公文管理系统

公文管理系统（精选12篇）

公文管理系统 篇1

一、前言

中国科学院资源规划项目 (Academia Resource Planning, 简称ARP项目) [1], 是实现中国科学院科学的资源规划的信息系统工程。ARP项目从中国科学院院所两级治理结构出发, 拥有包括公共事务平台与信息资源平台两大应用平台以及10个应用系统的格局, 其中ARP公文系统是公共事务平台的一个子系统, 支持发文、内部签批件、收文的起草、待办及草稿处理和查询等功能。ARP公文系统与其他公文系统是分布式系统, 部署在129个节点, 每天都有数十份文件在各个节点之间时时交换。

ARP公文系统是在纸质公文办理方式基础上, 在公文办理流程、公文红头文件、公文办理效率等方面对的纸质公文办理方式的提升与变革。ARP公文系统在保留纸质公文办理方式合理部分的基础上, 利用信息化技术手段, 完成电子公文流转、发送及管理。ARP公文系统已经在中国科学院129个单位应用, 随着应用范围的不断扩大, 应用层次不断加深, 信息技术的持续发展, 用户对ARP公文系统也提出了更高的要求及需求。本文首先比较了ARP公文系统与纸质公文的, 然后在此基础上探讨了ARP公文系统的发展动态。

二、ARP公文系统与纸质公文办理方式的比较

ARP公文系统与纸质公文办理有很多相同点, 首先两者的工作目标相同, 其次两者的办理者以及办理者的角色相同。另外两者都对办理者、职能部门划分了角色、权限[2], 不同部门的办理者拥有不同的角色、不同的角色具有不同的权限、任务以及约束。ARP公文系统在管理对象、管理过程、管理措施、管理效果等方面较纸质公文有很大的变化及优化, 而且ARP公文系统的公文可以通过网络传输, 从而突破时间与地域的限制, 实现发文、收文、归档等行政事务办理的一体化, 以及在文件利用方面有很多优势。

1. 传递渠道与方式:物流传递与网络传输

纸质公文办理方式中公文传递功能的实现, 是通过纸质物流渠道以纸制文件载体传递的方式实现的;而ARP公文系统中公文传递功能的实现, 是通过网络传输以信息传递的方式实现的。这是ARP公文系统与纸质公文办理方式最根本的不同, 并极大提高了管理效率。

纸质公文从公文成文制作完成到各收文单位收到公文一般需要一到两周左右的时间, 发文单位不能主动确认收文单位是否收到文件, 效率较低。

ARP公文系统在公文成文后公文发送前, 需要文书管理人员加盖电子印章, 点相关按钮, 但这些工作的完成不需要太多的时间, 一人一机几分钟内即可完成, 而且后台同时完成对公文与数据的封装、加密工作。文件制成后上传到ARP数据交换平台[3], ARP数据交换平台在几分钟之内将文件发送给收文单位。发文单位可以通过ARP公文系统查询该文件是否送达收文单位, 收文单位是否开始办理该文件, 实现了公文快速传递以及主动反馈功能, 降低了业务过程的处理时间, 效率较高。图1是ARP系统公文发送、接收及办理的情况。

2. 管理对象:纸件个体与共享的信息

纸质公文办理方式是以纸制文件这一载体为管理对象, 各个部门做的公文管理工作都是管理好纸制文件。纸质公文同一时间只能在一个机构或部门办理, 各部门只能对在本部门的文件进行管理及利用, 而且只能获取到纸制文件表面上的内容, 无法对文件进行整体管理及利用。纸质公文办理方式下的提高公文管理效果大都注重本单位内的管理模式提升, 不会考虑全局的管理模式提升。

ARP公文系统是以信息流为载体, 管理对象主要是以数据为存储形式的信息流, 对公文的整个管理过程是一个信息全生命周期的管理过程, 信息的全生命周期包括信息的产生、传输、存储、处理以及应用等5个环节。ARP公文系统存储的信息流主要包括文件的基本属性、文件的内容、文件的修改信息、文件各个环节处理信息、以及文件交换信息。ARP公文系统涉及了数据及相关信息的产生、传输、存储、处理以及利用全过程, 并提供管理和决策功能ARP公文系统中的文件是时时共享的信息, 即使该文件当前不在本部门也可共享、利用该文件。

3. 管理过程:松散管理与规范管理

公文需要多个机构或部门进行协同办理, 需要在两个以及两个以上的部门之间流转办理。传统的公文办理方式是公文到达每个单位或者部门都是由该单位或部门的文书管理员先接收该公文, 然后按照该公文应该办理人角色将文件转递给相应处理人, 这样增加了文书管理员的工作量、重复劳动多、耗费时间, 管理松散、效率低。各单位和部门只办理当时在本单位内的公文, 没有机构或者部门对公文的进行全过程管理, 造成公文流转管理松散、办理效率低。办理公文的机构多, 各机构对于公文管理按各自的习惯进行管理没有统一规范, 经常出现正文修改没有统一格式、处理意见写错意见栏、意见不规范等问题。虽然各单位都有公文处理的管理制度, 但实际工作中不同的办理单位采用各自的公文办理方法, 导致公文管理不规范。

ARP公文系统是对纸质公文办理方式进行精简、优化、整合、重组, ARP公文系统的公文流程在中国科学院标准基础上增加各单位的特色环节, 消除了不必要的中间环节, 限定了如核稿、签发、复审等必须流转的办理环节, 限制了具体环节的意见只能签署在发文稿纸指定位置, 具体环节只能操作该环节必须操作的工作。ARP公文系统对公文流程做到了标准化和规范化, 同时对公文的红头文件的版头、版记、页码根据中办发[2012]14号文件要求进行统一制作, 对正文中的标题、主送单位、正文内容的位置、字体、字号进行了统一设定, 集中制作。图2某个单位的ARP系统公文流转过程。

4. 管理措施:监管难与监管容易

纸质公文办理方式的管理受地理位置等因素影响, 有明显的机构或者部门分割, 各机构或者部门接收、办理文件没有关联, 各自登记文件基本信息, 没有一个统一的文件流转记录, 无法掌握文件正文修改内容、文件处理意见以及文件当前状态, 文件监管难。另外纸质公文办理方式下的文件很难掌控公文当前处理环节没有统一规范, 这导致无法掌握文件当前办理人、文件所在部门, 无法跟踪文件当前状态和信息。

ARP公文系统的公文可以被跟踪和监控。在ARP系统中通过公文查询功能, 可以掌握公文当前办理人、公文的正文内容、公文处理情况和公文各个环节的办理意见。点击当前文件办理人的姓名可以凭借短信、邮件等方式办理人进行催办。由于ARP公文系统时信息共享的而且整个办理流程相对透明, 有权限工作人员可以时时了解公文当前办理人、公文的正文内容、公文各个环节的办理意见、各个环节的办理时间等公文当前状态的基本信息, 并通过该功能查看和评估整体办公效率。

5. 管理效果:效率低与节能高效

传统公文的办理方式是利用人工传递纸质文件的方式实现的, 是封闭的、延时的、分散管理、监管难、传递时间长、无法利用、效率低;而ARP公文系统是以信息流为载体通过网络传输方式实现的, 是共享的、实时的、共享的、规范管理的、可跟踪的、效率高。ARP公文系统通过ARP数据交换平台交换公文, 文件在几分钟内就可到达收文单位, 发文单位可以通过交换平台查看发送出的文件收文单位是否收到、收文单位是否开始办理, 提高公文交换的效率和效果。

ARP公文系统通过网络联系起来, 突破空间、地域和部门分割的制约。另外, ARP公文系统流程是已经配置好的自动的, 在ARP系统的角色、权限控制之下, 电子公文及其信息可以根据事先设定好的流程自动传递。通过ARP公文系统传递公文不用印刷物流传递, 节省了纸张、印刷费、物流费, 节约了能源。

三、ARP公文系统发展趋势

ARP公文系统自2006年在中国科学院应用至今已有8年, 目前应用的单位有129家ARP上线单位以及32家没有实施ARP系统的单位, 全院已经办理的文件有数十万件。但随着用户对系统应用范围的不断扩大, 应用层次不断加深, 以及各种信息技术的持续发展, 用户对ARP公文系统也提出了新的要求及需求。

1. 扩展移动办文方式

目前ARP公文系统用户达2万人, 很多用户经常出差或者在外开会不方便用PC机器及时办理ARP系统公文, ARP公文系统需要利用成熟的移动技术, 开发利用移动终端处理ARP公文的应用, 解决这些用户随时随地办理文件的问题。将移动办公技术植入ARP公文系统中, 保障用户稳定、便捷的通过移动智能终端办理ARP系统文件。

ARP公文系统结合移动技术方式下办文模式首先还需要保证公文是内部信息的特性, 所以需要继续在VPN的虚拟专网下应用。然后进行移动中间服务器与客户端应用软件的开发。ARP公文系统移动终端应用模型如图3所示。

