制发公文的有关规定（精选3篇）
制发公文的有关规定 篇1
一、用纸
1、国家机关公文用纸规格：16开型（260mmx184mm）。
现行国家机关公文用纸规格为：a4型（297mmx210mm）。
2、山东省规定公文用纸为：16开型（260mmx190mm），正式文件一般使用52克凸版纸。
二、公文套头制版的规定
行政机关正式文件应套红印刷，文头用字规格不超
过24mmx14mm；同级办公部门的文头用字不超过22mmx12mm；天头一般为45mm，文头下沿与红线间隔30mm，正式文件的文头部分不超过公文用纸的五分之二，函件、信签套红文头部分不超过公文用纸的四分之一。
三、页边与文字区的规定
公文的正文一般用3号仿宋字体，每页19行，每行25字。
文字区为204mmx140mm。页边上、下、左、右与文字区的距离一般是：3.0mm、2.6mm、2.5mm、2.5mm。
四、印刷字体的规定
1、大标题一般使用2号宋体；（鄄城县）
2、二级标题一般使用3号黑体或宋体；（鄄城县、鄄城县）
3、正文（主体、主送单位、附件、发文时间、印发说明等）一般使用3号仿宋体，16开19行、每行25字。正式公文文区相对较小一些，字距行距较其他材料较大一些，以示庄重。（鄄城县）
4、“主题词”一般使用3号黑体（主题词），主题词内容使用3号楷体或仿宋体（文化 年鉴 通知、文化 年鉴 通知）；“抄送”、“发送”一般使用4号黑体（抄送 发送），发送单位则使用4号仿宋体（县委 人大）。
五、讲话材料印刷字体规定
1、大标题一般使用2号宋体；
2、副标题、讲话人职务姓名一般使用3号楷体；
3、正文印刷排版参照正式公文；
4、篇幅较长的讲话材料，16开每页可21行、27字排版；
5、印发说明、标注等一般使用黑体，如“机 密”。
制发公文的有关规定 篇2
那是不是说只要一出现类似“有关部门”的字眼, 就是有人在故意搪塞群众、敷衍塞责呢?笔者认为这个问题是可以讨论的。
我们发现, 在政府机关的很多议案、报告、批示等公文中, “有关部门”的“出镜率”是很高的。请看下面的例子:
(1) 请示国务院的事项如涉及其他部门的职责, 主办部门要主动征求有关部门的意见, 协办部门要积极配合, 取得一致意见后, 经有关部门负责同志会签上报国务院。 (《国务院办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的通知》国办发[2001]5号)
(2) 第三十一条有关部门对承办的公文应当及时办理。 (《中国人民解放军机关公文处理条例》2005年1月7日)
(3) 为充分调动各乡镇、各部门抓服务业发展的积极性和主动性, 进一步明确责任、细化任务, 加快推动我县服务业发展, 县委、县政府研究确定了2008年全县服务业发展目标任务, 并分解到各乡镇和县直有关部门。 (《蒙阴县人民政府办公室关于下达2008年乡镇和县直有关部门服务业发展责任目标的通知》2008年4月7日)
以上三例中, “有关部门”的使用, 非但不使人感到困惑反感, 反而让人觉得清楚明白, 很有针对性。笔者认为这是因为在这些公文中正确使用了“有关部门”这一模糊词语。
一、公文中为什么会使用模糊语言
公文是法定机关和组织在公务活动中按照规定的格式、经过一定的处理程序制成的书面文字材料, 是各级各类机关处理各种工作的一种工具。它具有非个人性、书面性、明确性、客观性等特征。因此, 公文的语言要求简洁明了、严密准确, 不能有丝毫的模糊。
模糊语言是指外延不确定、内涵无定指的特性语言。它具有两重性的特点:在本质上是明确的, 但表象上是模糊的;在定性表述上是肯定的, 在定量表述上是变化的;在内容上是确指的, 在形式上是灵活的。黎千驹在《模糊语义学导论》里提到:“模糊语言是指那些表达了事物类属边界或性质状态方面的不明晰性、亦此亦彼性、非此非彼性, 即中介过渡性的语言。”
公文的特点似乎要求它不允许出现模糊语言, 但是事实并非如此。原因如下:
