自的特殊撰写要点。

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