2. 自动识别并适配客户端

目前用户的PC机器需要安装很多客户端插件, 才能正常应用ARP公文处理系统。客户端的操作系统、浏览器、OFFICE等版本很多, 而且各版本的配置方式和方法也不同, 给终端用户正常使用ARP公文系统带来很多不便。尤其是ARP公文系统成为中科院办公自动化的重要支撑环境, 受众用户群体庞大、应用频度较高, 对系统环境的适应性提出了新的要求, ARP公文处理系统需要能够比较好地适应主流操作系统的不同版本, 提升系统的柔性。

自动识别并适配客户端的功能需要自动识别应用ARP系统的客户端操作系统、浏览器及OFFICE版本, 针对识别结果适配ARP公文应用环境, 保障用户在主流客户端系统下应用ARP应用系统。通过自动识别并适配客户端, 能够识别主流的客户端操作系统版本 (如WINXP、VISTA, 以及类似IE6、IE7、IE8、IE9的浏览器还有OFFICE主流版本) , 并实现自动适配应用的功能, 用户不需要再手动配置客户端就能正常应用ARP公文处理系统。

3. 增加手写签字及数字签名功能

ARP公文系统实现了办公自动化系统中的公文处理流程、公文处理中的痕迹保留、公文跟踪、电子印章功能, 但影响了喜欢手写文字的用户工作习惯, 同时也没有数字签名功能。ARP公文系统需要增加手写笔迹融合到电子公文中的功能, 同时要增加公文中批阅、修改、手写签字等痕迹跟踪与保留, 公文的数字签名, 手写签字辅助认证等功能。该功能需要对公文的手写修改、批阅、签字等批注信息进行转换后得到矢量数据与公文一起保存。公文查询中可以查阅、修改批注后有痕迹保留的公文, 同时对各种存取权限作相应控制.实现痕迹跟踪与保留。

数字签名能保证数据的完整性和不可抵赖性, 将手写签名上传到系统中并进行保留、上传、转换后得到矢量数据、保存。ARP公文系统中公文流转过程到领导签发环节, 相关领导进行手写签字后返回公文, 实现数字签名手写签字辅助认证工作。

4. 公文导航

经常有新用户使用ARP公文系统, 但这些新用户无法及时进行系统操作培训, 所以需要在使用系统时系统能够给予必要的提示和指导, 虽然目前系统已经有在线帮助功能, 但在线帮助是被动给用户提供帮助, 公文导航应主动给用户提供帮助。ARP公文系统的导航应该在公文流程的各个环节、各个页面、各个操作步骤给予简单、必要提示, 确保用户准确、正常应用ARP公文系统。

四、结语

ARP公文系统是在中国科学院纸质公文办理方式基础上对纸质公文办理方式的完善与变革。ARP公文系统虽然利用信息化技术对公文进行处理、管理及利用, 但也改变了部分用户的工作习惯。随着应用范围的不断扩大、应用层次不断加深, 用户对ARP公文系统提出了新的要求及需求。ARP公文系统需要继续优化完善相关功能来满足用户更好办理公文的工作需求, ARP公文系统如果能为用户提供更人性化功能更多的用户才会应用ARP公文系统。

参考文献

[1]ARP系统网站ARP说明主页[EB/OL].http://www.arp.cn, 2006.

[2]梅绍祖译, [美]James T.C.Teng著.流程再造——理论、方法和技术[M].北京:清华大学出版社, 2004.

[3]赵屹等.电子公文流程与传统公文流程的比较研究[J].档案学通讯, 2010, (4) :35～38.

[4]李艳春等.分布式信息系统中数据交换平台设计与实现[J].计算机工程与设计, 2012, (7) :640～645.

公文管理系统 篇2

文种

1.规范性文件

(1)条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定。国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

(2)规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

(3)办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

2.领导指导性文件

(1)命令。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布实行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

(2)决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。

(3)指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

(4)批复。用于答复下级机关的请示事项。

(5)通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

(6)通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

3.公布性文件

(1)公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

(2)通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

4.陈述呈请性文件

(1)议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

(2)请示。用于向上级机关请求指示、批准。

(3)报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

(4)调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

5.商洽性文件

函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。

6.会议文件

OA系统中高校电子公文管理探讨 篇3

关键词：信息化建设；OA系统；公文管理

中图分类号：TP317.1 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）15-0060-03

一、引言

公文是党和政府机关在处理公务过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书。党和国家的秘密事项大都以公文的形式来传递。高校公文一般来源于上级领导机关及相关业务部门。[1]公文是高等院校依法治校和进行公务活动的重要工具，公文处理工作是高校办公室的一项重要职能，科学、规范、安全、高效的公文运转和管理，是衡量办公室工作绩效的重要指标。[2]

办公自动化（OA，即Office Automation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。[3]当前，OA系统已成为我们日常进行公文处理的主要手段，它改变了以往纸质公文管理的传统理念，而公文流转作为办公自动化系统的核心，是实现无纸办公的重要标志。[4]其生成的电子公文已成为高校电子政务的管理对象和主要载体，具有特定效用的凭证性信息，是学校正常运行的信息支持和信息保障。[5]虽然电子公文具有优于纸质公文的很多优点，但也伴随着不少问题，如何解决电子公文管理中的缺陷，成为本文探讨的关键点。

二、应用OA系统处理高校行政公文的优点

1.加快工作流转时效，提高公文处理效率

在使用OA系统处理行政公文之前，公文呈送批转的整个过程中都依靠公文秘书一人完成，难免会影响工作的质量和效率。在应用OA系统之后，高校的全部公文流程均利用网络形式来实现，操作简便，工作人员仅需登录到系统利用对相关功能键的点击即可完成公文处理的各个环节。此外，工作人员还能够利用跟踪处理，即时地对文件的全部管理流程进行监控，催办不同环节的文件，从而提高全过程的办公效率。[6]

2.节约办公资源成本，促进节能环保效应

纸质文件时期，文件需要专人印制、装订、分发，下发时还需通知各二级单位专人领取，造成了纸张和人力的极大浪费，同时人力有限造成的时间不及时和文件的漏发、错发，影响着相关工作的开展。通过OA系统办理公文，只需选择用户定向发送，并提醒他们及时阅处，接收用户即可上网查阅，节约了大量纸张和人力资源，节能效果非常明显。

3.增强协同办公能力，推进信息共享公开

传统形式下的纸质公文在同一时间同一地点只可供一人的阅读，存在着信息的独占性。

在应用OA系统之后，系统人员不仅对来自外部的信息加强了有效采集，而且通过系统的公文流转，学校的行政公文在相同的地点和时间可供多人阅读，给予了多用户检索下载的功能，实现了各部门间的协作与信息共享，大大推进了信息公开的进程，加强了高校对校内事务的统筹安排以及监督管理，为学校的政策决定提供了有力的信息保证。

4.降低人为因素影响，规范公文处理流程

就传统形式下的审核、修改公文环节而言，受到了极大的人为因素制约，存在着较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。而在OA系统中，公文处理系统通过固化科学的办公流程和建立标准化的模块，任何节点的操作人员都不可以跨节点操作，并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中，并且会正确地进行备份，这样就用系统规范了流程，保证文件在控制范围内有序办理。

三、OA系统中高校行政公文管理的问题分析

1.平台标准各异，文档一体化功能难集成

高校中OA系统与档案管理系统的建设往往因时间先后顺序和软件开发团队的不同使得系统存在着数据平台各异、数据结构多样以及数据标准不统一等问题，分别开发的应用系统因没有考虑数据共享的公共接口而变成一个个独立运行的系统，致使系统集成度和互联性较差，OA系统中存有全部已办理完毕的内部发文、信息资料和上级部门的所有公文、邮件、信息资料、传阅流转记录等，这些信息如不经过程序的处理，只能单独存放在OA系统里，归档时，还需要手工扫描、录入等，造成人力、物力的浪费，而且不便于日后的检索和查找利用。

2.保密难度增大，涉密文件流转安全难保障

高校在办公室公文管理的收取、制发和传递的过程中往往会接触到不少涉密公文，特别是当前多数高校在实现了办公自动化之后，这些以往机要的上级来文或者尚未公开的学校内部行文因为从锁住即可保护的纸质文件扩展存为放在电脑中的无形电子信息，系统易受非法人员、黑客和病毒的入侵，传输过程中数据也可能被截取、修改或删除，保密难度增大。而一些公文管理人员为了方便传阅， 直接扫描成电子版后盲目将涉密性或内部保密的公文通过网络传阅，极大地增加了网络泄密的概率。这些都为办公室公文管理的保密工作提出挑战。

