电子公文制发

电子公文制发（精选5篇）

电子公文制发 篇1

1 概述

电子公文作为信息载体, 与纸质公文一样具有时效性、准确性、唯一性的优点。公文是上级机关安排工作、传达政令的主要途径。做好公文签收是各站段和部门落实上级安排部署最基本和最重要的工作之一。各站段和部门在固定时间来登陆系统办理公文的签收和批转, 确保时效;相关信息技术部门确保系统的运转正常, 避免因断电断网造成公文无法受理的问题。上级部门及时跟踪督查, 对不签收未处理的进行通报考核, 追究责任。

为了满足路局发布公文站段签收的需求, 我段自主开发了站段公文批转系统。路局公文发布的及时性和准确性, 要求我们必须将电子化公文管理工作上升到战略性高度。但是, 当前公文管理的流程和标准还不成熟, 需要人工打印和传真, 然后再由领导批示后, 登记转发。为了进一步推动铁路信息化的发展, 提高办公效率, 要实现公文的签收和批转全程网上发布。

公文签收系统以数据管理为核心, 在数据库等计算机信息系统的支持下, 对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和下发。为了实现对公文信息的有效管理和操作, 就要把这些信息转化为规范的数据结构, 并使之适应公文管理的要求, 提供网络电子公文签收功能为企业管理提供方便。但由于基层部门缺乏既精通公文管理业务又懂计算机应用的人才, 参与系统的管理和维护仍然有很多困难, 无法完全模拟现实的公文批转, 难以将需求准确细化。

2 需求分析

路局下发了公文, 站段办公人员在线浏览后进行签收操作, 并下载附件;然后将该公文使用WORD进行HTML转化, 变成可以发布的内容格式, 然后登陆公文批转系统, 添加新公文。添加时, 选择下发公文所涉及的车间部门, 同时, 将段领导的批示信息附加到公文上, 如果涉及多位领导和多个部门, 则分别将这些信息按重要程度进行附加, 再将附件上传到该公文内。

当各车间部门负责人登陆系统后, 所有与本车间部门相关的公文将显示, 并等待用户签收。未签收的公文使用红色标记标示出来, 签收的公文则使用绿色标记。当点击签收后, 该公文就被该部门所签收, 并变成绿色标记。部门领导在看到该公文后, 同时把公文的落实负责人填写上, 并将批示信息填上;落实人再登陆系统, 看到公文的信息, 就将着手处理公文所包含的工作内容, 处理进度和处理的结果可以随时上报。

3 系统设计

电子公文签收批转系统需要对所有地点网络计算机软硬件环境进行全面的测试。开发前, 进行了详细的功能需求分析与编制。

系统的数据库设计:

建立公文数据表, 包含下发时间、下发部门、公文名称、公文类别、签收状态、站段领导批示、部门领导批示、负责人回复等字段。

建立管理用户表, 包含用户名、密码、用户权限等字段。

建立公文的附件表, 包含公文索引、公文附件名称、附件路径、附件大小、发布时间等系统的功能设计。

高级用户登陆系统可以使用发布公文的功能, 普通用户登陆只能看到自己相关的公文并进行签收和附件下载。段领导登陆可以看到所有公文并进行批示, 同时将公文发给所涉及的车间部门。部门领导登陆后, 看到需要自己进行处理的公文, 将公文的负责人填上, 并写出自己的意见。公文的负责人在收到公文后, 将进行按照文件进行工作, 并将工作内容和进度及时反馈。

电子公文签收批转系统, 分析了现实管理公文的每个环节, 并基本实现了其管理功能。

摘要：随着铁路信息化的高速发展, 办公的自动化、网络化也变得日益重要。为了实现公文网上发送, 全段各部门都能按上级机关要求及时签收公文, 避免出现文件积压和工作贻误现象, 保证政令畅通, 信息及时。提高公文管理水平, 降低办公使用成本, 推行电子公文签收批转是顺应社会发展趋势, 加快电子办公建设的必然。本系统主要使用IIS信息服务器与ACCESS数据库等软件构建在线办公的系统。它不仅解决了公文批转的责任划分, 也提高了办公效率, 实现了空间的跨越, 已在我段得到了广泛的使用。该系统在公文的发布、浏览、签收、反馈、上传等功能上都采用了权限设置, 确保系统的完整性和可靠性。

