公文传输

2024-09-19

公文传输（精选8篇）

公文传输篇1

1电子公文传输系统和版式文档

电子公文传输系统(简称“电子公文系统”)是一个独立的管理系统或与办公自动化系统(OA)集成,实现公文的制作、保存、查询和统计等功能,使用高强度加密算法或国家机要管理单位认可的硬件加密设备对公章进行加密,以保证电子公文的严肃性。它有一套完整的公章验证体系,在公文流转过程中,公文盖章和公文打印都必须经过验证。

1.1版式文档在电子公文系统中的应用

版式技术是档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷等领域信息存储、交换和发布的重要技术。电子公文系统是版式文档格式的应用,重点应用电子公文流转、加盖电子公章、控制打印份数等部分。

1.2版式文档基础技术

(1)结构化信息提取技术

由于版式文档的生成软件的功能以及传统版式文档的描述能力问题,以前的版式文件(如PDF)都不包含结构化信息。因此从其他版式文档转换成新的版式文档标准格式,就需要通过算法进行结构信息的理解和识别,把结构信息写入标准版式文档中。因为历史保存的大量电子公文、电子图书等版式文档,都没有结构信息,而且目前多数生成版式文档的软件也不支持结构信息的输出,所以通过版式文档的结构化信息提取方法,不仅可以解决版式文档标准在电子阅读器中的应用问题,还可以通过结构化信息对内容管理技术的支持,提高版式文档在电子公文、数字档案等领域的应用水平。

(2)安全控制技术

版式文档在发布、传播和存储等过程中,都需要严格的技术手段来支持该文档的保密性、真实性和完整性。应用的发展要求版式文档需要具有开放的验证机制,需要支持水印、数字签名、循环冗余校验或纠错码等认证技术手段,并便于验证。

现有版式文档的相关安全控制模式仍有一定的局限性,需要对文件进行签名和加密处理时,只能针对文档的整体进行,当文件需要不同部门不同权限的人处理时,这种不可分割性的局限性就表现出来了,因此建立分段授权机制解决上述难题势在必行,即一份文档就能满足不同权限的不同应用。

(3)内容管理技术研究

版式文档同其他类型的文档一样,通常需要由内容管理系统来进行统一的管理。为了更好地对内容管理进行支持,需重点解决针对通用内容管理系统的支持技术,主要包括元数据、自定义域和检索接口。

2电子公文系统组成

电子公文系统由排版软件、电子红头制作软件、电子加密软件、发排系统、脱密软件、收发文管理系统等构成,硬件方面除网络设施外,还需要保密/发排二合一卡(装在专用电脑机箱的CPI插槽中)、彩色打印机等。

电子公文系统将公文传输方式从传统的“先打印后传输”改为“先传输后打印”,从而既能用网络传输红头文件,又基本不改变现有工作流程,解决了相应的远程传版、系统安全性等问题。该系统实现了用数字化方式传送传统带红头公文的目标。

系统构造了一个非常通用的内核,通过条件编译,能产生多种系统多种应用方式的代码,不仅减少大量重复工作,更重要的是保证了核心的一致性,也大大方便了产品的维护和版本控制。

完整的RIP(光栅图像处理器)能够完整准确地解释处理方正全部排版命令的产品,用于公文处理绰绰有余。

3电子公文系统主要流程

公文加密流程图如图1所示,公文解密流程图如图2所示。

4电子公文系统安全性分析

公文有其特殊性、重要性、严肃性和规范性,对安全性、稳定性、可靠性要求极高。系统要求:电子公文的内容和版面形式均与现有公文保持一致,保留原有红头,以保证红头文件的严肃性和规范性;与现有公文收发工作流程保持一致;保证安全性,防止文件被篡改,防止文件被未经授权的人阅读;公文电子的传递范围应达到各分支机构;电子公文当天可发送到收文单位。

4.1电子印章的安全性

对于电子印章,可从数据的安全性和使用的安全性进行分析。数据安全是指电子印章数据需要安全存储,防止篡改和拷贝等;使用安全是指系统在使用印章时需要对印章使用的各环节有效控制,保证各环节的正确性和合法性,并对相应的操作记录进行存储,以便日后进行跟踪追查。