1、客观世界中普遍存在着模糊现象, 公文也不例外。
比如在一些单位的工作报告中经常会出现这样的文字:“通过学习, XXX在思想上加深了认识, 在理论上提高了水平”。“思想认识”和“理论水平”“加深”、“提高”的程度我们无法用具体数字来衡量, 所以只能使用这样的模糊语来表达。
2、人的认知也存在着模糊性。
认知语言学告诉我们, 人类把客观世界反映到语言上, 是经过了认知的加工的。也就是说, 语言所反映的客观世界是带有人的主观色彩的, 二者通常不是完全一致的。而人的认知会受到各种因素的影响, 这又使得人们对客观世界的认识有时很清晰, 有时又很模糊;或者有时认识得清晰, 但表述时却不需要那么精确。公文是用书面语言反映人类社会现实问题的一种文体, 有时就需要使用模糊语言。例如:
(4) 但是, 融资性担保行业基础薄弱, 长期以来缺乏有效监管, 存在机构规模小、资本不实、抵御风险能力不强等问题, 一些担保机构从事非法吸收存款、非法集资和高利贷等活动, 严重扰乱市场秩序, 危害社会稳定, 需要进一步采取措施予以规范。 (《国务院办公厅转发银监会发展改革委等部门关于促进融资性担保行业规范发展意见的通知》国办发[2011]30号)
这里出现了“长期以来”、“规模小”、“能力不强”、“一些”、“严重”、“进一步”等模糊语。尽管对这些现象的认识是清晰的, 但在表述时没有必要使用精确语言。如果使用了精确语言, 对这些现象进行量化处理, 反而会使表达受限, 影响人们的理解。
二、模糊语言在公文中的积极作用
1、使行文简洁明了, 准确精炼
公文中所涉及的公务活动, 大多反映具有普遍意义的问题, 或准备使文件在较大范围内发挥作用, 这就要求公文中的语言要概括性强并且表达准确。而模糊语言的概括力是毋庸置疑的, 它舍弃了某些细枝末节, 用精炼的语言来表达事物, 这就避免了公文使用大量文字描述细节而显得拖沓冗长。例如:
(5) 从严控制和压缩因公出国 (境) 、公务用车购置及运行、公务接待三项经费支出, 严肃查处变相利用公款出国 (境) 旅游, 违规核定用车编制、超标准配备更新和违规使用车辆, 利用公款大吃大喝、游山玩水、请客送礼和进行高消费娱乐健身活动等问题。 (《国务院办公厅转发国务院纠正行业不正之风办公室关于2011年纠风工作实施意见的通知》国办发[2011]21号)
上述例子中, “从严”、“严肃”概括说明了处理问题的态度和程度;“变相”也概括说明了各种利用公款出国 (境) 旅游的方式, 而并没有一一列举;“大吃大喝”、“请客送礼”和“高消费”也都没有说明在金钱的量上要达到多少数额。整个行文简洁流畅、概括准确, 丝毫没有让人感到冗长、晦涩。
2、使表述机动灵活, 避免绝对化
唯物辩证法告诉我们, 要坚持普遍性和特殊性相结合的原则, 具体问题具体分析, 而不能一刀切。公文中的下行文是上级领导机关对所属的下级机关的一种行文, 例如“意见”、“命令”、“决定”、“通知”等。上级在制定下行文时, 因考虑到问题的复杂性以及下级的不同情况, 就不能使用绝对化的语言来表述。使用模糊语言就避免了这样的问题, 可以使下级因地制宜, 有针对性地解决问题, 行文时既有原则性又有灵活性。例如:
(6) 拟制紧急公文, 应当体现紧急的原因, 并根据实际需要确定紧急程度。 (《国家行政机关公文处理办法》国发[2000]23号)
(7) 国家在必要时设立特别行政区, 在特别行政区内制度依照具体情况由法律规定。 (《中华人民共和国宪法修改案》)
例 (6) 中的“根据实际需要”和例 (7) 中的“必要时”、“依照具体情况”, 都使得表述机动灵活, 避免了绝对化。
3、使表述严谨周密, 无懈可击
公文作为一种正式文体, 必然要逻辑严密、表述周全。有时使用模糊语言便能达到这种目的。例如:
(8) 社会主义制度建立以后, 由于国内剥削阶级残余势力的存在和国际资本主义的影响, 阶级斗争还在一定范围内长期存在, 在某种条件下还可能激化。
