中国石油电子公文系统

中国石油电子公文系统（通用9篇）

中国石油电子公文系统 篇1

中国石油各个地区公司或下属单位根据自身业务需要,引进或自主开发了各自的办公自动化系统,每个单位的公文系统都有各自的特点不能达到从上到下及平级之间的系统统一,传输文件困难,复杂。并且传统的开发模式导致实现的电子公文办公系统具有:固定的业务流程、复杂的操作界面。中国石油目前急需一套能使业务人员觉得便于管理和督促、流程化办公、便于协同工作、保证信息安全方便、实用、简洁、降低劳动强度、风格统一的电子公文系统。

一、系统简介

1、系统概述

中国石油电子公文系统是中国石油天然气股份有限公司统一实施的办公自动化系统计划的一部分,在股份公司内部广泛的推广与应用,主要是完善各部门公文管理制度。本系统根据大庆油田公文管理的实际情况制定各类公文流转的简单流程,和复杂流程。通过发文流程、会签流程、收文流程使得各类公文在各机关,处室、各二级单位以及下面各矿大队,科室等进行流转。并通过角色、权限的制定保证公文的严密性。充分实现了各类公文的网上流转,提高了工作效率,极大地提高了公文发放的速度。

2、系统目标

中国石油公文管理系统是以中国石油公文处理有关制度为依据,在保证文件有效性、规范性和安全性的基础上,解决网上公文生成、传送、制发到归档的全过程管理。通过公文管理实现跨机构、部门的电子公文交换,提升公文处理速度,提高工作效率。在横向上,成为各部门办公人员之间协同工作的工具;在纵向上,成为中国石油及其各部门、各单位之间进行方便、快捷的公文传送的途径,从而达到有效改善公文流程控制,加速公文处理时效的目的。

3、覆盖范围

截至目前中国石油电子公文系统覆盖了整个股份公司各个油田机关及二级单位,在我们大庆油田(包括上市部分和未上市部分)该系统在油田公司机关处室到各二级单位部室,各矿大队、科室(*在研究院16个机关部室,39个基层单位全部安装)运行并取得了预期的效果,标志着大庆油田在电子公文系统建设上迈上了一个新的台阶。

二、推广应用的难点问题

中国石油电子公文系统实现了股份公司电子公文流转平台的统一,充分的实现了各类公文在整个股份公司内部的网上流转,提高了工作效率,极大地提高了公文发放的速度。使得公文无需打印后再送领导阅读,确实可以部分实现无纸化,从而减轻相关工作人员的工作量,节约办公经费。

但是,新系统推广有很大的难度,因为这不是同一架构OA系统的简单升级,而是在两种不同架构的OA系统间进行转换。毕竟老系统在大家的心理根深蒂固,大家使用已很熟练,很习惯,每天的工作都离不了,由于习惯使然,大部分工作人员都有顾虑,不愿用新系统,有畏难和排斥心理,担心用不好新系统,尤其是担心不能正常收文,影响工作。当时,对于我们也有很多顾虑,要让整个大庆油田公司上市部分和未上市部分单位都掌握新系统的使用更不容易,觉得过渡期会很难,会遇到很大的阻力。针对这种情况,我们多方取经,结合大庆油田及各二级单位的实际,反复研究,周密思考,作出了一系列布置,有条不紊地推进新系统的启用。

三、软件推广应用的具体做法

中国石油电子公文系统相对于以前的老的lotus公文系统从界面到操作完全不同,有一定的推广难度,我们通过一系列努力,最终顺利完成了新老系统的过渡。现总结出一些经验和教训,并希望得到批评指正。做法如下:

1、做法一、对于该系统地开发人员要做好深入调研,与用户紧密结合确保系统的实用性、完备性与人性化

对用户需求的了解直接关系到系统推广的成败,只有做好深入细致的调研,才能制定出出功能完善、操作简便,实用性强的应用系统,才能让大家乐意使用。因此与相关单位,细心询问、多方了解、耐心沟通,掌握各单位的实际需求,定夺流程模式,制定详细的发文流程和收文流程,为系统制定作好充分的准备。

2、做法二、对于推广人员更要熟悉各单位的系统特点,深入消化理解系统功能、各项操作及问题处理办法

对于大庆油田每个二级单位都有各自不同的机构设置,公文处理流程不尽相同,每个单位根据自己的情况有的应用的复杂流程,有的应用的简单流程;并且各单位的流程的也各有特点,比如研究院有研究院的流程,海拉尔有海拉尔的流程,其他二级单位又有他们的流程。所以为了更好的推广应用系统就要求推广人员对每个单位的流程都要熟悉理解并操作

3、做法三、在推广制定系统流程之后一定要制定有效的推广决策

公文系统的特点是涉及单位之广-大庆油田机关领导,各处部室,各二级单位,各集团公司;人员之多-单位领导、文书、各基层单位的信息员、各单位的系统管理人员。根据这样的情况制定决策是。

(1)从上到下———先在油田机关内部试行再逐一找试点单位。(研究院就作为首家推广应用的单位);

(2)以点及面———每个单位重点培养出一名文书,一名信息管理员,进而扩展;

(3)从简单到复杂———尽量建议用户使用简单流程,熟悉的系统以后再做进一步的推广。

4、做法四、推广任何系统首要的就是要对用户进行有组织有目的的分期分批的培训

(1)制定系统的完整的培训计划;

(2)对于有需求的用户进行现场培训--去消防指挥部进行培训;

(3)对不同用户进行有针对性地培训———文书———使用发文流程,收文流程;信息管理员———安装,系统的管理,解决问题;

(4)集中用户进行测试培训———即让用户自己更深一步的了解软件,又进一步测试了软件。

通过系列培训也使得推广人员和用户有了相互了解。

5、做法五、对用户近距离的,直接面对面的安装

在推广初期我们都对用户直接面对面的安装,安装过程中不断地向用户讲解安装方法,讲解安装中遇到的问题并如何去解决问题,安装后再向用户简要地介绍系统功能和一些操作步骤。通过安装的交流使得用户对系统有了更进一步的理解。

6、做法六、强制性的直接视觉效果,使得用户容易看到系统的相关链接及说明材料

在为用户安装系统中我们把有关系统的一些快捷方式,和说明材料放置在用户最容易看到的地方,增强用户视觉效果。比如计算机桌面上强行添加快捷键,桌子上强行放置简要说明卡片,人不在的时候在桌面打开一个Word留言。

7、做法七、提供热情周到的服务,确保新老系统的顺利转换

将管理寓于服务之中,用我们周到细致的服务来促进新系统的顺利推广应用:

(1)编写全面翔实的使用帮助手册供大家参考。结合系统的实际应用,针对用户实际使用情况,不断完善、修订使用帮助手册,在系统软件功能改进后,及时修订补充文档资料。

(2)提供各类系统设置及操作的视频演示供大家学习。对系统操作精心制作成视频演示文件,便于各单位用户下载后直观地学习使用系统中的各类功能操作。

(3)搭建内部论坛进行交流和解决应用中遇到的问题。及时对各单位用户在论坛中提出的问题予以答复,同时也鼓励各单位用户积极参与提问和解答,做到有效互动。还不定期地对一些集中共性问题予以整理,分发给各用户。

(4)开设软件下载栏目解决问题。提供电子文档、相关软件下载,以解决各单位用户在使用中遇到的各类问题。

(5)设立热线电话解答问题。耐心热情、快速有效地解答问题,同时做好问题记录和整理,以供查询了解各单位的使用情况。

(6)上门服务现场解决问题,对于有要求的单位并且无法自行解决的问题,我们就上门解决。

8、做法八、虚心采纳建议,确保系统功能的不断完善

在系统使用过程中,高度重视各单位用户提出的意见建议,对于合理的意见建议虚心采纳,及时予以改进。对系统功能进行不断完善,使系统能够更加符合工作人员的使用习惯。

四、保持一个良好的推广心态———阳光心态

1、用户往往对旧的系统念念不忘,总是会对新系统的不停抱怨,允许他们的抱怨,接受他们的抱怨;

2、移情—把用户的心情移到自己的身上,感受用户之所感;

3、换位—把自己换到用户的位置上,感受用户之所急。

通过以上一系列的工作举措,中国石油电子公文系统的应用终于走上了正轨,得到了大庆油田各使用单位的认可,顺利完成了系统的平稳过渡,取得了阶段性的成果。下一步,将继续努力,不断完善该电子公文系统。

摘要：本文重点讲述了中国石油电子公文系统的一些实用的推广方法和具体实现做法,这些做法不单单适用于该系统,也同样适应于其他软件的推广使用,对软件的推广应用有一定的参考价值。此外还简要介绍了该系统的功能,管理和软件组件介绍。

关键词：中国石油电子公文系统,发文流程,收文流程,复杂流程,简单流程

参考文献

[1]张磊.校对软件难以推广应用的四个原因[J].1999年Z1期.