数据安全性需要考虑以下问题。

(1)存储安全:印章数据必须被安全存储和管理。

(2)防篡改:印章数据不能被非法篡改,任何篡改都能检测到。

(3)防拷贝:印章数据不能被任意复制,印章必须在特定的存储介质上才能使用。

(4)唯一性:电子印章主要目的是完成对文档的签名,必须唯一对应一个私钥,且私钥必须具有安全保护措施,由使用者所拥有。

(5)机密性:电子印章数据中的印章图片数据如果被非法获取,就可能伪造印章,因此印章数据必须以密文的方式存储,保证印章图片不能被非法获取。

(6)数据结构安全性:印章数据在加盖前和加盖后,都能够验证其合法性。

使用安全性需要考虑以下问题。

(1)完整性验证:在使用过程中必须验证印章数据的完整性。

(2)合法性验证:验证印章数据是否为合法机构颁发。

(3)印章状态的合法性:即当前印章是否允许使用,其状态是否合法。

(4)印章日志:任何对印章的使用都需要进行详细的记录,以便日后审计查询。

4.2电子文档的安全性

电子文档在安全上需要实现数据的不可篡改性和不可抵赖性,其算法必须为国家密码管理局认可的算法,不可篡改性和不可抵赖性可通过电子印章对文档的签名来实现。

对于电子文档的安全,需要重点考虑以下几点。

(1)显示一致性

每台计算机的环境都不一样,尤其是字体文件会影响文档的显示效果,在设计上需要解决这个问题,保证同一个文档在不同的计算机上显示一致。

(2)不可篡改性

盖章后的文档不能被篡改,任何微小的改动都能够被及时发现。

(3)不可抵赖性

盖章人一旦对文档进行盖章确认,则不能否认,系统需要提供有效的方式进行查看。

4.3软件设计的安全性

流程上,每一步骤都需要检查印章或者文档的合法性,否则不进入下一个环节。

功能的设计上,每个功能都是一个独立的流程,直接生成目标文件,处理细节屏蔽在系统内部,调用者不能对其行为进行干预,保证处理的安全性和一致性。

显示软件方面,在显示前首先对文档和印章进行验证,如果出现错误则给出提示,对于带有印章数据的文档,在显示印章的时候,先将印章虚化显示,以防止印章图片被拷屏。

打印数据通过打印驱动发送到打印机,数据有被截获的可能性,需要考虑防止打印数据被截获。

需要提供完整的制章程序给制章中心,印章数据需要使用印章中心的唯一私钥签名,公钥颁发的安全性需重点考虑。

摘要：本文主要阐述了两套电子公文传输系统的安全性设计,一是作为全国办公电子公文传输系统的客户端,一是单位内部使用的系统。

关键词：电子公文,加密,电子公章,版式文档

公文传输篇2

XX市XX区人民政府电子公文传输系统应

急措施

对于雷电、水灾、火灾、电路抢修等不可抗拒因素造成的网络中断无法传输现象，为切实保障我区无纸化办公的正常应用，确保传输体系正常运作，根据宛城区工作实际，特制定本应急措施。

应急措施：

1、因雷电、水灾、火灾等自然灾害造成的大规模网络瘫痪，且造

成长时间不能进行公文传输的，经有关领导批准，临时进行纸质公文传输；

2、由于机房故障检测、电路抢修等造成的服务器无法访问，视故

障的严重性经有关领导批准，可申请公文的滞后传递，对于一些紧急的公文，可临时进行纸质公文传输；

3、由于VPN系统访问故障、病毒入侵等造成的无法访问情况，可向信息中心申请技术支持，特殊情况下可申请临时进行纸质公文传输；

4、由于各部门、各乡镇、办的网络故障或计算机故障造成的无法

访服务器现象，可申请临时进行纸质公文传输；

5、因其他原因不能使用或不适宜使用电子公文传输的，经报请有

关领导批准，可申请临时进行纸质公文传输；

公文传输篇3

一、何谓电子签名及数字签名

电子签名又称电子签章，是指电子公文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据[1]。即电子签名就是能够在电子文件中识别起草人身份、保证传输安全、与手写签名或者盖章具有同等作用的电子技术手段；也就是通过密码技术对电子文档进行的电子形式的签名，并非是书面签名的数字图像化，它类似于手写签名或印章。目前，《电子签名法》中提到的签名，一般指数字签名。数字签名就是通过某种密码运算生成一系列的符号，用符号组成的电子密码进行签名，利用一套规则和一个安全参数计算所得结果，用此结果能够确认签名者的身份和数据的完整性。数字签名在实际操作时是用私钥对数字摘要加密，用公钥进行解密和验证，也可以是对原文本进行哈希运算处理，也能对原文本进行数字摘要。这种签名验证手段准确、安全。

二、电子签名在国内外的使用及立法概况

近年来，电子商务在全球迅速发展，发达国家和许多发展中国家纷纷进行电子商务立法。由于电子签名在电子商务和文书传输中的关键地位与作用，这些有关电子商务的立法中均包含对电子签章或详或略的规定。

《电子签名法》主要规定电子文件的法律效力、电子签章的法律效力、对认证机构的管理以及认证机构和用户等主体的责任等问题，调整国家主管部门与认证机构之间、认证机构与用户以及用户彼此之间基于电子文件和签章的使用而发生的各种管理与交易关系[2]。其核心内容为打破传统法律、法规的限制，使电子文件和电子签名具有法律的保障，并使电子文件可以作为证据在法庭上使用。1996年，联合国贸委会出台《电子商务示范法》，首次定义数据电文中的签名，并于2001年7月13日通过《电子签名示范法》，成为国际上有关电子签名方面最重要的立法文件之一。1998年，新加坡颁布《电子商务法》，主要涉及电子商务的三个核心问题，其中之一即是电子签名，相关内容占据了大量篇幅，成为该法的核心内容。1999年12月13日，欧盟委员会通过《关于建立电子签名共同法律框架的指令》，确立了电子交易安全的最低要求，承认电子签名的法律效力，但具体法律约束力仍需取决于各成员国的国内法。2000年4月14日，日本通产、邮政、法务三省联合向日本国会递交《电子签名及认证业务相关法律》提案，一年后正式生效实施，以建立企业间电子商务的社会支援体制。2000年6月30日，美国《全球及国内商业法的电子签名法案》通过，同年10月生效。该法案规定，电子签名和电子合同“具备无法否认的法律效力、有效性和可执行性”。2001年3月，德国议会通过一项法律，批准“电子签名”合法。我国于2004年8月通过了《中华人民共和国电子签名法》，2005年4月1日正式施行，首次赋予电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力，保障了电子签章的有效性。