3.伪造篡改容易，公文唯一合法性难鉴定

传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。[7]当前在OA系统的实际运用中，对于一些需要领导最终签字确认的公文往往还是采用纸质稿送至领导签字，需盖章的最终行文在定稿后采取加盖传统公章的方式进行确认，这种延续传统的签字盖章的方法使得公文在流转的最后环节很容易受到人为的伪造、复制和窜改，很难确保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也无形中增加了资源的浪费。

4.登录查阅频繁，信息催办提醒难即时

在OA系统中包括校领导在内的所有系统用户几乎每天都要办理一定数量的文件，当负责收发文的办公室秘书上传相关文件后，由于OA系统本身并不具备相应的提醒功能，用户往往不能及时进行办理。为了不错过重要文件的处理，用户经常要频繁登录系统查看是否有新的待处理文件，或者由负责收发文的办公室秘书通过手发短信进行一一提醒，这必将导致工作量的增加，而且由于信息反馈无法及时送达等原因造成办事人员相互推诿，责任无法落实，极大影响了用户的工作效率。endprint

5.时间空间限制，远程移动办公难实现

当前在很多高校都存在着人员常需外出学习考察或由于校区分散存在多地办公的现象，这就使得传统的集中办公方式已经远远不能满足需要。虽然OA 系统已打破传统办公环境固定的局限性，使得办公人员可以在家里、也可以在其他校区、亦可以出差在外处理工作事宜。但其完全依赖于互联网络，领导如若身边没有电脑或者网络，那么许多待办公文就依然无法随时办理，特别在一些时限较为紧迫的文件急需在外领导签约批示时，难免就会带来流程的运转停滞，在一定程度上影响了办公效率。

四、解决OA系统中高校行政公文管理问题的对策

1.统筹全局系统规划，实现文档一体化的全程管理

统筹全局的系统工程规划，通过技术对接，实现OA系统与档案管理系统之间的无缝连接，通过两个系统的协同工作，进一步寻找两个系统的结合点，将相关功能界面合二为一，使用户能够在同一个界面实现两套系统的流转和信息转换，使得档案管理功能有机地嵌入整个办公自动化系统之中，构筑起办公自动化系统文档一体化管理模式，实现电子文件归档、查询、存储保管的电子化和网络化，实现电子文件规范化管理。

2.建立公文管理责任制 ，提升电子文件的管理安全

为了保证公文保密工作的严肃性， 要建立责任严明的公文管理责任制度。涉及公文传阅的各个部门都应配备专门的公文管理人员，负责公文的收取、登记、传阅工作。 办公室机要秘书的涉密计算机必须做到物理隔离，严格按照密级文件的流转程序进行相关文件处理，通过身份验证、传输加密、防写防打印、数字签名手写签字辅助认证等安全技术防范电子文件在流转过程中的非法访问和随意删改，确定发送范围无误方可发送，并对接收涉密文件的部门适时按照保密要求进行检查监督。

3.使用电子签章技术，确保公文的唯一合法

在OA系统中，正文模板应集成了电子签章，手写签名等内容，在公文落款处直接加盖以数字技术模拟实际签名或印章的电子签章，当电子文件流转到盖章环节时，选中需要盖章的正文进行电子盖章操作即可，若印章加盖错误，还可以撤销印章。但必须保证要采用加密设备、用户与电子印章绑定的方式，指定用户才有权使用该文件。接收方对收到公文只能在指定允许的打印机上按指定份数打印，文件内容及版式不可更改，从而有效防止文件被恶意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保证电子公文的真实性、完整性、可靠性和不可抵赖性。

4.搭建即时通讯平台，保证待办提醒的及时有效

通过OA系统中相关业务流程模块与即时通信平台所提供的信息提醒借口进行集成，使其组织结构和系统用户与OA系统保持完全一致，并自动实现同步，如中国电信的企信通、中国移动飞信、微信以及腾讯公司的腾讯通等。开发OA系统即时通讯特性的应用，从而使得当OA系统中有待办代阅公文时，系统能第一时间自动进行消息提醒，方便用户及时办理相关业务，改变传统“人找事”的行为模式为“事找人”的服务模式，进而提升行政办公执行力，提升办公室工作效率。

5.对接移动应用终端，提高系统远程办公能力

通过建立移动办公系统平台，以智能手机终端为载体，使用移动3G 等无线网络与服务系统进行连接，将高校办公自动化系统进行无线扩展，建立起一套可移动化应用的办公信息系统。出差中的领导、公文办理人员在没有电脑或没有网络的情况下，通过一部智能手机，在手机网络条件具备的情况下登录OA办公系统，帮助用户克服空间和时间对办公环境的限制，实现远程异地的公文处理，极大地方便了在外出差人员办公，大大提高了公文管理的时效性和准确性。

五、结束语

总之，应用办公自动化系统进行高校行政公文处理，不仅是高校自身发展的需要，更是建立现代大学制度的需要。通过进一步完善管理制度，规范办文流程，及时更新技术，全面提高公文管理效率，必将使高校管理工作更加快捷有效。

参考文献：

[1]葛爱英，陈宗文.高校公文保密工作的现状与长效机制的建立[J].高教论坛，2011（1）：116-117.

[2]何情.做好新时期高校办公室公文处理中的保密工作[J].办公室业务，2013（2）：64.

[3]方铭.办公自动化（OA）系统的在企业中的应用[J].计算机光盘软件与应用，2012（17）：71-72.

[4]关豪英.电子政务中公文管理系统的应用[J].煤炭技术，2011（11）：22.

[5]陈伟斌.高校电子政务中电子文件管理的思考[J].长春师范学院学报（自然科学版），2011（2）：142-144.

[6]熊俐嘉，李鹏.公文管理中OA系统的应用和展望[J].办公室业务，2013（07）：127-129.

[7]付政.OA系统中公文流转方案设计[J].科技资讯，2011（24）：16.

公文管理系统研究与制作 篇4

1 建立公文管理系统的好处

能够大大提高办公效率,利用计算机将所需公文写成电子稿,并通过公文管理系统对公文进行管理,办公人员能随时查阅公文,不仅节约了发送公文的时间,还节约了写公文所需的纸张。提高公文的利用效率,因为公文管理系统对公文系统归类、管理,所以办公人员能通过分类检索进行查询,给公文的使用带来极大便利。对公文制作实现全称监控,可以加强内部公文流转速度和质量。公文管理系统的核心是数据管理,通过对计算机网络技术中数据库信息系统的利用,可以对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播。有利于归档,传统的公文归档以基本是纸质原件,存放在档案局等部门,当归档公文数目逐渐增多时,公文的查找就存在效率较低等缺点,公文管理系统能改善这一问题。有利于查询,纸质公文存放时间久可能会使内容模糊不清,给查询带来很大麻烦,并且有些时候例如用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时,也会给查询带来困难。公文管理系统能很好地解决这些问题,它没有存放时限,并且能根据年限等标准条件归类,有利于办公人员查询,有完善的权限管理机制,保密性强,根据操作者不同的身份赋予不同的权限,操作者只能在其权限范围内阅读,真正做到安全管理。公文管理系统的操作简单,对操作对象除了具备一般的计算机操作能力外没有其他要求。

2 公文管理系统制作存在的问题

2.1 公文管理系统没有标准化管理

公文管理系统在电子公文格式上的标准不统一。传统的纸质公文一般采用信纸,撰写标准统一,但电子公文不同于纸质公文,虽然其规范是建立在传统纸质公文格式上,但是不同的企业之间所用的公文管理系统不一样,导致模式不统一,使得公文格式标准和管理公文流程有了差异。

2.2 公文管理系统不成熟

行政机关、公司企业公文工作趋向于电子化,电子化公文管理成为政府机关和公司企业的一个战略性课题,但当前公文管理技术与标准还不够成熟。客户端的公文管理系统一般是专门设计的,导致整个系统的可扩展性较差,并且每一次对系统改动后就得对所有的客户端进行手动升级,给操作者带来了一定的麻烦,公文管理系统还只是做到了工作流程自动化,因为系统功能还不完善,所有对系统要更深入的研究,对相关人才更又需求。

2.3 公文管理系统的工作素质不高

不管公文管理系统的功能多强大,起管理工作还是靠人来运行,所以管理公文的工作人员的素质水平直接影响到公文管理效果。大多数企业的公文管理工作人员素质不高,专业水平不过关,但是公文管理工作是很重要的,所以为了培养他们的素质水准,还需要开展专门的培训班,落实于行动中,提升业务员的整体素质。公文管理中出现的任何问题都由领导负责,所以在选拔领导时,也要根据领导的素质来定,在法规的约束下明事理,不滥用职权,真正使用其领导权。

3 公文管理系统分析

3.1 业务流程分析

一般来说办公室的公文管理业务流程是当来文的时候办公室秘书接收文件并且进行登记,登记完之后送给办公室主任处理,办公室主任处理完之后送到相关领导那里去审批,领导审理完之后交给秘书,秘书将命令下发到其他部门,整个处理完之后就可以进行存档,另一个方面下发文件命令的时候,办公室的秘书要进行登记处理且拟稿,审完稿后给领导请示签字审批最后发行、存档。