[2]李斌.R/3企业管理系统的推广应用计划[J].管理科学文摘,DIGEST OF MANAGEMENT SCIENCE,1998年05期.

[3]张燕莉.办公软件应用[J].吉林农业农村经济信息2006年10期.

中国石油电子公文系统 篇2

公文写作

判断题

11、在人、财、物等方面握有一定实权的机关或部门，可与级别高的机关或部门联合行文。

()（5 分）

正确 错误

12、请示在未获批准之前不能抄送给下级机关。

()（5 分）

正确 错误

13、公文法定的作者是指起草公文的文书人员。

()（5 分）

正确 错误

14、某县拟向市政府汇报该县遭受水灾的情况可用通报。

()（5 分）

正确 错误

15、行文关系是根据隶属关系和职权范围确定。

()（5 分）

正确 错误

16、调查报告属于公文中的“报告”这一文种。

()（5 分）

正确 错误

17、若是联合发文，主办机关应排列在前。()（5 分）

正确 错误

18、公文的法定作者既可以是机关团体、企事业单位，也可以是某些个人。

()（5 分）

正确 错误

19、越级请示时，不必将文件抄送被越过的上级机关。

()（5 分）

正确 错误

20、国家旅游局转发国务院关于进一步清理整顿旅行社的通知。

()（5 分）

正确 错误

试 题

1．第1题 判断题 越级请示时，不必将文件抄送被越过的上级机关。（）

标准答案：错误 您的答案： 题目分数：6 此题得分：0.0 批注：

2．第2题 判断题 向无隶属关系的有关主管部门请求批准，应当用函。（）

标准答案：正确 您的答案： 题目分数：6 此题得分：0.0 批注：

3．第3题 判断题

标准答案：错误 您的答案： 题目分数：7 此题得分：0.0 批注：

4．第4题 判断题

标准答案：正确 您的答案： 题目分数：7 此题得分：0.0 批注：

5．第5题 判断题

标准答案：正确 您的答案： 题目分数：6 此题得分：0.0 批注：

6．第6题 判断题

标准答案：正确 您的答案： 题目分数：7 此题得分：0.0 调查报告属于公文中的“报告”这一文种。（）行文关系是根据隶属关系和职权范围确定。（）若是联合发文，主办机关应排列在前。（）国家旅游局转发国务院关于进一步清理整顿旅行社的通知。（）批注：

7．第7题 判断题 在人、财、物等方面握有一定实权的机关或部门，可与级别高的机关或部门联合行文。（）

标准答案：错误 您的答案： 题目分数：7 此题得分：0.0 批注：

8．第8题 判断题 通报可以在公布范围内张贴，社会影响大的也可以登报。（）

标准答案：正确 您的答案： 题目分数：7 此题得分：0.0 批注：

9．第9题 判断题 公文的规范性是公文的程式特性，其他实用文体一般不具备这一特性。（）

标准答案：正确 您的答案： 题目分数：6 此题得分：0.0 批注：

10．第10题 判断题 某县拟向市政府汇报该县遭受水灾的情况可用通报。（）

标准答案：错误 您的答案： 题目分数：7 此题得分：0.0 批注：

11．第11题 判断题 公文的法定作者既可以是机关团体、企事业单位，也可以是某些个人。（）

标准答案：错误 您的答案： 题目分数：7 此题得分：0.0 批注：

12．第12题 判断题 公文是依法行政和进行公务活动的重要工具。（）

标准答案：正确 您的答案： 题目分数：6 此题得分：0.0 批注：

13．第13题 判断题

标准答案：错误 您的答案： 题目分数：7 此题得分：0.0 批注：

14．第14题 判断题

标准答案：正确 您的答案： 题目分数：7 此题得分：0.0 批注：

15．第15题 判断题

标准答案：正确 您的答案： 题目分数：7 此题得分：0.0 批注：

试卷总得分：0.0 试卷总批注：

公文法定的作者是指起草公文的文书人员。（）报告在一文一旨的前提下，有时也可以一文数事。请示在未获批准之前不能抄送给下级机关。（））

（一、单选题（共 10 道试题，共 70 分。）

1.下面不属于行政公文的是（）。A.函 B.报告 C.调查报告 D.议案

正确答案：C 2.向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用（）。A.请示 B.报告 C.通报 D.函

正确答案：D 3.公文的作者以什么名义才可以制发公文（）。A.法人代表的名义 B.国家公民的名义

C.机关的名义或其代表人的名义 D.其他社会组织与个体结合的名义 正确答案：C 4.为加快文件的传递，可采用（）。A.逐级行文 B.多级行文 C.越级行文 D.直接行文 正确答案：B 5.工作报告的正文部分撰写时一般应分成哪几部分？（）。

A.工作进程与成绩，工作中的缺点与不足．今后工作安排，以“特此报告”结尾 B.工作进程与成绩，工作措施与经验（体会），工作中的缺点与不足，今后的工作安排 C.工分情况，工作经验体会

D.工作进程与成绩，工作措施与经验（体会），工作中的缺点与不足，以“特此报告”结尾 正确答案：B 6.非同一系统的任何机关相互行文都使用（）。A.上行文 B.平行文 C.通知

D.下行文 正确答案：B 7.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取（）。A.逐级行文 B.多级行文 C.越级行文 D.直接行文 正确答案：A 8.关于报告，说法错误的是（）。

A.报告可以分为工作报告，总结报告，调查报告和答复询问的报告

B.报告是下级机关向上级机关反馈信息，沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式，因此，为各机关普通经常使用

C.报告以议论为主要表达方式例如撰写总结报告

D.报告与请求不能结合使用，在报告中不得夹带请求事项 正确答案：C 9.函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的 有（）。

A.北京市人民政府就XX发电厂建设问题向国家计委申请

B.上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问 C.上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议 D.国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示 正确答案：D 10.市政府把省政府文件以通知的形式发至县政府，这种形式叫（）。A.印发 B.批转 C.翻印 D.转发

正确答案：D

《公文写作》2015年春学期在线作业

（一）二、单选题（共 5 道试题，共 30 分。）

1.联合行文时，作者应是（）。A.同级机关 B.同一系统的机关 C.三个以上的机关

D.行政主管机关与业务指导机关 正确答案：A 2.根据公文作用的活动领域，公文可分为（）。A.上行文、下行文、平行文 B.通用公文、专用公文

C.规范性公文、领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公 文

D.收支、发文 正确答案：B 3.公文在传达制发机关决策与意图，体现制发机关的意志与权力方面的重要特征是（）。A.法定性 B.权威性 C.公开性 D.制约性 正确答案：B 4.国务院各部委承受北京市人民政府主送的公文属于（）。A.上行文件 B.下行文件 C.平行文件

D.领导指令性文件 正确答案：A 5.撰写《关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理的请示》一文时，符合撰写要 求的说法是（）。

A.应正确标注主送机关与抄送机关 B.一般应直接报送领导者个人

C.适宜采用概括叙述的表达方式，避免描述事情的细枝末节或罗列数字 D.可同时要求对历史文化名城周边的自然风景区加以保护管理 正确答案：A

单项选择题

1、公文在传达制发机关决策与意图，体现制发机关的意志与权力方面的重要特征是（5 分）

A．法定性 B．制约性 C．公开性 D．权威性

2、工作报告的正文部分撰写时一般应分成哪几部分？（5 分）

A．工分情况，工作经验体会 B．工作进程与成绩，工作措施与经验（体会），工作中的缺点与不足，以“特此报告”结尾 C．工作进程与成绩，工作措施与经验（体会），工作中的缺点与不足，今后的工作安排 D．工作进程与成绩，工作中的缺点与不足．今后工作安排，以“特此报告”结尾

3、关于报告，说法错误的是（5 分）

A．报告是下级机关向上级机关反馈信息，沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式，因此，为各机关普通经常使用 B．报告以议论为主要表达方式例如撰写总结报告 C．报告与请求不能结合使用，在报告中不得夹带请求事项