关键词：电子公文,办公自动化,公文批转,电子办公

电子公文制发 篇2

一、党政办公室是公文制发的管理部门，负责本机关公文发文处理工作。由专人具体负责。

二、文种包括：社区党发、社区发、社区党办发、社区办发、会议纪要、函件以及白头、黑头、网上通知等。

三、公文制发坚持控制数量，提高质量，注重效用，提高效率的原则。年社区党发、社区发文件原则上不超过90个；办公室发文原则上不超过40个。公文正文字数原则上不超过3000字。简报由办公室统一管理。各类简报反映的情况力求及时、准确、简明、生动，篇幅不宜过长，原则上不超过3000字。

四、公文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、打字、校对、缮印、用印、分发、归档、立卷、销毁等程序。

五、拟稿人员拟出初稿后要对文稿进行初步检查。主要检查结构、层次是否合理，语句是否通顺，数字、词句是否准确、规范。由本人签字后送本部门主管领导审定签字后，送办公室核稿，办理发文手续。

六、办公室收到送审文稿后，按要求登记收文时间、拟稿处室、送稿人员、文稿标题。

七、办公室对送审文稿从以下几个方面进行审核：是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关的规定；是否需要行文；是否需与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。文稿技术性问题，由核稿人员直接修改，非技术性问题可提出修改意见，发回拟稿部门，由拟稿部门负责修改。

八、送审文稿一律为微机打字稿。

九、办公室根据文稿字数和紧急程度限时核稿。XX字以内文稿在1天内核完；XX字以上的3天内核完；内容复杂、需与有关方面协商的，适当延长核稿时间，同时有两件以上文稿，急件先办；对社区领导有明确意见，需尽快下发的文稿或转出会签的文稿及其他需紧急处理的文稿，优先审核，防止压误。

十、文稿审核后，核稿人员要根据领导分工送分管领导审签后，由办公室主任负责审核签署呈签意见，送主要领导签发。

十二、文稿经主要领导签发后，不得再行修改，打字和校对后，编号、登记、印发。

电子公文传输系统的设计 篇3

电子公文传输系统(简称“电子公文系统”)是一个独立的管理系统或与办公自动化系统(OA)集成,实现公文的制作、保存、查询和统计等功能,使用高强度加密算法或国家机要管理单位认可的硬件加密设备对公章进行加密,以保证电子公文的严肃性。它有一套完整的公章验证体系,在公文流转过程中,公文盖章和公文打印都必须经过验证。

1.1版式文档在电子公文系统中的应用

版式技术是档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷等领域信息存储、交换和发布的重要技术。电子公文系统是版式文档格式的应用,重点应用电子公文流转、加盖电子公章、控制打印份数等部分。

1.2版式文档基础技术

(1)结构化信息提取技术

由于版式文档的生成软件的功能以及传统版式文档的描述能力问题,以前的版式文件(如PDF)都不包含结构化信息。因此从其他版式文档转换成新的版式文档标准格式,就需要通过算法进行结构信息的理解和识别,把结构信息写入标准版式文档中。因为历史保存的大量电子公文、电子图书等版式文档,都没有结构信息,而且目前多数生成版式文档的软件也不支持结构信息的输出,所以通过版式文档的结构化信息提取方法,不仅可以解决版式文档标准在电子阅读器中的应用问题,还可以通过结构化信息对内容管理技术的支持,提高版式文档在电子公文、数字档案等领域的应用水平。

(2)安全控制技术

版式文档在发布、传播和存储等过程中,都需要严格的技术手段来支持该文档的保密性、真实性和完整性。应用的发展要求版式文档需要具有开放的验证机制,需要支持水印、数字签名、循环冗余校验或纠错码等认证技术手段,并便于验证。

现有版式文档的相关安全控制模式仍有一定的局限性,需要对文件进行签名和加密处理时,只能针对文档的整体进行,当文件需要不同部门不同权限的人处理时,这种不可分割性的局限性就表现出来了,因此建立分段授权机制解决上述难题势在必行,即一份文档就能满足不同权限的不同应用。

(3)内容管理技术研究

版式文档同其他类型的文档一样,通常需要由内容管理系统来进行统一的管理。为了更好地对内容管理进行支持,需重点解决针对通用内容管理系统的支持技术,主要包括元数据、自定义域和检索接口。