3.2 数据流程分析

一般来说数据的流程是由来文登记单、来文台账、来文存档、领导批阅下文单、发文登记单、发文台账、发文存档组成,我们选择其中一个作为例子,例如来文登记单:

总的数据流程就是来文登记单、批阅后的来文登记单、下发后处理的来文登记单、发文登记单、审核发文登记单、发行发文登记单、发文台账信息、来文台账信息整个一套流程组成的公文管理系统的设计。

4 公文管理系统设计

4.1 公文管理系统的功能结构设计

公文管理系统的功能结构图的设计,根据系统的逻辑和系统目标的要求,我们可以把它分成五个二级科目,分别是来文处理、发文处理、文件查询、系统维护和退出,来文处理、发文处理、文案查询、系统维护又分成四个三级科目,他们分别是来文处理的四个三级科目来文登记处理、领导阅批和下发、督办处理、来文存档;发文处理的四个三级科目发文拟稿处理、审稿处理、发行处理、发文存档;文件查询的四个三级科目来文台账查询、来文台账打印、发文台账查询、发文台账打印;系统维护的四个三级科目取消存档、存档备份、数据库的清理、恢复数据,其中存档取消设计两个四级科目,分别是取消来文存档、取消发文存档。这一整套流程能够很大程度的促进办事人员的效率,使得数据的输入性能能够提高,编辑修改也非常的方便,系统的维护也非常的简单,操作灵活简单,不需要太多的专业知识人员来操作,以弥补工作人员自身的素质不够的缺陷,也可以进一步改善公文管理系统的不标准化的现象。

4.2 代码设计

代码设计分为来文编号代码设计、发文编号代码设计,采用复合码的方式进行设计,用十一位字符代表,采用4位字符、2 位字符、2 位字符、3 位字符分别代表年份、月份、日期以及顺序号。

4.3 输出设计

公文管理系统的输入输出设计分别有来文台账查询输出、来文台账打印、发文台账查询输出以及发文台账打印,我们以来文台账查询输出为例做一个基本形式的设计图。

这就是对输出来文的一个设计,但是来文台账的打印却不是这种格式,本文也就不一一做出表格。

5 总结

本文简单介绍了公文管理系统的内容及发展方向,并且对该系统存在的问题做了简单归纳,从该系统存在的意义说明了该系统的实用性。经济建设离不开科技的进步,而公文管理系统体现了科学的力量,政府及企业的办公逐渐趋向信息化,为了进一步推动政府及企业信息化的建设,必须进一步研究开发适应新时代的基于计算机网络技术的公文管理系统,以提高公文办理效率,提升政府和公司绩效。

摘要：随着经济的发展,科技不断进步,在21世纪的今天,我们进入了计算机网络时代,计算机网络技术实现了资源共享,给人们的生活带来了高效、便捷。办公室的办公多数都是通过计算机完成,一般公文的撰写都是用计算机完成电子稿再打印出来,为了将公文进行全面信息化管理,我们需要一款使用的公文管理系统。该文通过对公文管理系统的研究,将其制作过程进行阐述。

关键词：公文管理,系统,研究与制作

参考文献

[1]乔春霞.浅议公文管理系统的设计与实现[J].科技信息,2010(22).

[2]汪斌;魏宏雯.一种电子公文管理系统的解决方法[J].中国教育信息化,2007(9).

[3]王明涛;师文文.基于知识管理的高校公文管理系统的设计与实现[J].中国教育信息化,2010(7).

[4]胡茂龙.中专学校办公公文管理系统的开发与研究[J].信息与电脑,2012(9).

[5]单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统,2003(3).

公文管理制度 篇5

一、公文的办理

(一)签收、整理、登记

所有收文实行办公室“一个口子”进，送达文件的签收、文件交换、所收信函均由专人签收。所有收文经签收人整理登记，并附公文处理标签。

(二)拟办、分发

经整理的`文件由办公室主任提出拟办意见后呈送委领导批办。

(三)批办

文件分发后，无特殊情况，委领导应于一个工作日内签示处理意见。

(四)传送

根据主要领导批示，由办公室登记批示意见后，分别送承领导班子成员及各科室，阅文人签字后，及时返还办公室。文件如需留存由办公室复印保留，文件原件需交办公室存档。

(五)承办

承办单位应将所承办文件进行登记，以方便跟踪文件办理进度，并根据领导批示和文件内容要求办理，办理结果及时反馈。

(六)催办

规定期限办理和回复的，办公室需单独登记，并定期催办。

(七)存档

办理完毕的文件由办公室暂存，每年向县档案局移交一次。

(八)文件的复印、借阅。借阅一般文件应履行借阅手续，借阅保密文件应由分管领导签署意见，所有借阅文件应按时归还。秘级文件不得复印。

二、发文管理

公文管理系统 篇6

关键词:教育系统;办公自动化;系统

中图分类号:TP315 文献标识码:A 文章编号:1673-8454(2010)12-0068-02

一、意义

20世纪60年代以来,在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下,办公室也开始了以自动化为重要内容的“办公室革命”,也称为“管理革命”。办公自动化或办公信息系统是现代信息社会的重要标志之一。随着科技、经济及社会的不断发展与进步,管理和办公活动的重要性日渐突出,引起了各级领导、管理者以及技术人员的普遍重视。

科学技术的飞速发展也使办公室传统的以人工(脑力和体力劳动的高度结合)为主的劳动方式发生了巨大的变化。办公室中各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝,办公桌上的打字机被计算机、打印机所取代,办公室墙边的文件柜被又小又薄的“磁盘”所取代,包括记录、起草、编辑、修改、打印、存档、复制在内的办公室常规工作,无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩了,这不但减少人们的办公劳动量,而且大大提高了办公效率,改善了办公环境,使人们从原先繁重的重复性、例行性的办公事务中解放出来,从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。

用于办公室工作的这些技术越来越先进,设备越来越多,功能越来越强,性能也越来越高,为实现办公自动化和无纸化创造了必要的条件。例如:用于处理办公信息和进行协同工作的各种计算机,起草文稿用的文字(词)处理机,编排各种文件、资料格式等的电子台式出版系统,存放、管理文件和档案用的文档资料管理系统,支持远距离协同工作的视频会议系统,计算机通信用的局部网络系统,用于办公通信的电话机、传真机,复制资料用的复印机等。这些技术和设备为办公室工作提供有力的支持,在不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。

传统公文处理方式存在3个弊端:(1)相关领导如果出差在外,将无法进行审核或签发。(2)从发件人发文到收文单位收文,以快递计,也需要至少3天的时间。这两个弊端大大延长了公文处理的时间。(3)传统公文处理需要根据发文对象的数量及留档需求等进行打印,因此纸张、打印机油墨等耗材使用量大,设备的维护成本也比较高。

云南省教育系统公文与信息交换系统(以下简称OA)的建设,具有以下意义:(1)响应政府上网工程。局域网是整个政府网络的子网,方便上情下达和下情上传,以及资源共享、资料检索。(2)信息得以及时传递。通过交换体系,领导、下属之间,处室之间,上下级部门之间能够快速看到信息,并可以依此尽快做出相关决定。(3)协同工作,提高效率。系统为档案整理和资料查询提供了方便。(4)保证资料的完整性和连续性。交换体系涉及的业务登记、备案资料,利用计算机做索引,能够自动生成存档格式。(5)利于各部门之间的业务交流学习。局域网提供内部电子公告板作为交流学习的场地,可以缩小不同业务部门工作人员之间的业务差距,利于培养通才。(6)信息、设备资源共享。利用交换体系进行办公,可以解决耗材用量大、浪费多的问题,同时也利于设备的维护与保养。(7)与高科技对话。利用计算机进行车辆管理、设备管理等。根据通讯录中的电话号码,计算机自动拨号收发传真安排会议。

二、系统功能设计

1.传统公文处理流程分析

通过传统方法签发一份公文,通常需要经过几个步骤:发件人拟稿;处室领导审核,与相关处室联合发文,还需要相关处室领导会签;厅办公室复核;呈送主管厅领导审阅并签发;厅办公室对公文进行编号、打印、盖章;发件人下发公文给抄送对象如州(市)教育局或高校。具体公文处理流程如图1所示。

2.公文与信息交换系统功能设计

建立“公文与信息交换”系统,利用电子化手段代替传统的传真、电话、纸质信函等介质,实现各级教育部门、学校等不同单位之间的新闻、简报、文件信息的下发与上报,提高工作效率,加强各级部门之间(横向和纵向)的业务交流与信息共享。分析传统公文处理流程(图1),结合日常工作中共享信息、邮件接收与发送、文档管理的需求,设计公文与信息交换系统功能如下:

(1)建立教育系统内部(含州市教育局、高校)的邮件系统,使教育系统内部的通信和信息交流快捷通畅。

(2)建立信息发布平台。在系统内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,如电子公告、电子刊物等,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在不同部门之间得到广泛的传播,使相关人员能够了解发展动态。

(3)实现公文处理工作流程的自动化。在系统平台上,不同的用户通过用户名和密码可随时随地进行登录。发文单位相关人员可根据权限查看待处理的公文和已处理的公文,即时进行公文的审核、复核、审阅或签发。收文单位直接登录系统进行收文。此外,各个单位都存在大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,通过实现工作流程的自动化,可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。公文处理自动化流程如图2所示。

(4)实现文档管理的自动化,可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并建立一个方便的查找手段。

云南省教育系统公文与信息交换系统功能设计如图3所示。

三、系统开发与运行

目前,公文与信息交换平台比较多,技术比较成熟。为节省开发时间、节约开发成本、提高工作效率,本系统的开发部分引入第三方已有的软件平台,并在此平台基础上根据本系统的功能需求进行定制开发。迄今为止,云南省教育系统公文与信息交换平台已经正式投入使用一年,平台运行稳定,信息传递更加及时,公文处理时间明显缩短,文档管理更为有序,工作效率明显提高。

结束语

过去,文件、信函的下发与上报都是利用纸质介质、通过邮寄方式进行的,不但造成了大量的纸、打印机、喷墨等耗材的浪费,而且信息的共享渠道不通畅。通过本系统的建设,能够及时解决此问题,并大大提高工作效率和共享的信息量。

加强医院公文管理 篇7

办公室作为一个单位的枢纽部门, 头绪多, 任务杂, 许多人是在非常忙乱中度过自己的一天的, 相信同仁对此一定深有体会。笔者从事办公室工作多年, 深刻体会到拥有合适的工具、良好的工作方法和工作习惯对办公室工作非常重要。

上传下达是办公室的基本职能, 各类文件的收发、传阅、入档、查询等工作自然成为本部门的一项核心工作, 下面笔者就如何做好公文管理工作谈几点体会与大家分享。

1 转变观念、提高认识是提高公文管理工作的前提

做好档案的开发利用工作。档案的可利用价值是保存档案的前提条件, 也是档案的生命之源, 保存是为了更好地利用。由于医院工作的特点, 使人们错误地认为只要把病历档案管理好, 也就是做好了医院的档案工作。其实要使档案完整地保存下来并得到充分利用, 必须要有领导的重视和全院职工的积极配合。

2 日常文件的保管一定要有规则

秩序是档案管理的第一法则, 良好的秩序才会产生效率。美国一项研究机构曾对200家大公司职员做过调查, 他们发现公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。在实际工作中, 我们也常会看到有的工作人员把文件柜的资料全部翻出来, 前后翻过多少遍, 也不一定能找到所需文件, 既浪费时间也耗费精力。笔者认为, 做办公室工作尤其更容易把时间浪费在寻找东西上面, 能迅速找到所需文件, 体现了一个人良好的工作素质。各种文件按一定规则存放, 预先支出的是很少的一点时间, 却最终为我们赢得大量时间和精力, 这就需要我们能够养成这种良好的工作习惯。

以前, 笔者对未入档的文件是分门别类、装盒入柜存放的, 这样查找文件时自然就缩小了范围。最近, 笔者利用计算机, 对入档前文件的保管进行了改革, 所有文件按收发文序号统一排序, 不再进行分类, 在查找文件时, 首先通过计算机软件按条件查到所需文件, 通过该文件的收发文序号查看收发文登记簿, 即能迅速查到纸质文件。

3 文件的传递一定要分清责任

如果领导要办公室工作人员找一份文件, 既找不出又不能说明理由, 这是一件很尴尬的事。以前, 笔者传递日常文件是以签字为依据的, 但在实际工作中发现, 有时候由于工作很忙, 把一些必要的环节省略了, 造成责任不清, 久而久之, 后患无穷。例如:年度终了, 各部门将1年来的文件统一交给办公室进行归档整理, 许多部门没有精力去逐件核对文件是否还有遗漏, 或者对上交上来的文件进行再次签收。这样的话, 如果日后我们无法在档案中查到某份文件, 也就无法说清这份文件丢失的原因。那么如何解决这一问题呢?在公文手工处理的条件下, 这的确是一个棘手的问题, 但在计算机管理的情况下, 就变得容易多了。下面介绍一下笔者对这一问题的处理方法: (1) 收集各部门文件, 将没有保存价值的文件剔除, 然后按档案整理规范对文件进行整理装盒。 (2) 以装盒的档案为依据, 按文件的收、发文序号输入电脑, 这样一来, 需要文件时, 很快可将相应文件调出。 (3) 所有文件录入完毕后, 将剔除的文件也录入到档案中, 但要为其单独设立一档案盒 (为以后删除方便) 。 (4) 对收发文数据分别进行查询, 查询条件选择某年度未入档案文件, 此类文件即为各部门未上交的文件, 打印出查询到的此类文件, 并通过查阅收发文登记簿上的签字以确认这些文件分别存放在哪个部门。 (5) 向各部门收集未上交文件, 并将这类文件以补充卷形式归入档案。

公文流转系统维护经验谈 篇8

系统运行突然变慢, 用户阅读、批阅公文等待时间超长, 公文日常流转过程中数据出错现象明显增多, 服务器重启后, 现象依然存在。登录服务器, 使用管理工具中的性能工具监测服务器的CPU、内存、磁盘读写情况, 发现在上班时间, 磁盘读写总是在100%, 说明磁盘读写成为系统瓶颈。执行服务器Hp Array Configuration Utility程序, 发现控制器状态告警, 报告电池fails, 阵列加速器失效, Cache缓存被暂时禁止。服务器阵列卡电池一般寿命仅4-5年, 如果未及时更换将有可能导致数据读写出现异常, 更换阵列卡电池后, 磁盘读写占比明显下降, 公文流转系统运行速度得到明显提高。这说明公文流转系统运行速度与服务器读写占比有很大关联, 如果将其移植到光纤存储上, 预计系统运行效率还将有极大的改善。

二、文件无法批量批阅

系统升级后, 公文传阅中部分文件无法批量批阅, 点击批量批阅程序能够正常执行, 但显示结果为空。

针对此现象, 判断是否内部传阅发文库在执行程序过程中出了问题, 可用Domino Designer打开内部传阅发文库 (wgedptrev.nsf) 的设计, 在表单结点下找到批量批阅表单frmmultiview, 通过查看设计可知用户选择日期, 点击确定按钮后, 实际执行代理ag Multi View, 打开共享代码结点下的代理ag Multi View, 单步调试可以确定程序执行到第114、115行Else Goto process Error后出错, 将这两行注释后, 程序执行恢复正常。分析原因是程序遇到没有找到链接文档的错误后, 未执行其后语句Resume Next Doc而异常退出。

三、文件接紧急程序排序需求

用户希望系统首页中待办及在办工作能按照紧急程度进行排序, 紧急程度高的文件靠前排列。

Domino中文档是用视图进行显示的, 而视图由列元素组成, 列元素默认有排序这一选项, 据此可以打开办公事务库 (woastart.nsf) 的设计, 找到视图结点中的待办及在办视图Main In Box, Main In Box800, Main On Box, Main On Box800, 为每个视图增加一列标题并按紧急程度排序。列值显示选择为公式, 输入以下公式:@If (@Trim (KPriority) ="特提";"4";@Trim (KPriority) ="特急";"3";@Trim (KPriority) ="加急";"2";@Trim (KPriority) ="平急";"1";"0") 。域值KPriority表示紧急程度, 可在发文管理库 (wgesnddoc.nsf) 的发文稿纸表单frm Disp Doc Com File中查到其对应的含义。以上公式表示将文件按对应的紧急程度分别设值为4, 3, 2, 1, 0, 将该列的列属性中的排序TAB选项设置为降序。

四、发文底稿附件数据库修复失败

使用金电公司提供的修复发文底稿附件数据库, 按照修复发文库中附件的方法修复内部传阅发文库的附件时操作失败, 修复不成功。

为分析原因, 打开修复发文底稿附件数据库的设计, 单步执行修改调试, 发现按照发文库中查找文件UNID的方法输入的UNID, 在内部传阅库中无法找到相应的文档。由此推断, 发文转移到内部传阅发文库时其UNID作了更改, 为此选择内部传阅发文库相应文档, 点击鼠标右键, 选择要素TAB项中的标识符, 将该值的最后一串数值作为文件的UNID, 输入至修复发文底稿附件数据库执行程序中, 附件替换成功。