D．报告可以分为工作报告，总结报告，调查报告和答复询问的报告

4、根据公文作用的活动领域，公文可分为（5 分）

A．上行文、下行文、平行文 B．通用公文、专用公文 C．收支、发文

D．规范性公文、领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文

5、函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的有（5 分）

A．上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问 B．上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议 C．北京市人民政府就XX发电厂建设问题向国家计委申请 D．国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示

6、下面不属于行政公文的是（5 分）

A．议案 B．报告 C．函 D．调查报告

7、公文的作者以什么名义才可以制发公文（5 分）

A．其他社会组织与个体结合的名义 B．机关的名义或其代表人的名义 C．法人代表的名义 D．国家公民的名义

8、市政府把省政府文件以通知的形式发至县政府，这种形式叫（5 分）

A．转发 B．翻印 C．批转 D．印发

9、向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用（5 分）

A．请示 B．报告 C．函 D．通报

10、非同一系统的任何机关相互行文都使用（5 分）

A．上行文 B．通知 C．平行文 D．下行文

中国石油电子公文系统 篇3

中国石油 (集团) 电子文件系统的实施范围包括集团总部机关及附属单位、油气田企业、炼化企业、全资公司、专业公司、控股公司、科研及事业单位、挂靠及其它单位等, 总计76家单位, 预计用户数在10万人左右。因此, 电子文件系统标准化的建设需要分阶段、分步骤进行, 目标是在2年时间内, 在集团公司内全面推行统一的电子公文应用系统, 在推行电子公文系统的同时, 完成员工桌面标准化配置工作。

按照《中国石油 (集团) 公司OA系统试点单位实施推广方案》的部署, 已于2006年在兰州石油化工公司 (炼油与化工) 、中国石油运输公司 (专业公司) 、大庆石油管理局 (油气田勘探开发) 三个地区公司进行了系统的推广。

经过对这三个试点单位的电子文件系统推广实施工作, 项目组积累了推广经验, 同时也发现了一些问题。针对这些问题, 项目组提出了电子文件系统部署的建议。

2 试点单位推广工作情况

试点单位推广工作于2006年10月开始, 分别在兰州石油化工公司、中国石油运输公司、大庆石油管理局三个地区公司进行。实施项目组在兰州石油化工公司搭建了2台web服务器, 2台数据库服务器, 1台报表服务器, 1台代码测试服务器;在大庆石油管理局搭建了1台web服务器, 1台数据库服务器, 1台代码测试服务器。

经过了项目启动和需求分析、技术培训, 在试点单位的推广实施工作顺利进行。在三个月的时间内, 顺利完成了试点单位机关的推广实施工作, 主要工作内容 (见表1) :

系统上线运行后, 得到了公司本部机关所有员工的大力支持和一致好评, 在试运行期间, 得到了较为广泛的应用。

3 实施技术架构及问题分析

3.1 兰州石化和运输公司集中部署

为节约硬件的投资, 便于系统维护, 在硬件设备和网络允许的情况下, 兰州石油化工公司和中国石油天然气运输公司这两家OA系统试点单位, 在硬件上采用两家集中的方式进行, 即硬件环境搭建在兰州石油化工公司, 使用集团公司统一的AD服务和证书服务, 使用千兆交换机与磁盘阵列进行连接。

结构示意图如图1:

3.2 大庆石油管理局单独部署

考虑到兰州石化服务器所能容纳的数据量限制等原因, 大庆石油管理局的采用单独部署的方式, 但仍然使用集团公司统一的AD服务和证书服务。

结构示意图如图2:

3.3 分散部署存在的问题

项目组在对三个试点地区公司的推广过程中, 发现这种分散部署方式存在许多问题, 有些问题已经暴露了, 有些还是隐含问题。比较其它国内成功的大型OA项目建设经验, 这些隐含的问题都将可能在放任中爆发, 对整个项目将产生相当不利的影响。这些问题主要有:

1) 不符合集团公司的“六统一”精神

由于分散部署方式以各地的业务为中心, 难以做到集团公司对电子文件系统实施的“六统一”原则。

2) 投入大

分散部署可能需要在一个试点单位或者在几个试点单位集中的数据中心架设相应的系统服务器、数据服务器、报表服务器等一系列硬件设备, 因此在服务器及相关硬件设施方面的投入总体上比集中部署大得多。

3) 系统稳定性和可靠性降低

由于电子文件系统是一套基于网络的办公系统, 对网络的依赖性相当大, 而地区公司网络环境稳定性和可靠性不如公司总部, 因此系统的稳定性和可靠性方面也相对欠缺。

同时由于各地情况有差异, 具体表现在服务器配置不同, 网络状况不同, 人员水平不同等因素, 造成问题的多样性和复杂性, 系统集成的稳定性也有很大差异, 使得总体可靠性降低。

4) 系统升级难度大, 升级及时性降低

电子文件系统毕竟是一套反映单位内部管理思想的系统, 由于各地区公司内部管理的差异性和个性化, 对系统的需求也不一致。而分散实施方式由于没有对某些规范进行界定, 各地区公司就会极力要求系统向单位现存的不规范的管理模式靠拢, 导致系统各地版本可能不一致, 将来系统升级难度大。

再加上系统本身的更新升级工作较复杂, 需要各地相关维护人员各自进行升级, 不能保证升级的及时性。

5) 技术支持力量分散

在技术支持方面, 由于各地区公司的技术力量不一, 对系统的运维支持力量也不同。而对于北京项目组而言, 由于不是所有的服务器都集中在北京, 各地运行中出现的问题多数可能都需要到现场去, 而无法通过远程解决, 导致技术支持的力量分散, 需要投入的人员、经费都要大得多。

6) 行文标准不统一

由于各地区公司各自按自己的行文习惯走, 集团公司没有明令要求统一行文规范, 将可能造成不同地域间的行文标准不统一。

7) 不利于项目推广

对于项目本身而言, 分散部署的实施推广力度及系统产生的影响力都会削弱许多, 无法造成一种趋势, 全面推广的周期会被拉长, 无法形成批次性和地区范围内的集体推广实施。

4 项目部署建议

4.1 总体部署

由于这种各地分散部署存在大量已经出现的问题和潜在的问题, 因此我们建议集团公司仍然采用“集中部署、统一维护、分散管理、分布使用”的方式:

1) 集中部署

集中部署优势在于节约大量成本, 包括:硬件成本、运行维护成本, 便于系统更新升级和系统集成。

2) 统一维护

由专门的人员对系统进行维护, 打破地区公司负责制。

3) 分散管理

系统虽然采取集中部署, 统一维护的方式, 但是系统是为业务的开展服务的, 所以针对业务方面的管理还是采用分散式管理方式, 也就是地区公司自己管理业务的方式。

4) 分布使用

最终用户将不受集中部署的影响, 在各自环境下使用系统。

4.2 实施技术架构 (见图3)

5 总结

中石油集团公司电子文件系统硬件系统采用集中部署方式能够避免分散部署的许多不足, 在提高公文流转效率的同时, 集中部署更加有利于系统的稳定和管理的统一。

摘要：介绍了中国石油集团公司电子文件系统在三个试点单位实施的概况, 对实施过程中发现的问题进行了分析, 提出了电子文件系统采用集中部署方式, 能够避免分散部署的许多不足, 在提高公文流转效率的同时, 集中部署更加有利于系统的稳定和管理的统一。

电子公文交换系统管理情况汇报2 篇4

县移民局

2011年11月

根据县委办的指示精神，我局着力加大了党政电子公文交换系统的管理与使用。确保了电子公文的规范化管理与正常使用。现将有关情况汇报如下：

一、所做工作

1、认真贯彻县委领导和县委办电子公文管理工作领导小组的指示精神，提高了对电子公文交换系统管理与使用的认识。

2、成立了工作班子。局成立了由值班副局长任组长，办公室主任任副组长，管理员为成员的电子公文交换系统管理工作领导小组。明确了一名年纪轻、工作态度端正、业务水平熟练的人为专职管理员。

3、完善了工作制度。按照县委办电子公文交换系统管理工作领导小组的要求，制订了相关工作制度，明确了管理员的工作职责与操作规程，而且坚持了按制度办事。

4、健全了管理系统。在局单位小、办公场地狭窄、工作经费紧张的情况下，仍然投入了相应的资金购置了电脑、扫描仪、打印机、复印机等电子公文配套设施，安装了相关的操作系统。平时公文传输均采用系