2电子公文系统组成

电子公文系统由排版软件、电子红头制作软件、电子加密软件、发排系统、脱密软件、收发文管理系统等构成,硬件方面除网络设施外,还需要保密/发排二合一卡(装在专用电脑机箱的CPI插槽中)、彩色打印机等。

电子公文系统将公文传输方式从传统的“先打印后传输”改为“先传输后打印”,从而既能用网络传输红头文件,又基本不改变现有工作流程,解决了相应的远程传版、系统安全性等问题。该系统实现了用数字化方式传送传统带红头公文的目标。

系统构造了一个非常通用的内核,通过条件编译,能产生多种系统多种应用方式的代码,不仅减少大量重复工作,更重要的是保证了核心的一致性,也大大方便了产品的维护和版本控制。

完整的RIP(光栅图像处理器)能够完整准确地解释处理方正全部排版命令的产品,用于公文处理绰绰有余。

3电子公文系统主要流程

公文加密流程图如图1所示,公文解密流程图如图2所示。

4电子公文系统安全性分析

公文有其特殊性、重要性、严肃性和规范性,对安全性、稳定性、可靠性要求极高。系统要求:电子公文的内容和版面形式均与现有公文保持一致,保留原有红头,以保证红头文件的严肃性和规范性;与现有公文收发工作流程保持一致;保证安全性,防止文件被篡改,防止文件被未经授权的人阅读;公文电子的传递范围应达到各分支机构;电子公文当天可发送到收文单位。

4.1电子印章的安全性

对于电子印章,可从数据的安全性和使用的安全性进行分析。数据安全是指电子印章数据需要安全存储,防止篡改和拷贝等;使用安全是指系统在使用印章时需要对印章使用的各环节有效控制,保证各环节的正确性和合法性,并对相应的操作记录进行存储,以便日后进行跟踪追查。

数据安全性需要考虑以下问题。

(1)存储安全:印章数据必须被安全存储和管理。

(2)防篡改:印章数据不能被非法篡改,任何篡改都能检测到。

(3)防拷贝:印章数据不能被任意复制,印章必须在特定的存储介质上才能使用。

(4)唯一性:电子印章主要目的是完成对文档的签名,必须唯一对应一个私钥,且私钥必须具有安全保护措施,由使用者所拥有。

(5)机密性:电子印章数据中的印章图片数据如果被非法获取,就可能伪造印章,因此印章数据必须以密文的方式存储,保证印章图片不能被非法获取。

(6)数据结构安全性:印章数据在加盖前和加盖后,都能够验证其合法性。

使用安全性需要考虑以下问题。

(1)完整性验证:在使用过程中必须验证印章数据的完整性。

(2)合法性验证:验证印章数据是否为合法机构颁发。

(3)印章状态的合法性:即当前印章是否允许使用,其状态是否合法。

(4)印章日志:任何对印章的使用都需要进行详细的记录,以便日后审计查询。

4.2电子文档的安全性

电子文档在安全上需要实现数据的不可篡改性和不可抵赖性,其算法必须为国家密码管理局认可的算法,不可篡改性和不可抵赖性可通过电子印章对文档的签名来实现。

对于电子文档的安全,需要重点考虑以下几点。

(1)显示一致性

每台计算机的环境都不一样,尤其是字体文件会影响文档的显示效果,在设计上需要解决这个问题,保证同一个文档在不同的计算机上显示一致。

(2)不可篡改性

盖章后的文档不能被篡改,任何微小的改动都能够被及时发现。

(3)不可抵赖性

盖章人一旦对文档进行盖章确认,则不能否认,系统需要提供有效的方式进行查看。

4.3软件设计的安全性

流程上,每一步骤都需要检查印章或者文档的合法性,否则不进入下一个环节。

功能的设计上,每个功能都是一个独立的流程,直接生成目标文件,处理细节屏蔽在系统内部,调用者不能对其行为进行干预,保证处理的安全性和一致性。

显示软件方面,在显示前首先对文档和印章进行验证,如果出现错误则给出提示,对于带有印章数据的文档,在显示印章的时候,先将印章虚化显示,以防止印章图片被拷屏。

打印数据通过打印驱动发送到打印机,数据有被截获的可能性,需要考虑防止打印数据被截获。

需要提供完整的制章程序给制章中心,印章数据需要使用印章中心的唯一私钥签名,公钥颁发的安全性需重点考虑。

摘要：本文主要阐述了两套电子公文传输系统的安全性设计,一是作为全国办公电子公文传输系统的客户端,一是单位内部使用的系统。

浅谈电子公文档案安全管理 篇4

一、对电子公文档案管理的认识

(一) 电子公文档案管理概述

电子公文是指电子化的正式公文, 是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备及环境中产生, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的具有法定效用和规范形式的文件。