五、修改内部传阅错误填写的需求

用户提出新需求, 修改内部传阅错误填写的意见, 如将“发”更改为“已阅”。

代码执行过程如下:根据数据库名称及文件UNID搜索到对应文档, 获取文档的域TAss Comment Name的值, 判断该值是否包含用户名简称, 如存在则查找域TAss Comment中值包含用户名的批阅意见, 用更改的批阅意见进行替换。

六、校核公文按钮未出现

公文流转过程中, 发文文印环节校核公文按钮未出现, 文印员无法校核公文。分析原因可能是正文排版环节未标志正文已排版, 为此手动更改标志, 编写代理, 打开发文管理数据库wgesnddoc.nsf的设计, 创建菜单代理, 目标为“所有选定文档”, 操作为“简单操作”, 操作方式“修改域”, 修改方式为“替换”, 域为TIs Arranged, 新值为True, 执行代理, 重新打开文档, 按钮出现。

七、无法显示正文排版按钮

公文流转过程中, 正文排版环节无法显示正文排版按钮。

打开发文管理数据库设计, 点击共享代码结点下的发文专用子表单sfrmword, 找到正文排版按钮, 点击其左边计算的值文本, 出现以下代码:@If (Archive Flag="1";"NONE";!@Contains (THide Con;"正文排版") |TIs Arranged="True"|@Is Not Member (@User Name;Author) |!TSend Style="1"|str Flag Archiv="1";"None";"") 。将该段代码保存到一个文件中, 其后将上述代码修改为空 (“”) 。再打开处理文件, 正文排版按钮出现, 处理完毕后, 将文件中保存的代码恢复到设计中。此方法具有通用性, 发文流转过程中由于传输意外导致按钮没有出现时, 都可用此方法解决。

八、查询文档未返回预期结果

客户端中支传阅查询统计中, 查询文档未返回预期结果, 结果为空。这一问题是相应文档数据库 (当前库或历史库) 未创建索引或索引不全导致的, 解决方法是点击数据库右键, 选择属性, 选全文索引TAB项, 点击删除索引, 然后点击创建索引, 为文档数据库重建索引, 问题解决。

九、业务软件报表无法生成

业务部门反映, 系统升级使用公文流转系统后, 业务软件报表无法生成。

经检查, 业务软件报表的生成调用了Excel的宏进行计算, 而公文流转系统升级后, XLS文件默认调用WPS软件进行处理, 由于WPS软件对宏计算支持不足, 导致无法正常生成报表, 需要打断XLS文档与WPS软件不进行关联, 操作方法如下:运行WPS配置工具, 点击“高级”按钮, 在文件关联TAB项中, 将Microsoft Excel文档选项前勾选去掉, 系统运行正常。

十、发文无法登记文号

发文无法登记文号, 报错误发生在61行, 原因:Type mismatch。此现象源于发文管理库的发文总号丢失, 解决方法:lotus domin打开发文管理库, 点击左边“导航发文总号”, 进入编辑状态, 输入和保存一个新的发文总号, 系统恢复正常。

十一、屏蔽发文需求

法律事务处提出需求, 将原来的流程行级发文行政处罚发文对所有用户屏蔽, 但不作删除。解决此问题只须将行政处罚发文流程的入口对所有用户屏蔽, 具体操作:打开系统管理库 (wgemanage.nsf) , 点击左边“导航功能管理”, 进入“行级发文”→“行政处罚发文拟稿”, 基本信息中应用角色:原值为空, 将其设置为“无”。

十二、县支行收文管理库中的文件不导入需求

办公室电子档案系统管理人员提出, 在将公文流转系统文件导入电子档案系统时, 县支行的收文管理库中的文件不作导入 (对电子档案系统而言其存在的文件为大量重复文件) 。解决此问题的关键是县支行的收文管理库流程结束时, 不将文档移动到归档库中。设置方法如下:打开“发系统管理库”, 点击左边“导航功能管理”, 进入“区县支行收文管理”→“区县支行收文登记”, 进入数据库信息TAB标签, 将选项“在结束流程前是否必须归档”设置为“无”。

十三、网页流程监控问题

电子公文批转系统的设计思路 篇9

电子公文作为信息载体, 与纸质公文一样具有时效性、准确性、唯一性的优点。公文是上级机关安排工作、传达政令的主要途径。做好公文签收是各站段和部门落实上级安排部署最基本和最重要的工作之一。各站段和部门在固定时间来登陆系统办理公文的签收和批转, 确保时效;相关信息技术部门确保系统的运转正常, 避免因断电断网造成公文无法受理的问题。上级部门及时跟踪督查, 对不签收未处理的进行通报考核, 追究责任。

为了满足路局发布公文站段签收的需求, 我段自主开发了站段公文批转系统。路局公文发布的及时性和准确性, 要求我们必须将电子化公文管理工作上升到战略性高度。但是, 当前公文管理的流程和标准还不成熟, 需要人工打印和传真, 然后再由领导批示后, 登记转发。为了进一步推动铁路信息化的发展, 提高办公效率, 要实现公文的签收和批转全程网上发布。

公文签收系统以数据管理为核心, 在数据库等计算机信息系统的支持下, 对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和下发。为了实现对公文信息的有效管理和操作, 就要把这些信息转化为规范的数据结构, 并使之适应公文管理的要求, 提供网络电子公文签收功能为企业管理提供方便。但由于基层部门缺乏既精通公文管理业务又懂计算机应用的人才, 参与系统的管理和维护仍然有很多困难, 无法完全模拟现实的公文批转, 难以将需求准确细化。

2 需求分析

路局下发了公文, 站段办公人员在线浏览后进行签收操作, 并下载附件;然后将该公文使用WORD进行HTML转化, 变成可以发布的内容格式, 然后登陆公文批转系统, 添加新公文。添加时, 选择下发公文所涉及的车间部门, 同时, 将段领导的批示信息附加到公文上, 如果涉及多位领导和多个部门, 则分别将这些信息按重要程度进行附加, 再将附件上传到该公文内。

当各车间部门负责人登陆系统后, 所有与本车间部门相关的公文将显示, 并等待用户签收。未签收的公文使用红色标记标示出来, 签收的公文则使用绿色标记。当点击签收后, 该公文就被该部门所签收, 并变成绿色标记。部门领导在看到该公文后, 同时把公文的落实负责人填写上, 并将批示信息填上;落实人再登陆系统, 看到公文的信息, 就将着手处理公文所包含的工作内容, 处理进度和处理的结果可以随时上报。

3 系统设计

电子公文签收批转系统需要对所有地点网络计算机软硬件环境进行全面的测试。开发前, 进行了详细的功能需求分析与编制。

系统的数据库设计:

建立公文数据表, 包含下发时间、下发部门、公文名称、公文类别、签收状态、站段领导批示、部门领导批示、负责人回复等字段。

建立管理用户表, 包含用户名、密码、用户权限等字段。

建立公文的附件表, 包含公文索引、公文附件名称、附件路径、附件大小、发布时间等系统的功能设计。

高级用户登陆系统可以使用发布公文的功能, 普通用户登陆只能看到自己相关的公文并进行签收和附件下载。段领导登陆可以看到所有公文并进行批示, 同时将公文发给所涉及的车间部门。部门领导登陆后, 看到需要自己进行处理的公文, 将公文的负责人填上, 并写出自己的意见。公文的负责人在收到公文后, 将进行按照文件进行工作, 并将工作内容和进度及时反馈。

电子公文签收批转系统, 分析了现实管理公文的每个环节, 并基本实现了其管理功能。

摘要：随着铁路信息化的高速发展, 办公的自动化、网络化也变得日益重要。为了实现公文网上发送, 全段各部门都能按上级机关要求及时签收公文, 避免出现文件积压和工作贻误现象, 保证政令畅通, 信息及时。提高公文管理水平, 降低办公使用成本, 推行电子公文签收批转是顺应社会发展趋势, 加快电子办公建设的必然。本系统主要使用IIS信息服务器与ACCESS数据库等软件构建在线办公的系统。它不仅解决了公文批转的责任划分, 也提高了办公效率, 实现了空间的跨越, 已在我段得到了广泛的使用。该系统在公文的发布、浏览、签收、反馈、上传等功能上都采用了权限设置, 确保系统的完整性和可靠性。

电子公文传输系统的设计 篇10

电子公文传输系统(简称“电子公文系统”)是一个独立的管理系统或与办公自动化系统(OA)集成,实现公文的制作、保存、查询和统计等功能,使用高强度加密算法或国家机要管理单位认可的硬件加密设备对公章进行加密,以保证电子公文的严肃性。它有一套完整的公章验证体系,在公文流转过程中,公文盖章和公文打印都必须经过验证。

1.1版式文档在电子公文系统中的应用

版式技术是档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷等领域信息存储、交换和发布的重要技术。电子公文系统是版式文档格式的应用,重点应用电子公文流转、加盖电子公章、控制打印份数等部分。

