电子公文系统

电子公文系统（精选12篇）

电子公文系统 篇1

1 概述

电子公文作为信息载体, 与纸质公文一样具有时效性、准确性、唯一性的优点。公文是上级机关安排工作、传达政令的主要途径。做好公文签收是各站段和部门落实上级安排部署最基本和最重要的工作之一。各站段和部门在固定时间来登陆系统办理公文的签收和批转, 确保时效;相关信息技术部门确保系统的运转正常, 避免因断电断网造成公文无法受理的问题。上级部门及时跟踪督查, 对不签收未处理的进行通报考核, 追究责任。

为了满足路局发布公文站段签收的需求, 我段自主开发了站段公文批转系统。路局公文发布的及时性和准确性, 要求我们必须将电子化公文管理工作上升到战略性高度。但是, 当前公文管理的流程和标准还不成熟, 需要人工打印和传真, 然后再由领导批示后, 登记转发。为了进一步推动铁路信息化的发展, 提高办公效率, 要实现公文的签收和批转全程网上发布。

公文签收系统以数据管理为核心, 在数据库等计算机信息系统的支持下, 对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和下发。为了实现对公文信息的有效管理和操作, 就要把这些信息转化为规范的数据结构, 并使之适应公文管理的要求, 提供网络电子公文签收功能为企业管理提供方便。但由于基层部门缺乏既精通公文管理业务又懂计算机应用的人才, 参与系统的管理和维护仍然有很多困难, 无法完全模拟现实的公文批转, 难以将需求准确细化。

2 需求分析

路局下发了公文, 站段办公人员在线浏览后进行签收操作, 并下载附件;然后将该公文使用WORD进行HTML转化, 变成可以发布的内容格式, 然后登陆公文批转系统, 添加新公文。添加时, 选择下发公文所涉及的车间部门, 同时, 将段领导的批示信息附加到公文上, 如果涉及多位领导和多个部门, 则分别将这些信息按重要程度进行附加, 再将附件上传到该公文内。

当各车间部门负责人登陆系统后, 所有与本车间部门相关的公文将显示, 并等待用户签收。未签收的公文使用红色标记标示出来, 签收的公文则使用绿色标记。当点击签收后, 该公文就被该部门所签收, 并变成绿色标记。部门领导在看到该公文后, 同时把公文的落实负责人填写上, 并将批示信息填上;落实人再登陆系统, 看到公文的信息, 就将着手处理公文所包含的工作内容, 处理进度和处理的结果可以随时上报。

3 系统设计

电子公文签收批转系统需要对所有地点网络计算机软硬件环境进行全面的测试。开发前, 进行了详细的功能需求分析与编制。

系统的数据库设计:

建立公文数据表, 包含下发时间、下发部门、公文名称、公文类别、签收状态、站段领导批示、部门领导批示、负责人回复等字段。

建立管理用户表, 包含用户名、密码、用户权限等字段。

建立公文的附件表, 包含公文索引、公文附件名称、附件路径、附件大小、发布时间等系统的功能设计。

高级用户登陆系统可以使用发布公文的功能, 普通用户登陆只能看到自己相关的公文并进行签收和附件下载。段领导登陆可以看到所有公文并进行批示, 同时将公文发给所涉及的车间部门。部门领导登陆后, 看到需要自己进行处理的公文, 将公文的负责人填上, 并写出自己的意见。公文的负责人在收到公文后, 将进行按照文件进行工作, 并将工作内容和进度及时反馈。

电子公文签收批转系统, 分析了现实管理公文的每个环节, 并基本实现了其管理功能。

摘要：随着铁路信息化的高速发展, 办公的自动化、网络化也变得日益重要。为了实现公文网上发送, 全段各部门都能按上级机关要求及时签收公文, 避免出现文件积压和工作贻误现象, 保证政令畅通, 信息及时。提高公文管理水平, 降低办公使用成本, 推行电子公文签收批转是顺应社会发展趋势, 加快电子办公建设的必然。本系统主要使用IIS信息服务器与ACCESS数据库等软件构建在线办公的系统。它不仅解决了公文批转的责任划分, 也提高了办公效率, 实现了空间的跨越, 已在我段得到了广泛的使用。该系统在公文的发布、浏览、签收、反馈、上传等功能上都采用了权限设置, 确保系统的完整性和可靠性。

关键词：电子公文,办公自动化,公文批转,电子办公

电子公文系统 篇2

县移民局

2011年11月

根据县委办的指示精神，我局着力加大了党政电子公文交换系统的管理与使用。确保了电子公文的规范化管理与正常使用。现将有关情况汇报如下：

一、所做工作

1、认真贯彻县委领导和县委办电子公文管理工作领导小组的指示精神，提高了对电子公文交换系统管理与使用的认识。

2、成立了工作班子。局成立了由值班副局长任组长，办公室主任任副组长，管理员为成员的电子公文交换系统管理工作领导小组。明确了一名年纪轻、工作态度端正、业务水平熟练的人为专职管理员。

3、完善了工作制度。按照县委办电子公文交换系统管理工作领导小组的要求，制订了相关工作制度，明确了管理员的工作职责与操作规程，而且坚持了按制度办事。

4、健全了管理系统。在局单位小、办公场地狭窄、工作经费紧张的情况下，仍然投入了相应的资金购置了电脑、扫描仪、打印机、复印机等电子公文配套设施，安装了相关的操作系统。平时公文传输均采用系

统操作，确保了各种通知、文件的上传下达，收到了传输快、效果好的作用。同时及时交足了管理使用经费。

二、存在的问题

电子公文系统 篇3

由郑州市档案局所建设的郑州市电子公文档案中心，在全国范围来看，建成较早，于2006年6月2日通过专家验收。到目前为止，已成功运行了两年多，接收数据3万余条，在社会上引起了很大反响，效果良好。

在这几年中，笔者全程参与了该项目的酝酿、运作、方案论证、启动、招标、协商、修改、验收、维护、数据更新等全过程，对于电子文件中心——这一档案部门在电子时代的创新，有较深入的实践和体会。

郑州市电子公文档案中心的建设背景

电子文件中心是在电子政务发展和政务信息公开政策的推动下应运而生的。电子政务建设是电子文件中心问世的直接动因。随着ＯＡ的实施和扩展，各级政府通过ＯＡ系统形成大量电子文件。与传统纸质文件不同， 这些电子文件具有载体易损、信息易变、形式多样和记录虚化等特点，其形成后必须及时、妥善地加以管理，否则便可能对日后的档案完整造成无法挽回的损失。为此，近年来文件形成者和档案管理部门都积极致力于电子文件保管模式的探索，电子文件何时归档、如何归档、现行电子文件管理机构是否设置、如何设置等问题争论不断。网上电子文件中心的建设，正是对电子政务发展的现实响应，是对政务环境下现行电子文件管理、利用模式的一种尝试。

政务公开政策的推行强化了建立电子文件中心的需求。自上世纪末开始，随着市场经济的发展和民主意识的加强，政务公开、政务信息公开在法律条文中逐步体现。我国《政府信息公开条例》也开始从2008年5月1日正式实施。通过适当的形式向公众开放政府信息成为时代的要求。作为政务信息主要载体的现行文件，尤其是大量电子文件的开放问题被提上了议事日程。而近年来郑州市政务网的逐步扩展，恰好为现行电子文件的集中发布提供了可靠、高效的技术环境。郑州市电子公文档案中心正是在这一社会背景和技术条件下问世的。

郑州市电子公文档案中心的建设内容

电子公文档案中心，是电子政务的延伸，同时又是数字档案馆的有机组成部分。由于资金所限，我们将电子公文档案中心的建设分为两期，第一期已实现：实时接收郑州市政府电子政务系统所产生的各类电子文件，集中采集、实时归档、统一管理、发布到政务网与外网上，提供利用服务。第二期将在电子公文档案中心的基础上实施电子档案接收及馆、室一体化建设。

电子公文档案中心的详细功能包括：采集郑州市政府电子政务系统（外部系统）的电子档案数据(包含十类公文类型)，实现集中采集，实时归档，提高政府办公效率。采集过程中原始数据中已存在的元数据字段自动著录，减少档案员的工作量。

（1）实现现行文件中心的文件上载、审核、整理、发布、查询和统计。

（2）功能设计上相对独立、完整，同时又是“郑州市数字档案馆”系统框架的一部分，实现与数字档案馆无缝连接。

（3）实现信息查阅功能。可通过电子公文元数据、文件内容进行组合检索。

（4）实现文件发布功能。将本系统内管理的可公开电子公文档案发布为静态文件，机关工作人员、公众和企业通过郑州市档案信息网和政府互联网门户网站“中国郑州”实现网上查阅，更好地为全市各级机关政府公务员以及社会各界提供服务。

(5)提供其他档案管理软件的数据导入接口。

电子公文档案中心的建设原则：

一是开放性和可扩展性。郑州市电子公文档案中心系统要实现与网站系统、市档案局统一数据平台的集成，下属的系统接口问题，从应用的角度考虑，开放性和可扩展性是其一个重要的原则。

二是易用性和易管理性。遵循XML数据规范，采用可扩展标记语言XML作为应用系统标准的数据交换格式，满足其自描绘、结构化、交换性、扩展性特点。

易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间。系统要提供扩展接口（比如程序开发接口，数据移植接口）。