电子公文的管理包括发文管理、收文管理及档案管理三大块。电子公文档案管理, 就是利用计算机和网络技术, 运用汲取文件中心、虚拟立卷等先进的档案管理方法, 对电子文件实施网络化、自动化管理, 以确保电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性, 以确保电子公文得到科学保管和有效利用。

(二) 电子公文档与传统档案管理的区别

电子公文档案管理与传统的档案管理存在一定的区别, 主要表现在以下几个方面:

1. 归档时间。电子公文不同于传统的纸质文档, 在公文形成单位设定的档案分类号及访问限制级别后, 并通电子数码签名封签认证, 通过网络移交给档案部门, 在办理完毕后即可归档, 在时间上比较快捷。

2. 归档方式。为了避免电子公文在传输、处理过程中出现错误, 确保电子公文档案的原始性、真实性和准确性, 电子公文的归档方式在程序上更加谨慎和繁琐, 要随时对电子公文进行信息确认、身份验证及签名保护。

3. 保管方式。电子公文的保管需要在公文形成单位的配合下, 主要通过计算机技术来保管。档案管理部门要及时对电子公文的的文件格式进行转换, 实现格式一致、统一保管。

4. 管理方式。与传统的档案管理相比, 电子公文的的保管对目录分类、编号的准确性要求更加严格。

5. 查询利用方式。电子公文档案的查询需要利用者及会员通过注册、身份验证、信息确认等步骤才能完成, 相比传统的档案查询, 更加便捷, 流程也相对复杂。

二、电子公文档案管理存在的不安全因素

由于电子公文是通过电脑及互联网形成并传送的, 制作、接受和发宋的过程可以突破时间和空间的限制, 比传统的档案管理方式更加便捷, 给人们工作带来了极大的便利, 也节约了成本。但电脑的信息输入要求及互联网的公开性和全球性, 加上电子公文才刚刚兴起, 在技术上还有待进一步提高。信息技术的发展, 使得电子公文的档案管理存在着一些不安全因素, 主要表现在以下几个问题:

(一) 黑客问题

近年来, 黑客入侵网站事件频频发生, 给企业带来了经济损失, 造成人们工作生活的不便。2012年5月21日, 在欧美非常活跃的黑客组织“无名氏”再次攻克美国司法部网站, 并从中获取大量内部数据, 这已是美国司法部网站今年以来第二次遭到该黑客组织的攻击, 导致网站长时间无法登陆。另外, 据瑞星“云安全”系统统计, 仅今年5月份就有4, 368, 100人次网民遭到网页挂马攻击, 在瑞星截获的615, 494个挂马网址中, 教育类的网站就高达30%以上, 安全专家指出, 一旦考生或家长访问了被挂马的教育类网站, 电脑就会受到恶意木马的入侵, 一旦成功, 黑客就可以通过远程控制对用户系统中的重要数据文件进行窃取, 在网上交易的账户和密码等信息也变得容易丢失。如果电子公文遭到黑客的截留、毁灭、修改或伪造, 必将造成政府部门的混乱。

(二) 电脑病毒问题

互联网为电脑病毒的传播提供了良好的环境, 电脑病毒的迅速增加, 也给人们造成了极大的困扰。据报道, 2012年年初, 伊朗部分离心机遭到“Stuxnet”病毒入侵, 导致离心机的控制系统停止运作。更为严重的是, 有科学家预言人类大脑将可能感染电脑病毒。如果电子公文被电脑病毒感染, 造成文件毁灭或送达延误, 则会造成政府部门运作不畅。

(三) 信息泄露问题

网络软件的多样化致使政府部门的网上用户可能被检测, 木马程序的不慎使用, 很有可能会导致信息的泄露。信息泄露将会对政府部门带来损失或不好影响, 甚至危害到国家政府的经济利益。