1.2版式文档基础技术

(1)结构化信息提取技术

由于版式文档的生成软件的功能以及传统版式文档的描述能力问题,以前的版式文件(如PDF)都不包含结构化信息。因此从其他版式文档转换成新的版式文档标准格式,就需要通过算法进行结构信息的理解和识别,把结构信息写入标准版式文档中。因为历史保存的大量电子公文、电子图书等版式文档,都没有结构信息,而且目前多数生成版式文档的软件也不支持结构信息的输出,所以通过版式文档的结构化信息提取方法,不仅可以解决版式文档标准在电子阅读器中的应用问题,还可以通过结构化信息对内容管理技术的支持,提高版式文档在电子公文、数字档案等领域的应用水平。

(2)安全控制技术

版式文档在发布、传播和存储等过程中,都需要严格的技术手段来支持该文档的保密性、真实性和完整性。应用的发展要求版式文档需要具有开放的验证机制,需要支持水印、数字签名、循环冗余校验或纠错码等认证技术手段,并便于验证。

现有版式文档的相关安全控制模式仍有一定的局限性,需要对文件进行签名和加密处理时,只能针对文档的整体进行,当文件需要不同部门不同权限的人处理时,这种不可分割性的局限性就表现出来了,因此建立分段授权机制解决上述难题势在必行,即一份文档就能满足不同权限的不同应用。

(3)内容管理技术研究

版式文档同其他类型的文档一样,通常需要由内容管理系统来进行统一的管理。为了更好地对内容管理进行支持,需重点解决针对通用内容管理系统的支持技术,主要包括元数据、自定义域和检索接口。

2电子公文系统组成

电子公文系统由排版软件、电子红头制作软件、电子加密软件、发排系统、脱密软件、收发文管理系统等构成,硬件方面除网络设施外,还需要保密/发排二合一卡(装在专用电脑机箱的CPI插槽中)、彩色打印机等。

电子公文系统将公文传输方式从传统的“先打印后传输”改为“先传输后打印”,从而既能用网络传输红头文件,又基本不改变现有工作流程,解决了相应的远程传版、系统安全性等问题。该系统实现了用数字化方式传送传统带红头公文的目标。

系统构造了一个非常通用的内核,通过条件编译,能产生多种系统多种应用方式的代码,不仅减少大量重复工作,更重要的是保证了核心的一致性,也大大方便了产品的维护和版本控制。

完整的RIP(光栅图像处理器)能够完整准确地解释处理方正全部排版命令的产品,用于公文处理绰绰有余。

3电子公文系统主要流程

公文加密流程图如图1所示,公文解密流程图如图2所示。

4电子公文系统安全性分析

公文有其特殊性、重要性、严肃性和规范性,对安全性、稳定性、可靠性要求极高。系统要求:电子公文的内容和版面形式均与现有公文保持一致,保留原有红头,以保证红头文件的严肃性和规范性;与现有公文收发工作流程保持一致;保证安全性,防止文件被篡改,防止文件被未经授权的人阅读;公文电子的传递范围应达到各分支机构;电子公文当天可发送到收文单位。

4.1电子印章的安全性

对于电子印章,可从数据的安全性和使用的安全性进行分析。数据安全是指电子印章数据需要安全存储,防止篡改和拷贝等;使用安全是指系统在使用印章时需要对印章使用的各环节有效控制,保证各环节的正确性和合法性,并对相应的操作记录进行存储,以便日后进行跟踪追查。

数据安全性需要考虑以下问题。

(1)存储安全:印章数据必须被安全存储和管理。

(2)防篡改:印章数据不能被非法篡改,任何篡改都能检测到。

(3)防拷贝:印章数据不能被任意复制,印章必须在特定的存储介质上才能使用。

(4)唯一性:电子印章主要目的是完成对文档的签名,必须唯一对应一个私钥,且私钥必须具有安全保护措施,由使用者所拥有。

(5)机密性:电子印章数据中的印章图片数据如果被非法获取,就可能伪造印章,因此印章数据必须以密文的方式存储,保证印章图片不能被非法获取。

(6)数据结构安全性:印章数据在加盖前和加盖后,都能够验证其合法性。

使用安全性需要考虑以下问题。

(1)完整性验证:在使用过程中必须验证印章数据的完整性。

(2)合法性验证:验证印章数据是否为合法机构颁发。

(3)印章状态的合法性:即当前印章是否允许使用,其状态是否合法。

(4)印章日志:任何对印章的使用都需要进行详细的记录,以便日后审计查询。

4.2电子文档的安全性

电子文档在安全上需要实现数据的不可篡改性和不可抵赖性,其算法必须为国家密码管理局认可的算法,不可篡改性和不可抵赖性可通过电子印章对文档的签名来实现。

对于电子文档的安全,需要重点考虑以下几点。

(1)显示一致性

每台计算机的环境都不一样,尤其是字体文件会影响文档的显示效果,在设计上需要解决这个问题,保证同一个文档在不同的计算机上显示一致。

(2)不可篡改性

盖章后的文档不能被篡改,任何微小的改动都能够被及时发现。

(3)不可抵赖性

盖章人一旦对文档进行盖章确认,则不能否认,系统需要提供有效的方式进行查看。

4.3软件设计的安全性

流程上,每一步骤都需要检查印章或者文档的合法性,否则不进入下一个环节。

功能的设计上,每个功能都是一个独立的流程,直接生成目标文件,处理细节屏蔽在系统内部,调用者不能对其行为进行干预,保证处理的安全性和一致性。

显示软件方面,在显示前首先对文档和印章进行验证,如果出现错误则给出提示,对于带有印章数据的文档,在显示印章的时候,先将印章虚化显示,以防止印章图片被拷屏。

打印数据通过打印驱动发送到打印机,数据有被截获的可能性,需要考虑防止打印数据被截获。

需要提供完整的制章程序给制章中心,印章数据需要使用印章中心的唯一私钥签名,公钥颁发的安全性需重点考虑。

摘要：本文主要阐述了两套电子公文传输系统的安全性设计,一是作为全国办公电子公文传输系统的客户端,一是单位内部使用的系统。

公文管理系统 篇11

关键词：矩阵；PKI；电子政务；加密解密

中图分类号：TP301.6

经济越发展，信息技术的安全性越重要，如何利用网络功能来实现虚拟的、全球性的数字体系进行信息数据的安全传输便成为了目前最紧迫又最具有现实意义的研究课题。政务文档在应用中普遍采用离线密码加密方式、证书加密和智能电子钥匙等技术。其中公钥基础设施PKI（Pubic Key Infrastructure）在电子政务、网络交易中是最常见的，比如政府安全保障局利用PKI建立的电子邮件收发系统、金融界运用PKI实现的网上证券、网上银行交易业务等。但是，PKI仍然存在许多问题，它的算法本身将受到计算机的属性和数学的快速发展等因素的限制；同时私钥如果被黑客恶意窃取，那么发送者的身份将无法得到确认，可靠性较弱。故本文提出基于转置矩阵的算法将有效地改进以上问题，提高计算速度，保证数据的可靠性和完整性。

1 一般的電子政务公文传输系统

通常电子公文传输系统由文件传输终端、电子公文交换服务器、数字签名和密钥管理等子系统构成。用户通过文件传输终端进行政务公文的发送与接收，其中对公文的加密和解密、数字签名和认证等一系列操作都是在文件传输终端上来完成的；当文件到达文件服务器时，便通过电子公文交换服务器来实现对政务公文的中转，完成上级与下级单位间文件的下发、同级单位之间的转发工作；此系统内的所有用户在访问服务器上的证书账号时，都需上传本用户的证书，实现“单一的上传，集中的下载”的交换方式，以下载其他需要的用户相关证书。图1为电子政务公文传输系统结构示意图，其中包含电子政务文件的在系统传输过程中的加密解密以及认证步骤（共7步）。

2 电子政务公文的加密方法

本文将电子政务公文的加密方法分为以下三个步骤：密钥的生成、数据加密、数据解密。

2.1 密钥的生成。将所有矩阵涉及到的维数都记为n，通常在实际的应用中，可以取n=4。一般情况下，密钥中所包含的公钥和私钥可以按照以下方法获取：随机选择一个1024bitRSA模数N，其中N=pq，p和q都是素数，并且|p|=|q|=512。另外随机选择一个n维矩阵A= ，并且矩阵A在实数域R上是可逆的，因此本文将逆矩阵记作 ，其中| |取59。再随机选取3个n维可逆矩阵B、C、D，其中 、 、 ，使其满足 、 、 、 ，并且条件等式为：

以上矩阵都必须是可逆矩阵，保证该加密算法所对应的解密准确，故可以计算：

综上可知，矩阵E、F和模数N是该算法的公钥，则D、 以及p、q构成了私钥。

2.2 数据加密。将需要加密的电子政务公文M的长度记作|M|=L，同时将M划分成若干个等长的小块m，其中 =490，并将其记作向量 ，以此形成加密明文M，发送者可以随机选取2n个整数，记为 ； ，此时可计算出发送者的密文为：