系统在使用界面上遵循郑州市电子公文档案管理人员的工作习惯, 界面友好易于操作。

三是安全性。保证档案著录、查询等操作的身份认证、信息完整性、机密性和不可否认性，实现统一用户权限管理。

四是稳定可靠性。系统设计选择业界稳定可靠的技术和架构，包括操作系统、数据库、数据管理与存储、信息发布、信息安全等技术。

五是技术先进性。系统需要有先进的技术做保证，不会因技术不断更新而落后，同时还要保持系统的持续可扩展。

总体架构：采用B/S结构，J2EE/JAVA技术支持多种平台；数据库采用Oracle；应用服务器采用WebLogic/Tomcat。整个网络搭建经过专家的严格论证，完全能满足现在的实际需求和应用，符合现在流行千兆骨干网络的结构，并能满足未来几年的发展。

网络结构、部署结构及系统结构如下图1、图2、图3：

创新之处：本系统采用基于模板的网站发布技术，用户可以定制各自的模板，再与网站栏目相关联，通过对系统中的文件的发布，实现了网站栏目的自定义和网站信息的自动发布；

本系统提供高级检索、全文检索，在高级检索中，用户可以选择所有可用于检索的字段，并且按照逻辑关系的先后添加查询条件，或者添加条件组。同时还提供了快速查询界面的定制功能，便于用户快速实现；

本系统提供的二次开发接口是通用的开发接口，它可以实现与各种应用系统的衔接。系统提供通用的XML数据接口，支持档案系统各个单位间移交、接收档案，以及与其他办公自动化、档案年报等应用系统的数据交换。二次开发接口基于纯Java技术实现，采用了面向对象的设计方法。采用Java进行编码，采用J2EE的架构。数据都是以XML的方式提供。这样的数据结构屏蔽了数据的差异性，以便在网络上传输。

效益：有利于将档案信息资源转化为生产力，是郑州市档案局参与电子政务的重要组成部分，在推动郑州市经济的发展，提高郑州市的竞争力，吸引外资，促进经济转让与推广等方面有着积极的作用；提高了查询速度，一次查询只需几秒钟；延长了保存期限，100年以上，保真性高，而一般纸介质只能保存10年左右；内容更加全面完整，不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；实现7×24小时的实时在线，全球任何角落的使用者都可以访问自己所需的档案资料；档案信息资源的在线接收为各立档单位节约了大量的人力、物力，节约了大量宝贵的时间，提高了效率，其间接的经济效益也非常的巨大。

郑州市电子公文档案中心成功的经验

1、找准定位

电子文件中心，要干什么，能干什么，这个问题首先要搞准。有了明确的需求，可以说项目成功了一半。电子文件中心，可以建成数字档案馆，可以建成电子文件备份中心，可以建成窗口式电子文件查阅室，应结合本地电子政务发展实际，及资金情况，统筹规划，不可一哄而上，贪大求全。

如果本地正在开发电子政务系统，可由档案部门提出增加归档管理功能，这样与电子政务系统结合紧密，电子政务系统建设成功了，电子文件中心也建立好了，应该是比较理想的方案。

如果已有电子政务系统，就必须修改政务系统，以便从中接收数据。

2、取得市政府领导支持

档案部门是一个弱势部门，这个项目又与电子政务结合紧密，没有市政府领导的高度重视，统一协调，是难以成功实现的。

“善弈者谋势，不善弈者谋子。”郑州市档案局领导班子积极协调与市政府关系，争取把档案信息化工作纳入全市信息化建设总体规划。郑州市电子公文档案中心就是市档案局根据郑州市政府郑政[2005]4号文《关于郑州市2005年度电子政务建设和应用任务的通知》的精神进行筹备的。此项目的实施由市政府统一安排，统筹资金，前期投资已达50余万元，在建成后每年市财政还将拨付15万元运行费。这为项目的成功实现打下了坚实的物质基础。

3.慎重选择公司，制定合理方案

郑州市档案局领导非常重视这个项目，下决心一定要将它建好，为此，专门于2005年7月3日召开了郑州市电子公文档案中心设计方案评议会，结合郑州实际，把握时代脉搏，初步确定了“郑州市电子公文档案中心”的方案。

2005年11月10日郑州市政府采购中心对郑州市档案局电子公文档案中心项目进行了公开招标，由技术力量雄厚、售后优良、有相关开发经验的北大方正研究院中标。方正公司有多个拥有自主产权的产品，如全文检索、导库软件、数字水印技术等，又参与了国家档案局《电子文件管理细则》的制定，在技术先进性的把握上又上了一个新台阶。

整个开发过程文档严格遵照CMM标准执行，项目开发有合理的开发计划和详细的进度安排计划，提供了专业、高效的人力资源保障，严格控制项目风险，售后服务及时、可靠。最终验收时，专家给予高度评价，这与我们选择了一家好的开发商是分不开的。

4、做好与电子政务系统的数据接转工作

我们深知，整个系统是从电子政务系统中获取数据的，因此与电子政务系统的接口是否安全准确运行，是项目成功的关键。郑州市档案局、开发“电子公文档案中心”的公司（即北大方正）、开发“政务系统”的公司、负责电子政务的郑州市政府办公自动化中心四方主要负责人及技术人员一起研究，制定了数据接转方案，用以指导双方开发人员基于共同的文档实现数据衔接，两系统通过Oracle数据库交互，开发“政务系统”的公司将政府电子政务系统数据导出到Oracle数据库，北大方正从数据库中提取公文信息。

签署协议，规定方案为《郑州市电子公文档案中心需求规格说明书》不可分割的组成部分，具有同等的法律效力。方案文本原件一式四份，甲乙双方（即郑州市档案局、开发“政务系统”的公司）各持一份，郑州市政府办公自动化中心、北大方正各持一份。从法律角度限定开发“政务系统”的公司按时、保质保量地修改电子政务系统。

当然，郑州市电子公文档案中心也有不足之处，如由于资金有限，未能实现异地备份；数据格式不统一，现在电子公文档案中心的数据有：html,txt,doc,pdf,gd,s2等文件格式，需要用户下载多个浏览器，不太方便。有些格式是版式文件，如市政府文件经常采用书生格式（gd后缀），不能实现全文检索。虽然也可以将书生文件格式转为文本文件格式，但会丢失版式。因此，如何在保持文件“原汁原味”与实现全文检索间实现平衡，应该是以后的研究课题。

电子公文传输系统的设计 篇4

电子公文传输系统(简称“电子公文系统”)是一个独立的管理系统或与办公自动化系统(OA)集成,实现公文的制作、保存、查询和统计等功能,使用高强度加密算法或国家机要管理单位认可的硬件加密设备对公章进行加密,以保证电子公文的严肃性。它有一套完整的公章验证体系,在公文流转过程中,公文盖章和公文打印都必须经过验证。

1.1版式文档在电子公文系统中的应用

版式技术是档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷等领域信息存储、交换和发布的重要技术。电子公文系统是版式文档格式的应用,重点应用电子公文流转、加盖电子公章、控制打印份数等部分。

1.2版式文档基础技术

(1)结构化信息提取技术

由于版式文档的生成软件的功能以及传统版式文档的描述能力问题,以前的版式文件(如PDF)都不包含结构化信息。因此从其他版式文档转换成新的版式文档标准格式,就需要通过算法进行结构信息的理解和识别,把结构信息写入标准版式文档中。因为历史保存的大量电子公文、电子图书等版式文档,都没有结构信息,而且目前多数生成版式文档的软件也不支持结构信息的输出,所以通过版式文档的结构化信息提取方法,不仅可以解决版式文档标准在电子阅读器中的应用问题,还可以通过结构化信息对内容管理技术的支持,提高版式文档在电子公文、数字档案等领域的应用水平。

(2)安全控制技术

版式文档在发布、传播和存储等过程中,都需要严格的技术手段来支持该文档的保密性、真实性和完整性。应用的发展要求版式文档需要具有开放的验证机制,需要支持水印、数字签名、循环冗余校验或纠错码等认证技术手段,并便于验证。

现有版式文档的相关安全控制模式仍有一定的局限性,需要对文件进行签名和加密处理时,只能针对文档的整体进行,当文件需要不同部门不同权限的人处理时,这种不可分割性的局限性就表现出来了,因此建立分段授权机制解决上述难题势在必行,即一份文档就能满足不同权限的不同应用。

(3)内容管理技术研究

版式文档同其他类型的文档一样,通常需要由内容管理系统来进行统一的管理。为了更好地对内容管理进行支持,需重点解决针对通用内容管理系统的支持技术,主要包括元数据、自定义域和检索接口。

2电子公文系统组成

电子公文系统由排版软件、电子红头制作软件、电子加密软件、发排系统、脱密软件、收发文管理系统等构成,硬件方面除网络设施外,还需要保密/发排二合一卡(装在专用电脑机箱的CPI插槽中)、彩色打印机等。

电子公文系统将公文传输方式从传统的“先打印后传输”改为“先传输后打印”,从而既能用网络传输红头文件,又基本不改变现有工作流程,解决了相应的远程传版、系统安全性等问题。该系统实现了用数字化方式传送传统带红头公文的目标。

系统构造了一个非常通用的内核,通过条件编译,能产生多种系统多种应用方式的代码,不仅减少大量重复工作,更重要的是保证了核心的一致性,也大大方便了产品的维护和版本控制。

完整的RIP(光栅图像处理器)能够完整准确地解释处理方正全部排版命令的产品,用于公文处理绰绰有余。

3电子公文系统主要流程

公文加密流程图如图1所示,公文解密流程图如图2所示。

4电子公文系统安全性分析

公文有其特殊性、重要性、严肃性和规范性,对安全性、稳定性、可靠性要求极高。系统要求:电子公文的内容和版面形式均与现有公文保持一致,保留原有红头,以保证红头文件的严肃性和规范性;与现有公文收发工作流程保持一致;保证安全性,防止文件被篡改,防止文件被未经授权的人阅读;公文电子的传递范围应达到各分支机构;电子公文当天可发送到收文单位。