三、电子签名设计理念

1. 公文传输的安全性。

为了保证互联网上公文传输的安全性、保密性等，必须在网上建立一种信任机制。这就要求公文传输的双方都必须拥有合法的身份，并且在网上能够有效无误地被进行验证。目前，最成熟的电子签章技术就是“数字签章（Digita Signature）”。数字证书是一种权威性的电子文档。它提供了一种在Internet上验证身份的方式，其作用类似于司机的驾驶执照或日常生活中的身份证。它是由一个权威机构CA (Certificate Authority）证书授权中心发行的，人们可以在互联网交往中用它来识别对方的身份。这就首先要求证书认证中心（CA）是权威的、公正的、可信赖的第三方，其作用是至关重要的。

2. 数据的完整性。

电子签名是一种确保数据完整性和原始性的方法。由于数据被签名并确认了对数据签名的人或实体的身份，因此电子签名是有力的证据。电子签名启用“完整性”和“认可”这两项重要安全功能，这是实施安全电子政务的基本要求。

3. 数据的可靠性。

数字证书必须具有唯一性和可靠性。为了达到这一目的, 需要采用很多技术来实现。一般采用公钥体制, 即利用一对互相匹配的密钥进行加密、解密。每个用户自己设定一把特定的仅为本人所有的私有密钥 (私钥) , 用它进行解密和签名;同时设定一把公共密钥 (公钥) 并由本人公开, 为一组用户所共享, 用于加密和验证签名。当发送一份保密文件时, 发送方使用接收方的公钥对数据加密, 而接收方则使用自己的私钥解密, 这样信息就可以安全无误地到达目的地了。通过数字的手段保证加密过程是一个不可逆过程, 即只有用私有密钥才能解密。公开密钥技术解决了密钥发布的管理问题, 用户可以公开其公开密钥, 而保留其私有密钥。

数字证书颁发过程:用户首先产生自己的密钥对, 并将公共密钥及部分个人身份信息传送给认证中心。认证中心在核实身份后, 将执行一些必要的步骤, 以确信请求确实由用户发送而来。然后, 认证中心将发给用户一个数字证书, 该证书内包含用户的个人信息和他的公钥信息, 同时还附有认证中心的签名信息。用户就可以使用自己的数字证书进行各种相关活动。数字证书由独立的证书发行机构发布。数字证书各不相同, 每种证书可提供不同级别的可信度。用户可以从证书发行机构获得自己的数字证书。目前, 数字证书类型主要包括:个人数字证书、单位数字证书、单位员工数字证书、服务器证书、VPN证书、WAP证书、代码签名证书和表单签名证书等。

四、电子签名过程

第一，网上身份认证。实施网上身份认证的前提是公文的发送方和接收方都具有第三方CA所签发的证书。单向认证即一方只认证另一方的身份。双方在网上传输公文时，发送方只需认证接收方的身份，获取并验证接收方的证书。双向认证是发送方和接收方在进行公文传输时互相认证身份实体。第二，双方在互相认证之后，即可发送签名数据电文，完成签名和验证。即发送方将原文用哈希算法求得数字摘要，用签名私钥对数字摘要加密得电子签名，发送样哈希算法又得一新的数字摘要，将与其收到的数字摘要进行比较，如果二者匹配则说明电子文件传输成功 (如图所示) 。第三，数据装封。上述电子签名过程是对原文进行数字摘要和签名并传输原文，但在很多场合传输的原文要求保密，要求对原文进行加密，就是要进行电子信封处理，即原文用对称密钥加密以信封模式传输，将对称密钥用接收方公钥加密发送给接收方，接收方收到电子信件，用自己的私钥解密该信封。

参考文献

[1]张文浩.电子签名与手写签名之比较[J].中国档案, 2006 (5) :54-55.

公文传输篇4

魏县人民政府办公室关于建设全县党政机

关电子政务外网公文传输系统的实施意见

为进一步转变全县党政机关办公方式，提高公文传输效率，推动我县政务信息化建设，根据河北省电子政务建设规划要求，决定建设我县党政机关电子政务外网平台和电子公文传输系统，经县委、县政府同意，现提出如下实施意见：

一、主要任务

（一）建设全县党政机关电子政务外网平台

由县政府信息化办牵头负责，通过租用光纤等方式把全县各单位和各乡镇（街道）链接到县中心机房，利用现有设备实现和省、市电子政务外网互联互通，建成党政机关电子政务外网平台。各单位所有电子政务外网相关业务统一在全县电子政务外网平台上运行，已建成的电子政务外网业务系统，要逐步向县电子政务外网平台对接和迁移。严禁自行组网，对擅自组建政务外网的，县财政不予列支相关经费，避免重复投资，实现资源共享。

（二）利用电子政务外网平台开展电子公文传输系统、党政网站群等应用

重点建设电子公文传输系统，实现县、乡镇（街道）、各部门之间不涉密公文的网上传输，取代现行纸质公文收发，提高办公效率，逐步实现全县党政机关办公无纸化。依托县党政网站建设全县党政网站群，各单位网站作为县党政网站的子网站，建设统一的后台管理、统一的安全保障、统一的运维管理，提升全县网站的办站水平。