故： ，此时：W便为密文。

2.3 数据解密。当电子政务文件传送到接收方时，此时接收方收到了密文W，因此接收方可计算： ，并且

故明文可得：

3 密钥的分配

为了保证密钥的安全性，通常情况下处理方法就是不断地更换密钥，但是如今电子时代这将会是一个复杂而不现实的问题。在本文研究的电子政务公文传输系统中，通常是以一对多的传输-转发方式，因此需要多人共同管理密钥。本文将采取Shamir方法解决密钥的管理问题，它本身提出了关于密钥共享的概念，提出了门限体制理论，解决了频繁更换密钥的问题。

利用Shamir的密钥共享理论基础，本文假设有一个含n项的多项式P（x）=α0+α1*x+α2*x2+…+αt-1*xt-1，并假定（x1，y1），（x2，y2），…，（x1，y1）是p（x）上的已知点，并且 ≠ ，i ≠ j。那么，这些已知点就可以唯一的确定p（x），并且能够得到α0、α1、…、αt-1的值，其中多项式的系数αi就是加密密钥，p（x）图上能够保证这些数据都没有相同的坐标，因此所有数据点的集合确定对应的密钥。

4 性能的分析

本文前面所述可知，就公钥和私钥的长度而言，因为公钥是由矩阵E、F和模数N构成，而私钥则由D、A-1以及p、q组成。它们分别对应的长度约为（2n2+1）*1024比特、2n2*1024+2*512比特。但是RSA算法中，其密钥长度从40到2048比特可变，由此可见本文的公私钥长度都要大于RSA的密钥长度，而密钥越长，加密效果就更好。

本文中所选取的安全大素数跟RSA是一样的方法，所以密钥生成复杂度基本相同，但在本文的加解密过程中，明文跟密文的长度分别设定为490n和1024n比特，因此密文扩展为2.08：1，相比较RSA算法而言，它是一种陷门单向性置换算法，它的密文扩展为1：1，故比较本文的密文扩展程度，比RSA算法要大。综上可见，本文所提出的方法要优于RSA的算法。

5 结束语

本文从广泛使用的PKI技术进行了讨论分析，比较了目前电子政务公文在实际应用中还存在的相关问题，借鉴RSA生成密钥的复杂程度，并根据Shamir门限密钥分割体制的优越性，明确给出了基于矩阵算法的具体步骤。为保证传送电子公文的保密性，在本文的算法中设计都要复杂于RSA算法，也弥补了PKI技术的一些缺陷，有效的提高了电子政务公文在传输过程中的效率，极大的促进电子政务公文在信息化社会的广泛运用。

参考文献

[1]毋梦勋.电子公文加密传输系统的技术研究[D].西安电子科技大学，2009.

[2]史伟奇.PKI技术的应用缺陷研究[J].中国人民公安大学学报，2007（03）.

公文管理系统 篇12

以计算机及网络为标志的信息技术的迅速发展引起了世界各国的广泛关注, 21世纪是网络经济时代。随着经济全球化、网络信息、电子商务的高速发展, 基于互联网的办公平台以适应时代发展的需要。公文流转系统作为办公自动化系统的一个核心子系统, 它是各个企事业单位“公文处理”的最复杂、最重要的办公业务系统, 它直接体现了企事业单位中领导的行政职能, 是企事业办公自动化系统中最基本的功能模块。

公文就是各部门实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书, 一般分为内部公文和外来公文。而公文流转就是指从公文起草、拟办、批办、传阅、签发、办理、催办、会签、下发、归档、查询这一系列的流动过程。一般的公文流转流程主要分为四个公文处理过程, 它们分别是:收文管理、发文管理、案卷管理、文件处理统计。众所周知, 公文流转是办公自动化的重要组成部分。办公自动化 (OA, Office Automation) , 是20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加而对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。而在传统手工作业的公文流转系统中, 存在着低效率、少监督、欠管理的缺点, 因此, 一个好的电子公文流转系统是确保企事业单位高效办公、规范管理的基础。

2 系统需求分析

本公文流转系统是OA系统的一个子系统, 除了要与其它各系统模块间的连接外, 还要充分考虑现有的网络环境和软、硬件环境。公文流转系统主要包括下面四个模块。

(1) 系统管理模块:包括对用户权限的管理, 增、删用户, 用户信息的查询, 用户信息的管理等功能的实现。

(2) 公文发文模块:主要处理本部门发出去的文件的处理过程, 发文处理模块有以下要求:所有的发文要求通过计算机进行拟稿、核稿、审核、签发、发文等处理。

(3) 收文模块:主要处理单位领导或相关部门审阅后的文件, 包括对所有来文通过计算机进行签收、登记、拟办、阅批、分办、承办、归档等一系列过程的处理。

(4) 查询模块:查询模块有对收、发公文的查询, 还有对已归档公文的查询, 每个查询又可分为模糊查询和精确查询。

3 公文流转系统的实现

3.1 系统总体结构设计

公文流转系统作为OA系统的一个子系统, 它主要实现对公文的收文、发文及公文的管理查询等功能, 大体上可分为个人事务模块、用户管理模块、公文管理模块、发文模块、收文模块这五大模块。

3.2 系统建模

(1) 系统的用户主要包括普通用户和系统管理员, 普通用户登录系统后, 可以修改自己的密码, 也可以对公文在自己权限范围内进行相应的操作。而系统管理员除了具有普通用户的操作功能外, 还可以对用户及其权限进行管理, 同时对系统公文进行统一管理。

(2) 拟稿用户开始起草公文后, 再通过一级一级的审核批阅, 最后形成签发的发文, 中间实时的将有关信息进行反馈给相关负责人。

3.3 数据库设计

公文流转系统包括收文和发文两个基本的数据表, 此外还包括部门、公文类型、公文状态、权限、用户信息等, 共需创建十个表。

用户:用户ID、登录名、用户名、密码、权限、用户所属部门等。

发文:编号、标题、拟稿人、正文、附件、状态字等。

收文:编号、签收人、签收部门、签收日期、拟办人、拟办意见、拟办日期、承办部门、承办人、承办日期等, 收文里也包括发文里的大部分数据项。

公文类型:公文ID、公文类型。

部门:部门ID、部门名称、部门人数。

文件状态:状态ID、状态名称。

菜单树:树节点ID、父节点ID、连接URL等。

权限:权限编号、权限名称、用户浏览、用户管理、角色管理等等。

归档文件:公文ID、标题、归档部门、文件类型等。

工作计划:计划ID、登录名、计划日期、计划内容。

3.4 系统测试

(1) 系统测试环境:WINDOWS xp及以上版本操作系统, 数据库采用SQL SERVER 2005。

实施工具为:Visual Studio 2008及以上版本。

(2) 系统在上述软硬件环境下对公文流转与管理系统的各个功能模块进行了测试。公文发送模块能够实现公文发送, 查看;公文接收模块能够正常接收公文;公文查询模块能实现对公文进行不同方式的查询处理;公文管理模块能够实现对已办理完成的文件归档。但是系统也存在着不足, 如公文流转模块不够完善, 流转方式较为局限, 流转的实现不够动态, 需要进一步修改完善。总之, 系统在上述软硬件环境下能够达到预期功能。

4 结论

总体来说, 本系统基本实现了其核心内容, 通过形象的图例实现了各部分功能。在整个系统的开发过程中, 我遇到了不少问题。首先, 我对于开发工具不够熟悉, 开发工具的优秀性能并未在我们手中得到充分展示;其次, 在数据库设计和程序流程设计方面, 由于缺乏实际工作经验等原因, 导致在开发过程中原先设计的数据库和程序流程老是进行改动, 对整个系统的开发产生了一定的负面影响。因为时间、技术有限等多种因素的限制, 本系统未能实现部分信息的反馈功能, 比如, 当审批人收到新公文的时候, 系统无法主动进行通知, 这是需要进行一步改进的地方。

摘要：通过运用ASP.NET技术, 采用B/S架构, 使用功能强大的C#做为编程工具, 以实现电子公文的高速、高效流转, 完成对公文流转系统中系统管理、发文管理、收文管理及查询管理等功能的研究与实现, 满足现代化办公的需求。

关键词：ASP.NET,公文流转,B/S架构,C#

参考文献

[1]李晓莹.基于工作流的电子公文流转系统的应用研究[J].企业导报, 2010 (3) .

[2]朱浩浩.浅谈高校基于网络的公文流转系统的设计[J].电脑知识与技术, 2010 (15) .

[3][美]Christian Nagel, Bill Evjen.C#高级编程[M].第6版.李铭, 译.北京:清华大学出版社, 2009:761-806.