4.1电子印章的安全性

对于电子印章,可从数据的安全性和使用的安全性进行分析。数据安全是指电子印章数据需要安全存储,防止篡改和拷贝等;使用安全是指系统在使用印章时需要对印章使用的各环节有效控制,保证各环节的正确性和合法性,并对相应的操作记录进行存储,以便日后进行跟踪追查。

数据安全性需要考虑以下问题。

(1)存储安全:印章数据必须被安全存储和管理。

(2)防篡改:印章数据不能被非法篡改,任何篡改都能检测到。

(3)防拷贝:印章数据不能被任意复制,印章必须在特定的存储介质上才能使用。

(4)唯一性:电子印章主要目的是完成对文档的签名,必须唯一对应一个私钥,且私钥必须具有安全保护措施,由使用者所拥有。

(5)机密性:电子印章数据中的印章图片数据如果被非法获取,就可能伪造印章,因此印章数据必须以密文的方式存储,保证印章图片不能被非法获取。

(6)数据结构安全性:印章数据在加盖前和加盖后,都能够验证其合法性。

使用安全性需要考虑以下问题。

(1)完整性验证:在使用过程中必须验证印章数据的完整性。

(2)合法性验证:验证印章数据是否为合法机构颁发。

(3)印章状态的合法性:即当前印章是否允许使用,其状态是否合法。

(4)印章日志:任何对印章的使用都需要进行详细的记录,以便日后审计查询。

4.2电子文档的安全性

电子文档在安全上需要实现数据的不可篡改性和不可抵赖性,其算法必须为国家密码管理局认可的算法,不可篡改性和不可抵赖性可通过电子印章对文档的签名来实现。

对于电子文档的安全,需要重点考虑以下几点。

(1)显示一致性

每台计算机的环境都不一样,尤其是字体文件会影响文档的显示效果,在设计上需要解决这个问题,保证同一个文档在不同的计算机上显示一致。

(2)不可篡改性

盖章后的文档不能被篡改,任何微小的改动都能够被及时发现。

(3)不可抵赖性

盖章人一旦对文档进行盖章确认,则不能否认,系统需要提供有效的方式进行查看。

4.3软件设计的安全性

流程上,每一步骤都需要检查印章或者文档的合法性,否则不进入下一个环节。

功能的设计上,每个功能都是一个独立的流程,直接生成目标文件,处理细节屏蔽在系统内部,调用者不能对其行为进行干预,保证处理的安全性和一致性。

显示软件方面,在显示前首先对文档和印章进行验证,如果出现错误则给出提示,对于带有印章数据的文档,在显示印章的时候,先将印章虚化显示,以防止印章图片被拷屏。

打印数据通过打印驱动发送到打印机,数据有被截获的可能性,需要考虑防止打印数据被截获。

需要提供完整的制章程序给制章中心,印章数据需要使用印章中心的唯一私钥签名,公钥颁发的安全性需重点考虑。

摘要：本文主要阐述了两套电子公文传输系统的安全性设计,一是作为全国办公电子公文传输系统的客户端,一是单位内部使用的系统。

电子公文的写法 篇5

电子公文的写法

电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

1、收件单位/人

2、抄送单位/人

3、主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

4、事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。

电子公文系统 篇6

关键词:教育系统;办公自动化;系统

中图分类号:TP315 文献标识码:A 文章编号:1673-8454(2010)12-0068-02

一、意义

20世纪60年代以来,在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下,办公室也开始了以自动化为重要内容的“办公室革命”,也称为“管理革命”。办公自动化或办公信息系统是现代信息社会的重要标志之一。随着科技、经济及社会的不断发展与进步,管理和办公活动的重要性日渐突出,引起了各级领导、管理者以及技术人员的普遍重视。

科学技术的飞速发展也使办公室传统的以人工(脑力和体力劳动的高度结合)为主的劳动方式发生了巨大的变化。办公室中各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝,办公桌上的打字机被计算机、打印机所取代,办公室墙边的文件柜被又小又薄的“磁盘”所取代,包括记录、起草、编辑、修改、打印、存档、复制在内的办公室常规工作,无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩了,这不但减少人们的办公劳动量,而且大大提高了办公效率,改善了办公环境,使人们从原先繁重的重复性、例行性的办公事务中解放出来,从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。

用于办公室工作的这些技术越来越先进,设备越来越多,功能越来越强,性能也越来越高,为实现办公自动化和无纸化创造了必要的条件。例如:用于处理办公信息和进行协同工作的各种计算机,起草文稿用的文字(词)处理机,编排各种文件、资料格式等的电子台式出版系统,存放、管理文件和档案用的文档资料管理系统,支持远距离协同工作的视频会议系统,计算机通信用的局部网络系统,用于办公通信的电话机、传真机,复制资料用的复印机等。这些技术和设备为办公室工作提供有力的支持,在不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。

传统公文处理方式存在3个弊端:(1)相关领导如果出差在外,将无法进行审核或签发。(2)从发件人发文到收文单位收文,以快递计,也需要至少3天的时间。这两个弊端大大延长了公文处理的时间。(3)传统公文处理需要根据发文对象的数量及留档需求等进行打印,因此纸张、打印机油墨等耗材使用量大,设备的维护成本也比较高。

云南省教育系统公文与信息交换系统(以下简称OA)的建设,具有以下意义:(1)响应政府上网工程。局域网是整个政府网络的子网,方便上情下达和下情上传,以及资源共享、资料检索。(2)信息得以及时传递。通过交换体系,领导、下属之间,处室之间,上下级部门之间能够快速看到信息,并可以依此尽快做出相关决定。(3)协同工作,提高效率。系统为档案整理和资料查询提供了方便。(4)保证资料的完整性和连续性。交换体系涉及的业务登记、备案资料,利用计算机做索引,能够自动生成存档格式。(5)利于各部门之间的业务交流学习。局域网提供内部电子公告板作为交流学习的场地,可以缩小不同业务部门工作人员之间的业务差距,利于培养通才。(6)信息、设备资源共享。利用交换体系进行办公,可以解决耗材用量大、浪费多的问题,同时也利于设备的维护与保养。(7)与高科技对话。利用计算机进行车辆管理、设备管理等。根据通讯录中的电话号码,计算机自动拨号收发传真安排会议。

二、系统功能设计

1.传统公文处理流程分析

通过传统方法签发一份公文,通常需要经过几个步骤:发件人拟稿;处室领导审核,与相关处室联合发文,还需要相关处室领导会签;厅办公室复核;呈送主管厅领导审阅并签发;厅办公室对公文进行编号、打印、盖章;发件人下发公文给抄送对象如州(市)教育局或高校。具体公文处理流程如图1所示。

2.公文与信息交换系统功能设计

建立“公文与信息交换”系统,利用电子化手段代替传统的传真、电话、纸质信函等介质,实现各级教育部门、学校等不同单位之间的新闻、简报、文件信息的下发与上报,提高工作效率,加强各级部门之间(横向和纵向)的业务交流与信息共享。分析传统公文处理流程(图1),结合日常工作中共享信息、邮件接收与发送、文档管理的需求,设计公文与信息交换系统功能如下:

(1)建立教育系统内部(含州市教育局、高校)的邮件系统,使教育系统内部的通信和信息交流快捷通畅。

(2)建立信息发布平台。在系统内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,如电子公告、电子刊物等,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在不同部门之间得到广泛的传播,使相关人员能够了解发展动态。

(3)实现公文处理工作流程的自动化。在系统平台上,不同的用户通过用户名和密码可随时随地进行登录。发文单位相关人员可根据权限查看待处理的公文和已处理的公文,即时进行公文的审核、复核、审阅或签发。收文单位直接登录系统进行收文。此外,各个单位都存在大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,通过实现工作流程的自动化,可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。公文处理自动化流程如图2所示。

(4)实现文档管理的自动化,可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并建立一个方便的查找手段。

云南省教育系统公文与信息交换系统功能设计如图3所示。

三、系统开发与运行

目前,公文与信息交换平台比较多,技术比较成熟。为节省开发时间、节约开发成本、提高工作效率,本系统的开发部分引入第三方已有的软件平台,并在此平台基础上根据本系统的功能需求进行定制开发。迄今为止,云南省教育系统公文与信息交换平台已经正式投入使用一年,平台运行稳定,信息传递更加及时,公文处理时间明显缩短,文档管理更为有序,工作效率明显提高。

结束语

过去,文件、信函的下发与上报都是利用纸质介质、通过邮寄方式进行的,不但造成了大量的纸、打印机、喷墨等耗材的浪费,而且信息的共享渠道不通畅。通过本系统的建设,能够及时解决此问题,并大大提高工作效率和共享的信息量。

SOA电子公文交换系统的安全性 篇7

1 SOA架构

在SOA架构的建立过程中, 首先要以业务流程来对电子公文进行详细的划分, 一般电子公文的交换过程, 见图1。

在实际应用过程中, 如RPC、EJB等通信系统都是基于服务构建的。但它们在实现上存在一定缺陷, 在交互过程中或多或少的会存在问题。然而, SOA则不同, SOA所围绕的服务都是基于技术实现的, 这也接造就了SOA可以与目前存在的任何系统相适应, 更好的解决了电子公文的交换, 合理的提高了政府的部门在办公上的工作效率。目前实现SOA主流的方法是通过Web服务实现, 在Web服务描述、数据格式、通讯协议上采用一些标准技术, 便于开发者在现有的开发平台上完成开发任务, 对现有人力资源和软硬件进行应用。