二、实施步骤

（一）准备阶段（9 月 10 日—9 月 15 日）

1.各单位、各乡镇（街道）确定本单位、乡镇负责电子政务外网建设和电子公文传输的主管领导和具体承办人员，认真填写《魏县电子公文传输系统人员登记表》，并于 20**年 9 月 15 日前，将本单位主管领导和公文收发具体承办人员的姓名、邮箱、办公电话和手机号码等报送县信息化工作办公室（县委、政府综合楼436 房间）。

2.各接入单位要在 9 月 20 日前准备好电子公文传输系统所需电脑、彩色打印机等设备。

（二）培训及试运行阶段（9 月 21 日—12 月 31 日）

1.各接入单位参加培训，由县信息化办具体负责实施，培训期间领取电子公文传输系统帐号、密码。

2.试运行电子公文传输系统，纸质文件与电子文件同步传递。按照“以电子公文为主，纸质公文为辅”的原则，县委、县政府的非涉密文件，单位上报县委、县政府的非涉密性请示文件，实行电子公文和纸质公文两种方式传递。

（三）正式运行完善阶段（20**年 1 月 1 日起）

通过改进试运行阶段出现的问题，进一步完善，确保电子公文传输系统基本稳定，各接入单位正式启用电子公文交换系统，实现公文无纸化传输。县委办公室、县政府办公室除保留归档纸质文件外，将取消对纸质文件传递，原则上不再受理单位报送的纸质非涉密性请示文件。

三、运行模式

全县电子公文传输系统采取“统一研发、统一部署、统一应用、统一维护”的运行模式。县信息化办具体负责全县电子公文传输系统的部署工作，并负责系

统的运行管理、人员培训和运行维护。各单位通过各自帐号、密码登陆电子公文传输系统，实现全县公文传输电子化。

四、保障措施

（一）强化认识，明确责任

实施电子公文传输是对现有传统办公模式的重大改革，是改进工作方式，推进政务信息化的重要措施，各部门要指定专人负责此项工作的组织实施和具体的工作人员；县信息化办负责电子公文传输系统帐号、密码、审核、发放及管理工作；各部门要积极配合线路运维公司做好光纤的接入，提前做好接入地点、操作人员、办公设备等前期工作，全力保障我县电子公文传输系统建设的顺利实施。

（二）纸电同效，安全保密

在公文传输系统平台上接收的电子公文，一律视为正式公文，与相同内容纸质公文具有同等效力，各单位在系统内制作传输的电子公文必须与签发的纸质公文内容格式保持一致。公文传输系统工作人员，必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》等国家相关法律法规，严格执行安全保密制度，禁止在办公业务系统中存储、处理、传输涉密公文；禁止利用电子政务网络处理与公务无关的业务；禁止将电子公文私自复制、转发、传阅。

（三）注重时效，及时沟通

电子公文传输系统建设方案设计篇5

使用该系统前需要先对公文进行排版, 再将其转换成为不可篡改的版式文件, 并通过该系统直接发送给接收方, 接收方在收到电子公文后, 通过专用的版式阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件, 最后在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头的公文。整个过程通过计算机来实现, 安全与保密得到有效保障, 大大缩短了公文传输的时间。

概要

电子公文产品具有自主知识产权, 符合行业 (UOML) 标准: (见表1)

网络拓扑图:

电子公文传输系统支持三级单位体系结构, 政府部门 (一级单位) 、直属单位含直属单位内部门 (二级单位) 及市 (地) 、县 (市) 政府部门 (三级单位) 间文件的传输。各单位通过专用的客户端登陆来进行文件收发。

网络结构图如下:

行文关系说明:

省政府可以向直属单位或三级单位直接发文。直属单位可以向下属的三级单位发文或向省政府报文, 直属单位的内部可以向三级单位发文。三级单位可以向省政府报文。运行在电子公文传输系统中的各单位可互发电子公文

系统建设策略:

通过对用户现有系统情况分析, 对已经实施电子公文的单位进行软件升级, 对其它没有实施电子公文系统的单位采用直接部署的方式。这样可以最大限度的节省用户的建设费用。

系统安全策略

通过书生卡控制电子印章、电子公文只给当前用户使用的授权。

系统总体架构:

系统整体结构:

电子公文系统采用B/S结构, 是通过J2EE技术构建的多层、跨平台的应用。主要由核心功能层、业务功能层组成。其中, 核心功能层包括:版式文件生成、公文盖章、文件补字、公文浏览、公文打印、公文归档, 公章制作等, 并且提供了系统接口。业务功能层包括:公文发送、公文接收、查询统计、电子公章管理、系统日志管理、系统管理维护等。 (见图2)

软件结构说明:

电子公文传输系统基于组件技术, 采用J2EE多层架构, 整个系统构建在安全支撑平台之上。

数据提供层:

数据提供层运行大型关系型数据库管理系统, 可以是Oracle、Sybase、SQL Server等主流数据库管理系统。该层存储着整个系统的各种数据, 通过应用服务器平台软件的数据存取服务为业务逻辑层提供数据。

业务逻辑层:

业务逻辑层运行应用服务器平台软件, 可以是符合J2EE规范标准的任何应用中间件, 如:BEA公司的Weblogic、IBM公司的Websphere等。业务逻辑层又由多层组成, 首先, 应用中间件提供了系统的基础组件:如数据存取服务、XML转换服务、数据字典、消息机制等。在其上, 我们又部署了核心应用组件, 包括:版式文件生成、公文盖章、文件补字、公文归档、发排打印、公文浏览、公章制作、联合签章等。整个系统的业务应用, 都是通过调用这些核心应用组件来完成的。这些应用包括:公文发文、公文收文、电子印章管理、查询统计、全文检索、系统管理。

上述具体应用模块通过Web服务器发布给最终用户使用, 用户可以通过浏览器访问这些功能模块。公文传输系统采用B/S结构, 是通过J2EE技术构建的多层、跨平台的应用。主要由核心功能层、业务功能层组成。核心功能层包括:版式文件生成、文件补字、公文浏览、公文打印等, 并且提供了系统接口。业务功能层包括:公文发送、公文接收、查询统计、系统日志管理、系统管理维护等。

与OA系统接口:

数据接口方式:

OA系统内部实现文件的发文登记功能, 并且把相关要素信息组织成xml格式串及相关文件保存到中间数据库。公文传输系统自动通过接口获取登记好的文件 (word文件) 和要素信息, 实现要素的自动登记和盖章、发送等相关功能。在公文传输系统完成文件的签收后, 签收后的文件自动将要素信息组织成xml格式串并把文件放入中间数据库。

中间件接口方式 (Sed SDK) :

将对电子公文系统处理的核心功能程序嵌入到OA系统中, 在OA系统中直接调用公文处理核心功能完成文件分发、打印、浏览等操作。接口实现方式:动态库及ACTIVEX控件。

中间件接口的优点:可以无缝的把电子公文系统嵌入到应用系统中。

系统接口的组成:

版式文件转换接口:实现Word、Excel等办公软件生成的文档, 以及XML、文件、二扫文件 (S2/S72/PS2/S92) 、PDF等格式文件转换/批量转换成SEP版式文件的接口。

公文打印接口:支持Windows驱动的GDI打印要求。

摘要：重点针对电子公文传输系统建设方案设计进行了阐述。

公文传输篇6

为适应现代化管理和事业发展的要求, 我局经过几年的努力, 在全局范围内联通了局域网, 借助局内网平台, 建立了OA办公自动化系统, 实现了局机关与基层之间, 局机关职能部门之间公文的网上运转。电子公文传输系统在规范公文处理、强化内部管理等方面发挥了积极作用。

1.1 公文实现网上运转, 转变了机关的工作作风

几年前, 新一届领导班子上任伊始, 即确定了“围绕一个中心, 实现两个转变, 抓好三件大事”的工作目标。其中, 一个转变是由传统工作方式转变为新的工作方式, 即加快运用智能化、自动化、现代化的管理方式以适应事业面临的变化、发展和要求。为此, 主抓的三件大事之一是建立一个现代化的管理平台, 由定性管理进入定量管理, 由凭计划管理进入凭手段管理。全局信息化平台建成后, 服务于中心工作的智能物资管理、固定资产管理、经济项目管理等软件以及“人力资源管理系统”、“教育管理系统”、“视频会议系统”等的推广和使用, 初步构建起各类业务管理信息化的框架, 较好地解决了新形势下计划财务工作、人力资源管理工作、人才培训工作、行政管理工作如何支撑事业发展建设的问题, 为中心工作提供了更为及时、快捷、有效的服务。近两年又开通了“OA办公自动化系统”, 实现了公文流程的网上运转。公文电子传输系统的实现, 不仅大大减轻了工作人员的劳动强度和工作压力, 降低了错误的几率, 缩短了公文运转的时间, 提高了行政办公效率, 而且带动了干部职工工作作风的进一步转变, 提高了机关服务基层的水平, 干部职工的思想观念发生了显著变化, 开始注重从量的积累向质的提高转变, 从粗放型向集约型转变, 从结果管理向过程管理转变, 从而进一步推动了中心工作的有序开展, 在运用现代化手段加强管理方面迈出了坚实的一步。

1.2 公文实现网上运转, 优化了公文处理流程, 为办文人员催办和查询提供了便利条件

专业公文作为OA办公系统的核心内容, 描述了公文处理的整个过程, 包括发文管理、收文管理、督办催办管理、公文档案、查询管理等功能。根据《国家行政机关公文处理办法》和《国家机关公文格式》标准及实际公文运转情况, 首先定制规范的与纸质公文一致的收发文表单、电子公文模板和一份完整公文的工作流程。除涉密公文外, 任何部门、任何个人只要发起公文, 都按统一流程操作。与纸质公文不同的是, 电子公文传输系统严格按职责、按程序操作, 环环相扣, 减少了不必要的环节, 提高了公文处理的速度。同时, 电子公文的运转过程具有很强的透明性和可视性, 凡是与该公文相关的人员随时可以查看自己办理过的文件的整个流转过程, 包括办理方式、办理步骤、对应的办理人等, 对公文的整个流程进行适时跟踪, 随时掌控文件的去向和当前状态, 便于催办、查询与利用, 而且电子公文具有快捷、存储体积小、检索速度快, 不受地域限制等特点, 操作简单, 易于掌握。另外, 电子公文系统与即时通信产品（RTX）集成, 凡是与本人有关的公文处理任务到达时, RTX均有提醒, 用户可以及时处理相关事务, 从而缩短公文处理时间, 提高了行政办公效率。