统操作，确保了各种通知、文件的上传下达，收到了传输快、效果好的作用。同时及时交足了管理使用经费。

二、存在的问题

电子公文传输系统的设计 篇5

电子公文传输系统(简称“电子公文系统”)是一个独立的管理系统或与办公自动化系统(OA)集成,实现公文的制作、保存、查询和统计等功能,使用高强度加密算法或国家机要管理单位认可的硬件加密设备对公章进行加密,以保证电子公文的严肃性。它有一套完整的公章验证体系,在公文流转过程中,公文盖章和公文打印都必须经过验证。

1.1版式文档在电子公文系统中的应用

版式技术是档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷等领域信息存储、交换和发布的重要技术。电子公文系统是版式文档格式的应用,重点应用电子公文流转、加盖电子公章、控制打印份数等部分。

1.2版式文档基础技术

(1)结构化信息提取技术

由于版式文档的生成软件的功能以及传统版式文档的描述能力问题,以前的版式文件(如PDF)都不包含结构化信息。因此从其他版式文档转换成新的版式文档标准格式,就需要通过算法进行结构信息的理解和识别,把结构信息写入标准版式文档中。因为历史保存的大量电子公文、电子图书等版式文档,都没有结构信息,而且目前多数生成版式文档的软件也不支持结构信息的输出,所以通过版式文档的结构化信息提取方法,不仅可以解决版式文档标准在电子阅读器中的应用问题,还可以通过结构化信息对内容管理技术的支持,提高版式文档在电子公文、数字档案等领域的应用水平。

(2)安全控制技术

版式文档在发布、传播和存储等过程中,都需要严格的技术手段来支持该文档的保密性、真实性和完整性。应用的发展要求版式文档需要具有开放的验证机制,需要支持水印、数字签名、循环冗余校验或纠错码等认证技术手段,并便于验证。

现有版式文档的相关安全控制模式仍有一定的局限性,需要对文件进行签名和加密处理时,只能针对文档的整体进行,当文件需要不同部门不同权限的人处理时,这种不可分割性的局限性就表现出来了,因此建立分段授权机制解决上述难题势在必行,即一份文档就能满足不同权限的不同应用。

(3)内容管理技术研究

版式文档同其他类型的文档一样,通常需要由内容管理系统来进行统一的管理。为了更好地对内容管理进行支持,需重点解决针对通用内容管理系统的支持技术,主要包括元数据、自定义域和检索接口。

2电子公文系统组成

电子公文系统由排版软件、电子红头制作软件、电子加密软件、发排系统、脱密软件、收发文管理系统等构成,硬件方面除网络设施外,还需要保密/发排二合一卡(装在专用电脑机箱的CPI插槽中)、彩色打印机等。

电子公文系统将公文传输方式从传统的“先打印后传输”改为“先传输后打印”,从而既能用网络传输红头文件,又基本不改变现有工作流程,解决了相应的远程传版、系统安全性等问题。该系统实现了用数字化方式传送传统带红头公文的目标。

系统构造了一个非常通用的内核,通过条件编译,能产生多种系统多种应用方式的代码,不仅减少大量重复工作,更重要的是保证了核心的一致性,也大大方便了产品的维护和版本控制。

完整的RIP(光栅图像处理器)能够完整准确地解释处理方正全部排版命令的产品,用于公文处理绰绰有余。

3电子公文系统主要流程

公文加密流程图如图1所示,公文解密流程图如图2所示。

4电子公文系统安全性分析

公文有其特殊性、重要性、严肃性和规范性,对安全性、稳定性、可靠性要求极高。系统要求:电子公文的内容和版面形式均与现有公文保持一致,保留原有红头,以保证红头文件的严肃性和规范性;与现有公文收发工作流程保持一致;保证安全性,防止文件被篡改,防止文件被未经授权的人阅读;公文电子的传递范围应达到各分支机构;电子公文当天可发送到收文单位。

4.1电子印章的安全性

对于电子印章,可从数据的安全性和使用的安全性进行分析。数据安全是指电子印章数据需要安全存储,防止篡改和拷贝等;使用安全是指系统在使用印章时需要对印章使用的各环节有效控制,保证各环节的正确性和合法性,并对相应的操作记录进行存储,以便日后进行跟踪追查。

数据安全性需要考虑以下问题。

(1)存储安全:印章数据必须被安全存储和管理。

(2)防篡改:印章数据不能被非法篡改,任何篡改都能检测到。

(3)防拷贝:印章数据不能被任意复制,印章必须在特定的存储介质上才能使用。

(4)唯一性:电子印章主要目的是完成对文档的签名,必须唯一对应一个私钥,且私钥必须具有安全保护措施,由使用者所拥有。

(5)机密性:电子印章数据中的印章图片数据如果被非法获取,就可能伪造印章,因此印章数据必须以密文的方式存储,保证印章图片不能被非法获取。

(6)数据结构安全性:印章数据在加盖前和加盖后,都能够验证其合法性。

使用安全性需要考虑以下问题。

(1)完整性验证:在使用过程中必须验证印章数据的完整性。

(2)合法性验证:验证印章数据是否为合法机构颁发。

(3)印章状态的合法性:即当前印章是否允许使用,其状态是否合法。

(4)印章日志:任何对印章的使用都需要进行详细的记录,以便日后审计查询。

4.2电子文档的安全性

电子文档在安全上需要实现数据的不可篡改性和不可抵赖性,其算法必须为国家密码管理局认可的算法,不可篡改性和不可抵赖性可通过电子印章对文档的签名来实现。

对于电子文档的安全,需要重点考虑以下几点。

(1)显示一致性

每台计算机的环境都不一样,尤其是字体文件会影响文档的显示效果,在设计上需要解决这个问题,保证同一个文档在不同的计算机上显示一致。

(2)不可篡改性

盖章后的文档不能被篡改,任何微小的改动都能够被及时发现。

(3)不可抵赖性

盖章人一旦对文档进行盖章确认,则不能否认,系统需要提供有效的方式进行查看。

4.3软件设计的安全性

流程上,每一步骤都需要检查印章或者文档的合法性,否则不进入下一个环节。

功能的设计上,每个功能都是一个独立的流程,直接生成目标文件,处理细节屏蔽在系统内部,调用者不能对其行为进行干预,保证处理的安全性和一致性。

显示软件方面,在显示前首先对文档和印章进行验证,如果出现错误则给出提示,对于带有印章数据的文档,在显示印章的时候,先将印章虚化显示,以防止印章图片被拷屏。

打印数据通过打印驱动发送到打印机,数据有被截获的可能性,需要考虑防止打印数据被截获。

需要提供完整的制章程序给制章中心,印章数据需要使用印章中心的唯一私钥签名,公钥颁发的安全性需重点考虑。

摘要：本文主要阐述了两套电子公文传输系统的安全性设计,一是作为全国办公电子公文传输系统的客户端,一是单位内部使用的系统。

电子公文管理系统设计与实现 篇6

公文是政府军队等各类部门请示汇报、命令下达等工作中的重要部分。传统的公文归档以纸质原件为主,存放在档案局等部门,当归档公文数目逐渐增多时,公文的查找就存在效率较低等缺点。尤其是当用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时,在纸质归档公文中进行基于内容的模糊查询几乎无法实现。另外,纸质公文的管理、维护、防腐等,也需要大量的人力物力支持。

随着计算机硬件、局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高,当前公文的撰写基本都是先完成电子版本,然后再打印传达。因此,将公文的电子版进行归档成为可能[1,2]。实施电子公文的归档管理[3,4],与传统方法相结合,可以在几乎不增加额外劳动量的前提下,对公文的管理、查找、维护工作起到大大的改善效果。

2 系统设计

《电子公文管理系统》就是在这样的背景下产生的。其目的是在不改变用户公文撰写流程的前提下,完成电子公文的归档、查询等功能。此外,对历史公文的充分借鉴,还可以提高用户公文撰写格式的规范以及公文内容风格的一致性等。

系统采用标准的客户端-服务器模式(C-S模式),由Oracle数据库服务器[5]对电子公文的存储、查询提供支持。客户端软件由Delphi实现,包括公文模板管理、公文归档、公文撰写、临时公文管理、公文查询和系统设置六大模块,如图1所示。