2 电子公文交互系统的安全性研究

在进行公文交换过程中必须要对安全问题加以考虑, 在一些特殊部门中的电子公文交换, 安全问题则显得更加重要。电子公文的发出与接收都会受到一定的限制, 与其它服务相同, 在安全问题上, SOAP在发送和接收消息时, 要确保信息的机密性和可信任性。以SOA架构为基础的电子公文交换系统在安全性上的保证主要由以下两个方面决定。

2.1 消息安全凭证

要确保Web服务安全, 首先需要在请求方与服务器间建立信任。在请求方和服务两者之间建立信任关系可以通过多种方法实现, 安全凭证是其中效果较好, 常用的一种。

采用安全凭证时, 请求方安全性不但需要被Web所熟知, 同时还需要获取到其信任。一般服务器在应用过程中可以都中机构进行应用, 从而生产自己的认证证书, 并将其发送给相应的权限请求者。请求者在得到安全证书后, 将会发送一条信息给服务器, 在信息中包含了已经签署的安全性凭证, 同时在信息中还应当包含与安全性具有密切关联的密钥证明。整个过程中, 服务器需要对所有的操作进行核实证明码, 并且要对安全凭证进行评估。签署在安全凭证上的信息必须是科学有效的, 同时服务器必须对其产生直接信任, 只有这样服务器才会对信息完成处理, 并将处理结果及时发回, 否则服务将不会对信息进行处理, 更加不会返回结果, 消息安全凭证确保了电子公文交换系统的安全性。

2.2 双重加密技术的应用

服务需要对所有用户开放, 在电子信息时代, 电子信息服务越来越广泛, 当一个客户进行了某项服务申请后, 服务器将会返回一些信息, 这些信息在有可能会被活动于网上的黑客截取。因此, 在实际操作过程中, 在电子公文传播过程中, 系统必须采取合理的措施进行安全防护。

在加密方式上, SOA架构与其它系统相比有较大不同。SOA在提供服务商主要以发布服务的方式进行, 服务提供方在消息发送时的解析工作必须要服务提供方完成, 同时服务请求者的消息的解析工作也需要由服务提供方完成。而加密工作则是在另一端进行, 这样在实际运行工作中就需要服务提供方和服务请求者在密钥上完成交换。

RSA和DES加密算法是在SOA加密过程中常用的两种算法, RSA为非对称算法, DES为对称更加密算法。DES的加密和解密效率要比RSA算法更加优越, 当从管理角度来看RSA可以通过公开的形式实现加密密钥而定分配, 因此加密更新显得更加容易, 并且在不同的通讯中进行应用是, 只需要保密自己的机密密钥即可, 安全性相对较高。在以SOA架构为基础的公文交换系统的加密过程中, 合理的将RSA和DES加密进行综合应用, 可以大幅度的提高系统的安全性, 通过RSA公钥交换, 实现了对DES密钥的加密传送, 从而实现电子公文的安全传统。

3 结语

SOA在现代社会发展中有着重要作用, 尤其是在电子政务中有着其它技术无法代替的作用。基于SOA的电子公文交互系统的安全性随着电子信息技术的发展得到了进一步提高, 这为我国的电子公文交换的发展提供了有力的支持。

参考文献

[1]徐克红.基于面向服务的电子公文系统设计研究[J].上海铁道科技, 2013, 3 (25) :13-15.

[2]李蓉.电子政务公文交换系统的设计与实现[D].山东大学, 2013, 10 (20) :1-15.

[3]陈思.基于SOA架构的电子政务门户系统的研究[J].南昌大学, 2010, 1 (3) :1-21.

电子公文系统 篇8

一、OA系统电子公文处理的基本环节

OA系统中电子公文处理主要包括拟制、办理和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。按照公文来源的不同, 可以分为外来文件和内部文件。外来文件为接收上级、平级或不相隶属的其他单位的公文, 内部文件为单位内部发布的公文, 二者都包含登记、呈批、运转、归档等4个基本环节。

二、高校OA系统电子公文处理的基本要求和做法

(一) 登记环节:严格登记手续, 做好公文相关信息录入工作

无论是外来文件还是内部文件, 在开始环节就要对公文进行登记备案, 以便于日常查询和管理。目前一般是本地登记与在线登记相结合。本地登记即在本地制作表格, 将公文的基本信息如收文时间或者成文时间、文号、标题、附件数量等录入, 以备查询和归档使用。在线登记就是在OA系统中录入公文的相关信息, 内容与本地登记一致, 公文登记列表可由OA系统自动生成, 并可以通用的EXCEL表格格式导出, 为公文的在线归档做好准备。

(二) 呈批环节:严格呈批手续, 按照规定程序要求逐级进行

无论是外来文件还是内部文件, 办公室文秘部门都要按照职责分工和领导批示内容呈送, 不可随意选择和越级进行。在OA系统中有严格的权限限制和流程规则, 不同岗位的处理权限不同, 不同文件的处理流程也会不同。如果不遵循预先设置的处理规则, 将严重影响OA系统内公文的下一步正常运转。

(三) 运转环节:严格执行流程, 保证公文得到有效处理

有两个方面的主要因素:一是公文处理流程, 二是执行这些流程的管理人员。流程要经过充分征求各方面的意见后设置, 并在实践中不断加以改进, 优化处理途径来达到最好的处理效果。负责执行的管理人员必须拥有强烈的责任意识和熟练的操作技能, 才能承担起高效运转公文的重任。在实际工作中, 高校一般是建立以办公室为中心的一级中转站和以部门办公室为中心的二级中转站的流程流转模式, 在流程中绑定各级管理员岗位, 由专人具体负责公文运转。

(四) 归档环节:严格督办落实, 及时做好公文归档工作

公文尤其是急件的处理有时间上的要求。要做好未完成处理公文的督办工作, 及时提醒责任部门处理后进行归档。目前受技术手段限制和安全需要, 高校OA系统公文归档一般采用双模制, 即电子形式和纸质形式同时归档。在OA系统中, 有最基本的归档功能, 可以实现在线实时归档。由于并不是全部公文都具备归档价值, 可在OA系统中与档案管理系统建立对接, 待提交后再进行分类整理和归档。对于没有联网功能的档案管理系统, 则需将OA系统中完成处理的电子公文下载并打印后进行物理归档和纸质归档。

三、建立OA系统电子文件高效运转机制

(一) 成立统一协调机构

由于高校OA系统几乎涉及校内所有部门和个人, 因此需要成立或指定专门机构进行统一协调管理。以作者所在高校为例, 成立了教育信息化建设委员会, 由校级领导担任主任委员和副主任委员, 各职能部门和教学单位行政负责人为成员, 宏观协调信息化建设工作。其下设有办公室, 设置在负责信息化建设的业务部门, 负责日常事务的具体管理。

(二) 建立联动机制

为保证公文处理的各个环节畅通, 应加强OA系统管理者与使用者之间的联动, 一方面便于督办, 另一方面便于收集反馈信息, 以利于进一步改进工作。为加强沟通, OA系统应增加电子便笺、手机短信等交互功能和提醒功能, 便于及时解决公文在处理过程中遇到问题。同时, 适应数字化移动办公需求, 应同步设计移动OA客户端, 方便使用者在智能手机、平板等设备上使用, 实现电脑网络和移动网络并行处理, 可以有效提升工作时效。

(三) 完善规章制度

适应信息化建设要求, 依据国家相关管理条例和办法, 制定适合本单位的公文处理细则, 并根据新要求及时修订补充, 以进一步规范电子公文运转, 确保OA系统中公文处理工作有法可依、有章可循。同时, 还应进一步完善责任制度和责任追究制度, 以有效的奖惩手段来提升责任意识、协作意识和安全意识。

(四) 提升操作技能

加强对OA系统管理者和使用者的操作技能培训, 包括OA系统的公文流程使用、岗位和权限设定、安全防范操作等内容, 使系统内所有使用者能够熟悉各自的岗位职责, 按照分工有序进行操作。尤其对于操作权限较高的管理人员, 承担着OA系统的使用和维护双重任务, 必须着重强化培训。

(五) 建立应急处理机制

制定公文处理应急预案, 明确应急处理的责任部门和责任权限。制定应急处理办法, 保证公文在运转中遇到突发问题和异常情况时能够得到及时有效的处理, 比如出错文件能够及时退回, 异常流转能够及时解决。严格执行保密制度, 目前涉密文件不在OA系统平台运转处理。

摘要：OA系统在高校内的使用使公文处理工作效率得到极大提高。按照国家公文处理相关要求, 有必要在高校OA系统运作中探索建立高效的公文处理运转机制, 促进工作效率的不断提升。

关键词：高校,OA系统,公文,高效,机制

参考文献

电子公文传输系统建设方案设计 篇9

使用该系统前需要先对公文进行排版, 再将其转换成为不可篡改的版式文件, 并通过该系统直接发送给接收方, 接收方在收到电子公文后, 通过专用的版式阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件, 最后在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头的公文。整个过程通过计算机来实现, 安全与保密得到有效保障, 大大缩短了公文传输的时间。

概要

电子公文产品具有自主知识产权, 符合行业 (UOML) 标准: (见表1)

网络拓扑图:

电子公文传输系统支持三级单位体系结构, 政府部门 (一级单位) 、直属单位含直属单位内部门 (二级单位) 及市 (地) 、县 (市) 政府部门 (三级单位) 间文件的传输。各单位通过专用的客户端登陆来进行文件收发。

网络结构图如下:

行文关系说明:

省政府可以向直属单位或三级单位直接发文。直属单位可以向下属的三级单位发文或向省政府报文, 直属单位的内部可以向三级单位发文。三级单位可以向省政府报文。运行在电子公文传输系统中的各单位可互发电子公文

系统建设策略:

通过对用户现有系统情况分析, 对已经实施电子公文的单位进行软件升级, 对其它没有实施电子公文系统的单位采用直接部署的方式。这样可以最大限度的节省用户的建设费用。

系统安全策略

通过书生卡控制电子印章、电子公文只给当前用户使用的授权。

系统总体架构:

系统整体结构:

电子公文系统采用B/S结构, 是通过J2EE技术构建的多层、跨平台的应用。主要由核心功能层、业务功能层组成。其中, 核心功能层包括:版式文件生成、公文盖章、文件补字、公文浏览、公文打印、公文归档, 公章制作等, 并且提供了系统接口。业务功能层包括:公文发送、公文接收、查询统计、电子公章管理、系统日志管理、系统管理维护等。 (见图2)

软件结构说明:

电子公文传输系统基于组件技术, 采用J2EE多层架构, 整个系统构建在安全支撑平台之上。

数据提供层:

数据提供层运行大型关系型数据库管理系统, 可以是Oracle、Sybase、SQL Server等主流数据库管理系统。该层存储着整个系统的各种数据, 通过应用服务器平台软件的数据存取服务为业务逻辑层提供数据。

业务逻辑层:

业务逻辑层运行应用服务器平台软件, 可以是符合J2EE规范标准的任何应用中间件, 如:BEA公司的Weblogic、IBM公司的Websphere等。业务逻辑层又由多层组成, 首先, 应用中间件提供了系统的基础组件:如数据存取服务、XML转换服务、数据字典、消息机制等。在其上, 我们又部署了核心应用组件, 包括:版式文件生成、公文盖章、文件补字、公文归档、发排打印、公文浏览、公章制作、联合签章等。整个系统的业务应用, 都是通过调用这些核心应用组件来完成的。这些应用包括:公文发文、公文收文、电子印章管理、查询统计、全文检索、系统管理。

上述具体应用模块通过Web服务器发布给最终用户使用, 用户可以通过浏览器访问这些功能模块。公文传输系统采用B/S结构, 是通过J2EE技术构建的多层、跨平台的应用。主要由核心功能层、业务功能层组成。核心功能层包括:版式文件生成、文件补字、公文浏览、公文打印等, 并且提供了系统接口。业务功能层包括:公文发送、公文接收、查询统计、系统日志管理、系统管理维护等。

与OA系统接口:

数据接口方式:

OA系统内部实现文件的发文登记功能, 并且把相关要素信息组织成xml格式串及相关文件保存到中间数据库。公文传输系统自动通过接口获取登记好的文件 (word文件) 和要素信息, 实现要素的自动登记和盖章、发送等相关功能。在公文传输系统完成文件的签收后, 签收后的文件自动将要素信息组织成xml格式串并把文件放入中间数据库。

中间件接口方式 (Sed SDK) :

将对电子公文系统处理的核心功能程序嵌入到OA系统中, 在OA系统中直接调用公文处理核心功能完成文件分发、打印、浏览等操作。接口实现方式:动态库及ACTIVEX控件。

中间件接口的优点:可以无缝的把电子公文系统嵌入到应用系统中。

系统接口的组成:

版式文件转换接口:实现Word、Excel等办公软件生成的文档, 以及XML、文件、二扫文件 (S2/S72/PS2/S92) 、PDF等格式文件转换/批量转换成SEP版式文件的接口。

公文打印接口:支持Windows驱动的GDI打印要求。

摘要：重点针对电子公文传输系统建设方案设计进行了阐述。

电子公文系统 篇10

为适应现代化管理和事业发展的要求, 我局经过几年的努力, 在全局范围内联通了局域网, 借助局内网平台, 建立了OA办公自动化系统, 实现了局机关与基层之间, 局机关职能部门之间公文的网上运转。电子公文传输系统在规范公文处理、强化内部管理等方面发挥了积极作用。

1.1 公文实现网上运转, 转变了机关的工作作风

几年前, 新一届领导班子上任伊始, 即确定了“围绕一个中心, 实现两个转变, 抓好三件大事”的工作目标。其中, 一个转变是由传统工作方式转变为新的工作方式, 即加快运用智能化、自动化、现代化的管理方式以适应事业面临的变化、发展和要求。为此, 主抓的三件大事之一是建立一个现代化的管理平台, 由定性管理进入定量管理, 由凭计划管理进入凭手段管理。全局信息化平台建成后, 服务于中心工作的智能物资管理、固定资产管理、经济项目管理等软件以及“人力资源管理系统”、“教育管理系统”、“视频会议系统”等的推广和使用, 初步构建起各类业务管理信息化的框架, 较好地解决了新形势下计划财务工作、人力资源管理工作、人才培训工作、行政管理工作如何支撑事业发展建设的问题, 为中心工作提供了更为及时、快捷、有效的服务。近两年又开通了“OA办公自动化系统”, 实现了公文流程的网上运转。公文电子传输系统的实现, 不仅大大减轻了工作人员的劳动强度和工作压力, 降低了错误的几率, 缩短了公文运转的时间, 提高了行政办公效率, 而且带动了干部职工工作作风的进一步转变, 提高了机关服务基层的水平, 干部职工的思想观念发生了显著变化, 开始注重从量的积累向质的提高转变, 从粗放型向集约型转变, 从结果管理向过程管理转变, 从而进一步推动了中心工作的有序开展, 在运用现代化手段加强管理方面迈出了坚实的一步。

1.2 公文实现网上运转, 优化了公文处理流程, 为办文人员催办和查询提供了便利条件

专业公文作为OA办公系统的核心内容, 描述了公文处理的整个过程, 包括发文管理、收文管理、督办催办管理、公文档案、查询管理等功能。根据《国家行政机关公文处理办法》和《国家机关公文格式》标准及实际公文运转情况, 首先定制规范的与纸质公文一致的收发文表单、电子公文模板和一份完整公文的工作流程。除涉密公文外, 任何部门、任何个人只要发起公文, 都按统一流程操作。与纸质公文不同的是, 电子公文传输系统严格按职责、按程序操作, 环环相扣, 减少了不必要的环节, 提高了公文处理的速度。同时, 电子公文的运转过程具有很强的透明性和可视性, 凡是与该公文相关的人员随时可以查看自己办理过的文件的整个流转过程, 包括办理方式、办理步骤、对应的办理人等, 对公文的整个流程进行适时跟踪, 随时掌控文件的去向和当前状态, 便于催办、查询与利用, 而且电子公文具有快捷、存储体积小、检索速度快, 不受地域限制等特点, 操作简单, 易于掌握。另外, 电子公文系统与即时通信产品（RTX）集成, 凡是与本人有关的公文处理任务到达时, RTX均有提醒, 用户可以及时处理相关事务, 从而缩短公文处理时间, 提高了行政办公效率。

1.3 公文实现网上运转, 降低了行政办公成本

一份公文往往要经过多次、多人的修改才能成稿, 特别是一些重要公文, 修改的次数可能更多, 过去, 每次修改都要打印纸质文稿。电子公文传输系统的运行, 使相关人员修改公文时不必打印纸质稿件, 可以多人次直接在计算机上修改。过去公文发送多采用邮寄方式, 不仅容易丢失、耗时长, 而且花费大量的邮资;而一遇急文, 外地多是先传真再发纸质文件, 京郊地区多为专人取送, 开车往返至少要两个小时, 而电子公文传输系统的实现, 使不同地域的收发文人员随时可下载打印带有红头红章的正式公文, 避免了不必要的人力、物力、财力的浪费。据不完全统计, 电子公文传输系统的运行, 一年可节约纸张、油墨、邮资等费用近十万元, 且减少了打印机、复印机、传真机等设备的损耗, 节约了办公费用支出。

1.4 公文实现网上运转, 减少了公文传递时间, 提高了工作效率

我局机关办公地点分散, 所属近50个基层单位分布于全国各地, 且多数单位地处偏远、交通不发达地区。传统发文方式多为邮寄方式, 不仅存在文件丢失的隐患, 而且机关与基层之间文件上传下达周期太长, 有时一份文件到达边远单位需要半个月以上, 影响了公文的时效性和执行力, 同时造成了高额的邮寄费用和大量办公纸张的消耗。以传真方式传递紧急公文, 往往存在一定的泄密风险。传统办公手段使“公文旅行”、“信息孤岛”的现象较为严重, 工作地点分散给相互通信、相互合作、协同办公带来不便, 致使全局整体办公效率相对偏低, 与承担任务的政治性和紧迫性之间形成巨大矛盾。电子公文传输系统的实现, 解决了机关由于办公地点分散而带来的办公困难, 实现了机关与基层之间公文的快速传递, 使公文请示汇报、指导工作、通报情况、通知事项、上传下达不再受时间差异、地域差异限制, 大大提高了公文传递速度和办公效率, 发挥了公文在公务活动中的作用。

2 电子公文传输系统存在的问题

电子公文传输系统的实施, 是现代化管理的重要手段之一, 是实现电子文档一体化的前提和基础。两年多的运行实践证明, 电子公文传输系统有利也有弊。

2.1 受制于某一流程处理不及时, 使公文不能按时处理

及时、准确、保密、落实是公文办理的基本要求, 公文处理包括发文办理和收文办理。在发文管理模块中, 员工根据需要选择行文类别、填写公文表单、起草公文、添加附件, 送交部门领导审核, 必要时还要送交其它部门会签, 然后由公文管理部门负责登记、编号、套头、校对、签发、盖章, 其后进行文件的分发、归档;在收文管理模块中, 公文管理部门收到公文后进行登记, 送办公室主任提拟办意见, 送交分管领导阅批, 根据领导批示意见送交相关人员承办、传阅, 文件办结后对公文进行归档。上述每个环节都要求及时处理, 才能确保公文在一定时限内办结, 一旦出现该环节的人未能及时处理的情况, 就有可能延误公文的处理时间。因为所有业务流程及所涉及的操作都有严格的权限控制, 每个用户以自己的姓名和专用密码登录, 他人无法进入该系统代为处理公文。