1.3 公文实现网上运转, 降低了行政办公成本

一份公文往往要经过多次、多人的修改才能成稿, 特别是一些重要公文, 修改的次数可能更多, 过去, 每次修改都要打印纸质文稿。电子公文传输系统的运行, 使相关人员修改公文时不必打印纸质稿件, 可以多人次直接在计算机上修改。过去公文发送多采用邮寄方式, 不仅容易丢失、耗时长, 而且花费大量的邮资;而一遇急文, 外地多是先传真再发纸质文件, 京郊地区多为专人取送, 开车往返至少要两个小时, 而电子公文传输系统的实现, 使不同地域的收发文人员随时可下载打印带有红头红章的正式公文, 避免了不必要的人力、物力、财力的浪费。据不完全统计, 电子公文传输系统的运行, 一年可节约纸张、油墨、邮资等费用近十万元, 且减少了打印机、复印机、传真机等设备的损耗, 节约了办公费用支出。

1.4 公文实现网上运转, 减少了公文传递时间, 提高了工作效率

我局机关办公地点分散, 所属近50个基层单位分布于全国各地, 且多数单位地处偏远、交通不发达地区。传统发文方式多为邮寄方式, 不仅存在文件丢失的隐患, 而且机关与基层之间文件上传下达周期太长, 有时一份文件到达边远单位需要半个月以上, 影响了公文的时效性和执行力, 同时造成了高额的邮寄费用和大量办公纸张的消耗。以传真方式传递紧急公文, 往往存在一定的泄密风险。传统办公手段使“公文旅行”、“信息孤岛”的现象较为严重, 工作地点分散给相互通信、相互合作、协同办公带来不便, 致使全局整体办公效率相对偏低, 与承担任务的政治性和紧迫性之间形成巨大矛盾。电子公文传输系统的实现, 解决了机关由于办公地点分散而带来的办公困难, 实现了机关与基层之间公文的快速传递, 使公文请示汇报、指导工作、通报情况、通知事项、上传下达不再受时间差异、地域差异限制, 大大提高了公文传递速度和办公效率, 发挥了公文在公务活动中的作用。

2 电子公文传输系统存在的问题

电子公文传输系统的实施, 是现代化管理的重要手段之一, 是实现电子文档一体化的前提和基础。两年多的运行实践证明, 电子公文传输系统有利也有弊。

2.1 受制于某一流程处理不及时, 使公文不能按时处理

及时、准确、保密、落实是公文办理的基本要求, 公文处理包括发文办理和收文办理。在发文管理模块中, 员工根据需要选择行文类别、填写公文表单、起草公文、添加附件, 送交部门领导审核, 必要时还要送交其它部门会签, 然后由公文管理部门负责登记、编号、套头、校对、签发、盖章, 其后进行文件的分发、归档;在收文管理模块中, 公文管理部门收到公文后进行登记, 送办公室主任提拟办意见, 送交分管领导阅批, 根据领导批示意见送交相关人员承办、传阅, 文件办结后对公文进行归档。上述每个环节都要求及时处理, 才能确保公文在一定时限内办结, 一旦出现该环节的人未能及时处理的情况, 就有可能延误公文的处理时间。因为所有业务流程及所涉及的操作都有严格的权限控制, 每个用户以自己的姓名和专用密码登录, 他人无法进入该系统代为处理公文。

2.2 受制于某些技术处理手段的限制, 一些环节不符合档案管理的要求

领导签发是公文处理的重要环节, 纸质文件多以领导手签形式, 领导笔迹本身即为签发的依据。而我局电子公文的签发并没有实现真正意义上的电子签名, 而是使用打印和手写笔两种签发形式, 手签表单（手写笔）增强了业务模块的适应性, 方便领导使用, 使个人办公更人性化, 但无论是打印的还是手写笔的签发意见都不能真正体现领导签发的权威性和唯一性。一旦领导登录密码外泄或被盗, 就可能存在被人冒签的隐患。

纸质公文的修改从笔迹上即可判定是何人所改, 而电子公文传输系统对文稿的修改过程虽然实现了痕迹跟踪功能, 但不同人修改的情况在计算机上是以不同颜色、姓名、日期、修改内容显示的, 而打印纸质文件后, 显示出的却只有修改内容, 从而无法确认是何人所改, 加之电子公文系统缺乏对操作权限的控制, 只要知晓某人的登录密码, 即可进入系统, 使电子公文很容易被修改。这样, 一方面可能会出现抵赖不认账的情况, 给以后查询带来不必要的麻烦, 另一方面也不符合纸质档案的存档要求。