三、如何实现电子公文档的安全管理

实现电子公文的安全管理, 确保电子公文的真实性、完整性和准确性, 是档案管理工作者的重要任务, 档案管理工作者要加强对电子信息技术的学习, 做好档案的管理。

(一) 建立电子公文档案的密钥使用制度

做好电子公文的档案管理工作的首要问题是完善电子公文的档案管理制度, 规范电子公文的管理流程, 建立电子公文档案的密钥使用制度, 档案管理工作人员要严格按照规范和制度执行, 提高对电子公文档案管理安全性的认识, 明确责任范围, 使用加密技术, 认真做好电子公文的档案管理工作。同时要实现电子公文与纸质档案的双管理, 以方便查询及信息确认工作的完成。

(二) 完善证书管理制度

电子公文在的传送通过加密和数字签名得到保障, 但要防范假冒密钥的情况, 电子公文档案管理工作者可以引入数字化证书和证书管理机构, 建立完善的证书制度。证书管理制度已经在电子商务中的到广泛应用, 并取得良好的效果, 在此方面的经验可以被电子公文档案管理工作者借以引用。

(三) 做好网上传递信息的保护措施

在电子公文的信息传递过程中, 要做好安全保护措施, 可采取加密方法或设置只读方式来保护数据、信息传递的安全。

(四) 电子签名及电子公章的保护

电子公文的安全传送通过签名技术来前别当事人的身份, 并确保内容不被篡改, 电子公章的安全是电子公文系统安全工作的重中之重, 电子工作在制作时, 要做好加密信息捆绑, 并且要加盖专用密码, 以确保电子签名和电子公章的安全。

四、总结

电子公文的应用, 推动了电子政务和企业信息化的发展, 实现电子公文档案的安全管理, 对相关机构和组织具有重要的意义。电子公文档案管理者, 要强化电子公文安全管理的意识, 强化责任心, 注重相关电子信息技术的学习;同时, 实现电子公文档案的安全管理, 要建立密钥管理制度和证书管理制度, 做好网上传递信息的保护措施, 确保电子签名和电子公章的安全使用, 实现电子公文的安全管理。

参考文献

[1]电子公文管理, 2010 (7) .

[2]殷原园, 浅谈电子公文档案管理, 2005 (17) .

[3]美国司法部承认网站遭黑客入侵, 2012 (5) .

[4]瑞星称高校网站遭黑客攻击考生报考需擦亮眼, 2012 (6) .

[5]美欧官员称伊朗已成功消除核设施电脑病毒, 2012 (2) .

[6]科学家预言未来人类大脑将可能感染电脑病毒, 2011 (12) .

电子公文管理系统设计与实现 篇5

公文是政府军队等各类部门请示汇报、命令下达等工作中的重要部分。传统的公文归档以纸质原件为主,存放在档案局等部门,当归档公文数目逐渐增多时,公文的查找就存在效率较低等缺点。尤其是当用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时,在纸质归档公文中进行基于内容的模糊查询几乎无法实现。另外,纸质公文的管理、维护、防腐等,也需要大量的人力物力支持。

随着计算机硬件、局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高,当前公文的撰写基本都是先完成电子版本,然后再打印传达。因此,将公文的电子版进行归档成为可能[1,2]。实施电子公文的归档管理[3,4],与传统方法相结合,可以在几乎不增加额外劳动量的前提下,对公文的管理、查找、维护工作起到大大的改善效果。

2 系统设计

《电子公文管理系统》就是在这样的背景下产生的。其目的是在不改变用户公文撰写流程的前提下,完成电子公文的归档、查询等功能。此外,对历史公文的充分借鉴,还可以提高用户公文撰写格式的规范以及公文内容风格的一致性等。

系统采用标准的客户端-服务器模式(C-S模式),由Oracle数据库服务器[5]对电子公文的存储、查询提供支持。客户端软件由Delphi实现,包括公文模板管理、公文归档、公文撰写、临时公文管理、公文查询和系统设置六大模块,如图1所示。

“公文模板管理”可以将常用的空白公文模板存储到数据库中,用户可以据此撰写新的公文。“公文撰写”模块可以依据公文模板或已经归档的历史公文,撰写新的公文。用户只需修改其中的内容即可,而不用再过多关心其格式等内容,提高公文撰写的效率。“临时公文管理”对新撰写的公文以及尚未定稿的公文进行管理,支持同一公文的多个不同版本,并可以将临时公文及时上传备份到服务器以防丢失,同时能够方便地从其它机器阅读修改公文。“公文归档”对于已经完成的公文,可以归档录入数据库,以方便将来查阅。系统提供单个公文归档、批量归档等多种归档方式,并能够通过“公文自动分析”功能解析出公文中的项目,如标题、关键字等,减少公文归档的工作量,提高系统可用性和效率;同时还可以将领导签字照片等附件一同录入,以提高公文归档的完整性可用性。“公文查询”模块能够对所有已归档的公文进行高效查询。除了支持灵活的按照各种项目自定义条件查询外,还支持基于内容的查询,即可以查找内容中包含指定文字的所有公文。最后,“系统设置”模块包括不同部门、不同级别用户的用户管理及权限控制功能,灵活的数据库连接参数配置功能等。