2.2 受制于某些技术处理手段的限制, 一些环节不符合档案管理的要求

领导签发是公文处理的重要环节, 纸质文件多以领导手签形式, 领导笔迹本身即为签发的依据。而我局电子公文的签发并没有实现真正意义上的电子签名, 而是使用打印和手写笔两种签发形式, 手签表单（手写笔）增强了业务模块的适应性, 方便领导使用, 使个人办公更人性化, 但无论是打印的还是手写笔的签发意见都不能真正体现领导签发的权威性和唯一性。一旦领导登录密码外泄或被盗, 就可能存在被人冒签的隐患。

纸质公文的修改从笔迹上即可判定是何人所改, 而电子公文传输系统对文稿的修改过程虽然实现了痕迹跟踪功能, 但不同人修改的情况在计算机上是以不同颜色、姓名、日期、修改内容显示的, 而打印纸质文件后, 显示出的却只有修改内容, 从而无法确认是何人所改, 加之电子公文系统缺乏对操作权限的控制, 只要知晓某人的登录密码, 即可进入系统, 使电子公文很容易被修改。这样, 一方面可能会出现抵赖不认账的情况, 给以后查询带来不必要的麻烦, 另一方面也不符合纸质档案的存档要求。

2.3 受制于网络自身建设限制和目前档案管理的需求, 电子公文传输系统使秘书部门工作量有所增加

我局OA办公系统依托的局内网是一个非涉密网络, 只允许非涉密公文在网上运转, 也就是说, 在实际工作中, 网上运转的公文也仅限于机关内部和基层单位的不涉密公文, 而来自我局上级机关或不相隶属机关的公文及涉密公文并不通过OA办公网传送, 这就造成全年的收发文登记库不完整, 不利于文件的查询。为保持收发文库的完整性, 收发文登记还要同时采用东方飞扬档案管理软件进行, 另外, 为体现文件的办理过程, 便于查询, 需要履行必要的签字手续, 收文还要进行手工登记, 也就是说, 目前我局收文登记要同时采用OA办公网、东方飞扬档案管理软件和手工三种形式。从档案管理的要求看, 目前还不能完全脱离纸质档案资料, 仍然实行双轨制, 在电子档案资料归档的同时还要打印纸质文件存档, 这些无疑增加了秘书部门收发文人员的工作量。

3 应对措施

电子公文传输系统正处在一个探求摸索阶段, 还不能完全符合实际工作的需要, 其自身也有一个在实践中不断调整、不断完善、不断规范的过程, 针对我局电子公文传输系统存在的问题, 我们采用了以下应对措施。

3.1 实施全员培训, 熟练运用电子公文传输系统处理公文

电子公文传输系统运行前, 由系统设计厂商、信息化建设部门与公文管理部门联合进行岗前培训, 要求各单位负责OA办公系统收发的人员要相对固定, 凡是更换收发文人员, 必须经由上级办公部门同意。首先对各单位信息员和负责收发文的人员进行专门的集中培训, 并由他们负责培训本部门的人员。通过培训, 使全体员工既要掌握公文处理的相关知识, 按流程熟练操作电子公文传输系统每个环节, 又要掌握一定的信息技术和计算机操作技术, 同时, 还要掌握OA办公自动化中关于会议管理、知识管理、计划管理、车辆管理、统计报表管理和其它涉及流程的事务管理等, 使人人都能熟练运用电子公文传输系统处理公文, 从而不断推进无纸化办公进程, 提高全局办公自动化水平。

3.2 运用某些技术手段, 确保公文办理的时效性

采用一些诸如即时通讯系统（RTX）、出差委托等技术手段, 确保公文及时办理。通过OA办公系统与即时通讯系统（RTX）链接, 实现公文任务的适时提醒业务。只要有新公文（包括会议、计划等）, 即时通讯系统都会在你的计算机上显示“OA向您发送消息”并告知任务内容, 提醒你登录OA系统查看任务详细信息并及时处理。看到提醒后相关人员即可进入系统及时处理公文;公文处理相关人员如遇外出情况, 可采用OA办公系统的“工作流程”—“任务管理”—“出差代理”形式, 选择代理用户与代理任务, 这样外出期间的某项任务就由代理人代为处理, 这样不会因为本人外出而延误公文的办理, 外出返回后取消代理任务即可。

3.3 完善相关制度, 进一步规范电子公文的运行管理

为确保电子公文传输系统发挥应有的作用, 有必要建立健全相关的规章制度, 从管理方面弥补目前技术手段上的一些缺陷。

制订电子公文传输收发文专人负责制。机关各处室和基层各单位明确专人负责电子公文的收发, 统一协调本部门电子公文的运转, 并与局办公室负责收发文的人员建立对应的工作关系;制订电子公章管理和使用办法, 明确电子公章使用如同实物公章一样必须履行相应的手续, 指定专人负责电子公章及密钥的管理;在目前未能实现电子签名的情况下, 由办公室收发文人员严格按程序送交分管局长或局长签发;对于不会操作计算机的个别领导可采用纸质稿件签发形式或经领导授权, 由秘书人员按领导口授代为输入签发或修改意见。通过一些行之有效的措施, 确保电子公文生成、加工、传输、发布的规范运行, 确保公文的权威性和时效性。

3.4 实现与档案系统的链接, 加快电子文档网上查询功能的早日实现

电子公文传输系统与我局使用多年的东方飞扬网络版档案管理系统进行有效集成, 可将办公自动化系统产生的公文定期或批量转入档案管理系统, 为今后实现网上档案资料查询和利用奠定了基础。目前, 我局档案已实现目录级的网上查询, 下一步, 我们将加快其它纸质文件的电子扫描工作, 将扫描后的电子文档统一挂接到东方飞扬档案管理系统网络版中, 并通过设置一定的审批流程和权限来加强电子档案的管理, 全部纸质文件扫描完成后, 即可在局机关率先实现全局电子文档（包括照片档案）的网上查询和资源共享, 待基层各单位完成OA与东方飞扬档案管理系统网络版集成后, 必将加快全局电子文档一体化的进程。

电子公文系统 篇11

本文研究了一般公文管理系统中普遍需要实现的三个核心功能，分别是权限控制机制、公文群发机制和签收机制，通过探讨能够使大家更深入的了解公文管理软件的精髓。

一、引言

随着信息化时代的高速发展，基于网络的信息管理平台大量涌现，给传统的工作方式带来了革命性变化。在各政府机关、企事业单位中，以公文流转为核心的web办公自动化系统（OA）应用已较为广泛。于此同时，也涌现出很多公文管理软件，它们的功能各有特色，但其核心功能都是相似的。本文希望通过权限控制机制的实现、公文群发机制和签收机制探讨能够使大家更深入的了解公文管理软件的精髓。

二、服务器开发平台

在介绍三种关键技术之前，首先介绍一下本系统的开发平台。本系统的软件平台采用开源的LAMP组合技术，并使用免费的Ajax类库XAjax实现部分异步通信功能。服务器主要软件配置如下：

（1）服务器操作系统采用Linux系统，版本为Red Hat Enterprise Linux 5.0，其内核为2.6.18，具有支持Xen虚拟化技术,集群存储等。

（2）Web发布软件采用Apache，其版本为2.2。

（3）系统开发语言采用PHP，其版本为5.2.6。

（4）网络数据库采用MySQL，其版本为5.0.21。

（5）异步通信采用XAjax。

三、系统关键技术及实现

（一）用户权限控制机制的实现

（1）权限存储策略

本系统中，用户权限控制是实现整个系统正常操作流程的重要基础和技术重点。下面从权限的存储策略、权限验证策略、技术实现三个方面介绍本用户权限控制机制的原理。

首先将抽象的“权限”概念具体化，将系统中所有需要经过权限认证才能进行的操作进行分类、细化，概括成若干个独立的、具体的权限。给出权限的文字描述，实现权限和程序之间的一一对应。并对每个权限进行编号。本系统的权限设置和编号情况如图所示。权限编号完毕后，将权限编号、权限名称、权限描述存入一个配置文件中。配置文件主要包括高级用户管理权限、普通用户管理权限、个人帐号管理、自定义发文群组管理、审批发文群组、内部发文群组管理、公共普发信息管理和手机短信管理等内容。

在用户基本信息表中，设置一个专用字段privlist，类型为text，可以支持极高长度的文本，本字段用于存放本用户的权限列表。在用户权限设置页面中，使用PHP的文本操作函数库，打开本配置文件，使用循环逐行读取文件内容，然后使用字符串处理函数将一行内容分割为数组，然后将当前权限输出。

（2）权限验证策略

在这里，设计一个专门的PHP函数实现权限验证。

Boolean function checkpriv($privid);

本函数接收一个权限ID，判断当前登录的用户是否具有此权限。其方法是：

①检查$privid是否大于0，是则进入②，否则返回false；

②从SESSION中取出当前登录用户的privlist，使用explode()函数将其处理成数组。

$arr=explode(“|”,$privlist);

③使用in_array()函数判断$privid是否是$arr中的一个元素，如果是则返回true，否则返回false；

④函数结束。

（3）技术实现

①PHP读取文本类型的配置文件。本操作使用PHP提供的文件操作函数，打开文本文件流，每次读取一行，循环处理直至文件末尾。具体实现代码概要如下：

②前台用户权限的序列化。在用户权限设置、修改等页面中，需要将所有权限以下拉列表方式列出，管理员对用户的权限进行增删操作，操作完毕后点击提交。在点击提交之后和发生提交之前，使用Javascript将所有已选权限（列在一个动态的下拉列表中）序列化为一个以“|”分割的字符串，并将这个字符串赋值给一个事先设置好的hidden表单中，与整个表单值一起提交到服务器。这个Javascript函数的技术实现如下：