“公文模板管理”可以将常用的空白公文模板存储到数据库中,用户可以据此撰写新的公文。“公文撰写”模块可以依据公文模板或已经归档的历史公文,撰写新的公文。用户只需修改其中的内容即可,而不用再过多关心其格式等内容,提高公文撰写的效率。“临时公文管理”对新撰写的公文以及尚未定稿的公文进行管理,支持同一公文的多个不同版本,并可以将临时公文及时上传备份到服务器以防丢失,同时能够方便地从其它机器阅读修改公文。“公文归档”对于已经完成的公文,可以归档录入数据库,以方便将来查阅。系统提供单个公文归档、批量归档等多种归档方式,并能够通过“公文自动分析”功能解析出公文中的项目,如标题、关键字等,减少公文归档的工作量,提高系统可用性和效率;同时还可以将领导签字照片等附件一同录入,以提高公文归档的完整性可用性。“公文查询”模块能够对所有已归档的公文进行高效查询。除了支持灵活的按照各种项目自定义条件查询外,还支持基于内容的查询,即可以查找内容中包含指定文字的所有公文。最后,“系统设置”模块包括不同部门、不同级别用户的用户管理及权限控制功能,灵活的数据库连接参数配置功能等。

3 关键技术

系统实现的主要难点和创新包括以下几个方面:1)公文在Oracle数据库中的存取控制;2)公文内容的自动解析和批量归档;3)基于公文内容的全文检索查询;4)本地文档与数据库备份文档的比较及版本控制。

3.1 公文在数据库中的存取

一个公文由很多元素组成,如标题、发文机关、公文种类、年份、主题词、引发说明、承办说明、正文等等[2]。在数据库中的存取有两个方案:一是将各种元素分开存储,用户预览全文时再按照公文格式要求合并成一个文档。该方案的好处是分开存储便于用户的查询;不足是当合成新文档是需要考虑公文的格式要求。因为公文类型繁多,因此恢复新文档的操作复杂,而且往往难以完全恢复原样。第二个方案是将整个文档采用二进制方式存储在数据库中。这样的好处是文档的恢复比较简单,但是由于各个元素没有分离,因此在公文的查询方面存在不足,需要解析文档内容并逐个分离出元素信息,效率较低,难以满足快速、灵活的查询需求。

通过分析比较,系统采用了一个折中方案:对于除正文以外的其它元素,如标题、发文机关、年份等,在数据库中分别在不同字段中分离存储,以方便用户的查询;同时又将文档本身进行存储,以便于公文的恢复。该方案以一定的存储开销为代价,较好地照顾了查询操作和公文恢复操作。因为除正文以外的其它元素内容很少,通过数据库中的日期型字段、Var Char字段等即可满足要求,因此引入的额外开销非常小。实验部分证明了该方法的有效性。

公文文档存放在Oracle中的BLOB字段中,具体是通过Delphi中TBlob Field类的Load From File()和Save To File()方法实现了数据库的存入和读出。

3.2 公文内容的自动解析和批量归档

为了解决在公文归档过程中手工输入各种元素信息的效率问题,系统实现了公文内容的自动解析。根据公文格式规定,通过程序对指定的公文进行自动分析,解析出各种元素的内容,然后自动填入数据库。

Delphi提供了两个类:TWord Application和TWord Document[3]。前者可以连接到MS Word应用程序中,后者可以连接到一个Word文档。公文中的每一段、每一行以及每一个表格,都可以通过TWord Document对应的如Paragraph、Line以及Table对象等获得。根据公文承办规定中对相关元素位置、格式的定义,配合识别元素的关键词信息,通过逐段逐行分析,就可以解析得到元素内容。

实现了对一个公文的解析功能,再配合Findfirst、Find Next以及Find Close等Windows的API函数的递归调用,就可以查找指定路径下(包括子目录)的所有Word文档,然后逐一对之进行解析并将分析结果入库,就可以实现公文批量归档的功能。

公文内容自动解析及批量归档功能的实现,简化了公文归档的工作量,用户只需指定文件或者路径,系统即可自动完成剩余工作,大大提高了公文归档的效率。

3.3 基于内容的全文检索查询

指定通过公文标题、发文机关等元素内容,查找满足条件的公文,是基本的数据库查询操作,比较容易实现。但是在公文的查找中存在一类需求,即用户只记得公文的大致内容,如公文内容中包含的几个关键词,但是关于公文更详细的内容如发文时间、发文机关名称等并不清除。在这种情况下需要对公文进行基于内容的全文检索查询。

该功能的实现流程如图2所示。对数据库中的每条记录,均先将对应的Word文档保存到本地,然后用Delphi的TWord Document类打开。TWord Document类的Content属性为Range对象,调用其find.execute()方法可以在该范围内进行文本查找,功能与Word应用程序中调用“编辑-查找”功能菜单一样,不仅可以进行基本的查找,还可以通过参数控制在查找过程中是否区别大小写、是否使用通配符等。如果匹配成功,则该方法返回True,系统为该条记录做好标记,作为查询结果中的一条进行显示。当数据库中所有的记录都处理完后,查询处理结束,所有被标记的记录均为满足条件的结果,即内容中包含指定关键词的公文。

3.4 文档版本控制

“临时公文管理”模块主要是将正在撰写尚未正式定稿的公文存放到数据库中进行备份,同时支持同一稿件在撰写修改过程中产生的多个不同版本维护功能。文档修改前后的比较、版本控制是这一模块的主要技术点。

版本控制主要是通过获取文件最近修改时间来实现的。具体来说包括以下步骤:1)系统启动时,通过Oracle中的sysdate函数取得数据库服务器的当前时间,并将客户端时间与服务器时间进行自动同步;2)临时公文上传到服务器进行备份时,获得文件的最近修改时间并保存在数据库中的Update Time字段中;3)检查本地文件与数据库备份文件是否一致时,再次获得本地文件的最近修改时间,通过与数据库中保存的时间进行比较完成。

获取文件最近修改时间功能实现,主要是通过Windows的API函数Find First File()获得文件属性数据,该数据的ft Last Write Time属性即为文件的最后修改时间。值得注意的是,该属性获得的是用32位表示的文件时间戳,为操作系统使用。要想转换为用户能看懂的本地系统时间,需要通过File Time To Local File Time()、File Time To System Time()以及Systemtime To Date Time()函数进行转换。

4 测试验证

为了验证依据上述分析设计的有效性,对已实现的公文管理系统进行了测试验证。

4.1 实验设置

试验在2台PC机组成的局域网内进行。数据库服务器的基本配置为PIV 2.0G CPU,1G内存,120G硬盘,其上安装了Oracle9i;客户端PC机配置为PIII 1G CPU,512M内存,80G硬盘,安装了Oracle客户端和Office 2003软件。

实验数据集为某单位2006-2008.6产生的500个实际公文文件,大小从50K到500K不等,平均大小约为200K。在其上进行了存储开销比较、查询性能、自动归档性能以及全文检索性能的实验。

4.2 实验结果

采用三种存储方案对公文进行存储,考查随公文数增加不同方案存储开销之间的差异,如图3所示。其中方案一为所有元素均分离存储;方案二为仅存储完整的公文文件;方案三为本文采取的折中方案。

可以看出,方案一所需空间最小,方案二其次,方案三所需空间最大。这是因为,方案一仅保存了必须的文本内容,而且不同元素之间相互无重叠冗余;而方案二存储的完整文件除了包含字符格式、字体等信息外,还包含Doc文件必须的文件格式头等内容,因此所需空间较大。方案三在方案二的基础上还冗余存储了一些元素内容,因此所需空间最大。但总体看来,方案三与方案二相比,额外所需的存储空间并不是很大,约占文件大小的0.5~1%左右。

三种存储方案下普通查询的效率和原文档恢复所需时间分比较别如图4、图5所示。可以看出,方案三普通查询的效率与方案一几乎没有差别,受益于Oracle数据库管理系统的查询性能,在实验数据规模上返回结果的时间为毫秒级;而方案二由于需要还原文件后再进行全文检索,所需时间较长,尤其随着数据库中记录数增加所需时间也线性增加,当数据规模较大时难以满足用户需求。而在文档恢复方面,方案一需要将所有内容进行重组,并按照公文承办规定设置相关元素的格式等,所需时间为秒级,而且恢复效果较差;而方案二和方案三直接从数据库中读取完整文档并恢复,所需时间仅为毫秒级。

在采用第三种存储方案实现的系统中,随归档文档数的增加,系统自动归档所需时间情况如图6所示。可以看出,系统具有较高的自动分析和批量归档功能,平均每个文档所需的分析归档时间不足1秒。因此能够较好满足归档需求。

系统全文检索效率如图7所示。可以看出,全文检索所需时间与随公文数目增加呈线性增加,平均处理每个公文所需的时间约为200毫秒。因此,当公文数目较多时,建议先通过普通查询缩小全文检索范围,可以有效降低全文检索的响应时间。

5 结束语

基于Delphi和Oracle数据库,结合MS Word的VBA相关功能,设计并实现了一个电子公文管理系统,探讨了其总体结构及设计实现相关的关键内容,并通过大量实验验证了上述工作的有效性。该系统目前已经投入使用,运行稳定,性能良好,也在一定程度上验证了本文工作的可行性。

参考文献

[1]单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统,2003(3).