该例中的“一定范围”、“长期”、“某种条件”等模糊词语的使用, 把社会主义制度建立后阶级斗争存在的范围、时间、条件等都加以说明, 使得表述严谨周密, 无懈可击。
4、使行文委婉含蓄, 表述得体
公文用语通常要求简洁明快, 平实直露, 而不能晦涩难懂。但在有的情况下, 或出于礼节, 或出于保守机密, 就不得不使用模糊语言把话说得委婉含蓄一些。例如:
(9) 国际军事竞争依然激烈。主要国家加紧调整安全和军事战略, 加快军事改革步伐, 大力发展军事高新技术。一些大国制定外层空间、网络和极地战略, 发展全球快速打击手段, 加速反导系统建设, 增强网络作战能力, 抢占新的战略制高点。部分发展中国家保持强军势头, 推进军队现代化。 (《<2010年中国的国防>白皮书》)
在陈述国际军事竞争的态势时, 公文使用了“主要国家”、“一些大国”、“部分发展中国家”等模糊词语。其实这些模糊称谓都是有明确的所指的, “主要国家”、“一些大国”就是指美国、俄罗斯等军事大国, “部分发展中国家”就是指中国、印度等处于军事上升期的国家。但是文中没有具体指明那个国家, 反而使用了模糊称谓, 主要是因为这样可以使表达含蓄得体, 更是对其他国家的尊重, 体现了我国是礼仪之邦的传统。
三、公文中使用模糊语言应注意的问题
通过以上分析, 我们知道模糊语言的运用能对公文起到很大的积极作用, 使得公文的表述简洁精练、机动灵活、严谨周密、含蓄得体。但是也不能在公文中随意使用模糊语言, 有几个问题需要注意。
1、严格区分模糊语言和语言模糊, 避免歧义
模糊语言表面上看比较模糊, 但其实它的内涵是明确的。而语言模糊则是使用了含糊不清、模棱两可的语句, 写出来的公文往往令人费解, 不明所以。公文中应当避免语言模糊的现象, 适当地运用模糊语言使表述更严密准确。
2、表态时不能含糊其辞, 敷衍塞责
以文章开头的“有关部门”为例, 大部分公文中使用的“有关部门”都是为了措辞严谨, 能够适用于不同的问题。但为什么它会成为人们最讨厌的词语之一呢?我们发现, 有的机关在布置工作或者解决问题时, 习惯用“有关部门”这个词。当工作出现问题需要追究责任时, 往往找不到相关的责任部门和责任人。有群众向政府部门求助时, “有关部门”互相踢皮球, 都不想处理。这样, “有关部门”就变成了搪塞群众、敷衍塞责的幌子, 势必会引起人们的反感。
3、避免把模糊语言变成假话、大话和空话
公文中使用模糊语言是为了避免拖沓冗长、概括说明众所周知的内容或有其他方面的需要, 但都不能脱离客观实际。如果脱离了实际, 就只能变成假话、大话和空话。
四、结语
制发公文的有关规定 篇3
关键词：国家标准;公文格式;修订
Abstract： “Layout for official document of Party and government organs” plays an important role in scientific， systematic and standard document processing for party and government organs. Compared with “Layout for official document of administration”， this standard is more scientific accurate，logical，brief，and easy to understand. But the author considers that some items of the standard are still not accurate， not rigorous， not simple and lack of maneuverability. The author hopes to get timely revision.