其他技术实现细节不再赘述。

（二）公文群发与签收机制的实现

（1）公文群发机制的实现

一般而言，在Web系统设计中，对于群发信息一般采取两种方式：一种是向每个用户发送一份信息的拷贝。一旦发出无法撤回，接收者可以对信息进行各种操作包括删除，这种机制类似于电子信箱。这种方式下发送者无法或者很难掌握已发出信息的状态。第二种方式是只在服务器上存储一份信息的拷贝，所有用户共用这个拷贝。这种方式的好处是可以大大减少存储空间，同时便于管理，发送者可以随时跟踪所发信息的状态。

根据系统需求等综合考虑，本系统采用后一种方式开发。在具体实现上，为每一个文件设置一个memberlist字段和一个responlist字段。Memberlist字段用来存储所有收文用户的ID序列，responlist存储未签收的用户ID序列。按以下步骤进行发文操作：

①发送公文第一步，输入公文基本属性（标题、文号、内容等）。点击提交后将本基本信息插入公文数据表，在公文数据表中插入一条新记录，产生本文件的唯一编号（ID），并将文件状态初始化为1（编辑状态）。并将文件ID传入下一步。

②发送公文第二步，添加和编辑附件。在附件设置完毕后，根据上一步传递过来的文件ID，将附件信息写入附件数据表，并继续将文件ID传入下一步。

③发送公文第三步，选择收文用户。用户选择方式仍采用下拉列表，允许按不同群组选择。用户选择完毕后，生成用户ID的字符串（与权限管理功能原理相同），将字符串存入本文件的memberlist字段，同时将responlist字段也初始化为同样的值。继续将文件ID传入下一步。

④确认发文。提示用户是否确认发送文件，如果确定，则将文件的状态更新为2（已发送），并将发文时间字段更新为当前时间。如果否，则转入草稿箱。

⑤提示用户是否发送短信通知。如果是，则发送短信，否则不发送。

由于所有收文用户的ID都被存储在了文件的memberlist字段中，因此实现了集约式的公文群发。用户只需通过必要的操作检索数据库，即可知道哪些公文是发送给自己的。

（2）公文签收机制的实现

对终端用户而言，收文分为未读文件、已读文件和全部文件三种情况。收文按照以下思路和步骤进行：

①从SESSION中取得当前用户的ID。

②查询文件数据表，根据查询文件类型不同，分为三种方式:

未读文件：搜索memberlist中包含ID、responlist中也包含ID的记录。对应的SQL概念语句为：select[]from[]where LOCATE(‘|用户ID|’,memberlist)!=-1 and LOCATE(‘|用户ID|’,responlist)!=-1 ……

已读文件：搜索memberlist中包含ID，responlist中不包含ID的记录。对应的SQL概念语句为：select[]from[]where LOCATE(‘|用户ID|’,memberlist)!=-1 and LOCATE(‘|用户ID|’,responlist)=-1 ……

全部文件：搜索memberlist中包含ID的记录。对应的SQL概念语句为：select[]from[]where LOCATE(‘|用户ID|’,memberlist)!=-1……

③循环输出文件列表。

④收文结束。

未读文件的签收方法为：使用REPLACE语句，对文件数据表中指定文件的responlist值进行替换，将当前用户ID替换为空。其对应的SQL概念语句为;

UPDATE[]set responlist=REPLACE(‘|用户ID|’，’’，responlist)where id=文件ID

四、结束语

在本文中，作者研究了基于B/S模式的公文系统中的三项重要技术，很好的解决了开发中的难题，其中运用到了PHP脚本语言和SQL语言，因此该模块具有良好的跨平台性，特别是权限控制，为开发其他的管理信息系统提供了很好的参考价值。

[1]张玉琢.基于软件体系结构的软件重用技术[J].云南:云南师范大学学报（自然科学版）,1999（06）.

[2]聂庆鹏,毛书朋.PHP+MySQL动态网站开发与全程实例[M].北京:清华大学出版社,2007.

电子公文系统 篇12

UML(unified modeling language,统一建模语言)是一个通用的可视化建模语言，用于对软件进行描述、可视化处理、构造和建立软件系统制品的文档。使用UML建立模型的重要内容就是利用用例图、静态图、行为图、交互图、实现图来定义模型。建立用例图(Use Case Diagram)则是开发软件工程的第一步，以后的各项工作都是围绕着如何实现这个Use Case模型展开。

需求分析是软件工程开发中最为关键的一个过程，需求分析的质量决定着用户的满意程度、产品质量高低、系统开发的工期、功能的完整程度等。对系统需求进行建模时,要将需求分析首先转化为用例，即用用例图清楚、准确地表达系统功能需求，使系统投资者、项目开发人员和系统用户达成一致的理解，并且用来指导项目开发人员的后续工作，以后的各项工作都以Use Case图为中心去开展。可以说，用例图驱动着其他模型的开发，是整个系统需求的核心。

所以，通过使用UML的Use Case用例模型从系统的功能结构和行为出发对将要开展的系统进行建模，能够更好的了解到用户需求，帮助系统开发人员了解到“谁来做”、“做什么”，同时也能够避免因需求分析不清而导致的一系列问题，更彻底的了解用户对整个系统需求。

2 电子公文与电子公文归档移交系统

电子公文归档系统所作用的对象是电子公文，电子公文是公共机构产生的、专用于处理公务活动、具有法律效力和规范格式的文本型电子文件。电子公文归档移交工作的流程是从电子公文的收集和积累开始，再对电子公文进行整理编目，交付档案室进行归档，然后整理、登记、分类，之后存入档案室库房。档案室保管以归档的电子档案，并对本机构提供利用服务。档案室中的档案在本单位保存一定期限后，定期向档案馆移交有价值的档案。根据电子公文的归档管理流程，可以看出，电子公文归档系统是一个能够支持电子文件归档业务流全过程的自动化信息系统，它将办公自动化系统和档案馆的管理信息系统连成一体，是介于办公自动化系统与数字档案馆系统之间的自动化中间系统。

电子公文归档移交系统的核心功能是实现电子公文的顺利归档和移交。归档是与办公自动化系统的公文交换，而移交则是与数字档案馆系统的公文交换，电子公文从办公自动化系统中接收过来，经过电子公文归档移交系统的整理、验收，在完成待定期限的保管后实施相应的处置措施，并将具有永久保存价值的电子公文向数字档案馆移交。

3 使用用例图描述需求

建立用例模型(Usecase diagram)首先需要进行角色(Actors)确定，Actors代表一个系统的使用者或外部通信的目标。用例是系统中的一个功能单元，可以被描述为参与者与系统之间的一次交互作用。用例模型的用途是列出系统中的用例和参与者，并显示哪个是用例的执行。

3.1 确定参与者

参与者是系统的主体，表示提供或接收系统信息的人或系统，他们是与系统有交互作用的人或事物，通常代表了一个系统的使用者或外部通信目标。本系统的参与者有公文归档移交系统、文件负责人、档案室、档案馆。

公文归档移交系统，是生成、存储、传递文件的信息系统，也是为参与者提供辅助技术支持的辅助系统，由于它帮助参与了归档移交业务，其本身就可以看成归档移交业务的一个参与者。

文件负责人是在电子文公归档前，完成公文的收集、分类、整理、统计、数据修改维护的操作。在电子公文归档之后文件形成机构还能对电子公文进行查询、检索及目录与数据信息打印。

档案室完成在线接收各部门的电子文件(含文本文件、图像文件和多媒体文件等)和电子档案的业务。并与机关各部门实现网上信息交互传递，实现各部门电子档案的规范管理，定期将电子档案导入数字档案馆管理系统，通过数字档案馆政务网站和互联网站为各级党政机关和人民群众提供及时的档案信息服务。

档案馆通过政务网，完成对档案中心目录与原文数据的接收业务。远程对机关档案工作进行业务指导，帮助机关档案工作人员解决工作中的具体问题，做到业务监督指导的“零距离”、“零延误”。

3.2 使用用例图描述需求

3.2.1 公文分类业务用例图

电子环境中，系统首先判断公文的类别，给公文以分类标记。此分类标记由系统提供选择，可以与公文的登记号合一，也可不同。当不存在公文的类别时，需要创建公文集合，再将公文归类到相应的公文集合类别中。档案室的工作人员对文件集合的创建与文件归类情况通过电子公文归档系统进行核查。(图1所示)

1)公文分类标记用例的需求说明：

在系统下拉菜单中选择文件类别，选定后系统赋予文件以分类标记。

这个过程中要需要的需求有：(1)系统能支持类目两种以上的命名方法，并保证可以同时在某一特定层级上使用。命名方法包括依据分类方案中的分类名进行命名和依据分类方案中的分类编号进行命名;(2)保证分类标记在同一类目下的唯一性，允许在不同文件集合下文件分类标记有重复;(3)自动赋予该公文的上位类标记信息。