[2]陈伟,丁秋林,郑洪源,等.在J2EE平台上开发电子政务系统的建模方法研究[J].南京航空航天大学学报,2003(4).

[3]王承.电子公文管理及归档工作分析[J].山东档案,2003(5).

[4]曾凡智,赵慧民,卢炎生,等.基于特征抽取的电子公文防伪系统的研究[J].中山大学学报:自然科学版,2007(6).

中国石油电子公文系统 篇7

一、OA系统电子公文处理的基本环节

OA系统中电子公文处理主要包括拟制、办理和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。按照公文来源的不同, 可以分为外来文件和内部文件。外来文件为接收上级、平级或不相隶属的其他单位的公文, 内部文件为单位内部发布的公文, 二者都包含登记、呈批、运转、归档等4个基本环节。

二、高校OA系统电子公文处理的基本要求和做法

(一) 登记环节:严格登记手续, 做好公文相关信息录入工作

无论是外来文件还是内部文件, 在开始环节就要对公文进行登记备案, 以便于日常查询和管理。目前一般是本地登记与在线登记相结合。本地登记即在本地制作表格, 将公文的基本信息如收文时间或者成文时间、文号、标题、附件数量等录入, 以备查询和归档使用。在线登记就是在OA系统中录入公文的相关信息, 内容与本地登记一致, 公文登记列表可由OA系统自动生成, 并可以通用的EXCEL表格格式导出, 为公文的在线归档做好准备。

(二) 呈批环节:严格呈批手续, 按照规定程序要求逐级进行

无论是外来文件还是内部文件, 办公室文秘部门都要按照职责分工和领导批示内容呈送, 不可随意选择和越级进行。在OA系统中有严格的权限限制和流程规则, 不同岗位的处理权限不同, 不同文件的处理流程也会不同。如果不遵循预先设置的处理规则, 将严重影响OA系统内公文的下一步正常运转。

(三) 运转环节:严格执行流程, 保证公文得到有效处理

有两个方面的主要因素:一是公文处理流程, 二是执行这些流程的管理人员。流程要经过充分征求各方面的意见后设置, 并在实践中不断加以改进, 优化处理途径来达到最好的处理效果。负责执行的管理人员必须拥有强烈的责任意识和熟练的操作技能, 才能承担起高效运转公文的重任。在实际工作中, 高校一般是建立以办公室为中心的一级中转站和以部门办公室为中心的二级中转站的流程流转模式, 在流程中绑定各级管理员岗位, 由专人具体负责公文运转。

(四) 归档环节:严格督办落实, 及时做好公文归档工作

公文尤其是急件的处理有时间上的要求。要做好未完成处理公文的督办工作, 及时提醒责任部门处理后进行归档。目前受技术手段限制和安全需要, 高校OA系统公文归档一般采用双模制, 即电子形式和纸质形式同时归档。在OA系统中, 有最基本的归档功能, 可以实现在线实时归档。由于并不是全部公文都具备归档价值, 可在OA系统中与档案管理系统建立对接, 待提交后再进行分类整理和归档。对于没有联网功能的档案管理系统, 则需将OA系统中完成处理的电子公文下载并打印后进行物理归档和纸质归档。

三、建立OA系统电子文件高效运转机制

(一) 成立统一协调机构

由于高校OA系统几乎涉及校内所有部门和个人, 因此需要成立或指定专门机构进行统一协调管理。以作者所在高校为例, 成立了教育信息化建设委员会, 由校级领导担任主任委员和副主任委员, 各职能部门和教学单位行政负责人为成员, 宏观协调信息化建设工作。其下设有办公室, 设置在负责信息化建设的业务部门, 负责日常事务的具体管理。

(二) 建立联动机制

为保证公文处理的各个环节畅通, 应加强OA系统管理者与使用者之间的联动, 一方面便于督办, 另一方面便于收集反馈信息, 以利于进一步改进工作。为加强沟通, OA系统应增加电子便笺、手机短信等交互功能和提醒功能, 便于及时解决公文在处理过程中遇到问题。同时, 适应数字化移动办公需求, 应同步设计移动OA客户端, 方便使用者在智能手机、平板等设备上使用, 实现电脑网络和移动网络并行处理, 可以有效提升工作时效。

(三) 完善规章制度

适应信息化建设要求, 依据国家相关管理条例和办法, 制定适合本单位的公文处理细则, 并根据新要求及时修订补充, 以进一步规范电子公文运转, 确保OA系统中公文处理工作有法可依、有章可循。同时, 还应进一步完善责任制度和责任追究制度, 以有效的奖惩手段来提升责任意识、协作意识和安全意识。

(四) 提升操作技能

加强对OA系统管理者和使用者的操作技能培训, 包括OA系统的公文流程使用、岗位和权限设定、安全防范操作等内容, 使系统内所有使用者能够熟悉各自的岗位职责, 按照分工有序进行操作。尤其对于操作权限较高的管理人员, 承担着OA系统的使用和维护双重任务, 必须着重强化培训。

(五) 建立应急处理机制

制定公文处理应急预案, 明确应急处理的责任部门和责任权限。制定应急处理办法, 保证公文在运转中遇到突发问题和异常情况时能够得到及时有效的处理, 比如出错文件能够及时退回, 异常流转能够及时解决。严格执行保密制度, 目前涉密文件不在OA系统平台运转处理。

摘要：OA系统在高校内的使用使公文处理工作效率得到极大提高。按照国家公文处理相关要求, 有必要在高校OA系统运作中探索建立高效的公文处理运转机制, 促进工作效率的不断提升。

关键词：高校,OA系统,公文,高效,机制

参考文献

中国石油电子公文系统 篇8

基于工作流控制的的公文流转系统是政府办公自动化的核心, 也是实现无纸办公的基本手段。公文流转系统利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理, 极大地提高了公文处理效率和准确性。未来的公文流转系统将不单单局限于公文的书写与传递, 还要对这些公文进行有效的管理和信息提取, 确保使用者能随时从公文中提取有用的信息, 向现有的知识学习即实现知识管理和知识共享, 所以公文的规范流转问题就显得尤为重要。

公文流转系统可以按定义好的工作流程, 可以快速地进行各种审批、请示、委托、监控或传阅。使用微软的ASP.NET技术来构建系统, 采用APS.NET技术的ADO组件实现程序与数据库之间的连接, 采用XML技术将数据封装实现客户端数据和服务器端数据之间的传送和处理, 同时采用SQL Server数据库技术对系统的数据进行存储和管理, 通过SQL语句实现各种日常统计和查询、增加、修改功能。

1 公文流转系统的介绍

“公文流转系统”利用先进的计算机网络手段, 采用成熟和开放的软件产品, 通过建立公文流转系统, 协助员工进行日常办公管理, 将机构内部的业务流程制度化、规范化, 自动完成信息传递, 减少事务消耗, 提高政府办公效率, 改变旧时政府内部信息沟通不畅, 延迟的弊病。信息会得到高速的流通, 减少了以往管理模式中因信息的延迟造成的损失, 增进了政府内部的信息交流。公文流转系统在政府自动化办公的过程中将起到核心作用。

2 公文流转主要功能的设计

公文处理系统针对公文中各项具有规范和存档价值的正规文件进行统一的收、发、存等管理。公文指各级政府的决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、信函和会议纪要等。系统提供全面的公文管理和归档查询功能, 满足机关繁多的各种公文处理和存档要求。应用本系统的处理公文既规范又灵活, 可以简便直接的处理各式公文, 摆脱大量繁重的文件处理工作。整个公文的流转, 由前一环节决定后一环节的公文流向和限定处理时间, 前一环节可以随时跟踪以后环节的处理情况, 视具体情况辅助提示, 退回和改办处理, 从而保证公文流转的灵活和畅顺。在整个公文处理的所有办理环节中, 使公文过程更贴近实际的工作。

根据公文流转的需求, 公文流转系统大体上应该完成如下任务:根据部门的实际情况, 创建公文流路径, 从而实现流转路径的可定制。员工能够起草公文, 并且起草的公文可以按照已创建的公文流路径流转。能够对起草的公文进行统计及实时监控。能够统计查看自己审批过的公文。能够自行审批公文或委托其他员工代自己审批公文。能够添加、维护员工信息并设置角色。能够与其他辅助功能模块高效集成。