3 关键技术

系统实现的主要难点和创新包括以下几个方面:1)公文在Oracle数据库中的存取控制;2)公文内容的自动解析和批量归档;3)基于公文内容的全文检索查询;4)本地文档与数据库备份文档的比较及版本控制。

3.1 公文在数据库中的存取

一个公文由很多元素组成,如标题、发文机关、公文种类、年份、主题词、引发说明、承办说明、正文等等[2]。在数据库中的存取有两个方案:一是将各种元素分开存储,用户预览全文时再按照公文格式要求合并成一个文档。该方案的好处是分开存储便于用户的查询;不足是当合成新文档是需要考虑公文的格式要求。因为公文类型繁多,因此恢复新文档的操作复杂,而且往往难以完全恢复原样。第二个方案是将整个文档采用二进制方式存储在数据库中。这样的好处是文档的恢复比较简单,但是由于各个元素没有分离,因此在公文的查询方面存在不足,需要解析文档内容并逐个分离出元素信息,效率较低,难以满足快速、灵活的查询需求。

通过分析比较,系统采用了一个折中方案:对于除正文以外的其它元素,如标题、发文机关、年份等,在数据库中分别在不同字段中分离存储,以方便用户的查询;同时又将文档本身进行存储,以便于公文的恢复。该方案以一定的存储开销为代价,较好地照顾了查询操作和公文恢复操作。因为除正文以外的其它元素内容很少,通过数据库中的日期型字段、Var Char字段等即可满足要求,因此引入的额外开销非常小。实验部分证明了该方法的有效性。

公文文档存放在Oracle中的BLOB字段中,具体是通过Delphi中TBlob Field类的Load From File()和Save To File()方法实现了数据库的存入和读出。

3.2 公文内容的自动解析和批量归档

为了解决在公文归档过程中手工输入各种元素信息的效率问题,系统实现了公文内容的自动解析。根据公文格式规定,通过程序对指定的公文进行自动分析,解析出各种元素的内容,然后自动填入数据库。

Delphi提供了两个类:TWord Application和TWord Document[3]。前者可以连接到MS Word应用程序中,后者可以连接到一个Word文档。公文中的每一段、每一行以及每一个表格,都可以通过TWord Document对应的如Paragraph、Line以及Table对象等获得。根据公文承办规定中对相关元素位置、格式的定义,配合识别元素的关键词信息,通过逐段逐行分析,就可以解析得到元素内容。

实现了对一个公文的解析功能,再配合Findfirst、Find Next以及Find Close等Windows的API函数的递归调用,就可以查找指定路径下(包括子目录)的所有Word文档,然后逐一对之进行解析并将分析结果入库,就可以实现公文批量归档的功能。

公文内容自动解析及批量归档功能的实现,简化了公文归档的工作量,用户只需指定文件或者路径,系统即可自动完成剩余工作,大大提高了公文归档的效率。

3.3 基于内容的全文检索查询

指定通过公文标题、发文机关等元素内容,查找满足条件的公文,是基本的数据库查询操作,比较容易实现。但是在公文的查找中存在一类需求,即用户只记得公文的大致内容,如公文内容中包含的几个关键词,但是关于公文更详细的内容如发文时间、发文机关名称等并不清除。在这种情况下需要对公文进行基于内容的全文检索查询。

该功能的实现流程如图2所示。对数据库中的每条记录,均先将对应的Word文档保存到本地,然后用Delphi的TWord Document类打开。TWord Document类的Content属性为Range对象,调用其find.execute()方法可以在该范围内进行文本查找,功能与Word应用程序中调用“编辑-查找”功能菜单一样,不仅可以进行基本的查找,还可以通过参数控制在查找过程中是否区别大小写、是否使用通配符等。如果匹配成功,则该方法返回True,系统为该条记录做好标记,作为查询结果中的一条进行显示。当数据库中所有的记录都处理完后,查询处理结束,所有被标记的记录均为满足条件的结果,即内容中包含指定关键词的公文。