2)创建文件集合用例的需求说明：

(1)系统提供分类方案的查询，机关公文负责人选定分类方案。

(2)系统将分类方案予以集成，建立文件集合，自动生成集合创建时间，授权用户自定义文件集合名称。

(3)当分类方案的设计和配置需要修改时，修改文件集合，并可将集合内公文重新分类。

(4)在创建文件集合过程中，禁止用户在已存在的文件集合中创建子类，避免文件集合与文件在同一层级出现。

(5)创建同时给文件集合自动编号，自动生成创建时间。

(6)创建新文件集合的同时在新的文件集合中标识其上位类的信息。

3)公文归类用例的需求说明：

(1)找到相应的文件集合，此文件集合必须是集合中的最低一级。

(2)向文件集合中添加电子公文，再确定完成电子公文添加之后，用户可以锁定文件集合使之状态变为可读。

(3)若发现有遗漏或需修改，则重新开放已锁定的文件集合。

(4)在文件集合发生变化时，允许文件集合下的公文重新归类。

(5)当电子公文归类需要修改时，允许公文重新归类。

(6)将此过程中的元数据进行著录，如果元数据有继承的，要与其上位类元数据进行动态链接。

3.2.2 鉴定业务用例图

如图2，机关公文负责人将要归档的公文数据提交到公文归档系统中，系统根据预定规则进行初步鉴定，识别此数据单元是否是公文。系统根据预定规则自动判断某文件是否具有保存必要，根据文件的信息类别，即其记录、支持的业务职能，参照《电子文件保存期限表》，自动判断文件的保存期限。档案馆工作人员对文件的真实性、完整性、可读性进行鉴别。

1)确定电子公文保管期限用例需求说明：

(1)系统根据公文元数据信息，参照《电子文件保存期限表》作出相应的运算。

(2)若以月为单位，系统以1-11个月进行计算;若以年份为单位，系统以1-100年进行计算;若为年份和月份的结合单位，则结合以上两种假设进行计算。计算后系统得出公文保管期限。

(3)若系统得出保管期限与《电子文件保存期限表》或人工判断不符合，则进行人工修改。

2)公文处置用例的需求说明，公文处置包含了三种措施分别是复审、迁移、销毁。

(1)复审是对初次鉴定的一次过滤，决定了电子公文未来的命运。复审结果分为三种一种是具有电子公文永久保存价值待移交档案馆;一种是继续保存在电子文件保管系统中有待本机构利用;还有一种是将电子公文销毁。复审带来一系列变化应记录在系统日志中。

(2)若电子公文需要销毁，在可擦写介质上保存的公文，其类目、案卷、公文的数据从介质上被完全删除，且不可恢复。在一次性介质上的公文，系统销毁与此介质的所有链接，使此介质无法链接到本系统或操作系统。系统最后保存一部分已销毁的元数据信息。

3.2.3 归档业务用例图

当登记的对象为公文时，系统根据编号规则，对公文进行登记赋予公文的唯一标识，系统同时记录文件的名称、形成部门、创建时间等信息。当登记的对象为公文集合时，由档案人员在系统中创建有关类目。系统根据文件鉴定结果，赋予文件以档案身份，形成电子档案的档号。进入电子公文归档系统的电子档案，进行按照移交档案的标准进行再次分类，电子公文归档系统将公文的在其生命周期内的所有信息包括背景信息、内容信息以及文件系统信息的元数据。并对电子档案进行维护。对于归档后的电子档案及其目录信息，机关负责人可以即使查询。

1)登记公文用例的需求说明：

(1)如果电子公文有多个版本，用户可选择将所有版本登记为一份公文，或仅登记其中一份版本，或将每一个版本登记为一个独立文件。

(2)选定，浏览公文登记表。

(3)系统根据电子公文的元数据，进行一些项目的自动登记。

(4)根据电子公文的元数据，系统向用户提供一些与项目所对应的公文元数据的可视化选择，同时也可人工录入登记项目。

(5)登记完成后，提交给系统。

(7)系统将登记的时间和日期作为元数据进行保存。

2)归档用例的需求说明：

(1)将公文划归为一个或多个案卷。

(2)系统根据公文的元数据列出相关类目和案卷目录。

(3)当同一份公文在同一个案卷中进行的登记时，系统给予提醒和阻止。

(4)接收公文，确定接收公文的所有内容，包括定义文件类型、文件格式、文件结构的相关信息，对公文的完整性、真实性、可读性是否具备加以提示。

(5)接收公文的相关元数据，并保证与电子公文的关联性。

(6)选择归档方式，即时归档或定期归档，选择即时归档则将选中公文状态即时变更为“已归档”，若选择定期归档则等到期时系统向用户发出通知提醒，再对公文状态进行更改。另外还可以选择网络归档和介质归档，选择介质归档，系统直接链接输出设备，将公文脱机保存于介质上。

(7)给公文赋予档号，成为电子公文的唯一标识。

(8)归档后系统将公文生成一份以系统默认格式存在的原电子公文文件转换本。

3.2.4 移交业务用例图

按照国家法律规定，将有社会文化价值的电子文件移交给档案馆。现阶段移交的情况有两种：一是信息系统根据文件的保存期限自动判断文件是否应该移交，并对应移交的文件通过安全网络传送到指导位置;二是档案人员根据系统的判断结果，将移交文件脱机保存在一定的介质上，将介质移交至档案馆。

公文移交资格判断用例的需求说明。在系统的决策支持下人工判断待移交的电子公文是否符合移交条件，移交条件主要有以下几点：

(1)电子档案是否是最后核定的定稿;

(2)电子档案是否具有永久保存价值;

(3)电子档案的真实性、完整性、有效性和可读性;

(4)电子档案包括的公文原件、相关元数据、归档时的日志文件、内容留痕和留真信息以及电子公文在本系统中的管理和使用日志。

(5)移交电子公文格式是否符合规定格式要求，专用软件产生的格式需要转换，无法转换的随文件一同进馆。

(6)电子公文与元数据关联完好，元数据格式符合要求。

3.2.5 电子公文系统用例图

在电子环境的公文归档移交业务与传统公文管理的区别就是著录需要贯穿于文件的整个生命周期之中，它需要记录文件形成、管理、利用的全过程。这样著录业务在内容和时间上都与传统公文管理活动有所区别。为了保证著录信息的准确性，在电子环境下著录被提前到了公文形成之前，由电子公文著录管理系统来完成对电子公文在整个生命周期活动的著录。在公文的不同阶段，所捕获的元数据不同，元数据在系统中不断被积累。跟踪是电子公文系统根据事先的定义自动记录电子文件生成、处理和保管过程。统计是根据预先定义自动生成有关的临时性报表。公文每个不同的阶段都在发生改变，在电子环境下文件系统也处于不稳定的状态，应对公文进行实时备份。权限控制用于控制各类用户的访问权限。

4 使用活动图描述关键用例

在需求分析中，需要用活动图对复杂用例加以描述。活动图实质上也是一种流程图，表现的是一个活动到另一个活动的控制流。其基本图形元素有动作状态、动作流、泳道、对象等。

4.1 电子公文归档用例

如图6归档公文验收与公文整理过程之间是靠“归档申请单”和“验收通知书”进行联系的。档案室首先接到来自机关公文责任人提交的“归档申请单”，根据申请单中所列目录调阅对应的公文进行检查验收，验收完成后，赋予公文以档案身份。这个活动在系统中表现的结果为系统将公文的状态变为已归档，自动生成电子档案帐目，显示档案存放的逻辑地址。同时，系统向机关公文负责人发送验收通过通知。如果验收没有通过，系统则向机关公文负责人发送返回修改通知，机关公文负责人可根据情况选择重新申请或者退出归档。归档结束后公文传送到机关档案室，等待登记、整理、入库。系统在此活动中著录元数据。

4.2 电子公文移交用例

如图7，电子公文的移交用例由档案室和档案馆负责，其最终结果是将电子公文、公文目录、元数据及其关联信息由电子公文归档移交系统进入数字档案馆系统中。根据实际移交工作流程，可以看出系统至少要满足两种移交方式的需求。一是在线移交，档案室向档案馆提交移交档案目录，档案馆调阅文样进行验收，符合移交条件的由档案馆负责选择公文存放的逻辑地址，通过安全网络进行在线移交，判断公文、目录信息元数据及其关联信息在移交过程是否受到破坏，数据完好则著录此过程产生的元数据，然后将公文、目录信息、关联信息及元数据一并进入数字档案馆管理系统中。二是脱机介质移交，移交公文符合移交条件，验收合格之后，档案室根据移交档案目录中的相关公文数据导出，一部分纸质档案通过打印输出，还有一部分文本文件、图像文件和多媒体文件等数据脱机保存于一定介质中，一并移交到档案馆。

5 结束语

电子公文归档移交系统是建立在电子政务网和数字档案馆基础之上的“虚拟”文件中心，为保证各部门形成的电子公文、电子档案其信息的齐全、安全、有效和长期可读，加强进馆档案的监控与移交，保证进馆档案质量提供了有效的保障。但是电子公文归档移交活动具有复杂性，系统参与的对象众多，对电子公文归档移交建设前的系统需求获取比较困难。运用面向对象的建模技术，特别引入对用例图建模的技术，可以有效的解决这个困难。通过对电子公文归档移交系统用例的建模与对用例的分析，软件开发者可以准确的了解用户需求与系统功能，档案工作人员也可对系统功能有更直观的印象，从而参与软件开发的专业指导之中。

当然，需求分析阶段是一个迭代的过程，需要不断的调查、分析和总结，只有不断的实践才可使获取的系统需求更加完善合理。

摘要：电子公文的归档工作是档案管理工作和电子政务建设的重要内容之一,电子公文归档系统作为一个连接办公自动化系统和数字档案管理系统的桥梁,在文档一体化管理体系中占据着重要位置。建设电子公文归档系统首先要从需求分析做起,确定系统“做什么”的问题。将UML(统一建模语言)的用例模型应用到电子公文归档系统的需求分析中可以更有效的获取系统需求,并清晰描绘出系统需求。

关键词：电子公文归档系统,用例图,活动图,需求分析

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