2.3 受制于网络自身建设限制和目前档案管理的需求, 电子公文传输系统使秘书部门工作量有所增加

我局OA办公系统依托的局内网是一个非涉密网络, 只允许非涉密公文在网上运转, 也就是说, 在实际工作中, 网上运转的公文也仅限于机关内部和基层单位的不涉密公文, 而来自我局上级机关或不相隶属机关的公文及涉密公文并不通过OA办公网传送, 这就造成全年的收发文登记库不完整, 不利于文件的查询。为保持收发文库的完整性, 收发文登记还要同时采用东方飞扬档案管理软件进行, 另外, 为体现文件的办理过程, 便于查询, 需要履行必要的签字手续, 收文还要进行手工登记, 也就是说, 目前我局收文登记要同时采用OA办公网、东方飞扬档案管理软件和手工三种形式。从档案管理的要求看, 目前还不能完全脱离纸质档案资料, 仍然实行双轨制, 在电子档案资料归档的同时还要打印纸质文件存档, 这些无疑增加了秘书部门收发文人员的工作量。

3 应对措施

电子公文传输系统正处在一个探求摸索阶段, 还不能完全符合实际工作的需要, 其自身也有一个在实践中不断调整、不断完善、不断规范的过程, 针对我局电子公文传输系统存在的问题, 我们采用了以下应对措施。

3.1 实施全员培训, 熟练运用电子公文传输系统处理公文

电子公文传输系统运行前, 由系统设计厂商、信息化建设部门与公文管理部门联合进行岗前培训, 要求各单位负责OA办公系统收发的人员要相对固定, 凡是更换收发文人员, 必须经由上级办公部门同意。首先对各单位信息员和负责收发文的人员进行专门的集中培训, 并由他们负责培训本部门的人员。通过培训, 使全体员工既要掌握公文处理的相关知识, 按流程熟练操作电子公文传输系统每个环节, 又要掌握一定的信息技术和计算机操作技术, 同时, 还要掌握OA办公自动化中关于会议管理、知识管理、计划管理、车辆管理、统计报表管理和其它涉及流程的事务管理等, 使人人都能熟练运用电子公文传输系统处理公文, 从而不断推进无纸化办公进程, 提高全局办公自动化水平。

3.2 运用某些技术手段, 确保公文办理的时效性

采用一些诸如即时通讯系统（RTX）、出差委托等技术手段, 确保公文及时办理。通过OA办公系统与即时通讯系统（RTX）链接, 实现公文任务的适时提醒业务。只要有新公文（包括会议、计划等）, 即时通讯系统都会在你的计算机上显示“OA向您发送消息”并告知任务内容, 提醒你登录OA系统查看任务详细信息并及时处理。看到提醒后相关人员即可进入系统及时处理公文;公文处理相关人员如遇外出情况, 可采用OA办公系统的“工作流程”—“任务管理”—“出差代理”形式, 选择代理用户与代理任务, 这样外出期间的某项任务就由代理人代为处理, 这样不会因为本人外出而延误公文的办理, 外出返回后取消代理任务即可。

3.3 完善相关制度, 进一步规范电子公文的运行管理

为确保电子公文传输系统发挥应有的作用, 有必要建立健全相关的规章制度, 从管理方面弥补目前技术手段上的一些缺陷。

制订电子公文传输收发文专人负责制。机关各处室和基层各单位明确专人负责电子公文的收发, 统一协调本部门电子公文的运转, 并与局办公室负责收发文的人员建立对应的工作关系;制订电子公章管理和使用办法, 明确电子公章使用如同实物公章一样必须履行相应的手续, 指定专人负责电子公章及密钥的管理;在目前未能实现电子签名的情况下, 由办公室收发文人员严格按程序送交分管局长或局长签发;对于不会操作计算机的个别领导可采用纸质稿件签发形式或经领导授权, 由秘书人员按领导口授代为输入签发或修改意见。通过一些行之有效的措施, 确保电子公文生成、加工、传输、发布的规范运行, 确保公文的权威性和时效性。

3.4 实现与档案系统的链接, 加快电子文档网上查询功能的早日实现

电子公文传输系统与我局使用多年的东方飞扬网络版档案管理系统进行有效集成, 可将办公自动化系统产生的公文定期或批量转入档案管理系统, 为今后实现网上档案资料查询和利用奠定了基础。目前, 我局档案已实现目录级的网上查询, 下一步, 我们将加快其它纸质文件的电子扫描工作, 将扫描后的电子文档统一挂接到东方飞扬档案管理系统网络版中, 并通过设置一定的审批流程和权限来加强电子档案的管理, 全部纸质文件扫描完成后, 即可在局机关率先实现全局电子文档（包括照片档案）的网上查询和资源共享, 待基层各单位完成OA与东方飞扬档案管理系统网络版集成后, 必将加快全局电子文档一体化的进程。

公文传输篇7

近日, 全国首个省级《政府系统电子公文传输与交换》地方标准审定会在南宁召开, 来自行政部门、科研机构、高等院校等相关部门的专家参加了审定会。广西区人民政府办公厅韦能雄副巡视员、自治区质监局杨艳阳副局长出席审定会并讲话。

广西地方标准《政府系统电子公文传输与交换》是广西区人民政府办公厅结合中央八项规定精简文件简报要求提出并起草的。在标准编制过程中广西区政府办公厅综合处、文电处、电子政务中心与自治区质监局积极配合, 并经过反复调研和参阅大量国内外先进资料。

审定会上, 专家组一致认为广西地方标准《政府系统电子公文传输与交换》内容完整, 科学合理, 具有先进性, 率先在全国提出规范省级政府系统电子公文交换信息和交换机制, 对实现政府系统电子公文跨部门、跨系统传输, 提高公文流转效率和水平具有重要意义, 一致同意通过审定。