2.1 公文管理方面的设计

公文管理模块的公文分为表单、正文、附件三大部分, 表单是公文流转过程中各个步骤审批人填写公文相关属性或审批意见的表格。正文是公文的主要内容。附件是与该公文的有关文件, 附件要求支持word、excel、AutoCAD、PJG等图片的文件格式。公文管理模块具有以下功能:

拟稿的功能首先对有权限启动公文流程的用户有拟稿的功能, 能新建公文的正文、附件、填写表单。

发布公文文件用户按照公文的要求发布自己的公文 (公文号、标题、内容、发布时间、发布人、附带文档及文档类型) 。每人发布的公文除了管理员有所有管理权限之外只能由自己或已审批过的人查看。

层级审核功能能够与企业行政组织紧密结合, 根据拟稿人所处的行政级别确定审核的结构层次;能根据权限修改正文和附件, 流痕和清稿切换, 附件有版本控制。

选择审批流程可以定制流程也可按固定流程审批。

条件流转功能根据表单中填写好的条件自动判断流向, 而不需要用户再进行选择。能够支持多条件组合、与或非等判断流转。

接收通知审批给下一步的审批人发送即时通知或用户在登录内部网站时发送通知给他本人。通知显示从用户登录内部网站开始一直到退出内部网站。若此次登录没审批则下次登录还应继续发送待审的所有信息。审批人审批后不再有下一个审批人, 则将临时表中此公文对应的记录删除掉。同时更改本审批人的通知信息。

取回和回退功能流程中每个节点都可以往前一节点进行回退操作, 在下一节点人员没有打开工作任务之前前一发送节点的人员可以取回该工作任务。子流程可以退回父流程, 并发节点和流程能够退回。

公文流程查询功能用户可以随时查看本人经办的所有文件流转和审批情况, 能够根据流程中或者表单中的关键要素组合查询公文的状态和属性。

公文管理模块的业务处理流程图如图1所示:

管理员管理文件的功能管理员管理文件可以在查询浏览文件的基础上进行。管理员对所有公文有删除、查看的权限。在审文件, 作废公文或历史公文。可以对所有公文起到监查的作用;在审文件或历史公文。管理员对正在审批或已经审批完成的公文认为该作废的可以作废处理, 作废处理的文件并没从数据库中彻底删除。例如内容不是健康的, 则要即时作相关处理, 并且作废处理的文件只能由管理员查看处理。如果为在审公文, 则作废处理后, 还要从临时表中删除对应记录。

2.2 档案管理方面的需求设计

档案管理模块功能设计如下, 公文审批后, 需要对公文中的正文、审批表格附件中的设计图纸等文件的归档。在使用系统前要档案人员进行手工归档, 归档文件以纸质文件存放在档案室, 存放和查阅不方便, 因此需要有一个档案管理系统以电子文件的方式归档和管理, 实现档案方便快捷的归档和查阅。我们可以从下面的数据流图来了解整个档案的模块数据关系, 如图2所示。

档案模块一般用户有以下功能:能浏览自己负责的各部门文档, 进行借阅、查看、借阅审批, 文档操作, 包括著录图书资料、档案归档、文书组件、文书装盒、档案组卷;案卷操作, 包括档案文件的补录、插入、新增, 可在档案列表上修改、档案内文件信息及案卷属性修改、档案间文件调整;档案信息查询、打印报表。

档案模块管理员有以下功能:权限、日志、类目代码维护、图书资料代码维护、类目代码维护、基础资料代码维护、载体类型维护、著录。

公文流转系统是无纸化办公的核心, 公文流转系统的规范化设计, 对政府、机关、部队以及企事业单位的电子办公、电子政务、电子业务等将起关键作用。实践证明, 本公文流转系统能有效解决电子办公中的核心问题, 成为构架可扩展式电子办公体系的强大基础, 是真正意义上的无纸化网络办公平。

参考文献

[1]陈次白等.政府办公自动化原理与应用, 北京大学出版社, 2005:103~128

[2]王芳.电子政务的IT治理.信息经济与国民经济增长方式的转变中国信息经济学会2006年学术年会论文集.2006:303~310

[3]Fiebig T, Helmer S, Kanne CC, et al.Anatomy of a Native XML Base Management System.The VLDB Journal, 2003, 11 (4) :292~314

中国石油电子公文系统 篇9

为适应现代化管理和事业发展的要求, 我局经过几年的努力, 在全局范围内联通了局域网, 借助局内网平台, 建立了OA办公自动化系统, 实现了局机关与基层之间, 局机关职能部门之间公文的网上运转。电子公文传输系统在规范公文处理、强化内部管理等方面发挥了积极作用。

1.1 公文实现网上运转, 转变了机关的工作作风

几年前, 新一届领导班子上任伊始, 即确定了“围绕一个中心, 实现两个转变, 抓好三件大事”的工作目标。其中, 一个转变是由传统工作方式转变为新的工作方式, 即加快运用智能化、自动化、现代化的管理方式以适应事业面临的变化、发展和要求。为此, 主抓的三件大事之一是建立一个现代化的管理平台, 由定性管理进入定量管理, 由凭计划管理进入凭手段管理。全局信息化平台建成后, 服务于中心工作的智能物资管理、固定资产管理、经济项目管理等软件以及“人力资源管理系统”、“教育管理系统”、“视频会议系统”等的推广和使用, 初步构建起各类业务管理信息化的框架, 较好地解决了新形势下计划财务工作、人力资源管理工作、人才培训工作、行政管理工作如何支撑事业发展建设的问题, 为中心工作提供了更为及时、快捷、有效的服务。近两年又开通了“OA办公自动化系统”, 实现了公文流程的网上运转。公文电子传输系统的实现, 不仅大大减轻了工作人员的劳动强度和工作压力, 降低了错误的几率, 缩短了公文运转的时间, 提高了行政办公效率, 而且带动了干部职工工作作风的进一步转变, 提高了机关服务基层的水平, 干部职工的思想观念发生了显著变化, 开始注重从量的积累向质的提高转变, 从粗放型向集约型转变, 从结果管理向过程管理转变, 从而进一步推动了中心工作的有序开展, 在运用现代化手段加强管理方面迈出了坚实的一步。

1.2 公文实现网上运转, 优化了公文处理流程, 为办文人员催办和查询提供了便利条件

专业公文作为OA办公系统的核心内容, 描述了公文处理的整个过程, 包括发文管理、收文管理、督办催办管理、公文档案、查询管理等功能。根据《国家行政机关公文处理办法》和《国家机关公文格式》标准及实际公文运转情况, 首先定制规范的与纸质公文一致的收发文表单、电子公文模板和一份完整公文的工作流程。除涉密公文外, 任何部门、任何个人只要发起公文, 都按统一流程操作。与纸质公文不同的是, 电子公文传输系统严格按职责、按程序操作, 环环相扣, 减少了不必要的环节, 提高了公文处理的速度。同时, 电子公文的运转过程具有很强的透明性和可视性, 凡是与该公文相关的人员随时可以查看自己办理过的文件的整个流转过程, 包括办理方式、办理步骤、对应的办理人等, 对公文的整个流程进行适时跟踪, 随时掌控文件的去向和当前状态, 便于催办、查询与利用, 而且电子公文具有快捷、存储体积小、检索速度快, 不受地域限制等特点, 操作简单, 易于掌握。另外, 电子公文系统与即时通信产品（RTX）集成, 凡是与本人有关的公文处理任务到达时, RTX均有提醒, 用户可以及时处理相关事务, 从而缩短公文处理时间, 提高了行政办公效率。

1.3 公文实现网上运转, 降低了行政办公成本

一份公文往往要经过多次、多人的修改才能成稿, 特别是一些重要公文, 修改的次数可能更多, 过去, 每次修改都要打印纸质文稿。电子公文传输系统的运行, 使相关人员修改公文时不必打印纸质稿件, 可以多人次直接在计算机上修改。过去公文发送多采用邮寄方式, 不仅容易丢失、耗时长, 而且花费大量的邮资;而一遇急文, 外地多是先传真再发纸质文件, 京郊地区多为专人取送, 开车往返至少要两个小时, 而电子公文传输系统的实现, 使不同地域的收发文人员随时可下载打印带有红头红章的正式公文, 避免了不必要的人力、物力、财力的浪费。据不完全统计, 电子公文传输系统的运行, 一年可节约纸张、油墨、邮资等费用近十万元, 且减少了打印机、复印机、传真机等设备的损耗, 节约了办公费用支出。