Keywords： Management standard;Document format; Revision
为适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理科学化、制度化、规范化，2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），并于2012年7月1日起正式实施。《条例》规定：“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。”[1]适应《条例》的规定要求，中共中央办公厅和国务院办公厅对国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）进行了修订，形成了现行国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），于2012年6月29日经国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会批准发布，2012年7月1日起正式实施。
新标准在标准名称、适用范围、标准结构、公文装订要求、公文格式要素及编排、特定公文格式编排等方面进行了修订，使标准内容更为科学准确、逻辑严密、简洁明了、通俗易懂。但笔者在对该标准的应用过程中，发现标准部分条目仍存在不准确、不严密、不简洁、不通俗、操作性不强的地方，现提出来与大家一起探讨。
1 从标准的准确性考量
1.1 应修订“3.1字”、“3.2行”的定义。“3.1字”的定义为“标示公文中横向距离的长度单位”，“3.2行”的定义为“标示公文中纵向距离的长度单位”，根据该标准“规范性引用文件”中的“GB 3100 国际单位制及其应用”，长度的国际单位制为m、km、cm、mm、μm、nm、pm、fm，以上是我国长度的法定计量单位，而标示公文中横向距离的“字”和标示公文中纵向距离的“行”不是我国长度的法定计量单位。按照《中华人民共和国计量法》规定，“非法定计量单位必须废除”;1990年8月25日国家技术监督局令第14号颁布的《计量违法行为处罚细则》规定：“出版物使用非法定计量单位的，责令其停止销售，可并处一千元以下罚款。”《党政机关公文格式》国家标准是一种技术规范，并且标准文本是公开的出版物，理应遵守国家相应法律法规要求。因此，建议将“3.1字”的定义改为“标示公文中横向距离的单位”，“3.2行”的定义改为“标示公文中纵向距离的单位”。
1.2 应补充“发文字号”编排位置的特殊情况。“7.2.5 发文字号”规定：“编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。”建议在后面加上“特定情况可以作适当调整”的表述。因为同样这一条目规定，“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行”，如果出现三个以上签发人的情况，签发人需要排两行以上，这样，为满足“与最后一个签发人姓名处在同一行”的要求，发文字号就需要再做调整。
1.3 应修改“标题”的排列方式 。“7.3.1 标题”中规定：“标题排列应当使用梯形或菱形。”百度百科对“菱形”的定义是：“在同一平面内，有一组邻边相等的平行四边形是菱形。”[2]菱形标题要求上下对称，而实际应用中经常会出现标题上下不对称的情况。按照百度百科对“纺锤形”的定义，“一条对称轴的四边形称做纺锤形”，[3]故“标题排列使用梯形或纺锤形”比较符合实际。
1.4 应将“抄送机关”移至“主体”，主送机关名称过多时移至版记上方。《条例》规定，“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关”。[4]抄送机关与作为公文主要受理机关的主送机关不同，可以认为是需要执行或知晓公文内容的“次要”受理机关，故将这一条目从“7.4版记”中分离出来，列入“7.3主体”比较恰当。抄送机关在公文格式中的位置，可以表述为“编排在版记之上一行，上加一条分隔线”。当出现7.3.2中提到的“主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文”的情况时，“应当把主送机关移至版记之上，上加一条分隔线。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线”。这样，就明确了主送机关、抄送机关都是公文“主体”的一部分，避免出现“将主送机关移至版记”后，不易确定主送机关是作为公文主体，还是作为版记内容的情况。
1.5 应将附注编排在成文日期下二行。标准规定：“如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。”如果附注内容较长，会出现附注到成文日期下方的情况，这样加盖印章时，印章有可能会盖到附注内容，影响公文的阅读及公文版面的美观。
2 从标准的严密性考量
2.1 应修订字号的数字用法。按照国家标准《出版物上的数字用法》（GB/T 15835-2011）规定，选用汉字数字的情形包括“已定型的含汉字数字的词语” [5]。在常用的文字处理软件WPS和WORD中，字号没有“2号字”、“3号字”、“4号字”，只有“二号字”、“三号字”、“四号字”，可见用汉字数字作为字号属于已定型的用法。而在以上软件中，汉字数字与阿拉伯数字表示的字号大小明显不同，如“五号字”比“5号字”要大得多。所以，笔者认为，在《国家行政机关公文格式》国家标准中，字号选用不适用“选用阿拉伯数字与汉字数字均可” [6]的情形，“3号汉字”、“3号仿宋”、“3号阿拉伯数字”、“3号黑体”、“3号楷体”、“2号小标宋体”、“4号仿宋”、“4号半角宋体”字号中的阿拉伯数字“2、3、4”应分别改为汉字“二、三、四”。