公文传输篇8

电子公文, 是指用以取代纸质公文的实物形式, 将其转化为数字形式并且可以安全方便的储存在各种有效载体上, 通过计算机处理及互联网的传输, 可以实现即时编写、传送、接收和存档的公文形式, 其特点主要有以下几个方面。

1.1 虚拟化的真实性

通过计算机和互联网进行传输、接收和存档的电子公文在各个环节都让人感觉到其虚拟化, 但是, 电子公文无论在发送内容、发送者、发送时间、接收者、接收时间、打印时间、打印份数、印章状态等等关键环节上都与纸质公文高度一致, 体现出高度的真实性。

1.2 开放状态下的可靠性

电子公文传输的主要依托高度开放的互联网, 在这种极易获取网络传播信息的媒介内, 电子公文往往通过相对较为安全、密闭的专网进行传送。

1.3 无纸化状态下的完整性

电子公文依托计算机与互联网进行各种操作, 没有印墨、纸张等等的浪费, 以绿色办公, 无纸化, 节能环保得到了各级政府部门和企事业单位的认可。另外, 电子公文无法在未经授权情况下对其进行增、改、删等等操作, 最大程度上保障了文件的完整性。

1.4 实时可用性

电子公文的传输过程保障性高, 可以做到实时发送与接收, 并且可以通过二维码等手段实现电子公文的查阅、检索。这就使电子公文在归档以后, 一旦需要查阅某篇公文, 也无需像纸质公文一样需要人力进行查找、送递, 大大节约人力和时间成本。

2 安全生产监管部门对电子公文传输系统的应用需求分析

目前, 电子政务在我国已经有了广泛的应用。一些国家政府部门实现了不同程度的办公自动化, 无纸化办公也在部分部门得以实现, 电子公文的方便快捷逐步得以应用和体现。国家安全生产监管部门主要负责生产的安全监管, 有其工作的特殊性, 对电子公文传输系统的建立有以下几方面的具体需求。

2.1 安全性需求

电子公文的安全性要求无疑是首要的, 传输系统在发送、传输、接收和存档过程中面临的主要安全威胁有:非法用户利用虚假身份或印章发送公文;公文内容被篡改或删除;机密公文在传输过程中被截获和窃取;存档和公文管理过程中的内部失密等。

国家安全生产监管部门与国家部委、各地方分局公文往来较为频繁, 并且部分公文涉密性高, 因此针对以上各个方面的安全威胁, 电子公文传输系统应当达到以下具体的安全要求。

机密性, 保护公文信息不泄漏或暴露给未授权掌握该公文的实体。通过开放的网络传输的电子公文, 并没有绝对安全的通道, 因此做好公文机密性主动防护显得尤为重要。

完整性, 确保公文数据的价值和整体性没有改变, 即公文的内容没有被修改、新增或删除。

真实性, 加强身份识别与鉴别, 就是确认实体即为自己所声明的实体, 严格鉴别其身份的真伪。

确认性, 用技术手段加强实体对其行为的确认, 既可以确认用户发送了公文, 同时也可以确认用户接收到了公文。本安全需求可通过密码技术来实现。为实现公文安全、可靠地流转, 采用的关键技术是数字签名。

2.2 其他需求

除了以上功能性和安全性的需求之外, 电子公文传输系统还要保证其他需求, 具体如表1所列。

表1电子公文传输系统的其他需求

3 设计原则

电子公文传输系统的安全建设立足于安全生产监督工作对信息化的实际需要, 利用现代信息技术和科学的管理手段, 采用先进的安全设备, 进行统一的安全规划, 科学实施, 建设功能齐备、技术先进、安全稳定、适应安全生产监督各项工作需要的安全保障系统, 确保各级安全生产监管部门的业务安全性, 保障电子公文传输系统在国家的安全生产监督过程中发挥更为积极的作用。

具体设计原则如下:

3.1 可用性

顾名思义, 就是系统方案设计是否可行、是否实用, 是衡量设计方案的重要指标。要求系统7×24小时持续使用, 不会因为使用时间过长引起其他故障, 并且可以由系统管理员对系统进行日常维护, 在维护过程中不影响其他系统的正常运行。传输数据服务要求准确, 不能丢失数据。

3.2 可扩展性

电子公文传输系统功能扩充或使用单位增加时应不影响现有系统的功能和结构。当系统的数据量和访问量增大而导致系统配置不能满足要求时, 可以通过仅增加服务器等硬件进行解决, 而不是在软件上做修改。增加后不能影响系统的功能结构。

3.3 响应性能

电子公文的制作、电子公文格式的转换、加盖电子公章、选择接收单位、设定发送公文份数等日常操作的响应时间不得超过10秒、统计查询的响应时间不得超过10秒。

3.4 可管理性

国家安全生产监管总局电子公文传输系统管理员统一管理下属省级机构, 建立各个省级机构的管理员, 由管理员配置本单位的其他用户。系统管理员对系统的日常操作及备份进行管理。

3.5 可恢复性

电子公章服务器出现故障后, 在24小时内恢复正常。电子公文传输服务恢复和数据库出现故障后, 要在24小时内恢复, 并且所有数据不能丢失。如果硬件发生损坏, 应尽快提供应急和替代方案。

3.6 独立性