1.4 公文实现网上运转, 减少了公文传递时间, 提高了工作效率

我局机关办公地点分散, 所属近50个基层单位分布于全国各地, 且多数单位地处偏远、交通不发达地区。传统发文方式多为邮寄方式, 不仅存在文件丢失的隐患, 而且机关与基层之间文件上传下达周期太长, 有时一份文件到达边远单位需要半个月以上, 影响了公文的时效性和执行力, 同时造成了高额的邮寄费用和大量办公纸张的消耗。以传真方式传递紧急公文, 往往存在一定的泄密风险。传统办公手段使“公文旅行”、“信息孤岛”的现象较为严重, 工作地点分散给相互通信、相互合作、协同办公带来不便, 致使全局整体办公效率相对偏低, 与承担任务的政治性和紧迫性之间形成巨大矛盾。电子公文传输系统的实现, 解决了机关由于办公地点分散而带来的办公困难, 实现了机关与基层之间公文的快速传递, 使公文请示汇报、指导工作、通报情况、通知事项、上传下达不再受时间差异、地域差异限制, 大大提高了公文传递速度和办公效率, 发挥了公文在公务活动中的作用。

2 电子公文传输系统存在的问题

电子公文传输系统的实施, 是现代化管理的重要手段之一, 是实现电子文档一体化的前提和基础。两年多的运行实践证明, 电子公文传输系统有利也有弊。

2.1 受制于某一流程处理不及时, 使公文不能按时处理

及时、准确、保密、落实是公文办理的基本要求, 公文处理包括发文办理和收文办理。在发文管理模块中, 员工根据需要选择行文类别、填写公文表单、起草公文、添加附件, 送交部门领导审核, 必要时还要送交其它部门会签, 然后由公文管理部门负责登记、编号、套头、校对、签发、盖章, 其后进行文件的分发、归档;在收文管理模块中, 公文管理部门收到公文后进行登记, 送办公室主任提拟办意见, 送交分管领导阅批, 根据领导批示意见送交相关人员承办、传阅, 文件办结后对公文进行归档。上述每个环节都要求及时处理, 才能确保公文在一定时限内办结, 一旦出现该环节的人未能及时处理的情况, 就有可能延误公文的处理时间。因为所有业务流程及所涉及的操作都有严格的权限控制, 每个用户以自己的姓名和专用密码登录, 他人无法进入该系统代为处理公文。

2.2 受制于某些技术处理手段的限制, 一些环节不符合档案管理的要求

领导签发是公文处理的重要环节, 纸质文件多以领导手签形式, 领导笔迹本身即为签发的依据。而我局电子公文的签发并没有实现真正意义上的电子签名, 而是使用打印和手写笔两种签发形式, 手签表单（手写笔）增强了业务模块的适应性, 方便领导使用, 使个人办公更人性化, 但无论是打印的还是手写笔的签发意见都不能真正体现领导签发的权威性和唯一性。一旦领导登录密码外泄或被盗, 就可能存在被人冒签的隐患。

纸质公文的修改从笔迹上即可判定是何人所改, 而电子公文传输系统对文稿的修改过程虽然实现了痕迹跟踪功能, 但不同人修改的情况在计算机上是以不同颜色、姓名、日期、修改内容显示的, 而打印纸质文件后, 显示出的却只有修改内容, 从而无法确认是何人所改, 加之电子公文系统缺乏对操作权限的控制, 只要知晓某人的登录密码, 即可进入系统, 使电子公文很容易被修改。这样, 一方面可能会出现抵赖不认账的情况, 给以后查询带来不必要的麻烦, 另一方面也不符合纸质档案的存档要求。

2.3 受制于网络自身建设限制和目前档案管理的需求, 电子公文传输系统使秘书部门工作量有所增加

我局OA办公系统依托的局内网是一个非涉密网络, 只允许非涉密公文在网上运转, 也就是说, 在实际工作中, 网上运转的公文也仅限于机关内部和基层单位的不涉密公文, 而来自我局上级机关或不相隶属机关的公文及涉密公文并不通过OA办公网传送, 这就造成全年的收发文登记库不完整, 不利于文件的查询。为保持收发文库的完整性, 收发文登记还要同时采用东方飞扬档案管理软件进行, 另外, 为体现文件的办理过程, 便于查询, 需要履行必要的签字手续, 收文还要进行手工登记, 也就是说, 目前我局收文登记要同时采用OA办公网、东方飞扬档案管理软件和手工三种形式。从档案管理的要求看, 目前还不能完全脱离纸质档案资料, 仍然实行双轨制, 在电子档案资料归档的同时还要打印纸质文件存档, 这些无疑增加了秘书部门收发文人员的工作量。

3 应对措施

电子公文传输系统正处在一个探求摸索阶段, 还不能完全符合实际工作的需要, 其自身也有一个在实践中不断调整、不断完善、不断规范的过程, 针对我局电子公文传输系统存在的问题, 我们采用了以下应对措施。

3.1 实施全员培训, 熟练运用电子公文传输系统处理公文

电子公文传输系统运行前, 由系统设计厂商、信息化建设部门与公文管理部门联合进行岗前培训, 要求各单位负责OA办公系统收发的人员要相对固定, 凡是更换收发文人员, 必须经由上级办公部门同意。首先对各单位信息员和负责收发文的人员进行专门的集中培训, 并由他们负责培训本部门的人员。通过培训, 使全体员工既要掌握公文处理的相关知识, 按流程熟练操作电子公文传输系统每个环节, 又要掌握一定的信息技术和计算机操作技术, 同时, 还要掌握OA办公自动化中关于会议管理、知识管理、计划管理、车辆管理、统计报表管理和其它涉及流程的事务管理等, 使人人都能熟练运用电子公文传输系统处理公文, 从而不断推进无纸化办公进程, 提高全局办公自动化水平。

3.2 运用某些技术手段, 确保公文办理的时效性

采用一些诸如即时通讯系统（RTX）、出差委托等技术手段, 确保公文及时办理。通过OA办公系统与即时通讯系统（RTX）链接, 实现公文任务的适时提醒业务。只要有新公文（包括会议、计划等）, 即时通讯系统都会在你的计算机上显示“OA向您发送消息”并告知任务内容, 提醒你登录OA系统查看任务详细信息并及时处理。看到提醒后相关人员即可进入系统及时处理公文;公文处理相关人员如遇外出情况, 可采用OA办公系统的“工作流程”—“任务管理”—“出差代理”形式, 选择代理用户与代理任务, 这样外出期间的某项任务就由代理人代为处理, 这样不会因为本人外出而延误公文的办理, 外出返回后取消代理任务即可。

3.3 完善相关制度, 进一步规范电子公文的运行管理

为确保电子公文传输系统发挥应有的作用, 有必要建立健全相关的规章制度, 从管理方面弥补目前技术手段上的一些缺陷。

制订电子公文传输收发文专人负责制。机关各处室和基层各单位明确专人负责电子公文的收发, 统一协调本部门电子公文的运转, 并与局办公室负责收发文的人员建立对应的工作关系;制订电子公章管理和使用办法, 明确电子公章使用如同实物公章一样必须履行相应的手续, 指定专人负责电子公章及密钥的管理;在目前未能实现电子签名的情况下, 由办公室收发文人员严格按程序送交分管局长或局长签发;对于不会操作计算机的个别领导可采用纸质稿件签发形式或经领导授权, 由秘书人员按领导口授代为输入签发或修改意见。通过一些行之有效的措施, 确保电子公文生成、加工、传输、发布的规范运行, 确保公文的权威性和时效性。

3.4 实现与档案系统的链接, 加快电子文档网上查询功能的早日实现

电子公文传输系统与我局使用多年的东方飞扬网络版档案管理系统进行有效集成, 可将办公自动化系统产生的公文定期或批量转入档案管理系统, 为今后实现网上档案资料查询和利用奠定了基础。目前, 我局档案已实现目录级的网上查询, 下一步, 我们将加快其它纸质文件的电子扫描工作, 将扫描后的电子文档统一挂接到东方飞扬档案管理系统网络版中, 并通过设置一定的审批流程和权限来加强电子档案的管理, 全部纸质文件扫描完成后, 即可在局机关率先实现全局电子文档（包括照片档案）的网上查询和资源共享, 待基层各单位完成OA与东方飞扬档案管理系统网络版集成后, 必将加快全局电子文档一体化的进程。