2.2 应进一步明确成文日期标注方式。标准“7.3.5.4 成文日期中的数字”条目规定：“用阿拉伯数字将年、月、日标全。”在日常应用中，以2014年8月20日为例，除了规范标注外，常常遇到把成文日期标注成“2014.8.20”、“2014-8-20”、“2014/8/20”的情况，可以说这三种标注方式都不违背标准要求，但显然不规范。因此，建议将“7.3.5.4”条目表述为“成文日期”，内容改为“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年、‘月、‘日，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。
3 从标准的简洁性考量
3.1 应统一发文机关署名和成文日期编排格式。标准中发文机关署名和成文日期编排格式有三种不同情况，比较繁琐。一是加盖印章的公文，“成文日期一般右空四字编排”，“以成文日期为准居中编排发文机关署名”;二是不加盖印章的公文，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数”;三是加盖签发人签名章的公文，“在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章”，“在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期”。从公文的简洁性考虑，笔者建议统一规定“一般成文日期右空四字，发文机关署名或签发人签名章以成文日期为准居中编排”即可。
3.2 应简化印发日期的标注方法。标准“7.4.3 印发机关和印发日期”中，印发日期标注“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年、‘月、‘日，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。以上表述与成文日期标注相同，建议简化为“印发日期右空一字，标注方法与成文日期相同，后加‘印发二字”。
3.3 应明确信函格式不加版记。标准规定：信函格式“版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方”。按照本文上述观点，主送机关和抄送机关属于公文主体部分，不是版记内容，如果“版记不加印发机关和印发日期、分隔线”，那么可以简化为“信函格式不加版记”。
4 从标准的通俗性考量
应修订标准中的出版业专业用语。标准中有大量出版业专业术语，如“天头”、“订口”、“钉锯”、“书脊”、“切口”，等等，虽然标准对“天头”、“订口”分别加了注解“上白边”和“左白边”，但对其他词汇未做注解。由于该标准的应用对象主要是党政机关工作人员，不是出版业的专业人士，对这些词汇理解困难会给实际操作造成一定的不便，建议改用通俗易懂的词语。
5 从标准的操作性考量
5.1 应明确“发文机关标志”中加不加“文件”二字的具体情形。“7.2.4 发文机关标志”中有发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字的情形，也有不加“文件”二字的情形，如何操作？建议明确通用公文格式中“下行文”加“文件”二字，除此之外不加“文件”二字，这样也涵盖了“10.1信函格式”中“发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称”的规定。
5.2 应明确加盖印章公文成文日期的具体位置。标准规定：加盖印章的公文，“印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”。由于公文制发是先印制公文再盖章分发，所以，发文机关署名和成文日期确定在前，盖章在后，如果发文机关署名和成文日期位置不明确，居中下压的印章“顶端上距正文（或附件说明）一行之内”可能无法保证。按照《中共中央办公厅印发〈关于各级党组织印章的规定〉的通知》（中办发〔1983〕 37 号）和《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），各级党政机关印章大小在4.2cm～6cm之间，而公文“3号字字高约为5.54mm”[7]，“一行（3号字字高+3号字字高的7/8）就约等于10.39mm” [8]。据此，经过计算，为保证加盖印章符合“顶端上距正文（或附件说明）一行之内”的要求，可以确定“在正文（或附件说明）下空两行编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期”。
《党政机关公文格式》是党政机关处理公文的重要标准，对统一规范公文格式有着重要意义。以上修订建议是笔者一管之见，希望对促进党政机关公文格式的标准化和规范化有所裨益。
参考文献：
[1][4]中共中央办公厅，国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].2012-04-16.
[2]百度百科.菱形[EB/OL]. http：//baike.baidu.com/view/133728.htm，2014-8-29.
[3]百度百科.纺锤形[EB/OL]. http：//baike.baidu.com/view/11770838.htm，2014-8-29.
[5][6]徐成华等.GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社. 2012：176.
[7][8]徐成华等.GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社. 2012：21.