3.4 文档版本控制

“临时公文管理”模块主要是将正在撰写尚未正式定稿的公文存放到数据库中进行备份,同时支持同一稿件在撰写修改过程中产生的多个不同版本维护功能。文档修改前后的比较、版本控制是这一模块的主要技术点。

版本控制主要是通过获取文件最近修改时间来实现的。具体来说包括以下步骤:1)系统启动时,通过Oracle中的sysdate函数取得数据库服务器的当前时间,并将客户端时间与服务器时间进行自动同步;2)临时公文上传到服务器进行备份时,获得文件的最近修改时间并保存在数据库中的Update Time字段中;3)检查本地文件与数据库备份文件是否一致时,再次获得本地文件的最近修改时间,通过与数据库中保存的时间进行比较完成。

获取文件最近修改时间功能实现,主要是通过Windows的API函数Find First File()获得文件属性数据,该数据的ft Last Write Time属性即为文件的最后修改时间。值得注意的是,该属性获得的是用32位表示的文件时间戳,为操作系统使用。要想转换为用户能看懂的本地系统时间,需要通过File Time To Local File Time()、File Time To System Time()以及Systemtime To Date Time()函数进行转换。

4 测试验证

为了验证依据上述分析设计的有效性,对已实现的公文管理系统进行了测试验证。

4.1 实验设置

试验在2台PC机组成的局域网内进行。数据库服务器的基本配置为PIV 2.0G CPU,1G内存,120G硬盘,其上安装了Oracle9i;客户端PC机配置为PIII 1G CPU,512M内存,80G硬盘,安装了Oracle客户端和Office 2003软件。

实验数据集为某单位2006-2008.6产生的500个实际公文文件,大小从50K到500K不等,平均大小约为200K。在其上进行了存储开销比较、查询性能、自动归档性能以及全文检索性能的实验。

4.2 实验结果

采用三种存储方案对公文进行存储,考查随公文数增加不同方案存储开销之间的差异,如图3所示。其中方案一为所有元素均分离存储;方案二为仅存储完整的公文文件;方案三为本文采取的折中方案。

可以看出,方案一所需空间最小,方案二其次,方案三所需空间最大。这是因为,方案一仅保存了必须的文本内容,而且不同元素之间相互无重叠冗余;而方案二存储的完整文件除了包含字符格式、字体等信息外,还包含Doc文件必须的文件格式头等内容,因此所需空间较大。方案三在方案二的基础上还冗余存储了一些元素内容,因此所需空间最大。但总体看来,方案三与方案二相比,额外所需的存储空间并不是很大,约占文件大小的0.5~1%左右。

三种存储方案下普通查询的效率和原文档恢复所需时间分比较别如图4、图5所示。可以看出,方案三普通查询的效率与方案一几乎没有差别,受益于Oracle数据库管理系统的查询性能,在实验数据规模上返回结果的时间为毫秒级;而方案二由于需要还原文件后再进行全文检索,所需时间较长,尤其随着数据库中记录数增加所需时间也线性增加,当数据规模较大时难以满足用户需求。而在文档恢复方面,方案一需要将所有内容进行重组,并按照公文承办规定设置相关元素的格式等,所需时间为秒级,而且恢复效果较差;而方案二和方案三直接从数据库中读取完整文档并恢复,所需时间仅为毫秒级。

在采用第三种存储方案实现的系统中,随归档文档数的增加,系统自动归档所需时间情况如图6所示。可以看出,系统具有较高的自动分析和批量归档功能,平均每个文档所需的分析归档时间不足1秒。因此能够较好满足归档需求。

系统全文检索效率如图7所示。可以看出,全文检索所需时间与随公文数目增加呈线性增加,平均处理每个公文所需的时间约为200毫秒。因此,当公文数目较多时,建议先通过普通查询缩小全文检索范围,可以有效降低全文检索的响应时间。

5 结束语

基于Delphi和Oracle数据库,结合MS Word的VBA相关功能,设计并实现了一个电子公文管理系统,探讨了其总体结构及设计实现相关的关键内容,并通过大量实验验证了上述工作的有效性。该系统目前已经投入使用,运行稳定,性能良好,也在一定程度上验证了本文工作的可行性。

参考文献

[1]单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统,2003(3).

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